发布时间：2022-01-28 04:55:12
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案管理系统样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
随着网络技术、信息技术的发展，计算机技术也逐步向着数字化和智能化的方向发展，随即产生大量的电子文件，传统手工记录信息的方式已经不能满足人们的需求。企业或政府部门为提高信息质量的正确性，开始大力开发各种档案管理系统，做好档案管理工作尤为重要。以档案管理需求为研究视角，提出了开发档案管理系统所需的理论知识及技术支持，详细介绍了档案管理系统主要功能模块，以期为类似研究提供一定指导。
关键词：
档案管理系统；需求分析；功能模块
档案管理在企业占有重要的地位，随着信息量的增多，任务繁重，管理不便。目前我国正处于电子档案的研究。为了推动档案管理的效率、建设信息化的资源发展方向。结合实际需要的档案管理系统的特点进行开发档案管理系统，以提高档案信息管理的质量。
1研究背景
随着计算机的不断改革创新与换代，人类的生活逐渐趋于科技化、信息化。如今，计算机已成为大众日常生活不可缺少的一部分，不仅能逐渐丰富我们的视野，也可以加深人类对世界的认知，带领大众走向新的天地。随着计算机的进步，信息在人们生活中不断地更换角色。信息化时代给人们带来更多的发展空间。当今，无论是在企业单位还是政府部门工作都需要大量信息的筛选与收集。信息的完整性与规范性决定了企业的发展，甚至相关企业专门成立了信息整合小组，用来负责各种各样的信息进行整合、归纳等。计算机的便捷就成了必不可少的工作项目，有利于提高企业的核心效率。面对大量的信息资料，传统手工记录信息的方式已经远远不能满足人们的需要，而且信息容易丢失，这样给企业利益造成极大的损失。为了降低和减少人工带来的失误，现在企业政府的相关文件都是通过档案的形式记录的，有助于方便查找与调动，工作效率更高。采用计算机进行管理档案具有它独特的优势，但是我国关于电子档案的发展目前还在进一步完善。在管理制度和管理规范中存在一定的局限性，在档案管理方面，积极探索新的管理方法，适应新时代的发展需求。基于此，创新现代档案信息管理系统，提高系统操作效率及安全性，使其满足现代化业务及借阅者的需求，具有重要的现实意义。
2开发系统技术支持
2.1相关理论及技术
2.1.1J2EE多层应用模型
J2EE多层应用模型包含很多组件，不同于传统的技术开发架构，J2EE多层应用模型的本质是为了方便应用程序和系统之间的交互。在实际运用过程中，J2EE依托多层分布式应用模型，依据逻辑功能划分，依据不同应用组件所处层分布在不同机器上[1]。使用J2EE多层模型的优点在于它能实现各层的独立工作，同时还能提供系统的可扩展性。
2.1.2MVC设计模式
MVC设计模式是一种典型的软件设计典范，是模型视图控制器的简称，目的是将业务模型和用户界面的实现代码分离，从而达到同一个程序有不同的表现形式。MVC设计模式有很多的框架和控件组成。这种设计模式的优点在于耦合性低，重用性高，生命周期成本低，部署快，可维护性高，有利于软件工程化管理。对于系统而言选择一个好的框架应用在项目中，将会对项目的效率和可重用是至关重要的。
2.1.3Servlet
Servlet是用Java编写的服务器端程序，服务器上需要一些程序，通常是根据用户输入访问数据库的程序，工作流程是借助客户端发送到服务器上，服务器开基于实际需求的档案管理系统功能开发范桂泉（潍坊护理职业学院，山东青州262500）摘要：随着网络技术、信息技术的发展，计算机技术也逐步向着数字化和智能化的方向发展，随即产生大量的电子文件，传统手工记录信息的方式已经不能满足人们的需求。企业或政府部门为提高信息质量的正确性，开始大力开发各种档案管理系统，做好档案管理工作尤为重要。以档案管理需求为研究视角，提出了开发档案管理系统所需的理论知识及技术支持，详细介绍了档案管理系统主要功能模块，以期为类似研究提供一定指导。关键词：档案管理系统；需求分析；功能模块启并调Servlet，它依据客户端请求直接生产响应内容并将其上传给服务器，由服务器把响应信息返回至客户端，Servlet根据客户端请求生成相应内容[2]。Servlet具有运用方便、功能强大等优势，成为开发相关系统传统的技术之一。
2.1.4SQLServlet数据库
数据库最早由美国推出的关系型数据库，在实际的操作过程中，使用SQL语句进行数据的添加、修改、删除等功能。具有方便快捷高效率的发展优势。同样可以实现数据加密及数据备份的功能。SQL语句可以嵌套在宿主语言的程序中使用，可以进行视图和基本表的查询等操作。因此SQL语句可以是应用程序，也可以是终端用户。
2.2系统应具备的特性
根据实际需求的档案管理，在系统规划中，档案管理系统需遵守严谨、规范准确和高效的管理模式。达到统一的要求，实现自动化管理的思维模式。因此基于实际需求的档案管理有以下特性：安全性：凡是牵涉到信息资源的相关操作都要保证系统的安全性能，加强防范意识。高效性：本系统使用J2EE架构，其被广泛应用到大型分布式企业应用软件平台中，能够为开发人员提供良好的工作平台。数据库技术中的模式能够将系统的需求充分地展现出来，客户端使用B/S开发模式，其是Web开发的主要趋势，具有良好的操作性、灵活性及集成性。在计算机的发展速度上提高信息资源的方便快捷性。统一性：根据各个部分统一的规范标准，确保每个部门档案信息的具有良好的交互性。开发成本少：本系统在研发过程中使用的成本较少，开发周期较短，因为使用的软件都是开源软件，系统能够提高档案信息管理的简便性，从而提高工作效率。
3系统整体架构及各功能模块
3.1系统功能需求
在软件需求规格说明书中，功能需求充分说明系统展现给用户的行为和执行的操作等。案管理系统的主要功能模块功能如下：数据录入部分是指根据界面要求录入修改的各类档案数据，并完成档案文本与电子档案的挂接，还可开展档案案卷、文件等录入操作。（2）所设计的档案管理系统中的文件管理分为基本信息及类别信息的管理。前者主要包括档案新的编辑、添加等；后者主要包括档案的编号、类别、入库时间、借阅情况等管理。（3）用户管理主要包括借阅人员基本信息和种类信息的管理，主要包括借阅人员姓名、编号、工作部门、联系方式及状态等管理。（4）借阅管理查询就是查询借阅人员之前在所借阅档案的情况，能够得到借阅档案的信息，比如：名称、借阅时间、条形码等[3]。借阅档案历史查询便于了解借阅者之前的信息，例如：档案归还时间等。借阅档案流程为：提出申请—判断身份是否合法—录入信息并且保存———提供所借阅的档案。
3.2系统整体架构
根据实际需求的档案管理功能需求；关于档案管理设计的业务整合范围有收集、档案整理和档案著录整理等。档案收集是通过各部门的归档人员将有价值的信息进行存档。档案整理是由归档人员将整理好的信息提交上来并进行审核，审核通过则进入移交操作。在按照电子档案的相应规则进行模拟上架操作。著录整理根据归档人员提交的材料信息进行著录，附上相关著录信息说明。上交的相关部门给予审批处理后，移交给档案部门进行管理。系统开发利用的目的主要是是将大量的信息进行分类，便于相关部门管理查找。依据功能需求，构建系统的总体框架。
