发布时间：2023-02-11 02:37:24
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案馆文化建设样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
［关键词］高校管理；文书档案；档案管理
文书档案是高校发展的原始记录，具有权威性和凭证性。学校各部门如何利用档案为领导当好参谋，为学校事业发展提供服务，主要取决于所收集的档案种类是否齐全，是否具有专业化、多功能的特点。随着高等教育事业的发展，各高校越来越重视档案工作。高校档案管理单位以专业化档案管理理念创新为先导，以培养专业化档案管理队伍为核心，以信息化、标准化、科学化提升档案管理的专业化水平，促进管理思想、管理方法和管理手段等方面的创新，为高校发展提供了有力保障。
一、提高文书档案管理专业化认识
首先，树立专业化理念，提高专业化认识。档案管理专业化是指档案管理职业具有自己独特的职业要求和职业条件，有专门的培养制度和管理制度。档案专业既包括学科专业，也包括职业专业，国家对档案任职既有规定的学历标准，也有必要的档案知识、档案能力和职业道德的要求。我国有档案管理人员教育和培训的专门机构、专门内容和措施，有对档案管理人员资格和教育机构的认定制度和管理制度。档案管理职业有自己的理想追求，有自身的理论武装，有自觉的职业规范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的独立特性。
其次，培养专业化精神，增强专业化意识。加强档案文化建设，塑造档案职业文化、职业品格和职业素养，要甘于寂寞、乐于奉献、遵守法纪、保守秘密，把做好档案工作作为事业追求、职业理想和工作态度。陈希周在《档案利用服务工作“四忌”》一文中认为，从事档案管理工作一忌态度冷淡，缺乏热情，二忌不按规章制度办事，三忌不熟悉馆藏内容和档案管理业务，四忌对查阅档案的人员不严格监视，对查阅过的案卷不经检查就人库。档案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服务质量专业化、学习培训专业化、业务技能专业化。
再次，建立档案管理专业化体系。蹇文燕在《浅谈基层检察机关档案管理和利用的专业化构建》一文中指出，档案管理和开发专业化构建的路径主要有：一是提高认识，转变工作理念；二是提高档案管理人员素质，建设专业化队伍；三是完善设备，加大档案工作的投入力度；四是整合利用档案资源，促进事业健康发展。档案管理专业化的目标是人本化，要坚持以物为本向以人为本转变，以保管为主向开发利用为主转变，以管理型向服务型转变是现代档案管理发展的基本趋势，所有档案管理工作都是为人服务、为人的全面发展服务的，离开了人所有的档案都没有任何意义。档案管理专业化过程必须规范化和标准化。要制定全国统一、行业统一、单位统一的文书档案标准，克服各自为阵、各自为术、各自为范的局面，积极推进文书档案建设一体化，充分发挥档案服务全面、准确、便捷的功能。
二、创建文书档案管理专业化模式
要提高高校文书档案管理专业化水平，必须创新管理体制和模式，建设机构独立、人员独立、管理独立、经费独立、业务独立的档案馆。《甘肃省档案管理条例》规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织把档案事业列入发展规划和工作计划，建立和健全档案行政管理和保管机构，保障档案事业发展所需经费；应当重视档案管理工作，提供必要条件，保证档案工作的正常开展，设置档案机构或者配备专（兼）职档案工作人员负责档案的管理，并对所属单位的档案工作实行检查和指导；档案馆建设应当符合国家和地方制定的档案馆建筑设计规范，具有保管档案的专用库房，档案库房应当具备防盗、防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防尘、防光等条件和设施。
目前，高校文书档案管理模式有两种：一是文书档案产生并存放于各单位、各部门、各学院，或者单位内部设立档案室，由这些单位指定专职或兼职人员管理，档案管理零散，缺乏规范性、整体性，作用很难发挥，价值很难利用。二是成立档案馆的高校，文书档案由档案馆专人负责，各单位和部门指定兼职档案员协助做好归档工作，管理制度健全，文档生成过程规范，档案的价值整体得到利用。
三、改进文书档案管理专业化方式
文书档案管理专业化建设主要包括管理制度专业化、管理方式专业化、管理手段专业化、管理措施专业化等。陈丽在《提升四川档案管理专业化水平的标尺》一文中认为，档案专业化管理是指以系统化为保证、数据化为标准、信息化为手段，从管理工作的各项专业环节入手，以提升专业水平的方式，把服务者的工作重点集中到满足被服务者的需求上，以获得更高效率、更多效益和更强竞争力的管理方式；主要措施包括组织专业性、管理过程专业性、技术专业性、人员要求专业性等。
制度建设是文书档案专业化建设的前提和基础。《甘肃省档案管理条例》规定，机关、团体、企事业单位应当建立、健全科学的档案管理制度，使档案管理规范化、标准化，并逐步采用先进技术与设备，实现管理现代化。
信息化建设是文书档案专业化建设的基本方式。为了提高文书档案工作的质量与效率，开发文书档案信息资源利用的新途径、新方法，必须利用信息化和数字化技术手段，以信息化改变传统文书档案管理模式，更好地实现“档案馆可以通过报纸、广播、电视、刊物、图书等媒介，采取出版、播放、陈列、展览等形式向社会公布档案”，提高档案的使用效率。刘向在《要提高档案管理软件的专业化水平》一文中认为，要提高档案管理软件的专业化水平，最重要的是提高程序员的档案知识水平。要根据档案工作的特点和需求，有的放矢，使软件所附有的功能适应档案管理的特殊性。还要进一步完善软件开发公司的售后服务，对档案管理人员进行培训，及时对软件和系统进行升级。陈金水在《信息化、专业化、标准化，助推社会保险业务档案管理》一文中认为，要加强信息化硬件设施建设, 实现设备和技术的现代化，全面提高业务档案管理的现代化水平，及时配备业务档案现代化所必需的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备, 充分利用现代科学技术, 利用缩微技术、光盘技术在业务档案管理中的作用。
