发布时间：2023-02-28 15:50:53
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的数字档案工作计划样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
关键词：科技图书档案 管理 自动化化
中图分类号：G258 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）02（b）-0254-01
延安市科技馆于1987年建成图书资料室，又细化成图书档案室。主要是为延安市、县区及周边的科研人员快速有效地提供有价值的科技信息的查阅，了解掌握科技最新动态提供服务。近年来，随着办公现代化设备的不断发展、推广，科技图书将运用计算机来管理图书档案，进而逐步的实现科技图书档案工作的现代化，图书档案与其是两种不同的概念，但两者之间又存在着密不可分的关系。如何把握科技图书档案工作自动化，科学有效地进行组织管理，协调管理，使之成为科技人员之家，充分发挥科技图书档案工作的重要性，为科学技术的不断进步和各项工作服务的作用。这是目前图书档案工作现代化建设一个十分重要而又需要加以研究的问题。
1 图书档案工作现代整体管理是两者相互联系共同发展的必然要求
1.1 图书档案一体化是新的管理模式，图书与档案的诸多相似之处是一体化的基础
随着图书管理走向规范化、科学化和现代化，档案工作现代化也势在必行。由此可见，图书与档案是同一事物不同阶段的产物，两者同出一源，各具有独特的功能。
随着科学的进步，计算机广泛应用于我们的生活工作和各个领域，这就要求我们工作人员能够熟练的使用计算机，具有较高的知识水平和操作水平。办公自动化的推进，为图书档案工作自动化管理创造了条件，我们可以通过电子计算机联网，可以将同性质相互联系的工作连为一体，就能实现图书工作与档案工作的整体化管理。如果图书工作自动化与档案工作自动化各自为阵，互相脱节，科技图书档案工作上不去，那么，图书情报信息与档案信息这两种本是同一事物的信息，就会被重复整理，重复向计算机输入，这样，计算机的优势就得不到充分发挥，将直接影响科技科研工作的正常有序进行。
1.2 图书档案工作自动化从实践要求两者一体化体管理
随着办公自动化与档案管理现代化的发展，使我们这些事业单位相继开始了图书工作自动化与档案工作自动化的实际工作，制约图书档案工作自动化的因素很多，但起决定性作用的是领导者的现代化意识水平，重视程度及解决问题的决心。从实践证明来看，迫切需要实现图书档案工作自动化的整体管理。科技图书工作自动化与档案工作自动化分别形成于地市、县区各职能部门之中，由于地域条件限制和资金使用不集中，现代化设备不配套，加之本地技术力量所限，目前自动化工作尚处于分散的，小规模的开发实验阶段。但图书工作自动化与档案工作自动化同是办公自动化的组成部分。因此，人们研制办公自动化系统时，能够较好的把握图书处理与档案管理之间的关系，从整体的连贯性，在充分考虑图书、档案工作不同阶段上，使计算机管理信息系统开发规模、方法、功能等不同要求前提下，从信息共享、功能衔接、性能齐全、方便高效上使图书档案管理工作成为一体。
2 对实现图书档案工作办公自动化整体管理的看法
2.1 加强领导，统一规划，为图书档案工作自动化的协调发展提供保证
市县区各级领导尤其是主管图书档案的领导，应该开拓视野投入一定时间，了解关注此项工作。从图书档案工作自动化的整体上考虑问题，有计划地组织相关人员对重点课题的研究、统筹安排各工作程序和工作环节之间的相互衔接，协调好图书工作自动化与档案工作自动化的关系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、财力的浪费。
2.2 统筹兼顾，协调好图书工作自动化与档案工作自动化的关系
图书档案工作具体有形，专业学术方面资料的收集，是整个科技图书档案工作的基础，也是图书档案工作的起点。起点至关重要，对于提高科技人员查阅有效率，促进科技事业长足发展有着不可替代的重要作用。因此，图书档案自动化应该着眼于长远，围绕档案管理这个中心，根据档案管理的要求，应当看到，图书档案管理实现自动化是社会发展的必然。实践证明，图书档案工作是相辅相成的，它们是互补的，不可相互代替，科研人员在研究一个课题时，首先是去查阅图书资料，然后就是查考相关档案资料，图书档案的双重服务给科技人员带来的，不仅是图书档案利用上的便利，更是把图书与档案结合起来的一种理想的配套服务。是科技人员可以信赖的综合信息服务工作。因此，图书档案工作实现自动化迫在眉睫。
2.3 抓好标准化管理，实现图书工作自动化与档案工作自动化的统一协调
图书档案自动化工作单靠组织管理，行政手段去安排是不够的，必须通过制订和推行各种标准，使分工合作有统一的科学准则和依据，做到制度有规定，组织有保证，职责有分工，工作有安排，收集有保证。使两者在技术上保持前后衔接的协调一致。从而达到成果共享。为使图书档案工作自动化系统内部各子系统达到兼容性、一致性、合作性的要求，图书工作标准与档案工作标准应协调配套。从图书档案工作自动化整体上考虑，重视并加强图书档案工作标准化。
综上所述，图书工作是档案工作的基础，而自动化又是建立在标准化基础之上的，因此，收集科研文献力求真实、完整，对于整个图书档案工作自动化系统质量的优劣至关重要。因此，应大力加强图书工作标准化，统一图书档案的标引语言，同时，要加强科学管理，广泛增强科技人员的图书档案意识，建立一定的检查监督制度，采取有力的措施，确保科技图书档案工作自动化顺利有序的开展，为图书档案工作自动化建设打下坚实的基础。
参考文献
关键词 数字档案室 电子文件 管理
在现代信息技术发展迅猛的形势下，数字档案室作为政府机关、企事业单位在履行职能过程中，运用现代信息技术对档案信息进行采集、整理、存储和管理，并通过网络提供利用服务的档案信息集成管理平台，发挥着不容忽视的作用。对于电力企业来说，在企业的运营和管理过程中，形成了大量的电子文件，成为数字档案室重要的工作对象和建设内容。笔者结合所在的企业数字档案室建设和电子文件管理情况，对两者的关系进行探讨。
一、积极建设数字化平台，作为数字档案室建设和电子文件管理的基础
