发布时间：2023-05-24 16:34:07
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关键词：医院基建档案；信息资源；措施
中图分类号：G271 文献标识码：A
原标题：医院基建档案管理的问题与对策
收录日期：2013年7月30日
基建档案的管理是整个基本建设管理中一项重要的基础工作，已渐渐成为医院工程建设项目的重要依据。基建档案不仅涉及到建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的有保存价值的文字、图表、声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，还涉及到包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件及交付使用过程中的改建、装修、设备安装施工过程和结果的记录等。为了不断提高医院基本建设项目的质量和效益，充分发挥基建项目在医院工作的作用，规范医院建设工程文件的归档整理，保障医院基本建设档案资料能够准确、完整、长期、有效地保存并能够保障、快速地为需求提供所需的服务，医院应当加强基本建设档案资料管理工作。
一、基建档案在医院建设中的作用
1、基建档案为医院现状布局和远景规划提供重要依据。医院基建档案是医院基本建设活动过程中的一项重要组成部分，又是医院建设发展的重要基础和依据。档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、扩建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料。任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，因此为医院现状布局和远景规划提供了重要依据。
2、基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源。医院要发展，就必然加大投入力度，既要建设新区又要改造旧区，还有日常的维修管理，经常引起纵横交错复杂矛盾，要解决好这些问题，就要健全法制和依靠基建档案。例如，我院随着总体规划的逐步进行，从二部的建设到一部院内住院部的改造装修到营养部、图书馆楼的改建到急门诊的改扩建，又到三部的建设，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要通过查考许多过去的相关资料，掌握历史的资料，从而确定新的建设总体规划。这样不仅可以加快建设速度，还可以提高设计质量及经济效益。由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案是医院工程建设的真实记录，它客观地记载了当时的历史情况，反映了医院基本建设的完整过程，为医院领导班子决策提供依据，因此基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，体现了医院基本建设的成长与发展历程。
二、医院基建档案管理工作中存在的问题
1、档案管理人员知识缺乏。从事档案管理工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对基建档案管理知识了解得不够，导致对基建档案管理重要性的思想认识不够。在工作中发现相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有填写，或编号较乱，没有编号或重复编号的等问题没有及时发现，使案卷管理不规范的现象较普遍。
2、档案管理意识不强。基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨。由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业技术知识和工作程序，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，再加上基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案资料流向不清，使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。
3、档案管理制度不健全。基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，各部门没有制定相关基建档案的收集、管理制度，使基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，存在“重工程建设，轻档案管理”思想，工程项目管理和技术文件资料出现分散、损坏、丢失等情况，制约了档案管理工作的持续发展。
三、医院基建档案管理改进措施
1、提高基建档案管理人员素质。提高基建档案管理人员的意识，加强对基建档案管理人员的业务培训工作。正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证，通过了解基建工程建设程序和基建专业知识，掌握基建档案管理知识及整理规范操作方法，让每个工作人员都了解、重视基建档案管理工作，平日注意学习新技术，紧密联系改革、技术、发展的新要求，努力提高自己的业务素质和科学知识，拓宽知识面，优化知识结构，做好基建档案管理工作，提升医院管理水平和基建工程建设水平。
2、建立健全基建档案管理制度。建立健全基建档案管理制度并严格执行，是做好基建档案管理的基础。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，应配备专职档案人员，明确各自管理职责，细化各项制度，真正落实到部门和人员责任中。严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。
3、加强硬件建设，努力实现档案管理现代化。医院基建档案是医院全部基建活动的真实记录，是医院宝贵的历史资源，体现了医院基本建设的成长与发展历程。为此，医院基建档案是医院管理工作的重要环节，对医院效益产生重要影响，是医院提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。因此，要加强医院基建档案的科学化管理，加强硬件建设，实行基建档案现代化专业管理模式，建立基建档案管理网络体系，深化职能，依法治档，按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率，使医院的基建档案资料能更好地为医院的建设事业不断发挥借鉴与参考的作用。
随着医疗事业改革的进行和深入，医院的发展规模也不断扩大，基建档案随之也越来越体现出它的重要性。做好基建档案管理工作，保证工程档案资料的准确、完整和系统尤为重要。
主要参考文献：
[1]赵霞.浅谈医院基建档案的管理[J].中华现代医院管理杂志，2006.4.
[2]朱俊.档案管理现代化的重要性[J].中华现代医院管理杂志，2004.5.
关键词：高校基建档案；档案管理；问题；对策
随着我国社会经济的快速发展，我国的高等教育事业也取得了长足的发展，高等学校基建工程项目的建设也越来越多。在高校基建工程施工中，基建档案是对基建项目进行核查、审计、管理以及后期扩建、维修的重要依据，做好高校基建档案管理工作具有十分重要的作用。但是，当前高校基建档案管理工作中存在着许多问题，对其展开探讨十分必要。
一、高校基建档案管理工作的特点