3.3系统各功能模块
设计的模块功能严格按照完整性和一致性的原则，开发拥有规模强大、操作简便的档案管理系统。在实现自动化管理的过程中，通常采用模块化的分析方法，将系统划分为以下几个模块进行设计：
3.3.1用户管理
用户登录系统之前，需要输入相应的账号及密码，要求用户先实施身份验证，如果使用者输入的用户名称和密码正确，会自动进入档案管理系统[4]。如果输入的信息中有一项错误，系统会给出相应的提示。用户权限分为普通用户、系统管理员和档案室人员管理。普通用户权限可以进入系统查阅相关的资料；系统管理员权限的范围比较广。可以设置用户的权限及日常信息的维护，档案室管理员可以对文件进行查询修改的设置。用户登录后需要记入到日志库中，登录界面如图1所示。
3.3.2数据管理
本模块具有数据维护和数据备份功能，其中，数据备份就是对用户输入的档案或档案卷信息给予备份管理。输入数据过程中，必须考虑使用者连续输入的情况，可由这些记录中复制到新纪录内。依据不同档案输入不同的数据，这个模块还配备数据维护权限。数据维护主要对删除的档案进行处理判断该问卷是否进行恢复或彻底删除。
3.3.3文件管理
该模块主要实现收文、文件分类、修改、打印等操作，设计这项功能方便技术对办公自动化系统转来的文件实施归档处理，实现文档一体化管理的目的。档案室人员可以根据用户的要求进行文件的查询、添加、修改和删除等操作，并对经过修改的信息实施保存处理。
3.3.4借阅管理
该模块主要对借阅人员的借阅、归还等管理，具备借阅管理权限的使用者可以操作这个模块，其中，外借模块旨在对档案文件进行借出及归还登记[5]。电子借阅申请由具备借阅管理权限的用户展开相关操作。一般使用者提出阅读电子文档的请求后，被同意方会将问卷发送给借阅人。
3.3.5数据备份及恢复
该模块主要完成数据的备份及恢复操作，数据备份可依据档案保存年度、档案种类等条件进行部分或完全备份。数据恢复能够将通过备份出来的数据恢复至数据内。此外，备份操作中会生成一个XML文件，恢复时也由此完成。
4结语
在我国计算机技术不断发展的过程中，部分档案信息可以实现共享，电子管理模式也可应用至档案管理系统中，以此创建一体化的管理平台。通过设计一些基于实际需求的档案管理功能，初步对档案管理有更深刻的认识。利用J2EE平台、数据库数据库等对系统进行模块化设计，并详细介绍系统中档案借阅、文件管理等模块情况，以期为档案管理技术达到先进水平提供一定指导。
参考文献
[1]孙玲.人事档案管理系统的功能需求[J].电子技术与软件工程,2016,(19):212.
[2]霍奇道,毕桂.档案管理系统功能设计与开发[J].劳动保障世界,2015,(24):56.
[3]王萍.档案管理平台的需求与功能开发[J].科技传播,2015,(10):155+214.
[4]王静.浅谈档案管理系统的需求与功能开发利用[J].内蒙古石油化工,2014,(01):82-85.
关键词：综合档案管理；信息化建设
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
项目背景
我院自90年代开始进行电子文件成果整理归档以来，实现了以计算机数据库技术为基础的电子化档案管理。目前我院通过引进和开发系统，管理着包括建筑、规划、市政、测量、岩土以及院文书档案等超过2000项工程、23万个各种文件格式的电子档案。尽管我院档案信息化建设工作取得了不俗的成绩，但仍存在两个亟待解决的问题：
档案的管理工作由不同的系统完成，如建筑市政专业使用建筑图档管理系统，规划专业使用gzpi规划成果数据库管理系统，文书档案使用超越2000文件档案资料综合管理系统等，数据信息被分割，无法实现共享，而且档案管理人员在日常工作中需要切换不同的系统重复操作，工作效率低下，阻碍了档案整体工作效率的提高。
档案日常借阅流通管理只部分实现了以条形码管理为核心的流通管理机制，大量的档案借阅管理工作还停留在原始手工记录阶段，工作十分繁琐。
以科学、规范的管理机制，利用现代化网络技术手段管理我院海量、格式多样的电子档案，提升档案管理水平，提高档案管理效率，是十分有意义的。
1项目目标
将我院不同的档案管理系统数据库进行整合，以统一、规范的管理模式实现对不同专业档案进行管理；实现以条形码管理为核心的档案借阅流通机制。
建设内容
我院综合档案管理系统项目的建设内容包括：（1）实现对科技、文书档案进行管理；（2）对我院现有的建筑图档管理系统进行升级、结构重组及开放接口；（3）实现图纸批量打印出图功能；（4）将我院泰坦系统数据及规划成果等历史数据转换导入到综合档案管理系统。
项目组根据我院对电子形式存在的图纸和文档的管理要求，以及我院各专业档案资料的借阅流程等，在原有的建筑设计专业图档管理系统《智慧2000图档管理系统》的基础上进行系统升级，经升级后能满足我院的需求，具体如下：
系统用户
综合档案管理系统面向全院工作人员开放，权限设置参考下表所示：
软件安全控制
综合档案是我院宝贵财富，为保证数据安全，采取如下手段对数据进行保护：
1、角色权限控制，按照角色级别对用户划分“下载”、“修改”、“上传”权限，防止档案信息被盗取或篡改。
2、对档案数据每月备份一次，保证遇到意外事故能迅速恢复。
3、对所有下载、修改、删除等敏感操作进行日志记录，便于追溯。
系统维护方案
根据工作计划安排，综合档案管理系统运行后，档案资料室、信息办及其它相关职能生产部门共同参与综合档案管理系统的更新与维护工作，建议如下：
档案资料室：对现存档案室的资料进行系统管理，及时添加、更新综合档案管理系统中的案卷级、卷内级条目；指导并督促各生产部门及相关职能部门按要求进行电子文件上传归档工作。
信息办：协助配合档案资料室收集反馈的系统技术问题并加以解决；对数据库安全备份，并对系统进行维护。
相关职能生产部门：按照我院电子文件归档的要求（具体见《关于实施《技术资料归档实施办法》（修订版）暨启用电子文件归档的通知》，及时上传应归档的电子文件至综合档案管理系统；系统技术问题反馈给信息办。
系统总体设计模式
由于系统用户覆盖面较广，客户端点数较多，同时，从系统维护的简易性角度出发，也考虑到与现有的信息大厅的整合，采用了B/S的设计模式。首先登录到信息大厅，再通过菜单链接进入本系统。
系统数据库选型
系统采用主流的MSSQL2005数据库，具有良好的数据处理及响应速度，适合B/S模式开发。
开发平台选型
系统采用JAVA平台进行开发，开发效率高，安装部署容易，系统维护简便。
技术亮点
1、描述：由于我院各生产专业科技档案以及院内文书档案的成果电子文件归档方式不统一，文件格式也不统一，电子文件的存放介质也是多样的，造成档案资料室对电子文件的系统管理上的困难。
技术亮点：增加了在线电子文件归档方式，明确了归档电子文件格式和命名规则，并通过生成模板进行了电子文件归类。
解决方法：通过对我院相关生产部门、职能部门放开上传电子文件的权限，由相关部门直接向系统进行电子文件的上传工作，并通过生成模板按内容进行电子文件的分类，由档案室进行审核。电子文件格式和命名规则参照全质办的《归档电子文件数字化标准》。
