发布时间：2023-03-08 15:26:06
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案数字化建设样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
一、让尘封档案重现光彩
2007年7月，正值“三伏天”，卢龙县档案局组织人员到该县石门镇集贸市场旁边的一座老楼前，顺着看守人所指，前来接收档案的茆建忠和赵文合走进了存放档案的三间屋子。嚯，档案可是不少，柜里柜外，柜上柜下，各类档案横七竖八地躺着，毫无规矩。打开虚掩的柜门，一股发霉的刺鼻气味迎面扑来;拿下柜上的档案，好家伙，满是尘土，里面还夹杂着老鼠粪便或老鼠皮……这便是接收原卢龙县陶瓷厂档案的真实场景。
上世纪九十年代，卢龙县陶瓷厂面临破产，为了挽救这家国有企业，后来由原企业的职工出资入股进行改制，然而没经营几年，改制企业也是艰难维系，无奈宣告企业破产，并最终卖给了一名个人。还在那段时期，在市场经济大潮的洗礼下，卢龙县的很多国有或集体企业像陶瓷厂一样遭遇破产……
2007年，上任不久的卢龙县档案局局长周艳清，开始狠抓档案资源建设，决定依照《档案法》对破产企业档案进行接收，以贯彻落实上级所要求的“资政惠民”。然而起初接收并不顺利，因为时隔已过十年，很多破产企业都被卖给了个人，新的经营者并不太买档案局的帐，无奈，周艳清与县工信局联系，希望在该局的帮助下能够让工作顺利些。就这样，破产企业档案接收开始了。
当县档案局负责接收的同志赶到第一家破产企业县陶瓷厂原址时，位于205国道南侧的一厂大门紧锁，随后转到位于国道北侧的二厂，空空的厂房只有一名60左右岁的看门人，一打听，却不是原陶瓷厂的看守人，而是新经营者安排看院的，经了解，原陶瓷厂的所有档案已经转移，但具置不知道。无奈，接收同志只好给县工信局的同志打电话，经过辗转查找，得知有一个人专门负责看管原陶瓷厂的档案，但因为工资太少，热情不高，看护也是隔三差五去一回。一番周折过后，县档案局与该人取得联系，定好接收日子，发生了本文开头的一幕。
那一天，县档案局整整接收了一双排小货车的原陶瓷厂档案。从车上卸到局机关，因为档案太多，无法及时入库，一尼龙袋、一尼龙袋的档案只好暂存在县行政中心一楼的楼道里，等待工作人员分检、归档，再入库。
参加接收的茆建忠回忆，那时，局机关人少，总共9个人，其中6名女同志、3名男同志。白天，通常由男同志负责前往破产企业接收;回来，大家共同分检。由于很多档案已经发霉，分检时，很多同志都戴上口罩，即便如此，也有人嘴发麻，患上皮肤过敏。为了节省时间，等档案入库时，女同志也跟男同志一起，搬着一摞摞的档案，最晚干到晚上8点多。苦和累不必多说，头疼的是一些看管档案的不愿将破产企业档案移交，他们认为，既然有人买下了破产企业，就自然包括遗留下来的企业档案，都没什么价值，卖了还能换回几个钱。面对这群人的“抵触”，负责档案接收的同志只好做他们工作，讲依据《档案法》破产企业的档案必须向国家档案馆移交，讲原始档案的重要价值。即便如此苦口婆心地做工作，但在那段接收档案过程中，还是有几家破产企业的档案没有接收下来，因为有人将它们当破烂卖了。对此，茆建忠很是遗憾。
局长周艳清说，整整一个月，马不停蹄地接收了十几家破产企业的档案，这些被遗弃的会计档案、科技档案和文书档案，后来在服务百姓上发挥了重要作用。
二、数字化管理便民利民
到2008年，卢龙县档案局总共接收了3万余卷破产改制企业档案，也就在这一年，按照上级政策，卢龙县开始为企业下岗职工办理养老保险接续。这一政策出台，让破产、改制企业下岗职工看到了希望。然而，这一年实在不普通，时值奥运会在北京举办，万众瞩目。为下岗职工接续养老保险一旦处理不好，极易引发重大。这时的县档案局被推到了风口浪尖。
有熟悉政府部门职能的下岗职工很快找到了县档案局，面对他们急迫的查档需求，档案局工作人员加班加点帮助查档;而一些不知道县档案局的，起初先到了改制企业查档，可企业已改制多年，有的档案健全，还好，有的甚至没有档案，甭提下岗职工的档案。当这些失望的下岗职工，辗转打听来到县档案局，大多带着情绪，对此，县档案局的工作人员首先做好安慰，之后和他们一起寻找档案。从满怀希望，到失望，再到重燃希望，满意而归，在为企业下岗职工赢得养老保障的同时，也给县档案局带来了好口碑。据统计，2008年至今，卢龙县档案局共接待企业下岗职工6500余人，调阅利用各门类档案7万余卷，提供涉及招工、转正定级、职工调转等方面的证明5万余份，有力促进了社会和谐稳定。
随着馆藏档案迅速增加和群众日益增长的查档需要， 2009年，卢龙县档案局抓住河北省启动省、市、县三级国家档案馆数字化工程的有利时机，把档案管理向信息化推进。本着“急用先上”的原则，优先把县委、县政府重要档案、珍贵资料以及与民生联系密切、利用率高的劳动人事、林改、计生等档案进行了数字化。
