发布时间：2023-03-01 16:25:20
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【论文摘要】教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有价值的材料;文章从高校教学档案的内容、教学档案的特点、教学档案管理中存在的问题等几方面论述了对高校教学档案的规范化管理的重要性和必要性。
【论文关键词】教学档案规范化管理
高等学校教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容非常丰富。高校的教学档案从一定程度上来讲它是反映学校教学管理水平和教学质量的一个重要标志。是学校教学工作的真实记录,高等学校教学档案的规范化管理是提高高校教学质量的重要保障,故加强高校教学档案的规范化管理势在必行。
1系部教学档案的内容
(1)综合类:主要有上级教育主管部门下达的有关文件;学院规划实施计划、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料;学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及教学工作的文件;教改项目的立项报告;教学工作的数据统计、分析资料;每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结。
(2)教学管理类:教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料;教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设规划、实施情况,教师进修培训材料;学籍管理材料;学籍变更材料;课程安排表、学年校历。
(3)教学业务类:重点课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料;培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关资料;教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录;教师制作的CAI课件等资料;优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本,青年教师教学比武材料;教学实习有关材料;各种考试试卷及试卷分析材料;学生的毕业论文及评审意见;学生在校期间发表的论文和获奖有关资料,考研相关材料;教师业务档案;教学仪器设备材料等。
(4)教学研究类:各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状;获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状;教师发表的教学研究论文目录。
2教学档案的特点
教学档案是教学活动的客观反映和总结,故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点:
(1)内容广泛:一方面学校办学规模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使得教学档案的内容也越来越广泛;另,教学内容越来越丰富,高校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外,随着专业的增多,多学科互相渗透、交差不断加强,使的教学内容多学科性越来越明显,与之相适应,档案材料也越来越丰富。
(2)材料来源较分散:高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目标、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部在日常教学中形成的教学档案。
(3)归档时间不同:文书档案是按年度归档,而教学档案是按学年度进行归档的,归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。
(4)高校的教学档案统一按国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法》进行。
3教学档案管理中存在的问题
(1)材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足,认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心材料会遗失,或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪,使的收集起来,有一定困难。
(2)系一级的管理困难:由于系部无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些系部认为系部的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。
(3)资金紧缺:系部收集到的材料并不能马上移交,因经费不足有些系部连一个像样的档案柜都没有,故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放,容易遗失而选成档案材料的遗失。
(4)人员紧缺:一般高校系部都无专职档案管理员,由教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教学上,加上大部分没有受过档案专业培训,因而少有精力去将教学档案收集整理完整,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不规范,给今后的利用工作带来极大的不便。
4加强教学档案的规范化管理
(1)从系部教学档案管理方面存在的问题出发,各系部由于档案工作规范化程度低,管理不到位,系、教研室两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍,亟需在科学划分系部档案类目的基础上,明确系、教研室档案的建档、存档和管理职责,加强对系、教研室档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训,定期开展对系部、教研室档案工作的指导与业务培训,定期开展对系部档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速高校档案信息化建设。
(2)档案材料应当随时收集、随时整理档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证,避免把问题都积压到一件中心工作来临前仓促解决。
(3)完善档案制度建设,据《高等学校档案实体分类法》和本校的具体情况制定统一的档案管理办法和分类体系,使档案分类走上统一化、标准化。
(4)归档要求:凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联系,据便于保管和利用的原则进行系统整理;尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存;教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)、各种考试试卷、实验报告等则要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期期末对本单位的教学档案进行及时的清理与归档。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度结束后对所有教学档案进行汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。
