发布时间:2023-05-25 18:12:25
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档案管理的现代化主要指管理现代化,管理现代化即管理人才知识现代化和管理方法的现代化。它不仅包括软硬件建设的具体内容,还包括与社会发展相匹配的整体规划。现代化文件管理相比于传统文件管理具有如下优势:首先,传统的文件管理更多地分散在规划、目标设置和人员配置中。而现代化文件管理加强了各个环节之间的联系,通过系统协调实现共同目标;其次,档案现代化代表了数字形式的档案管理工作所涉及的信息,需要通过建立数学模型进行定量分析;最后,在现代信息技术的帮助下,文件管理有效地提高了信息资源的收集、整理、分析和利用的效率,通过强调管理者的主观能动性,提高应对复杂情况的能力。
二、现代化建设在档案管理中的应用
1.确保通过基础设施建设有效利用档案资源。文件管理基础结构包括两大类软件和硬件。软件设施基于计算机网络,具有操作系统的现代管理应用软件、数据管理系统、信息安全系统等提供科学和标准化的管理模型;后者主要是更新和替换文件管理所需的工具和设备,也因此降低了劳动力成本,与现代社会保持同步。硬件设施的核心是计算机及其网络结构,包括数据输入和存储设备,如扫描仪和移动硬盘。通过构建软硬件基础设施,可以减少文件管理实际操作中遇到的障碍。最重要的是确保以通用的标准化形式收集、组织和存储档案资源,并且它能被有效和广泛地使用以实现最大价值。2.通过信息资源建设提高档案管理的存在价值。文件管理的存在价值是一个庞大而丰富的信息资源数据库,所有管理工作都基于此。例如以传统形式对管理单元的档案资源和人工记录进行数字化转换,以网络数据形式收集、接受和管理它们,并依靠计算机技术对这些数字信息进行全面组织、编辑和分类,从而建立完整的信息资源数据库[2]。3.通过建立标准规范防范档案管理的安全风险。由于文件管理工作的所有设备载体都得到了适当的安排,因此通过网络有效地保护核心信息资源,营造一个高度连接的环境。从风险管理和控制的角度来看,唯一可能给文件管理工作带来安全风险的只是人为错误和制度缺陷。例如,科学合理的管理系统使他们能够以程序化的方式完成档案管理,从而有效地减少人为错误;标准规范的建立是一系列制度规范,包括管理规范,业务规范和技术规范[3],以确保档案管理的快速有序发展。因此,又降低了由于系统缺陷导致的管理失败等风险因素。
三、档案管理现代化进程中存在的问题
1.档案管理现代化意识不高。基层文件管理单位的许多老员工一直使用传统的方法来工作。他们在日常工作中有丰富的经验,工作非常熟练。他们认为传统的管理方法已经非常先进,不需要改进。对于高科技的使用,他们缺乏相关的意识和能力。而且,对于文件管理单元,文件管理人员没有相应的培训,这使得他们对文件管理的现代化知识了解甚少,所以文件管理的现代化还没有落实到位。2.档案管理标准化程度不高。在实际管理过程中,管理系统复杂,但管理方法却非常松散。同时,由于历史原因,不同的文件管理单元基本上负责文件管理,不同文件管理单元的管理级别也大不相同。而且,文件管理单元之间的管理软件标准还不一致,这使得文件管理的标准化程度不高。存储的数据并不完美和准确,最重要的一点是数据资源无法真正共享。这对于实现文件管理的现代化非常不利,阻碍了文件管理水平的提高。3.档案管理现代化人才缺失。从实际情况来看,许多企事业单位的档案管理人员对现代管理基础知识掌握不够,对现代设备操作技术的掌握不够。此外,当前的文件管理人员非常灵活,其中许多人作为兼职员工进行管理,还有一些文件管理人员年龄偏大。4.档案管理工作落实不到位。档案管理工作可以充分反映一个地区的历史发展过程,为区域经济提供前提和基础。在这个阶段,中国许多地方的文件管理领域的收集文件种类太多,但专业文件的构建非常稀缺。例如,政治档案太多,科研档案太少。电子文件(如图片和视频)的集合被忽略。在这种情况下,管理单元的档案将存在诸如类别不完整、单一资源和信息存储太少等问题。
四、促进档案管理现代化的举措
1.提升档案管理的现代化意识。档案管理的现代化主要体现在数据库的建设上。组织档案资源并将其输入数据库是一项非常困难的任务,这不仅是因为档案资源的数量很大和复杂性很高,而且也是没有科学合理的方法。因此,有必要根据原始文件管理进行层次分类:对于具有单个内容和低使用价值的文件,请提交案例文件,对于相同内容,记录组合级别;对于涉及重要或大型复杂内容的文件卷,将实施文档级描述。通过这种方式,可以减少一些不必要的描述,提高数据库构建的速度,并节省大量的财务、人力和物力[4]。2.加大对现代人才的培养和引进力度,提高管理者的素质。建立完善的人才引进机制。在现代档案管理工作中,人是最重要的因素,管理人员的素质决定了档案管理工作的水平。充分运用各种现代科学知识和技术进行档案管理。加强对现有管理人员的培训,努力提高整体素质。通过各种培训方法,档案工作者可以不断吸收和消化各种有用和相关的知识,并获得更多有用的现代管理知识和技能。努力培养具有现代管理水平的综合性、高水平的档案管理人才。
五、实行档案管理现代化的意义
