发布时间：2023-05-19 16:34:24
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【中图分类号】G250【文献标识码】C【文章编号】1672-3783(2012)05-0027-01
信息技术革命正在改变着档案、图书、信息部门 的工作方式、服务手段。随着我国经济体制改革的不 断深入，使得国有医院不断转换经营机制，医院将逐 步成为自我经营、自负盈亏、自我约束的医院法人实 体，国有医院的管理模式也将发生重大转变。因此，作为医院管理工作的一个重要组成部分：档案、图书、 信息管理工作的改革势在必行。笔者拟对档案、图书、 信息一体化管理探讨如下：
1 传统方式的弊端
1.1 重复浪费，影响信息资源交流和共享：在计划经济体制下形成的相对独立、纵向发展的 档案、图书、信息体系，已不能满足现代化医院横向 发展的多层次信息需要。各自独立，重复建设的运作 模式，不但造成人、财、物的不必要浪费，而且影响 了医院信息管理人员对三种信息资源共同开发和同外 界的信息交流，也影响了医院管理人员和技术人员对 信息的利用。多头领导、各自为政、纵向发展的封闭 系统，不利于医院信息间的横向交流，不能满足医院 用户对信息多方面、多层次的需求，造成档案、图书、 信息资源浪费，不利于资源共享和共同开发。
1.2 独立的管理体制难以满足现代医院对信息质和量 的要求：档案、图书、信息，是有机整体。图书、情报、 档案共同具有信息性、知识性和社会性，三者之间互 相转化、相互交叉，有着非常密切的关系。但是由于历 史的原因，使三者进行了分离，各自纵向独立发展，形 成各自的特点，三者之间的差异越来越明显。随着信 息社会的到来，这种各自为政的纵向发展，就失去了横 向联系，造成医院在管理上无法统筹安排和全面规划。我国加入WT0以后，市场竞争更加激烈，医院的决策者和科技人员不但对信息的需求量增大，而且要 求信息及时、准确、广泛。然而档案、图书、信息资 料各自独立的管理体制很难满足现代医院对信息的质 和量的要求。
2 体化管理的优势
2.1 形成完整意义上的信息系统，为医院发展提供充 足的信息资源：计算机技术，特别是通信技术与网络技术正快速 地应用于文献信息的收集、加工、储存和传递，将使档 案、图书、信息部门彻底摆脱传统工作模式，其管理 与服务都将进入一个全新的境界。信息网络打破了人 们存储、检索文献信息的方式，档案、图书、信息一 体化管理为医院管理提供了更多便利条件。
档案、图书、信息一体化管理有利于研究有关信 息开发、利用的方法和途径。档案、图书、信息一体 化管理的形成便于医院实现完整意义上的信息中心，造就优势互补、整体提高的格局。
2.2 确保信息价值最充分的利用：档案、图书、信息一体化管理，使资料数量得到 增加和有效使用时间的加长，通过高速化、网络化的 技术手段，解决了信息部门馆藏结构单一，信息不全，提供速度较慢的缺点，使档案、图书、信息资料在其 有效期内，能够发挥最大的效益，能及时、准确地为领 导提供决策所需的信息。
2.3 避免不必要的浪费：建立信息中心，对原有的管理机构和人员相应地 进行撤并和精简，可节省一定的人力和财力，从而以 最小的投入获取最大的经济效益。医院档案、图书、 情报信息的一体化管理，可以避免不必要的浪费，从 而加速信息现代化的进程。
3 实现一体化管理需注意的几个问题
3.1 加强档案、图书、信息标准化工作：档案、图书、信息的标准化工作是信息一体化管 理的基础。没有统一标准，信息一体化管理网络的建 立就无从谈起，用计算机等现代化设备和手段进行一 体化信息服务更无法实现。目前，档案、图书、信息 界需要标准化的方面很多，例如：在信息的著录、标 引、分类、检索以及计算机、通讯设备的通用性等方 面都应进行标准化。
随着办公自动化管理在办公领域的普遍应用，政府机关和社会各行业都在逐步实行“文档一体化管理”，以提高工作效率，加快办公现代化的进程，实现全面、科学的“文件连续体”档案全程管理。
文件、档案及其相互关系
尽管各国基于不同的需要和角度对“文件”定义的表述不尽相同，但还是呈现出明显的共性。文件有狭义和广义两种类型。狭义的文件是专指公共文件，即仅仅由“政府部门”或“公共机构”形成的文件，广义的文件则是指一切公私文件。20世纪70年代中期以来，西方国家对文件的认识开始倾向于广义化文件定义，对文件的界定从专指型转向泛指型。我国在20世纪80年代后期也提出泛指型的文件定义。即文件是组织或个人在社会活动中，为了相互联系、记载事物、处理事物、表达意志和交流情况而制作的又构成该项活动组成部分的记录材料。
而“档案”是人们在长期的社会实践中逐渐形成的概念。尽管西方国家在档案定义表述上千差万别，但是定义的共性也是显而易见的，即：多以文件定义作为基础，通常选择“文件”作为档案定义的属概念。而我国的档案定义一直是档案界的问题之一，争议的焦点主要集中在对档案定义的属概念存在不同选择。80年代后给档案下的定义是“机关”、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、及其它各种方式和载体的文件材料。它的主体是党政机关，因为党政机关处于领导和指导地位，其所形成的档案的价值也相对重要一些，无论过去、现在、还是将来，党政机关的档案都将是档案馆馆藏的主要来源。但人类社会是一个复杂的系统，作为这系统的每一个组成部分，都通过行使自己的职能从而维护整个系统的运转，少了任何一个组织部分，这个系统都是不完善的。推而言之，少了任何一类组织的档案，这个社会的历史都可能是片面的，因此，档案应从党政机关扩展到事业单位、再扩展到企业、其他社会组织。涉及公民个人档案（也就是人事档案），是档案的主体。“档案界”普遍认为文件是特定形成者在社会活动中逐渐产生的，其形成状态是分散和零乱的，而档案是经过分类、立卷、归档而构成一定系统并集中保存起来的文件，不再是一份份孤立、零散的文件，而是具有内在联系的文件整体。文件经过单位文书的处理后，可转化为档案，其中的精华部分是“领导批示”，具有永久保存的价值。此外，文件纸张的质量好坏也决定了文件的质量，文件纸质最好是“种毛纤维”，其纤维素最纯、最多，一般可达90%以上。文件的质量好坏又直接决定着档案的质量，文件管理的好坏也直接决定着档案管理的优劣，反之，档案管理作为文件管理的延伸和发展形式，在文件管理中继续发挥着重要作用。
文档一体化的概念
所谓文档一体化，就是利用计算机技术的强大功能，遵循文件运动周期理论，对文件从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段实行全过程的管理，达到文书与档案数据资源的最佳管理和利用效果。“文件、档案一体化管理”的理论依据是文件生命周期理论，该理论认为，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。