一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件档案管理的工作起点。围绕电子政务、电子商务建设的要求，我公司紧跟信息技术和电力工作的新发展，加强档案信息系统研发，将数字档案室建设作为企业信息化建设的有机组成部分，以“档案管理系统”纳入“信息化应用系统”统一筹划开发，多次配合省公司工作调试模块设计，使系统最大限度地贴合档案工作需求，逐步实现了档案管理系统和电力企业业务系统的集成，基本形成了较为完整规范的档案目录数据库和图像数据库。在数字化档案室的建设中，档案管理信息化和网络化的发展丰富了档案管理方式，为各门类档案数字资源提供了“充分考虑需求、直观面向用户、集中统一便捷”的信息展示平台。
另一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件管理的落脚点。我公司的档案信息平台虽然是由国网公司统一建立和维护的，但在在实际工作中，档案工作人员结合档案管理工作特点，围绕“档案管理”模块功能和加强电子文件管理等重点工作，认真验证现有系统，同时围绕信息的前端控制和全程维护，完善文件处理、检索浏览、信息上传和集中归档等多环节应用提出功能需求，便于国家电网公司进行系统的完善。同时，对已有的电子文件和数字化后的档案，开发档案挂接、统计分析、查找利用等功能，实施了电子数据与信息系统的整体挂接和查阅利用，充分发挥案卷级、文件级电子目录和电子图像数据库的作用，实现了档案资源的集中管理。根据信息系统的程度、安全风险等因素，落实信息管理安全保密措施，保障应用系统的安全运行，提升了我公司档案信息化管理的层次与水平。
二、积极构建保障体系，推进数字档案室建设和电子文件管理的有序展开
首先，领导重视为各项工作的有序开展创造条件。我公司始终由主要领导分管档案工作，将档案工作纳入到全年工作计划当中，使档案工作与企业各项工作同布置、同落实；每年印发《档案工作要点》，召开档案工作会议，明确档案工作目标和内容；积极推行责任考核制度，将文件材料归档工作列入各部门考核内容，形成了档案工作发展的有效机制。在数字档案室建设初期，我公司档案工作人员专程赴省公司、市档案局学习咨询，了解纸质档案数字化工作的内容、程序与方式，学习档案数字化工作的有效经验与成果利用，确保档案数字化加工项目实施的科学高效。在数字档案室建设过程中，还专门组织召开了档案数字化建设工作研讨会，邀请上级业务主管部门、市档案局业务指导处等单位的领导和专家参加，充分听取各方意见，全力优化档案数字化工作。公司还组织专人以数字化档案室建设为主题开展课题研究，通过对传统档案的管理现状、档案信息系统建设以及档案数字化建设实践等情况进行分析探讨，研究思考数字化档案室建设的目标、原则和方法等内容，力求档案管理的理论研究与档案工作的长远发展相结合，为数字化档案室建设奠定了理论基础。
其次，强化指导监督。数字档案室建设涉及企业多个部门，形成工作合力至关重要。一方面，明确各部门的工作职责，由办公室总体牵头负责实施档案数字化全过程的进度与质量控制；由信息管理部门给予数字化数据的系统存储与数据库建设的技术保障，配合做好数据库的维护和运行管理。另一方面，作为垂直管理的大型国有企业，在做好市公司机关本部数字档案室和电子文件管理工作的同时，积极开展对所属单位档案工作的指导，与档案数字化项目服务单位签订《档案数字化建设项目安全保密协议》和《保密承诺书》，明确保密范围与保密责任、工作制度和工作流程等要求，并对各工作环节进行监控，确保档案信息全过程安全，对所有档案进行密级筛查，全面梳理和统计标识密级文件，从源头上区分档案数据的安全保密层次。
再次，健全制度是完成各项工作的保障。在数字档案室建设之初，企业就以国家档案局、市档案局有关电子文件管理的规定以及全市“十二五”档案事业发展目标中关于国有企业全面推进电子文件归档管理的要求为指导，严格参照国家档案局技术规范和相关标准，规范档案信息资源数字化工作；在数字档案室建设过程中，按照国家档案局和市档案局的规定，统一工作标准，明确发展方向，确保高效有序地开展数字档案室建设的各项工作。此外，进一步维护数字档案室建设的成果，规范电子文件管理的制度；形成“信息系统内查阅电子档案的方式”，对信息系统内查阅电子档案数据提出要求，严格规定查阅范围，科学设定利用权限，规范电子档案的管理。
三、不断提升效能，确保数字档案室建设和电子文件管理持续发展
一是强化统筹规划。数字化档案室因为信息记录方式与传递方式的改变，其工作模式与传统相比发生了根本变化。要加强以计算机网络设备和信息数据库为主要内容的档案信息化基础建设，根据电子文件管理与数字档案室建设的功能要求，进一步完善电子文件归档管理系统、档案数据库管理系统；要实施纸质档案与电子文件的配套管理，将新型档案数据科学纳入档案管理范畴，实现档案鉴定与数字化同步、档案数字化与数字化档案利用同步，提高信息管理的层次和水平，拓展档案利用共享渠道。
二是强化技术保障。要适应办公自动化系统和多媒体技术等的发展，配置满足数字档案海量存储、查询、管理要求的服务器和光盘、硬盘等存储备份设备，并实现机关档案工作从文件收发、归档整理到电子存储等多环节档案数据转换的功能，为建设数字化档案室提供良好的运行环境；要遵循统筹开发的建设原则，将档案管理与本单位信息化建设总体格局相结合，并关注数据系统的特殊性和专业性，加强档案数据分析，对不同类型数据进行分层保管，努力建设资源配置合理、使用科学便捷的档案信息数据库，实现文档的实体生成、管理运转、信息利用的一体化。
三是强化学习培训。数字档案室因档案信息的记录方式和传递方式发生改变，其工作模式与传统工作相比也发生了显著变化，对于档案工作人员来说也需要积极确立全新的管理观和服务观。要根据新时期档案业务的特点，提升档案工作人员对数字档案室的认识，根据档案工作的客观规律和档案特点进行合理组织、计划与控制，研究档案信息化发展的趋势，思考完善档案信息管理的方法；要主动紧跟信息发展步伐，熟练掌握计算机操作技能，具备更专业的档案业务知识和更丰富的信息技术知识，为科学开展档案管理提供强有力的智力支撑，不断提升档案工作效率。
（作者单位为国网湖北省电力公司黄冈供电公司）
参考文献
[1] 李天一.数字档案馆建设的探索与实践[J].兰台世界，2015（S1）：38-39.
