发布时间：2023-02-16 07:40:21
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【关键词】数据挖掘技术；档案管理；分析运用
由于信息技术的迅速发展，现代的档案管理模式与过去相比，也有了很大的变化，也让如今的档案管理模式有了新的挑战。让人们对信息即时、大量地获取是目前档案管理工作和档案管理系统急切需要解决的问题。
一、数据挖掘概述
（一）数据挖掘技术。数据挖掘是指从大量的、不规则、乱序的数据中，进行分析归纳，得到隐藏的，未知的，但同时又含有较大价值的信息和知识。它主要对确定目标的有关信息，使用自动化和统计学等方法对信息进行预测、偏差分析和关联分析等，从而得到合理的结论。在档案管理中使用数据挖掘技术，能够充分地发挥档案管理的作用，从而达到良好的档案管理工作效果。（二）数据挖掘技术分析。数据挖掘技术分析的方法是多种多样的，其主要方法有以下几种：1.关联分析。指从已经知道的信息数据中，找到多次展现的信息数据，由信息的说明特征，从而得到具有相同属性的事物特征。2.分类分析。利用信息数据的特征，归纳总结相关信息数据的数据库，建立所需要的数据模型，从而来识别一些未知的信息数据。3.聚类分析。通过在确定的数据中，找寻信息的价值联系，得到相应的管理方案。4.序列分析。通过分析信息的前后因果关系，从而判断信息之间可能出现的联系。
二、数据挖掘的重要性
在进行现代档案信息处理时，传统的档案管理方法已经不能满足其管理的要求，数据挖掘技术在这方面确有着显著的优势。首先，档案是较为重要的信息记录，甚至有些档案的重要性大到无价，因此对于此类的珍贵档案，相关的档案管理人员也是希望档案本身及其价值一直保持下去。不过越是珍贵的档案，其使用率自然也就越高，所以其安全性就很难得到保障，在档案管理中运用数据挖掘技术，可以让档案的信息数据得到分析统计，归纳总结，不必次次实物查阅，这样就极大地提升了档案相关内容的安全性，降低档案的磨损率。并且可以对私密档案进行加密，进行授权查阅，进一步提高档案信息的安全性。其次，对档案进行鉴定与甄别，这也是档案工作中较困难的过程，过去做好这方面的工作主要依靠管理档案管理员自己的能力和水平，主观上的因素影响很大，但是数据挖掘技术可以及时对档案进行编码和收集，对档案进行数字化的管理和规划，解放人力资源，提升档案利用的服务水平。第三，数据挖掘技术可以减少档案的收集和保管成本，根据档案的特点和规律建立的数据模型能为之后的工作人员建立一种标准，提升了档案的鉴定效率。
三、档案管理的数据挖掘运用
（一）档案信息的收集。在实施档案管理工作时，首先需要对档案信息数据的收集。可以运用相关档案数据库的数据资料，进行科学的分析，制定科学的说明方案，对确定的数据集合类型和一些相关概念的模型进行科学说明，利用这些数据说明，建立准确的数据模型，并以此数据模型作为标准，为档案信息的快速分类以及整合奠定基础。例如，在体育局的相关网站上提供问卷，利用问卷来得到的所需要的信息数据，导入数据库中，让数据库模型中保有使用者的相关个人信息，通过对使用者的信息数据进行说明，从而判断使用者可能的类型，提升服务的准确性。因此，数据挖掘技术为档案信息的迅速有效收集，为档案分类以及后续工作的顺利展开，提供了有利条件，为个性化服务的实现提供了保证。（二）档案信息的分类。数据挖掘技术具有的属性分析能力，可以将数据库中的信息进行分门别类，将信息的对象通过不同的特征，规划为不同的分类。将数据挖掘技术运用到档案管理中时，可以简单快速地找到想要的档案数据，能根据数据中使用者的相关数据，找寻使用者在数据库中的信息，使用数据模型的分析能力，分析出使用者的相关特征。利如，在使用者上网使用网址时，数据挖掘技术可以充分利用使用者的搜索数据以及网站的访问记录，自动保存用户的搜索信息、搜索内容、下载次数、时间等，得到用户的偏好和特征，对用户可能存在的需求进行预测和分类，更加迅速和准确的，为用户提供个性化的服务。（三）档案信息的整合。数据挖掘技术可以对新旧档案的信息进行整合处理，可以较为简单地将“死档案”整合形成为“活档案”，提供良好的档案信息和有效的档案管理。例如，对于企事业单位而言，培训新员工的成本往往比聘请老员工的成本要高出很多。对老员工的档案信息情况进行全体整合，使档案资源充分发挥作用，将档案数据进行总结和规划，根据数据之间的联系确定老员工流失的原因，然后建立清晰、明白的数据库，这样可以防止人才流失，也能大大提高档案管理的效率。
四、结语
综上所述，在这个信息技术迅速跳跃发展的时代，将数据挖掘技术运用到档案管理工作中是时展的需求与必然结果。利用数据挖掘技术，可以使档案管理工作的效率大大提升，不仅减少了搜索档案信息的时间，节省人力物力，避免资源的浪费，还能帮助用户在海量的信息数据中，快速找到所需的档案数据信息。数据挖掘技术的运用，使静态的档案信息变成了可以“主动”为企事业单位的发展，提供有效的个性化服务的档案管家，推动了社会的快速发展。
作者:于然 单位:扬州市体育局办公室
【参考文献】
[1]栾立娟,卢健,刘佳,数据挖掘技术在档案管理系统中的应用[J].计算机光盘软件与应用,2015:35-36.
