发布时间：2022-04-11 21:02:17
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案信息化建设样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
关键词：档案；信息化；管理
自从信息化技术被发明以来，它就以其特有的优点被广泛的应用于各行各业中，使我们进入了一个信息化的时代。而档案的信息化建设也是当今时代档案管理工作的必然选择。这种信息化的管理，方便了我们对于档案的查阅，修改以及保存，并且还可以在基础管理的技术上实现信息资源的共享，提高了档案管理的能力。
1 档案信息化建设存在的问题
1.1 信息化建设中缺少规划
从整体来看，我国档案信息化建设的现状是都根据企业或者各个行政部门自身建设的需要来进行档案的管理，所以缺少统一的规划。而且许多档案管理部门也不会对自身的信息化建设进行全面的规划，往往是针对一项问题进行分析，也就使哪里出现问题，解决哪里。这样的建设管理方法一定程度上制约着整个档案信息化建设的发展【1】。另外，各个档案馆使用的数据格式以及相关标准都没有统一的规定，这就给不同档案馆之间信息的传输带来了一定的障碍，同时影响信息的集中统计以及管理。
1.2 信息化建设管理落后
档案的信息化建设的优越性主要体现在其利用最新的信息技术，对档案资料实现信息化的管理，提高了管理的效率，省时省力。但这种信息化的管理并不是完全没有缺点的，人员仍然是档案管理中的核心。但有些档案管理部门没有认识到这一点，他们觉得高效率的电子科学技术可以实现档案管理的完全信息化，从而就忽略了对这项工作的管理。管理人员的责任意识淡薄，过分的依赖于科学技术，忽略了人员在档案管理中的重要作用。只注重档案的管理，没有及时将过时和有错误的档案进行废除和修改，扰乱了档案管理的正常秩序【2】。
1.3 信息化建设资源短缺、人才缺失
当档案的管理向着信息化建设的方向发展，其对于专业人才的需求不仅仅是具有档案管理相关知识的人才，而我们需要的是既有档案管理专业理论知识有掌握现代化信息技术相关知识的人才。由于档案的管理工作是一项较为基本的，没有太大发展的职业，所以，该方面的这种全面性的人才较少。这也一定程度上限制了档案信息化建设的发展。另外，传统的档案管理工作是基于对纸质文件档案的保存和管理，所以在信息化建设之初，我们的基础资源相对短缺，而且建设之初的工作量较大，这也给档案管理的信息化建设带来一定的难度。
2 加强档案信息化建设的措施
2.1 统一设置规划
从根本上来看，我们对档案实现信息化的管理最主要的目的就是实现对档案资料的整合，实现档案资源信息的共享。这样的目标的实现，就要求我们各个档案管理部门对档案的信息化管理有统一的标准。在实际的应用中应该从大局出发，采用统一的建设管理方法，有利于对信息资源的统一整合。当然，这种标准的统一就需要上级有关部门加大重视，制定统一的标准。
2.2 加强技术人才的培养
上文我们提到过，档案管理的信息化建设工作对于相关人才的要求非常高，我们需要的人才不仅要有档案管理理论知识基础，而且还要掌握现代化的信息技术。所以，加强相关技术人才的培养也是档案信息化建设的一个重要方面。传统的档案管理工作一般是年纪较大或者已经退休的老职员，但自动信息化技术发展以来，他们工作起来就显得力不从心，所以我们的档案管理部门应该适当的减少这些老员工的工作量，聘用一些具有专业知识的新一代人才。另外，我们也要加大对在职人员的培训，一方面加强他们的工作责任意识，另一方面实现其知识的更新，以适应不断发展的信息化技术。
2.3 加强相关法规建设
对于档案管理的信息化建设我们的法规还不是很健全，其主要体现在两个方面，一是缺乏相关标准的完善，也就是指，档案管理信息化建设没有统一的标准，也就使我们在之前提到过的，不利于对信息资源的整合。另一方面就是对于信息化建设的管理方法的法规不健全。所以，国家有关部门应该加大注意力，加强对档案管理相关法规的建设。对建设标准和管理规定两方面作出明确的规定，促进档案管理信息化建设的良好发展。
2.4 加强管理
在相关法律法规建设较为完备的基础上，我们就要依据规定，加强对档案信息管理工作的管理。当然，在相关法规建设不完备的时候，各个档案管理部门可以根据自身发展的需要，对相关工作者的工作进行明确的要求，使所有的工作项目都做到有标准可依，这样就使得整项工作更加系统化和统一化。
2.5 完善安全维护体系
档案管理工作的信息化建设是以电子计算机作为主要的载体，这就会有一定的安全问题，所以我们在进行信息化建设的同时，也要注意对整个信息化建设的系统进行安全维护。具体表现为：采用多种先进的技术对计算机进行加密，防入侵，防病毒等处理。另外，还应该掌握对电子信息的备份以及恢复的技术，防止不当的操作造成数据的丢失。条件允许时，我们可以聘用相关的安全维护的技术人员对整个信息化建设系统进行安全防护。这是保证整个信息化管理系统正常运行的关键保障。
3 结语
综上所述，档案管理的信息化建设是当代档案管理工作的重点内容，针对现阶段档案信息化建设中存在的问题，我们应该加大重视，从转变思想观念，积极引入技术人才入手，对信息化建设进行多方面的调整，在加强相关法规建设的基础上，完善建设标准和管理措施，从根本上促进档案管理信息建设的发展。
参考文献
关键词：档案管理；信息化；建设
Abstract: how to grasp the information industry development opportunities, give full play to the advantages of archives information source, is placed in front of each file workers urgent need to address the issue. In this paper, the problems on how to strengthen the information construction were discussed.