在高校基建档案中因为具有多重化管理和多元化投资主体的特点，致使高校档案的管理工作具有社会性和复杂性的特点[1]。随着社会的不断发展，高校管理工作的不断进步，使其对高校基建档案的质量、档案信息的完整性和准确性有了更高的要求。基建档案管理工作只有不断地适应时展的需求，才能充分发挥高校基建档案管理工作的作用。基建档案主要包含影像资料、声像资料、纸质档案等形式，在基建过程中会连续不断地产生各种资料。因此，如何有效、准确、完整地采集、整理和移交基建资料是目前基建档案管理工作中面临的重要问题[2]。
二、高校基建档案管理工作中存在的问题
（一）单一的基建档案使用方式。目前，在大多数高校中，使用者都是通过上门借阅的方式使用基建档案，上门借阅的方式使基建档案得到了利用，但是因为长期、单一的使用原件，会使档案原件发生字迹不清、页面污渍等现象，严重的则导致档案破损，甚至会发生档案遗漏或丢失等问题，从而不能完好地保护基建档案。（二）整理档案不规范。基建档案管理工作的专业性很强，它要求基建档案管理人员具备专业的档案管理知识和相关的基建工作专业知识。而在实际的高校基建档案管理工作中，很多高校基建档案管理人员并非专业出身，大多只具备一种专业技能，并不能完全符合基建档案管理工作的要求，由此也影响了其管理工作，从而在管理过程中面临各种困难[3]。在整理基建档案资料时，因为施工方和监理方等单位会源源不断地连续提交各种资料，而管理人员由于专业管理知识的缺乏，严重影响了基建档案的质量。特别是在分类复杂的图纸时，经常会发生各种失误，使档案整理工作杂乱无章[4]。（三）书写档案不规范。在整个档案管理工作中，当然也包括在编制过程中的设计院、项目施工方、监理方，他们在档案编制过程中，因为不规范地书写档案资料，比如书写用笔的不规范，有需要手工书写的资料却打印，需要打印的资料却书写。因为笔墨不耐久，时间长了会发生字迹扩散或脱落等现象，而需要特殊强调的字体颜色却没有正确使用，以致影响了资料的准确性。不规范地书写档案不利于档案的保存。（四）记录档案信息不规范。基建档案包括很多的基本信息和资料，比如编制档案的日期、签字日期、印章、签名、设计方、施工方等，在记录档案的基本信息时，档案管理人员不仔细、疏忽大意地对待工作，会使得档案资料缺乏完整性。（五）档案资料收集难度大。因为基建档案具有完整性、专业性和成套性的特点，而且它形成的周期长、涉及的单位部门多，使得档案管理人员在收集档案资料时的难度增大。基建档案包括很多资料，既有基本的档案资料也有隐蔽的内部工程和地下管网资料等。很多基建工程大都隐藏在地下或墙体内，而隐蔽在地下、墙体内的资料，其收集的难度更大，也容易使管理人员在收集过程中出现遗漏或缺失。（六）单位部门间缺乏合作和沟通。因为高校档案管理工作人员缺乏专业的基建知识，使其不能主动地协助、指导和督导基建部门对于档案资料的收集和整理工作。而基建单位和部门因为自己的便利，不会主动提交基建档案资料，而是将其放置在自己的单位部门留己私用。各单位部门缺乏合作和沟通，使基建档案资料不能及时的收集、整理、移交。
三、提高高校基建档案管理工作的策略
（一）建立具体的基建档案系统。目前，大多数高校的基建档案管理系统都存在局限性，没有整体性和针对性的基建管理系统。笔者根据基建档案的管理特点，提出建立具体的基建档案管理系统，以方便管理人员的基建档案管理工作。因为基建档案资料非常多，而且涉及的范围很大，而管理人员又必须手工记录，增加了工作量和工作难度，降低了基建档案管理工作的效率。为了保证基建档案收集的完整性和齐全性、整理的便捷性和条理性，建立具体的基建档案管理系统，可以及时地记录档案资料、清晰地分类档案资料，实行分区管理档案，避免管理人员的重复性工作。具体的基建档案管理系统如图1所示。（二）建立相应的基建档案管理制度。基建档案资料数量繁多、收集时间长、涉及单位广，而很多档案资料需要重复使用和审批，致使在基建档案的收集过程中经常发生文件移交和文件借阅的问题。因此，需要建立相应的基建档案管理制度，规范文件移交和文件借阅等手续，实时掌控档案资料的完整性，防止发生档案遗漏、缺失等损失[5]。（三）设立专门的管理部门。基建档案管理工作涉及的单位部门广泛，必须得到校领导和基建处领导的支持，由具备专业档案管理知识和专业基建知识的工作人员进行基建档案管理工作，并设立专门的基建档案管理部门，严格操作档案的收集、整理、移交、保存等各环节。在基建档案管理部门必须配备专业的基建档案管理软件和硬件，对档案的收集、整理、移交、保存等各环节提供便利。（四）对档案实施分类模式。基建档案资料数量繁多、收集时间长、涉及单位广泛，容易导致在管理工作中发生失误。因此，要对基建档案实施分类模式，保证档案资料可以及时地收集和分类整理，以此提高基建档案管理工作的效率和质量。具体的档案分类模式如图2所示。基建档案的资料包括名称、编号、日期、批准部门、发文部门，对基建档案必须依照时间进行顺序排列，在编制基建档案时实施分册立卷、归类排序。由于在高校基建档案的移交环节，管理人员必须按照校档案馆和当地城建档案馆的移交要求进行不同的分类编制。因为必须将基建档案中的工程竣工档案移交给城建档案馆，而城建档案馆更注重的是基建工程项目竣工的资料；工程建设全套档案移交给校档案馆，而校档案馆更注重整个基建工程项目的全部资料。因此，在编制基建档案时，可以分为大型工程的分期分项模式和单体工程模式[6]。1.大型工程的分期分项模式图1基建档案管理系统大型的工程档案编制由设计院、施工方、监理方等单位进行，在编制过程中，以工程的总体规划为主线，以分期工程为索引、以分项工程为基点，对整个工程资料进行编制。以整个工程主体进行统筹规划，对每期每项工程进行档案编制，化繁为简。而具体的档案名称则根据每期、每项的名称进行编制。2.单体工程模式因为单体工程比较独立，资料比较清晰明确，只需要根据常规的流程收集和整理档案，在完成档案后移交相应的单位部门即可。而校档案馆常规的编制要求是使用学校规定的文件盒对档案进行分类分册按项目名称编号并保存。城建档案馆常规的编制要求是工程竣工结束四方验收后，由设计院、施工方、监理方等单位共同完成编制工作，按照图纸和文档进行分类分册保存。（五）对基建档案实施移交归档模式。在高校基建档案的移交过程中，档案必须移交到校档案馆和当地城建档案馆。高校基建档案包含工程竣工档案和工程建设全套档案，其中工程竣工档案移交当地城建档案馆，工程建设全套档案移交校档案馆。通常情况下，基建工程都会存在项目资金问题、项目难易问题、项目工程大小问题等，从项目立项审批到项目竣工使用的时间并不固定。因此，基建档案管理人员必须及时完整地收集、整理档案资料，最后将档案移交给相应的单位部门。而档案移交包括分期移交归档和集中移交归档两组模式[7]。1.分期移交归档模式因为大型的基建工程建设的时间长，需要分时间段进行建设，导致资料的收集和整理也需要分时间段进行。在工程建设过程中，档案管理人员必须实时地收集和整理资料，当完成与工程对应时间段的档案后，需将此档案进行及时的移交归档。对每个时间的档案进行统一的编号，分期分项排序，有条理的归档，可以减少基建档案管理工作量，为后期档案的存放提供足够的空间。2.集中移交归档模式集中移交归档模式的前提是基建档案管理室必须具有足够的存储空间，可以有效地保存所有的基建档案。在基建工程竣工后，基建档案管理人员检查核对所有资料是否准确完整，确认无误后，将全部档案资料进行集中移交归档。将所有档案进行统一编号，使档案规则系统。
综上，目前高校基建档案管理工作主要存在单一的基建档案使用方式、整理档案不规范、书写档案不规范、档案资料收集难度大、单位部门间缺乏合作和沟通等问题，针对这些问题，笔者提出要建立具体的基建档案系统、建立相应的基建档案管理制度、设立专门的管理部门、对档案实施分类模式、对基建档案实施移交归档模式等策略，以期提高高校基建档案管理工作的质量和效率。
作者:黄海铿 单位:潮州广播电视大学
参考文献：
[1]李静霞.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].科技风，2016（2）.