（1）档案信息化基础建设
随着电子计算机和网络技术的发展，档案管理信息化程度逐步加深，截止目前，勘探设计企业档案信息化系统的建设已经相当完善，普及率较高，但是到目前为止，很少有档案管理网站的建设，档案管理网站系统可更好的实现档案资源的服务工作。截止目前，我国已颁布了40多项与档案信息化有关的标准，但是这些标准过于陈旧，且标准间内容不一，加之宣传力度不够，很难实现档案信息化标准的建设执行。
（2）档案信息化建设的缺少资金投入。
档案信息化建设是一项巨大资金投入的建设，目前，多数企业对档案的管理不重视，导致资金投入不到位，难以有效的实现档案管理的信息化。我院已将档案管理纳入日常工作管理中，档案管理工作得到领导的高度重视，但受到科技资金数额的限制，仍难以实现网络信息化的建设进程。
（3）档案信息化建设人才缺乏。
从信息产业部的统计数据可知，我国产业信息化的发展与人才的需求是极不平衡的。尤其是档案管理方面，企业忽视档案的重要性或仅仅重视档案专业知识的需求，而忽略信息化人才的需求与培养，导致在档案信息化的管理与维护中出现一系列的问题。针对勘探设计企业来讲，人才缺乏主要表现在以下两个方面：第一，当前档案管理人员的信息化素质过低，虽然可进行基本技能操作，但缺乏专业的技能培训与教育；第二，缺乏具有信息化专业只是的档案管理人员，在软件系统的开发、使用与维护过程中，受专业信息知识的限制，一旦系统出现问题，只能寻求技术人员的帮助，不仅浪费时间，同时也制约了档案信息化建设的速度与质量。
（4）档案信息资源整合不完善。
目前，勘探设计企业档案资源的质量与数量都得到很大提高，多样化、多途径成为当前档案信息资源开发利用的主要特点，档案资源需求也呈现出全面化与丰富化。但是，多数勘探设计企业内部部门间沟通不足，缺乏沟通与协调，无档案信息化合作意识。由于各部门间软件环境不同，导致一次输入的资源难以多次利用，或难以进行转换，这样，必然会出现多次重复性劳动，严重影响了信息资源作用的发挥。档案信息资源整合不完善已成为制约档案管理信息化发展的关键点。
2 勘探设计企业档案信息化建设与档案管理的措施分析
（一）完善档案信息化工作体系
只有构建了相应的工作体系，才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲，要明确管理体制，完善运行机制，贯彻执行电子文件管理等相关规定，同时，构建电子文件管理机制，以便全程管理电子文件。要结合档案法，赋予档案局相应管理职能，在信息化建设中，档案部门积极协调，对工作体系进行统一建设。另外，在电子政务建设中，也需要适当提升档案信息化工作的比重，以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善，规范工作行为，编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等，明确目标任务、完成时限以及责任单位等；在此基础上，完善现有法律法规，强化监督检查和执法。
（二）推进档案数字化和资源共享
资源建设是档案信息化建设的核心内容，要结合这个中心开展其他工作，要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先，逐步推进档案数字化建设，按照相应原则，科学编制工作计划，强化监督检查工作，以便顺利开展档案数字化工作；同时，在用户使用需求得到满足的基础上，还要构建档案数字化目录，投入相应人力、物力和财力资源，各部门协同工作。此外，实行纸质和电子文件双归档制度，并关联并存规定范围内的文本和图形文件，实现档案全文检索。其次，要逐步推进档案信息资源共享，结合相关标准，统一构建档案信息管理系统，有机融合本系统和办公系统，在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。
（三）创新档案信息服务手段
档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率，需要采取一系列的措施，不断创新档案信息服务手段；可以提高档案信息远程查阅利用服务能力，结合我国相关规定，科学设定档案公开级别，并构建档案信息资源网上公开评估体系，主管部门以固定形式向指定网站上需要公开的信息，各级档案部门借助链接方式整合相关资源，逐步完善档案信息资源网，实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案，可以应用政府信息申请公开程序，对使用者身份信息确认之后，提供远程查阅服务，借助于网络检索，相关人员可以更加便捷地查阅档案。安全建设也需要引起重视，要及时升级各种杀毒软件，应用先进的身份认证和网络监控技术，同时强化访问控制，对标准进行构建，明确规定备份机房和技术条件，保证档案信息安全。
3 推进企业档案信息化建设中的几点建议
（一）明确企业档案信息化建设的目标
档案信息化建设的目标在于提高档案信息为企业各项建设服务的能力。建设以数字信息化、网络化和信息共享为主要内容的数字档案馆，加快基础信息数据库建设，引进先进的档案管理模式，并结合企业的发展，企业档案管理的需要，不断充实、不断完善；构建文书档案管理信息系统、科技档案管理信息系统和科技资料管理信息系统；建立企业档案信息共享的安全保密机制；引进和开发必要的数据库，以满足企业市政设计人员的研发工作需要。
（二）企业档案信息化建设的任务和实现途径
企业档案管理多是采用手工作坊式的操作。各种归档材料从形成、归档、整理、保管到利用都是手工来完成。企业档案信息化建设就是要改变这一状况，使海量纸质档案变革为胶片化、数字化档案，将传统档案馆变革为数字档案馆。为此，档案管理模式必须向网络化、计算机化方向发展，通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储及其他存储模式等先进手段，对数字档案进行集中统一管理。
（三）档案信息建设中应注意的问题
一是建设跨企业的档案信息资源共享平台，以资源共享弥补资源的不足；二是做到馆藏档案数字化和现代文件归档的电子化，建设企业电子文件中心；三是积极探索实现档案信息化建设和企业政务建设有效衔接的途径，使档案信息资源与企业公共信息平台的信息实现对接。 企业档案数字化建设存在的普遍问题，也是电子档案管理的难处。一方面，现有档案工作人员要积极学习先进的信息科学技术，努力使自己成为复合型人才；另一方面，企业档案部门也要加强人才结构的调整，有计划地引进计算机专业人才，加快实现计算机技术与档案专业技术的融合。
工程科技档案信息服务知识化概况