2011年11月9日，卢龙县档案局突然涌入60名群众，把工作人员惊了一大跳。一打听，原来他们都是农村原民办、代课教师。最近，省里下发了为农村原民办、代课教师发放养老补助的通知，这可惊动了一大批人。然而，这些查阅者年纪偏大，有的上班时间过早，有的任教期间换过几个地方，有的连自己也说不清楚具体参加工作的时间和离校时间，怎么办呢？如果工龄校不准，不但查询者不满意，县里也无依据发放补助，而且每个工龄每年每人能达到240元，可不是个小数目，伤不起这些老教师的心！
其实，这些老教师不必着急，现在档案数字化了，只要档案里有，输入一些关键字，就能很快查到。然而，这一天来得实在太多了，没想到以后几天越来越多，最多时达到200人。为了维持秩序，县档案局开始为他们发放号牌。有序组织，既保证了县行政中心正常办公，还为查档节省了时间。短短半个月，为1500人查档，查阅档案2.5万卷，出据证明1万余份。这一年，县档案局获得全县稳定先进单位。
三、优化服务拓展工作触角
档案数字化建设为群众查档、开具证明提供了便捷，也使工作人员腾出更多的时间研究工作创新，拓展工作触角，还与县里的中心工作同频共振。
这些年，该局全面提高队伍素质，在落实“中央八项规定”、力治“”的同时，开展“百问不烦，百查不厌”活动，围绕“让群众好办事、为群众办好事”的主题，推出系列便民举措，优先为70岁以上老年人、残疾人服务，减少他们查阅档案的等候时间，并公开查档人员的联系方式，主动延长查档时间。一些群众来去不便，县档案局还接受电话查阅和咨询服务，避免群众在查阅档案时走“冤枉路”。在其接待窗口，还提供县内相关职能部门、派出所和人口与计划生育部门的办公地点及联系电话等，方便他们办理其它手续。
这些年，该局注重档案编研，编写的《利用档案解决土地权属纠纷》获开发利用档案优秀服务成果优秀奖，《利用民生档案为企业职工接续养老保险提供依据》获开发利用优秀服务成果二等奖，《为民办教师接续养老保险》获开发利用优秀服务成果一等奖。此外，深入历史挖掘，联系县内文化界知名人士，收集卢龙历史文化，先后出版了《走近孤竹》、《漫画卢龙旅游》、《康熙卢龙县志校注》等书籍。
这些年，该局广泛参与县里的中心工作，参与招商引资，连续3年被县委、县政府授予招商引资工作“发展之星”荣誉称号;参与拆迁、文明生态村帮建、联村帮建等活动，连续18年被市委、市政府授予文明单位或文明单位标兵。
[关键词]城建；档案管理；数字化建设
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0178-01
前 言：在我国城市化建设水平不断提高的当下，城建工作所涉及的道路桥梁、地下管线、房屋建筑和基础设施等工程项目的数量也越来越多，给城建档案管理工作到来了一定的挑战。城建档案作为城市发展进程研究的重要依据，传统的纸质档案管理方式已经无法适应现代化的发展需求，特别是在以互联网为代表的信息时代中，无法满足人们对信息实现传递和共享的实际要求，且存在调阅困难、占用空间大、管理效率较低等缺点，如何以计算机技术为依托，大力推进城建档案管理数字化建设已经成为城市发展中的重要内容，因此必须要亟待解决的实际问题。
一、 档案管理数字化概述
档案管理数字化的实现是通过扫描仪、数码相机等图像采集设备，对原始纸质档案信息进行完整的采集，进而形成能够被计算机系统所识别的文件类型，最后存储到磁带、光盘等信息载体之中，以提高对档案的管理效率，实现资源共享。档案管理的数字化建设是一项复杂且系统的工作，主要涉及到了资料整理、数据备份、设备选择、存储与建库、扫描录入等多方面的工作内容，在科学技术水平不断发展的现阶段主要呈现出以下两方面的的态势：一是在全社会范围内都开展了档案管理数字化建设工作，在高校、城建、企业等各个行业领域中都尝试了档案管理方式的转变；二是初步形成较为合理的管理体系，虽然纸质档案仍是主要的保存方式，但数字化建设已经成为档案管理的必然发展趋势。
二、 城建档案管理数字化建设的意义
（一） 符合时展的需要
在城市现代化发展的过程当中，推进城建档案管理数字化建设，创新传统管理模式，是是到发展的必然趋势。依托计算机信息技术，在城建各部门中建立起档案管理的数字化平台，一方面彻底改变了以往分散式管理的模式，使得档案的查询统计等工作的效率实现了提高，另一方面又为档案资料信息的共享提供了实现的可能。
（二） 利于城建档案管理的规范化
推行城建档案管理的数字化建设，将城市建设中的所有工程项目都纳入到数字化管理的体系当中，通过网络和数据操作技术等，按照统一的标准对城建档案进行管理，确保了其工作的安全、准确和高效，使得档案管理各项工作的开展都更加的规范化，从而为城市建设提供更好的基础服务。
（三） 利于城建档案的开发
城建档案管理数字化建设，对于城建档案的开发产生了极大的促进作用。城建档案管理数字化建设为用户构建了信息资料查询的平台，用户只需要直接登录到城市基础设施建设信息服务平台，就可以进行相关的信息搜集和业务申请，并与社会其他行业领域之间形成合作，进而形成了集成化管理的运行模式，实现了数字化资源的整合。
三、 城建档案管理数字化建设的内容
城建档案管理数字化建设是城市实现现代化规划和建设的重要参考，对于城市的可持续发展具有着十分重要的现实意义，开展和完善城建档案管理数字化建设的工作，应该对原有的思维定式进行突破，并从以下几方面内容进行着手：
