发布时间：2023-05-24 16:33:40
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关键词：电子档案；高职院校；整合管理；路径
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2013）08-0089-02
经过计算机处理的档案所呈现出的文件形态就是电子档案，电子档案不仅具有二进制数字计算的信息处理方式，还具有整合信息资源的能力，同时还表现出管理学生档案的能力和特色。电子档案在数字化处理信息时，超越了传统的管理纸质文件方式，把档案内容如图像、文字、数字等编写成信息符号，进行信息融合，形成学生档案信息的要素，从而使档案信息不仅能提供单一性查询，还具有管理能力，即进行个性化记录和信息共享能力。电子档案在国内外档案机构和企事业单位专项管理中早有运用，新时期，我国高职院校引入电子档案管理系统，不仅是高职院校教学改革的需要，也是文件数字化管理的必然要求。
一、高职院校电子档案管理存在的弊端
（一）管理方式封闭，缺乏共享观念
各高职院校在各自的档案管理上仍以封闭式管理为主，缺乏档案信息资源的共享和沟通管理观念。基于此，电子档案信息资源的建设属性没有得到充分发挥，仍然处在形式转变或被忽略的误区中，一方面造成信息资源流失现象严重，另一方面造成信息资源存档重复，浪费资源现象严重。
（二）技术差异，成为资源共享的障碍
领导重视程度的不同，各高职院校电子档案管理水平也随之不同。有技术支持的档案信息资源建设，可以直接与企业进行技术签约并共同开发；而没有经费或缺乏技术支持的高职院校档案管理的状况会怎样我们可想而知。因此，各个高职院校的电子档案整合管理的实现必须有后台技术的大力支持，而技术水平的差异，造成校际之间的技术对接的难度。目前各高职院校存在的信息孤立现象尚未弥合，造成校际间的信息无法链接，难以实现电子档案的整合。
（三）割据管理，无法满足社会需求
高职院校的学生和教师在参与社会各项活动中，他们所涉及的出国、推荐、评奖等方方面面，无不需要母校给予档案资料的提供。而高职院校档案资源的割据性、独立性和分散管理，尽管已经实行电子档案管理，但仍不能使用户的社会需求得以满足。例如，高职院校学生的成绩档案，在学生参与就业、留学、考研等方面可以通过信息查询而提供真伪证明的价值和依据，其应用频率极高。
二、高职院校电子档案整合管理的现实意义
2003年7月28日，国家档案局的第6号令《电子公文归档管理暂行办法》中，对电子公文归档管理工作的实施办法和基本条例规定的非常明确，阐述了档案数据库和电子公文录入与共享的合理前提。《中华人民共和国电子签名法》于2005年4月1日正式颁布实施，突破性地阐述了电子签名的法律效力，并提出了电子档案管理的改革依据。因此，在政策的指导下，新时期加大电子档案整合力度，实现信息资源广泛共享。
（一）电子档案的整合管理是档案信息安全的保证
在高职院校成绩录入系统和学分制选课系统中引入互联网技术，为学生成绩档案的电子管理创造了得天独厚的条件。考试前由教务员把学生进行门类划分，划分标准是选修课、基础课和必修课等，然后通过后台录入各门课程的基本信息，考试后，任课教师经批卷获得成绩数据。在成绩提交存档之前，由教务员――教务管理终端来制定限制更改的权限，来限制教师和学生更改成绩，从而确保学生成绩档案保存的真实性和客观性。
（二）电子档案的整合管理是推动信息资源共享的重要前提
使用档案是档案管理和保存的最终目的。各高职院校由于存在技术上的差异，所以各校的电子档案数据库的保存形态各不相同，如大多处于全文数据库、条目数据库和多媒体数据库三种形态，从而造成院校间对接难，用户的社会需求服务难以满足。新时期，电子档案要实现整合管理，可以建立档案联盟委员会，各高职院校间的电子档案管理进行统一调配，实现统一的技术，优化信息资源，从而提高高职院校电子档案的服务能力和利用率，推动信息资源共享。
（三）电子档案的整合管理有利于提高档案教育与培训的针对性
各高职院校培养的档案人员就业以后，在岗的档案人员培训大多培养教育各单位的骨干群体。由于各高职院校档案管理人员的实际管理能力和学历水平存在差异，其培训层次和内容往往无法完全满足档案人员的不同需求。然而电子档案整合管理后，档案管理人员的岗位、学历背景、工龄的差异就清楚的呈现在我们面前，这样，档案培训机构在确立培训方式和培训选题时就更具有针对性，从而使档案人员的客户应对服务能力提高，提升电子档案管理的管理水平。
（四）电子档案的整合管理有利于档案的开放利用