科技档案编研是对科技档案信息的深层次挖掘、加工、整合，是知识化服务的一种形式。早在20世纪80年代初，我们的科技档案工作者撰写的《“X X X”压力控制系统科技文件材料的管理》一文，总结概括了型号任务。中对科技文件材料的管理环节与过程，为科技文件管理模索出了一套新办法，提高了归档质量，并提供了该任务中科技文件的知识内容，在一定程度上体现了知识化信息服务的萌芽。1998年，我们编著的《航天医学工程科技档案馆指南》一书，对馆藏科技档案文件材料进行了系统完整的介绍与统计，并按专题、分类、获奖等级等提供了相关目录信息与知识内容的介绍，为科研用户提供了较为翔实全面的档案信息服务。90年代末至今，我们先后利用《航天医学工程科技档案管理系统》《设计图纸管理系统》《型号任务技术文件、科技档案计算机管理系统》，实现了文件、档案信息的计算机管理，使我所型号任务中产生的科技档案管理达到规范化、标准化和自动化，随时或定期向科研人员提供所需的专题科技档案信息服务。多年来，中心科技档案工作者努力为型号任务提供档案信息利用服务保障。针对中心的重点科研项目，及时为科研用户提供有针对性的档案信息利用服务，充分发挥了科技档案的作用，每年为型号任务研制、试验、生产、评审等各项工作提供科技档案、文件、图纸、声像档案资料、软件产品配置管理等利用服务2000余册次／人次。为项目取得社会效益和经济效益奠定了基础，也在一定程度上为科研用户提供了相应的知识化档案信息服务。
这些实例表明，中心开展科技档案信息服务知识化起步较早，并且一直在坚持不懈地开展相关工作，但实事求是地说，这项工作计划性和系统性还不够，尚未提升到一定的理论高度与层次。在工作实践中，我们认识到需要进一步加强科技档案信息服务知识化的创新，以档案信息网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进科技档案信息服务知识化的进程，为科研用户提供知识化的科技档案信息服务已势在必行。
科技档案信息服务知识化的思路框架与主要措施
(一)思路框架
航天医学工程科技档案信息服务知识化的主要功能是在航天医学工程科技档案信息数字化管理的基础上，通过数字档案信息资源的分类体系的构建和用户信息的获取，构建用户信息需求偏好模型并实施智能知识推荐服务。它是科技档案管理系统的外部接口，在系统管理和数据库处理的基础上完成数字档案信息、系统演示、知识推荐和参考咨询的模型和算法处理功能，并通过系统管理完成数字档案信息和知识的输出，实现科技档案信息系统服务知识化的总体目标。其流程主要包括4个组成部分。如下图所示：
1 资源分类。按照科技档案分类标准构建数字档案信息资源分类体系，形成数字档案信息资源分类树，为信息服务知识化提供有序化的数字信息基础。
2 用户建模。科技档案部门在科研用户信息获取、用户信息描述和用户信息反馈的基础上，建立科研用户信息需求偏好模型，为有效开展数字档案信息服务知识化提供模型和算法支持。
3 反馈处理。根据科研用户提供的各类反馈信息，如科研用户需求调查反馈信息、用户操作日志、用户对系统服务功能的评价和建议以及与用户需求相关的其他各类信息等，进行符合系统需要的科研用户信息编辑、加工和处理，为用户模型的优化和改进提供信息反馈支持。
4 知识推荐。通过科研用户信息需求偏好模型的优化和持续改进，针对网络用户的信息咨询请求，推送科研用户所需要的知识并给用户的决策提供支持帮助。
(二)主要措施
科技档案信息服务工作在信息加工、知识组织、传播学习、共享交流等环节中发挥着积极的作用，促使科技信息到知识的跃迁。科技档案信息服务知识化的主要措施如下：
1 加强信息服务知识化理论与技术的学习。信息服务知识化是基于信息服务的一种服务理念的创新，信息服务知识化包含了知识时代的许多先进服务理念，其中不少是科技档案工作可以借鉴的。知识化主张运用集体的智慧整合单位各种形式的知识资源，提高单位的应变能力和创新能力，实现显性知识和隐性知识的共享；单位知识创新的源泉在于知识的转化，知识转化的核心在于隐性知识显性化和显性知识内部化。科技档案是单位在科研试验、生产等活动中形成的各种记录，是固化的知识，属于显性知识。因此，基于知识化的理念，科技档案部门仅仅局限于管理已经文本化的科技档案资料是很不够的，而应该根据自己在科研管理中的地位和工作性质，在做好科技档案信息资源开发利用的同时，加强信息服务知识化理论与技术的学习，积极运用知识管理的先进现代信息技术，比如，知识管理体系中的通讯网络、群件技术、推拉技术、多维度分析技术、数据挖掘技术等，从而在理论水平和技术水平上加强科技档案信息服务的知识化。
2 扩大科技档案的收集范围。科技档案部门应当转变观念，将知识获取作为航天医学工程科技档案收集的重要工作内容。一方面要对现有的航天医学工程科技档案信息材料进行知识化加工；另―方面，要注意在中心内部及外部环境中进行知识的多渠道收集和加工，如进行技术追踪收集、合作交流收集、科研调查收集、信息网络收集等。进一步丰富科技档案馆藏之后，科技档案部门参与单位的知识管理才有更多的资本，才能为科研用户提供更多、更及时、更有效的知识化的科技档案信息服务，从而为单位的科研活动作出更大的贡献。
3 做好数字化科技档案资源建设工作。建立科技档案共享信息和共享知识的文化环境，进一步做好航天医学工程数字化档案信息资源建设工作，借助计算机技术和信息网络手段，通过局域网络，积极开展航天医学工程科技档案收集及借阅利用服务，主动引导各类人员贡献知识。
4 促进科技档案信息资源的知识化。对航天医学工程科技档案材料和收集到的各类信息进行有序化组织、整合和精加工，形成批量的知识单元，同时结合中心的愿景战略、项目规划、技术课题、实施方案等，了解新技术动态，加强科技档案信息资源知识化研究，并形成各种特有的科技档案知识产品，从而为各项科研活动提供知识化的信息服务。
5 建立航天医学工程科技档案知识平台。科技档案管理部门应当成为知识交流的桥梁和纽带，成为知识的中介和交流平台的搭建者，档案管理人员应主动引导知识的产出方，例如科研课题的负责人、科研项目的主要完成人等，提供专业领域的知识和诀窍，而不只是被动地接收科研人员的归档材料。在知识的需求、使用方面，积极改进工作手段，建立航天医学工程科技档案知识平台，注重特色信息资源和个性化信息资源服务，促进知识的传播、共享和交流，帮助科研用户有效地获取知识，使其在科技创新活动中取得更大的成功。例如：科技档案的查询、检索等服务，都可以通过局域网络功能实现，提供科研用户所需的知识单元。同时，利用网络的技术优势，拓宽信息服务领域，科技档案信息服务工作和信息服务人员将越来越重要，“网上知识冲浪员”“网上知识导航员”将成为新型的科技档案馆服务人员。
在我国国民经济中起重要作用的中央企业，档案管理工作在大数据时代的背景下，面临着挑战和新的发展机遇。中央企业档案是中央企业重要无形资产，是国有资产重要组成部分，要求在当前先进信息技术加速发展的大背景下，充分利用大数据技术推动企业档案资源开发利用，使档案资源更好地发挥支持企业决策、管控、创新、发展，提升竞争力的基础数据资源的作用。
从2010年起，中央企业的档案工作由过去国家档案局直接管理转变为由国务院国资委直接管理与指导。中央企业的档案管理进入了新的发展时期，尤其是实行档案评价工作以来，央企的档案管理工作起到了很好的推动作用，档案管理体系、制度不断健全，硬件建设、人员配备不断加强，馆藏资源不断丰富，管理现代化水平不断提升，档案信息资源开发利用不断加大，央企档案管理进入了快速发展时期。但随着科技水平不断地发展，企业管理水平不断地提高，当前档案管理水平已远远不能满足当今时展的需要。
2、中央企业档案管理存在的问题
