发布时间：2023-05-16 10:36:05
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的采购合同管理模板样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
招标采购的物资，应按照招标文件中约定的时间（一般为30天）完成合同签订，不得无故拖延。招标采购的物资，合同应以中标通知书、投标文件、专用合同条款、通用合同条款、招标技术规范书、已标价合同货物清单、招投标澄清文件和往来函件等招投标资料作为签订依据。非招标采购物资合同应以确定采购结果的相关信息作为签订的依据。招标采购的物资，签订书面合同的标的、价款、质量、履行期限等主要条款应与招标文件和中标人的投标文件的内容一致，不得再行签订背离合同的实质性内容的其他协议。
二、合同管理模式
电网企业合同管理历经了3个阶段的变化。2004年以前，各网省公司负责各自业务范围内的物资采购，没有统一的物资合同管理；2005～2008年，电网企业实施两级集中规模招标采购模式，合同管理采取哪级项目单位出资，相应物资部门进行签约，履约结算；2009年至今，电网企业实施全面的物资集约化体系建设，按照物资集约化整体设计方案变革组织架构、创新管理模式、优化业务流程，全面提升物资集约化程度，实行“统签、统付”管理。即：省公司出资采购的物资合同全部由省公司进行签订、结算。随着物力集约化不断深入，目前，电网企业合同管理体系是以批次采购合同管理为主、协议库存及超市化采购框架合同为辅，全面覆盖公司基建项目、技改项目、农网项目、电能表及日常办公运维物资的全口径合同管理模式。电网企业对物资采购合同文本实行统一管理，目前应用98套物资采购合同文本，用以规范公司合同承办人员的合同签订、履行行为，防范法律、商业风险，增加社会效益和经济效益。合同签约全面应用ERP系统和电子商务平台，系统固化文本格式和签订流程，招标结果自动回传，合同文本自动生成。招标采购的物资，合同签订可采用简化签约文本，签订时只打印并签署合同协议书和附件，通用合同条款和专用合同条款以招标文件规定并经投标文件及澄清文件确认的合同商务和技术条款为准。
三、合同管理流程
系统流转：合同管理人员根据电子商务平台的中标结果，以需求单位或者工程项目为单位根据合同模板起草物资合同，供应商通过电子商务平台在线对合同草稿进行确认，电子商务平台将合同结构化信息（即合同协议书、供货范围及分项报价分析表等）传递给ERP系统，生成采购订单。同时，合同在经法系统中流转，完成审批程序。纸制合同签订：供应商携中标通知书等相关资料至供应商服务大厅签订商务合同。合同承办人应仔细核对供应商提供的相应资料是否齐备。供应商授权代表应对合同正本逐页小签或加盖合同骑缝章。合同履约流程。建立物资供应台账管理机制：在合同台账的基础上，对计划、招标、履约、配送、结算等环节进行补充，形成从计划到结算的“物资供应一本帐”管理。建立两级物资调配机制：在省公司层面建立物资调配中心、在地（市）公司设立物资调配室。按照管理范畴，省公司调配中心负责全部基建项目、农网工程及业务范围内部分检修类的物资需求和统一安排物资供应，对外统一安排供应商资源；地市公司负责其业务范围内的物资调配管理，分析和监控本地（市）物资供应关键节点执行情况，积极协调项目现场和供应商履约，主动落实物资到货情况。建立月计划、周协调、日调度工作机制：物资调配中心（室）每月编制物资供应计划，统筹安排供应商生产和现场到货计划；每周召开履约协调会，协调计划执行中的问题；每日调度供应商发货和现场接收，跟踪掌控物资到货情况。建立监控预警机制。按照物资供应过程中的不同阶段和环节，统筹安排合理需求计划、招标计划、供应计划和结算计划的时间，根据各时间节点，监督物资供应执行，提前预警、跟踪督办、主动履约、保障供应。在ERP平台开发监控预警功能，设置四级预警参数，监控物资供应链全过程，主动发出预警信息，并通过督办单跟踪解决预警信息。合同结算管理主要分为保函管理、发票管理、付款申请管理三个内容，合同款项主要主要根据履约的过程分为预付款、到货款、质保款、投运款四阶段款项。预付款申请由供应商在电子商务平台登记履约保函信息，生成预付款申请；到货款申请由供应商在电子商务平台登记发票信息生成到货款申请；完成投运管理与质保管理后可分别生成投运款与质保款申请。
四、下一步合同管理重点
0 引 言
我国自2016年5月1日在全国范围内全面推行“营改增”试点至今已经历了两年多的时间。建筑行业中的施工单位按照“营改增”要求修订了相关制度，建立了完整的进项税、销项税登记抵扣链条，细化了工程项目成本管理环节中的预控方案、劳务分包等具体管理措施，减少了税制改革带来的影响，取得了一定的成效。但从这两年执行一般计税法的工程项目施工情况来看，如何利用此次税制改革推动工程项目的成本管理向科技化、专业化方向升级，提升自身在建筑行业的竞争力，还需要施工单位在成本管理方面将各项改革制度及管理理念深入到具体工程项目的基层各级管理人员中，从基层提升成本动态管理水平，进而提升整个企业的成本管理水平。
1 “营改增”后工程项目采取的成本管控措施
1.1 制订工程项目的成本预控方案
成本预控方案作为工程项目施工前的总体方案，与“营改增”前的内容相比，增加了税务筹划项目，最显著的区别是实行“价税分离”计算成本，在具体操作上更贴近实用性与可操作性，不再以指导性意见为主。在税赋方面，为降低税制改革影响，在方案中详细计算了销项税、进项税，提前谋划了每一份可能发生的合同，特别是物资采购合同，精确到每一项材料的采购成本与税额计算，为降低工程项目成本在开工前制订了可操作的具体方案。
1.2 “营改增”后进行劳务分包管理
“营改增”后的劳务分包管理已不能通过劳务公司发放民工工资进行避税，所有劳务费用均需办理验工并开具发票进行结算支付。基于此，施工单位在选择劳务分包单位时需要优先选择拥有完整财税管理的一般纳税人作为劳务分包方，通过降低税赋成本来降低劳务成本。但是，目前拥有完整财税管理、建有税赋抵扣链条的劳务分包单位较少，没有税赋抵扣链条的小规模纳税人的劳务分包单位短时间内还不能被完全淘汰。对于这些劳务分包单位，在不增加总成本的前提下将这些劳务分包单位施工所需的五金电料、大型机具交给甲方单位采购（简称：甲供料），以此减少项目的可抵扣材料税额，降低工程项目的总成本，例如砼浇筑、钢筋集中加工等施工项目模板、五金料等材料由施工单位采购，所得材料增值税额就可以放入项目抵扣链条中降低成本，同时也减少劳务分包单位在材料采购中取得的利润。
1.3 “营改增”后进行税赋成本管理
1.3.1 工程项目税金成本的构成
“营改增”后采用一般计税法工程项目的税赋成本组成如下。①税赋成本=销项税额-可抵扣进项税额+进项税额;
②销项税额=增值税额+附加税（由城建及教育附加税、企业所得税和印花税组成）;③可抵扣进项税额=开具劳务、材料、设备采购等增值税专用发票的票面税额合计;④进项税额=可抵扣进项税额+开具设备租赁、房屋租赁等增值税普通发票产生的税额;⑤税金收益=增值税税额（由建设单位或投资方承担）-税赋成本。
1.3.2 工程项目税赋成本的具体操作