目前国内外学者对文件生命周期理论的阶段划分还没有统一的认识或划分标准。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的为四个阶段划分法，即制作阶段、现行使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整、动态、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件，将第三、四阶段作为档案，并采取非统一的标准和方法进行管理，使文件运动的不同阶段相对独立，因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化，即将文件和档案揉合在一起。从本质上看四个阶段都是文件，只是其价值、特点、存放地址不同，因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。依据文件生命周期理论，文件运动的不同阶段需要不同的管理方式和保管场所，其中暂时保存阶段的文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁，有的一段时间内有价值然后再销毁，有的具有永久保存价值，因此需要一个过渡性的中间机构（档案室）来专门对其进行整理、保管和利用。文档一体化就是把文件的形成、运转、处理和管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目和利用等环节有机地联系在一起，从而使文件到档案的全过程都得到有效控制，再按照各阶段统一的规范和标准，组织成一个科学的大系统，从整体相互联系的角度对若干系统进行处理和统筹安排，尽量消除或减少重复工作，以取得系统的最优化，求得系统的最高效率。
文档一体化的实现
1、以“OA”为基础
在OA办公系统平台中，文件承办完后，通过一个数据接口，将需归档的文件材料自动转入档案管理系统中，实行文件和档案一体化管理。福建科易档案管理系统是一个功能完善，操作简单，兼容性和安全保密性强的档案管理系统，对硬件设备要求相对较低，具有管理实体文件、档案目录和电子文件、档案原文的双重功能，能根据单位的自身职能特点和专业信息要求制定数据标准和规范，并随着业务处理平台的变化而改变工作方法，提高工作效率。各科室可以通过本单位局域网，对本单位的文件及档案资料进行查询利用，充分借助OA办公系统平台的基础，实现文件数据库和档案数据库的信息资源共享，提供给各级领导及业务人员利用，并从系统的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，以期发挥各自及总体最大效能，从而提高各类机构管理效能。该系统还可以统一管理档案原文和档案目录著录项目，著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期及收发文日期等。这就为档案室在今后管理工作中不再重复著录奠定了基础。同时，还可以省略收文登记手工操作，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化和查找利用标准化，档案室也就摆脱了繁琐立卷任务。
2、对文书工作的要求
抓文件登记管理，根据多年的工作实践体会，我们在年终就着手拟订下年度文书立卷类目，以不同问题内容，按问题一年度分类法来分类，并随着问题变化对立卷类目作相应的调整或补充并按文件的形成规律，保持文件之间历史联系的原则，首先登记范围要明确，凡是本单位发文和内部使用的文件要登记，上级机关来文，不相隶属单位相互发文和下级保送文件中，凡需贯彻执行、办理答复或有一定查考价值均需登记。因为收文登记是文书档案管理的关口，只有做好登记工作，才能掌握文件的来龙去脉，使文件管理者做好心中有数，为年度立卷工作打下良好基础。
3、设备与软件的投入
目前，全省档案管理软件采用福建省档案局推广的福建科易档案管理系统，但在使用科易单机版软件时期OA办公系统对接存在较多问题，究其原因是在进行数据转入时，数据流量较大，对网络需求较高，同时，如果各部门要利用档案资料也不方便。所以档案管理系统与自动化办公系统相统一是文档一体化管理的前提，也是档案管理自动化、信息化、规范化和科学化的基础。因此，必须加大设备与软件的投入，如建立OA办公系统和福建科易档案管理系统网络版软件的无缝衔接，需购置容量大、速度快的计算机和高速批量扫描仪等。
Abstract: The implementing of book,information and archive integrated management is an important symbol of modern information society. The paper probes into the application condition of integrated management and development dilemma and puts forward the corresponding development strategies,that is improving of integration management system environment and establishing integration information service platform.
关键词:一体化;图书情报档案;应用
Key words: integration;books and information achieves;application
中图分类号:G25 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)21-0199-02
0引言
随着通信网络技术、信息数字化技术的不断发展以及世界经济一体化趋势的不断深入,传统的、受急剧增长的文献量制约而形成的缺乏横向联系、各自为政的档案、图书、情报分立系统,已难以适应信息社会的需求。
其弊端日益显现,如文献资料的重复购置、计算机设备的重复配置等,亟待通过网络共建、资源共享、分步式收藏、远程存取等多种方式,实现三者之间的协调与互补,从而在满足读者日益多样化的图书情报信息需求的同时,提高各项财务资源、人力资源和物资资源的使用效率。
有鉴于此,如何为充分利用既有科研档案的信息,增加技术发展的机会,探索图书、情报、档案一体化,加快科学研究过程中的科研档案信息的集成化管理已经成为我国理论界和实务界必须面对的一个新课题和新挑战。
1图书、情报、档案一体化管理的应用现状
一方面,从本质上看,图书、情报、档案的本质属性均属于信息范畴,都是信息的一种存储、传递、加工和利用手段,同是社会的文献信息源,具备先天整合的必然性;
另一方面,从实践上看,图书、情报、档案宏观上均是为社会的政治、经济、科技、文化、教育等发展提供文献信息保障,从微观上均是为不同的读者或者用户的需求提供各种类型的信息服务,具备后天整合的必要性。
