发布时间：2023-02-27 11:14:56
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[关键词] 档案管理；医院管理
[中图分类号]R19 [文献标识码]B [文章编号]1673-7210（2008）01（b）-111-02
湖州市第三人民医院是浙江省三级甲等精神病专科医院。多年来，该院坚持以人为本，加强人才队伍建设，鼓励更多的中青年科研人才大胆探索，勇于创新，医院遵循“内培外引”的人才队伍建设思路，使医院构建起了一支高素质、高水平的人才队伍，为医院事业建设和发展起到了积极的作用。在激活用人机制的同时，加强医院卫生专业技术人员（以下简称卫技人员）的个人业务档案管理显得尤其重要。
1医院卫生专业技术人员的个人业务档案的概念
医院卫生专业技术人员的个人业务档案（以下简称个人业务档案）是国家机构和社会组织管理活动中，直接产生的反映个人经历、政治思想、职业道德、工作表现和业务实绩等为内容的文件材料；是以个人为立卷单位，按照一定的原则和方法加工整理而成的个人业务档案材料。它为组织上选拔、使用人才、晋升职称、年度考核等提供依据、凭证和参考。它对于一个医疗卫生单位专业技术人员的配备结构比例、技术力量、综合素质等方面具有重要的现实意义和深远的历史意义。
个人业务档案归档范围：①考核类：包括专业技术人员年度考核表、工作人员年度职业道德考核表。②教育培训类：包括学历、学位、各类培训证明材料。③奖惩类：包括奖励、处惩结果证明材料。④论著成果类：包括论著期刊、成果奖励证明材料。⑤其他类：包括职工履历表等有关职工基本情况证明材料。而最早形成的材料是由学校毕业分配来院的有关学生个人的学历、思想表现、学习成绩、实习评语、奖惩情况等文件。其后在从事业务技术工作中不断形成的新的有关聘用、奖惩、政治思想、职业道德、业绩水平以及履行岗位职责情况等真实记录，经整理而成的个人业务档案。因而个人业务档案立卷后，不是一成不变的，而是随着个人所从事的社会实践活动不断增加而丰富，是一个人业务经历面貌的客观反映。 因此，档案管理人员要不失时机地维护好个人业务档案的完整性。
2加强个人业务归档管理工作的措施
从当前我院个人业务归档管理工作的实际情况来看，在材料收集完整方面，存在一定难度，究其原因大致有二：一是从业后，为晋升晋级继续报考院校的毕业生档案中缺少继续深造的学习与鉴定情况登记表等材料。二是年度考核材料归档不全。为了做好我院卫技人员业务档案材料的收集归纳
和整理工作，建立和完善卫生专业技术人员的业务档案，作者认为应做好以下几方面工作：
2.1领导重视是医院开展业务档案工作的有力保证
随着医院各项管理制度的健全落实，医院档案管理工作已摆到领导工作的重要议事日程，该院领导非常重视对个人业务档案的管理工作，充分认识到它既是关系到卫技人员个人的切身利益，又是医院卫技人员人力资源配备的客观反映。因此，在加强对专兼职档案人员业务素质培训和教育的同时，重视对档案材料的收集工作。一是对收集的档案材料必须是办理完毕的正式材料，材料应齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位及形成材料的日期。二是对档案的材料凡规定由人事部门审查盖章的，须经人事部门盖章。三是档案管理部门要经常了解和掌握形成档案材料的信息，加强沟通渠道，建立联系制度，不断改进工作和服务方法，取得业务部门的支持和配合，积极主动、认真负责地做好个人业务档案的收集工作。
2.2加强责任意识是档案人员做好档案工作的关键
档案工作要求档案人员要进一步增强责任感，忠于职守、熟悉业务、严格把关，该归档的材料要及时归档。如毕业生报到建档、人才流动关系转接等，都要保证个人档案材料归档的及时和完整。特别是在发现缺少应有的档案材料，又无法从原院校或单位收集时，应及时通知本人，能积极配合单位尽快想办法通过各种途径将自己的材料找回或及时补充，一旦时间久了会给当事人在从业证明、职称晋升、资格认定等方面带来诸多困难，甚至造成凭证材料无法弥补的损失。如一位专科毕业的已工作了几年的护士，在办理领取本科自学考试毕业证书时，要求复印专科毕业的成绩单，经我院人事档案部门查阅，发现唯一缺少原就读高校的成绩单，经辗转虽补回了专科成绩证明，但给档案部门和她本人都带来了不必要的麻烦。通过档案利用工作的一个实例，进一步宣传档案的作用和价值，了解收集档案的实际效益，做好档案工作。
2.3严把质量关，真正为医院卫生专业技术人员服务