2、描述：我院的档案资料借阅流程是通过手写登记进行的，不利于统计，工作效率也较低。
技术亮点：利用工作卡号识别我院职工姓名、所属部门等属性，利用条形码功能提取档案资料的目录号、案卷题名等属性。
解决方法：在档案资料人员立卷过程中，打印案卷封面时，系统自动生成条形码并打印在封面上。日常借阅中，通过条形码扫描，能在系统中生成对应案卷的借阅记录。条形码扫描识别的功能，能提高档案管理人员的工作效率，减少失误，也更方便了借阅记录的统计与查询。另外，通过与我院人事部门的全院职工人员数据库对接，在系统的用户数据库中录有职工工作卡号，在借阅过程中，通过输入卡号进行人员识别。
项目总体评价
项目按预期完成，建立院内各专业、不同文件格式数据库及系统，实现电子文件的在线归档以及院内共享；
软件分别在档案资料室、信息办及建筑专业进行了功能验证（其中建筑专业图档系统已在第一期验收完毕，并投入了使用），共有9位档案管理人员、系统管理员参与，其中通过验证人员数为9人，通过率为100%，所发来书面意见同意使用该软件；
软件的设计总体上符合我院对电子文件资料的归档要求，为多专业、不同文件格式的电子文件归档利用提供了方便，保证了实物资料与电子文件资料的一致性。上传的模块设置基本符合电子文件的归类要求，在一定程度上提高了我院电子文件归档的效率，达到了成果管理的目标；
目录
2功能和性能要求.42.1档案数据采集与加工模块.4
2.1.1档案接收系统.4
2.1.2数据移植.5
2.1.3馆藏历史档案数字化.5
2.2档案数据存储及管理模块.5
2.2.1档案信息标准化管理.5
2.2.2档案分类.6
2.2.3档案数据著录.6
2.2.4档案信息鉴定.6
2.2.5.存储管理.6
2.2.6目录管理.6
2.2.7信息统计.6
2.2.8报表打印.6
2.2.9实物条码管理.6
2.3档案数据查询利用模块.6
2.3.1档案信息开发.7
2.3.2综合智能查询.7
2.3.3档案借阅管理.7
2.3.4支持网站信息.7
2.4系统维护模块.8
2.4.1系统维护主要要求.8
2.4.2基础数据维护.8
2.4.3权限管理系统.8
2.4.4用户管理.8
2.4.4数据备份与恢复.9
2.4.5信息加密.9
2.4.6版权保护.9
2.4.7日志管理.9
2.4.8档案综合管理.9
2.5系统帮助模块.9
1主要功能描述
档案管理系统应具备档案的综合管理功能。系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别(OCR)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编（数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能实现根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能）；检索查询；借阅管理；档案利用；档案编研；辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。
主要功能一是通过与公文管理子系统的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档，通过系统提供的数据接口，将需要归档的信息传输至档案管理系统。二是通过对已有馆藏文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案等的数字化，实现档案的全面自动化管理和提供不受用户站点限制的网络查询利用服务。
根据当前IT技术在档案行业的应用潮流，参照国内数字化档案馆的应用需求，档案管理系统应包括以下几个方面的模块：
档案数据采集与加工模块
档案数据存储及管理模块
档案数据查询利用模块
系统维护模块
系统帮助模块
2功能和性能要求档案管理系统按照信息流的过程应分为五个功能模块：档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据的查询利用、系统维护管理和系统帮助。其功能涵盖对非数字化档案的数字化转化、数字档案信息的采集、处理、存储，应用程序的维护和对转化后的所有数字档案的归档、组织、、利用等过程。
2.1档案数据采集与加工模块档案数据采集与加工模块承担各类数字档案的采集并发出存储指令。数字档案的来源包括馆藏档案数字化、接收直属各单位档案部门档案（或目录）以及面向社会征集的档案和其它档案信息。能实现多种方式文件的输入采集。
2.1.1档案接收系统把OA系统中形成的档案文件的条目信息和原文一同转入档案管理系统，经过档案人员整理，形成电子档案以供查询、利用，实现文档一体化。
l档案人员可以利用系统提供的立档单位已整理的卷内文件和待编目的案卷功能中的添加、编辑、删除、加入当前卷、撤出当前卷、拆卷和编目等操作，对立档单位提交的文件、档案、资料进行存储和归档（分类组卷）。
l对于跨年度而尚未办结的档案，可通过手工设置自动转入下一年度进行归档。
档案员对已录入档案目录、从其它系统自动导入档案的各类目录信息的进行整理。
整理完毕的档案目录根据档号组成原则自动生成档号、馆号，入相应的档案目录库。生成各种统计报表。
（2）面向社会或个人接收的档案信息：它们主要是社会上个人通过某种方式移交的档案信息，可以是目录和文件,也可以只是目录。
2.1.2数据移植从旧档案管理系统中移植档案资料数据信息。
通过数据转换功能可以自动读出老数据库中的字段结构，让管理人员自己选择老字段对应新库中的那一个字段，从而一一建立其字段间的对应关系。根据设定的转换条件将记录自动转换到新的档案管理系统中。
2.1.3馆藏历史档案数字化馆藏资源数字化是指对档案资料，包括纸质档案资料、视频资料和音频资料，对它们进行数字化加工。
（1）纸质公文档案的OCR与原件影像扫描、采集、著录
纸质文件的扫描需要考虑速度、识别率和影像的清晰度，同时在原文件的影像信息入库前，需要对信息进行防伪处理,如加入水印等。
（2）照片的整理与扫描、采集、著录
A、标准：图片采集工具支持多种图片格式，包括BMP、TIFF、GIF、JPEG、TGA、E、D、PIC等格式，自动生成缩略图。并具有校正、去黑边、去斑等图像处理功能。
B、要求：对图片的著录项目（包括照片内容）要全面，检索和使用要方便，在转入转出数据库的过程中，照片同其著录信息不能分离。
（3）多媒体影像档案采集与著录
A、标准：视频文件采集应支持高低码率同时输出，采集过程支持自动关键帧提取，生成影像高无损压缩。
B、要求：提供数字流媒体的采集、非线性编辑平台，对于数字流媒体可以轻松实现浏览、检索和自动播放。
（4）其他档案类型数据库的转入
A、标准：支持各种主流数据库的转入转出，能实现跨平台的操作。
B、要求：适应性强，可以借鉴第三方程序，完成不同种类数据库的转入或数据字段的抽取工作，可以灵活设置数据库中字段，便于接受数据库相同但字段结构不同的数据库。
2.2档案数据存储及管理模块档案数据存储及管理主要是对采集过来的信息进行整编、分类、维护等处理，将大量无序的档案信息有序化。要兼容新、老归档文件整理规则。可以自由适应分散整编、集中整编和混合整编的整编方式。