现在，我国众多公共图书馆中大多数图书馆的档案管理仍然停留在传统管理模式阶段，即以纸质档案为主，主要依靠手工操作管理。在这种管理模式下，档案检索的速度非常慢，导致检索效率低下。综合来说，传统公共图书馆档案管理模式中存在以下几点问题：
1.1管理观念滞后。在相当长的一段时间内，图书馆档案的管理都是采用传统的人工管理模式，这是由于一方面图书馆受到资金及信息等客观条件的束缚，更重要的是管理层在认识上存在偏差，往往从眼前利益着想，忽略了公共图书馆的服务职能。正是这种管理观念的滞后，才导致公共图书馆档案的数字化管理工作一直未能开展。
1.2工作制度缺乏。很多公共图书馆没有一个档案管理工作的制度，以至于出现了没有专业的档案管理者、管理责任不明、分工不清、管理人员混杂的状况。在这种情况下，公共图书馆档案管理工作效率低下，时常出现档案文件分散、档案无法准确查询甚至丢失的现象。
1.3档案利用率低下。公共图书馆建设的主要目的是方便大众的需求，然而由于公共图书馆档案管理受到传统管理模式的制约，存在一定滞后性和不完备性，因此难以及时地充分地被广大用户所利用。究其原因，正是由于档案资料所涉及的信息太过丰富与广泛，依靠传统的管理模式很难快速准确地被用户所检索，使得档案信息利用率极其低下，其价值得不到充分的体现。鉴于上述问题，随着信息技术的不断发展，数字化的档案资料应运而生，它将在一段时间内逐渐取代低效率、高污染的传统纸质档案。数字化的档案资料将成为图书馆档案的重要组成部分。
2实施图书馆档案数字化管理的阻碍
2.1资金问题。由于我国很多地区的公共图书馆的条件相对较差，而新型档案管理模式的运用必须依靠大量的资金投入，购进先进的技术设备。而这对于本身经费不足的公共图书馆来说，成了制约当前公共图书馆数字化建设的最直接的问题。没有资金的支撑，一切发展都是空谈。
2.2技术问题。实施档案的数字化管理就是利用计算机进行信息的操作、传输、存储、检索、利用等，它能够有效地节约时间，实现图书馆用户的高效办公，但是，构建这样的数字平台受到了相关的技术条件的制约，许多公共图书馆缺乏相关的技术人才，导致数字化工作迟迟未能开展。
2.2.1纸质档案数字化转化的规范性问题。纸质档案数字化加工需要扫描、处理、存储等工序，此项工作需要有规范化且标准化的技术操作才能保证纸质档案转化成数字化产品的质量。因此，公共图书馆需要制定完善的制度，使工作人员在做档案扫描、图像处理、图像存储等工作时，可以参照标准完成，确保纸质文件的正确转化。
2.2.2数字化档案的信息安全问题。随着全球信息化技术的迅猛发展，在带给人们巨大利益的同时，也对数字化的档案信息安全管理造成了很大的技术困扰，主要表现在以下五个方面：（1）管理数字化档案的计算机硬件出现故障问题。计算机硬件有可能会因为生产厂商、使用年限、外部环境影响等因素而出现硬盘、磁盘、光盘、服务器设备破损等故障，这就会对存储在计算机上的数字化档案数据造成一定的破坏或缺失，从而致使数字化档案信息的长期安全完整存储受到严重威胁。（2）档案数字化计算机管理软件出现故障问题。公共图书馆的档案资源经数字化转化之后，必须有一个生命力很强大、稳定性很好、可操作性与灵活性较强的数字化档案管理系统软件作为支撑。然而，目前实际管理工作中，并没有一个统一的质量先进、接口灵活、保存数据类型一致、信息能共享的标准化软件系统，因此，在数字化档案数据的管理操作过程中，通常出现软件系统崩溃等故障问题，致使数字关于公共图书馆档案数字化管理的探讨化档案信息遭到破坏或缺失。（3）档案数字化管理计算机遭遇网络黑客或病毒的入侵问题。近几年网络安全事件发生较为频繁，如网络黑客攻击、病毒入侵等，一旦计算机遭遇黑客攻击或病毒入侵，一般都会瘫痪，甚者丢失全部数据，这将是一个非常严峻的问题。因此，这方面专业防护的技术问题亟待解决。（4）计算机软硬件不兼容及系统更换出现故障问题。纸质档案数字化，是从原来的纸质载体转移到了磁盘或光盘等新载体上，当原有数字化档案管理计算机软硬件或系统过时需要更新（更换）时，就很可能会出现计算机软硬件不兼容或系统不兼容问题，从而导致计算机出现死机或蓝屏等故障，进而丢失数字化档案数据。（5）管理人员对档案数字化管理软件操作不当引起的故障问题。档案数字化建设与管理在我国还不成熟，很多管理人员并不具备很专业的管理知识，因此，在对计算机数据安全维护的时候，可能会误删某些文件或误点某些不可逆转的操作程序而致使软件与计算机出现故障，进而导致数字化档案信息的缺失。
2.3人才问题。首先，公共图书馆管理人员的老龄化现象较为严重，这些管理者在思想上对数字化建设缺乏了解，同时受到身体等原因的限制对于新知识的学习接受的效果并不明显，对于高科技的运用能力差，因此，对数字化图书馆档案的管理能力较差。其次，公共图书馆档案专业化的管理人才奇缺，在人才引进的过程中，也出现了专业人才稀缺的现象，比如信息化管理的技术开发人员和维护人员。很多高校也没有开设能满足公共图书馆档案现代化管理需要的课程，这也是我们所要重视的。最后，由于受到人力资源的限制，很多公共图书馆管理人员身兼数职，一个人精力和专业能力始终有限，不能保证自己在有效的工作时间里准确地录入相关的档案信息，从而造成工作失误。
