发布时间：2022-07-04 11:21:26
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的高校档案信息安全样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
目前，随着我国高校档案信息建设的不断发展，高校档案管理系统的应用和开发也向着全面的方向发展。高校档案网络化为用户带来更大的变量，档案网络系统存在的安全隐患也逐步显露出来。例如：档案系统遭到黑客攻击导致功效数据信息失窃、感染病毒、系统瘫痪等情况，基于上述情况，解决档案网络系统的安全性问题成为当务之急。
1 简述高校档案管理的现状
高校使用的档案滚落网络规模属于中小型企业网，其内网不足50个用户，外网则是依托校园网与Internet相互连接。高校档案滚落软件主要来自以下两种形式：①学校购买商业化的档案管理软件；②高校档案馆与软件技术人员联合开发的管理软件。高校档案管理系统不管使用商业化软件还是自主研发软件，也都存在的安全性性存在一些不足之处。高校档案馆缺少专门负责管理专业技术人员，极易产生安全隐患。
1.1 人们档案管理意识不足
人们过度依赖现有的操作安全机制，单纯的认为只需不泄露自己的用户名和密码就不会存在安全隐患。黑客可以采用字典攻击工具、按键记录器等方式获取他人的账户与密码安装好杀毒软件之后就认定系统绝对安全，有些人不懂对杀毒软件进行升级和更新。过分相信防火墙，单一认为只要设置防火墙就可安全，其实防火墙软件自身的也存在一系列漏洞。
1.2 缺乏完善的管理制度
多数高校档案管理部门在信息化建设方面都使用单一的安全管理模式，忽略网络安全的相关部署，为某些不法分子提供可乘之机。高校操作系统恶化软件安全存在一些漏洞，黑客们如果发现这些弱点，会在软件开发商建立补丁或修补漏洞前，研制他们使用的网络代码，采用这些缺陷不断渗透，致使高校的档案管理网络系统出现大量数据丢失或网络瘫痪的情况。
1.3 木马、蠕虫侵犯
计算机蠕虫不会像病毒那样自己附加至其它软件感染用户的程序和文件，蠕虫常常采用受感染的系统文件传输功能，自行在网上进行传播，致使网络流量不断增加及计算机运行速度降低。有一部分蠕虫还可以删除文件、由受感染计算机发出文件。特洛伊木马是一种黑客攻击，如果电脑中上木马， 该机器犹如一台傀儡机，黑客可以在侵犯的电脑上下载或传输文件，盗取各种密码和信息。
1.4 垃圾邮件及间谍软件的侵犯
现阶段，根据垃圾邮件过滤公司的相关统计得出，从互联网发出的邮件中，每十封就有超过9封的邮件为垃圾邮件。垃圾邮件泛滥成灾，从而占用更多的网络资源，严重影响着电子邮件通信的正常运行。如果电子邮件被制造网络病毒和黑客利用，就会成为杀伤力最大的病毒传播工具。间谍软件可以在使用者毫不知情的状态下，在用户电脑上安装后门程序，用户的隐私信息呗这些程序获取，这些后门程序也会帮助黑客远程控制用户电脑，黑客可以在用户计算机上发送、接收邮件等操作。
2 完善高校档案管理系统安全的措施
2.1 提升人们的安全防护意识
常言说：“防患于未然”，及早的防患可以避免计算机不遭受恶意侵害，高校设置的第一道网络安全防线就是要强化计算机网络安全意识。树立安全操作意识，强化档案馆管理人员和用户的责任心，在离开电脑时随手把档案系统退出，定期排查电脑存在的病毒，防止用户名和密码泄露。高校可以定期组织档案管理人员进行网络安全知识的培训，让他们熟练掌握各种安全威胁的因数和解决措施，定期检查网络软件是否进行安全审计，不要把没有保护的移动设备接入到网络中，不要随意使用来历不明的软件。
2.2 设置安全管理措施
高校进行档案网络安全管理中，使用必要的安全技术之外，还应该制定相对应的安全管理策略：例如：设置档案信息安全管理的等级与范围；设置标准的网络系统操作规程和用户访问身份登录制度；设置必要的网络系统维护和应急措施。各个高校档案馆在设置安全管理策略时，必须向专业人员咨询，确保设定的策略高效、安全。
2.3 配备杀毒软件和防火墙
杀毒软件可有扫描计算机上的所有文件，从档案馆计算机用户的角度来说，先要为计算机安装一套正版的杀毒软件，之后设置自己的扫描日程，若没有自动的扫描日程表，可以设定一个提醒装置，保障档案室管理人员可以定期对计算机展开扫描，并及时更新杀毒软件。防火墙作为档案馆内部网络与互联网之前的安全卫士，有入侵者进入必须先穿越防火墙安全设定才能接触到目标计算机。一般各大高校的网管中心都会为本校设置一个防火墙把高校的内部网络与Internet公用网络隔开，这是高校档案网络系统设置的第一道安全防线，如果档案馆的电脑数量有限，可以购买软件防火墙。同时要对防火墙进行相应的安全设置：过滤信息报、屏蔽非信任的IP地址，禁止非信任IP访问档案管理系统。
2.4 防止垃圾邮件和反间谍软件的入侵
想要防范垃圾邮件的入侵，不仅不能相应自来的电子邮件，也必须保护好自己的邮件地址。同时，可以在邮件服务器、接受黑名单机器上设置垃圾邮箱锅炉功能，采用过滤器和黑名单降低垃圾邮件出现的几率，并保存合法文件。可以在计算机上安全反间谍文件删除间谍文件。
【关键词】高校档案管理；信息安全；风险
在当前的网络信息的发展潮流之下，大部分高校的档案管理也都向着现代化和信息化的方向前进，原来单纯的人工管理模式已经朝着数字化的模式发展，高校的档案也得到了更广泛的应用，但是这种新的应用模式使得其中的风险矛盾逐渐突出，如果发生的一些安全问题得不到解决，就可能产生很大的信息资源方面的损失，安全风险管理的加强非常必要。
一、高校档案管理信息安全的风险类型分析
（一）制度风险与外来风险。
在如今的高校档案管理信息化的改善中，还缺少比较完善的法律法规对其进行保护和约束，也就是说高校档案管理的数字化方面的安全性得不到一个很好的保障，有时只能使用与计算机相关的管理条例来进行监管，这种对档案管理信息安全的维护缺乏专业性和针对性，这种管理现状为很多的不法人员带来了可以进行破坏的机会，他们为了达到自身的利益或者目的，会对高校中的档案信息进行资源窃取以及网络信息的攻击，甚至将其进行破坏，这种行为对于高校的档案信息的管理是非常不利的，使得信息安全无从保证。另外，除了这种制度方面的不健全之外，来自外界的风险也对高校档案管理的信息安全产生着影响，比如计算机病毒以及非法访问等黑客的攻击行为，病毒是现代网络领域中最大的危害内容之一，与网络信息相关的所有路径以及终端都会受到来自病毒的威胁，而且病毒的种类还在不断地增加，一些专门的杀毒软件不能第一时间进行杀毒设置，这种高难度的管理问题会造成高校档案的丢失，非法的访问则有可能会造成档案信息的篡改，属于比较严重的安全风险问题。