个人业务档案与一般人事档案比较而言，具有一定的特点，因而在管理模式和方法上侧重点不同。因此，在认真收集好归档材料的同时，要严格把好个人业务档案归档质量关。对卫技人员在各自的岗位上完成年度工作后，在进行自我总结的基础上，经科室负责人评议后，交由专业归口职能部门。如医生系列归医务科负责考评，护理系列交护理部负责考评，然后由人事科对其个人进行各项评分标准的综合考评，其中包括工作业绩、科研成果、奖励情况、论文出刊等，将考评汇总资料提交院专业技术与非专业技术考核小组进行考评，遵循公平公正、择优推荐、统筹兼顾等原则，按专业技术人员考核的一定比例，择优排序进行综合考评，最终为优秀、称职或不称职的考评结果，经人事部门签字盖章后，移交综合档案室归档。因此，个人专业技术年度考绩材料形成过程，涉及内容真实可靠、全面完整。在归档时，应加强工作责任感，理顺内部关系，完善运行各个过程，环节之间的衔接，严格按照归档范围要求，及时、准确、详实记录其年度工作表现，严格把好质量关，力求做到归档材料齐全完整，缺一不可，保障档案材料的数量和质量，真正为医院卫生专业技术人员服务。
关键词： 高校学生档案工作 存在问题 对策
学生档案是指学校在培养学生的教育教学与管理活动中形成的，记录和反映学生个人的基本经历、德才能绩、学习和工作表现、家庭基本信息的，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。高校学生档案主要包括：学生的高中档案、高考报考资料、高校入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记
录、党团组织档案、毕业生登记表等材料。
1. 高校学生档案的重要性
学生档案不仅对教育和培养、管理与服务在校学生有着重要作用，而且对学生能否顺利就业，甚至对学生毕业后的长远发展也关系重大。学生档案既是个人人事档案的重要基础，又是个人人生档案的重要组成部分。
1.1 学生档案是学生基本情况的记载和在校综合表现的证明。学生档案既是学生基本情况的记载，又是学生在校表现的证明，对于核查新生入学资格与确认获取学籍，具有最直接有力的佐证作用；既是全面了解学生个人历史的有效窗口，又是加强学生思想教育和日常管理工作的重要参考资料。
1.2 学生档案是用人单位可信的依据与日后人事档案的基础。由于学生档案材料真实地记载着学生的成长历史、思想表现、个人素质、实践能力、学业成绩及家庭背景、社会关系等，因此，学生档案是用人单位选择毕业生或高校选拔新生的可信依据与重要参考，是学生就业后人事档案的基础材料，同时也是学校未来校友档案的基础信息。
2. 学生档案工作的存在问题
2.1 各地档案材料标准不一，差异明显。教育部《关于高中建立学生档案的暂行规定》（［84］教中字002号）明确了高中学生档案材料的内容与构成，但各地依此规定而设立的建档要求与标准却差异明显，有的建档案标准系统全面、规范细致，有的却简单粗放。以致有的学生档案内容全面、材料完整、填写规范，有的学生档案材料却只有一、二页纸，过于简要、单薄，有的甚至以学生的高考电子档案代替其中学纸质档案。
2.2 部分人员不认真对待学生档案。主要表现为制作档案材料比较随意，对学生的鉴定总结不全面、不完整，甚至只论学习不谈其他，或只写优点不写缺点；甚至有的学生档案材料不齐全或记录不全面，或是填写马虎、潦草不清等。不少管理人员认为学生学习成绩好则万事大吉，以致平时收集和审核档案材料不及时不认真；有的学生档案袋既不封口也不盖公章，或有密封袋口但不盖公章确认；不及时向有关高校寄送大学新生的档案。
2.3 学生对档案不重视或太敏感。主要表现为不论学生在中学还是在大学期间，都马虎大意不认真填写档案材料，或者三言两语高度概括综合表现，甚至用圆珠笔填写档案材料；部分学生对档案太敏感，甚至不诚信对待档案，填写档案时故意以偏概全或只写优点与成绩，以致档案记录与现实表现出入较大；自带档案太随便、不妥善保管，或出于好奇将自带档案随意拆开；学生在大学新生入学时不按时向学校提交档案，毕业生就业后又常常不及时查找档案，以致急需档案时，难以及时，甚至无法找到。
2.4 日常管理手段不科学、不先进。主要表现为在日常工作中基本没有应用电脑和扫描仪等现代电子设备进行管理，依然停留在传统的手工记录状态；虽有电脑辅助工作，但仍以传统手工为主，缺乏通过计算机网络管理系统进行日常管理，以致查找不便捷、保管不齐全或保存不方便，从而难以甚至无法长久性地追溯查找。
2.5 档案管理制度不规范、不完善。主要表现为不少地方教育行政部门，对于学生档案的管理制度的建立健全缺乏系统性、严密性与科学性，以致更多的学校缺乏科学规范、系统全面的学生档案管理制度，不少高校特别是高职院校也同样缺少健全完善和科学严谨的学生档案管理制度，工作中往往以相对随意的临时通知代替更注重严肃性和科学性的规章制度。
2.6 不重视对学生档案的开发利用。学生档案进到学校后，其日常利用主要表现在核查新生入学资格时审查其档案材料，或者是当学生有突发事件或意外事故发生时或需对学生作政审时而查阅其档案信息。这种简单的利用，显然与国家日益强调的素质教育和更注重因材施教的高等教育发展趋势不适应，更没有发挥出学生档案对于改进教育教学工作与管理服务工作的应有作用。