因而,无论从本质属性还是服务目的和对象上看,具有必要实行一体化管理,将图书、情报、档案集为一体,形成综合性信息网络,从而为国民经济建设提供优质服务。
有鉴于此,图书、情报、档案一体化管理在国内外都取得了巨大的发展,表现在:
首先,国外最早认识到图书、情报、档案一体化管理重要性的研究机构是联合国教科文组织。
其在1967年就提出建立涉及全部学科领域里的文献、图书和档案服务工作的国家情报系统(NATIS),通过将一个国家内的情报所、图书馆和档案馆组织起来,藉以最大限度地满足国内人民的需要,并进而开展国际方面的情报交流。
在此基础上,1974年,联合国教科文组织还将原图书馆组及书目、情报工作及科学名词委员会改组为情报工作、图书馆与档案部,并出版《联合国教科文组织情报科学、图书馆学和档案管理学杂志》,以推动全球图书、情报、档案一体化管理进程,受其影响美国国会图书馆、总统图书馆、澳大利亚的许多图书馆以及英国不列颠图书馆均先后改建为档案、图书、情报三位一体的实体,既收藏图书、档案,又提供情报信息。
其次,国内图书、情报、档案一体化管理的研究最早可以追溯到20世纪70年代末期,其到80年代后期得到进一步发展,而真正初见成效则要到90年代后期,最具代表性的就是1996年,上海图书馆、上海情报所合并,成立了上海图书情报新馆,有效地促进了图书情报管理向多功能的转变以及信息载体和内容向多元化的转变,使上海图书馆和上海科技情报所从此进入一个跨世纪的历程。而后,在2003年,天津泰达图书馆在吸收借鉴国内外图书、情报、档案一体化管理优秀研究成果的基础上,打造了一个全新概念的图书、情报、档案一体化和功能创新的、综合满足全区用户需要的国内唯一的新型图书馆,成功实现了完整的图书、情报、档案三位一体的一体化管理体制,一跃成为文献信息服务高度综合的现代化大型图书馆。
2图书、情报、档案一体化管理的应用领域
2.1 提供资源利用率
由于图书、情报、档案管理部门分属不同的行政主体和运作环境,不论在经费来源、人员配置、文献收藏,还是服务对象等方面都存在诸多差异,往往存在严重的重复建设和多头管理弊端,因而通过施行图书、情报、档案一体化管理可以使文献管理和信息管理由单一、分散向综合、系统化发展,从而能够优化人力资源、财务资源和物质资源的配置,提高各项资源的利用效率。这对于,本来经费和人力资源就较为紧张的我国广大档案馆、图书馆和科技馆而言,具有十分重要的意义。
2.2 提高现代化水平
施行图书、情报、档案一体化管理的重要目标就是实现文献工作技术的现代化。
随着社会文献数量的剧增,传统的文本文献的收藏和查阅方式已越来越难以满足公众对公共信息的需求,且图书、情报、档案各系统也难以负担这样巨大的经费支出,因而迫切的需要采用电子计算机技术,使图书、情报、档案信息的输入、组织、检索、统计、通讯等工作自动化。
主要包括:采用光学技术使图书、情报、档案资料实体的贮存、传递缩微化;采用声像技术使图书、情报、档案资料的利用视听化;采用网络化系统使图书情报档案管理服务自动化。
2.3 提高读者服务水平
在传统图书、情报、档案分立的模式下:
一方面,情报或文献被人为割裂开来,信息读者往往难以从某个单一的系统内获取所需的全部信息或情报,而是必须通过不同的审批程序,借阅处于不同地理位置的馆藏才能够获取足够的信息或情报,给读者带来诸多不便;
另一方面,由于对读者需求缺乏全面的认知,缺少对各类读者在信息或文献检索过程中的业务需求与责任需求的分析,使得各系统档案馆、图书馆和科技馆往往缺乏对过去、现在和未来文件利用的需求的全面考虑,导致图书馆按图书类别进行文献的收集、整理和归档,而科技馆和档案馆则应按项目结题立卷,缺乏横向和纵向的联系,给读者查阅带来巨大的困难,文献和档案的利用率普遍较低。
3加快图书、情报、档案一体化管理应用的对策
3.1 完善一体化管理的政策环境
实现图书、情报、档案一体化管理的重要障碍之一就在于其分属不同的行政系统,处于不同的运作环境中。因而,要想顺利开展和实施图书、情报、档案一体化管理解决方案就需要有相应的政策支持和制度安排。
具体而言,包括:
首先,可由文化部、科技部和国家档案局牵头,成立统一的一体化管理机构,例如,规定在国家与文件档案局下设置文件中心负责一体化管理方案的规划、协调与执行,从而从法律上确保文件中心的组织地位;
其次,由文件中心根据图书、情报等信息活动的规律和特点,针对各系统信息和文献采集、存储、加工和利用各个环节,及时制定一体化管理的相关办法,保证信息和文献收集整理的及时性和完整性。
3.2 建立一体化信息服务平台
计算机技术、缩微技术、通讯网络技术和多媒体技术的推广是图书、情报、档案一体化管理的重要技术保证。
建立一个以软硬件配置为基础,以计算机、缩微机和通讯设备技术在信息网络上的应用为核心的图书情报档案一体化信息服务平台,为共享信息资源创造一定的物质条件,确保图书情报档案一体化管理技术畅通。
首先,通过建立一体化的信息服务平台,可以节约不同系统内部设备和文献的重复投入,使信息利用达到高效、高速、集中的最佳效能。
其次,可以避免目前各图书、情报、档案管理系统重复处理、重复数字化、重复开发软件等造成的人、财、物等各项浪费,加速其现代化进程。
最后,通过完善信息服务平台客户端建设,还可以使读者可以通过网络访问图书、情报、档案的各种文献和情报信息,并根据客户需求提供一定的定制服务,以有效提高读者服务水平。
此外,文献和档案归档的范围中多为已经发表的出版物,而有价值的研究过程记录和研究结果分析往往被忽视而为被列入收集范围,通过采用一体化信息服务平台,还可以时时记录各种信息分解和研究过程,实现信息处理的全程跟踪。
参考文献:
【关键词】 图书 情报 档案 管理
1.图书、情报、档案是具有同源性的相关信息学科
图书、情报、档案是三门相关的信息学科,都是知识的载体,同属于文献型信息资源,具有同源性。信息和传媒的迅猛发展,迫使这些学科向融和方向发展。图书、情报、档案三者可以互相转化、相互渗透、相互交叉,有着非常密切的亲缘关系。但是由于历史的原因,图书、情报、档案各成体系,相对独立,纵向独立发展,三者间的差异越来越明显,由此引来诸多弊端,造成图书、情报、资源浪费,不利于资源共享和共同开发;各自发展和相对独立的图书、情报、档案体系,已不能满足现代化、多层次的信息需要,时代需要有比较全面系统的理论依据、数据和参考资料,最新的科技情报和图书资料,又要有可及时利用的档案材料作依据;各自为政,纵向发展的封闭系统,既不能适应用户需要,也不能适应开放社会信息纵横交流的需要;图书、情报、档案,同出一体,本是有机整体,即三者具有共同的信息性,知识性和社会性三种属性,如果三者分割开来,各自发展,势必隔断相互联系,阻碍信息交流,在管理上也不利于统筹安排,全面科学规划,进而建立统一的现代化网络。鉴于此,打破信息处理和服务工作的各学科和各专业之间的界限,整合图书、情报、档案一体化管理,实现真正意义上的图书、情报、档案信息资源共享。20世纪80年代末,随着档案工作现代化的进程,其信息化的服务意识越来越强,作为信息处理和服务工作的档案学科也应与图书和情报学科一样朝着一体化方向发展,其目的是整合为一体,为同样的对象服务,从而使档案、图书、情报资料在有效期内,发挥最大的效益。