（一） 规范城建档案管理数字化的指标和要求
规范城建档案管理数字化的指标和要求是推动其工作开展的前提条件和主要方式，特别是对档案资料信息的收集、整理、加工和存储等一系列工作而言，进而实现对城建档案管理的规范化和标准化控制。在参考国家和行业标准的基础之上，对以下工作要求进行明确：①城建档案信息资源的数据格式要保持一致，以保证信息传递的有效性，消除交流障碍；②城建档案业务处理的要求要实现各部门的统一，特别是档案数据统计口径的统一设计，以保证档案数据的实用性；③对档案管理工作者的行为进行规范性指标的要求，尽可能的避免因人为原因而出现的工作漏洞，以保证城建档案的安全性和真实性。
（二） 合理设计档案信息数据库存储功能系统
城建档案管理系统通常是由专业的软件开发企业来承担建设的，但是为了保证系统建设的科学合理性，其档案管理部门的工作人员也应积极参与到前期的方案设计工作当中，使得管理系统的网络建设中的硬件平台和软件平台都具有稳定性和可靠性；其次，要对数据库进行合理的设计，主要涉及到文档库、空间库和影像库三方面，且三者之间存在相互联系，对其进行资料编码，以保证用户能够准确的调取所需要的内容；再次要创建高效的检索系统，利用多媒体技术对不同载体的档案信息进行高效整合，实现对档案资源的多层次开发，以保证档案数据信息的安全性。
（三） 加大城建数字化档案馆建设的力度
城建档案馆的建设是实现城建档案管理数字化建设工作中的重要环节，其是对城建档案进行集中管理的主要场所，是社会资源消费的系统之一。数字城建档案馆的建设应该以信息资源的高效利用为最终目的，以数字信息系统平台为途径，以面向馆内的“统一管理平台”和面向馆外的“统一门户网站”为核心，实现信息服务从“被动”向“主动”模式的转化。加大城建数字化档案馆的建设力度，实际上就是在城市中建立较为完善的信息化网络，将城市建设项目、发展规划等多方面实现综合，在城市建设部门、审批部门和管理部门等实现资源共享和协调配合，实现城市科学合理化的未来发展。
（四） 发展城建档案数字化管理的人才队伍
档案管理工作人员的自身素质和水平能力是影响其管理工作质量和效率的直接因素，因此为了保证城建档案管理数字化建设的有序性，必须要建立档案数字化管理的专业人才队伍。一方面要通过开展多种渠道和形式的业务培训活动，使得工作人员能够熟练的掌握现代化信息技术，提高其运用计算机网络平台的技能；一方面要通过开展多种形式的教学教研活动，向其介绍最新的科技动态的应用现状，以提高城建档案管理人员的素质；另一方面还要对领导层人员的知识结构和领域进行更新，确保城建档案管理数字化建设具备优秀的领路人。
结束语：综上所述，城建档案管理数字化建设是一项系统且复杂的工程，要想切实发挥出城建档案管理的重要功能，提高城建档案管理工作的效率和水平，就必须要转变工作人员陈旧的管理理念，打破传统纸质档案管理的模式，从发展信息化人才队伍、完善档案管理制度体系、设计数据库存储系统等方面来实现城建档案管理的数字化建设；当然，由于城建档案管理数字化仍然处于一个探索的阶段，还需要工作人员对其进行不断的深入研究，以推动城市经济的可持续发展。
参考文献
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[关键词]数字化；安全；档案；数字档案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）16-0-02
随着信息时代的发展，信息查询速度和数量不断提高，档案信息工作不断深入和推进，为使馆藏档案得到更好的利用，档案部门迎来了馆藏档案数字化的浪潮。传统的纸质档案在检索和查阅上都较为复杂，保存效果也较差，不利于档案的开发利用，数字档案存储空间小、利用便捷，所以将纸质档案数字化成为档案工作的主流趋势，为了节约人力、物力资源，控制成本，数字化外包走上舞台。南京中医药大学档案馆也加入了数字化的大军，根据几年来的数字化工作经验，对工作中存在的问题做了总结和思考。
1 做好档案数字化的前期准备
1.1 进行市场调研，做好标书
通常招投标部门会根据标书要求结合竞标价格来确定中标方，所以要得到满意的竞标商，首先要做好前期的调研和考察。对已经完成数字化和正在进行数字化的单位走访，了解数字化服务公司的情况和数字化部门对该工作的意见，实地体会数字化现场工作并了解数字化流程和注意事项。征询专家和相关行政机构的意见，结合企业背景和档案数字化外包规定，邀请符合条件的公司到单位竞标，择优选择。
1.2鉴定、统计要数字化的档案，签订相关协议
结合本部门资金和需求，对馆藏档案进行鉴定、统计，按照密级和年限确定数字化的范围和数量，根据鉴定、统计结果，和公司签订“档案数字化加工合同书”。此外，还应签订“档案数字化加工保密协议”，明确双方各个环节的工作内容、权责问题及保密责任，保障数字化过程档案信息的绝对安全。
1.3做好场地的安全设施布置