档案保管的核心和根本目的就是利用。要实现档案信息资源的合理共享和有效配置，最有效的做法就是实现高职院校档案信息资源的网络化建设。当前各高职院校档案馆都存在各自为政现象，数据库标准化程度低、规模小、不规范、又缺乏整体性，其利用率受到严重影响。当前高职院校档案馆建立的数据库多数是条目数据库，极其缺少多媒体数据库和全文数据库，用户的个性化需求无法满足。
三、高职院校电子档案整合管理的路径
当下，纵观国内外档案管理的先进经验，档案管理的信息化模式不外乎分散和集中两种管理模式。我们当前主张的整合管理类似于集中管理模式，整合管理对电子档案的负载形式不做任何要求，只对电子档案的数据标准和形态做要求，电子信息资源的联系是通过档案机构的控制和组织能力来实现[1]。美国一直以来以运行集中式电子档案管理为主，美国政府将州政府与中央政府之间的关联数据运用集中式管理的方式来整合，然后通过保管、归档的方式建立数据源并统一口径，建立直观形象的搜索引擎供社会用户使用，实现灵活多样的个性化档案服务。
（一）构建档案协调管理机构，实现电子档案整合管理
电子档案实现整合，就要在各高职院校间建立关联，然而要实现服务能力的社会化，并非是某个院校能解决的问题。究其原因，必须由教育主管部门方能解决这个问题，授权一个能制定政策、调配资源、协调院校的永久管理机构。具体实施办法是，由教育部下达指示，各高职院校响应组建成员机构，重点院校建立永久组织机构，促进高职院校网络服务和电子档案资源体系的构建。依据我国高职院校当前情形，具有档案专业学位授权和教育的高职院校，不仅能进行档案培训，还能召开和承办档案会议，这种具有资深调动和协调能力的院校应成为电子档案整合管理的中心，应以此为基础，构建权益和职能明晰的各级档案管理机构。
（二）加强技术研发，构建电子档案整合管理系统
电子档案管理系统是一种计算机网络系统，其功能是具有接收电子文件归档、变动通知档案、组卷整理、电子查阅复制、档案检索编目。能自主使用的多元化的电子档案管理系统，其技术水平必须是较强的。电子档案管理系统一般由多个互相联系的子系统构成，在其数字化过程中还包含知识产权保护、文件的格式标准等问题，并综合运用文字识别技术、计算机网络技术、档案管理技术[2]。高职院校应依托计算机网络与本校校园网连接，架构高职院校电子档案局域网，对外部和内部数据库实施全面管理；并加大技术研发力度，构建高职院校档案信息交流平台――电子档案管理系统，实现收集、整理、统计和利用电子档案，其系统技术包括档案文件存储格式兼容技术、OCR 实现技术，海量数据储存技术、加密技术、数据安全和数据呈现技术。
（三）树立社会化服务理念，实现电子档案整合管理
要从档案的内涵上真正明确电子档案的服务方向和价值，信息资源自身优势是确保电子档案集中管理的重要条件，从高职院校在科研和教学中应用电子档案的过程中体会到电子档案的作用和价值，由此把高职院校档案管理传统思维打破。传统上认为，高职院校档案的作用是在学生就业、离校和调动单位等方面时需要查询使用证明，然而，实际上，在知识产权认证和各类公用文书等方面的使用与归档，对科学研究和教学上的辅助作用是很大的。现在以职业院校为例，师生的发明和科研经由国家的质量标准认证以后，往往形成书面的证明材料就马上归档，其他教师即使在同一个学校如果联系不密切是无法知道这个信息的。各高职院校教师的科研成果、教学改革、课题方面大多都是如此，所有取得的科研和教学成果都会在各自院校的档案管理数据系统中孤立保存，这些成果对社会普通用户来说是无法使用和调用的，也不利于相同领域科研、教学的交流和提高，这就为电子档案集中管理提出了迫切要求。为此，高职院校应树立社会化服务理念，建立校园网，实现电子档案的整合集中管理[3]。
（四）加大经费投入，提高电子档案系统安全防护能力
档案在进行数字化、电子化的过程中，来自互联网的安全问题很多，不光是高职院校的成绩档案，只要有网络共享和信息服务的行为产生，就会有非正规渠道获取信息的行为出现。可以建立对抗病毒入侵的防火墙、对教务网络、软件和数据库进行加密，采取系统跟踪维护和计算机系统杀毒来进行安全防护，但这些都是目前高职院校在电子档案管理上十分缺失的。在档案管理中，高职院校应加大经费投入，确保档案系统的安全防护，由此引发我们对高职院校档案管理工作是否重视的思考，高职院校的教学和科研的确重要，经费开支自然向教学和科研开绿灯，而学生成绩档案与教学、科研关系密切，也是一个重要环节。因此，高职院校应充分考虑教学和管理的结构平衡，加强电子档案系统的安全管理，提高系统防护能力。
参考文献：
[1][美]G.Briam Burke；邵熠星译.美国政府数字信息管理 与保存[J].档案学研究，2008，（6）.
