发布时间：2023-05-23 17:14:44
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的电子档案的概念样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
关键词：档案数字化；数字化档案；数字档案；概念；辨析
1 涉及档案数字化、数字化档案和数字档案概念文献数量情况
档案数字化、数字化档案和数字档案，是近些年来档案界使用频率很高的三个概念。在许多文章中更是同时出现。笔者对中国知网的文献进行了检索（以下文献数据也均来自知网），表1是1997年至2012年涉及这三个概念的文献数量检索统计。由表1可见，近15年来，期刊文献中涉及这三个概念（不论是单独使用，还是组合使用）的文献数量均呈不断上升趋势。值得关注的是这三个概念在同一文献中同时或两两同时出现的频率也在上升，这其中难免会出现将三者混淆使用或概念混淆的情况。因此，有必要对其进行辨析。
2 档案数字化的概念
国内最早提及“档案数字化”的文献是1993年贾惠波在《档案学研究》上发表的《光盘在档案存贮管理应用中的可靠性和寿命问题》一文。截至2012年10月共有11115篇文献涉及“档案数字化”概念。
国内最早对“档案数字化”下定义的是李筱春。2002年，他将“档案数字化”定义为：“档案数字化是指计算机数字化技术在档案信息领域的应用。档案数字化包括两个方面的内容：一个是把传统的档案信息，如文字、数值、（单色的和彩色的）图形、（静止的和活动的）图像、声音等的档案信息数字化，另一个是把数字化的档案信息还原成文字、数值、图形、图像、声音等传统的档案信息。前者是为了将传统的档案信息输入计算机，后者是将数字化的档案信息由计算机输出给用户。”[1]
之后有122篇文献对“档案数字化”下过定义。其中有代表性的如屠跃明、翟瑶认为：“档案数字化是指利用计算机等技术手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程。”[2]
对档案数字化的定义有两点共性：一是与计算机技术有关；二是将其他载体的档案转化为数字化信息。不同之处：一是数字化过程是否可逆；二是单一转换与综合利用的区别。
3 数字化档案的概念
国内最早提及“数字化档案”的文献是1986年洛克里奇、张春艳在《国际地震动态》上发表的《美国全国地球物理资料中心的自然灾害活动》一文。截至2012年10月共有5228篇文献涉及“数字化档案”概念。与档案数字化不同的是，在这5228篇文献中，只有4篇对“数字化档案”下过定义。
国内最早对“数字化档案”下定义的是邹悦，2005年，他在《数字档案资源建设中的著作权问题研究》一文中认为：“数字化档案指的是传统档案数字化后形成的数字化形式的档案。”[3]郑重认为：“数字化档案是指由办公自动化形成的电子文件归档后形成的电子档案。”并指出：“它从形成开始，就是数字形式。”[4]李殿环认为：“数字化档案来源包括两个部分，一部分是随着政府信息化的进程，网络化办公与无纸化办公的出现，各机构生成大量的电子文件，电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆。另一部分就是馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息。”[5]
对于数字化档案的定义差别比较大，有认为是“电子文件归档”后的产物；有认为是“传统档案数字化后形成的数字化形式的档案”；还有认为前两者都是的。
4 数字档案的概念
国内最早提及“数字档案”的文献是1979年李志豪在《经济管理》上发表的《谈谈商业一级站会计统计结合的实践》一文。截至2012年10月共有7558篇文献涉及“数字档案”概念。而对“数字档案”下过定义的只有13篇。
国内最早对“数字档案”下定义的是宋岩。2005年，他首次将“数字档案”定义为：“数字档案是指用计算机等工具对历史记录进行数字编码，并将所得数据记录保留在盘、片等载体上的一种档案。从记录方式来说，数字档案是用计算机语言，将历史记录数据化的形式来记录的。……从载体来说，它摒弃了人们常用的纸张等常用的载体，而用磁盘、光盘等载体。”[6]
何贞健将“数字档案”定义为：在“工作中形成的归档电子文件以及与其相关的元数据、背景信息”。[7]赵丽荣认为：“数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称。”[8]
对于数字档案的定义同样差别比较大，有认为是“归档电子文件”的；有认为是“馆藏档案的数字化信息”的；还有认为前两者都是的。这同对数字化档案的定义一样，也就是说数字化档案与数字档案成了同一概念。
5 对档案数字化、数字化档案和数字档案概念的思考
5.1 档案数字化与数字化档案。档案数字化概念有广义和狭义之分。狭义的档案数字化，是指将不同载体形态和记录方式的档案信息通过计算机录入、转化、处理等形式，把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列，然后存贮到磁盘、光盘等物理载体上的过程。简单地说，档案数字化是将非数字形式档案转化为数字信息的过程。这里有三个要点：一是档案数字化的对象是档案；二是档案数字化的对象是非数字形式档案；三是档案数字化是一个从非数字形式档案向数字信息转换的过程。广义的档案数字化包括两个方面：一是档案目录的数字化，就是将手工检索的纸质档案目录录入计算机，建立档案目录数据库；二是将不同载体形态和记录方式的档案全部数字化，主要是纸质档案的全文内容数字化。档案全文数字化采用扫描录入方式，将档案全文内容按原貌逐页存储为图像文件，并为其编制目录索引，或是将文字形式的档案经光学字符技术识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库两种不同方式。
所谓数字化档案，就是将不同载体形态和记录方式的档案，利用计算机、扫描、图形图像处理、数据库等技术，把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列的档案复制品。也就是非数字形式档案数字化后形成的数字形式的档案，是非数字形式档案数字化后的结果。简单地说，数字化档案就是非数字形式档案的数字形式复制品。数字化档案仅指狭义档案数字化后的结果，广义档案数字化的档案目录数字化结果不包括在内，档案目录数字化的结果不是数字化档案，而是管理、利用档案的辅助品。
档案数字化是以保护数字化档案母体存在和利用为目的一种档案保护和利用手段。档案数字化过程是通过数字化的技术手段，应用相应的数字化设备，采取规范的数字化标准产生数字化档案的过程。
档案数字化与数字化档案有着密切的联系，档案数字化是形成数字化档案的过程，数字化档案是档案数字化的结果，没有档案数字化就没有数字化档案。
档案数字化的目的与产生数字化档案的目的一样，是为了使档案利用工作适应现代信息社会，满足社会各方面对档案信息资源日益扩大的需求，提供远程和便捷的档案利用服务，提高档案信息检索速度，减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损，保护档案原件，从而充分发挥馆藏档案信息资源的优势，促进馆藏档案的开发与利用。