四、培养文书档案管理专业化队伍
培养和造就一批职业化、事业型的档案管理队伍是实现高校文书档案管理专业化的关键。《甘肃省档案管理条例》规定，档案工作人员应当具备档案专业及相关知识，做到爱岗敬业，忠于职守，保守秘密，热情服务。机关、团体、企事业单位应当重视档案工作人员的业务培训，按照国家规定进行职称评聘，并保持档案工作人员的相对稳定。
文书档案涉及学校发展的方方面面，首先，管理人员要有坚定的理想信念，较高的政治素质，在遵守档案保密制度上发挥表率作用；其次，要掌握高等教育发展的基本规律，熟悉学校发展规划和工作计划，具有文书档案的鉴别、识别能力；最后，要有较高的业务能力，全面掌握文书档案的形成、收集、鉴别、整理、利用、保管等一系列专门环节。另外，要有较强的服务意识和良好的服务态度，为文书档案充分利用提供快捷、优质的服务。贤文在《建设一支稳定的专业化的干部档案管理队伍》一文中认为：“干部档案管理队伍应该懂得电子计算机操作和软件设计的基本原理，能自如地运用电子计算机进行干部档案材料的贮存、检索，应该懂得录像、复制、缩微等技术的基本知识，熟练地操作、使用仪器，应该具有基本的化学、生物知识，以利用各种手段实行对干部档案材料的防霉、防腐措施，应该懂得中国档案发展史、干部档案史，等等。”为此，要加强文书档案管理专业化队伍建设，使档案工作者从档案资料保管员向档案资源开发者和研究者转变。
其一，加强档案学学科和专业建设。完善、发展档案学科知识体系，根据社会需求，有条件的高校要积极开办档案学本科和研究生专业，结合现代档案管理的发展趋势，加强课程建设和教材开发，培养档案管理应用人才、档案管理信息系统研发人才和档案学研究人才。
其二，引进档案管理人才。要改善档案管理人员的待遇和工作环境，在职称评定、推优评优等方面给予倾斜和照顾，吸引其他单位或部门具有档案专业学习或管理背景的人员充实到档案管理队伍中。
其三，选留档案管理人才。从应届毕业生中选留档案学专业大学生充实到档案管理队伍中，改善档案管理队伍的学历、年龄、知识、学缘结构，增强档案管理队伍的整体活力。
一、进一步提高区级档案馆对档案信息化建设重要性
档案信息化建设是现代化建设的客观要求，是档案事业发展的必然趋势，是对传统档案管理模式的重大改革。必须统一思想，充分认识档案信息化建设的重要性和紧迫性。
档案信息化建设是地方经济建设的现实需要。档案对研究过去、指导现实、预测未来具有无可替代的作用。利用好档案信息，不仅可以在工作中少走弯路，而且可以从历史对未来的昭示中产生新思路、找出新办法、提出新对策。尤其对创新理论、地方经济建设和社会保障等方面，具有十分重要的参考价值。只有加快档案信息化建设步伐，才能尽快实现档案信息资源共享，才能为当地经济建设提供高质量的服务。
档案信息化建设是档案事业发展的必由之路。信息技术迅猛发展、广泛应用，使档案工作出现了许多新情况新特点。档案类型增多、数量增大、科技含量增高；档案载体由纸介质为主发展为磁、光、纸、电等多种介质并存，呈现多元化特征；档案信息利用更加广泛，深度开发的要求更高。传统的管理模式已经不能适应工作需要，我们必须解放思想，开拓创新，加快实现档案信息资源存储的数字化、传递的网络化、管理的自动化、服务的远程化，努力推进区级档案馆工作向更高层次发展。
二、切实把握好档案信息化建设的关键环节
科学规划。区级档案馆要求档案信息化建设 “统一规划、分布实施，重点突破、整体推进，边建边用、滚动发展。”围绕这一指导思想和目标，各区级档案馆应结合本单位实际，摸清情况，反复论证，制定切实可行的实施计划，要重点把握三个方面的问题：一是坚持从自身实际出发。档案信息化建设必须按照标准实施，但考虑到各单位的实际情况，在建设规模和模式上不搞“一刀切”，充分体现各档案馆特色优势。二是突出重点。网络建设、信息资源开发、安全保密等是档案信息化建设的关键点，也是重点难点问题，必须高度关注，集中突破。三是注重实用。信息化建设要从实际需求和能力出发，切实把方便利用，发挥档案最大效能，作为工作的出发点和落脚点。
集中力量建好数据库和局域网。档案馆保存着大量珍贵的资料，这些档案资料的数字化处理，工作量很大，任务十分繁重。一方面，要抓紧对现存档案进行目录录入、全文扫描和图像、语音采集压缩；另一方面要建设技术先进，经济合理，安全适用，质量可靠的局城网。
加大人才培养力度。档案信息化建设专业性、技术性很强，需要从业人员具备多方面的专业知识和技能。一定要采取多种形式，通过各种渠道，加大人才培养力度。当前，要突出计算机和网络使用管理、信息安全防护、多媒体等相关知识的学习培训，全面提高档案人员的素质和能力，以满足档案信息化建设的需要。
三、按照实际需要，设计档案管理软件，有序推进“数字档案”工程建设
首先要事先做好规划和规范管理工作，以避免重复和浪费。如机读目录数据交换格式、著录标引、xml技术应用标准、电子文件存储格式、计算机检索体系质量评估和控制规范等各项内容，以提高整个档案管理软件的利用效果，保证档案数据的查准率和查全率，实现信息资源的充分共享。其次要正确认识档案信息化建设。档案信息化建设主要是指档案数字化，是档案信息化建设中档案信息资源建设的一个方面，主要是对现有馆藏档案的数字化。应从实际出发，根据档案的实际利用需求组织实施。
四、采取技术措施确保档案信息安全
