发布时间：2023-05-22 16:32:12
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案整理注意事项样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
根据本所行政财务部目前工作情况与不足之处，结合所发展状况和今后趋势，行政财务部计划从以下几个方面开展20xx年最后一季度的工作：
1、进一步完善所《员工手册》，确定规章制度的各项内容，争取做到各项制度的科学适用，保证所在既有的规范中顺利运行。
2、完成各部门各岗位的工作分析，为年终评选及绩效考核提供科学依据。
3、充分考虑员工福利，做好员工激励工作，增强企业凝聚力。财务部年度工作计划4、完善本部门组织机能，细化各员工工作职责，各项工作内容具体落实到人，定时定量完成，提高部门工作质量要求，圆满完成所交给的各项工作任务。
二、具体实施方案
(一)规章制度的完善
规章制度引导员工工作规范，是处理日常工作中各项事务的依据，在一定程度上影响着企业的正常运行。然，本所迄今为止的规章制度严格来说是不完备的。鉴于此，行政财务部基于稳定、合理、健全的原则，在20xx年底首先应完成所规章制度的完善。
1、20xx年1月底前完成对《员工手册》的初步修改，更新所有工作规范及岗位职责;
2、20xx年1月报请主任律师审阅修改;
3、20xx年2月份最终定稿。
实施目标注意事项
规章制度的制定应本着简洁、科学、务实的方针，注重可行性及可操作性。
目标实施需支持和配合的事项
1、需各部门提供最新版本的服务规范;
2、制度修订后需请各部门审阅、提出宝贵意见并须经主任律师最终裁定。
(二)各岗位工作分析
通过岗位分析既可以了解公司各部门各岗位的任职资格、工作内容，从而使公司各部门
的工作分配、工作衔接更加精确，也有助于对每个岗位的工作量、贡献值、责任程度等方面进行综合考量，以便为制定科学合理的年终优秀职员评选奠定良好的基矗详细的岗位分析还给行政配置、招聘和为各部门员工提供方向性的培训提供依据。
1、20xx年1月份拟定所年终优秀职员评选文件，报主任律师审阅后备案;
2、20xx年1月份完成岗位分析的基础信息搜集工作，按各岗位职责确定其主要工作内容、工作行为与责任;
3、20xx年2月份在主任律师的指导下确定各岗位综合考评依据，评选出所优秀职员。
实施目标注意事项
在信息搜集过程中要力求翔实准确，整理后的岗位分析按部门进行分类，以便日后工作中查询。
目标实施需支持和配合的事项
1、需参考各员工完整的岗位职责;
2、优秀职员评选依据及岗位分析资料须经主任律师最终裁定。
(三)员工福利与激励
做好员工激励工作，有助于从根本上解决企业员工工作积极性、主动性、稳定性、向心力、凝聚力及对企业的忠诚度等问题。行政财务部在20xx年底亦须一以贯之地做好员工激励，确保公司内部士气高昂，工作氛围良好。
1、坚持贯彻所原有的各项福利：如五金的缴纳、中餐补贴、话费补贴、员工生日庆生会、年底发放过节礼品等;
2、计划激励政策：进行年度优秀职员评选表彰、员工合理化建议奖励等;
3、组织员工团体活动：10月中旬组织一次爬山、季度安排员工聚餐等。
实施目标注意事项
员工福利和激励是相辅相承的关系，行政财务部应站在长远利益的立场上，做好员工福利与激励工作。
目标实施需支持和配合的事项
1、每一项福利和激励政策的制定都需要公司提供相应的物质资源，所以具体福利的激励项目都需要主任律师最终裁定，行政财务部有建议的权利和义务;
2、福利与激励政策一旦确定，行政财务部应配合做好后勤保障;
3、各部门负责人同样肩负激励责任，日常工作中对员工的关心和精神激励需各主管以上管理人员配合共同做好。
(四)本部门组织机能完善