“营改增”后采用一般计税法的工程项目税率为10%（2018年5月1日调整），在项目所在地预缴2%的增值税与附加税（地税、印花税），同时将缴税凭证与增值税抵扣联交给法人单位在单位所在地缴纳剩余的增值税后开具增值税发票，对目前工程项目而言，税赋成本的最低方案是取得与8%增值税等额的可抵扣进项税额。理论上超出部分则要通过法人单位在公司层面进行抵扣，可实际操作中却无法进行有效抵扣。因此，在成本预控方案中对整个项目税额进行精细化计算，精确到可能发生的每一份合同或费用产生的税额，并在工程项目施工过程中建立台账随时登记并定期汇总核算进项、销项税额与抵扣情况，杜绝出现重复缴税的情况。
1.3.3 建筑市场的税赋情况
目前，钢材、水泥、锚具、钢绞线等材料均可开具增值税专用发票，税额可形成有效抵扣，而地材采购、设备租赁可以从个体经营户中采购或租赁，很难取得发票，需要中介公司代购并开具增值税专用发票。使用中介公司无疑是花钱买发票，还可能流失收益。因此，如无特殊情况，企业应杜绝由中介公司代购材料或代租设备，应尽可能地将无法开具发票的材料采购或设备租赁放入劳务分包或专业分包的合同清单内容中，以此降低中介成本，规避税金风险。
1.4 “营改增”后进行合同管理
“营改增”后各工程项目在与劳务（专业）分包方、物资供应商及设备供应方等单位签订合同时，除明确合同单价与总价外，还要对基础信息、税率、增值税发票情况及结算情况做出规范性要求，规定开具可抵扣的增值税专用发票。在合同价款中实行价税分离，分别计算合同额与税金，明确不同税率的納税人税赋情况。“营改增”后的合同管理涉及安全质量控制、会计核算、工程计量、物资供应各方面，因此，在签订合同前需经过财务人员、工程技术人员、经营（成本）管理人员审批，在合同确定并签订后要给各方及时进行合同交底，同时利用合同交底的机会及时普及会计核算制度、成本管理等知识，以利于合同执行过程中的具体操作。
1.5 “营改增”后进行材料采购管理
物资材料成本在工程项目总成本中的比重在50%～60%以上，是成本管中最重要的环节，也是“营改增”后一般计税法施工项目可抵扣进项税的主要来源。材料有效管理确保采购成本最低是工程项目成本管理的核心，因此，“营改增”后一般计税法的工程项目在材料管理上采取了以下措施。①发挥大宗物资集团采购优势，利用大宗物资集团采购优势在工程项目开工前或开工后一个月内先签订工程项目所需的材料采购合同，购入部分前期施工所需的钢材、水泥等材料，取得一定的进项税额，避免工程项目前期用现金缴税。②充分利用供应商信息库、网络平台对物资供应单价进行合理估价，以此预估供应商报价的合理性，确保材料采购成本最低。及时对比信息库中各类物资不同时期、不同供应商的销售单价情况，并结合施工项目库存能力进行综合分析，以此确定所属工程项目的材料采购价格，避免出现供应商围标、串标、不合理低价中标等情况，避免给工程项目成本带来隐患。③在满足现行法律和相关制度的前提下，合理将不能取得有效增值税专用发票的地材等物资材料划入分包单价中。目前，建筑行业内的砂石料、商品砼（自建搅拌站除外）等工程材料由个体经营户供应，不能提供增值税专用发票，采购这些材料在满足有关规定的前提下纳入分包合同的清单单价中，由分包单位按照物资采购与质检要求购入，虽然有部分进项税额损失但只要不对整个工程项目税赋抵扣链产生较大影响，就能降低部分不含税的材料成本。④加强工程项目物资管人员培训与人才队伍建设，提升物资管理人员的成本管控水平，将人为因素造成的效益流失降到最低。物资材料从询价、招标采购、点收、质检到最终结算涉及会计核算、资金使用、工程技术、成本管理等多方面的知识，物资管理人员虽然了解相关法制，但是短期内在具体操作中难免会出现教条主义或经验主义，进而会造成工程材料浪费、误用问题。基于此，企业要充分利用工程项目，物资管理人员要理论结合实际，切实做好物资材料的成本管控工作。
2 “营改增”后施工项目成本管理工作的动态管理
目前，国内建筑市场产能过剩，建筑市场的竞争日趋激烈，“营改增”后的两年多来，大多数施工企业调整了工程项目的成本管理工作。随着“营改增”工作的不断深入，国家在税赋政策方面的调整会越来越频繁，从而要求施工单位在工程项目的成本管理方面实行动态管理，将制度调整上升为应对不同环境、不同政策的动态管理，特别是工程项目的成本管理，要在现有成本管理措施上引入动态管理理念，以提升工程项目成本管理水平，确保施工企业能够在激烈的市场竞争中立于不败之地。
2.1 在分包管理方面扩大劳务输出使用范围
“营改增”后的工程项目分包管理大多是采用劳务分包或专业分包，优点是减轻工程项目管理层负担，降低成本管控风险，但不利于施工单位进行“精细化、专业化”管理，容易出现“扯皮”现象，工期长的施工项目容易回到过去“以包代管”的情况。对于砼搅拌站、钢筋集中加工场等内容单一的工作可使用劳务输出模式，这种管理模式可根据施工任务调整劳务人员数量，从而实行劳务成本的动态管理，并确保施工质量，减少利润流失。施工企业应建立健全劳务输出模式下的各项管理制度，提升现场管理人员的“精细化、专业化”管理水平，从而从源头上提升施工单位的成本动态管理能力。
2.2 细化分包单价建立分包单价计算的动态机制
“营改增”后实行的价税分离对分包单价的影响很大，近年来，施工企业在确定分包单价时大多是参考近期已完工项目的劳务分包单价或由分包单位自行报价，没有针对所属工程项目的具体情况对分包项目的工作内容、费用包含情况进行对比及拆分，这是分包单价难以确定的重要原因。拆分已完工程分包清单项目的工作内容及费用，再借鉴所属工程项目的分包清单，从而能有效避免因分包单价造成纠纷。以常用的“钢筋制安”分包项目为例，在引用已完工项目单价时应先将钢筋制安拆分为钢筋制作、钢筋场内运输、钢筋现场绑扎3项，并按照加工100 t以内、100～300 t等不同重量级别分别折算单价，再根据项目施工情况分部位计算，最后进行汇总后计算加权平均单价。虽然过程比较复杂，但在实际操作中，只要利用好电脑软件预先设立好模板，很快就能计算出加权平均单价。拆分后的单价是各工序的基础单价，不同工程项目偏差小，计算结果也最接近实际成本。因此，根据已完工程的分包单价建立一套基础单价计算制度，并以此作为分包单价的计算依据，是今后企业需要完善的工作。
2.3 跨项目间的进项税与销项税进行抵扣
通过单位法人抵扣跨项目间的进项税额，能够扩大进项税与销项税的抵扣范围，站在单位法人角度动态管理增值税抵扣链，以此降低施工项目的税赋成本。由于不同工程项目在施工进度、施工内容方面存在差异，不同项目会存在进项税不足或富余的情况，例如桥涵、房建工程可抵扣进项税额容易出现富余，路基土石方工程则容易出现可抵扣进项税额不足，通过跨项目间的税额抵扣可有效降低两个施工项目的税额成本，并缓解流动资金压力，减少“花钱买税额”的情况。
2.4 增加合同的动态管理
“营改增”后的施工单位在工程项目的合同管理上出台了不同的合同范本，主要包括劳务（专业）分包合同范本、物资（设备）采购合同范本、设备租赁合同范本等。随着“营改增”税制改革工作的深入，企业出现了各种不同的管理形式，对合同签订提出了新的要求，将包含在合同单价中的成本作为独立项目来签订合同的情况越来越多，例如将材料采购单价运费分离出来，单独签订合同，从而降低成本。制定一套通用合同模板与配套的合同修订制度，对合同实行动态管理是今后的发展方向。
2.5 根据工程项目的具体情况拆分材料采购单价降低价差风险
目前，材料采购不含税单价包含了材料原价、运输费用及临时仓储保管费用，税率都是13%，工期长的项目在不同时间的材料原价、运价波动幅度不一样，材料采购税率、运输税率、临时仓储保管税率均不同，因此在材料采购合同中应对不同税率的费用进行单独计算，并明确不同费用的税率，同时约定价格波动引起的调价，以此降低价差风险，减少因材料价格波动带来的合同纠纷。
