科研档案收集的现状及优化对策

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目前，在整体的档案管理过程中，依旧会存在诸多的管理问题。本文主要针对科研档案收集的现状进行分析，充分论证了目前科研档案收集过程中的问题，并提出了相应的优化措施。科研档案在整体的收集过程中具有十分重要的作用，其需要对文献资料进行真实的记录和多极化文献资料的整理。伴随着经济全球化，科研档案也逐渐地向数字化管理方向发展。因此，为了能够不断提高科研档案收集与管理的效率，就需要对档案的管理方式进行全面性的创新，让科研档案的管理与收集能够高效进行。

一、科研档案收集工作的现状

科研档案的收集与管理是一项任重而道远的工作，对于很多科研人员而言，收集档案的同时也会积累许多有价值的信息。一个科研项目从开始到结束，会产生很多有价值的文献和资料。因此，在收集和归档的过程中，工作人员有时也会百密一疏从而出现疏漏。在档案的管理中会出现不准确、不完整等现象。同时，在档案的收集中，其一般都有周期性时间限制，这同样会导致档案的收集效率会变低。所以，从目前档案收集的现状来看，其主要面临以下三个问题。

（一）收集科研档案的时间紧迫

在进行科研档案的收集中，其整体收集时间相对而言较为紧迫。这对于科研档案的收集者而言具有较大的挑战性。同时，由于每个科研项目都具有一定的研究周期，有的项目周期相对较长，有的则相对较短。因此，科研档案的收集在具体的时间进度上并没有明确的约束。这就使得档案收集者在整体的收集过程中难以把握好档案的收集进度。从而导致项目即将结束，档案尚未归档或者未能收集完全的情况时有发生。因此，科研档案收集的进度与科研项目的研究进度应当尽可能保持同步，保证档案收集的实效性。

（二）收集的科研档案不完整

在科研档案收集管理中，档案收集不完整通常表现在以下两个方面：1.档案信息收集不完整。在整体的档案收集过程中，有时会出现资料收集偏差，而且难以收集完全。同时，部分科研项目在研究阶段，由于其信息周期较为短暂。很多时候收集人员在收集时难以与科研人员的研究资料保持同步，从而遗漏或者使得档案资料整理混乱，甚至记录错误的现象也时有发生。同时，部分科研项目在研究阶段，由于其信息周期较为短暂。很多时候收集人员在收集时难以与科研人员的研究资料保持同步，从而遗漏或者使得档案资料整理混乱，甚至记录错误的现象也时有发生。2.档案信息整理不完整。从整体上来看，现代很多科研档案的收集聘用的兼职人员。这样，在综合信息的管理中就很容易出现漏洞，尤其是在文件复印的过程中，其文字材料很难对应到每一个项目之中，导致其信息的整理出现错误或者失真。同时，在一些原始的信息记录中，由于原始的信息不全导致技术性档案资料无法高效精准的分类整理，使得科研档案的管理出现质量性问题。

二、科研档案收集中出现问题的主要原因

（一）对于档案收集的重视度不够

在科研项目档案的收集过程中，很多领导并未委派专人进行管理。因为一般情况下，项目研究人员一般会对档案资料进行基础的收集与整理。但由于没有专人的负责，如果出现意外情况，很容易导致档案资料的收集出现问题。然而很多科研人员对于档案资料的管理并不上心，认为其仅仅只是表面工作。但如果档案资料出现缺失，不仅会使得科研项目的研究前功尽弃，而且还会无限延长研究周期。因此，加强档案收集管理的重视度十分重要，有利于科研活动的进行和开展，而且还能使得科研项目有条不紊的进行。