本市重点建设工程项目和市政设施建设工程项目的档案是城市建设与发展的重要记录和依据，是城市规划管理工作的基础资料和宝贵资源。做好建设工程项目的建档管档工作，对于加强工程质量控制、追究工程质量责任，以及工程项目日后的维修、改建、扩建等具有十分重要的意义。各单位、各部门要明确领导，配备专门档案室或专职档案资料管理人员。
二、给予经费保障
编制重点工程、市政设施工程计划时，建设单位把市政基础设施工程档案的费用列入工程造价，并在施工合同中增加市政基础设施工程档案管理的条款。
三、履行建设工程档案报送责任
建设单位在领取建设工程施工许可证前，应与市城市建设档案馆签订《建设工程档案报送服务合同书》。建设单位在组建项目法人时，应当明确建设工程竣工档案的编制责任和具体责任人，负责编制和移交施工资料、监理资料、竣工资料的汇总与报送；施工单位应当按照有关规定以及合同的约定，及时编制、移交竣工档案及其他资料，并对其准确性负责；监理单位应当督促施工单位及时收集、整理有关资料，并协助建设单位做好建设工程竣工档案的汇总。
四、按国家统一标准编制
建设工程档案由项目立项、可行性研究、勘察、设计、施工、监理、生产准备到竣工投产的全过程组成，内容包括文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，可自行编制，也可委托市城市建设档案馆代为编制。建设单位在组织工程竣工验收前，应提请市城市建设档案馆对施工技术文件及声像档案等进行预验收。
五、办理备案手续
重点工程、市政设施工程开工建设前，建设单位应告知施工单位在市城市建设档案馆领取《编制和报送工程档案告知书》，办理档案相关备案手续；建设工程项目档案验收后，必须取得市城市建设档案馆出具的《建设工程竣工档案验收意见书》，否则，建设工程质量监督部门不予验收备案。
六、及时按规定移交档案
重点工程、市政设施工程竣工验收合格后，建设单位应及时将工程档案移交市城市建设档案馆，移交的档案应符合国家标准和有关规定；市城市建设档案馆对经审验合格的档案办理移交手续，发放建设工程档案合格证。对年1月1日前竣工的重点工程和市政设施工程，各建设单位应尽快向市城市建设档案馆移交竣工档案，并办理移交手续。
七、加强指导与培训
市城市建设档案馆要切实加强对重点工程和市政设施工程建档管档工作的监督、检查和指导，提供档案管理的技术服务，适时地对各单位、各部门的档案资料管理员进行业务培训。
2017年是深入实施“十三五”规划的重要一年，是推动档案强省建设向纵深发展的关键之年，如何将2017年全省几项重点工作任务落到实处，见到成效，下面省局几位处长围绕一些“小目标”给大家指出了“路线图”“时间表”和“任务书”。
2017年，省局业务指导处将围绕档案事业发展中心任务，认真贯彻省委、省政府两办《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》，针对我省档案事业发展中的档案馆室硬件建设规范化率低、业务水平高低分化严重的问题，加大档案管理规范化建设督导力度，认真履行档案行政管理职能，推进档案基础工作扎实开展。
一、锲而不舍的继续推进档案馆建设，重点对已获得中央补助资金但未_工的11个县级档案馆项目进行督导，提高我省县级馆开工率；对于已建成的市、县档案馆新馆的设施设备配备情况予以督导；完善县级综合档案馆项目建设动态数据库，及时更新相关数据；积极做好2018年度县级档案馆申请中央资金补助指导工作。
二、加大民生档案接收进馆工作力度，在11个设区市各选一个县级馆作为试点建立民生档案查阅中心，年内完成试点挂牌工作。按国家局要求，适时开展市、县综合档案馆业务考核试点工作。
三、继续开展对省直单位年度档案工作监督指导工作，实地检查不少于60家；同时督导各市县对直属机关单位开展相关监督指导工作，要求三年内全部检查一遍，以此为抓手全面提高各单位的案卷整理质量和档案归档率。
四、印发《河北省档案局关于加强档案室建设的意见》（暂定名），以此为契机，推进机关团体及企事业单位档案工作目标管理认定工作，推进档案室工作的规范化建设，确保档案安全。
五、以建立全省各系统档案利用服务网络平台工作为抓手，着力提升档案信息化应用层次，逐步解决档案数字化率低、信息共享度差等问题，围绕实施“存量数字化、增量电子化”战略，推进各系统档案信息化建设。
