发布时间：2023-03-29 09:22:32
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案监管论文样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
根据档案管理流程，可以按照管理过程将档案管理系统划分为文件整理过程，归档验收过程，档案管理过程，档案利用过程，系统管理工程等几个部分。
（一）文件整理过程。项目文档管理人员在获得的分配的项目后，即可进行项目文件的收集整理理工作，在本人负责的文件完成后即可交付档案部门归档验收。项目文件整理过程包括a、项目立项（包括项目申请、项目登记、项目计划、项目组成员等）；b、项目文件的编辑、输入、整理、归档；c、对项目文件的生成、收集、积累、归档过程，系统监控。d、非项目文件的存档准备。
（二）归档文件验收过程。档案人员和文档人员归档文件验收过程是靠“归档申请单”和“验收通知单”进行联系的。文档人员在进行文件归档时应向系统发出“归档申请单”，档案管理员接到“归档申请单”后，便可根据其中所列目录调阅对应的文件进行检查验收，验收完成后，将符合归档要求的文件登记入库，同时向文档人员发出“验收通过通知”，否则，向系统发出“返回修改通知”。
（三）档案管理过程。档案管理过程包括以下几项工作：a、对库存档案进行整理编排组卷；b、档案目录及检索工具的维护管理；c、定制报表，生成报表数据；d、档案日常管理数据统计（包括库房温湿度记录，库房状况记录等）；e、档案鉴定，档案移交；f、档案信息的。
（四）档案利用过程。系统应向用户提供电子档案的查询、阅览、在线档案的分级下载、实物档案的借阅、催还、归还管理，利用档案的分类统计，档案的修改与复制，对外发图管理。
（五）系统管理过程。系统管理过程主要包括以下工作：a、用户管理；b、数据的导入导出管理；c、制作档案数据光盘；d、定义档案数据类型及数据结构；e、审批过程的管理。
系统共包括8个模块：项目管理、归档管理、验收管理、档案管理、利用管理、审批管理、统计管理、系统管理。
（一）项目管理功能模块对应现在文档组采用的项目管理软件，包括项目的立项、项目配置、项目进度、项目查询这四个功能
（二）归档管理功能模块包括：文件的输入，文件修改，文件导入，可连接扫描的PDF电子文件，可发送“归档申请单”，可查询“存档状态”。
（三）验收管理功能模块包括：项目验收与归档验收。项目验收主要是验收项目立项是否正确，数据是否正确齐全。归档验收主要功能是归档数据的验收、入库是否完备齐全，对验收结果评论，并发出“出错信息修改单”。
（四）档案管理功能模块包括：工程档案领号、档案整编管理、档案密级管理、档案鉴定管理、档案库房管理（包括排位图、库房温湿度记录）、档案维护管理（对已有的档案数据增减修改）。
（五）档案利用管理：利用管理分为两部分，1、电子档案的利用：包含电子档案的查询，电子档案的浏览复制打印管理。2、实体档案的利用：包括利用实体档案审批手续，实物档案条码管理，实物档案借阅归还记录。
（六）审批管理：包含档案利用审批申请，利用审批查询，审批权限管理等。
（七）档案统计管理：统计管理的主要功能是完成各种统计工作，包括项目统计，归档统计，利用统计，电子档案汇总统计，实物档案汇总统计等。
（八）档案系统管理：主要功能是完成系统的全部定制工作及监控系统的运行情况。包含用户管理功能（建立部门、组、用户，定义角色、授权）；在线监控功能：可查询所有登录过系统用户的详细信息，并禁止特定用户登录）日志管理功能，可按日志事件组合条件查询系统的使用日志，可将日志导入导出。
基础数据维护功能：可对档案系统的基础数据进行编辑，基础数据包括，档案分类码，档案密级、图纸设计阶段，归档整编数据修正。数据备份与修复功能，如遇异常情况数据系统遭到破坏，可及时恢复系统数据。
潜在的人才信息
经济的竞争和技术的竞争终归到底是人才的竞争，是在企业内部受重视的人才的数量和人才的质量，对于整体的档案建设中不仅仅是要加强档案管理的技术性人才的培养和利用，还是要对人才的信息档案的人才的基本型控制，因此，加强企业的档案管理的人才信息档案的培养，例如：整体的企业发展中的专长、教育背景等。
在企业的技术创新中，企业的档案管理不仅仅是需要调控整体的技术性设施的信息资源管理，针对档案管理的信息资源的开发与传播进行综合性控制，这样在调控资源建设中最大限度的为企业的发展提供准确、超前的资料信息，这样在调控档案信息的服务体系中进行管理与控制，这样在调控中从而提升管理层面的控制，提高企业的现代化的管理水平。
企业技术创新中的档案信息服务的发展方向
档案信息化的建设服务是为了在特定的信息化管理中进行的档案信息化控制的服务措施性建设，在档案信息化服务当中，不仅需要调控企业发展的各个途径的服务性建设，还能为企业的发展档案管理提供系统化的信息管理，这样提供系统化的信息服务。档案的信息化管理不仅仅需要在调控资源建设中运用信息化的管理渠道，还能充分整合信息资源渠道，调控信息资源建设，增强服务手段，并进而开拓服务领域，增强服务水平，提高整体的服务质量，为技术创新的服务体系创造有效地服务支撑，把握档案管理的信息化服务方向。
1档案信息数据库开发服务。在企业的文献管理档案服务工作中，档案的信息化调控不仅仅是拥有了服务的信息资源，还可以根据企业的整体性建设进行综合性的调整，这样建立有系统、完整的专题的数据库，在信息资源建设中设立一定的平台，为用户提供特色的服务管理。在档案管理中将有价值的档案信息进行管理，这样在档案建设中不仅仅需要加强对信息资源的检索控制，更重要的是企业的信息提供一个平台，能使非档案管理的部门也能查询到档案信息。
2档案信息咨询分析与情报研究服务。在档案信息资源的管理中不仅仅需要科技信息的服务管理模式，还需要对企业的档案管理建设进行有效的技术性调控，这样在基础性情报管理中结合自身的发展情况，进行不同层次的进行研究与开发，对基础性的调控进行项目的跟踪研究、聘雇研究或者发展研究等，提出相应的对策，参与到企业管理队伍里来。
3为档案管理提供培训服务。在档案管理信息化建设中加强档案的技术创新能力，作为企业整体的档案服务部门，不仅可以定期的举行一定的培训工作，还能利用电子定期的为企业提供一定的信息技术或者信息理论等方面的培训工作，进而提高档案培训人员的素质水平。这样不仅使其了解档案信息资源的种类进行调控，还能掌握一定的社会地位、作用以及影响，这样利用档案管理进行科学性的研究，保证资源的合理利用，从而在人才资源的管理上提高创新地位的控制，保证整体的档案信息化管理工作，为企业自主创新和实施品牌的传略服务。
4提供人才交流信息。企业的档案信息化部门的调控中加强档案管理的学习，这样在整体的企业管理流程中，将自身的建设融入到信息化调控中去，这样使得资源的调控性建设能够有效地运作，并把整体的档案管路信息化进行调控，完善企业的档案管理自动化系统，并积极主动的进行资源的规范化建设，编制出有一定水平的综合性、专题性的报告供企业决策者分析和判断，提高服务水平。
城建档案工作具有非常强的业务性，在以往的城建档案工作中，主要都是纸质档案，但是最近几年，电子计算机和网络技术在档案管理工作中也得到了十分广泛的应用，因此，电子档案也大量的出现在了城建档案管理的工作中，而传统的工作形式也受到了非常大的冲击，因此在管理好档案之后才能更好的对其进行利用。档案工作者还要在实际的工作中不断的加强自身的工作质量和工作水平，还要做好专业知识的学习，每一个档案都有其专业性，城建档案利用的过程中也涉及到很多的内容，所以，档案工作者必须要学习与之相关的知识，这样才能更好的保证城建档案的管理质量。在我国的科学技术不断发展的情况下，应该从多个角度进行档案工作，档案工作者要从多个方面掌握科学知识，同时还要在自身的工作中充分的应用这些科学知识和理论，这样才能更好的为档案工作的顺利开展提供更好的条件，给档案信息的使用者也提供更加丰富、更加全面的信息内容，这样才能更好的体现出档案价值，也为档案信息的保管和再利用提供了良好的条件，促使档案人员积极发挥自身的职能。很多城建档案管理工作中,都非常注重档案人员素质的培训,还建立了职工教育资金,要求在职人员要具有专业知识、大专以上的理论水平,无论是科技人员、管理人员还是档案人员,必须达到一定的专业水平,才能上岗,先后取得了大专、本科学历,并系统的掌握有关理论知识,在管理好档案的同时,利用所学的理论知识,积极搜取信息,建立信息网络,互通有无,为科技人员服务,并建立本行业设计标准图集及科技书籍供销点,这样不仅服务于本单位也给社会带来了效益,有力的促进了本地区工程设计的发展,由于利用管理档案和熟悉家底的优势,积极向外推荐,已经不属保密范围的城建档案,使其在城市建设上建筑物加固、加层、套用等项目上,积极推荐利用建设档案,大大提高了档案的利用率,也创造了经济效益及社会效益。