行政财务工作作为企业各项工作开展的动力及保障，自身的规范化建设也十分重要。因此，从本季度开始，行政财务部将大力加强本部门的内部管理和规范，严格按照现代化企业行政工作要求，力求将行政财务部提升到战略性行政管理的层次。
1、完善部门职能，实施目标责任制：明确行政财务部的各项工作内容，并将每一项工作进行落实，做到每项工作均有责任人、完成期限、完成质量要求、考核标准;
2、建立详细的行政档案：此档案的建立应在动态下保持良好使用功能，包括所有员工的学历层次、服务年限、奖惩情况、培养发展方向等各项指标，以备所需。此工作应在2月31日前完成基础档案，并随时更新;
3、提升本部门工作人员的专业水平：安排部门成员积极参加业务学习，进行礼仪培训，着手提高部门人员的综合素质和工作能力。
实施目标注意事项
行政财务部的自身建设关系到企业长远发展的方向和后劲，因此应着眼于未来发展，尽可能地将本部门建设做到公司发展的前面。树立危机意识，把工作做细做实。
目标实施需支持和配合的事项
高考并非中国公民获得文凭学历的惟一途径，还有成人高考、自学考试等途径，所取得学历都是国家认可的学历。那我们知道有哪些吗?下面是小编整理的2021高考报名时填写报名表注意事项高考经验，仅供参考，希望能够帮助到大家。
高考网上报名时填写报名表注意事项1、科类信息。
考试科类信息至关重要，填报时须仔细校对，否则有可能无法正常参加高考 或者录取时不能正常投档。
2、身份证信息。
身份证号务必要正确填写，这是电子档案中最根本的能证明考生身份的标识。
3、联系方式。
录取期间的联系电话最好填考生本人的手机号码，考生本人没有使用手机的可以填写父母的手机号或是其它能随时联系到考生的手机号码，便于在录取期间和考生联系。
4、通讯地址。
考生务必要准确填写通讯地址，避免由于地址填写错误造成录取通知书投寄 错误。
5、报名结束后，考生发现信息填报有误应当如何更正。
6、考生发现信息填报有误，应持本人准考证、居民身份证和所在学校证明到当地招生办申请修改，
当地招生办审查无误后报省招生考试院审核修改。
高考注意事项：提醒一：迟到15分钟就禁止入场。
参加考试的考生，一定要在开考前20分钟开始进入试室，正式考试开始15分钟后禁止迟到考生进入试室。
提醒二：稿纸、手机是“禁品”。
只允许携带规定的文具，包括考试用的铅笔、黑色字迹的.钢笔、签字笔等，不得携带任何书籍、笔记、报纸、稿纸、涂改液、计算器、移动电话、电子记事本等物品。否则将取消当次科目的考试成绩或各科考试成绩。
提醒三：须用2B铅笔、黑色的钢笔或签字笔。
考生必须用2B铅笔作答客观题(选择题部分)，用黑色的钢笔或签字笔在规定的答题区域作答各科主观题(非选择题部分)。考生必须在答题卡指定的各题目答题区域作答(包括画表及辅助线)。否则答案无效。
提醒四：答题卡、试卷、草稿纸万万不可带出试室。
正式考试开考60分钟后，考生方可交卷离开试室。提前交卷的考生在监考员清点试卷、答题卡无误后，并经监考员同意方可离开试室。正式考试结束后，考生应将试卷、答题卡反扣在桌面上，待监考员收齐试卷、答题卡点核无误，方可离开试室。考生不准将答题卡、试卷、草稿纸等带出，否则将被取消考试资格。
高考考场经验及十大注意事项——填名号，粘条码。
进入考场后，考生应按《考试操作指令》完成答题前的准备——考场分发题(卡)后，应按考场提示先将姓名、考号准确填写在答题卡指定处，再将本人条形码粘贴到答题卡相应位置，然后须检查核对本人的试题题数、页数和答题卡上的题数是否完整、对应。
——先审题，后作答。
对任何一道试题都须仔细审题，先看清题意，看准提问，然后作答;对综合题、作文题等则要先审题构思再动手答题，并看清答题区域大小，以免因理解有误答错试题回头修改。
——快答易，再答难。