主要包括：档案信息标准化、分类及主题词标引、元数据录入、鉴定、存储管理、目录管理、信息统计、报表制作、信息备份。
2.2.1档案信息标准化管理保证档案的真实和完整，可读性，要符合国家和国际的有关技术标准。对档案著录信息符合中华人民共和国档案著录规则。
2.2.2档案分类根据现有馆藏和有关规定对档案、图书资料可进行自动分类和手工分类，分别建立目录库。
2.2.3档案数据著录档案员可对已录入档案和从其它系统自动导入 档案的各类信息的进行整编，包括按有关著录规定进行自动获取著录和手工补充著录。对移交过来的档案进行验收，合格的给予签收，不合格的由移交人重新整理。
整理完毕的档案根据档号组成原则自动生成档号入库。
2.2.4档案信息鉴定电子档案的鉴定，包括内容鉴定和技术鉴定两方面。
内容鉴定包括价值鉴定、开放鉴定、真伪鉴定和销毁鉴定。
技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。
2.2.5.存储管理采用足够容量的存储介质，保证系统运行的速度。
加强数字档案信息的安全，选择安全存储的数据库，保证数字档案的原始性和真实性。
2.2.6目录管理目录是文件信息的分类方式，目录管理包括目录完整性维护、目录权限设置、目录清单维护。
2.2.7信息统计信息统计是对系统中的基本数据进行汇总，要求能按规定的时间、型式自动生成各种统计报表。
2.2.8报表打印功能：
1）能够，按规定的时间、型式自动生成、打印各种规定的统计报表、目录。
2.2.9实物条码管理传统手工模式下调阅档案，需要借助档号找到档案在库房的位置。通过计算机管理可以采用条码扫描，条码打印等设备，快速准确鉴别档案实物，实现一份档案一个条码。
2.3档案数据查询利用模块档案数据的查询利用包括档案信息开发、综合智能查询、支持网站信息等系统.
2.3.1档案信息开发档案信息的开发是实现档案资料充分利用的重要手段。在信息开发过程中能提供规范化的编研模板和流程，以提高信息开发的效率和质量。另外对馆藏数字档案或编研档案可根据情况进行版权保护工作或加注版权信息。
专题库管理：专题库是对编研成果的汇总，对其管理的功能包括制作专题目录，管理各专题的名称、时间、期限、专题类别、状态、创建者、参与者等信息，并提供增加、修改、删除、查询专题等功能。
素材库管理：根据编研需要，从系统目录结构的档案库或从档案库外通过输入、扫描、摘录等方式得到素材，并提供素材描述信息的输入、修改、删除等功能。
2.3.2综合智能查询查询是档案业务中最常见的服务方式。为了提高档案的查询效率和查询准确率，应具有以下功能。
（1）具有档案查询、全文检索能力的授权功能。档案管理员可以授权哪些人可以使用查询和全文检索功能，可以查询哪一级别的文件，经过授权的人员可以根据权限查询和检索相应的文件。
（2）全文检索功能要包括基于关键词的全文检索、自然语言检索和相似性检索的全方位智能检索，分别代表不同层次的检索需求(词、句、篇章)。
2.3.3档案借阅管理档案管理员记录用户要借阅的档案类型、是否已归档、借阅案卷、借阅日期、借阅者、借阅期限和同意借阅领导的签字等信息，检索到用户所需的档案进行借阅登记，并打印借阅单。
归还管理
归还管理可对用户归还的档案进行登记，同时更改系统中所记录的档案所剩份数，并提供续借功能。同时需要具有设置利用者填写档案利用效果表单后，才能完成归还手续办理操作的功能。
l催还管理
由于用户借阅和归还都进行了登记和管理，所以系统可以通过催还管理对过期未还的档案或已借出若干天的档案进行统计、自动提醒和打印催还单。
l借阅统计
系统对档案的借阅提供各种统计方式，并可随时打印统计结果。
l预约管理
用于处理用户在网上预约的档案，为用户办理借阅手续。
2.3.4支持网站信息档案系统网站是档案管理系统对外的门户，用户能够通过Internet浏览器检索阅读、下载数据库中的档案目录信息、内容信息以及相关图形图像信息、语音视频信息。
2.4系统维护模块系统维护管理模块是为了保证本系统在安全的环境下正常运转，并对各个模块进行支持。
2.4.1系统维护主要要求l档案类型可以自由定制。
l档案管理的层次可以自由定制。
l档案录入的信息（数据库结构）可以自由定制。
l用户的录入及检索界面可以自由定制。
l录入方式可以自由定制。
l档案的分类表可以自由定制。
l统计报表设计自由定制。
l用户对档案的操作和使用权限可以自由定制
l数据转换
2.4.2基础数据维护基础数据维护是维护系统各业务模块正常运行的基础数据。这些基础数据包括辅助字典、实体分类表、主题词表、档案类别表、全宗表、立档单位名录等。
2.4.3权限管理系统权限管理模块和系统各业务模块密切相关，下面说明系统的权限功能要求。
系统由用户操作，用户登陆时首先要进行身份认证。身份认证后，可确定用户属于哪一种角色：
1、从权限对象上
系统管理员：权限。
档案管理员：权限。
外部用户：权限（如检索和馆外利用等）。
领导：功能。
2、从权限内容上
分功能权限和数据权限。两部分权限要相互独立。
3、从数据操作上
在数据权限中，又分查询、修改和原文权限。
2.4.4用户管理系统的用户应分为三类，分别是：管理员、普通用户和赋权人。只有在用户管理中登记过用户才能进入本档案管理系统中。
2.4.4数据备份与恢复为保障网络功能的安全实现和数据库本身的安全，软件需要具备备份与恢复、遭遇异常情况报警等功能，能够在较短时间内恢复正常运行。
具有对系统和数据定时自动备份的功能。
光盘制作
2.4.5信息加密具有对传输数据进行加密的功能。
2.4.6版权保护为了维护立档人的合法权益，对的图片、文档等资料加入图示等标志，以防止他人非法盗用，也可通过加入徽标和数字水印加以保护。
2.4.7日志管理为了对用户的操作进行监控，防止用户进行非法操作以及遇到故障时可根据日志信息进行部分恢复操作。
日志包括登录日志、原文日志（系统日志）、
2.4.8档案综合管理包括：
设备管理：
库房管理：
资料管理：
制度管理：
管理网络图：
关键词：档案管理MVCJ2EE用例角色
1、系统分析
基于MVC（model-view-controller）的档案管理系统是借助于J2EE架构以及面向对象方法等技术，将档案管理从原始的手工管理方式转交为计算机自动化的管理方式；其功能涵盖对档案的数字化加工，电子档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、、利用和数字管理全过程，具有可扩展、实用的特性。因此，该系统要求标准化高，能快速、准确并全面利用档案，方便网上归档货物在线审批，良好的信息安全。
2、系统的设计
采用MVC的模式进行设计，即模型．视图，控制器的层次结构。结构包括：(1)Model，表示业务数据和业务逻辑，通常由JavaBean或EJB实现。(2)View，也称视图，是用户看到并与用户交互的界面，一般由JSP页面和表示组件(包括ActionForm)组成。(3)Controller，由ActionServlet类和Action类来实现。ActionServlet类是其核心组件，继承了javax.servlet.http.HttpServlet类，扮演中央控制器的角色。Action类负责调用模型方法，更新模型状态，并帮助控制程序流程，Action一般不实现具体应用程序逻辑。
