发布时间：2023-03-10 14:55:18
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的信息电子化样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
办公自动化、无纸化的提出是最近几年出现的，这也说明了档案事业的发展方向。档案过去都是纸质的，而且生成方式也是起草、签发、催办、归档，过去都是纸质和手工处理，而现在都是使用计算机来实现这些功能，在通过通讯线路进行传送。所以档案就需要能够被计算机所识别，这样档案的存在形式以及利用方式就会有了很大的改变。作为档案信息使用者，专注的是信息的内容，这些内容可能处于各种机读形式的档案，那么如何将这些档案进行系统的提取就是档案工作者所要完成的事情。
二、档案信息电子化有其不可替代的优势
档案信息电子化，其益处有：1.能够对现有的微机进行利用，提高其使用效率。现在很多的档案馆里面的计算机设备使用范围比较窄，软件功能也比较简单，不能满足很多的需求，并且很多的档案馆只是用计算机来进行档案著录和打字的工作，物不能尽其用。2.提高了档案文献的加工效率，保证了其时效性。手工加工的工作模式，存在了这么多年一方面是当时的科技不发达，另一方面也是有其可取之处，但是就当前的情况来说，档案信息电子化，在效率和准确性上要高出手工加工不是一点半点，而档案信息的利用非常注重其时效性，采用计算机加工，能够缩短大量的加工时间，提升档案信息的时效性。3.档案信息电子化属于一次投入多次产出的模式，能够节约信息加工成本，手工编研信息成果出版所需要的经费比较多，而且不能够多次产出，国家对档案部门的拨款毕竟有限，不能够完全依赖于此，所以，使用档案信息电子化可以解决这一问题。4.档案信息电子化容易进行拷贝和传输，这样便于将拷贝送给领导和需要的部门，拓宽了服务范围，让社会对于档案部门的重要性给予重视。
三、解决好电子文件归档工作才能真正实现档案电子化
【关键词】信息电子化 特点 存在问题
【中图分类号】D630.1 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0332-01
一、档案信息电子化的特点
1.能够充分的利用和发挥计算机的功能，提高其利用率。就目前而言，一些基层的档案馆、室对于计算机的应用比较单一，有的甚至只用于档案著录或文件打字贮存，这样就造成了人力、物力财力和时间的极大浪费，致使现代化的设备不能发挥其真正的作用。
2.对于二次文献信息要缩短其加工时间，提高档案信息的时效性。以前的手工信息加工时采用：选题――选材――编辑――出版的工作模式，这种被称作慢工出细活的工作方式，会造成文件资料形成到“二次文献信息”的开发时间过长，导致信息的实效，并严重影响了档案信息的应用价值，档案信息的电子化能够使编者直接利用档案，然后利用电脑功能去完成信息加工工作程序，以便于快捷的出版二次文献。
3.档案信息电子化，能够实现信息的一次投入多次产出，并且改变信息加工工作总是受到经费限制的格局。由于手工编研信息成果出版的费用较高，现在以及以后相当长的一段时间内，国家不可能会给档案部门拨较多经费进行信息编辑，依靠自身解决也是困难重重，一旦纠结不好就会使档案工作者的工作成果变成徒劳。
4.档案信息电子化，电子化的信息可以多份拷贝，并将拷贝成果送到领导及各个部门，这样有利于扩大信息的社会影响，并且扩宽了其服务范围，从而提高了档案部门的地位。
5.档案信息电子化，有利于档案信息与个方面信息技术结合。我国的“信息高速公路”项目已经进入了去不阶段，档案事业要针对这方面的动向，提前拿出对策与方针，使档案工作能够适应这一客观形势的变化和要求，现在的劳动电子化，将为后来的“信息高速公路”中档案信息的完善打下基础。
二、实现档案信息电子化存在的问题
办公自动化改变了传统的办公手段与方式，原来以纸质格式承载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，从而产生了大量的电子文件。如何对自动化办公过程中形成的电子文件进行流转、归档、存储、进馆、利用等环节进行有效管理和有机结合，已成为档案部门迫切需要重点解决的问题。把档案工作带人了自动化与网络化的新阶段，加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的电子化，是大势所趋，也给文件与档案管理带来了巨大的变化。本文对文书档案电子化管理的现状和对策作一些研究。目前，在我国办公自动化虽然逐步已普及，但尚未完全社会化，而档案电子化管理在我国是随办公自动化之后的后起事物，并且在目前我国生产力水平不高，科学技术相对落后的条件下，完全实现电子化档案管理还存在着各种各样的问题和困难，特从以下几点做出分析：
1.软件没有信息管理功能缺乏通用性各档案部门使用的计算机软件不能互用，没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果制约了档案信息电子化的进程。
2.在我国数据交换的机读目录档案系统至今还没有得到完善，档案信息系统和网络建设形式各行其是层次不一规范性开发性共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
3.标准化规范化工作有待提高，档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化，但由于历史原因馆室收藏档案业务基础差案卷质量不高特别是各类档案的著录细则相容性不强系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准仅着眼于某一个馆或某个专业系统无法全面实施推广统一标准这也制约了档案信息工作电子化。
4.档案的技术标准组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件资料是磁盘光盘现行的档案整理分类方法著录标准及有关规定所不能完全适应。
5.电子档案在其形成存贮和共享利用等各个环节中都会存在各种类型和各种层次的安全问题，在网络环境下数字档案信息化应用过程中存在的安全隐患问题表现在数字档案网络化、应用基础环境、技术方案应用系统和设备故障，这四方面无论哪一方面存在问题都会导致数据完全丢失或者系统无法保持原有的有序的存贮状态，这样所造成的危害和损失都是非常大的。
6.档案信息管理人员的素质有待提高，实现档案信息电子化首先管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平不能仅仅满足于一般的计算机操作。
