发布时间：2022-12-06 17:28:02
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的办公自动化样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
整个系统采用模块化开发方式。采用（动态网页制作技术）、Microsoft SQL Server2008数据库平台、Visual C#，结合了B/S模式结构、JavaScript等技术来实现。
本论文主要介绍了课题为企业OA办公管理系统的背景与意义，使用的相关技术与平台，并在企业办公自动化需求分析基础上，设计并实现了该系统。系统包括人事管理、考勤管理、文档管理、日程管理、系统管理、消息传递和新闻通知的功能。重点说明了OA办公管理系统设计的需求分析、设计方法、核心技术和解决方案。
关键词：嵌入式系统；ARM；Linux；WEB浏览器
现代市场经济环境下，竞争愈加激烈，为了提升企业的核心竞争力，企业需要构建自己的办公自动化系统平台，传统的纸质办公方式效率较低，资源耗费较大，为了应对复杂多变的市场环境，办公自动化系统的开发和设计可以有效地提升企业的办公水平，在扩展性强的功能界面之下，可以增强企业的整体竞争力，提升内部管理水平。
一、办公自动化系统的开发核心技术阐述
现代企业办公自动化系统要遵循以需求为导向，以应用促发展的技术发展战略和原则，构建业务安全支撑的环境，在开放式的上下互联的信息共享环境下，可以增强办公自动化水平。
1、多层B/S结构
在系统平台的安全性和可扩展性方面，多层B/S架构具有不可比拟的优势特点，办公自动化系统平台要采用先进的基于Java平台的多层应用体系架构，在人机交互的界面之下，将部分逻辑事务运行于系统前端；部分逻辑事务运行在服务器端，在这个多层架构之下，可以实现复杂的功能，办公自动化系统使用JSP、Serlet、EJB、XML等通用编程语言，实现对数据库的安全可靠性访问。
2、XML及Web Service技术
可扩展标记语言XML是基于结构化信息的标准文本格式，在严格的语法要求之下，可以进行标记的自行定义，并进行数据库信息的统一转换，具有良好的扩展性。
3、NET技术
它是相关产品和技术的集合，其相关要素有操作系统、NET Framework、服务器软件、程序开发工具、编程语言。
二、企业办公自动化系统的设计和实现
1、系统的功能需求分析
1.1 企业要构建以文档管理和信息交流为核心的办公自动化系统，这个系统的功能主要有如下需求：
（1）用户登录功能。在企业办公过程中，需要对使用用户进行账号管理，如：用户注册、登陆、退出、信息修改等，这是基础。
（2）通讯录管理功能。办公自动化系统之中，可以对日常办公活动的联系人进行管理，可以对联系人的姓名、性别、职位、联系方式等信息，进行自由的添加、修改和删除。
（3）日程安排管理功能。在办公自动化系统中，要提供办公人员日常工作日程的安排，具有提醒功能。
（4）邮件管理功能。企业办公人员之间要实现电子邮箱服务的链接，这样，可以永久保留通讯记录、日程安排记录等资料，而且联系方便而快捷。
（5）考勤管理功能。在系统中的该模块用于对工作人员的信息添加、修改和删除，并对职工的考勤信息进行查看和申请等。
（6）文档管理功能。在企业办公自动系统中，可以在这一模块中实现公文的收发管理，可以采用电子化的手段，进行文档的实时收发和进度追踪处理，相关人员可以及时获悉公文签发的状态，并进行文档的流转。
1.2 系统安全性需求分析
系统要采用强劲的安全保护策略，不能有任何网络环境、操作系统、应用软件系统、备份系统方面的安全隐患，要能够快速对系统进行快速备份和恢复，避免损耗过多的系统资源，同时，要具有良好的安全性能，主要满足两个方面的性能需求：（1）响应能力。录入单据的响应时间
2、办公自动化系统的设计实现
2.1 用户登录管理模块。该模块主要用于对用户的登录验证、登录状态和权限的授予管理。
2.2 通讯录管理模块。该模块中要提交用户名，验证使用用户的权限，确认其是否有权进行操作，然后，输系人的信息，并对联系人的信息进行验证，最后实现对数据的更新。
2.3 日程安排管理模块。该模块的设计主要是查看工作人员的日程安排，主要包括企业内部的年会安排、部门日程安排、小组日程安排、外部合作日程安排等，还可以向数据库中添加新的日程安排记录、修改日程安排和删除日程安排等。
2.4 邮件管理模块。这个系统模块之中的登录用户可以及时收发邮件，并查看已有的邮件，进行内部信息的交流，实现对外沟通与对接。
2.5 考勤管理模块。该模块的设计主要是对职工的考勤信息进行添加、修改、删除和查看。可以通过系统动态地设置考勤无效时间，确保考勤签到、签退的准确性。同时，还可以对考勤信息进行统计，诸如：部门出勤率、迟到、早退、旷工天数、工作天数等，并将这些信息导出到Excel表之中，进行管理。
2.6 文档管理模块。在这个系统模块之中，主要用于对公文文档的浏览、构建、编辑和。（1）浏览公文流程。首先要对收文进行登记，记录详细信息，再交由上级审批，通过审批之后，经由发文管理功能模块，下发给各个部门。（2）创建公文。由相应权限的人员拟稿，将需要发送的文件制作成办公文档。（3）编辑公文。通过设置按钮，对拟稿文件进行编辑和修改。（4）公文。这是通过系统公告，在系统首页可以实现用户查看功能。
