发布时间：2023-05-15 16:35:26
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的高效档案管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
【关键词】档案管理，电子档案，高校档案，数字档案馆
一、高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足现代的新形势需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案逐步信息化与电子档案馆的建设是档案开发利用，在服务中实现方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
二、高校档案馆数字化建设中存在的问题
现在各高校档案管理的意识还较为薄弱，对建设数字化的档案馆还没有足够的意识。虽然一些高校已经有专门的档案机构，也制定了一定的档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案管理疏松。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也较为淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办力度不够。
高校学生档案管理工作和其他工作一样，要有安排，有计划，有贯彻有检查和督促。对高校学生档案造假，无论多与少都直接影响了档案的客观性，不真实的档案也就没有了其作为参考和依据的价值。由于现在现实社会情况较为复杂社会不正之风的影响或者是由于工作中出现的马虎，高校学生档案造假情况时有发生。为了不影响毕业生的考研究生、考公务员、和就业，在校期间的未及格科目和处分不入档的事时有发生。有的甚至到私造奖励内容，在应聘会上同一班级出现很团支书、班长的现象更是家常便饭。这种情况的出现不仅造成了用人单位对高校学生档案真实性的怀疑，使得真实的高校学生档案的利用率受到一定影响，更使得用人单位对毕业生的诚信度受到影响。如学生在毕业时所填写的高等院校毕业就业推荐表中，有各个科目成绩，有鉴定，有组织评语等，很多时候学校、院系的鉴定意见并非来自学校和学院的只能鉴定部门的管理人员，而是学生们相互之间互相鉴定意见。所以有些问题都是缺乏相应的监督制约机制。
三.改善高校学生档案管理意见
随着信息网络技术的日益深化，高校学生档案管理工作信息化、网路化格局逐渐形成，高校学生档案管理工作也应不断适应科技快速发展的趋势，提高现代化管理水平。随着计算机技术在各个领域中的广泛应用，高校在新生录取、学生毕业等多个环节逐步信息化和网络化。这位电子档案的形成奠定了良好的基础。
电子档案的归集与管理已经形成了未来高校档案学生管理的主要方法。充分的利用电子计算机的现代技术手段为核心，有计划，有步骤的把高校学生档案分类归档，进一步实现高校学生档案的数字化网络管理。有效的利用成熟的计算机技术，将高校学生档案文件中的文本、照片、声音、影像及作品等进一步的信息化管理，制成高校学生电子档案，从而建立高校学生档案信息数据库，实现档案信息化和网络化。因此，高校应根据其需要有效的建立纸质档案和电子档案相结合的学生档案管理模式。
加强制度化建设对学生档案管理具有十分重要的作用。根据学生情况、办学特点、管理要求等，建立适应网络教育的规章制度，使网络教育学生档案管理规范化、制度化。使学生档案管理部门摆脱日常的事务性工作，采取学分制和柔性管理相结合的学生档案管理方式，充分调动学生在学习过程中的积极性、主动性，学分制是学生档案管理制度改革中的难点，需要有一个富有弹性的教学计划和一套灵活的管理体制、运行机制，才能使学习者变被动为主动学习，更好地培养出适应工作需要且综合素质较高的应用型人才。
学生档案管理是一项具体细致、繁琐复杂而且原则性和服务性很强的业务管理工作，政策性强，从事这项工作不仅要付出艰辛的劳动，而且必须要有强烈的事业心和高度的责任感。网络教育学生档案管理区别于普通高校学生档案管理，它主要体现在管理方式更加多元化，管理人员具有很强的信息素养和沟通协调能力，要能熟练掌握现代信息技术，可以通过网络与学生、教师进行全方位的交流，能够指导学生在学期间通过网络远程交互通讯方式完成如选课、查询、报考等，这就要求学生档案管理人员要转变思想、提高工作效率、有较强的服务意识。
总之，在这个高度信息化的时代,信息技术无疑为档案管理,特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要,只有把工作重点放在信息化管理,网络资源化建设,充分利用信息高速路的优越性,才能使高校的档案管理更健全、更高效。数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。
参考文献：
[1]《普通高等学校档案管理办法》
关键词 高校；档案管理；发展趋势
众所周知，档案具有一定的使用价值，档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰、确定、具有完整记录作用的固化信息，并统一保管。而档案管理就是档案保管工作的统领。学校档案管理主要对师生过去现在的状态信息记录。随着现代化技术的进步，档案管理形式也逐渐由纸质转变为计算机系统管理。而在未来发展中，高校档案管理将会以怎样的形式发展下去，值得进一步研究。
1.高校档案管理的必要性