3 结 语
传化化学集团从成立采购中心集中采购以来，主要存在以下痛点：
供应商分布不合理，很多关键原材料是独家供应，传化化学的议价能力并不强；应付款周期明显不合理，没有硬性标准约束；供应商准入和评价机制不健全；下属各公司产品原材料出于保密的目的编码和名称不统一，存在一物多码的情况；采购中心的采购员被日常琐碎事务所累，不能集中精力做战略寻源、行情研究；询比价过程不透明、不标准；从采购计划到合同、订单的审批流程过长，效率过低；缺乏对采购员的绩效考核机制；采购中心与下属企业之间的界面不清晰，集采和自采物料存在模糊等痛点。为保障传化化学的国际化战略的落地，推动传化化学“卓越运营”转型，加强标准化、透明化、集中化管理，传化化学启动SRM项目，试图通过SRM项目的顺利实施，达到加强采购全过程管控、提升供应链协同能力、建立标准化体系的目标。
SRM系统把控供应商管理
供应商准入管理功能
当现有货源无法满足采购需求时，由负责供应商开发的部门，通过同行推介、报刊杂志、网络信息、行业展销会等渠道获取新的货源信息，接洽、现场考察供应商并达成合作意向。提供开放平台供供应商自助注册，维护供应商基本信息，维护供应商主营产品及品牌、仓库发货地址等物料清单信息。根据采购物料的市场特点，可由供应商进行自主注册，并依据物料品类管理的细分原则形成每一类物料供应商的长名单。
供应商主数据集中管理
建立统一编码规则，根据在规则下整理后的供应商主数据，形成集成唯一的供应商主数据基本信息，保证在整个业务流程中供应商的一致性。将来所有供应商数据基本信息更改、业务冻结必须在SRM系统中完成，在ERP系统中只提供相应的查询功能。由于所有供应商信息在SRM系统中完成，供应商资质、认证填报、业绩以及产品目录全部在SRM系统中实现。不合格供应商一旦在SRM系统中被冻结，则不允许在SRM系统和ERP系统内发生任何业务往来。
供应商认证管理功能
针对不同物资品类的供应商，根据采购物资类别的相关特点及贸易、分销和生产等不同的业务形态，由采购中心供应商资质与认证的审核部门，设置对应的准入标准，准入标准主要基于产品和服务、经营能力、财务状况、管理能力等多个维度，并由供应商审核部门依据供应商开发部门提供的资料对供应商进行资质核实和认证，确定是否符合准入标准。对于供应商认证标准必须由采购中心统一制定，下属单位日常申请的供应商的认证审批流程必须在采购中心完成。
供应商改进与退出管理功能
按照供应商管理制度，实现供应商两级集中管理，采购中心与下属单位按权责管理不同级别的供应商以及同一供应商的不同属性，按照权限分配，采购中心统一管理所有供应商的退出响应流程，并作出最后决定。按等级对供应商进行相应的处理措施，采购过程中各物资品类或服务类供应商，可由采购中心及下属单位二级出具绩效评价报告督促其改进，采购过程出现问题的供应商可直接在系统中实现集团及下属单位二级冻结禁止使用的管理模式。如果供应商仍旧不能改进供货能力及服务水平的， 淘汰此类供应商可直接在系统禁止使用。依据绩效评价报告，优化供应商结构，规避风险。
供应商绩效评价管理功能
供应商绩效评价管理应分为采购中心供应商绩效评价、下属公司/单位供应商绩效评价多级评价管理功能。供应商绩效评价结果信息能全方位体现供应商历年、历次绩效，以支持其自主的采购评标业务。支持采购中心及下属公司供应商历史绩效评价结果的互相查询与共享。同一个供应商在不同业务单位的供应商绩效库中，应保证使用同一编码。根据不同的采购物资特点，和业务板块选定绩效评估的内容，如QCDSTM指标、价格等，设定例如交货及时率、价格水平，付款条款等评估指标，并依据对经营业务的影响，设置对应指标的权重，针对不同采购物料，选择不同的评估模板；供应商绩效评估结果，作为深度合作和优化淘汰的依据，向供应商传递绩效评估结果并设计改善和提升计划，提高与供应商合作效率。
供应商分级分类管理功能
供应商分级分类，可以按物资品类，细分为一般供应商、重要供应商、战略供应商、不合格供应商等。供应商根据不同的分类，可以采取不同的管理措施。
SRM系统完善采购管理
采购需求计划管理功能
采购需求计划的制定，基于生产计划产生的原材料需求、库存需求、市场预测产生；生产用设备、大型备件等工程类物资的采购，基于工程项目的需求产生；生产企业备品备件的采购，基于生产设备维护部门的需求产生。采购需求计划管理，将需求产生采购计划及货源分配的流程固化于系统，使流程规范化、透明化，提高下属企业的需求提报准确率，及采购中心的采购计划准确率。
采购全流程管理功能
寻源采购功能可分为询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。
采购目录管理功能
产品目录为目录中最基本的目录结构，对所有内部用户提供基本的浏览能力。
该目录对所有内部用户开放，并可察看在其上面链接的相关产品及详细属性。系统具有建立标准目录的功能，将供应商产品信息录入到目录中，系统功能可以做到添加、修改、删除产品信息，并能够选取产品目录形成采购订单等业务单据。
采购价格库管理功能
基于化工原料物资品类价格数据库，分析价格趋势，结合同期市场情况，对影响价格的因素进行分析，对未来经营提供决策支持和预警。根据原料的配比，通过各种渠道进行成分的价格分析，以利于今后寻源谈判过程中，增加对价格区间的话语权，逐步建立原材料的价格库信息。
采购框架协议/合同管理功能
采购框架协议/合同管理功能应实现合同结构化信息形成，审批以及制作合同模版、合同文本等功能，同时合同在企业内部的开放查询、修改功能应可以按需设定。采购框架协议/合同管理，支持一次性采购合同和长期协议性合同。系统还应提供不同管理级别的合同查询统计报表，供企业决策使用。原材料采购有年度框架协议/合同来确定价格；辅料也有框架协议/合同的管理功能。另外，目录采购的货源，也可以来自签署的年度框架协议/合同。
采购审批工作流管理功能
打通现有采购业务流程，实现采购中心内部，采购中心与各下属企业和生产单位之间的协同管理，打破各业务部门之间的壁垒，实现部门间的协同。
摘要：建筑工程；施工成本；控制；管理
中图分类号：TU71 文献标识码：A
工程施工成本控制必须以保证合同规定的施工质量、安全及工期为前提。以合同管理为根本，严格进行全过程控制；技术上勇于创新，积极采用建设部推广的“四新”技术，优化施工组织设计和施工方案；做到以人为本，严格奖惩制度，提高全体管理人员的成本意识和能力；现场管理以材料的采购和使用为控制重点，严格限额领料。通过提高项目整体管理水平，有效的控制施工成本，做到企业利益最大化。施工项目如何降低施工成本主要应做好以下几个方面：
一、合同费用控制措施项目中涉及到的合同包括与建设单位的合同、劳务合同、分包合同、材料采购合同、三大工具及机械设备租赁合同等诸多合同，合同管理应贯穿整个施工过程。
1、工期及费用索赔项目部所有管理人员召开合同学习管理专题会，对每个合同的各项条款理解透彻，充分利用合同中对己方有利的条款，同时避让不利条款，寻找合同中的漏洞，努力做好向甲方的经济索赔和来自甲方的反索赔工作；在施工过程中完善基础资料，及时做好设计变更、工程洽商的签证，做到先签证后施工。同时完善项目的现场和技术管理，避免被索赔。
2、各种分包合同管理劳务队伍、分包队伍和材料供应商的选定均采取招标确定，以合理低价中标为原则，从而降低工程施工成本。
二、人工费控制措施
