发布时间：2022-07-11 11:59:52
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的高校档案管理工作计划样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
一、会计电算化背景下高校档案管理工作的现状分析
随着时代的发展和社会的进步，当前在高校会计档案管理工作当中，也逐渐引入了电算化的工作流程和工作方法。应该看到，随着当前我国高校普遍扩招，加上各行各业的电子化、无纸化办公的深入推行，当前在我国高校档案管理的工作当中，有计划地实施电算化的会计工作路径，对于提升会计工作的效率，加强高校内部的会计工作管理而言，都是十分有好处的。但是也应看到，受历史和现实原因共同作用的影响，当前我国在电算化语境之下，高效的档案管理工作，还有许多疏漏之处。正视这些问题，并且有针对性地予以解决，对于提升我国当前高校档案管理工作的整体质量而言，是非常有意义的。着眼于电算化背景下高校档案管理工作的有效实施，本文认为应该从以下几个角度着手：
二、会计电算化背景下高校档案管理工作的几个策略
（一）提高内部人员的个人素质
把控内部风险，最重要是要提高高校内部会计从业人员的相关素质，会计电算化视野之下的高校档案管理工作的顺利实施，有赖于一线工作人员对相关技术的熟练操作和准确理解。很大程度上，一线工作人员对相关技术和理念的执行，对于高校整个电算化背景和视野之下的档案管理工作的顺利实施与否具有十分重要乃至于决定性的影响。从这个角度上来看，就要考虑提升内部人员的个人素质，而为了达到这一目标，学校可以从内外两个方面来着手解决相关问题。从内部而言应该选拔一些年纪较轻和素质较高的，年轻员工去学习会计电算化的相关知识和技能；从外部来说，应该有目的地去引入会计电算化相关技能的员工，不断更新内部人员的血液，推进高校档案管理工作电算化的顺利实施。随着时代的发展，高校在实际操作中能够正确运用跨级电算化完成会计的相关工作。会计电算化指的是高校会计在进行日常工作的过程当中，使用信息技术提高工作效率，提升市场竞争力的一系列活动。克服会计电算化给高校带来的一系列问题，关系到高校的长远发展，高校的电算化是涉及到整个高校的，对高校的管理机制、经营方法都植入电算化元素，用计算机网络提高高校的运营经营效率的一种高校运营战略。
（二）做好相关规划预案
高校的档案管理工作是为了防控风险，然而在高校发展过程当中，风险和危机的出现不可避免。在这样的情况下，高校做好与档案管理工作相关的风险防控预案就显得尤为重要。随着时展和社会的进步，办公电子化和会计电算化是当前高校发展的进程当中所必须要面对的一个重要的方向。特别是对于那些具有相关科研任务、内部和外部的资金往来十分频繁的学校来说，使用电子化的方式来对高效的档案管理进行有效的分类和处理，对于提升高校内部的会计工作的运营效率、帮助高校在运营过程当中节约更多的时间和人力成本而言都是非常有好处的。为此，着眼于长远的发展，高校应该对自身的档案管理工作进行电算化方面的准备。从客观方面来说，要对客观条件进行改善，各科室特别是涉及到会计工作的相关科室要配备足够先进的电脑和正版的软件。从理念上来看，在高校内部运营的制度的设定上，一定要充分考虑到会计电算化在实施过程当中的一些客观现实需求。相当一部分高校的管理者对于会计电算化软件的安全性和保密性存疑，这种存疑往往成为会计电算化普及道路上的最大障碍，这种状况一定要予以革除。这里防范的风险主要是高校在经营中出现的相关问题，防范风险对于加强高校的长远发展具有非常重要的意义。在当前的市场经济环境之下，高校的会计从业人员有可能会为经济利益所诱惑，在会计账本上做手脚，为了一己私利，影响高校的整体利益。在会计电算化深度发展的当下，会计电算化的发展对于有效杜绝相关情况的发生具有十分重要的意义。随着国外商品对于国内生产商的全面挤压，国内的商品生产者在此过程中是否能抢抓机遇、迎难而上，突破既有的贸易经营的短板，在新形势下尽快转化思路，跟上“互联网+”的发展步伐，就显得尤为重要。站在新的历史节点上，为了让我国的经济发展早日实现转型升级，突破经济学上的“中等收入陷阱”，也为了让在逆势中的高校找到自己在信息时代的市场定位，更加规范、更加专业地进行高校会计电算化的改革。
（三）强化版权意识，重视选择正版软件
工欲善其事，必先利其器。为了做好电算化背景下高校档案管理工作，当前应该更加重视电算化软件的选择，并更加重视人员的培训。通过实地调研我们发现，在会计电算化发展的过程当中，的确出现了诸如信息泄露和会计信息提供错误最终导致的管理者决策错误，这些问题的出现一方面是由于高校的相关管理体制有漏洞，更重要的问题在于，当前有相当一部分会计不能规范熟练地使用会计电算化软件，也就造成了当前会计电算化在审计等相关环节上出现相当的障碍。由于大陆版权和知识产权的相关法律法规建立得不够完善，高校使用盗版软件的情况时有发生，盗版软件尽管能降低高校的成本，但是盗版软件给高校带来的风险也是显而易见的，尤其非正版的会计软件当中可能会有植入的木马病毒，这给高校的信息泄露乃至正常运行都埋下了很大的隐患。高校作为国家人才的培养机构，其运营的效率高低直接决定了其在人才培养的过程当中的效率的高低，也从某种程度上对于我国劳动力人口的素质具有一定的影响。特别是考虑到高校本身教育之道，高效的管理团队在日常工作和管理过程当中所折射的态度和对于版权方面的意识，最终会以某种方式作用于学生的思想。如果高校在会计电算化应用于高校的档案管理算的进程当中，不去选择使用正版软件，就会在某种程度上对于学生的版权意识造成负面的影响。从长远上来看，这对于提升我国整个的法制化进程将造成非常巨大的阻碍。
三、结语
会计电算化的大背景下，高校进行档案管理工作的意义和价值越发突出，顺利地解决档案管理和审计当中出现的问题，有利于高校和行业的长远发展，这同时也需要相关从业人员共同努力。
参考文献：
[1]李志鹏.论高校会计成本核算的问题及其解决方法[J].教育与职业，2008，(23)：12-13.
[2]姜大卫.浅谈高校会计电算化实施问题及对策[J].中小企业管理与科技(上旬刊)，2010，(12)：45-46.