六、继续深化农业农村档案工作，宣传贯彻《村级档案管理办法》；配合省农业厅做好农村土地确权档案整理验收相关工作；对全省土地确权档案进行专项统计并逐步建立数据库；依据国家局相关文件精神，启动精准扶贫、美丽乡村建档工作。
七、加强对省监管企业档案工作的监督指导，全面完成省属企业文件材料归档范围和保管期限表的审核批准工作，督导二、三级单位文件材料归档范围和保管期限表的编制工作。
八、加强对省重点建设项目档案工作的监督指导，对2017年省级重点建设项目进行登记，建立完善省级重点建设项目数据统计工作制度；开展省级重点建设项目档案检查验收工作。
一、明确档案管理制度，规范档案管理职责
事业单位工程建设会计凭证档案管理是服务于工程建设，确保工程建设能够充分地按照标准化的流程进行。然而存在一部分单位对于档案管理的重要性缺乏一定的认识，档案管理工作的职责划分不明确，导致了事业单位工程建设会计档案管理的工作成效相对低下。所以，事业单位在工程建设会计档案的管理上，应该切实地提高其档案管理人员的思想认识，充分发挥每一个档案管理人员的主观能动性。为此，事业单位档案管理部门，应该更为细致地划分档案管理的职责，并且出台相关的评价与考核的措施，推动档案管理成效的提高。比如在对工程建设会计凭证档案管理人员的考核评价上，可以把档案管理人员的工作内容、职责意识、岗位落实、工作状态、工作态度、专业技能与素质等有机地形成一个考核与评价的生态圈，并且将这种考核的结果与档案管理人员的职称、晋升、福利等有机地结合在一起，激励更多的档案管理人员用心做好工程建设会计档案管理工作，全面有效提高事业单位工程建设会计档案管理成效。
二、信息时代下事业单位档案管理的发展
（一）数字化档案的建设与管理。数字化档案管理的应用，是转变传统档案管理的模式与思维，提高档案管理的成效。传统的工程建设会计凭证档案管理大多数是纸质的文件，由于工程建设量大、工程款项计算多，造成一个工程下来档案资料量大，不利于后期的审核与管理工作。通过将档案资料数字化，有利于档案内容的有效管理，同时在档案的调用、审阅、审核等各个方面都可以实现即时的服务，大大提高了工程建设会计凭证的档案管理成效。档案管理信息化与数字化的过程，是未来档案管理的重要发展方向，所以作为每一个档案管理人员应该切实认识到数字化档案管理的重要意义与作用，积极参与到档案数字化的建设与管理中。
关键词：雍正朱批；重人思想；引见制度；监察体系
奏折，也称“密折”，是清朝前期统治者鉴于明制题本与奏本之不便而创立的官文书，“至迟到康熙三十二年（一六九三年）”[1]已存在，雍正在位期间，大力改革与推广，为后世留下大量“朱批奏折”。
雍正即位之初，“吏治废弛、朋党横行”的痼疾，给雍正朝的稳定统治带来巨大挑战，这让雍正察觉到选拔任用贤才的战略重要性。故在雍正朱批中，有一套较为系统的治人理念，主要表现在重人思想、推广引见制度以及利用密折建立严密监察体系三个方面。
1 用人为本之重人思想
首先，他将用人之政定位于统治之根本。在他的朱批奏折中，不止一次强调此看法。在一封鄂尔泰向雍正呈奏云南广西大小文武官员考评的奏折中，雍正朱批道，“天下惟以用人一政为本，其余皆枝叶事耳”，并劝诫鄂尔泰等这类封疆大臣要以“留神用材为要”。还有诸如“朕惟治天下之道，首重用人”等提法。并将用人置于治法之上，称“有治人无治法”，认为有些律令条例能否发挥其最大效力关键在于执行主事之人。其次，“唯才是用，不拘一格”。“朕用人行政自有道理”，“从来用人，只论人材，原未科定条例”。雍正选拔人才虽按“例”，但深知此“非永世用人之良策”，“不必拘于成例，只以得人为务”[2]，即不将其作为框架去嵌套，而将真才实学作为主要标准。
可以看出，雍正将用人上升为系国家治乱之战略高度，这必会带来对此时期官员人事档案管理工作的强调，其“首重用人”思想为官员人事档案工作的蓬勃发展奠定了良好基础。
2 大力推广引见制度
据黄十庆先生在《清代的引见制度》一文中介绍，清代引见制度自清世祖时（顺治十二年）正式用于清代官制之中，经过康熙、雍正两位皇帝不同程度的推广，至乾隆时期基本成熟定型。按照清制，四品以下官员的任用、升迁或降职，都需要面见皇帝，亲自接受皇帝的旨意。其间，需向皇帝呈上该官员的引见单，内容涉及籍贯、年龄、出身、做官履历等。皇帝一边阅读引见单，一边对官员面试，进而将其评价等用朱笔批在引见单（称之为“朱笔引见单”）上。雍正对于官员引见尤为重视，他秉承其父“引见时朕得以知悉”之思想，大力推广官员引见制度，“扩大对象、及时进行、仔细考察、讨论政事、详细记录”[3]，并创建多种引见形式，诸如，贡监考职引见、大计参劾引见及特殊引见等，涉及朝中中下级文武各类官员。