三、结束语
总之，办公自动化系统在网络技术的支撑之下，应用先进的硬件平台和软件系统，对办公相关功能进行自动化设计，在人机互动的界面之下，实现用户登录管理、通讯录管理、考勤管理、文档管理、邮件管理等功能，从而提高了企业的办公自动化水平。
参考文献：
[1]李晶.中小型企业办公自动化系统的设计与实现[D].厦门大学 2013
个人基本信息
姓名：-国籍：中国 无照片
目前所在地：广州民族：汉族
户口所在地：江门身材：156 cm kg
婚姻状况：未婚年龄：26 岁
培训认证： 诚信徽章：
求职意向及工作经历
人才类型：普通求职
应聘职位：财务类:财务类工作
工作年限：4职称：无职称
求职类型：全职可到职-随时个人工作经历：2007.3-2008.2 龙海协祥电池有限公司 会计助理 应收账务处理
2005.8-2006.12 番禺嘉伦装饰建材有限公司 生管 新品开发、ERP系统的建立、使用与维护
2004.4-2005.7 中山市好伙伴燃具有限公司 会计助理 成本核算、工资管理
教育背景
毕业院校：广东农工商职业技术学院
最高学历：大专毕业-2004-07-01
所学专业一：办公自动化所学专业二：
受教育培训经历：2004.7 广东农工商职业技术学院 办公自动化 《全国办公软件高级操作员》
语言能力
外语：英语 一般
国语水平：一般粤语水平：一般
工作能力及其他专长
1、熟练使用用友软件；
2、对财务知识（材料成本核算、记账、应收应付账）有比较深刻的理解与实践；
3、懂得ERP系统的建立、使用与维护；
4、熟练使用OFFICE软件并能纯熟的处理办公事务。
详细个人自传
自我评定：
本人有丰富的工作经验，工作认真，责任心强，有较强适应能力，与人相处融洽。
本人的性格是刻苦耐劳，性格开朗，注重沟通和团体合作；在多年的工作中，熟识相关部门的运作；本人性格开朗、具有良好的心理素质与人际关系，适应能力强，踏实勤奋、极具上进心，务实，善于沟通，熟练掌握计算机财务及办公软件。对财务行业怀有极大的兴趣，并朝着这个方向发展，之前的工作经验为我打下了很好的基础，深信我能胜任贵所聘职务，我将会热情地投入到这个我喜欢的行业里。
请贵司能给我一个锻炼的机会，衷心感谢！
个人特质：责任心强、细心、做事谨慎，乐于接受新事物、热爱生活
希望工作地区：天河
备注：会计从业资格证书正在考取中（会计电算化操作证书已考取）
一、总则
办公自动化是以电脑为核心的复杂的“人与机”信息处理系统，它集管理、控制、服务等功能于一体，是一门受时代科技支持的综合性的应用技术学科，加强和加快办公自动化建设，是促进办公业务迅速向前发展的物质基础。加大办公自动化建设的力度，扩大其应用的覆盖面和应用能力，是提高办公效率，优化服务质量的有效措施。
加快全局办公自动化建设是当前的一件大事，是十分重要和非常必要的。加快办公自动化建设，首先要进行管理思想的变革，特别是领导干部更要转变观念，力求达到管理的科学性和有效性。
各级领导要高度重视，加强领导，将此项工作列入工作日程，立足于现代化办公管理，从自身做起，从身边做起，发挥局内网功能，实现办公自动化、标准化管理。
各部门主要领导负总责，针对办公自动化管理人员技能、素质欠缺的实际，配合局信息中心采取多种形式，加强对办公自动化管理人才的培养、提高，使他们掌握办公自动化的基本知识和技能，成为本部门办公自动化建设的技术骨干，并带动全部门人员掌握办公自动化技术，努力促进全局办公自动化人才培养的现代化，使办公自动化系统应有的效率得到高效发挥。
二、办公自动化范围
㈠、日常办公
1、能迅速处理各种文书、资料，包括输入、翻译、编辑、拍板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理；
2、能收集、生成报表统计、账目计算、日常事务管理的数据信息处理；
3、能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询；
4、能在网上下载资料、信息、传递文件，运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。
㈡、环境管理、科研
1、制作多媒体（cai）课件及数据库的开发与利用；
2、合理使用局内网作为宽带高速的网络平台，开发和利用具有办公自动化功能的应用软件，将办公自动化系统引入机关领导及有关行政、科研、管理部门的办公桌面；
3、充分利用信息技术和发挥局内网的作用，实现全局的资源共享，为全局办公自动化系统服务；
4、通过tnterent实现局内网与各个部门、上级部门的互连，实现政务信息和科研成果资源共享。
三、安全保密要求
安全是办公自动化正常运行的基本要求，它既是一个技术目标，又是管理目标。保密是电讯、文字储存、传输系统必须保证的工作前提，作为办公自动化主体技术的计算机技术本身包含着不安全因素，这些不安全既有系统自身的，也有人为地，因此全局在办公自动化建设过程中，必须做到：
1、坚持安全保密原则，建立办公自动化系统安全保密原则，建立办公自动化系统安全保密工作的科学管理体系。
2、局成立计算机安全保密工作领导小组，加强对计算机、磁盘秘密载体的规范管理，杜绝设备技术故障，消除环境不安全因素。
一、局信息中心（后勤服务中心）负责组织、协调机关办公自动化设备的运行和管理；负责办公自动化设备操作人员的业务培训；根据工作需要提出办公自动化设备的配置方案。
