发布时间:2023-03-15 15:04:54
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一、高校科研档案管理的主要内容
高校科研档案是科研活动的原始记录,也是科研管理中不可或缺的一个重要环节。科研档案是人们在从事科学研究活动中形成的、并经过一定整理的、具有保存价值的、归档保存的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史纪录。科研档案工作的主要任务是认真贯彻执行国家和主管部门制定的有关方针、政策、条例、办法,正确地组织科研材料的归档,科学地做好保护与管理工作,充分发挥科研档案为教学服务,为科研服务的作用。
目前,高校科研档案建立的主要内容根据它为学校的发展研究和为科研工作者所提供的信息可分为三个方面,即从事科学研究的专家学者的人员信息资料;在各自的学科领域取得的科研成果的信息资料;各级各类有关科研的指令性文件和通知等信息资料。
1.提供科研人员信息资料,主要是归整学校从事科学研究的专家、学者以及课题研究的整个研究梯队的组成人员的个人资料,包括从事研究的学科以及在其研究领域取得的重大成果的介绍材料;
2.各类科研成果材料主要包括:一是学校和各级各类科研项目的归档,这是科研档案管理的重中之重,从项目的申请,研究方案的设计论证,立项计划下达的通知和文件,经费的控制与使用进度,项目最终完成的科研咨询报告和研究成果,结题报告和专家鉴定意见的原件和复印件,应用类研究还要包括应用技术成果和科技成果的转化与推广,存档材料包括验收证书,专利证书以及有关检测证明和鉴定、验收技术资料原件和复印件一套。二是科研人员和广大教职工在正式发行的学术期刊发表的在学科领域有建树、有影响的科研论文,正式出版的专著、编著、译著、教材、工具书、参考书和作品等以及获得各级各类奖励的成果,全部按所在部门登记,按统一要求填写相关表格并提供原始材料及复印件进行归档。三是整理、归档上级和学校下达的有关科研方面各类文件以及上报的各级各类科研统计报表,以便查阅上级部门的指示、指令、决定等意见和学校有关科学研究的政策和规定,了解学校发展状况,把握方向,保证科研工作的顺利开展。
二、新建本科院校科研档案管理存在的问题
新建本科院校由于师资力量和水平的限制,原有的科研技术薄弱,在组建初期,科研管理工作重点放在对全校科研的宏观管理和一系列规章制度的建立和完善,但对科研档案的管理没有引起足够重视。大多没有建立科研档案的收集、立卷、保管等规章制度,科研档案的管理几乎处于空白状态,即使在做的科研档案的归档、管理工作仅局限于对学校科研项目立项、获奖科研成果、科研文件的收集保存,缺乏保存科学研究整个过程的原始记录和材料,大多数都是在课题完成和成果获奖后粗粗收集,便移交到学校综合档案馆。新建本科院校科研档案管理主要存在的问题有三个方面:
1.科研档案缺乏完整性、系统性,普遍存在各种立项资助项目材料较多而教师自发科研项目材料较少的现象,有些立项资助项目档案材料也残缺不全。有的科研课题有开题报告,缺论证意见。有的科研课题材料的只有研究总结或成果论文,缺乏科研计划、设计方案、技术报告、实验记录、数据分析、成果鉴定推广等方面的资料,尤其缺少核心部分技术内容和大量研制阶段的材料。
2.科研档案材料原件少,复印件多。课题在鉴定、报奖时上级部门需要提供原件,而原件的份数有限,所以出现科研人员只向档案部门移交复印件的现象。科研档案作为科研活动的真实记录,它是日后查考、研究和处理各种问题的凭证,如果归档文字性材料中复印件增多,必然使文件失去它应有的价值。