在档案信息化建设中，最为重要的档案数据的安全。它是档案信息化减少得以顺利开展的基础和关键之所在。加强档案数据安全的措施，是多方面的，如数据加密、文件系统加密、硬盘加密、异地备份等，但最为重要的措施，还在于从其环境入手，以确保档案数据的安全。
（一）强化硬件设备建设，确保档案数据安全
硬件设备的安全是档案数据安全的基础，包括直接载体和间接载体。直接载体如计算机、硬盘和光盘等，间接载体如传输介质、网络设备和安全设备等，都要配置良好性能的设备，同时要做好防盗、防毁、防电磁干扰及防电磁信息辐射泄漏等的工作外，还要及时备份数据，以应对意外的发生。
（二）强化应用软件的保护，确保档案数据安全
如果说硬件设备是档案信息化建设的大环境，那么，应用系统就是档案数据所处的“小环境”，它是特别的应用程序，其最大的威胁来自于内部或外部的非法访问。
（三）加强系统软件的安全性，保障档案数据安全
操作系统是档案管理软件运行的平台，是档案数据运行的最大环境。一要使用正版操作软件；二要安装正版杀毒软件；三要及时升级系统，以防操作系统的漏洞被黑客所利用，造成档案数据受到威胁。
五、努力提高区级档案馆服务保密工作
企业文化随着企业的产生而存在，而企业档案者在企业产生后，在企业的各种生产、经验、过程当中产生的各种历史资料。企业文化包含了企业物质文化、精神文化以及制度文化。在市场经济制度下，企业能在日益激烈的市场竞争中处于不败之地，有了企业文化的先进，就有了竞争的优势。在社会主义文化建设的大浪潮中，必将促使企业经济的不断发展。企业经济的发展必将带动企业档案与企业文化的发展，因为档案和文化是在经济发展过程中产生的财富。企业档案是企业文化的表现形式之一，企业档案随着企业的发展而产生，得以保存的档案将会使得企业文化不断的传承下去。加强对档案管理工作不仅可为企业文化建设提供借鉴参考依据，同时又是企业文化建设的内在要求。一方面，企业文化建设离不开企业档案这一内容；另一方面，企业档案记录和传承了企业文化。
二、企业档案在企业文化建设中的作用
1.企业档案是企业文化的历史见证。企业档案是记录企业发展的一部奋斗史，记载了企业的过去，见证了企业的现在，是企业历史的证明者，同时承载和传承了企业的无形和有形文化。随着信息化时代的发展，企业的各种档案资料也将越来越丰富，所在承载的历史文化也将越来越多样化，档案记录保存内容也将非常丰富，档案管理工作也将越做越复杂。在企业不同时期的发展过程当中，记录下来的各种视频、图像及文字档案等将为企业精神文化、物质文化和制度文化的建设提供参考依据。
2.企业档案传递企业文化建设正能量。档案资料是文化的载体，弘扬企业文化传递正能量发挥了重要作用。这主要是由于企业文化是在企业档案、企业发展历史中提炼出来的有利于企业不断发展的精神产物。而档案充当文化的一类载体，常常作为企业提高核心竞争力、扩大再生产的根据，同时更是企业维护自身在竞争当中的合法权益的重要保证。
3.塑造企业的核心文化。企业不停的发展、社会不断的进步，企业文化同样处在不断的更新、发展当中。在企业发展过程当中，需要面临很多选择与判断，而企业要根据自身的实际情况作出何种选择与判断又只能借鉴与企业档案，在档案中吸收各种经验教训。因为档案中记录着的并不全是企业光辉的一面，同样存在失误和不足的一方面。只有结合其实档案资料，根据自身实际情况进行合理的判断与选择，才能推动公司事业不断向前发展。
三、优化企业档案管理，服务企业文化建设
众多企业将企业文化建设工作作为新世纪的企业建设的重点内容之一，一些企业在自身不断发展过程中逐步形成适合企业发展、顺应社会发展历史潮流的特色文化。近年来，企业文化建设方面得到了重视，而作为企业文化载体之一的企业档案在管理方面仍然存在着诸多的不足之处。因而，企业领导、各部门主管负责人及企业员工，特别是档案管理部门及其员工必须高度重视档案管理工作，以服务于企业文化的建设。公司应该从以下三个方面入手：
（1）重视企业档案管理工作，并将其纳入企业文化建设管理工作当中；
（2）提高档案管理人员的工作能力及个人素质，保证档案质量，为企业文化建设提供基础保证；
（3）不断更新档案管理新技术新设备以适应全球经济社会的发展，为企业文化建设更好的服务。
四、总结
一、高校档案管理工作存在的问题
(一)手段落后，意识淡薄。当前许多高校中的领导阶层没有对档案管理工作进行足够的重视，而是过于重视教学工作和科研工作的开展，因此在日常中忽视了对于档案工作的管理，而在对于档案进行应用的过程中才发现档案应有的优势没有得到充分的发挥。高校领导大多认为档案管理即简单对档案进行保管，而没有真正意识到管理的内涵，因此缺乏对于技术的使用以及资金的投入，从而使得现代化的档案管理技术难以得到应用，不仅不利于档案的安全，也使得档案的使用十分不方便。很多高校仍采用传统的档案管理方法，通过人工进行整理，效率十分低下，难以对于档案中的内容及时进行找出。(二)管理人员专业素质不高，管理机构设置不合理。许多高校通常在档案管理部门中任职家属，因此这就造成了档案管理工作质量的低下，档案工作人员不仅不能熟练掌握档案管理的技巧，一些年纪较大的人员还不会对计算机进行操作，极度缺乏掌握专业知识并且可以熟练操作计算机的专业性人才。随着当前时代的不断发展，传统的档案管理手段已被淘汰，并且相关人员经过学习和培训后的专业素质也较高，而高校中不仅管理手段落后，人员专业素质也较低，因此高校当前的管理状态难以满足档案管理的发展。(三)档案利用低效化，档案功能单一化。高校中档案机构所保管的档案数量很多，并且种类繁杂，因此若不能及时树立高校档案管理意识，就会使得效率十分低下。当前高校对于档案的管理只停留在整理、分类和保存阶段，远不能满足教师和学生对于档案使用的要求，因此想要真正发挥高校档案资源的作用，就需要结合自身当前的管理方式不断融入新技术，从而建立起适合自身的档案管理方式。
二、高校档案管理的重大作用