2.图书、情报、档案一体化管理的可行性
图书馆学、情报学、档案学是知识信息管理的三大学科,它们之间有着共同的认识论、基础理论和方法论。随着科学技术的发展和社会更广泛、更迫切的需求,对图书、情报、档案的利用越来越要求公开化、社会化。信息资源体系事实上也无法使图书馆与情报所、档案馆相区别。图书、情报管理二者在现代社会本身没有太大区别,现代图书已承担一部分情报工作。各种情报技术,如缩微、复制、机检等技术生产广泛应用于图书馆,使得图书与情报的界限已变得模糊,有些地区实际上已经实现了二者机构的完全统一;图书、情报、档案的同源性决定了档案机构与图书馆、情报所服务对象的相似性,所不同的是档案机构公众服务性不如图书馆、情报部门强,它以特定对象的服务内容,主要是对部门机构内部服务。但从文件“双重价值论”出发,文件档案除了有对原机关的原始价值即第一价值外,还存在其从属价值即第二价值。前者主要体现其行政价值,后者体现其情报价值。因此,档案馆网络化管理的发展,在经历原始价值后,必然要向从属价值(情报价值),即档案的公开化、社会化方向发展,从而走向档案、图书、情报三者一体化管理。
当今以信息技术革命为核心和动力的网络经济出现在我们面前,网络经济的一大特点就是扩散性强,与传统产业的“点式”布局不同的是,它所追求的是“网状结构”。它可有各种联结组合方式与检索方式,而且具有信息传递容量大、速度快的特点,通过它可以实现异地查询而不受距离的限制,利用者可以随时与档案信息管理中心联系,通过网络将信息快速地传输给查阅者。正因为网络经济有如此大的优势和特点,对图书、情报、档案的管理工作提出了新的任务,就是要促进图书、情报、档案管理一体化,以适应当前科技和全球经济发展的需要,具体来说有以下几个方面:
2.1图书、情报、档案数量的剧增以及网络经济的发展促进了三者的信息管理工作,随着科技和网络经济的发展,促使图书、情报、档案信息资源以网络化方式加互相连接,统一管理,提供及时利用,实现资源共享。
2.2图书、情报、档案资料内容交叉、重复的现象促进了三者之间的横向联系,促使信息工作者探讨各种信息的特点,研究综合开发、利用的方法和途径,以提供全、准、精的信息为现代化建设服务。
2.3图书、情报、档案资料数量的增加和有效使用时间的缩短,促使三者部门采取新的对策,措施和技术手段。主要是促使三者部门对鉴定对象采取缩微化、微电子化,以解决存贮空间不足的问题,使各种文献的存贮技术和提取技术有更大的发展;促使三者部门在采限文献检索时的高速化、网络化,以解决信息部门馆藏结构单一,信息不全,提供速度慢的矛盾,使图书、情报、档案资料在有效期内发挥最大的效益。
2.4社会对信息需要在数量、质量上的变化,促使图书、情报、档案工作者转变服务观念,改变工作方式,通过多种渠道和方法提供全面、准确、精炼的信息服务。
2.5系统论、信息论和控制论的出现与发展使图书馆学、情报学、档案学的研究趋于整体情报、档案脱离其载体,进行统一管理创造了便利。
2.6图书、情报、档案一体化功能,远远大于这三者各自功能简单相加的总和。图书、情报、档案若融合为一体,进行一体化管理,使各部分之间存在横向联系和协作,建立一种数字化的统一网络,使图书、情报、档案资料共享。
2.7信息技术下的图书、情报、档案一体化的整合是一种数字化的网络环境下的融合,其可行性主要是因为随着科技的发展,原来文献信息与载体之间“从一而终”的关系发生了变化,信息作为文献的本质属性和内涵,已摆脱了对载体的专一性的依赖关系,开始实现信息自身的独立与自由。这种变化可以使信息从固定独立的载体中解放出来,并且随着网络的发展创造新的经营和管理方式,满足社会和经济发展的更大需求和资源共享。图书、情报、档案一体化管理,这是适应信息网络环境发展应运而生的。馆藏数字化信息资源的丰富与多样化,存取异地信息的便利是“一体化”建立的立足点,也为信息网络环境下的图书、情报、档案的统一管理创造了便利条件。
3.图书、情报、档案一体化管理的构想与设计
3.1实行有效的国家管理在信息化的过程中,国家应履行宏观管理的职能,实行信息化建设的“统筹规划,国家主导,统一标准,联合建设,互通互联,资源共享”的一体化管理模式,它主要包括:
3.1.1信息机构与体制建立全国性的专门管理机构和相关体制;打破原有各自为政的局面,进行部门内部重组,新设并合并部分性能相同的机构,这是信息整合、构建信息资源管理系统的必要步骤;适应一体化信息资源管理与运作,应在原有图书、情报、档案机构的基础上增设信息管理中心。在信息管理中心部门下,分设信息整合部与信息服务部,直接取代原来三个部门内部提供服务机构与单独信息整理机构,从而使图书、情服、档案机构实现有机组合。
3.1.2制定相应的信息保障颁布专门的以及对其有利的法律政策,制定专门的以及对其有利的发展战略计划,健全保护信息用户的各种机制。
3.1.2加强信息监管完善信息服务监管机制,实行对网络信息服务进行统一的监督管理和控制,构建系统化的动态连接。
3.1.4试行三者实体的相互交叉式管理即三者各有侧重,有的可交叉其二,有的可交叉其三,有的可交叉几个方面的工作。
3.1.5信息系统控制管理重点放在文献信息系统的有效管理上,对文献信息进行科学分类和处理,保证文献信息获取、加工、贮存、传递等渠道的畅通,控制管理所必须的信息数量,合理控制信息流量,深化文献信息开发层次,提高文献信息传递效率、吸收能力和利用率,建立灵敏的信息反馈系统,发挥信息系统的整体效益。因此,建立一个强有力的、国家一级的、统一的集中领导机构,建立和健全一个整体机制管理,形成三位一体的全信息事业的现代化管理模式。
3.2通过现有的网络平台,建立图书、情报、档案的统一网站在数字化馆的基础上实现有效的动态链接,使其进一步公开化社会化,在高速发展的信息网络打破了传统技术条件下地域、时间和行业限制,使得全方位的信息共享在技术上成为可能。但这并不意味着配置了计算机、缩微和通迅设备,还应建立一个立体信息网络交互管理系统,为信息资源共享创造一定的物质条件。
3.3加强图书、情报、档案标准化建设标准化建设是信息一体化管理的基础。从具体的数字馆藏建设来说,以统一的标准和规范为基础,以数字化的信息为底层,以分布式海量资源库群为支撑,以智能检索技术为手段,以宽带高速网为传输通道,将丰富多彩的多媒体信息传递给利用者。目前,图书、情报、档案需要标准化的方面很多。笔者认为,标准化建设工作应该从全局着眼,在小范围内着手进行,也就是要从信息一体化管理的前景考虑标准化工作的进程。在购置设备时应该考虑实用性问题。