[2]王翀.我国高校基建档案管理存在的问题及改进措施研究[J].科教导刊(中旬刊)，2015（10）.
[3]肖永菊.谈高校基建档案管理工作存在的问题及对策[J].科技信息，2011（11）：569-560.
[4]程靖.高校基建档案管理的问题与对策[J].广西经济管理干部学院学报，2013（8）：94-97.
[5]贠卫祺.高校基建档案管理工作的问题及对策研究[J].江西建材，2015（5）：253.
【关键词】医院基建档案；档案管理；创新发展
为了配合医疗改革的发展，医院的基建档案管理工作也需要积极地展开创新，使其能够为医疗事业提供更加便捷、高效的服务，只有不断的创新能够跟上时展的步伐，具体的创新工作应该从细节入手，医院基建档案的创新发展能够提升实际的工作效率，基建档案得到更加充分的利用，在今后的发展中需要注重对基建档案管理中的不足进行改进，为其创新发展提供一个良好的基础条件。
一、医院基建档案管理创新的意义
从一定意义上来看，医院的基建档案反映的是建筑物的演变与发展历程，是医院某个时期建设活动最原始的资料，能为历史查找、产权查证、经济纠纷及科研提供素材。由此可见，基建档案所具备的服务价值是非常长远、重要的。对医院基建档案管理进行不断的创新可以更好地为医院的未来计划、建设提供完整、真实的参考依据，对于推动医院的可持续发展有着积极的意义。另外，医院基建档案管理也是时展的一种内在要求，对于医院中档案管理工作人员的综合素质的提升有着重要的促进作用。分析医院基建档案管理的内容可见，这一工作主要就是借助合理的管理方法将基建档案所具备的价值功用充分地发挥出来，为医院其他工作的顺利开展提供支持，这也说明了，医院基建档案管理工作的不断创新是非常必要的一项工作。具体的医院基建档案管理的创新，需要相关管理人员不断提升自身专业素养，树立创新意识，提升管理能力，为基建档案管理工作的顺利开展打好基础。
二、医院基建档案管理的不足
（一）专业的管理人员及管理设备不足。医院基建档案包含医院内部的各种重要的资料与信息，是医院研究工作的重要参考，但是许多医院忽略了基建档案管理工作的重要性。大部分医院更愿意将预算支出安排在专业的医疗设备的更新换代上，而对档案管理设备的更新则比较忽视，这使得档案管理设备的功能严重弱化，在档案的查找过程中只是能进行简单的检索，稍微复杂的操作都不能完成，更不用说对档案实现科学的分类了，最终造成了档案查找效率的低下。另外，医院配备的档案室管理人员通常都缺乏专业的档案管理素质与能力，有的医院因为相关人员的缺乏，还会安排医院的医生到档案室进行值班，没有经过专业知识技能培训的人员缺乏实际的档案管理经验，也没有正确的档案分类管理意识，容易降低档案管理的实际效率，有的情况下还可能会出现重要档案的遗失等问题，严重制约了档案规范化管理的进步。
（二）系统的档案管理制度不完善。医院对基建档案管理工作的开展缺乏足够的重视，相关的档案管理制度也不够完善，这也给医院其他工作的顺利开展带来了一定的不利影响。比如，在对病人的资料进行管理的时候没有一个系统的管理机制，同一个病人在不同科室检查后产生的病例资料不能集中进行存放，这样容易出现病例遗失的情况，对以后病人病例资料的查阅工作带来了困难。另外，因为档案管理制度上的缺陷，各个科室的资料通常都会存放在自己的科室里，这种存放方式容易出现资料遗失的情况，还会阻碍医院形成系统化的资料查阅机制。所以，为了能够正确地解决资料查阅过程中存在的各种问题，就需要形成一个完善的资料存放与管理制度。
（三）档案管理模式封闭，只注重病例档案。医院对送交保管的资料，尤其是病人资料和诊断病例资料都是要求保密保管的，所以，档案管理人员一般不会对送交保管的资料进行审阅，只是依据送管者的描述进行分类存放。这种情况下，服务对象是比较单一的，而且按照保密的相关要求，档案不能对外开放，这样很多优秀的治疗方法就不能及时地被发现，这对于医疗的进步是一种损失，长久之后也就形成了一种封闭式的管理模式。病人的病历档案在了解病人的病情、制定治疗方案等工作中都有着重要的作用，通过病例上的信息就可以掌握病人在医院就诊的全部过程，并且还能详细的看到病人的真实治疗过程，可以在评价医院的治疗水平上发挥重要的参考意义。病例资料中所记载的各种新型治疗方法也可以为医学的进步提供确切的依据。一部分医院也已经开始意识到了病例资料的重要性，并且设置了专门的存放科室，但是对其他类型资料的存放依然缺乏完善的制度。
三、医院基建档案管理创新策略
（一）加强观念创新，实现基建档案管理理念现代化。正确的基建档案管理工作的创新对于医院基础管理工作与医院信息化发展有重要的指导作用，基建档案工作面临着电子档案的普及、信息技术的应用、新档案载体的保管等挑战。基建档案管理人员在这种要求之下需要不断进行自我学习与创新，从传统的手工型管理模式向现代化管理转变，突出资源优势，建立公共档案管理的新思想。在实际的基建档案管理人员的发展中需要以现实情况为基础，实现档案管理理念的创新，使自身的工作素质及水平得到提升，使得医院基建档案信息的存储、传递及共享工作得到进一步的强化，借助资源优势理念，发挥出档案信息在管理、创新中所具备的深远的潜力。另外，医院的医务工作人员需要不断提升自身对档案管理工作的认识，确立档案管理工作为医院中心工作服务的使命，实现观念上的更新，让基建档案管理能够在创新中获得发展。
（二）加强硬件建设，促进基建档案管理技术现代化。通过计算机去管理医院基建档案能够方便对资料的查找及利用，节省人力、物力，提高工作效率，也能减少档案占用的空间，保存信息更加方便，提高了保密工作水平。计算机能够存储大量的档案文件信息，而且能实现自动分类，信息的检索过程也非常快捷简单。因此，在基建档案管理的创新中，需要积极进行基础设施及办公设备的更新，在档案室配置计算机、复印机等设备，实现档案的电子化、自动化的管理，充分发挥出高新科技所具备的优势，提升工作质量水平，使得医院基建档案管理能够朝着规范化、现代化的方向发展。在创新中还应该采用与医院档案管理相适应的软件类型，对管理人员进行必要的计算机操作知识技能的培训，使其能够快速地适应现代化医院发展中各项工作的信息化发展模式。
（三）完善规章制度，构建规范的基建档案管理体系。医院基建档案管理工作的创新也离不开相关规章制度的不断完善，制定质量体系及管理程序相关的文件，并且定期对其开展内审与外审工作。使得基建档案管理工作的各项制度、电子文档的收集归档制度等都能够得到持续的完善，基建档案的管理应该与档案的各项标准化内容相一致，其分类、编号、目录等的设置也需要符合要求。在基建档案管理的工作全过程之中，都应该做到条理清晰、分类明确，最大程度地确保档案的完整性，防止出现遗漏或丢失档案的问题。使基建档案管理能够真正地实现规范化、现代化发展。
四、结束语
在现代社会发展中，医院应该充分认识到基建档案创新工作开展具备的重要意义，形成整体性的创新意识，在这种氛围之下，基建档案的创新建设才能更加顺利地开展，通过创新使得基建档案的发展空间更加广阔，工作效率也会得到显著提升，与医院的发展步伐保持一致，满足医院相关工作开展的内在需求，提升管理工作水平以及服务能力。
【参考文献】
[1]李海燕.新形势下医院基建档案管理策略分析[J].国外医学（卫生经济分册），2012（04）：187-189.