雍正之所以大力推广引见制度，与他用人为本的思想分不开。对中下级官员的广泛召见，一方面，通过天子的神圣权威收揽人心，集用人权于君主一人之手；另一方面，更为重要的是，通过引见这种面试形式，考察上呈官员履历、考核评定等相关材料是否属实，保证贤才真正为朝廷所用。这就在一定程度上，保证了官员履历档案的真实可靠性。这不仅利于雍正唯才是用，而且，为后世保存了大量丰富真实的一手材料，极其珍贵。
更进一步地说，在那个缺乏影像资料的时代，仅由某一官员的履历单、履历折等文字档案并不能完全了解该官员的综合素质，不免对某一官员的评价有较大误差。而引见制度恰好弥补这一不足，不仅使皇帝对引见官员的样貌、性格、气质、形象等有一个非常直观的印象，同时，也初步考察了他们的心理素质、应变与交流能力，进而了解到各级官吏一些独特之处。在中国第一历史档案馆编《清代档案史料丛编》第九辑（P44～P156）的二百五十九件朱笔引见单中，就有生动体现。例如，第57件“殷邦翰”的朱笔引见单中，雍正朱批“冒失，急躁人，特快，但不似坏人”，故评定为“中中”之人，以备日后参考；有些官员“外像似不及，有暗才，一开口甚有可取”。有时，雍正也会对履历单、履历片上的内容有所怀疑，有些直接批在履历单上，以便查明。如，第96件“封元震”单记载此人“年四十七岁”，雍正批“似五十外人”，有些存疑，持观望态度。例，第191件“马灵阿”单，雍正朱批“人人说好，鄂尔泰亦说好用的。人轻浮，俗些”，因此，将其“试用看”便知虚实；有些直接进行询问，当场检验与更正。雍正在接见工科给事中郑其储（湖广荆州府石首县人）时，觉得其“器度小，又似有出息之人”，故“复唤进问湖北事宜，一味支吾，甚欠忠实……大失可望……谈语（呜噜呜噜）的”，评定为“不真，非诚人也”[4]。总之，无论是上述哪种纠正方式，都在很大程度上保证了官员履历档案的真实性，为雍正选贤任能提供保障。
3 利用朱批奏折建立严密监察网
纵观雍正治人理念，他有一整套完备的官员人事任用及档案管理办法。其核心是通过密折建立严密监察体系保证各级官员各司其职、勤奋务实。
其实，雍正时期，早已有专门考核官员政绩、考察监督官员是否称职之制度。据秦国经先生在《清代官员履历档案全编》之绪言中所述，清代考核制度有其弊端。例如，地方官员的考核——大计，它是一套非常程式化的考核制度。按规定，每三年，将各地官员之政绩造册上报督抚，继之吏部，而后，多次反复，经过层层核查批示最终评定等级。此方式，几乎不能反映地方官员日常行政、为官操守等具体情况。官员甚至有机会根据程序要求刻意编造一些政绩材料来应付考绩。雍正正是察觉此不足，希望通过奏折密报制度建立“官官相督”的监察体系，进而了解各级官员平时为政情形，训导各级官员务实廉洁，澄清吏治。
关键词：档案电子信息化；档案教学；实践；应用
G275.2
《信息文书与档案》是商务助理专业主干课程之一，课本按照文书与档案管理的办理流程，系统介绍了采集信息、草拟文书、办理文书、管理档案等内容。任务情境之中包含了理论知识和实践操作。以模块四《管理档案》为例，即档案的系统整理和科学编目。不仅要正确地将归档文件区分“件”，更要最终亲自动手将文件整理成合格的档案。仅仅依靠传统纸质档案的整理过程并不能将每一个环节的技能都掌握到位。本文结合课堂与企业的实际需要，与浙江京图科技有限公司共同开发了“商务助理专业档案电子信息管理软件”，并在教学实践中应用这一软件开展课堂教学，并总结了教学实践中的优萦氩蛔恪
一、现状与需求。
（一）课堂需要：
（1）缺乏各类真实的文件进行实训。比如，在判断文件的保管期限时，需要大量纸质档案文件对照《档案保管期限表》反复实践练习，才能在工作中迅速、正确地判断一份文件正确的保管期限，掌握这一既能。教学实训过程中学校的教师无法提供各类真实的大量纸质档案供学生实训，教学过程中只能纸上谈兵，浅尝辄止。
（2）实训材料繁复，价格高。纸质档案整理时，教师需要准备好大量的待整理文件，购买档案盒、准备归档文件目录、卷内备考表、包角纸、归档章、印泥、号码机等各类耗材与设备。实训中，学生一旦填写、整理错误，整个文件以及其中很多材料都将报废，不能重复使用，一次实训经费高、效率低。
（二）企业需求：