高校档案管理在学校管理中具有重要作用，但是根据现阶段高校档案管理情况看，其作用并没有得到凸显，一些管理者在思想意识上存在偏差，认为档案管理只是一种形式并没有较大的作用，其实不然，高校档案管理在学校教育教学上有着推动效果。随着信息计划、互联网的发展各校档案管理工作也有了不同程度的进步，但想要跟上现代化发展步伐，还需要从根本上加大档案管理工作的重视，管理者自身提升管理水平，转变思想意识进而跟上现代化发展。另一方面，提高档案管理工作质量，管理做到在其位谋其职，只有在这样的形式下才能使档案管理得到长足的发展，满足社会对档案管理的要求。
2.高校档案管理现状
2.1管理人员对管理工作缺少重视
高校档案管理离不开管理人员的重视，但是现阶段一些管理人员对档案管理缺少重视，致使档案管理工作不能有效进行；一些工作交接效率较低，对交接工作没有及时进行审查，进而造成遗漏也无人理会；另一方面，一些档案管理工作正处于信息化管理初级阶段，一些原有管理人员自身工作有待进一步引导，进而造成管理人员对管理工作的不重视。
2.2缺少经济投入
由于档案管理工作处于起步阶段，因此在一些经济投入、基础设施建设上投入不足，信息化管理没有真正做到物尽其用，同时没有高效的检索系统。另一方面，档案管理需要有档案库房、阅览室、办公室等基础设施建设，但是一些学校由于规模限制，将三项基础设施建设合并为一，不能满足档案设施管理要求。
2.3管理模式缺少创新
如今，传统的档案管理形式依然存在，根据资料的特点或是类型通过人工形式整合、归类；接下来进行检查一文件编码一拟定案卷封面一密封保管。这样的管理流程繁琐，并且需要投入大量的人力、物力。由于每个立卷人的理念、素养不同，通常相同的档案有多种形式。
3.高校档案管理发展趋势
现阶段，高校档案管理发展形式逐渐倾向信息化发展，而信息化发展不只是计算机系统上的完善，还需要从各环节中不断的完善。针对以上档案管理问题，笔者将其分为几点。
3.1集成化档案管理
高校档案管理逐渐趋于集成化发展，只有这样才能适应信息技术的变化，提升档案管理技术，但是要注意在信息化管理中网络安全性。
在进行档案整合时，可以通过二维码识别，进而提升工作效率，不必浪费大量的人力物力，推动档案管理更为智能化发展形式。在高校档案管理中，需要对每个专业档案信息实行资源共享，为教师、学生提供更为人性化的服务。例如：信息搜索、查询等进而提升信息准确性。
档案管理也可以通过引进先进的搜索技术，完善相关内容，进而提升档案管理服务水平。提升档案的使用率，需要借助互联网平台建立开放型网站，同时也可以起到档案的宣传的作用。教师和学生通过线上搜索能够得到全面的业务服务，极大地提升了服务方便性。
3.2扩大管理人才队伍
档案管理是高校管理的重要任务，表面看似档案保管工作，但是其背后是管理者的工作努力，具有一定的技术性。尤其在信息化发展下，档案管理走向数字集成化成为必然条件，但同时也对管理者提出了一定的要求。今后档案管理者需要具备专业的管理知识、了解现代化发展形势、工作经验丰富等综合性人才。
3.3完善档案管理制度
企业想要长久的发展需要有完善的管理制度，当然，高校n案管理也不例外、完善制度是高校档案管理的前提，是确保档案管理科学、有序化发展的基础。跟上新时代的发展步伐，创新高校档案管理形式。档案管理需要秉承着依法治国的原则，使档案管理者在工作过程中有章可循。
学校方面对档案管理流程、方法等进行制定，并且落实到实处。如今，社会对于高校档案管理加大了重视程度，并且出台了相关法律制度，以为高校档案管理作出正确的引导，提出建设化意义。在这种模式下高校档案管理需要借助方便条件，制定完善的管理内容，确保高校档案管理的有序进行。
3.4创新发展理念
第一，高校档案管理坚持“以人为本”的工作理念。围绕学校管理工作开展，尤其是教师教学、学生综合素质的提高；第二，落实档案管理理念。提升档案管理人员档案意识；第三，促进档案工作进步，实现档案工作的协调发展，推动学校档案管理与现代化信息技术相融合。
【关键词】档案管理规范化科学化
高校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，往往可以从档案中反映出来。从目前我国高校档案管理工作的情况看，应上一个新的台阶，使高校档案工作始终顺应时展，为教学、科研事业服好务。
1、强化意识，健全机构。既要充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义，还要充分认识高校档案现代化建设的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不充分，就会影响档案信息服务工作的深入开展。档案现代化建设的好坏是衡量高校现代化水平高低的标尺，搞好档案现代化建设，能促进高校的全面发展。在提高认识的基础上，要切实转变观念，强化档案意识，要以科学发展观指导高校档案现代化建设。加强档案意识，增强服务意识，使档案工作与时俱进。认真执行档案法，强化法制教育，增强法制观念，把档案法制建设纳入普法宣传计划。在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中，努力做到“三纳人”，即在工作中，做到档案工作纳人学校的规划和计划、纳人学校的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围，并给予档案工作以各方面的支持。
2、依法治档，建章立制。法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化、档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。