[2]李师军.关于医院基建档案管理的创新研究[J].城建档案，2015（09）：79-80.
[3]黄新金.医院基建档案的规范化管理分析[J].企业改革与管理，2016（09）：208+206.
[关键词] 医院基建档案管理；作用；措施
[中图分类号] R-331 [文献标识码]A[文章编号]1673-7210（2008）10（a）-165-02
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。
1 基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平
随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。
[参考文献]
[1]朱俊.档案管理现代化的重要性[J].中华现代医院管理杂志,2004,2(5):450-452.
【关键词】高校；基建档案；管理工作；制度建设；沟通协作
高等院校在基建管理工作和基建工程项目建设过程中形成的文档、图纸、报告、图表及声像载体等材料统称为基建档案。基建档案不仅是高校对工程建设项目进行项目招标、过程管理、施工监理、监督审计、验收启动的重要材料，也是在未来的发展中进行运行维修、扩建改造的重要依据，同时也是法律纠纷中维权的有力证据。在普及高等教育的大潮中，各个院校不断的扩大招生规模、反复进行新校区的建设和扩建，使各个高等院校基础建设规模不断扩大，基建任务持续增加。同时，基建档案的数量成倍增加，对基建档案的管理提出了更高的要求，需要我们的档案管理更加科学、更加规范、更加高效。因此如何更加科学、有效、规范地做好基建档案管理工作，是需要我们认真思考和探索的问题。
一、基建档案的特点
高校基建档案具有显著的特点，它所记载的事物非常具体，根本的特点是记录保存原始性。具体特点有：
1、档案产生具有阶段性
项目工程在不同的阶段形成不同的档案，这是基建档案的一个基本特点。在编制计划书阶段、施工地点的选择阶段、地质勘测检测阶段、施工计划施工准备阶段、工程施工监理阶段、工程验收阶段等都形成不同类型的原始档案和原始材料。
2、档案的完整性
基建工程具有相对的独立性，整个建设是一个不可分割的整体，在进行基建档案归档的时候，必须把一个独立的工程在不同阶段产生的原始材料作为一个完整的整体进行归档立卷。各个阶段的档案既具有阶段的独立性，同时各个阶段涉及的基建程序和专业技术又有相互联系、相互依托，所以这些档案材料缺一不可，共同构成一套完整的档案材料。
3、档案内容的专业性
高校基建档案是在基建活动中产生的，而基建活动是按照专业分工进行的，其中包括：地质勘探、地质分析、基础设计、建筑设计、建筑施工、装饰装修、消防公安、综合布线等，涵盖了地质、设计、材料、施工、监理、信息技术等多个专业领域。
4、档案利用的现实性
档案馆的其他文件材料归档后，基本上完成了现行功能，但基建档案则在较长时期内发挥现行效用。在实际的使用中，需要对教室、校舍、食堂等基础设施不断进行维修维护，甚至扩建，期间不同专业的工程人员通过查阅相关的档案材料来组织施工维修，所以档案的使用具有一定的现实性。
5、档案归档周期性长
每一个工程项目从筹建到竣工都要经过计划、立项、设计、施工、竣工验收等环节，往往需要一年以上甚至更长的时间。前期形成的档案材料只有等到工程竣工验收后才能收集齐全，加上工程使用期长，时间跨度不可预见。
二、基建档案管理中的问题分析
1、档案意识不强，领导对基建档案管理的重视不够
长期以来，从领导到普通的教工对档案的重要性认识不到位，缺乏档案意识，加上档案部门的宣传力度也不够，导致大家认为档案可有可无、可多可少、可粗可细。领导的不重视，就会放松对档案建设的管理，造成管理制度不完善。而有些负责基建部门的领导，对于基建档案重要性认识也不够，重点抓建设，忽视档案建设，眼里只有工程进度、工程质量、工程成本、工程验收，却忽略档案资料的收集工作，对于基建归档材料的数量质量，不闻不问，不积极主动，导致一些重要的档案材料漏归、遗失。
2、归档不规范，归档质量不高
无论是管理部门还是工程建设施工单位，由于普遍存在档案意识不强，对归档重视程度不高，归档立卷的水平参差不齐，对档案的收集、编制随意性很大。在施工的过程中，工程技术人员也会用不同颜色、不同类型的笔来书写，对更改和说明的书写不规范，甚至有些部分用复印件代替。有些图纸在使用过程中，保管不善造成磨损、污染严重、破旧不堪的现象，不能准确反映工程实体的实际情况，造成归档材料极不规范。
3、缺乏有效归档协调机制
基建项目建设周期长、建设工作量大、涉及的专业技术性强、环节多，通常要经过申报立项、设计施工、质量管理、竣工验收等阶段，从而造成收集、归类、整理工作量大、难度大、管理复杂。加上基建会由多个部门参与完成，在档案管理工作中缺乏统一有效调控手段和协调机制，导致归档不到位，消极应对，归档滞后。
4、基建档案管理设备建设滞后
随着信息技术的发展，档案载体呈多样化发展，纸质档案只是档案的一个重要组成部分，很多档案已经数字化成电子档案。传统的档案管理存在借出易，归还难，查找不便，效率低下等问题。但新的数字化电子档案必须要有与之相匹配的硬件设备支持，而硬件设备的滞后导致管理水平不高，效率低。
5、基建部门缺乏专职、专业的档案人员
高校基建部门在进行人员配置的时候，很少考虑配备专职的档案人员，基建档案的归档立卷工作，由办公室一般人员来完成。再加上基建项目参建单位的档案管理团队不专业、不稳定，导致基建交工后的档案不完整、不规范，甚至很多重要基建资料被施工单位带走。
三、加强基建档案管理的对策
1、宣传和普及与档案有关的法律法规，增强全体教工的档案意识