2.1领导对档案管理工作的重视程度不高。某些企业领导受短期经济效益影响，对档案管理缺乏重视，没有将档案管理纳入企业重要的基础管理工作范畴，工作标准和要求不高，“某些企业重经营、轻管理，档案管理走下坡。”没有认识到档案是现代化企业管理的基础工作和企业文化建设的重要内容，这是造成档案管理水平不高的重要原因。
2.2档案管理投入严重不足。“多数企业对档案管理缺乏重视，有钱也舍不得投资，资金问题成为一些地区和部门档案工作发展的最大障碍。”许多单位的领导往往认为档案管理只投入不产出，浪费财力、物力、人力，因而对档案管理不管不问、任其发展、置之不理，造成档案管理投入严重不足。
2.3档案管理人员数量不足、素质偏低。某些领导认为档案管理工作是一般事务性工作，不需要什么专业技能，对档案工作不够重视，安排一些专业素质以及实践管理能力不高的非专业人员管理档案，有的企业的档案工作甚至停滞，出现了档案堆积成山等现象。有些企业中的相关档案人员没有经过正式的档案培训，只是凭借传统经验，脱离了档案的规范化管理要求，更难与现代企业的发展相适应。此外，档案人员因为工作辛苦、清苦和艰苦，往往思想不稳定，人员变动较频繁，造成业务不精。
2.4企业全员档案管理责任意识普遍缺乏。目前，许多企业尚未形成全员参与档案管理的良好氛围，很多人都认为档案管理就是档案部门的事，与己无关，尤其是部分工程项目的总工及技术资料管理等人员档案归档意识差，对档案自行立卷要求在思想意识上更是认识不到位，认为不是份内工作，有抵触和畏难情绪。全员档案管理责任意识的缺乏，导致档案形成的前端管理十分薄弱，“谁形成、谁负责、谁移交”的档案管理要求难以落到实处。
2.5档案管理现代化管理水平及信息资源开发利用水平不高。许多企业虽然购买、使用了档案管理软件，但仅仅实现了电子文件的适时归档，以及各类档案案卷目录的网上录入及查询，距离档案管理全文数字化的要求还有非常大的差距，档案信息资源的开发利用工作差距较大，档案编纂力量普遍薄弱，编研水平不高，编研成果较少，尤其深层次编研资料更是少，使档案资源不能充分利用。
3、中央企业档案管理发展途径
3.1增强意识，坚持依法治档。依照《档案法》、《企业档案工作规范》、《中央企业档案工作评价办法》等相关规定，树立牢固的全员档案意识。切实加强对档案工作的组织领导和协调，切实落实把档案管理“三纳入”，即：将档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划、纳入企业管理重要日程与制度、纳入相关人员职责和考核范围，营造全员参与档案管理的良好氛围，切实落实“谁形成、谁负责、谁管理”的要求，才能真正促进档案事业的全面发展。
3.2制定标准，规范档案管理体系。企业档案管理制度体系的建立是一件需要长期规划、逐步推进的系统工程，在建立过程中要重点关注“档案管理与企业发展相同步”原则，即：档案管理服务于企业发展，企业发展促进档案管理。企业应当将档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，把企业档案工作和企业的科研生产、经营管理等活动作为一个有机的整体，建立与现代企业制度融合为自由及整体的企业档案管理制度体系。
3.3加强培训，提高档案人员素质。将档案工作人员队伍建设纳入企业整体人才队伍建设体系，统一规划，统筹安排，确保档案工作人员队伍稳定。要采取在职教育、业务培训、实践学习等方式，着力培育一支爱岗敬业、忠于职守、积极向上、无私奉献、业务精湛、开拓创新的高素质档案工作队伍。中央企业要关注档案人员的学历教育、职称评聘、工资待遇等各类切身实际问题，为档案人才的成长进步、施展才华创造条件。
3.4保证资金投入，加强档案基础设施建设。应明确档案工作经费列支科目，并将经费列入预算管理，保障档案工作有序开展。投入必要的人力、物力、财力，做好档案库房安全防范、保管装具、设施、现代化设备的配置、配备作用，做到设施齐备，同时，要加强人员对设备的使用、维护、保养培训，做到物尽其用，切实做到档案管理工作“硬件要硬、软件不软”。
3.5提前介入，档案和企业信息化发展同步。即与企业信息化建设同步规划、同步建设、同步开展。要将档案信息化纳入企业信息化建设轨道，同步开展并保证进度，满足档案业务开展要求，适应档案信息化、现代化管理需要。要逐步建立数字档案馆，实现档案资源数字化、信息采集标准化、信息存储安全化、信息服务网络化，要逐步建立企业档案资源目录数据库和全文数据库，满足档案信息资源开发利用需要，实现重要档案资料数字化。
一、社会保险档案的含义和归档范围
社会保险档案是国家档案的组成部分，是各机关、企业、事业单位和各社会团体为其员工办理社会保险、失业救济保险、医疗保险及生育保险、工伤保险等各类社会保险项目过程中形成的，记载和反映每个员工参加各项保险统筹时间长短、缴费多少、因工作变动而至保险统筹关系转接变动以及支用、计发养老待遇等情况，以一个单位、社会团体或以个人为单位分别集中整理保管起来，具有一定保存价值和实际工作查考利用价值的文件材料。
归档范围包括：
1. 政策依据类：国家、地方出台的有关社会保险制度及改革的政策法规，社会保险缴费、待遇支付办法以及经办机构工作方面的规范性文件。
2. 业务凭证类：各类社会保险费用的扣缴凭证、汇缴凭证、转接凭证、报销凭证、支用凭证、理赔给付凭证等。
3. 结算账卡类：各项社会保险费用汇缴账册、支用给付账册、缴费花名册、单位各项社会保险费用管理手册、参保人员保险手册以及保险统筹关系转接清册、转接变更登记卡和职工各项保险管理卡片等。为便于管理利用，此类材料中凡涉及参保人员的各类手册、资料、卡片等均应集中统一立卷，做到每人一份社会保险档案案卷。
4. 统计报表类：参保人员工资变动情况统计审核表、各类社会保险费用汇缴统计表以及支用给付统计表等。
5.离退休人员社会化管理类：离退休人员退休待遇、退休人员生存调查表采集的指纹存档资料、离退休人员人事档案管理、遗属待遇的通知书和待遇决定书、遗属待遇审批表， 调整养老待遇、遗属待遇的申报表。
6. 电子档案类：指社会保险工作实现办公自动化以后形成的各种数字信息档案等。
二、社会保险档案管理存在的主要问题
1. 重视不够。由于社会保险档案管理是一项新的工作，人们对其重要性普遍认识不到位。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案处于无序状态，作用无法充分发挥。
2. 管理制度不规范。从各地社会保险档案管理现状看，能够严格按照国家档案管理的有关规定管理社会保险档案的社保经办机构并不多，由于目前还没有制定统一的社会保险档案管理制度，缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全，丢失、涂改、损毁社会保险档案的现象时有发生，影响了社会保险档案管理的规范化、标准化。
3. 专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，严重影响社会保险档案的质量。