3、加强业务，提高能力。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还应要求档案员真正坚持“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养、提高档案工作者素质，是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。4、稳定队伍，改善条件。要采取切实措施，建立一支有较好政治、业务素质的相对稳定的档案干部队伍。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆（室）的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。
关键词:电子档案;档案管理;高等学校
一、高校档案管理现状
纵观近几年高等教育发展情况，如表所示，2007年相较于2006年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了十所，学生总规模增加了两百万左右，高校教职工人数增加了十万;而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所，学生总规模增加了近两百万，高校教职工人数也是以万为单位递增;连续三年，高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。
每年，数以千万的档案变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。
具体地看，全国高校档案管理现状还存在着以下几个方面的特点:
第一，工作量大:由于高校的独特环境，每年都有大量学生、教职员工的档案数据变动，录入或者迁出，全国每年变动的各类档案都是以千万计，加上就业、继续深造等各种情况，档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点，加上其他档案的维护、保存，都需要消耗巨大的人力物力。
第二，电子信息化程度有待提高:信息技术是高效的信息处理手段，但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段，管理工作人员对自动化软件的选择和使用还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
第三，档案管理操作的标准化程度不高:由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这就为档案管理工作的效率带来了障碍。
第四，远距离传递频繁:由于学生入学、转学、毕业以及就业等情况每年都会发生，学生的流动性强，所以档案也经常需要远距离传递，跨省市、跨地区甚至跨国调用都是时常出现的情况。
以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。
二、电子档案管理的利弊
1.电子档案在现代档案管理中的优越性
首先，依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率。相对于传统的档案管理工作，档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力，同时还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。
其次，通过电子文档的方式存储文件档案，可以实现档案的充分交流与共享。传统的纸质档案调档搜索繁琐，对于远距离共享或调度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困难等。利用信息化手段，高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理，索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。
此外，以电子文档形式保存的档案文件，其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档要低。由于传统档案存储媒质为纸张，环境中的温度、湿度以及微生物环境都可能影响其存储寿命，所以在存放过程中对环境的要求较高，防潮防虫等工作都是必不可少的。同时，大量的数据消耗纸张，不利于环境保护。而现代的电子文档的存储方式多样，DVD光碟、闪存U盘、硬盘，存储量大，1GB的存储卡就可以存储5亿字，相当于近1000套《三国演义》;且储存时间长，受外部环境影响小，具有很强的稳定性。
最后，采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位，这样的速度是传统书写无法比拟的;存储卡体积小重量轻，两个手指就能轻松移动，如果传递记录着5亿文字的纸质档案，这是无法想象的。在安全性方面，高校档案经常涉及异地传递等远距离传送，文件在邮递过程中丢失等情况时有发生，导致一些重要文件的遗失，信息在调用过程中的丢失或延误，都给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。所以充分利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的安全性和时效性。