三、对档案信息电子化存在问题的思考
1.实行档案信息馆藏传递网络化。实行档案信息馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化的巨大优势，激发了档案建设电子档案馆的热情。电子档案馆是一项庞大而又复杂的系统工程，而且需要巨额资金和高新技术作保证。在目前我国档案界，许多人都觉得建设数字档案馆所面临的主要困难不仅仅是资金不足，其实数字档案馆建设还处在探索阶段，除了存在资金不足的难题外还有许多难题，其中既有技术因素也有非技术因素，要实事求是地分析现状逐步解决我国档案信息管理工程的数据压缩，数据组织、数据检索、海量信息存储与调配等技术和应用软件中存在的问题。
2.搞好电子文件的收集归档工作。电子档案馆的档案信息资源设有两个方面：一方面是对馆藏档案的数字化处理；另一方面是做好电子文件的收集归档，对于后者它是今后电子档案馆建设的基础，做好电子文件的收集归档工作就成为电子档案馆建设的重要前提和步骤。因此从现在起就要做好电子文件的归档管理工作，要对本地区各部门目前已经形成的应当归档的电子文件，进行全面系统地调查和了解并进行收集归档，还应采取相应的管理手段和技术措施，以保证归档文件的真实完整和有效，如果不采取有效措施做好电子文件的收集归档工作，就很容易使这些电子文件丢失或失真，做好电子文件的收集归档工作，不仅为数字档案馆建设提供丰富的档案信息资源，而且还可以减少档案信息数字化的重复劳动。
一、档案信息电子化的现状
1．档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2．在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是．层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
3．标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因。馆、室藏档案业务基础差，案卷质量不高．特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
4．档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
5．档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人。管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看。许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
二、档案信息电子化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现．使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性．是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件。
三、档案信息电子化的益处
用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处：
1．可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案部门对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用手档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2．缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题一选材-编辑一出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化。编者可直接利用机读形式的档案．利用电脑的功能完成信息加工工作程序。快捷地出版二次文献。
3．档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内。企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。
【关键词】档案；信息电子化；电子文件
一、电子档案的整理方面
目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。
1、文书电子档案整理 一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2、科技电子文件归档 科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。A、基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。B、设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
3、会计电子文件整理 A、工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。B、账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
二、档案信息电子化的现状
1、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2、在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
3、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室 藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
4、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
5、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、档案信息电子化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
