发布时间：2023-05-17 15:42:51
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的电子档案管理规范样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
关键词：制定；数码照片；管理：规范
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-8631(2010)05-0147-01
随着高新技术的迅猛发展，摄影技术依托计算机为后盾，各种设计靓丽、品质高的数码相机新品迭出，给摄影业带来了满园春色。形成了处理快、查阅快、归档快、链接快、存储久为优势的数码照片，也为照片档案的管理带来新的挑战。数码相片的载体是以电子文件形式归档保存的，在保管、利用上本身就存在安全隐患。因此对数码照片档案的形成、收集、归档、整理、保管、利用等在技术上提出了更高的要求。但目前国家没有专门针对数码照片档案的管理出台新标准，使得有些档案管理人员在新事物面前有些无所适从。
目前对于是否制定、出台数码照片档案管理规范有两种明确的观点，一个是不需要制定，另一个是需要尽快制定。
一、不需要制定新标准的理由
数码照片档案的管理虽然没有出台专门的标准，但这并不等于数码照片档案的管理没有可依据的规范。数码照片档案既是照片档案又是电子文件，数码照片档案的管理实行双轨制，纸质部分按照《照片档案管理规范》(GB／T11821)执行，数码照片部分按照《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894)执行。数码照片就是电子文件，数码照片特性实质就是电子文件的特性，是电子文件中的图像电子文件。《电子文件归档与管理规范》不仅对电子文件管理各个环节进行了较为具体的规定，而且推荐了图像电子文件的通用格式。强调了各类电子文件元数据管理的重要性，规定了电子文件的操作方式和要求。目前除国家标准外，各个地方、行业及其机关企事业单位也都制定了电子文件管理方面的标准、规范或者实施细则。这些也都是数码照片档案管理所要执行的规范。所以，《照片档案管理规范》和《电子文件归档与管理规范》两者结合使用能够满足工作需要。
二、需要制定新标准的理由
数码照片是电子文件没错，但数码照片档案在形成、管理和利用上有它的特殊性。由于数码照片来源渠道广泛。元数据信息五花八门，收集内容真实性较难把握，收集难度也加大；归档时数码照片的检验操作复杂；整理时相比较纸质照片要求更高，数码照片不但要有纸质照片六要素要求，还要标明保管数码照片的软、硬件技术环境，元数据信息等内容。这些都没有统一的标准去规范，各行其道，这为数码照片档案今后的利用造成很大的影响。虽然数码照片是电子文件中的图像电子文件，但《电子文件归档与管理规范》只是电子文件的通用标准，对于照片档案这种专门、特殊档案，不能完全满足工作需要，需要制定新的标准加以规范。
因为数码照片的管理要结合两个标准使用，不方便，不具体。太笼统。才促使地方的数码照片管理规范陆续出台。虽然各地规范不尽相同，但也各有千秋，使当地的数码照片档案管理做到了统一规范。能够出台是基于现实工作需要，所以国家在这方面滞后了，应该尽快出台新标准是正确的。
三、分析与讨论
1.先明确电子文件与数码照片的涵义
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，可在通信网络上传送的文件。数码照片是指用扫描仪、数码照相设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
定义文字描述不同之处在于“数字设备及环境中”和“用扫描仪、数码照相设备”、“传送的文件”和“传送的静态图像文件”。扫描仪、数码照相设备就是数字设备及数字环境。能够传送的电子文件包含：文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频或多媒体、音频文件等等，数码照片是图像电子文件，已包含在电子文件的内容中。所以在定义上没有本质的差异。是一致的。
2.电子文件与数码照片的特性
优点：处理快、编辑快、查阅快、归档快、链接快、存储久。
缺点：依赖性、易改性、可分离性。
在归档和利用中都需要保证的是：真实性、完整性、有效性、兼容性。
从上面分析看电子文件与数码照片的特性是一致的。《电子文件归档与管理规范》对电子文件的定义、范围、基本术语作了详细描述，对电子文件的收集与积累、归档与整理、保管与利用都作了详细规定，符合数码照片档案管理全过程。规范中为了保证电子文件收集积累的真实性、完整性、有效性及兼容性。对电子文件的收集在前端提出要求，将电子文件档案化工作提前到形成阶段。对电子文件形成阶段的软、硬件技术环境、元数据信息、收集操作方法等等作了具体的规定，图像电子文件规定要以JPEG、TIFE为通用格式。这样为数码照片归档后的整理、存储、保管打下坚实的基础。更便于数码照片档案的利用。所以《电子文件归档与管理规范》完全适合数码照片管理。
3.数码照片档案管理可以在本部门细化管理
有人提出《电子文件归档与管理规范》对于图像电子文件有些技术指标没有明确规定，不好操作，比如：分辨率、像素等等。青岛出台的数码照片管理规范规定了扫描件线数不低于600dpi，像素数应在300万以上。但目前看300万的像素已不可使用了，这种相机在市场都已经淘汰。如果是重要的、永久的或作为宣传广告使用的照片扫描件可以将线数提高，但作为一般使用也可不必。所以像素还是线数是根据实际情况和用途来确定，而不能硬性统一。