5.2 数字档案与数字化档案。所谓数字档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中，通过计算机等电子设备直接形成以数字代码记录的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。
数字档案是现代信息技术条件下产生的新型的档案，它是办公自动化和计算机技术、信息技术快速发展的必然结果，它是档案的一种新的形式，并将成为档案的主要形式。数字档案包含着一切档案的要素，它产生于机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人的社会活动中，并且是直接形成的数字历史记录。尽管数字档案存在着信息的非人工识读性，而只有经过计算机特定的程序解码，通过输出设备使它还原再现，才能人工识读；存在着对计算机系统的依赖性，数字档案从产生到归档管理再到利用都要借助于计算机系统才能实现；存在着信息的易变性，数字档案在其生成、处理和管理等过程中，其信息内容极易被修改，等等局限，但这些并不影响数字档案成为档案家族中的一员。虽然数字档案存在着原始记录性和法律效力的认可问题，而随着信息技术的发展和管理措施的到位，采取各种形式的技术手段来保证数字档案的原始记录性和法律效力，相信这些问题会得到满意的解决。但这既不影响它的档案特征，也改变不了它的档案本质属性。数字档案是实实在在地地道道的档案。
而数字化档案，正如上文所述，数字化档案只是档案数字化过程中的产物，数字化档案是非数字形式档案的数字形式复制品。数字化档案不是机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的历史记录，它不具备档案的特征和本质属性。档案的数字形式复制品也并不能等于被复制的档案本身，因此，数字化档案不是档案。
对于数字化档案不是档案的认识，我们也可以从对档案缩微复制品的认识中找到相似的答案。摄影技术的发明，为人类社会增添了新的记录形式，也为档案的存储增加了新的形式。在摄影技术基础上发展起来的缩微技术就是这种新的存储形式在档案存储方面的具体运用。摄影技术为档案增添了新的成员——照片档案，也为减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损增添了新复制存储形式——档案缩微复制品。运用摄影技术在人类社会活动中直接形成的记录，就形成了照片档案。照片档案包含档案的一切要素，具备了档案的特征和本质属性，是实实在在地地道道的档案。而运用缩微技术对档案原件进行处理就产生了档案缩微复制品，档案缩微复制品是档案的复制件，而不是档案，它并不具备档案的特征和本质属性。对于档案缩微复制品，虽有不少人称其为“缩微档案”，但是，“缩微档案”并不是档案，而且“缩微档案”的说法，只是一种简化不规范的说法，不能望文生义地就认为“缩微档案”是档案。虽然“缩微档案”是不是档案，也曾有过争议，但基本上否定了“缩微档案”是档案的看法。在吴宝康主编的《档案学词典》中，就没有“缩微档案”一词，而只有“档案缩微复制品”一词。对“档案缩微复制品”的解释是：“将档案按一定比例缩拍在感光材料上制成的缩微品。”“一般可以作为档案原件的代用品，有利于保护档案原件。”[9]《中国大百科全书·图书馆学 情报学 档案学》中收录的是“缩微品档案”一词，解释为：“利用缩微摄影方法制成的档案原件缩微品”，“缩微品档案是档案原件的副本”。[10]两者强调的都是档案的复制品。数字化档案也同缩微档案一样，不是档案，只是在新的技术条件下，又增添了一种新的档案复制手段，增加了一种新的档案存储形式，添加一种新的档案复制品。数字化档案确切的称谓应该是“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”。
那种将数字化档案定义为：既包括电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆的，也包括馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息的；以及那种将数字档案定义为：数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称等的认识，都是将档案与档案复制品混为一谈，这不仅不利于认识什么是数字档案，也不利于档案学术研究。为避免概念混乱，建议放弃“数字化档案”的说法，改称为“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”。并给“数字档案”正名，将所谓的“数字化档案”——“档案数字复制品”排除在“数字档案”之外。
5.3 档案数字化、数字化档案与数字档案。档案数字化与数字化档案这两个概念，虽然看起来都有“数字”和“档案”，但是它们与“数字档案”一点关系都没有。数字化档案就是档案数字化过程中的结果产物，档案数字化过程是由档案管理部门主动对所藏档案进行的数字化加工，而在这个由档案管理部门主动做的档案数字化过程中并不产生新的档案（数字档案），数字化档案的产生完全由档案管理部门掌控，数字化档案仅表示是档案数字形式的复制品。而且，档案数字化不是简单把档案扫描成图片，数字化档案也并非是电子图片，档案数字化和档案信息化等问题还需要进一步探讨。
数字档案的产生则完全是另外一个过程，它是由机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的，是真正档案的形成过程，而不是由档案管理部门加工形成的。厘清它们的关系对于认识什么是数字档案有着积极的意义。
注：本文为2012年度河南省档案局科技项目《基于网站集群的公共档案信息资源共享平台管理研究》的阶段性成果，项目批准号为：2012-X-68。
参考文献：
[1]李筱春.手段 途径 结果——档案数字化、网络化、信息化三者关系浅析[J].兰台世界，2002（3）.
[2]屠跃明，翟瑶.档案数字化的元数据研究[J].兰台世界，2012（14）
[3]邹悦.数字档案资源建设中的著作权问题研究[D].武汉大学硕士学位论文，2005.
[4]郑重.浅谈新时期档案信息化建设的主要内容及其关系[A].江苏省档案学会：档案工作应对入世挑战学术研讨会文集[C].江苏省档案学会，2002：7.
[5]李殿环《基于.NET的数字化档案馆的研究和开发》[D].西安建筑科技大学硕士学位论文，2009：6.
[6]宋岩.档案数字化是档案管理发展的必然趋势[J].肇庆学院学报，2005（6）.
[7]何贞健.国土资源数字档案标准建设有关问题的探讨[A].福建省土地学会：2007年福建省土地学会年会征文集[C].福建省土地学会，2007：6.
[8]赵丽荣.关于数字档案馆构建的深度剖析[J].西部资源，2011（5）.
[9]档案学词典[M].上海：上海辞书出版社，1994，360-361.