商务助理专业在制定新的人才培养模式时，通过实地走访、网络问卷等形式考查了各类企事业单位，发现随着电子信息技术的不断发展，档案管理工作日益受到重视。纸质档案越来越多地作为电子化档案保存。许多企业单位需要对电子文件产生以前的纸质档案开展数字化工作。人们对档案管理信息系统定位提出越来越高要求的同时，也面临着档案管理人才紧缺的窘境。纸质档案电子化保存这一技能已成为企业对于商务助理类人才的一个新的要求点。学校教育势必要从企业用人需要角度培养更多的适用人才。[参考文献：
[1]柴军荣 文书档案电子化管理探讨[J] 2013.9]
二、开发与制作。
商务助理专业基于档案管理教学现状与用人单位的实际需求，经过多次沟通、交流与浙江京图科技有限公司共同开发了“商务助理专业档案电子信息管理软件”（见图1）。整个系统按照OAIS模型分为档案教学、档案考试、成果统计等，其功能涵盖对文书类档案、科技类档案、电子照片类档案等类别档案整理的全过程。京图公司还将在系统中附带大量企业真实档案（隐去保密信息）供学生实训使用。
（图1：商务助理专业档案电子信息管理软件内容架构）
信息录入：主要完成标准信息的录入，为档案教学、档案考试模块打下基础。通过此模块，教师录入作为标准答案的档案信息，档案教学模式时可以在课堂教学、测试时将档案信息给学生，供教学考试使用。
档案教学：主要完成各种类别档案的教学任务。
（一）文书档案教学，学生在工具包知识点以及系统提示下，完成文书类档案的整理工作，熟悉文书档案的整理流程；
（二）科技档案教学，学生根据科研、产品、设备、基建四类科技档案整理方案，在书本知识点以及系统提示下，完成所有科技档案的整理工作，熟悉科技档案的整理流程；
（三）电子照片档案教学，针对学生自己收集到的照片，录入到本系统，在书本知识点以及系统提示下，完成电子照片档案的整理工作，熟悉电子照片档案的整理流程。
档案测试：主要完成各种类别档案的考试测评。
（一）文书档案考试，进入文书档案考试界面，系统将关闭知识点展示以及系统提示，学生独立完成文书档案的整理，考查学生对文书档案整理的掌握情况；
（二）科技档案教学： 进入科技档案考试界面， 系统同样关闭知识点展示和系统提示，学生独立完成科技档案的整理，考查学生对科技档案整理的掌握情况；
（三）电子照片档案教学，针对学生自己收集到的照片，录入到本系统，在书本知识点以及系统提示下， 完成电子照片档案的整理工作， 熟悉电子照片档案的整理流程。
三、实践与运用
（一）课前准备
教师准备：教师完成信息录入部分，将十份需要交给学生完成电子化管理的纸质档案提交至系统，并将文件的关键信息：全宗名、年度、保管期限、归档章、归档文件目录等录入系统，作为实训时提示或考查学生的知识点。课堂教学时，教师使用档案教学模式。
学生准备：熟悉档案电子信息管理软件各部分的操作方法。
（二）课堂教学策略（见图2）
照片回顾 下发文件：
阳光会务服务公司承接的商务助理专业“魅力商务 全能助理”闭幕式顺利结束了，以照片的形式回顾闭幕式“经典一刻“，同时会后产生了大量的会议文件需要整理，为了方便日后的查找和利用，会议文件除了按照文书档案归档外，还要进行纸质文件电子化管理。阳光会务服务公司高叶接到了这个任务，要对10份会议文件通过档案电子信息管理软件进归档。
引导实施 文件归档：
任务导入之后，引导学生说出档案归档整理的基本步骤（图3），即
确定“件”
【关键词】新视角 档案整理
【中图分类号】G272 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2014）24-0199-01
档案整理是企事业单位不可缺少的部分，它对保存历史信息，用于工作参考，学习经验等都有重要的作用。在社会科技与文化不断发展的今天，档案整理也需要从新的视角来思考，以适应新技术、新文化带来的影响。
一 目前档案整理工作存在的问题
1.档案整理缺乏认识
由于部分单位对档案整理工作的认识不足，缺乏足够的人力财力投入，导致档案整理工作一直没有落到实处。主要体现在以下几个方面：（1）档案整理人员稀缺，在职人员有的不具备档案整理专业素质，不能高质量、高效率地完成归档的任务，还有的档案整理人员虽然具备一定的专业素质，但是由于上级缺乏重视，引起员工对工作的忽视，出现工作不认真，态度不端正的情况。（2）档案整理从业人员年龄结构不合理，偏向老龄化，缺乏专业技能培训，导致业务水平低下，档案的搜集、归档、数字化、装订等任务均不能有效完成，甚至出现遗漏、误收等现象。（3）由于档案馆大多是办公、保管、调阅为一体，没有很好的区分，对档案馆的服务性产生了影响。