Keywords : file management; informatization; construction
中图分类号：G27文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）
档案信息化就是在档案活动中全面应用通讯技术、网络技术等现代化高科技手段，用信息科学技术对档案信息资源进行处理、管理、开发和提供利用。究其实质，是档案管理模式和利用方式，从传统的以档案实体保管为主，向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息的形式为社会提供服务的转变过程。但是，由于该项技术在我国发展时间较短，人们对档案信息化建设的理解和认识还存有偏差和不足，在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。
一、档案管理信息化建设的重要性与必要性 （一）档案管理信息化建设的重要性：
1、档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。
2、完整可靠的信息和快速的综合分析能力是决策和管理的有力保证．
3、档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。
（二）档案管理信息化建设的必要性1、档案信息化建设是电子政务实施的要求 档案部门管理的档案很大一部分来源于行政部门形成的有保存价值的文字、图表、录音、录像等，现在连政府机构的信息都放到网上，政府与公众的互动处理也放到网上实施电子政务了，网上形成了大量电子党政管理类文件。 2、档案信息化建设是数字化、网络化发展的要求 档案部门所管理的档案目前大都停留在只对本单位形成的纸质文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，对上述活动中形成的大量电子文件、电子档案束手无策，无能为力。档案部门如何在数字化、网络化的大潮中求生存求发展？保存在各级各类档案馆库房中作为知识原始载体的档案实体，如何最大限度地发挥作用？这些问题就使开发档案信息，进行档案信息化建设成为必然。 3、档案信息化建设是开发利用档案价值的要求 提出控制论的数学家维纳，在其饱含人文关怀的著作《人有人的用处——控制论与社会》中明确地指出：信息的价值正在于传播，而不在于储藏。任何“意义”、“价值”一类的判断，在没有传播的情境下只能是无意义与无价值的。档案价值的实现是要通过对档案信息的开发、处理、传递与广泛利用来实现的。档案部门作为一个信息服务机构，只有实现了档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务利用网络化，才可能最大限度地发挥档案的作用。
4、档案信息化建设是档案馆自身发展的要求 随着社会文明进程的不断发展，档案案卷数量在不断的增加，档案利用也逐步增加。要适应新的形势，档案馆自身建设必须加强。建设数字化档案馆，实现信息化管理，要求档案馆在自身建设上要从网络与计算机体系、档案管理专用软件体系、档案数据获取与更新体系、档案数据处理与存储体系、档案信息提取与分析体系、档案数据与信息传播体系、档案数据库建设体系、档案咨询服务体系、档案数字化专业人员体系、数字化档案馆用户体系以及档案标准与操作体系等方面着手实施，改变现有管理手段相对落后的现状。
二、档案管理的现状 档案管理主要包括两个方面的内容:一是对档案资源的管理，也称档案实体管理。二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息管理。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容，通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系，为档案的现代化管理打下基础。随着档案管理受重视程度的大大提高以及技术的进步，档案管理的设施不断得到完善、更新，但在实际工作中，档案管理与社会的进步相比，仍然存在很大的问题，表现在：1、档案工作人员素质偏低、待遇差、队伍不稳定；2、领导重视不够，档案意识不强、经费不足、设备不全、硬件条件差、管理摸式呆板；3、宣传不力，群众参与意识薄弱等方面。
三、加强档案管理信息化建设的途径
(一) 制定规划，突出重点，推进档案信息化建设工作
档案信息化建设工作应该首先破除对信息化建设工作中存在的认识误区，坚持以利用为中心，充分发挥信息化工作的效用。档案信息化工作要以利用为本，充分考虑档案利用需求与特点，结合本单位信息化工作发展水平来开展。要从本单位实际出发，讲求实效，做到建一个成一个，发挥效用，不能搞形式主义。
(二) 重视档案业务流程的重组。
第一，档案信息收集、管理方式的改变。数据处理在文件处理阶段就可完成，公文处理与档案管理有机结合，实现文档一体化，可以自动完成各类档案资料的统计工作，绘出各类统计报表。第二，档案信息检索与提供利用方式的变革。网络环境下将实现自动分类、自动标引、自动编目及自动检索等工作，多数档案资源可通过计算机网络进行查阅和对外提供服务。第三，档案指导、编研从有形实体向虚拟网络转变等。信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境，传统档案组织机构、业务流程，管理体系越来越不适应档案管理信息化的需要，所以有必要从管理理念到组织机构，从业务内容到业务流程进行有效重组，以适应变革的要求。
（三）增强保密意识，采取有效措施，构筑档案信息的安全保障体系
档案部门应树立科学的正确的档案信息安全观念，坚持“积极防御、综合防治”的方针，以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机病毒防治管理办法》等法律法规为依据，结合本单位档案管理工作的实际，制定严格的规章制度，形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系。档案管理人员必须要有保密意识，认真地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。同时，在现代信息社会中应树立高度的安全意识，有效地防止人为的干扰破坏，注意防毒杀毒，确保档案信息的安全性和完整性。
（四）加强组织协调，整合档案信息资源，做好信息化建设的核心工作