（二）管理风险以及信息安全评估风险。
对于档案管理人员而言，保密意识不够，责任感薄弱，会对档案管理的安全带来不良效果，不少高校对档案管理工作缺少充分的关注，对于档案资料的保密性认识也不足。在当前档案管理信息化的进程中，管理者在信息技术的专业程度上并不达标，在工作中不能严格按照规定进行合理的操作，比如有的管理人员可能会因为工作的疏忽将高校内部网络的档案管理账号以及密码泄露出去，而且机房管理也不严格，给外界不法分子的侵入提供了机会。并且，高校的信息安全评估发展也比较落后，存在比较多的安全管理风险，高校档案管理部门对于安全评估方面的工作重要性认识不足，安全风险评估的具体操作流程以及技术支持都需要进一步改善。
二、高校档案管理信息安全的风险解决措施
（一）健全信息安全制度，提升档案信息的物理安全。
高校档案部门应以国家档案局所公示的信息化建设准则为指导，以自身实际情况为依据，然后与计算机相关法规的要求制定同高校档案管理工作相适应的规章制度。这样做可以很大程度上使高校档案管理工作得到安全性与稳定性的发展，对当前存在的相关档案管理安全问题进行分析，国家应及时制定有关的法律，让高校的档案管理信息化建设更加合理规范。在当前的高校档案管理信息安全的发展中，应该做好相关的基础性工作，尽量降低信息风险所造成的损失，比如在信息管理设备的购入时应该采用不同型号与厂家的设备类型，这样可以达到优势互补的效果，而且在档案信息的管理中为了避免某网段的安全风险影响网络的全面运行，对子网设置使用分级、分段的物理隔离，这样可以增强安全管理的强度。
（二）做好档案信息安全风险的评估工作。
增强高校档案信息调研力度，对高校档案管理的构成进行分析确认，针对组织战略、业务类型、流程等所形成系统的基础性建设及档案安全需求等，进行调研与评断。对档案信息资产的识别也是其中重要工作内容之一，可以将相关规范作为工作开展的参考，与高校档案管理中的实际工作程序内容相结合，识别当前建立的信息管理体系，比如硬件、信息采集、筛选等方面的工作，对其中资产的重要作用以及相关业务的信息进行综合性的探究，最后主要是根据其中蕴含的价值对档案信息资产进行不同程度、层次的标识，还应该根据所呈现的资产详单对面临的安全隐患与风险进行详尽的探讨，按照严重程度对风险进行分类标识与处理工作。
三、结束语
高校档案管理在发展中也应该逐渐地去适应现代信息技术的前进趋势，对原有的档案管理方式进行改变，信息化建设是其转变的主要方向，在变化的过程中可以增强高校档案管理的技术优势，同时管理部门也必须做好信息安全方面的管理，做好档案管理的风险评估工作，加强管理队伍的完善，提升信息安全管理的水平，确保高校档案管理的不断完善和进步。
【参考文献】
[1]程安琪.新时期高校档案管理信息安全风险分析[J].黑龙江史志,2014(15):84-85.
[2]刘凝芳.浅谈高校档案信息安全的有效管理机制[J].科技创业月刊,2011(03):99-100.
（辽宁师范大学档案馆，辽宁 大连 116029）
【摘要】本文在深刻解读大数内涵的基础上，结合高校档案信息资源特点，分析大数据对高校档案工作者理念、档案资源建设、档案信息安全及档案利用服务等方面的影响，提出在大数据时代，高校档案工作应该树立全归档意识、构建档案信息资源数据集、建设档案信息安全体系、挖掘档案信息大资源，推行个性化定制化档案信息服务等应对策略。
关键词 大数据；高校档案；影响分析；对策研究
基金项目：本文为2014年度辽宁省档案局科技项目“大数据时代高校档案信息资源多元采集研究”（L-2014-R-12）的阶段性成果之一。
作者简介：宁燕子，研究方向为档案信息化建设。
大数据时代的到来改变了传统的IT架构与数据存储和利用机构，必然也将对作为储存信息知识、提供信息服务的高校档案馆形成冲击与挑战。因此，深刻理解大数据的内涵，结合高校档案信息资源的特点，分析大数据对档案工作者理念的影响、对档案信息资源建设、档案信息安全及档案利用服务的影响，对高校档案馆面对大数据寻求应对与发展对策有着重要意义。
1大数据概述
近年来，随着互联网、物联网、云计算等技术的深入发展，以及智能终端、社交网络、数字地球等信息体的普及和建设，海量的结构化和非结构化数据己经充斥在人们日常生活的每个角落，并且每天还在以惊人的速度进行爆炸式的增长。美国互联网数据中心(IDC)指出，全球数据量已由2005年的0.15ZB增长到2010年的1.2ZB。预计未来10年，全球数据量将以40%+的速度增长，2020年全球数据量将达到35ZB，人类正在逐渐步入一个大数据时代。
1.1大数据定义
目前，大数据并没有形成一个统一的定义。研究机构Gartner的定义：大数据是指需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。维基百科的定义：大数据指的是所涉及的资料量规模巨大到无法通过目前主流软件工具，在合理时间内达到撷取、管理、处理并整理成为帮助企业经营决策目的的资讯。麦肯锡的定义：大数据是指无法在一定时间内用传统数据库软件工具对其内容进行采集、存储、管理和分析的数据集合。IDC将大数据定义为：为更经济地从高频率的、大容量的、不同结构和类型的数据中获取价值而设计的新一代架构和技术。信息专家涂子沛在著作《大数据》中认为：“大数据”之“大”，并不仅仅指“容量大”，更大的意义在于通过对海量数据的交换、整合和分析，发现新的知识，创造新的价值，带来“大知识”、“大科技”、“大利润”和“大发展”。从以上几种定义，我们可以看出，大数据是信息时代出现的一种现象，一种理念，一种处理技术。
1.2大数据特征
和大数据的定义不同，对大数据的特点业界有比较统一的认识。即大数据的4“V”特征。第一，数据体量巨大（Volume）。从TB级别，跃升到PB级别。物联网、云计算、移动互联网、车联网、手机、平板电脑、PC以及遍布地球各个角落的各种各样的传感器，无一不是数据来源或者承载的方式。第二，数据类型繁多（Variety）。随着传感器种类的增多以及智能设备、社交网络等的流行，数据类型也变得更加复杂，不仅包括传统的关系数据类型，也包括以网页、视频、音频、E-mail、文档等形式存在的未加工的、半结构化的和非结构化的数据。第三，价值密度低（Value）。数据量呈指数增长的同时，隐藏在海量数据的有用信息却没有相应比例增长，反而使我们获取有用信息的难度加大。以视频为例，连续的监控过程，可能有用的数据仅有一两秒。第四，流动速度快（Velocity）。形成流式数据是大数据的重要特征，数据流动的速度快到难以用传统的系统去处理。大数据的“4V”特征表明其不仅仅是数据海量，对于大数据的分析将更加复杂、更追求速度、更注重实效。