3.科研档案材料分散在各处。由于高校科研人员肩负着教学与科研双重任务,对高校教师的考核也是多方面的。因此,普遍存在一个科研课题的材料分散于各部门的现象,一部分材料在系里,一部分在业务档案里,一部分在行政档案里,一部分在科研档案材料里。这些情况导致科研档案材料的零散状态,不利于科研档案的综合管理和利用。究其原因,主要是:(一)科研人员对科研档案工作的重要性认识不足,由于当前许多研究人员没有认识到科研工作档案工作的重要性,把自己的研究成果视为个人私有财产,许多珍贵材料不愿意上交,一方面怕归档后得不到有效保存,另一方面则担心以后要做进一步的研究时查阅不方便,或者会泄密、失控,这样很难保证档案材料的完整性、系统性。即便一定要归档,也只会将有关材料的复印件归档。(二)科研档案管理缺乏有效的管理体制,由于新合并组建的院校,科研机构重组,二级院系重新整合,不少科研人员的隶属关系发生变化,科研档案管理没有得到理顺,科研档案的立卷、归档、编研、利用和计算机档案管理系统等方面的业务工作没有一个统一标准,各二级学院没有设置档案室或专职档案员,管理松散,加上有些学校校区分散,更增加了科研档案的管理难度。
三、加强新建本科院校科研档案管理的途径
1.强化科研人员的档案意识。通过多种形式宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规及档案知识,提高科研人员档案法制观念,认识科研档案建设工作的重要意义,让科研人员明确“负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档”是其应尽的职责和义务,从而在思想上重视科研档案工作,自觉承担起积累科研档案资料的义务,主动履行科研档案归档的职责,增强科研管理人员自身的档案意识。
2.建立、健全科研档案建设与管理制度。按照《科学技术研究档案管理暂行规定》的规定,建立符合高校实际的科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度,在日常工作中实行“三纳入”,即将科研档案工作纳入科研管理制度,纳入科研工作计划,纳入科研人员的工作职责范围。同时做到四同步,即下达科研任务与提出科研文件材料的同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步;上报登记和评审奖励科研成果与检查科研档案归档情况同步。具体做法是:第一步,要在科研项目下达后,课题负责人主动到档案室备案,领取“归档须知”、“科研记录本”等;第二步,科研课题完成,或经过鉴定、验收后课题负责人将科研课题三个阶段的材料全部收齐,移交档案室,才算科研课题结束;第三步,课题结束经费结算时,要有档案部门归档合格签字或盖章后,科研管理部门才能同意财务部门结算;第四步,申报各类奖项时,必须由档案部门验收,加盖验收合格章后,科研管理部门才能办理申报手续。
3.配备机构和人员,提高科研档案管理人员的业务素质和水平。在高校科研管理部门设立专门的科研档案室,配备专职档案员。校区分散的高校还可建立二级院系科研档案室,并配备兼职档案员,二级院系科研档案室主要是对纳入学校科研处管理的科研项目,负责指导、督促或参与其科研档案的立卷和归档。对非纳入科研处管理的科研项目,负责立卷和归档的全过程工作。建立本院系的此类档案,并根据规定提供利用服务;参加学校组织的有关学科科研档案的编研工作。要加强科研档案管理人员队伍建设,通过进修和培训,不断提高科研档案工作人员的业务水平。还要建立奖励惩罚机制,充分调动科研档案管理人员的工作积极性,对工作表现突出的人员,除公开表彰奖励外,在职称评聘和职务晋升上,予以充分体现,从而激励并促进档案管理人员的整体业务水平和业务素质的提高。
4.运用现代化管理手段,管理和利用科研档案信息资源。高校校园网络的建设和使用为科研档案的管理提供了便利条件,近年来新建本科院校的科研档案数量在不断增加,原来的手工操作管理已远远不能适应当前高校科研发展的要求,因此,把计算机、光盘、复印机、多媒体等先进技术和设备运用到科研档案的收集、整理工作中,利用网络传输,将有关科研文献、数据、图纸等科研档案信息联机上网,既便于查阅也便于管理。网络化的管理提高了科研档案信息资源的利用率,同时也提高了科研档案的管理效率。