系统运用UML技术通过MSVisio2003工具对用户的关键业务逻辑进行用例分析（见图1档案管理系统的用例图），系统实现了档案管理、借阅管理、消息管理、系统管理、综合查询等功能，实现了用户管理、部门管理、档案建立、档案借阅、档案归还、档案催还、权限管理、日志管理等。这里主要描述系统的用例和角色的设计。
网上归档：实现网上编辑和网上提交。整理编目：档案接收、立卷归档和审核入库。档案利用：全文检索、借阅管理、专项打印和利用统计。专题编研：专题管理和档案编研。包括专题管理和档案编研。数据管理：数据库管理、档案数据维护。系统管理：用户角色管理、在线审批、日志管理、词典管理、系统设置。
系统中涉及的主要角色有：系统管理员：是指档案维护人员，可以建立档案数据库，对数据库进行备份；可以对角色和用户进行管理，包括增、删、改以及授权等操作。档案管理员：是指档案工作人员，负责档案管理的日常工作。审核人：是指业务主管，负责审批手续。
查阅用户：是指普通用户，可以查询、借阅已授权的档案资料。
3、系统实现
3.1数据库的实现
SQLServer数据库利用Command对象地调用SQLServer的存储过程，在多个页面中调用同一个存储过程，使站点易于维护。这样意味着可以建立非常复杂的检索或者操作数据库的方法。简而言之，能用存储过程时就要用存储过程。如下代码实现了调用SQLServer的存储过程：
<％@PageLanguage="javascript"％>
<％@ImportNamespace=”System.Data”％>
<％@ImportNamespace=”System.Data.SqlCIient”％>
3.2系统功能实现
表示层负责处理用户的输入和向用户的输出，但并不负责解释其含义。以用户角色注册模块为例，表示层的文件为regedit.java。系统业务逻辑层的作用是作为纽带将表示层和数据库紧密联系在一起，放在Web服务器端和应用服务器端。数据库服务层负责实际的数据存储和检索。
【关键词】NoteExpress软件；科技查新；档案
管理系统随着科技信息技术的发展，查新档案的信息化管理取得了很大了进步，给图书馆信息化管理工作带来了很大便利。但是，鉴于发展时间短，在软件管理系统的研发上还存在一些不足，如界面友好度不够、综合对比分析性能不强、软件使用缺乏稳定性、操作性不理想等，亟待完善。
1科技查新档案管理系统概述
根据法律法规规定的性质，查新档案可范围文书档案、模板性较强项目档案两种类型。本文主要就项目档案的信息化管理进行探讨。每个科技查新项目，通常包括科技查新报告、合同、相关文献全文、检索结果和必要的专家意见等，而查新项目的比较核心为查新合同和查新报告。在查新档案管理中，使用NoteExpress平台，即参考文献管理工具软件，可帮助用户在科研流程中，准确而高效利用电子资源，进行文献搜索和管理，从而有助于科研的顺利推进。利用NoteExpress软件开展查新档案管理，在发展过程中，可实现查新档案的信息化存储、自动化检索、多元化服务和人性化管理，进而可减轻工作人员的工作量和工作负荷，提高管理的效率，并还可拓展查新服务范围。
2管理系统设计
NoteExpress软件为中文操作界面，属性表头高达50多种，可以方便用户进行随意的更改，同时NoteExpress软件也有利于实现系统的细节化管理。整个查新档案管理系统的设计如下：首先搭建系统平台，以NoteExpress软件为基础，第一步要对NoteExpress题录进行修改，一般要修改13个属性，包括项目属性，如修改项目名称、修改项目编号；包括检索属性，如修改检索式、修改检索范围和结果、以及修改检索词与结论；包括委托属性，如修改委托日期、修改委托单位与委托人；其他属性还有查新点、完成日期修改等。题录修改完后，第二步是数据导入，只要满足NoteExpress过滤器文档要求，就可以将查新报告直接导入题录。或者也可以手工录入，相比直接导入，逐条录入操作简单，也较为便捷。其中，数据录入的流程为：第一步：搭建系统平台。首先打开NoteExpress软件，然后鼠标右键打开题录菜单，完成属性表头编辑。第二步：逐条录入。点击新建题录，在相应位置处依次粘贴字段内容。第三步：导入附件。在题录菜单中找到添加附件，在文件窗口中找到需要添加的文件，然后链接到附件存放处。第四步：保存。完成上述步骤后，点击保存题录。
3管理系统技术兼容性
Windows2000、WindowsXP、Windows7和Unix等系统，均可安装NoteExpress系统，适用于多种操作系统，且可应用于多种办公软件，比如Word2003、Word2007和OpenOffice等，具备晚上的网络数据库在线检索功能。在单机上适用NoteExpress也可，技术的先进性确保了查新项目数据保密性、安全性，并可实现快速导出数据，且数据导入功能具有连续性，可实现数据的快速复制和共享。树形结构文件夹，允许用户随时添加和重命名文件夹，便于查新档案的聚类存放和有效管理。建立好查新档案数据库后，维护管理十分方便，同时也可保障管理屏的良好运行。
4管理系统功能实现
4.1批量处理
对于查新项目，基于NoteExpress软件的查新档案管理系统不仅能够单个修改题录信息，更可以批量替换字段，对字段进行批量编辑操作，更能够对附件进行批量链接。对于查新档案管理员来讲，系统批量处理功能的实现在很大程度上提高了字段的整体编辑水平，减轻了工作压力。
4.2及时检索服务
基于NoteExpress软件的查新档案管理系统能够实现及时检索功能。检索查新项目，只要输入部分字段或者是相关字段，就能够进行匹配定位，提供快速化的检索服务。同时，对于查新项目，为给分组管理提供便捷化服务，系统还能够实现优先级检索标识功能。
4.3附件链接服务
题目录的功能可实现档案局部细节管理，且题录栏中的附件连接功能，允许用户查询新报告、新合同和Dialog等数据，同时也可查阅相关文献，将文献全文连接至新项目下，便可查询到详细的信息列表处下的链接路径下。还具备很好的笔记编辑功能，用来帮助用户及时查询和编辑记录项目的有关信息。4.4项目与排序基于NoteExpress软件的查新档案管理系统为分析查新项目提供了良好的服务，可以按照优先级对查新项目排序，也可以对项目字段进行操作。例如，对查新项目委托人排序，有助于分析项目委托人分布，从而实现有效的用户管理。
4.5提供多元化服务
基于NoteExpress软件的查新档案管理系统的构建给查新档案管理员提供了极大的管理便利，在科研项目编写工作中，通过管理系统的检索分析服务能够得到强大的信息支持，同时也有利于及时了解工作进展。
5结语
综上所述，以NoteExpress软件为基础构建的科技查新档案管理系统，解决了当前软件系统使用中的不足，操行简单，数据维护简单，实现了存储的精细化和检索的快速自动化，具有多元化服务优势，其人性化管理大大提升了工作效率。
参考文献
[1]黄春晓.文献管理软件在科技查新中的应用——以NoteExpress文献管理软件为例[J].大学图书情报学刊,2011,(1):54-55+89.