随着当前时代的不断发展，信息技术在我国的应用也越来越广泛，因此将信息技术在档案管理工作中进行融合就能够顺利解决许多档案管理中存在的问题，提升档案资源的利用水平，从而进一步为师生的使用提供便利。高校的信息化档案管理是高校实现现代化的重要标志，并且为了使高校的档案管理实现长足的发展，信息技术在其中应用的必要性也进一步得以提升。信息技术融入到了档案管理之中，传统的档案管理观念仍然应用十分广泛，不仅难以使信息满足师生及时使用的要求，也对信息化发展起到束缚作用，因此高校档案信息化建设就变得十分必要。传统的档案管理由工作人员手动进行分类整理以及保管，在这一过程中需要工作人员反复进行查验，过程十分繁琐，并且工作量很大;在查找相应资料的时候也十分麻烦，而进行了信息化建设之后，管理人员只要将内容输入就可以永久进行保存，十分便捷，不仅实现了省时省力，也提升了查找的效率，不仅仅通过管理人员就可以对于内容进行查询，一些有权限的人也可以使用档案。工作人员在这一过程中降低了工作量，提升了工作效率，可以潜心研究一些更加先进的管理技术，从而在今后的档案管理过程中投入应用。并且还可以将档案管理领域进行扩展，可以在其中加入对于教学信息的，从而实现内部检测机制的建立。
三、推进高校档案管理信息化建设的对策建议
推进档案管理工作的信息化是当前各大高校所面临的主要问题，因此就需要在发展的过程中对于信息化建设的手段进行探讨。(一)档案管理规范化，工作流程标准化。对于档案管理工作进行建设应关注档案管理的方式，只有建立起一套规范性的工作标准，并且严格按照以上内容进行执行，才能够使得档案管理进一步规范化。一是高校应该对于档案目录标准进行制定，由于信息的内容很多，种类涉及的也十分广泛，因此这就要求档案管理按照目录进行规范化的分类，并且保证利用网络进行查找的便捷性。否则，不仅不能够使得档案中信息的内容按类划分，还会使得其中的内容查找起来十分麻烦，效率较低。二是高校应该对于相关的规章进行严格的制定，在制定过程中可以对于其他高校的内容进行参考，也应结合本校档案管理的实际情况进行结合，从而制定出符合本校实际情况的相应规章。例如档案在用无纸化管理后，应对于管理人员的使用权限设置，从而按照统一的标准对于档案管理系统进行规范化使用。(二)数字化档案信息库的建设。随着科学以及信息技术的不断发展以及完善，高校的档案管理信息化内容也不仅仅应该局限于校内，而是应该将各大高校的档案联系到一起，并在其中融合该高校自身的特色，以实现兄弟院校之间资源的共享，从而借鉴其他高校档案建设的优点，不断将自身的档案管理体系进行完善。档案中的部分内容应该可以提供给教师以及学生进行使用，建立起一个可供大家共同使用的数字化平台，加强教师以及学生对于资料进行查找的方便程度，进一步提升档案管理的服务水平。(三)加强队伍建设，提高管理人员信息素质。在对于高校档案进行管理的过程中，管理人员的素质起着十分重要的作用。档案人员的素质直接影响到档案管理的综合效果，因此高校应该对于高素质的人才进行聘请，要求相关人员不仅熟练掌握专业知识，具备创新能力，思想与时俱进，还要求其能够对于信息技术进行熟练的掌握以及使用。在工作过程中可以对于相关的专业性培训进行组织，提升相关人员的专业技能，还可以通过同业人员之间的探讨从而互相吸取经验，提升对于档案的管理效率。在这一过程中高校还应不断对于管理人员的道德规范进行强化，从而使得人才全方位发展。在这一过程中不断将档案管理队伍进行强化，吸引更高素质的人才，从而进一步推进档案管理信息化的进程。
四、结语
高校档案管理对于高校的发展有着十分重要的作用，虽然当前高校档案管理较以前有所改善，但仍存在许多的问题与挑战，因此高校的档案建设仍具有紧迫性，这就要求各大高校在今后的发展过程中，这一问题更加重视，不但从技术的应用以及观念的更新方面进行着手，还要加强相关人员的素质，从而使得高校档案信息化建设进一步得以完善，方便工作人员的操作以及师生的使用，从而促进高校今后的长足发展。
作者:国忠 单位:山东师范大学图书馆
【参考文献】
［1］贾晓宇．高校档案管理信息化建设的思考［J］．赤峰学院学报(自然版)，2015
［2］李涛．高校档案管理信息化工作初探［J］．合肥工业大学学报(社会科学版)，2010
［3］王建宇．高校档案管理信息化存在的问题及对策［J］．重庆电子工程职业学院学报，2013
［4］郑彩云，向少华．基于大数据的高校档案管理信息化建设探讨［J］．开封教育学院学报，2016
关键词：企业管理 文书档案管理 信息化
随着网络信息技术的快速发展，计算机已经被广泛应用于社会生活的诸多领域，其功能的强大已经被人们所认识到，可以说现代人的生活已经无法离开计算机。在这样一个时代背景下，传统的文书档案处理方式显然已经无法适应企业快速发展的需要，而出现了种种弊端。因此，企业文书档案管理人员，必须要认清这一形势，将计算机技术引入到企业文书档案管理工作中，积极推进企业文书档案管理的信息化进程，如此才能够为企业的快速发展打下坚实基础。
一、企业推进文书档案管理信息化的意义
（一）可以实现信息共享
对纸质文书档案进行电子化处理之后，文书档案的储存方式发生了根本性的改变，再加上网络技术的广泛应用，我们就可以对文书档案进行随时、随地的检查，而且查准率非常高，这些优势都是传统管理方式无法企及的。传统的文书档案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量资源，也使这些资料所包含的信息大量浪费。而且对于纸质文书档案的查找工作，也非常困难。实现文书档案管理信息化之后，档案管理就由原来的案卷级上升到文件级，管理途径也由原来的单途径上升为多途径，进而使文书档案的信息资源得到最大限度的开发。
（二）提高工作效率