1.1人们对于档案规范化管理的重视程度不高
随着社会经济和科学技术的发展，绝大多数事业单位都已经对档案管理规范化建设工作倾注了足够的重视和努力，但仍然有部分事业单位尚未对档案管理规范化建设的重要意义进行充分的认识。因此，人们对于档案规范化管理的重视程度不高。以下两种现象足以说明对于档案规范化管理，部分事业单位需要引起足够的重视。首先，是部分事业单位不能清醒地认识到档案管理的重要性和特殊性，片面、武断的认为规范化的事业单位档案管理在短期内不会产生经济效益，尤其缺乏长期眼光。因此，单位领导很少对档案管理工作进行审查和监督。其次，即使部分事业单位的领导在思想上对档案管理工作有一定程度的重视，但是他们却吝于进行规范化建设方面的资金和人才投资，阻碍了档案管理工作的进一步深入开展和作用发挥。
1.2健全的档案管理制度的缺失
首先，从目前的事业单位档案管理实践来看，虽然大部分的事业单位已经实现对相关的档案管理制度的制定，但是，在这些制度中，绝大部分的内容主要针对档案管理部门工作人员，进行一定程度上的行为规范，而对于事业单位的其他部门和人员，仍然不受约束。这种情况会导致档案管理工作缺乏整体合力。其次，部分事业单位对自身制定的档案管理制度做不到高效、高质执行，缺乏执行力，再完善的档案管理制度也会沦为虚设。
1.3电子文件管理工作所需软硬件设施不齐全
在信息技术高度发展的今天，办公的形式越来越多的向电子文件靠拢。为了适应这一变化，对电子文件的统一、规范的管理也应该被纳入我国事业单位的档案管理中。但是从目前的事业单位档案管理实践来看，电子档案管理中所需要的相关硬件设施存在配备不齐全、电子档案录取工作麻烦不宜行等问题。
2推进事业单位档案的规范化管理的策略
2.1强化档案规范管理的地位，加强对档案管理人员的技能培训
事业单位要通过各种形式，致力于单位内档案管理工作者对自身工作重要性认识程度的提升。不管是通过宣传还是职工职业道德教育，都是体现事业单位整体人事管理核心的重要举措。
2.2建立健全档案管理规章制度，明确工作人员职责
事业单位应该逐步建立一整套基于自身实际情况的档案管理制度，并且不断提升规章制度的执行力，对档案人员严格要求，实现规章制度的高效、高质执行，杜绝一切违纪违法的行为。同时，事业单位档案管理部门要切实遵循统一领导、分级管理的管理原则，在实施档案规范管理时，注重总体规划的强化，分类指导的进行，相关监督工作的做出，档案工作规范化管理成绩评估工作的分级组织。
2.3提高事业单位档案管理的信息化水平
运用科学的管理手段将档案管理的效力充分发挥，是提升事业单位档案管理工作质量的关键环节。为了实现档案管理工作内容的全面化，要加强对信息资源档案收集的力度，争取全面涵盖文字、图像、影音等信息资源，并且将这些资源科学、合理的进行并归等处理。其次，要保证电子档案的保密性，严防电子档案信息的泄露，而对于不需保密而需向社会披露的信息，要及时通过信息化技术和网络向社会公布，更好地为人民服务，提升档案的利用效率。
3.结束语
【关键词】企业；文书档案；现代化；管理
中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）07-070-01
建立健全一套完整科学的文书档案工作制度，可以体现出这个单位的工作面貌，关系到工作的效率。近几年，随着计算机和网络技术的发展和普及应用，大部分企业的文书档案管理都实现了现代化管理和利用，取代了部分手工劳动，减轻了档案管理人员的劳动强度，同时又提高了工作效率，使文书档案管理能够适应不断发展的新趋势，档案管理的现代化是提高档案管理水平的有效途径和发展方向。
一、规范化与标准化管理
文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。建立有效的管理制度和工作程序是树立文书档案管理工作规范化、标准化，提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的必要保证。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，是促进档案事业健康发展的重要保证。在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础。实践表明，文书工作是档案的来源，档案是文书的归宿，两者是文档工作流程中紧密相关的工作环节。
公文制发不仅仅决定公文本身的质量，同时也影响档案的质量。为提高档案实体质量，把好文书档案的源头关极为重要。其次要实现档案保管利用价值的最大化和归档系统化、检索利用便捷化，严格执行文书档案归档整理办法，提高归档案卷质量。
近年来，我国档案部门针对电子文档管理制定出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》及《电子文件归档与管理范围》，从电子文件的定义、收集、积累、整理、归档、移交、保管、利用、统计等方面做出详细的规定，为文档管理规范化奠定了基础。
二、实现档案管理的信息化