2.7 用人单位基本不寄档案回执。主要表现为用人单位在收到毕业生档案后，因嫌麻烦或因要花钱而基本不将收档回执寄回学校，或者是有寄回学校但没有在寄档回执上盖公章或没有经办人签名确认，以致事后时间一久难于追查，特别是各邮寄公司基本最多只在寄出学生档案后的一年内提供查询服务，之后则根本无法追查。
3. 对存在问题的解决办法
3.1 完善学生档案制度。为确保学生档案管理有据可依和有章可循，省(市)教育行政部门应根据教育部、国家档案局的相关法规，结合组织人事部门的有关要求等，出台省（市）关于各级各类学生档案的管理规章。就学校内部而言，应根据学生档案管理的基本依据与相关要求，及时制定本校学生档案管理制度，明确细分各单位各部门及相关人员的具体职责，加强精细化管理，并注重管理过程的档案建设，以保证能及时收齐学生档案，并确保有差错时可以追究到相关人员的责任，并可以长久持续地查找学生档案的去向。
3.2 及时恰当选配人员。相比于具备一定的专业、学历、职称与特长，实践证明，学生档案管理员的基本素质更强调具有高度的工作责任心和政治责任感，以及严谨持久的细心、耐心和恒心，否则其工作容易马虎、粗放或者时松时紧，难于严格履行学生档案管理职责。不论学生档案是在学生处或就业中心还是在二级院系管理，或者是在学校档案馆（室）统一管理等，都应按照学生档案管理员的基本素质要求，配备专人负责，学生数在5000人以上的最好不要搞兼职负责制，而应实行专人专职负责制。
3.3 加强档案教育培训。一是对专职与兼职档案管理员加强业务培训，就高校内部而言，主要是对辅导员和班主任等学生工作人员和教务人员就学生档案的作用意义、内容范畴、制作要求、注意事项等进行系统培训，以强化其制作和管理学生档案的责任心与科学性，确保其可以正确指导和制作合格的学生档案；就外部而言，主要是对中学和中专教务主任与班主任加强学生档案的相关培训。二是对广大学生加强档案教育，不论是在中学阶段还是在大学阶段，都要尽早和反复教育学生正确认识档案的重要性，填写基本要求与注意事项等，使其既能够充分重视学生档案的作用与价值，又不弄虚作假、夸大其词或以偏概全地填写本人档案。
3.4 引入电脑管理系统。通过计算机网络管理既可以大大提高管理效率，又有利于丰富学生档案信息和拓展学生档案管理功能。具体做法：一是引入计算机软件公司开发成熟和应用较普遍的学生档案管理系统，这可以简便快捷地提高管理效率，但所需资金投入相对较大；二是结合自身工作实际，组织专业人员编写制作学生档案电脑管理网络系统，这样做所需资金相对较少，但需专业人员加强后继维护。
3.5 加强外部督查力度。学生档案管理工作琐碎、繁杂、持久，其工作的开展除了靠自身的落实外，在督查指导方面主要靠专职档案管理员对兼职人员进行内部督查，或者是依靠专职人员的自查自纠。实践证明这并不够，还需要加强来自外单位专业的督查指导，最好能够推行旨在“以评促建、以评促改、评建结合”的管理制度，推行确有困难的也应加强本单位其他相关部门对学生档案管理的督查工作，通过加强督查以保质量促发展。
3.6 分类总结开发利用。通过全面查阅学生档案上的历史记载，按生源地、是否独生子女、富裕或贫困、专长或特长、城镇或农村、性格内向或外向、不同年龄与成长经历等，分类统计和分析其基本情况，在进行教育教学和学生日常事务管理改革时，多考虑学生档案的相关信息，以因材施教；并可结合建立学校未来校友的档案数据库，以加强对日后校友资源的开发利用。
3.7 强化转递回复机制。鉴于学生档案作用的长久性，为确保可以及时和长久地查找到每份学生档案的去向，应强化档案转递回复机制。具体做法：一是要求机要邮局或邮寄公司在转递学生档案后的一个月内，必须向学校提供一份用人单位签收并盖章确认的档案回执单，否则不支付邮费；二是及时将学生档案转递去向挂在学校网站相关网页上，告知学生凭本人学号与身份证号可登录查询。与此同时还可顺便建立校友档案数据库。
4. 结语
电子档案没有固定的字迹，无法从笔迹上分辨其原始性，我们无法采用与纸质档案相同的标准和方法来判断电子档案的原始性。由于各种原因技术水平的保管相差很大，丢失电子档案的风险时刻存在，电子档案要完全代替学生个人纸质档案还需要一个漫长的进程，因此纸质档案的原始记录性有不可替代的作用。鉴于我国国情与社会发展的趋势，可以预见在相当长的时期内，档案工作包括学生档案工作只会加强而不可能淡化。因此，加强和改进学生档案工作依然任重而道远。
参考文献：
［1］杨莉.浅谈高校学生档案管理工作［J］.云南档案，2008（1）：39-40.
［2］陈文斌，杨莎.高校学生档案研究综述 ［J］.兰台世界，2009（2下半月）：41-42.