［关键词］高校；教学档案；建设；管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.112
［中图分类号］G275.9；G647.24 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）02-0-01
高校教学档案具有自身的特点，为教学、管理以及科研等活动的进行提供重要参考资料，具有较高的保存价值，不仅能够保障教学科研活动的顺利进行，更为评估教学质量等工作，提供大量真实的、可靠的数据资料。
1 高校教学档案的主要特征
1.1 周期性与专业性
高校主要按照两种形式开展教学工作，一种是学期制，另一种是学年制，这也就使高校的教学档案呈现出周期性特征，主要由系院负责完成高校的教学管理。为此，高校应当按照学期以及学年归档与整理高校的教学档案，由此促使周期性档案的形成。高校的教学档案覆盖的内容非常广泛，如自然科学以及社会科学等。因此，高校应根据学科专业的要求，相应地采用不同的人才培养方案，科学合理地设置课程，开展教学活动以及安排教学环节等，这也就使院系档案呈现出专业性的特点。
1.2 内容丰富，形式多样化
高校的教学档案包括众多的内容，大至由上级主管部门所下达的各项文件，中至院校所制定的培养目标以及设置的专业，小至教师制作的教学教案以及课件等。近些年，科学技术快速的发展，促使高校的教学档案呈现出多样化特点。
1.3 服务性与社会性
高校教学档案对教学活动进行记录，为开展教学研究活犹峁匾资料支持，对于促进教学研究活动的顺利进行具有重要作用。随着信息时代的到来，高校的教学档案更是突破以往的利用对象范围，逐渐呈现出跨行业、跨院校特点，发展成为共享性资源，慢慢地体现出更多的社会服务职能。
2 高校教学档案的建设与管理面临的主要问题
2.1 教学档案管理工作不受重视
各大高校的教学档案管理工作主要由系部负责，然而，绝大部分的系部档案工作仅仅由教务秘书兼职管理。档案管理一直处于收集―上交的低级层次。然而，兼任化的档案管理工作存在的问题是：一是难以明确档案管理岗位；二是档案管理工作往往流于形式；三是存在非常普遍的突击性整理与收集档案的现象。然而，教学档案对于教学管理工作所具有的作用却被忽略，档案管理人员不能够及时地将档案情况汇报至学校的有关领导。
2.2 档案管理缺乏规范性
教学档案管理是一项兼具复杂性与系统性的工作，所涉及的范围非常广泛，不仅工作量大，而且要求严格，需要档案管理工作人员采用科学的、规范的管理方式。但是，受到多种因素的影响，例如：管理模式、人员素质等，当前的教学档案管理中普遍存在着遗失及缺漏等问题，加之档案的归档工作缺乏完整性，致使教学档案难以充分发挥作用，阻碍着高校的教学、科研以及管理活动顺利进行。
2.3 档案管理人员素质较低
兼任化的教学档案管理工作所存在的问题是档案管理人员在专业知识方面严重缺乏，更未经过专业化的训练。在实际工作中，档案管理人员不仅缺乏教学档案方面的法制意识，而且开展工作时存在较大随意性。
3 加强高校教学档案的建设与管理的措施
3.1 提高对教学档案管理工作的重视程度
教学档案管理是各大高校档案管理工作的重要组成部分，学校领导应提高对教学档案管理重视程度，将其纳入系部的工作计划中，并提供其足够的经费支持，专门为其设立档案用房，并相应的配备设备，组织成立档案管理队伍，加强对教学档案管理工作的监督与管理。
3.2 完善档案管理制度
高校在开展档案管理工作的时，应当重视完善档案管理制度，结合学校的教学工作的特征，合理地制定各项工作程序，在各项工作程序中细化各项规章制度。同时，规范教学档案管理工作，促使教学档案管理不仅服务于综合档案管理工作，也服务于高校的各项教学、管理以及科研等活动。
3.3 提高管理人员素质
档案管理工作人员作为教学档案管理工作的主要执行者，其个人的素质对档案管理工作将会产生重大的影响。然而，现阶段的档案管理人员队伍，存在着素质低下，且专职人员缺乏等问题。因此，针对上述问题，高校应重视加强对档案管理人员的培训与再教育，全面提高其专业知识与素质，尤其是要提高档案管理人员的信息化水平，从而满足信息化时展要求。
4 结 语
高校领导与教师应提高对教学档案管理工作重视程度，一方面学校应加大对教学档案管理工作的投入；另一方面建立健全档案管理制度，全面提高档案管理工作人员的素质，为高校教学档案管理工作的顺利进行奠定坚实基础。
主要参考文献
［1］程灿华.加强高校教学档案的建设与管理［J］.梧州学院学报,2008(6).
［关键词］高校管理；文书档案；档案管理
文书档案是高校发展的原始记录，具有权威性和凭证性。学校各部门如何利用档案为领导当好参谋，为学校事业发展提供服务，主要取决于所收集的档案种类是否齐全，是否具有专业化、多功能的特点。随着高等教育事业的发展，各高校越来越重视档案工作。高校档案管理单位以专业化档案管理理念创新为先导，以培养专业化档案管理队伍为核心，以信息化、标准化、科学化提升档案管理的专业化水平，促进管理思想、管理方法和管理手段等方面的创新，为高校发展提供了有力保障。
一、提高文书档案管理专业化认识
首先，树立专业化理念，提高专业化认识。档案管理专业化是指档案管理职业具有自己独特的职业要求和职业条件，有专门的培养制度和管理制度。档案专业既包括学科专业，也包括职业专业，国家对档案任职既有规定的学历标准，也有必要的档案知识、档案能力和职业道德的要求。我国有档案管理人员教育和培训的专门机构、专门内容和措施，有对档案管理人员资格和教育机构的认定制度和管理制度。档案管理职业有自己的理想追求，有自身的理论武装，有自觉的职业规范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的独立特性。
其次，培养专业化精神，增强专业化意识。加强档案文化建设，塑造档案职业文化、职业品格和职业素养，要甘于寂寞、乐于奉献、遵守法纪、保守秘密，把做好档案工作作为事业追求、职业理想和工作态度。陈希周在《档案利用服务工作“四忌”》一文中认为，从事档案管理工作一忌态度冷淡，缺乏热情，二忌不按规章制度办事，三忌不熟悉馆藏内容和档案管理业务，四忌对查阅档案的人员不严格监视，对查阅过的案卷不经检查就人库。档案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服务质量专业化、学习培训专业化、业务技能专业化。
再次，建立档案管理专业化体系。蹇文燕在《浅谈基层检察机关档案管理和利用的专业化构建》一文中指出，档案管理和开发专业化构建的路径主要有：一是提高认识，转变工作理念；二是提高档案管理人员素质，建设专业化队伍；三是完善设备，加大档案工作的投入力度；四是整合利用档案资源，促进事业健康发展。档案管理专业化的目标是人本化，要坚持以物为本向以人为本转变，以保管为主向开发利用为主转变，以管理型向服务型转变是现代档案管理发展的基本趋势，所有档案管理工作都是为人服务、为人的全面发展服务的，离开了人所有的档案都没有任何意义。档案管理专业化过程必须规范化和标准化。要制定全国统一、行业统一、单位统一的文书档案标准，克服各自为阵、各自为术、各自为范的局面，积极推进文书档案建设一体化，充分发挥档案服务全面、准确、便捷的功能。
二、创建文书档案管理专业化模式
要提高高校文书档案管理专业化水平，必须创新管理体制和模式，建设机构独立、人员独立、管理独立、经费独立、业务独立的档案馆。《甘肃省档案管理条例》规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织把档案事业列入发展规划和工作计划，建立和健全档案行政管理和保管机构，保障档案事业发展所需经费；应当重视档案管理工作，提供必要条件，保证档案工作的正常开展，设置档案机构或者配备专（兼）职档案工作人员负责档案的管理，并对所属单位的档案工作实行检查和指导；档案馆建设应当符合国家和地方制定的档案馆建筑设计规范，具有保管档案的专用库房，档案库房应当具备防盗、防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防尘、防光等条件和设施。
