发布时间：2023-05-24 16:33:46
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的电子档案管理风险点样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
现在，人们生活中一个非常重要的，必须的工具就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为办公自动化带来了巨大的变革，使办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对单位在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致数据被盗，所以，在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
1 避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1.1 积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
1.2 制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
1.3 及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。
1.4 及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
2 缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多单位开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
3 分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。
4 评估风险的措施
目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3)：8～11
[2]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1)：36～37
[3]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004(4)：28～29
随着信息技术和网络的不断发展，电子档案管理已成为越来越多的部门采取的档案管理方式。相对于传统的纸质档案管理，电子档案具有纸质档案无法比拟的优势，不过实际的情况说明，电子档案也不是都是完美的，由于其对电子设备和电子系统依赖性强、数据可变性大，相对于纸张档案来说，其风险更大，如不加以措施进行防范，O易出现数据丢失、被盗、篡改，因此，必须加强电子档案的管理，减少或杜绝风险因素，这样才能确保信息的安全。
一、影响电子档案安全的因素
信息技术就是一柄双刃剑，在给用户带来方便的同时，也给电子档案的安全带来更多的威胁。结合目前电子档案的安全管理现状，笔者认为，影响电子案信息安全的因素主要包括环境因素、人为因素和技术因素。
二、传统电子档案管理方式的弊端
就目前我国电子档案传统安全管理的实际工作情况而言，电子档案安全管理主要还是依据传统载体档案的保护方法，“以防为主，防治结合”，其主要的关注对象是电子档案载体本身的安全，对其周围环境及管理方面的影响涉猎较少，更接近于传统保管措施针对数字化发展态势的一种延伸和改造，目前尚未建立一个完善的体系。具体情况分析，主要是存在着以下问题：一是管理效率低下，对于电子档案的保护成本过高，对电子档案风险的防范并不能取得相应的效果，两者不能形成一种正比关系，从而造成人力、物力、财力上的巨大浪费。二是风险处置被动。对于可能发生的风险，囿于技术人员和档案人员出现信息鸿沟，使电子档案在风险发生之前往往不能采取有效的措施加以预防，只待风险成为现实之后，才采取相应的措施进行补救，出现“头痛医头，脚痛医脚”的现象，最终还是不能避免电子档案风险的发生。三是措施制度不完善。一方面电子档案的安全管理在实施过程中缺乏完善的制度和标准的保障，存在很大的操作随意性。另一方面国家对于电子档案安全管理缺乏相应的法律法规进行规范。
三、电子档案风险的管理和控制方向
电子档案的风险管理，应实现在风险没有出现时，通过各种风险识别技术，降低风险发生的概率或转移风险；当风险出现时，通过各种有效措施或解决方法快速做出反应，缓解或减小风险造成的损失；在风险过后，总结经验教训，改进管理。从具体看，建立电子档案风险管理体系，应至少实现对电子档案的前段控制、全程管理，完善险评估机制以及实行动静结合管理。