【关键词】高校档案；信息；服务社会
1、顺应社会的发展趋势
高校档案信息服务社会化是为了满足社会各领域发展的需要，把隐藏的档案信息开发成系统有价值的知识和信息服务的一种新型的有利于社会的服务。在这里，新的服务指的是整个社会共享档案信息。事实上，无论是档案信息，还是社会大学档案馆的社会属性，都是从社会实践的所有文件的信息中总结出来的。高校档案信息服务社会化的档案信息的社会属性是高校档案管理的本质。而高校档案信息，它的使用和服务本身也有千丝万缕的联系，不可与社会的方方面面产生分离。因此，在今天的信息社会的迅速发展中，高校档案馆根据社会需求有必要深度挖掘档案信息的社会属性，进一步地为社会服务，满足社会发展需求。
2、高校档案信息服务社会化的主要表现
2.1社会对人才的需求
社会迫切需要了解许多高校人才的信息，科学研究等多方面的信息，特别是在用人单位选择需要的高校毕业生，通过档案部门提供相关的档案信息对他们进行一定的了解，许多企业开发新产品而对学校档案部门了解相关的科研项目，通过对毕业生科研成果的研究，选择适合自己企业发展的有利的人才。还有学校毕业生进入社会参加工作，考研，出国深造或毕业证书丢失，都需要档案部门提供相关证明，以便他们能够更好，更快捷地找到自己的个人档案，不耽误进一步的深造。
2.2高校信息化建设提供了很好的平台
高校数字化校园网络的建设实施，使高校档案部门形成了一个公共服务系统，在档案的管理，硬件和软件的管理上都得到一定程度的改善和提高，工作人员和学生可以在校园网或者在校园档案室搜索到许多有关个人的信息，这样有利于同学们之间能够相互学习，能够更好地收集到多方面的知识。
2.3高等教育的发展
随着中国高等教育的发展，高校办学规模不断扩大，学籍档案的数量迅速增加，工作人员的整理工作也越来越重。使得文件已得到良好的基础条件下得到更大的发展。主要的表现形式有扩大高校招生规模，教师们每年产生大量的教学档案，为档案信息的社会化服务提供了很好的发展条件。
3、采取措施，促进高校档案信息服务社会化的工作，让高校档案更好地服务于社会
3.1坚持以人为本，加强高校档案馆的社会服务意识
档案管理的本质是服务的使用。高校档案工作者要坚持以人为本，加强自然档案工作的服务，满足社会各界对高校档案信息服务的最大化需求，促进档案信息服务社会的和谐发展。大学领导和档案管理工作者要深入了解高校档案信息服务社会化是发展的必然趋势，是每个高校档案信息服务工作的一项重要职责，要面向社会需求提供相关文件的服务。只有引起了足够的重视，才会付诸于行动。改变被动服务为主动服务，使得档案信息对社会发展起到很大推动作用。
3.2提供优质服务
对高校的档案信息资源管理从半开放状态到全开放状态转变。要想做好这项工作，需要高校档案室具有一定的硬件设施和软件基础。因此，高校领导和档案管理部门应给予高度的关注和支持，首先要加强服务场所的硬件设施的管理和加强服务设施建设，为信息服务社会提供方便快捷的服务，为社会的利用提供安静的环境；其次要丰富和优化档案信息，合理的匹配和隐藏信息，加快数字信息资源的采集和信息化和网络化建设。用现代化的服务手段和技术来丰富档案信息，为社会服务；第三需要开发高校档案信息社会服务管理系统，坚持保密的原则，增加服务项目和服务内容。切实改进措施，保障措施的可行性，提高服务质量；四要加强信息反馈。通过对读者的调查了解社会需求，提高社会化服务的准确性和及时性。
3.3高校档案信息服务社会化要坚持循序渐进的原则
和前面所说的一样，档案信息服务社会化是档案信息资源从半封闭式管理到开放式管理，它是一个渐进的过程。在这一过程中，档案管理部门要认真把握。根据实际情况，做到有的放矢，从易到难，从简单到复杂，不断积累经验。利用创新的工作方法，逐步推进档案馆的社会服务的发展，使档案信息资源管理更加规范科学。
4、对档案信息服务社会化发展的几点建议
4.1增加服务渠道，实现资源共享
由于档案文件具有巨大的潜在影响，档案信息资源是教学改革决策的重要依据，也是科研管理的一个先决条件。档案信息在政治，经济，文化研究等领域具有很大的开发利用价值，。另一方面，信息是根据人的需求来收集和选择，再经过处理，然后转移出去，可用于实际工作中。因此，为了使档案发挥信息的作用，前提是人们要掌握它的作用，熟知该文件包含的价值信息，然后把它们进行分类，创建一个相应的平台，以便于人们搜索和利用到它。。
4.2高校档案的创新
在学生毕业前夕，把他们曾经获得的一些好的奖项和成就进行编辑和总结，形成一份正规的证明材料，以使它在推荐就业有说服力竞争力。鉴于此，采用计算机系统来管理档案。根据档案检索的要求，应输入学生姓名，代码，专业证书编号，标题等搜索条件。因此，利用丰富的信息档案，完全可以为学校的教学，管理，科学研究和社会服务。
4.3高校档案信息服务社会
社会服务要求档案信息向社会开放的最大利用率，大学档案由于长期服务于学校教学，管理，科学研究和其他工作。原来的使用，在服务对象和使用范围太多的限制，对社会的使用有着很大的不便之处。这就要求高校档案馆在探索社会服务的过程中，科学准确地对自身定位，提炼出一些对社会有效的信息，对于现有的系统，随着档案服务社会化的具体情况进行一定的修改，使得档案信息更好地服务社会。
5、小结
高校档案信息服务社是一个循序渐进的过程，这需要高校档案信息管理者正确认识到信息服务社会化的好处，采取有效的措施，保障档案信息准确高校地服务社会。
【参考文献】
[1]蔡新亮.高校档案信息服务社会化刍议[J].黑龙江档案，2011（2）：47-48.