2.档案整理意识薄弱
对单位而言，档案整理往往处于工作的尾端，工作性质导致其不容易出成绩，不受外界重视，甚至被认为是单纯的记录工作，不需要人力、物力、财力的投入。种种不良意识导致档案整理工作的重要性和必要性没有得到充分认识，部分单位还对资料归档工作产生了抵触情绪，这些都严重制约了档案整理工作的有效有序进行。
3.档案整理缺乏方法
由于前文提到的因素，档案整理人员对自己的工作产生了认识偏差，他们认为档案整理不重要甚至不需要进行，只需看好档案即可；同时单位又缺乏足够重视，导致档案整理还是由老一辈员工按照传统方法进行，这在飞速发展的社会与科技面前显得格格不入，档案归档缺少数字化、信息化，也缺少高效实用的整理方法。
4.档案整理缺乏规范流程
规范的档案整理工作，应配备统一、科学、标准的工作流程或操作手册，而目前的档案整理更显随意性、人为性。制度与规范没有体现在工作中，这样容易对档案的实用价值产生严重影响。
二 新视角下档案整理的方法
1.强化档案整理人员的知识技能培训
要让档案整理跟上时展的脚步，其从业人员就应当接受相应的教育，使工作更科学，方法更先进。首先应配置先进的档案整理设备，建立档案信息化系统、档案查询网络、完善档案快速录入设施，并教育员工熟练掌握设备的使用与系统的组成。另外，新视角不仅是档案整理新技术的运用，还是从业人员思想与观念的变革。对于档案的新载体、新种类、新材料，设备的新技术、新功能、新知识，都需要活跃的思想来驾驭。因此，单位还应引进年轻的档案整理人才，实现档案整理工作的知识化、年轻化、专业化转换，使档案整理水平大大提高。
2.新视角下的档案整理信息化
在新视角下，档案的电子信息化已是大势所趋，而要建立一套档案整理的信息化系统，笔者认为可从以下几方面入手：第一，条形码与二维码技术。信息工业的飞速发展使条形码成为验证商品信息必不可少的部分，二维码也在近几年开始流行于网络世界成为信息的重要载体。档案整理也可借鉴这样的先进技术，将每一份档案归入一个条形码或二维码，大大方便日后的查询与管理。第二，数据库技术。目前的数据库技术已相当成熟，这为档案整理的电子信息化提供了重要手段。企业单位可通过建立档案数据库，将档案整理电子化，简化日后的管理与查询。第三，加强档案管理的资金投入。要完善上文所说的设备，就应投入足够的资金。首先，单位应认识到档案整理的重要性，其重要性主要体现在以下几点：（1）保存经济成果，成为日后主张经济利益的凭证；（2）对企业来说，档案是质量的证明和追溯的依据；（3）档案还包含了技术开发的过程与经验；（4）档案的整理也是企业单位文化的积累，一本档案包含了单位发展历程与其厚重的文化底蕴。明确了档案整理的重要性，单位的有关负责人就应保证整理工作有充足的物质保障，要按照国家和行业标准完善档案整理的相关要求。档案人员的编制、档案工作规模、档案数量的定制等都应提上日程。这样，才能完成档案整理的建设与完善，实现数字化、信息化、标准化、规范化的档案整理工作。
三 结束语
综上所述，从加强从业人员培训与人才引进，建立完善的电子信息化档案整理系统，加大档案整理资金投入三个方面下功夫，就能在新时代更好地进行档案整理工作。
参考文献
关键词： 文秘 《档案管理学》 教学改革
《档案管理学》这门课程以档案管理的总体性、宏观性理论和档案管理基本方法、原则的理论为指导，传授从事档案工作的基本方法和技能，它既要求学生应当掌握档案收集、鉴定、整理、保管、统计等实体管理理论，以及检索、提供利用、编研等档案信息开发利用理论，更要求学生必须掌握上述八项内容的档案管理工作操作实务。
档案管理学是提高学生动手能力，树立创新精神的重要环节，除了需要广博的理论知识做支撑外，还需要注重课程实践教学，加强学生对档案工作的感性认识，培养学生分析、综合、解决问题的能力，确保教学质量，提高学生专业素质。
一、对教学内容、方法、方式进行改革