(5)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的教学文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。
(6)利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着高校教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。
参考文献
[1]邓绍兴,陈智为.档案管理学.中国人民大学出版社,1999年.
关键词:新升本的院校系级教学档案问题对策
随着专升本的成功标志着一所院校办学层次的提升。它的办学规模、硬件投入以及教师素质都达到了一定水平，但从管理模式上仍需进一步转变和提高，以更好地适应本科院校的教育体制。系级教学档案管理作为学校管理的一个组成部分，在向本科管理模式转变过程中，地位更加重要，内容更加丰富。教学档案的最终目的是服务于学校的教学管理，良好的教学档案管理可以有效地促进教学、科研管理的科学化，进而加快学校向本科教育转型的进程。反之，如果轻视教学档案、疏于对教学档案的管理，则极容易导致教学管理、科研管理处于无序状态，使高校的转型流于形式。本文就升本后加强系级教学档案管理，充分发挥其在教学管理工作中的重要作用。
1、新升本院校系级教学档案的内容、特点和作用
1.1 系级教学档案的内容
由于教学管理和教学活动是一项复杂的实践活动。因此，反映这一实践活动的教学档案的内容庞杂，且形式多样。概括起来可分为以下七类：
(1)教学计划管理方面：主要包括教学计划、教学大纲、自编教材或讲义、校历、课程表等。(2)教学状态管理方面：主要包括教学管理工作规章制度、选修课开课汇总表、教研室听课表（或卡）、教学实训、毕业实习资料（实习计划、实习任务指导书、实习学生分组情况登记表、实结）、实验教学文件（实验教学计划、实验教学大纲、实验仪器设备使用情况、实验成绩等）、学生课程设计、毕业论文（或设计）等内容。(3)考务管理方面：主要包括系内和学校期末考试试卷、考场及监考教师安排等内容。(4)学籍管理方面：主要包括学生入学学籍登记表（或卡）、学生学籍变动、奖惩记录、考试成绩等内容。(5)教师工作量及业务考核方面：主要包括教师授课情况、工作量计算、承担科研及发表学术论文等内容。(6)教学工作年度总结和教研、教改总结等内容。(7)师资培养方面包括师资培养计划、教师业务进修情况、师资队伍建设材料。如学科带头人、骨干教师、学术梯队建设；科研和教改实践、学术研讨等。
教学档案是全院师生的劳动成果，是教学工作的重要信息资源，是系级教学历史真实面貌，体现了一所学院成长、发展、壮大的历史见证。
1.2 系级教学档案管理的特点
系级教学档案是教师、学生从事教学管理实践活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录,是系级档案管理工作的核心。它既不同于文书档案,也不同于科研档案,其特点如下:
(1)档案来源的分散性。它来自于教学活动的各个环节和教学活动的全过程,由教与学两方面材料转化而来，一方面包括了教育改革、教学计划、教学总结、专业建设和课程设置等文件,及政府教育主管部门、本校教学主管部门的有关教学工作的规章制度、数据统计、分析资料等,另一方面也包括了学生工作的总结、学生的实习鉴定、见习鉴定、学生的学习成绩、实验成绩和毕业论文等。
(2)档案的原始性。教学档案是系级教学活动、教学管理、学生管理中所形成的历史记录。反映系级教学工作的全貌,记录着教学管理活动的真实过程。它主要包括系级有关教学工作会议的记录、简报,以及各种教学制度、规定、办法条例等教学工作文件。
(3)档案的专业性。系级教学档案工作既要遵循人才培养方案的共性,也要根据系级专业设置、课程设置教学内容、学时分配的不同,遵循其专业性特点。
(4)档案资料的多样性。由于教学活动内容的多样性,在日常教学活动过程中,为了教学的需要,必然会形成不同形式的材料。除了纸质的文件材料、教材、学生学籍外,还包括音像、电子、照片、光盘等类材料。
1.3系级教学档案的作用
(1)系级教学档案是真实的原始资料。系级是高校基层的教学部门，系级教学档案是在教学活动和教学管理过程中直接形成的原始资料，真实、客观地记录了在教学改革、教学质量、师资队伍建设等各个方面的教学管理工作，全面地反映了教学工作的进程和特点，是今后进行教学管理和教学研究活动不可缺少的，是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的依据和参考。对今后各项工作的开展有重要的借鉴和指导意义。
(2)系级教学档案是重要参考依据。为了有效地进行教学管理和开展教学活动，系领导和教研室主任必须切实掌握有关的档案信息。在熟悉教学情况、总结教学经验、制定教学计划和处理存在问题时，不可能单纯地只凭个人记忆，而是往往需要去查阅档案记载。因此，教学管理、教学实践和教学信息反馈都离不开教学档案，它可以为这些教学工作提供比较详尽的参考依据。
(3)系级教学档案是教学评估的基础。开展教育评估是现代教育的要求，也是国家对高校进行宏观管理的一种手段，无论国家对教学评价指标体系如何确定，高校在进行教学评估时，必然要通过查阅相关档案，最终都要凭借大量的档案材料，才能对某一高校作出客观、全面、真实的评价，在对教学条件、教学状态、教学效果进行跟踪调查和分析时系级教学档案可以提供比较完整、系统、真实可靠的信息和数据，是高校搞好教学评估工作的重要基础。
2、新升本院校系级教学档案管理工作存在的主要问题
新升本的院校一般是由专科学校升格而来,本科层次办学时间短,由专科向本科的转变需要一个过程,专科层次的档案管理发展到本科层次的档案管理也需要有一个适应过程。加之档案管理专业技术人员偏少,在教学档案管理中难免会存在一定的问题。
(1)档案管理制度不健全。建立和健全教学档案的归档制度,是做好教学档案管理工作的基础。由于新升本院校重点考虑的是学科专业建设与师资队伍建设,重点投入放在改善教学条件和提高教学质量上,对教学档案管理没有高度重视,也没有制定相应的规章制度,档案材料存在不全的现象,具体负责教学档案的工作人员缺乏相应的专业业务体系指导和管理规章的约束。系级教学档案应如何保存?哪些文件材料由系里保存?哪些应交由教务处或院校档案部门保存?应如何整理文件材料? 没有统一管理要求。
(2)档案意识淡薄。系级档案管理是一种事后行为很容易被人们忽视。系级档案涉及教学、科研、学生等多种资料,绝大部分来源于教学一线的教师和学生。一方面,一些教师认为教学科研成果、文件材料等是个人的心血,没有必要交给系级保存、归档；另一方面,学生的材料又分散在不同的部门,有的存放在学工处,有的存放在教务处,有的存放在招生就业处,有的分散在各系（学工大队部）中,这样就造成了教学档案收集不够完整,归档质量不高,一些在教学过程中形成的有价值的文献资料丢失,难以发挥教学档案应有的作用。
(3)教学档案缺乏科学性、系统性和完整性。随着新升本的院校办学层次的提高,办学规模的扩大,教学档案的规模也在不断扩大,工作量增加了但教学秘书队伍的编制却没有增加,大多数还是一个人干。教学秘书往往兼职教学档案员,由于工作量大,工作繁琐,因而难以全身心投入到档案管理工作中。由于无专人管理,无固定保管场所,大量的原始教学资料处于没有规范整理、零散而不成体系的自然状态。具体表现在该收集的材料没有收集,或者是只重视红头文件的收集,而不重视各部门、各系在运行过程中自己所形成的具有保存价值的,原始的、真实的文件材料,致使教学档案杂乱而无体系性,残缺而无完整性,有些材料缺乏可靠性,严重影响了档案的质量。
(4)档案管理手段落后。不少档案管理人员缺乏档案管理专业知识，计算机管理的应用能力较弱,办公自动化、管理科学化水平较低,对教学档案的管理还是以传统的管理方式为主,这在很大程度上影响了系级档案管理的效率。
3、加强新升本院校系级教学档案管理工作的措施