作为一项庞大的综合性工程，档案信息化建设必须通过设置高效率的工作机构来协调其工作的开展。其工作机构应包括：信息化建设的组织管理机构、网络系统的设计建造机构、网络信息管理服务机构等。其中组织管理机构是建设的决策指挥者和组织实施者，是整个信息化工程的策动力，决定着网络建设工程的组织效率；网络系统设计建造机构是具体负责档案信息网络的规划、技术设计和工程建造的机构；网络信息管理服务机构是档案信息网络的实际运作者，负责网络的运行维护和档案信息的组织、与更新。
（五）加强档案信息标准化和规范化建设，为信息化建设提供必要条件
档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性标准规范是对档案文件信息化处理的规范，其范围包含电子文档的标准及管理规范；技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。
（六）调整档案管理人员的知识结构，提高员工素质
在当前状况下，各档案管理机构可以通过引进与培养相结合的方式，调整档案管理人员的知识结构，对急需人才和高端人才加以引进，对现有管理人才通过培训、在岗自学等方式进行培养，建立一支掌握档案管理和信息技术，知识结构合理的复合型档案管理人才队伍，能够适应档案管理的发展需要，有效解决档案信息开发利用不足等问题。
文献标识码：A
文章编号：1006-0278（2015）05-015-02
疾控中心是我国各种疾病预防控制的卫生性公益性单位，在疾控机构的档案管理中的相关资料对当前各种流行疾病有准确的预测趋势，能为出现的疾病预防和控制提供准确的依据，对今后可能引发出现的疾病还能提供重要的参考价值。因此，疾控中心的档案管理工作不可忽视。随着科学技术的发展和信息化技术的普及，过去陈旧的档案管理方式己无法满足当前的工作需要，如何在当前的科技时代实现档案信息化管理，己成为值得关注和探讨的话题。
一、档案信息化建设在疾控机构中的重要意义
（一）档案信息化建设目的
随着信息时代的到来，疾控档案信息化建设重要性得到了充分的证明，如何使疾控档案的利用更为有效，成为了当前我国档案管理工作的重中之重。疾控档案的信息化建设，要求将计算机强大的数据系统处理功能结合网络传播的高效性贯穿应用于档案管理与使用工作的每一个环节，不断提高档案管理工作的效率，提高档案资料信息的利用能力，将工作人员从繁重枯燥的管理工作中解脱出来，充分利用科学技术和信息化管理手段提高档案管理工作水平。
（二）档案信息化建设意义
档案信息化建设改变传统纸质档案繁杂劳动管理的方式，作为社会公共卫生管理的主要任务和主要内容，如果延续采用纸质管理模式，无疑增加了工作量，在人力、物力和时间上的消耗也是巨大的，影响档案管理工作效率。充分利用科学信息化管理手段，能够有效对档案信息进行电子化合理排序和分类，还能利用各种功能进行检索、复制和传输，大幅度提高工作效率。另外，档案信息化建设还不受保管条件的限制，更好地保护档案文件。传统的纸质档案在保管过程中会随着时间的推移出现资料变质或残损的情况，过于频繁查看和使用还会加速损坏的可能，这些在电子化档案管理中能得到有效的避免。
二、当前疾控档案信息化建设的现状
（一）上级不够重视
当前，我国对于疾控中心信息化建设的投入总体来说还不够，尽管很多地方的各级政府和相关部门已经注入不少资金以提高业务部门实力，但是也有不少地方疾控中心的档案资料管理还处于纸质文件为主、电子管理为辅的阶段，相应的规章管理制度也没有制定和出台，标准的档案管理需要的配套设施和环境也无法得到提供，比如数字化网络、专业存储、软硬件配备等。此外，从省市的档案调动和连通共享工作都没有得到应有的重视，由于对档案管理工作的忽视，出现了不少资金不足、制度不够完善的问题。
（二）专业素质较低
信息化建设的推进需要一批专业的技术管理队伍和人才，但是当前我国很多地区的疾控中心相关人员在思想素质和工作能力上还打不到要求，不少疾控中心的专业人员由兼职从事，经验丰富的工作人员缺乏对计算机系统的熟练操作和应用，而新人的人才在收集档案、整理档案的工作中无法专业迅速地处理，这样的工作情况会影响疾控中心档案信息化管理的推进。
（三）存在安全隐患
疾控中心的档案管理有一定的特殊性和复杂性，其内容包括了科研档案、突发流行病资料、疫情信息资料、传染病资料、公共卫生信息等，这些资料信息对国家人口的安全有着直接的影响，同时还具备了保密性。但信息化管理无疑受到了网络安全、系统软件安全以及工作人员保密安全等多方而的威胁，例如硬件出现故障、网络遭遇病毒、文件资料被人为篡改等，这些都给疾控档案信息化建设带来了发展和隐患。
（四）管理软件落后
当前我国很多疾控中心使用的管理软件属于通用版，相关的专业人员并没有针对业务的具体特点对其进行改进和优化，导致很多软件的功能没有得到充分的发挥，而与业务相关的档案在需要使用的情况下也提供不了，特别是当前市而上出现的无法提供外部接口和类似疫情网络传播、传染病监测等信息连接。由此可知，专业化的工作人员如果没有先进的软件配合与支持，那么在整理归档的工作中还是会遇到很多问题，甚至造成人力和财力的巨大浪费。
三、疾控档案信息化建设措施
（一）重视档案管理，加大资金投入
各地区疾控中心的管理人士应该重视档案管理工作，全而深入认识档案管理工作在准确预测疾病流行趋势和预防控制方案制定等方而的重要意义，因此必须在法律规定的情况下充分结合当地的实际情况，制定出科学的行之有效的管理制度，特别是针对电子档案的收集工作和整理工作顺利进行而拟定的规章制度，另外还要配备标准的绩效考核，强化信息化管理。相关部门还要在资金方而给予疾控中心一定的支持和帮助，优化档案部门良好物理环境、安全电路等方而的硬件设施建设以及包括操作系统、杀毒软件、防火墙、加密文件软件等方而的硬软件配套设施建设。更要从长远的发展角度出发，将其作为各地区档案连接的重要媒介综合信息，加大资金投入，以起到连接和维护的作用。
（二）培养档案人员，引进专业人才
现代疾控中心档案管理工作需要一批有着高尚道德水平和优秀专业素养的复合型人才，因此引进培养专业性的高素质人才是当前疾控档案信息化建设工作的重中之重。在疾控单位中，针对经验丰富但缺乏计算机基础技术的工作人员，单位应该对其开展定期的培训以提高计算机操作能力；针对具备一定档案管理能力及计算机基础操作能力的工作人员，单位可以定期组织各种学术讨论或讲座等科研活动帮助他们强化专业认识，同时还可以有效增强各个部门之间的沟通与交流。另外，还要努力从外部引进更多的符合档案管理要求、具有丰富管理经验的人才以协助疾控中心做好档案信息化建设工作。
（三）落实安全制度，强化管理技术