随着计算机技术的应用广泛，对提高档案管理现代化水平起着重要作用。可以利用计算机技术进行档案的归档、整理、编目，充分利用计算机功能，进行档案的自动整理、编目等，提高效率。将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来，实现档案流通全过程自动化管理。充分发挥计算机强大的数据处理功能，为档案利用者提供方便、快捷的检索服务，及时满足利用者的需求。利用计算机网络实现档案信息资源共享，使信息资料资源更大地发挥作用。
随着改革开放和现代化建设步伐的明显加快，房地产业市场的需求迅速扩大，房地产业有了不同寻常的迅猛发展。房地产档案，是房地产管理活动的傍生物，是记述和反映房地产自身状况及人们对其管理使用的信息原始载体。准确、完整的产权产籍资料是国民经济、城市建设和管理的重要依据。作为房地产产权界定的有力存证，它为实施产权管理和产权保护提供了可靠的法律依据。无论是产权档案的内容还是它的作用都表现出很强的凭证性和权威性特点。随着现代社会信息化的发展，推广“房地产产籍管理”计算机标准软件的运用，使管理规范化、现代化，成为一种必然趋势。
1 档案管理体制与房地产行业发展同步
1.1物权法的实施将推动房地产档案管理的发展
作为保护私有合法财产的一部新型法律，《中华人民共和国物权法》的实施将对房地产档案工作产生极大的影响。物权法中对住宅七十年使用权到期自动续期的决定是对房地产档案管理的规范化、科学化的推动。房地产档案的有无，保管的好坏，记载是否准确、全面，将关系到产权人的切身利益，一个房产权利人拥有了房屋所有权，也就有了在法律保障下行使占有、使用、收益、处分等权利。只有不断地发展和提高房地产档案管理的水平，才能很好地保障权利人的权益。
1.2房地产档案管理将向规范化、标准化的方向发展
房地产产权产籍管理是房地产行政管理的核心与基础，与房地产市场管理关系密切，各种房地产交易行为最终都要归结到权属的确定，只有产权清楚，产籍资料完整，才能确保房地产市场行为合法有效。随着房地产行业的不断发展壮大，国家、社会对房地产行业的重视程度不断提高，房地产行业的规范化、法制化不断提高。与此同时，房地产档案管理也将走向规范化、标准化管理。
1.2.1设置管理机构，促进房地产档案管理规范化发展
档案管理机构的设置，是房地产档案管理规范化发展的前提。房地产档案管理机构的设置不仅仅是档案馆（室）的建设，也是房地产档案管理部门的事，它关系到档案房地产档案的收集、整理、鉴定、检索、利用等各个功能部门的健全。在完善的机构设置下，人尽其力，物尽其能，房地产档案管理的规范化发展将成为可能。
1.2.2房地产档案管理向标准化发展
标准化是提高档案管理水平和管理质量的重要前提，是房地产档案管理规范化发展的保障。房地产权属档案管理模式规范化，包括档案馆（室）管理工作的规范化、职工业务考核的规范化和房地产权属档案管理技术的规范化。具体讲就是实现档案的收集、整理、鉴定、检索、利用等各个环节的规范化、标准化。
1.2.3逐步实现一体化管理模式
所谓一体化管理，是房地产行政管理部门行政职能科室与具体办事机构管理分开，涉及对外办理权属登记、交易过户等具体业务，由登记中心一个机构承担，一个窗口对外。实现一体化管理，就能通过办理机构之间的沟通协调，准确、快捷地传递信息，通过部门配合、环节控制，实现房地产业诸业务间的有机衔接，逐步实现各机构间的信息共享，充分掌握交易、登记信息，同时简化办理手续，优化服务，方便服务对象。
2 电子政务环境下实现对房地产档案的管理成为可能
所谓电子政务，就是政府机构应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。
电子政务主要包括几个方面：政府间的电子政务、政府对企业的电子政务以及政府对公民的电子政务。政府对公民的电子政务是指政府通过电子网络系统为公民提供的各种服务。在这样一个大环境下，房地产权属登记这一房地产管理活动的重要内容，将可以通过电子系统来完成。由于一切手续都是通过计算机完成，这将使整个房地产档案的管理发生重大变化。
在这一形势下，房地产档案为了解决电子文件对软硬环境的依赖性和电子载体的不稳定性，房地产管理业务工作出现同一工作项目或同一案件的文件材料出现不同载体的文件并存的问题，房地产档案管理将会产生很多新的变化。
3 现代化水平进一步加快，信息共享成为可能
随着房地产经济的不断发展，房地产权属档案管理工作变得越来越重要，社会各界对房地产档案的需求也越来越多，范围越来越广，对房地产信息的需求和利用越来越呈现出多样化，传统的房地产权属档案管理模式、管理手段越来越不适应房地产经济发展的要求。因此，探索以现代科技发展为重要条件的适应社会发展的档案管理模式则显得至关重要。
3.1实现房地产档案的缩微化、数字化
档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化成电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件，形成数据库。利用计算机进行文件登记，可以达到一次录入，多次、多种形式的输出，方便文件的随时查找利用，同时也为档案现代化管理奠定了基础。
3.2实现房地产档案的信息化、网络化
计算机技术和网络技术的普及应用，为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性：一是传播速度快，二是传播范围广，三是传播不走样，四是传播成本低。随着电子文件和互联网建设的逐步完善，人们的信息共存共享，资源充分利用的局面将形成，档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。因此，档案管理实现信息化、网络化的目标已为期不远。