3.4合理解决图书、情报、档案的有限阅读问题由于数字馆库采用不同于传统图书、情报、档案信息存储、处理、传递方式,对在以传统纸质印刷基础上建立起来的版权制度构成强有力的冲击,出现了许多原有法律难以解释的问题。因此,在使用网络信息服务中应视不同情况加以限制,注重网络安全,保证文档信息的完整、真实与防止泄密等,以减少不必要的损失。从信息资源服务社会,担负社会教育职能、促进文化知识传播和科技发展、经济发展等方面起着重要作用这个意义上说,不论以怎样的方式使用文献信息,都应受到版权保护,合理解决图书和情报的著作权、知识产权、隐私权以及档案的有限阅读等问题,对于发挥图书、情报、档案整体功能具有积极意义。
1．图书、档案、情报同出一源，历史上很难区分开。早在远古时代的档案、图书、情报是很难区分的，三者同出一源、同为一体。古代档案与图书是名副其实的“一体化”，图书馆与档案馆融为一体。
2．图书、档案、情报具有相同特征。
图书、情报、档案均具有信息性、知识性、服务性这三个特征，图书、情报、档案工作均属提供知识信息的服务工作。
3．图书、情报、档案一体化管理的系统论机理。根据贝塔朗菲发现的著名定律:整体系统的属性与功能大于各孤立子系统的总和，即整体的发挥不是简单地1+1=2，而是>2。应用到“一体化”研究中，即图书、档案、情报各自作为一个独立的系统，有着自己的独立功能，但这三个系统功能简单相加的总和，是会小于“一体化”整体功能的，只有图书、档案、情报融为一体后，他们才能产生横向联系与协作，促进图书、档案、情报资源共享，才能产生1+1>2的系统效能。
4．信息技术的发展和信息工作人员综合素质的提高为一体化管理提供了现实可能。
计算机设备和技术的推广为信息综合管理提供了初步的物质基础，图书馆学、情报学、档案学的综合教育，使信息工作人员的业务素质、知识结构和工作能力有了很大提高，为实现
图书、情报、档案一体化奠定了初步的人才和智力基础。
二、高校二级学院图书、情报、档案管理的特点分析
1.工作人员少，管理水平低
二级学院从事图书资料管理和档案管理的人员数量很少，特别是从事档案管理的人员多为文秘或教务人员兼任。图书资料和档案管理水平普遍比较低，表现为硬件条件差，普遍缺少相应的管理和利用设施；信息化手段的应用程度低，信息共享难以实现。鉴于以上特点，各高校二级学院理应实行图书、情报、档案一体化管理，整合有限的信息资源和管理人员，发挥整体服务效能。同时，实行图书、情报、档案一体化管理与高校现有的管理体制没有大的冲突，易于为各个方面所接受，在实际操作中障碍较少。
2.数量规模小，信息内容单一
二级学院是各高校的基层单位。由于各高校普遍设有图书馆、档案馆（或综合档案室）开展高校的图书情报和档案工作，面向全校提供图书情报和档案服务，高校二级学院所拥有的图书资料和档案的数量都比较少，内容和载体形式也比较单一。图书资料多为本学院所设置专业的专业书籍和刊物，档案多为本学院在教学管理中形成的教案、毕业论文等。
3.特征更为接近
档案具有信息性和知识性等特征，但其最本质的特性在于其具有原始性，表现在载体上档案往往是孤本，在价值上档案具有历史凭证作用。但对于高校二级学院来说，其保存的档案，如教学管理中形成的教案、毕业论文，其价值更多地体现为情报价值，需要发挥历史凭证作用的档案比较少。因此，二级学院保存的图书和档案，其特征更为接近，均表现为信息性和知识性。
三、高校档案、图书一体化管理的应对措施
1、提升思想认识。
通过研究宣传,使人们充分认识到,实行高校档案、图书一体化管理,是档案、图书管理工作适应时展的重要举措,是谋求新形势下图书、档案工作实现可持续发展的必然选择。既是理论研究的重点,更是实践要解决的问题。同时,确立高校档案、图书管理新的价值观,树立文献资源共享,全方位开放的理念,将档案、图书管理工作与知识创新结合起来,使档案、图书工作从思想到行动实现一次大的变革。
2、统一档案、图书管理的业务标准。
要以一体化管理为目标,研制并应用档案、图书通用的信息处理方法、规范和标准,以确保彼此之间信息能互相识别、互相利用。逐步协调和统一档案、图书在文献管理、检索方面不一致的地方,组织人员编制和采用适合各系统使用的分类、著录、标引和检索的分类法、著录法、主题法及文献标引法等,达到规范化、标准化,以利于资源共享和现代化手段的实现。
3、改革管理体制。
建立统一的文献信息管理机构,切实解决条块分割、各自为政的问题。赋予新的文献信息管理机构双重职能(业务与行政管理职能),并在这一机构下设置两个中心,即档案信息中心与图书文献中心,,统一协调管理。合理配置档案、图书文献资源,使其呈现出适应知识、信息社会发展需要的高度的整体性、统一性和协调性。
4、加强信息基础设施建设。
一方面,高校要加大档案、图书信息基础设施建设的投入力度;另一方面,高校文献信息管理机构也要多渠道、多途径等集发展资金。以此获得在设备更新、软件升级方面的资金保障。同时,加强网络和数据库的统一管理和建设,建立共同的计算机网络管理系统,并在此基础上形成一体化的网络平台,以充分利用高校丰富的文献资源。
5、建立利益平衡机制。
实行档案、图书一体化管理,必须从现实出发,坚持平等、互利、互惠的原则。要通过每一项一体化活动,使原来的档案、图书管理机构在融合的过程中彼此平等受益,并承担相应的责任
与义务。在利益分配上,可以投入的多少来换取收益;也可事先签好协议,在协议中明确双方之间的职责、权利及收益。总之,应尽量减少冲突和摩擦,激发双方在一体化过程中的积极性。
6、培养一支适应一体化要求的文献信息管理队伍。
新型的一体化管理,需要精通图书、档案业务工作,熟悉检索技术,并具有计算机技能的通用型管理人才。从未来发展看,以档案、图书为主的文献信息业必然形成“二位一体”的紧密结合机制。面对这一发展趋势,高校文献信息管理机构必须培养一支适应一体化发展需要的管理队伍,使之素质不断加强、业务水平不断提高、知识结构日益完善。
参考文献
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[2]贺于,高校图书、情报、档案工作一体化障碍初探[J],兰台世界(理论版),2007,(3)。
美国档案学会权威迈勒最近指出：“多少年来，档案学家认为档案手稿不能达到标准化，也不能进行资源共享，因为所藏资源都是孤本的。在图书馆技术和自动化的影响下，这种情况要改变。”20世纪90年代，国际上成立了一个由档案学家、图书馆学家和情报学家组成的研究“在交接点――信息生产者和利用者之间的共同范围”的团体，旨在推行一体化管理。
美国俄亥俄州大学由该州投资2000万美元以于1994年完成了一项庞大的图书馆、情报中心、档案库三者自动化联网计划，使全州18个最重要的图书、档案、情报部门连成一个信息网络，读者或用户可以在网内查到所有馆藏信息。馆际互借将变得十分快捷。期刊文章、档案源、情报资料可以传真方式来传递，并可函寄给需求者，而且传真和邮寄对用户免费。其中最重要的两项数据库技术和网络通信工程是美国档案学会和英国档案学会共同承担完成的。这些例证都真正体现了资源共享的宗旨，反映了西方发达国家在图书、档案、情报三部门一体化方面所进行的探索。其中的一些先进成果，是很值得我们认真借鉴的。