2管理档案是为了档案的再利用
这在城建系统中来讲是很普遍的要求。随着社会主义市场经济的发展,效益观念已深入人心,由此人们越来越重视档案工作产生的经济效益和社会效益,也给档案工作带来了生机和活力。但是在使用城建档案时,要注重档案的使用范围。在使用中要注意两点,一是对档案保密,确定档案的使用范围,对于长久的档案,该解密的要及时解密,以便档案的再利用。二是档案的再利用不能只注重经济效益,也要注重社会效益。城建档案的价值一般是随时间的推移增加。档案发挥作用有一个长期过程,档案工作具有稳定性、长期性等特点,这就决定了对档案工作的投入到见效的周期相对较长。所以,在实际工作中,讲究效益要有远谋,更要有远虑,不可急功近利,竭泽而鱼,搞短期行为,如进行档案信息咨询服务见效快,效益明显,对比投入的时间与人力等相对较多,这无疑是正确的,但是与此同时,丝毫不能因为档案整理、保护等基础工作一半时见不到成效,因而不加重视。要辩证地看到,在开发信息、产生效益,既是现在投入劳动的结果,也是与过去围绕这些档案所做的整理与保护分不开的,现在对城建档案整理、保护工作给予的投入,会产生长远效益。如果看不到这一点。不在这方面给予的投入使档案的质量受损,必将给档案工作造成无可挽回的损失,影响档案再利用。在利用城建档案的过程中,要谨防产生负效应。事物都有其两面性,城建档案在利用上制定使用范围,以防产生负效应,要注意档案保密范围。在城建档案的复制、交换、转让中应该按照国家有关规定办理。档案工作具有机密性,按照国家有关规定办理强化保密观念,落实保密制度,确定使用范围时,就要严格把关,不能因为有社会需求,就盲目的使用,否则会给国家和社会造成危害。
3结束语
新形势下，档案管理工作已经与传统的管理方式大有不用。一方面，由于信息技术的迅猛发展，各种信息不断的流入到档案管理工作领域，使得档案管理工作面临巨大的信息压力。另一方面，档案管理工作为了适应新形势的发展，必须引入新的管理方式，才能符合档案管理工作的新要求，进一步促进档案管理工作的新发展。在这种形势下，档案管理工作人员如何更好的认识清楚各种信息就成为必须要解决的首先问题。在此意义上，通过合理发挥档案统计的重要作用，就可以帮助档案管理工作人员更好的认识清楚各种信息，为进一步做好档案管理工作奠定前期准备工作。一方面，档案统计发挥自身的科技优势将复杂的信息通过形象的表格和数字表现出来；面对纷繁复杂的信息，如何能够尽快到认识到相关的信息是档案管理工作人员面临的首要问题。档案统计以其巨大的优势，可以有效的整理各种信息，所以，一旦档案管理工作人员掌握了档案统计的运用方法，就可以在档案统计的帮助下尽快的认识清楚相关信息，这就为档案管理工作人员进一步做好档案管理工作提供了便利。另一方面，档案统计可以有效的帮助的档案管理工作人员认识清楚档案管理中存在的问题；从传统档案管理的模式来看，档案管理工作人员要想进一步优化档案管理工作，需要经过缜密的调研和思考，特别是要对相关数据的分析和研究才能得出相应的结论。而在档案统计的作用和帮助下，档案管理工作人员可以轻松的整理各种信息，及时的了解到信息的基本情况，包括档案的基本信息、存在的问题等。由此可见，正是由于档案统计的作用，才可以使得档案管理工作人员能够及时发现档案管理工作中存在的问题，这对于进一步促进档案管理工作的新进展发挥着自身的认识优势。
二、档案统计是提升档案管理工作效率的重要方式
随着科学技术的迅猛发展，各种信息接踵而至。相对于其他工作而言，档案管理工作则可以较早的接受到这些信息，也正是因为如此，带给了档案管理工作一定的压力和挑战。面对浩瀚如海、复杂繁多的信息，采取何种方法可以有效的帮助档案管理厘清这些信息就成为不得不思考的重要问题。在此境遇下，档案统计工作以其强大的功能可以充分的帮助档案管理解决好以上问题。一是档案统计运用科学的统计方法将相关信息引入到档案管理中去；档案统计是依托计算机等高科技器材成型的统计方法，具有无比强大的技术优势。当档案管理需要对各类信息进行分类时，就可以充分运用档案统计的优势，把这些信息输入计算机系统，在计算机系统的帮助下，可以代替人工完成信息的检阅、收集、分类等各项工作。由此可见，在档案统计的作用下，档案管理工作人员只需轻点鼠标，就可以在档案统计的帮助下轻松的完成各种信息的统计工作，从而提高了档案管理的工作效率。二是档案统计节约了档案管理工作人员的工作时间；一般而言，档案管理工作人员的工作时间大多集中于对信息的收集和处理等方面。如果不具备科学的管理方法，不具备相应的科技条件，自然会耽误档案管理工作人员的宝贵时间。面对这一问题，档案统计也可以发挥出其自身的优势。那就是一方面充分依托档案统计的科技优势，利用较短的时间完成信息的收集和整理工作。另一方面充为档案管理工作人员提供其他方面的工作服务。比如，资料的发送、回收等。由此可见，科学合理的运用档案统计，就可以有效的节约档案管理工作人员的工作时间，从另外一种意义上来看，节约了工作时间也就意味着提高了档案管理的工作效率。
三、档案统计是科学规划档案管理工作的有效方法
档案统计在除了是帮助档案管理工作人员认识基本信息和提升工作效率上有重要作用之外，对规划档案管理工作也有着科学的指导作用。从这一意义上来说，充分发挥出档案统计在规划档案管理方面的作用就显的非常重要。具体来说，档案统计在科学规划档案管理方面的作用主要体现在以下三个方面。第一，档案统计有助于在档案管理工作中合理分工；在档案管理工作中，工作管理人员都想做到工作的有条不紊，实际上，只有合理利用了档案统计，就可以达到这一点。原因在于，档案统计可以发现档案管理中存在的问题和不足，不仅可以帮助档案管理工作人员做好档案管理规划，解决存在的问题，而且还可以对相关的信息进行整理和编排，从而使得档案管理工作人员依据档案统计的结果去做好本职工作。由此可见，只要合理发挥出了档案统计的作用和功能，就可以确保档案管理工作人员在实际工作中做到合理分工。第二，档案统计有助于促进档案管理工作人员提高自身素质；档案统计是高科技的产物，对于档案管理工作人员来说，为了更好的适应新形势的要求，更好的提高工作效率，节约工作时间，就不得不去学习档案统计的相关知识。这也就意味着，档案管理工作人员的自身素质就会因档案统计的运用得以提升。从这一意义上来看，档案管理工作对于科学规划档案管理工作人员的职业发展也起着一定的刺激和帮助作用。第三，档案统计有助于帮助档案管理工作找到合适的发展方向；档案管理工作是一项职业，对于档案管理工作本身来说，必须在适应新形势的环境下才能获得发展。对于档案管理工作人员而言，也必须不断的获取知识才能赢得职业发展的新空间。在此境遇下，档案统计不仅为档案管理工作本身带来了一定发展方向上的指导，而且还为档案管理工作人员的发展带来了一定的帮助。从档案管理工作本身而言，在档案统计的作用下，会发现档案管理工作中存在的问题，因此就会积极的采取相关措施予以解决。实际上，在发现问题、解决问题的过程中，档案统计却在为档案管理工作本身提供了发展方向上的指导，那就是如何避免问题、如何扩展发展空间等。从档案管理工作的角度来看，在档案统计的作用下，档案管理人员不仅会提升自身的素质，而且还会考虑到适应新形势的要求，从而采取相关措施提升自己各方面的能力，以便更好的实现自身的职业生涯发展规划。