1.大幅提高档案管理的工作效率。在现代化的帮助下,档案资源以信息和数据的形式存在,并通过网络进行数据共享、数据检索、数据查询等,实现了信息资源的多次利用[6]。此外,由于计算机等现代设备的便利性和速度,文件管理减少了人工参与。由于其强大的可记录性和可追溯性,文件管理工作提高了容错率。2.信息资源的开发利用更为顺畅。文件管理的对象是信息资源,通过开发和利用信息资源,实现自身价值。通过现代手段,信息资源的存在已经从传统的文字和图表转变为电子数据,实现了内容的丰富和存储空间的扩展。因此,信息资源的开发和利用速度因其兼容性和易操作性而加速。3.显著提升档案管理的服务质量。文件管理的最终目标是为各行各业提供信息资源,现代化为实现这一目标提供了极大的便利。比如:现代化建设下的文件管理是以数据库的形式存储各种信息资源,这允许快速调用和引用数据,而不受时间和空间的限制,以便于使用和二次开发。
参考文献
[1]杨丽娜.建设工程档案管理与工程质量的关系及管理要点[J].企业改革与管理,2016(21):20+23.
[2]朱峰.关于档案管理现代化若干问题研究与思考[J].黑龙江史志,2013(17).
[3]吴后琼.实现档案管理现代化的对策探讨[J].学理论,2011(4).
[4]陈伟艳.档案管理现代化建设浅析[J].黑龙江档案,2016(1).
关键词:档案管理;现代化
中图分类号:G271文献标识码: A
一、档案管理现代化的含义
档案管理现代化是以系统论等现代管理科学为指导, 运用现代管理方法和手段, 采用先进的管理技术与设备, 充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性,对档案管理的传统方式进行改革, 加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理。例如: 利用计算机将档案进行输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等, 同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能, 可进行档案的鉴定工作, 利用缩微照相技术和对纸质载体的重要档案进行缩微复制等。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点, 能及时、大量地提供档案信息, 提高了效率。电子文件作为新型的信息载体出现在档案领域, 将逐步替代传统的纸质档案载体已经成为一种必然趋势。
档案管理现代化是科技发展的必然结果, 是社会发展和档案工作发展的必然, 自从1946 年美国制成第一台电子计算机以来, 经历了电子管、晶体管、集成电路、大规模集成电路等, 时至21 世纪, 电子计算机已经全面走向档案管理事业, 相关系统软件数量和品种众多, 都使利用电子计算机进行档案管理成为可能。档案管理实现计算机管理, 已经成为档案管理现代化的重要途径和手段, 具有速度快、系统性强、效率高、保存时间长、资源共享、便于检索和利用等优越性。档案现代化是一个动态的概念, 是变化发展的, 与动态的管理需求相适应、相统一。
二、档案管理现代化进程中的不足点
(1) 档案标准化程度低
进行现代化档案管理, 档案工作标准化是必要条件之一, 是档案管理现代化的一个重要组成部分。我国档案管理标准化工作是从20 世纪80 年代开始的, 国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件, 使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性, 我国档案管理体系亦比较复杂, 分散管理是其突出特点。由于历史的原因, 档案管理走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个单位根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备, 机型五花八门, 水平参差不齐。目前研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准, 功能单
一、标准化水平低、数据不完整, 致使大多数档案无主题标引, 共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准, 档案的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去,势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。标准化程度低影响了档案管理现代化发展进程, 造成大量低水平的重复建设, 令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。
(2) 缺乏高级管理专业人员
现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平, 较高的文化素质和现代管理技术, 精通档案业务, 能科学地制定政策和档案事业的发展规划, 有较强的组织协调能力和决策能力, 在学术理论研究上有很高的造诣。目前档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员群体中学历层次偏低, 缺乏掌握现代化技术的高级管理人才, 特别是既懂档案管理和现代化科学技术, 又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高, 直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广, 无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理配置, 档案管理人员个体素质偏低, 档案群体结构失衡不仅已成为制约档案事业发展的一个重要因素, 而且也在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。