3.1 提高档案意识,加强系级教学档案工作的管理
系级教学档案是院校教师及学生从事教学管理和教学实践活动中直接形成的原始材料,是院校教学工作方针、政策的真实写照,是院校教学管理的重要内容,是教学活动不可缺少的重要依据和主要参考资料。在社会不断发展的今天,档案工作的范围已不仅是搜集、保管和利用档案,它的工作面已延伸到行政管理等方面,这些职能的发挥很大程度上取决于领导对档案工作的认识程度。
在院校中,档案工作是否得到重视,档案管理水平的高低,已成为评价一所院校管理质量优劣的重要指标。因此，各级领导要充分认识到教学档案在院校教学管理中的作用,应重视和关心系级档案管理工作,把教学档案管理规范化工作真正纳入系级教学工作计划中,配备有一定管理水平且责任心强的档案管理人员,切实提高系级教学档案管理水平。
3.2 严格系级教学档案的管理和归档制度
教学档案管理工作作为一种动态的存在方式,仅靠档案管理员的宣传是不够的,还需要制定严格的管理制度。在收集整理各类教学资料时,要做到完整、规范并及时进行编目统计,使教学档案的收集工作同计划管理相结合,保证能按时完成建档工作。鉴于院校教学工作的连续性和长期性,可在每学期开学和期末两个时间定期收集整理、归档。对参与教学活动的人员要明确责任和任务,规定时限要求,并进行相应的登记、考核和奖惩,使教学档案管理工作收到实效。
3.3 系统、完整、科学地收集档案材料,提高教学档案的服务水平
要提供一份科学完整的教学档案,必须从教学材料的收集开始。由于各院校办学规模、办学定位及内部管理模式的不同,教学档案管理方式也有所不同。例如我院教学档案主要由下列部门形成：招就处形成招生、就业情况信息；教务处形成学生个人基本状况、学业成绩、毕业和学位情况信息；学工处和系学工大队形成学生在校表现状况和奖惩信息；各系形成学生学习考试原始记载和专业实习、实训状况记载信息等等。加强系级档案管理工作的根本目的是及时准确地提供档案材料,发挥教学档案的作用。因此，以江西警察学院为例应建立以档案馆为主导,教务处、学工处和各学工大队、招就处、各系为主体的教学档案收集网络。在“分类法”与“工作规范”的指导下,明确各级管理内容、管理职责,实行分工合作,集中归类,信息共享,把静态的档案转换成动态的信息,为院校的教学和师生服务。
3.4 加强教学档案的信息化建设,提高教学档案的科学管理水平
教学档案是院校的宝贵财富,教学档案管理的目的是为了利用。在当今信息化时代里,如果档案工作仍停留在收集、整理、保管及被动提供利用的水平上,是适应不了形势发展需要的。随着办公自动化的普及,院校的档案管理者要充分利用档案管理的丰富性、教育性、综合性等优势,加强教学档案的管理工作,逐步实现档案管理和开发利用的数字化、网络化,利用统一的网络平台整合档案信息资料,使档案信息的产生、传递、存储与利用形成一个全面、合理的网络信息系统,最大限度地实现信息资源共享。
总而言之，系级教学档案是学院档案的重要组成部分，在学院由专科教育向本科教育转型的重要历史时期，必须把教学档案信息资源的开发作为日常工作的重要内容，使教学档案，在学院的教学管理、优化人才培养和教育事业改革发展中发挥出积极作用。
个人简介:
[关键词]高职 教学档案 档案管理
高职院校的教学档案，是指学院在教学管理和教学实践活动中形成的，对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用的，按一定的立卷、归档制度分类整理、储存保管起来的文字、图表、照片、影片、录像带、录音带、软盘、光盘等以不同载体形式储存的历史记录总和。
科学、系统、规范的教学档案对于正确评估办学水平，研究教学及其管理规律，改进教学方法，提高教学质量，有着十分重要的意义。在学院建设发展、管理创新中发挥着历史见证、现实参考、未来判断的重要作用，在主管部门对高职院校各种评估中发挥着事实信息的佐证、客观评价的依据、准确诊断的工具等关键作用。
1 高职院校教学档案的特点
（1）记录的成套性。教学档案是高职院校在教学、科研活动中形成的一套有工作对象、工作任务和工作效果的完整记录材料，具有鲜明的成套性。从每一届新生的招收到学生毕业的大循环过程中，有规律地形成了各种材料，这些档案材料都有一定的程序衔接、相互制约的内在关系。
（2）时间的周期性与交叉性。档案管理强调时间的特性，往往以日历年度来划分、排列和管理。教学活动是一种以学生学历教育培养为目标的周期性活动，因此在划分上与其他档案有所不同，一般采用日历年度、教学年度（学期或学年）和学制周期相交叉结合的形式来整理归档。教学档案归档时间的交叉性增添了教学档案管理的复杂性和管理人员的工作量。
（3）来源分散性。教学档案是由教学文件材料转化而来的。教学文件有的来源于上级主管部门，有的来源于教务处、学生处等教学管理部门，有的来源于系、部、教研室等教学单位，有的来源于从事教学活动的教师。
（4）内容的原始性、专业性。教学档案是教学工作、教学活动最详实、具体、权威的反映，同时，同一专业的教学档案，是由不同课程的教学人员分别展开具体的教学工作，又相互配合共同形成的，因此，其形成过程又反应出很强的专业性特点。
（5）载体的多样性。教学档案不仅内容丰富，而且载体形式也呈多样化，主要以纸质为载体，同时还有电子的、影像的图表、照片、录音带、录像带、幻灯片、奖杯、奖旗以及某些有价值的实物、标本等，并且各种载体的尺寸、厚度、包装等形式多样，增加了整理归档和管理的难度。
2 高职院校教学档案的收集、鉴定与利用
高职院校要把教学档案管理工作做好，第一步便是要做好材料的收集工作。
首先，应把握档案收集时间。从高职院校教学档案的特点可以看出，教学文件材料的形成，主要是以教学年度或学制年度为周期形成的。教学文件材料的收集、归档时间，以选在每年的十月前后为宜。
其次，归档的教学文件材料均应是原件，规格相对一，签字手续完备。在收集完教学档案材料后，还需要对教学档案进行鉴定。高职院校教学档案鉴定就是档案管理人员按照一定目的和标准对教学文件进行鉴别、处置和整理的过程，是教学档案工作的中心环节。
高职院校根据本学院教育工作任务和教学活动形成材料的实际情况及它们的使用价值，参照国家档案局、教育部的有关教学档案管理规定，拟制本学院的教学档案归档范围和保管期限。按照教学周期定期收集各类教学档案并进行归档鉴定，主要是检查教学文件材料的完整性、准确性、真实性，有关的材料审核手续必须完备。
3 高职院校教学档案管理工作现状与解决对策
（1）教务档案管理工作现状 转贴于
由于高职院校成立时间不长，相对缺乏经验，所以教务档案管理中存在不少问题:一是部分教师和档案工作者档案意识不强。二是档案作用不明显。三是档案管理的信息化程度不高。
(2)对策与解决途径
①转变观念，认识重要性。
高职院校需要从加强宣传入手，着重在健全与创新管理体系、强化制度建设和管理人员培训、档案管理硬件和软件建设上下工夫，确保教学档案管理的规范有序，提高其效率。
②拓宽教学档案的编研内容，开发多种教学档案信息服务，提高教学档案的利用率。
随着教学档案需求用户的增加，档案管理工作者要打破传统保守的观念和求稳怕乱的安逸思想，积极创新，开拓性地开展档案利用服务工作。档案部门应充分利用教学档案所蕴涵的原始信息，有针对性地进行档案信息编制，除了编制常规的检索工具外，还应积极编写各种教学档案资料汇编，选取更多的、有价值的教学信息资料，满足利用者对教学信息资源的各种需求，提高教学档案的利用率。
③利用现代化管理技术，开拓多元化利用渠道。
实现档案信息数字化和网络化需要从以下几方面入手：一是已有档案目录数字化，建成目录查询系统；二是在学院尚未实现文档一体化管理前，对电子档案进行归档、整理，建成各类数据库；三是对重要纸质档案，通过扫描、录入等方式，转化为数字化档案信息。逐步实现教学档案辅助立卷、目录编制、数据统计、电子归档，使教学档案管理工作规范化、科学化、现代化，从而提高教学档案的利用率。
参考文献：
[1]朱春瑜.高职高专教学档案的功能与建设研究——高职高专人才培养工作水平评估引发的思考[J].镇江高专学报，2008，1（1）：95-98.