根据自治区人社厅《关于做好2018年度全区人力资源市场统计年报和人力资源服务机构年报工作的通知》（内人社办发[2019]4号）要求，市人才交流中心针对人力资源服务机构提供的材料，进行了审验，现将年检工作情况总结如下：
一、年检基本情况
截止2018年12月底，人才交流中心工作人员5人。全年登记人力资源需求信息数616条；登记求职人数283人；登记要求招聘人才单位数63个，招聘职位数616个，实现招聘人才数271人；举办培训班次数2次，培训人数40人；要求劳务派遣单位数2个，派遣人数41人；举办交流会1次，参会求职人数315人，参会招聘单位26个，达成流动意向协议人数173人；高校毕业生专场招聘会5场 ，进场人数895人，招聘单位58个，达成就业意向人数348个，签订就业协议人数249人；委托人事单位数2个，人事总人数6人；全年接收人事档案数量237份，现存人事档案总量2274份；提供政策咨询、就业指导的人数1535人。
二、主要工作措施
（一）精心组织就业创业政策措施宣传活动。利用二连浩特市政务服务大厅显示屏幕、人才交流中心微信公众平台、QQ群（154708053）、印发政策宣传资料等宣传形式，开展面向社会、面向企业、面向高校毕业生政策宣传。以征集就业岗位活动为契机开展就业政策解读，以人力资源市场登记求职和报到的高校毕业生为依托，发放《高校毕业生就业创业政策问答》和就业服务手册；注重公共服务平台常态化政策宣传活动，发挥人才交流中心、8个社区公共服务中心社会保障窗口平台作用，累计发放就业创业政策手册250余份；公开服务热线开展咨询服务活动，印发《服务联系卡》、公开服务热线（0479—7524913、7524197），开展政策咨询就业指导。
（二）扎实做好就业创业服务。一是主动深入中小企业挖掘岗位。组织相关人员深入全市中小企业，了解对高校毕业生的用人需求，告知可以享受的就业政策，并提供就业岗位。二是通过举办高校毕业生交流大会和现场招聘会、服务周、服务月、金秋招聘月、就业指导等活动，帮扶高校毕业生就业创业；发挥“二连浩特市人才交流中心”微信公众平台服务功能，为用人单位和高校毕业生搭建就业平台实现就业。
（三）加强服务型人才队伍建设，提升服务能力。强化人才队伍建设，通过开展“三亮三比三提”、争创“文明窗口”“文明服务标兵”，打造“文明科室”等活动，强化“内强素质，外素形象”，努力做到有令则行、有禁则止，把按规章制度办事化为工作中的自觉行动，确保中心工作落实到位。
二、存在的主要问题
（一）高校毕业生创业的积极性偏低。实名制登记毕业生人数偏低，主动创业就业的积极性不高。
（二）毕业生手提档案问题严重。58%的应届毕业生手提档案在人力资源市场办理存档手续。“不接收个人保管或携带的人事档案”，在短时间内难以落实到位。
三、今后工作的努力方向
（一）进一步拓宽中小非公有制企业就业渠道。鼓励引导高校毕业生到中小非公有制企业就业，针对高校毕业生学历、专业实际情况，加大与用工企业协调沟通力度，指导企业合理设置招聘条件，告知可以享受的就业政策，多组织小型化、专业化招聘活动，实现供需对接，促进毕业生就业。
（二）实行“一点登记，两点服务”的工作模式。依托公共就业服务体系，实施市人力资源市场与人才交流中心微信公众平台、人才E站的相互贯通，实行“窗口”求职登记和“网络”线下线上“两点服务”工作模式。广泛收集、企业招聘岗位和求职登记信息，搭建灵活多样的对接平台，精准服务力促高校毕业生就业创业。
（三）加强人力资源市场建设力度。加大公共就业服务基础设施软硬件的建设力度，提高公共就业人才服务水平，营造人才自主就业、市场调节就业，企业自主用人的良好环境。
一、高校学生档案管理的现状
（一）学生档案内容单一
学生档案应该是对学生在校期间各种表现的综合体现，但是在部分高校的学生档案管理工作中，内容比较单一，仅是对学生学习成绩以及个人基本状况的记载，而对于参加社会实践、科技创新活动、职业技能考核以及心理状况等没有详细的记载。基于就业背景下，用人单位通过学生档案无法获取有价值的信息，无法对学生的综合素质能力进行判断，由此档案对于学生就业没有起到任何作用。
（二）档案材料归档格式不规范
学生档案管理应该遵循统一的标准格式，不仅便于管理，同时也为后期的开发利用提供方便。但是部分高校的学生档案没有统一的格式要求，档案材料的归档标准不统一。用人单位在参考学生档案时，无法提取到有价值的信息，并且为以后的转出工作造成一定的制约。
（三）毕业生档案意识薄弱
档案是跟随学生一升的资料，但是仍有部分高校毕业生对自己的档案不重视，这是高校档案管理工作中的很大阻碍。学生毕业后，没有将档案迁出至用人单位或者人才市场，或者有些毕业生就档案自己保管，这对于就业后的职称、出国政审等造成了很大的影响。
（四）学生档案转递不规范
在学生毕业后，档案会随学生一起转出，原则上档案是跟随学生转到用人单位，但是目前很多学生在中小企业、外资企业或者私营企业工作的居多，但是这些企业大部分不具备档案接收权。而学生由于不了解档案管理制度，在就业协议书上的档案转递单位填写工作单位，在学校审查不严的情况下，就会造成档案在转递的过程中丢失，这是高校学生档案转递面临的重要问题。
（五）高校学生档案管理制度不健全
