发布时间：2022-04-17 00:05:34
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关键词：高校人事档案管理 服务意识 信息化管理
高校的人事档案是高校的人事部门对于高校的人才进行有效管理的重要依据，在高校的人才的培养、选拔、任用中发挥着重要的作用。各个高校一定要重视人事档案的管理，在日常的工作中严格按照人事档案的管理制度对于人事档案进行有效的管理，以促使管理人员更加全面、真实的了解高校的人才，以便能够充分发挥教职员工在高校日常管理和教学中的作用，以促进整个高校的教学和科研水平的提高。
1高校人事档案管理存在的问题
1.1档案管理不规范
我国各个高校对于档案管理部门普遍存在着偏见，学校的领导没有认识到档案管理的重要性，将一些不具有档案管理的专业素质的人员安排到档案管理部门。档案管理部门的工作人员很多人根本不了解整个档案管理的操作流程，有些人甚至有资料上的污点，在思想上对于档案管理的工作十分排除。在日常的方案管理上十分随意，没有按照档案管理的规定按照不同人员的档案进行分门别类的管理，甚至在档案资料的制作上经常会出现格式上的错误，出现许多有歧义的个人信息。还会管理不善丢失教职员工个人资料的情况，这严重影响了高校的人员管理。
1.2管理条件落后
目前，我国很多高校的档案管理依然采用传统的使用纸质资料记录人员的信息，在档案柜内集中保存的档案管理方式，这种管理方式程序十分繁琐，还会出现很多的资料流失的现象，不利于高校的人员管理。在档案的管理方面主要存在着以下的问题：第一，人员的流动性大，大部分高校都缺乏专门的档案管理人员。第二，档案管理的信息化水平比较低，不利于提高档案的管理效率。第三，档案的查阅程序比较繁琐，需要经过部门领导的审批，使个人档案的利用率比较低。
1.3人事档案管理人员的专业技能普遍不高
人事档案的管理具有一套严格的操作流程和技巧方法，档案管理人员需要具备档案学的知识，并有极强的知识运用能力。我国目前的档案管理的人才十分稀少，加之高校的领导对于档案管理工作的轻视，在档案管理部门安排了很多缺乏档案管理的专业技能的人员，对员工的档案管理比较随意，缺乏档案管理工作的严密性、连贯性和真实性，对于档案的利用造成直接或者间接的损害。
2高校人事档案管理存在问题的根源
2.1高校领导对于档案管理的重要性的认识不足
在我国高校的各个部门对于人事档案的管理工作十分轻视，对于人事档案管理的重要性的认识不足，是导致高校人事档案管理存在问题的主要原因。由于很多领导并不是档案管理的专业人员，对于档案管理的流程、方法不是很了解，在加上受到传统的高校人事管理可有可无的思想的影响，对于支持人事档案的管理缺乏主动和热情，使得人事档案管理的资金和人员投入方面出现了不足，很多档案管理的基础设施不完善，严重影响了高校档案管理工作的进展。
2.2档案管理的规章制度不健全
由于我国大部分高校缺乏档案管理的专业人才，很多管理人员的专业水平不高，并不能根据国家档案管理的相关规定和高校目前档案管理的实际情况制定出科学合理的档案管理制度，使得在档案管理过程中由于没有明确的管理制度和操作规定，在档案管理的操作中具有随意性。
3加强高校人事档案管理制度与模式创新的主要措施
3.1加大宣传力度，增强人事档案管理意识
加强高校人事档案管理制度与模式创新对于促进档案管理工作的顺利进行有着十分重要的作用。可以通过加强各个部门的档案管理意识，促进档案管理工作的顺利进行，需要做到以下几个方面：
3.1.1提高人事档案管理人员的档案管理意识要使人事档案的管理人员充分认识到人事档案管理工作的重要性，改变传统的“重藏轻用”的思想。在提高自身档案管理水平的同时，对于档案管理进行有效的创新，要紧跟时代的发展步伐，积极关注档案管理领域的新的动态新的信息，以实现档案管理的与时俱进。
3.1.2加强档案管理的重要性的宣传，普及档案管理的知识加强档案管理的重要性的宣传是促进财务管理有效进行的重要措施，通过宣传教育可以增强教职员工对于档案管理的重要性的认识，使人们了解档案管理的具体细则。对于高校的工作人员进行财务管理常识的宣传，为档案管理人员顺利进行管理工作提供良好的保障，使其理解档案管理对于学校选拔人才的重要作用。
3.2创新管理方式，提高人事档案管理的信息化水平
近几年，随着信息化水平的提高，人事档案的信息化管理已经成为未来人事档案管理的主要的发展方向。为了适应信息化时代的发展要求，各个高校要切实建立以人事管理为主的人事档案数据库，并且通过网络实现资源的共享，提高人事管理的水平。
3.3规范管理制度
为了使人事管理工作更加规范需要做到以下几点：第一，建立规范合理的人事档案管理制度，使人事档案管理人员在工作中有一定的规范和准则做参考。第二，加强管理制度的宣传，人事档案管理制度不仅要人事档案管理人员严格遵守，还需要全体的教职员工共同监督和遵守。第三，加强人事档案管理的安全保密工作。
4总结
人事档案管理工作是促进高校教学水平不断提高的重要保障，在高校的人才任用和选拔中发挥重要的作用。为了提高人事管理水平，学校的教职员工要认识到人事管理的重要性，不断创新管理方式，规范人事档案管理制度，提高人事档案的信息化水平，促进高校人事档案管理的不断发展。
参考文献：
[1]王云庆,李晓丽,武丹.关于创新人事档案管理制度与模式的探索[J].中国人力资源开发,2007,(4).