1.高职院校学生档案的重要性分析
1.1学生档案是高职院校学生各项信息查询的依据
学生档案记录了高职院校每名学生在校的各项情况，为学生入党、毕业、参军、考级考证、资助工作、专升本工作提供证明和依据。学生档案对学生毕业、就业和创业相当重要。
1.2学生档案是反映一所高职院校教育质量和管理水平的标志
高职教育以培养高素质技能型人才为目标，以校企合作、工学结合为主要教学方式，注重理论与实践相结合，走产学研用相结合的发展道路。目前，很多高职院校面对生源逐年减少这一残酷现实，都朝着专业化、多元化、特色化方向改革和创新，一些专科学历的高职院校也逐步扩大办学规模，增加办学投入，提高办学质量，朝着“升本”方向发展。无论是改革创新也好，专科升本科也罢，学生档案始终作为一项重要内容，为高职院校未来升级提供重要支撑数据。因为它记载着每所高职院校每名学生的情况，反映着每所高职院校的教育教学质量、人才培养和综合管理水平，是学校发展必不可少的考核、考评依据。
1.3学生档案为用人单位提供全面的档案内容
高职教育办学水平的一个重要考量指标就是学生就业，换句话说，高职教育就是就业教育。高职学生档案面向的客体是用人单位，记录着每名毕业生在校学习后所获得的学历资料、能力资料、奖惩资料、党团资料和身心健康资料等。可以说，学生档案可以最为全面和权威的反映一名学生的在校情况和个人情况，既是一名学生终身的“品牌”，也是用人单位考核“品牌”的标准。
2.高职院校学生档案的一般特征
熟悉和掌握高职院校学生档案的特征对于档案管理工作的有效开展具有至关重要的作用，笔者认为，高职院校学生档案至少具备以下特征：
2.1应用性强
结合高职院校培养高素质技能型、应用型人才的这一特征，高职院校学生档案也具有应用性强的特点。学生档案不仅记录学生在校期间的学习、生活以及获奖等各项情况，通过一些数字和文字描述向我们反映出每一名学生的的素质、能力、专业知识、技能和艺术素养等内在情况，这不仅为用人单位，更为每名学生的一生发展提供着具有极高价值的参考数据，在任何时间和阶段都具有较强的应用性。
2.2差异性强
高职院校包括本科和专科两个学历教育层次。目前，高职院校学生包括本科（四年制）、专科（三年制）、 “三+二”、“一年制中专”等多样性的学苗类型。因此，按照学苗类型，对学生的管理和教育情况也存在诸多不同，学生档案根据学生层次不同也存在差异。
2.3周期性短
高职院校学生档案伴随着学生高考结束报道接收到学生毕业派发档案送走，存在着周期性短、流动性强、不稳定等特征。
3.高职院校学生档案管理存在的普遍问题
高职院校学生档案管理工作是各项管理工作中的一项，也是促进学校发展的基础性工作。然而，目前高职院校的学生档案管理虽然逐渐被重视并日趋规范，但还存在一些普遍问题，具体如下：
3.1对学生档案管理不十分重视
对学生档案不重视的问题不仅仅存在于高职院校，还存在于毕业生就业企业和学生个人。很多高职院校没有意识到学生档案的价值和作用，对学生档案的管理工作不重视，认为档案工作只是一项附属工作，做好与否无关学校发展建设。因此，很多高职院校缺少专职部门和人员负责档案工作。由于目前就业竞争压力日趋增大，很多高职毕业生就业时往往没有应征到国企单位，而民企、私企往往对人事档案的存储要借助第三方部门，这类企业本身就存在对学生档案的重视程度不够的问题，导致毕业生同样认为要不要档案无所谓的态度。
3.2学生档案填写不认真
很多高职院校除一些反应学生成绩的客观材料外，还存在一些需要当时班主任、辅导员、党团组织填写的鉴定说明。但往往我们看到的学生档案鉴定情况都填写的“同意”，“情况属实”诸如此类的简单评语，这就反映出很多高职院校学生档案填写时不认真的问题，使档案在日后参考时不能提供内容客观、全面而准确的信息。
3.3没有形成专业性强的专职档案管理人员队伍
很多高职院校没有设置专门的档案管理部门或配备专职档案管理人员，也有一些高职院校的档案管理人员配备不专业、不固定，导致学生档案管理工作不规范。很多高职院校甚至由辅导员老师带领学生干部完成每年的档案整理工作，这极易导致学生档案收集不及时、材料错装、漏装和丢失的情况。
3.4档案管理手段比较落后
由于对学生档案管理不够重视，很多高职院校存在对档案管理手段落后的问题。尤其是数字化档案管理没有及时跟进，很多管理手段还停留于手工管理。很多高职院校虽然实现了数字化管理，但没有实现对外共享功能，只能对内查阅资料，一旦学生毕业后，用人单位仍然无法实现学生信息查询。
4.加强高职学生档案管理工作的思路和措施
4.1加强学生档案信息化建设
高职院校招生规模逐年扩大，毕业生逐年增多，学生档案数量和信息内容也逐年变得复杂。加强学生档案的信息化建设是最有效率解决这一问题的途径。因此，各高职院校学生档案工作应该逐步实现代化和信息化管理，建立起学生信息网络管理系统。提高重视，加大投入，加强网络硬件设施建设，以计算机检索取代手工档案卡片查找，逐步建立操作便利、综合性强的档案信息数据库和档案信息资源网络。
4.2建立一支专业精、业务强、素质高的学生档案管理队伍
面对内容日益复杂多样的档案信息和不断进步的档案管理方式，配备一支专职、专业的学生档案管理队伍势在必行。因此，在学生档案管理人员的选拔上，要坚持专业、专职的原则，并加强档案管理人员的培训和教育，不断提高其素质和业务能力，使学生档案管理不断朝着标准化和规范化的方向发展，更好的为学校和学生服务。
关键词：医学院校 人事档案 信息化管理
1.医学院校人事档案管理的特点及实现信息化的重要性