3.3实现房地产档案管理的多元化、智能化
计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用，将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在新的管理模式下，将实现文档一体化，所有的档案信息都会被计算机自动接收，并按照设定的程序自动地进行分类门档。实现档案管理自动化、智能化能有效地发挥档案信息服务社会的功能，展现档案的自身价值。
3.4实现房地产档案管理的社会化、市场化。
关键词：公共管理视角；档案管理；规范化；问题
档案管理的规范化直接和档案信息资源的利用有密切联系，规范的档案管理公共能够为我国的各种活动提供丰富的档案信息资源，随着社会的发展，传统的档案管理工作已经不能满足现代化社会活动的需求，为了适应社会的发展，档案管理工作人员应该及时转变档案管理的理念，提高自己的档案管理水平，使自己的工作能够满足社会发展需求。我国公共管理视角的档案管理工作起步较晚，现在正处在发展的阶段，需要相关人员不断研究管理方法，通过使用科学的方法和手段形成系统的、全面的公共管理视角的档案管理规范话水平，提高档案管理质量的同时提高我国公共管理视角的档案管理规范化，促进档案管理工作水平的提高。
1 公共管理视角的档案管理方法
我们所说的公共管理是指所服务的对象是社会公众，并且管理工作是围绕其服务对象开展的，在进行公共管理的过程中应该采取科学有效的管理方法，公共管理视角的档案管理规范化是指通过科学的方法让档案管理工作更加清晰，一些工作成果能够广泛地被大众所接受。在开展当那管理工作时，应该合理地将档案调查者的使用需求考虑在内，我们所说的档案管理工作和公共管理工作有很多类似之处，从服务理念上来说，二者的服务对象都是广大人民群众，都是为调用社会公共档案的社会公众、社会组织和社会团体所服务。在公共管理视角的档案管理规范化工作应该时刻将用户的需求放在重要位置，定时对用户的体验、感受进行调查，按照用户的反馈信息来不断改进档案管理的模式和方法。
2 公共管理的基本理念
档案管理工作的基础是大家的公共责任，这会内在推动档案管理工作的发展，档案管理工作需要工作人员在保证档案管理合法性的前提下积极履行自己的社会责任，现代档案管理工作人员的责任和传统档案工作人员的社会责任有较大的却别。现代档案管理者的社会责任交传统档案管理以政治责任为主的社会责任多了多个种类的社会责任（包含经济责任、政治责任、文化责任、社会责任等多个种类），并且还涉及了其他促进社会事业发展的责任以及为档案使用者提供全面、完整、安全的档案的社会责任。
从全面发展理念上来看，档案信息资源的建设和档案信息服务工作是其主要表现的两个方面，这些工作都能够为社会的各项活动提供健全的发展支持，传统的档案管理工作只是针对政治方面、历史研究方面开展服务工作，现代档案管理工作则不仅仅局限于这些方面，工作对象上，现代档案管理工作不仅仅服务于政府人员、科研人员，还为调取档案的广大人民群众服务。公共管理视角下的档案管理规范化工作还需要很长一段时间的发展。
在公平服务的理念上，基于公共管理视角下的档案管理工作从根本上消除了档案管理工作的歧视现象，在开展档案管理工作的过程中，工作人员应该坚持开放性原则，控制好开放性的基础上，满足广大人民群众调用档案的需求，保证所调用档案的完整性、有效性，使档案信息的广大人民群众和档案信息的核心利用群体享有平等使用档案的权利，在开展档案管理时，工作人员要建立统一的服务标准，科学、合理地控制各种调用档案的人群的档案使用权限。
3 公共管理视角的档案管理规范化措施
（一）文档集成式
通过使用集成化技术能够在公共档案管理工作中形成较为系统的管理规范，通过使用这种较为系统的管理规范能够实现提高公共管理下的档案管理工作的进步。文档集成式管理方法的工作核心就是各种文档管理相互协调的工作。在文档管理工作当中，通常会明确地划分文书部门和档案部门，使这两个部门能够相对独立地开展工作，文书部门和档案部门的职责不同，文书部门主要是进行文件管理工作，而档案部门则是负责开展档案管理工作，这两个部门各自独立工作，不仅不能保证档案的完整和准确，而且也不能保证所管理的档案的质量。在集成式档案管理方法下，会将这两个部门科学地结合到一起，使结合后的部门能够充分会自己的职能，既能保证文件档案的完整性，还能够体现档案管理工作的开放性。
（二）资源管理式
随着社会科学技术的进步，电子档案的发展速度越来越快，在档案管理工作当中电子档案的管理工作开展难度越来越大，为了提高档案管理工作的质量，档案管理工作也需要向着信息档案管理的方向发展。在未来的档案管理工作当中，工作人员应该不断提高自己的技术水平，促进档案管理工作向着信息档案管理的方向发展，在利用信息资源的同时提高档案管理工作的质量，使信息资源体系能够在档案管理工作中发挥至关重要的作用。
（三）公共参与式
公共参与式档案管理工作是公共管理视角的档案管理规范化的基本表现形式之一，未来公共管理视角的档案管理规范化的主要发展方向为大众化、公正、公平的档案管理工作，为了使档案管理工作更好地为广大人民群众服务，可以在档案管理工作当中适当地让群众参与进来，使档案管理工作向着公共管理的方向发展。首先档案管理部门应该定期开展宣传讲座，提高群众文档管理意识，并且对有意参与公共档案管理工作的群众进行培训，提高他们的档案管理能力，让群众在档案管理工作当中更好地发挥作用，不但提高档案管理的质量。参与档案管理的群众一旦发现档案管理工作当中存在问题，需要及时向工作人员反映，档案管理人员根据群众的反映能够及时采取措施进行改正，提高档案管理工作的质量。档案管理工作有公众参与能够提高档案管理工作的公开性，在保证档案管理有效性、完整性的同时，提高公共管理视角的档案管理规范化。