一是要进行前端控制。前段控制是指从电子文件形成之时甚至形成之前就对文件从形成一直到归档整个过程给予通盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并对文件形成和维护进行监督。其实质就是在电子文件形成时就采取保障措施，对风险提前防范。由于电子档案和电子文件的同源性，对于电子档案风险的防范应该在电子文件产生时就进行，防止电子档案出现错误、控制差错的最佳时机应放在所有可能出现错误和差错的环节之间。电子档案管理系统应该本着更科学、更合理、更有效的原则对以往的文件、档案管理进行“业务流程重构”，以便减少乃至消除文件、档案管理全程中各个管理环节的重复、疏漏，从而达到功能合理，效率最高。
二是实行全程管理。全程管理就是指整个电子文件的形成、积累和管理机制档案化并且在管理的前端，即从文件生成开始就对电子档案的整个生命周期进行控制，实施全程档案化管理，整个过程不允许随意割断。为确保形成的电子档案能有效地推动社会实践活动的开展以及电子档案成为电子档案后能发挥应有的证据价值，在电子档案正式形成后的整个生命运动过程的任何一个阶段和环节中，必须确保电子档案信息内容不允许有任何改变，保证电子档案正式形成后在其整个生命运动过程中始终拥有相同的信息内容，这也要求必须对电子档案及归档进行全程管理。全程管理对电子档案生命周期内各个阶段所有的管理活动和管理要素统筹兼顾，能在一定程序上避开风险或发现风险隐患。
关键词：电子信息；档案；风险；控制；措施
现阶段电子计算机因其多种多样的功能使得企业办公发生翻天覆地的变革，企业不但节约了大量的成本，并且办公更加方便更加快捷，极大提高了办公质量和效率。在信息技术时代，电子信息档案是最前沿的最新的档案管理方式，在高科技方面它对企业的创新发展具有重大的意义。然而从现实情况讲，电子信息档案也存在很多弊端，它也有自己的缺陷，相比于传统的纸张档案，在传输和存储电子信息技术的时候，具有一定的安全隐患，所以，有必要对相关的风险进行控制和防范，及时制定有效措施，不然就很容易使企业的数据被盗，遭受难以估量的损失。为了更好的保证电子档案信息管理工作的安全与可靠，在使用电子信息档案时，企业对信息的安全性必须注意，积极主动的制定出一些避免风险的方法，从而使信息资源的安全性和可靠性获得保证。
一、电子档案的特点
随着人类社会的快速进步，计算机技术得到了迅猛发展，涌现了大量的电子出版物、电子邮件、电子文件，它们逐步把以纸质为介质的文件进行了取代。所以，档案工作发展的必然趋势就是档案网络化、电子化。
电子档案的主要优点在于：具有巨大的信息存储量、快捷的传递方式、独立的信息存储空间、方便的操作手段、便于长期保存，它所需的空间比较小、信息资源能够实现共享、复制档案的过程中不容易丢失信息，表现形式也是多种多样，使档案更加形象、全面、生动，复用性非常良好，它是数字化信息技术的产物。但是它也有一定的缺陷：具有较强的设备依赖性、较大的信息不安全性、载体的易修改性、非直读性、载体与实用技术缺乏稳定性、较强的背景信息和元数据的依赖性，逻辑结构与物理结构存在复杂性，以及载体与信息存在相互分离性等。
二、档案风险预防的手段
档案工作开展的一个重要步骤及基础性环节就是细致深入的分析研究风险预防的有效方案。对存在的风险进行提前性的防范，这是最为经济、最为有效的风险规避风险手段，在还没有出现风险的时候就加以遏制，提前进行预防，防患于未然，可以降风险的代价为最低。第一，保证审批工作的可靠与严格，审批需要逐级别的进行，针对信息内容加以保存和管理，并对工作权限加以认定；第二，严格的权限限制必须建立起来，只有在权限的范围内各个级别的工作人员才能进行工作，使用档案；第三，以使用的规范为准则，确认使用权限，为了防止信息泄露，有必要对备份的文件实施技术处理，对信息的整理复制备份要竭力避免出现。
三、档案风险避免的手段
（一）引进最先进的科学技术。在工作的时候计算机要将多种措施同时结合起来，而引进先进技术是风险规避的最佳选择，先进技术可以提高电子信息档案的安全可靠性。在现代操作系统中比较经常运用的、很重要的方法就是密码设置。第一，提升加密技术，对档案信息进行分层次、分级别的加密处理；第二，实施数据加密处理应选择最佳的软件，制定适合的档案软件，并对用户密码的设置、访问的授权、安全的级别等予以保证，使档案及信息的安全性得到有效保证。
（二）及时发现和处理是风险防范的首要措施。数据安全性的重点是档案信息的管理工作，而在使用电子信息档案的时候出现的风险问题，要及时发现和处理。有关企业针对在维修计算机过程中的风险，需要加大力度，重点关注，有效的防范和控制可能出现的风险，并实施主动的、有效的方案。
四、档案风险分散的手段