档案信息管理中的安全问题必须依赖强有力的安全管理制度的保障，在具体工作中药加强对工作人员的管理培训，还要彻底落实工作责任制，对工作人员的工作表现实行奖罚分明的考核制度，此外还要严格划分档案文件的安全级别，尤其是一些机密文件的保管更要实施物理隔离的措施，充分全而认识网络管理的弊端，加强秘钥管理。而一些系统机密则要运行跟踪制度，通过计算机自动生成系统日志来对其加以监督，自主维护，出现故障及时整理恢复，在日常工作中要养成定时的维护和病毒防范的习惯。
（四）开发管理软件，提高管理效率
各个疾控中心要根据白身的实际情况制定有针对性的管理方案，开发符合白身需要的档案管理软件模块，保证其具备外部接口提供，网络直报系统以及各系统相互连接的功效，对这些重要的业务档案进行统一有效的管理，不但能预防信息孤立无效使用的情况，又能大幅度提高档案信息利用的效率，提高档案管理工作的效率。
摘要：职称改革是我国一项重要的人才选拔和激励制度，关系到广大专业技术人员的切身利益。从2009年开始，广西率先在全国各省区中实行无纸化信息评审工作，取得了良好的效果，得到了专业技术人员的广泛认可和支持。作为职称信息化改革的一个重要内容，档案的信息化建设也被人们提上了日程。转变观念、加大资金投入，不断提高从业人员的素质，制定相应的标准，确保档案信息的安全性是职称档案信息化建设的关键。
关键词：职称档案 信息化 广西 途径
1、引言
我国的职称改革已经迈入了第二十六个年头，近三十年来，这项政策在专业技术人才的选拔、激励、使用等方面发挥了举足轻重的作用。2008年，经过柳州市中小学教师系列的成功“试点”，2009年开始，广西在全区范围内实行职称信息化评审的改革。这是广西在创新人才选拔制度方面进行的一次有意义尝试。从两年的实践来看，这项改革得到了广大专业技术人员的认可和支持。作为信息化改革的一个重要内容，职称档案的信息化建设也因此被提上了议程。
2、职称档案信息化的含义
2.1职称档案的内容
职称档案是指各单位在开展职称评审、职称考试、职称聘任等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图标、音像等不同形式的记录资料。1主要内容包括各级人事职改部门的文件及通知、参评对象的各类表格（如评审表、认定表、重新确认表）、各类佐证材料、职称证书等。
2.2档案信息化建设的含义
档案信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、音像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数据库。2职称档案的信息化建设是指在职称信息化改革的背景下，利用各种技术手段，将各类纸质的职称文件或其它传统的佐证材料转化成电子档案数据，并通过一定的数据库技术实现对档案信息的管理和利用。
3、职称档案信息化建设的必然性
3.1 传统职称档案管理存在的问题
3.1.1 费时、费力、费钱
以广西高校教师系列为例，申报高级职称的纸质材料往往包括一式四份的评审表（16K纸双面打印）、一式二十五份的推荐大表（A3纸打印）、论文代表作原件一份、各类证书或证明材料复印件一式一份等。为了能够提供齐全的材料，参评对象往往需求提前半年收集材料并分类汇总；此外，由于高校教师的教育科研业绩相对突出，一个参评对象完整的纸质申报材料往往重达2～3斤，一个高校一年的职称材料的搬运很有可能会需要使用到微型的面包车，光凭职改工作人员来搬运是不现实的；再次，由于绝大部分申报材料提供的是复印件，使用到的复印纸多达几百张，这无形中也会给参评对象带来不小的经济负担。
3.1.2 档案材料真实性无保证
近年来，职称工作的社会关注度越来越高，一方面是因为职称事关专业技术人员的切身利益，另一方面是因为在职称评审中出现了不少材料造假的案件，破坏了职称评审原本的公平性。极少数申报对象利用纸质复印件材料不容易让人察觉的缺陷，在职称评审中“获利”，使人们对职称评审的公平、公开和公正，产生了怀疑。
3.1.3 档案材料利用率不高
档案的最终目的是利用。一份参评对象的职称材料，既是该同志基本情况的概述，也是该同志几年甚至是几十年来业绩成果的一个总结，具有较大的利用价值。然而，长期以来，很多人存在一种落后和错误的观点：职称材料只是在申报评审时才有用，如果通过评审了，则职称材料的存档或利用就显得可有可无。这种观念导致人们将职称档案把其佐证材料功能与日后的使用功能分离开来，再加上相关单位职改办部门保存的材料中主要是以评审表为主，其它申报材料一般如数退还给申报者本人。因此，大部分参评对象的职称档案实际上利用的程度非常低，形成了所谓的“信息孤岛”。
3.2 职称档案信息化建设的必然性
3.2.1 省时、省力、省钱
随着北部湾经济开发区的建设及中国―东盟自由贸易区的建成，广西正处在历史上最佳的发展时期，为广西专业技术人员的发展壮大提供了千载难逢的大好机遇。以教师系列为例，2004年全区申报高级职称的教师人数只有900多人，而2010年的申报人数超过了6000人，申报人数增长了6倍。假设每份纸质申报材料的重量平均在2～3斤，则其总重量将高达几顿，这将给档案的使用和保管带来极大的困难。而采用无纸化申报后，将大大简化职称档案材料的制作时间和成本。一般情况下，某个单位或个人只需要具备一台电脑、一个扫描仪或数码照相机、一个移动硬盘就能够满足大部分职称信息化佐证材料的制作、上报、保管和利用的要求。
3.2.2 人才的流动性增强，对职称档案的使用提出了更高的要求
随着国家事业单位岗位设置改革政策的实施，很多专业技术人员逐渐摆脱了原来“铁饭碗”、“大锅饭”的思想束缚，人才的流动日益频繁，这就要求职称评审的任务不单单是选拔人才，更要利用好人才。而利用好人才的一个基本前提，就是要掌握人才的各项基本情况，而职称档案正好具备了这样的功能。再加上信息化评审后，档案的信息更加便于检索、利用、传递、保管，相比传统的职称档案而言，具有更大的利用价值。
3.2.3 电子设备的普及和信息化技术的进步为档案信息化建设提供了物质保障
几年前，当计算机、数码相机、移动硬盘等电子设备对于国内绝大多数的消费者、甚至是单位来说都是一种奢侈品时，信息化建设因缺乏基本的载体而只能是一种奢望。而今，笔记本电脑、数码相机、移动硬盘、复印机、扫描仪等电子设备早已进入了“寻常百姓家”，即便是在一些条件比较艰苦的山区或者乡镇，也具备了制作信息化职称档案的基本设备；其次，信息化技术的进步为职称档案的使用变得更加的便利。如网络技术的发展解决了多人同步电子档案上传或下载的“带宽问题”，加密码认证技术解决了档案材料的安全性问题等。
4、职称档案信息化建设的探讨
4.1 转变观念，加大投入