[2]董洁.信息时代高校人事档案管理的研究[D].山东大学,2008.
[3]宋绍梅.创新高校人事档案管理模式的思考[J].中国科教创新导刊,2013,(34).
关键词：人事制度；人事档案管理；特点；影响
作为人事制度改革中的重要内容，人事档案管理质量的高低会严重影响到人事制度改革的顺利实施，所以，在市场经济时代，充分认识到人事制度改革的现实意义，根据社会的发展形势，合理进行人事档案管理工作，不断提高人事档案管理工作的效果，为人事制度改革的顺利推进打下良好的基础，逐渐受到事业单位的关注。
一、传统人事档案管理的热点
1.与员工的切身利益息息相关
在计划经济时代，为了满足人力资源的管理需求，很多事业单位建制定了专门的人事档案管理制度，并且根据员工身份、职责的差异，建立起基层档案和领导档案。但是，没有正式工作的农村居民和城镇待业人员，一生也不会拥有人事档案。所以，在计划经济时代，人事档案不仅仅能够决定我国公民的身份和职责，而且管理着个人晋升、调动、社会保险和事业单位福利以及退休等方面，甚至会影响到员工子女的工作。因而，人事档案可以说是员工身份和职责的象征，与员工的自身利益密切相关。
2.能够控制员工的行为
虽然人事档案记录了员工的工作经历，但是，却不是由员工个人管理和保存，只有用人单位才能够调动人事档案，员工本人以及其他的事业单位没有权利去调用人事档案。而且，在进行人事档案制度改革之前，我国主要是采用员工与人事档案互不分离的管理制度，所以人事档案会随着员工变动的情况进行改变，反之，如果人事档案没有迁移，那么员工将无法进行工作调动。人事档案是员工的社会象征，对于员工有着非常重大的意义，所以，员工必须服从事业单位的安排，不得擅自离开自己的工作岗位，从而限制了员工的流动。
二、新时期人事档案管理的特点
1.国企员工可以“无档入职”
在人事管理制度改革和发展的情况下，以前的终身聘任制度已经不能适应社会发展的需求，人事档案的存在价值远远低于计划经济时代，员工也不再一味的依附于企业生存，有无人事档案已经不再会影响到下岗工人的再就业。
2.个人“无档就业”的意愿得以实现
在市场经济快速发展的形势下，社会对于各类人才的需求也不断提高，人事档案管理制度也随之兴起，在聘用工作人员时，事业单位更加侧重于员工的综合素质。而员工会与事业单位签订劳动合同，不再受到传统的事业单位人事档案管理制度的约束，有一定的选择权利，可以促进人才的流动。
三、人事制度改革对人事档案管理造成的影响
1.打破人事档案对于员工的束缚
目前，事业单位通常会采用合同契约制度进行人事档案管理，打破了传统的人事档案对于人才的限制，使得市场竞争机制下人才的配置更加地合理，因为合同契约制度不仅打破了传统的社会身份阶级的观念，避免了传统的终身聘任制用人机制的弊端，而且能够充分发挥人才的优势，让员工能够有足够的时间和大量的空间去选择、研究自己真正擅长的领域。
2.破除了以前的身份象征
传统的人事档案会很细致、具体的规定个人身份，并且根据人员的身份给予不同的待遇，这种分类方式，比较片面、武断，难以充分挖掘人才的潜力。而当前的人事档案管理制度打破了原有机制的限制，可以充分体现出因人而异、因人制宜的管理方式，具有科学性和公平性，能够最大限度的发挥人才的积极作用。
3.积极完善档案资料中的个人信息
在社会发展的推动下，人事档案信息的公开程度不断提高，所以，在管理过程中，根据时代的发展趋势，事业单位需要及时收集和整理个人信息，避免信息内容的失真、重复，在记录过程中，精细、真实、准确的记录个人信息，全面反映出个人的真实情况，以便于档案资料的使用。
4.建立专门的人事管理机构
近年来，随着时代的发展变化，社会人员的流动越来越快，而原有的人事档案管理已经难以满足档案的管理需求，所以，需要认真考虑成立专门的人事档案管理机构，让专业的工作人员进行管理，并且需要加强监督力度，确保管理人员人员能够及时收档、入档、归档，不断提高管理人员的工作效率，从而有效解决档案管理中出现的一系列问题。总之，人事制度改革是一项复杂而长期的改革工程，会涉及到事业单位的众多部门，所以，需要树立科学的管理意识，慎重对待档案管理工作，不断提高人事制度管理工作的质量，为人事制度的改革打下坚实的基础，从而推动人事制度改革工作的顺利实施。
参考文献
[1]李巧美.人事制度改革对人事档案管理的影响探讨[J].人才资源开发,2016(6):161-162
[2]陈柏茹.分析人事制度改革对人事档案管理的影响[J].办公室业务,2015(16):81-82
人事档案作为一项重要的人事制度，是有效评价事业单位员工的重要途径。然而传统的人事档案制度已经跟不上社会发展的脚步，与我国社会经济体制之间也存在着的较大的差距。只有将人事档案管理工作进行不断的创新完善才能改变这一现状。因此，适当当代社会需求的认识制度该改革已经在各个事业单位中进行。人事制度改革工作也是人事档案管理在未来发展的必然趋势。