在电子信息档案管理中还有一种转移策略是进行风险规避过程中经常使用的手段，实质上所谓的转移策略就是分散风险，降低分散已经存在的风险到最低程度，转移风险到其他地方，实施修正风险转移的手段可以从多个角度开展，如：购买保险、与提供商签署服务合同、修改配置模式或者外包给其他机构等等。通过这样手段，我们简化了复杂的风险问题，再改进优化以前实施的电子信息档案管理策略，从而使新的电子信息档案管理系统更加先进。另外，通过与网络供应商进行协调，在满足电子信息档案使用需要的前提下让供应商提供有效的安全服务。还有一点要强调的是，风险在外包上同样隐含，假若外包人员与合同标准不符合，导致的后果也会非常严重。因此为了避免人为因素带给企业损失，使用电子信息档案的人员必须在严格的操作标准下进行，要认真执行，严格遵守。
结语：总之，立足于实际需要，通过全面的研究和分析，探讨了管理与控制电子信息档案风险的主要手段，对具体的风险控制和防范的手段进行细致深入的探究，探讨了风险预防的手段、风险避免的措施以及风险分散的方式等，努力以此为基础，为有关工作的进一步进行与开展，打下坚实的基础。
参考文献：
关键词：医院；档案管理；风险预警；控制；措施
医院的档案记录了医院的发展建设的饭方方面面，同时也是医院开展各项工作的基础，因此，医院的档案管理工作对于医院更好的贯彻国家医疗卫生政策有着重要的作用，也更好的适应了人们的医疗卫生需要，同时也是医院未来发展与建设的重要保障，做好这项工作有着非常重要的意义。
一、医院档案所包括的几点内容
医院的档案从内容上来看主要可以分为六大类，其中详细内容如下：
文书档案包括：文件档案、人事档案。此类档案为医院工作计划和决策提供可靠依据，为协调各项工作正常运行作参考资料。有利于医院领导更好的领会国家的方针政策来管理医院，推动医院和谐稳定的发展。
业务档案包括：医院的医疗教学档案、业务学习档案、科研档案。该档案是研究和借鉴医院发展历史经验的重要参考资料，对研究医院的学术、技术进步，推动医疗卫生事业的发展具有重要参考价值。
科技档案包括：医院财务档案、基建档案、医疗设备档案、药品目录档案。其中财务档案的管理是重要的一项。
医疗法定文书档案包括：医院所有病案档案及所有医疗司法鉴定档案。
声像、电子、实物档案包括：医院重大事件、活动的声像资料、医疗教学教材声像资料、实物资料，以及随着信息化发展而产生的各种电子档案。
特殊档案包括：医院作为保障人民群众健康及生命安全的主战场，在特殊时期将会产生的特殊档案，具有专门的研究和使用价值。其中有计划生育档案、防洪抗旱档案、医德医风档案、传染病档案、医疗行业商业贿赂专项治理档案等。
二、医院档案管理中存在的问题以及影响因素
首先，医院的档案管理方式还不够成熟。档案的收集不够及时，在进行管理工作中，档案不能够进行更好的归类，另外，档案管理工作对于医院来说，不是主要的经营业务，在工作中缺少专业的高级管理人员，不能进行科学的有效的管理，而由于档案管理的设施和管理模式相对较为落后，档案管理中也出现了档案流失的现象，这种情况也是普遍存在的，严重制约着医院档案工作的顺利进行和发展。与此同时，医院档案管理相关的制度也相对较少，相对于医院其他的医疗、行政和人事等制度有着不小的差距，这也是医院档案管理的水平相对较差的原因，因此，现如今医院的档案管理工作还有着很多的问题存在，也是档案资料发生流失的重要原因。其次，档案管理的具体内容和目的不够明确，在实施管理的过程中针对性不强，目的不够明确。最后，医院的档案应用意识较差，对档案的认可程度相对较低。另外，档案管理人员的专业素质和医院对档案管理的重视也是影响医院档案管理的重要因素。
三、改进档案管理工作的具体方案
首先，加强对专业档案管理人员的培养。医院不仅要重视档案的管理工作，同时还要培养出有效的专业管理人才。以往，医院只重视医疗技术人员的培养，而忽略了档案管理人才的培养，这就使档案管理工作难以得到更好的发展。而对档案管理人员素质的培养需要列入到医院医疗人员的培养队伍当中，让其充分的得到足够的重视和学习进修的机会，获得更好的档案管理知识的培训，从而在医院不断发展的过程中，结合医院的自身情况，更好的推进医院的档案管理工作，将档案管理工作的业务发展到一个有效的高度。这也要求档案管理人员要在思想意识和管理技术上有所提高，医院对档案管理人才的培养刻不容缓，既适应了社会发展的需求也是有效发挥医院档案作用的重要途径。其次，对于档案制度的建设要更加完善，同时对档案工作进行科学的、统一的管理。最后，医院在档案管理中要加大投入力度，一方面是档案管理人才培养的投入，另一方面是对管理设备的更新与使用的投入，从而保证实现管理的现代化。另外，档案管理必须要重视管理体系的建立和管理模式的发展，以便能够更好的建立起专业的管理团队，这样也为未来的档案管理工作提供了可靠的依据。
四、重视并搞好医院档案管理的风险预警和控制工作
1、建立档案管理风险预警的重要性
医院档案是医院发展和建设的重要凭证，对于现代医学的发展也有着重要的作用，在新时期，医院档案是医学科学研究的重要基础，是医疗科技发展的重要依据，所以，在档案的管理工作中，存在着很大的风险，这种风险的存在对于医院的发展和医疗队伍的建设有着重要的影响。因此，要建立起有效的风险预警措施，通过风险预警措施的建立，有效的减少在档案管理中可能存在的问题，从而做到有效的管理，减少不必要的麻烦。