关键词：档案利用；中国石油档案管理系统；档案搜索；档案借阅；档案报表；档案编研
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)21-5049-02
Research on Records Using in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Whether the module of records using is good or bad, relates to value and efficiency of Electronic Records Management System in use. The functions of the whole and every modules in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: records using; Electronic Records Management System of Petro China; records search; records lending; records report; records editing
档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。因此档案利用模块，是电子档案管理系统中最重要的模块之一，直接衡量着档案管理系统的使用价值。开发一个好的档案利用模块，使档案管理系统不仅满足了用户查询搜索、借阅等功能，从长远角度看，将成为一个内容非常丰富的知识平台和社会资源。项目组在信息部的支持下，与微软合作开发了中国石油档案管理系统。本文主要介绍系统中的档案利用模块。
1 总体功能结构图
档案利用是用户利用档案资源进行工作，也就是各部门、各单位使用档案的过程。包括档案的搜索、借阅、报表、编研四个子模块。如图1。
2 各个子模块功能
2.1 搜索
系统不仅可以利用档案名、档号、类别、归档单位、归档日期等项结合进行高级搜索，还支持全文搜索。
2.2 借阅
系统除了可以借阅实体档案以外，还支持电子档案的在线借阅。电子档案的借出和归还都是由系统自动完成，无需用户手动操作。包括我的借阅、借阅审批、借阅办理等标签页。图2是档案的借阅/归还流程图。
2.2.1 我的借阅
用于实现用户的档案借阅以及个人借阅管理的功能，是用户自己的工作区。
包括我的借阅单、未归还档案和已归还档案三个标签页。
1）我的借阅单：保存在借阅列表中，但没有上交审批的借阅档案；
2）未归还档案：已通过审批借出，但未归还的借阅档案；
3）已归还档案：用户曾今借阅过，并已归还给档案馆的档案。
2.2.2 借阅审批
是对用户提交需借阅档案的审核过程。
审批部门包括用户本单位、归档单位、档案部门和指定的业务主管部门。系统规定了三种审批流程：
1）借阅无密级档案或借阅本部门有密级档案，如图3；
2）跨部门借阅有密级档案（归档部门是一般情况），如图4；
3）跨部门借阅有密级档案（归档部门为空或归档部门和档案保管部门是同一部门），如图5；
2.2.3 借阅办理
是由档案馆用户进行管理，主要管理档案的登记、借出、归还、催还、借阅查询等操作。
2.3 报表模块
固定报表模板有档基表、人员基本情况统计表、档案利用统计表、历年各类档案库存统计表、档案库藏情况统计表等。系统还支持自定义报表模板，档案工作人员可以根据自己的需求定义报表的行和列。
2.4 编研模块
编研模块是为编研人员提供的一个讨论平台，其中包括编研编写、汇编、参与等工作。
档案编研的流程是：档案管理部门人员填报“新建编研课题” 档案管理部门领导审核 档案编研。标签页包括待审批编研、进行中编研和已完成编研三部分。编研模块的流程图如图6。
3 结束语
中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。其中的档案利用模块以其强大的搜索功能、严密的借阅审批流程、方便快捷的电子档案在线借阅、灵活的报表模板自定义功能以及高效的在线编研平台，赢得了广大单位用户的好评。
参考文献：
[1] 邵彬,李莉.黄河档案利用软件系统分析设计[C].OA'2000办公自动化国际学术研讨会论文集,2000(11).
[2] 马娟红.浅谈档案利用中存在的几个问题[J].档案天地,2000(7).
[3] 赵屹,陈晓晖.中美档案利用若干问题比较[J].山西档案,2002(12).
[4] 王秀霞.中国石油档案管理系统应用架构的分析与设计[D].兰州:兰州大学,2010.