1 人事制度改革与人事档案管理作用机制的关系
人事制度改革是促进我国事业单位人力资源应用实现人才资源综合应用的重要措施，人事制度改革不仅在人员管理制度，企业服务机制上实施人力资源的综合能分配。人事档案管理是实施人事制度改革的重要管理依据，事业单位作为国家建设人力资源建设的一部分，实施合理的人事档案管理推进人事制度改革的进一步完善和发展。例如：某地区事业单位对人事档案管理的人才资料整合、分配层次进行全面分配，提高人事?n案管理的科学性发展，引导事业单位人事制度改革向着合理机制发展。
2 人事档案管理制度随着社会的发展所形成了全新特征
2.1 国内企业员工可以“有档无存”
随着社会不断的发展，一些事业单位的人事制度也跟随着社会发展的 脚步而发生一定的改变。这对人事档案管理来说也不例外，破除了传统的终身责任制度，员工可以选择自己所喜欢的模型进行发展。
2.2 个人可以根据自身意愿选择“无档择业”
社会对于人才的需求逐渐增加，传统的用人机制也发生了巨大的改变。一些事业单位在招聘人才时，最为注意的就是员工在自身素养，同时还有与其他员工之间建立的企业合作关系，只有这样才能提高员工在社会中的流动性。
3 人事档案制度自身存在着的不足
3.1 人事档案本身信息量较少，无法将个人的有效信息体现出来
随着社会不断的发展，传统的信息收集模式已经不能跟上社会发展的脚步[2]。在以往的人事档案记录中，主要由一些政治历史、组织经验、社会关系、工作经验等部分组成，导致人事档案本身的信息量较少，无法将更有价值的个人信息展现出来。人事制度改革打破了传统事业单位“铁饭碗”的人事档案管理局面，事业单位中人员应用和人才选拔随着事业单位发展趋势变革而变革。部分事业单位中传统的人事档案管理中信息资源不明确，实施人事制度变革后，事业单位内部人员调动性较大，导致事业单位内部出现人员分配“空白”现象发生，造成事业单位人事调动出行档案丢失或者信息资源不全的现象发生，对事业单位人事制度变革的开展造成巨大的麻烦，制约了社会主义制度建设的完善程度。例如：某事业单位内对人员档案信息填写不全，实施认识制度改革后，导致事业单位中部分员工的退休年龄和养老保险缴纳受到影响。
3.2 制度不健全，与相关法律制度冲突
根据人事档案的制定制度得知，人们都不能直接阅读、查阅自己或者直系亲属的人事档案。但是，就我国当前行的形式来看，没有完整的人事档案管理制度，导致人事档案管理没有较高的封闭性，在处理人事档案信息过程中也没有使用科学合理有效的方法进行处理[3]。这些问题都会直接的体现出社会中民主制度不能跟上社会发展的脚步，也不能满足人们的需求。
3.3 服务意识较差，缺乏进取精神
由于人事档案管理工作具有一定的保密性，但是在实际工作期间，由于一些档案管理的本身套件较差，防盗、防潮等措施都存在着一定的不足，很难将人事档案进行妥善管理。再加上事业单位中的各级档案管理工作技术存在着较大的差异，从而导致人事档案管理工作不能进行统一，使信息无法正常进行共享。
3.4 档案秩序混乱
当前，很多用人单位已经充分认识到人才对单位和企业发展的重要性，因为，纷纷采取相关的优惠政策来吸引专业人才。在原用人单位限制人事档案不能办理工作调动的情况下，用人单位使用三不要做法，不要迁移户口、不要人事档案、不要调出手续，这种做法虽然暂时解决了人才的后顾之忧，但造成了档案秩序出现混乱。
3.5 人事档案管理人员分配程度不合理
此外，实施人事制度改革后，企事业单位需要进行精兵简政，实现人事制度的人才应用精简化发展，事业单位内部人事资源开展大幅度调动充足，部分事业单位内部对人事档案管理的的重视程度较低，导致事业单位中人员调动速率快，但人事档案调动速率较低，甚至出现人事档案无法对接的现象，不仅使事业单位内部人事资源管理作用机制的作用性降低，同时也影响了事业单位人力资源的分配与应用。
4 人事档案管理的改革措施
4.1 消除人事档案对制约限制的作用
现阶段，一些事业单位中的人事制度在实施过程中主要以合同的方式进行，这种方式已经跟不上社会发展的脚步，只有将传统的用人制度进行不断的创新、完善才能改变这一现象，让员工自主就业，形成一种全新的用人机制。
4.2 正确认知人事档案管理
要正确认知人事档案管理，建立正确的管理理念，促进管理工作的全面开展。第一，管理人员要充分重视人事档案管理工作，提高管理地位，从整体安排管理工作，合理配置管理人员，建立和完善档案管理的监督体系；第二，管理人员要大力宣传人事档案的管理理念，使企业以及机关等每位员工都是档案管理的参与者，将档案管理当做基础工作来做，引导相关管理人员执行自己职责，在实际工作中提高工作水平，促进管理工作的提高。只有全员重视档案管理工作，才可以使档案管理更好的为全体人员服务。
4.3 破除过去“身份”的分类