2、构建医院档案管理的风险预警系统
档案管理的风险预警系统，主要有档案数量、档案数据库数量、数字化设备数量和备份设备数量，档案数据库数量有计算机、扫描仪、打印机等，备份设备数量有移动硬盘、光盘等。风险方面主要有：自然灾害（地震、海啸、洪水、强磁场、强电子脉冲等）；人为因素有责任心不强、泄密、操作失误、非法联网等；环境因素有电源质量差、温湿度不适应、无抗静电、抗磁场干扰、硬件和软件问题有网络安全事件、黑客攻击、病毒传播、恶意信息增删以及密钥、口令被盗等；社会安全事件有战争、国内动乱、恐怖袭击事件等。
3、 对医院档案依据分类做出风险评估
医院档案管理要根据前文叙述的六种档案分类分别做出风险评估，把各种档案管理风险按照其性质、严重程度、可控性和影响范围等因素进行预警，把预警分为5级，分特别严重、严重、较重、一般、无危害。
4、 风险管理的控制实施
第一，要建立风险管理控制系统。第二，要定期进行风险分析与评估。对可能存在的风险进行分析与评估。一是确认风险，确认威胁、危险以及可能出现的问题，二是确认如何才能最好地管理这些风险，再开始行动。第三，要建立危机警报体系，确定危机级别，对档案管理进行危机定级，根据不同的危机级别确定不同的处理方式。第四，要不定期组织工作人员进行模拟危机管理训练。
五、结语
档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用，因此，医院档案管理人员要树立起良好的服务意识。同时，加强档案利用反馈信息的管理，实现各级医院信息的横向联系，实现档案信息资源的共享，可以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。■
参考文献
关键字：油田企业档案管理；风险分析与控制；信息化时代
我们都知道，油田企业在档案管理工作中的风险具体是指油田企业在具体的生产过程中，相关部门对可能遇到的各种有关档案方面的风险因素进行识别、分析、评估，以最低成本实现最大的安全保障的过程，这个过程我们也叫他为档案管理过程中的风险控制的一个过程。具体到我们要讨论和研究的油田企业而言，油田企业的档案管理工作是一个复杂而又意义重大的工作，也一直是制约和困扰我国大多数油田企业的主要问题之一，各个单位也在实践的过程中积极探索和寻找有效的方法实现档案管理工作的有序化和制度化。以下笔者就从几个方面分析和阐述油田企业在档案管理中的风险分析和控制的具体情况：
一、油田企业档案管理的风险分析
就当下油田企业而言的话，档案管理是非常重要的一个工作，这个重要性首先体现在油田企业本身在我国社会经济生活中的重要性上，关系到国家战略大局，再者就体现在普通意义上档案管理的意义上。结合油田企业的实际情况可以说油田企业的档案管理及风险控制是一个工作程序的问题，它是这个程序中必要的一环，针对具体的油田档案管理的工作特点，分析、评估、制定切实可行的防范措施，才能使档案管理风险降至最低限度。档案管理风险主要是档案运送和交接过程的风险，具体包括三个方面：
第一，交通隐患。油田之间相关的各个单位在地理位置上是相对相对分散的，这就从某种程度上给档案工作提供了不便，期间各种可以预料和不可以预料的风险可能出现，所以一般而言交通风险是档案运送中的最大风险。
第二，档案风险中多种意外伤害。在各个分散点之间传递档案，其中可能会因为自然和天然等不定因素造成人员的意外伤害和档案的意外损坏等，这也是平常档案管理工作中经常遇到的事例，发生几率比较高。
第三，档案可能会丢失或损坏。油田之间比较分散，而各个油田企业在人员上普遍有基数大、人员情况复杂等一系列特点，加上油田企业档案的运送和移交的程序比较多，那么在这个过程中就无形的增加了因人为因素造成档案丢失或损坏的可能性，
当然，油田企业档案管理是个需要细心和责任心的工作，如果一旦在日常的工作中管理不善或出现人为地各种问题，油田企业档案管理工作中存在的风险是多样的，必要比较常见的情况是各种档案手续会出现不全甚至根本没有的情况，特别是好多油田企业在信息化社会应用电子档案的形式进行存储，由于操作不当等原因可能会导致数据的丢失甚至泄露，危害油田企业集体的利益。
二、油田企业档案管理中的风险控制
针对以上几个方面对于油田企业档案管理过程中相关的风险分析之后，相应地预防措施是必要的，但是由于油田企业中的档案管理是个复杂的系列工作，牵扯到油田企业各部门的工作态度和工作程序问题，因此风险预防措施也是需要从大方面、多角度去进行，笔者结合已有研究成果，认为就当下油田企业档案管理中预防措施主要应该从以下几个方面去入手：
（一）提高认识水平，真正认识到档案管理工作对于油田企业的重要意义。我们都知道，意识决定行动，对于档案管理工作的意义有一个高度的、比较深刻的认识，在这种认识的基础上去投入到具体的实际工作当中去，这是一种标本兼治的方法，是油田企业应该大力去抓的一个重要方面。因此广大油田企业要积极通过培训、学习等不同的方法和形式去加强对相关人员的教育培训，使他们在思想认识上达到一定的要求，继而从具体的工作上认真负责。
