船舶企业数字化船舶档案管理平台分析

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[摘要]为助力船舶行业企业的智能制造，船舶档案数字化转型是船舶档案工作发展的必然趋势。本文分析了目前船舶企业在船舶档案管理中存在的问题和弊端，阐述了船舶企业进行数字化船舶档案管理平台应用的途径，探讨了加快提升船舶企业档案智能化管理进程，深植数字基因，加速船舶档案“数字蝶变”的策略和方法。

一、概述

船舶企业在开发、设计、生产、交工、保修整个过程中产生大量的图纸资料、合同文件和质量文件、安全管理文件等，同时还需要在各环节中随时查阅核对相关档案数据和信息；另外在新船型开发过程中，现有的母型船的档案信息也是至关重要的，由此迫切需要实现船舶档案数字化管理，推动船舶档案管理实现信息化、精准化，并实现船舶档案的高效率应用，助力船舶企业提升竞争力。船舶档案数量大、内容多、分类多，在船舶建造、营运、保修及船型开发过程中的合同条款、设备资料信息、船型设计信息等由于分别处在不同部门不同的管理方式之下，查找效率低、手续繁琐，给利用者带来很大的不便；同时也对档案管理造成很大的人力和财力的压力。当前船舶档案管理工作中的归档、查询、保管、保密等环节的工作都受到很大限制，这种现状不能适应船舶企业快速发展和智能设计、制造的步伐，急需建立船舶档案数字化管理系统，为船舶企业档案发展提供良好的途径。

二、船舶档案管理的特点

船舶档案数量庞大且内容繁杂，通常包括合同档案、设计档案、质量档案、生产档案、科技档案等几个大类，每个大类又分若干小类。例如设计档案又分为合同前开发设计文件、设备材料订货文件、详细设计文件、设计评审报告、生产设计文件、变更文件、完工文件、产品音像资料、外来文件以及其它有保存价值的文件资料等小类；在这些小类中又分若干项目，例如详细设计文件又包括签字版合同文件、设计方针书、风险分析、持证清单、图纸目录等。

三、船舶档案管理的现状

(一)船舶档案数量大，管理部门多

船舶档案从船舶船型开发开始就在各部门形成大量的档案文件材料，例如设计院所的合同、技术协议、变更清单、设备资料、详细设计、生产设计、完工图等若干项目的档案文件材料；营销部门的会议纪要、营销策划、营销技术文件、营销合同、船级社入级申请及报验合同等；物资部门的厂商表、订货记录、确认设备记录、采购合同、物流仓储信息等；质量部门的报验记录、交验文件、证书、质量管理等文件材料；生产部门的各种生产计划、进度节点、安全生产等信息材料都需要归档。一艘标准的民用船舶的完工档案分总体、舾装、结构、电气等15个专业，形成完工档案目录15份，近4280多份完工档案。

(二)船舶档案的内容繁杂，查找所需的档案资料比较困难

船舶档案内容涉及营销、设计、生产、安全、质量等各个方面，每个方面又包括各自的子项。以一份标准VLCC船为例，生产设计图纸约15000多份，每份图纸一般几页、几十页，有的甚至多达几百页、几千页。如果查找某个管件的制作图纸，需要首先找到设计院的库房，再查找到生产设计的存档地址，找到该管件所在的目录，再找到安装图，依据安装图找到件号，最终查找到制作图才能找到所需的图纸。

(三)船舶档案归档管理困难

船舶档案文件材料的归档需要各部门人员共同完成，不同的部门依据其分工的不同特点和条件，其归档时间、方法、地点等均有所不同，往往不能保证准确、及时和统一归档。目前船舶档案归档工作借助计算机应用管理系统虽然有所进步，但是在数字化归档方式、查询系统以及档案查询方式等方面都不尽相同，要实现完整化、及时化、规范化还有一定的差距，造成完工船舶档案的更新管理混乱。