作为一个“新生事物”，职称档案信息化建设的发展之路不可能一帆风顺。与传统纸质档案管理相比，信息化建设面临设备的使用和维护更加复杂、前期投入的经费更大、技术的学习和掌握更难等现实问题，再加上人们接受一个“新生的事物”普遍需要一个较长的过程，致使在实践当中出现档案信息化建设跟不上职称信息化改革步伐的征兆。究其原因，主要由于很多单位的领导或职改工作人员不重视导致的。片面追求职称评审的通过率，“突击性”的阶段性工作，无固定的工作人员等方面的原因使得职改工作在很多单位得不到应有的重视，职称档案的管理更加容易被人忽视。只有相关单位加大对职称信息化建设的投入，转变人们的观念，把“要我建”变为“我要建”，才能为职称档案信息化的建设争取到更为有利的发展条件。
4.2 提高从业人员素质
职称档案的利用率大小，关键在于职改工作人员业务素质的提高。以往纸质材料阶段，职改工作人员只需在评审会结束后将相关的评审文件和纸质的评审表归档保管即可。而信息化以后，职改工作人员既要指导申报对象如何制作信息化的档案材料，又要负责信息材料的整理、汇总、上报和保管，工作量明显增加了；其次，信息化后职改工作人员的工作难度也增加了，要求他们不仅懂得基本的电子设备使用和维护的方法，且需要学习掌握网络传输、数据库、绘图软件等计算机软件的技能。可见，只有不断提高职改工作人员的业务素质，才能为职改档案信息化建设提供必要的智力支持。而要提高职改工作人员信息化管理能力，可以考虑以下两种方法：（1）加强岗位技能培训。采取集中学习和自学相结合的方式，对所有职改工作人员特别是缺乏相关信息化管理知识的人员进行培训；（2）参加各种计算机或信息化方面继续教育的培训。必要的继续教育能够防止职改工作人员知识的老化，开拓他们的视野，调整他们的知识结构，提高他们的素质。
4.3 制定标准、安全第一
信息化标准的制定和信息的安全性保障是信息化建设的两个核心问题。如果没有相对统一的制作标准作为指导，那么不同单位的信息化档案之间的就有可能出现较大的差异性，不利于档案信息的相互传递或者使用；其次，安全性问题是职称档案信息化建设的另一核心问题，由于档案中大量涉及单位或个人的信息，假如保管不当，极有可能给当事人带来物质上或经济上的损失。因此，制定统一的标准，确保信息的安全就显得十分的迫切。标准的制定可以掌握以下两个原则：（1）不违反规定的原则。即根据现有的相关档案管理的法律法规制作档案信息化的要求；（2）普遍性与特殊性相结合。即各单位、各部门既要在服从上级人事职改部门有关职称档案信息化建设指导意见的基础上，根据本单位的实际制定切实可行的方案和措施。其次，档案信息化的安全性问题可以通过限制访问策略（如网络防火墙设置、网络访问权限设置、加密狗设置等）及物理安全设置等方法解决。
总之，信息化是当今社会发展的一大趋势，职称档案信息化建设必将随着职称信息化改革的深入而显得更加的迫切。广大职改工作人员需要克服前进道路上面临的各种困难，才能使职称工作在经济社会发展中发挥更大的作用。
参考文献：
关键词：档案信息化；建设；档案管理
档案信息化的核心是转变保存方式，将以实体保存的档案管理模式转化为以数字化信息保存的档案管理模式，从而达到长期保存档案信息，实现档案资源共享，方便档案寻找查阅的目的，提高档案的管理能力。当前，大多数档案管理部门已经实施档案信息化管理，但由于档案信息化建设还处于发展探索阶段，在实施过程中易受到其他因素的影响，降低档案管理能力。因此，本文研究的目的就是通过对档案信息化建设与档案管理的思考，提高档案管理质量，实现档案资源的合理利用。
一、影响档案信息化建设与档案管理效率的因素分析
（一）对档案信息化建设缺乏正确认识
档案信息化建设改变了传统档案管理方式，是对档案管理服务理念的变革，但部分管理人员对此缺乏正确的认识，未认识到信息技术对档案管理的影响，信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面：一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率；二是实现档案信息化的建设能够方便档案的管理与查阅，有效提高个人的工作效率，并为民众提供方便；三是有利于实现档案资源的共享，提升组织效率。但部分人员由于未认识到档案信息化建设的优势，阻碍了档案管理的变革，降低了档案管理能力，影响了档案管理的效率。因此，对档案信息化建设缺乏正确认识是影响档案管理效率的因素之一。
（二）对运用信息资源存在错误观念
对运用信息资源存在错误观念是影响档案信息化建设与档案管理效率的因素之一，阻碍了档案管理水平的提高。传统档案管理理念认为，档案管理的目的就是将档案入馆，较好的长期的保存下来，以便以后的查阅。而现代信息化档案管理的核心是实现资源的共享，将注意力由如何存放档案转移到如何充分利用档案资源上面，以更好地利用档案资源、服务大众为主要目的，以提高档案资源的利用率，发挥档案资源更大的作用与价值。但部分管理人员的观念还是较为传统，只注重档案资料的管理保存，不注重档案资源的合理利用，致使档案管理的效率低下，档案管理水平较低。
（三）档案部门信息化水平存在差异
由于各地的经济水平不同，档案部门的信息化施设以及管理人员的专业能力都会存在一定的差距，导致了档案部门信息化水平也存在较大的差距，这已经严重影响了档案管理的效率。有些部门较早使用计算机辅助管理档案，档案管理的信息化水平较高，但有些部门却仍旧使用单机操作，无法实现资源共享，档案管理的信息化水平较低，由此导致网络技术的优势未被发挥，档案信息化管理水平参差不齐等问题，从而影响了档案信息化建设与档案管理效率，致使档案管理能力较低，无法合理利用档案资源。
二、加强档案信息化建设与档案管理的几点思考
（一）加强电子文件的管理
随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。
（二）建立网络档案
建立网络档案能够有效提高档案管理的效率，具有较好的效果，建立网络档案需要做到以下两点：一是建立档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高档案管理的服务功能，使网络档案成为档案信息服务的平台，大力宣传网络档案信息，实现档案信息的合理利用；二是采购必要的硬件设备，硬件设备是提高档案管理能力的基础，信息化的档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高档案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有两点：一是建立健全的管理制度，依照档案管理的规章制度实施档案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是转变管理方式，从传统的管理方式转化为现代化的管理方式，依照工作重点提供信息，组织信息，从而达到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高档案管理人员的业务素质