1、积极组织开展QC小组攻关活动，提高专业技术人员和工人的业务知识和工作能力。最大限度的发挥每个人的能力，提高整个项目的工作效率，减少问题和事故发生，有利于工程成本的降低。职工工作素养的提高，能够加快施工进度，降低工料机的消耗，有效降低施工成本。
2、人工费控制实行量价分离的方法，做好人工成本的询价，同时防止重复用工、返工损失等造成的人工费的超支。
3、 实行员工工资与责任成本目标的完成情况挂钩，对各班组实行工资包干制度。合理配置人员，做到不闲置人员，抢工期时人员配备充足，人员安排合理。
4、项目管理费主要是管理人员的费用，在满足工作的前提下，压缩非生产人员，实行一人多岗，采取指标控制、费用包干等办法，最大限度地节约非生产性开支。
三、材料费控制措施
1、在工程建设当中，材料成本占整个工程成本的比重最大，材料费一般占全部工程费的65%一75%，有较大的节约潜力。材料科根据施工预算的材料数量及工期作出采购计划，并围绕预算定额和当地材料市场价格，对用量大的材料采用公开招标或者直接从厂家进货，减少中间商环节，节约材料差价，把价格降下来；零星的材料用多少结算多少，减少材料的库存成本和运输成本，降低材料采购成本价。
2、建立健全材料的收、发、领、退料制度和核算，严格出入库手续，实行限额领料，防止大量赊入的材料不办入库手续而直接进入施工工地，使财务消耗与实际成本不实。
推行三级收料及限额领料制度，三级收料就是首先由收料员清点数量，记录签字，其次是材料部门的收料员清点数量，验收登记，再由施工作业队清点并确认，如发现数量不足或过剩时，由材料科解决。以施工消耗定额为计算依据，同样按“量价分离”的原则将各分部、分项工程的工程量进行精确计算后实行限额领料，超支自负；节约分成。对于超量要查找原因，明确责任，经处理后才能另补料单领用。按理论用量加合理损耗的办法与施工作业队结算，节约时给予奖励，超出时由施工作业队自行承担，从施工作业队结算金额中扣除，这样施工人员才会更合理的使用材料， 减少浪费损失。
3、合理组织材料进出场，施工现场人员根据施工组织设计及现场施工进度情况作细致分析，正确确定各种材料合理的进场时间、堆放地点及数量，尽量避免材料二次搬运费用和受潮、受损、被盗的发生。
4、施工现场可用余料和结构件、模板、脚手架等周转材料的回收和核算是不可忽视的工作。建立健全余料回收和周转材料摊销的核算，及时将余料集中回收、清空。
5、材料节约
加强完善钢筋翻样配料工作，购买钢筋时合理选用料长，减少加工剩余短料；钢筋采取现场集中加工成型，对剩余短料应尽量利用。避免以大代小，以优代劣。
严禁木材劣用、长材短用、大材小用，合理选用木材；使用快拆体系，加速木材周转；不得随意切断或锯、割； 拆除模板按规定运到模板堆放场地，由模板保养人员及时对模板进行清理、修正、刷脱模剂，做到精心保养，以延长模板的使用期限。
四、机械费控制措施
1、根据不同的建筑物合理的选择机械及组合方式。合理调控施工生产顺序，加强对各分部分项工程施工计划节点控制和动态管理，加强施工调度，避免因施工计划不周和盲目调度造成的窝工损失、机械利用率降低、物料积压等；做好机操人员与生产班组的协调和配合工作，提高设备的台班产量。加大周转料具的合理投入，提高利用率和周转次数降低成本。
2、坚持设备租赁制，对机械设备采取集中管理和统一调配的模式，项目实施中要根据不同的工程施工阶段和计划，做到及时租赁和退还，切实加强机械设备的维护和保养，提高机械设备的利用率和完好率。
五、技术控制降低成本措施
1、工程质量控制重点放在预控和过程控制上，将质量问题解决在萌芽状态，严格按施工图纸、规范、标准组织施工，严格监督、检查，确保各分部、分项工程一次交验合格，减少返工、浪费造成的损失支出。
2、二次设计，进一步优化施工方案，采用不同的施工方案、不同的现场平面布置，对施工成本的影响可能会有很大的差别。方案优化采用项目部集体讨论和邀请专家等方法，做到从全局考虑，并有重点的提前制定措施解决施工中的难点问题。
3、施工中积极采用“四新”技术（新材料、新工艺、新设备、新技术）和科技成果，关键在于能够更可靠的保证质量，减少人、机、料的投入。
六、现场安全、文明控制措施
1、施工现场管理采用动态管理，每天将现场实际数据与计划相比较，及时判断提出建议，使现场生产及各项管理工作和项目成本在施工全过程中始终处于受控状态。
2、保证各作业队的资源配置能够动态的满足工程施工需要，并且做好各作业队间的协调工作，使各工序之间的衔接尽量紧密，减少各工序之间的冲突，以加快施工速度，节约人、机、料的投入，从而降低工程施工成本。
3、施工现场将安全放在第一位，合理投入安全用工、用料，在实施中进行重点监控，确保不发生安全事故。只有安全得到有效保证，成本目标才得到保证。
七、其它费用控制措施
1、处理好业主、监理及与政府管理部门的关系，把好质量、安全、文明施工关，确保各分部、分项工程质量交验一次合格，避免重复交验所浪费的招待费用。
2、加强对生产区、办公、生活区用水、用电的控制和管理，禁止长明灯、长流水现象发生。
一、引言
随着大数据、云会计[ 1 ]、移动互联网等新兴技术的发展与应用，从2012年开始，重庆海事局持续建设以财务集中核算为核心业务的财务云平台。2013年制定了《重庆海事局经济合同管理办法（试行）》，并根据财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》（以下简称《内控规范》），开发了“经济合同管理子系统”，初步实现了合同管理内部控制信息化，为实现单位合同控制目标、降低合同风险、提升管理效率和效果提供了合理、有效的保证。
在合同从传统的手工管理转变到信息化管理的过程中，信息网络化对信息质量提出了更高的要求[ 2 ]，因此近年来学者们一直关注信息技术如何影响合同管理的问题。闫秀杰[ 3 ]认为合同款收付进度是判断合同履行风险的重要参考证据，可以从会计核算角度，增设“合同”辅助核算方式对合同款收付涉及的会计业务进行独立归集，实现合同款收付过程明细管理。刘华等[ 4 ]认为可以应用知识管理的理论与方法构建合同管理信息平台，其原理是以网络为基础，在总的合同管理信息平台下构建合同库、知识库、专家库和知识交流中心四个模块。马颖[ 5 ]认为建立合同内部控制系统的过程是以控制为导向，使其在制度安排上更注重在合同准备、签订、履行及履行后的过程中，安排有效“?w制”、“制度”、“人”以及“途径”，使得合同的动态风险在每个过程中都有相应的控制手段发挥作用，成为一个适时的动态过程控制系统。
综观现有研究，这些文献主要是从合同管理的信息化手段、系统构建、控制方法等方面进行研究，很少涉及从信息化的角度去探讨行政事业单位合同管理内部控制问题。鉴于此，本文以重庆海事局基于财务云平台的合同管理系统为研究对象，通过实地调研重庆海事局的合同管理内部控制情况，然后从信息系统的角度去研究探讨合同管理存在的内部控制问题，并提出基于信息系统的内部控制改进及优化措施。
二、重庆海事局合同管理内部控制的现状及问题分析
（一）合同管理内部控制现状及业务流程
重庆海事局是交通运输部设置在长江干线负责重庆段水上安全监督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政执法机关，下设12个海事处及26个海事执法大队。该单位于2013年7月1日起实施《重庆海事局经济合同管理办法（试行）》，对合同的类型及合同签订主体、合同的管理、合同的签订、合同的履行、合同的变更与解除、合同的保管及法律责任等作出了详细规定，基本形成了合同管理的内部控制体系。