一、文书档案的工作原则
（一）整体性原则。和其他的管理工作不同之处在于文书档案管理工作具有整体性原则，文书档案管理工作并不是把每个部门的档案收集起来然后统一管理，其服务对象并不是哪个部门而是整个公司，其档案信息收集工作也并不是每个部门独立收集，而是在信息收集过程中需要每个部门的配合与相互合作，故文书档案工作是一个整体性很强的工作。
（二）规范性原则。文书档案工作的信息量大，涉及到每一个员工的个人信息以及企业的一些发展信息，信息覆盖面广，信息细节性大，因此做好文书档案工作必须要建立规范性的工作制度和工作流程，只有管理工作的每一步按照既定的流程走才能使如此多的信息有条不紊地进行管理，如果文书档案工作的整个流程缺乏规范性原则不但会影响文书档案中信息的管理和维护，而且会影响影响企业的长期发展。
（三）保密性原则。一个企业的档案库中包括整个企业中所有工作人员的个人信息，其中很多信息都是个人的隐私信息，因此在文书档案工作中一定要秉承保密性原则。参与到文书档案工作中的所有工作人员要对企业所有人员的档案信息负责，不能随意携带他人的档案出去，也不能随意翻阅、透露他人的档案信息，他人信息的泄露可能会给他人造成很多麻烦，是一种极其不尊重他人隐私权的行为。如果一个企业的文书档案工作连保密性这一基本原则都做无法做到，那在该企业工作的员工的信息安全性也肯定无法得到保障，该企业也无法取得长期稳定的发展。
二、档案管理系统在文书档案工作中所存在的问题
（一）档案管理工作与文书工作脱节。档案管理工作与文书工作既有着本质的区别，但是在工作中又有着一定的联系，良好的文书工作可以促进档案管理工作的进行，有条不紊的档案管理工作又可以方便文书工作的开展。但是现在在文书档案工作中运用档案管理系统所存在的一个最大的问题就是档案管理工作与文书工作相脱节。在很多企业的档案工作中，档案管理工作和文书工作都是分开进行的，导致信息流通受阻，工作效率不高。
（二）企业文书档案管理基础普遍较低。文书档案工作实质是一份管理工作，需要专业的管理人员参与到工作中，但是在我国大多数企业中，文书档案工作中的工作人员都不是专业的管理人才，他们既缺乏专业的管理知识又缺乏一定的管理技巧，由此导致企业的档案管理工作处于无比混乱的工作现状中。
三、档案管理系统在文书档案工作中的优势
（一）提高了工作效率。在传统的文书档案工作，大部分的档案工作都是依靠人力独立完成，如档案信息的收集、档案信息的分类保管等，工作强度大而且所耗费的时间长，面对如此多的档案信息，档案工作的管理人员也很容易出现失误，影响后期的档案工作。在文书档案工作中运用档案管理系统可以大大减少工作人员的工作强度，而且管理系统具有强大的信息处理能力可以大大提高对信息计算的准确率。档案管理系统为文书档案的信息收集、信息处理、信息分类和信息保管工作提供了很大的便利，在传统的档案管理工作中，为了保证档案不受损害，必须对档案的保存条件进行严格的控制，而且档案运输工作需要大量的人力和物力，而现在可以利用网络信息化的力量借助于档案管理系统实现档案信息的“瞬时”搬运。
（二）使信息得到共享。在传统的档案管理工作中，档案室与其他部门之间的信息流通得不够流畅，档案室往往在企业中成为了一个虚设的部门。在企业中，大部分的档案都是一直存放在档案室中，由于缺乏规范性的存放管理以及档案数量太多等因素，给想借阅或者查阅档案信息的工作人员造成了很大的困难。在文书档案工作中有效地运用档案管理系统可以使企业中所有的档案信息及时地得到共享，任何想借阅或者查阅档案信息的工作人员都可以借助该系统进行借阅或者查阅。
四、档案管理系统在文书档案工作中的建议
要想使档案管理系统在文书档案工作中发挥出最大的作用，首先要提高工作人员对于档案管理系统的应用意识，要给每位员工普及到档案管理系统的使用方法和使用条件，使每位员工认识到档案管理系统的巨大作用，继而使档案管理系统渗入到员工的日常工作中。其次，要加大档案建设数字化监督力度，对档案建设的每一环节都要加大监督力度，对档案建设工作中出现的任何不规范行为要及时给予处罚，建立健全档案建设工作的工作标准。
随着以区域信息网为基础的公用信息平台的建成，党政机关办公自动化的推进，电子公文交换的开展，机关和事业单位的档案管理工作进入由纸质文件向纸质文件与电子文件并存管理转变的时期。
自2004年开始，某区档案局馆、信息办联合北京某公司（以下简称甲公司），依托某区内部办公网共同开发了“某区机关档案管理系统”，以满足各党政机关电子公文和档案管理工作的需要。该系统是目前使用的系统的前身。这个系统设计了分两个模块将不同来源的档案信息导入数据库，一是每年例行归档的文件由档案员手工录入目录及原文，二是其他来源的数据（比如数字化扫描的早期档案）直接导入数据库。
2009年，档案局在原系统基础上启动了新档案管理系统的调研工作，2012年底，一期工程开发完毕，系统密级层、核心层、内网层数据库和查询服务平台基本开发完成。2013年上半年经过试运行，总结试点单位试运行情况，下半年开始，全区推行应用该系统。笔者以为该系统在国内政府内网档案管理上总结出了一些前沿性经验，还存在一些问题和不足，仍然有很大的完善空间。
2 问题诊断
2.1 需求调查方面
笔者以为，需求调查应包括以下几个方面的内容：
（1）外部环境。包括计算机网络技术方面的发展，也包括档案文件管理方面的政策环境。
（2）小环境。一是区内电子政务开展情况，各部门政务平台建设情况，电子文件形成情况、管理现状及各部门对电子文件的利用需求等。二是区内档案管理情况，文件归档要求，电子文件管理规定，档案工作的历史传统以及各单位档案信息化建设情况等。
（3）全市建设思路。区县必须自觉将本地区电子文件（档案）备份中心建设纳入全市的电子文件管理体系中。重点需要调研北京市对电子文件管理的整体思路、实践举措，特别是电子数据格式和规范要求，以便使本区的电子文件（档案）备份中心信息与全市电子文件（档案）备份中心信息能够互联共享。
以上内容，某区重点开展了国内各地电子文件（档案）备份中心建设情况的调研和当前区内环境的调研，其他方面的调研略显不足，特别是对全市建设思路以及国际大环境的考量不足。
2.2 技术设计方面
主要存在以下不足：
（1）系统采集障碍未能解决。目前，某区电子文件（档案）备份中心系统采集的电子信息主要来自两个方面：一是各单位通过“文件录入”；二是区档案馆馆藏档案数字化。而系统设计时将采集各业务系统形成的电子文件纳入采集范围，从实际情况来看，阻力较大，不仅公安分局的户籍信息、药监分局药品监管信息、地税局的税务信息、工商分局的登记信息等垂直管理单位的业务信息不接受本系统外的信息共享，而且住建委的房产信息、人社局的社保信息等区属单位的业务信息也同样不愿意接受本系统外的信息共享。虽然这部分采集功能设置在系统建设的第二个阶段进行，但是从当前实际情况看，由于行业门槛，很难取得实质性推进。