案件材料实行档案管理人员（书记员可以兼任）立卷制度，做到谁承办，谁立卷，案结卷成。案件承办人员在结案后15天内，应当认真检查案件的全部材料是否收集齐全，若发现文件材料不齐备应当及时补齐或补救，并去掉与该案无关的材料，再行排列整理。归档的专利行政执法文件材料，一般只保存一份（有领导批示的除外），重份的材料应当剔除。多余的调解书、处理决定书、撤销案件通知书，为备日后查考，可以保留3份夹在已装订好的卷内。
2专利执法案件的立卷整理
执法文书应当使用A4纸，双面打印，纵向使用。执法文书应当加盖管理专利工作的部门骑缝章。对专利执法案件材料的归纳立卷整理。专利执法案件的立卷原则是真实原则，即收集的内容应当是执法过程中产生的原始文件，独立原则，即每一个案件应当建立一份独立的案卷。专利行政执法案件立卷的形式是对收集的的执法案件材料必须完整，准确，保证相互关联，全面客观地反映专利行政执法工作的全过程。专利执法案件材料必须用A4规格纸张，或折叠为A4规格大小。专利行政执法案件的案卷包括：案卷夹、卷宗封面、卷内目录、案卷夹内的各种文件。
3专利执法案卷的移交案件
自立案之日起6个月内由案件承办人员向案件档案管理员移交。专利行政执法的文件材料，按年度、一案一号的原则，单独立卷，每个案件从立案到结案所形成的法律文书、公文、函电等一律使用立案时编定的案号。案件移交前，案件档案管理人员应当逐卷清点，检查案卷质量，对不符合规定要求的案卷应当及时地采取措施予以补救。案件档案管理人员确认移交案卷符合要求后，交接双方要在案卷移交清单上签字。
4专利执法案件的档案管理
4.1专利执法案件的报送管理专利
工作的部门要建立及时、准确、全面、有效的专利执法档案数据报送制度，明确责任人和联系人，责任人负责对执法数据的真实性、准确性进行审核，联系人负责数据采集和数据报送工作，由报送单位负责对报送的案件数据的质量负责。国家知识产权局对专利执法数据报送情况按年度进行检查，有关报送和工作情况，做为评价地方管理专利工作的部门工作成绩的重要指标之一。管理专利工作的部门在报送专利纠纷调处案件或假冒专利案件查处时，应当同时报送相应的立案表或结案表。对重大专利案件报送管理时，必要时还应当报送调解书、处理决定书、行政处罚书、案件涉及的主要书面证据等有关材料（复印件）。市级管理专利工作的部门在每月15日前将上月本单位专利执法案件报至所属的各省级管理专利工作的部门，省级管理专利工作部门在每月20日之前将上月本辖区内的专利执法数据整理上报至国家知识产权局，对重大专利案件报告的时间要求，按相应的管理办法执行。执法数据包括纸件和电子文档各一份，纸件通过邮寄方式上报，电子文档发送至国家知识产权局指定的电子邮箱。
4.2专利执法案件的备案管理专利
执法案件报告备案，必须坚持真实、全面、高效的原则。重大专利执法案件应当自结案之日起1周内，也可以在办案过程中，由承办案件的管理专利工作的部门报告国家知识产权局，承办单位是市（地、州）级管理专利工作的部门的还应当同时向省级管理专利工作的部门报告。对关系到国家经济安全与人身安全的特别重大的专利案件，办案机关应当在立案前或立案之日起1周内向国家知识产权局报告，承办单位是市（地、州）级管理专利工作的部门的还应当同时向省级管理专利工作的部门报告。重大专利执法案件调处或查处后，当事人不服，管理专利工作的部门决定，向当地法院提讼的，或管理专利工作的部门请求人民法院强制执行。管理专利工作的部门应当诉讼结束或执行情况报告国家知识产权局。国家知识产权局负责具体的报告接收、备案及相应的管理、协调工作。地方管理专利工作的部门可以查阅案件材料，了解备案情况。国家知识产权局对报告备案的重大专利案件材料实行规范管理，按年度进行综合分析，并通告地方管理专利工作的部门和国务院有关部门。国家知识产权局对重大专利案件报告情况按年度进行检查，有关报案和工作情况，作为评价地方管理专利工作的部门工作成绩的重要指标之一。专利管理部门要按照转换政府职能、强化事中事后监管要求，加强对基层工作的指导检查。将资源向执法一线倾斜，配备必要的交通工具和执法宣传手册。在市民中开展侵权、假冒专利案件的宣传教育并发放宣传手册，让广大市民深刻了解专利执法案件的相关知识。更好的维护了市场的经济秩序、保护了消费者的权益。专利管理部门应当建立专利保护和维权援助制度，为专利权人提供及时、有效的求助渠道，并发挥行业协会、专利服务机构的作用。指导专利维权机构开展相关活动。专利管理部门应当建立专利信息公共服务平台，建立支柱产业和重点技术领域的专利信息数据库，促进专利信息的传播、开发和利用。专利管理部门应当监测本地区重点行业、支柱产业和重点技术领域的国内外专利状况，建立专利预警通报制度，指导有关行政部门和行业协会、企业建立专利预警与应急机制。发展改革、经济和信息化、科学技术等行政部门应当将拥有专利的质量和数量，作为财政资金支持和研究开发、技术改造、高新技术产业化等项目立项和审批的重要条件，作为工程研究中心、工程技术中心、企业技术中心、重点实验室、工程实验室等认定和考核的指标。
5总结
近年来，全国城建档案馆在档案信息化建设方面都作了大量的工作，经历了从单一到综合，从独立到网络，从内部到Internet的发展过程，建立了相应的计算机管理系统，发挥了较大的作用。天津城建档案馆为了适应发展，一直十分注重进行档案管理的现代化建设，致力于将最新的计算机技术运用于档案工作。1997年成立了《城建档案信息计算机光盘管理系统》课题小组。并于1999年与“北京高电光盘技术联合公司”联合开发了城建档案信息管理系统，（基于WindowsNt操作系统，Oracle8i数据库，客户机/服务器的C/S操作模式）系统以城建档案信息为开发主体和核心，加大了城建档案信息处理的深度和广度，是一个全方位、多层面管理的档案信息管理系统。2000年系统一期开发完成，2001年，购置HPLH6000服务器，双机热备份，HPR12磁盘阵列柜，完成了高速局域网的建设。磁盘阵列存储，双机热备系统，解决了档案系统海量数据存储与实时查询的矛盾，又提高了系统的安全可*性及抗灾难性。2002年实现了馆藏7万卷档案的数字化处理工作。著录档案73000卷，扫描文件33026卷，扫描图纸20756卷，目前总数据量已达230G.。初步实现了馆藏档案信息的计算机管理，大大提高了工作效率。城建档案馆计算机的应用水平也有了很大的提高，城建档案馆的信息化工作取得初步成果。
但随着数字技术和计算机及其设备的成熟和发展，信息技术的广泛应用和电子政务的快速推进，城建档案的基础业务建设的重心向档案的信息化建设转移，目前现有的档案管理系统工作模式，以及现有的城建档案馆的日常办公模式都难以适应新的需求，主要体现：1系统平台的局限，原来系统是由PowerBuilder开发完成，在Internet飞速发展的今天，利用C/S体系结构开发的系统在很大程度上无法达到数字化城建档案馆的要求，从平台选择的本质上必须作调整，采用Browser/Server体系结构。2.功能的局限：原有系统在统计的灵活性、全面性、方便性无法满足社会各方面高层次的需求，查询系统无法实现跨库查询，使档案利用出现不便，3.业务、行政办公自动化不成体系，无法适应数字局的基本要求，虽然我馆已拥有台式机、打印机等基础IT终端与外设产品但电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上。档案馆自身的技术和信息化基础设施相对落后。4提供利用方式传统单一，仍未走出封闭状态。仍停留在必须到馆查询的阶段，与不断增长的需求量和现代信息利用方式差距较大，
5随着新技术革命的不断深入档案的存储载体发生了变化，纸质档案已不在是唯一的档案存储载体，声像档案、电子档案等现代技术制作的机读档案数量不断增加，如何存储、开发成为新的课题，电子文件接收归档管理仍没提上日程。
因此采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、管理、利用各工作环节进行优化，已成为城建档案向综合开发利用为中心的现代化管理模式转化的必然趋势，我们迫切需要加快数字城建档案馆建设。
二、数字城建档案馆开发原则：