档案管理人员的业务素质决定了档案管理的效率，因此提高档案管理人员的业务素质至关重要，提高档案管理人员的业务素质主要需要做到以下几点：一是选择具备专业能力的档案管理人员，档案管理人员的工作不仅仅是存放档案，还需要完成在网络上对档案进行储存、接收，并对档案格式进行修改等工作，需要管理人员具备计算机知识与能力，因此需要选择具备专业能力，业务素质较强的管理人员。二是定期进行培训，技术在不断地发展，档案管理人员也需要不断地学习，以满足社会对档案管理人员日益增长的要求，通过定期组织培训可以增加管理人员的知识储备，使管理人员与时俱进，提高管理人员的业务素质。三是建立竞争机制，合理设置岗位，做到人尽其才，充分发挥管理人员的主动性，并激发管理人员工作的积极性。探析档案信息化建设与档案管理具有重要的意义，有助于转变传统的档案管理方式，使档案资源得到充分的利用，提高档案的管理能力。因此，本文主要研究了档案信息化建设与档案管理存在的问题以及提高档案管理效率的策略，通过研究档案管理的相关内容，加深对档案信息化建设与档案管理的了解，提高信息化建设与档案管理的能力。总之，对档案信息化建设与档案管理的几点思考是具有重要价值的。
参考文献：
[1]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016,14(5)：115-116.
[2]王晶，李晓华.档案管理工作必须为档案信息资源的开发和利用服务[J].黑龙江科技信息，2010,02(11)：139-140.
关键词：档案管理 信息化建设 档案信息化
档案信息化就是以原纸质的档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息化，在企业内部，实现档案资源共享，方便企业人力资源部和各个层次的领导及时的查阅动态的本企业人才的档案信息。
1.档案信息化建设的涵义
“档案是资料本身的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。
2.促进档案信息化建设的几点建议
2.1档案工作人员要树立档案信息意识
档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”，档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作。
2.2提高档案信息化水平技术
①配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
②每个员工的档案全文的数字化。对各职能部门每年提交的档案资料，需要全部的输入，并作备注，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
③对上网的员工档案信息进行密级界定。首先制订密级标准，对内部档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
2.3全面提高档案信息的管理水平
信息技术的广泛采用，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
①随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。因此，选用适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
②档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，就可以使企业的档案达到高效的管理。
③信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
④从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。
3.全面推行档案信息化管理，确立档案信息化工程发展的新方向
信息化工程建设的过程就是档案的形成过程，从档案纸质资料的收集-整理-整理成电子版-上传，这些过程都是需要仔细再仔细的，容不得出一点点差错，否则就会导致档案出错，所以，信息化的有效管理会在各方面提高档案管理效率与效益。
①加强内部档案信息化建设，选用适合的企业档案管理软件，制定适合本企业实际工作的档案信息化管理的规章制度，及时改革不适应档案信息化要求的管理体制，提高内部信息交换及共享的水平，创造更多有利于内部利用的条件。
②建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，全面的提高相关岗位人员工作的素质和工作能力。
③档案管理的工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使内部档案的信息系统运行保持在良好状态之中。
④档案的数据质量是计算机管理系统成败的关键，所以必须要严把档案的资料数据关，保证所输入的资料是全面的、准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立资料的审核制度，在档案资料输入之前对档案资料进行审核，在档案资料输入之后还要进行认真的校对。
4.结束语
充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为企业档案的管理提供了很大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不但可以效地实现企业档案的动态管理，提高企业档案的管理效率，还能节省大量的人力及物力。保证档案信息化建设发展，为促进企业的整体经济、效益的发展，提供了快捷有效的档案管理作用。对于企业来说，档案管理的好坏直接关系到了企业的发展，所以，档案管理是需要我们每个企业的管理层的领导去重视的。
参考文献：
1 应用档案管理软件的优点
(一)利用电子文件载体材料要比纸质档案的寿命要长。使用软件，首先要做的是将纸质档案进行扫描，转换DPF电子文件，然后挂接入库，以往的纸质档案在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，除了入档案数据外，我们还可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，VCD、DVD光碟、小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏。