[关键词]电子文件；立法；法规建设
伴随计算机网络的使用和信息的普及，电子文件应运而生并普遍发展起来。一方面，电子文件的广泛应用使我们的生活变得便捷和高效，另一方面，电子文件在管理和利用中的问题越来越凸现，进而引发的法律纠纷也在不断增多。因此，电子文件需要相应的法律、制度和标准予以规范，以确保电子文件的完整、准确、安全及管理的高效和科学。
一、电子文件法规建设情况
上个世纪90年代初，伴随着计算机和网络技术的出现和普及，我国电子文件管理和研究工作开始起步。1999年6月，《电子文件归档与电子档案管理办法》正式颁布，该办法细致地规定了电子文件的收集、整理、归档、检验、利用等诸多流程，因而被誉为我国第一部档案信息规章。2000年12月，“全国档案事业发展‘十五’计划”把电子文件管理作为档案信息化建设的重点，并选择北京、上海等地的档案馆开展试点。在国家政策的推动下，各地方档案部门也积极制定适合本地区实际情况的电子文件归档与管理规范。自此，我国从中央到地方电子文件的立法工作逐步开展起来。2003年8月出台的《电子文件归档与管理规范》是对我国电子文件立法工作的进一步延伸。2005年4月1日《电子签名法≯正式实施，确立了电子文件的法律地位，是日后电子文件法律效力予以认可的最重要的法律依据。2006年，国家档案局将“建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享”列为“全国‘十一五’时期档案事业发展规划”的总体目标之一，并将“规范电子文件归档、管理与接收工作，建立健全电子档案接收机制和相关规章制度”作为下一步发展的总体任务之一。这一系列的举措适应了我国信息时代电子文件快速发展的需求，为日后电子文件的立法工作奠定了基石。
二、电子文件立法可行性
（一）技术保障提供了立法支撑。国家档案局、中央档案馆馆长杨冬权“在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话”把“认真管好电子文件，确保电子文件安全”作为我国未来档案安全体系建设的主要任务之一。较好的技术保障，已成为电子文件立法的最关键因素。目前，我国可采用的技术主要有元数据披术、系统防火墙检测技术、长期可存取技术、信息数据加密、信息认证技术、对电子文件的追踪技术等等。这些技术能确保电子文件真实有效和完整可读，实现对电子文件生命周期全过程的有效控制，有效防范和降低电子文件管理的风险，解决电子文件管理中存在的问题。
（二）《电子签名法》提供了立法基础。在《电子签名法》出台之前，法律对于身份的确认一般只是要求当事人签名或盖章。然而对于电子商务活动中出现电子化形式的文本，是无法采取手写签名的，必须依靠信息技术来代替。2000年以后，在世界电予商务大发展的环境背景下，我国电子商务发展迅猛。但是，电子商务的立法却远远滞后，最突出的便是已在实践中为交易各方普遍认同和接受的电子签名严重缺乏法律规范。2005年4月1日正式实施的《电子签名法》可谓是我国首部真正意义上的信息化法律，文中明确规定“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”，这是我国首次赋予了电子签名的法律效力，是信息领域的一次创举。《电子签名法》还规定了电子签名认证体系，明确了电子签名者和电子认证服务提供者的权力与责任，确认了认证机构的认证程序及法律地位，设置了认证机构市场准人和行政许可的条件，并授权信息产业部制定与之配套实施的《电子认证服务管理办法》。这一系列措施为电子文件认证体系的建立和运行以及档案部门参与和开展电子文件认证服务奠定了基础，对于制定、增补相关档案法律法规也具有重要的参考意义。
（三）我国基本法对电子文件的认同。《行政诉讼法》、《民事诉讼法》、《刑事诉讼法》都规定了视听资料为证据种类的一种，并将计算机产生和存储的数据和文件归入此类证据中。《合同法》规定：“书面形式指合同书、信件和数据电文等可以有形地表现所载内容的形式”。可见，我国多部基本法中都已涉及并认可电子文件存在的价值。
三、《档案法》支持电子文件法规建设
（一）《档案法》中的电子文件的基本概念应与相关标准和规范保持一致。各种标准规范以及国内外专家学者对电子文件下的定义多至几十种，虽然大体相同或相似，但是细小的差别都容易造成在法律慨念上的混淆和认定的困难。因此，《档案法》中电子文件的基本概念应与相关标准和规范保持一致，《电子文件归档与管理规范》对电子文件的定义等概念界定得精准规范，不失为有益参照。
（二）电子文件管理纳入《档案法》须参照《电子签名法》。迄今为止，《电子签名法》是实现电子文件管理法制化和认可电子文件法律效力最基本的依据和最重要的法律保障。它为现行《档案法》的修订，添加电子文件部分提供了基础，在一定程度上保证了电子文件的法律证据性。
（三）赋予电子文件具有同纸质档案相同的法律效力。《档案法》只有在法律上认可那些根据纸质档案原件扫描、与纸质文件原件内容相同的双套保存的电子文件和真实可靠的电子文件归档转换而形成的电子档案具有与纸质原件同等的法律效力，才能全面认可电子文件的法律效力。
参考文献：
[1]吴江华；论我国档案法规体系的建设[J]；档案学通讯；2002年02期
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（mis的建立，什么是mis，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国cad应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了cad电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》gb／t17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用cims的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
摘要：文章从证据法角度探讨了电子文件产生证据效力的困难：电子文件应归属于何种证据形式、电子文件是否有原件、对电子文件的真实性应如何审查等，并对国外有关电子证据的法律法规作了分析，对电子文件管理带来的影响作了阐述。
关键词：电子文件；证据效力；管理
中图分类号：c94 文献标识码：e 文章编号：1006－0510(2008)12049－02
一、困难之一：电子文件应归属于何种证据形式?
电子文件要产生证据效力的首要条件是符合法定的证据形式，我国诉讼法列举了7种法定证据形式，每一种均有特定的内涵或本质特征，如书证是指以文字、符号、图画等所表达的思想内容来证明案件事实的书面文件或其他物品，物证是指以本身所具有的物质特征、存在方式证明诉讼案件真实情况的物品和物质痕迹。视听资料是指以连续、动态的声音或画面来证明案件事实的资料。
对于纸质文件来说，归属于何种证据形式显而易见。当以其包含的思想内容来证明案件事实时，该文件就是书证，如果是公务文书，则为公文性书证。当以其存在处所、外部特征作证明，则为物证。如一份单据，从其书写的字迹特征可以证实单据是准涂改，同时，从单据所写的内容可以查出贪污财务的数额，则该单据既是物证又是书证。
电子文件归属于何种证据形式，我国立法界、司法界与法学界尚未达成一致意见。比较典型的有4种：书证说，视听资料说，独立证据说，传统证据的演变说。
法学界对电子文件证据形式的争议，正反映了电子文件自身的复杂性与多样性。尽管如此，电子文件并不因此就丧失了自身的证据资格，学界的争议并不能阻碍司法实践的进程，因此机构对电子文件的管理切不可掉以轻心。文件、档案工作者应当突破传统的文件种类，将电子公文、电子合同、电子邮件、网页等机构在业务活动中生成的重要电子记录统统纳入到电子文件管理的视野中，它们均有可能在诉讼法庭上占据一席之地。我们期盼着法律界人士给电子文件的证据形式一个明确的说法，使有关机构可以根据不同种类证据的诉讼要求对电子文件加以妥善的保管。
二、困难之二：根据原件、原物优先规则，电子文件还有“原件”吗?