二、各处室的自动化设备应放置在通风干燥处，并采取必要的防护措施。
三、微机中安装的软件由局信息中心（后勤服务中心）统一配置，不得随意卸载。不得随意在微机中安装与工作无关的软件，不能随意使用外来软盘，以免感染病毒。
四、配置给个人的微机仅供本人工作使用，不得转借他人。工作人员应熟练掌握操作规程，合理使用办公自动化设备，确保设备的正常运转。
五、配置给处室的打印机、碎纸机、复印打印一体机、数码照像机、摄像机、录音设备等供处室工作或机关大型活动（会议）使用，不得用作他用。如确需外借，需处室负责人同意。数码照片一般不作冲洗，储存电脑备用，确需冲洗的由分管副局长审批。
六、办公自动化设备在使用过程中遇到故障，要及时与局信息中心（后勤服务中心）联系，不得在故障未排除前继续操作，更不得自行拆卸，以免造成资料丢失或设备损坏。经局信息中心（后勤服务中心）检查需要修理的，由局信息中心（后勤服务中心）负责组织专业技术人员修理。
七、各处室工作人员要树立高度的保密意识，履行保密职责。微机设备上应设置个人密码口令，要定期不定期更换口令。
八、离休干部信息库、机要室、档案室、文印室等微机严禁联接互联网，其他微机未经同意也不得联接互联网。
九、严禁在微机上玩电子游戏、网络游戏、上网聊天和进行与工作无关的操作。
十、各处室要指定专人对处室的自动化设备进行管理。各处室的处长、主任作为第一责任人，对办公自动化设备的使用、维护和管理负总责。
关键词 办公自动化 公文处理 影响
中图分类号：TP311 文献标识码：A
随着办公自动化的普及和发展，强化公文自动化处理能力，重视公文处理工作是优化企业管理，提高企业工作效率的重要途径，笔者对该问题进行了阐述。
一、办公自动化对公文处理产生的影响
（一）改变了公文传递模式，提高了公文的时效性。
一般而言，传统的公文往往是以纸质形式存在的，这样在流转的过程中只能通过串行的顺序流转，再加上文件传递受空间地理位置的影响，无法保证公文及时、快捷地传输。然而，办公自动化系统的应用就很好地解决了这一问题，立足于网络技术基础之上，以电子公文的形式作为介质，凭借个人桌面、短信等方式作为传递通知形式，以便达到快速、及时的传递效果。这样无论办公人员在何时何地，只需通过登陆系统就可以进行公文处理，从而就突破了时间和空间的限制，极大程度地提高了公文的时效性。
（二）明确了公文管理职责，规范了公文管理程序。
由于在传统的公文处理活动中，存在较强的主观随意性，甚至在公文流转的过程中出现不规范现象，倘若文件在传输过程中，出现文件丢失，交换者之间就会相互推卸责任，这样不仅无法保证公文流动的及时性，而且降低了文件的质量。然而，办公自动化系统的应用，对于文件的一系列过程都需要登陆系统完成，这样就促使了公文处理流程的格式化和规范化。与此同时，对于公文的发送和签收都需要办理者通过用户名和密码登陆系统进行确认和记录。除此以外，公文办理对象提出的相关意见，系统都会及时发送信息告知其他办理者，对后续办理者进行预先处理发挥了重要作用。总之，办公自动化系统的应用，明确公文管理职责，规范了公文管理程序。
（三）提高了公文处理效率。
众所周知，公文在一定程度上体现出了国家机关的形象，呈现出权威性。借助办公自动化系统进行发文，从整体上就可以把握好政策关、文件关以及规范关。与此同时，办公自动化系统具有领导批阅、催办、查询、归档等功能，能够将最新的公文信息及时提供给办公人员，有效地提高了公文规范处理水平。除此以外，办公自动化极大程度上降低了办公成本，提高了办公效率，对强化办公系统政务建设发挥了重要作用。
（四）实现了档案的历史原始性。
由于公文的用户属于国家机关工作人员，一些国家从而保证发文原件历史原始性是很重要的。在办公自动化系统中，对于文件的任何一个版本都有详细记录，也就是说，公文管理员以及部门领导对文稿所进行的一系列修改都会保存在系统中，这样就可以便于查阅改动者的姓名以及时间，从而就为恢复文档原始版本奠定了重要保障，达到了档案的历史原始性。
二、提高办公自动化系统公文处理质效的对策
综上所述，办公自动化对公文处理产生的重要影响，不仅提高了公文处理质量，而且提高了工作效率。在今后工作中，如何更好地提高办公自动化系统对公文处理质效，可以从以下几方面入手：
（一）转变思想观念，为在办公自动化条件下进行公文处理奠定有力的思想保障。
随着办公自动化的普及和发展，办公自动化对公文的处理能力在某种意义上体现出了一个单位整体工作水平和能力。从而就需要领导转变思想观念，充分认识到办公自动化系统对公文处理的重要性，同时要配置相关的专业人员进行负责此项工作，并加强对各项工作的指导，以便保证单位在办公自动化系统下公文处理工作的正常进行。
（二）建立相关制度，规范公文处理程序，为在办公自动化条件下进行公文处理奠定制度保障。
从而就要求单位对电子公文处理过程中的一系列具体任务都要制定出相关的规定，以及不同环节之间如何有效衔接都需做出明确规定，以便规范电子公文处理程序。此外，逐步建立起电子公文处理工作的目标责任制也是很有必要的，可以将公文的质量作为衡量工作实效的一项重要参考指标，从而能够切实提高电子公文人员工作的责任感。
（三）强化队伍建设，为做好公文处理工作奠定组织保障。