首先，工作室需要进行全方位24小时监控，要安装前后摄像头，保证360度无死角。其次，做好电子产品检测，合同中规定禁止携带电子产品，但是档案部门不可能对外包人员搜身，有效的办法是采取电子探测，但自动电子探测门的代价较高，扫描工作本身又短期性的；人工探测费用可以接受，但是扫描人员较多，且出入频繁，长期守门也不现实，所以这个问题仍然不能得到很好的解决。最后，做好场地信号屏蔽，场地是无网络的区域但是却因为条件限制，可以接收手机信号和网络信号，所以应安装信号屏蔽器。此外，U盘变得越来越小，越来越隐秘，装饰品成了U盘的外衣，主机USB口也较隐秘，U盘插上去人眼几乎都无法察觉，更不用说安装在高处的摄像头，因此还要拆去主机上的所有可能外设安插接口。
1.4 与外包方提前协商，尽可能保证人员稳定性
扫描工作较为枯燥，且含金量较低，工资偏低，工作人员多为年轻、低学历人群，这就造成外包公司中扫描人员整体素质偏低且流动性大。而人员变动由外包公司管辖，档案部门无权干涉，这会造成后期档案检查中出现问题时权责不清，如档案单页丢失，扫描数据交接不清等问题，给档案的安全性带来极大的隐患。
1.5 制订数字化加工方案
按照《中华人民共和国行业标准（DA/T 31―2005）纸质档案数字化技术规范》的要求制订加工方案，包括：前期准备标准（借还档案，扫描文件命名、电子目录与纸质目录校对，纸质目录与纸质原件校对），扫描中标准（确定文书、图纸、照片等不同文件的格式、分辨率、大小、色彩度等参数；扫描操作规定，要保证纸张，页码顺序、案卷顺序、档案盒都保持拆卷前的状态，规定问题另行备注不可在原件上进行，不能因加工或拆卷而造成对纸质文件的损坏）、质量检验标准（确定检查标准，文件歪斜、纸张大小与原件不符、页码顺序不对、漏页或重复、PDF文件未双层处理、文件不清晰、光盘刻录数据损坏、数据不全等重新处理）。
2 档案数字化工作的实施
2.1 借阅归还档案
档案应遵循当天借出、当天归还的原则。双方工作人员均要在“数字化档案借阅记录”上登记、签名，写清案卷数量和卷号、借出和归还时间、双方负责人签字。在档案出库入库时都需清点清楚，出库后数字化服务人员检查有无缺损，入库时档案部门负责人检查原件是否复原，数目、排序是否正确，有无缺页损坏等问题。档案应及时还回到库房，以免信息外漏或者丢失。通常，实际工作中，纸质档案较重且较多，搬运过程只能记录档号和卷数，内部虽有目录但装订完了后很难做到一页一页的检查，被遗漏或者定错一页或几页，如果纸质的档案常年未被利用，根本无法察觉，多年后再发现也无从确定是怎么漏失的；以件为单位的档案，由于统计数量更加庞大，一份一份地查看更加不现实；档案因年代过久，纸质易因老化出现损坏；工作人员有时也因翻页时动作幅度较大造成原件受损；案卷过厚，数字化服务人员装订不仔细，个别纸张会错位，造成打孔时打在内容上，破坏了原件等。因此，纸质档案交接过程中需要工作人员耐心、细致，制定技术标准和流程规范，保持操作的统一，保证纸质、数字化档案的安全。而目前好多档案馆库房、办公区较小，有的仅一墙之隔，扫描直接在库房中进行，虽然方便操作，节省了空间和时间，但给档案的安全带来了极大的隐患，所以这种情况要杜绝。
2.2 档案扫描过程
第一，拆卷。档案不论是件、卷、盒，都应遵从复原后保持档案装订原貌的原则，所以在拆卷时要按照顺序，一本本有序进行，力度适中，以不损坏档案为原则。第二，扫描。扫描的文件、图片、图纸都应达到制定的数字化标准的要求，保持内容、大小、色彩均与原件一致，应按照文件编号处理、合成一份文件，按照规定的命名方式命名，等待挂接。通常，普通文件按300dpi黑白扫描，老旧泛黄档案和彩页按300dpi彩色扫描，并保存为PDF和JPEG两种格式；照片扫描像素为600dpi以上，保存为JPEG格式；图纸扫描像素根据图纸大小调整，以内容绝对清晰为标准，保存为TIF和PDF两种格式。老旧泛黄档案如果破损严重或无法直接扫描，还需要先进行修复处理。扫描的图片通常要进行纠偏、去污、拼接、裁剪等技术处理。第三，装订。扫描完成后，应将档案按照档案的装订原貌进行重新装订，且应注意保持档案的页码、件号、卷号顺序不变，内容准确、无遗漏。
3 档案数字化数据后期处理
3.1 数字化数据检查
扫描工作量大，重复性强，档案具有相似性，扫描时容易造成漏页，错页的现象，因此，数字化后的档案数据要进行质量检查。因为数字化数据量巨大，采用抽检的方式进行检查。通常，数据验收时抽检的比率不得低于5%，合格率达到95%以上（含95%），认为合格（合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%）。但实际工作中发现，档案需要绝对的完整、清晰和真实，抽检对档案工作来说存在有很大的问题。首先，扫描工作具有主观性，和扫描个人认真程度密切相关，所以常常发现扫描问题是扎堆出现的。其次，案卷需要装订，就容易出现页码遗漏、标注错误的现象，数字化过程也是二次纠正的一个好时机，而抽检很难发现。最后，如招投标、科研文件部分档案不需要数字化，数据自然会出现断码的情况，抽检很难排除缺页原因是断码还是漏扫。况且由于数量巨大，一旦挂接入系统，后期利用中很难发现问题，一旦出现问题后，纠正也很麻烦。为了解决遗漏问题，可能档案还要重新扫描、处理，然后再覆盖系统数据、光盘数据、移动硬盘的错误数据，还会给利用者带来不便。所以本馆采用一页一页检查的方式，虽然耗时耗力，但一劳永逸。审核完毕后，一定要尽快针对问题进行修改，再次检查无误后，必须负责人或相关领导确认、签字后方有效。