我国对证据的证据能力规定了原件、原物优先规则，即对于实物证据(即以实物形态为其表现形式的证据)，应当优先提交原件、原物。我国《民事诉讼法》第68条规定：“书证应当提交原件。物证应当提交原物。提交原件或者原物确有困难的，可以提交复制品、照片、副本、节录本。”与此相类似，在英、美法系国家，对证据的可采性制定了最佳证据规则，规定文字、录音或照片等的原始材料作为证据有优先权。
传统的“原件”是指信息首次固定其上的媒介物。它强调文件载体的原始性。这是因为传统载体形式的文件信息内容固着于载体上，载体的原始性确保了其信息内容的真实性，提交原件作证具有较高的可信度。然而电子文件的信息内容与载体的关系并不十分紧密，电子文件的信息内容可以存贮于计算机的cpu、内部存储器、外部存储器等多种存贮介质上，而且原始信息是二进制编码，无法直接被人识读，只有通过计算机屏幕或是打印机等方式输出才能被人识读，而这种电子文件的输出形式显然不是传统的“原件”。因此，按照传统的原件概念理解，电子文件在作证时不可能提交“原件”。将构成其证据能力的障碍之一。
各国都在努力探索电子文件在原件问题上的解决之道，从国际上和国外有关法律法规看，典型的做法有以下3种：对“原件”的扩大解释，功能等同法，置换“原件”法。
“原件”不仅是法学中一个重要的概念，也是档案学界经常提到的一个词。我们常说，档案区别于图书、情报资料的独有特性是原始记录性，很多档案往往只有一份，因此档案注重原本、原稿和孤本。然而在电子时代，电子文件突破了传统的“原件”概念，“原件”不再只有一份，文件、档案工作者保管“档案孤本”的自豪感不复存在，要立足于电子时代，体现自身的价值，应如何拓展职业职能呢?
当然，作为电子时代记忆的保管者，不可推卸的责任之一仍是确保“记忆”的原始性。从上述各国立法对“原件”的要求看，一般只要满足电子文件信息内容的完整性和可读性即可，加拿大提出的“电子记录系统的完整性”，也是为了确保“信息内容的完整性”。这为我国立法提供了很好的借鉴，法律上“原件”的要求必将为我们鉴定电子文件提供一个标准。此外，突破传统“原件”概念和借鉴加拿大的做法，对于那些具有短期保存价值的纸质档案的数字化图像，只要它能够准确地反映纸质档案内容，至少在诉讼时效期满(一般两年)后，完全可以将档案原件销毁，这样既可以减轻文件、档案工作者“双套制”保管的负担，节约库房空间，又可以大大促进档案的开发利用。这一点迫切需要得到我国立法的队可。
三、困难之三：根据非法证据排除规则，哪些情况下的电子文件是非法的?
非法证据排除规则即指不具有合法性的证据不得作为定案根据，主要是规范证据收集主体的行为和程序：《行政诉讼法》第三十三条规定，被告不得自行向原告和证人收集证据。《刑事诉讼法》第四十三条规定，严禁刑讯逼供和以威胁、引诱、欺骗以及其他非法的方法收集证据。
因电子文件的无形性、系统依赖性和信息共享性，使其在证据的收集上比传统的证据形式复杂得多，有学者认为，电子证据有以下4种情形应予以排除：一是通过窃录方式获得的，不予采纳；二是通过非法搜查、扣押方式获得的，情节严重的不予采纳；三是通过非核证程序得来的，在电子商务纠纷案件中不予采纳：四是通过非法软件得来的，在民事诉讼中一般不予采纳。可以看出，第一、二种情况，与传统证据形式的“非法排除”情况相同，后两种则是针对电子文件特定的生成方式而提出的，归根到底是由于后两种情况生成的电子证据不可靠。
传统的证据排除规则与文件、档案工作者的关系不大，然而电子文件是否合法，很大程度上取决于其生成方式，这与我们的职责密切相关。如果上述学者的观点将来被立法采纳，那么为防止电子文件在作证时被“非法排除”，电子文件的生成系统、管理系统均应符合一定的软件测评标准，取得软件评审合格证书，以确保是核证程序得来的电子文件。我国已出台了《档案管理软件测评标准》，却未出台《oa软件测评标准》和《电子文件管理系统软件测评标准》，这将不利于对电子文件作证时的合法性审查；系统还应达到一定的安全级别，采取各种安全防范措施。防止系统被非法入侵和电子文件被恶意修改。此外，从维护电子文件形成机构的利益出发，应制定电子文件的分级别利用制度。对不同秘密级别的电子文件设置不同的利用权限，以防公、检、法机关在收集电子证据时泄露了本单位的机密信息。
四、困难之四：电子文件的
真实性应如何审查?
证据的真实性是决定其证明力大小的关键因素。纸质文件往往通过鉴定纸张上的字体、字迹、印章等判断其真伪，并有一
套专门的物证技术。这套物证技术在电子文件面前只有望“比特”兴叹了。如何审查电子文件的真实性呢?