人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和调配等人事工作中的记录材料，记载了个人在不同时期、不同阶段的发展历程，客观记录和反应了个人成长经历、家庭基本情况、社会关系及个人德、能、勤、绩等各方面的材料。高校人事档案是人事部门对教职工管理的重要凭证和开展各项工作的基础，高校对教职工的考核、调动、人才的选拔等重要人事活动都要以人事档案为基础。高校人事档案对高校的师资队伍建设、教学科研人才选拔、党政管理都有着重大作用。高校人事档案信息化管理就是将信息技术和成熟的档案管理软件运用到人事档案管理工作中来，实现高校人事档案信息的综合管理和利用，提高人事档案的管理水平和效率，为高校培养、选拔人才、建立人才信息库提供数据基础。然而医学院校的人事档案管理有着其特殊性，表现在：一般高校只是单纯由院系组成，人员主要是教职员工；医学院校不仅是由院系组成，还有附属医院、教学医院，教职工不仅承担各院系的教学工作，还承担各附属医院、教学医院的医疗工作，其人事档案有着人员众多、分布广泛、专业性等特点。医学院校的人事档案实现信息化管理不仅对学校科研、教学人才的建设、人才库信息资源的利用、共享有着极其重要的意义，对附属医院、教学医院医疗人才的梯队建设、医疗科研人才的选拔也有着重要的意义。
2.医学院校人事档案实现信息化存在的困难
信息化作为当今社会的大趋势，它对人事档案管理工作提出了新的要求，需要档案管理工作者利用先进的科学技术和新的管理方法，提高人事档案管理工作的效率和档案信息的利用率，更好地为学校的人事工作服务。然而，大多数医学院校对人事档案的管理还处于传统的管理模式，基本上还采用原始的手工方式，局限于纸质档案的建立和保管层面，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的信息化。人事档案管理人员的计算机仅限于统计档案数目和打印档案目录，无法对人事档案内记录的重要信息进行录入、存储和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类和统计，信息化管理水平较低。这也直接导致了大量涉及人事的数据统计工作只能依靠手工完成，造成了反复劳动和人力资源的极大浪费。医学院校的人事档案管理工作更有其特殊性，院校本部和附属医院、教学医院人数庞大，分布分散，要实现信息化存在的困难众多，例如：
2.1人事档案管理模式落后
一些医学院校对人事档案的管理还处在传统的手工保管模式，跟不上信息化时代的发展。虽然学校对档案部门配备了计算机，但档案部门对计算机的应用尚处在初步阶段，甚至只限于简单的利用EXCLE表格等办公软件对各下级单位档案数的统计等，缺乏使用档案信息软件对人事档案信息进行录入和人事档案资源利用。在这种落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，导致人事档案信息储存少或几乎没有，从而大大影响了信息资源的利用，影响了工作效率。尤其是医学院校这种比一般院校要人数庞大、分布分散的特殊院校来说，这种传统的管理模式已不能适应学校快速发展的需要。
2.2人员配备、软硬件设施投入不够
实现人事档案信息化管理是一项繁重的工作任务，需要通过档案部门工作人员的不懈努力。但目前的情况是，大多数院校的人事档案部门都存在人员配备不足的情况。虽然配有专门的部门或者专人，但对应庞大的档案数，配备的人员严重不足；并且人事档案信息化管理对档案管理人员的要求更高，不仅要求管理人员不仅精通档案管理业务，也要求掌握现代信息技术，利用计算机等现代化设备对人事档案进行信息化管理。同时，人事档案部门的计算机、打印机等硬件设备落后，并且缺乏扫描仪、微缩设备等这类档案信息化必备的硬件设施。实用的档案信息系统软件的开发和利用更为缺乏，无法实现对人事档案管理的信息化和资源的利用。
2.3对档案信息资源的利用不够
要实现人事档案信息化管理其核心内容就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对人事工作中产生的各类信息，特别是对教职工在教学科研工作中产生的丰富档案信息，进行存储、加工、检索、传输，为学校人事档案工作提供即时、高效的服务。只有实现了人事档案资源的共享，才能提高人事档案管理和利用效率。但目前人事档案管理部门对档案信息的管理只停留在使用简单的EXCLE表格等办公软件对各下级单位档案数、人员数的统计等，缺乏档案信息软件对信息进行录入，对人事档案资源的利用仅限于查询各下属单位的档案数、人员基本情况等信息，利用率太低，无法实现对人事工作提供信息化的基础数据支持。
3.医学院校人事档案实现信息化的途径及办法
3.1转变管理模式，提高人事档案信息化管理的现代化意识
要实现人事档案信息化管理的目标，必须转变当前传统的管理模式，摆脱陈旧的管理思路，切实提高人事档案工作质量和效率，需要学校及人事档案管理人员提高现代化意识，利用现代信息技术，如计算机技术、数据库技术、信息储存技术、多媒体技术、安全保护技术、网络通讯技术等对人事档案进行信息化管理；用信息管理的理念创新工作理念，加强对人事档案信息的综合分析，多角度、多层次地探讨档案资源的开发，进一步提高信息利用率，促使人事档案资源数据库建设成为学校组织、人事等相关部门的信息库和参谋部，并实现信息资源共享。
3.2培养档案业务和信息技术复合型人才，加大软硬件设施的投入
要实现人事档案信息化管理，不仅要档案管理人员具有较高的政治素质和扎实的业务知识，更需要掌握现代信息技术、熟练运用信息化设备的能力。医学院校要重视复合型档案人员的培养，这是推进医学院校人事档案信息化管理的核心工作，也是推动人事档案建设的关键。同时加大人事档案信息化的软硬件设施投入，营造现代化档案管理平台，把传统的手工保管模式转变到服务现代人事管理和助力学校各项事业发展的重点上来，实现人事档案管理的信息化。