2高校档案信息资源呈现的特点分析
2.1档案数量庞大，增长迅速
辽宁师范大学是一所省属重点师范类院校，学校全日制在校生人数规模在22000人左右，在职教职工人数约为1800人。以辽宁师范大学为例，学校档案馆馆藏档案总量是66286卷（件），其中综合档案41913卷。近4年，综合档案年入馆量以平均每年12.5%速度增长。截至2013年6月21日，全国普通高等学校（不含独立学院）共计2198所。各高校档案馆档案资源总和近亿卷，堪称海量。2011-2014年，辽宁师范大学综合档案入馆数量统计结果见表1。
2.2档案种类繁多，载体类型多样
高校档案是高等院校内部组织和个人在教学、科研、管理以及其它各项活动中直接形成的、对高校和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同记录方式和各种载体形态的历史记录。高校档案具有形成主体多样性，形成领域广泛性的特点，因此形成了高校档案信息资源种类繁多、载体记录方式和载体形态多样性的局面。如，辽宁师范大学档案馆集中统一保管12类档案：党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、出版物类、外事类、财会类、声像类、实物类、教职工人事类和学生类。高校档案的载体类型多样，除传统的纸张外，还有以感光材料为载体的档案，如缩微档案；以磁性材料为载体的档案，如录音带、录像带、幻灯片等；以磁、光、电为介质，通过计算机等设备阅读的档案，如，电子文档、光盘数据库等；以数据库和网络为基础，以计算机主机硬盘、光盘为介质的档案，如网络信息、网站、网页等。
2.3档案数据资源丰富。
近年来，随着高校校园信息化工作的推进，高校在档案信息化工作方面的投入也在不断加大，数字档案馆就是档案信息化的成果之一。档案信息化的一个基础工作是档案信息资源的数字化，即馆藏档案目录数字化，馆藏档案全文数字化，电子文档收集。据统计截止2010年10月15日，上海交通大学档案馆馆藏档案全文数字化总量为3667404页，数字化信息资源约为2PB。一所高校的档案数据资源已经达到PB级别。可想而知，全国2000多所高校的档案数据资源总量相当可观，内容相当丰富。
3大数据给高校档案工作带来的影响
3.1大数据对高校档案工作者理念的影响
大数据带给档案工作的最大影响是对档案工作者思维理念的冲击。维克托·迈尔·舍恩伯格在《大数据时代》中明确指出，大数据时代最大的转变就是，放弃对因果关系的渴求，而取而代之关注相关关系。传统的逻辑性思维，考虑的是因为什么，所以必须怎样，即由因到果的关系。而大数据思维只需要知道“是什么”，而不需要知道“为什么”。这颠覆了千百年来人类的思维惯例，对人类的认知和与世界交流的方式提出了全新的挑战。大数据时代的到来，将从多个方面变革传统的档案思维模式。管理思维上，将推动档案馆从经验驱动到循数管理的转变，用数据说话；服务思维上，档案馆的服务理念将实现从供给导向到需求导向的转变，实现从资源密集型服务到服务主导型的转变；业务思维上，从追寻“因果律”走向审视“相关性”，从出现问题——逻辑分析——找出因果关系——提出解决方案的逆向思维模式，到收集数据——量化分析——找出相互关系——提出优化方案的正向思维模式转变。
3.2大数据对档案信息资源建设的影响
迫于物质和技术条件限制，在小数据时代我们无法对产生的所有成果(档案)全部归档和保存，因而有必要制定一个归档范围，即确定哪些要归档保存，哪些不需要归档保存；同时对归档保存的信息和数据要根据其价值确定不同的保管期限以节省人力和物力资源。近20年来，随着移动互联网、云计算、物联网等新兴技术的蓬勃发展和广泛应用，以及各种传感器的无所不在，信息技术已经可以将一切“数据化”。在过去的50年中，数字存储成本大约每两年就削减一半，而存储密度则增加了5000万倍。在大数据背景下，“一切归档”的目标已经具备了较为成熟的技术条件和物质基础。大数据时代，档案概念呈泛化趋势，“每一条记录都将变成具有长期保存价值的档案，这些单位价值密度低的记录信息将作为不可分割的整体来发挥档案的价值”。“一切具有保存价值的文件、数据、视频、实物都将视为档案，基于信息系统的电子文件在形成之后‘一秒钟’即形成‘电子档案’”。
3.3大数据对档案信息安全的影响
数据安全的问题一直是信息安全的重要内容，信息安全业界对于数据安全的探讨从来没有减少过，大数据时代的到来让业内人士更加不确定。据报道，对全球200个安全权威专家调查表明：40%的专家无法处理所收集到的海量安全数据；35%的专家没有足够的时间或专业人员来分析他们收集的安全数据和信息。这些数字也更能直观地说明在大数据时代，安全面临的挑战十分严峻。EMC信息安全事业部RSA公司的信息安全专家胡军认为，安全是一个基础的问题，数据价值越大，数据的量越大，安全面临的风险就越大。大数据是信息化发展到一定阶段的必然结果，大数据时代档案信息资源的一个基本特征就是档案信息的大规模数字化。数字化档案信息具有以下特点：（1）对软硬件系统的依赖性。技术的更新、软硬件设备的升级可能会导致原有的信息无法识别。（2）存储的高密度性。数字化档案信息存储的高密度性在我们节约馆藏空间，扩大馆藏容量的同时，也对载体的保护提出了更严格的要求，因为任何一条轻微的划痕都有可能导致数以千计的档案信息遭到破坏。（3）信息与载体之间的可分离性。数字化档案信息可以以非实体形式进行加工和管理，这种可分离性造成了数字化档案信息的易于更改、易于复制、自由流动、易于传输。
3.4大数据对档案利用服务的影响
《大数据时代》的作者维克托·迈尔·舍恩伯格认为，“大量的数据能够让传统行业更好地了解客户需求，提供个性化的服务。定制化服务的关键是数据”。大数据时代，高校档案服务方式将发生变革，档案利用效率将大幅提升。大数据时代的档案利用不同于传统的“你来我找”的被动式服务，也不仅是利用现代信息技术进行制作、加工、传播、转换和二次开发。而是要通过对档案信息资源挖掘、用户信息和用户需求进行分析、关系洞察及趋势预测，开展基于海量档案数据和先进技术分析的全息档案资源的相关性研究，从而实现档案信息资源与用户需求的双向理想控制。大数据时代高校档案馆会更多地开展主动推介式个性化服务。