目前，高校文书档案管理模式有两种：一是文书档案产生并存放于各单位、各部门、各学院，或者单位内部设立档案室，由这些单位指定专职或兼职人员管理，档案管理零散，缺乏规范性、整体性，作用很难发挥，价值很难利用。二是成立档案馆的高校，文书档案由档案馆专人负责，各单位和部门指定兼职档案员协助做好归档工作，管理制度健全，文档生成过程规范，档案的价值整体得到利用。
三、改进文书档案管理专业化方式
文书档案管理专业化建设主要包括管理制度专业化、管理方式专业化、管理手段专业化、管理措施专业化等。陈丽在《提升四川档案管理专业化水平的标尺》一文中认为，档案专业化管理是指以系统化为保证、数据化为标准、信息化为手段，从管理工作的各项专业环节入手，以提升专业水平的方式，把服务者的工作重点集中到满足被服务者的需求上，以获得更高效率、更多效益和更强竞争力的管理方式；主要措施包括组织专业性、管理过程专业性、技术专业性、人员要求专业性等。
制度建设是文书档案专业化建设的前提和基础。《甘肃省档案管理条例》规定，机关、团体、企事业单位应当建立、健全科学的档案管理制度，使档案管理规范化、标准化，并逐步采用先进技术与设备，实现管理现代化。
信息化建设是文书档案专业化建设的基本方式。为了提高文书档案工作的质量与效率，开发文书档案信息资源利用的新途径、新方法，必须利用信息化和数字化技术手段，以信息化改变传统文书档案管理模式，更好地实现“档案馆可以通过报纸、广播、电视、刊物、图书等媒介，采取出版、播放、陈列、展览等形式向社会公布档案”，提高档案的使用效率。刘向在《要提高档案管理软件的专业化水平》一文中认为，要提高档案管理软件的专业化水平，最重要的是提高程序员的档案知识水平。要根据档案工作的特点和需求，有的放矢，使软件所附有的功能适应档案管理的特殊性。还要进一步完善软件开发公司的售后服务，对档案管理人员进行培训，及时对软件和系统进行升级。陈金水在《信息化、专业化、标准化，助推社会保险业务档案管理》一文中认为，要加强信息化硬件设施建设, 实现设备和技术的现代化，全面提高业务档案管理的现代化水平，及时配备业务档案现代化所必需的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备, 充分利用现代科学技术, 利用缩微技术、光盘技术在业务档案管理中的作用。
四、培养文书档案管理专业化队伍
培养和造就一批职业化、事业型的档案管理队伍是实现高校文书档案管理专业化的关键。《甘肃省档案管理条例》规定，档案工作人员应当具备档案专业及相关知识，做到爱岗敬业，忠于职守，保守秘密，热情服务。机关、团体、企事业单位应当重视档案工作人员的业务培训，按照国家规定进行职称评聘，并保持档案工作人员的相对稳定。
文书档案涉及学校发展的方方面面，首先，管理人员要有坚定的理想信念，较高的政治素质，在遵守档案保密制度上发挥表率作用；其次，要掌握高等教育发展的基本规律，熟悉学校发展规划和工作计划，具有文书档案的鉴别、识别能力；最后，要有较高的业务能力，全面掌握文书档案的形成、收集、鉴别、整理、利用、保管等一系列专门环节。另外，要有较强的服务意识和良好的服务态度，为文书档案充分利用提供快捷、优质的服务。贤文在《建设一支稳定的专业化的干部档案管理队伍》一文中认为：“干部档案管理队伍应该懂得电子计算机操作和软件设计的基本原理，能自如地运用电子计算机进行干部档案材料的贮存、检索，应该懂得录像、复制、缩微等技术的基本知识，熟练地操作、使用仪器，应该具有基本的化学、生物知识，以利用各种手段实行对干部档案材料的防霉、防腐措施，应该懂得中国档案发展史、干部档案史，等等。”为此，要加强文书档案管理专业化队伍建设，使档案工作者从档案资料保管员向档案资源开发者和研究者转变。
其一，加强档案学学科和专业建设。完善、发展档案学科知识体系，根据社会需求，有条件的高校要积极开办档案学本科和研究生专业，结合现代档案管理的发展趋势，加强课程建设和教材开发，培养档案管理应用人才、档案管理信息系统研发人才和档案学研究人才。
其二，引进档案管理人才。要改善档案管理人员的待遇和工作环境，在职称评定、推优评优等方面给予倾斜和照顾，吸引其他单位或部门具有档案专业学习或管理背景的人员充实到档案管理队伍中。
其三，选留档案管理人才。从应届毕业生中选留档案学专业大学生充实到档案管理队伍中，改善档案管理队伍的学历、年龄、知识、学缘结构，增强档案管理队伍的整体活力。
关键词：高校 档案 管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）04-0026-02
普通高等学校是教学、科研和培养人才的重要基地。高校档案集教育、科研、管理于一体，是学校历史的真实记录，能完整、准确地反映学校的建设与发展过程，是高校行政管理工作的一个重要组成部分，也是国家档案事业的重要组成部分，是社会主义现代化建设不可缺少的信息资源。高校档案的综合管理和利用是工作需要，也是发展社会主义教育的重要工作之一。
高校档案是高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校档案的形成范围广，内容新旧混杂而丰富，种类繁多，它一般包括四大门类：科技档案、文书档案、人事档案、财会档案。高校档案真实地反映了学校各个时期的面貌，对于学校编史修志，和行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工的利益，有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用，尤其是不同历史时期的珍贵史料和科学技术领域的尖端成果档案，对于发展教育事业，服务经济建设具有很高的开发利用价值。
高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，高校档案质量是衡量学校管理水平的重要标准之一。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。实现档案管理的科学化、现代化，是摆在高校档案管理人员面前的一项重要任务。但目前高校档案管理工作普遍存在一些问题，阻碍了档案管理工作的正常、有序发展，下面，我就当前高校档案管理工作中存在的问题和对策谈谈自己的认识。
一、高校档案管理工作中存在的问题
1.领导档案意识不强
长期以来一些学校领导片面的认为高等学校的中心任务是教书育人，对档案工作重视不够，很少将学校档案管理工作提上议事日程，对档案工作未给与足够的重视和支持，对本单位档案工作存在的问题解决不得力；领导忽视，使高校档案人员处在地位不高，责任不清，难度加大的工作环境中，严重影响了档案管理工作的顺利发展。
2.档案管理制度不健全
近年来，随着《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了很大的进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，甚至存在不同职能部门档案记录不一致的现象，丧失了部分利用价值。如有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。二是因保管制度不健全、基础设施不完善等原因造成档案损毁和档案遗失现象屡屡发生。如有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、传阅不登记；有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。三是档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值。这些都极大地影响了对档案的研究和利用。