(四)船舶档案保存困难

档案库房需要有规范化的档案装具、档案柜架，需要有满足库房“八防”管理要求的设备设施。各单位的巨量的船舶档案需要有充足的库房容量来存放。

(五)船舶档案查阅不方便

船舶档案分布在船厂各部门，而各部门之间档案查询的需求是交叉的。例如生产部门需要查询某设备的一个接口尺寸，就需要先到设计院的资料室，找到相关的管理人员，再对照目录查找相关档案资料，然后再进行复印、抄写等工作。而现在的船舶企业规模都比较大，一般分多个厂区，船厂的不同部门可能在不同的厂区中，这就给档案查阅利用工作带来了更大的困难。

四、船舶企业数字化船舶档案管理平台的探究

(一)数字化船舶档案管理平台的技术架构和功能框架

数字化船舶档案建设是船舶企业档案管理工作的重要环节，通过开发数字化船舶档案管理平台，实现船舶企业数字化档案馆的功能。该平台可应用B/S架构，基于J2EE规范和XML技术，分为客户层、WEB层、接口服务层、逻辑层、数据存储层的技术架构，具备数据层、服务层、应用层和展示层的功能框架。数字化船舶档案管理平台的建立能够使船舶企业的所有档案形成体系，实行统一规范管理，使船舶档案归档工作流程化、规范化，实现利用者快速准确查询所需档案；同时可以减少档案库房的容量、精简人员、降低管理成本。

(二)数字化船舶档案管理平台的权限管理

数字化船舶档案管理平台能够满足船舶企业内部各部门和员工利用档案的需求，而且还能够结合各部门的业务特点，允许各部门根据自身的业务特点进行二次开发。数字化船舶档案管理平台覆盖船企所有部门，依据详尽细致的档案分类属性对其进行分类。例如一级档案分类对全员开放；二级档案分类对部门长开放；三级档案分别对不同部门不同人员进行权限区分；根据各部门不同职位及不同岗位职能赋予不同的上传或查询权限，使各部门人员能够在正常的权限范围内进行存档、调取等工作，同时也能够防止出现档案信息泄漏等问题。

(三)数字化船舶档案管理平台与船舶企业现有管理系统互通互联

数字化船舶档案管理平台可以与船舶企业的集团内网、图文档系统、专利信息系统等相关系统进行数据交换和互相联动，实现数据的主动上传和系统自动抓取的双线模式。根据信息系统之间的不同特点与关系采用相关接口技术完成对不同开发语言、不同数据库，异构环境下的信息系统之间的系统集成，通过企业服务总线模式，统一采用WebService接口技术实现数据的交互和共享，形成标准的数据接口。

(四)数字化船舶档案管理平台的功能

数字化船舶档案管理平台应具备相应的功能，如权限管理与角色分配、档案门户、档案录入与审核、档案分类管理、档案地图、档案检索、项目管理、档案社区、档案空间等。另外在平台中应有档案相关知识、档案管理平台维护、档案流程管理等模块，以便利用者和管理者随时查阅参考，帮助其顺利完成操作，有利于实现档案规范化管理。

(五)网络安全保障

数字化船舶档案管理平台的应用需要保证网络信息的安全，尽量在集团局域网范围内加以应用，同时对常规产品和保密产品分开进行管理。平台在设计上要遵循CIA原则，即保密性、完整性和可用性相结合的原则，将其作为管理平台软件的核心安全属性。在数字化船舶档案管理平台的日常维护和使用中，要有专人进行保密、安全检查，运用安全系数高的杀毒软件对管理平台进行维护。还应定期进行档案数据的异地备份，以保证在平台发生故障和其它紧急情况下数据信息不丢失。

五、结语

目前船舶企业船舶档案管理工作仍处于人工管理阶段或者半数字化状态，全数字化应用程度相对较低。船舶企业数字档案馆的建立将逐步推进船舶档案实现数字化管理，从根本上提高船舶企业船舶档案管理工作的质量和效率，促使船舶企业档案管理工作跟上信息化时代的步伐。

参考文献：

[1]王敏.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].中国管理信息化，2017(20)：181

[2]常晓燕.浅析档案信息化建设与档案管理[J].现代国企研究，2017(12)：107

[3]赵莹.高职院校人事档案信息化管理初探[J].劳动保障世界，2017(5)

作者：李秀灵 单位：吉林大学经济管理专业