从美、英两国的实际做法中，我们可以发现他们在文献信息资源建设及布局方面具有一些相同之处：(1)都有权威性的文献信息资源整体建设组织机构；(2)都有明确的文献信息资源建设计划；(3)都从学科、主题方面系统收集文献；(4)都能相互配合，分工协作收集文献；(5)都能实现资源共享。
世界各国政府和部门，尤其是发达国家，已把开发利用文献信息源作为国际市场竞争的主要手段，拓宽光盘服务范围，在建立光盘数据库的同时相应考虑利用通讯技术的发展来实现计算机网络化。这就要求图书馆、档案馆、情报所都有责任按照明确的目标，设计的统一线路建立各有特色的专题数据库，在取得经验的基础上：
(1)组建用户服务网络。力争根据协作网络而产生的集团优势，早日产生兼具社会效益和经济效益的拳头服务项目，如国际联机检索、项目论证、课题查新等，来确定基本的用户对象，发展网络成员，建立起较为稳定的用户服务网；同时还应积极做好广告宣传工作，让用户能充分了解信息网络的功能、条件、服务质量和效率，并选派懂得图书、档案、情报一体化技术的公关人员携带服务项目，直接去需求信息的单位，上门开展宣传推销活动。这样既可以及时了解到用户的需求，发展网络新成员，又扩大自己的知名度，再辅以大力开展市场调研，及时把握信息市场动态，随时不断地调整好自身的服务方式。
(2)开展信息，提供主动定向服务，从而大力发展信息商品生产，可根据企业的委托，对用户产品进行跟踪调查，对新产品进行如何开拓市场的探索，使企业可以更加掌握商品信息、了解行业动态，为其新产品的发展提供科学决策的依据。发达的信息市场需要发达的信息商品生产来支持，两者相辅相成，缺一不可。处理好两者的关系，不仅能提供大量的适销的现货信息产品，而且可以广泛、公开承揽高、新、尖的信息产品业务，满足社会对信息产品的期货需要，改变信息市场客体的不完整性。
二
一体化管理的具体实施方案：
第一，实行有效的国家管理。在信息化的过程中，国家应该也必须履行宏观管理的职能。它主要包括：A.建立全国性的专门管理机构和相关体制。B.颁布专门的以及对其有利的法律、政策。C．制订专门的以及对其有利的发展战略计划。D．健全保护信息用户的各种机制。同时对网络信息服务进行统一的监督、管理和控制，构建系统化的动态链接。
实行统一管理，要将重点放在研究文献信息系统的有效管理问题上。对文献信息进行科学的分类和处理，保证文献信息获取、加工、储存、传递等渠道的畅通，控制管理所必需的信息数量，合理控制信息流量，深化文献信息开发层次，提高文献信息传递效率、吸收能力和利用率，建立灵敏的信息反馈系统，发挥信息系统的整体效益，必须有整体机制管理。建立一个强有力的、国家一级的、统一的集中领导机构，加快三位一体的全信息事业的现代化管理。
第二，通过现有的网络平台，建立图书、情报、档案的统一网站，在各数字化馆的基础上实现有效的动态链接，使其进一步公开化、社会化。
从具体的数字馆藏建设来说，必须以统一的标准和规范为基础，以数字化的信息为底层，以分布式海量资源库群为支撑，以智能检索技术为手段，以宽带高速网为传输通道，将丰富多彩的多媒体信息传递给利用者。除了包括将馆藏数字化的工作外，还涉及馆藏信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程。它是一种引入管理和应用数字化的物理信息对象的方法。功能有以下五项：(1)各种载体数字化。(2)数据的接收、存储和管理。(3)组织对数据的有效访问和查询。(4)数字化信息的网上和传递。(5)系统管理和安全维护。
第三，合理解决图书、情报的著作权、隐私权以及档案的有限阅读等问题。
美国数字档案馆的核心技术――EAD技术，它是美国的编码档案著录文献类型技术的形成、记录结构、构成元素、相关属性及其著录方法。档案编码著录(EAD)的出现就是希望提供一种标准编码结构，EAD是应用新技术解决问题的，标准通用标识(SGML)和扩展标识语言(XML)就是EAD的两大技术基础。加州伯克莱大学、杜克大学、国家数字图书馆采用EAD编译检索工具，以测试其理论与技术的完善程度。耶鲁大学、哈佛大学在1996年初DTD初版发行时，就开始把它应用到工作中。加利福尼亚大学、圣地亚哥大学成功地把EAD检索工具用于数据库的建立。
EAD二版发行后，一些馆室开始着手更改检索工具。伦敦公共文件署目前正在进行更改馆藏指南的开发战略。一经完成，此项目将详细描述几个世纪以来英国公共文件的状况。英国的一些大学，如利物浦大学、牛津大学、达拉姆大学、格拉斯哥大学，也在开展EAD项目。美国加州伯克莱着力于加州遗产数字图像检索项目，此项目旨在论证全宗级文件与EAD编码检索工具的结合，能够有效地收集从班克罗伏特图书馆大型图片集中选出的关于图片材料的25000种数字描述，来反映加拿大历史和文化。有意义的是，加州遗产项目的检索系统正应用于加州伯克莱K一12展望项目的大学互动计划中。在此计划中，由全体教员和图书馆人员组成的小组与来自洛杉矶奥克兰公共学校的K一12项目的教师协同工作，从1997―1998学年开始，利用数字档案馆教授与加州历史和文化相关的科目。
加州遗产项目同时也为另外两个项目奠定了基础，即美国遗产虚拟档案项目和加州大学EAD项目(UCEAD)，后者由加州大学资助，作为一系列加州大学全面开展数字图书馆项目的起点。UCEAD除为加州大学建立了检索工具数据库，其主要目标是培训9所加州大学的档案人员在利用传统软件“32具箱”时，能够有效
运用EAD。美国遗产项目是斯坦福大学、弗吉尼亚大学、杜克大学和加州大学伯克莱之间的一项合作，其目的是为了说明在同样记录美国文化遗产但检索工具种类不同的四个合作档案馆中，EAD都可适用，并依此能够建立一个联合虚拟档案馆。当前，此项目正在研究需要解决的理论、行政、技术方面的问题，以便为众多的机构提供综合利用的检索工具；、项目的核心是在将EAD运用到现有的检索工具中时，设计一个“统一实践中可被接受的范围”。1996年11月，在伯克莱召开的一次会议上，来自四个合作机构的代表在伯克莱技术人员和档案人员工作的基础上，展开了讨论并取得一致意见，整理形成EAD转化方针的初稿。不久，9所加州大学的档案人员着手开展UCEAD项目，并进一步完善方针所阐述的内容。美国遗产项目和UCEAD的参与者――代表着12个大学的档案机构，一致同意遵循这个方针。这些档案机构希望以这个方针为讨论基础，对“统一实践中可被接受的范围”达成全国的共识。
爱荷华大学和佛蒙特州大学、纽约公共图书馆、北卡罗来那大学以及北卡罗来那州立大学都在开展某些项目的研究。通过融合EAD编码检索工具来丰富“美国档案”数据库的成果，这使得档案界认识到编码和著录标准的价值及重要性。从而为档案利用提供一种全面细致的检索工具，这也就构成了档案馆利用工作的重心，加强了对全世界文化资源和历史资源全面的综合的利用，档案人员不仅能更好地为传统对象服务，而且也将第一次使我们的馆藏为不同层次的教育者、学生及普通公众所利用。