重庆海事局将合同管理主要分为合同订立、合同履行和合同档案管理三个阶段。目前，合同订立阶段仍使用传统的以纸质媒介流转的方式进行，合同履行和合同档案管理两个阶段已经实现信息化管理。基于财务云平台的合同管理，结合智能终端APP应用，实现了合同的移动审批、实时查询和执行分析等功能，解决了因为下属机构众多、地理位置分散而导致合同无法集中管理所带来的风险。通过线下的经济合同调查、谈判和在财务云平台线上执行合同录入、审批、归档及查询等，基本达到了重庆海事局合同管理内部控制的目标。重庆海事局合同管理内部控制的具体流程如图1所示。
目前，重庆海事局的合同订立阶段在线下进行，由合同承办部门具体负责经济合同的前期准备、调查、谈判及文本的起草。合同起草完成后，以《重庆海事局经济合同审查表》为流转媒介进入审批流程，相关职能审查部门负责人审查后再由复核小组进行审核，之后签订经济合同。合同履行阶段流程由基于财务云平台的合同管理系统进行，由合同承办人通过“合同录入”功能在合同签订完毕后录入合同签约对象的信息、金额、编号、日期等基本数据，并将合同文本及相关资料通过扫描的方式上传到云平台上以附件的形式保存，同时填写合同的收支计划并设置到期提醒功能。在计划收支时间的前十日，系统会自动提示财务会计处的财务人员进行合同款项收付操作，根据项目的进度由相关负责人审批复核完成之后由财务人员向签约对象收付款。履行完合同中明确的各项义务之后，财务会计处进行项目结算，由合同承办部门进行归档操作。
经济合同相关职能审查部门及合同复核小组成员可以借助智能手机或平板电脑等移动智能终端通过APP应用随时完成合同的审核，合同经办人员及财务人员也能够随时接入云平台，实时查询合同执行进度，借助台账图表等多维度分析合同履行情况，获取合同信息，极大地提高了合同管理内部控制的水平和效率。
（二）合同管理内部控制存在的问题分析
合同的履行阶段和档案管理阶段已经通过云平台初步实现对合同的信息化管理，但是合同管理内部控制仍然存在下面的问题。
1.云平台未实现合同调查信息化，存在无法有效分析签约对象资信的风险
签约对象的资信调查是签约前一项非常重要的工作，该工作的落实可确认签约对象是否有能力履行合同，从而降低交易风险。在进行合同前期调查时，基本上都是以传统的方式在网上收集调查对象的资料或进行实地考察访问，再进行主观判断其财产状况、生产能力、经营能力等。使用这种方式进行合同调查，比较主观，容易受个人偏好影响而导致判断失误，最终可能使单位面临较大的合同风险。重庆海事局虽然构建了云平台，却没有充分利用云平台的数据资源及大数据、云计算等信息技术来构建合同调查对象的资信主题数据库，以数据为依据客观、全面地分析签约对象的资质、诚信度、业务能力和履约能力等资信情况。虽然重庆海事局的业务和合同类型都相对比较单一，并且有较稳定的合作对象，但是一旦面临新的合作对象，若未对签约对象的资信情况进行全面分析，就会给合同的签订、履行埋下隐患，增大可能承担经济损失的风险。
2.云平台不能及时反映项目执行进度，风险预警能力较弱
目前，重庆海事局的合同履行阶段基于云平台进行，利用合同管理系统可以实时查询所有合同的执行进度，在很大程度上解决了未实现信息化管理之前无法随时了解每个合同执行进度的问题。但是，由于风险的发生可能存在于合同管理的各个阶段，订立阶段可能面临合同条款存在漏洞、履行阶段面临逾期支付款项、档案管理阶段面临合同或相关资料丢失的风险等，这就需要云平台有一套较完备的评价机制对合同进行全生命周期的风险管理。在合同履行阶段系统设计了“到期提醒”的风险防控功能，虽然利用该功能可以根据计划收付款时间自动判断并于十日前提示工作人员收付款项，但是由于系统无法主动监控项目的执行进度，存在项目进度和计划收付款项进度不符的情况，使得到期提醒功能无法发挥其价值。因此，合同款项收付时间仍然由人为控制，逾期支付的现象还是可能出现，风险得不到控制时就会导致单位经济利益受损或面临诉讼的风险。
3.云平台上合同管理相关数据资源价值挖掘不够，风险防控水平较差
大数据时代，数据被视为新的生产要素会反馈到合同业务活动中，是进行合同管理决策、风险预测与规避的重要依据。重庆海事局合同管理涉及政府采购、建设项目、国有资产等多个业务板块，这些业务过程都在云平台上运行，形成了大量有价值的数据。尽管在重庆海事局利用云平台对合同进行管理后，台账中的分析图表功能可以很方便、直观地为管理者提供多维分析，合同管理的效率和决策水平得到了一定程度的提高，但由于云平台中合同管理只是围绕其业务过程进行，对扫描版合同文档中的文本、图片、图表等非结构化数据的利用不足，并没有从大数据分析的角度去实施合同的电子档案管理，因此对数据价值的挖掘还不够，致使合同管理风险防控能力较弱。
三、基于财务云平台的合同管理内部控制优化与改进
重庆海事局合同管理内部控制的目标是实现合同管理的合规性与风险管控。根据合同管理的生命周期，结合财务云平台设计，简单地将重庆海事局合同管理系统分为合同签订前、合同签订、合同履行和合同履行后四个阶段，分别?τ?合同的信息管理、合同范本的管理、相关票据文件管理、风险预警、消息提示、合同档案管理、统计与评估、合同查询等功能，如图2所示。
下面，针对重庆海事局合同管理内部控制中存在的问题，结合财政部颁布的《内控规范》中的合同控制内容和合同全生命周期管理过程，基于现有云平台中的合同管理系统功能应用，财务云平台的合同管理内部控制优化与改进流程如图3所示。
主要从签约对象资信的调查、合同草稿的拟定与初审、合同风险预警及风险防范等方面重点阐述基于财务云平台对合同管理内部控制的优化与改进措施。
（一）利用大数据技术构建资信主题数据库，全面分析签约对象的资信情况
在合同签订前的合同调查阶段，借助大数据技术拓宽数据采集来源，从云平台和互联网上采集到不局限于传统的合同调查对象资信数据，包括云平台上记录的签约对象的基本信息、相关项目、相关合同和资金统计、合同执行进度、款项收付计划执行进度、合同状态、金额分布统计等数据以及互联网上关于合同调查对象的财务报表、纳税信息、业务活动等半结构或非结构数据。所有关于合同调查对象的数据被系统地收集、存储，利用大数据对海量的数据源做分类处理，整合构建资信主题数据库，为大数据资信分析做基础，使对签约对象的资信调查更加科学、全面、准确。
同时，通过运用大数据技术对签约对象的资质、信誉和能力进行综合评估，可以分析合同调查对象的竞争力和潜在风险，以此规范对合同调查对象的管理，在合同订立阶段为签订合同提供决策支持，规避合同风险。但是，对签约对象的评级不能固化，可以根据其合同履行情况进行动态评价；对签约对象的财务数据、业务数据等做采集、存储、处理与分析，用信用等级来综合评定签约对象。
（二）增加及规范合同起草及初审功能，建立合同风险数据库
在云平台合同管理系统中增加合同起草功能，采用两种方式实现合同信息的录入。一是标准合同方式，使用者只需要在选择合同类型之后填写有关合同的关键性要素即可自动生成合同文档；二是框架合同方式，将使用得比较频繁的合同条款存入数据库中，在起草时可将合同文档按照通用框架列出，从数据库中提取备选条款，即可通过选择框架和合同条款后快速完成自定义合同的生成。为了防止合同内容填写不完整和不规范，增加了对合同草稿的初次审批流程。系统可以自动检索数据库及合同样本，通过预先设定的规范条例等初审合同文本，辅助合同起草人补充完善文本内容，避免提交审核后被退回，从而节省时间成本。例如，合同起草人完成合同录入后，系统将文本内容与标准化模板进行对比，对于存在规定但未填写或者填写有错误的地方给出提醒消息。