4大数据时代高校档案工作的对策
4.1树立全归档意识
所谓全归档，包括三个方面的含义，一是接收，做到应收尽收。高校档案的收集范围应该涵盖管理、教学、科研、教辅、后勤保障等所有校内单位。内容上要注意公文与业务材料并重，不可偏颇。档案类型上既要做到传统的纸质档案与电子文档并存，同时兼顾图片、录音、录像、实物、数据库、多媒体、网页等多种类型。档案的“收”要做到全流程控制，将档案管理融入到学校办公自动化系统、教学管理、行政管理、学生管理等系统中，将文件、数据归档流程写入发文环节、教学环节、管理环节等，抓好文档的前端控制。二是征集，做到用开放的心态面向全社会征集一切和学校相关的史料和实物。重点征集对象为学校老领导、老教授，学校知名校友。三是采集，采集网络信息资源和用户需求信息。高校的内部机构都建设有自己的门户网站，这些网站上了大量的教学、科研、管理、对外交流等形式多样的信息资源，高校档案馆要积极主动采集有保存价值的信息。另外高校档案馆还要采集用户基本信息和用户需求信息，以备对其进行分析，从而提供个性化服务。在大数据背景下传统的档案资源建设思想发生不小的变化，即我们已经不再需要确定一个归档范围，不再需要对其价值进行人为的鉴定和加注标签。我们所要做的就是将所有的真实的记录全部归档，减少人为的影响，保存档案的原貌，还原档案的真实，从而构建一个基于互联网的，以档案数字资源为主体，以文本、图片、音视频等为形式的高校记忆数字资源库。
4.2构建档案信息资源大数据集
档案数字化是大数据时代必要的基础性建设，也是发挥高校档案馆潜在价值的重要台阶，紧抓大数据战略的契机，实现档案数字化建设跨越式发展，对高校档案馆而言，具有重要意义。具体需要做以下工作：结合高校档案资源特点和工作实际，（1）研究制定高校档案馆馆藏档案数字化实施方案，全面启动档案数字化工作；（2）研究制定高校档案馆数字化建设实施方案，启动数字档案馆建设；（3）研究制定高校档案馆纸质档案数字化的规范和标准；（4）研究制定高校电子文档移交与接收办法；（5）运用云技术创建档案大数据基础架构，让档案大数据在这个平台上运行；（6）运用云技术构建高校档案信息资源的大数据集。
4.3建设档案信息安全体系
大数据时代，高校档案馆的数字化馆藏和虚拟馆藏的比例会大大提高，档案安全管理的重心要向数字化馆藏和虚拟馆藏方向倾斜。要确保数字化档案信息内容的真实性、完整性、机密性和长期可用性。高校档案馆必须建立健全人防、物防、技防三位一体的档案信息安全防范体系。具体的安全保障措施包括以下几个方面：（1）加大对数字化档案信息安全法规的理论研究；（2）制定高校数字化档案信息安全解决方案；（3）购买优质的硬件设备并在运行过程中加强管理和维护，确保科学使用；（4）采用先进的网络安全技术和数据安全技术等多种现代信息新技术。如访问控制技术、防治病毒技术和安全检测技术、密码技术、备份技术、仿真、迁移、再生性技术、签署技术、消息认证技术、防写技术以及数字水印技术等；（5）使用正版软件,增强安全意识并做到及时升级,及时打补丁，同时检查系统的各项设置；（6）数据结构化；（7）加固网络层端点的数据安全；（8）档案信息数据库异地存储；（9）提高档案从业人员的信息素养和职业道德意识。
4.4挖掘档案信息大资源，推行个性化定制化档案信息服务
高校档案馆拥有海量的档案数据，同时掌握了丰富的传统信息资源管理经验，是大数据时代的“资本拥有者”，然而这些数据目前只有极少部分得到了有效开发。如何从海量原始档案数据中发掘出有价值的信息和知识，满足不同档案用户的信息需求，将成为高校档案馆的一项重要工作。高校档案馆要综合运用数据挖掘、数理统计、机器学习、智能算法及云计算技术对档案信息数据进行分析。具体流程如下：（1）制定针对不同服务对象和服务需求的服务目标；（2）采集用户基本信息和用户利用习惯信息，分析用户检索行为，建立用户信息库；（3）依据用户潜在的档案信息需求分析结果，检索馆藏档案资源信息及网络信息数据；（4）运用数据分析技术在智能数据处理平台上对检索出的数据进行过滤、整合、分析；（5）利用数据可视化技术和人机交互技术，对档案信息数据进行解释，借助高校档案门户网站、移动终端等多种手段档案信息。
参考文献
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1软硬件投入难以满足管理要求
由于经费限制、管理者理念等原因，许多高校在档案信息化管理中的软硬件投入上遇到了重重障碍，导致相关设备和软件难以满足管理要求。在当今的信息社会，档案信息不仅是学生、学校的宝贵财富，更是社会的宝贵财富，不能认识到这一点，就不能从根本上转变观念。
2服务方式和内容开发程度不够
学籍档案管理人员的专业素质往往不强，且因循守旧，对于档案的信息化管理缺少学习和研究，导致档案服务方式和内容开发程度严重不足，不能做好引导和档案信息的检索、输出工作，难以深入到信息层面，阻碍了由档案文献到档案信息的服务方式和服务内容的转化。
3档案信息的安全存在隐患
由于技术的限制，目前档案信息的安全问题仍然令人担忧：
（1）网络本身的开放性存在隐患，容易受到各种攻击；
（2）电子档案载体的安全性也存在损毁的风险，一旦保护工作不到位，容易造成信息的丢失甚至毁灭。
二相关对策
1转变观念
加快软硬件建设要全面实现高校学籍档案的信息化管理，就必须加快软、硬件建设，配置与管理目标和管理内容相适应的软硬件设备，主要包括计算机、交换机、路由器、存储器、服务器等。此外，还应配备或者聘请专业研发人员根据本校实际情况，开发适合本校使用的专门的档案利用软件以及数据库管理系统、便捷的操作系统和高可靠性的信息安全系统。诚然，软硬件的投入需要不菲的经费。这就需要相关领导和工作人员积极转变档案管理观念，不能再简单地将档案资料输入电脑等同于档案信息化管理，应认识到其重要意义，主动学习和接受新技术、新流程。这里要重点指出的是，相关领导应对档案管理信息化建设做一个长远的规划，对档案管理做战略性思考，在推进本校档案信息化管理方面做好总体规划，将理论与实践切实结合起来。如此才能产生加快档案管理信息化建设的长远动力，进而加大投入力度，切实保证软硬件满足信息化管理的目标要求。
2加强培训