3.档案管理人员素质不高、队伍不稳定
改革开放和社会主义市场经济体制的建立，对档案管理工作提出了新的要求。一名合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，熟悉党和国家关于档案方面的方针和政策，具备一定的历史知识，一定的语文知识以及文字表达能力。此外，随着校园网络建设和信息技术的普及，高校档案工作急需一批现代化信息管理方面的人才。档案管理工作对于工作人员的要求需要具有非常强的专业性质，如果工作人员没有具体的专业知识以及技能，就难以胜任档案管理工作。
目前，高校档案管理人员不管是在职称、待遇，还是工作时间等方面，和专职教师相比有着较大的区别，尤其是投入和收入方面与同类教师相比普遍偏低，上下班时间较为固定没有机动性等，导致档案管理工作人员在心理上产生了不平衡的心态，对于本职工作有种逆反，不愿意长期安于现状。这样就造成了档案管理工作当中缺乏相应的专业人才，导致档案管理队伍出现不稳定的现象。
4.院校合并等造成档案管理难度大
近十几年来，我国高校在布局上面进行了一次最大的改革，主要推崇综合化和多元化以及科学化发展的方向。目前很多高等院校是经过合并或是建设了新校区，高校不管是在建校面积还是学生数量等都有较大的规模，而且不同校区位置距离太远，加上之前在管理当中出现的各不相同的管理模式，对于高校的档案管理工作就在无形当中增加了极大的难度，并且也随之有诸多的新问题出现。
5.档案管理方式落后
高校档案传统上仅仅是以单一的纸质档案为主，由于经常查阅取放的自然磨损和纸张的老化变质，使介质档案保存期不长且存放不方便，占用面积大，同时不易复制，难以达到永久安全保存，因而给档案管理增加困难。
6.档案利用率偏低
高校档案馆拥有数量庞大的档案，但利用率并不高。原因有：一是高校档案意识不强，许多人认为档案没用，甚至不知道有档案机构；二是管理方式落后，档案利用效率偏低；三是一些高校档案馆藏单一，不能满足档案需求。旧的传统观念和工作方法不改变，档案信息服务不能真正落到实处。高校档案如果不能为学校的教学、科研和管理工作提供服务，不能为师生员工和社会需要提供服务，档案工作就不会存在，也不可能得到发展，档案管理也无从谈起。由此可见，充分地认识档案管理工作、提高档案的利用率、进一步加强档案的服务意识具有十分重要的意义。
二、做好高校档案管理工作对策
1.强化档案意识
首先是要转变高校领导者的思想观念。校级领导是学校各项管理工作的高层决策者，指挥官和组织者。强加对学校档案工作的指导是做好高校档案工作的关键，学校领导对档案工作重视程度直接关系到档案工作的效果。因此加强档案工作，必须不断提高领导者档案意识，加强对档案工作的领导，要把档案工作纳入领导者的议事日程。其次，要建立相应的档案工作领导体制和工作机构。如建立高校档案馆、成立校级档案工作委员会等，加强领导对档案工作进行决策、监督、执法、调控的力度，同时将档案工作纳入高校的中期规划和年度工作计划之中，为高校档案工作的发展创造良性发展的环境。最后，要真正重视档案工作，解决档案工作中的实际问题，包括人力，物力，财力等方面，以及解决有关档案安全保护，有效利用等实际困难，做到把档案工作的发展与学校教学，科研等工作的发展同步前进。
2.建立健全高校档案管理制度
应根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。使档案管理全面实行“三纳入”“四保证”，即纳入高校管理制度之中；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一；纳入单位考核、奖惩制度之中；做到领导有保证，工作人员有保证，工作时间有保证，经费开支有保证。使档案原始材料在有序的过程中得以积累，从根本上保障档案工作的有效性、准确性和完整性。建立起由分管领导、部门专兼职档案员等为主要成员的档案管理网络，并由上而下建立起严密的层层监督机制，明确岗位责任制和检查评比制度。通过制度建设，规范高校档案管理方法和程序，使档案材料的系统性得到制度保证，同时档案人员通过完善的制度建设，才能对档案进行实时控制。
3.加强档案队伍建设，提高业务素质
加强档案队伍建设，建设一支适应高校档案工作现代化需要的、素质优良、结构合理、稳定的档案人才队伍，可以从以下四个方面做起：一是努力提高档案人员的政治意识、大局意识和责任意识；二是尽可能地为档案工作人员提供继续教育和培训的机会，提高他们的业务水平和工作能力；三是建立健全人才引进制度，制定特殊优惠政策和措施，积极引进政治素质高、业务能力强、学历层次高、具有现代科学技术知识和技能的档案专业人员；四是加强兼职档案人员队伍建设，为兼职档案人员设置岗位津贴，定期开展档案工作核查评比活动，引进激励机制，充分调动他们的积极性。
4.加强档案编研工作，实现信息共享
档案编研工作是一种高层次的档案服务形势，高校档案馆应该利用馆藏档案的优势，将零散的各类档案系统化、条理化，为学校的各项工作提供准确的、系统的档案史料。这些档案史料从不同侧面反映学校的情况，对于总结经验、指导工作、业务查考具有现实作用，是系统的、高效的参考资料。这些编研资料下发到各院系各单位，将会极大地方便各部门的工作。学校的档案、图书、情报、资料同属文献范畴，共同构成社会的信息服务体系，彼此之间应该建立联合目录，实行资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，更好地满足社会多方面的需要。
5.提高信息化管理水平，提供更好的服务
关键词：高校实验室 档案 管理 规范化
0 引言
高校实验室档案管理是高校实验管理中的重要组成部分，它真实记载了高校实验室的建设和发展历程，记载了高校的实验教学、科研情况以及管理经验，是对高校教学质量、科学研究以及管理水平的真实反映。只有不断完善高校实验室档案管理，使其成为高校日常管理的基础性工作，实现高校实验室档案的规范化管理，才能有效提高高校的教学质量和科研管理水平，从而更好的发挥其在高校的实验教学和科研工作中的作用。
1 高校实验室档案管理的范围
1.1 高校实验室建设与管理档案。具体包括：实验室的具置、面积大小以及内部设置等基本信息；实验室工作计划；校级以及相关主管部门下发的与实验室工作和实验教学相关的文件；批准建立、撤销、合并、调整实验室的文件；与实验室相关的考核评估资料；与实验室教学和工作相关的评优及获奖材料和证书；各项实验室规章制度。
1.2 高校实验室仪器设备管理档案。具体包括：实验教学仪器设备的购置计划、验收单、入库单、固定资产备查簿、使用和维修记录等单据；大型仪器设备的安装验收报告、说明书、技术资料、使用和维修记录以及样品测试的相关数据及其分析记录等；实验材料以及低值消耗品领用记录。
1.3 高校实验教学管理档案。具体包括：实验教学计划、实验课程表、实验教材、实验指导手册、实验教学考核评估办法等相关记录；科研实验研究成果；申请开设新实验报告、自制教学实验仪器设备及相关鉴定报告。
1.4 高校实验室管理人员档案。具体包括：实验室工作人员的岗位责任制、组织分工以及管理制度；实验室工作人员日志；实验室科研活动记录；专业论文、科研成果鉴定证书；自制教学实验仪器设备的验收报告；实验室工作人员的专业培训情况记录、实验室工作人员的考核评估资料等。