数字城建档案馆开发需遵循“先进实用、安全可*、开放灵活”的原则，系统以开发利用城建档案信息，建设数字城建档案馆为目的，以城建档案管理标准规范为依托，以数据库为管理手段，以磁盘阵列为存储介质，利用计算机网络技术、信息处理技术、图象处理技术等现代科学新技术，实现馆藏纸质档案、声像档案、电子档案的信息数字化及海量存储，实现城建档案登记、监督、指导、验收等管理环节，及接收、整理、检索、保管、利用、鉴定、统计等业务工作全过程的计算机管理，同时系统辅助以城建档案馆的日常工作流程和行政办公事务处理功能，支持互联网的应用和远程查询，有效提高城建档案馆的管理水平和数字化水平。
三、建设目标：
1提高城建档案馆的信息化建设整体水平，建设全国一流的数字档案馆。
这次开发将建设一个馆藏档案的信息化、文档管理一体化、保管智能化和服务现代化、办公自动化的数字城建档案馆。实现馆藏档案资源的合理配置和有序高效的开发利用，满足社会各方面的利用需求，具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力，做“数字城市、数字局”合格的基础数据源。城建档案馆将更加贴近城市建设的脉搏，将为城市建设提供更及时、准确的档案信息。
2实现对档案信息的多功能开发，更加合理利用档案信息资源。
1999年，我馆在开发档案信息管理系统时，率先提出了城建档案计算机管理系统应以“城建档案信息”为主体和核心的观点，系统水平在全国一直处于领先地位。这次升级新系统将运用当今新的开发工具，克服PB这种老开发工具的局限性，在原有C/S结构上，增加B/S结构，我们将通过升级改造，1完善各项功能，2增加信息量：开发声像档案、地矿档案、地名档案等新类型档案的信息，通过业务信息与现有档案信息系统的衔接，进一步整合档案信息，优化信息源，实现档案信息更深层次的开发，我们将建立一套针对档案实体、档案信息并行管理的新模式。为实现数字城建档案馆管理探索一条新路，发挥城建档案在数字城市建设中的重要作用。
3简化工作程序，提高工作效率与质量。
（1）城建档案馆主要业务工作是围绕档案管理进行的，建立基于档案业务管理的办公自动化系统，充分运用信息技术和网络通讯技术实现档案的收集、整理、编目、管理、检索、浏览、统计、打印等工作，实现网上办公。将手工作业交给计算机，将信息处理交给网络，可以改变目前我馆目前有些工作周转时间长，程序多。工作量大，耗费时间长，准确率低，工作烦琐的现象
（2）业务办公、行政办公自动化的实现，使城建档案馆的信息化工作从点发展达到面，改变了原先在办公自动化应用方面的空白，并可通过数据库技术及网络技术等手段直接查询、统计，从而获得最新的最准的工作信息，大大提高工作效率。使之能够适应规划国土资源局对全局的信息化工作的要求，适应城市建设、发展的基本需要。
（3）相关电子数据直接导入系统，保证了档案信息质量。
目前档案接收、著录环节中数据重复录入，造成的人力、物力浪费。通过建立电子档案接收数据格式，推广应用相关的城建档案整理著录软件，实现信息管理的提前介入，使档案、信息同时进馆。从源头抓起，达到准确信息，节约资源的目的，促进档案形成者、利用者、保管者、管理者之间的合作，共同产生更为优质的服务，从而保证我们能鉴定、保存和利用真实、可*、完整的文件和档案。从根本上解决档案著录数量大、时间长、费用高的问题，改变由档案馆来进行数字化的被动局面。
4实现档案信息的资源共享，为城市建设、规划、管理服务。
城建档案管理信息系统通过与局电子档案系统的连接，将档案管理直接延伸到文件初始形成及流转过程，这不仅实现电子文件、档案一体化管理。更重要的是实现历史数据与现实数据的互动交换、有效查询，。它将一方面为规划、设计、管理人员，为城市规划、管理工作提供更方便、更快捷的服务，另一方面，也为档案馆丰富馆藏，更好为社会服务开启了一扇新的大门。
5实现业务管理工作的程序化、规范化。
通过办公自动化系统推广业务工作中的规范化标准，统一工作程序，统一指导思想，实现业务指导、接收、保管各环节的科学化管理，克服人为因素给工作带来的不确定性，保证进馆档案实体及其信息的质量。
6.开发网上办公，实现服务模式的根本转变。
随着城建档案馆服务模式转变的需要，深层次服务与利用成为当前城建档案服务的主题与发展方向。提供利用方式也随着互联网的普及，发生了根本的改变，用户从网上查询城建的档案的需求日益增加，开发建立高速互动、突出本行业特点的网站，成为城建档案馆由被动服务变主动服务的一个主要途径，成为城建档案馆为社会提供优质服务的一个重要窗口。
7.引进最新的立体仓库的建设思想，改变传统的库房管理方式。
在库房管理中运用三维立体显示技术与温湿度监控、自动报警系统相结合，是我们这次开发的又一亮点，它将立体显示各库房的情况，如：温湿度监控、库存档案占位情况、库房空位情况、某卷档案在库房中的具置等，实现库房管理真正意义上的现代化管理。
四、开发内容：
1.城建档案信息系统升级。
实现由原C/S结构，升级为B/S结构，同时增加以下主要功能：
（1）信息查询实现各类档案信息的跨库查询。
（2）著录信息项动态维护，能自行编辑定义统计报表，加强信息编研功能，实现灵活信息分析汇总功能。
（3）建立标准的数据接口：满足与国土资源局电子档案管理系统数据交换功能；工程档案电子文档接收与档案信息系统的数据导入接口；图纸录入能支持各种图形文件（包括CAD格式图纸）的导入。
（4）实现与办公自动化系统的衔接。
（5）开发管理、整理著录小程序。
（6）解决声像档案（录像带）信息数字化海量存储、管理。
（7）实现库房管理的三维模拟图形处理及恒温恒湿系统系统的数据接入。
（8）新增地名、土地出让等档案类别的数据库管理功能。
2.业务办公自动化：围绕城建档案馆目前业务工作，实现各项工作网上办公、信息共享。
3.行政办公自动化：实现馆内公文的网上运转、归档、管理。实现馆内行政事务办理的网上督察、考核。实现固定资产、办公用品、工资的自动化管理。
4.网站：建立一个为社会提供优质服务的，具备宣传城建馆形象、档案查询、信息、网上办公等功能的高度互动的网站。重点是实现基于数据库的、即时的在线查询系统，用于各类信息的实时，要求具有管理功能强大，速度快，可扩充能力强等特点。
五、开发技术路线：
系统技术路线：操作系统平台：采用Windows系列Windows2003Server
数据库系统：采用Oracle9i
WEB服务器:采用MicrosoftInternetInformationServer(IIS)
系统开发模式：基于Brower/Server体系结构
开发工具：采用微软的.NET技术。
六、目前实施情况
1、数据准备：截止2004年8月，天津市城建档案馆已完成著录档案8万卷。扫描文件44000余张，图纸36000卷。
2、标准制定：几年来先后制定《城建档案分类大纲》《城建档案著录细则》《声像档案分类大纲》《城建照片档案档案整理细则》《天津市建设工程文件整理归档规范》等一系列标准化文件。
3、技术开发：业务办公、。业务办公自动化系统已开发完成，现已进入试运行阶段，档案信息管理系统升级将在9月10日完成，网站也将在九月中旬开通。SAN存储区域网建设已经完成设备采购，进入安装调试阶段。
七、几点体会：
1、提高认识，树立信息化的意识。
在全球信息公开程度越来越高的形势下。档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象逐步扩大，必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义，增强信息化的紧迫感和责任感，要认识到在这个信息时代，只有充分发挥档案信息资源在现代化建设中的作用，将“死档案”变为活信息。档案部门才能有自己的地位，才能获得上级支持，加大资金投入。
2、解放思想，转变观念。
首先要树立以市场需求为导向的观念，围绕社会需求开展数字馆的建设，档案馆馆藏的档案资源浩瀚，不加选择地全部数字化是不必要的。我们应根据社会需求，研究确定数字化的原则，我馆采用的原则是部分馆藏数字化，优先数字化馆藏中利用率高的、重点工程、特色档案。这样一方面加快实现馆藏档案数字化的速度，另一方面节约资金。其次树立服务观念，要以向社会提供高效能的服务为最终目的。为社会服务，传统地提供档案原件的方式，不能适应社会需要，只有对城建档案信息进行标准化处理，加大档案资源的开发深度，才能满足全方位，多层次，多专业的需求。我们对馆藏十几类档案进行了详细的调研、分析，特别是进行了利用分析，我们没有采用当是较为普遍的通用的系统结构，而是根据各类档案的不同特点设置了十三类库结构。通过多层著录，深度标引大大加强了档案资源的开发深度，同时我们还本着“以人为本”的设计思路，在检索图径、检索层次、可浏览内容等各方面都充分考虑利用者的需求。第三要树立以“档案信息”为主要管理对象的观念。转变以档案实体为主要管理对象的传统观念。数字档案馆的建设要围绕这一观念去进行。