高校学生档案由档案部门集中统一管理，但是，目前仍有部分高校学生档案成为某些行政管理部门的附属任务，没有单独的人员管理。有的高校学生档案归学生工作管理部门或者学工处；有的高校学生档案归学生就业部门或招生办；有的高校为了便于利用，把学生档案放在各个学院（系），实行分散管理。毕业期间由于短时间内要将全部学生档案材料完成归档，时间紧、任务重，容易出现错装、漏装现象，给学生就业造成时间上的拖延和工作上的不便，也给用人单位造成不良影响。
二、提高高校学生档案管理水平，发挥就业指导功能
（一）完善高校学生档案信息收集内容
高校学生档案除了收集学籍管理方面的材料外，还应该收集学生在校表现的道德品质、组织能力、实践能力、思想素养、管理能力等比较有价值的档案材料。学生档案管理部门，应采取积极主动的收集方式，全面掌握形成学生档案材料信息的程序，确保材料的完整性、真实性，规范档案材料的收集内容，做到学期前安排部署，学期中督促落实，学期末检查审核，将监督检查工作贯穿始终。
（二）强化学生档案意识
高校学生是否具备档案意识，影响到高校能否恰当利用学生档案管理来培养和教育学生、提高档案的就业服务功能。一方面高校应充分利用图书馆的优势，从资源共享、信息一体化管理的角度将档案、图书、情报联合起来，既拓展学生的知识面，又增加学生的学习兴趣。另一方面在学生毕业前，学校应把档案意识教育作为就业教育的重要内容，依托多种平台宣传毕业生档案的内容、作用和去处，提高学生档案意识。
（三）严格毕业生档案转递手续
毕业生档案收发要由专门的机构管理，保证收发转递的渠道单一，管理有序。每年学生毕业时，数千份档案都要寄送各地，各地市的情况比较复杂，有的公司没有机要权限，档案就会退回来，退回来的档案要严格执行登记手续，确保交换环节的准确无误。
（四）实现高校学生档案工作的信息化管理
高校招生规模逐渐扩大，学生档案数量逐年增加，这就要求学生档案管理工作实现现代化和信息化管理。提高档案管理工作效率，服务毕业生就业，首先应该制定统一标准，规范纸质档案的格式，这就有利于档案的整理，为进一步开发电子档案奠定基础。其次，充分利用新技术、新设备，借鉴高等教育学历证书电子注册制度，在学生档案管理上也采用现代技术方式，逐步实现高校学生档案管理的标准化、规范化。
学籍管理的日常工作十分繁杂与琐碎，为了避免各项工作及细节的遗漏，本人在网络个人终端建立了个人工作日志月各日常工作及其他临时工作的日程、要求及简要情况录入其中随时根据具体情况增加及删改并将其设置为开机提醒状态这样就避免了遗漏问题并且根据日志对近期或远期需待进行的工作和解决的问题有充足的预案时间。
二、设立学员补充档案
每个学员从入学开始便建立了其学籍档案，其内容包括学员整个学业过程中所有关键信息，这个档案即使在学员毕业后都会保存在电大毕业生档案中。但这个档案保存的是学员基本信息相对简单。为了便于工作本人对经手学籍的每个学员都建立了补充档案，内容除了学员标准基本信息外，更多的是涉及学员学业过程中的一些关键补充信息。比如需补考科目、需缴费情况、电子图像信息采集、学籍异动的申报材料、学员对各项通知的反馈等这样就可以及时掌握每个学员的现实情况，以便有的放矢地对其进行要求、通知和指导使其顺利地完成学业。具体的档案模式可以选择比较直观的表格形式。表格前面部分是学员基本信息后面部分均可以根据需要进行增加和删减海一项针对学员的工作都要增加一格格内是完成情况的标示加果需要还可以进行简单的备注说明，这样每个学员需完成项目均一目了然，便于任意时段的总结和有针对性的提醒和通知，也便于对任一学员当前和历史的情况进行查询。如学籍管理负责人调离此岗位，继任者亦可通过此档案对学员学籍管理情况迅速了解开展工作。
三、利用多种媒介和通讯工具建立通讯网
由于电大的办学特点其学员大部分为不脱产学习简单地说，利用自己工作之外的业余时间来学习。鉴于这种情况掌籍管理负责人与学员之间、学员与学员之间的通讯联系就显得十分重要，因为几乎所有的通知都是靠这种通讯方式来进行的。在过去通讯不发达的年代，张贴布告通知、信件通知、电话通知是主要手段由于其各自的局限性，对学员的通知一直是让学籍管理人员棘手的工作。而现今手机的普及、网络各种即时通讯工具的应用使人们之间的联系变得简单方便。作为学籍管理者更应该利用这些工具完善通讯这项工作。本人在这项工作中采取了以下几种方式$Jl用校讯通及时各项通知协助各班级建立QQ群，将所有通知在第一时间对于联系困难的学员除以电话的方式主动联系外池可在班级QQ群上求助他人进行联系对学员联系方式的变化及时通知相关人员变更信息，以加强相关人员的联系最大限度做到通知的及时、准确使要通知的信息在相关人员之间形成多层次的、广泛的传播。
四、建立信息及时变更和核查的工作方式
由于电大学员的个人情况的多样性海个人的情况、信息也在随时变化，为了学籍管理工作的准确无误就必须掌握当前最新的、最准确的学员资料信息。为了达成这个目的就必须及时收集最新信息、不断更新资料、随时对资料进行核查。首先对学员模糊的、可能已变更的信息要及时核实并立即变更存档信息这样就不会因为错误的原始信息的使用造成对后续工作的影响，因为一个错误信息所引起的连锁反应在最终修正是很困难的。同时要定期和不定期地核查存档信息，所谓不定期核查即每次信息变更后要核查此变更信息是否与已存档其他信息存在不符合或冲突的情况加存在便需要再核实、再变更、再核查。所谓定期核查就是在每隔一段时间对存档信息进行一次核查，主要目的是核查是否有信息变更遗漏的情况和信息变更错误的情况。