档案意识是档案工作存在和发展的基础，一个单位基建档案管理的好坏，主要在于领导对于基建档案的重视程度，也是强化档案意识，做好宣传工作的关键。高校首先要利用各种形式、渠道广泛宣传档案法规，提高人们对基建档案归档的自觉性。使全校员工贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《普通高等学校档案管理办法》等法规，做到依法治档。其次，重点要加强学校领导的档案意识，从学院的高层到中层都要层层渗透，真正落实档案工作与其他工作并重，档案制度建设与学校制度建设同步。
2、规范基建档案管理，建立科学的基建档案制度
为保证档案材料的完整性、准确性和系统性，基建档案的建设要做到“三同步、三规范”，即基建工程与基建档案开始同步、过程同步、验收同步；基建原始材料规范、归档立卷规范、档案的验收移交规范。同时，高等学校要根据学校的实际情况，按统一领导、分级管理的原则，制定适应本单位基建档案收集、整理、保管、利用制度，对内容标准、范围划分、时间约定、质量标准和归档过程做出具体要求，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。
3、搞好部门之间的协作，确保及时归档
档案部门、基建管理部门、设计单位、施工单位、监理单位等多个单位要取得相互的支持和理解，通过有效的协调机制和沟通渠道，相互协作，共同做好基建档案的归档整理。任何一方单凭指令式的工作方法，只能造成对方心理上的逆反，不利于归档工作的展开。档案人员只有和归档部门的人员建立信任，才能在此基础上顺利开展归档工作，密切合作，提高归档的效率和质量。
4、运用信息化技术，提高管理质量，提高管理效率
随着信息技术发展和档案载体的多样化，旧模式的手工收集、整理编目、查询利用已经很难适应现代化管理的要求。电子档案、数字载体、数据搜索、数据挖掘等不断的发展，给档案管理技术的发展提供了技术支持和保障，只有真正做到与时俱进，才能不断加快高校档案工作前进的步伐，才能开创高校基建档案管理的新局面。
【参考文献】
基建档案指的是各种工程项目在建设期间产生的有参考价值和使用价值的文字、视频、工程图纸、项目文件等重要资料。基建档案一般是需要进行统一的集中管理，要确保档案材料的完整性和准确性，以便后续有效、系统地进行利用。通过档案，我们可以更好地了解过去，通过对以往资料的总结和理解，把握好现在和未来，基建项目档案包含的是项目工程建设中最为重要的成果，对未来的发展起着至关重要的作用，同时也是连接过去和现在、未来的枢纽。
1 基建档案管理的重要意义
有关数据显示，基建档案管理的好坏可以直接影响项目建设的成本及进程。许多城市在建设项目验收时都将基建档案作为验收的内容之一，基建档案是否完整，关系着项目工程验收的顺利与否。另外，一个单位或者工程建设基建档案管理的好坏程度，与该单位或公司的档案管理章程和档案管理负责人以及管理人员水平有着紧密的关系。
第一，档案是项目工程管理中重要的历史依据。项目建设工程在完成交付后，如果出现任何的非人为因素导致的问题，都可以通过翻查当时的基建档案来进行分析排查，查明问题出现的原因以及部位，归属的责任方，以便及时维修、修复以及追究责任方责任，进行赔偿，以避免发生不必要的纠纷。
第二，工程档案在项目建设上具有一定的增值效益。在各工程建设中，对基建档案的有效使用可以在很大程度上减少工程的施工时间和增加施工的安全，间接或直接地具有一定的增值作用。在档案中保存的关于建筑工地中线路管道、隐形环节以及各种器材的承重力等的重要资料和数据，在后续对该工程项目维修起着重要的作用，另外，建立基建档案更是对工程的扩建、改建以及修复工作提供着关键的参考依据。
第三，基建档案对未来项目工程的发展具有良好的参考价值。完整有序的基建档案可以为未来进行相似类型工程建设提供一定的参考和借鉴。在进行类似的项目工程建设时，工作人员可以通过对相关的基建档案，了解项目建设的可行性、方案设计、投资经费等方面的情况，充分对历史材料进行研究和分析，更好地借鉴之前的档案记录，提高本工程的进度。
2 基建档案管理中存在的问题
基础项目建设一般表现为一次性、唯一性、系统性和固定性等特点，因而基础建设的档案除这几点外，还有专业性、多样性、复杂性、实用性及滞后性等专有特性。随着改革开放，我国的经济也在飞快地发展，同时基础建设项目也伴随着经济发展得到了进一步的发展，一般城市的基础建设多以企业及各单位改善员工住宿条件而建设的经济型适用房、旧房改建、商业住宅房的开发等为主，在为城市发展做出大规模改造的同时，也为工程项目建设档案管理提出了新的要求。目前，我国在基建档案管理中的问题也日益浮现在人们的眼前。
2.1 对建立基建档案意识不强
由于一些工期原因，有些负责人只重视工程的成本，而忽略了对项目档案的建立，导致基建档案资料收集困难，无法开展整理归纳的工作，从而造成档案管理工作停滞，影响后续工作。在工程建设中，经常出现档案不完备、不规范等情况，例如：注重工程图纸的设计，在验收报告上不盖章；施工完成后立刻撤离，没有移交相关资料；较大的工程项目中，工作人员积极度不高，收集资料不完整、不及时等，致使档案建立缓慢，使用率低下等情况。
2.2 档案工作管理人员不重视
目前，大部分管理档案的工作人员对自身工作的重视程度不深，对档案的保护不到位，有些工作人员年龄浅、经验较少、对档案管理的工作内容认识程度不深。从专业的角度来看，档案管理的工作人员虽然具有一定的档案管理经验，但是对工程建设方面的知识了解不足，不熟悉项目建设流程；然而，项目工程人员和施工人员虽然对基建工作非常擅长，但是对于档案工作不熟悉，缺少对档案工作的了解和重视。双方的工作人员不能进行有效的沟通和及时的交流，很容易影响档案工作的顺利开展。
2.3 资料收集难度大，信息不完整
基建资料的搜寻和整理一直是档案管理中存在的重要问题，由于基建档案的建立具有完整性和专业性等特点，使得档案资料搜寻归纳工作开展困难。另外，从有些基建档案资料的整理情况来看，有些材料和工程图纸不完整，缺少标注日期；有些无签名和章印，档案资料不完整、不准确。