3、注重前期准备，突出开发需求。
我馆从长远维护考虑，采用“以我为主，联合开发原则”开发方式。因此开发的前期准备工作十分关键。我馆分六个阶段进行准备，第一阶段是市场调研。既对开发技术、开发公司又对馆内、社会需求进行调研。
第二阶段考察阶段，对有关软件开发公司进行考察，审核其相关的资质材料、开发业绩。第三阶段是需求，我们召开城建档案馆数字化开发需求会，组织通过初选的软件开发公司来馆，了解馆目前业务情况及原有系统情况。听取馆开发需求，并提出统一要求，限时上报开发方案。第四阶段方案评审阶段。为了保证开发工作的科学、严密、公平、公正，我馆聘请计算机、档案等专业的有关专家组成专家评审组。召开城建档案馆数字化建设方案评审会：由各软件公司汇报方案。由专家评审组，对参评单位的方案进行评审。第五阶段确定合作的开发公司。我们根据专家意见及商务谈判的结果，选择优尼泰信息技术有限公司为开发合作公司。第六阶段深化需求阶段。馆计算机开发部门同开发公司、相关业务部门一起对用户需求进行功能性的深化。初步摸清城建档案馆的业务流程、数据流程和数据规模，明确各职能科室所要处理的数据，科室间的发生的数据量，以及对计算机系统的功能需求和性能要求，规范了各类表格、名称。我们用需求推动开发，用开发拓展需求。让用户与计算机开发人员充分交流，，让用户在开发初期，就能看到原型。增加开发过程透明度，尽量减少后期的修改，实现效率、质量的双赢。
4、档案信息质量是数字档案馆的根基。
信息质量关系到整个系统建设的成败，在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。我馆为严把档案信息质量关，建立档案数字化的全程控制，我们编写了著录扫描培训教材，对每个上岗人员进行岗位培训。同时建立三级审验制度。一是录入人员要对数字化的档案进行整理检查。看看是否符合整理规范，分类排序是否正确。二是科室项目负责人对数字化档案进行数据质量、图象质量的检查，并对著录数据进行核查。三是室主任对数字化档案进行抽查。保证档案信息数字化的质量。
5、基础工作是数字化的前提，基础工作先行才能保证系统的，从1999年系统开发，我馆一直同步抓好档案的基础工作。
（1）进行标准化规范体系的建设。标准规范体系建设是实现数字馆的保证、基础、条件，系统建设，标准先行，只有安计划有步骤地作好信息标准化，才能建立坚实的数据管理基础。我馆目前已从管理、业务、技术三方面出发，围绕数字档案的采集，信息著录管理，信息安全与维护等内容分阶段分步骤来进行数字城建档案馆的标准规范体系建设。目前已完成《城建档案分类大纲》《城建档案著录细则》《声像档案分类大纲》《城建照片档案档案整理细则》等标准化文件的制定工作。（2）馆藏档案进行标准化整理，几年来，我馆先后完成建管档案、用地档案、规划档案、地名档案等4万余卷旧档案的整理。为馆藏档案的数字化打下了坚实的基础。
（3）通过业务指导，规范新进馆的档案质量。
6、基础设施投入统筹规划、分步进行。
我国经过几十年来特别是改革开放以来的快速持续建设,我国在隧道及地下工程领域已得到了很大的发展,至今已建成各类隧道超过7000座,隧道总长度超过4000km,隧道数量和总延长位居世界首位,并且目前仍以每年新建200-300km隧道的速度在增加。
21世纪是我国隧道及地下工程大发展的世纪,据有关专家预测,到2020年,我国将要完成近6000km的地下隧道建设,平均每年约300km。到2010年,国内各种地下工程建设约需岩石掘进机、盾构机约180台(不包括微型机),年均需求量约为30台。截至目前,使用的盾构总数约有200多台次。
集.1城市地铁快速发展,对盾构需求最多。我国城市地铁正处在高速发展期,地铁和轨道交通规划总长度已超过3000km。目前已建成和在建的数量仅占规划数量的10%左右,未来城市地铁建设仍将快速发展。
1.2越江隧道建设方兴未艾,对大直径和超大直径盾构的需求将有快速增长。至今有10个城市已建或在建20多座盾构法越江隧道。计划中的越江盾构隧道更多。
1.3城市各种地下管线隧道有待发展,对盾构的潜在需求大。有关专家预测,我国城市的给水、排水、电缆、电讯、热力、输气等隧道工程的长度将超过1000km,其对小型盾构、微型盾构或掘进机的需求量也相当大。
1.4长大、特长铁路公路及水工隧道增加,对掘进机需求增加。
2盾构法在城市过江隧道施工中施工文件与档案管理存在的主要问题,亟待解决
一是涉及行业和城市多,要求规定不一致。行业涉及地铁、铁路、公路、市政、水利水电等;涉及城市目前在建地铁城市15个。
二是采用的规范不准确。我国各城市过江隧道施工中施工文件与档案管理有的依照地铁、有的依照铁路、有的依照公路、有的依照水利水电等规范,再结合市政规范来实施,给施工文件与城建档案规范化管理增加了难度。
三是新参与的施工、监理队伍多,对我国城市过江隧道施工中施工文件与档案管理要求、水平、起点不一,条件各不相同。目前参与盾构施工的单位超过40家,分布于多个地区、多个行业,并且还在增加。
四是更新型的盾构机数量大、类型全、技术含量更高,至今我国使用的盾构机数量已超过200台次。包括了土压、泥水、复合式,双圆等类型,直径从3m至15.2m等。其施工文件与档案管理要求有的甚至是空白。
五是档案意识淡薄。施工企业重施工生产轻档案管理的现象普遍存在,如,工程技术资料的收集整理,本应始于工程开工,终于工程竣工,却未能及时列入工作日程,与工程施工不能同步;在工程项目中,平时不重视工程档案和内业资料的收集整理,一旦得知业主或上级检查,就搞突击,临时补资料,甚至对档案管理人员反映的问题未引起重视,使工程档案管理工作处于被动局面。对于工程项目部来讲,一般都未配专职人员,而是由项目经理临时指派缺少盾构施工档案管理知识的人员兼职,更没有专门的资料室与相应的设备,往往使应该归档的资料分散在专业技术人员手中,很容易丢失或损毁。
档案质量欠佳,目前大多数盾构施工的工程档案都存在原始资料填写的不完整、不及时、不连续;档案电子文件、电子信息缺漏;部分归档资料不具有完备的法律手续等等情况,由于盾构施工档案多,目前档案移交工作普遍滞后。难以达到工程竣工档案向当地城建档案馆移交的要求。
3盾构法在城市过江隧道施工中,提高施工文件与档案管理水平的途径
盾构施工的工程档案是工程项目实施中阶段形成的有保存价值的,以文字、图纸、图表、声像、电子文档等为载体的文件资料。它是城市基础设施建设项目确保工程质量的一个重要组成部分,更是城建档案的一个重要组成部分。同时,盾构施工是高度机械化的一种施工,每日产生大量的数据,如何对这些海量数据进行有效地归档处理也摆在了我们面前。
针对盾构施工工程档案的重要性及存在的问题,提出了施工文件与档案管理规范化管理的解决途径。
一是明确规范,严格实施。
2008年3月1日,中华人民共和国住房和城乡建设部、中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局联合了《盾构法隧道施工与验收规范》,该《规范》于2008年9月1日实施。因此,盾构法在城市过江隧道施工中施工文件与档案管理工作必须严格按此《规范》实施。其次,要主动参照市政基础设施工程施工技术文件主要项目的统一规定,依照《盾构法隧道施工与验收规范》,制定盾构法隧道施工与验收技术文件主要项目的统一规定及表格表式目录。例如:在《盾构法隧道施工与验收规范》中,选定盾构法隧道施工工序质量评定项目一览表,依照《盾构法隧道施工与验收规范》的要求和盾构法施工的特点,制定每一项目的《工序质量评定表》。
二是用准规范,严格管理。