2.电子档案在应用中的风险
当然，电子档案也不是万无一失的。事实上，电子档案在存储和使用的过程中，都存在着一定程度的风险。
(1)电子档案存储的安全性。由于存储设备具有高速读写速度，倘若被盗取，受侵害的程度将远大于传统媒质。另外，由于信息化手段采用统一字体、统一标识，丧失了手写汉字的特征性，不利于真假鉴别，受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在，通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险。由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息，安全问题不可忽视。
(2)电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件，一次的笔误或处理失误，其影响范围有限，而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件，一次处理的文件量极大，一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外，文件多处于开放状态，更新不及时，便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。
(3)电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上，信息的存储和读取都需要特定的设备，造成了信息对软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速，计算机软硬件的更新换代速度快，如果兼容性不够好，也可能造成信息的丢失，从而直接缩短了电子档案的寿命。
三、电子档案管理在高校档案管理中的应用
针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题，可以采取以下措施进行预防:
第一，加强电子档案存储设备以及网络的安全性。首先，保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态;定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失;还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改，应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。
第二，规范操作流程，杜绝档案在操作过程中的风险。首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次，尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件，防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。
第三，为了保证电子档案的寿命，使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限，做到职责权限同步，防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。
四、结论
在这个高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有把工作重点放在信息化管理，网络资源化建设，充分利用信息高速路的优越性，才能使高校的档案管理更健全、更高效。
参考文献:
[1]教育部.2006年全国教育事业发展统计公报.2007.06.08.
[2]教育部.2007年全国教育事业发展统计公报.2008.05.05.
关键词：档案信息化；档案管理；方向Abstract:The archives information is a collection room files as the basis, without changing the content information file the original case, are the existing forms of content and archive itself with the information conversion principle of change, make archives information society, to achieve resource sharing files. The file has been able to deal with information technology, because it is itself contains information. This paper analyzes the meaning of archives information construction, improving archives management, promoting the project file management process, for archive information management, the establishment of a new direction of engineering archives development etc..