由于不同类型的合同风险点不一致，利用信息技术可以使系统基于合同分类来梳理不同环节的风险点和初审要素。在合同管理系统中，对重庆海事局涉及的收入合同、支出合同、基建合同及征收合同进行风险梳理，然后形成风险数据库，并存储在云平台中。这样，系统进行初审后可以在合同审核流程的每个环节提醒相关职能部门的审核人员及复核小组成员在该环节需要重点防范的风险，这个过程需要界定审核过程中不同部门的审核职责，以降低合同订立过程中的风险。例如，在合同管理系统中通过对合同类别进行区分后，按重庆海事局“三重一大”所界定的一定金额，系统会将此类合同自动传输到有关职能部门负责人进行审批。合同审批过程中流经的具体审批部门会根据合同的类型及金额限定而有所不同，其流经的具体审批步骤要求也会根据合同的类型有所差异。此外，系统存在审批流程而审批人未执行该操作时，就会以待办事项做出自动提示。
（三）建立合同执行跟踪机制，设计差异化的系统风险提示与预警功能
在云平台的合同管理系统中增加合同实施进度阶段信息录入，建立合同执行跟踪机制，在合同管理各个阶段的关键节点设置提醒来防控风险，实现对合同的全生命周期动态监管。系统在关键节点推送消息提醒，借助智能手机或平板电脑等移动智能终端以邮件、短信或者消息的形式提醒相关人员及时跟进履行进度，规避合同履行风险。根据合同类型的差异，可以采用预警逐渐升级的方法对超期的合同做不同程度的提醒，使相关人员知晓合同的执行情况，防范合同违约的风险。
合同履行过程中，根据合同中的具体条款会生成收付计划，并通过系统对合同中界定的责权利及完成情况进行监控，具体包括合同款项收付提醒、实际收付执行情况记录和项目执行情况。对合同款项收付时间和收付金额需要进行严格控制，及时提醒按照合同计划进行收付。通过对合同起草阶段的信息化，将《内控规划》嵌入合同管理过程，实现从合同的录入登记、审批、履行管理、监控执行、评估、查询、统计等全生命周期的信息化作业模式，可以帮助实现合同的全流程规范化管理控制目标。
（四）强化合同管理全过程的数据分析与利用，提高合同管理风险防控水平
重庆海事局可以运用计算机、网络技术实现合同的电子档案管理，将合同文本及相关资料以文字、图像等电子文件储存在云上，为大数据分析提供海量的结构化、半结构化和非结构化的数据。对合同管理数据进行深度分析时，可以利用网络爬虫、Web信息采集和ETL等信息采集处理技术从互联网和云平台上获取不同维度的目标数据集，再应用数据清洗、自动分类的方法把数据分别划成不同的类别，然后对这些数据按采购人合同管理水平分析、合同执行效率分析和签约对象资信分析等主题划分。例如，重庆海事局需要对合同管理风险进行分析，根据合同全过程管理的要求，针对采购合同的主要业务领域展开数据分析，分析合同在签约对象调查、审核签约、履行及归档各个阶段所涉及的关键数据信息，通过统计分析合作对象资信情况、审查复核签署管理、变更管理、合同执行进度、合同款收付进度、合同档案管理、资金统计等不同?h节的具体指标，对合同风险进行全面分析评价，并为合同风险管控提供辅助决策支持。
为进一步适应新联通在建工程项目管理需求，融合原联通、网通管理优势，公司采取抓两头、控中间的方案———两头即资本性支出入账及时性和转固入账及时性，中间即进度监控，进一步优化提升现有PMS在建工程管理系统，使其与物流管理系统、合同债务管理系统、固定资产管理系统等数据共享，逐步实现在建工程财务日常管控的精确化、系统化、标准化、自动化。具体分为以下几方面：
（一）巩固PMS系统项目管理优势，进一步发挥系统管理功能
主要包括：（1）系统中的工程项目与ERP系统PA（项目会计模块）完全匹配，在PMS系统中立项后导入PA，实现工程项目信息与工程财务信息的实时一致；（2）PMS系统与ERP系统PA模块间建立接口，定时从ERP系统中采集每项工程的在建工程发生额、月末余额及在建工程转资额和转资分类等财务信息，数据实时传输，余额保持一致；（3）充分利用PMS系统中的项目管理模式，实现每个工程从立项、设计、预算、计划下达、开工、发生工程支出到设备到货、初验、终验、转固、拨款等的网上全过程实时监管；（4）自动生成在建工程月报表、在建工程分析表、投资完成计算表、投资转固率计算表等财务报表，提高工作效率；（5）工程财务管理人员通过PMS系统，对照工程进度监督在建工程入账及时率和转固及时率，保证在建工程财务入账金额与工程形象进度的一致性，保证工程进度与拨款、工程支出的一致性和在建工程的及时转固。
（二）适应新公司工程项目管理需求，改造PMS管理系统，进行工程财务管理的有效支撑
首先，拟会同专业部门，对主体公司PMS进行改造，将以前开工的原联通移动网络类续建项目逐步纳入主体公司PMS进行统一管理；其次，鉴于山东联通主体公司在建工程已全部通过PMS系统实现网络化管理，运行稳定，效果明显，拟主动协助配合移动网络公司，与PMS系统维护人员进行讨论、交流，提出PMS系统优化需求，在PMS系统中增设移动网络工程财务单元，将新开工工程逐步纳入到系统中进行管理，通过系统完成移动网络公司各项工程财务管理工作。
（三）结合集团下发的资本性支出月报，完善PMS系统各类工程财务报表，实现标准化的统计分析功能，提高对资本性支出的分析、披露水平
目前山东联通在PMS系统中可以自动生成间接法下的投资完成报表，拟在系统中增加直接法下的投资完成报表，财务部门每月进行资本性支出入账的日常清理、对账，实现权责制资本性支出直接法和间接法的核对一致，确保资本性支出数据统计的及时、准确和及时、足额入账。同时，在PMS系统中完善固定资产零购报表，比照在建工程月报，区分无形资产、固定资产及研发支出数据，确保项目的管理清晰；通过PMS抓取ERP系统PA模块省管工程转资到各地市的资产数据，实现转资备查簿、购置备查簿的电子化，并可随时在系统中查询。
（四）在PMS系统中增加与合同管理系统的接口，获取合同签订、执行情况
融合双方管理优势，将原联通通过合同控制系统与PA对接实现的合同管理与项目应付款逐一对应的优势体现到新联通的工程财务管理工作中去，在PMS系统中增加与合同管理系统的接口，获取合同签订、执行情况，与在建工程月报建立对应关系，为收付制资本性支出的精细化管控打好基础。（五）改造PMS现有拨款流程，强化统计、分析功能适应资金收支两条线的管理需求，改造PMS现有拨款流程，强化统计、分析功能，实现资本性支出进度与工程付款进度的约束和对应，监督收付制与权责制资本性支出进度配比情况，以工程付款促投资完成。
二、支撑与监督并重，落实工程财务全过程管理理念
前期利用PMS系统重点进行了验收转固和资本性支出入账的监控，包括转固进度监控、资本性支出对账等，有效体现了财务部门对工程前、后端的支撑。在此基础上，充分利用PMS系统，以会签、参会等多种形式参与在建工程全过程的各个环节，实现财务部门对在建工程全过程的管理支撑。
（一）加强在建工程项目建设前期工作的财务管理
在建工程前期工作包括立项、可研、设计等各项工作，这一阶段对建设项目工程造价的控制在总体上起着决定性作用。可以开展以下工作：（1）对项目建议书中财务分析和预测结论的可靠性出具意见；（2）对可行性研究的过程及其结论的正确性和方法的恰当性方面进行审查，判断项目的财务可行性；（3）落实对建设项目的采购需求、采购合同的财务审核要点和意见出具方式，履行财务监督职能，着重关注合同金额、设备清单、付款条件等财务相关事项，对应制定标准化模板，防范财务风险，确保规范统一。