3实施公共图书馆档案数字化管理的有效措施
3.1管理观念与时俱进，多渠道筹集资金。现在，构建数字化的公共图书馆是时展的必然的需求，因此必须重视数字化档案的管理工作。各地公共图书馆必须设法力争上级领导对本地公共图书馆档案数字化建设的资金支持。只有经费及时到位，档案数字化管理工作才可以顺利开展。而且，图书馆如果要获得长效的发展资金，必须依靠法律、制度和地方性法规、政策的支持才能获得可持续发展。另外，除了政府部门政策资金方面的支持外，还应该加大对图书馆功能的宣传，鼓励更多的人关注图书馆的改革和创新，吸引企业和社会爱心人士的资金，进行相关系统的建设和完善。
3.2合理制定纸质档案数字化转化的技术规范。①纸质档案扫描工作：应该根据幅面的大小、纸张的状况、页面颜色、字迹清晰度、是否带插图、档案重要程度等因素合理选择扫描方式；②扫描后图像的处理工作：一方面对扫描后图像的处理应该采用统一的图像处理软件进行，另一方面视原纸质档案纸张大小是否一致、纸张间是否有粘连、是否有装订孔等因素来决定图像的处理流程；③扫描图像处理完成后的存储工作：为方便用户使用，需将处理后图像按标准格式存储，一般不同扫描模式扫描处理后的图像存储格式都有区别，各地图书馆需事先统一规定好，以方便存储管理，从而更高效地为用户服务。
3.3多重技术保障数字档案长期安全保存。数字化档案信息的长期保存是公共图书馆在实施数字化档案管理的过程中最重要的一项内容，必须做到以下几点：第一，采用必要的加密技术，通过对相关信息设定的变化和编码保障自身数据库的安全；第二，购进先进的防火墙技术、操作系统安全内核技术、入侵检测技术、生物识别技术，而且应该不断实时更新，确保档案的安全性；第三，注意计算机、磁盘、光盘等载体的使用期限以及管理软件系统的实时更新；第四，要注意必须严格挑选可靠存储介质做好信息数据的备份工作，以防计算机瘫痪导致的数据信息缺失。
3.4重视人才培养，提高管理水平。公共图书馆档案实施数字化管理想要得到长足发展，必须有满足工作所需的专业技术人才。因此，对既熟悉信息技术又精通档案管理的复合型人才的培养就显得极为重要。首先，要加大对现有员工新观念的养成和新技术的培训，转变传统的工作思想，并能够熟练运用相关的计算机和网络信息技术；其次，图书馆在不断完善的过程中应加强与当地高校的密切配合，为高校图书馆相关专业的学生提供实习基地，以期高校根据公共图书馆实际管理的需要制定培养相关人才的计划。
4结束语
关键词：企业；文书管理；创新
文书管理工作是单位各类档案资源的分类整合，是在管理工作中必不可少的一部分。它很好的记录着各单位的各项工作的具体事项，可以反映出企业单位的规划发展和对历史资源的合集。没有一成不变的东西，随着时代的发展，老一派的管理工作已经不能适应新形式下的要求。文书管理工作的重要性不言而喻，但现存的文书管理工作存在一些不足，甚至许多企业对文书管理的工作不加以重视，这些种种不足之处不利于企业的长期发展。因此，及时对文书管理工作的创新，使其提供的档案信息更加准确、及时和完整，足以满足各方面的需求和当今形式的需要。
一、企业文书档案管理工作及意义
企业文书管理工作分为文书处理和档案管理两大部分。文书处理是进行档案管理的基础，另外，档案管理是文书处理的延伸及其发展。档案是由许许多多的文件所组成的，文件的完美处理能对档案工作进行良好的支持。对管理者来说，正确理解文书处理和档案管理之间的关系，可以将文书档案管理工作达到事半功倍的效果。在档案管理过程中，如有发现文书处理部分的不足，可以及时调整。
随着科技的不断进步和经济的快速发展，企业的文书档案管理工作面临更加多且杂的文件处理，需要管理的档案工作日益增多。在信息社会中，档案作为重要的资源，逐渐得到社会的重视。另外，现在的信息形式多种多样，声音、图像和计算机应用等都可以运用到档案管理中，为档案管理提供新的形式[1]。
二、文书档案管理工作中的现状及分析
（1）文书档案管理工作中的滞后表现：紧跟时展的步伐，企业的各项制度都在慢慢创新，但在管理制度方面，尤其是对文书档案管理的工作不能及时的得到改进。比如说企业中许多部门和企业已经整改重编，在新的制度下进行新的工作，而档案的管理工作仍然止步不前，有一定的滞后效应。而且文书档案的管理注重于对档案的收集、整理和保管，忽视了其工作上与其他部门工作的连贯性，明显滞后于当前发展的脚步。