1.5 高校实验室经费管理档案。具体包括：申请经费项目立项报告、经费使用情况及使用效益报告；年度购置仪器设备预算；实验用品消耗、仪器设备维修等经费支出情况统计；实验室年度科研项目、对外培训、专业测试、业务协作以及劳务收入情况统计等。
1.6 科研项目管理档案。具体包括：科研项目的立项报告、合同及委托协议书、科研项目完成情况的鉴定报告；专利申请相关资料、科研成果转让等。
2 高校实验室档案规范化管理的必要性
2.1 为高校实验室的管理和决策提供有效的依据和支撑。完备的高校实验室档案准确记录了实验室建设和发展的全过程，也准确记录了实验室现有的仪器设备以及实验教学等与实验室相关的工作，它能为高校实验室的管理和决策提供真实、可靠、完整、及时的信息，为高校实验室的科学规划和正确决策提供有效的依据和支撑。
2.2 提升高校实验室管理水平的重要手段。随着我国高校教育体制改革的不断深入，高校实验室在人才培养中起着越来越重要的作用。高校实验室的数量越来越多，规模也逐渐壮大，实验室的等级和层次也越来越高。高水平的实验室是建立在长期的实验室工作和管理所积累的丰富经验的基础上的，并以此来不断改进和提高高校实验室的管理水平。高校实验室档案真实记录和反映了高校实验室的建设、发展、工作和管理等方面的情况，这对提高高校实验室的管理水平起着重要的作用。
2.3 为搞好高校实验教学、科研实验和实验室的建设提供重要的参考依据。高校实验室是高校的教学科研人员进行实验教学和科研实验的主要场所，高校实验室的建设与实验教学质量和科研水平的高低密切相关。高校实验室档案真实记录了高校实验教学、科研实验以及实验室建设等方面的内容、存在的问题以及取得的成果。只有对高校实验室档案规范化管理，才能为搞好高校的实验教学、科研实验和实验室建设提供重要的参考依据。
2.4 为组织开展高校实验室的考核评估提供基础材料。高校实验室档案记录了与实验室工作相关的实验教学和科研成果，真实反映了高校实验室的管理水平。只有对高校实验室档案规范化管理，才能保证高校实验室档案所记录的各项内容的完整性，从而真实准确的反映了高校实验室的发展历程，这也为组织开展高校实验室的考核评估提供了可靠的基础材料，保证了高校实验室考核评估的客观性和公正性。
2.5 为高校实验室仪器设备的购置和管理提供参考。目前，高校实验室绝大部分的仪器设备具有高度的综合性和复杂性。很多专业技术人员受其专业知识的限制，需要有关部门提供相关的技术信息咨询服务。高校实验室档案则可以提供包括设备的品种、型号、价格、功能用途、关键技术指标、使用维修保养情况以及生产厂商等一系列资料，这就为专业技术人员在对相关仪器设备的选择、使用、维护以及保养等方面提供了一定的参考。
2.6 为改进和完善高校实验室工作提供了第一手材料。为了改进和完善高校实验室工作，需要充分利用高校实验室档案，因为高校实验室档案记载了实验室改革和发展过程中积累的宝贵经验和汲取的教训，这些高校实验室档案为改进和完善高校实验室工作提供了第一手材料。
3 实现高校实验室档案规范化管理的对策
3.1 建立健全高校实验室档案管理制度。规范化管理必须有有效的规章制度作为保证，高校实验室档案的管理涉及到很多方面，具有一定的复杂性和综合性。有效的规章制度能够改变高校实验室档案管理的随意性，实现高校实验室档案的科学化和规范化管理。因此，高校应当深入调查实验室档案的管理工作，并认真的分析研究，了解目前高校实验室档案管理中存在的问题，结合本校的实际情况，制定一套切合实际、操作性强的高校实验室档案管理制度，实现高校实验室档案的规范化管理。
3.2 加强高校实验室档案管理机构的建设。高校领导应当高度重视高校实验室档案管理工作，加强高校实验室档案管理机构的建设，特别是要重视高校实验室日常工作档案的收集、整理、分类、汇总和管理过程中所涉及的经费以及设备和档案用品等问题，不断改善高校实验室档案的工作环境和条件，构建覆盖全校的实验室档案信息管理网络，将高校实验室档案管理工作列入高校领导的职责范围，引起高校领导的重视和支持，列入高校的档案和实验室工作计划，并对归档内容、归档时间、归档类型、档案保管和使用制度等做出具体详细的规定。
3.3 建立一支专业素质高的高校实验室档案管理人才队伍。随着我国高等教育事业的发展，高校实验室档案的数量将会越来越多，其管理手段和利用途径也将越来越先进。为了适应这一变化，高校必须加强对高校实验室档案管理人员的专业指导和培训，激发他们的工作热情，提高他们的责任心，不断提高他们的业务水平。此外，要继续加强高校实验室档案管理队伍的建设，打造一支责任心强、业务素质高的高校实验室档案管理队伍，通过引进人才、评定职称、发放津贴以及奖惩评优等方面保证高校实验室档案管理人才队伍的持续发展，改变目前高校实验室档案管理人员不足、年龄结构不合理和业务水平低的现状。
3.4 加大经费投入，做好高校实验室档案的信息化建设。高校实验室档案的收集、整理、归档和保存必须有一定场所和设备条件，因此，高校必须投入必要的经费，才能保证高校实验室档案管理的基础设施和设备。此外，随着现代电子计算机网络信息技术的飞速发展，高校实验室档案管理工作的重点已经从原先的档案收集、整理、归档和保存转向现在的档案开发、利用和服务上来，原先的人工服务和手工查询方式已经不利于更好的发挥高校实验室档案的作用。随着大学校园电脑和校园网的普及，这就为高校实验室档案的信息化建设提供了一个良好的平台。因此，应当尽快利用现代电子计算机网络信息技术，实现高校实验室档案管理的信息化和网络化，建立高校实验室档案信息数据库，满足不同层次用户的需要，从而更好的发挥高校实验室档案的作用和功能。
参考文献：
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[2]魏伟，林少波，何湘民，加强档案建设，促进实验室规范化管理[J]，实验科学与技术，2008，（2）：141―143.
【关键词】外事档案；重要性；管理
高校外事档案管理乃是高校档案管理实体分类中的一类，主要包括外事工作管理和外事活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体等。
高校外事档案要收集的内容包括双方合作协议，备忘录，纪要，总结等相关重要文字材料。同时还有双方交流合作过程中形成的录像，影像，图片，电子信息等资料。也包括相互赠送的一些具有保存和纪念意义的实物等。加强对这些档案资料的收集、整理和使用，也体现了学校合作交流工作的水平，其重要性不容忽视。
社会各方面的迅猛发展使得上至国家下至学校都为不断充实自身的实力而寻求国际间的交流与合作，全球一体化的步伐更成为了形式多样，类型繁多的国际交流与合作的推动力。
高校外事档案已成为现代高校档案管理中十分重要的内容之一，它可以反映高校合作交流工作的概况和水平，对学校的建设和发展起着积极的作用。
高校外事档案可成为连接各合作单位，团体，个人的桥梁，是双方开展具体合作与交流工作的重要依据和见证。对加强与推进高校与合作交流方的进一步合作与交流具有十分重要的作用。
一、高校外事档案的重要性
改革开放20余年来，随着我国对外开放的深入开展，随着信息时代的悄然来临，随着国内高校间强强联合和不断扩大的对外交流与合作，高校外事档案的重要性也日渐凸现出来。由于其自身固有的特殊性，外事档案的管理已越来越受到各方面的高度重视。国家教育部在高校外事工作的基本原则中明确规定：外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用，外事档案工作必须纳入学校外事工作计划和管理制度中，落实到学校有关部门外事人员的职责范围，做到布置、检查、总结外事工作同步进行。