建立复合型人才队伍复合型人才队伍在档案信息化管理中是必不可少的，人才的欠缺是阻碍档案管理发展的根本原因。我国目前的档案管理人员非科班出身的人员占到了一大部分，即使是科班出身也往往在日复一日的工作中丢掉了专业知识和技能，这对于档案信息化管理十分不利，因此必须加强培训和人才引进，建立一支复合型的档案管理人才队伍。档案的信息化管理不仅需要计算机硬件、软件人才，更需要信息加工、整合、分析与研究人员，数据库生产与维护人员，而且对管理人员自身的知识结构提出了很高要求，单一的人才队伍已经难以满足档案信息化管理的要求。高校档案管理部门在进行档案信息化管理的同时，应建立起一支专业技术、信息综合能力都过硬的人才队伍，能够娴熟地进行信息的转换、存储、输出和利用，切实提高档案服务效率和信息开发深度。
3内外结合
保障档案信息安全以上已经提及，由于人为因素和技术因素，档案信息面临较大的安全隐患。要保障档案信息的安全性，必须内外结合，从内因和外因着手。内因方面，主要是指管理人员和档案使用人员在操作时要遵循规范，增强档案安全意识和保密意识，不能在档案网站上随意信息，对已的信息进行严格审查和管理，杜绝泄密事件发生；此外，电子档案信息的存储载体，如光盘、硬盘、磁带等必须选用质量好、性能优的产品，并按照存储介质的维护要求进行细心维护，控制好湿度和温度等，防止人为因素造成的介质损坏。外因方面，面对复杂的网络环境和各种破坏程序应提起高度注意，利用访问控制、加密签署、防火墙、漏洞扫描技术、入侵检测等多种手段进行信息安全防范和保护。
三结语
一、就业档案管理工作的现状
1.信息化管理意识差
信息时代必将主宰未来发展的方向，各个行业都是如此，信息时代的进步和发展方便了人们生活和工作，并提高了人们的生活水平，带动了国家的经济发展，使促进了科学发展观的实现意义。信息化势必会成为现在及未来发展的趋势，然而还会有很多的高校，在高校就业档案管理工作上信息化意识依然不是很高，应用信息系统的效率比较低，不能及时的完成好分配的任务和工作。信息化建设，在我国的各大高校已经有了很大成就和发展。校园网的建立为信息化建设提供了硬件基础，信息化给师生们带来了非常多的便利，给生活和学习提供了一个较好的环境。但是与此同时，信息化的建设或多或少的也会存在许多问题。在当代的信息化时代很多的时候都会缺乏整合和统一，高校正在应用的各个信息系统独立为政，并且形成了“信息孤堡”不但阻碍了信息的共享性，也阻止了信息的传递。只有使用新的信息化技术手段建立统一的信息化平台，才能实现信息化的就业档案管理，把就业档案管理数字化、网络化、将信息系统集成化，这才实现信息的共享和传递。
2.缺乏信息化应用人才
大家都知道，信息化的工作不是每一个人都能够完成的，在信息化建设上，要寻找相应的人才，才能够有效的使信息化管理发挥出其作用。一些高校的就业工作人员，大部分年龄跨度都比较大，上有一些马上准备退休的辅导员，下有刚刚上任的入职教师，他们没有重视信息化的重要性，并且他们对信息化的了解程度上根本就是参差不齐。在调查和研究结果中，我们会发现一些年纪较长的辅导员宁愿用手写的方式填写学生的评语，而不愿意点一下鼠标直接在校务系统中打印样式规格更好的评语报表，这样的方式不仅仅会耽误时间，还会大大影响就业档案的工作开展。
3.就业档案管理延伸性不明确
毕业生的就业档案具有延伸性的特点，在过去的一些调查和例子中我们会发现，往往都已经毕业好多年以后，还会有毕业生回到学校找档案，这种情况经常会发生，由于很多的高校还没有形成自上由下的就业管理模式，使学生们在毕业后，所有的档案都会交给就业指导部门来处理，造成就业指导部门的单一应对。虽然说毕业生的档案管理工作，并不只是由就业指导部门一个部门来完成，但是这就会形成一个断层，使中间的环节丢失或缺失，然后各个部门互相推诿，最终没能更好的为毕业生服务。
二、信息时代做好就业档案管理
1.完善管理制度、提供制度保障
随着信息时代就业档案的信息化、网络化的发展，在就业档案管理工作上信息应用显然越来越广泛，其安全问题也越来越突出。在高校的一些档案中具有很强的保密性，有使用权限的问题，假如档案内容一旦泄露，将会对毕业生和学校的隐私安全带来威胁，而且网络很容易受到黑客的攻击等一些不安全的因素，这就要对档案网络安全问题上提出更高的要求，要不断的去完善档案信息安全管理体制，并且要建立信息资源的安全保障体系，通过社会和相关政府部门，制定相应的法律法规，并且要严格的落实，从而来保障毕业生就业档案信息的安全性。要聘用一些专业技术较高的工作人员，针对学校就业档案的网络信息进行有效的防护措施，确保档案信息资源的安全和网络系统的正常运行。
2.强化高校档案重要性的认识
高校的领导者和管理者，要及时的更新自己的观念和思想，要认真的认识到就业档案的重要性，更要认识到信息时代就业档案的重要性。推进信息化建设与校园建设的同步发展，与此同时我们要强化全体师生人员的档案意识，通过有目的有计划的宣传，逐步的确立信息化建设是促进学校长久发展的重要保障。
3.加强档案管理人员的业务培训
要加强档案管理人员的业务培训，并且要及时的去掌握和了解信息技术的快速发展，要培养出一批懂技术、责任心强、精通专业的人才。信息化的建设需要加强对现有人员的业务培训，要真正的认识到就业档案管理的重要性，要从学校长远的发展眼光来认识到这一问题，把档案管理的工作纳入学校的工作计划当中。档案管理的工作人员要进行计算机的教育，掌握基本的操作技术，熟练使用信息化系统，为就业档案管理工作奠定一个良好的基础。
4.建设档案信息网站，实现资源共享
档案网站的建设其主要包括，工作人员的职能分工、明确各个部门，各工作人员的职责。保障学生的信息安全，建立身份认证系统，防范不法分子窃取相关的信息，系统的开发要求指针对毕业生和相关部门的开放，从而保障学生信息安全。不断的完善档案资源信息，要做信息的真实、准确、无误、避免出现错误等情况。利用服务的信息为用户提供咨询服务，实现信息资源的共享，提高服务的质量和服务效率。
三、就业档案管理保障体系
第一：高校要对学生们进行档案教育，提高所有学生们的档案意识。与此同时要明示学生在学习期间学生们的各种信息都会录入到个人的就业档案，从而更进一步的引导学生不能违规乱纪。
第二：高校的决策机构要给予一些毕业生相关政策的扶持和支持，积极有效的做好学生和教工就业档案管理引导工作，突出该工作的价值和意义。
第三：要大力有效的宣传毕业生的就业档案优势，让用人的企业和单位公众的了解就业档案和熟悉就业档案，并以就业档案来招聘学生和评价学生。
只有得到就业市场的任用和普及，才能使高校就业档案工作开展下去，才能为更多的学生提供更多的就业信息服务。
关键词：高校档案 信息化 信息安全 信息开发
