发布时间:2023-03-22 17:36:55
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一、提高文书档案管理工作效率
以往的文书档案管理工作,较多依赖于人工的手动操作,对人员的档案管理素质要求较高,需要用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统计准确无误,归档文件需要严格执行修整、组建装订、编页、分类、排序、编号、编目、装盒8个环节,这样的档案管理工作又费时,又费力。引进计算机处理相关工作,实行办公自动化,通过信息化技术和方法的应用,加强档案信息资源的合理配置和科学管理,运用相关程序对档案管理工作进行自动筛选、编号、归档和保存,在文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节中,工作有序快捷地开展,从而大大提高了办公效率。特别是在复杂的档案管理工作中,尤为突出,例如,基建档案的管理工作,要求按照前期准备、设计、施工、竣工验收、建立及使用维护等内容,区分保管期限组成案卷,且每个工程项目的文件材料要保持成套性,这样对文书档案管理工作的要求极高,要全面、及时、完整,就需要做大量的工作,人工收集整理费时费工,耗时耗材,引入自动化系统,则方便快捷,利用电子文件非实体归档的特效,用计算机网络技术,很快地完成电子文件的收集积累、整理归档等任务,实现随时办结随时归档。
二、提高档案利用工作的效率
档案利用的方法是档案部门为达到迅速、准确、全面、及时地满足档案用户需要的目的所采取的各种服务方式、程序和手段。目前档案利用的基本途径是:提供档案原件、提供档案复制品、提供档案信息加工品。档案利用的方式主要是开设阅览室、档案外借、制发档案复制本、出具档案证明、提供咨询服务、印发档案目录、编写档案参考资料、举办档案展览、档案信息上网、政府公开信息查阅等。由于原始的文书档案资料管理工作过于依赖纸质载体,大部分的资料长期仅能存档于文件柜中,查找和使用极其不方便,给档案利用工作带来了诸多的不便之处,大大限制了资源的相互交流。在应用办公自动化系统后,文书档案资料可以脱离原载体,可根据不同的需求自行选择相应的储存介质,比如VCD、DVD、U盘、磁盘阵列、移动硬盘、云端等等,这些介质通过互联网或专门的电子渠道迅速传送所需资源,从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率,电子档案可通过提供拷贝件、通信传输和直接利用来完成提供利用的功能,从而可以更好地用好、用活、用透资料,使文书档案资料的价值得以更好地体现。
三、保障文书档案资料安全性
传统文书档案资料以纸张为载体,在档案保存和利用的过程中,档案纸张在外观、结构和性质诸方面逐渐发生着不可逆的变化,比如变色、强度下降和化学性质变化。纸质的文书档案资料不利于环保节能,保存档案资料时占用地方,特别是小心保存的同时还不能保障完全的安全,纸质的文书档案资料极其容易受到保存环境的影响,比如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下,会发生水解和氧化反应。在《档案法》中从法律角度明确了档案保管工作的职责和内容,《档案馆建筑设计规范》中也对档案馆的库房建设提出了具体要求,可见保管档案对基本物质条件有相当严苛的要求。在实际操作中,稍有不慎,在文书档案管理的工作过程中,就可能发生不可挽回的损失。实行办公自动化后,文书档案的管理介质有了较大的提升,这类新载体的优点是存、读方便快捷,便于携带,易于传递,且贮存时间长,受外部环境影响小,不易损坏,具备可修复性,具有很强的稳定性,复制容易,交流方便等。