（2）部分设计环节未能体现文件管理的规律。和大部分电子文件（档案）备份中心的设计研发类似，主要由信息化科2名计算机网络和软件工程专业人员牵头进行，通过系统设计招投标委托从事系统设计的专业公司进行研发。虽然电子文件（档案）备份中心建设小组吸收了2-3名档案业务人员参与系统需求研讨，但是在实际研发过程中，档案业务人员的意见并未能很好地融入系统的程序设计中。
2.3 验收方面
回顾分析某区电子文件（档案）备份中心建设的整个过程，认为建设中存在重开发、轻验收的情况。完成设计公司委托后，系统建设基本经历三个阶段：一是系统需求论证阶段，二是系统设计开发阶段，三是系统验收完善阶段。某区档案局馆参与前后两个阶段，相比较而言，更加重视系统需求论证，系统验收完善基本草草收场。表现在两个方面：
（1）验收论证不充分。验收应认真听取各方的意见，特别是电子文件（档案）备份中心一线使用部门的意见。
（2）初验整改不到位。对验收的重视程度不够，验收标准在合同中的含糊表示导致设计公司对系统初验后的完善不甚上心，大问题小改动，小问题不改动，甚至以计算机技术的有限来解释部分问题的存在。项目委托单位档案局由于中间隔了一个政采中心，在大问题上难以采取强硬立场。
2.4 运行维护方面
目前，一期工程已进入推广应用阶段，运行中存在如下问题：
（1）高度集中后引发巨大效率浪费。这是系统自设计运行以来带来的大麻烦。原本全区各单位各自独立自主的归档进程，大多数应该也可以在每年的四五月份完成。系统应用以来，好几年上一年度归档工作被拖后到第二年的10月以后完成。各个独立的单位被强制性地拉到一个平台。由于程序设计缺陷，当这个平台录入功能有问题时，所有档案员要集体等待问题被解决；当这个平台排序功能出现错乱，所有档案员又需要集体等待问题解决；当平台的服务器出现故障，所有档案员除了面对故障页面不能工作，还要担心不要丢失数据或者回档（这种情况时有发生）；当系统的技术服务商中断服务，系统的运行问题完全有可能被搁置几个月无人解决。有的单位反映，还不如自己录EXCEL表方便。这种单向的权力不对等的塔形结构难以形成正向的反馈改进机制，很让人无奈。当系统出现问题，各立档单位对档案局没有办法，档案局对负责技术维护的公司缺乏具有实效的措施，因为实际的需求方不掌握经费的开支，真正的用户在没有其他选择的情况下对糟糕的体验束手无策。
（2）与北京市数字档案馆的对接受限。近年来，各区县均是结合本地区实际情况自行开展档案信息化建设。某区电子文件（档案）备份中心动手早，数据格式、传输要求已经制定，但与北京市数字档案馆的数据标准和要求是否一致还未能得到验证。目前，各区县又开始自觉在电子文件（档案）备份中心建设上延缓脚步，密切关注全市数字档案馆顶层设计要求和规范，以避免重复建设。
（3）部分程序操作不够高效便捷。这方面的问题也是基层使用单位反馈较多的问题，主要是部分操作不够人性化，没有充分体现计算机管理档案的便捷高效，反而费时费力，为基层档案人员带来操作负担。比如，录入一旦出现错误，不同文件的同类型错误不能实现批量修改；归档范围没有按一定规律排序，基层录入时只能逐条对照，比较耗费精力等等。以上问题基本属于目前技术能够实现的，但由于各种原因未能得到解决。
3 再设计建议
针对如上问题和不足，笔者提出以下几方面的再设计思路和建议：
3.1 多方沟通助设计
设计是电子文件（档案）备份中心系统开发的核心环节。目前，新的系统设计需要结合实际问题，全面深刻地反思一些原系统落后的单极化设计理念造成的困境，以避免重蹈覆辙。引入云计算等新技术，探索新的路径，规避落入过于集中的单中心管理模式的窠臼。由档案局主导，各部门协同，群策群力共同推进新系统建设。
完善系统设计还需要从以下三个方面进一步加强沟通。
（1）加强与各部门沟通，唯有通过建立规范统一的信息采集制度才能畅通信息采集的渠道。信息采集制度的建立需要各级部门和单位的共同参与和支持。垂直管理部门电子信息的传输要从国家部委层次提出统一思路和方案，各级部门按要求贯彻落实。非垂直管理部门业务系统电子信息的传输需要上级行业主管部门和区县政府形成统一思想，明确收集范围、内容及保密措施等。
（2）加强与档案业务人员沟通，遵循文件管理规律，修正系统部分环节。电子文件（档案）备份中心系统体现两个专业性：一是计算机网络管理专业性，二是文件档案管理专业性。鉴于系统目前文件档案管理专业性体现不足，存在诸多不合理环节，笔者以为应将其作为下一步系统完善升级的重要内容。在完善过程中，特别要征求和采纳文件档案管理专业人员的意见和建议，系统设计人员要与系统使用人员进行反复的沟通交流，在两个专业性之间寻求最佳的结合和平衡。
（3）加强与上级主管部门沟通，密切关注顶层设计，做好系统各项对接。目前，北京市档案局正在对北京市数字档案馆进行顶层设计，作为区县一级，必须对此保持密切关注。
3.2 充分验收是保障
验收是电子文件（档案）备份中心系统开发的最后环节，也是检验系统功能实现是否的重要环节。系统的充分验收是电子文件（档案）备份中心研发成功的重要保障，可以从以下几方面开展：
（1）验收标准要详细体现在研发合同中。要强化设计公司对系统验收的重视，按合同要求督促设计公司做好系统后期的完善。合同中应将验收标准具体化，如验收时出现影响系统功能实现的问题时如何处理，验收时发现需要新加的系统需求如何处理，验收问题后期修改完善的时限和要求等。
（2）验收内容要分层多次进行。验收时要广泛征求各方意见，包括计算机网络专业人员、文书档案专业人员、基层系统使用人员、上级主管部门人员以及高校学者专家等。
（3）验收内容要与试运行相结合。一些系统设计上的问题只有在运行过程中才能发现，因此必须经过一定的试运行期。试运行不能仅仅是档案局馆内部的试运行，而应扩展到部分基层使用单位；试运行期时间不宜太短，最少为一个归档年度。
（4）验收的问题要及时跟进整改。验收期间发现的问题应登记备案，逐一与设计公司沟通磋商，明确解决的思路和办法。要注重对问题整改的跟进督促，追踪改进反馈。
3.3 建立机制保运行
运行是电子文件（档案）备份中心系统的使用和维护阶段，运行问题的解决是一个长期性课题，需要建立长效机制来确保系统正常运转。可以从以下几方面入手：
（1）建立问题反馈制度，及时解决运行问题。没有绝对完美的系统设计，运行出现问题不可避免。使问题得到及时有效地解决是良好系统的保障机制。因此，档案局馆应建立问题反馈制度，及时收集各单位在系统使用过程中发现的问题，并通过系统维护合同采取有效措施及时解决这些问题。
（2）引导信息网络利用，充分发挥系统效果。建立专门系统管理电子文件和电子档案的根本目的在于更好地利用这些电子信息资源，发挥档案材料资政、参考、凭证、存史、教化育人的独特价值。但长期以来，人们养成查阅实体档案材料的习惯，对电子文件的信赖还未真正建立起来。档案局馆应加大对电子文件（档案）备份中心的宣传力度，引导利用者通过网络更方便快捷地查询所需信息。
参考文献
[1] 安小米，张宁，叶晗等.国外电子文件管理机制及借鉴研究[J].档案学研究，2008（2）
[2] 杨安莲.论电子文件信息安全保障体系的构建[J].档案学研究，2010，（5）
[3] 肖秋会，杨青.数字档案馆、电子文件档案馆和电子文件中心辨析[J].档案学研究，2009（2）