2.4 档案文件缺少原件
现如今，基建档案里的文件资料多为原件的复印本，原件却不知所踪。众所周知，原件是基础工程建设中最为重要一个证据，虽然材料内容是一样的，但是原件与复印件的价值却相差巨大。在一些需要原件、需要具有法律效益的文件材料的关键时候，复印件便不能取代原件的作用，原件的丢失不利于档案的长期管理，更会给今后的工作带来诸多麻烦。
3 对策分析
3.1 重视基建档案管理工作
要树立正确的档案管理意识，做好档案管理的基础工作，首先要从观念上重视自身所从事的工作，要从思想上认识到对档案的严格管理是在保护企业和单位重要材料的工作。其次要鼓励全体人员积极配合，一起完成对工程建设的档案管理这项基本工作。
第一，通过集中学习等方式，转变传统的思想观念，营造一种和谐浓厚的工作气氛，在观念上重视基建档案的管理工作。因此，领导们应该积极鼓励工作人员加入到基建档案管理工作中，优化基建材料收集有关流程，让各部门积极配合管理人员工作，及时地移交有关材料，以保证工作可以有效推进。
第二，领导应该重视基建档案管理工作，将其增添到会议日程和工作汇报中，可以制定一定的考核制度和奖惩规则，同时也要加强对管理工作的硬件设施投放，以确保工作的有效进行。
3.2 强化基建档案管理制度
有些工程建设的施工单位较多，项目涉及范围较广，因而，不同单位对相关档案管理的方式也有所不同。因此，需要制定一个统一的、合理的、适用性较强的项目档案管理的相关制度，并且对领导负责人、职能分工、奖惩制度等都要有着明确的规定，以及对档案材料的收集、分类整理、归纳及竣工验收等流程做出具体的规定要求。另外，要分配具有专业知识的档案管理人员，有效地执行工作，完善档案管理的制度，还应让项目人员与管理人员进行有效的沟通和及时的交流。
3.3 利用新型科学技术
现在是网络技术时代，信息化更是给档案管理工作提供了新的机遇，应该适应现代科学技术的发展，利用计算机技术，优化项目管理的工作模式，使基建档案管理更加信息化和科学化。档案管理体系应当合理地利用管理应用技术，实现档案管理网络化，利用网络传输、实时查阅、同步保存，逐渐将文书档案转变为电子档案，进行档案工作的收集、保存等，最终建立档案电子数据库。
关键词：医院 网络时代 基建档案管理
随着互联网的推广、信息化浪潮席卷而来，与之而来的是医院医疗业务量的迅速膨胀，医院建设规模的不断发展壮大，由此医院建设的改革变得越发坚决且深入，在此过程中基建档案作为承建整个医院发展建设的根基，在有源可查，有据可依方面越来越体现出其不可代替的作用，当前为避免其淹没在网络时代的洪流中，重中之重是做好基建档案的归档、整理以及可持续使用，应采取一切积极有效的措施，做好基建档案的保护工作，在基建档案管理过程中，坚决杜绝破坏性因素的存在，使医院的后期发展与规划工作有据可依，这是每一位医院基建档案工作者的光荣使命与工作职责。
一、基建档案在医院管理中的作用
不管是在我们的生产实践活动还是科学技术实践活动中，科技档案作为我们发展的见证，都扮演着重要的角色，而基本建设档案作为科技档案的重要组成部分，在历史的发展和延续的过程中，所占有的分量也是举足轻重的。从内容上来划分，医院基建档案主要分为三种类型，即基建文件材料、施工文件材料与竣工文件材料。其中基建文件材料是医院在建设项目之前准备的文件资料，包括征地、立项以及规划申请等资料；施工文件材料是医院在施工过程中形成的文件资料，包括有关地基、基础原材料、主体工程、安装、装饰装修工程以及隐蔽工程等记录和有关材料；竣工文件材料是指施工项目竣工验收报告以及竣工验收前各种专业图纸的保存，包括建筑、结构、设备、电气等图纸资料。
基建档案作为医院发展建设的重要资料，主要具备周期长、整体性、专业性、现实性等特点。其中基建档案周期长的特点主要表现在：基建工程项目分为立项、设计、施工及竣工等多个环节，在以上所有环节中，基建材料需经多个部门而形成，此过程需要经历相当长的一段时间，因此，基建项目周期相对较长。基建档案的整体性主要表现在：基建工程对象为单体工程项目，具有一定的独立性，所形成的基建档案具有较强的系统性与整体性。基建档案的专业性主要表现在档案形成及使用功能等方面存在较强的专业特点。基建档案的现实性主要表现在普通文件资料归档后，现行功能已基本完成，后期主要用于历史考查。与普通文件资料不同，基建档案归档后，现行功能并未完成，其现行效用在后期较长一段时间内仍然得以运用，可以说基建档案具有非常强的现实价值。
基建档案的形成过程涉及多个部门，包括项目规划部门、勘察部门、设计部门、施工部门、监理部门、建设单位主管机构等。基建档案的形成一方面反映出基础建设工程的静态面貌，另一方面反映出基建工程变化、发展的动态过程，与基建工程的实际面貌具有极强的一致性。医院基础建设工作的开展，医院基建档案是对它的全程记录，在基建工程的统筹建设和后期管理具有极其重要的借鉴和指导价值，在医院的发展与建设过程中，起到重要的作用。医院基建档案不仅为医院的规划、建设及管理工作提供有效依据，而且为产权纠纷、经济问题、历史查证及科学研究工作提供重要素材，为较为复杂的项目施工环境提供重要参考资料，具有非常重要的价值，因此，逐渐获得医院相关管理者及建设单位的支持与鼓励。
2012年，作为潍坊市唯一一所三级甲等中医医院，为解决病人反应的潍坊医院磁共振检查拥挤、不方便的问题，考虑能否在内科楼一楼东北侧再购置一台磁共振，于是这块基地的现状、隐蔽管线分布以及所能承受的荷载成为了决策的关键，这就必须要有原来的结构管线图作为参照，否则无法准确确定其承载力和管线分布，进而无法进行土方开挖以及一系列的后续施工。基于此，医院基建档案工作人员通过查找基建档案资料，为施工人员提供了完整的结构管线图等有关资料，保证了基础加固施工、磁共振的安置以及放射防护工作的顺利进行，这样不仅为医院节约了人力物力，更重要的是避免了施工过程中安全隐患。