档案作为一种重要的信息资源，它的价值逐渐被社会所认同，档案的信息化己经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。高校档案信息化是指:通过一切有效的手段和途径，把潜在于档案中的信息资源挖掘出来，形成用户便于接受和利用的信息产品，并以之为媒介，进一步强化高校档案信息的社会效益。从党和国家明确提出的"以信息化带动工业化"，到国家档案局提出的"以档案信息化促进档案事业发展的目标"，档案信息化已经成为信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。
目前，高校档案发展规模不断扩大，管理水平不断提高，多媒体、互联网等现代化技术己广泛应用在学校工作的各个方面。高校快速发展的各项工作，也需要有与其协调发展，先进、科学、高效的档案管理，高校若想提高自己在社会发展中的地位，就必须采用信息化的方式管理档案。
1 高校档案信息化建设的必要性
信息资源的价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度，相比较而言，用现代化管理手段存储的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更高的社会效益。所以，档案信息化建设是档案工作适应社会发展的必然选择，也是全面提升档案工作社会化服务能力的重要手段，为了使档案工作与社会发展同步，档案部门也必须大力推进档案的信息化建设。
我校根据自治区职业教育发展规划，经过多校合并，专业整合，开发研究并举，扩大招生规模、改善办学条件，提高教学质量，加强学院管理取得了好的成绩。档案管理从原始的纸质档案向信息化的转变发展。经过档案管理信息化的具体实践和体会，将发现的问题和解决的办法总结出来，供商榷。
2 档案信息化过程中存在的问题
2.1 隐私权的保护
作为历史的记录，档案中的许多内容涉及个人隐私，网络环境在改变档案信息收集、整理、贮存、传递、利用时也使隐私权保护呈现出新的特点，这从客观上，要求我们对档案信息网络化服务中隐私权的保护问题，进行深入的探讨，并结合档案管理法律法规，逐渐认识和形成有效的隐私权保护方法。
2.2 侵犯知识产权
伴随着信息复制技术尤其是档案网络化的发展，档案信息的开发利用与知识产权保护之间的关系日益密切:一方面，保护知识产权是开发利用档案信息资源的前提，如果保护知识产权，档案的开发利用就要进人适度的开发，在有序状态下运行。另一方面，如果不从开发利用的角度来考虑保护知识产权，势必制约和限制了开发利用档案信息资源的范围、程度和时间，使档案信息资源的价值不能最有效地得到开发和利用。
档案信息化是以网络为生存环境的，由于网络管理跨越现实世界的时空障碍，成为一个没有国界、没有地域差别的"网络空间"，很难对其进行有效的控制，而且一些网络使用者、网络工作者和档案管理人员对档案信息中的知识产权保护意识淡薄，对知识产权保护的法律、法规不甚了解，这就势必造成不少档案知识产权的流失。所以，如何在保护的基础上做好开发，既保护档案知识产权所有者的利益，又能为全校最大程度地提供档案信息，就成了我们档案人员在网络环境下进行档案信息化建设所面临的首要现实问题。
2.3 档案信息安全被威胁
实现档案管理和档案信息服务的网络化，是档案事业发展的必然趋势，也是档案事业发展的新机遇和新挑战，档案信息安全问题是网络环境下档案事业发展所面临的新挑战之一。由于计算机网络具有的共享性、开放性和复杂性等特征，使其很容易遭到来自各方面的安全威胁，档案信息随时可能受到破坏和攻击。这些破坏因素在网络环境中一般是指:因为偶然的因素或者恶意的攻击而使网络安全遭到破坏、数据遭到更改、信息遭到泄露，在实际环境中，则是指硬件的损毁、系统软件或应用软件的缺陷、电脑病毒、黑客的攻击等等。这诸多因素都直接威胁着网络和信息的安全，所以，如何保证档案信息网络和信息系统能够连续、可靠、正常地运行就成了至关重要问题。
2.4 管理人员素质问题
目前档案馆普遍存在着人员少、文化素质低的现象。特别是档案管理人员多数不是专职档案员，无暇顾及档案工作，而且大多也只停留在手工操作水平上。由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少，档案管理人员能熟练使用微机的为数不多，能承担程序设计和数据维护的更是少之又少，致使档案信息化程度仍然很低。档案信息化建设是一项全新的工作，需要既懂信息技术又懂档案管理
知识的复合型人才。人才的缺乏，将极大地制约档案信息化的发展，没有一只高技能的档案管理人员队伍，再好的计算机设备也难已发挥其应有的作用。
3 改进高校档案信息化建设的措施
3.1 高校领导要重视档案管理工作，其他部门也要大力支持 高校档案工作是为教学、科研、党政机关服务的，离不开学校领导的重视和其他部门的大力支持。在人员选用上，需要技术过硬、思想觉悟高的档案专业工作人员，在硬件物资上，划拨必耍的经费，购买符合学校发展需要的软件和硬件设施。此外，还需制定专门、合理的档案管理制度。
关键词：“互联网+”；档案信息化；安全防护
在互联网时代，网络环境更显开放性与共享性，给网络背景下的档案管理带来诸多安全风险，因此，要重视档案信息安全建设，制定全方位的应对策略，推动档案信息化建设的良性发展。
一、“互联网+”的内涵
“互联网+”是科学技术发展的产物，其内涵不受“互联网+传统行业”的限制，而是在各领域都有体现。互联网的创新性、包容性和适应性都非常强，商业模式丰富，“互联网+”的发展是联合各种信息技术的发展模式，在经济机构发展转型中占据着重要地位，是目前经济发展的新方向Ⅲ。“互联网+”的主要特征就是运用互联网进行信息提取，在工业、商业等不同行业中融合发展。
二、安全建设是推动档案信息化的必然要求
（一）安全建设是“互联网+”时代档案信息化发展的根本。对于档案事业的发展，信息化技术的引用以及“互联网+”理念的提出，促使档案事业具备了全新的时代活力，档案工作的价值是为社会各个机构和部门提供信息支持和基础，在整个国家发展规划中意义巨大。立足“互联网+”环境，各个行业和领域对档案资源的要求不断提升，尤其是查询以及借阅方面的需要不断扩大，因此，档案信息化建设成为影响档案事业持续发展的重要指标。
（二）安全建设是社会各个领域档案信息化的基础。对于档案信息化建设而言，其周期性较长，涉及诸多方面信息，如资金、技术等，安全性要求较高。一旦缺乏安全保障措施，导致档案信息的传播彰显随意性，在根本上阻碍档案信息化建设的顺利发展。档案安全保障工作，要从档案实体和信息安全两个角度出发，对档案安全的基础建设进行加强，构建完善的档案安全防范机制，切实提升档案安全建设的高效化。