企业实现文书档案管理信息化之后，计算机将被应用于文书档案管理工作的每一个环节，使文书档案管理工作者从繁重的档案管理工作中解脱出来。比如传统的文书档案管理工作，是将纸质的文书档案装订在一起，如果想要对某一份档案进行修改，必须要对整个档案进行拆卷重做，这势必会增加档案管理人员的工作量，使大量时间与精力浪费。但企业实现文书档案管理信息化之后，这种情况就不会出现。我们只需要利用计算机将需要修改的档案找到，使用键盘操作就能够完成对档案的修改，既省时，又省力。而且对于文书档案工作的收集、整理、储存、统计以及借阅等工作，我们都可以借助计算机来完成，使文书档案管理工作的效率大幅度提高。
（三）加快了信息传输的速度
传统文书档案的长距离传递主要依靠的是邮政系统，传送的时间也无法确定，而且传递的过程中，一旦发生了丢失的情况怀，将会为企业带来无法弥补的损失。实现文书档案信息化管理之后，文书档案就可以以电子文件的方式进行传递，不但提高信息传送的速度，同时也保证了文书档案的安全。
（四）电子档案的储存更加稳定
电子档案与纸质档案相比，不但质量轻、寿命长，而且更容易保存。比如纸质档案在高温、酸、氧化剂、潮湿的情况下，可能产生水解或者是氧化反应，这势必会给企业带来不必要，也无可挽回的损失。但电子档案就不同了，随着计算机网络技术的快速发展，我们可以根据不同的实际需要，而选择不同的载体，比如移动硬盘、光盘以及U盘等等，及大的方便查阅与携带。
二、实现企业文书档案管理信息化的建议
（一）打造文书资料的“收集网络”
通常情况下，很多企业都有年底收集、整理文书档案的习惯，年底的时候，企业各部门都比较忙碌，这一时间进行文书档案的收集与整理工作，显然是不妥的。因此，企业需要将年度收集转变为平常收集。企业必须要建立独立的文书档案管理部门，部门工作者可以是从其他部门抽调出来的，也可以是企业招聘来的，同时在企业的每一个科室再安排一名兼职文书档案管理人员，从而组成一个文书资料“收集网络”。文书档案管理部门负责整个企业的文书档案收集工作，而各科室的文书档案管理人员则负责科室的文书档案收集工作，将每日收集到的文书资料以周、月、季度统一上交到文书档案管理部门进行保管。文书档案资料在收集的过程中，必须严格登记，这样才能够做到有据可查，相关责任人要检查好文件资料的完整性，并且要保证文书的字迹、纸张是符合相关规定的。文书档案管理部门收到科室上交的文书档案之后，要进行妥善管理，可以根据实际需要，预备出不同的档案盒，将上交的文书档案分类别的进行存放。
（二）将信息系统的内、外网进行隔离
为了保证电子文书档案的安全性，有必要在信息系统的内网与外网之间，构建出一条物理隔离带，以保证内网所储存的资料的安全。第一层隔离带依靠的是路由器，我们可以对路由器进行安全设置，从而过滤掉补屏蔽的IP地址。或者是先屏蔽全部IP地址，然后有选择性的放行一些IP地址进入内部网络系统。第二层隔离带依靠的是防火墙。现阶段，大部分防火墙都具有认证机制，只要设置防火墙之后，我们就可以对进与出的网络数据进行实时监控；阻止一些禁止操作；对通过防火墙的一些信息、内容以及活动进行详细的记录；对用户的访问行为进行实时监控；对攻击网络的行为进行检测，并发出警报。
（三）加强文书档案管理人员的素质建设
网络技术的进步对于文书档案管理的信息化建设有着重要影响，但是人员仍旧是文书档案管理的信息化建设的关键所在。因此，想要推进企业文书档案管理的信息化建设，首先要完成管理人员的“信息化”建设。企业可以采用培训的方式，培训的内容要包括计算机网络技术、档案学以及相关软件操作等等，同时还要鼓励文书档案管理人员进行自学，帮助他们树立终身学习的意识，如此才能够使档案管理人员的意识与技能共同进步，以适应计算机网络技术的快速发展。除此以外，还需要加大对档案室的硬件设施的投入，这样文书档案管理人员所学到的知识才能够有用武之地，文书档案资料的价值才能够更深入的挖掘，从而为企业发展而服务。
综上所述，随着现代科学技术的快速发展，传统的文书档案管理方式已经无法适应现代企业快速发展的需求，迫切需要我们运用计算机网络技术，实现文书档案管理的信息化，从而满足人们的查询需求与借阅需求。我们可以从打造文书资料的“收集网络”； 将信息系统的内、外网进行隔离；加强文书档案管理人员的素质建设等三个方面入手，推进企业文书档案管理信息化，从而使文书档案发挥出其应有的价值。
参考文献：
1.1档案信息化建设的认知因素
在档案信息化建设过程中，档案管理部门的领导对档案信息管理的不够重视，主要体现在档案管理部门没有一套完整的档案信息管理体系，对档案信息建设的认识及管理严重不到位，在档案管理过程中，档案工作人员受传统管理理念的影响，只对档案信息进行了收集，没有对其进行充分的分析与利用，没有发挥出档案应有的价值，严重的浪费档案的存在价值。
1.2档案信息化建设的观念因素
在传统的档案管理过程中，档案管理人员只将档案信息收集、保管就没有任何任务了。但是，随着城市人民群众对信息资料的不断提升，对存储的档案信息利用已经远远超过了信息本身的价值。所以，档案管理工作人员应该摒弃传统的管理理念，重视档案信息化建设，学会如何利用档案的价值。但是，到目前为止，大部门档案管理人员仍然没有意识到档案信息化建设的重要性，对档案管理难以达到要求。
2在档案信息化建设中应注意把握的几个问题
2.1数字化、网络化不等于信息化
档案信息化建设的内容非常广，其中包括信息的收集，整理、信息数据库及信息网络的建设、信息资源的有效利用、信息资源开发利用的法律法规及人才队伍的建设等。所以，档案网络化、数字化建设不单单只是信息的建设，应该从多个方面入手，促进档案信息化建设的快速发展。
2.2立足现实，加强标准化建设
档案信息技术处理，既有地域上的差异性，又有业务上的共同性。目前，各地档案馆普遍单独进行计算机管理系统的开发，无论是经济性、通用性都不利于协调统一。当务之急是加强档案馆之间的横向联系，按照统一的标准、规范，把计算机应用及适合共性特点的软件开发作为信息化建设的切入点。要力求软件功能设计既具有相对的统一性，又具有一定的灵活性和较强的应用性，争取在最大范围内建立统一的网络平台，整合档案信息资源，以整体优势最大限度地实现信息资源共享。