传统的人事档案对每个人的身份有着非常明确的划分，不同的身份可以享受不同的待遇。因此有必要改变这种分类，让人们在工作期间得到其他人的尊重，创造出一个公平、合理的工作环境，只有这样才能促进社会发展，提高社会中的人才数量。
4.4 做好对管理人员的培训工作
人事制度的深化改革对管理人员的专业素质提出高要求。在新时期下，领导一定要选择责任感强、工作态度认真严谨的人员从事档案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和?R邓刂实墓芾硗哦樱?并且对其进行培训教育，提高管理人员的工作能力和工作水平。同时，还要聘请专业档案管理人员进行专业培训，树立正确科学的管理理念，利用现代信息技术进行档案管理，更新档案管理方式。
4.5 完善档案信息
随着社会不断的发展，一些事业单位对于档案信息的公开要求也在逐渐的提升。对此，我国相关部门需要将传统的人事档案进行修改，提高档案信息的真实性、可靠性。
4.6 成立专门的人事档案管理结构
当前，因为人员流动频繁，人事档案不能由所在企业或者单位完全控制，要成立专门的、中立的、社会性的管理机构。档案管理机构要遵守国家档案管理、劳动以及人事的相关政策、制度以及法律，接受档案管理部门、劳动部门以及国家人事部门的检查和监督，制定科学的管理条款。
事业单位的工作较为繁杂，部门也比较多，这对于人事资源档案管理来说是一项不小的挑战。如何有序的整理好员工档案资料，对他们的基本信息、工作经验、工作能力等各方面的资料做出整理与归纳，方便事业单位领导能够更好的了解单位里的员工，满足他们的需求，从而提升他们的工作积极性，促进事业单位的发展。
一、我国事业单位人事资源档案管理制度的发展现状
1.设备技术落后
我国大多数事业单位的人事资源档案管理方式多数还是沿用传统的纸质记录，在员工数量大量增加，需要记录的资料越来越多的情况下，单纯的纸质记录方式对于人员资料的整理效率是很低的，而且还非常容易出现资料有损或资料丢失的问题。事业单位没有对人事资源档案管理部门配备先进的技术配备，对人事档案管理的重视程度不够，认为他们的工作仅仅是将资料进行整理、记录和储存。错误的想法和不够重视的态度，使得人事资源档案管理制度发展缓慢，不能达到它应有的作用，不能充分发挥出它的价值，同时制约了事业单位的发展进度。
2.人事资源管理制度缺乏管理标准
管理标准可以帮助事业单位人事档案管理制度得以完善。而就目前来说，我国大部分事业单位的人事档案管理制度中都没有明确且完整的管理标准。这就大大降低了事业单位人事档案管理的管理效用，不能很好的发挥出人事档案管理的作用。对于现在的人事档案管理来说，对事业单位每一个部门所用的标准都不相同，所整理出来的档案资料必然就不能进行规整与总结，不能实现档案资料的共享，完全限制了人事档案管理制度的发展，降低了人事档案管理的工作质量和工作效率，不利于事业单位的发展进步。
3.人事档案管理员工综合素质不高
由于目前事业单位领导对于人事档案管理制度的不重视，所以不会对其进行大力发展。这就导致事业单位中人事档案管理员工不一定是专业学习人力资源管理专业的人，而通常是从其他部门调转到人资部门工作的。对于人才选择的不重视，降低了人事档案管理工作的工作质量和工作效率。他们不能完全理解和掌握人事档案管理工作的精髓，而只是对人员档案进行简单的整理归纳，既不能发挥出自身的价值，也不能将人事档案管理制度本身的作用发挥出来，完全不利于事业单位管理水平的提升，阻碍它的发展。
4.人事档案管理方式落后，制度不健全
事业单位的人事档案管理方式依然处于比较落后的状态，通常，事业单位领导只要求他们对各部门员工的档案资料进行收集和管理，而不会利用员工的资料数据来进一步对他们做出安排或鼓励，不能及时的了解员工自身的状态，阻碍了事业单位的发展。
二、完善事业单位人事档案管理的策略
1.加强对人事档案管理制度的重视，完善工作设备
事业单位必须加大对人事档案管理制度的重视程度，改变以前对人事档案管理制度的态度，完善工作基础设备[1]。根据事业单位的实际情况，运用计算机网络技术，在纸质的档案管理方式上，增加互联网的档案管理，做好双重备份准备。将人事档案管理变得更加系统化、规范化，同时还能降低事业单位人员档案资料损坏和丢失的可能性，促进人员档案管理制度的完善。
2.事业单位应该对人事档案管理人员组织定期培训
由于事业单位人事档案管理人员的综合素质不高，所以，事业单位领导应该积极的定期组织专业培训，加强人事档案管理人员的能力[2]。这样，不仅能够提高他们自身的能力，还会让他们在工作中更加从容，面对工作问题能够更有自信，减轻心理压力，提高工作效率。与此同时，事业单位在招聘新员工时，应该注重他们自身的技能，而不是随意从其他部门进行人员调整[3]。这样，可以让员工从基础上就更专业，才能更好的进行人事档案管理工作。
3.建立统一管理标准