三、“互联网+”背景下档案信息化安全建设的措施
3.1规范现有的工作体系
高校档案信息化的管理工作要根据相关的法律标准来进行，但是目前我国在档案信息化管理方面的法律法规还存在一定的不足。因此，想要实现档案信息化安全建设，从国家角度来讲，要解决现有的相关法律法规中存在的问题，尤其是要规范档案信息化管理，确定相应的档案信息技术标准，并不断指导地方实践工作。对于高校以及档案管理部门来说，虽然无法对法律法规体系的建设与完善起到一定的作用，但是在相关法律法规完善之前，高校以及档案管理部门要以自身实际情况为基础，建立档案信息化工作细则，从而完成标准化改革。具体包括以下几方面。首先不断规范信息化的标准。以信息工程、相关档案信息数据标准以及情报学领域标准为依据，对现有档案数据进行标准化以及信息化处理，做好电子档案的存档以及纸质档案备份。这样即使后续电子档案出现数据错误或者外界因素导致电子档案出现问题，还可以将原始的纸质文件整理出来与电子档案进行对照，进行再次扫描与保存，从而为后续的档案查阅工作带来更多的便利。其次，规范档案信息管理工作以及档案管理系统平台购置标准，在有资质的供应商之间进行仔细挑选并对其进行严格约束，保证供应商提供的硬软件服务能够满足自身应用需求，同时，还要确保使用过程中档案信息化的安全条件。最后，要规范档案信息安全的管理标准，在档案管理部门内部制定完善且统一的标准，从而保证档案信息化管理以及服务工作“有法可依”，一旦出现档案安全问题，可以以此为依据来追溯问题的根源所在，并制定相应的问题处理方式。
3.2建立完善的档案信息管理制度
想要保证高校档案信息化安全建设能够顺利进行，那么就要建立内部的安全信息管理制度，并及时将信息制度落实在档案管理工作中。目前，档案信息化建设中的制度隐患主要体现在以下几个方面：档案管理权限不够规范、档案网络具有开放性、对移动存储设备等管理不够严格。针对以上三个方面可以制定相应的管理制度，例如，针对档案权限管理问题，就要以软件层面为入手点来解决，第一要保证档案信息终端网络平台能够只被工作人员所使用，防止非档案管理人员随意使用；第二，要确保档案信息化的相关软件专人专用，所有档案管理员工在工作完成后必须退出相应的管理系统，避免其他没有访问权限的用户访问档案信息。而对于档案网络开放性的问题，相关人员要确保电子档案平台以及管理内部信息在与互联网连接时，必须经过相应的防火墙才能联入，并且内部信息终端在连接网络时要谨慎选择，防止随意连接外部网络而为档案数据带来一定安全隐患的情况发生，并严格禁止档案管理内部人员在工作的过程中按自己主观意识任意连接网络，从而有效避免在没有任何安全措施的情况下档案内部信息被随意窃取。同时，针对移动设备管理不够严格的问题，要及时建立相应的移动设备管理制度，避免员工将个人的存储设备连接档案管理终端，引发网络木马病毒入侵的情况，从而有效保护了校园电子档案的安全。
3.3加强对工作人员的安全意识与能力教育
加强对员工档案安全意识以及工作能力方面的教育，从而实现对档案信息化内部人员的约束。对于信息化技术人员来讲，需要及时转变自身观念，要有居安思危的意识，不断提高自己在信息安全方面的技术，保证在相关档案管理软件出现问题而其供应商又无法及时赶到的情况下，能够利用自身的技术，有效控制并解决出现的安全问题以及安全隐患，避免事态朝着严重化的方向发展，保证高校档案信息的安全，为高校将损失降到最小。对于档案管理工作人员来讲，需要加强对员工档案信息化安全方面的教育，例如，可以针对频发的安全问题、信息化安全易出现的几种风险、错误的档案系统使用方法以及信息化安全建设不到位产生的危害等方面对员工进行综合性的教育，从而增强档案管理人员的档案信息化安全意识，并不断规范自身行为，养成良好的档案信息系统使用习惯。
3.4加强对档案信息化相关硬件与软件的建设
虽然一般档案信息化系统所使用的硬件与软件由系统供应商提供与设计，并且在日常档案管理工作中并不会对其进行频繁的管理，但是仍需要在供应商提供档案信息化系统前向其描述使用需求。一般来讲，软件的安全需求一般包含对档案数据服务器的防护、软件功能权限的分类、用户权限的划分、信息资源使用权限的划分、软件误操作的保护以及相关网络防火墙等；而硬件的安全需求主要包含用于保护档案信息化系统正常运行的设备、硬件防火墙、较为正规的路由器以及对连接内部网络的接入限制等。
结语
在“互联网+”环境下，很多信息安全都受到了威胁，在技术、管理、法律等不同层面都需要进行监管，必须要加强安全管理意识。在档案信息化的安全建设中，互联网技术得到了越来越广泛的应用，提高了档案管理的工作效率，信息检索速度更快，精确度更高，推动了档案管理的现代化发展。但与此同时，互联网技术的发展也带来了一些挑战，在进行档案信息化安全建设时，要采取有效对策提高安全性和保密性，确保“互联网+”环境下档案信息化的安全发展。
参考文献
关键词：民办高校；档案管理；信息化建设
我国民办高等教育历经20余年的发展，民办高校档案是其发展历程中最真实、最直接的记录，是学校教学、科研和学生管理等各项工作统计信息资料的直接来源。民办高校档案信息化建设已经成为高校信息化建设的重要组成部分，当务之急，民办高校档案事业必须要适应时代和社会的发展，因此，提高档案信息服务水平是发展新时期档案业务工作的必然选择。
一、民办高校档案信息化建设的现状和存在的问题
档案信息化建设本身就是一项管理多学科、多部门、多方面资料汇总的系统工程。同时档案信息化的快速发展也带动了民办高校档案工作的迅速发展，促进了档案管理现代化水平的全面提高。当前，民办高校档案信息化建设的重要性、必要性和紧迫性已得到充分认可并付诸于实际行动。经过近十年的发展，民办高校档案部门普遍使用计算机管理档案，逐步对档案信息进行数字化加工，不断探索电子文件管理的新模式，档案信息化建设成效显著。