按该《规范》1总则1.0.6条,“盾构法隧道工程的施工与质量验收除应执行本规范外,尚应符合国家现行相关标准的规定”的要求,针对盾构法隧道施工一般只实施隧道主线的特殊情况,对非隧道主线施工的出入口、随匝道等,其施工文件与档案管理则按建设部《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》建城(2002)221号文件的规定要求进行管理。同时,建议中华人民共和国住房和城乡建设部尽快起草、制定和实施《盾构法隧道施工技术文件管理规定》,统一施工文件表格,以规范盾构法在城市过江隧道施工中施工文件与档案管理工作。
三是提高认识,加强领导
第一是要充分认识盾构施工工程档案的作用。是要强化设计、施工、监理、检测、质监、安全等单位的领导和专业技术人员的档案意识,使他们认识到工程档案是建设经验的积累和宝贵的技术储备,充分开发、利用工程档案这个宝贵的信息资源,可以为促进社会的技术进步和创造巨大的社会效益和经济效益。
第二是要健全制度,建立健全工程档案及内业资料的形成、积累、整理归档制度。明确“科学收集、分级管理、统一归口、定向移交”的具体操作程序;出台工程档案的考核与奖惩办法等,使档案管理工作真正做到有章可循,有序进行。根据档案管理的检查内容和考核评分标准,采取定期考核制度,形成职责明确、奖惩分明的档案管理激励约束机制,加强档案职能部门对档案工作的指导与监督,把工程档案管理工作提高到一个新的水平。
四是科学收集,严格要求。
其一,科学收集施工资料。盾构施工属于地下工程施工,许多理论还不完善,施工经验对同类工程有重要的借鉴作用。由于地下工程未知因素很多,盾构施工会发生一些没有预计的情况。因此,各地工程质监站、城建档案馆必须加强施工文件与档案管理工作的业务工作的指导,明确施工文件与档案管理工作的规范和要求。在工程开工前,议定项目施工文件与档案管理工作的具体详细的实施方案。针对盾构法施工中的特点,对工程大部分情况需要用影像记录、数据记录,表格的实时记录。如,对文字、图表的大小及格式做出明确规定;图纸附加电子文档一份保存,便于存储及查询。对于盾构机安装、盾构进出洞、旁通道的施工等关键工序,均应采用声像资料来记录,并将拍摄内容、时间、格式也应做出相应规定。
其二,档案工作与工程同步进行。盾构施工由于工程量大,资料数量多,施工时间相对较长,需要配备经培训合格的专职档案人员,并做到“三参加”,即档案人员应参加生产调度会或工程例会,参加工程安全质量检查,参加工程验收,档案资料做到“图、表、物”相符、数据准确,填写、审批、签章手续要完备,无擅自修改、伪造和后补现象,达到完整、准确、系统,符合归档要求,使档案人员了解工程动态,及时收集、整理原始档案资料。
参考文献:
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关键词：数字档案馆/问题
随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，使传统的档案馆望尘莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我们应该清醒地认识到数字档案馆存在的缺陷，数字档案馆的建设还存在着诸多的难点和问题亟待深入研究解决。如果对存在的问题视而不见，或掉以轻心，必将给未来的档案事业留下巨大而无法弥补的遗憾。
1数字档案的凭证价值问题
档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，虽然，“目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义，然而，由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力”[1]这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此，确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。目前，主要存在以下几方面的问题：
1.1认识上的问题。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。数字档案完全脱离了以往人人对档案“原件”的认识，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑。而且，有些数字档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，它不像纸质档案那样载体与内容“一损俱损，一荣俱荣”。数字档案与以往其他载体的档案都不一样，从甲骨档案到简牍档案再到纸质档案，只是载体的耐久性有差别，并没有改变其直观性，而数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正认识数字档案，确认其凭证价值，可能还需要走很长的路。
1.2技术上的问题。数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题。其一，数字档案具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。其二，计算机硬、软件技术不断更新换代，迫使数字档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。其三，数字档案不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将其输出，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。其四，数字档案对背景信息和元数据具有很强的依赖性。“电子文件的背景信息常常与文件内容信息相分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。元数据是电子文件、电子档案所特有的，“元数据由于其隐含性而易被忽视，而元数据一旦丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。”[2]
1.3管理制度上的问题。“传统档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度”，而目前“从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度，一些标准、制度虽已制定，但全面推行尚需时日”[3]而且也有一定的难度。
2数字档案信息的长期存取问题
数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。“据报道，美国航空航天局在20年前发射的‘海盗’号火星探测器上的计算机中，已经有20%的数据完全丢失，还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出，程序员也无法保证将其恢复”。[4]数字档案信息长期存取所面临的主要问题有：
2.1存储的介质材料。“现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题”。[5]一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在已经没有一台普通电脑可以读出来。
2.2机读语言格式。“计算机语言平均每三个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还能百分之百的还原”。[6]
2.3对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出，这个特征对其长期存取带来很多问题：“如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其它设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存贮在载体上，有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等等”。[7]