(3) 档案管理投入不足
经费不足是影响档案管理走向现代化的最大障碍,而经费投入取决于领导对现代化档案管理地位和作用的认识程度。由于档案意识普遍较低, 导致资金投入严重不足, 无力购买现代化的设备, 尤其是基层单位, 存在着档案室建设简陋, 基础条件差, 安全措施没落实, 大部分档案室建设不标准、不规范。档案室自动化建设、数字化建设更成为奢求, 投入不足已经成为档案现代化发展的瓶颈。
三、实现档案管理现代化的建议
(1) 加强标准化建设
档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代, 档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范, 如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等, 都需要通过制定和建立各类档案管理标准, 形成档案管理标准体系, 只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现, 遵循标准, 推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性, 管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力, 不但涉及数据格式, 还将涉及运行环境等诸多因素,本身就包含不止一项的复杂课题, 更应统一领导, 集中力量, 锲而不舍, 不断推进。
(2) 实现管理现代化
增强档案管理现代化意识, 管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识, 就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中, 档案管理工作人员要树立科学实践观, 依靠先进的科技手段, 前沿的管理方法, 切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念, 实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法, 使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。
(3) 加快复合型人才培养
实现档案管理现代化, 不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识, 还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质, 大力加强档案管理队伍建设, 从选拔优秀档案管理人才为起点, 把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要加强继续教育培训, 采用多种形式、实施全方位的培训, 优化档案现代化管理人员的知识结构, 培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中, 档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质, 还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训, 加快档案管理现代化的步伐,促进档案事业的健康迅速发展。
(4) 强化管理意识, 加大投入力度
①关心和支持档案管理现代化工作, 投入大量资金和精力配置设备, 培养人才, 把档案现代化管理纳入单位的工作计划, 作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。②各级领导, 尤其是主管档案工作的领导, 应定期听取档案工作汇报, 了解档案工作现状, 帮助解决工作中实际存在的困难和问题, 从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。③领导要重视和加强档案管理工作的交流与合作, 发挥各自优势, 弥补档案现代化管理上的差异,从而提高档案的现代化管工作。④档案工作经费做到年初有预算安排, 特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障,要有专项预算。⑤各单位要按标准、按要求建设好规范化的综合档案室, 购置必备的档案柜, 搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施, 有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备, 进一步提高档案管理信息化水平, 确保档案利用安全, 保证档案资料不丢失、不损坏, 又保证档案信息不失密、不泄密。
[参考文献]
[1] 李喜梅. 浅谈档案管理现代化[ J] . 中州煤炭, 2007 .
[2] 刘淑华. 档案管理现代化的现状与对策[ J] . 甘肃广播大学学报, 2002 .