Keywords: Archives; archives management; direction
中图分类号：TU198文献标识码：A 文章编码
1 档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。
2 改进档案管理方式，推进工程档案管理进程
档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。
2.1 拓宽档案信息管理思路
档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。
近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。
2.2 提高档案信息管理水平
随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。
档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。
选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。
2.3 加强工程档案信息管理
工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。
工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。
数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。
充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。
3 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向
3.1 加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。
3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。
3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。
3.4 数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。
4 结语
计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。
参考文献：
关键词：人性化管理;档案管理;高校
档案管理是高校管理工作中的重要组成部分，是对高校办学历史最权威、最真实的记录，其具有很高的应用价值，强化对档案的开发与利用是提高资源使用效率的有效途径。信息化技术的出现，各行各业的发展都离不开信息技术的支撑，档案管理与服务面临着新的机遇与挑战，应体现人性化的管理理念，创新服务模式，是提高档案管理水平的有效途径，从中体现对读者的人性化关怀。
一、高校档案管理的现状分析
1.档案管理模式落后
通过对高校档案管理现状的分析可以发现，档案管理模式缺乏人性化设计，大都采取被动给予的方式，服务意识不强，传统的手工管理模式已经不能适应现代社会的发展。部分知名高校将信息化技术应用到档案管理中，但大部分高校信息化管理的实施与执行力度不足，还未全部实现档案的无纸化管理，档案管理模式相对落后。
2.档案信息缺乏真实性
高校档案管理由于档案信息化系统存在弊端，档案信息缺乏真实性，数字化信息缺乏完整性，经常会出现误删、错删的现象，档案信息的安全性还有待增强。现阶段，档案信息由于缺乏真实性，系统信息极易受到外部恶意软件、黑客、病毒等的侵袭，威胁着档案信息化系统的安全性。
3.缺乏专业档案管理人员
一般情况下，高校的档案管理人员大都是兼职的非专业人员，档案管理专业性不强，缺乏主动服务的意识，手工查找效率低。档案管理人员趋于老龄化，年龄相对较高，虽然具备传统档案管理技术，但是对计算机技术的掌握相对欠缺，操作能力差，与现代档案管理无法实现接轨。
二、高校档案管理中的人性化管理策略
1.打造人性化的档案服务环境
“以人为本”是现代社会发展的基本理念，强调“人”的主体地位。档案工作中以人为本着重体现在为读者服务的过程中。服务环境的构建，应充分体现人性化理念，突出人文关怀的重要性。为了体现人性化的主题，高校档案馆在布局、功能分区、外观设计等方面都要进行设计，以充分体现档案馆的文化价值。例如，在高校档案馆内部，应设置不同的茶水间，营造安静、和谐的服务环境。此外，高校应加强档案管理基础设施建设，运用先进的设备进行档案管理，及时升级信息化系统，以避免高校机密性文件的泄漏，为读者提供舒适的软硬件设施。
2.实现档案管理的数字化管理
新时期，高校档案管理工作的数字化，应从人们的感受、时展趋势等方面着手，通过网络平台来实现对档案的系统化管理，使管理工作效率更高，效果更好。高校设置档案管理电子平台，将可公开的档案信息进行展览。同时，会对机密性的文件进行加密操作，只有专属电脑才可访问，实现对档案资料的高度保密性，提高信息的安全性。在档案电子化平台，及时将刚刚进入档案库的热电材料进行电子页面的展览，这样查阅资料时，只要键入关键词即可从中检索出合适的信息，相较于传统的手工档案管理更具高效性与实效性，符合了现代社会的发展趋势，是人性化设计的充分体现。
3.提高档案管理人员的专业性
档案管理人员是执行档案管理的重要元素，决定着服务质量和专业度。为了展现人性化的服务，应提高档案管理人员的专业化水平，更新人才的知识结构。馆员的知识素养、业务素养和服务意识决定着档案的服务水平，是档案管理中面临的主要问题。首先，应提升档案管理人员的入职门槛，提高档案管理效果;其次，应强化对管理人员档案管理信息化平台操作技能的培训，端正其服务态度，为人性化管理的实施而不断努力。
综上所述，通过对高校档案管理现状的分析，了解到档案管理工作中还存在着诸多问题，人性化理念缺失，档案管理制度不够健全，档案信息化平台不够完善等。为了改善此类情况，为读者提供更为优质的服务，应贯彻人性化的理念，化被动需要为主动提供，以提高档案管理水平，提升读者的满意度，实现档案管理的数字化，提高档案管理人员的专业性，提升高校档案管理质量，实现对档案的人性化管理。
参考文献：
[1]严淑华，杨华，杨岳雪.档案工作的人性化管理[J].河北工程大学学报（社会科学版），2013，12（1）：121-122，128.