事业单位中人事档案管理标准不一，导致事业单位各部门的人员数据不能进行共享[4]。所以，事业单位人事档案管理部门应该建立统一的管理标准。在统一的管理标准下，才能更好的对事业单位中的人员档案进行整理与归纳，及时发现事业单位中员工自身的优势和劣势，能够最大化的发挥出员工自身的优势，可以更好的进行工作。
4.完善事业单位中人事档案管理制度
只有完善的制度才能推动事业的发展，所以，想要人事档案管理制度充分发挥出它对事业单位的促进作用，必须建立健全的制度体系。事业单位领导加大对人事档案管理的重视程度，为下属员工做榜样，带动人事档案管理部门的整体工作气氛，让人事档案管理真正的“动”起来，而不再是简单的整理、储存部门。人事档案管理制度的健全，能够帮助员工找到更适合自己的岗位，认清自己的不足，加以改正，发挥出自己的最大价值。
一、加强事业单位人事档案管理的重要性
（一）有利于事业单位干部的任免
人事档案记录了一个人的学历、经历、奖惩、职称等一系列情况，规范、完整的人事档案资料有利于事业单位及时调阅，选贤任用。
（二）有利于变革人事档案管理方式
事业单位人事档案管理依然采用封闭、保密模式。人事档案资源的查阅需要层层审批，人事档案利用率极低。加强事业单位人事档案管理，有利于其管理方式与时俱进，比如引进专门档案管理软件，实现档案管理信息化，以提高档案查阅效率及使用率。同时，还可以对档案分级进行管理，采用半开放式管理模式，即对于一般的档案资料在信息平台予与公开，方便相关部门调阅使用。
二、事业单位人事档案管理中存在的问题
在各级领导的重视下，事业单位人事档案管理工作在实现办公自动化、加强档案真实性审核等方面取得了一些成绩，但仍存在一些问题需要解决。如下：
（一）人事档案管理制度不健全
目前，事业单位人事档案管理制度还存在一些漏洞。如下：第一，缺少人事档案管理工作奖惩机制，人事档案管理工作仍然采用大锅饭的形式，责任不明确，对于档案管理工作认真的员工没有相应的奖励，对于工作懈怠的员工也没有惩罚，导致人事档案管理人员工作积极性不高；第二，缺少档案管理监督机制，档案经档案管理人员整理归档后，并没有专门的监督小组，定期对档案归档、整理、修复情况进行检查，致使档案胡乱堆放、丢档的现象十分严重；第三。档案管理制度执行不严格，虽然部分事业单位对于档案收集整理、鉴别归档、查阅更新等作了详细的规定，但由于执行不严格，使档案管理制度形同虚设。
（二）人事档案管理的信息化程度不高
人事档案的信息化不是简单简单的将纸质档案资料转化为电子资料，而是需要引进专门的人事档案管理软件，对档案资料进行分类别管理，以方便人事档案的查阅，对比，为事业单位人才的选拔提供可靠依据。但是，事业单位由于档案信息化管理起步较晚，加上纸质档案资料数量庞大，人事档案实现信息化管理还有一定难度。并且人事档案属于机密文件，由于事业单位尚未应用专门的档案管理软件，导致人事档案信息化管理安全性能不高，也是阻碍人事档案管理信息化进程的一个重要原因。
（三）人事档案管理人员的专业水平不够
由于以前事业单位对于档案管理工作重视不够，致使档案室许多工作人员并非档案专业出身，对于档案管理的专业知识和基本技能不熟悉，在档案管理工作中，问题档案、破损档案、丢失档案的现象时有出现。而且部分档案管理人员对于档案的保密意识不强，随意出借档案，致使档案造假分子有机可乘。另外，档案管理信息化对档案管理人员素质提出更高要求，而有些档案管理人员由于知识、文化水平不够，而对档案管理信息化产生抵触心理。所以，提高人事档案管理人员的专业化水平迫在眉睫。
三、加强事业单位人事档案管理的有效措施
针对事业单位人事档案管理中存在的问题，现提出如下解决对策。
（一）借鉴经验，完善人事档案管理制度
完善的人事档案管理制度，是事业单位人事档案管理工作顺利开展的重要保证。现阶段，首先需要建立档案管理工作奖惩机制，明确档案管理人员的职责，转变档案管理大锅饭局面，一旦档案管理出现问题，可以追责到个人，避免相互推诿责任现象出现。其次，建立档案管理监督机制，事业单位档案管理部可以成立关门的档案检查小组，定期对档案归档、档案维护等情况进行抽查，做到问题早发现早处理，以提高人事档案管理水平；最后，借鉴国外人事档案管理经验，例如美国适当开放的档案管理制度，转变现阶段全封闭、保密的档案管理模式，将档案资料分级别适当开放，以提高档案资料的利用率；另外，要重视人事档案管理制度的落实，对于违反规定的档案管理人员给予一定的惩罚。
（二）转变档案管理方式，提高人事档案管理的信息化水平