（二）及时积极的风险评估是重要保障，应坚持不懈。油田企业的档案管理工作具体到实际工作中还是要通过不同的部门和不同的个人去完成的，因此在这个意义上加强各个部门在档案方面的评估是最有意义的工作，也是最能够体现效率和质量的环节，各个部门的相关从业人员要接受相关专业的培训和教育，学习风险评估的具体方法和流程，定期进行检查，这是保证油田企业自身在档案管理工作中万无一失的主要保障。
（三）完善相关制度和操作流程，不断使档案管理工作走上制度化的轨道。相关部门要加强在制度和工作流程方面的研究和整体部署，制定一整套可行性强的措施来，并通过一定的途径是这一套措施坚决的在各个工作环节和部门实行开来，保证档案工作的正常有序。
（四）不断完善油田企业在档案使用过程中的规范性。这点强调，各个部门也好，个人也好，在使用企业档案的过程中要有章可循，该签字的签字，该申请的申请，防止在使用过程中出现丢失甚至擅自涂改的恶劣行为，具体的工作程序不能不严格执行，这也有利于在这方面出现问题之后便于相关责任的查询和追究，有力的保障油田企业档案管理中的严肃性。
（五）加强档案管理，强化基础设施。档案对于每一个单位和集体都是重要的，对于油田企业更是这样的，那么相应的基础设施就要有相应的提高，比如资料室和档案室的安全防盗设施一定要符合要求，相关的资料出项问题的时候要有一套比较完备的报警和预防措施，在短时间之内通知相关的领导，努力把损失和危害降低到最小。
（六）努力做好电子档案的管理工作。在信息化的今天，油田档案采用电子化的形式进行存储和操作是与时俱进的必要手段，这样具有方便快捷和操作灵活的优势，有效地减轻相关部门的人员压力，但同时如何做好电子档案的管理工作也是个如影随形的问题，要积极防治相关信息的丢失和泄露，加强相关从业人员在电子档案方面的学习和培训，定期检查和监督他们的工作，保证电子档案的有效运行。
三、 结语
油田企业档案管理工作是一个复杂的系统工作，其中需要各个相关部门和各个相关涉及到的人员要积极自律，共同做好油田企业档案管理工作，这是摆在我们面前的一个十分迫切又重要的课题，我们一定要强化认识，优化方式，以灵活的工作把这项工作落实到实处，为建设社会主义和谐社会做出一份力。
房地产档案是指有关行政管理部门对房地产证的登记、交易买卖、房屋拆迁等一系列活动，再经过相关部门的收集信息、整理信息、判定信息形成的能够反映产权人、房屋状况和建筑用地情况，并将这些信息通过一定的方式（文字、图纸、照片、录像带等）详细的记录下来，作为日后参考的依据。随着我国的改革开放的深入，人们对居住环境的需求也越来越大，更多的房地产事业应景而生。在这一栋栋的高楼大厦的背后，是一项至关重要的房地产档案管理工作，这项工作的存在促进了房地产事业的稳健发展，也是房地产事业发展过程中较为重要的环节之一。只有完善的房地产档案管理，才能稳步促进房地产事业的发展。目前我国市场经济背景下，房地产档案管理工作种类很多，也逐渐改良了传统的管理工作，但是仍旧会存在一些问题。这个无法脱离房地产事业的快速发展所带来的根源影响。房地产档案数量较大，并且具有一定的法律效益，对于其中的弊端和风险要做好必要的评估，才能保证房地产事业的稳步发展。
2房地产档案管理工作存在的现状
2.1房地产档案收集信息的途径单一。由于收集信息汇总成资料的途径单一，受到收集信息不全面的影响，导致了目前房地产的现状与所收集汇总的档案记录信息不符，导致了所有权信息对应不上的问题，造成了产权人无法受到合理的法律权利的保护。为了保证每个登记和变更过程文件资料的完整收集，必须要改变当前单一的收集信息方式。2.2多载体产权档案未受到重视。多样化的载体管理，有利于保护档案信息受不可控条件的影响，比如自然灾害这类不可控的因素对档案的工作造成遗失，信息的缺漏；同时更加有效地全面性真实记录，增加记录信息的可靠性。但是目前房地产的档案载体也较为单一，通常都是以纸质档案为主，即使也有了磁盘等新媒介的加入，不过在实行的过程中并没有广泛的使用。2.3档案管理工作鉴定不足。档案管理工作的鉴定关系到档案的存放时间以及销毁时间和是否需要优化档案。目前存在的现状是国家没有明文规定房地产档案的管理期限，导致了管理过程中工作得不严密性，可能会造成了档案的损坏。比如档案到了一定的年限是要被清除的，但是在后来需要进行数据统计的时候缺有恰好失去了该档案的真是记录。随着房地产档案的日益增多，分类也是不尽相同，若是不及时进行有效的鉴定控制档案的去留，很可能会发生档案成堆的危机。2.4缺失复合型专业人才。在房地产档案管理工作中需要复合型人才，不仅需要一定的计算机技术，还需要有专业的房地产档案管理知识，同时具备一定的职业素养。当前，房地产档案管理工作发展速度较慢就是因为缺失具备计算机能力人才和复合型人才。如何快速的发展档案管理工作，需要及时的发现人才，留住人才，培养人才才是目前需要关心的重点问题。2.5对风险的抗击能力不足。目前房地产档案工作还存在一个问题就是对风险的抗击能力不足。档案的管理一般会分为纸质档管理和电子档管理，但是纸质档档案容易收到环境和自然灾害的影响，比如天气潮湿，导致纸质档案受潮，或者是洪水造成纸质档案的破坏等等；而电子档案的管理工作可能会受到一些黑客的入侵、管理员的操作失误以及病毒的入侵导致的信息缺失和破坏。若是抗击风险指数不高，信息安全很容易受到威胁。