应按试题顺序作答——选择、填空、简答、综合应用等，先做简单、有把握得分的试题。遇到难题不紧张、不纠缠，以便节省时间解答相对较容易的试题，确保会做的题都能得分，将疑难试题留到最后分析解决。
——答题后，速涂卡。
涂卡时要涂点准确，不能漏涂，更不能串格;涂后如需更正涂点，要用橡皮将原涂点擦净，不致影响得分。
——字迹清，卷面洁。
在回答主观性试题时，不要只顾答题速度，不计书写质量，切忌乱涂乱改。一定力求字迹清晰，保持卷面整洁，且叙述要有条理，避免因字迹辨认不清引起不必要的失分。
——心气静，抗干扰。
进入考场后，可先简单地熟悉一下环境，平心静气地专心应考。考试期间，无论阴天下雨，还是刮风打雷，甚至是考场内其他考生发生意外情况，都不应分心听看，分散精力。
——不懊悔，不自责。
高考是选拔性考试，试题具有一定区分度，因此有答不出的题目，或有的题目答题失误实属正常。考过一科就该忘记一科，切勿因一味责怪自己而影响下一科的正常发挥。
——遵时间，守纪律。
按照规定，交卷时间不得早于每科考试结束前30分钟。如有考生在规定出场时间内答完试题，应认真检查、修正答案，既不要违犯规定提前退出考场，更不得在考场内影响其他考生答题，若违犯考场纪律，将被按有关规定取消单科或所有各科的考试成绩。
——区域外，莫答题。
答题卡中每道题都限定了答题区域，如在限定区域外答题，包括将答案写在试题上、草纸上，答案都无效。更不得将姓名、考号写在答题卡非指定位置，或以其他方式在答题卡留有“特殊标记”。
——第一天，勿估分。
关键词：档案管理；归档整理；分类；技巧
当我国引入现代化管理的模式与先进理念之后，无论在企业、政府部门、事业单位通过对人力资源管理的重视与普遍运用，逐渐开始意识到了档案管理的重要价值与功能取向。一方面，在不断的实施档案管理的改革；另一方面，也在进行相关的匹配措施的研究与资源配置。在这种新的档案管理局面之下，有必要针对当前档案管理所面对的新情况，对其配套的归档整理分类问题及提升效率的技巧进行具体探讨。
1 档案管理归档整理分类解析
1、内涵
不同的行业档案的类型、种类、数量、机密程度等也不相同。但是，从档案管理的本质来看，它的价值在于使数据、信息资源得到科学的管理，并能够在系统的管理中，方便保存、查询、提取、运用，以及按照管理程序进行的销毁等。因此，归档整理分类就非常关键。目前企事业单位、政府行政管理部门，按照人力资源管理中的档案管理体系，均有一定的培训，而且，已经将档案管理的归档整理分类作为了一个专门化的职能。
2、原t
从原则方面看，归档整理分类要求精准性、规范性。比如，精准性中，要求分类标准的准确、标识的简化、细则的清晰；再如，针对具体档案中的材料、价值的差异分析、等级划分，保管组织单位在不同种类中的对应性，目录的编辑、顺序的排列组合等。除了这些基本的原则之外，在归档整理分类制度、程序、装订，纸质、电子档案不同的运用形式，以及保存、转移、销毁等各个方面，也需要与之相匹配的精准性、严肃性、规范性等。
3、注意事项
根据现阶段的档案管理及其归档整理分类现状、经验分析，应该注重在这个方面的可操作体系构建，这样就可以实现统筹规划、统一管理，通过方法、流程使归档整理分类在秩序的基础上，逐渐的形成简化、快捷、便利的主要特征与表现，从而推动档案管理功能与价值体现的最大化；并将其转化为一种资源利用渠道，为进一步的人力资源管理、企业治理提供牢靠的依据。
2 档案管理归档整理分类技巧
1、以整理程序为准