过去的外事档案管理更多的是把档案管理工作看作简单的资料保管，而档案管理者更象是仓库保管员，他们仅进行基本的归档材料收集整理，工作缺乏能动性。所以其工作方式和管理方式都显得极为被动，档案资料的信息、情报价值和使用价值几乎没有体现出来，更逞论大范围地开发利用了。这样，投入了大量人力、物力、财力进行收集处理的信息资源悄无声息地被流失和湮没，造成了巨大的资源浪费。随着社会更加开放、更加快速地发展，传统的管理方式已不能适应今天的社会需求。
高校的外事档案管理是高校档案管理的“特区”，是高校外事活动及对外发展的中枢。高校外事档案管理工作的成功与否，直接影响到外事工作水平的高低，影响到学校在国内外的知名度，影响到学校科研的发展及教育工作效率的提高，影响到学校教职工和广大学生面对全球范围竞争的心理和目标定位，影响到学校掌握国际、国内的科学动态并及时调整自身的发展战略等等。总之高校外事档案的工作技术、管理开发方式和管理水平的提高对高校的全面发展至关重要。
二、高校外事档案的技术化
做好高校外事档案工作除在思想认识上引起足够重视外，还应注意在实际工作中的技术支持。高校外事档案工作应以建章立制、规范管理为基础，以先进技术科学管理为条件，以情报收集和服务群体为核心。在目前建章立制、规范管理已基本完成的前提下，如何应用现代技术科学管理以服务于群体具有重要意义。
首先，引入信息网络技术已成为当务之急，把简单的外事档案管理发展成档案、信息、情报的管理系统就使这项工作本身有了更广泛的外延，把死的资料变成了活的资信，从而赋予它更大的社会价值。现代信息技术是以数字化、高速化、集成化和智能化为发展趋势的。计算机作为办公用具可以大大提高档案管理中的资信容量和办公效率，在此基础上建立的网络系统可以快速查阅各种类型的资料，这对现代化外事档案管理来说是不可或缺的。同时，学校的教职工和学生也可以利用该信息资源与外界进行沟通和交流，一了解最新的科技、教育、研究等方面的发展动态，为自己工作和学习做准备。利用好外事档案工作管理系统，一方面可使学校内部的管理组织机构间能相互协调，利于领导层的垂直管理；另一方面则可在国内外高校间起到横向联合的作用，容易做到取长补短，对学校建设、人才培养、科学研究产生积极的贡献。此外，我们还要注重对公开交换的信息资信做好认真地筛选，注意机密文档的保密工作等等。
三、高校外事档案的国际化
在高校国际化过程中，高校的外事档案起到了举足轻重的作用。高校国际化给外事档案工作带来了挑战，同时也带来新的机遇。
高等学校国际化进程的推进，需要高校从外事档案的管理内容、方式和管理人员的素质水平方面加以改进及提高，为提高我国高等教育的现代化水平，促进我国高等教育体制的变革与创新等提供有利条件。
四、高校外事档案的电子化
随着高校外事工作的日益频繁，外事档案的数量随之增加，内容也日趋丰富。档案载体更加多样化，电子文件已成为档案载体中的新成员，如何有效地对电子文件进行保管和利用，是档案工作人员不可回避的问题。
建立健全档案信息化管理制度。明确各方面的职责要求，使每一个参与人员负其分工范围内的责任。建立和执行科学的归档制度，归档时应检查电子文件内容是否齐全完整，真实可靠。建立和执行严格的保管制度，归档电子文件应使用光盘作为存储介质，对所有归档的电子文件应作写保护处理，使之置于只读状态。加强对电子文件利用活动的管理，电子文件入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用。
加强对外事档案信息化管理人员的培训。明确具体管理措施，不断地提高电子档案制作者和管理人员的责任心，树立一丝不苟的工作作风，培养精益求精的技术水平是保证电子档案原始性、真实性的根本措施。
利用网络平台，搞好高校外籍专家、教师档案的管理工作。
建立外籍专家、教师个人信息的网络档案，省内各高校间可通过网络档案索取满足自己要求的外籍人才。方便、快捷、时效性强。几所高校还可共同聘请相同类型的外籍专家、教师，实现人才共享，避免人才资源浪费。
关键词：教学档案；教学评估；档案建设
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-9166（2008）10-0083-01
从2003年开始，教育部正式确立了周期性教学工作评估制度，是我国高等教育改革和发展过程中的一项重要制度创新，对高等教育学校的教学管理提出了新要求。《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》（教育部高教厅（2004）21号），《评估方案》共有7项一级指标加特色项目，19项二级指标和44个观测点，对高校本科教学工作的评估指标体系做出了明确界定，所有指标体系的支撑材料都集中体现在高等学校的教学档案材料中，所以，完整的教学档案不仅是教学管理规范化的基本要求，也是办学水平和实力的重要原始记录和佐证材料。
一、 系部教学档案的主要内容
教学活动和教学管理是一项复杂的实践活动。反映这一实践活动的教学档案内容庞杂，形式多样。教学档案有文字、图片、音像、实物、电子文档等，其内容包括：1、教学文件管理：包括：（1）上级主管部门的各类文件；学校制定的教学工作规划、工作计划、实施细则等。（2）系部制订的教学培养方案、教学大纲、考试大纲、实验教学计划、实验教学大纲等。（3）系部制定的各种教学制度、规定、办法、条例等。2、日常教学管理：（1）班级日志、学生到课情况、学生座谈评课意见等。（2）教师授课情况、教师异动情况、教师作业批改、承担科研及发表学术论文情况、教师工作量及业务考核等内容。（3）每学期的开课计划、教学任务书、课表安排、教材订购、系部教学工作年度计划总结和教研、教改工作总结等内容。（4）课程实习、专业实习、毕业论文设计等内容。3、考务管理：（1）期末考试试卷命题、学生考场安排，教师监考安排。（2）试卷阅卷、统分，成绩录入，试卷成绩分析及教学质量分析。4、学籍管理：学生入学学籍登记、学生学籍异动、奖惩记录、考试成绩、毕业材料等内容。5、师资队伍建设：教师个人业务档案、师资培养计划、教师业务进修情况、教师队伍建设材料，如学科带头人、骨干教师、学术梯队建设；科研教改实践、学术研讨活动记录等。6、专业建设：专业的申报材料，专业的课程设置，专业的审批文件，专业的课程建设，教材建设等。
二、 系部教学档案对教学评估的重要性
1、系部教学档案是真实的原始资料。系部是高校基层的教学部门，系部教学档案是在教学活动和教学管理过程中直接形成的原始资料，真实、客观地记录了系部在教学改革、教学质量、师资队伍建设等各方面情况，全面反映教学工作进程和特点，是今后进行教学管理和研究活动不可缺少的，也是改进工作、促进交流、提高教学质量的依据和参考。对今后各项工作开展有重要借鉴和指导意义。2、系部教学档案是系部教学管理的重要参考依据。系领导和有关人员查阅系部教学档案，可以熟悉教学情况、总结教学经验、制定教学计划和处理所存在的问题。因此，教学实践、信息反馈、管理都离不开教学档案，可为这些教学工作提供比较详尽的参考依据。3、系部教学档案是教学评估的基础。开展教学评估是现代教育的要求，也是国家对高校进行宏观管理的一种手段，无论国家对教学评价指标体系如何确定，高校在进行教学评估时，必然要通过查阅相关档案才能对某一高校作出客观、全面、真实的评价。国家教育行政部门对教学条件、状态、效果进行跟踪调查和分析，了解核实教育理念、管理状况、办学特色时，系部教学档案可提供较完整、系统、真实可靠的信息和数据，是高校搞好教学评估工作的重要基础。
三、教学评估对系部教学档案建设与管理的促进作用