（2）文书档案管理工作中检索效率不高：文书档案检索分为手工检索和计算机检索两种方式，档案进行归类整理后基本处于放置状态，只有当真正需要的时候才进行相应的查询。以目前的企业查询来看，档案的检索方式大部分属于手工检索。首先将档案进行分类整理和编码，当需要寻找指定的档案时可以很快的进行查找。但随着档案的数量不断的增加，检索的效率会越来越慢。计算机检索是一种良好的检索方式，但这种检索的方式需要对档案的内容在计算机中输入，并进行特定的编码，这需要耗费大量的人力物力，同时需要文书档案管理人员拥有相应的技术的支持。
（3）档案管理人员专业知识和技能有待提高：由于目前文书档案管理工作在我国得不到相应的重视，所以在各个企业单位缺少在文书档案管理工作的专业技术人员。许多在管理工作中的人员缺乏相关专业知识，也没有受过专业的培训，对档案的归类整理、编码放置都不够熟练，使工作效率和工作质量都相应的降低。特别是在当前信息化时代，档案管理人员不仅要有更高的专业技能，还需要熟练各种计算机的应用。只有在档案管理工作人员的专业知识和技能都相对提高的情况下，才能把文书档案的管理工作做的更好。
三、文书档案管理工作中的创新措施
（1）管理理念的创新：文书档案管理理念的创新是在文书档案管理工作的关键。拥有创新意识是一切工作拥有鲜活生命力的前提。文书档案管理的工作人员应该及时更新思想，紧跟时代的潮流，总结以往的经验与不足，时刻报以学习的状态，学习新的管理模式运用到文书档案管理工作中去，以不断学习的姿态对文书档案管理工作进行新的创新[2]。同时文书档案管理在创新的同时，应该遵守以大局出发的原则，坚持以单位企业的利益为中心。而且文书档案管理的工作创新，还必须有宣传意识，档案管理的工作并不是一个部门的工作，合理的对档案管理进行适当的宣传，让更多的人了解和参与档案管理的工作。
（2）管理形式的创新：文书档案管理的创新可以是对文书档案进行数字化的管理。所谓数字化的管理就是将所有档案都输入至计算机中，使纸质稿在计算机中备份，这样更方便进行查询工作。因此，在输入过程中应采用更加先进的技术将纸质稿转化为电子稿，这样可以省去人工的输入麻烦[3]。建立档案管理系统，只需要用户的账号和密码就可以进行该档案的调用，这样既不会在拆开与封口的过程中造成档案的损坏，还能省时省力。
（3）协调各部门工作及完善文书与档案工作的衔接：文书档案的许多利用价值都来自于各部门，因此积极主动的与各部门进行沟通和交流，了解各部门工作的内容和进展。还需要在日常整理档案的过程中发现不足之处，及时与各部门进行联系。同时企业也要加强各部门的沟通合作，保证文书档案管理的收集的顺利进行。
四、结语
综上所述，各单位企业应该对文书档案管理工作具有足够的重视，在对文书档案管理中出现的问题和困难，需要文书档案管理人员和各部门进行沟通协调，加强各部门间的交流合作。同时运用新型的计算机应用，紧跟时代的发展，提高文书档案管理的效率，实现文书档案管理工作的创新，达到更好的标准。
参考文献：
[1] 李玲.文书档案的现代化管理[J].山西档案，2009，51
1.搜集散落民间的历史文化资源。
搜集资料是基础。虽然国家管理着丰富的群众文化艺术资源，但也有很多散落在民间。近些年来，由于人们生活水平的提高，群众的文化生活也渐趋丰富。民间的收藏市场十分活跃，收藏爱好者与日俱增。对于收藏爱好者手中的珍贵艺术资料，相关文化部门应当给予相当大的关注，可以采取收购或者征购的方法，然后给予捐赠者物质奖励及精神奖励。搜集工作不能仅仅限于国内。近年来不少研究资料表明，我国很多的文化艺术都流传在海外。相关人员可以通过互联网等现代科技来对散落在国外的文化艺术资源进行搜集和整合，或者在经济允许的情况下动身去国外进行“海外寻宝”。
2.把文化艺术档案的建设摆在重要位置。
要进行群众文化艺术档案的管理，首先要把它摆在一个重要的位置上，这样才能对其足够的重视。由于部分县市经济不很发达，可能在建设文化艺术档案时缺少资金，这样就使得档案管理人员身兼多职。进行群众文化艺术档案管理，先要为其配备几名业务能力好，责任心强的专职管理人员，这样才能使这项工作专业化，不至于被其他工作影响。而且要让管理人员认识到自己工作的重要性，让管理人员热爱自己的工作。在管理人员开展工作的时候，要上档次，要跟上时代的步伐。另外，专职管理人员要有足够的文化艺术知识，在收录的过程中，要对材料进行鉴定，要取完整，真实和具有保存价值的材料。要用辩证的观点去考证，去伪存真，科学划分各种档案，提高文化艺术档案室的质量。
3.政府拨款。
经济是开展活动的基础。没有物质保障，建设文化艺术档案只能成为一个口号，一个美好的愿望。我国是社会主义国家，国家可以进行强有力的宏观调控，建设文化艺术档案，需要国家的经济支持。政府要对其进行专门的拨款来为其提供强有力的物质保障。相关部门可以利用这部分专门款项来进行档案室的搭建，使艺术资料得到妥善的保管，还可以购进一些先进的设备，要求专业人员把相关文化资源以图像，文字，影像等方式记录下来。
4.联合社会力量。