2.3注重质量，加强特色建设
信息化不应流于表面和形式，而是要注重由信息技术支持的档案信息是否适合用户需求，是否实现了档案服务功能的全面拓展和最大优化。如果传输的档案信息及相关的数据不被利用或者接受，那么档案信息化建设就起不到原有的作用。所以，档案信息化建设工作必须与社会广泛联系，了解社会需求，掌握信息利用规律，深入挖掘馆藏潜力，注重特色建设，在档案信息服务方面充分体现吸引用户的魅力。
2.4着重用户的实际与需求
不同方面的用户是信息化建设成果的直接受用者，但由于受计算机知识等因素的制约，使档案信息化与一些用户还有一定距离。重要的是要建设一种便捷的、更加适应用户需求的新型档案信息服务关系，充分满足用户需求的信息，与社会共同发展，共同进步。
2.5以人为本，加强人才培养
在档案管理工作中应广泛使用电子设备，使传统的档案管理方式从根本上发生变化。着力培养一支复合型的人才队伍，对完成信息化建设任务至关重要。首先，要重视对现有管理人员和专业技术人员的岗位培训和继续教育，为大家创造学习现代科学知识与先进技术的机会。其次，有计划、有针对性地招聘信息化建设专业人才。招聘信息化专业人才要长期、中期、短期相结合，实行用人制度上的社会化运作。通过实行培养现有人员和引进专业人员的办法，不断提高信息化建设队伍的综合素质和创新能力，保证在完成信息化建设任务时得心应手。
3档案管理信息化发展策略
3.1转变思想观念，树立信息化管理意识
在我国现阶段，档案管理工作得到了各行各业的广泛关注，也取得了一定的成就。所以，在档案管理模式及管理理念上也应该进行改革与创新，档案信息化建设成为了档案管理工作的必然趋势。为了与时代同步，档案管理人员必须改变传统的管理理念及模式，加强档案信息化建设，提高自身的职业素养及岗位技能，只有不断的提高档案管理人员的综合素质，才能有效的促进档案信息化建设的快速发展。
3.2制定信息化发展目标，并严格执行
在档案管理工作中，管理人员必须从全局出发，将近期目标与长远目标进行有效的结合，坚持一定的原则，既适用性、实用性、科学性。在档案管理工作制定长远目标时应该对档案管理工作进行深入的分析与研究，使制定的目标得以实现，为全局统一发展而努力，充分的考虑档案信息化建设未来发展的需求，留下兼容、扩充剩余空间，避免有效的资源浪费。在制定档案管理工作的近期目标，档案管理工作近期目标的重点在于其可行性和实用性。在档案信息化建设的初级阶段，需要对现有的档案资料进行整理，这项工作必须仔细、认真、不能出现任何纰漏和差错，档案资料的正确性是非常重要的，所以，在整理档案资料时必须保证其准确性，并且按照标准执行。在对档案馆进行整理时，首先要对重要的档案资料进行数字化处理，对于没有价值的资料进行销毁，避免浪费资源和时间，这是对档案管理实行信息化的一个基本要求。
3.3信息化建设过程中的系统软件与硬件设备统一管理
现阶段，档案管理的各个部门缺乏有效的沟通和统一管理，各个部门所采取的信息化手段及设备都不相同，严重影响档案信息数据之间的兼容性，严重制约档案信息化建设的发展。为解决档案信息化建设存在的问题，必须与档案管理工作的实际情况相结合，使档案管理工作数字化设备得到统一，并使档案管理的工作人员具有专业性，进而实现设备的文字识别功能，以及自动的转化、编目、检索功能，并在此基础上实现档案信息化建设中自动标引、上载以及辅助立卷、全文存储等功能。在档案管理工作中，使计算机设备的规格及型号得到统一，这是档案信息化建设实现的基础。
4结束语
高效的交通档案管理工作可有效地提升交通系统各个单位工作的效率，特别是最近几年来我国私家车数量的不断增加，给交通档案管理工作带来了较大的挑战。而通过信息化建设可以增强档案管理工作效果，进一步增强交通档案管理工作的质量。但是在交通档案管理信息化建设的过程中仍旧存在多方面的问题，严重制约了交通档案管理信息化建设的质量，因此，全面地分析当前交通档案管理信息化建设中存在的问题对交通档案管理工作有着实际意义。
1交通档案管理信息化建设的重要性
1.1推动交通档案管理工作专业化
在传统的交通档案管理工作中，因为档案多数均为纸质的材料，这就限制了档案的有效使用，并降低了档案保存的安全系数。在进行档案管理工作时使用现代信息技术，可消除传统的借阅交通档案资料在地域和空间上的差异，减少了档案管理工作者工作难度，提升了档案管理工作的效率。
1.2符合当前时展的需求
当前国内私家车数量越来越多，为了更好地使车辆服务于人民，需要提高交通档案管理的效率。而通过将信息化技术加入交通档案管理工作，能够实现交通档案管理工作与现代化社会有效的接轨，降低交通档案管理工作中出现错误的概率，增强交通档案管理工作的实效性。
2当前交通档案管理信息化建设中存在的问题
2.1对交通档案管理信息化建设重视程度较低
对交通档案管理信息化建设重视程度低制约着交通档案管理信息化建设，具体主要表现在两个方面，首先，在交通管理部门中，档案管理部门为辅的科室，地位总体较为边缘化，交通档案管理实际需求人员较多，但具体从事人员较少，特别是专业的信息化建设技术人员更为缺乏，多数交通档案管理部门存在一人多岗的情况，这在很大程度上限制了管理工作的提升。其次，作为交通档案管理人员自身也没有认识到信息化建设对于自身的重要性，传统的交通档案管理工作思路与方式仍旧处于主置，限制了现代化信息技术在交通档案管理工作中的应用。
2.2交通档案管理信息化建设工作对应的规章制度较为缺乏
现阶段，因为多数单位的交通档案管理信息化建设处于初级阶段，具体的机构设置、专业技术人员配置等方面还存在较多的问题，规章制度不够完善，在信息化建设实际工作开展的过程中，存在职责交叉、分工模糊等情况，甚至部分区域的交通档案管理工作经过信息化建设之后，出现了各自为政的情况，导致交通档案管理工作非常混乱，信息化技术应用较为表面。