五、实施七步工作法
在学籍管理工作中，通知学员到达指定地点进行统一活动的工作也是最大的难点之一。学员工作时间、工作地点、家庭情况、社会情况均存在差异所以召集学员在统一时间地点进行诸如填表、图像采集、信息核对等工作十分困难海次都有相当数量的人会因为遗忘、时间不允许、家庭原因等而耽误而这些工作又是十分重要、不能遗漏的。为了最大限度地保证学员顺利完成这些工作，本人在进行这些工作时采用七步工作法，并在实际工作中取得了良好效果。(1)在工作开展之前较长一段时间进行通知并要求其做好准备。(2)临近一周前再次通知并对个别存在问题学员提醒使其提前解决存在问题并要求不能到达学员及时回复。(3)提前两天再次通知。(4)当天对工作进行情况总结对学员完成情况进行梳理。(5)针对每个未完成学员情况告之其未完成原因和其后续需进行的工作通知其补漏的最终时间。(6)按期补漏。(7)总结并上报最终完成情况。通过这种反复的工作方式在实际进行类似工作时都取得了令人满意的效果。
六、无障碍接待
由于学员多采用业余学习方式本身的工作、生活压力大所以不能刻板地要求所有问题都要在正常工作8小时内解决。为了更好地解决学员的现实问题本人随时接听学员的来电问询、汇报、反馈;同时尽可能多地通过网络在线的方式及时和学员进行沟通。以上几点即为本人几年来从事电大学籍管理工作的一点体会和心得。想要做好这项工作保持严谨的工作态度是每一个从业人员所必须坚持的除此之外方法也是极为重要的大家不妨从设置个人工作日志、设立学员补充档案、建立信息及时变更和核查的工作方式、实施七步工作法这些细节做起，同时根据自身情况总结出适合自己的工作方法。
七、总结
一、人力资源部工作
1、院校人员档案的整理、完善。将院校教职员工的纸质人事档案和电子人事档案进行整理、编排和完善。
2、人员招聘工作。院校目前的招聘方式以网络招聘为主，本人根据院校人事需求，即时招聘信息，并在每日上班时查看、筛选简历，对招聘信息进行刷新，同时还有对应聘人员的接待工作。
3、人员入职、离职手续的办理。人员入职后，指导他们办理入职相关手续，收集其个人相关资料，并复印其相关资料，从而建立个人档案袋。员工离职时，指导员工办理离职交接手续，交接完毕后经相关领导签字确认，予以办理其他相关手续。
4、员工福利。得人心者得天下，院校为体现人性化管理：①在每位教职员工生日时，送出蛋糕卡和美好的生日祝福。我的工作是做好生日登记，在发放蛋糕卡的同时向生日的教职员工送出美好祝愿;②法定节假日学院会为教职员工提供福利，作为人力资源部会提前准备员工福利发放表，后期做好发放工作(如：端午节、中秋节福利发放)。
5、人力资源月报表。为了更好了解院校的人力资源情况，月初我会制作一份能反映上月人力资源、薪资和保险变动情况的人事月报表。
6、社保的购买与停退。对经院领导审批后需购买保险的教职员工进行资料收集，签订合同，去社保局为其购买社保，对于以前在其它单位已办理过社保的员工，我会对其进行社保转入和续保。社保的停退，及时对离职员工进行社保停退。
7、合同续签工作。暑假时期学院2/3的教职员工合同已到期，趁暑假期间整理合同，做好统计，并在开学初通知教职员工续签合同，从而保证学院利益。
二、辅导员工作
关键词：二维码；档案管理；应用
中图分类号：TP319 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）09-2022-02
随着计算机和互联网络等技术的大范围的应用，现代社会已经逐渐步进入了信息化技术飞速发展的时代，尤其是物联网、二维码等新兴技术的不断出现，使传统的社会进入到智能化的社会。目前为止，人们对二维码相关技术的认识还比较的陌生，但是认真的想想，在我们日常生之中每个地方差不多都可以看到这种二维码技术的应用上的实例。高职院校毕业生的档案是记录高职院校学生在学校期间的生活、学习和各种社会实践的记载，是学生就业和以后任用、考核的主要依据。高职院校毕业生的档案管理采用的是二维码信息检索的技术，二维码检索技术对毕业生档案管理有着很高的利用价值。
1 二维码技术
二维码技术是物联网网络技术在实现网络识别的过程当中信息识别当中的最基本的技术形式。二维码也叫做二维条形码，在原有传统的一维码技术的基础之上，采用了特殊的几何形状的图像，依据一定规律来分配几个图形中矩形方阵的记录中信息符号的新一代条形码的技术。二维码作为现代信息识别技术的最基础关键技术对现今发展的信息社会起到了重要的作用，尤其是近些年随着物联网的出现，二维码在物联网中起到了至关重要的意义。技术特点上主要是可以在纵向和横向的两个方向中进行储蓄信息的能力，特点是面积比较小、信息容量大、自动识别信息和处理信息资源的稳定性相对而言具有较高特点。
2 二维码的识度
二维码扫描的识别系统很方便，能够准确的识读二维码中的数据信息，扫描器和计算机相连接，用户可以利用扫描器扫描二维码标签，上传到计算机就可以显示这些信息。图像传感器将收到的二维码信息进行处理，之后送到图像处理芯片，进行二维码图像的处理。最终将二维码的信息显示在计算机上，完成二维码识别的过程。