群众的力量不可小觑。其一，政府通过网络、报纸、电视、展览等形式，为文化艺术进行宣传，提高群众的关注度，激发群众对文化艺术的兴趣，使群众自发把自己所藏有的档案或文化艺术资料捐赠出来。即便不方便捐赠出来的，也可以使他们积极配合，为他们手中的文化艺术资料做个备份，把这份遗产保留下来，为我国文化艺术的多样性增添一抹色彩，为更多人了解这一文化艺术形式做宣传。其二，联合社会力量，成立文化艺术档案征集基金。基金的捐赠可以是团体，也可以是个人，这样可以减轻政府的财政压力，也使得群众更有参加的积极性。
二、群众文化艺术档案利用
管理与利用是群众文化艺术档案的两项重要内容，管理是前提，利用才是根本目的。群众文化艺术档案种类繁多，内容丰富，搞好群众文化艺术档案的开发，挖掘出其内在的价值是十分重要的。
1.为领导决策服务。
群众文化艺术档案中包含了很多对群众文化艺术事业发展有业务指导作用的资料，那是许许多多的人通过实践总结出来的经验，具有很强的说服力。从档案中选择出有价值的材料，给馆内领导提供科学、正确的理论依据，为馆内领导做出正确的决策服务。同时，将这种材料整理出来上交上级领导，使各个职位的领导们都可以作为决策的参考。
2.为文化艺术研究提供材料。
群众文化档案中含有五十年代至今多年来编写人员汇合整理的素材，后经过不断的补充，收集，整理，完善，详细的记录了文化艺术工作者的过去和现在，见证了文化艺术事业的兴衰，饱含了几代人的心血。这样用几代人的光阴谱写的档案，内容极为丰富，为后世研究文化艺术提供了强有力的历史资料。
3.丰富群众文化艺术生活。
群众文化艺术是群众在日常生活中创造出来的，自然也要“回归”到群众的日常生活中去。群众文化艺术整理成档后不能被束之高阁，仅仅成为尘封起来的记忆，而是要使它们更好的为群众的文化艺术生活服务。为了让更多的群众更好的了解文化艺术，文化馆内的专业干部，业余作者开办讲座，对部分作品评论，鉴赏和讨论，使群众畅所欲言，带动群众对于文化艺术的积极性；发挥现有影像资料的作用，复制文艺资料，在中小学，单位，企业中广泛宣传，帮助基层搞好群众文化活动；举办类似写作，摄影，摄像的比赛，将比赛过程以及重要人才的简况录制下来，在重大活动中进行展览，让群众看到文化建设的成果；将死档案变成活灵活现的艺术形式，例如可以将其改编成话剧，电影等群众喜闻乐见的艺术。群众文化艺术档案中记载了各门类人才的文化艺术成就，它所涉及的一系列专业技术成果都历历在目。档案中所提供的资料可以有效地证明各门类人才的业绩，有利于认定和核实。既防止了个人因年代久远而造成的疏漏，又有利于调动艺术人才的积极性，使他们更好的创作出群众文化。
4.宣扬中国群众艺术文化。
对于群众文化艺术档案的建立，不仅要把珍贵的历史文化资料保存下来，还要发扬出去。群众文化事业单位在开展业务的过程中，可以同国外相关单位联合举办，这样，有利于将中国群众文化发扬出去，在海外传播开来。有利于文化之间的传播和交流，更可以吸收国外的先进文化，来发展中国群众文化，使群众文化的艺术形式和内容更加丰富。传播到国外，也有利于中国文化与海外文化融合，，共同为文化的多样性做贡献。
三、结语
1.1一般资料
本院是隶属于武威市的三级乙等肿瘤专科医院，目前开放床位500余张，临床护理单元12个，特殊护理单元11个，护理人员370人，其中本科学历56人，大专202人，中专112人；副主任护师3人，主管护师29人，护师89人，护士249人。
1.2方法
1.2.1传统纸质档案管理
2010—2011年护理部将所有护士的毕业证、身份证、执业证、资格证复印件按科室装订成册并定期更新，将荣誉证、进修结业证等复印件按类别分别装订成册，并定期更新。
1.2.2电子技术档案管理
2012—2014年护理部按来院时间为护理人员编写档案号，以护理人员的姓名及档案号为名称建立文件夹，将毕业证、身份证、执业证、资格证、荣誉证、进修结业证等各类证件的扫描件以子文件夹形式保存于其中；将护理人员基本情况登记表（包括护理人员的基本信息，学历，职称，家庭情况，奖惩记录，科研及论文情况，每月护理部理论、操作抽考成绩，进修情况等）存入文件夹内，形成电子技术档案。护理部定期或不定期更新技术档案并保留备份。
1.3评价指标
对比分析两组管理方法更新、整理一次花费的时间，资料保存的完整性以及护理管理人员对两种管理方法的满意度。
1.4评价方法
工作人员分别记录更新一次档案所需时间，每月一次；每月统计科室、个人审核资料保存是否完整；采用自行设计的满意度调查表，每季度对护理管理人员进行满意度调查，并汇总结果。
1.5统计学方法
采用SPSS17.0统计软件进行数据处理，计量资料采用t检验，以x±s表示，计数资料采用χ2检验，P<0.01为差异有显著性。
2讨论
2.1节省时间，提高工作效率
在电子技术档案中，可以通过计算机搜索功能，快速查找相关人员的资料，方便护理部对全院护理人员进行培训、考核，同时还可以客观了解护士继续教育以及科研论文等情况。观察组在更新、整理技术档案时消耗的时间较对照组明显减少（P<0.01）。通过电子技术档案，护理管理人员可随时了解护士个人的工作表现及晋升情况，动态掌握护理人员资料，改变了以往因人员资料繁多查询困难的局面，节省了时间、人力、物力，提高了管理人员的工作效率。