一般而言，办公自动化对公文处理人员也提出了较高的要求，他们的整体素质会直接影响到公文处理的质量。因此，在办公自动化系统条件下，强化对工作人员的培训显得尤为重要，既要重要专业知识的培训，又要重视思想教育工作，努力培养出一批综合素质较高的专业队伍。
（四）全面加强业务建设，提高公文处理工作的整体水平。
从系统化和集成化要求方面来分析，办公自动化条件下对公文的处理属于一个庞大的系统，从而就要求组成这个系统各方面都要达到一定要求，而且要充分利用网络平台，以便发挥整体优势，提高公文处理的综合能力。倘若系统某个部门出现问题，就会影响整体系统的正常运转。从而要求企业及时更新设备，以便实现在办公自动化条件下公文高效、快捷地运转。
总而言之，办公自动化系统的运作，极大程度上提高了公文处理的质量和效率，对提高企业办公效率也发挥重要作用。从而就要求采取切实可行的措施，以便促进办公自动化水平再上新台阶。
（作者单位： 中铁十二局集团有限公司三公司）
参考文献：
[1]张会华，文书档案管理的办公自动化[J]，科技资讯，2019（9）；
为强化公司办公自动化系统的管理，确保系统各功能有效运行，信息及时处理和反馈。对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理，提高工作效率。
2 适用范围
本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。
3 术语和定义
电子公文：电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式，能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如：（决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等）。文秘部落
4 职责
4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门，对公司办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。
4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门，对公司办公自动化系统能否正常运行负责，并负责对永久保留的信息备份工作。
4.3人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时提供。
4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门，对解放经销商办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。
4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门，对解放服务站办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况。
5 管理要求
5.1 电子公文管理规定。
5.1.1 电子公文与纸质公文关系。
5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理，按纸质公文办理程序处理电子公文。
5.1.1.2电子公文行文关系，与纸质公文的行文关系相同。
5.1.1.3除特殊注明外，电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。
5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一致，包括：公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。
5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理，其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。
5.1.2上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令，并保守秘密，在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。
5.1.3 对机密级以上（含机密级）的文件和篇幅较长的转发附件，仍以纸质方式发送，但要形成简要说明，进入业务流程，批复工作仍在办公系统中进行。
5.1.4 使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看"待办事宜"，并签署意见。
5.1.5国家秘密级以上（含秘密级）和集团公司机密级秘密公文不得以电子公文形式在网上传递。
5.1.6各部门在收到电子公文后，有必要复制成一份（经发文机关批准可复制成多份）纸质公文，应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章（电子公文复制专用章图样附后）注明复制单位、日期、份数，然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。
5.1.7 电子公文处理和存储，必须采用专用的计算机和存储设备，由收到电子公文的人员负责管理，确保有关设备的安全。