1、教学评估能促进系部教学档案管理队伍建设。由于机构设置、人员编制等方面原因，部分学校没有把行政工作和档案管理工作分开。档案管理员几乎由教学管理人员兼任。随着办学规模扩大，教学管理人员的工作日益繁重，加上缺少必要的档案专业知识，档案管理工作常处于无序状态，无法纳入规范化管理的轨道。应提高对教学档案工作重要性的认识，配备专业的档案管理人员，此外，还要加强对教学管理人员的档案业务培训，提高他们对文件材料的归档、整理、编撰水平。档案工作是一项服务性很强的综合性工作，现在的高等学校，学科门类多，涉及知识面宽，更要求工作人员学习掌握相关学科知识以适应各种档案的归档及管理。工作人员需不断更新知识结构，常参加继续教育培训，提高业务素质，才能与时俱进、开拓创新，更好地为学校的教学、科研、管理服务。2、教学评估可促进系部教学档案规范化、制度化管理。教学评估客观上会促使高校和相关管理部门改变过去重教学管理、轻档案建设的片面思想，重视教学档案和其它业务档案的管理工作；另一方面，对档案管理部门也是一个新挑战。改变其过去被动接收、脱节管理为主动管理，负责指导，使档案管理即时化、统一规范化。应加强建立档案的宣传力度，强化全体教师的档案意识，让档案的收集与日常的教学活动紧密结合[1]。同时要加强对教师有关档案知识的培训，使他们熟知教学档案的归档范围、原则、要求和时间，主动完成档案资料移交归档工作。当教学档案积累到一定程度，应引导大家积极使用和利用档案，真真切切体会到教学档案的价值，使档案源于教学，用于教学。加强对系部教学档案的管理，把教学档案建设当作一项基础性的工作常抓不懈。寓教学档案管理和建设工作于平时的教学管理工作之中，同时要优化教学档案管理工作的运行机制。完善工作程序和管理制度，使档案工作的每一个环节和每一个方面都有规范化的要求，保证教学档案管理工作的各个环节不脱节。提高教学档案建设和管理的质量，这是做好系部教学档案管理的关键。3、教学评估能促进系部教学档案系统化管理。教学档案具有与一般档案不同的特性，如专业性、周期性、成套性和分散性。过去高等学校教学档案管理都是根据学校的要求进行分类管理。各自为政，教学活动中的材料收集不规范、不完整、不系统。现在《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》指标体系为教学管理体系指明了方向。为高等学校的教学档案管理提供了一个明确的目标。在认真研究分析本科教学工作水平评估指标体系的基础上，及时改进教学档案管理工作内容，促进教学档案信息与教学评估指标体系的统一，恰当处理常规教学档案建设和迎评材料档案建设的关系，以教学评估促进教学档案建设，以完整、准确的教学档案信息支撑教学评估工作，促进教学评估对教学档案管理工作，共同推进教学管理水平和教学质量的同步提高。教学评估依赖于教学档案，教学评估又能促进高校教学档案的建设与发展。4、教学评估有利于改善系部教学档案管理的办公条件。部分高等学校因教学评估的需要，突击收集整理教学档案，系部没有固定教学档案管理场所、稳定的人员、专门的设备，教学档案管理无从谈起。2003年教育部正式确立的评估制度对系部教学档案管理提出了新要求，它必然促使高等学校改善系部的教学档案工作条件。5、教学评估推进教学档案的电子化管理。我们应该转变观念，逐步改变传统单一的管理模式，将教学档案从单一的纸质管理方式向多元化电子管理模式转化，电子文件主要有：（1）字（表）处理文件。如：用WORD等软件制作的电子版讲义、试题库等。（2）数据库文件，即以数据库形式存在的有文件属性的记录。如：教师情况数据库、学生学籍管理数据库等（3）图形文件，是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，计算机辅助设计(CAD)或绘制中产生的文件。（4）图像文件，即用数字设备采集或制作的画面。如：用数码相机拍摄的照片等。系部在学术学术讲座，教学观摩课活动、社会实践活动等过程中用数码相机拍摄的照片。（5）影像文件，即用视频捕获设备录入的数字或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。如学校新闻、校园风貌，各院系用于提高知名度，扩大招生规模拍摄制成的招生宣传片等。（6）声音文件，即用音频设备录入或生成的文件。它们对历史的再现更为完整、准确、形象、生动、直观。所以，要制订规范的电子材料档案管理办法，做好电子档案的收集、整理、归档和保管工作。使教学档案材料图文并茂，层次多样，生动形象。6、教学评估促进系部教学档案的信息化建设。校园网的普及和现代通信技术的应用，为档案的现代化管理提供了可能。信息化管理是现代高等学校档案管理的必由之路。学校应该尝试选用档案管理软件对其进行管理，将所有教学材料建立目录输入电脑，将重要教学档案内容录入电脑，这样一方面能简化管理程序，提高工作效率，大大降低工作量，另一方面可使档案材料的检索更加快捷，更好地为教学服务。
对于本科教学工作水平评估而言，教学档案工作是一项基础性工作。一些高校在教学档案管理工作中还存在着不完善、不规范的情况，这就要求我们抓住教学工作水平评估这个机遇，面对挑战，把“以评促改，以评促建，以评促管，评建结合，重在建设”的原则贯彻到教学档案建设工作中，进一步提高教学档案管理的质量和水平。同时，利用现代化的管理手段为档案管理和教学服务。
作者单位：湖南人文科技学院
关键词：高校档案 文件材料 收集 措施
高校档案工作是整个档案事业很重要的一个方面和组成部分，高校档案工作愈来愈受到国家档案界乃至世界档案界的高度重视。《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令）的公布实施，使高校档案管理逐步向着制度化、规范化的方向发展。档案管理的机构、人员配备、各项管理制度及档案保管的各项硬性条件都落实到位。但档案业务却存在不同程度的问题，其中文件材料的收集不全在很大程度上影响和制约了高校档案工作高层次发展的脚步。俗话说，巧妇难为无米之炊。这句话拿来形容档案工作再形象不过，因为从档案工作收集等八个环节来看，收集工作是档案业务工作的基础和起点，其他各个环节的工作以这个环节为前提条件，所以档案文件材料的收集工作在整个档案工作中占有举足轻重的地位。
一、高校档案收集工作存在的现状
目前，高校文件材料归档基本推行部门立卷制度。该制度的推行力求通过档案材料反映高校的基本职能和发展面貌。但实际上，根据多年对各类别材料完整程度的调查和甄别来看，各类文件材料均存在不同程度的缺失，并没有真实准确地反映出高校内部各职能部门的基本职能活动。高校文件材料收集存在的基本问题主要表现为以下几个方面。
1.门类不全，材料不完整
高校档案部门对校内各部门档案材料的接收以各部门的基本职能及归档材料范围为依据进行。机构存在，职能在履行，各职能部门都应该向档案部门移交涵盖本部门职能的工作记录材料。但实际中存在门类不全、材料不完整的现象。比如，一个部门职能较多，但实际归档材料单一，无法真实反映该部门的职能与履职情况；又如部门履行一种职能过程的材料完整性较差，有的有工作计划而缺少计划实施材料，有的仅有结果材料而没有计划、安排布置等材料，还有的只有上级或学校下发的红头文件，而没有针对这些红头文件开展工作的材料。
2.材料的成套性、系统性差，无法反映某项活动的全过程
档案文件材料的成套性特点，从某种角度可以理解为围绕着一个独立的科技项目或事件所形成的全套性档案，是一个密切联系的有机整体。材料的收集必须保持和反映某个项目或某个事件发生、发展和结果的全过程，并保持文件之间的有机联系，这是成套性档案材料收集组卷的基本原则。但实际收集移交来馆的材料零散，无法从材料本身看出一个项目建设的始终或事件发展的来龙去脉，缺乏成套性和系统性。这种情况在高校的基本建设材料、科研教研材料等方面尤为突出。这样立卷归档的文件材料就无法客观地反映该项目或该事件发生发展的本来面貌和有机联系，损害了档案文件的保存价值和实际作用，即使存档案卷质量也大打折扣。