首先，现代社会需要的是既能动脑又能动手，既掌握一定现代科学技术又具有较高操作技能的复合型文秘人才，这就要求文秘专业中档案管理课程的教学不能只停留在书本知识和一些经验等方面，要积极探索与研究适合文秘专业的教学改革，适应现代办公条件下文件与档案管理的新变化，适应电子文件、数字档案馆的保管与利用，这就需要学生在创造性地综合运用所学知识解决实际问题方面有所突破，在运用跨学科理论知识分析解决实际问题能力方面有所创新。如：以“件”为单位进行档案整理是在文秘与档案工作不断发展，办公自动化条件日趋完善的情况下，为简化文书处理和档案整理程序，逐步实现文档一体化，对档案整理方法的创新，这些内容教科书上还来不及编进去，及时补充并开展相关的实践教学才能让学生所学的知识和技能紧跟档案工作发展的步伐，提高学习的主动性和积极性。
其次，提倡教学方法灵活性、多样化。在教学过程中，既要有教师的讲授，又要有实践参观、案例分析，实施启发式、自习讨论式教学方法。在档案管理课程教学中应突出职业能力培养，充分发挥“教师主导，学生主体”的作用，把学生推向学习主人的位置。
再次，借助多媒体等现代化的教学方式，丰富教学内容。课堂上使用课件能使沉闷的课堂立刻生动起来，在特定的理论内容里添加相关的图片和音频、视频文件，如在档案管理过程中使用的表册样式、档案馆的库房实景、档案管理设备的外观样式、整理完毕的档案规范样本及一些史料故事等，使授课内容趋于形象直观，从而有助于学生缩短认识理解的过程，轻松愉快地度过几十分钟，提高学生参与教学的积极性，增强课堂教学效果。
二、注重现场教学，在真实环境中进行“实战训练”
注重发挥学生的主观能动性和创造性，把课堂搬出教室，将学校档案馆、各专门档案室作为课程的教学实践基地，使学生切实掌握档案工作环节；熟悉档案馆的各种设备器械，并学会使用；接触到不同载体、不同形状、不同类型的档案，并亲身实践对于它们的整理及保管方法。通过这种模式，学生形成了关于档案宏观的感性认识，缩短了走上工作岗位从事相关工作的适应期，教师也可以把它当做检验授课效果的一个标尺，凭此考查学生对课堂所学知识要点的掌握程度，以便于及时发现弱点并加以强化训练。
三、引入案例教学，全面培养学生的思维能力
运用案例教学法，有利于“活化”教学内容，把抽象的概念、原理具体化，让它们处于一定的情景中。教师可以结合社会中的热点、难点问题，选择具有典型性、启发性和针对性的案例引入课程教学中，这样既能活跃课堂气氛，又有助于学生更加注重理论联系实际，掌握基本原理及其适用的方法和原则，拓宽思考角度和深度，培养全面的思维能力，增强教学效果。诚然，课堂上对于“八千麻袋事件”、“汤国基事件”、“如此‘特殊’退休事件”及“弃档族”等案例的探讨结果并不是非常重要的，重要的是培养了学生分析、思考问题的能力。
教师还可以组织学生通过现代化教学网络观看以“档案”为题材的专题节目，如大型系列片《清宫秘档》，中央电视台的《国宝档案》，北京电视台的《档案》，深圳电视台的《解密》等栏目，这些栏目有些案例很典型，制作也很成功，有些栏目还有专家点评，对教学会很有帮助。
四、改变传统的作业模式，尝试新型实践性作业法
作业是巩固和检验教学效果的最主要手段之一。传统的应用型学科作业模式，以考查理论与概念的书面练习为主，学生完成作业的方式大多数是通过文字叙述来回答问题，许多人就采取抄书、抄袭的方法应付。而实践性作业模式，转到以理论与实践相结合的能力训练为主上，能使学生将所学理论知识融会贯通，达到较好的教学效果。
档案管理学是一个完整的知识体系，涉及档案的收、管、用等各个方面，具有很强的技术性和操作性，光靠讲解是不够的，尤其是对于毫无档案工作感性认识的学生来说，掌握档案整理、鉴定、分类、著录标引、编制检索工具等业务工作内容都有较大的难度。档案整理大作业是《档案管理学》课程教学实现理论与实践相结合的有效形式，也是对传统应用型学科作业模式改革的有益尝试。
在讲解归档文件整理时，采取归档文件整理大作业模式，利用学校不归档的文件，将其随机分发给学生，每人20份以上以“件”为单位进行档案整理，让学生模拟具体的实际工作进行操作练习，教师指导学生完成对归档文件分类、鉴定、确定保管期限、排列、编号、编目、装盒等实训过程，这就促使学生必须独立完成各自的作业，从而避免了互抄作业的现象。这种“边学习边实践”的方法，给学生提供了实实在在的管理对象，并要求他们运用书本知识解决实际问题，不仅可以从感性与理性的结合上加深对书本知识的理解，而且可以通过理论与实践的结合，将理论知识转化为实际独立工作能力。
五、改革课程考试和成绩评定的方法，引入“创新分”机制
对档案管理学考试方式进行改革，改传统的死记硬背的闭卷考试方式为大综合论述题的模式，着重考查学生分析问题的能力、解决问题的能力。