2.2资料保存完整
纸质版档案在办公室搬迁、借阅、保存不当等情况下可能会遗失，而电子技术档案管理充分利用了计算机的优点，弥补了纸质版档案管理的诸多不足，使得资料保存更完整。观察组资料保存较对照组明显完整（P<0.01）。护理部对全院护理人员的电子技术档案存有备份，要求科室管理人员对科室护理人员的技术档案也存有备份，保证了资料的完整性，减少了资料遗漏、丢失等现象。
2.3提高管理人员工作满意度
护理部存有全院护理人员的电子技术档案信息，并由专职人员管理，负责完善基本情况登记表，各类证件扫描件的存储，理论、操作考核成绩的录入，并负责定期更新；各护理站及特殊护理单元均有科室护理人员电子技术档案，由护士长或护理组长负责。电子技术档案的实施减少了管理人员整理、更新技术档案的时间，且方便查阅，增加了管理人员与护士、患者沟通交流的时间，提高了护理管理人员工作满意度。表3显示，观察组管理人员满意度明显高于对照组（P<0.01）。
2.4体现人文关怀
护理人员家庭关系的建立便于紧急情况下护理管理人员查找其相关信息，了解护理人员的家庭背景，方便护理部主任、护士长与护士间的沟通，帮助护士解决生活中的困难。对护理人员的人文关怀，可激发护理人员工作积极性，提高护理质量。
2.5节约人力及资源
改变了以往各类证件复印件由各科室护理人员复印、上交护理部、护理部工作人员按类别顺序排列的工作方式，电子技术档案管理由护理人员将各类证件的扫描件通过QQ等方式传至护理部，护理部按技术档案号入册，节省了护理人员复印、上交档案所花费的时间，节约了护理部工作人员整理、更新技术档案的时间，同时也降低了纸张的消耗，节约了人力及资源。
3小结
[关键词]高校声像档案;数字化;管理策略
随着现代科技的高速发展，档案管理越来越多地引进了新材料和新技术，档案载体也随之发生了重大变化，形成了除传统的文书档案外的照片、影像带、录音带等多元化载体的声像档案。面对数量和种类不断增加的高校声像档案，如何更好地保护和利用这些档案、发挥其有效价值，是我们不能回避的问题。
一、高校声像档案数字化的概念和意义
本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌；另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。
二、高校声像档案数字化管理问题分析
（一）复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂；声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等；声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。（二）声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备（包括网络设备）的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。（四）数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]
三、高校声像档案数字化管理策略
（一）存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5]（二）技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统通用功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6]（三）鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。（四）保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。（五）检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。（六）开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题；将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]
作者:梁骁 单位:贺州学院
[参考文献]
[1]马丽,程俊睿.历史声像档案数字化建设存在的问题及对策[J].管理观察,2015,(01中旬).
[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).