EAD是基于《通用档案著录国际标准》之上的一部档案著录交流标准。它是已标准通用标记语言和扩展标记语言文献类型定义的形式存在的，它与国际档案理事会的《团体机构、个人和家族档案规范记录国际标准》相兼容。自从1996年2月EAD的第一初版以来，在许多美国、加拿大、英国(尤其是公共档案局)档案库房和一些欧洲、澳大利亚档案库房都在执行EAD计划。EAD目前正由美国国会图书馆和SAA联合维护。国会图书馆负责实体上的维护，SAA负责行政上和智能上的维护。
此类项目主要是由图书馆等机构发起而由档案馆参与的项目，其中较为典型的有伊利诺斯数字档案馆。该“数字档案馆”主要是由该州的图书馆和行政部门联合建设和维护，参加者有15个机构，除了伊利诺斯州档案馆之外，还包括两所学校，一个历史研究会和一个博物馆。其项目的主要目的是在网上为用户提供有关该州历史和现状的信息，同时为项目参加机构向伊利诺斯数字档案馆上传数据提供工具。
这样的合作项目还有美国的西北数字档案馆，该数据库于2002年初由13个机构共同建立。该项目得到美国国家人文基金批准，资助金额为两年35万美元。参加该项目的13个机构除了高校和历史协会之外，还包括华盛顿州档案馆，西雅图市档案馆。该数据库最终将安装在华盛顿州立大学，为各类研究人员提供在线的信息检索和服务。
因为在欧美国家数字图书馆的建设中包括档案资源，因此这种由图书馆、档案馆参加的基于信息共享的数字档案馆非常普遍。其核心部分主要是数据库和网站建设。数字档案馆建设的过程中除了遇到数字化技术、数据压缩、数据组织、信息检索等技术问题之外，还会遇到数字化权、著作权、隐私权等法律问题。由于该类型的项目主建方不是档案机构，也就无形中降低了从专业角度对它进行分析的价值。从目前掌握的材料，似乎还没有由若干档案馆联合建立的基于信息共享的数字档案馆。
三
在信息化社会，不论是数字档案馆还是数字图书馆，或是其他信息服务机构，都十分强调“用户中心”的观念，都把能够为用户提供完美的信息服务作为一个非常重要的目标，提供智能化的信息检索和现代化的服务手段，进行信息服务。
随着社会的进步、科学的发展，一种新型的数字图书馆、档案馆的数字化、智能化和虚拟化，将使二馆成为新的信息集散地、信息传播中心和知识宝库。随着计算机高容量、大密度存储功能的开发，今后两馆的馆藏资源要进行数字化转化，并在网上流通，这将改变现有的馆藏结构。
随着现代通讯技术和计算机技术的飞速发展，数字信息化技术时代已经到来，电子图书、电子档案服务以其馆藏容量大，阅读效率高和获取信息快等优点迅速崛起，深受广大读者青睐。所谓电子图书馆和档案馆，是指一个特定组织范围内用电子方式存储图书、档案的全文内容，并提供检索、访问、查阅和提供全文服务的信息系统。电子图书馆、电子档案馆与传统的图书馆、档案馆相比，其优势在于馆藏容量大、信息资料新、查阅速度快、内涵更广、发挥的功能更多、提供的服务更全面，所起的社会作用更大。特别是电子化推行的馆际互借互查业务，将图书、档案的异地借阅变为可能。图书档案两馆的信息知识含量高、存储着各学科比较系统的、成熟的、权威的信息资源。开展电子图书、电子档案服务可以最大限度地利用这些丰富资源实现将科学转化为生产力的目的。
根据国外档案、图书、情报工作的“一体化”情况分析，“一体化”的实质是指文献信息资源开发利用的最佳组合模式的选择。积极研究和制定有关档案、图书、情报工作通用的著录标引、检索标准和管理规范。
美国人James H．Billington在题为“The Library OfCongress’National Digital Library Program”一文中指出，“数字图书馆要让所有的学校、图书馆、家庭同那些公共阅览室的长期读者一样，能够任意从自己所在的地点接触到这些对他们来说崭新而重要的资料，并按个人的要求来理解，重新整理和使用这些资料。”这个定义强调了能够任意从自己所在的地点接触到所需的资料，突破了图书馆传统的束缚，实现了物理位置的虚拟化，信息服务的即时化、自主化。
在美国、欧洲和日本等国家20世纪90年代初推出的信息高速公路建设计划中，数字图书馆系统的开发和应用占有相当重要的地位，并被看成未来信息高速公路的重要的信息资源之一。譬如，1993年由美国国家科学基金会(NSF)、美国国防部尖端研究项目机构(DAR-PA)、国家航空与太空总署(NASA)联合发起的数字图书馆工程(Digital Library Initiative，代号DLI)投资6800万美元，其中2400多万美元拨给了以六所大学为中心的数字图书馆创始工程。这是世界上最早的图书馆建设工程。之后，DLI的二期工程投资单位除了一期工程的NSF、DARPA和NASA以外，增加了国家图书馆(NLM)、国会图书馆(LOC)、国家人文科学基金会(NEH)以及联邦调查局(FBI)。协作单位有国家档案馆(NARA)、史密斯松尼机构(Smithsoian Institute)、联邦博物馆与图书馆服务机构(LMLS)等。投资力度数亿美元，可见数字图书馆在美国政府规划中的日益显著地位。
英国大不列颠图书馆也于1993年宣布了“2000年的政策目标”，即通过数字和网络技术使用户能最大限度地利用其收藏。同年，该图书馆提出了包括20多个项目的“信息利用倡议”，推进数字图书馆的发展。
日本已决定建造一个新的国家图书馆，该图书馆的目标包括，研制一套信息资源数字化处理系统，广泛收集和使用各种载体的文献，建立一个与国内外数据库相连的现代化数据库系统。
关键词：学校档案管理；信息化建设；问题；建议
在学校管理的各项工作中，档案管理是其中较为重要的一部分。随着教育改革进程的加快，学校传统的档案管理在应用的过程中表现出了种种弊病，这种种弊病的解决在很大程度上依赖于学校档案管理的信息化建设。但是由于学校档案管理的信息化建设发展的时间较短，其中存在的弊病较多，因此，探究其信息化建设中的问题，提出相应的改进建议，对实现学校档案管理信息化建设的科学发展具有重要的意义。
一、学校档案管理信息化建设的内容
学校档案管理信息化指的是以发挥档案的凭证作用为基础，充分发挥档案的信息功能，促使档案内容实现数字化，促使档案传递实现信息化。其中档案管理信息化的含义有三层：其一，促使档案内容实现数字化，以便于信息的读取与存储；其二，实现档案信息传递、接收、储存、利用的一体化，提升操作的便利性；第三，实现档案信息管理的网络化，增强信息管理的便利性，提升信息的利用率。由此可知，学校档案管理的信息化建设内容也包括三个方面：第一，档案信息数字化建设。档案信息数字化建设的含义是在扫描技术和数据库技术的支持下，以安全性、效益性和规范性为原则，将传统的档案内容转化为电子档案进行保存，从而构成一个有结构、有秩序的档案信息库。第二，档案网站建设。档案网站建设是档案管理机构以公共信息服务网站为平台，以网页主页的方式开展档案宣传工作、提供相关服务的服务型网站，其功能为交流、服务与宣传，其构成内容为机构信息、资源信息、工作信息和服用利用信息等。在学校档案管理信息化建设的过程中，档案网站建设是重要步骤。第三，数字档案馆建设。数字档案馆是一种远程获取档案信息的方式，其建设的目的在于促使用户能够以便利快捷的方式获取所需信息，其特点为：在功能方面其中心是存储；在运行方面实现信息存取的网络化；在存储方面以无形的信息方法完成。