4. 保管条件差。由于场地限制和经费不足等问题，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的档案只能由经办人员分别保管。致使社会保险档案存在诸多安全隐患，也给日常工作带来不便。
三、完善社会保险档案管理的建议
1. 提高认识。社会保险部门要增强社会保险档案意识，把这项工作纳入本单位和本部门发展规划和年度工作计划，加大资金及人力投入，落实档案存放场所，建立起社会保险档案工作发展的长效机制，确保社会保险档案工作健康发展。
2. 加强业务建设，实现社会保险档案工作的规范化和系列化。社会保险业务具有政策性强、涉及面广、工作量大、专业性突出等特点，因此，其管理要统一规划，合理布局，统一标准，分步实施。就是要根据本单位社会保险档案构成、规模、特点以及与其他业务的联系，制定出社会保险档案业务规范标准，使社会保险档案业务工作有据可查，有章可循，并把这项工作总体目标分解到各职能部门的年度工作计划，纳入岗位责任制，以保证其顺利进行。
3. 建设专职队伍，提高管理水平。针对目前社会保险档案管理人员的业务素质偏低，不能适应当前的社会保险档案管理需要的事实，社保部门应采取通过引进档案专业人才，对现有社会保险档案人员进行专业培训的两步一起走的方式进行，促使社会保险经办机构队伍整体素质得到提高，实现社会保险档案标准化、规范化、精细化管理。
4. 社会保险档案要规范管理。对历年积累的纸质档案，可先按档案的特点和形成规律，确定归档范围，采用类别、年度和保管期限的分类方法进行科学分类和整理。对已破损的，需按要求进行裱糊，再根据国家档案管理办法，对应归档的资料进行标准化装订，填写卷面，设立档案全宗卷，按年度、按类别规范排列入柜。对历年形成的电子介质档案，也应按规范归档入室，并编制出各门类的检索目录，以便查找。
关键词： 档案服务；用户需求心理；发展趋势；服务职能
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1006-4311（2012）07-0321-01
1当前档案服务工作发展的新趋势
随着社会的发展，科学文化的繁荣，档案管理工作也出现了日新月异的变化。主要有以下几方面：一是利用者的要求高了，不仅要求多编制一些参考资料和史料汇编，而且还要求全面、系统地提供档案材料；二是服务内容由以服务于政治为主，转变到以服务经济建设、科学研究为主；三是查阅方式上由原先的零星查阅为主，转变为按专题和按专业大量系统的查阅为主。四是利用者查阅的档案范围广、时间长，不仅查建国后档案，还要查革命历史档案和旧政权档案；五是档案室查阅档案人数多，随着人数的逐年增长，调卷量也必然迅猛增长。
2档案用户需求心理产生的必然性
档案用户对档案的需求，往往是用户在工作、学习、生活中由于主观能力的有限及客观环境所迫而产生的一种对档案需求的紧张心理状态，它是通过内心的心理状态不断反射而来的外界作用的反映。
显然，档案用户需求心理的产生有其内在必然性，这是由用档行为的主体——档案用户及客观环境所决定的。
档案用户作为人或人的组合体，就必然存在着心理、生理和机能上的某些不足或缺憾，在能力和认识上也不可避免地存在着某些局限性，使他们在工作、学习和生活中必然遇到许多要求助于外界才能解决的问题。同时，档案用户作为人，作为社会成员的一分子，必然存在于一个广阔的社会系统中，这个系统从宏观上讲包括政治系统、经济系统、文化系统等，它包罗万象，深奥无穷。作为生活于其中的档案用户是不可能通晓一切的。
3档案服务职能的创新
目前，随着信息时代的到来，信息形式的层出不穷，信息量的不断加大，已经逐渐到达一个趋于饱和的阶段，档案在其社会发展进程中，呈现出新的特点：
3.1 内容及形式多样化数字档案的出现为利用者提供直观的服务,它可以更真实的还原历史，更真实、原始的记录历史的状态。在数字环境下,档案的存在形式是多种多样的，传统档案一般只能提供文字类信息。而新型档案包括文字、声音、图形、影像等各种多媒体档案信息。
3.2 载体类型多样化在数字环境下，多种载体形式将大量运用。包括磁盘、光盘、缩微品、远程网络提供等载体。传统的档案保管方式是以单一的纸稿形式提供利用的。这样，利用者只需对档案信息进行简单处理即可直接使用，使用档案信息时更加方便和快捷，从而加快了档案信息的传播速度。
3.3 服务多样化在数字环境下，利用者面对的是一种档案信息资源环境，各档案馆将档案信息输送到网络上，所有的档案形成一个大的虚拟档案馆，计算机可以随身携带，档案利用者可以超越时空的限制，在任何时间、任何地点利用。上网工具通过网络方便快捷的得到各种档案信息。
4提高档案管理人员信息素养问题探究
4.1 明确服务的方向，端正服务态度档案工作是服务性的工作，它的服务性集中表现开展利用工作上。要想把利用工作做好，首先取决于服务方向的正确。这就要求各档案馆在加强收集、整理、保管等工作的基础上，把主要精力转移到利用工作方面，将服务的重点放在为生产建设、科学研究、技术发展和经济体制改革上来。只有明确树立为社会主义现代化建设和两个文明建设服务的思想，坚持为现阶段最在政治服务，才能保证档案工作有正确的政治方向。
在明确服务方向以后，还必须有坚定的服务思想和良好的服务态度。由于档案利用工作代表整个档案工作的成果，为利用者直接服务，这就要求档案工作者必须具有高度的政治责任感，发挥主观能动精神，解放思想，开动机器，研究利用工作出现的新情况、新特点，解决利用工作中的新问题，千方百计为各项工作服务，时时处处为利用者着想，给他们以最大的方便。要有良好的服务态度，必须采取得力措施，要加强岗位责任制，有明确分工，还要建立定期的考核和奖惩制度，把权、责、利三者有机结合起来。
4.2 熟悉档案的内容，了解客观需求在知已知彼的基础上，积极主动地做好这项工作，开展利用工作就要求档案人员熟悉所保存的档案和客观利用的需要。
熟悉馆藏的步骤和方法是：①只有在熟悉家底的基础上才能提高工作效率。我们要熟悉档案的内容与成分及其存放地点，在日常工作中注重编制检索工具和参考资料等工作，做好资料收集、整理、鉴定、统计、提供利用等工作，这样可以及时、准确地为利用者查找档案材料。②熟悉档案的具体内容的工作，要放在熟悉立档单位的历史和全宗档案的概况工作之前；③全面熟悉，重点研究。先熟悉重要全宗和全宗中的重要部分，后熟悉一般全宗和全宗中的一般部分；先熟悉年代近的档案，后熟悉年代远的；先熟悉经常利用的档案，然后熟悉利用较少的。
在实际工作对档案利用的需要是多方面的，而且在不同的时期，不同的任务对档案的需求也不同。因此，调查了解服务对象对档案的需要，是正确制定档案利用工作计划和开展工作的依据，是更好地为各项工作服务，发挥档案作用的重要方法。要了解客观需要，档案室应当学习党和国家与本机关主要职能有关的方针、政策，了解本机关的主要工作任务和长远规划，征求机关领导与业务部门的意见，研究和分析本机关对利用档案的需要。档案馆应当学习研究党和国有提出的总任务和规划，以及当前中心任务和工作方针，研究了解党政领导机关和各行各业在生产建设、科学研究等到工作，更好地发挥档案的作用。否则，被动地坐等利用者上门，不可能取得良好效果。
参考文献：
[1]赵晖.论新形势下档案部门服务机制创新[J].兰台世界，2007，（22）.