虽然我院对基建档案的管理存在不少成功的范例，但对照国家档案法，国家基建档案管理要求，医院的基建档案仍存在着不足和缺陷，有待于今后进一步提高和重视。
二、基建档案在其形式过程中存在的问题及产生的原因
在当前的网络时代，人们只重视电子版本基建档案的整理和完善，忽略了对历史基建档案的规整和修复，从而造成了部分重要资料的缺失，具体表现在：一是注重工程建设的质量、进度、安全，忽视对档案的管理，目前工程项目管理中普遍存在此种弊端。负责工程项目的管理人员，档案意识淡薄，认识不到位，平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作，忽视建设工程中档案资料的管理。
究其原因：首先医院基建档案管理的作用不像整个工程项目效益这么立竿见影，导致部分医院对基建档案的管理上不够重视；其次医院未将基建档案管理工作纳入医院管理人员年度绩效考核中，致使档案管理人员态度不积极；最后医院在基建档案工作的模式上缺乏创新，甚至依然保持着一些陈旧的管理方式，影响档案发挥其服务于医院中心工作的作用。
二是基建档案在管理上缺乏完善的制度，在档案管理的职责上分责不明确，基建档案涉及范围广、数量大、收集难、专业性强，加之医院的基建项目往往持久性工程，期间不可避免产生大量签证、联系单、通知单等现场文件材料，但是由于医院本身不是专业的房产开发商，其管理人员较之变动频繁，基建档案管理制度不健全，同时缺少对基建文件系统的整编标准，档案管理人员缺乏对基建档案及时收集、整理及归档的意识。在整个工程建设中建设、勘察、设计、施工、监理等单位对本单位所担负的工程项目的责任和任务不十分明确，或明确但执行力度不够，致使基建档案归档针对性不强。此外，由于医院本身性质的特殊性，导致部分医院工程项目验收了，但是基建档案没有及时进行专项验收，造成归档资料缺失，为日后工程的改建、扩建、维修等一系列工作带来隐患。
三是前期针对工程项目的手续文件等资料的收集、整理工作存在漏洞，许多医院通常没有专门针对项目的筹建办，更不用说专业的基建档案的管理人员，由此导致工程项目前期的土地、规划、立项、招投标等资料的收集缺乏有效的监管措施。有的文字资料，表格的内容填写不齐全、不规范、表达不准确，有的图纸质量偏差。有的工程图纸会审意见和设计变更联系单较多，但竣工图上没有作相应的修改和注明变更号码，造成竣工图纸失去时效性和准确性。有的文件没有及时统一规整，随着时间的推移，科室的轮转，这些文件材料的收集整理难度越来越大，甚至遗失，而这些失误有的很有可能给医院造成严重的经济损失。
导致以上诸多问题的产生的原因，总结起来主要有4个方面：
一是医院领导和技术人员基建档案意识薄弱，重视基建档案工作的力度不够，负责基建工作的人员与档案管理人员工作上缺乏沟通，步调不协调统一。
二是医院只注重临床人才的培养，忽视了对基建档案管理方面的人才引进，对文本基建方案管理无法形成有效的监管体系。
三是作为施工单位往往只重视工程的主体建设，工程的施工进度，而施工资料的整理、收集和编制不能及时跟附整个项目的进度，没有成立专项小组来做基建档案的编制工作，更没有完整的规章制度来保护并搞好竣工档案的编制工作。
四是部分负责工程档案资料编制的人员素质差。有的甚至是由工地项目部施工员兼职，缺乏专业知识，同时对编制基建档案的能力不足。
三、医院基建档案存在的问题、原因及对策
综合几年来自身在基建档案的管理方面的经历和经验，结合医院实际的工程项目，摸索积累了一些有利于基建档案管理的方法，现详述如下。
第一，抓落实、重时效。派专人专项负责，重视和加强基建档案收集、整理工作。在医院的日常事务管理过程中，相关管理人员应积极配合医院基建档案工作人员，保证基建档案工作的真正落实。第二，对于改扩建或者项目维护工程，应对地下管线进行有效整理与完善，全面收集隐蔽资料，对地下管线的走向通过管线图的方式仔细标注，最后整理归档。我院在医院基建档案管理工作中，对全院约90%的地下管线等信息进行了详细标注，以便于为今后的修整工作提供依据。
为进一步保证医院基建档案的完整性与系统性，确保已归档档案与工程实体项目、档案记录与施工情况的一致性，在基建档案管理过程中，应做到以下几点：第一，实施宣传教育，提高档案管理人员的档案意识。
第二，建立健全基建档案监督管理机制，保证基建档案资料与施工过程的同步进行。
第三，对档案资料进行收集与累积，与施工单位积极沟通，向其详细讲解归档要求及相关档案内容，保证档案收集工作及资料累积工作专人专管，确保工程竣工档案的完整性。
第四，强化对基建档案管理工作相关人员的业务培训，提高其管理水平。
第五，采用行政管理手段，保证施工单位与建设单位对基建档案的收集、整理与归档工作的顺利配合。
关键词：档案；创新；管理；对策
一、前言
近年来，城市建设迅猛发展，建筑施工企业施工项目不断增加，形成了大量的基建档案资料。作为建筑施工项目管理的重要组成部分，基建档案反映了建设工程施工过程、管理过程、质量状况，也是建筑工程后期维修，扩建、改造的重要档案资料，可由档案资料总结出改进提升施工管理经验，进一步提升企业核心竞争力，基建档案的妥善保管和利用，势必为企业高效发展的提供助力。
二、基建档案管理工作中存在的问题
1.基建档案归档不及时
按照制度规定，一般情况下工程档案资料应从工程项目竣工验收之日起3个月内向档案室移交，但实际操作中却很难在规定期限内实现。工程建设过程中，各类资料分散在不同人员手中，过程中未系统性形成档案资料，当工程即将完工时，大部分工作人员都陆续撤离了施工现场，资料一时难以找齐；另外，基层项目上一般只配置资料员而没有配置专职档案管理人员，导致后方专职档案管理人员很难了解到前方施工项目哪些已经具备移交条件，致使档案接收工作处于被动状态。