传统的纸质档案管理方式已不能满足现代档案管理要求，实现人事档案信息化管理势在必行。首先，事业单位要高度重视档案管理信息化建设，给以资金上的支持，开发适合本单位使用的档案管理软件，并注重杀毒、保密等功能配置，在保证安全的前提下，实现人事档案管理的信息化。其次，利用计算机等现代设备和先进技术，将档案资料输入管理系统，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，并及时、准确地传输人事信息，提高人事信息的时效性，方便上级部门和领导根据需要通过系统查阅有关内容，提高人事档案管理工作的效率。最后，利用网络技术创新人事档案管理方式，将不属于保密范围的人事档案信息在网络上予以共享，以实现人事档案信息共享，以最大限度实现人事档案的价值。
1.有利于选拔优秀的管理人才。医院人事档案是对医疗人员德、能、勤、绩等方面的综合反映。它是医院选贤任能、培养干部的一个重要依据。医院人事管理工作（任免、调配、考察和审查等）的有序进行都离不开人事档案。另外，在医院人事调整过程中，通过查阅档案，判断出干部的综合能力，将优秀人才安置在关键岗位，从而实现人力资源效能的最大化。因此加强医院人事档案管理，可利于选拔出优秀的人才。
2.有助于做出正确的人事决策。人事档案能为落实国家用人政策，确定和澄清个人有关问题，及进行政治审查提供有力证据。医院人事档案形成于个人不同的发展时期，其材料上留有公章和个人印记，而这些标志都具有一定的法律效力，都反映了一定时期的个人情况，为组织科学用人提供了可靠的凭证。这就某种程度上杜绝了用人的不正之风，避免了人事政策改动的主观性。
3.有益于吸引并留住优秀人才。优质人力资源是第一生产力，是组织发展的核心竞争力。人事档案管理作为一项重要的管理活动，在组织人才引进方面发挥着日趋重要的作用。然而，很多医院并未建有专门的档案管理机构，其医护人员的人事档案多数存放在本地人才市场，或者需支付一定管理费的第三方档案管理中心，这不仅不利于及时的调阅、更新个人档案信息，而且可能会发生档案转入转出的严重滞后及档案丢失等现象，从长远来看不但增加了成本，甚至会造成人才的严重流失。因此，科学的人事档案管理，设有专门的档案管理机构的医院，从根本上可以吸引优秀人才的加盟。
二、医院人事档案管理面临的困境
1.忽视对人事档案管理的重视。人事档案管理是一项繁杂性的工作，一般情况下不易取得太明显的成绩，它不像医院的业务创收那么重要。这就使得部分领导对人事档案管理存有认知误区，认为“人事档案管理只是简单的保管任务，只要不发生档案丢失、泄密等现象，完全可以由人事管理部门监管，不需要再配备专业的人事档案管理人员。”为此，很多医院的人事档案管理处于一种被动应付的状态，不但很难满足医疗卫生事业体制改革的发展需要，而且也不能适时的为医院人才队伍建设服好务，严重的制约了医院医疗管理水平的提高。
2.人事档案管理制度不够健全。人事档案管理领导小组的缺失，使得医院人事档案管理流于形式，没有专人核查人事档案管理工作，也不能适时做好档案的核查和修复工作。另外，医院没有专门的档案管理制度，在收集整理、鉴别归档和查阅更新等方面都没有明确规定。还有，有的医院虽建有人事档案管理制度，但制度制定的不完善或执行的不严格的现象很多，这使得医院经常出现档案管理混乱、装订不完善等问题。
3.现代化的档案管理手段缺失。电子化的档案管理手段的缺失，仅靠传统的手填式档案资料管理，已不能满足信息资料的更新速度。另外，随着医院人员流动的不断增快和加大，纸质档案录入工作量也随之增大，这加大了档案管理人员的工作负荷，容易使其对档案管理工作产生职业倦怠，不利于将优秀的人才吸引并留下来。还有，纸质档案材料的不易保管，且保管过程中的破损与变质，都会无形加大人事档案管理的成本。因此，为不断提升医院人事档案的管理水平，引进现代化的档案管理手段已经迫在眉睫。
三、加强医院人事档案管理的措施
医院人事档案管理是一项系统工程，其牵涉到医院中的所有医护人员，需要这些人员的大力配合、支持与合作。这是人事档案管理更好的服务于医院的重要前提。同时，给予人事档案管理人力、物力和财力的支持，也是加强和推动人事档案管理有序开展的重要保证。因此，如何有效便捷地利用人事档案，充分发挥其在医院人事管理中的作用，是档案管理人员必须深思的重要议题。
1.提高对人事档案管理的认识。人事档案管理作为医院管理的重要组成部分，要求医院所有人员必须树立全员档案意识。领导要重视人事档案管理工作，将档案管理纳入重要的议事日程，提高档案管理人员的薪资待遇，切实解决他们工作生活中的难题，让他们全身心的投入到所从事的工作中。员工要切实配合档案管理工作，对该补充的档案材料要及时补充与更新，对要求准确填写的档案材料，要做到内容表述准确精练、档案逻辑严谨。
2.完善医院人事档案管理制度。要建立人事档案计算机辅助管理制度，严格档案材料的收集归档和转进转出流程，对新进的人事档案材料要严格审核鉴定关，不接受不规范、无效力的档案材料，以保证人事档案管理的规范化、科学化。另外要进一步完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷整理工作更加科学、全面和完整。还有，要进一步健全人事档案查阅制度，材料收集与归档制度，检查核对和保管保密制度，从而使人事档案在查阅、流转等环节，严格按规章和程序办理各项档案业务与手续。