一般而言，归档整理分类可以划分为两个层面，在整理过程中，可以按照设计文件、文字材等进行进一步的项、子项方面的划分，这样在划分中形成一个制定程序的基础，然后，按照我国的相关法律要求，设计出一套与现阶段的档案管理改革相匹配的归档整理分类程序。而在分类方面，则主要集中于对方法的运用，以及技能的熟练性。具体来看，整理分类程序相对简单，重点是按照档案的性质、材料、种类、类型、对应部门等做好划分。程序与整理分类本身就属于一个密切关联的系统构成要素。因此，建议从这些构成要素出发，制订与其相符合的程序。比如，以科学归档文件的整理分类为例，一是对其进行收集，如在文字材料、设计文件的大类下，进一步从子项的外部、内部、会议，以及次子项等进行一一的对应收集、整理，再进行对应的整理、分类。再如，对于人事档案的整理分类，就可以按照时间、职能、级别等进行划分，然后，进一步整理、分类。总之，不同的档案管理对象，应该采取与其相适应的程序，但主要的思路应该明确，并坚持简化原则等。
2、纸质档案电子档案区别对待
现阶段的档案管理中有纸质、电子档案管理两种，所以需要区别对待。
（1）纸质档案
针对纸质档案可以按照传统的流程进行一些简化，在化繁为简之后，先进行一系列的收集、检查，然后，再按照原来的基本分类，进行进一步的整理、分类。这个方面没有必要花费更多的功夫。因为传统的纸质档案管理在经过电子档转化的过程，已经实现了一次有序的整理、分类，所以，只需要在归档整理分类中细化、简化，保证其完整性、有效性、精准性即可；尽可能减少劳动要素中的资源浪费。
（2）电子档案
针对电子档案目前已经有了较专业的电子档案归档整理处理的软件，所以，在这个方面，重点应该放置在对于相关软件的专业知识与操作技能的训练，并做好技术性的安保措施。
3、技巧与方法说明
（1）以材料流向、流量为导向提升归档率
技巧与方法的使用，应该与效率结合起来。无论纸质、电子档案，都可以按照企事业单位等机构的文件流向、流量进行归档率的计算，并针对性的安排归档整理工作的投入比例。在这个方面，可以透过建立的数据库、运用频率进行数据图表的制作，根据流向、流量趋势图谱进行进一步的归档率提升。
（2）透过职能确保范围、期限
不同的职能，所处理的档案归档、整理范围也不相同，但可以按照项目管理的方法，划分不同的阶段，在明确数量、种类、类型、完整度、内容等基本要素的条件下，以机构、编制、职能设计出具体的方案，从而让机构的工作职能能够有理有序的体现在归档整理的范围、期限之内，这样就可以更好的实现针对性的整理分类，提高效率。
（3）以“主体”为旨归的归档法
所谓以主体为旨归，指的是在从机构或组织团体本身出发。比如，以学校的档案管理为例，其中的归档整理分类，就可以透过“以我为用、以我有用”的主导原则，尽可能从其功能、价值、应用方向，进行具体的归档整理分类。可以理解为从用途的角度进行划分，有助于提升针对性，提高工作效率。
（4）行业标准先行，提高整理质量
行业标准导向的直接指向是整理质量问题。所以，一方面，要明确相关的国家管理规范、条例、细则；另一方面，在纸质、电子档案整理中，按照行业的基本标准，进行整理、立卷等。具体看，如文件材料之间的历史性联系、保存价值、分别立卷，还需要注意时间性、秘密性与非机密性等。
（5）归档范围、分类方案密切结合
目前来看，传统的纸质档案归档整理分类主要用于保存、核对；而电子档案则倾向于利用方面；所以，需要运用好计算机文件整理，如范围、方法的融合、代码表的编制等。在这个方面可以推荐使用南大之星软件，因为它在目前的档案管理中的运用反响较好，也能够满足现阶段的电子档案归档整理分类的基本要求等。
3 结束语
由于现阶段的归档整理分类因档案管理整体革新还处于量变的过程，所以，可以透过对相关的技术性解析，提升归档整理分类水平，为档案管理质量与水平提供更好的促进作用。具体来看，一方面可以按照系统论的理论思路与框架，构建起归档整理分类的可操作体系，使其与目前的档案管理改革相适应。另一方面，可以在区分纸质、电子档案的形式、用途、功能及现阶段的利用情况方面，按照上面所说的五个提高质量与效率的方法进行进一步整理水平提升。
参考文献
[1]余红叶.信息化环境下档案管理的创新模式与改革[J].经营管理者，2014（05）.