3.2 存储、备份数据检查
电子数据需要载体存储、备份，通常保存载体为光盘、移动硬盘、服务器等。为保证数据安全，通常采用在线、离线备份和多套备份方式。所以检查过程要针对不同的备份载体进行。通常针对设备是否正常（光盘、移动硬盘是否可读）、数据是否可正常读取、数据数量是否正确，数据内容是否完整等标准检查。检查完成后离线备份数据需要进行目录著录、粘贴标贴、存放入库等操作，以便今后的管理和利用。
3.3 原文挂接
数字化数据检查无误后，可以将其挂接到系统中对应的目录下，开始进行利用。因数字化文件数量巨大，通常采用批量挂接的方式，需要文件名称与数据库中目录一一对应，这是就体现了文件命名规则的重要性。挂接过程会出现电子目录找不到，或者目录多条的现象，就需要即使修改电子目录，重新挂接该条数据。挂接完成后，需要针对挂接的数据进行检查，通常问题有数据显示不正常、文件打不开、挂接漏页、挂错位置、文件格式错误，无法下载等问题，因文件内容本身就大，数据量又多，工作量也更加庞大，通常只能采取抽检的方式进行，抽检的比率不得低于5%，合格率达到95%以上（含95%），认为合格。挂接原文的错误通常都是一眼就可发现的，且不涉及文件内容，所以抽检是可以保证档案的真实有效性，后期利用发现问题后，只需要找出备份文件重新挂接即可，工作量也较小。
4 结 语
馆藏档案的数字化降低了档案的保存成本，提高了检索利用的便捷性，同时也有效推动了档案电子信息化进程，对档案事业的发展起到了积极的推动作用。但因档案数量巨大而催生的数字化外包，给档案安全也带了新的风险。档案部门除了在数字化外包期间做好上述的工作，还应增强工作人员的安全意识，对全馆人员进行数字化安全风险教育，让档案工作者做好数字化期间的监督工作，确保数字化工作期间，档案信息和原件得到最大程度的安全保障。
主要参考文献
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中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）05-000-01
摘 要 文书档案是地勘单位的重要信息资源，因此加强地勘单位文书档案建设工作非常重要。随着科技信息化的不断普及，传统的文书档案管理模式的不足日益显现出来，文书档案数字化建设成为地勘单位的一个必然选择。本文从分析地勘单位文书档案管理现状及文书档案数字化建设重要性入手，对文书档案数字化建设的具体方法进行了探究，并指出了文书档案数字化建设中要注意的几个问题，旨在促进地勘单位文书档案管理模式的转变，提高文书档案管理质量。
关键词 地勘单位 文书档案 数字化
文书档案是地勘单位的重要信息资源，对地勘单位的发展有着重要的意义。随着地勘单位开发项目的不断增多，传统的文书档案管理模式已越来越不适应社会及地勘单位发展的需要，文书档案的整理及储存工作成为地勘单位的一项重点及难点工作。地勘单位文书档案数字化的建设不仅能够有效解决传统文书档案管理中的问题，而且能够在很大程度上提高管理效率，是地勘单位加强文书档案管理工作的必然选择。
一、地勘单位文书档案管理现状及数字化建设重要性分析
（一）地勘单位文书管理现状
从目前来看，纸质文书档案仍然是我国大部分地勘单位进行文书档案管理的方式，但是这种传统的管理方式存在的问题及不足是比较明显的。一是管理难度大，由于纸质文书档案在管理过程中非常容易受潮、破损及遗失；二是由于纸质档案资料多，要合理存放，需要比较大的空间，管理成本比较高；三是比较容易出现安全问题，由于部分地勘单位没有建设专门的档案室，致使文书档案储存比较乱，很容易出现存放安全问题。
（二）文书档案数字化建设的重要性
结合目前地勘单位发展的需要及传统文书档案管理工作存在的问题，地勘单位加强文书档案数字化建设就显得尤为重要。一是文书档案数字化管理是对传统管理方式的变革，可以缩短与现代化的、数字化档案管理之间的差距；二是实现数据化管理可以在更大程度上提高文书档案的管理水平、使用效率以及加强对文书档案的保护。三是是贯彻落实国家档案局、中央档案馆印发的有关“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”文件要求的体现。总的来说，随着社会经济水平的提高，文书档案数字化建设的重要性和必要性日益突显，已经成为档案管理部门高度重视的一个问题。
二、地勘单位文书档案数字化建设的具体方法
（一）地勘单位文书档案数字化管理系统的建立
要实现地勘单位文书档案数字化管理，就要从建立文书档案数字化管理系统开始。首先，地勘单位应该运用新型的数据设备，提高档案数据库的先进性，提高档案数据库的利用效率。其次，数据库管理人员要通过认真的输入检验以确保
文件资料录入的准确性。此外，要重视对文书档案原文件的数字化处理工作，充分利用扫描仪、数码相机等新型数字化设备进行处理，逐步完善数据库内的文文书档案内容。
（二）系统网站的建立