1.坚持现代化档案管理
A.加强制度建设,筑牢档案管理基础
制度化是做好档案管理工作的基础,要做好档案管理工作就必须实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化,档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革,只有坚持与时俱进,才能适应新形势,开创档案管理工作的新局面。因此,日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为社会主义现代化建设服务,《中华人民共和国档案法》应运而生,经过二十多年的发展,为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。与此同时,各单位要建立健全档案管理规章制度,向制度要管理,向制度要效益,只有这样,档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。
B.积极探索实现档案的现代化管理
现代化档案工作从本质上看是一项管理工作。不仅要管理档案,也要管理档案机构。管理档案人员只有运用科学的思想、方法对档案工作进行组织管理,才能达到档案工作的目标。现在我国常见的管理包括:经验管理,以个人或别人成功的经验和教训为依据进行管理;行政管理,以法律、法令、计划、条例、会议为依据进行管理;科学管理,以管理科学理论为指导,采用现代科学方法和手段进行管理。上述三种管理有着内在联系,经验管理、行政管理过程中应加强科学管理方法的运用。
加强管理思想的现代化。档案工作人员、尤其是组织领导者应根据社会发展和档案工作的实践,从思想上认识档案管理现代化的重大意义,抛弃传统管理中不科学、不合理的因素,代之以科学的组织管理思想。
注意管理方法的科学化。积极采用现代管理方法的优秀成果,改变单纯的以行政手段进行管理的做法。在管理方法中把经济方法、行政方法、法律方法、社会心理方法、政治教育方法等有机结合起来。
强化组织机制,提高组织管理效率。应根据档案工作实际,按照科学的组织理论对档案组织的体制、设置原则、内部机构、人员编制、运转程序、决策过程进行有效管理,通过必要的措施和手段保证组织机构的效率,充分发挥档案的社会效益和经济效益。
进一步加强档案组织工作的标准化。通过制定档案工作的组织标准、业务规范标准,更好地、科学地开展档案工作,指导档案工作顺利开展。在档案工作现代化进程中,现代化的设备、现代化的技术方法都需要具备现代化思想的人去掌握运用。就中国目前的状况,很快在档案工作技术装备上全面现代化仍是比较困难的,而且即使装备现代化了,以目前档案干部队伍的知识素质也不能充分发挥其作用。国内一些档案部门的现代化装备没有充分发挥作用,甚至处于闲置状况,其关键是人员素质的问题。所以,建设一支具有较高知识素质的档案干部队伍是档案工作现代化的基本保证。
C.档案利用是档案管理的最终目的
档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段,做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现,档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用,实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外,应着重做好档案的编目、检索、编研工作,编制较适用的检索工具,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作,随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件,以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设,减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上,档案管理工作也要适应社会需求的变化,寻求更为有效的服务新途径,以提高档案利用的质量和水平,更好地发挥档案的作用,在创造社会效益的同时,促进档案事业的发展。
2.档案管理现代化的条件
实现档案工作的现代化是一个长期而复杂的任务,需要大量的人力、物力、财力,而且要有充分的科学论证和准备工作,必须有比较扎实的基础、各方面成熟的条件和恰当的时机。我国档案工作现代化的条件可以从我国国情和档案工作的实践情况两个方面加以认识。
A.档案工作科学化、现代化所面临的国情