3 高职院校毕业生的档案管理
毕业生档案管理工作是毕业生就业中至关重要的一部分，经由学生档案的管理，把学生在学校中的全部人事记录从学校转向社会，使得高校毕业生的档案工作提高到了管理人才、储备人才的要求。随着市场经济的建立和不断改善，高校毕业生的就业模式由原来的统一分配转变成以市场经济为主导、政府调控、学校推荐相互协调、毕业生和用人单位双向选择的模式，与此同时能有效的做好毕业生的档案管理工作。
毕业生档案管理工作主要包括以下这几点：1）档案收集整理。完整有序的反映学生的德智体美综合素质情况，人事管理社会活动等基本的个人信息、以及在校期间学籍记载。2）档案传递。依据档案跟随人走的原则，档案接收部门的传递地址，转递给学生档案。3）毕业生离校生档案的遗留管理，提供遗留档案的信息咨询。4）给学生的档案信息提供服务。
4 二维码对高职院校毕业生档案信息检索的应用价值
二维码技术的主要内容是可以将虚拟化、自动化和智能化的不同种类的信息技术相互的结合成一套完整的创新设计的方案当中，使档案智能管理平台转变为服务性的平台，来提高档案信息资源的利用。
1）二维条形码技术的特点促进管理系统升级
二维条形码面世以来，对一维条形码的不足做出了系统全面更新和改良，为高职院校毕业生的档案信息管理带来了发展前景。二维码技术与其他的网络、移动通讯现代化的信息手段相互结合，不但改变了传播条码的形态的革命性的变化，还为呈现“全媒体”传播展示了新契机。近年来，“二维码图书馆”的实践告诉我们，二维码技术创新数字档案的管理模式，已经没有技术性的障碍。因此，将数字档案改变为集网络视频、移动视频各种媒体技术于一体的全媒体形态，通过采纳各种新媒体技术的优势，来突破传统媒体平面呈现的信息弊端，推动档案信息从传统的存储向以档案、视频、网站集于一体的全媒体的转型，完善档案智能平台，将原来的档案管理模式过渡到“档案云”的平台上来，不仅满足了用户快速获取信息的需要，还提升了档案馆的核心竞争力量。
2）二维码检索促进档案建设管理脚步
二维码具有阅读引擎的功能，这种智能的信息获取技术对网络图文、音频可以直接相连接起来。目前，常见的二维码识读软件有“爱拍二维码”、“ 我查查”等，这不仅有利于加快传统的档案管理向新型的“二维码档案馆”转变，还有利于形成人人用得起，人人学得会的目标。随着二维码技术和服务的不断进步和优化，二维码的应用类型会产生更多新颖的技术模式，应用手段越来越多样化，这给开发高职院校毕业生的档案信息智能检索带来了良好的机遇。
2）利用二维码设备的通用性，提升档案查询的准确度
第一，在二维码技术管理的模式下，条形码共同性是档案信息资源使用率大面积上的提高。共同性体现在：一是功能上的共同性，的多媒体档案的信息资源，还可以订阅自己想要的信息资源；二是终端上的共同性，搜索的信息不仅仅是局限在计算机中，搜索的结果传递的方式还是多元化的；三是操作方式的通用性，可以定制界面，满足用户的需求；四是所搜结果的通用性，搜索结果的方式更加丰富，引入了二维码技术，可以将档案馆中的信息资源得到对大限度的发挥，有利于用户与档案信息服务平台的距离。
其次，二维码具有唯一性的特点，能够提高档案馆信息的精准度。二维码不仅能为用户提供和以往不同的体验，还可以提供更加方便的信息检索途径。运动二维码在高职院校的智能检索技术，可以使档案信息实现精准的定位，还可以引导用户精确的找到所需的档案信息。
最后，二维码的加密性很强，二维码在码制的设计上采用纠错功能，可以迅速的让错误的信息改正过来，这种纠错机制，是一种可靠的信息存储和识别的方法。二维码进一步强化了加密的功能，使档案的信息管理成为最为关键的技术。
4）通过二维码的互动性，开拓档案个性化服务的功能
充分发挥二维码在档案管理中的互动，可以将学生特点或者特长等信息资源输入到毕业生档案馆的二维码当中，这可以不断的毕业生档案馆档案的信息资源，还有助于展现二维码个性化的服务，使高职院校毕业生在档案管理的互动性更加的具有人性化的作用。因此，高职院校毕业生的档案管理还可以利用本院校象征性的图表融入到二维码中，大大的提高了智能化、信息化、个性化的档案管理信息中的服务。这时候，采用二维码技术可以开发高职院校档案管理中信息和交流的平台，让学生一边查阅档案的同时，一边还可以对自己感兴趣的信息资料进行交流和查阅，使学生增强了乐趣和互动的作用，准确的收集了社会当中各界反馈信息资料，提高了毕业生档案馆和学生之间的相互交流和沟通的作用。
5）二维码技术的优点和成本的建设
随着信息化网络时代的如飞猛进的发展，物联网网络技术在高职院校毕业生档案馆建设中起到了积极的促进作用，它不仅有利于对档案馆智能化管理模式的创新，还有利于增强档案信息的安全性、准确性，具有良好的发展空间。
5 总结
新时期的高等教育改革和发展，使高校毕业生的就业走向了市场化的道路，因此，随着高职院校的办学规模在不断地扩大，使毕业的就业压力越来越大，
这也给高职院校的档案管理提出了要求，因此应用计算机数字信息和二维码技术是提高高职院校毕业生档案管理的工作效率，加强了毕业生档案管理服务的质量。
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