地勘单位文书档案管理系统建立后，管理人员就要进行局系统网站的建立工作。首先，管理人员要结合网站资源的管理与共享方式，以提高地勘单位文书档案的管理效率。其次，在注册局系统网站的过程中，管理人员应与相关政府网站进行连接，实现网络资源共享，提高地勘单位文书档案资源的利用效率。此外，应该逐步实现文书档案的网上现行文件查阅方式，以不断提高地质矿产勘查部门的政务工作服务水平。
（三）文书档案监管体系的建立
有效的监管措施是提高文书档案管理工作效率的有效保障，因此，地勘单位在建立局系统网站后就要建立相应的监管体系。首先，要加强对文书档案资料信息录入的监管。其次，在文书档案数字化建设过程中，要加强电子文件的利用与收集工作。此外，文书档案管理人员在实际工作过程中，针对固有档案管理软件的实际使用情况及出现的问题及不足，对档案管理系统进行不断的优化与改善。
三、地勘单位文书档案数字化建设注意要点
（一）加强对原文件的保管工作
由于在进行文书档案的管理过程中，尤其是在进行电子化扫描的过程中，需要把档案拆开，如果不注意就很容易l生文书档案的丢失或破坏等情况，因此一定要加强对原文件的保管工作。扫描时要正确设置扫描参数，以确保扫描图片的质量。
（二）重视文书档案质量检查工作
质量检查工作是保证文书档案资料质量的有效途径。文书档案质量检查应包括数字化前文书档案整理的检查、对数字化后的数据质量、图像质量检查，从完整性、排序正确性、图像文件原貌保持性及清晰度等方面进行检查，以确保文书档案资料数字化后的有效性。
（三）做好文书档案保密与保管工作
在档案数字化过程中，做好文书档案的保密与保管工作是非常重要的，对于一些不能对外公开或泄密的文件，应安排专门的档案工作人员进行扫描，同时，在纸质档案扫描而形成电子文件的过程中，应安排专门人员负责保密与保管监管工作工作。此外，要安排专业的档案管理人员进行该项工作，以确保工作的效率。
参考文献：
关键词：数字化；档案管理
数字化档案馆是一个可扩展的网络应用系统平台。关于数字化档案馆的概念，目前国内外尚无统一认识，我们将其概括为：数字化档案馆是运用数字设备和技术，收集管理、利用档案信息的数字化、信息化、网络化的系统。通过各种方便的手段迅速地检索出所需要的档案资料。以上形成的数字化档案资料可以到局域网、广域网，最终实现“数字化档案馆”。
1 数字化档案馆建设的必要性和紧迫性
1.1 建设数字化档案馆是时展的需要
我们的时代已经进人了信息时代。计算机、因特网已进入社会生活的方方面面，改变着人们的生存方式、工作方式、思维方式，档案工作不可能游离于社会发展之外。从20世纪80年代开始，计算机就开始用于档案管理，但由于众多的原因，档案馆使用计算机还只处于部分档案的检索、统计等方面，并没有发挥其应有的作用和价值，更谈不上建设数字化档案。
1.2 建设数字化档案馆是参与建设国家信息高速公路的具体体现
建设数字化档案馆是社会信息化建设的基础建设。档案资源属于国家信息资源的重要组成部分，馆藏信息的数字化和传递的网络化，使得数字化档案馆可以通过计算机网络实现档案资源的有效利用和共享，改变目前互联网上中文信息缺乏的局面。对于弘扬中华文化，抢占因特网上的中文信息基地具有重要的意义。
1.3 建设数字化档案馆为社会主义物质文明和精神文明建设服务
数字化档案馆以其对信息的加工整理和有序组织，优化馆藏结构，最大限度地满足用户对档案信息的需求，为利用者提供更多更有效的档案信息。这些档案信息通过各种方式作用于两个文明建设，最终会成为科教兴国的源泉和动力。同时，档案信息可以说是前人实践经验和聪明才智的概括，占有有效的档案信息对于国民素质的提高将会产生巨大的推动作用。
2 数字化档案馆建设的主要内容
数字化档案馆系统应包括以下内容：电子文件管理系统（流转和归档）；虚拟电子档案室业务流程管理系统；档案馆藏业务管理系统；档案局办公自动化系统；档案门户（包括现行文件中心查阅等）；档案数字化影像加工系统；全文检索系统。
根据对数字化档案馆的认识。可以认为数字化档案馆建设的重点应放在采取必要的计算机软硬件技术以及其它相关技术能够对即将移交进馆的数字档案实施有效管理。这就要求档案工作人员对本地区目前已经形成的数字档案和可能形成的数字档案的种类、管理方式等有一个全面、系统的调查和了解，为相关技术人员研制数字档案管理系统、购置硬件设备等提供科学依据。对现有馆藏档案如纸质档案、照片档案、缩微档案等进行数字化工作，也是数字档案馆建设的一项重要内容。
数字化档案馆的标准应该是：1、馆藏资源数字化。数字化档案馆的馆藏是以数字化信息为主，能直接被计算机识别和处理，分为机读型和网络型。机访型是由单合计算机处理的信息；网络型是通过因特网进行远程传递的论息。2、空间的虚拟化。数字化档案馆是一个开放的档案馆，通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，资源共享，每个数字化档案馆都是全球网络档案馆的一个节点，从一定意义上说数字化档案馆的馆藏可以无限扩大。3、信息传递网络化。通过因特网传递馆藏信息，不受时间和空间的限制，提高信息利用率。4、信息检索智能化。通过计算机进行智能化检索速度快、效率高、范围广。5、用户使用方便化。用户可以在任何时间任何地点通过计算机方便地使用档案信息。