3数字档案的失真问题
“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术，其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点”。[9]数字化的主要方式是扫描加工，在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一，技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。其二，工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如扫错档案或打错顺序，或存错，或在建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真。其三，转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。
4数字档案信息的安全问题
安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题，也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”，但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场，给不法分子带来可乘之机，主要表现为：其一，计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。“国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁”。[10]其二，计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三，有窃取行为的间谍活动，窥视其机密信息进行复制或扩散。其四，有意破坏，摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，所有这些，都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。
5数字档案馆建设的诸多技术问题
数字档案馆完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有了数字档案馆。但是高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点，真是“成也萧何，败也萧何”。诸多的技术问题成为制约数字档案馆建设的难点。
5.1数字化设备技术条件。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽，以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。
5.2技术难题。数字档案馆是以信息源、网络、数据库为基础的，其相关技术是较复杂较先进并且不断发展的，它几乎囊括了计算机网络技术所需要解决的所有问题，技术密集。如数字化图像的存储与压缩、数据组织技术、信息检索技术、多语言平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约数字档案馆建设发展的难题。此外，“数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等，其中有很多技术有创新性”。[11]这些技术也都是不容易解决的问题。
5.3技术过时问题。在飞速发展的IT业中，电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代，IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。专家们提出的解决方案是数据迁移，但迁移却存在着一个致命弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。
6数字档案馆建设的标准化问题
数字档案馆建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。这个整体性的数字档案馆事实上是一种基于网络环境下的数字化档案信息资源共享的社会档案馆系统，是一个面向对象的分布式的网状结构模式，是由一个个相对独立的数字档案馆实体组成的。要对这分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制，就必须要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等等，这些标准也仅仅是几个主要的标准。“而实际上，在数字档案馆建设中，标准化是一个体系，是一个系统，因此对于我们来说，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国数字档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题”。[12]然而，要解决这个问题并不容易，我们面临着很多问题：其一，一个严峻的事实是我国档案信息系统没有相应的具体标准可遵循；其二，有些标准规范要超出档案工作的范围，如综合数据处理格式就需满足跨行业、跨部门的要求。如何统一是一个很麻烦的问题；其三，与整个档案工作的标准相衔接的问题；其四，与国际通用标准的接轨问题；其五，由于计算机技术更新速度非常快，每次技术设备的更新，都会对原标准产生相应的影响，因而必须不断适时修订标准。
7数字档案馆建设的投入与产出问题
数字档案馆建设存在着投入与产出不协调的问题。如果我们把数字档案馆与数字图书馆作比较，会对这个问题看得更清楚。数字档案馆建设投入的费用是巨大的，而且它的建设费用要远远高于数字图书馆的建设费用。由于图书有复本，许多图书馆保存的图书都一样。因而国家图书馆和省市图书馆的部分图书数字化后，其他图书馆特别是中小型图书馆完全可以坐享其成，不必再花费资金重复建设。而档案馆则不行，全国各个档案馆保存的档案几乎都是孤本，因而档案馆在用于档案数字化的费用上要比图书馆多，如，仅档案馆进行数字化档案目录的“工作量约是图书馆的35倍”。[13]但是档案馆的利用人次与图书馆读者的人数相比却少得多，“以北京市档案馆和国家图书馆（原北京图书馆）为例，前者年利用人次约四五千人，后者一年的读者数不少于二百万人”。[14]两者相差400倍。“即使一、二史馆和中央档案馆三个国家档案馆的年平均利用人次也不过5960人次”，[15]三个馆加起来与国家图书馆相比仍相差100多倍。档案馆的利用长期处于低谷已是不争的事实，就是建成数字档案馆后，这种情况也不会改变多少，因为档案信息有保密和时效的限制，有利用者的限制，并不会增加太多的利用者，更不可能赶上数字图书馆的读者人数。事实上，传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不协调的距离，使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建设面前很难解决的问题。
8数字档案中的经济问题
与其说数字档案馆是高新技术支撑起来的，不如更实际地说是由巨额资金支撑起来的，因为所有的高新技术和设备都将由资金来兑现。数字档案馆的建设与利用，不论对于档案部门还是利用者，都有很重的经济负担，经济问题可能是困扰数字档案馆建设的根本性难题之一。
8.1档案部门方面的问题。