4 结语
综上所述，我国的经济体制正处在转型的关键时期，在公共管理视角下的档案管理规范化研究对于档案管理工作的进步有重要的作用，根据调查，我国公共管理视角的档案管理规范化还没有得到全面、完整地研究，针对目前这种现状，我国档案管理人员应该提高对公共管理视角下的档案管理规范研究工作的重视程度，合理变革档案管理机制，定期对档案管理人员进行培训，提高档案管理人员的业务水平，其次，不断创新档案管理的方式，促进我国公共管理视角的档案管理工作的发展。
参考文献
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【关键词】城建；电子档案；建议
当今社会已经进入数字化发展时代，随着信息化的迅猛发展，大量的电子文件和电子档案产生并广泛应用，如何将这些记载城市建设活动和发展历程的电子档案接收、保管和利用已经成为我们城建档案部门的工作之重。
一、城建电子档案的特点
城建电子档案一是具有非人工识读性和系统的依赖性，只能通过计算机进行处理、传输和读取。传统的文件内容是以字符或数字等符号记录于纸张等载体之上，人工可以直接识读，而电子档案的信息是以二进制数字代码的形式记录于磁性或光学载体上，成为人类无法凭借自身来识读的文件信息。电子文件存储的时候需要编码，信息检索，阅读时需要解码，这样的过程需要借助于一定的硬件设备、操作系统和应用软件，否则电子文件将无法产生和无法阅读，电子文件对系统的依赖性是它的一大特点，同时也是电子档案管理中的一大难题；二是不再具有固定的存储载体，可以记录在计算机能够阅读的任何介质上。根据利用者的需求，可以采用不同的方式输出。由于电子信息的内容不会永远和特定的载体相连，所以载体仅仅成为每一个特定时刻文件内容的承载物，电子文件具有高密性和信息的灵活性，具有信息的易变性，可以根据需要对文件的内容、字体等进行修改，且改动后不留任何痕迹。三是与纸质文件相比电子档案归档是一项艰苦细致且难度较大的工作。由于大多数电子档案的形成者对电子档案的归档不重视，或怕增加工作量而不愿承担此项工作而忽视其归档。
二、城建电子档案管理中存在的问题
1、电子档案原件的真实性和电子档案内容的保密性问题。电子文件、电子档案很容易被删改且不留任何痕迹，在使用计算机形成电子文件档案的过程中，形成者无法留下自己的笔记，单位负责人无法在形成的电子文件上签发，日后难以确定电子档案的真实性和权威性。另外，在网络的任何终端设备都能索取到存储在某一设备上的电子文件，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端，对在一段时间需要保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题带来了极大的威胁。
2、电子档案保管的安全性问题。随着办公自动化的不断深入，许多单位将会实现无纸办公，所有的情况、决策、信息都将在网络中进行，人们只要操作键盘就可以得到电子信息，这种方法为档案的归档存储简化了程序，同时也方便面了利用，但是如果出现了网络安全事故或其它方面故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失，因此，必须做好电子档案保管的绝对安全，进行存储备份，做好利用权限限制。
3、对电子档案认识不足，电子档案管理存在不少误解电子档案管理软件缺乏统一性。有些人习惯上认为纸质文件材料才是档案，而将电子档案拒之门外，或者作为资料和副本保管。随着信息化时代的到来电子档案产生的快速性和方便性，对计算机存储的文件特别是重要文件及时打印备份，过份依赖计算机，一旦计算机出现故障，会造成文件的丢失，相反，有些人对所收到的电子文件统统打印，事无巨细，不仅导致大量浪费，也给电子文件的归档管理带来难题。计算机软件研制大大落后于硬件的发展，远不适应各方面存储的需要，档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的管理软件，势必会影响到互相之间的利用以及互联网资源共享。
4、专业人才的培养是亟待解决的问题。电子文件归档及其电子档案的管理，都要求档案人员必须具备一定的计算机知识和较强的业务知识，然而，目前的档案部门缺乏既懂档案知识又熟悉计算机专业技术的人才，这在客观上制约了电子档案工作的现代化和电子档案的发展。
三、做好城建电子档案管理工作的对策
1、更新观念，加强组织领导。电子档案的出现，对人们来说还是一件新事务，对这样的事务只有通过宣传和开发利用，才能提高人们的认识，城建档案部门要加大宣传力度，强化依法治档的意识，尤其是提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识，才能保证材料的顺利归档。目前，一些传统纸质档案下的工作流程、工作方式和工作思路可能不适合电子档案工作，电子档案不是一个部门的事情，需要多部门合作、协调，会涉及现行的管理规范，工作流程、牵扯到一些约定俗成的工作方式和利益关系，甚至由于部门利益产生分岐，这就需要对此进行改变、调整，就需要领导的支持和协调，才能使电子档案管理工作顺利进行。