2.基建档案资料不齐全，复印件比重偏高
档案资料不齐全不完整，是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目管理较好的单位归档率能达到百分之八十至九十，过程管理较差的施工单位甚至存在施工许可证、安装及质量证明文件不齐全，施工主材进场合格证、主材实验文件等工程档案缺失的情况。有些项目原件制作份数不够，在满付业主单位和城建档案馆后，交本单位档案室只有复印件，曾经对四川华西集团公司承包部移交的一个项目工程档案做过一次统计，复印件率达到62%。而复印件在法律诉讼中不被认可，因此，高复印件不利于日后工程档案利用、企业经济利益的维护。
3.归档文件质量有待提高
移交的工程档案质量有待提高，很多资料中施工记录不真实、不准确、不规范，部分资料有明显事后补填痕迹，有些资料存在工作人员随意代签现象，导致资料归档后失去了利用价值。
三、出现上述问题的原因
1.施工单位对档案归档工作重视程度不够
（1）思想重视程度不够。在很多企业里，档案管理工作“讲起来重要，心里面次要，做起来不要”的现象相当普遍，由于资料整理琐碎，施工现场工作繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，资料整理处于被动应付状态，不认真进行督导检查，到移交阶段时才发现工程档案管理一塌糊涂，资料大量缺失，无法弥补。（2）追求经济利益，人员配备不足。有些企业连起码的专职档案管理人员还未配备，还有些企业只是办事员兼职或代管；个别企业领导还把本单位的档案员当作“吃闲饭，不创收”的闲杂人员，收入待遇列为二等公民，严重打击档案人员的工作积极性。
2.缺少管理机制和相关制度，日常管理混乱
现行的工程档案规范与制度较多侧重建设单位和城建单位的归档范围和要求，对于施工单位来说，档案缺少统一的制度、标准和要求。施工单位在竣工后为了尽快办理结算，将完整的档案资料移交业主及城建档案馆，造成本单位档案室无法收集到完整的档案资料。在项目建设过程中，专业档案管理人员对现场资料员缺少必要的业务指导，导致资料员不了解本单位档案室应该保存哪些资料，有些项目施工工期较长，人员变动频繁，重要资料存在遗失或被带走的可能，导致资料收集不齐全。
3.缺少复合型档案管理人才
资料员有一定的建筑工程专业的知识，但缺乏档案管理业务知识，只进行资料收集，而不能形成档案，资料收集和归档不能较好地结合起来，影响了建筑工程文件档案的整编与管理。
四、做好基建档案管理工作的方法
1.企业重视档案管理工作
目前建筑市场竞争激烈，提高经济效益为企业的当务之急，档案工作短期利益不明显，致使档案工作在建筑施工企业里得不到重视。现阶段，工程实体的质量越来越受到国家各级部门的重视，竣工档案的重要作用也日显突出，企业要长期发展，必须保管好工程档案资料，改变观念，确立档案是企业的重要资产的观念，投入必需的人力、物力、财力，过程中做好档案工作，实行领导负责制，切实加强领导协调作用，提高重视程度，立足长远，以维护企业经济利益。
2.建立健全制度建设
健全的档案管理制度是做好工程档案管理的基础，为了加强对工程建设各阶段资料的有序管理，保证归档资料及竣工图纸的准确、齐全、规范，提高档案管理人员工作规范性，企业应根据国家对现场施工档案的具体法规要求，结合企业自身特点，制定与企业发展相适应的档案管理制度，实现制度管档。
3.创新档案管理模式
在传统的档案管理中，企业相关部门移交多少资料档案室就接收多少资料，不移交就视为没有，这种管理模式的弊端在于档案管理员责任心不够，造成项目档案资料收集不齐全。站在服务企业发展角度上看，必须要发挥档案室信息中心的作用，档案管理工作需要改变以往被动接收的档案管理的模式，创新档案管理手段，强化过程控制，加快档案管理实施，采用管理与服务的模式。（1）前期介入控制档案部门专业人员要提前介入施工项目过程管理。在工程准备阶段，档案专业人员要深入基层，到施工项目部交底档案管理注意事项，把档案管理方面的规定、要求向资料员和相关部门进行宣传，制定工程档案归档程序手册，明确施工各阶段档案收集范围及归档份数及具体要求。落实责任，做到预防为主，避免档案资料移交时出现大量复印件。（2）中期跟踪服务基建档案的收集与工程进度同步，档案人员应及时了解工程计划、规模、进展，资料员变动等，经常与项目上兼职档案员沟通联系，采取追踪、分阶段收集、强制性收集等方法，使档案的跟踪收集工作从工程动工开始就与工程同步进行，避免出现档案缺失现象。（3）后期监督检查监督检查是做好档案管理工作不可或缺的一个环节，其目的不仅仅在于检查档案归档情况及质量，更在于强化施工项目部及兼职档案人员对档案工作重要性的认识，固化档案管理模式，进而提高档案管理工作水平。（4）实行奖惩激励机制激励机制产生效应远远大于管理本身，企业可以组织考评，建立奖惩分明的激励机制，对档案工作做得好的单位给予经济上的奖励，对管理混乱的单位实行处罚，或实行单位内部的归档保证金制度，可以充分调动各方对档案管理的积极性，提升各单位对档案管理的重视程度。4.加强培训力度，培养复合型人才档案管理工作是一项科学性、管理性工作，档案管理人员需要高业务能力、高责任心的职业素养。施工现场多为资料员担当兼职档案管理员，缺少档案管理专业能力，资料员要做好工程项目档案管理工作，就必须加强档案管理专业知识的培训与学习，并对其进行考核，培训出既懂建筑专业知识，有丰富现场项目资料收集经验，又了解档案管理的复合型人才。
五、结束语
综上所述，建筑工程档案资料的有效管理是整个建设项目不可缺少的重要组成部分，施工企业做好基建档案管理工作，需要单位领导层的高度重视，需要专业档案人员转变思路，勇于创新管理模式，深入基层强化管理，还需要现场资料员提升档案整编职业素质并做好配合工作。
作者:陈明 单位:四川华西集团有限公司
参考文献:
