发布时间：2022-12-04 17:40:24
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的办公自动化论文样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
（一）规范化、标准化的档案归档
档案的归档主要会分为纸质档案归档和电子档案的归档两部分。充分利用计算机网络平台实现档案归档工作，以实现信息化和现代网络化为目标，着眼于建立高标准、高性能的系统。利用计算机网络平台，归档工作需要对每一个环节都进行明确的规范，使各个层面达到一定的水平，这样才能提归档工作的综合能力，发挥出整体优势。
（二）医院部门之间的共同协作
在办公自动化的背景下，档案自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，医院的自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个档案管理部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案管理需要系统性的特点。
二、改善办公自动化环境下的医院档案管理工作的具体措施
（一）转变传统的方式，促进高效档案管理
在办公自动化的背景下，文件自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案档案管理需要系统性的特点。
（二）制定标准化、规范化的档案管理制度
办公自动化下的档案管理具有及时、方便、快捷等的优点，同时伴随着这些优点下的问题就是档案管理工作必须要标准，统一和规范化。第一，如果文件管理和档案管理是分离的，那么两者之间就会存在越权问题，尤其是文件归档的前期容易发生这样的情况。因此，单位必须制定一套标准，规范档案的管理工作。第二，在业务流程和技术操作过程中，文件处理、归档和一些著录中都应制定统一的格式和标准，同时确保不同的接口类型中的档案能顺利、安全归档。
（三）建立专业档案管理队伍
关键词：办公自动化软件管理
一、办公自动化软件的应用价值
（一）连接。通过OA软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。
（二）沟通。及时进行信息的交流与共享，例如消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等等。沟通是协同工作的基础。
（三）协同。以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据进行抽取、转换，参与流转。
（四）监控。工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等都是监控的内容之一。
二、办公自动化软件的管理价值
增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管理学的角度看，办公自动化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。在实际应用过程中，办公自动化软件的管理价值体现在以下四个方面。
（一）建立内部通讯平台。平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利进行。
（二）建立信息平台。公告、调查、讨论的让信息准确无误地传递到各个用户。
（三）实现工作流转的自动化。协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使用。
（四）实现文件管理的自动化。通过OA办公平台进行电子公文的，在协同工作中设置专门的流程，在文档管理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方式，不仅是传递方式的变革，还是管理意识的改变；除此之外，文档管理还可以进行文档的共享和借阅，方便地实现了知识的共享。
三、办公自动化软件在公司的应用
（一）连接。就厂区而言，公司下属厂、机关处室地理位置较分散，不方便报告、文件等资料的递送和传阅。使用了办公自动化软件后，将分散在局域网的各个分厂和机关处室的电脑连接起来，在厂区形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所。
（二）沟通。通过办公自动化软件办公平台的在线交流、信急提醒(收到新的协同、有新的公告均会有一个红色的信息提示弹出)功能可以及时地将最新的信息告知该平台的每位用户。及时的信急沟通为办公的顺畅打下了坚实的基础。
（三）协同。协同是网络办公的有力体现。协同工作的要素:流程、事件名称、事件内容。以定义工作流程的方式将事件传送给接受者。在编辑事件内容时，使用者进行文档格式编辑。若文档内容需要修改，办公自动化软件办公系统会自动显示修改痕迹(如修改的内容、时间、修改者的姓名)。
（四）监控。监控是协同工作的有力保证。办公自动化软件办公是通过定义工作流程进行流转的，协同的发起人可以通过查看流程的节点流转情况来监控事件的处理过程。在协同事件建立时可以进行事项跟踪的设置。
四、办公自动化软件的应用体会
首先，使用该软件后使管理工作变得轻松。原因有三:(1)信息流通快，以前两三天处理的一个报告，在平台上可以压缩在1h内完成(2)文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，相当于给使用者安排了一个虚拟秘书，大大减少了工作量;(3)信息平台使无效会议减少。
其次，协作性、灵活性显著提高。20世纪福特汽车创始人首先倡导的专业化分工的产业模式是一个伟大的创新。但在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公自动化软件不仅能够帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通剂，而且提高了企业部门间的协作能力，增强了团队精神。
第三，提高了管理效率。在办公自动化软件平台上，可以了解每项业务、每个职员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。:
第四，规范性增强。在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度进行。同时，杜绝了越权操作，防范了经营风险，增加了监督性。最重要的一点是实现了知识管理。文档管理自动化可以使优秀员工的思想技能不断积累；能即时管理、更新每个部门的各种资料(如客户资料)，使企业最大限度地降低人员离职时所带来的人事成本。
在Internet应用方面，政府部门已陆续建立了自己的Web服务器和网站，有的还实现了一些简单的网上业务。但由于各相关单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺，电子政务并未在真正意义上得以实现，相反，不少政府站点在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上，各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新，流程管理，应用开发，安全性保证，与后台应用系统（如OA和业务系统）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台。
电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关，又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异，总的来说，前者在用户的范畴上包含后者，电子政务是更广义上的政府办公自动化或者理解为“面向社会的政府办公自动化”。
实施原则：
实用性原则；先进性及成熟性原则；可靠性原则；开放性及安全性原则；标准化原则；可扩充性原则；可维护性、可管理性原则；节约性原则
实施步骤
首先，在组织内部构建通信平台（如电子邮件系统、电子论坛等），工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。
第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。
第三，在Internet上建立公用网站，进行信息采集、，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。此时，基本实现电子政务。
在以上过程中，网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强健的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败。
第一部分内部办公自动化系统的建设
功能需求：
一般来说，政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理（尤其以领导办公）为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用，另外鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位，办公自动化系统应该与Internet留有平滑的接口。
一、提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求
在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。
二、处理大量的复合文档型的数据信息
办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。
一般认为，关系数据库系统（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。
办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。
三、包含大量的工作流应用
所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。
工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关与机关的相关单位之间。
在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即：基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。
从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。
四、支持协同工作和移动办公
在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。
所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。
五、应有完整的安全性
安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。
六、能集成其他业务应用系统和Internet
关键词：办公自动化；文书档案；管理；建议
中图分类号：G271文献标识码： A
文书档案管理工作主要是收集、整理和保存文档资料，所涉及的资料信息非常广泛，如果缺乏有效的管理将会无法保证档案的完整性、准确性，影响到文档的使用价值。社会的发展与进步，促使着文书档案的管理工作也要与时俱进，不能在只靠着传统模式来管理经营，而是要实现“文档一体化”的科学管理模式。
一、传统文书档案管理中存在的问题
文书档案是机关团体、企事业单位进行科学管理、经营决策、问题处理、信息交流、研究开发等活动的重要载体。是档案工作中必不可少的内容。传统文档的管理一般都是靠纸质文件作为载体来保管的，这样就需要耗费大量的人力、物力、财力来进行档案的分类存档，过程比较繁琐，不是很方便而且工作效率也不高。传统文档管理主要存在的弊端有以下几方面：
（一）传统模式下的文档管理中文档的使用缺乏时效性
在传统文档管理下，如果想要借阅相关的文档资料就必须要到所属的档案室去办理手续才能借阅，并且还需要进行繁琐的登记。如果是在当地还好，但有时却要去异地才能阅读到，就时间上来说这样异地的奔波，不但浪费了大量的时间，也同时耗去不少人力和财力，信息也没有得到充分的共享，甚至还会影响到正常的使用，这样就无法充分的体现文档的价值，所以说它缺乏时效性。
（二）传统模式下的文档管理中文档不宜长久保存
在传统文档的管理下，文档的材质多数都是纸质文件，而纸质文件又是极容易损坏的，不利于长久保存，尤其在借阅过程中，这种损坏是难免的。很多重要的档案文件都是纸质的，在传阅的过程中由于不小心而使文件有损伤，有些可以修复，但也有无法修复的，这样就会容易造成重要的历史信息不能完整的被保留下来，成为一种遗憾。那些不能再生的重要原始档案就会因为损坏而成为一种巨大的损失，无法弥补。所以说纸质文档不利于长久保存。
（三）传统模式下的文档管理的复杂化
在传统文档的管理下，如果想要借阅就必须要进行详细的登记，但是由于档案的种类形式的多样，使其在整理归类上比较麻烦，不方便长久的使用。而且在保管上有相当复杂的流程，不但需要大量的人员来进行分类整理，还要进行一定的维护，在还文档时还要有一套流程来进行登记。总是在重复着工作，却效率很低。
二、办公自动化环境下文书档案管理的优势
随着社会的不断发展，科学技术的进步，计算机的出现带来了新的改革，在文档管理方面也有着它无可比拟的优势，给文档管理工作带来了极大的改变。技术的革新，使得文档管理也日益科学化、合理化、规范化。但是文书档案办公自动化并不是一项孤立单独的工作，它的最终目的是为了档案能更好的被利用，发挥它应有的价值。既然说过了传统文档管理的弊端，现在就来说下，在办公自动化环境下文书档案管理的优势。
（一）办公自动化环境下的文书档案管理使用的时效性强
在文档管理中实行信息化管理，使文档信息可以实时在线，需求者就可以通过一定的互联网络进行及时的查阅，使文档信息能否充分的达到资源共享的目的。且查阅时所进行的个人信息登记也变得简单明了，由于是计算机检索，便自动的保存了借阅者的信息，以此来方便借阅者进行多次借阅，不用反复登记的麻烦。由于少了来回的奔波，减少了大量的时间与人力，没有造成不必要的浪费，在很大程度上提高了使用的效率，且能进行及时的沟通，给使用者带来极大的方便，因此说在办公自动化环境下文书档案的使用时效性变增强了。
（二）办公自动化环境下的文书档案管理中的文书档案可以长久保存
在传统文档管理中的文档基本上都是纸质载体，不宜长久保存，且易损坏，造成一些不必要的损失。但是在办公自动化环境下，文书档案可以用多种载体来进行保存，不再是单一的一种选择。它可以用各种电子手段来进行保存，如果需要可以实时的进行查阅，方便了解所需的实体文档的最新动态。因为保存的多样性，也就可以避免原始的文档资料在借阅中产生的损伤，这样既方便了需要者同时也能完整的保存下文档资料不被损坏。这样就延长了文档的使用寿命。
（三）办公自动化环境下的文书档案管理的精简化；
传统文书档案的管理有一套比较复杂繁琐的流程，从文书信息的收集、归类、整理、立卷到最后的存档，每一步都需要花费大量的人力、物力来完成，且在过程中也容易出现差错，做起来很不方便。但是在办公自动化环境下，有了计算机的协助，使复杂的工作变得简单，操作上也不需要耗费太多的时间和精力，而且还能提高文档的质量，减少时间和空间，以便于使用。
文书档案的管理也具有一定的保密性，在办公自动化环境中可以设定一定的局域来访问使用某些方面文档的资料，从而来加强其保密性质。因为工具的方便，也使文档的查阅变得简单而快捷，甚至可以通过一些模糊查询就可以搜到想要查阅的文档信息。
三、做好办公自动化环境下文书档案管理的建议
（一）规范体制，统一标准
要做好办公自动化环境下文书档案的归档管理工作，必须从以下几个方面着手，规范文档管理体制，统一技术操作标准。一是规范文档管理体制。目前，许多单位的文件管理和档案管理是分离的，属于不同的管理部门，档案部门对文件的前期控制往往难以开展，一不小心就成了“越权行为”。因此，必须从管理体制上进行规范，在单位内实行文件管理与档案管理统一领导，统一规划，使二者同步发展。应将档案部门对文件管理的前期指导与控制纳入到档案部门的工作职责，确保从文件的形成处理、归档管理到查阅利用各个工作环节都在档案部门的统一监督指导下进行。在进行系统设计时，应使用兼容性强、应用性能好的软件系统，并对相关技术参数、技术标准进行规范，包括数据接口标准、数据安全标准以及不同类型数据转化标准保证不同类型的子文件从办公自动化系统向档案管理系统的平滑流转和安全管理。
（二）制定相应的档案管理法律
档案管理的自动化进程越来越快，也是未来档案管理的大势所趋，通过计算机管理档案，优势非常的明显，相对于过去的纸质档案来说，电子档案有着巨大的发展潜力，相关的管理者应该积极的解决相应的制约因素，我们国家是依法治国的国家，任何事情都应该按照相应的法律规定予以执行，对于未来的档案管理也是如此，针对电子档案容易被修改，修改之后难以发现，相关的部门应该及时制定相应的法律对这些行为进行规范，只有通过法律规范了电子档案的管理细节，才能有效的帮助电子档案的管理和发展，并且对于触犯了相关法律的人员，应该制定相对应的处罚条例，对这些违法人员进行震慑，在相关法律制定之后，应该坚决执行，做到有法必依、执法必严。相关电子档案法的制定符合国家依法治国的理念，对于档案电子化管理的发展有着非常重要的价值。
四、结语
伴随着科技的进步，科学的发达，传统的文书档案管理已经渐渐地不能适应人们所需，把传统与现代技术相结合，让文档管理由“卷”变成“件”逐步实现“文档一体化”的现代科学管理，这也是每个文书档案管理人员所要掌握的基本技能。办公自动化是信息社会时代的重要标志之一，为了更好的服务全人类，文档管理的现代化进程将永不停止。
参考文献：
[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用.[J].黑龙江档案.2011，（12）
关键词：办公自动化；计算机；信息处理技术；应用
一、办公自动化与计算机信息处理技术的概念
（一）办公自动化。办公自动化不同于以往的办公方式，它利用了很多较为先进的技术，如网络以及计算机等技术，又利用了新的设备等进行办公的一种方式。办公自动化的重点就在于它是以数据化为基础的，这样的办公方式能够将办公效率提高，并且提高决策时的效率。更直观地说，办公自动化可以利用一系列技术将真实的办公活动全面地展现出来，再由相关的技术工作人员利用先进的设备进行处理。（二）计算机信息处理技术。计算机信息处理技术在一定程度上也就是信息和通信技术，所以，计算机信息处理技术也就是对信息进行收集、传送，然后进行检测并进行处理分析，在此过程中所使用的技术。在这整个过程中，最重要的即为信息处理过程，所以信息处理技术是十分重要的。目前，计算机信息处理技术已经很大范围地应用于其他的工作领域，并且获得了很好的效果，所以，将计算机信息处理技术应用于办公自动化中也会带来较为不错的效果。
二、办公自动化中计算机信息处理技术的应用作用
（一）降低了企业的管理成本。办公过程中产生的一系列繁杂信息必定需要处理，而传统的办公采用的是人力进行信息筛选处理分析的方式，这样的方法不仅消耗了大量的人力资源，使得企业的人力成本大幅度增加，同时，人力资源的增加必将导致办公区域的拥挤，这极大地增加了企业的管理成本。而在计算机信息处理技术的应用下，办公中的信息处理就并不需要大量的人力，只需要几个技术人员利用新型的设备就能在短时间内对更多的信息进行处理，极大地降低了企业的管理成本[1]。（二）优化了企业的办公环境。办公环境不仅是办公区域，也是信息环境。因为信息处理不需要大量的人力资源，所以企业聘请的人员就会减少，使得办公区域会明显的敞亮起来，这极大地优化了企业的办公环境，使得员工有更加舒适的办公心情，进而让员工们更好地投身于工作当中，提高工作效率。除此之外，信息处理更加高效可以使得员工们不用被繁杂的信息所包围，让他们的办公环境更加简洁，进而促进办公效率的提升。（三）提高了企业的效率。计算机信息处理技术不仅能够提高信息的处理效率，而且能够提高信息的搜索效率以及准确程度。所以在企业繁杂的信息中，很好地避免了信息无法得到充分地利用，大量的信息资源被浪费等情况。除此之外，信息处理技术为信息构建了数据库，极大地提高了信息的准确性和规范性[2]。
三、办公自动化中计算机信息处理技术的应用趋势
办公自动化中计算机信息处理技术的应用是目前企业的一个发展趋势。计算机技术能够降低信息等数据的储存空间，并且能够让数据有一个可视化的展现，这就意味着，企业的相关人员不仅可以进行视频会议讨论细节，而且可以全方面地关注到开会时的细节。除此之外，计算机信息处理技术可以为企业提供无线的办公场所，企业内部的信息可以对不同的人员进行不一样的约束，保护企业内部的信息不会泄露。信息处理技术的应用趋势是很有前景的，它可以在办公自动化中全方位的进行应用，使得办公中的智能化成为现实。
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[3]李福东.移动办公平台架构研究与实现[D].北京：北京邮电大学硕士论文，2008.
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[关键词]文书档案管理；办公自动化；问题；应用策略
中图分类号：S182文献标识码：A文章编号：1009-914X（2018）04-0273-01
引言
当前，信息技术的大范围应用使人们的生活习惯和工作方式有了很大的改变，使得文书档案管理的自动化具有了现实基础。传统纸质文书档案管理的弊端日益凸显，为了提高档案管理工作效率，就要将办公自动化应用到文书档案管理工作中。然而，在实际的应用过程中还存在着诸多的问题，如电子文件的保密性缺乏保障、档案管理人员的技术水平较低等，这就需要我们采取有效的措施，不断提高文书档案管理的办公自动化应用水平。
1办公自动化在文书档案管理中应用的意义
1.1提高档案管理的效率
在传统的文书档案管理的过程中，档案资料的收集、整理与储存都是由人工进行操作的，这样不仅效率低，同时还会造成大量的人力、物力与财力的浪费，使档案管理服务与人们的实际需要存在着一定的差距。将办公自动化应用到文书档案管理中，就是利用计算机信息技术处理档案内容，计算机的运算速度较快，并且能够很好地对信息进行处理，保证档案资料能够在短时间内处理完毕，有助于提高档案管理的效率。
1.2推动文书档案的标准化与规范化进程
将办公自动化应用到文书档案管理中，可以推动文书档案的标准化与规范化进程。文本归档工程主要包括两个方面的内容：第一是归档工作以纸质文档为对象；第二是归档工作以电子文书为归档对象。利用网络对文书进行归档，在一定的标准与要求下进行文书管理与档案管理，对每一个环节都进行规范，并对管理权限与具体内容加以解释说明，这些内容规范和权限，不但是文书档案办公自动化操作的现实基础，还给文书档案管理工作提供了管理依据。
1.3节省了存储空间
在传统的文书档案管理中，一般都会占用大量的空间进行存储，而将办公自动化应用到文书档案管理中，可以大大节省存储空间。在自动化的发展环境下，相关设备得到了进一步的普及，许多的文书档案都是以电子文件的形式呈现在大家面前，这就会大大节省档案的存储空间。在今后的发展过程中，电子档案的数量会变得越来越多，因此在查询的过程中也需要采用电子化的方式进行，相信在不久的将来，办公自动化将会得到进一步的普及，更好的为社会发展做出贡献。
2文书档案管理中办公自动化应用所面临的问题
2.1电子文件的保密性缺乏保障
对于电子档案管理来说，由于其是一种动态的管理方式，它具有开放性与共享性的特点，所以电子档案资料的保密性缺乏保障，具体表现为如下几点：第一，虽然电子档案在处理过程中会使用伪造技术，但在原文件上处理会导致文件内容发生一定的变化，其痕迹不会得到保障；第二，文书档案在传输的过程中会根据需要进行修改排版，而资料中的盖印与签名无法进行修改，这就使得文书档案资料无法保持最初的形態；第三，随着近年来网络黑客、窃密技术的不断发展与提高，从而使电子文书档案的保密性受到威胁。
2.2档案管理人员的技术水平较低
由于电子文书档案管理工作具有较高的技术性与专业性，所以其对档案管理人员的要求也比较高。对于档案管理人员来说，其不仅要掌握一定的档案管理方法，还要具备相应的计算机操作技术，能够灵活运用档案的信息管理软件。然而，从当前情况来看，虽然文书档案管理人员大多数都掌握了先进的档案管理技术，但信息处理技术操作水平较低，在文书档案管理办公自动化的处理过程中缺乏专业复合型人才，对文书档案管理工作的开展势必会造成一定的影响，难以提高文书档案管理水平。
3文书档案管理的办公自动化应用策略
3.1提高文书档案的安全性
为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中，就要采取相应的措施，提高文书档案的安全性。首先，可以利用缩微技术将盖有印章、带有手迹或字迹模糊的文书档案转变为图像性质的电子文件，这样不仅可以避免电子文件文化档案被篡改，还能够减小文书档案的存储空间，有利于文书档案的长期保存；第二，采用专用软件对电子文件文书档案进行加密处理；第三，将电子文件进行备份与验证，以避免电子文件的丢失与失真。对于需要进行永久保存的电子文件，还要将其制成纸质文件或缩微品；第四，利用路由器和防火墙等措施实现办公自动化内部网络和外网的隔离，保证办公自动化网络的安全。
3.2提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为文书档案管理的核心人物，对文化档案管理的有效性起着十分重要的作用，因此，要想提高文书档案管理的办公自动化应用水平，就要提高档案管理人员的综合素质。首先，改善硬件环境，加大硬件建设与投入的力度。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能对这些设备了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果；其次，以“自学为主，培训为辅”的模式，逐步形成可持续终身教育机制。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分；最后，促进档案部门间与区域间的相互交流与合作，不断扩大自身的交际面。通过进行经常性的交流与沟通，可以借鉴兄弟单位的经验与方法，通过利用网络与现代通讯技术，来对档案管理人员的信息源进行扩充，培养其创新思维。
3.3将文书档案管理技术操作标准统一化
在文书档案管理工作中，为确保办公自动化的实际应用价值得到最大程度的发挥，应当准确把握文书档案管理的综合需求及具体特征，在科学化分析的基础上，对办公自动化软件加以优化利用，统一文书档案管理技术操作标准，保证文书档案管理中办公自动化软件具备良好的应用性能，使其能够更好的满足文书档案管理工作的需求，促进文书档案管理工程的顺利开展。另外，将办公自动化应用到文书档案中，应当确保其具有强大的系统功能，并要对相关技术参数进行规范，使文书档案管理的数据转化与数据接口具有一定的标准性与可靠性，从而促进电子文书档案安全性和可靠性的有效提升。
结束语
综上所述，在文书档案管理中应用办公自动化具有诸多的优势，为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中，就要提高文书档案的安全性，提高档案管理人员的综合素质，将文书档案管理技术操作标准统一化，不断提高文化档案管理的办公自动化应用水平。
作者：张晓霞
参考文献
[1] 宋玲玲.谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江科技信息，2017，03：196.
[2] 张泰.试论文书档案管理的办公自动化应用[J].现代国企研究，2017，10：82.
【关键词】JavaEE架构；办公自动化系统；SQL Server 2008
0.引言
当今社会步入高速运转的信息时代，高职院校对信息需求在不断增长，要求信息能够高速传递、高度共享、高效处理。本文通过研究与设计适合于高职院校的办公自动化系统，为学院教学职能部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现学生和教师档案等各类信息管理自动化，实现日常业务工作的电子化和规范化，增强信息的可管理性，真正实现“无纸化”办公。
1.JavaEE架构与数据库的选择
1.1 JavaEE架构
JavaEE是SUN公司提出的一套用于实现分布式计算的API、服务和协议的集合，并在1998年确定为Java企业版标准。它为分布式的企业级应用软件开发提供了相关标准和技术框架，其目标是为开发人员提供支撑工具，以便降低开发复杂性，缩短开发周期，提高系统性能。JavaEE架构作为一种规范，它所提供的中间层集成框架可以满足在投资有限的条件下实现高可用性、高可靠性和可扩展性应用的需求。由此提供统一的开发平台，能够减少开发多层应用的费用和复杂度，支持现有应用程序集成，支持EJB，支持打包和部署应用，支持目录添加功能，提高系统使用性能，增强系统安全机制。
目前，JavaEE的多层企业级应用模型将两层化模型（Client/Server）中的不同层面切分成许多层，这种应用能够为每种不同的服务提供一个独立的层。典型的JavaEE架构划分为四层结构：客户层组件（运行于客户端机器上）、Web层组件（运行于JavaEE服务器上）、业务逻辑层组件（运行于JavaEE服务器上）、企业信息系统（Enterprise information system）层软件（运行在EIS服务器上）。
1.2数据库的选择
当前，市面上存在多种形式的数据库，包括SQL Server 2008、Oracle、DB、Access、MYSQL等。SQL Server 2008是由SQL Server长期对数据库的研究的成果，它具有如下特点：
安全性：SQL Server 2008数据库通过更新与改进多方面的性能，大大提高了其数据安全性。
智能性：SQL Server 2008数据库相比较传统SQL Server数据库，采用模拟智能控制，即只有在用户输入相关指令后，系统才会有所响应、然后及时执行相应工作。
高效性：SQL Server 2008 数据库平台综合了前几代SQL Server数据库的优点，在处理数据信息及进行管理工作时更为迅速、快捷。
由于SQL Server 2008具有安全性、智能性、高效性等特点，基于JavaEE的高职院校办公自动化系统选择了SQL Server 2008数据库。
2.基于JavaEE 的高职院校办公自动化系统的需求分析
本论文所设计的办公自动化系统是根据实际调研，了解了高职院校教学职能部门实施教学与行政双管理的实际情况而开发的网络管理信息系统。该系统可以更加全面的收集教学职能部门教职工和学生的信息，同时也真正实现无纸化办公，提高教学职能部门日常办公的工作效率。
系统的研究与设计就是为了实现高度信息化，要求做到：计算机办公自动化为主导，传统的手工处理方式作为辅助或补充；教学职能部门的教学和行政管理工作实现制度化和流程化，将管理人员的管理工作更多地投入到教学改革中去，真正提高教育教学管理水平。
3.基于JavaEE 的高职院校办公自动化系统设计与实现
基于JavaEE 的办公自动化系统实现了登录模块、行政事务处理模块、教师教学管理模块、学生就业管理模块和权限设置模块等许多功能模块。对于基于JavaEE 的办公自动化系统的主要功能模块，具体设计如下。
3.1登录模块
登录模块用户进入系统进行相关操作的入口，本系统设置的登录界面上，有分别用于输入用户名和密码的两个输入框。输入用户名并输入相应的密码后，再选择某一类登录身份（部门、教师或学生），系统将判定用户信息的合法性，若合法就进入系统，否则提示错误。
3.2行政事务处理模块
行政事务处理模块实现了新闻通知的、部门考勤和各类日常使用的表格下载。
3.2.1新闻通知
该子模块位于主菜单“行政事务处理”下，用户进入主页面中可以浏览最新的新闻通知。该功能的权限只设定给各部门的系统管理员使用。
3.2.2部门考勤
部门考勤是根据学校的考勤制度专门开设的功能模块。考勤表中包括姓名、满勤、事假、病假、产假、计生、探亲、婚丧、工伤、加班、夜班、矿工、迟到、早退、学习假、备注等项目。
3.2.3表格下载
为满足用户日常工作中涉及到的事务申请，本系统开设了“申请下载”模块，包括工会会员申请、用车申请、假期申请、调停课申请、经费申请、离职申请等。
3.3教师教学管理模块
该模块主要实现了教职工基本信息和所授课程的信息管理。
3.3.1教职工基本信息
教职工基本信息包括工号、姓名、性别、民族、籍贯、出生日期、工作时间、身份证号、外语水平、家庭住址、政治面貌、职务、职称等。
3.3.2所授课程信息
按课程所授课程信息是指教师每学期所授课程的基本信息，这些信息包括授课学期、授课课程、授课专业、学分等。
3.4学生就业管理模块
该功能模块是为毕业班学生开设的。它主要包括两大块：职业资格认证情况和就业服务指导。就业服务指导包括就业岗位推荐、实用表格下载等。
3.4.1职业资格认证情况
该模块主要是为使学生实现“双证毕业”以提高学生就业竞争力的信息统计，主要信息包括证书名称、发放时间、发放单位等。
3.4.2就业服务指导
通过该模块，学生可以从中查阅最新的岗位推荐、就业指导，还有相关的表格下载，包括简历模板、自荐表等等。
3.5权限设置模块
为防止因非法操作照成系统损害、数据丢失或其他不良后果，本系统中不同的用户身份设置了不同的权限。本系统是在部门（即部门管理员）、教师、学生三个层面上使用，对其权限的处理方式会更加的直观、易操作。
4.结论
本文介绍了一种基于JavaEE架构的高职院校办公自动化系统的研究与设计，依托网络平台实现了行政事务处理、教师教学管理、学生就业管理等教学职能部门的基本工作。实践证明，采用JavaEE平台开发的高职院校办公自动化系统，不但技术可行、投入合理，而且便于后期的维护和升级。下一步我们将继续扩充和完善本系统的功能，为高职院校教学职能部门提供更好的教学管理和行政办公支持。
【参考文献】
[1]田祎敏.基于J2EE的办公自动化系统的设计与实现[J].电脑与电信，2011，（11）：56-57.
[2]余峰.SQL Server 2008数据库的安全性分析[J].计算机光盘软件与应用，2012，（8）：37.