5.1.8 电子公文介质[硬（软）磁盘、磁带、光盘等]应按下列要求管理：
5.1.8.1 电子公文介质的使用和保存，等同纸质公文的使用和保存。
5.1.8.2 电子公文介质的维护和维修，由公司电算室负责。
5.1.8.3 电子公文介质的销毁，等同纸质公文的销毁，须进行登记并由两人监销，确保不漏销、不丢失。
5.1.9用户认证管理。
5.1.9.1用户密码方式：用户首次登陆时系统强制更改密码，日常要求每隔1个月修改用户密码。
5.1.9.2建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。
5.1.10用户管理。
5.1.10.1用户重新审核：将现有的OA用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。
5.1.10.2新用户申请程序：新增用户由本人填写新增(变更)用户表（附后），本部门领导签字后，到人力资源开发室盖章确认，由电算室创建用户。
5.1.10.3用户权限变更：当对用户权限有特殊需要时，请填写用户权限变更表（附后）。
5.1.10.4用户变更：人员流动时，由人力资源开发室填写用户新增（变更）表（附后）提供给电算室，由电算室对这些用户变更所属部门。
5.1.10.5用户注销：人员调离，退休、退养、离职时，由人力资源开发室填写用户注销表（附后）提供给电算室，由电算室注销用户。
5.1.11用户组管理。
5.1.11.1用户群组重新审核：将群组名称及群组成员列出后，由各主管部门重新审核。
5.1.11.2新用户组申请程序：由使用部门填写用户新增（变更）表（附后），与电算室协商创建。
5.1.11.3用户组的日常管理：用户组由电算室进行日常维护。
5.1.11.4用户组信息的：为方便查询各用户组包含的成员，电算室将每隔一个月在通知公告中用户组信息。
5.1.12功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护。
5.1.13系统操作要求。
5.1.13.1要求每天早8：00打开OA办公系统，下班时触发按钮，形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。
5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。
5.1.13.3各模块的主管理单位负责及时更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1电子邮件系统：要求经常清理，保证邮件占用空间小于100M。
5.1.14.2通知公告、留言板：文档保留一个月时间，超期后由电算室对文档进行删除。
5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理：由办公室对文档进行维护。
5.1.14.4政策法规、经济责任制：由企管办对文档进行定期维护。
5.1.14.5信息、信息收集：由指定部门的专人负责维护。
5.1.14.6对于永久保留的信息由电算室负责备份。
5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份
5.2经销商电子公文管理规定。
5.2.1每家经销商一个用户名，由专人管理与使用，用户名和密码要有两人知晓，避免人员调动，其他人不能登录。
5.2.2上机人员调离工作岗位，新的操作人员应及时更改用户设置。
5.2.3上机操作人员必须熟记用户名和密码，并保守秘密。
5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。
5.2.5不许将IE浏览器设置成“表单自动提示密码”。
5.2.6上机人员不得在邮件系统中向所有用户群发邮件，一经发现，作为劣迹记入经销商综合考评。
5.2.7使用人员要每日登录系统，至少保证早、晚各一次，并及时将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。
5.3服务商电子公文管理规定。
5.3.1外来公文进行登记、处理，在收文流程中处理，例如：一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件等。由服务站资料员负责管理流程。
5.3.2服务站内部制定的公文，需按流程办理且归档，在发文流程中办理。由服务站资料员负责管理流程。
5.3.3信息采编用来从各种媒体采集各种相关信息，经筛选整理编辑后形成各种主题刊物，进行。例如：质量信息反馈、重大质量问题汇报、用户信息、索赔申请、市场信息等。主要由持有一汽贸易公司颁发的培训上岗证的服务经理、鉴定员、资料员负责。
5.3.4公共服务为各服务站提供资料和服务，资料内容由服务管理部整理更新后供查询、使用。
5.3.4.1服务系统通讯录，供服务站使用，主要由贸易公司电算室负责。
5.3.4.2服务信息通报、月报审核信息每月由服务管理部进行编写，以供服务站查看。
5.3.4.3资料管理是涉及日常工作需共享的各方面资料，例如：新车型信息、产品改进信息、零部件信息、故障编码、保用标准等。主要由服务管理部负责。
5.3.4.4电子公告板用于各类公共信息和通知等，各服务站均可。