[3]张美芳,马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像,2007,(01).
[4]李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案,2011,(03).
[5]张美芳.国外声像档案数字化进程对中国声像档案保存的启示[J].数字与缩微影像,2013,(03).
关键词：学校档案；数字化；网络化；创新发展
学校是一个数字化基础设施相对较好、绝大部分人员年轻、思想比较活跃、文化层次和数字化信息水平相对较高、人员流动性比较大、对档案信息的利用率比较大的特殊社会板块。在学校开展档案的数字化和网络化运用，有着优良的社会基础和重要的特殊意义。虽然在一些条件优越的高校，档案的信息化和网络化已经有了长足的进展，但绝大部分学校档案室仍然是一块未开垦的处女地，与学校的数字化网络化发展水平极不相称。如何充分利用学校得天独厚的有利条件开展档案的数字化和网络化，对学校档案的数字化和网络化建设具有启迪和推进作用。
一、学校档案数字化和网络化的现状
学校档案门类较多，除文书、人事、基建、会计、声像档案外，还有教学、学籍、科研成果等档案。在档案行政管理部门的指导下，绝大部分学校领导都比较重视，都建立的自己的档案室，配各有专兼职档案员，档案都进行了规范整理。部分学校大部分为可对相关人员开放查阅的非机要保密档案，服务对象广泛，是建立两个体系实行两个转化的重点领域。而且学校档案利用率和实用性都比较高，特别是学籍档案，在为毕业生就业就学报考、出国深造提供学历证明等方面具有重要的依据和凭证作用，查阅利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分学籍档案在形成制作过程中，因填制和书写不规范或打印不清楚，造成字迹模糊，无法为师生和社会提供利用。档案数字化和网络化在省级以上条件较好的高校有所发展，一些学校还利用自身优势研发了自己的档案管理系统，并在各部门建立了局域网，可以在网上进行立卷归档，有的还进行了数字化全文扫描。但地州市级以下包括高校在内的绝大部分的学校，档案的归档整理和查阅利用仍然停留在手工操作的状况。
导致这些状况的原因，一是学校领导认为资金的投入应该放到教学上，只有把教学质量搞上去，把生源数量搞上去，学校才能做大做强。档案的投入不能产生经济效益，没有数字化照样查档案。对手工传统的档案管理也是现状，很难有资金投入，至于数字化和网络化，在领导的思想意识中还没有这个概念；二是一些学校经济效益也不是很好，资金本身有限；三是很多学校档案员缺乏计算机基本技能、更没有数字化网络化知识和经验，因循守旧不积极主动争取和创新发展。
要实现学校档案的数字化和网络化，除了针对以上来提高学校领导的档案意识，增加档案的投入资金，提高档案员的素质这些常规方法外，学校还可以从以下途径，创造性地开展数字化和网络化。
二、与教学设备相配套，解决学校档案数字化设备
学校开展计算机技术教学和科研，已经是很普遍的现象。在条件较好的小学，都设置有计算机或多媒体教室，而在条件较好的中等以上的学校，大部分部门都配备了计算机，条件更好的则组织了校园网络。但是，很多这样的学校的档案室却没有配备一台电脑。而这些没有电脑的档案室，就可以充分利用这些设备，进行资源共享，从事档案的数字化和网络化建设。数字化的设备，除了计算机，还需要有扫描仪，而一般学校因以计算机为教学重点很少购置。但用其作为数字化的重要工具对学生计算机技术的学习也还是很有必要的，而且其价格也不高，如果建议学校购买应该是没有问题的。共享这些设备资源的办法，首先是向学校领导提出共享方案，与教学部门达成协作共识，在把档案数字化的数据库建立在教学用的主机或服务器上，档案室可配备一台低造价的终端。如果这还办不到，则可与教学用电脑分时段使用，档案室可在没有教学任务的时候由档案员上机使用。也可把档案的数字化与教学内容结合到一起，在进行数字化教学的同时，也巧妙地利用了教学设备对档案进行数字化。
三、与教学对象相结合，发动师生动手建立档案数据库
在一般学校，档案员并不是专职而是兼职人员，除了档案工作还有其他很多工作，而学校档案数字化的任务比较大，仅靠档案员是很难完成的；其次绝大部分档案员不具备电脑技术，开展数字化和网络化有很大的困难。与此相反，担任电脑教学任务的老师，都是具备较高计算机技能水平的人员，他不仅可以当作档案数字化网络化的指导老师，在教学任务不太紧张的情况下，还可以亲自动手参与档案的数字化和网络化。更重要的是，他还可以指导学生，来在课堂或课外建立包括自己的档案在内的数字化档案，形成一个数字化档案制作的强大队伍。以解决学校档案数字化巨量工程的人员投入问题。在具体的数字化过程中，我们可以根据“利用为本，常用先上”的思路，首先在档案的年度上由近及远地进行，从当年的档案开始，然后向上推进；在内容上首先对学校利用率最高的文书档案、然后对利用率较高的教学档案和学籍档案、最后对利用率一般的教师档案、基建档案、会计档案、声像档案进行目录的录入和全文扫描，对全部室藏档案实行数字化，建成完整、系统的档案信息数据库。