3.反映同一个事件的文件材料归入不同的案卷中，破坏了文件之间的有机联系
由于高校档案实行部门立卷制度，即文件材料的归档遵循“谁产生谁立卷归档”的组卷原则。那么对于学校内部业务职能有交叉的部门来说，再遵循“谁产生谁立卷”的原则来组卷，这样形成的档案就无法避免重复件的存在，或者会出现割裂文件之间有机联系的材料。比如，对于一个基建项目，招投标工作职能在很多高校设在审计部门，而施工建设则设在基建规划处，账目报销又设在财务处。相应地围绕这个项目所产生的招投标材料就会散存于审计部门案卷中，建筑施工材料则存于基建部门案卷中，工程结算材料又存于财务部门案卷中。
二、原因分析
1.档案工作责任制不健全或有责任制而执行不力是首要原因
对照学校各职能部门的基本职能，发现归档的文件材料少、缺是比较普遍的现象，这与各部门实际开展的工作不相适应。从各部门移交进档案馆的文件材料情况来看，存在严重的良莠不齐。有些部门材料很殷实、完整，且整理很规范；而有些部门几次三番被档案部门督促移交，结果不是材料少，就是没有材料可交。从整个学校的管理水平上分析，多年出现良莠不齐的现象，只能说高校对档案工作的重视程度还不够高，档案工作责任制度还不够健全或者执行不力。工作做了而没有上交已经产生的文件材料，究其原因发现：工作责任心直接影响文件材料的保管和收集。
2.档案法律意识欠缺
档案材料成套性和系统性差的关键原因在高校内部，一些职能部门或者个人有文件材料私有化的意识倾向。其表现：一是本部门形成或产生的文件材料具有独有性，非本部门的人是没有权利和资格享有的，哪怕是档案部门的管理者也无权保管，只能在自己部门或自己手中保管，拒绝上交到档案部门集中保管；二是教职工出国访问、深造的资料，科学研究的文件材料，考察办学的文件材料等等，都认为是自己的私有财产，不愿意或拒绝存档。
3.协作意识欠缺
高校是由不同的职能部门和教学院系组成的复合主体，不同的部门执行相对不同的职能。实际工作中，一些事件必须依靠不同职能部门的协调配合才顺利开展和完成，这就要求各职能部门之间相互协作，相互支持。从文件材料收集过程中发现，这种相互协作精神尚欠缺。对文件材料的收集和保管都没有认真对待，或者即使反映本部门参与该项事件的文件材料收集在手，也不愿意交给其他部门，缺乏协作和支持意识不可避免的造成材料缺失。
三、解决措施
1.实行部门职责职能签字认可制
要保证每个部门上交进馆的文件材料真实地反映本部门职能活动，必须做好两个方面的落实工作。第一，必须清楚了解各部门的工作职能。对各个部门每年所开展工作情况的掌握应以学校赋予本部门的最新工作职能为主，再参考部门年度工作计划这两个方面为依据。档案部门管理人员从根本上进行抓，摸清每个部门每年应产生材料的类别和范围。第二，必须让职能部门的领导、职工及兼职档案员确认自己的职能范围。档案部门弄清各职能部门每年的基本工作职能以后，制发“部门工作职能认可表”及“职能工作产生文件材料调查表”下发到每个职能部门，要求分管领导和兼职档案员进行签字确认，同时从基层调查了解各职能部门本年度工作计划开展中预期产生的文件材料，再结合本校各类别档案材料归档范围确定本年度每个部门应产生和移交的文件材料。
当然，这项工作的落实不仅是档案部门的责任，更重要的是档案部门管理人员的工作思路要取得学校领导的认可和支持，取得全校教职工的信赖。基层档案部门提高自身信任度是关键，如何提高需要认真深思和努力，这个话题也有待深入研究。
2.掌握部门年度工作计划
年度工作计划是了解各部门阶段工作进展情况，提前介入文件材料的收集过程，把文件材料的收集工作落到实处。这种工作机制必须从两个方面严格把关方可达到实效。第一，根据高校工作规律，一般在上学期结束或本学期开始都制定并向学校上报本部门工作计划，那么档案部门掌握和利用各部门提供的学期或年度工作计划可以预测在各个阶段应该产生的文件材料；同时通过工作计划可以了解各个阶段开展的具体工作，便于档案部门制定阶段性的文件材料收集工作的指导计划。第二，档案部门必须从自身做起，严格执行各项规章制度，同时接受学校档案工作委员会和全校教职工的监督与考核。档案部门的工作态度以及各种制度的落实，在实际工作中起着决定性的作用。从某种意义上说，档案部门的执法力度和工作人员的责任制约了学校档案事业的发展，更影响了档案文件材料的及时准确收集。档案部门从领导到普通工作人员的责任意识和工作规范也应该接受群众的监督，不能老是埋怨档案工作不受学校领导和职工的重视，而应该检讨一下自己在这项工作中到底起了什么作用。
3.建议建立优化档案工作网络，配备身份和地位适宜材料收集的专兼职人员
根据材料收集过程中出现的材料产生了而无法收集到的现象，通过对很多部门档案员的调查反馈发现，兼职档案员的身份成为制约文件材料收集齐全的关键因素。兼职档案员是高校档案工作网络中具体实施档案文件材料收集的执行者，他们在各部门业务工作中的身份和地位非常重要。办公室主任担任兼职档案员相对合适。
4.以务实高效的工作作风改变档案人的形象，争得学校各方面的重视，提高收集效率
无论在什么行业重视档案工作应该是领导的事，只有一个单位的领导才能站在通观全局的高度上安排各方面的工作，也只有领导的策略和指挥棒才能调动各方面的积极性，老百姓的工作态度和责任意识体现了领导的导向。所以要解决高校档案材料收集中存在的一系列问题。首先一点是档案部门的领导要积极争取学校领导对档案工作的重视。当然档案部门领导者不能被动地指望学校领导能自觉地把档案工作摆在一个很重要的位置，而是要依靠自身，主动地有所作为，用扎扎实实的工作成果向上级汇报，以贡献来求得认同，以业绩来求得投入。比如高校的档案工作就应紧紧围绕学校的中心工作来开展，为中心工作提供便捷有效的服务。此外，针对社会上档案事业影响有限、知名度不高的状况，领导者还必须改变以往只知埋头苦干、默默奉献的工作方式，想方设法通过各种手段、借助各种场合和机会，大力宣传档案工作的成绩，宣传档案工作的地位和作用，从而争取到外界的关心和支持，增强全民的档案意识，使得档案工作真正走向全社会。其次，针对当前只看重当前利用方便而不考虑长远的现象，档案管理者应通过各种途径宣讲档案材料移交与利用的关系，仔细分析和解释档案材料集中保管的好处，并以耐心细致、不厌其烦的借阅服务工作营造良好规范的档案管理氛围，引导人们配合档案工作的良好意识的逐渐形成。
5.改变旧有的“无用之人事档案”的档案队伍建设理念
无论是在中国还是在西方国家的历史上，档案工作者都曾有过极其崇高的地位。据考证，中西方档案工作者地位崇高的根本原因归结起来有三点。一是档案工作者参与国家大政，帮助维护统治阶级的利益；二是档案工作者拥有渊博的知识；三是档案工作者的选拔比较严格。然而，历史的车轮转到今天，我国的档案工作者却不复享有以往那种辉煌的社会地位，甚至一度处于地位较低的境地，其原因不能不引起我们的思考。究其原因，主要是现在档案人员的文化程度、专业程度、职业形象、服务意识和职业拓展能力等内在和客观因素影响了档案队伍乃至整个档案事业的发展。那么，我们从这里可以得到启发，高校的档案管理工作应该避免重蹈覆辙的旧有轨迹，首先从档案管理队伍建设上寻找突破口，摒弃“无用之人事档案”的建设理念。对内而言，学校领导者的首要任务是尽快建立起一支热爱工作、业务精良、结构合理的档案工作队伍。现代的档案管理系统由档案人员、档案管理设施、档案管理任务和目标等若干要素组成，而档案人员是其中最重要、最活跃的因素。因此，领导者应把管理视作从对“事”或“物”的管理转向“人”。档以人兴，没有一支高素质的档案员队伍，档案工作的各方面均无从谈起。
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