[2]章洁.浅谈档案管理的难点及对策[J].档案与建设，2013（10）.
[3]党珍珠.信息化环境下档案管理工作的创新策略 [J].科技与企业，2014（08）.
[关键词]电子档案;办公;整理;保护
1电子档案的整理
1.1文书电子档案整理
一是内部文件。以年份、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找。
二是外来文件。通过文书室处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
1.2科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多,可以先按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应附上电子文件内容说明和注意事项。
1.3会计电子文件整理
一是工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月的工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附有移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
二是账簿。会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。
2电子档案的保护
2.1优盘或大容量移动硬盘的保护
一是统一配发优盘或大容量的移动硬盘,并赋码,专码专人专用,登记造册,列入资产。二是加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的优盘或移动硬盘不带病毒。三是对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。四是在条件允许时,及时将存储电子文件的硬盘载体更换成光盘,便于长久保存。
11月1日至11月16日
项目
日
期
工作内容
工作总结,需要提高补充的知识
2011年11月16日星期三
员工入离职流程图，培训员工信息表，调休单，加班申请单绘制
接触到：员工岗位职责划分
请销假制度
员工岗位职责说明书，为薪酬绩效提供依据，需要了解薪酬绩效方面知识，请销假与绩效相关，如薪资结构设计，绩效考核方案设计等
2011年11月15日星期二
人事制度的完善，人事档案管理制度完善，以及人事档案分类
上午：招聘工作
需要学习编写制度的格式，需要了解相关人事行政的法律法规—《新华书店》—《行政人事法律法规政策文件全书》
2011年11月14日星期一
人事档案归类整理，及分类，收集明细
总结了人事档案归类及人事档案明细，且注意事项培训档案与员工档案以及绩效档案管理分开
2011年11月12日星期六
上午：智成人才市场招聘
下午：员工入职流程图，人事管理制度，岗位职责分类
了解人事制度框架，以及相关内容及细节，岗位职责分类明细
2011年11月11日星期五
上午：早会行政：《员工手册》
人事：制度健全
下午：具体事宜操作
了解行政人事分别职责，要系统性了解，从各方面学习，分类分步学习
2011年11月10日星期四
上午：华威招聘会现场
下午：日常接待面试人员，通知未齐全资料员工；做好11月份考勤备注，公司员工架构图
根据员工架构图反映人力资源管理的什么知识？
2011年11月9日星期三
上午：宿舍管理制度（试着起草）人事档案整理、分类、编号
下午：完善
档案明细
2011年11月1日—8日
了解公司组织架构，学做考勤，工资核算，指纹录入等日常工作