3.3建立人事档案信息数据库，提高资源利用率，同时加强保密安全
人事档案信息化管理系统的最重要的部分是建立人事档案信息数据库，它主要包括档案人员的基本情况、职务和职称情况，学习培训情况、表现情况以及其他情况。它集中了组织、人事部门开展管理工作所需的全部基础数据，利用率高，而且能够消除重复的数据收集存储，减少数据的冗余，是一个结构合理，功能完善，可共享的人才信息资源，可随时为医学院校各部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。但是，人事档案信息一旦实现了资源共享肯定存在着一定的风险，常发生在传输、录入、存储、调用等等过程中。因此，进行信息化管理必须加强档案管理制度和信息技术两方面的安全。一方面，完善档案信息的安全管理制度，对档案的保管；档案材料的整理、归档；档案信息的保护、传输以及利用要制定统一严格的流程，尤其是对管理人员对信息资源库权限的控制，采用授权验证入库制度，防止无关人员的随意进入；按照相应访问者的身份，设置对人事档案资料相应的访问权限。另一方面，要加强安全技术和开发安全软件，防止非法入侵。档案信息资源的利用和共享依托了相应的网络技术，加大了人事档案信息泄密的风险，所以必须采用相应的安全技术，例如加密技术、防火墙技术、VPN技术、跟踪监测技术、网络病毒防治技术、数据资源备份等对资源数据进行安全保护，同时增强计算机防范病毒侵入的能力。只有这样才能化解医学院校人事档案资源的安全保密与档案资源利用、共享之间的矛盾，实现人事档案信息化管理的目标，为学校的发展做出更大的贡献。
参考文献：
[1]邵海燕、陶萍.浅论人事档案信息化管理的现状和发展策略[D].沙洲职业工学院学报，2007.
关键词：教学档案 管理工作 高职院校
高校的教学档案是学校档案的主体、核心和重点，同时也是衡量学校教学质量和管理水平的重要标志之一。担负着培养成功的应用型人才重任的高职院校的教学档案管理工作，可以借鉴同类院校的档案管理办法，更应结合高职院校实际建立有自己特色的管理办法，以适应新时期发展的需要。因此本人认为需从以下几方面规范和改进高职院校教学档案管理工作。
一、高职院校教学档案管理工作中存在的问题
1、档案宣传的力度和持久性欠缺，使档案意识不够深入人心，影响教学档案规范管理。
基层单位对教学档案的不重视，致使直接收集教学档案的教学秘书忽视教学档案工作的重要性，错误地认为教学档案工作就是纸张的简单整理、装订，把教学档案工作作为自己的额外工作应付了事。
2、部分教师的档案意识比较淡薄，收集资料困难。
大多数教学、教研人员对教学管理工作认识不足，甚至对教学档案的归档持抵触态度。有的教师认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的，理应由自己来保管，怎么能够交档案部门呢?有的教学人员唯恐材料被移交，经档案部门立卷、归档后，便被充公或以后想再利用将会有许多麻烦，还不如自己保管，平时取舍方便，这也给教学档案材料的收集增加了难度，致使部分有保存价值的、应该归档的文件材料散落在外，得不到及时归档或归不了档，造成档案的不完整和不齐全。
3、一些档案管理人员忽视工作的程序化、规范化，忽视文件材料工作。
他们没有充分认识到教学档案工作在整个教学管理和教学研究中的重要作用，把教学档案工作当作可有可无的一般性的工作。连教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则、立卷归档的程序都知之甚少，从而出现了什么都人档的繁杂现象和入档不完整的断章现象，这样一来，教学档案管理的科学性就大大地打了折扣，严重地影响了教学档案的开发和利用。
4、缺乏应有的目标考核和奖惩兑现制度，难以调动各级档案人员的积极性和创造性，在一定程度上影响着高职学院教学档案收集管理工作水平的提高。
二、解决问题的对策
(一)提高各级档案人员综合素质，增强全员档案意识。
提高档案专兼职队伍素质和服务水平及档案形成者的档案意识与档案质量有着密切的关系，加强教学档案工作，要不断地加强教学档案管理重要性的宣传，加强教学档案管理者的业务知识培训，增强各级档案人员的档案意识，落实各级教学档案责任制，主动寻求教学和科研工作者的理解和支持。首先，要抓紧抓好档案队伍建设，充分重视档案工作人员再教育的重要性，要组织他们学习档案管理基础理论和有关政策条例，提高管理水平和管理能力，规范教学档案收集工作，提高工作质量。其次，教学档案管理者要牢固树立为一线教学服务的意识，克服重管轻用的思想，积极主动地想办法，创造性地开展工作，充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用，不断提高教学档案的服务水平。再次，要教育档案人员，既要有爱岗敬业、自甘寂寞和无私奉献的精神，又要熟悉业务、积累经验提高档案工作的能力，献身档案事业。
(二)加强教学档案管理的系统性、完整性、可靠性，开创性开展基层教学档案管理工作。