（二）科研档案管理制度不健全

在现实的档案收集管理中，通常会采用兼职的管理方式对不同的档案进行分类管理。但兼职管理人员也具有明显的弊端，主要表现在：专业性不强，流动性高，管理难度大，档案收集质量难以监督等特性，其主要原因还是在于科研档案管理并未完善管理制度。这样档案管理者并没有相应的考核机制与心理压力，档案的管理更多是走形式，并未落到实处。同时，兼职档案管理还存在高流动性的隐患，很多兼职人员都是身兼多份工作。这样，在进行档案的收集过程中，档案管理人员难以专一的对档案管理一份工作进行精准性的管理，而且在收集过程中所倾注的时间与精力必然会有限。这就会导致档案管理和收集的质量会明显的下降，甚至很多兼职人员因为其他事情而直接放弃档案收集的本职工作，为科研档案的收集带来极大的损失。由此可见，即使是兼职档案收集管理也需要建立科学合适的管理体系，让档案收集人员能够按照管理体系来进行档案的收集与管理。

（三）科研人员档案管理未能与时俱进

由于现代化档案的管理逐渐地精细化和网络化，其对科研档案管理人员的要求会相对更高。所以，尤其是在“互联网+档案管理”的推进下，各类信息化档案管理的形式也在多样多化。所以，对于收集管理人员赋予了更高的要求和更大的责任。但由于科研档案收集管理还未形成常规化的网络管理体系，从而导致收集人员对于网络形式的管理方式并不熟悉，尤其是在格式规范和收集上必然还有一个熟悉的过程中。而在这个过程中，很容易出现常识性的收集错误，进而严重影响档案收集的进度。

三、科研档案收集的现状与改进策略

（一）加强科研档案管理人员管理的专业性

在选择科研档案管理人时，需选择档案管理学专业的人才进行档案的管理。同时还要加强团队所有成员对档案的维护和定期跟踪。要把档案收集以及管理作为日常的一项重要任务进行下去。档案专业收集人员还要加强与科研人员之间的沟通，让彼此能够知道工作管理的进度，从而有效地提升科研档案收集的效率。

（二）优化档案管理体系

正所谓：“无规矩则不成方圆”。在科研档案的实际管理中，虽然一份兼职管理工作，但也应当建立相应的管理体系，让档案管理者能够尽心尽责的进行档案收集。这就需要对档案收集管理者的品质以及品行进行严格的审查，同时对其档案收集的专业性进行线上测试。这样，而且要求兼职档案收集人员必须具有一定的工作经验，并时时汇报档案收集的进度。这样，即使兼职人员在收集的过程中出现问题，或者是临时性退出。都能进行及时性的弥补，避免因为档案收集人员的个人私事以及兼职流动性大等缺点，对整体的收集进度造成一定的影响。所以要对档案收集人员进行标准化的管理。兼职人员必须提供以往的科研档案收集经验。同时，还要进行线上档案收集知识的测试与正规的线上培训。然后，在收集过程中档案收集员要将档案的各类信息数据进行网络云备份，供相关人员进行时时的监督和核对。这样，才能全面保障档案收集的进度和效率。

（三）丰富科研档案的载体

在科研档案的管理过程中，可以对档案管理的载体进行全方位丰富。尤其是在互联网快速发展的今天，纸质文件在科研档案的收集与管理过程中已经难以满足科研档案收集的整体要求。因此，可以结合“互联网+”档案管理的新形势对档案进行多渠道的管理。例如可采用智能光盘、电子图纸等电子载体为基础对档案进行档案的一级备份，并结合大数据建立网络云盘空间站。让科研档案能够实现云数据的二级备份。这样，档案无论在查询或者是管理上都会相对便捷，而且也会更加安全。因此，丰富科研档案的载体，引入影音载体以及云数据备份管理，对于科研档案的收集管理相当关键。

四、总结

在新时代，科研档案的收集与管理被赋予新的内容。但从现状来看，科研档案在收集的过程中，依旧面临诸多的问题。因此，在档案的管理中，需顺应科技与时代的发展，不断优化科研档案收集人才，建立健全档案收集制度，全面丰富科研档案收集以及管理的载体。从多方面进行改善，这样科研档案的收集与管理才能更加完善。

参考文献：

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作者:谢睦琴 单位:重庆文理学院