四、档案馆应在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫
档案馆查阅利用情况需要了解和统计，但更重要的要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫，即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果，除了要求利用者主动反馈信息外，档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益，主要有以下六大作用：
1、有利于了解档案的价值和作用。档案是否具有保存价值，最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用，最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发，才能了解档案的价值。过去不少单位和领导，为什么对档案工作不够重视和支持，主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态，单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明，这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案，一般都具有利用价值，但其价值的大小，必须通过利用，一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。
一、电子文件定义及其特点综述
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：一是电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；三是电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
一是传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。二是由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。三是由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
三、电子文件归档方式和途径的选择
一、应用信息电子化的文书档案管理的优点
1.办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果是又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.电子文件保存的稳定性。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、文书档案管理信息的电子化的缺点
1、档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。
2、网络化的发展，电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。
3、文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。
4、电子文件兼容问题。随着信息化得普及，电子文件的问题凸显，其中电子文件不兼容的现象尤为明显，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，他们之间不能识别，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这些问题丞待解决。
三、几点应对方法
1.信息化系统内、外网隔离。在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2.提高档案人员的综合素质。一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。
关键词 政府采购 电子化 改革 采购信息 透明度
中图分类号：F812 文献标识码：A
新颁布的《中华人民共和国政府采购法实施条例》第十条规定，国家实行统一的政府采购电子交易平台建设标准，推动利用信息网络进行电子化政府采购活动。这条规定的出台，对于推动我国政府电子化采购改革提供了制度支持并指明了方向，为实现采购信息的公开透明奠定了基础。
1政府电子化采购建设现状分析
我国政府电子化采购建设起步比较早，包括中央政府、中直机关和各地省市政府，都在探索各种各样的电子化采购形式。经过多年的发展，目前我国的政府电子化采购建设还处于分散建设阶段，各个省市政府各自建设、互不联系，导致我国政府电子化采购建设还存在很多问题，主要表现在政府采购网络建设标准不统一、网站建设结构不合理、采购信息共享渠道不通畅、法制环境不成熟等方面，严重阻碍了政府电子化采购的发展，亟需推动政府电子化采购的改革，从而提升采购信息的公开透明度。
2政府电子化采购改革发展方向分析
从各个省市政府电子化建设情况可以发现，经过前些年的分散建设后，目前政府电子化采购建设相关技术已经非常成熟，能够实现从信息到评标的全程电子化，降低了交易成本、减少了人为干预、规范了企业行为、强化了全程监控，实现了采购信息的公开透明。但是由于分散建设，目前还存在很多问题，因此政府电子化采购改革发展方向应该是变分散建设为集中统一，从而从根本上解决网络建设标准不统一、结构不合理、信息不共享等问题，且从瑞典的政府采购也可以发现，实施政府采购的统一建设能够实现政府各部门业务的协同和功能的整合，节省资源，具有重要的意义。
3政府电子化采购建设研究
（1）加强领导组织机构的建设，保障工作的科学有序。瑞典政府电子化采购建设从一开始就由国家司法部统一负责建设、运行和维护，因此，为了推动我国政府电子化采购改革发展，首要问题是加强领导组织机构的建设，建立高效的组织管理机构，从而保障工作的科学有序。建议成立国务院采购中心，负责全国的水利、交通、机电等各类采购工作，下辖政府采购管理办公室，管理中央国家机关政府采购中心、中央直属机关采购中心以及各地省、市政府采购中心，负责政府采购工作的统一指导与协调工作，有关部门要积极配合，共同保障政府采购工作的顺利实施。