2、制定一系列配套的法律法规、规章制度、技术标准。为了保证电子档案的完整、安全和电子文件管理的高效科学，必须由相关的法律法规和各种技术标准来支持，还应包括电子文件与网络有关的法律、法规、制度，网络各级系统保密制度、验收制度，电子文件著录、管理、传输的规定，计算机和应用软件的兼容性和电子档案保护存放的温湿度标准要求等。为大力推广建设电子档案工作，建设部相继了《建设电子文件与电子档案管理规范》及《关于加强〈建设电子文件与电子档案管理规范〉宣贯和实施工作的通知》，这些文件使建设电子档案工作有据可依，对我们开展建设电子档案工作是个有力的支持，各地区还要依据《规范》制定适合本地区的具有可操作性的归档范围和整理要求，并以建设主管部门的名义下发文件，这样有关单位会对电子档案工作更加重视，使电子档案工作得到切实的开展。
3、做好电子档案的鉴定和技术处理工作。电子文件的鉴定主要是指电子文件的价值，既对电子文件信息保存价值的鉴定和技术状况的鉴定，以全面、历史、发展的观点对电子文件可读性、可靠性、病毒性和载体进行鉴定，通过鉴定，符合归档标准的电子文件才能进行归档，此外，还要对电子文件的内容完整性、手续的完整性、法律依据的完整性、形成过程的完整性进行鉴定，鉴定需要归档的电子文件要编制归档顺序号、保管期限、打印移交目录，办理移交手续。建立一个适合磁、光介质保存的环境，存放载体的柜、架及库房都应达到标准要求，满足避光、防尘、防变形，远离磁场和有害气体，还要对电子档案进行有效的检测与维护，进行有效的修正和更新，对电子档案的技术处理必须严格管理进行，不能使保存的电子档案遭到人为的损害和不可弥补的损失。
4、正确划定电子档案的接收归档范围、类别和格式。
根据《规范》建设电子档案主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案两大类，包括城乡规划、勘察设计、市政公用等行政管理部门的档案，以及供水、排水、燃气、热力、园林等专业管理单位的档案，这些档案按规定应当进馆，但实际大部分还是各部门自已保管。建设电子文件有不同的类别，不同的类别存储格式各有不同，《规范》列出了七种类别和十多种格式，在城建电子档案工作中很重要的一项就是确定文件的类别和格式，目前，大多数城建档案馆的归档范围是建设工程竣工档案，一般包括工程准备阶段及竣工验收文件、各种材料合格证、施工试验报告、竣工图等。
5、强化培训，引进人才，培养高素质的档案人员队伍。
城建档案馆受历史影响，人员年龄多偏大，高技术人才比较缺乏，档案管理的电子化对管理人员提出了更高的要求，工作人员要不断加强学习，充实自己的档案管理和计算机业务水平，除必须掌握文字处理、排版以及文件邮件的收发外，还要掌握声音、图像等多媒体文件的处理和操作、电子文件的归档方法、查阅权限等。条件允许的单位还应当选择和调配具有计算机知识的档案人员和了解档案知识有一定实践经验的计算机人员和缩微人员以优化档案部门的人员结构。
参考文献：
[1]《广东档案》2008NO.4;
关键词：医院档案管理；规范化；可行性分析
医院档案管理在医院的发展中非常重要，医院作为基础设施建设中一个重要的环节，不能被忽略。在医院的建设中，要重视医院档案管理，随着医疗卫生事业的不断发展，热门对医院档案管理也有着较高的要求，尤其是医院档案管理上的要求在逐渐增加，在医院档案管理的过程中，对规范化有着较高的要求，医院档案管理应该实现规范化，这样对医院档案的使用也是有利的，也会减少医院档案丢失的情况，在档案管理上规范化是一个重要的发展趋势。
1 医院档案管理的发展现状
医院档案管理在医院的发展中是非常关键的，医院档案主要是记录医院的具体工作情况，对医院的患者基本情况进行记录，医院档案还可以为领导的决策作出贡献，除此之外，对医院的正常运转也有着重要的影响，在医院档案的管理中还存在着很多的问题，如果不将这些问题解决，那么我国的医院档案管理是无法发挥作用的。现在的医院档案管理中存在着很多不规范的行为：
首先，在档案管理方面的人才十分的少，有很多的档案管理人员并不了解档案，由于医院的不重视，这样就导致了医院档案管理人员有些是借调，有些是其他岗位的即将退休人员，这样就导致了档案管理面临着规范化的问题。其次，在医院档案的收集上仅仅重视对病历档案的收集，对其他档案的收集并不重视，这样就导致了有很多的医院档案存在着丢失的情况，在出现问题的时候没有可以参考的依据。
再次，医院档案管理在机制上缺乏统一性，医院档案与其他的档案是不同的，这主要是由于医院档案管理有着特殊性，因为医院档案的种类较多，就导致了档案管理的时间和程度是不同的，在有限的时间中，其他的档案就无法进行保存，在管理上也去缺乏措施，没有进行分级管理，仅仅是通过同一个档案管理层级进行管理，这样对档案管理有着很大的限制。
最后就是医院档案的设备存在着落后的现象，由于医院对档案管理并不重视，为了减少成本并不会及时进行设备的更新，在管理设备上就存在着落后的现象，在信息化设备出现的今天，医院的档案管理已经无法满足医院发展的要求。大部分医院的管理设施还是比较落后的。仍然采用传统的纸质载体与传统的书面档案管理方法，受保存地点的环境、湿度影响较大，同时保存时间段较短。海量的患者档案严重的占用了医院有限的档案管理资源，保存与管理设施的落后直接导致了档案管理工作的混乱，严重制约了医院正常的工作秩序。