(二)极大地提高管理人员的工作效率
档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案人员从繁重的手工劳动中解脱出来，可以更好地从事档案的收集和编研工作。比如我公司已经建立OA系统或类似系统及其接口，这些系统的数据可通过接口直接转入文件管理功能;各部门文书人员可以通过使用文件管理功能，将文件录入(转入)文件库;文件管理功能完成对文件的鉴定、整理和调整。不需要归档的文件可以存放到不归档文件库中，需要归档的文件可在文件管理功能直接归档。
(三)档案提供利用更加方便。我公司专职档案人员有3人，每个人分管的档案都不相同，一旦需要查找不在自己负责范围内又未进档案数据库的档案时，需要花费很长的时间，必须从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据卷号再去库房查找，费时、费力。档案进行数字化管理后，专职档案人员无论是自己负责的档案，还是他人负责的档案，可以实现即时查询，档案人员选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息，极大地减轻了档案人员的负担。另外对借阅档案者，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。
用户可以根据系统赋予的权限对电子档案目录进行检索查询，找到所需的档案目录，同时对电子原文进行浏览、下载。对电子档案进行查询和利用不需要经过档案管理人员，档案管理人员只需要事先设定每个用户的权限即可。系统会自动记录网上对电子档案查询和利用的情况，随时可以进行利用统计。如果用户需要借阅档案实体，可以直接到档案部门去办理借阅手续，取走档案实体;也可以通过网站提出借阅预约申请，档案管理员批准借阅预约申请后，用户再到档案室取走档案实体。借阅管理可以进行借阅登记、归还、催还和丢失的办理，并可由档案管理员制定借阅的规则和政策，由系统自动进行控制。
(四)档案鉴定销毁工作也实行了可控。对过期档案需鉴定销毁的，可以直接利用计算机管理，操作方便。档案管理员可以定期进入系统的鉴定销毁子系统，通过销毁申请自动得到过期档案的目录，并打印销毁申请。档案管理人员可以在档案鉴定功能中看到待销毁申请的档案目录和原文信息，根据领导对鉴定销毁申请的处理意见对其进行处理：更改过期档案的密级和保管期限继续进行保管或直接进行销毁。选择更改，则更改档案的目录信息，重新存入档案库中;如果选择销毁，则将被挂接的原文删除，并把已销毁档案转移到已销毁数据中供列表查询。
2 应用档案管理软件存在的主要问题
(一)档案人员素质有待进一步提高
档案信息化建设是一项复杂的系统工程，它涉及到包括计算机技术、网络技术、信息安全技术等多面，因此对于档案人才素质有较高的要求。网络化利用要求管理人员掌握WEB技术，IP技术及数据库技术等计算机专门技术，还要求掌握档案利用技术。这种专门人才在档案系统内明显缺乏。档案信息管理依赖其他部门人员，由于该人员缺乏档案管理方面的知识，一旦出现疏忽情况，网站就没有人维护、更新，甚至导致所有的投入都化为乌有。
(二)对档案信息安全不容乐观
在公司档案逐步数字化的过程中，纸质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存，而由于我们对数字化档案的管理情况还不太熟悉，容易引发许多问题。例如，电子文件、电子档案容易受到计算机病毒、黑客的攻击而造成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保证计算机系统、网络的绝对安全。
(三)电子档案的真实性鉴别有一定的难度
纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光、电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备的再转换，虽然存储量大、节省了贮存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉。
(四)电子档案的法律效力问题
通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
(五)信息化进程有待加快
虽然我单位档案案信息化工作已开展多年，建立了各门类档案数据库，但库存档案还有一部分没有进行数字化转换工作，档案的信息化程度不高，而是停留在维持档案日常的简单管理上，甚至仍习惯于传统的手工操作，手工查阅、检索、利用档案，并没有实现真正意义上的档案信息化管理，使档案的利用效率偏低，影响了档案利用工作的水平。
3 解决问题的途径
(一)建立健全管理制度体系。管理制度始终是一项重要的保障，我们必须从人员的管理到软件、硬件要求都作出明确的规定。如：档案利用制度、文档管理制度、系统运行环境安全管理制度、电子档案管理制度等。
(二)加大宣传力度，转变档案利用工作观念，增强全社会利用档案的意识
首先，档案人员要抓住有利时机，向主管领导汇报档案工作，介绍档案工作的情况及取得的成就，通过举办档案展览、利用网络平台相关信息等各种有效的传播手段，宣传档案工作的重要性。其次，尽可能使主管领导参加各类档案活动，特别是参观档案工作比较突出的先进单位，让主管领导了解其他单位的档案工作情况及其领导的重视程度。从而增强领导的档案意识，重视档案工作，加大对档案基础设施的投入。
(三)建立高素质的档案人才队伍
档案工作者要承担档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播、利用的重要角色。档案工作者不再是“看家守业，坐等利用”的“管理员”了，而是要具有一定现代科学技术能力的档案专业人才。所以在这个历史转折期，档案工作者要切实做好角色的转变，才能适应时代的要求。有的同行认为，信息时代的档案管理人员应该是“档案信息导航员”，和“知识创新与创造者”。
随着计算机网络技术的进一步发展，公司档案管理虽然也要跟上了这个“潮流”，但目前我们使用档案管理软件，还只停留在近十年档案的数字化转换工作，档案数字化利用工作还未正式启动，离档案信息化管理工作目标尚有一段漫长的路要走，需要通过公司员工的共同努力，使丰富的库藏资源得到充分利用，实现档案管理同现代技术的有机结合，从而达到自动化、实时化、网络化水平档案管理水平。