3 如何才能建设高效、有序的数字化档案馆
数字化档案馆的建设既要考虑信息时代的要求，又要考虑充分利用现有档案馆的信息基础和物质基础，要从实际出发，采取传统档案馆的数字化和文书处理部门、档案馆（室）同时开展数字化工作两条脚走路的方针来构建我国的数字化档案馆，是切实可行的。
首先，各档案馆对馆藏档案进行数据化，即通过计算机、扫描仪等现代电子技术产品将现有的档案信息转化实现数字化，同时为非数据化的信息编制机读目录和索引等二次信息，并实现数字化，使传统档案馆对实体档案进行管理的同时也管理数字化的档案信息。在数字化档案馆里可能保存有三种类型的档案，一是印刷型的纸质档案，原有的无需实现数字化或来不及进行数字化处理的档案；二是视听型的录音录像档案；三是数字型的电子档案，对原有的印刷型、视听型档案数字化处理后形成的电子档案以及从档案室接收的数字型档案。
第二，文书处理部门在处理各种文书过程中对所处理的文书信息进行数字化的规定，逐步实现办公自动化和数据化；各行业主管部门制定本行业业务工作信息数字化的规定，逐步使业务工作信息也数字化，从而使国家管理的信息都实现数字化。这些数据化的信息最终形成电子档案交各单位的档案室，形成室藏档案体系并进行管理。
第三，机关档案室的各类档案最终交由各级档案馆保存，档案馆要对数字化档案进行分析鉴定，能公开的及时上网公布，对非数字化的信息要尽可能使其数字化，并进行分析鉴定。尽可能以数字化信息的形式提供给用户。
关键词：高校；档案；数字化建设
自从进入二十一世界以来，我国的科学技术就呈现出了飞速发展的景象，在高校的档案信息中也对新的科学技术提出了更多的要求，不断出现的数字化技术给高校的档案管理带来了全新的工具和途径。过去的高校档案管理已经逐渐在现在转变为数字化的管理方式，这是历史发展和技术进步的必然要求。同时，随着高校在数字化建设实践的不断深入，档案信息的数字化建设也同样成为了校园数字化建设的重要组成部分，因此从高校的角度来说怎样更好地利用先进的数字化信息技术参与档案管理，使之更高效地为其服务，促进档案信息管理对高校整体工作的推进作用，是目前高校的数字化改革过程中需要注意的问题。
1 高校档案数字化建设的意义
我国传统的高校档案管理都是利用人工作业的方法，在资料查找的过程中会消耗大量的人力物力，甚至会因为人为原因会带来资料的破损，在在档案进行数字化建设之后，是档案上的内容会被进行扫描和整理，再将数字化的资料进行归类，通过计算机设备录入到学校的数据库中，通过数据库的方式来对档案资料进行管理，这样就能够在短时间内迅速实现查找和搜索，另外这样还节省了空间，方便了维护，还能实现安全存储和资料共享。
1.1 提高档案服务质量
过去的档案多为纸质文件，进行档案管理的方式也多为直接物理劳动，这样的过程非常消耗人力，因此多数资料为了进行保护利用率都不高，这给的俺干的开发利用带来了影响，但是进入到数字化阶段以来，计算机对档案的管理使得该项工作更加有效率，能够保证所有的过程都准确无误，减少了人力和财力的投入，还可以提高整个管理的效率，可以说数字化建设推动了档案管理从人工到数字化的巨大转变。从高校的角度来说，档案管理进行数字化处理之后，学校的每个部门都能够迅速及时地获得最新的需求信息，根据每个部门的需要对信息进行汇总和组织，然后传送到相应的部门，这样就可以最大程度地提高高校的档案服务管理水平，更好地服务于高校其它部门。
1.2 提高档案利用率
近年来，我国的高校规模越来越庞大，每个高校都在面临着更大的档案管理压力，尤其是对学生学籍档案的管理压力，数量非常众多且工作量非常大。因此高校必须要能够采取有效的方法来解决这样的压力，科学处理好创新和发展的关系，提高档案的利用效率，不断推动档案管理的进步。然而我国多数高校的档案管理水平仍然不高，这对我国档案管理事业带来了重大的阻碍，所以说建立好数字化平台对于高校的改革发展具有重要意义。
2 高校档案数字化建设的途径
从高校的角度来说，尽快进行数字化建设以帮助提升档案管理的质量与水平是迫在眉睫的关键性工作，但是也要采取适当的方式，在建设的过程中注意方式方法，这样才能够让数字化技术真正在档案信息工作中发挥应有的作用。
2.1 提高资本投入
当前我国许多高校并没有充分意识到数字化建设的意义，因此在资金上的投入明显不足，这样就极大地限制了档案信息的对外共享，。在档案工作中的资金投入多数都应当用在软硬件上，这样在电子产品不断更新换代的时代中，必须要能够及时进行数字化建设，紧跟时代的步伐，不至于在科学技术飞速发展的今天在管理方式上既然处于落后的状态，这样不仅符合档案工作的发展需要，也符合当今时展的方向。
2.2 保证数字化安全性
档案资料一般都具有高度的机密性和重要性，因此需要对档案资料进行安全性的保障工作，具体可以针对其进行安全化的软硬件设置，同时高校也可以对档案管理人员进行信息安全方面的教育培训，防止其在工作中出现失误性操作或者人为地进行违规的操作，在工作中还能够及时对系统进行检查和维护，并及时清除安全隐患，当前全世界许多行业都已经迈入数字化的时代，档案工作也必须一样，不断学习现代化的管理方式，坚持学习和不断创新，只有这样才能够一直保证高校档案管理的先进性和安全性。