5.3.5直接发送电子邮件主要是用于小范围内的信息沟通。
5.3.6关于磁盘上机使用的规定。
5.3.6.1凡从外单位带回、拷回或购回的磁盘，必须由有关服务站站长同意并经服务站计算机管理人员作病毒检查后，方可上机使用。
5.3.6.2外单位人员来服务站上机时，所带磁盘必须由服务站站长同意，经作病毒检查确认无病毒后，方可上机使用。
5.3.6.3发现病毒时，操作者不得擅自处理，须经服务站计算机管理负责人查明原因后，责成专人处理。
6相关文件
（无）
7相关记录及保存期
7.1新增(变更)用户表
保存期限
五年
7.2用户权限变更表
保存期限
五年
7.3用户注销表
【关键词】 高校;办公自动化;现状;问题;必要性
随着计算机技术的飞速发展,计算机在各行各业中应用的普及,利用计算机实现学校办公自动化系统治理势在必行。办公自动化系统是20世纪80年代初期随着微型计算机技术和计算机局域网络技术的发展而兴起的一门信息处理系统分支。目前,办公自动化的概念和意识已广泛地被各类办公人员所接受,办公自动化系统已深入到现代社会的各个角落,它的出现正改变着传统的事务性办公业务,改变着人们的观念。随着技术的进步,办公自动化系统的功能和内涵也在不断地发展和完善,为未来信息化的社会提供一个高效迅速甚至智能化的办公环境。
一、办公自动化系统OA的定义与作用
办公自动化系统OA是OFFICE AUTO-MATION的缩写,本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。狭义的办公自动化限于文字编辑和处理、文档管理和检索等事务;广义办公自动化是建立在管理信息系统(Management In-formation system简称为MIS)基础上,其办公业务包括有决策支持系统(Decision Sup-port system)功能。OA软件可解决规范单位的日常管理、增加单位的可控性、提高单位企业运转的效率的基本问题,范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说,OA软件跨越了单位具体的业务范畴,更集中关注于单位企业日常办公的效率和可控性,是单位企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。
二、我国办公自动化发展现状
进入20世纪90年代中期以后,由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈,以及政府管理职能的扩大和优化,这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长,办公自动化开始进入一个快速发展的阶段。国内专门从事软件开发的公司也逐渐成长起来,并专门为政府和企业订做办公自动化系统。由于这些系统是根据用户的具体需求开发的,需要功能比较完善,并能较好地满足用户的实际需要。但这是一个巨大而低效的OA市场,具体表现在投资大、效果不明显;水平低、重复建设多;硬件投入多、软件投入少;模拟手工作业增加管理负担等。因为开发商水平参差不齐,开发队伍组队模式不合理、缺乏开发办公自动化产品的经验、用户缺乏对办公自动化产品的认识等;部分软件产品质量不高,不顾中国企业的运作特点照搬国外技术,使得实施困难;对OA的理解起点不高,导致OA系统与其他系统集成度差;用户使用水平低,又不愿花太多的精力投入培训;售后服务不到位;定做开发又会因用户需求变化要对软件进行不断的修改维护。到最后,整个软件的性能和可使用性都大大降低,没有耐性的企业索性废弃掉从而导致项目失败。
从技术来看,普遍存在如下缺点:为用户考虑的少,软件的柔性构造功能差。当前很多OA软件过分强调了软件之间功能的横向对比,为用户考虑的实际功能比较少,结果导致软件大而全,真正为用户接受的功能模块很少。另一方面软件的模块复用性很差,直接影响了软件的柔性构造功能,当用户的需求改变时,哪怕是轻微的改变,都需要开发商来解决,从而影响了用户的使用效率,对开发商也是一个极大的负担。
对于高校而言,校际之间的竞争就意味着内部治理体制和工作效率之间的竞争。随着学校规模的扩大,假如人员之间、各部门之间的信息传递仍然停留在原来的有纸化传送的基础上,这种就势必导致低效落后,影响各部门间的信息流通效率,有必要建立安全、高效的办公自动化系统。通过对办公自动化系统的研究,把握其发展方向和趋势,构建高效的办公环境。随着信息技术的不断发展和理论研究的不断深入,各种新的办公自动化系统设计方案的出现必将对办公自动化的实施与推广起巨大的推动作用,办公自动化系统必将获得更广泛的应用前景。
三、高校办公自动化建设存在的问题
1.办公人员意识问题。表现在对使用办公自动化的必要性认识不同,对传统的办公办公方式仍然有较强的依赖性,一部分领导还对使用办公自动化系统实现办公无纸化的前景心存疑虑。许多领导对办公自动化理解不深,认为所谓的办公自动化就是在办公过程中使用先进技术和设备,目的只是要提高工作效率。实际上,使用办公自动化提高管理层的决策效能更加重要。各高校应该加大媒体的宣传力度,为校领导开设网络和办公自动化使用课程,提高其对办公自动化的认识。没有各级领导的积极支持和推动,办公自动化建设过程中的任何环节都可能出现巨大阻力。校领导的支持和参与对办公自动化建设的起步与完成都具有决定性的作用。