高校档案信息化建设是信息时代的必然产物。进入20世纪90年代，随着信息技术的迅猛发展，国家从发展战略的高度，明确提出了“以信息化带动工业化”的要求，国家档案局随之提出了“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。同时，高校档案信息化也是高校办公自动化的必然要求。目前，很多高校都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统的出现也使档案的生成方式发生了变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络中进行，这就形成了大量的电子文件，电子文件的保管必须依托信息化数据库的软件保管和以磁盘、光盘等为载体的硬件保管。总之，高校档案信息化建设是高校档案工作发展的必由之路，是高校档案现代化管理的必然要求，只有真正实现档案管理的信息化、网络化，才能达到档案信息资源共享的目标，才能为人们提供更加高效、便捷的服务。但是，高校档案在其信息化、数字化的实践过程中，遇到了种种客观的、现实的困境，致使档案信息化建设总是停滞于单机数据储存阶段，不能达到质的飞跃，实现真正的信息化、数字化、网络化。
高校档案信息化建设的困境
基础设施不完善。高校档案信息化建设的基础是拥有现代化、信息化的硬件设施和软件设施。硬件设施主要包括服务器、存储器、计算机、打印机、复印机、刻录机、扫描仪、照相机等设备及其必备的组件。由于高校档案信息化建设的经费投入较少，加之缺乏专业的技术人员，致使对这些硬件设施的投入不足，而且配置较低，不能满足于档案管理的数字化、网络化建设。软件设施主要包括档案管理数据库系统，这一系统需由专业的软件开发技术人员来完成。目前，大部分高校都是通过向软件公司购买，并请技术服务人员进行安装和对档案人员进行简单的使用培训来完成的。所以，在档案管理应用系统这一方面，各个高校是不尽统一的，致使在使用上无法实现资源与技术的共享。
人员结构不合理。档案管理有别于一般的办公室工作，它需要专业的档案管理人员，必须了解和掌握档案的立卷、归档工作。可目前的状况是，有些高校的档案人员大部分属于兼职的性质，专业不对口，业务不精，综合素质和能力水平相对偏低，对档案的管理基本上只停留于档案的收集和整理，很少涉及档案的编研与利用。同时，档案工作人员的年龄较大，老龄化趋向明显，在档案部门形成一个较大的年龄隔离层，不利于部门内部对档案资源的研究与探讨。再者，信息化时代要求既具有档案专业知识又具有计算机信息技术的人员，可在这一点，在很多高校档案馆是不具备的，导致高校档案管理的信息化、网络化缓慢发展，远远落后于高校信息化时代的发展。这种年龄悬殊大、知识层次不一致、专业技术不对等是高校档案馆工作人员的主要特点。
信息资源利用不充分。随着计算机在校园工作中的广泛应用，高校办公也基本上实现了信息化、网络化，OA办公系统和校园网站的使用，产生了大量的电子文件。这些电子文件大多散落于各个部门，并未及时上交于档案馆，致使时间一长这些电子文件就大部分丢失。目前高校的档案信息化工作大多偏向于传统档案数字化，花费大量的人力物力财力扫描纸质档案，很少考虑电子档案。档案馆作为学校档案的综合管理单位，有权利、有义务收集这些电子文件，并将纸质文件一并归档，但是由于档案馆自身条件的局限性，不能及时的、完整的收集这些电子文件，加之各个部门对电子文件的不重视以及对档案上交的不及时，导致高校在信息化建设中对电子文件的利用很不充分，造成严重的信息资源浪费。
数字信息的安全性不容易控制。档案信息资源的网络化是高校档案信息化建设的最终目的，但是，电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离的自身局限性对电子文件的长期保管和安全保存构成了极大地威胁。同时，计算机病毒与网络黑客的攻击难以发现。由于人员和技术条件的限制，我们只能采取在服务器上安装杀毒软件、定期备份数据或设置访问权限的方式防止中毒，避免黑客攻击，但这并不能从根源上解决问题。再者，操作失误、网络系统软硬件故障的偶发因素也是难以避免的。总之，这些网络的破坏因素和工作人员技术的限制都加大了档案信息化、网络化的不安全成分，我们对之是无可奈何。
推进高校档案信息化建设的措施
高度重视，确立主管领导负责制。高校档案工作是一项服务性的工作，在高校建设中不是处于核心地位，但它是一项长期的、基础性的工作，学校领导必须有足够的重视，确立档案管理的主要负责人，由学校主管领导统一领导，将高校档案工作纳入学校建设的总体规划中，并分学期督查档案馆年度工作计划实施进程和档案安全保障情况，实行岗位责任制考核，加大管理力度，推动档案工作更快、更好地向科学化、规范化、制度化和现代化方向发展。同时，学校领导应对档案工作从人力、物力、财力上给予大力支持，大幅度提高档案馆业务建设经费、专项经费，确保档案工作的建设需求，尤其加大对档案信息化建设工作的投入力度，保障档案工作与校园数字化工作的同步发展。
完善电子档案管理规章制度，强化档案管理的标准化。各高校档案机构必须根据国家《普通高校档案管理办法》及有关法律法规的要求，结合自身实际情况，制定学校档案管理规章制度和具体实施细则，尤其要制订电子档案管理的规章制度，如电子文件管理实施办法、电子档案保密制度、电子档案利用规范要求等等，通过规章、制度的约束，实现档案收集、鉴定、整理、保管等各个环节的标准化、规范化。同时，电子文件的数字处理、信息转换等都应该有统一的标准和要求，只有标准统一才能够使传统档案文本数字化的保管、利用、传递等工作都实现标准化、规范化，避免出现互不兼容、重复建设等现象的发生，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。
整合信息资源，有效发挥校园网和办公自动化的互通优势。高校档案部门要加强档案信息资源建设，首先，利用数据库技术，通过手工著录、扫描、数码处理等方式有重点、有选择地对纸质档案、声像档案、实物档案等馆藏各类档案数字化，扩大数字信息资源总量。其次，通过对电子文件的收集，按照数字化管理体系进行归档、整理转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。再次，积极参与电子校务建设。档案馆可以牵头对校内的数字资源统一协调和指导。依托校园网，将档案管理系统与学校其他系统如OA系统、教学管理系统、科研管理系统等有效衔接。使档案部门的管理者通过校园网收集到这些系统形成的电子数据，其他部门亦可以借助网络共享数字化的档案信息，形成档案信息化服务的良性循环。