1.有利于选拔优秀的管理人才。
医院人事档案是对医疗人员德、能、勤、绩等方面的综合反映。它是医院选贤任能、培养干部的一个重要依据。医院人事管理工作（任免、调配、考察和审查等）的有序进行都离不开人事档案。另外，在医院人事调整过程中，通过查阅档案，判断出干部的综合能力，将优秀人才安置在关键岗位，从而实现人力资源效能的最大化。因此加强医院人事档案管理，可利于选拔出优秀的人才。
2.有助于做出正确的人事决策。
人事档案能为落实国家用人政策，确定和澄清个人有关问题，及进行政治审查提供有力证据。医院人事档案形成于个人不同的发展时期，其材料上留有公章和个人印记，而这些标志都具有一定的法律效力，都反映了一定时期的个人情况，为组织科学用人提供了可靠的凭证。这就某种程度上杜绝了用人的不正之风，避免了人事政策改动的主观性。
3.有益于吸引并留住优秀人才。
优质人力资源是第一生产力，是组织发展的核心竞争力。人事档案管理作为一项重要的管理活动，在组织人才引进方面发挥着日趋重要的作用。然而，很多医院并未建有专门的档案管理机构，其医护人员的人事档案多数存放在本地人才市场，或者需支付一定管理费的第三方档案管理中心，这不仅不利于及时的调阅、更新个人档案信息，而且可能会发生档案转入转出的严重滞后及档案丢失等现象，从长远来看不但增加了成本，甚至会造成人才的严重流失。因此，科学的人事档案管理，设有专门的档案管理机构的医院，从根本上可以吸引优秀人才的加盟。
二、医院人事档案管理面临的困境
1.忽视对人事档案管理的重视。
人事档案管理是一项繁杂性的工作，一般情况下不易取得太明显的成绩，它不像医院的业务创收那么重要。这就使得部分领导对人事档案管理存有认知误区，认为“人事档案管理只是简单的保管任务，只要不发生档案丢失、泄密等现象，完全可以由人事管理部门监管，不需要再配备专业的人事档案管理人员。”为此，很多医院的人事档案管理处于一种被动应付的状态，不但很难满足医疗卫生事业体制改革的发展需要，而且也不能适时的为医院人才队伍建设服好务，严重的制约了医院医疗管理水平的提高。
2.人事档案管理制度不够健全。
人事档案管理领导小组的缺失，使得医院人事档案管理流于形式，没有专人核查人事档案管理工作，也不能适时做好档案的核查和修复工作。另外，医院没有专门的档案管理制度，在收集整理、鉴别归档和查阅更新等方面都没有明确规定。还有，有的医院虽建有人事档案管理制度，但制度制定的不完善或执行的不严格的现象很多，这使得医院经常出现档案管理混乱、装订不完善等问题。
3.现代化的档案管理手段缺失。
电子化的档案管理手段的缺失，仅靠传统的手填式档案资料管理，已不能满足信息资料的更新速度。另外，随着医院人员流动的不断增快和加大，纸质档案录入工作量也随之增大，这加大了档案管理人员的工作负荷，容易使其对档案管理工作产生职业倦怠，不利于将优秀的人才吸引并留下来。还有，纸质档案材料的不易保管，且保管过程中的破损与变质，都会无形加大人事档案管理的成本。因此，为不断提升医院人事档案的管理水平，引进现代化的档案管理手段已经迫在眉睫。
三、加强医院人事档案管理的措施
医院人事档案管理是一项系统工程，其牵涉到医院中的所有医护人员，需要这些人员的大力配合、支持与合作。这是人事档案管理更好的服务于医院的重要前提。同时，给予人事档案管理人力、物力和财力的支持，也是加强和推动人事档案管理有序开展的重要保证。因此，如何有效便捷地利用人事档案，充分发挥其在医院人事管理中的作用，是档案管理人员必须深思的重要议题。
1.提高对人事档案管理的认识。
人事档案管理作为医院管理的重要组成部分，要求医院所有人员必须树立全员档案意识。领导要重视人事档案管理工作，将档案管理纳入重要的议事日程，提高档案管理人员的薪资待遇，切实解决他们工作生活中的难题，让他们全身心的投入到所从事的工作中。员工要切实配合档案管理工作，对该补充的档案材料要及时补充与更新，对要求准确填写的档案材料，要做到内容表述准确精练、档案逻辑严谨。
2.完善医院人事档案管理制度。
要建立人事档案计算机辅助管理制度，严格档案材料的收集归档和转进转出流程，对新进的人事档案材料要严格审核鉴定关，不接受不规范、无效力的档案材料，以保证人事档案管理的规范化、科学化。另外要进一步完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷整理工作更加科学、全面和完整。还有，要进一步健全人事档案查阅制度，材料收集与归档制度，检查核对和保管保密制度，从而使人事档案在查阅、流转等环节，严格按规章和程序办理各项档案业务与手续。
3.引进现代化的档案管理手段。
1 医院人事档案信息化管理的优势