3房地产档案管理工作对策
经过一系列的调查研究，对于目前所存在问题，需要从培养人才、加强数字信息化管理、收集信息规范化、添加风险评估、提高社会利用价值等方面入手。可以通过以下几点改善：3.1加强人才培训，明确工作责任。由于房地产档案管理工作的重要性和现代化信息建设发展，表明了需要一个专业的团队带领。作为档案管理工作的工作人员是至关重要的岗位，需要明确其工作职责，方能提高工作效率。同时，及时引进专业的计算机人才，对档案管理工作的人员进行系统专业化的培训，培养出能为档案管理工作付出的复合型人才。3.2增强数字信息化，采用多载体进行存储。房地产档案管理工作受到现代信息化科技的影响，纷纷采用了信息化进行档案管理。通过信息化的档案管理，更能收集到详细的信息，进行系统全面的整理，录入系统，使得管理工作变得更加便捷。电子文件的记录成为新形势的录入方式。同时要采用多种方式将收集的信息进行整理记录，现实档案载体多样化。由于采用了新形式的数字信息记录，在查询的时候可以有选择的调出所需要的数据，大大的加强了信息的可查询能力。3.3规范收集与鉴定的方式。房地产的收集信息工作是整个环节中最为重要的环节，收集信息的可靠性会直接影响到之后档案录入的真实性，若是收集工作处理不到位，很容易造成管理工作的损失。档案管理工作的人员不能单一的局限在等级确权的环节，要对每一个变更的环节都要进行跟踪了解，将其工作职责规范化。档案的鉴定工作是为了降低档案的损失，那么就要形成科学系统的分析，对不同的档案内容进行科学有效的判定，根据价值的大小确定保存的时间，尽可能的提高档案的效益性。3.4增加风险评估。目前房地产档案管理工作存在着大量的风险，比如信息化风险，人才风险、投资风险等，这些风险若未能形成统一的意见，很容易在今后的管理工作中爆发出危机。风险评估就是要对风险进行量化，分析风险的大小，是否需要采取相应的防御措施。3.5主动服务，满足客户需求。房地产档案管理工作不是坐在办公室等待别人上门，应当主动出击，加强宣传力度，提高自身的影响力。一边可以通过电视、广播、网络等方式进行宣传房地产档案的价值所在，一遍开设咨询服务，让更多的人了解到档案工作的重要性，才能促进房地产档案事业的扩大和使用范围，为社会提供更高的价值。
作者:周斌 单位:眉山市房地产管理局
参考文献：
[1]石巧明.论土地测绘档案网络化管理[J].工程技术研究,2016,(7):237.
关键词：数字档案馆；生态系统；管理
数字档案馆生态系统在快速变化的社会发展环境中必然会面临各种机遇与挑战，如何保持自身的健康可持续发展，这不仅涉及经济、社会、技术等制约数字档案馆发展的核心要素，而且，关切到未来国家档案事业的发展。为此，本文拟从战略管理、协同管理、风险管理以及生态管理等方面，初步探讨如何加强对数字档案馆生态系统的管理，保持数字档案馆生态系统的健康运行和可持续发展。
1 战略管理
战略管理是“围绕着战略的制定、决策、实施和评价而采取的一系列手段和措施的动态过程，对组织的发展方向具有长远的、全局性影响”[1]，广泛存在于政治、经济、社会、文化、教育、科技等领域活动中。目前，战略管理已引入档案事业发展和电子文件管理的研究中。冯惠玲教授指出，“面对电子文件管理这一历史性挑战，仅有战术、方法的应对远远不够，还需要有面向全国的宏观思维和战略应对，才能把这项事业推向前进”[2]，“从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排，体现了一个国家对电子文件管理的基本态度和总体思路”[3]。国家档案局杨冬权局长指出，“管理好电子文件，关系到国家和社会历史记忆的长期保存，关系到人类文明的传承延续”，“不仅要考虑电子文件的今天，而且还要考虑它的明天和后天；不仅要考虑电子文件的短期效益，而且还要考虑它的长远效益”[4]。2010年，由中央办公厅牵头，国家档案局等相关部门为成员单位成立的国家电子文件管理部际联席会议办公室，标志着我国电子文件管理国家战略正式启动[5]。