[2]肖静华.知识经济时代的档案信息服务新体系[J].机电兵船档案,2005,(03).
2014年3月，美国国家档案与文件署（NARA）颁布了《NARA2014-2018财政年度战略规划》（U.S.Na⁃tionalArchivesandRecordsAdministrationFISCALYEAR2014–2018STRATEGICPLAN），[1]该规划包括三个部分，即背景、任务和愿景、战略目标。其指出2014年至2018年NARA的前进方向，是指导NARA调整工作重心及分配资源的依据。事实上，NARA早有制订未来工作计划的传统，1997年，NARA就向总统、国会及美国公众提交了《NARA1997-2007年度战略规划》，该规划于2000年进行了第一次修改，[2]2003年进行了第二次修改。[3]2006年，NARA又制订了《NARA2006-2016年度战略规划》，并于2009年做出修改。[4]可见，NARA一直在根据时代的变化对战略规划进行修改，其内容也发生着变化。在这种情况下，对走在世界前列的美国档案事业进行研究，特别是研究其档案事业战略规划的发展变化，对我国档案事业发展“十三五”规划的制定有较大的借鉴意义。
一、美国档案事业发展战略规划的变化
（一）利用服务的对象、范围和方式有所扩展利用服务是美国国家档案馆的核心任务。尽管如此，在不同时期，NARA的战略规划对“利用服务”核心任务提法的不同，使其利用服务的侧重点亦有所不同，利用服务的对象、范围在不断发生变化和扩展，利用服务的方式也在不断改进。1.第一阶段（1997～2005年），NARA的任务是“保障民众、公务人员、总统、国会和法院对重要证据的及时获取。”[5]在该阶段，NARA利用服务的对象和范围都有一定的局限性。服务对象侧重于民众、公务员、总统、国会和法院，对其他组织和机构的利用服务少有提及；服务范围则倾向于提供档案的证据价值，而忽略了档案情报价值。在第一阶段，NARA过于强调档案的证据价值，而忽略情报价值，且对档案用户的认识较为狭隘。究其原因，是因为当时档案工作者与社会往往比较重视档案的证据价值，对其情报价值有所忽视。在发挥档案作用中，有些本属情报价值的，人们也一概称为凭证作用，掩盖了档案的情报价值。[6]这也导致NARA过于关注档案凭证价值的利用者，如公务员、国会和法院，而忽略了档案情报价值的用户，如企业。2.第二阶段（2006～2013年），NARA提出“提供用户对馆藏档案的快速、简便、安全的获取”；[7]对利用服务对象不再加以限制，而扩展为所有用户；提供利用的内容为馆藏档案，不再片面强调档案的凭证价值。除此之外，这一时期，由于用户对方便获取档案有了更高的需求，因此NARA开始关注用户获取档案的方式，以实现用户对馆藏档案的快速、简便和安全的获取。为了实现这一目标，NARA从以下几个方面做出了努力：第一，实现对电子文件的管理和提供利用；第二，将那些利用频繁的传统形式的档案优先进行数字化，并对所有馆藏档案进行在线著录；第三，对那些有深层挖掘档案信息需求的研究者，NARA继续为其提供研究室和专家咨询服务。这些举措保证了用户对NARA馆藏档案的快速、简便、安全的获取。3.第三阶段（2014年至今），NARA对利用服务提出了新要求。在《NARA2014-2018财政年度战略规划》中确立了四项目标，其首要目标是“实现公众对档案的获取”。“这一目标的确立也标志着NARA在战略和目的方面的重要转变：NARA超越将档案提供利用的传统角色，转而通过灵活的工具和促进公众参与的可获取的资源来实现用户对档案的获取。”[8]在这一时期，NARA主要通过数字平台实现用户对所有文件的可获取性，从而保障任何人都可以获取到NARA的馆藏，并从中有所发现和了解。为了实现这一目标，NARA采取了相应的措施：继续对馆藏档案进行在线著录，加速模拟档案向数字档案转化，以确保用户可以获取到更丰富的资源。不难看出，NARA在第三阶段的利用服务工作是在第二阶段的基础上开展的，许多工作在第二阶段就已经着手在做，经过近十年的努力，NARA在不断“实现公众对档案的获取”，提高其利用服务水平。
（二）重视档案经济价值的发挥和新技术的应用档案在社会经济建设中具有重要作用，档案信息资源的开发利用可以产生经济价值。档案作为发展生产力的重要因素，是加快知识创新和科技成果转化的重要条件，也是提高经济效益、实现经济价值的重要保证。基于此，NARA十分重视档案经济价值的发挥。“实现NARA价值的最大化”是《NARA2014-2018财政年度战略规划》新增的内容，在以往的任何规划中都不曾提及，这说明NARA开始发现并重视档案价值的扩展。NARA将政府信息提供给民众利用并从中创造了巨大的经济价值，这是对档案文化价值和历史价值的极大补充。为此，NARA确立了两个分目标：第一，通过改革使文件管理政策和实践现代化，更有效地支持联邦政府向数字政府转变。为支持联邦政府向数字政府转变，NARA对各个联邦机构管理具有永久保存价值的电子文件的要求；同时为了减轻电子文件管理的负担，NARA将加大在应用研究方面的投资。第二，以促进公众和商业对政府文件的利用，来创造巨大的经济效益。NARA将以机器可读的形式来提供对电子文件数据的直接利用，以保证对馆藏信息的有效获取。从《NARA2014-2018财政年度战略规划》中可以看出，NARA通过加快对新技术的应用来提供对电子文件数据的直接利用，保证用户对馆藏信息的有效获取，从而以促进公众和商业对电子文件的利用，来创造巨大的经济效益。新技术是挖掘档案经济价值的手段和支撑，可以通过两个方面促进档案经济价值的实现：第一，通过信息技术的应用来提供用户对档案的直接利用，保证用户方便、快捷地获取档案信息，减少不必要的时间浪费，加快档案转变为经济效益的步伐。这正是NARA所采取的措施。第二，通过采用新技术，积极开发档案信息资源，挖掘其中蕴藏的经济价值，将潜在经济价值转化为现实的、实在的经济价值。目前，主要通过国家档案馆目录实现。国家档案馆目录（NationalArchivesCatalog）是NARA为了便于用户利用档案而开发的文件信息在线利用门户，独家提供了超过200万份ERA电子文件的在线利用。该目录是在档案研究目录（ARC）和在线公共获取系统（OPA）的基础上建立起来的。ARC在2013年8月份退役并被OPA系统所取代，如今OPA系统已为新的改良版本——国家档案馆目录所取代。