2.3交通档案管理高级信息化技术人员较为缺乏
当前由于受到传统交通档案管理工作的影响，实际的交通档案管理信息化建设人员并非科班出身，往往是经过了一段时间培训之后就直接上岗，在受到工作压力等方面的影响时，对应的在职培训工作也不能及时地跟上，限制了管理人员信息化技术水平的提升，再加上多数工作人员心态等方面因素，导致了高水平管理人员较为缺乏的现状。
2.4信息管理使用软件不统一
现阶段导致交通档案管理信息建设水平较低的另一个主要原因就是在进行交通档案管理信息录入的过程中，使用的录入软件不够统一，导致格式不够规范，导致后续在使用相关数据的过程中非常容易出现数据不兼容的情况，这在很大程度上导致了交通档案信息化管理工作的混乱。出现这种情况的主要原因与我国信息化技术起步较晚有着直接关系，在交通档案管理信息化建设的过程中间还没有形成一个较为统一的标准，非常容易导致交通档案管理工作出现混乱、不兼容的情况，降低了交通档案管理信息建设的效果。
2.5信息化管理资金投入不足
交通档案管理信息化在建设的过程中涉及到方面较多，所包含的工作也较为琐碎，再加上我国当前交通档案管理信息化建设水平较低，在完善交通档案管理信息化过程中需要大量的资金投入。但是，当前我国对这方面的投入比较少，不能够满足我国交通档案管理信息化建设的需求，使交通档案管理信息化的建设水平比较落后。
3完善交通档案管理信息化建设的相关对策
3.1构建完善的交通档案管理信息化建设工作规章制度
无规矩不成方圆，所以在进行交通档案管理信息化建设的构建过程中，要制定出比较完善的工作规章制度。在实施时首先要针对性地进行分析，对其有比较全面的了解，然后再把信息化建设过程的需求添加到交通档案管理工作制度中。另一方面，在进行完善的过程中，可以进行听证，邀请相关专业的专家、学者及工作技术人员等进行听证，并给予专业性的指导，其次，在交通档案管理信息化建设工作制度运行的过程中，应采取动态性的调整策略，保证交通档案管理工作制度更好地服务于信息化建设。
3.2增强交通档案管理信息化建设技术人员的综合素质
针对当前交通档案管理信息化建设技术人员综合素质较低的情况，应制定具体的措施。首先从源头上进行控制，主要从三个方面入手，第一，从招聘环节入手，对于招聘的工作人员，应该设立必要的有针对性的招聘条件，选择那些专业与信息化建设相接近的人员，并提高工作人员的待遇条件，以便能够吸引到优秀的人才，保证工作人员的能力水平。第二，制定出完善的在职培训策略，由于交通档案管理信息化技术和知识是处在不断发展和进步的过程中，这就需要对已经在职的交通档案管理工作人员进行在职培训，使其能够掌握最新的知识动态，保证技术人员的信息化技术水平得到不断的提升。第三，建立合适的考核机制，合理科学的考核对于调动工作人员的积极性是十分重要的，应对传统的理论考核方式进行变革，可多采用一些互动性的考核方式，并将考核结果与工作人员的晋升、薪酬等挂钩，保证培训工作与考核工作的效果，防止出现考核流于形式。
3.3增强对交通档案管理信息化建设的重视
为更好地增强交通档案管理信息化建设，增强对交通档案管理信息化建设的重视是必不可少的。在具体的实施中，应当树立交通档案信息管理理念，提升相关工作开展的紧迫性，认识到该项工作的重要性，从而对所有工作进行统一协调管理，这对于增强交通档案管理工作效率与质量是非常重要的。
3.4明确交通档案管理信息化建设途径
为了切实增强交通档案管理信息化建设效果，应当明确交通档案管理信息化建设途径。首先构建完善的交通档案管理信息化数据库，最为根本的任务就是对其中包含的所有档案进行整理，将整理的结果形成数据，这是形成交通档案管理信息化数据库的基础。其次是进行归档，在归档时应当对所用的电子文件进行分项检查，保证所收集信息的真实性和完整性。若纸质原件和电子文件不是完全相符的，则应当进行完善调整，保证今后使用过程中所有数据的真实性。另外，应当和交通设计部门、监理部门等相关的单位形成计算机网络，在确保档案资料保密的基础上，将所有的资料融入到计算机系统中，更加方便后续资料的使用和收集。同时，还应当从复杂的交通信息材料中将其中具有结论性和代表性的数据提炼出来，形成完善系统档案材料和严谨的档案构建，从而为后续档案调用和决策工作提供更为便捷和完善的档案服务，实现交通档案管理工作的规范化和科学化。
3.5规范交通档案数字化软件的操作
针对当前交通档案管理信息化建设中存在的标准不够统一的情况，应当在全国范围内形成统一的交通档案管理信息化录入标准，形成统一的录入规范，这对于提升交通档案管理信息化建设的标准化水平是非常必要的。在具体的实施中，应当将纸质档案与电子档案的衔接工作落到实处，避免出现档案数据的流失，这是十分重要的。其次，还应该利用计算机网络技术保证交通档案信息的录入工作顺利进行，保证信息的真实性和可调查性。第三，结合当前我国多数交通档案信息的实际情况，与IT等相关部门进行有效对接，研发出适合当前我国交通档案信息化录入工作特色的数字化软件，并在全国交通档案单位内进行全面培训，保证每位人员均可以使用这个软件，这将在很大程度上增强交通档案管理信息化建设的规范化水平。
3.6增加交通档案管理信息化建设的投入
针对当前我国在交通档案管理信息化建设方面投入较少的问题，应当针对性增加对交通档案管理信息化建设的投入工作。在具体实施过程中，相关的管理与运营单位应当认识到交通档案管理信息化建设是一个一本万利的项目，虽然在初期的投入比较大，但是在后续的工作中，会增强交通档案管理工作的效率，提升交通档案管理工作的质量。同时，在具体实施中，交通档案管理信息化建设单位应当充分发挥项目较大且属于国家使用的优势，严格采用招投标的方式进行交通档案管理信息化建设，在确保交通档案管理信息化建设效果的基础上，提升交通档案管理信息化建设的性价比。
3.7完善交通档案管理信息化检索工具