数字档案馆生态系统研究立足于从整体性、系统性、平衡性、动态性等生态学思想，观察和思考数字档案馆的运行与发展，其中隐含着战略管理的思维。以战略管理思维为指导，将数字档案馆生态系统与社会发展、经济发展、文化发展以及信息技术发展等联系起来，研究数字档案馆生态系统发展态势，制定具有全局性、前瞻性、长远性的数字档案馆发展战略，并依据所制定的战略采取相应的计划、措施、步骤。实施数字档案馆生态系统的战略管理，能够将系统中的各种生态要素联结起来，形成一个互相依存、互相制约的整体，保持数字档案馆生态系统的健康运行，推动数字档案馆建设的可持续发展。同时，对于一个国家、一个地区而言，数字档案馆生态系统战略管理将是一项跨机构、跨部门的综合管理，与国家（地区）信息化发展战略、电子政务战略等密切配合，与相关组织机构建立战略联盟，协调数字档案馆生态系统与社会组织系统、社会信息系统之间的关系，在激烈的生态位竞争中实现数字档案馆生态系统的社会使命与专业价值。
2 协同管理
协同管理是“运用协同学自组织原理，通过建立‘竞争—合作—协调’的协同运行机制，把系统中价值链形成过程的各要素组成一个紧密的‘自组织’体系，共同实现统一的目标，使系统利益最大化的管理体系”[6]。在数字档案馆生态系统中，要积极实施协同管理，使得各生态因子之间密切协作、互动开放，建立和谐共存、协调运行的数字档案馆生态系统管理体系，保障数字档案馆生态系统健康运行和持续发展，其内涵主要表现为：
一是要协调数字档案馆生态系统主体之间关系。围绕数字档案馆档案信息资源管理与利用，加强档案形成者、档案管理者、档案利用者之间的联系，建立有效的协同合作机制，实现档案信息资源的有效收集、科学管理和充分利用，保障数字档案馆生态系统数字资源管理活动的良性运行。
二是要协调数字档案馆生态系统主客体之间的关系。围绕数字档案馆建设，充分发挥档案形成者、档案管理者、档案利用者的主观能动性，将生态系统中各生态因子组成一个紧密的协调运行体系，调动各种生态因子的作用关系，实现与数字档案馆生存环境的均衡发展与和谐共生。
三是要协调数字档案馆生态系统客体之间的关系，突出表现为内部环境协调和外部环境协调。内部环境协调主要是协调数字档案馆生态系统运行机制、信息资源、基础设施、组织文化等生态因子之间的关系，建立良性的运行机制，保障数字档案馆正常运行；提高档案信息资源质量，优化档案信息资源结构，建立档案信息资源管理体系；强化基础设施建设，增强数字档案馆保障能力；创建和谐文化氛围，提升数字档案馆工作者的内聚力、向心力，使数字档案馆生态系统微观环境功能最优化。外部环境协调主要协调数字档案馆生态系统宏观环境和中观环境中各生态因子之间的关系，激活数字档案馆生态系统外部环境各生态因子的功能。通过协调数字档案馆生态系统社会、政治、经济、文化、科技等社会环境以及地质环境、气候环境、生物环境等自然环境之间的关系，创造社会稳定、政治民主、经济富足、文化繁荣、科技发达、自然生态和谐的环境氛围；通过协调档案行政管理机构、档案行业协会、传统档案馆以及其他信息机构等之间关系，提升档案行政管理能力与协会业务协调能力，发挥传统档案馆的优势，与其他信息机构竞争合作，拓展数字档案馆生存发展空间。
3 风险管理
目前，风险管理广泛应用于经济与社会发展过程中，特别是在企业管理、信息管理等领域应用突出。在档案学研究中，风险管理思想和方法也被关注和重视。近年来，档案学界高度关注电子文件的风险管理，认为由于“计算机系统的脆弱性、电子文件的重要性、电子文件安全标准的复杂严格性、电子文件受损所造成后果的严重性，要求我们建立一套科学、严密的风险管理体系”[7]。冯惠玲教授在《电子文件风险管理》专著中，全面探究了电子文件风险管理的成因、规划、监控、识别、评估以及应对等内容[8]。数字档案馆生态系统风险管理是在风险识别、风险评估的基础上，积极采用相应的风险应对策略，规避和化解数字档案馆生态系统建设与发展中的各类风险。数字档案馆生态系统的风险管理要强化“安全第一”战略，突出档案安全意识，主要包括实体安全和信息安全。
3.1 实体安全。数字档案馆生态系统实体安全主要体现在档案载体安全与档案库房安全两方面。在传统档案馆或传统档案管理中，档案载体安全是档案馆库房管理和档案保护的重点内容。在数字档案馆生态系统中，数字档案载体安全成为新的课题，数字档案载体寿命短，容易受损，且档案信息内容无法直接阅读，档案信息具有瞬间即逝的可能，需要采取有效的防范措施和定期拷贝、检查制度，避免数字档案载体受损，确保馆藏数字档案载体的安全性、可读性和有效性。
档案库房安全一直存在诸多风险，如“档案装具、档案安全防护基础设施不完善、档案库房设计不规范、档案库房安全管理制度空泛、档案库房安全应急预案缺失”[9]等，这些都对档案馆库房安全管理带来潜在威胁。在数字档案馆生态系统中，库房安全增添了新的内容，如计算机机房安全、数字存储实体安全等，需要采取防火、防潮、防热、防盗、防震、防电磁干扰等措施，切实加强档案库房安全建设，不断完善、健全档案库房安全管理制度，制定数字档案馆库房安全应急预案，注重与相关部门之间的应急联动，在面对突发事件时最大限度地保护档案实体安全，减少档案损失。
3.2 信息安全。“数字档案馆的安全，涉及电子文件与数字档案在生命运动周期各个阶段的安全保护，包括电子文件的产生、传递、存储、检索、利用等各个环节”[10]。数字档案馆生态系统信息安全主要包括档案信息内容安全和档案信息系统安全两方面。