8.1.1数字档案馆建设的费用问题。数字档案馆的建设费用是巨大的，开发一个稍具规模的数字档案馆系统，不论是购买软件和硬件，还是开发专用软件，还是馆藏档案的数字化工作，都需要花费可观的人力、财力和时间，这些都需要有强大的经济实力做后盾。而数字档案馆的建设说到底，仍是以政府投入为主。但国家的综合国力不可能在短期内发展到较高的水平。因此，资金短缺是建设数字档案馆的最不好解决的难题。档案馆是公益性和社会性的部门，也不能走“以文养文”、“以馆建馆”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的数字档案馆存在着投入与产出的巨大反差，即使对利用者收费，数字档案馆也根本不可能收回投资成本。数字档案馆建设的巨额费用对于本来就经费紧张的档案部门来说是有相当难度的。而对中西部欠发达地区的大部分市、县档案馆来说，连维持日常工作的经费都成问题，建设数字档案馆恐怕在相当长的时间内都是可望而不可及的。
8.1.2数字档案馆的使用和维护费用问题。虽然数字档案馆的建设费用巨大，但它并不是一劳永逸的。它的维护和使用的费用并不少于初建的费用。数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运转。
8.1.2.1平时正常的使用和维护费用。数字档案馆是靠技术支撑起来的，平时正常的使用和维护也需要很大一笔资金才能维持，如通信费、数据使用费和设备维护费等都需要不断地支出，且费用不低。
8.1.2.2设备更新费用。现代信息处理技术发展迅猛，其软硬件更新非常快，而在市场经济利益的强大动因驱使下，更加快了这种更新速度，“录制、存贮信息的设备、方法及软件随着新产品、新方法的问世，正以5-9年的周期更新，新产品、新方法的不断问世，必将导致原有设备及软件的淘汰”[16]。数字档案馆要维持正常使用，也必须不断地更新设备和软件，但要更新设备和软件，却又要花费大量的资金，而且是每隔几年就要又投入一次。
8.1.2.3数字档案信息长期存取使用的费用。正如上文所述数字档案信息长期存取是数字档案馆的一个具体而棘手的难题。而数字档案馆又必须使用数字档案信息，专家们给出了一个不得已而为之的方案，就是不断地使数字档案信息迁移转录。但是迁移转录的费用是相当可观的和不可预知的。一般档案馆能否承受这不断迁移转录所需的费用，也是一个既不可预见又不容易解决的难题。超级秘书网
8.1.3向利用者收取数字档案信息利用费的问题。档案法规规定档案馆向社会提供利用档案，可以收取费用。数字档案馆建设投资大，收取一定的费用也是应该的。但是，如何制定收取利用费的收费制度，如标准、数量、缴纳程序等，也是数字档案馆建设的难题之一。
8.2利用者方面的问题。利用者的经济承受能力，也是影响和制约.数字档案馆建设发展的问题之一。数字档案馆需上网阅览，从目前我国上网所需资费来看，每小时的费用是发达国家的10多倍，而用户的平均收入又低于发达国家的若干倍。我国80-90%的用户认为网络收费过高，通信费难以承受。再一点是下载档案信息的打印费用，尽管并不是要将所有下载的档案信息打印出来，就是部分打印也需要承受可观的打印费。如果再加上数字档案信息使用费，这些费用加在一起，将会相当高。必将影响利用者对数字档案馆的使用，也将使数字档案馆的建设失去应有的作用和意义；
9数字档案馆法律法规方面的问题
数字档案馆建设中会涉及到许多法律问题，而这些法律问题恰恰又是亟待解决而又难以一时解决的问题。
9.1档案法规方面的问题。面对数字档案馆产生的新情况、新特点.档案法规中的一些内容已不适应，而要解决起来仍有一定的难度。如对利用者的身份认证问题，在网上进行借阅限定和身份认证不仅增加技术难度，而且还要增加开支。而对外国利用者来说，由于限制得更严格，在网上操作更加困难。数字档案馆是开放的，是不受国界限制的，数字档案馆建设的初衷就是实现档案信息的社会共享。但如果取消身份认证，那么就等于中外利用者都一样没有限制。因此，真要修改完善档案法规，兼顾到方方面面，还是有相当的难度。
9.2著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在数字档案馆的环境下，由于档案信息通过网络进行传递，它极容易被获取、被复制、被传播，对利用者控制的难度加大。原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式对权利人已无法提供有效的保护，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯。因此，如何对档案著作权、知识产权和隐私权进行有效保护成为数字档案馆建设面临的一大挑战。从技术上说，真正切实可行的保护技术，目前尚属于极其薄弱的环节。从完善相应法律法规方面说，目前进展缓慢，尚有许多难题不易解决。
9.3数字档案的法律效用问题。对于数字档案的法律效用问题，它是数字档案馆建设中一个不能回避的特殊难题。要想让它得到法律的认可，恐怕还需要相当长的时间。而“如果电子档案的法律凭证问题得不到解决，数字档案馆的数字化馆藏也就失去了利用的价值、存在的意义”。[17]
10数字档案馆的基础理论问题
数字档案馆的建设必然要受到数字档案馆理论研究的影响和指导。目前，对数字档案馆的研究还处于起步阶段，许多认识不相同，统一尚需时日。而且有关数字档案馆的一些基础理论问题，都是一些不易解决的难题。
10.1数字档案馆的概念问题。自从数字档案馆概念出现以来，“关于数字档案馆的认识并不统一，其定义就有数十种之多，势必会造成对数字档案馆建设方向把握上的不一致”。[18]观点不一样，建设的数字档案馆就不一样，建设的难易程度、工作流程、服务功能、配套措施、系统边界和社会影响等等也都会截然不同”。[19]而统一认识或基本统一认识都非一日之功。但这个问题不解决，将对数字档案馆的实践产生不利影响。
10.2数字档案馆的系统边界问题。“数字档案馆支持以网络连接的相关档案部门的数字化馆藏，能够提供分布于不同地区的档案信息。然而信息网络的一个重要特征就是链接，这种在技术上可以无限链接的情况下，就涉及到了系统的边界问题”。[20]数字档案馆系统边界的界定决定着数字档案馆所拥有的功能特性。同时也决定着数字档案信息在信息中的地位。然而，“在图书馆情报学界，人们讨论数字化图书馆时有种倾向，认为因特网就是一个数字图书馆，任何人都可以到这个无所不包的图书馆中查阅文献、学习知识、合作交流甚至著书立说。这就把数字图书馆的地址空间和信息资源空间定位很广，其系统边界也无所不包。它不仅包括了书目文献管理、信息网络信息资源的组织与作用，甚至包括档案馆和博物馆的信息内容，因此建设规模异常庞大”。[21]数字图书馆的这种“扩张”，使本来就处于“弱势”地位的档案信息的地位更加岌岌可危，如果不对数字档案馆的系统边界给以恰当的界定，并采取相应的技术措施，那么，在不久的将来，数字档案馆将会消失在数字图书馆的海洋里，成为数字图书馆的一部分。
10.3数字档案的概念问题。数字档案是数字档案馆生存的基础。但是目前对数字档案概念的认识却并不统一和清晰。其一，对数字档案概念的研究并未引起档案界太多的关注；其二，一些对数字档案概念的认识，大部分都是以传统的档案概念为基础的，仍旧把数字档案当作电子文件的转化物来认识，无非是传统档案概念在数字时代的翻版。这里暂不说传统的以文件为属概念的档案概念本身就有许多可商榷的地方。单说在数字信息时代文件的概念、档案概念和其他信息的概念都会受到影响而发生变化，它们之间有互相融合的趋势。如何区分它们将变得越来越困难。在数字时代的信息网络环境下，数字文件、数字档案、数字图书、数字情报、数字资料、数字文献筹有什么不同？如何区分它们？如果不能把数字档案从这些其他数字信息中区分出来，那么数字档案的概念的存在就将走向消亡，而在数字档案概念基础上建立起来的数字馆大厦也将随之倾覆。因此，必须把数字档案概念从其他数字信息中区别出来，数字档案馆才能生存。但这是一道摆在我们面前的并不容易找到答案的难题。
【参考文献】
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23景红.电子档案凭证价值探析.档案与建设，2000;10
456李玉安.数字图书馆建设的十大难题.图书馆学刊，2002;3，
7徐义全.电子文件的特性与长期保存.档案学研究，2000;1
8吴志宏.数字化档案的隐忧：数据失真.北京档案，2002;12
9谭zhēng＠①培，数字档案馆论纲.档案学研究，2001;5