学校档案是记录学校丰功伟绩，办学经验以及学校文化思想的手段和途径，同样也是学校未来发展的依据，以及教师工作的指导，可以说，学校档案工作凝聚了广大师生的智慧与结晶。一所学校的成功，需要全体共同努力，档案作为珍贵的精神财富，强化其管理，是非常必要的。我国高等院校在这个方面取得了一定的成就，但是与实际的需求相比还远远不够，制定科学管理制度，提高管理专业素质，是必然之举。
一、规范档案管理，构建完善的档案管理工作
我国教育事业的发展，带动了各大高校之间竞争的日益激烈，而竞争反过来又会促进高校建设水平的提高，这样一来，档案内容也会越来越丰富，管理起来也更加困难，加之我国在档案管理方面相对薄弱，管理人员思想意识不高，因此，相关工作人员必须要强化管理宣传与教育，正确引导全校师生对档案管理的认识，提高管理档案管理人员的工作热情，使其能够积极进行工作，为学校档案管理事业的发展，尽一份绵薄之力。我国高校内部，采取校长负责制，因此提高学校档案管理工作，首先要从领导阶层入手，提高领导对于此项工作的重视程度以及监督管理力度，端正管理人员工作行为，要将大难管理工作做作为重点的工作纳入到高校管理中去。学校领导要将转变思想，积极推行完善管理制度的推行，从而更好地实现学校档案工作开展，为提高学校凝聚力打好基础。
二、工作效率的提高需要档案管理的数字化、现代化
除去以上所述之外，在学校建立细化的管理平台，实现档案管理的数字化，现代化，是提高其工作效率的重要途径。在阶段，计算机网络技术在我国高度普及与发展，建立信息档案管理平台不但能够有效提高其工作质量与效率，同时也能够更加符合时展需求，并能够是管理工作向着更加高效，快速，精确的方向发展。除此之外，实现档案管理信息化，还能够提高为学校节约很多人力与物力，有效降低在人力资源方面的资金投入，从而提高学校的经济收益，档案管理的数字化需要用数字化的手段借助于信息高速公路，最大限度地利用档案资源，处理、分析和管理整个档案数据库，整体解决学校档案管理过程所面临的收发、整理、查询、开发等问题，实现学校档案资源的合理开发、迅速利用、便捷查找等多方面的最佳配置。实现档案管理的数字化之后就省去这些不必要的麻烦，可以直接在计算机面前登录档案数据库，运用搜索引擎，几秒钟就可以解决以前要很长时间才能解决的问题。时间上的大大缩短使得学校办事的工作效率能够得到较大的提高。另外，在实现档案管理的数字化以前，查询档案一般都借助于纸质档案来进行查询，现在就可以从纸质档案和电子档案两方面来查询相关问题。可见，学校工作效率的提高需要档案管理的数字化。
三、加强档案管理与提高工作效率二者相得益彰、相互促进
1.在进行学校档案管理的过程中，最为重要就是信息资源的管理，由于档案管理在学校管理过程中的地位日渐凸显，因此强化管理力度，是非常必要的。学校管理与学校工作效率提高，是学校发展历程中重要的两个方面，学校管理人员需要将这两方面有机的结合在一起，使其相互促进，共同为学校的发展提供动力。同时，相关工作人员要在强化档案管理的环节中，不断开发学校信息资源，借助先进的管理工具，采用多元化的管理方法，从而更好地为学校教学以及科研工作服务。需要明确的一点是，加强学校档案管理，首先就要从认识、了解档案工作开始，只有对档案管理工作有了全面，正确的认识，才能够实现其工作质量的提高，学校还应该扩大宣传，为档案工作的顺利开展，构建更加优良的环境。
2.建立、健全学校档案的管理制度。加强学校档案的管理必须依赖一系列管理制度的健全和完善，学校要根据档案专业主管机关的规定，结合学校特点和档案管理发展状况，制定切实可行的规章制度，保证学校工作的顺利运行。
3.加强学校档案管理队伍建设。现代管理学认为，在组织资源中，人是最关键、最重要、最活跃的因素。同样，要搞好学校档案工作也必须有一支结构合理、素质精良的管理队伍。从以上三个方面加强学校档案管理的建设，能够确保为学校提供更优质的服务，提高学校整体工作效率。