根据公司主要组织架构，了解公司相关人员状况，对各个岗位职责具体分析，完善编写各项人事管理制度，建立完整的档案明细及档案管理系统，电子与书面结合。制定考勤制度，绩效考核制度，了解薪资结构设计
内容
日期
工作内容
工作总结及提高补充的知识
2011年11月23日
上午：对人事制度内容全面阅读，并提出建议
下午：全面阅读员工手册并编写培训大纲
擅于与领导沟通，借力打力，提高执行力度
2011年11月24日
本文主要介绍了校园火灾档案作为原始记录保留起来的重要意义，如何做好校园火灾档案的收集整理与管理工作，简述了校园火灾档案的内容。
关键词
火灾档案；消防安全；建立管理
火灾事故的发生给人们的生命和财产带来巨大损失，而在各种火灾中校园火灾又具有特别大的影响。近年来，随着全社会的防火意识的不断加强，各个学校也都制定了相应的消防工作管理体系来应对不断严峻的防火工作。因此，校园火灾档案作为原始记录保留起来的意义，就显得特别重要。它的建立与管理是构建消防工作管理体系的一项基础性工作，对于今后的消防安全工作具有很大的指导意义和参考价值。为此笔者结合工作实际，对火灾档案的建立与管理、意义及作用，浅谈自己的认识与思考。
一、火灾档案与消防安全工作的关系
火灾档案作为灭火工作结束后形成的具有保存价值的原始资料，在消防安全工作中发挥着非常重要的作用：
1.火灾档案统计工作，是消防安全工作中一项不可缺少、不可替代、不容忽视的基础性工作。收集并保管好火灾档案，通过各类数字的统计，分析具有规律性、倾向性问题，便于对现实问题作出正确的分析和判断，提高敏锐性和对火灾事故的研判能力。总之,档案资料的统计与掌握，对于研究火灾规律，总结防火经验等都具有非常重要的意义[1]45。
2.防火救灾工作中既有成功的经验，又有失败的教训。校园火灾档案是学校防火工作的一个记录，哪些工作我们做得好，哪些工作没有起到效果，在一份份火灾档案中都能找到答案。从历史经验教训中汲取知识养料，不仅有利于当前工作的顺利开展，也有利于今后工作的统筹安排，为创造一个有利于校园协调发展的良好环境提供条件。
3.对现实同类问题具有借鉴作用。火灾档案中不仅有相关部门处理火灾的书面材料，而且有相关部门调查处理经过和结论，对处理相同情况的问题是不可缺少的依据。建立火灾档案便于对每一起火灾事故进行全面细致地分析研究，分析已有的教训和扑灭火灾的经验，有效避免随意性，减少失误，从根本上解决问题。
4.分析火灾原因，制定切实可行的管理制度和防护措施。通过分析各类火灾发生原因，制定有关的政策和规定，为日后防火工作的开展提供基础性保障。相应建立“防火安全经常检查制度”，“定期进行消防宣传、消防培训制度”，“安全用电、按章办事，防止各类违规使用与操作制度”“，消防设施管理办法”等。按制度要求分级负责、层层落实，防火安全制度责任到人，系统全面地预防火灾事故的发生，为学校消防安全工作服务，共创平安和谐校园[2]31。
5.火灾档案信息化，提升消防管理工作的效率。运用档案管理系统，可以对火灾档案进行信息化管理，建立健全火灾消防档案库及消防宣传资料库，利用计算机管理软件对其进行编目和检索。可以设置专门的消防网页，其中消防知识、火灾案例等板块内容应做到丰富翔实，此举措能够有力推动消防安全管理工作。形式多样的宣传教育，使防火安全意识深入人心，使师生和学校工作人员从内心认识到防火的重要性，能够大大减少违章用电、用火、用气等生活工作中的安全隐患，使火灾事故发生量降到最低。学校消防档案管理系统的建立，可以使全校师生员工做到自觉履行消防义务，形成全员行动的校园消防文化氛围。
二、火灾档案产生哪些材料
火灾档案是灭火工作结束后形成的，从立案、勘查鉴定到结案处理全过程的，具有保存价值的，作为原始记录保存起来的，用以查考的文字、图表、照片、录像等不同形式与载体的档案材料。