（二）加强在建工程项目建设期间的财务管理
在建工程实施阶段是指工程项目经可行性研究报告、设计、投资计划下达后，从开始建设到项目建成投产移交的阶段。拟加强以下几个方面工作：（1）加强权责制资本性支出的及时入账。每月通过PMS系统监控工程形象进度和财务入账进度的一致性，每月逐个工程比较账面投资完成数与工程建设进度，差异较大的自动预警。（2）与供应商协调到货流程，加强财务监督。ERP系统上线后，资本性支出入账前移到物流出入库端口，财务监督角色不能缺失，设备到货后供应商到货通知应同时提交财务、物流，财务核对督促入账情况。（3）增设PMS系统与合同管理系统的接口，实现合同信息共享，在PMS系统中生成合同台账，通过项目编码与在建工程项目报表进行关联、对应，掌握、监督在建工程价款的结算支付情况。
（三）加强在建工程竣工验收阶段的财务管理
主要有：（1）充分发挥PMS系统信息共享的作用，对于工程进度达到验收环节的，PMS系统自动告警，督促相关部门尽快完成验收工作；（2）通过ERP和PMS系统按照标准化流程自动完成竣工决算的编制，生成竣工决算或转资明细表，直接传到FA（固定资产管理模块），提高转资速度和质量，为固定资产的全生命周期管理打好基础。
三、细化工作流程，提高操作效率
华北油田矿区服务事业部计划财务处是事业部计划项目管理的归口管理部门。负责指导项目的前期工作,组织安排、评审项目建议书和可行性研究报告;组织项目的初步设计方案审查、施工图设计;负责项目的概算、预算和结算初步审查;监督检查项目执行情况;对计划项目完成情况进行考核;组织项目后评价工作。
华北石油矿区建设工程监督管理实行两级管理制度。华北石油管理局矿区建设管理处和矿区服务事业部矿区建设管理处合署办公,对华北油田建设工程以监管为主并做好对华北油田矿区重点建设工程的协调、监管工作;华北油田公司各二级单位的矿建管理部门对本单位的工程项目进行监管,主要负责工程项目全过程管理工作。
二、华北油田矿区建设项目管理工作特点
(一)涉及面广矿区建设施工项目管理是一个多部门、多专业的综合全面的管理。它不单包括施工过程中的生产管理,还涉及到技术、质量、材料、计划、安全和合同等方方面面的管理内容。(二)工作量大一个建筑物的形成,需要消耗的物资种类繁多,需要大量的施工活动共同参与。对所有这些施工环节及其用到的资源都做到管理工作的深入到位,而这些仅仅是项目管理中的生产管理和材料管理两个侧面。(三)制约性强项目管理工作必然要符合建设工程项目从计划决策到竣工验收这样一个循序渐进的内在规律。因此,建筑施工项目管理不仅要符合建筑工程有关规范规定的要求,还要做到彼此协作、安排有序。(四)信息流量大信息与物质、能源一样,是构成社会经济发展的重要资源。任何一项管理活动都离不开某种信息的处理工作。建筑施工项目各方面的管理活动并不孤立,它们之间既互为依托又互相制约,如何将工程管理方面的信息最快的反映到工程管理层,是保障工程项目管理效率的关键。
三、项目管理信息化建设的特点及优势
当前,计算机技术在各个行业已经被广泛应用,当然在建筑业也不例外,在建筑行业中从设计到施工到后期维护使用各个环节计算机技术的作用显得日益重要,特别是在施工阶段涉及专业广、管理项目繁多、工期紧张,计算机技术尤其是专业软件的应用对提高施工管理人员的工作效率效果显着,从而使专业软件在施工管理人员在工作中广泛应用,在施工项目的成本控制、质量控制和进度控制中都计算机技术都发挥着重要辅助作用。
建设项目管理信息化指的是建设项目管理信息资源的开发和利用,以及信息技术在建设项目管理中的开发和应用。通俗的说就是利用计算机和网络、数据库等技术手段,将现有建设项目管理内容进行有机整合和集成,以便提高管理水平、降低管理成本、提高管理效率。信息技术在建设项目管理中的开发和应用,包括在建设项目决策阶段的开发管理、实施阶段的项目管理和使用阶段的设施管理中开发和应用信息技术。目前总的发展趋势是基于网络的建设项目管理平台的开发和应用。
建设项目管理信息化存在以下特点和优势:
(一)及时准确地提供项目决策的有关信息。它可基于信息技术提供的可能性,对管理过程中需要处理的所有信息进行高效地采集、加工、传递和实时共享,减少部门之间对信息处理的重复工作。共享的信息为项目管理服务、为项目决策提供及时、直观的工程进度、资金使用等情况,使领导能从宏观角度进行宏观控制和管理。
(二)保障工程项目计划和管理科学合理。它使监督检查等控制及信息反馈变得更为及时有效,使以生产计划和物资计划为典型代表的计划工作能够依据已有工程的计划经验而变得更为先进合理,使建筑施工活动以及项目管理活动流程的组织更加科学化,并正确引导项目管理活动的开展,以提高施工管理的自动化水平。
(三)为项目成本核算与财务分析提供数据依据。无论是从一个项目的角度,还是从公司整体的角度,都可将项目的成本计划与跟踪工作细化,将人力资源成本、费用、采购、材料设备等成本要素分解到项目各个工作环节,为公司级的成本核算与财务分析提供基础数据。
(四)便于项目相关部门、人员之间的沟通。由于每个项目都要涉及到各个相关部门及不同的供应商,每个部门及相关人员从不同的角度都需要了解项目的各个方面进度情况,提供一个有效的项目数据平台是解决各个相关群体和个人之间沟通协调的捷径。
(五)项目的跟踪报告机制。随着项目工作的展开,工程进度、合同执行情况、资金使用情况、物资及人力资源调配情况是公司、项目管理机构及各个专业工程师都非常关心的问题,通过各个相关部门都及时报送相关的项目数据,可以保障各级领导及时了解项目的进展情况,进行动态地分析、控制、管理工作。
(六)信息的有效性传递。由于个人理解差异、部门利益考虑、过程延误等原因,组织内部上下级之间的信息、指令的在传递过程中也存在着信息失真与信息延误等现象,组织内部自上而下形成的信息漏斗效应。在信息流通量与协同管理量非常大的现代工程建设项目管理中,信息的有效性传递可以有效避免很多扯皮、推委现象的发生,使得项目高层管理人员(项目经理)的协调工作得心应手。
四、项目管理系统设计原则
(一)贴近实际业务,简单易用
工程项目管理系统操作符合实际工程管理业务方式,使用方法易于理解、操作简单,掌握起来快捷、方便。完整的随机帮助及操作向导辅助学习操作。系统的初始界面要简洁明确,将项目的决策、立项、基本建设程序、进度、资金、结算等最基本情况显示出来,便于领导层及时掌握工程项目情况,以做出科学决策。
(二)先进的管理思想及软件技术
系统要以国际先进的PMBOK(《项目管理知识体系》)为基础、运用领先的项目管理理论及数学模型,同时要结合中国国情。产品要既适用,又具有先进性,具有生命力、有雄厚持续发展能力的主流技术,在今后的一段时间内不会过时、并且健康发展的技术平台。
(三)良好扩展性和适应性
能针对不断发展的企业经营活动和组织结构,满足各级组织、员工的门户界面扩充和变化的需要。能够满足工程管理系统与现工程管理业务双轨制运行的要求。具备门户单一密码登录、各职能应用通行的能力。同时可以要提供系统基础数据导入、导出接口,便于本系统与其它系统(如财务系统、OA、Erp、公司网站)的数据衔接。
(四)高可靠性、高安全性
多级权限控制,防止非法操作和擅自使用,并具有操作全面跟踪记录功能。最好设置服务功能,实现内外网隔离和数据加解密功能保护内网数据安全。具有普通员工、部门管理员、部门负责人、公司领导及网络管理员等多种权限设定。提供完整的历史追溯功能。可以为每个项目管理人营造一个量身定制的办公空间。
(五)智能预警机制