（三）将继续迎接电子文件的挑战自20世纪90年代开始，电子文件的管理逐渐成为NARA关注的重点，NARA开始迎接电子文件的挑战。在20世纪末21世纪初，NARA逐渐开始关注电子文件，认识到档案工作处于电子文件的环境中。在《NARA1997-2007年度战略规划》中提出：“NARA必须解决电子文件的管理、保存、利用问题，这些电子文件涉及数字声音、地理信息系统、网站及其他电子文件格式。”[10]2006年以前，NARA处于电子文件挑战认识的萌芽阶段，刚开始认识到电子文件对档案管理的影响；而在2006年以后，电子文件呈指数级增长，NARA已经明确了“有能力发现、管理、利用、共享和适当处理电子文件对联邦政府职能的发挥至关重要。”[11]可以说，2006年以后，NARA将“迎接电子文件的挑战来确保实现NARA在数字时代的任务”作为一项战略目标来推进，并提出应对电子文件挑战的具体策略。[12]另外，为了制定《NARA2014-2018年度战略规划》，NARA在2012年至2013年开展了背景调查活动。在该项调查中，NARA发现其外部挑战主要有电子文件的激增、大数据、云计算、开放数据和数字政府等挑战，通过这些外部挑战，不难看出未来仍将面临电子文件的挑战。电子文件档案馆（ERA）是NARA解决电子文件管理问题的重要举措。ERA的目的是保管美国政府生成的具有独特价值的电子文件，并提供长期利用；同时把所有政府文件的生命周期管理纳入到电子政府框架中。ERA有多个组成部分，这些部分发挥着不同的功能并管理着不同法律框架下的电子文件，其功能主要体现为四个方面：第一，移交功能（Submission），政府部门利用移交功能将电子文件和元数据移交给ERA。第二，贮藏功能（Repository），保存和评估电子文件的功能。第三，元数据功能（Metadata），即描述电子文件的数据，包括电子文件的创建者、创建原因、处理程序等数据。第四，存取功能（Access），用户通过该功能实现对电子文件的获取。ERA项目的启动保存了美国历史，提高了政府的工作效率，改善了电子文件管理活动，使获取总统文件变得更加便利，方便了公众对档案的获取。但是，ERA也有亟需完善之处：目前ERA不能提供将电子文件迁移到国家档案馆目录的全自动工具，这限制了国家档案馆目录中可利用电子文件的数量；ERA只提供了对电子文件相关的元数据的研究，对电子文件基于内容的研究尚未进行；ERA的保存处理功能尚未开通运行；ERA中对联邦文件利用限制审查和编辑功能尚未运行。
二、启示
（一）转变服务理念，进行档案信息资源建设美国国家档案馆一直将利用服务作为其核心任务，与时俱进，不断提出新的内容。在我国，利用服务也早已被提上议事日程，例如《档案事业发展“十一五”规划》《全国档案事业发展“十二五”规划》中对于利用服务也有提及，其中“十一五”规划将档案信息利用与社会服务作为一项任务“，十二五”规划也提到“加快档案整理鉴定的进度，依法开放应开放的档案，利用先进技术，为社会各界提供快捷、便利的档案利用服务”。尽管如此，目前我国档案利用服务水平仍然不高，在档案事业发展“十三五”规划中这方面的内容仍需强化。美国国家档案馆的利用服务在日常工作中坚持公民有权查看、审查、了解联邦政府文件的理念。美国档案工作者也都认同利用馆藏档案是美国公民的权利，自身工作的意义和价值在于为民众利用档案提供服务。而在我国，虽然近些年来档案工作者努力改变过去“重藏轻用”的思想和局面，但是由于历史及传统等原因，服务理念的转变仍有很长的一段路要走。因此，在未来档案事业发展“十三五”规划制定的过程中，必须强调服务理念的转变。没有档案信息资源建设做铺垫，利用服务就无从谈起。美国国家档案馆之所以强调利用服务，是因为其档案信息资源建设已经基本完成，不仅馆藏内容极大丰富，而且馆藏形式较为多样。就我国而言，馆藏内容仍不太丰富、结构不够合理，档案信息资源问题仍是档案事业发展的短板。因此，我国的当务之急是进行档案信息资源建设，提高档案信息资源的质量和水平，为档案利用服务工作打下坚实的基础。
（二）挖掘档案信息资源，充分发挥档案的经济价值档案作为国家、社会组织或个人在社会实践活动中形成的原始记录，除了可以为政府、企业以及个人提供生产、生活服务以外，还可以利用档案进行经济建设，产生经济效益。在我国，档案是现代化建设的宝贵财富，作为国家资产的重要组成部分，在社会经济建设中发挥着越来越重要的作用。在档案事业发展“十三五”规划的编制中，应该突出档案的经济价值。首先，积极开发档案信息资源，挖掘其中隐藏的经济价值，通过开发档案文化产品或融入企业生产等形式生成巨大的经济效益，为国家、为地方、为企业等创造更大的经济效益，同时为档案部门带来生机。其次，采用新技术，创新利用服务方式，充分利用新兴社交媒体平台，丰富和深化档案利用服务，缩短档案转变为经济效益的时间，最大限度地发挥档案的经济价值。