从国际上对电子文件证明力评估因素的法律规定看，往往将电子文件的真实性分解为完整性要求和可靠性要求。
1、电子文件的完整性。包括两层含义：电子文件信息内容的完整性和电子文件所依赖的计算机系统的完整性。
2、电子文件的可靠性。主要包括：电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性、识别电子文件发端人办法的可靠性等。
电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性，主要审查电子文件是否是在正常的活动中按常规程序自动生成，或者是否在严格的控制下按照操作规程、采用可靠的操作方法进行的人工录入；传递、接收电子文件时所用的技术手段或方法是否科学、可靠，电子文件在传递的过程中是否采取了安全加密措施、是否未被非法截获；存贮电子文件的方法是否科学、存贮介质是否可靠，存贮电子文件的第三方是否公正、独立。所存贮的电子文件是否未被非法接触；收集电子文件作证的过程是否遵守了法律的有关规定等。
值得注意的是这里的真实性与档案学所讲的真实性概念不完全相同。前者是“法律真实”，即法官对电子证据是否符合案件事实的内心确信；后者是指“真实的历史记录”，即反映档案(包括电子文件)真实的形成过程和形成者的意图。正因为如此，以档案作为证据，可以增强法官的内心确信，使“法律真实”更加靠近客观事实，这也是法学追求的目标：在我国对证据的证明力规定了“效力优先”规则，其中有关于历史档案等的证明力一般高于其他书证、视听资料和证人证高的规定；这反映了我国司法界对历史档案具有较高的可信度；档案作证时的优势地位与我国档案部门的权威性和可靠的档案管理办法是分不开的。然而对电子文件的归档管理，我国还处于摸索阶段，档案部门要保持自身在电子时代权威性的地位，就必须加紧对电子文件管理的研究，通过出台一系列标准、制度来加强对电子文件的归档管理。
怎样确保电子文件的完整性、司靠性和可读性。以满足司法对电子文件真实性的审查，提高电子文件的证明力是电子文件管理中的重要课题。其中一个重要的措施是元数据管理，因为它已被法学界认可，是构成电子文件证据的一个重要组成部分。所谓元数据就是描述电子文件内容、结构、背景信息及对其管理的数据。如通过捕获结构元数据，可以了解电子文件的数据结构、软硬件环境等技术信息，以确保电子文件的可读性；通过捕获背景信息元数据，可以了解形成电子文件的业务活动信息，以确保电子文件是在正常的业务活动中记录和存贮的；通过捕获管理元数据，可以了解电子文件从生成、传递、存贮整个过程的管理状态，以确保对电子文件构成一个可靠的保管锁链。由于大部分元数据都是系统自动捕获的，因此是值得信赖的。
在档案数字化进程中，信息通信技术（ICT）的应用为档案服务提供了科学的技术支持和发展路径。在档案生命周期与连续体理论的指导下，信息通信技术有利于构建符合文档管理规律、便于实际操作的框架模型。通过分析现代信息与通信技术的应用现状，能够明确相应的技术优势与瓶颈，从而明确当前文档运用的工作经验与未来发展方向，使ICT融合档案服务能取得更实质性的进展与成效。
关键词
档案；信息通信技术；数字化；应用
信息通信技术简称为ICT，是信息技术与通信技术相融合而形成的一个新的概念和技术领域。ICT广泛运用，为企业转型升级和产业发展提供了技术支持，也为现代档案事业带来机遇和挑战。ICT是全面利用现代信息化手段，对档案信息资源进行整合、处置、管理，从而更好地为社会提供服务的一种技术路径。它体现了从传统档案实体转向以档案信息为重点的工作理念，是从手工检索转化为计算机搜索的中间桥梁，是沟通本地查阅与异地调阅的推动力量，是推进档案数字化建设、构建“智慧”平台的重要渠道。面对信息通信技术迅猛的发展形势，各单位只有不断融入并加强研发和使用，提高档案部门的软硬件建设，才能提高档案管理水平和工作能力。
一、档案（文档）生命周期与连续体理论
1.文档生命周期理论及其局限性。文档生命周期已经被视为一种理论，其概念是以提供操作纸质文档管理程序为框架和模型。该理论认为，文档不是静态的，而是有自己的生命，它的生命类似生物有机体的成长阶段与“年龄”之限。它们经历从出生（文档创建或收集），成长为青年（记录使用和维护），进入老年（转移到档案库记录），然后死亡（到期销毁）的演变。文档的生命周期包括其当前使用和最终的命运，从产生到销毁的全过程。根据文档的内容和价值不同，档案会采取不同的保存期限，即寿命时间。而文档是档案的初始形式、生命之源，这是目前国内外专家注重文档管理的原因之一，即在档案的生成阶段就把好关。紧接着，它历经创建、维护、储存、使用和处置等五种形式，形成一个完整的生命过程。同时在不同阶段又表现出不同的作用和工作要求，这是一个通过分阶段管理提升档案整体质量的过程。所以，每位档案管理者必须首先了解文档生命周期理论，以提高自己的有效管理能力。然而，文档生命周期描述的并非文件运动规律的全部[1]。近年来，生命周期的概念，一直受到很多负面的评论。首先，批评者指出，销毁不一定是文档的全部归宿，有文档不“死”现象，即无限期保留，因为有持续的价值存在。其次，在“三种年龄”的生命周期阶段之间划分，极容易凭借主观判断。其实文档的生命周期不是单向的从幼变老，而是根据实际使用的需要、价值的转变，会发生逆转和反复，生命形式可能会打乱。文档好比货币，可储存，也可重复循环使用，他们会产生恢复活动期，使用与存档可能会多次交替。生命周期模型不存在重复阶段，或者人为地省略某一阶段。再者，文档生命周期概念延续和记录之间存在人为的区分，由于单位经营宗旨和文档保存文化等原因，专业视角之间档案和记录管理会发生区别。此外，生命周期概念的批评者也认为，它过于集中记录物理实体的操作任务，特别是那些纸质文档的保管。纸质文档依靠逻辑结构，与纸质的物理存储相关联，很大程度上局限于传统的管理模式，缺乏现代创新。
2.连续体理论与信息通信技术的引入。而文档管理早在20世纪80年代已快速引入信息和通信技术（ICT），档案管理进入了一个全新的实践层面，产生了灵活辩证的生命周期模型。这种新模型的发明，被称为连续体理论。该理论认为，档案和文档管理责任之间没有严格的界限。文档有创建、修改、归档、使用等任意处理的权限，不局限于不同环节和先后顺序，也不是被动等待最终处理决定的文本。20世纪90年代通过LanMachean开发了记录连续模型的可操作框架电子记录管理程序。学者指出，电子环境能达到单凭理论和基于纸张的方法所无法实现的档案管理模式，使档案工作对象从静态到动态，能融会贯通，得到立体化处理。在行之有效的生命周期来看，文档和档案管理过程分明，有章有序，明确定义了文档在每个阶段的管理责任。在连续体理论中，通过记录连续模型，文档和档案总是在被创建或编辑的状态，即文档管理被描述为交互式过程，贯穿于整个文档的寿命。文档生命周期和连续体模型的发展是档案信息化的重要驱动力，同时档案信息技术的发展也为生命周期和连续体理论提供了先进的技术条件。两大模型的互补配合提供了一个积极合理的保存记录的结构，体现了电子文档环境安全、有效、便捷的必然趋势。它超越时间和空间，逐渐满足企业、法律、社会、文化等需求管理。作为更为先进的档案管理办法，通过现代模型构建科学组织框架，对于档案现代化与信息通信的融合发展具有重要的意义。