4.提高学校工作效率，需要学校档案管理提供全面、迅速、便捷的资料和服务，需要学校科学有效的措施，要提高人力资源以及学校资金的使用率，同时做好档案归纳与分类也是非常重要的，工作人员在档案归纳分类之后，做好整理，为日后查询和使用资料做准备。提高学校工作效率，将档案的搜集整理以及统计编辑工作做好，才能够满足新形势下，学校对于档案管理工作的要求，同时，这些工作也面临着更多的不确定因素，如档案所占用库房空间将极大地节省，档案管理的工作量减轻，学校管理将更方便，工作效率也自然而然地得到极大的提高。
从管理模式来说，高校档案管理可以分为综合管理与分类管理。高校档案综合管理是将学校的各类档案集中起来进行管理的方式，相较于分类管理，它有独特的优势，是目前较为普遍的一种管理模式。鉴于笔者单位也对档案采用综合管理，因此，困于目前高校档案管理存在的一系列问题，制约和束缚了其档案信息的开发利用的现状，本文将对档案综合管理中的问题作一剖析，并对如何开发利用档案信息提出相应建议。
一、综合档案管理及其功用
近几年来，高等学校普遍加大了档案工作力度，改革了旧的档案分级管理模式，成立了综合档案室，实现了高校档案的集中统一。高校档案综合管理就是将高校的文书档案、教学档案、科技档案、房产档案、声像档案、照片档案等作为一个整体实行集中统一管理。
高校档案管理综合档案管理可以统筹安排各门类的档案工作，有利于高校档案管理的发展。它将各业务部门的资料文献进行集中，形成立档单位各种档案资料的信息中心，实现档案信息资源共享，方便了查找与使用，扩大档案的利用面。同时，实行综合管理，使学校可以将其作为一个专门部门，配备具有专业素质的专门人员进行工作与管理，为查找利用档案提供了方便条件。
二、高校综合档案管理的问题
高校综合档案室的建立以及高校档案的综合管理，使高校档案工作在学校体制改革、教学、科学研究、评定职称、落实政策和编史修志等方面的作用越来越突出，成为学校管理工作中不可缺少的重要环节。但也应当看到目前高校综合档案室建设还存在一些问题和不足,无论是档案意识、服务观念上还是人员素质、环境建设等方面，都不能满足新形势下的档案工作需要，也越来越不适应知识经济时代的发展和现实的需要。
1.领导重视不足
由于档案的价值不能立即显现，具有滞后性，使得“档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要”成了目前一部分高校领导对高校档案工作的态度，这反映了领导层对学校档案工作的重要性认识不足，普遍将高校档案工作附属化、淡化、甚至置之不理，没有真正认识到做好档案工作会更好地促进全校各项工作，致使学校的档案工作长期以来进展缓慢，资金、设备不足，如办公条件得不到改善，档案现代化及档案保护设备配置不全。这严重影响了档案管理、保护及服务工作的正常开展，制约着档案价值的体现。
2.工作人员自身观念保守，重管轻用。
目前高校档案信息资源的开发和利用还处在一种封闭和半封闭状态，档案利用范围主要局限于高校内部，这很大程度上是由于传统的重保管、轻利用的观念的体现。这种长期以来封闭保守、墨守成规的保守观念，造成了档案部门只注重于档案的收集、归档、保管，过分强调保密，束缚了档案工作者的开拓和创新精神，抑制了档案信息资源的流通。
3.人员整体素质不高
知识经济时代对档案工作者的素质提出了较高的要求，而在现阶段的档案工作者中，还有相当一部分人在工作素质上不能适应档案事业发展的要求，档案人员综合素质低下，将严重影响档案管理工作的水平。这主要表现在：不少档案人员缺乏专业知识的理论功底，在收集工作中不知该收什么，影响了归档齐全率；整理时颠倒卷内文件的先后顺序；案卷标题拟写不准确；案卷之间问题交叉等等；缺乏研究能力，对学术成果与史料无法进行深加工；缺乏运用现代技术手段进行档案管理的能力，等等。档案人员的理论水平、业务水平亟待提高。