完善交通档案管理信息化检索工具对于及时掌握信息化建设动态有着非常重要的作用。在具体实施中，首先应当完善交通档案的内容，让使用者可以迅速地定位自身需要的信息，构建出专业索引目录，让使用者可以更快更好地定位自己所需的信息。其次，通过多方面的途径，将各个部门的信息进行收集，形成完善的交通档案，然后进行交通档案基础数据的汇总，及时将交通档案的项目向领导汇报，以便给领导的决策提供客观的依据，增强决策工作的科学性和合理性。第三，加强信息的反馈工作，交通档案管理人员要及时将收集到的信息进行整理和反馈，这样不仅能够反映档案信息的内在价值，还能增强社会档案的意识，将交通档案信息资源服务于为交通建设，充分发挥交通档案管理工作的作用。
4结束语
1.建设重视程度不高
就当前的情况分析，虽然大多数人已开始认识到广播电视大学档案管理是学校进行管理的重要环节，但是依然没有得到学校各级领导的高度重视，且其均没有从思想上意识到信息化建设对档案管理的重要性，而是片面地把工作重心偏向于学校教学管理及经济效益上。加上许多的档案工作者均不是专业人士，因此思想上对于档案信息化建设的认知度还不够，导致对档案工作的细心不足，使得档案的信息化建设无法有效开展。
2.建设资金投入力度缺乏
广播电视大学的档案信息化建设在起始阶段需投入一定的资金用于基础设施建设方面，以形成信息化的管理环境，然而许多大学却过分地强调科研建设等方面，且科研方面的经费比重偏高。而在基础设施方面均使用一些严重老化或濒临淘汰的设备，严重阻碍了现代信息技术与档案管理的相互协调发展，进而使得广播电视大学的档案管理信息化建设不能得到实质性进展。
3.建设制度规范化不足
广播电视大学的档案大多来源于学校各个学院和管理部门，然而当前各部门的档案管理缺乏规范化，没有一套完整且适用于信息化发展的采集、整理、储存及借阅制度。此外，学校收集档案的过程也缺乏系统性，没有实现较高水平的现代数字化管理，因而无法对档案信息资源进行更深层次的开发利用，导致最终严重影响学校档案管理的成效。
4.建设标准化薄弱
由于学校对档案管理信息化建设的态度不够端正，致使管理工作分散性和随意性明显，严重缺乏必要的统筹性和协调性，造成档案管理信息化的标准化建设水平下降，从而阻碍档案管理信息化的建设步伐。此外，档案管理信息化人员素质的低下以及技术保障的缺乏，同样是广播电视大学管理信息化建设中需要解决的问题。
二、广播电视大学档案管理信息化建设的建议
1.积极转变思想观念
思想决定行为，广播电视大学需正确认识到档案管理信息化建设的重要性，并积极投身于档案管理信息化建设中。一方面，广播电视大学的领导应转变其传统观念，高度重视档案管理的信息化建设，将广播电视大学的档案管理工作与学校的科研、教学工作一同纳入学校的未来建设发展规划中，且应该适应现代社会发展的需要;另一方面，广播电视大学的领导应该认真听取相关工作人员对当前的工作汇报，加大对信息化建设物力、人力的投入，并加强基础设施建设，适应现代信息化发展需求的同时，为档案管理者营造融洽的工作氛围。而档案管理者不仅需做好本职工作，而且还应加大关于档案管理信息化建设的宣传力度，可号召师生共同加入建设队伍，并向其详细讲解档案及相关法规，从而提高师生对档案的认知度，使其充分意识到档案的重要性。
2.切实加大资金投入
对于档案信息化建设，技术设备是最重要的基础因素。首先，广播电视大学需投入一定的资金以配备性能良好、质量可靠的硬件设施，从而防止受到辐射、电磁干扰等影响;其次，还可设计开发或者采购通用型的档案管理软件，使办公自动化的系统与档案信息化建设融会贯通;最后，广播电视大学的档案管理者还应加强安全警惕，严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用防火墙、身份认证、数据备份等安全措施进行防护，时刻做好防范黑客攻击的杀毒防毒工作，以确保计算机网络的正常运行，从而维护档案安全。除此之外，学校还应在硬件保护工作和数据备份的工作方面加大力度，以便发生故障时可第一时间进行处理与恢复工作。但是在资金的使用方面需科学规划，学校可将科研、教学等信息化建设与档案信息化建设进行有机结合，形成一种集成综合优势，使有限资金发挥更大效用，进而实现学校的全方面建设与档案信息化建设共同进步与发展。
3.规范档案管理制度
首先，学校需科学制定统一标准，使档案信息化建设有据可循和有序发展;其次，有效构建广播大学档案信息体系，使档案更加完整有序，而且更方便进行查阅工作;最后是改变“轻利用，重保存”的传统思想观念，通过实施档案管理信息化建设，将档案信息服务不断延伸至知识服务及实际的管理工作中。这不仅给学生和学校的教职员工提供档案利用的服务，而且通过档案信息化建设平台为社会各个方面提供具有价值的档案信息服务，使广播电视大学的档案信息管理可和社会的各个部门及各个方面间形成档案信息资源共同分享的开放局面。
4.建立规范标准体系
档案信息化建设的前提是基础工作的标准化与规范化，学校应全面推进标准规范化的制定与执行，加强相关的法制法规建设，从而实现档案信息可资源共享的目标。就广播电视大学档案管理信息化的标准建设而言，需从内部协调与宏观调控两大方面着手。内部协调针对的是广播电视大学本身，对学校自身而言，档案管理部门需积极配合并参与电子校务建设，且在整个建设过程中进行有效协调档案管理信息化与电子校务间的关系，使其不冲突且可有效衔接，这不仅很大程度地减少了收集电子档案信息的繁杂程序，而且可通过网络共享这一有利平台为学校其他部门提供高效服务。宏观调控则是在现有规范和标准的基础上，进一步完善档案管理信息化的标准体系建设，同时加强对各大院校的指导与监督，从而确保其档案管理信息化建设的有利进行。与此同时，档案信息化的建设已越来越多采用光盘或磁盘将文件资料进行归档，传统的分类方法、档案整理及记录标准均无法完全适应，因此这就更加需要广播电视大学根据新的标准制定出系统的规范化体系，并切实推动档案管理的信息化、规范化、标准化建设。