1.火灾立案登记表：登记表中详细记录起火时间、地点、原因，气温降水等气象情况；火灾发生时间、扑灭时间，扑救情况；灭火使用的设备工具、实施方法；火灾过火面积以及经验教训等[3]24。
2.火灾损失情况报告表：客观、准确、科学的对火灾造成的经济损失进行分类，及时有效、实事求是的评估火灾造成的经济损失。包括火灾造成的人身及财产物品损失，固定资产和流动资产的损失及其保险费的损失，以及对环境的污染产生的损失，对附近居民社会活动影响带来的损失及火灾现场及清理火场的费用等[3]24。
3.火灾原因认定书：消防支队和公安处成立联合调查组进行调查和勘查，认定火灾原因。包括事故调查记录材料，火灾情况访问笔录、证明材料等。
4.火灾现场勘查笔录：内容包括现场保护人员到场时间和保护情况、勘查详细情况、勘查开始和结束时间、勘查结束后参加勘查人员签名，同时附公安处对整个火灾现场所做的实地录像及照片。此材料是根据火灾现场存在的事实，重现火灾发生、蔓延经过的一项工作，在确定证据的可靠性、充分性和相互之间的因果关系方面起着十分重要的作用，在调查取证和认定火灾原因工作中，占据非常重要的地位。尤为重要的是火灾现场拍摄的照片、影像等，成为火灾查处提供详细直观的第一手资料和最具说服力的证据，为火因的查明、火灾肇事者查处提供大量的依据。
5.火灾现场起火点平面示意图，附有制图说明。
6.其他与火灾有关的火灾情况的报告、批复、函件、简报、新闻报道及相关会议材料。
三、火灾档案收集管理特点及注意事项
火灾档案的收集与整理是一项重要的工作，如果人们对这项工作重视不够，相关部门不整理，不保存，火灾资料残缺不全，漏项很多，就会对后期查阅利用造成不便，不能很好地发挥其作用。
1.火灾档案不同于文书档案，火灾档案的整理组卷有其独自的特点。注意事项有：（1）火灾档案的收集力求齐全完整，一套完整的火灾案件包括立案、调查、结论处理等全过程材料。（2）职能部门指定专门人员负责火灾档案资料，重大以上火灾要建立专门档案，在火灾案件处理结案后三个月内完成对文件材料的收集整理、立卷归档工作。（3）火灾档案整理时，一定要遵循其形成规律，保持它们之间的有机联系和成套性，以便保管和利用；相关的照片、录像带等入声像档案，为了便于检索，一定要把声像档案和纸质档案做有机的对应，建立相互准确可靠的标识关系。（4）材料整理时，以一次火灾案件为单位组织材料，结论结果在前，其余材料按时间顺序，重复材料剔除。一般是一案一卷或一案多卷，案结卷成。（5）案卷装订要求标准、规范。火灾档案材料要根据保存价值分为永久、长期、短期三类，如果不加区别地全部归档保存，既不便于保存和利用，又会造成人力物力浪费。（6）火灾案卷标题结构应齐全完整、准确地揭示卷内文件内容，文字精练确切；案卷题名应包括失火时间、失火地点、责任单位等要素。
2.火灾档案的管理。（1）严格管理好火灾档案，一切火灾案卷都要妥善保管，不得扩散，所有的档案卷宗都要设为内部保管，按档案管理办法进行管理。（2）严禁私自借阅，其他单位或个人使用火灾档案要经防火部门同意后方可使用，并且不得对外公布火灾统计资料和信息。（3）复查案件时不允许对归档的档案材料进行修改、涂抹或销毁，不准篡改火灾档案资料和信息。火灾事故的发生对学校的发展及其影响是巨大的，损失是惨重的，防火工作事关师生的生命财产安全，事关学校的发展稳定大局，因而全面收集、利用计算机建立完备的火灾档案，提高相关人员的火灾档案管理意识显得尤为重要。所以我们要以强烈的责任意识，将火灾过后形成的所有宝贵的第一手资料进行存档备案，使之达到规范化和标准化管理，确保火灾档案资料能够更好更有效地为消防安全的各项工作服务。
参考文献
[1]周鑫.校舍防火安全须臾不可懈怠[J].法制与社会，2009（8）.