四、与校园网络相链接，有效开展数字化档案利用
在很多学校，已经建立了从校园网络到互联网在内的各种网络平台，学校的各种管理，也基本上实现了网络化。师生们在网络上建立论坛、博客、个人网页、聊天交友，交流学习等各种信息，即便是在还没有建立校园网络的学校也是一样，人们已经利用互联网建立起班级同学会，校友会，利用QQ等网络工具进行无缝的信息交流，网络生活已经成为师生们特别是学生们的生活的一部分。这为数字化档案信息的利用提供了得天独厚的社会物质和文化基础。我们只须把数字化的档案信息链接到学校网站、论坛等网络相应页面上，有条件的还可以制作出自己的网站或网页，就可以实现学校数字化档案的网络化。
1.1“全院护士”工作表设计
打开表格，横序列从A开始分别输入科室、总人数、各科人数、姓名、职务、出生年月、身份证号、参加工作时间、现学历、最后学历毕业学校、毕业时间、任职资格、取得职称时间、政治面貌、执业证书编号及备注等。竖序列分别按横序列的项目依次输入相应资料。护士轮科时只需把护士所在横列单元格剪切后插入轮转的科室单元格中，也便于下一步与每个护士个人技术档案进行快速链接。
1.2“职称结构”、“学历结构”工作表设计
把“全院护士”工作表进行复制，重命名为“职称结构”，删除标题行，全选工作表，点击“排序”，以“任职资格”为主要关键字，“取得职称时间”为次要关键字进行排序，排序后表格可直观地反映各职称人数、取得职称时间先后顺序。为动态反映职称结构，在表格的右侧空白处通过图形向导插入全院护士各职称人数的统计图表，注明每次统计的时间，一般每年职称晋升后统计一次。“学历结构”表格也以相同的方法建立。
1.3“人动”工作表设计
“人动”表格横序列从A开始输入年份、时间、当年新招录护士(调入、新招在编护士及非在编护士)、离开护理岗位护士(退休、辞职、转岗、调离等)、职称晋升、继续学历教育毕业等信息，有人动时，分别在相应的序列内输入名字，此表格可动态清晰地反映历年护士进出、各职称、学历等动态变化。
2“护士个人技术档案”工作表
2．1工作表的建立
新建Excel工作表作为“护士个人技术档案”，打开表格，新建Sheet1～7共7个工作表，分别命名为:基本情况、科室轮转、奖惩考评、业务考核、中医培训、学术活动及进修、论文及技术成果。每个护士一个工作表并以名字命名，根据项目输入个人信息资料。再将工作表放于以所在科室命名的文件夹里。
2．2工作表内容设计
打开表格，“基本情况”工作表内容包括个人的基本资料，照片，学历教育经历，工作经历，技术职称晋升，职务变动等项目。“科室轮转”工作表内容包括轮转科室、起始时间、工作时间、担任职务。“管理考核”工作表内容包括:考核年度，出勤情况、病事假、绩效考核、奖励登记、过失处罚登记等。“业务考核”工作表内容包括:考试时间、理论内容及成绩、操作项目及成绩、年度一、二类学分、年度中医学时等。“中医培训”工作表内容包括参加各类中医培训的时间、内容、组织部门、获得学时，每年进行一次学时汇总。“学术活动及进修”内容包括参加市级及以上二类学分和一类学分项目，个人进修起始时间及专科等。“论文及技术成果”内容包括个人发表的论文资料、开展的科研课题、新技术、新项目及成果。
2．3“护士个人技术档案”输入方法
为保证个人技术档案的准确性、完整性和连续性，首次建档时需输入原个人纸质档案中的全部资料，并按要求进行完善。在首次输入时，由各科护士长共同协助，以科室为单位输入科内护士的技术档案，对个人一般资料进行重新核对，确保电子档案资料的真实完整，最后再汇总至护理部。
3功能应用
3．1“超链接”功能应用
“全院护士档案总表”与“护士个人技术档案”建立以后，打开“全院护士档案总表”，选中个人姓名，点鼠标右键，点击“超链接”至个人技术档案，使总表中的每一个护士姓名与相应的个人技术档案链接。使用时，只需直接打开总表点击姓名，即可跳转到超链接所指向的个人技术档案中去，用完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。
3．2其他功能
“函数”功能:可应用于如中医学时的统计、学分统计等各类数据的统计;“排序”“筛选”功能应用:把总表复制后，可根据要求设置主要次要“关键字”进行排序或根据条件进行筛选，建立所需的工作表如人员学历结构、职称结构等表格;“编辑”功能:利用其中复制、粘贴、查找、替换等功能，可方便信息的输入和查阅，可使用键盘的快捷功能键“Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V”等进行快速编辑;“标记”、“批注”功能:在护士一览表中，护理部可以对病假、产假、非在编等护士，在表格中用不同颜色填充单元格或标记字体进行区分。对于一些需要特殊说明备注的，可使用“插入”批注或右键插入批注。
4应用体会