二、现代信息通信技术（ICT）应用现状
1.信息技术的创建、存储、检索与数字化趋势。信息技术与通信技术相融合环境下，电子文档的处理有着极高的要求。每一份文档可分为三个端结，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理是中端，永久保存或到期销毁是末端。无论是图案表格的绘制，还是文字的写作修订，文档处理都脱离不了计算机。在此基础上，利用网络技术创建电子数据库、编发电子邮件、远程检索与构建移动通信平台、管理ICT基础设施信息系统等，通过多措并举，产生更有效的利用与管理。由于不同机构保存和使用的主要数据和信息系统存在差异，信息系统（IS）集成部署系统的数据管理则更有利于实现无缝传递和信息共享，从而打破不同档案部门“信息不对称”的局面，改善“信息孤岛”现象。同时，该系统是由多个电子文档组织路线，以不同的部门和个人根据具体工作需求进行查询和使用，这种积分式工作流程有效节约了财务和人力资源方面的成本。虽然针对庞大数据，计算机系统可能会导致冗余，但它可以消除员工对大批量物理文档的恐惧。在数字化档案管理中，尽管试图改善信息通信能力，但关键基础设施与目标还是存在一定差距。这些差距和弱点与信息部门的推进力度有关，也与档案工作人员对新技术的运用程度有关。尤其是研发和使用过程中未能解决数字档案中的DRM数字版权管理，因此ICT技术的应用实则依赖于基础设施的存在，而相对高端设施的建设尚未熟练普及。随着互联网的发展，现代电子政务、OA系统的运用，QQ群、微信圈及电子商务建设的开展，各部门相应建立了系统办公网络平台，不仅最大限度地证明了信息和通信技术优点，而且也在不断探索与实践中，将现代信息技术的功能推向优化。
2.有效的档案管理方式在实践中改进。在ICT的支持下，档案管理已经从基本的纸张文件的存储向众多电子、计算机的数字化管理过渡。“云计算”的引入将全面丰富现代文档管理模式，以其提供速度快、精准度高、查询灵活、呈现方式多样等优势，在世界范围内被迅速接受并作为关键信息管理与沟通工具。此外，在档案管理中使用电子系统，可以节省文件存储空间，利用电子方式查询也可减少纸质文档的物理磨损。计算机中的档案管理，以强大的存储、检索、访问、使用功能，增强了安全性和便捷度，也便于人档沟通和信息交流。尽管如此，他们也面临一些挑战。如由于技术的飞速变化，档案记录越来越依靠计算机及网络，增强了软硬件故障所造成的数据失真或丢失风险。而在处理文件时人为的改写、剪切和粘贴、发送到另一端等，操作失误也会影响数据的真实性和系统的完整性。尽管如此，这些缺点并不会贬低信息与通信技术在档案领域已发挥的显著作用。在电子档案的时代，传统的档案实体服务已不能满足人们复杂的用档需求，任何一种有意义的文档都无法忽略信息和通信技术所带来的有效记录管理。
三、当前信息技术环境下文档运用与服务
1.信息通信推送技术成为服务的主功能。当前信息技术的飞速发展拉近了人与人之间信息的交流，传递方式的嬗变，也进一步完善与提升了档案信息服务中技术体系的应用水平。信息通信推送技术成为服务的主功能，比如“云计算”文档存储功能与数字化对接，OA系统、电子邮箱等文档信息传递对接，网络平台信息咨询、留言，电子政务与公文流转，网站信息查询、文件下载、转移链接、用户对话等推送与互动功能。网络信息沟通工具具有集成化和开放性等特点。为了提供高速、快捷，不受地理、时空限制的服务，各种信息技术资源必须加以整合，才能达到系统优化的效果。但是在实际操作中，由于网站服务平台和服务体系的更新周期较长，服务还是以被动的信息咨询反馈为主，缺乏主动的信息推送服务。总的来说，还是存在先进信息技术研发滞后、技术应用不全面、兼容不够等问题。因此，在未来除注重终端信息技术的研发和使用外，一些网络平台和智能服务平台的新生技术也是应关注的方向。
2.电子信息转化成为运用与服务的基本途径。当前信息技术下文档运用与服务，主要有两大类方式。一类是对档案室（馆）藏传统档案，以方便利用为目的，运用专用设备进行信息技术加工处理；另一类是对直接以数字化形式产生的电子图档进行数字化管理，包括电子图档和文件的接收与安全保管，以及科学合理利用。档案信息的利用包括信息检索、信息传递以及信息反馈等，而档案的编研活动实质是对档案信息进行改编重组的过程。虽然档案信息化中并不完全是信息理论与技术利用的内容，但是所有的标准化、网络化、数字化及其他工作都围绕着信息技术展开。信息技术应用成为实现档案信息化的基本途径[2]。在档案资源运用过程中，人们获取信息的需求呈现快餐式又精细化、多样化的特点，信息服务的给取已转变为以网络服务、虚拟服务为主的电子高科技服务。当前信息社会中，档案信息服务更多的是基于互联网，利用现代信息技术向公众提供档案信息查询、咨询等服务方式。现代信息技术的发展，在影响人们信息获取方式和社会形态的同时，也改变着人们的生活和学习面貌。因此，信息公开背景下的档案在线服务必须以用户为出发点，创新理念，更新现代信息技术手段，积极开展信息推送、站点链接、网页聚合等多功能服务。借助ICT的推动力，实现信息与通信环境下的档案信息公开、共享与利用，不断提升档案服务质量和管理水平。
作者：王辉 单位：江阴职业技术学院
参考文献
一、思维思路与服务理念的创新
第一，思维思路的创新。
档案管理工作思维思路的转变，首先需要档案工作者创造性思维的概念转变。总结档案管理工作的经验，解放束缚的思想，利用前瞻性思维实现档案管理的创新。在企业档案管理工作的基础上，必须按照企业对档案部门工作时间和实践的要求，继续深化档案管理人员对档案管理各种文件的认识，时刻关注档案工作出现的新形势，把握好企业档案工作未来的发展方向，在信息网络化的档案管理中，档案管理人员要有超越自我的勇气和敢于挑战权威的信心，做到档案文件的标准管理，使自己从档案管理的新理论，新系统，新技术，新方法，新的服务和创新的理念中取得进步，成为新时代创新型的档案管理人才。
第二，树立信息服务的概念。
在档案管理工作中，要建立信息服务的概念，使信息系统广泛得到应用，形成有深度的、大量高品质的电子文献信息资源，让更多的用户群体使用信息系统，来进行更广泛的信息服务，这就要求档案工作人员必须建立信息服务的概念。