[2]张弘.如何建好、管好、用好防火档案[J].山西档案，2008（5）.
一、电子文件的整理
1、基建、设备等电子文件的整理。
基建档案的形成一般是利用计算机使用规范的纸张打印输出的，所以，在数据信息整理时就要按档案管理的要求进行输入，就是对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户可以直接检索到每一张图纸资料。而对于设备档案的管理，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件载体的同时，应附上电子文件的内容说明和注意事项。
2、财务电子文件的整理。
学校财会账簿内容一般已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘的形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
3、其它电子文件的整理。
现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包括教学、科研、人事管理、教学管理系统等内容。对这些电子文件该如何进行整理呢？我认为：计算机与信息中心接收相关数据后，应该进行集中处理，经汇总的数据再通过信息中心输送给各部门共享。随着每年数据的更新，过期的数据应按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
二、归档方式和途径选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。
1、开通专线进行电子文件归档。
随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。对那些未被传输且具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，向档案部门进行专线传输。档案部门经与信息管理部门协商后，形成常见的文件格式（如DBF、DOC、TXT、EXE等），然后由档案人员根据档案的密级和保管期限，加上档案管理信息，如：分类号、档案号等，录入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行检索。
2、由计算机信息管理部门负责归档。
为适应办公自动化工作发展的需要，各校都设立了计算机与信息管理中心，由他们利用网络技术建立了校园信息管理系统。由于计算机与信息管理中心具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳的归档途径之一。
总之，无论利用何种归档途径，都必须按照单位统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自主地从网上下载，以确保电子文件形成部门所形成的文件数据具有可靠的真实性和准确性。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，进行分类归档。
三、完善归档制度
1、电子文件来源广泛，其形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理员与计算机技术人员等。因此，将头绪如此之多的电子文件进行收集归档，必须要靠制度来约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件的归档工作纳入到本单位的立卷归档制度之中，并列入到信息管理工作程序，认真地做好布置、检查、总结、考核等日常所必须的管理工作。
2、形成“双轨”归档制度。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式进行保存。为了使电子文件和纸介质文件达到内容真实相符，所以有必要采取“双轨制”进行文件的归档，即纸介质与光磁介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。
四、电子档案的保护
一、培训目标：通过培训，使农村农民群众了解党和国家发展农村经济的方针政策和法律法规；掌握基本的市场经济，经营管理及科学文化知识；掌握 1 至 2 项实用技术，并能因地制宜地宣传推广，使农民有觉悟、懂技术、善经营、会管理的新型劳动者。
二、培训任务及对象：农民群众、致富能手，每人至少参加2期以上培训，共计20个课时。
三、培训时间及地点：塘坝村远程室；XX年年7月11日起至7月20日止，期间于晚上8：00——9：00一个小时的培训。
四、培训教师：石传花（组长）、冯金祥、田景英、罗永红及驻村干部。
五、培训内容及计划：
培训日期 培训时间 授课教师 培训内容
7月11日 20：00——9：00 各级领导及授课教师 开班培训及对学员提出要求
7月12日 20：00——9：00 石传花 种殖技术
7月13日 20：00——9：00 田景英 养殖技术
7月14日 20：00——9：00 罗永红 经营管理
7月15日 20：00——9：00 冯金祥 外出务工知识
7月16日 20：00——9：00 石传花 家庭生活知识
7月17日 20：00——9：00 田景英 种殖技术
7月18日 20：00——9：00 罗永红 养殖技术
7月19日 20：00——9：00 冯金祥 法律法规知识
7月20日 20：00——9：00 石传花 家庭生活知识
7月21日 20：00——9：00 各级领导及授课教师培训总结及提出希望
六、教学方式：科技知识、适用技术的培训主要采取集中播放录像与讲授结合的方式进行。