4.管理手段落后，对档案信息开发利用率低下。
由于经费不足、人员素质低等原因，档案管理中对于现代技术手段的运用程度显低。计算机在现代社会已成为信息传递的主要载体，但档案部门对计算机的利用方面，在很大程度上仍只是用于目录的存储与检索，部分的管理工作还是传统的手工操作。
目录的存储与检索在目前来看，是一种对档案信息资源低层次开发。社会发展需要我们把目光放到更高层次的信息开发上，对档案馆（室）藏的科技成果、教学成果、人才档案等资源进行创造性的加工与浓缩，这需要充分运用现代技术手段，改善档案管理手段落后的局面。
三、高校综合档案管理的开发利用
1.更新思想，转变观念，树立主动服务的意识
更新思想，转变观念，是目前档案工作者首先要解决的问题。这是对档案的开发利用提出新方案、新举措的前提和保障。从学校领导层面来说，要充分认识视档案工作的重要性，转变过去认为档案工作可有可无的思想，将档案工作纳入学校整体管理的必要组成部分，在观念与行动上双双进行落实，这是档案管理得以发展的关键。从档案管理者层面来说，要改变过去消极被动等待的思想，转变重保管轻利用的思想，树立主动服务的意识，切实加强档案的开发利用，发挥档案的应有作用与价值。
2.提高档案人员的素质
要使档案最大程度地得到开发利用，人是其中最不可或缺的因素。随着科学技术的发展和档案管理工作向深层次发展的要求，档案工作人员只具有单一的业务知识已远远不能适应发展的需要。传统档案管理一般是对资料的收集、归档以及保管，而对档案的开发利用，则要求将档案资料看成一种活的信息，不仅需要档案人员进行档案信息的采集、组织和储存，而且要求档案管理人员有市场经济环境下所具备的观念与能力，能对档案信息进行研究、开发与运营，对档案人员的工作要求非常高。简言之就是既要求档案管理者有过硬专业素质，又要会运用现代科学技术工具，既要有分析与研究能力，还要有敏锐的市场判断力。因此，作为新时期的档案工作人员，就要积极调整知识结构，不断更新观念，学习新知识，提高自身素质，这样才能更好地发掘档案的价值，更好地为高校的教学、科研、管理等工作和社会发展服务。而从学校层面来说，也要重视档案人员的配备，真正选用专业扎实，业务精湛的人员来从事档案管理工作。
3.运用现代技术手段，做好档案开发，提高利用率。
要发挥档案的作用，开发档案信息资源，就要善于运用现代技术手段。对于计算机的应用，不能只满足于单机的信息存贮与查寻，要充分发挥网络的优势，扩大档案的应用价值。
计算机技术的发展为档案信息事业奠定了必要的技术基础，我们可以用支持档案信息共享的网络体系建立高校档案网络。在网络技术、特色服务、网上档案资源开发、网上档案室形象等方面实实在在下工夫。通过扩大上网档案资料的数量，建立一个统一的全国高校档案网络，充分利用高校资源优势，全面实现资源共享，为高校及社会提供优质高效的档案服务。
4.完善档案管理制度，引入竞争机制，为档案开发利用提供保障
档案管理状况与档案管理制度密切相关。从完善制度入手，引入竞争机制，是档案工作改革和发展的催化剂。在档案管理中引入竞争机制，把岗位职责、工作实绩与经济利益结合起来，改变干与不干一个样、干好干坏一个样的传统管理体制，代之以竞争上岗、能者多得的激励机制，从而充分调动每一个人的工作积极性，促使人员想方设法提高服务意识，增加服务热情，提高档案的开发利用率，促进档案部门服务高校与社会的效益
高校档案管理中问题的解决与提高档案的开发利用率，是现代社会对高校档案工作提出的必然要求，但这是一个系统工程，需要学校在意识与行动层面均将档案管理纳入学校管理之中。
参考文献：
[1]黄坚，档案信息开发概论[M].福建:福建科学技术出版社,1995.