进行档案管理工作的信息服务，就要专注于主动服务。档案部门对信息来源，信息共享需要保持高度的敏感性，要多想办法，找不同的渠道去收集信息，还要对系统用户进行调查和了解，在得知他们的需求后进行有针对性的规划、设计不同层次的服务，形成电子文档信息，便于资源的开发，加工，改造，并制作成信息产品和服务的计划。公共信息系统功能模块设计，要对文件和档案管理业务进行充分的功能性考虑。目前在用户使用信息的时候，更多的只是想找到文件本身，希望快速、准确的获得信息。在全面调查信息需求的基础上，创建专题收集，筛选，加工信息，依靠先进的技术，使用光盘进行存储，使用多媒体进行宣传，这样就可以为企业领导和业务部门提供信息产品的信息服务，也可以为用户远程通信的使用要求，提供时间和空间的信息服务。
第三，创新服务的核心。
档案管理工作创新服务的核心是创新服务的内容。这就需要在档案服务的领域上、对象上、模式上、态度上、环境上、时间上都要随着时间的推移去不断创新。电子文件成为档案室广泛使用的一种新形式信息资源，增加了档案室的档案存储性能和文件管理功能，新的档案管理工作正从实体文件管理逐步转化到传输文件的信息资源管理，这就需要在档案管理中管理者积极增加应用网络化、数字化的对象技术，增多通信技术等先进技术的应用。档案工作要紧跟时代和改革发展的实际需要，为不同领域、不同层次的用户进行档案管理服务，新时代对档案管理要实现突破性发展的要求必须要紧抓创新服务的核心，依靠科技创新，加快档案信息化建设，增加信息技术和设备投资，增强员工的业务能力。
二、在档案服务效率上创新
第一，建立企业档案网页，开展网上服务。新的档案管理需要适应新时展的需求，尤其是在很多企业都开通自己的网站进行宣传后，作为企业档案管理部门也要在企业网站中建立自己的网页，以适应新时期企业档案管理部门为企业服务的需求。企业的档案管理人员应在企业内广泛收集信息，尽快完成企业档案数据库的建立，在网页上要进行实时的管理，并设立电子文档存储区域，网页的建立，可以使档案管理转向数字档案信息资源的管理，通过数据库建设服务，实现新时期企业档案自动化管理工作。
第二，建立“电子档案数据管理中心”。企业档案部门要利用新时代的信息化技术，在企业内部相关部门大量信息收集的基础上，建立电子档案数据管理中心，使企业的档案数据、信息数据可以集中进行管理，尤其是一些具有保密性质的文件，档案室可以采用光盘、硬盘等形式进行保存，档案管理部门在网页上也可以提供限制性或非保密电子文档的查询、使用服务，可以实现电子文档信息资源共享，提高文件的使用效率。
第三，电子文件的自动上传收集。单一的电子文档的管理与收集，是信息网络时代档案收集不可忽视的问题。相比于传统的纸质文件管理与收集，电子文档的收集可以采用文件下载和上传的形式，更快捷方便，正因为如此，档案部门可以改变传统的经营模式，在网页上创建的窗口里自动上传电子文档，形成了档案管理的快速收集和归档。
第四，开展在线服务。随着信息网络时代的发展，档案查阅与展览、拷贝等必然要使用新的服务形式。传统的档案文件和档案部门的纸质档案，特别是原始档案，想进行查阅与展览、拷贝是很不方便的，但是电子信息的存在改变了人们的工作、学习、生活环境，使人们更加注重通过信息系统以及网络的信息来及时、准确地获得各种信息，这就要求信息网络时代的企业档案管理要在服务上开展创新，进行网络的在线服务，方便用户信息查找的途径。
第五，加强档案资源建设，开展现行文件阅览服务。随着社会发展和人民群众的档案法律意识水平逐年增加，在这个阶段，越来越多的企业已经经历了重组、合并和转移，工人需要保护自己的合法权益，并希望能够更方便地了解政策信息，这些都需要企业的档案部门进行完善。
三、充分利用信息网络技术进行资源共享的创新
计算机技术的发展，信息网络技术的普及，电子文档的广泛使用，都对新时期企业的档案管理工作提出了新的要求，企业更加需要档案管理部门提供各种信息，档案部门也需要快速、广泛的收集信息，这些都要求档案管理工作必须实行网络化管理，使档案资源实现最大限度地共享。这就要求档案工作者要改变传统的检索方法，逐步过渡到使用标准的信息化管理系统进行档案的分类和编目工作中，发展收集数据库的功能，实现了真正意义上的档案信息资源共享。
第一，电子文件的自动上传收集。
信息网络化使档案信息的收集更加快速。新时代的档案管理部门，可以在自己的网页上设置自动上传电子文档窗口，在网页上创建档案室，可以将新的档案信息存档到服务器里。这就需要一个新的信息化管理的系统，目前国内外有很多相关的档案管理信息系统，这些系统的工作原理大致差不多，都是企业相关人员通过网站发送自己单位的非机密性文件的文本到企业的档案室的网页上，企业的档案室通过信息系统进行分类归档。这样就可以省去发送档案人员的时间，再需要档案的时候也可以通过数据库查询以及电子邮件和其他服务的方式，实现与档案室的网上信息交流，使服务更快捷。档案室对档案的归档也可以采用光盘、硬盘、电子文档、纸质文档等多种形式，保证档案材料的真实性和保存价值。
第二，档案信息开发创新发展。
档案信息的开发和利用是企业档案管理的重要组成部分，好的档案管理服务，是对企业管理的有效补充，档案管理可以为企业在生产经营、质量管理、成本核算等多方面提供需要的信息，因此，做好档案信息的开发和利用对企业的经营发展有着重要的意义。在新形势下，企业档案信息的开发和利用更多的采用电子文档的形式，通过信息化、网络化进行的深层次的知识管理和发展，增加文件信息，促进企业的每一名员工和决策者实现知识共享、知识交流，在生产经营活动中促进知识的重要性。
四、结语
1 概念界定
1.1 大数据的概念。大数据又称“巨量资料”、“海量资料”，指的是所涉及的资料量规模巨大到无法透过目前主流软件工具，在合理时间内达到撷取、管理、处理，并整理成为帮助用户筛选决策的积极资讯。“大数据”是由数量巨大、结构复杂、类型众多数据构成的数据集合，是基于云计算的数据处理与应用模式，通过数据的整合共享，交叉复用，形成的智力资源和知识服务能力。
1.2 大数据的特点。“大数据”的英文翻译是“Big Data”，是继云计算、物联网之后信息技术产业又一次颠覆性的技术变革。大数据时代数据成为核心的资产，对各行业传统业务模式形成挑战，如果不能运用大数据理解用户需要并高效分析作出判断，将对事业发展、行业决策、业务流程形成巨大的阻碍力量。一是数据体量巨大（Volume）。当前，典型个人计算机硬盘的容量为TB量级，而一些大企业的数据量已经接近EB量级。二是数据类型繁多（Variety）。这种类型的多样性也让数据被分为结构化数据和非结构化数据。除了以文本为主的结构化数据，非结构化数据越来越多，包括网络日志、音频、视频、图片、地理位置信息等，这些多类型的数据对数据的处理能力提出了更高要求。三是价值密度低（Value）。如何通过强大的机器算法更迅速地完成数据的价值“提纯”成为目前大数据背景下亟待解决的难题。四是处理速度快（Velocity）。这是大数据区分于传统数据挖掘的最显著特征。在如此海量的数据面前，处理数据的速度和效率就是行业的生命。