动态预警机制,突出监督时效,针对项目管理工作周期长、对象多、任务重的客观情况,系统在业务处理过程中,新增了智能预警机制,对于即将到来的合同、进度报告等工作,系统会自动报警,体现管理的时效性。
五、项目管理系统主要功能展示
(一)进度计划模块
进度计划模块包括项目计划、项目进度等功能,通过对项目的WBS分解,针对每个工作包可以从时间、费用、资源、材料设备、工程量、合同资金、质量、文档、责任人等多个角度制订项目计划,并从上述各个侧面报告进度情况,便于跟踪、对比分析;项目进度报告、形象进度报告等报表随时 反映项目进展情况。
WBS编码设置功能,可以对不同的项目任意设置编码规则。软件项目模版功能,允许用户将WBS保存为模版或从模版生成,并据此与P3、MS Project进行数据交换。
(二)合同管理模块
合同管理模块以甲乙方、合同金额等关键数据信息为核心,辅助以合同付款计划与实际拨付、合同变更管理、合同违约索赔管理、合同模板等功能,并与WBS关联,方便、快捷地产生合同台帐等各种汇总和明细合同报表,从而实现合同信息的存储、查询、分析等管理目标。
(三)材料管理模块
根据加载到WBS上的材料和设备需求,可以对项目形成总的材料设备需求计划,根据工程进度,材料进场日期和企业采购提前期,进行资源运算,得到不同时期的采购计划,采购申请单经过批准后,产生采购单、入库单、出库单等业务单据,全面跟踪、控制材料设备的计划、采购、入库、领用及库存情况。
采购单、入库单与采购合同关联,便于分析控制拨款计划与实际付款。
(四)资源管理模块
以WBS为核心的资源管理,囊括了onmouse人力资源和机械设备等资源要素,通过分析工作包的资源计划、资源负荷,可对驱动资源进行合理配合、资源优化;对工作包明确责任部门及人员,是责任矩阵和资源中心的基础。
(五)文档管理模块
文档管理模块不仅是对各种文件、技术资料的简单分类保存,实现WORD、EXCEL文件的在线编辑,还可与WBS关联,实现按项目、类别的双向管理。文档查询可按各种要素进行资料快速检索、借阅管理记录资料文件来龙去脉;基于文件级别的权限控制,不仅保障文件安全,还便于相关人员进行文件编辑。
(六)项目跟踪与报告模块
具体而言，项目总体单位应总体负责财务验收工作，各单位均应按照上级项目主管部门有关的财务验收规定和要求，遵循财务验收管理规范和流程，认真严肃对待。
1.统一领导，分工合作
不以规矩，不成方圆，统一的集中领导是对财务验收工作的一种约束，也是指引财务验收通过的重要保障。针对课题承担单位较多，且分布在多个城市的状况，财务验收工作的统一领导更显得尤为重要。
作为财务验收工作的总负责单位，项目总体单位应及时地根据上级项目主管部门财务验收的具体要求，提前部署成立验收工作组，统一组织项目及各课题财务验收工作。具体而言，应安排专人负责具体工作，包括财务验收资料、财务凭证、验收会场、各课题联系等工作，并对每个人的工作职责、工作内容进行详细安排。如财务凭证负责人应事前审核财务凭证资料，并要保证很快提供给专家所需的财务凭证。同时，验收工作组的每个人均应明确熟知自己的工作职责，并保证按时保质完成工作任务，遇到突发的紧急事件，及时向领导汇报，共同协商解决措施。
2.有效沟通，及时协调
沟通协调能力在各行各业都扮演着极其重要的角色，沟通协调素质的高低往往会决定一件事情的成功与否。作为多个课题的项目总体单位，统一负责财务验收工作，无论是验收前的周密准备，还是验收中的有序安排，协调沟通都发挥了重要的作用。
一方面，项目总体单位应积极主动与上级项目主管部门密切沟通，及时、准确、完整地掌握和理解财务验收工作的具体要求，包括验收文档、验收议程、验收材料、会议事宜等，从而精心周密、从严从细做好各项工作。另一方面，项目总体单位还应密切与各课题单位协调沟通，不仅及时将上级项目主管部门的各项要求准确传达给各课题单位，而且在内容的准确性、资料的完备性、上交的时间性等方面对各课题单位进行严格的规定，以确保财务验收工作的顺利进行。在此基础上，对于各课题单位存在的有些可能影响验收通过的小细节、小问题，如项目延期、预算变更批复等，项目总体单位应及时地与有关各方进行协商解决，做到事先沟通，并最终达成有效共识。
3.注重准备，有备无患
俗话说“不打无把握之仗”，只有足够地估计困难，充分地准备克服困难，有备无患，才能掌握主动，立于不败之地。面对多个课题单位分布各地、审计要求严、验收标准高的现状，项目总体单位在验收前应做充分的准备工作。
具体而言，一是，在日常工作中，项目总体单位应根据项目及各课题研发工作安排，及时组织各课题单位申请延期调整，并与上级项目主管部门积极沟通，以取得调整批复。同时，要求各课题在延期调整周期内，必须重视经费支出的合规性、合理性，确保预算执行进度，并督促各课题财务相关负责人收集预算执行中的点滴，且有效解决、处理，做到心里有数，便于财务审计、财务验收资料准备工作的顺利开展；二是，在事务所财务审计中，项目总体单位应组织各课题单位提前准备详细的经费支出财务凭证材料，并与审计人员就课题经费执行的方方面面进行充分沟通，合理归集会计科目至预算科目，进一步加强财务审计认定；三是，在财务验收准备中，项目总体单位应再次组织各课题对所承担课题的经费支出进行全面严格自检，对所有支出财务凭证全面、系统地进行自查，特别针对设备、材料等经费支出合同、票据、验收、出入库等财务凭证的完备性，进行逐一检查；四是，在验收会前1-2天，项目总体单位应提前检查各课题单位准备的财务资料，相关责任人负责检查、落实、确认已经完成各项准备工作，包括查看准备资料份数是否齐全，验收材料课题负责人、财务负责人是否签字，是否盖公章等工作。
4.财务验收，沉着应对
精心部署、有序备战，目的只有一个，就是确保项目及各课题顺利通过财务验收。而召开验收会议是整个财务验收准备工作的重中之重，能否顺利通过验收在此一搏，因此更要十二分地重视。
在财务验收会议中，项目总体单位及各课题单位应注意听取会议主持人（一般为财务专家组长）的讲话，按照时间要求和顺序，各课题财务负责人自信、沉着、冷静地进行总结汇报、接受、记录专家提问并严谨答复，如有严格时间限制，需要适时调整汇报内容和时间。 同时，对于专家指出的一些问题，汇报人可尽量充分阐述自己的观点和见解，对于因技术专业性较强，与财务专家沟通不畅时，可要求兼具技术与财务知识的相关专家予以解释。
另外，由于经费支出是围绕技术研发展开的，任何一项经费支出都是基于技术研发工作的需要，因此，若时间允许，项目总体单位及各课题单位应尽可能安排财务专家前往实验现场进行实地视察，并安排专人，运用通俗科学的语言为财务专家讲解技术研发内容，这样更便于与财务专家沟通经费支出的方方面面。
5.重视细节，提升亮点
精密统筹、艰苦细致的准备工作很重要，但还需在细节上下功夫，提升“亮点”。鉴于财务验收安排时间紧、课题承担单位多，现场验收资料多、财务检查较严格的现状，项目总体单位应对各课题单位财务验收材料提出较高要求。
首先，项目总体单位应编制财务验收资料模板，及时组织各课题单位规范编制、复印、装订财务验收资料，如统一规定各课题单位验收PPT模板、目录编排、装订格式、字体字号等。其次，项目总体单位应要求各课题上交材料条理清晰，按顺序装订文档，并整理文档汇总清单，方便现场验收专家的翻看审阅。
6.汲取经验，完善后续执行
反思才能进步，总结才会提高。在财务验收通过后，针对预算执行中存在的问题和验收专家的建议，项目总体单位应组织各课题单位进行深入研讨和反思总结。