1.1 有效提高医院档案管理的效率和准确性
人事档案的信息化管理主要是采用计算机录入，较少人工输入工作量，可以节约一定的医院档案工作量，将他们从繁杂的工作中解放出来。同时，由于计算机系统对输入的人事信息有一定的识别能力和纠正能力，可以保证信息录入的准确性，传统的档案信息录入依靠人工输入，往往很多信息需要手写，许多数据更是需要反复检查。即使这样，工作中也会不可避免地出现一些错误，影响人事档案资源的准确性。利用信息化技术进行人事档案管理能够实现快速更新补充数据，快速查询，显著提高了工作效率。
1.2 准确查找人事档案相关信息。医院人事档案信息化
管理可以将医院人事档案资源信息保存在数据库中，每家医院都会建立自己的“大数据库”，这样可以方便快捷的查找人事档案，还可以通过网络快速传递和查阅人事档案信息，查询统计医院工作人员，在医院人事档案管理系统中输入档案信息关键词就可以准确快速的查找需要的档案信息，从而减少档案管理的压力，有效提高医院人事档案管理的效率，传统的人事档案管理系统的检索工具很不齐全。往往由于查找的信息范围太大或者时间太久，而不能快速查找。
1.3 方便档案信息的存储和管理
信息化的医院人事档案管理制度只需将档案资料存入光盘或者硬盘，这样就可以对人事档案进行长久保存，不仅能节省各种资源，还可以减少人事档案材料的损坏率，实现对档案材料的长久保存。再看传统人事档案管理模式，主要采用纸质材料对档案进行储存与管理，如果要将它长久保存与管理，必须做好很多细节工作，如采取措施防止纸张发霉、氧化，还要喷洒一些药水，防虫和鼠类等的破坏。
1.4 有利于医院人才选拔聘用
医院人事档案是记录医院工作人员学习、工作、进修、考核、科研等各方面的重要资料，是医院干部提拔、任免的重要依据。传统的纸质档案在调阅资料、横向对比资料、资料更新等方面存在短板。所以，现阶段提高医院人事档案管理的信息化水平，可以及时更新档案资料、快速查询，还可以运用现代技术对于人员资料进行全方位?稻莘治觯?以获取更准确的数据，为医院人事干部的任免提供科学依据。
2 医院人事档案信息化管理瓶颈
部分医院已经认识到人事档案信息化管理的重要性，更新了人事档案管理的硬件设施，已经初步实现医院人事档案管理的信息化，但整体水平不高，仍有一些问题等待解决。如下：
2.1 医院领导重视程度不够
医疗水平的高低是医院在新一轮竞争中取胜的关键，所以医院领导往往将更多的资金投入到医疗设施更新、医护人员的进修培养上，对于医院人事档案管理往往关注较少，导致档案管理工作人员积极性不高，更谈不上主动更新知识、工作方法创新了。而且医院尚未制定科学合理的档案管理制度，导致人事档案资料混乱，丢失、断档、失真档案资料时有出现，给人事档案信息化管理带来很多难题。
2.2 档案管理软硬件有待升级
医院人事档案管理的信息化并不是简单地将纸质档案资料电子化，而是要在实现档案资料电子化的基础上，完善档案管理快速查询、对比分析、信息更新等功能，并且实现人事档案资料联网，最大限度地发挥其价值。但是现阶段，由于医院领导重视不够、资金不足等问题，导致医院人事档案管理的计算机设备比较陈旧，在软件上依然采用通用的人事档案软件，并未开发应用适合医院人事档案管理的专门软件，导致医院人事档案资料无法全部实现电子化，尤其是一些凸显行业特色的专业资料，如医生诊疗记录、医院重大技术突破等，在现有的人事档案管理软件中并没有相应的分类，导致无法电子化。
3 创新医院人事档案信息化管理的有效策略
3.1 加大资金投入力度，支持档案管理信息化建设
作为医院的领导，出于对医院的长远发展考虑与未来方向的定位，要对人事档案管理信息化发展与建设有一个明确与清晰的认识，积极投入人力与物力去建设信息化的人事管理制度，并在建设过程中给予大力的支持与鼓励。同时，医院各级领导要认识到资金对于建设人事档案的重要性并积极创造条件提供资金保障，多方面筹集资金，为人事档案管理信息化做好医院资金保障工作，才能保证医院人事档案信息顺利发展。
3.2 重视管理人才培养工作，提高管理队伍水平
实现现代化的医院人事档案管理需要一批具有较高知识水平和管理能力的档案管理员，才能保证医院人事档案信息化管理工作的改善和进步，完善档案信息化管理制度。因此，需要定期开展业务能力培训，提高人事档案管理人员的业务能力，要求医院的档案管理工作者不仅要具备一定的信息技术水平，还应具备专业的档案管理能力，以保证医院的档案管理创新工作能够顺利进行，提高档案信息化建设质量，为医院的长久发展提供坚实的基础。
3.3 运用科学合理的硬件系统和软件系统
科学的硬件系统和软件系统是实现信息化医院人事档案管理的基础，也是建设完善的档案管理体系的关键，良好的医院人事档案管理体系能帮助医院更好的展开工作，医院应根据自身的发展特点和需求选择合适的软件系统，提高医院人事档案信息化管理能力和档案信息化管理质量。