2.资金投入问题。办公自动化建设是一项资金投入较多的系统工程,从开发到成型再到完善都需要经过一个长期的过程。在这个过程中,网络建设、硬件购置需要资金,网络的维护、软件的开发以及系统的推广等都需要资金。许多高校碍于自身财政状况,对于办公自动化建设的资金投入大大缩水,严重影响办公自动化建设质量。各个高校应着眼于学校的长远发展,尽量保证办公自动化建设过程各个阶段的资金需求。有些学校还设立了专项资金,有效地保证了学校信息化建设的顺利进行。
3.系统安全问题。办公自动化系统建设需要建立校园局域网,各个部门的电脑都需要入网。对于高校的办公自动化系统,其传输、处理、存储的大部分信息都具有极高的保密性,有些还是国家有关部门下发的高度机密文件。由于办公自动化系统与Internet直接相连,一旦学校自动化系统遭到病毒或黑客攻击,必然会造成比较严重的后果,网络系统的安全性是不容忽视的。调查显示,少数高校的校园网建立较早,己经满足不了学校发展的需要,安全性也缺乏保障,还需要进行网络升级和改造。各高校可根据自身校园网络的实际情况采取措施保证其安全性,如统一要求各部门电脑安装防病毒软件、对重要信息的传输采用加密技术、建立学校内部网络系统以便在物理上与外部网络系统隔绝等。
4.公章的有效性问题。公章的有效性对纸质公文而言,印章是公文生效的标志,在实现办公室工作自动化后,印章的权威性及电子印章和纸质印章的协调性问题成为急需解决的重要问题。由于电子印章通过技术设备手段而形成,也就易通过技术设备手段而窃取,使电子印章的安全性要差得多。如果使用电子印章就要增加投资,就涉及到相关设备如打印机的改造,有可能由于资金原因而使许多单位无法或推迟实行办公自动化。
四、高校办公自动化建设的必要性
1.多校区办学模式的需要。随着上个世纪卯年代以来全国高校合并风潮的出现,以及为解决高等教育扩大招生的要求、寻求新的办学空间而风生水起的异地办学,使全国大多数高校都出现了多校区并存、远距离教学的新的办学模式。在高校多校区办学情况下,为节约管理成本,提高工作效率,就迫使高校办公室改变传统的以手工为主的工作方式转而采用高效率、高质量的自动化办公系统。高校办公室的任务是及时、准确地向校领导提供信息,进行决策参考。行政决策的信息的及时性、准确性,是决策正确与否的关键。校园网与DnE团肛刃相连,可以利用互联网进行异地办公,及时、准确地将各校区的信息、甚至国内外信息反映到领导处,既节约时间,又节约了管理成本。
2.与兄弟院校、国际社会联系日益密切的需要。随着信息社会的建设和发展,各兄弟院校之间,国内高校与港、澳、台、国外其它学校之间的交流日益增多。随着社会参与办学的力度越来越大,学校教育与社会需求之间的相互适应和相互调整,都使高校工作效率,对社会和其它高校的信息能做到及时接收和有效反馈。这无疑也需要高校办公室工作实现自动化。
3.提高办公室工作效率。办公室工作内容繁杂,包括公文收发、起草、归档、查询,会议安排,领导日程的安排,,信息收集上报,对外交流,接待等。办公室作为学校的综合管理部门,负责与各院系、兄弟院校进行联系、沟通,信息量大,事务繁杂,其工作质量和速度受办公室工作人员素质的限制。实行高校办公室工作自动化,可以将大部分事务性工作采用信息化方式,进行程序化管理,提高工作效率。
4.办公自动化自身优越性的需要。高校办公室实行办公自动化有利于事务处理信息化、咨询决策的智能化和指挥调度的现代化。事务处理信息化是办公自动化的初级阶段,也是一个重要环节,主要是指发挥计算机书写快速、整洁、易于修改,存储量大的特点,利用计算机网络构成上传下达的文件的传送、管理、归档和保存,利用计算机网络收集各类信息,扩大交流,实行异地办公;利用计算机对收集到的信息进行归类、分析,提高决策的效率和质量;利用办公自动化,对领导的决策进行跟踪、监督,及时反馈信息,使领导及时掌握最新的情况,实现指挥调度的现代化。
五、结语
办公自动化系统的建设和应用对提高高校行政管理工作的效率和质量有着十分重要的影响。高校办公自动化系统的设计与应用,必须在充分细致调研的基础上,进行填密的分析,要根据自身的需要,不断完善系统功能,以保证系统的顺利实施和发挥应有的作用。系统的设计与建设还要实事求是,充分开发利用现有资源,根据实际情况循序渐进。高校办公自动化系统的应用可以大大提高高校办公效率,也是适应未来办公发展的必然趋势,应充分认识到普及办公自动化系统的重要性和必要性,尽早推广实施,使高校行政管理迈上一个崭新的台阶。高校办公自动化系统的设计与建设必然会对学校的信息化和管理现代化起到巨大的推动作用。如何充分利用高校校园网资源,改进高校的办学条件、加快学校信息化建设,是所有高校今后长期面临的一个问题。总的来说,高校办公自动化系统的设计与建设是一项比较复杂的系统工程,不可能一蹴而就。一个学校办公自动化系统的建设必须在充分调研的基础上,进行缜密的分析,根据实际需求,不断完善系统功能,以保证系统发挥应有的作用。
参考文献
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[2]沈培华.高校信息化研究与实践.河南省教育信息化工作会议.2004
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[5]赵国栋,王琼.中国、美国及香港地区高校信息化发展状况比较研究[J].