（2）规范网络建设的标准格式，确保工作的标准统一。在充分调研的基础上，由国务院政府采购中心制定统一的标准和格式，各个省市政府、中央直属机关以及中央国家机关均按照统一标准和格式独立制作或完善自己部门的门户网站并与主站链接，门户网站主要完成信息引导功能，用于帮助用户查找信息，从而实现用户的“一站式”服务。
（3）开展综合管理系统的集中建设，实现政府电子化采购的集中统一。目前供应商库、评审专家库、采购中介机构库的建设还处于分散阶段，各个采购中心数据不共享，造成重复建设和资源的浪费，不利于全国的推广。因此需要开展综合管理系统的集中建设，在全国范围内开展评审专家管理系统、供应商管理系统、采购中介机构管理系统以及企业诚信管理系统等子系统的建设，各个政府采购中心可以得到授权，下载使用子系统数据，从而保障数据库建设的综合统一，为政府电子化采购的集中统一奠定基础。
（4）完善信息共享机制，提升政府部门间的工作管理水平。当前各个政府部门间存在信息壁垒，降低了工作开展的效率，不利于提升工作管理水平。因此需要实行“协议式”信息共享机制，提高政府部门间信息交流共享水平，同时要制定信息安全标准，解决信息传递过程中的信息保密和安全问题，从而最大限度地加强政府部门间的工作沟通与合作，提升政府部门间的工作管理水平。
关键词：电子化 基本建设档案 信息资源 资源共享
随着计算机技术在基本建设全过程管理中的应用和普及，必须把文档一体化的管理理念延伸到基建档案的管理工作中，对基建档案实行纸质文件、图纸等的电子化管理，是对基建档案的完整性、系统性和准确性的有效控制。计算机网络技术的发展，为基建档案管理软件在基建档案管理中的运用提供了技术支撑，基建档案管理软件网络版可以在一个单位内部或网络多用户的环境下，由不同的角色完成基建档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等工作，并通过系统管理权限的设定，实现基建档案信息资源共享。那么，如何实现电子化背景下基建档案信息资源的共享呢？笔者认为应做好以下四个方面的工作：
1 基建文件材料收集必须重视电子文件的来源
基建档案是直接记述和反映基建活动的文件材料，必须尊重基建文件材料的来源原则，基建档案来源于建设单位、审批部门、设计单位、施工单位、审计部门、财务部门等环环相扣的职能部门。基建档案材料由工程前期、中期、后期三个阶段组成，即立项目阶段、实施阶段、试运行及竣工验收阶段。三个阶段由不同的单位与部门根据不同的职责形成了成套性基建档案材料。其形成的规律是遵循基本建设的程序，既从基本建设中长期计划，项目建议书、可行性研究到地质、水文、消防、抗震、初步设计、施工准备、施工图设计、招投标、施工至初步验收、试运转、竣工验收、工程审计、决算等各阶段文件材料的形成到转化为档案的分类、整理、编目是一个完整的运动过程。在实际工作中，要将基建文件材料管理工作纳入工作计划，纳入工程建设工作程序及管理部门职责范围和相关人员的岗位责任制，以保证工程文件材料收集齐全完整、准确系统。各单位、各部门要根据基建活动不同的阶段，不间断地对基建电子文件的内容、结构、背景等信息进行及时、全面的收集，并使电子文件的主体信息与相关信息形成整体结构，保证电子文件的齐全完整，为实现数据资源共享打下良好基础。
由于基建文件材料的来源是多方面的，其产生的文件材料没有采用统一格式的电子文档，某些单位只能形成纸质材料。这就要求立档单位要注重对不同来源的文件材料、图纸、计算书等进行电子数据的转换工作。对纸质材料进行电子扫描处理，对于立档单位基建档案管理软件数据不能兼容的电子文件进行数据接口，这样才能确保基建档案系统文件材料数据来源的齐全完整与准确。
2 使用统一标准的档案软件，为基建档案数据资源的共享提供良好的介质条件
基建档案数据资源共享的实现比文书档案数据资源共享要困难得多，因为基建档案的形成是跨系统、跨部门，而各系统、各部门还没有使用相同的档案管理软件，如果各单位不是使用统一的基建管理软件，就会存在着系统文件格式标准和数据库的设置不同等问题，这将影响数据资源共享的实施。
在基建档案管理软件功能方面，软件实用性和灵活性两方面要完美地结合。实用性指的是软件的总体模块设置，要符合基建档案管理工作的范畴。软件界面设置的人性化，档案人员跨入计算机管理档案的门槛就会变得很低。因为，人机对话界面的合理性、易懂性，能使档案人员迅速地驾驭计算机。档案人员在操作中遇到困难时，软件能在线提供清晰明确完整的解决问题的帮助信息。另外，软件在一定的范围内应具备灵活性，一是根据不同行业的需求和基建工程管理流程，由用户自行配置系统模块的衔接和使用权限的审核。二是经常使用的子系统，如著录、检索、立卷归档等模块，能提供档案人员根据本单位的管理需求，自主进行数据项的设置，其包括灵活的科技文件材料实体分类、标准著录与动态著录、报表灵活设计与输出等。这样，才能适应不同的行业运用计算机管理基建档案。基建档案管理软件必须具有较高的安全性能，包含数据存储的安全性、系统必须提供多种存储备份方法，保证数据的安全；数据要有相应级别的安全管理措施，防止被非法修改、删除，保证数据的原始性。总之，基建档案软件要让使用人员一看就懂，一用就会，基建档案数据各种操作都应便于掌握，易于操作。只有使用统一标准的基建档案管理软件，才能够为基建档案数据资源的共享提供良好的介质条件。
3 基建档案电子文件格式著录必须标准化
基建档案在基建活动中形成的文件材料，根据载体可以分为文书文件、图纸、计算书。要建立基建档案数据资源共享的著录和检索体系，在各个工作阶段各个职能部门中对文书文件、图纸、计算书等信息进行著录存储。著录的条目和电子文件数据的格式要标准化、规范化，以建立专业性、地区性或全国性的文件中心和联机检索中心。由于文书文件、图纸、计算书等文件材料形成单位不同，因此基建档案管理软件中的工程文件管理模块、设计文件管理模块、施工管理模块、监理管理模块、审计部门管理模块、财务管理模块，如“正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词”等要依据国家的《档案著录规则》标准进行设计；在对各类基建档案进行著录时，各模块所采用的字符、字段也必须一致；此外，单机版的基建档案管理软件也应该与网络版基建档案管理软件的著录格式一致；另外，文书文件、图纸、计算书等电子文本文件、计算机辅助图纸设计、计算书的数据格式也必须一致，这是因为目前的基建档案在运用计算机进行管理的过程中，还很难实现网络一体化管理，只能由产生基建文件材料的各来源单位把基建电子文件数据送到立档单位的档案保管部门，再由档案保管部门的立卷人员对基建档案资料进行数据转换。如果各来源单位的电子文件格式不一致，将会给档案保管部门在对基建文件材料进行立卷、编目时带来不利影响。