与此同时，我们也应该清醒地看到，目前部分民办高校档案信息建设仍存在许多问题急需解决：一是档案管理基础设施工作不够标准和规范。档案信息化的前提是基础设施工作规范化、标准化。但现在不少民办高校的各类档案的著录细则相容性差，档案管理基础设施工作尚无统一标准。二是数字信息资源受到限制，对电子文件的归档意识不强。民办高校档案信息化建设偏向于传统载体档案数字化管理，注重扫描纸质档案，甚少考虑电子文件的归档和有效管理。三是档案管理的技术标准和组织工作程序标准完全没有从计算机信息处理技术特点和发展考虑，所建的数据库大多数为条目数据库，全文档案信息所占的比例很低，只能单一检索查询，无法满足用户的多种需求。四是档案专业人员的素质有待提高。实现档案信息化管理首先要有较高专业知识和先进技术水平的管理人员［2］。五是档案信息安全保障有待加强。令人担忧的是，目前由于档案专业人员和技术条件的限制，许多民办高校档案部门安全保密意识薄弱，安全防护性能较低。只能采取在服务器上安装杀毒软件、定期备份数据或设置访问权限的方式防止中毒，避免黑客攻击。而一旦系统瘫痪或数据丢失将会造成难以估量的损失。从民办高校目前状况看，档案管理部门缺乏档案专业人员，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，即便引进了现代化设备，也不能充分利用，使之发挥应有的作用。
二、推进民办高校档案信息化建设进程的对策
自从《2006-2020年国家信息化发展战略》正式以来，标志着信息化从国家战略的高度全面实施。当前，各领域各行业信息化建设非常普遍，大规模的信息网络和信息技术的运用已全面启动，这标志着我国信息化建设面临难得的战略发展机遇［3］。民办高校档案部门应该充分抓住机遇，努力探讨加快民办高校档案信息建设的对策，实现档案工作的跨越式发展。
1.加大民办高校投入力度，加强档案基础建设
民办高校档案信息化首先要从硬件方面配备到位，适应档案网络系统，提高各类档案室计算机和网络技术的应用程度。在此基础上建设和完善数字化综合应用平台，发挥网络的作用，使档案网络成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。要促进档案现行文件信息化的标准建设，提高档案管理应用软件的技术和水平，确保档案信息正常交换，为实现档案信息资源共享创造良好的条件。
2.加快民办高校档案数字化进程，加强电子文件管理
民办高校为了能够更好地实现档案信息的资源共享，学校档案部门首先要利用数据库技术，通过扫描录入、数码处理等方式有针对性地选择对纸质档案、声像档案、实物档案等馆藏各类档案数字化，扩大数字信息资源共享。另外借助于校园网络，接收各个部门形成的有保存价值的文本类、图像、数据库及相关程序等电子文件，为数字档案馆的建立奠定基础［4］。针对电子文件的收集根据学科特点和文件类型来统一进行，学校的各种重要机密文件、各部门管理系统的相关数据，形成时即可直接上传至档案管理系统数据库中，定期再集中和纸质文件一起整理归档到档案部门，这样就能更有效地保证了电子文件及时完整地归档。
3.建设高质量的民办高校档案信息数据库
目前，部分民办高校档案大都是以传统的方式进行保存，随着数字信息化的发展，需要将传统意义上的档案进行数字化处理。而档案信息数据库的建设就成为决定信息水平高低的决定因素，档案信息数据库的规模和内容决定着共享资料的能力和水平。建设高质量的档案信息数据库，是档案信息资源开发利用的重点，也是实施电子档案科学管理的必要条件。在建设过程中要按照一定的程序。首先加强文件目录数据库建设，采集文件级目录数据，建设馆藏的档案文件级目录数据库，然后形成目录数据库，进而建立各种专门档案目录数据库。利用数据库技术，通过对档案信息基础数据库进行整合，最后形成档案基础信息资源数据库群，方便用户使用，使档案信息资源开发利用服务能力不断提高，质量逐步提升。
4.加强民办高校档案管理队伍建设，提高档案专业人员的素质
人才是加强档案信息化建设的关键，高素质的专业人才将为档案工作带来新的活力。档案专业人员的素质是指档案专业人员的品质、能力、条件等的总称，是他们完成任务的保障［5］。另外民办高校档案部门可以通过引进档案专业人才或有计划地组织档案管理人员进行专业培训和进修，使其充分掌握计算机信息技术的新知识，档案信息的获取、运用信息工具、档案信息的鉴定、评估和档案信息的加工提炼能力，充分发挥档案专业人员的专长，提高档案专业人员的素质。
5.采取有效措施，保障民办高校档案网络信息安全
首先是档案信息网络运行安全。主要是通过各种计算机网络、密码技术和信息安全技术，保护档案信息的机密性、完整性和真实性。其次是上网档案信息的安全。因此，学校档案部门要经常组织档案专业人员进行安全知识和操作技术方面的培训，避免因非法操作造成数据损坏或丢失。对上网信息要严格把关，对于非公开的档案信息不得上外网，防止失密、泄密事件的发生。
三、民办高校档案管理信息化建设新的研究方向
1.从实际出发，建立民办高校数字档案数据库及高校档案在线服务平台
在民办高校档案信息化建设过程中，档案机构可以建立高校数字档案数据库，将数字档案集中存储于一个共享的数据库中，这样，各民办高校的档案机构之间可通过权限分配来使用数据库中的信息。另外，在建立民办高校数字档案数据库的基础上构建高校档案信息网站，这样可以将民办高校档案信息资源通过网络平台为档案用户提供在线档案利用服务，档案用户也可以根据需要进行档案信息的选择。当然民办高校档案数据库的建立和档案在线服务平台的构建，一方面简化了档案利用的手续，节约了档案机构的服务成本；另一方面，也方便了档案用户的利用，提高了民办高校档案信息的利用效率。
2.从长远考虑，构建民办高校档案管理信息化建设服务体系
档案如何充分利用一直是一个焦点话题。民办高校档案机构在信息化过程中应主动向用户提供档案服务，在档案的开发利用上，档案机构借助现代的计算机管理系统来分析用户的需求，来评估利用的结果。这样，需要建立完善的查询科学检索体系，可从不同的角度、方位，快速准确地把档案信息展现给利用者，增强利用者对档案信息的了解，最大限度满足各方面对信息查询的需求，使档案信息的价值得到真正体现。
四、结束语
总之，信息技术的发展推动了档案信息化建设，信息化建设是现代社会档案管理发展的主题，而档案作为重要的信息资料，其信息化的建设也成当今社会发展的必然趋势。我们既要认识到民办高校档案信息数字化、网络化的紧迫性，还要认真面对它的复杂性、系统性。因此，民办高校应积极为档案信息化建设创造条件，创新思路，采取有力措施，掌握新方法、新技术，紧跟时代的步伐，使档案事业不断向前推进。
参考文献：
［1］ 谷丽萍.高校档案信息化建设［J］.大同大学学报（社会科学版），2009，（5）：110-112.
［2］ 杨萍.浅谈加快高校档案信息化建设［J］.潍坊学院学报，2010，（3）：145-146.
［3］ 裴友泉，马仁杰，张学辉，等.战略：档案信息化的思考［J］.中国档案，2007，（12）：24.