【关键词】办公自动化 人力资源 办公效率 办公成本 经济收益 发展 现状
办公自动化已经成为目前机构和组织办公的主要手段，在机构的运转和发展中扮演重要的角色，同样也成为管理者们关注的重点目标。
一、办公自动化的概念
办公自动化（OA）（以下简称“OA”）就其起源、产生的背景来讲，伴随电子产品和设备的发展和在办公实践中的应用，使办公室的工作能够自动化进行，最开始时候主要是以解决政府机关和大公司单位的档案、文件，通过办公自动化应用更加轻松和短时间的进行大量文件、档案的处理。办公自动化OA作为―个术语是由DS哈特于1936年首先提出来的[1]。我国的办公自动化发展和应用于1985年首次办公自动化规划讨论会上提出的。办公自动化的开展和应用实际意义上为通讯设备（电话、传真机），计算机技术、信息技术与行为科学、管理科学等先进科学技术及电子设备应用在办公室的各种工作和各种活动，帮助整理、统计和提高工作效率、质量等[2]。最主要的目的是为提高工作效率、工作质量；减轻工作负担，改善工作环境和提高工作者的工作积极性。
二、OA的发展
办公自动化最早是起源的国外，伴随我国的办公水平和科学技术的提高，20世纪70-80年代我国才逐渐提出办公自动化概念和开始实施办公自动化管理，办公自动化主要是通过计算机、打印机、复印机进行相关信息的管理、传送、储存等，重点是进行文件管理和编辑。但伴随计算机技术的不断发展和进步， 90年代后期互联网逐渐广泛应用于机构的办公，从而能够更加有效快速的获得相关资料和进行管理，同时对不必要的文件和资料不必进行打印，减少储存空间的同时减少办公耗材的浪费。利用互联网进行各个机构和部门的监督和管理还能够有效的提高监管力度和效果，减少信息传递过程的时间和过程，从而提高办公人员的工作效率，减轻工作人员的办公负担[3]。
伴随近些年人们对环保的重视和关注，如今办公室内提倡低碳无纸化办公，主要是减少办公室内文件的打印、降低纸张的浪费，节约办公用纸等，能够不进行打印的文件尽量应用单子版通知和进行相关信息的转达。上报相关信息尽量以电子版的形式进行传送，降低办公纸张的使用。
三、OA存在问题
各个机构办公人员的文化水平不一，导致在进行办公自动化的实施中存在一定的障碍。部分年龄较大的工作人员由于生活在传统办公的时间较长，因此对办公自动化和无纸化办公缺少认识和学习，对应用办公自动化存在抵抗情绪和消极态度，在计算机和互联网的应用中存在一定的障碍。仅能够进行计算机的单机操作、还继续传统的办公方式，不能进行电子版文件和相关信息的上报操作。
四、OA发展趋势
伴随互联网的广泛应用，办公自动化的计算机应用已经得到普及，同时应用互联网进行办公也逐渐成为趋势化发展。面对越来越多的电视会议、电话会议、视频会议的开展，办公自动化互联网办公已经成为工作中必不可少的。以后办公自动化发展的趋势应逐渐趋于数字化、网络化发展逐渐替代传统的办公模式。同时伴随越来越多互联网和计算机的应用，互联网安全逐渐得到管理者们的关注，对于上传和下载信息的安全问题，管理者们尤为重要，尤其是涉及到机构内秘密文件和信息的处理和保管。安全系统的建立主要为：
（一）相关信息的保密和安全性，在实际工作中应保证相关文件的上传和下载过程中安全可靠，具备相关的可查询的记录，在出现相关信息的安全问题时可进行记录的查询，保证操作人员不能够进行行为的抵赖。确保在办公过程中的保密性，无授权不能随意进行相关资料和文件的获取，降低保密文件和信息的共享，防止重要文件和信息被篡改。
（二）安全系统的完善和建立，在计算机和互联网的应用中应注意本系统和部门计算机，安全系统的完善和修复，应定期对本机构计算机和互联网安全进行维护，保证计算机和互联网使用中的安全和保密性，防止不法分子或是黑客进行攻击导致系统瘫痪，重要信息和文件丢失导致严重损失。我国目前主要的互联网安全措施主要是依据计算机情况建立防火墙，阻挡恶意木马、病毒的攻击和窃取相关的信息和文件。同时对在文件夹的传输和下载中，存在安全隐患的文件等，阻挡其进行收发和使用，更高层的监管为公安部门的监管，对管辖区域内不安全网络和数据管理系统进行监管，控制违法网站和不良信息的传播。能够有效的保证在应用网络中所有信息和相关文件的安全性和保密性，减少不发分子窃取机密文件进行违法活动。
综上所述，今后办公自动化的发展主要为数字化、安全信息管理化发展，实现完全办公自动化和无纸化办公，在对办公自动化优化的同时应注意对工作人员计算机和网络知识管理方面的培养，提高安全意识、增加对网络安全的重视。在降低办公成本、增加办公效益、改善办公环境、减轻办公负担的情况下，使办公室工作者们能够有个更加轻松、愉快、安全、稳定的办公环境。因此，办公自动化发展是目前办公管理必然发展的趋势，让办公更加人性化获得更高的办公效率，付出最小的办公成本。
参考文献：
[1] WfMC； Workflow Management Coalition Interface 1： Process Definition Interchange Process Model （Document Number WfMC TC-1016-P Document Status-Version 1.1）；2000.
[2]赵六奇.论办公自动化与档案管理[J].农村.农业.农民（B版），2011.（10）.
[3]白蕾.办公自动化条件下档案工作的特点[J].广播电视信息，2011.（10）.
[4]许渡勇，张如云.企业计算机主干网的设计及应用[J].办公自动化杂志，2007，（7）：34.