二、学校档案管理信息化建设的问题
学校档案管理信息化建设的时间较短，其中存在的问题较多，具体分析如下：第一，重视程度较低。学校档案管理工作在学校的各项工作中受到的重视程度本来就比较低，学校相关领导对档案管理信息化建设的重要性认识不完善，导致在其中投入的精力不足，投入的经费不够，与信息化建设相配套的基础设施不健全，最终影响了学校档案管理信息化建设的实现。第二，人才队伍不健全。学校档案管理人员长期使用传统的档案管理方法，在档案管理方面已经形成定性思维，对信息化管理这种新型档案管理方式的接受程度比较低，接受效率比较低。同时，因为相关的培训制度不健全，缺乏有效的培训激励机制，使得原有的档案管理人员出现固步自封的现象。再加之，专业的档案信息化管理人员没有实现有效的引进，人才队伍不健全，最终影响了学校档案管理信息化建设的发展。第三，档案管理制度不健全。受到档案管理重视程度不足的影响，学校的档案管理工作并没有被纳入政府工作体系，所以在学校档案管理方面也没有相关的规定，使得学校档案管理缺乏统一的标准，影响了档案管理的规范化建设，最终影响了档案管理工作的信息化建设。
三、学校档案管理信息化建设的建议
针对上述问题，本文针对学校档案管理工作的信息化建设提出以下建议：
第一，提升重视程度。首先，教育部门要针对学校档案管理的信息化建设召集学校领导召开相关会议，促使学校领导充分认识到学校档案管理信息化建设的重要性，端正学校领导对信息化建设的认识，进而提升全体师生对档案管理信息化建设的认识，以在学校领导的支持下在档案管理信息化建设方面投入充足的精力、人力和物力，为档案管理信息化建设的实现奠定良好的条件。
第二，完善人才队伍建设。在档案管理信息化建设的过程中，人才是决定档案管理信息化建设效果的重中之重。在新形势下，档案管理人员不仅要做管理员，更好成为档案信息的“数据库”和“百事通”。为了达到这样的要求，档案管理员要主动提升自己的专业素养，丰富自己的计算机应用技能和数据库能力，紧追档案管理信息化建设的步伐。同时，学校要做好档案管理人员的培训工作，定期开展培训，号召全体档案管理人员积极参与，并制订定期考核计划，对于未能通过考核的档案管理员对其进行再教育，如再次考核不过关，就予以辞退处理。除此之外，学校档案管理系统还要积极引进专业的档案管理信息化建设相关人才，做好信息化档案系统的设计与维护工作，带领全体档案管理人员提升信息化建设素养，以最终建设一支高素养的信息化建设人才队伍，以进一步推进档案管理工作的信息化建设步伐。
第三，完善制度建设。在学校档案管理工作信息化建设的过程中，对其产生阻碍的因素之一就是不规范的制度。建设规范的制度，要处理好标准化制度和规范化制度之间的关系，促使二者相互协调，共同进步。首先，要建设一个具有统一性的网络目录标准。因为档案内容较多，形式多样，录入标准和管理标准不统一，导致查阅困难。因此，要完善档案管理的信息化建设就要统一档案管理标准，以便提升档案管理效率和查阅使用效率。其次，要建立一套较为完善的制度，比如建立电子档案管理制度、重要场所的进出制度、电子档案系统的安全运行制度等，以实现档案信息的规范管理。
第四，完善数据库建设。首先，要搭建一个学校档案管理信息化建设平台，以《档案法》的相关规定为依据，规范档案管理规章制度，对学校档案进行分类处理；其次，要实现资源共享。学校档案管理部门要联合学校的其他部门制定档案管理的联合目录，并形成完善的网络系统，以便于实现一体化管理，以便于实现资源共享。第五，完善硬件设备的配置。档案管理的信息化建设在很大程度上依赖于硬件设备，因此，为了推进学校档案管理信息化进程的实现，完善硬件设备配置是关键。档案管理部门的相关人员要将所需的硬件设备进行统计，将其上报给学校领导，学校领导要尽快予以审批、拨款，完善硬件设备的配置，以完善档案管理的信息化建设。
四、结语
随着教育改革进程的加快，传统的学校档案管理模式在工作的过程中表现出了种种缺陷，不利于实现学校档案的规范化管理，不利于提升档案的利用水平。因此实现学校档案管理的信息化建设具有重要意义。学校档案管理的信息化建设包括三方面的内容，分别是：档案信息数字化建设、档案网站建设和数字档案馆建设。目前存在的问题是重视程度较低、人才队伍不健全、档案管理制度不规范，针对这样的问题，本文从提升重视程度、完善人才队伍建设、规范制度建设、完善硬件配置、完善数据库建设五个方面对学校档案管理工作的信息化建设进行了探究，具有一定的价值。
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档案工作理应服务于社会发展的需要，这既是档案工作的“安身立命”之本，也是社会发展的必然要求。然而，档案工作服务社会发展需要，绝非仅靠“满腔热情”即可以完全做到，而是必须在严格遵循档案工作基本规律的同时，寻求档案工作与社会发展需要的结合点。只有这样，才能使档案工作始终在健康的轨道上获得发展与完善。正因如此，关注民生、保障民生、改善民生，有针对性地履行档案管理职能、开展社会服务成为档案部门当前的重要工作内容。
开展档案信息服务是档案部门所肩负的社会使命。关注民生、保障民生、改善民生、建设和谐社会，同样离不开档案信息服务实践的支撑。因此，参与社会建设、关注改善民生、强化“民生档案”管理、深化档案信息服务，对于更好地发挥档案部门的自身优势、投身和谐社会建设实践具有特殊意义。
1. 强化“民生档案”管理，参与社会建设、关注改善民生的档案需求，开展惠及全民的档案信息服务是档案部门的基本职能。档案部门肩负着为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务、为社会公众服务的多重职能，具有得天独厚的档案信息服务优势。而档案信息服务的基本要求在于保证服务公共性、普惠性与社会公平。同时，档案信息服务具有量多面广、针对性强的特点，是构建和谐社会、促进社会发展、改善民生问题等不可或缺的内容与手段。因此，要适应社会建设的需要，必须改变以往过分强调政治性与保密性，忽视社会公众利用需求的思维定式与行为方式。树立以人为本、贴近社会公众的服务理念，积极参与社会建设、关注改善民生问题、强化“民生档案”管理，通过网络化、信息化和数字化平台，开展以集成化、个性化、便捷化为主要特征的档案信息服务，逐步形成具有公共性、普惠性与社会公平特点的档案信息服务体系。