要开创性开展基层教学档案管理工作：一是必须打破原来的收集管理方法，把档案工作重点放在教学档案的收集、管理和利用上。经常深入教学第一线，到各个学院收集档案，收集的过程既是宣传档案工作的过程，又是互相交流的机会，可及时了解和掌握新时期的教学工作所产生文件材料的内容和教学工作对档案的需求，做好教学工作中有特色、有突出效果的材料重点收集，按分院(系)立成专卷，既丰富了馆藏档案，也可激发教学部门积累和主动移交档案的积极性，更好地为教学服务。二是建立严密系统有序的管理体制，为文件材料的规范收集提供保证。制定相应的教学档案管理制度和教学档案管理实施细则，对教学档案的归档范围、期限和立卷归档的原则，及立卷归档的程序等做出明确的规定，对分院(系)教学档案提供者提出明确的工作目标和工作要求，确保档案收集的完整性。三是因地制宜实施教学档案的收集和管理。分院(系)在进行教学档案归档时，与教学行政主管部门和学校分为三级管理体系，制定相应的档案管理范围，分院(系)只保管比较微观的资料，学校管理宏观的与教学有关的档案，这样既有利于各分院(系)查询，又减轻了学校档案室的负担。同时分院(系)根据部门教学档案管理也可制定相应的教学档案管理责任制，让分院(系)所有的教师都承担一定的提供教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期地交兼职档案员(教学秘书)，兼职档案员统一汇总后存档，这种责任制能有效地将这项工作细化，有利于执行，能够从制度上保证教学档案长期有效地收集和保存。四是采取一系列措施，健全完善档案规章制度，通过制度建设，规范学校教学档案管理方法和程序，同时档案人员通过完善的制度建设，对档案进行实时控制也成为可能。五是建立起相应的档案工作领导体制以及与学校整体发展相适应的档案工作机构和档案工作网络体系，并将档案工作纳入学校的发展规划和年度工作计划之中，为学校档案工作的发展创造良性发展的环境，为学校档案工作的正常开展提供可靠的组织保障。
(三)实现教学档案目标管理，提高教学档案的开发利用价值。
关键词：高职院校；学生档案；管理
1对高职院校学生档案的正确认识
第一，学生档案是学院档案的组成部分，也是国家人事档案的重要组成部分。需要加强管理，完善档案管理制度，提高档案的研究和应用价值。第二，随着高职院校建校规模的扩大，招生人数增加，在教育体制改革的大背景下，学生应征入伍、出国留学、考公务员及就业渠道的多样化，档案的作用也越来越大。学校管理好学生档案，能为用人单位人力资源管理提供便捷。第三，档案管理也反映了高职院校的管理水平，对深化教学改革，提高教学质量和教学管理水平，以及对高职教育质量和学生素质的提升，都有着重要的意义。第四，高职院校学生档案是高职院校评估的一项重要内容。尤其是在高职院校评估和升本过程中，档案直接记载学校教学历史，反映学校教学工作全貌，记录学校人才培养的全过程，在人才培养水平评估工作中具有重要的作用。第五，高职院校学生档案中记载着学生在各个时期的学籍卡、成绩单、奖惩证明等，主要用于毕业生的转正定级、工龄计算、社保福利、因公出国政审等。因此，建设、管理、使用好学生档案是高职院校应尽的义务。
2高职院校学生档案管理存在的问题
当前，很多高职院校往往把主要精力投入到教学管理以及招生就业上。在学生档案管理方面还存在管理不够严格、程序不够规范、制度不够完善等问题。
2.1档案管理意识不强。高职院校的人才培养方式与高校有着一定的区别，往往注重学生技能的培养和实践能力的提高，对学生的档案管理不重视甚至是忽略。很多学校对档案管理不重视，档案管理部门对档案材料的收集和整理不及时，通常是在学生毕业时才完善归档材料，出现问题存在互相推诿的现象。大多数毕业生对毕业离校后的个人档案流向、人事托管等事项缺乏了解，可能影响到毕业生的户籍去留，更直接影响他们上岗后的社会福利待遇、职称评定等问题。加上社会造假成风，很多学生为提升自己的就业竞争力，篡改成绩、私自填写评语、夸大事实。
2.2档案材料内容不齐全。学生档案归档材料应包含：学生登记表、学籍登记表、奖励处分材料、军训成绩、入党和入团相关材料、学年评语表、计划内学生高考成绩单、家庭情况调查表、体检表及相关材料。多数高职院校在学生档案材料的归档方面，对归档的范围没有明确的要求，已归档的材料达不到真实、完整、规范的要求，全面反映学生素质的客观材料不完善，多主观评价的内容，反映学生成长轨迹的客观材料不足，对学生所做的操行评语过于简单。特别是个人素质、组织能力、团队协作能力及诚信等方面的信息材料过于粗略甚至是缺失，而这些往往是用人单位在选用人才时最为关注的信息。
2.3档案管理部门档案管理的手段落后。高职院校大多不设专门的档案管理人员，且档案管理的方法较为落后，没有科学的档案管理规章制度，致使学生档案材料杂乱或缺失。
3加强高职院校档案管理的措施
3.1建立健全规章制度。为加强和规范档案管理工作，各院校应根据自身实际制订出可行的管理制度和管理细则，保证档案工作规范化、标准化、制度化。设置专职档案管理人员，实行岗位负责制，使管理人员在工作中有章可循。提升档案管理工作地位，加强档案重要性的宣传力度，创造出“人人参与、人人重视”的工作氛围，使学校的工作人员都具有档案管理很重要的意识。要使学生档案管理工作规范化、制度化，学院应当设立专门的学生档案管理部门，制定相应的管理规章制度和岗位职责制度，且要把这种规章制度和岗位责任制推行到各系（部），使各系（部）的教师及工作人员都重视学生档案的管理工作。各系（部）都应至少有一个专门负责学生档案的收集和整理工作的人员，让其配合学院档案管理部门的档案管理工作，以保障学生档案的完整性。
3.2增强档案意识，宣传引导毕业生保管好个人档案。一方面，提高教职工的档案意识，通过对档案的合理利用，促进其档案意识的提高。另一方面，增强学生对档案工作重要性的认识，使学生能积极主动参与档案的管理和维护。让学生认识到个人档案的重要性，因此，自觉重视档案材料的填写，能如实填写档案内容，且书写清楚、格式规范，档案制成材料符合要求。引导毕业生重视自己的档案，减少或杜绝“死档”的发生。另外，对于高职毕业生的档案，高职院校要做好档案转递工作，人力资源市场和公共就业服务机构需要加大对高职毕业生的服务力度，为毕业生提供档案托管、人事、社会保险办理和接续、职称评定等服务，其中对未就业高校毕业生，可以适当减、免收档案托管等费用。
参考文献：
[1]杜君芳.简析高职院校学生档案的管理[J].滨州职业学院学报，2008，（04）.