2.3 建设高效管理团队
在高校内部建设一个高效的管理团队，必须要能够使学校的管理人员意识到数字化建设的意义所在，将数字化建设纳入到学校改革发展的重要工作中去，同时高校的工作考评也应当将档案工作纳入到其中，并配备一套与之相适合的管理制度，另外还需要联系学校实际，对工作人员进行合理分配，使档案管理更加全面有效。还有，在工作人员的分配上，学校也应当建立一套人员的流动与动态分配机制，这样可以随时开展灵活的变动，保证所有岗位都能够快速融入新的工作人员，在熟练技能的引导下更加高效地进行档案管理。
2.4 合理规划数字化建设
在对高校进行数字化建设的同时，学校也应当全面考虑自身的实际情况使之具有合理性和规划性，在建设过程中必须有步骤地完成数字化建设。同时，合理地对档案工作人员进行数字化建设的培训和学习，有选择性地对每一个档案部类中较为重要的部分进行数字化处理，在工作中，每一个工作人员都应当具备全局意识，在保证档案信息安全和完整的情况下，为档案信息提供完善的保障，避免信息出现疏漏和错误。
3 总结
总的来说，高校档案的数字化建设具有非常重要的意义，学校的每一个部门都应当重视起来，尽快使用良好科学有效的方法进行相关门类的数字化建设工作，只有将档案管理的效率和质量都提高起来，才能够更好地推动学校整体的建设与发展。
参考文献
[1]马东薇.高校档案数字化建设的新思考[J].北京：科技创新导报，2013（23）：235.
[2]赵连丰.高校档案馆数字化建设的探索研究[J].福州：福建电脑，2010，26（4）：75.
[3]郭燕辉.高校档案管理数字化建设探究[J].郑州：中州大学学报，2008，25（3）：101-102.
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。
首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性
1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
2、形势发展的需求
21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
3、社会强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。二、档案数字化建设的内容
1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3、有重点地抓好数据库建设
目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
三、档案数字化建设的步骤
1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。
2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。
截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考资料
1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《中国档案报》2000年第547期
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。
首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性
1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
2、形势发展的需求
21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
3、社会强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者
二、档案数字化建设的内容
1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3、有重点地抓好数据库建设
目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
三、档案数字化建设的步骤
1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。
2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。
截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考资料
1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《中国档案报》2000年第547期