2 医院档案管理规范化可行性的分析
2.1 保存传统的档案有利于进行规范化的管理
医院档案有很多的用处，是医院发展的依据，利用传统的手段保存的档案在整个医院发展中是十分关键的，从这些档案中可以看出医院的发展历史，也可以从这些传统的档案中找到医院档案管理中存在的问题及时的解决。传统的医院档案管理虽然面临着不规范的问题，但是由于由很多的纸质档案都保存下来，这样可以作为医院档案管理规范化的必要依据，在对医院档案进行规范化管理的过程中，要将整个医院的档案进行有序的整合，按照患者的病情进行分类，这样就可以将档案进行划分，还可以根据实际的需要，将档案按照就诊的时间进行划分，总之，可以按照医院的正常标准对医院档案进行分类，保证医院档案管理的规范化。
2.2 利用传统的模式建立统一的管理体系
传统的医院档案管理中主要存在的问题就是缺乏统一的管理，在整个医院档案管理的过程中，要想进行规范化的管理，就要建立统一的管理体系，参照传统的医院档案管理模式可以将医院档案管理中存在的问题进行合理的解决。传统的医院档案管理中存在的问题有很多，例如分工不明确，在保存上缺乏有效性，都是传统的医院档案管理中存在的问题，面对这些问题可以有效的规划，对这些问题进行分析和研究，将有利的一面应用到医院档案管理体系中，在新档案管理模式下，杜绝传统档案中出现的问题，完善档案管理体系，对整个医院档案管理有着重要的影响。
有的医院是各个科室各自保管患者的档案，有的医院是患者档案与其他档案分开管理，只有统一的患者资料档案管理办法，对其他例如行政、人事档案的管理并不重视，所以没有建立一个有效的档案管理体系。没能将整个医院所有的档案都纳入到统一的档案管理体系当中来。在新的规范化档案管理中，正好需要建设统一有效的档案管理体系，这不需要过去已有的管理基础重新建立一个管理体系，只需要设立一个崭新的管理体系，一定程度上简化了规范化管理的程序。
2.3 科技的运用使管理更加方便
传统的档案管理虽然能够保证档案储存的长久性和完整性，但也存在很多问题，往往占用大量的空间，工作人员在查找时也比较麻烦，费时费力。随着网络科技的发展，档案管理逐渐实现电子化管理，医院逐步建立了档案数据库。电子档案管理可以节省大量的存储空间，同时减少了贮存面积，使工作人员检索起来更加方便，从而提高了工作效率。电子档案管理应该和传统档案管理结合起来，对于特殊的档案实行数据库管理。这不仅使档案管理更方便快捷，还适应了科技发展的要求，使档案管理更加科学规范，有利于实现医院管理的科学化、规范化。
2.4 可以为规范化管理节约资金，减少浪费
由于过去投入不足等原因，导致医院相关的档案保存管理设备不齐全，保管条件不达标，甚至保管场所不够用，各种因素都制约了医院相关档案的管理与保存。新的规范化管理模式要充分的利用高科技手段，使用音频、视频、射频等方法对档案进行分类管理，并且需要高科技的保管场所与保管设备。这些都需要投入大量的资金与人力物力。但是由于许多医院以前本身并不具有这些相关的设备与仪器，在一定程度上避免了设备的折旧与浪费。由于设备与管理人才的缺失，正好可以引进最新的科技与人才，从头建立一个完善的档案管理系统。
3 结论
在当前的情况下，随着经济的不断发展，人们对医疗水平需求的提高，以及正在进行的医改等活动，对医院的档案管理提出了更高更艰巨的要求。医院要充分把握好这次改革的机遇，通过对规范管理的可行性分析，建立一个完善的档案管理体系，为医疗水平的进步提供充实的保障。
参考文献
本市行政区域内法人、其他组织和个人的数码照片档案管理适用本规范。
1引用标准与规范
DA／T22归档文件整理规则
GB／T18894电子文件归档与管理规范
GB／T11821照片档案管理规范
2定义
本规范采用下列定义：
2．1数码照片：用扫描、数码照相设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
2．2数码照片档案：法入、其他组织和个人在各项社会活动中形成的，对国家和社会有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片和对该照片的文字说明两部分组成。
3归档
3．1归档范围：凡是反映各项社会活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集归档范围。数码照片按照采集渠道可以分为：
3．1．1数码件：指利用数码照相设备拍摄直接形成的静态图像文件。
3．1．2扫描件：指利用扫描仪将纸质照片、底片扫描后形成的静态图像文件。
3．2收集归档要求：
3．2．1数码照片的形成部门要制定管理办法，明确数码照片归档的时间、范围、格式等要求，保证归档数码照片的质量，同时要有相应的技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
3．2．2数码照片的形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求填写文字说明后及时向档案室移交，或随其他载体档案一起归档。
3．2．3数码照片及其文字说明应同时归档。
3．2．4归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，转换成TIFF、JPEG格式，并在备注栏中记载。
3．2．5对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印出纸质照片，按双套制要求保存。纸质照片的档案管理参照国家标准GB/Tl1821—2002《照片档案管理规范》执行。