1.3 电子档案的概念。电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合。在大数据背景下，电子档案是具备数量巨大、结构复杂、类型众多特征的数据集合。
1.4 电子档案的建设目标。一是以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理。二是把应用系统的电子信息进行凭证化处理后，形成电子档案，将电子信息从应用系统中独立出来，形成与应用无关的、不可更改的、能够直接阅读的、具有法律效力的文档。一言概之，就是实现纸质档案的电子化管理和电子信息的档案化管理。
1.5 电子档案建设环境的功能设计。理想中的电子档案环境应是为各类档案提供统一的形成、积累、捕获、迁移、鉴定、管理、归档、查询、加载、展现、应用的平台。
1.5.1 统一电子档案入口。能够以影像技术、条形码技术、版式电子数据文件等技术为支撑，实现对不同介质、不同类别的档案进行标准化封装处理，转化为统一的入口文件，并保证电子档案的真实性、完整性、有效性和可追溯性。
1.5.2 对采集的电子档案进行统一管理。根据档案管理的相关规定，采用流程化方式对登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节进行全过程管理与监控。并能够实现对流程的后台日志进行记录查询等操作，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
1.5.3 系统应提供对档案流程的自定义。使用产品化的流程管理工具，实现流程的可维护性。流程管理工具应满足自定义需求。当电子档案流程变化时，档案员能够自行通过平台增加、删除或修改流程。并能够根据业务需要，为每个环节设置分配不同的业务角色，采取可靠的安全防护技术，满足各类业务档案管理流程不同的需要。
1.5.4 能够功能拓展满足新业务加载需求。统一的电子档案管理平台搭建好后，并在其上加载常规档案管理业务（如，以卷为单位的文书档案和以件为单位的文书档案管理模块），实现所有的操作人员能够在同一个平台上，对不同类别的档案进行管理。该平台应支持多类别档案的业务加载，档案员根据新增工作需求，能够使用平台提供的工具，自行实现其他门类电子档案（如，专题档案、业务档案）的添加及修改，能将非通用文件格式的图像电子文件转换成通用格式，或将相关软件一并收集，并注明其软硬件环境和相关数据。
1.5.5 实现电子档案的真实性、完整性和有效性。规范的制度、工作程序、可靠的安全防护技术措施、安全保密规定和防范对策是必要条件。一方面，应用支撑环境能够通过数字证书、电子印章等先进技术保证电子档案的凭证性、依据性和法律价值。另一方面，要保证电子档案封装、传输过程，整理、归档过程，保管和利用过程中的信息安全。要实现对电子档案安全级别的划分和标志，并根据不同的级别和权限进行访问控制。从电子文件形成开始全流程对所有处理操作环节进行登记记录，保证处理过程透明公开合规。
1.5.6 实现灵活放权、方便管理。系统能够采用CA和数据加密技术实现用户对数据访问的身份控制。权限体系能够适应档案系统不同的程度、不同的保管期限划定、不同的阅读人群，适应不同的管理模式。能够实现权限的分级管理、共享使用、分组共享、分别配置和临时发放等。安全可靠、适时记录的操作日志将是灵活放权的技术保障。
2 电子档案建设的政策依据
2013年5月，河南省信息化工作领导小组印发了《2013年河南省信息化建设专项方案的通知》。通知要求：推进数字图书馆、数字博物馆、电子阅览室等公益性文化信息化基础设施共建、共享、共用。推进数字档案馆建设和电子文件中心建设，逐步建立档案信息资源基础数据库，实现馆藏档案数字化。
2012年12月25日，国家档案局杨冬权局长在全国档案局馆长会议上的讲话要求：加快档案信息化建设，提高档案科技的驱动力。各级档案馆、室都要把数字化作为主要业务，以数字化为龙头，带动档案信息化与档案服务体系深度融合，从2013年开始搭建全国开放档案与政府公开信息资源共享平台，今后每年，每个省级副省级市档案馆要上传2万件以上的开放档案全文。
河南省档案局要求全省各级综合档案馆加快数字化进程，省档案馆每年完成70万、各省辖市档案馆完成40万页，各县（市、区）档案馆每年完成6万页的数字化扫描任务，到2020年实现全省各级综合档案馆馆藏纸质档案数字总量比2012年翻两番的目标，同时抓好新增档案的双载体接收。
在“宽带中国”的信息战略引导和“大数据”扑面而来的时代背景下，档案信息化得到了前所未有的发展环境和载体支撑。如何顺势而上、乘势而为，考验着档案事业的领导者、档案专业技术人员的智慧和执行力。良好的环境如何创造一流业绩，如何在国家支持信息产业大发展的契机中完成档案信息化的加速度发展？是各级档案工作者不可掉以轻心的重大课题。
3 电子档案建设的保障措施
3.1 建立以服务为主导的档案信息化体系。各级档案部门进一步统一思想，凝聚力量，在“宽带中国”的部署实施中，加快推进档案信息化建设步伐，及时协调解决档案信息化推进过程中的重大问题。积极与各级信息化工作领导小组沟通，将档案信息化纳入到本地、本部门电子政务和民生信息化建设中，新技术研发、新成果推广尽快应用到档案信息化建设中，努力实现档案信息化的新突破和新发展，完善档案信息数据库建设，逐步实现档案信息的交换与共享。
3.2 加大档案信息化的资金投入。按照国家档案局、河南省信息化工作领导小组要求，各级档案部门应积极向财政部门反映，要求落实有关资金扶持政策，加大信息化资金投入。按照信息化目标考核要求，出台政策，强力推进，为档案信息化顺利推进创造条件。
3.3 严格信息化体系建设质量标准。建立各级数字档案馆（室）与信息安全综合管控平台，实现档案信息的、监管、通报、防控一体化。按照公安部有关计算机信息管理系统安全工作的要求，严格执行档案信息安全等级保护定级指标，启用测评软件，完善信息安全测评体系，制订各级各单位的档案信息化应急预案，实施模拟演练，确保档案信息化安全发展。认真贯彻落实《电子文件归档与管理规范》、《电子档案移交与接收办法》，制定配套规章、标准，尽快出台《数字档案馆评估指标体系》，做好电子档案接收与保存的试点工作。
3.4 了解“大数据”动态，跟进“大数据”脚步，用处理“大数据”的技术视野推进档案信息化建设。越来越广泛的信息应用改变了各行各业决策的速率和准确率。大数据时代不仅数据量大，更新迅速，使用更具随机性，数据结构异常复杂，80%以上都是诸如文本、视频、音频、邮件、图片等非结构化数据，数据格式之间互不兼容，给数据的提取、分析、应用带来很多困难。