[2]吕文花.高职学生档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界.2008，（05）.
[3]李凤琴.高校学生档案管理中存在的问题及对策[J].档案.2008，（08）.
引言
随着我国的教育改革不断的深入，在高职院校的发展当中对于学生的档案管理工作显得尤为的重要，学生档案是管理学生的一个基础，想要在学生的管理以及实现其科学化和规范化就要从学生档案管理开始进行，与此同时对于学生的档案管理也是对高职学校对其管理水平的一个重要衡量标准。
一、高职院校学生档案管理的基本概述
（一）学生档案的基本涵义及其特征
随着教育的不断发展，对于高职院校的学生档案的管理也愈来愈重要，从以往的纸质的学生档案到现代的电子档案，在管理上能够很好的适应当前的社会发展，所谓的学生档案是指在学校生活的过程中，对学生的一些在校的经历和学习以及德才能力方面的真实记录反映，通过文字或者是图像声音等形式进行存储起来以备查考的历史记录[1]。对于高职院校的学生档案的特征有着多方面，主要表现在档案的多样性和应用性、周期性和广泛性、共存性和综合性、分散性和动态性，这些特征在高职院校的学生管理过程中有着显著的体现。
（二）学生档案的的价值意义分析
高职院校在学生档案管理上进行有效科学的管理有着其重要的价值意义，首先在教学中的价值意义是能够为教师提供完善且科学的学生的测试资料，能够使得老师更加准确的对学生有一个了解从而有针对性的实施教育，这样能够做到真正的因材施教，从而把教学质量得到有效的提高。同时在学校的科研方面也有着其价值意义，它能够对于教学的改革起到推动性的作用，能够为科研工作提供真实的资料，方便于指导实践教学工作。而在学生自身方面也有着重要的价值意义，根据档案的测试信息能够使得学生更加准确的了解自身的一些不足，从而有针对性的加以提高，在自我意识上也能够得以有效的提高。
二、当下高职院校学生档案的管理现状分析
经过对当下高职院校的学生档案管理工作现状进行了解分析，笔者其中出现的一些问题进行了归纳总结。首先就是对于高职院校的学生档案在管理没有达到规范化，随着教育制度的改革不断的深入，而高职院校的学生档案管理工作却缺乏完善的管理制度，有的院校虽然在管理制度上有着规定，但是严格执行的力度还比较弱，在对学生的档案进行管理的时间主要是在入学和毕业这一阶段，没有把学生档案的真正价值得到充分的发挥[2]。另外就是对于学生的档案内容缺乏个性化，从实际意义来说学生的档案是对学生在校期间的学习状况以及思想政治等方面进行真实记录的一个比较充分的信息依据，还有就是能够推荐学生就业的一个重要的凭证，但是在现实中对于学生的档案内容基本是学生招生录取的材料以及入学的登记表，而真正能够反映学生的情况的内容却没有得到记录。
三、针对高职院校学生档案管理问题的应对策略探究
（一）健全学生档案管理制度
根据以上对于高职院校的学生档案管理中出现的问题，笔者进行了深入的探析，对于以上的问题原因主要是由于制度的不健全或者是管理的不到位，还有就是对于学生档案的管理人员在自身的专业素养方面还有待进一步的提高。首先在要对于高职院校的学生档案的管理制度上加以健全，要把责任明确到位，法制化是当下的档案管理的一种历史性的战略转移，同时也是社会发展的一个趋势，对于当下的高职院校的学生档案的管理制度问题要对规范化的档案管理制度加以健全，统一建档的标准，把归档的内容以及范围要得以明确，对于档案的建设要得到足够的重视，根据统一建档的相关标准，要能够使得学生的档案材料要齐全，对于其中的内容项目要能够有所保证，确保每个学生的档案都不遗漏[3]。
同时还要把档案的利用价值得到有效的提高，对于学生档案归档的内容要能够对档案的全面性以及个体性得到兼顾，既要在常规性的一些内容上得到保障还要在学生的特长以及知识技能方面有着真实的反映，对于学生的社会实践等方面的内容都要纳入到学生档案的内容中去，在就业的时候能够给用人单位一个比较全面的真实信息。对于档案的管理制度要能够实现多渠道多样化的方式，利用现代化的技术来进行对档案进行管理，从而有助于提高工作的效率，也能够和当今的社会发展相契合。
（二）提高学生档案管理人员的专业素质
在信息化技术不断发展的今天，一些先进的技术已经在高职院校的学生档案中得到了应用，这就需要学生档案的管理人员要能够加强自身的专业素养的培养，适应当前的社会发展，更好的把学生档案管理工作做到更好，管理人员要在思想上先要得到解放更新观念，要把以学生为本的思想观念得到树立，另外就是要高职院校的学生档案管理人员在自身得到道德水平上要得到加强并提高，从而更好的为学生服务[4]。在学生档案的工作评价方面管理人员要能够以客观公正的心态去对待，在档案的管理知识方面要得到有效的提高，要能够和最新的档案管理方式相同步发展，如此才能够最大化的给学生的档案管理工作带来新的动力。