数字档案信息内容具有易消逝性和易修改性等特点，安全风险大。2009年起，国家档案局就要求“各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全”[11]；2010年，国家档案局杨冬权局长再次强调，“确保电子文件的齐全完整、真实有效，让今天的电子文件在几十年、几百年后还能被人读取利用，是一个需要特别注意的重大问题和特别需要解决的根本问题，不建设好档案安全体系，今天的电子文件和数字档案在若干年后将无法读取，信息空白的惨剧将无法避免”[12]。
档案信息系统安全是网络环境下数字档案馆面临的新的安全风险，给数字档案馆生态系统带来了不可忽视的安全隐患。2010年，《数字档案馆建设指南》指出“数字档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等，应当采取相应的措施和管理手段应对这些安全隐患”[13]。数字档案馆生态系统须高度重视信息系统安全，采用多维管理与控制体系，加强制度建设，提高安全管理意识；加强信息系统安全防护措施，提高系统安全防范能力，确保软硬件系统的稳定、可靠；建立网络安全管理与防护体系，利用各种手段和措施，增强网络免疫力，保障网络不被攻击，有效维护数字档案馆信息系统安全。
4 生态管理
生态管理于20世纪70年代起源于美国，它“运用生态学、经济学和社会学等跨学科的原理和现代科学技术来管理人类行动对生态环境的影响，力图平衡发展和生态环境保护之间的冲突，最终实现经济、社会和生态环境的协调可持续发展”[14]。随着生态管理的应用和发展，其内涵得到进一步延伸，如低碳管理、绿色管理、生态伦理等，都成为生态管理的重要内容。通过生态管理，能够为数字档案馆生态系统营造良好的环境氛围，实现数字档案馆与社会政治、经济、文化等之间和谐发展。
4.1 低碳管理。数字档案馆生态系统低碳管理，重点反映在档案管理成本的节约和档案利用成本的节约上，可以实现数字档案馆生态系统管理高效化，优化管理程序，将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，提升工作效率，节约管理成本，降低管理能耗。数字档案馆生态系统通过运用信息、网络、通讯等现代技术手段，提供便捷、快速、高效的档案信息利用，实现“一站式”检索、在线利用、全天候服务，避免用户奔波之苦，减少交通成本；通过网络，可以打破时空限制，随时随地利用档案信息资源，实现档案信息资源共享。
4.2 建筑生态。数字档案馆生态系统建筑生态体现在数字档案馆库房建设上，强调以生态建筑意识为指导，建造环保、节能、绿化且符合档案保护要求的数字档案馆库房。一方面，数字档案馆建筑设计要遵循“适用、经济、美观”的原则，利用低耗能、低污染的材料建造数字档案馆，与周边环境和谐共处；通过库房智能化管理、低碳管理，提升用电效率，降低库房管理成本。另一方面，数字档案信息存储密度高，同纸质档案相比，大幅度节省存储空间，减少存储库房；否则，档案馆盖得再大，也难以承受知识、信息爆炸带来的存储压力。
4.3 资源生态。目前，数字档案馆数字档案信息少，民生档案信息少，特色档案信息少，档案信息利用率不高，需要重点加强数字档案、民生档案和特色档案信息资源建设，建立广泛覆盖人民群众的档案信息资源体系，实现档案信息资源多样化、特色化、民族化，满足社会对档案信息资源的多样化需求；同时，数字档案馆信息系统设计各异，数字档案信息资源来源广泛，数字档案信息异构现象严重，难以实现资源共享，需要重点加强数字档案馆规范化、标准化建设，提高数字档案馆建设效率，避免数字档案馆重复开发，实现数字档案信息资源共享，保持信息生态平衡。
4.4 生态伦理。生态伦理要求“把伦理关怀作为开发、利用和改造自然（环境）的经济社会活动的一个行为准则，树立一种全新的、与环境承载能力相适应的价值观念和生活方式，促进人与自然的协调发展”[15]。运用生态伦理思想和伦理道德对数字档案馆生态系统实施调控，一方面，可以提高档案形成者、档案管理者的责任意识和自律意识；另一方面，也可以有效防范各种信息干扰和安全风险对数字档案馆生态系统的破坏，强化主体的自律和约束，达到生态平衡。数字档案馆生态伦理突出表现在档案保密与档案信息开放上。数字档案馆生态系统中，档案管理者需要强化保密意识，遵守《档案法》、《保密法》等相关法律法规要求，保护档案知识产权，维护档案信息的安全，杜绝泄密现象的发生；同时，要处理好保密与开放之间的关系，克服“保密保险、利用危险”的工作意识，杜绝以保密为借口、以未开放为借口、以无馆藏为借口等理由不提供档案信息服务，阻碍档案的开放利用。
注：本文为国家社科基金项目《数字档案馆生态系统研究》（编号08BTQ040）研究成果之一
参考文献：
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