4整理
4．1．鉴定：归档的数码照片原则上应为原件，以确保其原始性。照片经过修改的不能作为档案归档。
4．2归档的数码照片应当主题内容明确，易于辨认。
4．3数码照片档案的整理应符合《照片档案管理规范》，每一张照片都应有简要、准确的文字说明，并能准确概括照片所反映的内容。应按著录项目要求填写规范、齐全。
4．3．1著录项目填写包含照片号、底片号、参见号、照片题名、拍摄时间、类别、摄影者、保管期限、采集渠道、备注、密级等项。
4．3．1．1照片号：用8位阿拉伯数字表示，即年度+4位流水顺序号。使用软件辅助管理时可在著录时由软件自动生成。
4．3．1．2底片号：为扫描数码照片而设。指原照片的底片号。
4．3．1．3参见号：与本张数码照片有联系的其他档案的档号。
4．3．1．4照片题名：题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
4．3．1．5拍摄时间：照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字按年月日顺序表示。
4．3．1．6类别：照片分类。
4．3．1．7摄影者：一般填写个人，必要时可加填单位。
4．3．1．8保管期限：按照国家照片档案管理规范要求分为永久、长期和短期。
4．3．1．9采集渠道：根据数码图形文件来源标注“数码件”、“扫描件”。
4．3．1．10备注：其他需要补充和说明的内容。
4．3．1．1l密级：指为的数码照片档案确定的密级。
4．4数码照片档案的分类：数码照片按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。形成数码照片比较多的单位也可按年度——问题进行分类。分类方案应科学合理。
4．5排列：数码照片档案应排列有序，反映同一主题活动的照片应排列在一起。
4．6编目：数码照片档案应编制光盘目录和盘内照片目录。
4．6．1光盘目录应逐张编制。项目应包括全宗号、光盘号、保管期限、题名、起始年月、终止年月、张数、备注等。
4．6．1．1全宗号：：同级档案馆给盘档单位编制的代号。
4．6．1．2光盘号：按形成时间从“1”开始编制流水号。
4．6．1．3题名：全宗名称+年度+问题+数码照片文件。
4．6．1．4起始年月：光盘内数码照片的起始年月。
4．6．1．5终止年月：光盘内数码照片的终止年月。
4．6．1．6张数：光盘内数码照片的张数。
4．6．2盘内照片应逐张编制目录。项目包括全宗号、光盘号、保管期限、照片号、照片题名、责任者、拍摄时间、摄影者、类别、备注等。
4．6．2．1责任者：立档单位的全称或通用简称。
4．6．3光盘按形成时间为序。光盘上应注明盘号，设置光盘封面，填写相关内容说明(应包括：全宗号、光盘号、全宗名称、保管期限、题名、形成时间、张数、类别、套别、制作人、审核人、制作时间等)，光盘封面内容与盘内内容要保持一致。
4．6．3．1全宗名称：立档单位的全称或通用简称。
4．6．3．2形成时间：光盘内数码照片档案的起始年月和终止年月。
4．6．3．3套别：用汉字表示，填写“封存”、“利用"和“异地保存"三种。
4．6．3．4制作人：制作数码照片档案光盘的人员姓名。
4．6．3．5审核人：负责检查数码照片档案光盘质量的人员姓名。
4．6．3．6制作时间：制作数码照片档案光盘的时间。
5存储
5．1数码照片档案的存储应符合《电子文件归档与管理规范》的要求。整理好的数码照片档案应脱机保存。推荐采用只读光盘(一次写光盘)为存储载体。软磁盘不能作为数码照片的存储载体。
5．2同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张光盘中。不同年度的数码照片档案不应存储在同一张光盘中。
5．3数码照片档案光盘应一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。
6移交
数码照片档案在向档案室(馆)移交之前应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，检验项目包括载体是否清洁，是否有划痕；数码照片档案的移交和接收工作可在网络上进行，但必须履行移交手续。
7保管
数码照片档案的保管应符合《照片档案管理规范》和《电子文件归档与管理规范》的要求。
7．1数码照片档案光盘在刻录时应做封盘处理，以防止覆盖和擦写。
7．2数码照片档案光盘在使用中要避免对盘体的擦、划现象。
7．3存放时远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17—20C；相对湿度选定范围为35％一一45％。
7．4每张光盘应有坚硬的塑料包装盒并竖立存放，不得堆叠存放，避免挤压和弯折。
7．5要建立数码照片档案的定期检查制度。光盘每满4年进行一次抽样机读检验，发现问题应及时采取措施。
8利用
8．1数码照片档案的封存载体不外借。只能以拷贝或网上传输的形式提供利用，并应登记。利用者不得超出权限规定范围，不得私自复制、修改或转送他人。
8．2利用具有保密要求的数码照片档案时，应当遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
9本规范由南京市档案局负责解释