实现档案工作的科学化、现代化,必须从我国的实际出发,充分认识我国的国情。我国的政治、经济发展状况,科学、技术、教育、文化发达程度,人口素质等各方面都对档案工作的现代化起着制约作用。我国科学技术研究工作具有较高水平,但应用研究仍然比较薄弱,档案工作的现代化需要国家提供大量应用性能好且价格适中的现代化设备及其应用软件。由于目前各方面条件的限制,我国计算机普及率从全国看还较低,这也制约着档案工作中计算机技术的普遍采用。先进的科学技术转变成实用技术的周期较长,也对档案工作的现代化有很大的限制。建国以来,国家培养了大批科技干部、管理干部,为我国社会主义现代化建设奠定了必要的人才基础。但是,与发达国家相比,我国管理人才和科技人才还很缺乏。教育事业仍然比较落后,国民整体科技文化素质还比较低,不仅远远落后于发达国家,而且与一些发展中国家相比也有差距。这对档案干部队伍的知识化、管理科学化也产生了影响。整个社会条件对于档案工作的现代化是有利的,从发展趋势上看更是如此,加快档案工作现代化要用好用足党和国家的政策及社会条件中有利的一面,同时也要实事求是,正视不利的一面,有计划、有步骤地推进档案工作的现代化。
B.档案工作发展状况为现代化提供的条件分析
第一,档案工作已经发展成为一项国家规模的科学文化事业,档案馆已经形成网络,档案室工作也有较快发展,档案教育、科研等都已有相当规模,档案工作现代化已成为档案事业发展的迫切需要。
第二,档案工作的现代化早已列入档案事业的发展规划。围绕档案工作的现代化,国家制定了相当数量的规章制度、标准、规范,并投入了一定资金开展有关问题的研究,取得了显著成效。
第三,档案科技干部、管理干部队伍随着档案教育的迅速发展而逐步壮大。
关键词:档案管理;现代化;措施
一、档案管理现代化的相关概述
(一)档案管理现代化的具体内容
档案管理现代化主要包括以下几个方面的内容:第一,管理思想要及时更新,实现管理思想的现代化。只有及时转变并更新观念,加强对档案管理现代化的重视,对该项工作进行全面认识,才能在档案管理工作中使用科学的管理方法和思想,最终达到事半功倍的效果;第二,管理方法的现代化。管理方法是实现档案管理工作的重要途径,可以通过健全相关的规章制度来实现档案管理方法的现代化;第三,管理手段的现代化,该内容主要是指在档案管理工作中应当充分利用现代化设备来进行档案管理工作,要重视对先进的现代化档案管理软件和硬件设施进行投资,从而提高档案管理工作的质量和效率,实现现代化和信息化;第四,管理人才的现代化。只有具备现代化管理人才,使其掌握现代化管理思想、知识和方法,才能保证档案管理现代化的顺利实现。
(二)档案管理现代化的特点
档案管理现代化主要有两个特点:一方面,网络化,即进行档案管理工作时主要运用计算机和互联网技术,不仅能够及时和用户进行沟通与联系,而且能够实现各个单位之间的横向交流,有利于信息的及时共享;另一方面,数字化。档案管理的现代化主要是通过各种先进技术对档案等相关资料进行数字化的保存、加工和处理,从而实现档案管理工作的高效性。
二、档案管理工作的现状
(一)档案管理工作人员的观念没有及时转变
当前在具体的档案管理工作中,很多工作人员的观念没有及时转变和更新,尤其是年龄比较大的工作人员,很难接受现代化管理方法和理念,依然固步自封,采用传统的档案管理方式,导致档案管理工作的效率非常低。
(二)档案管理的方法和技术相对落后
当前的档案管理工作中,很多工作人员对计算机不够熟悉,加上没有经过培训和学习,在使用过程中困难重重,这样越难越不愿意学,在工作中依然采用传统的管理方法和技术,导致现代化档案管理技术没有得到充分的应用,影响着档案管理工作的现代化。
(三)档案管理人员的整体素质尚待提高
档案管理人员的整体素质对档案管理工作的现代化影响重大,然而,在具体的档案管理工作中档案管理人员的整体素质并不是很高,有些档案管理人员的服务意识不高,对工作不够热情,有些工作人员对新技术和方法不认可,对现代管理知识、技术和理念没有进行自主学习,对单位组织的培训不够重视,只是应付了事,这样就阻碍着档案管理的现代化进程。
三、实现档案管理现代化的具体措施
(一)及时更新管理观念
为了实现档案管理的现代化,今后档案管理工作人员应当改变传统观念,不能墨守陈规,要树立科学的现代化管理理念,增强创新意识,并且树立服务意识,自觉主动地做好档案资料的收集和整理等工作,同时要树立全局意识,要以全面地眼光看题,对重大事项、重大活动等档案资料要归类清楚,从而更好地满足工作需求。
(二)实现档案管理方法的科学化合管理技术的现代化
根据当前档案管理工作中出现的档案管理方法和技术相对落后的现状,今后应当根据不同的工作群体采取切实可行的科学方法,充分利用经济、管理和行政等各方面的知识理论进行档案的管理,在正确的理论指导下采取争取的管理方法,从而提高档案管理工作的效率;另一方面,为了提高档案管理技术的现代化,应当充分利用计算机水平来进行相关文件的登记、归档和传阅等工作,这样能够实现档案原文的有效存储,在使用过程中有利于快速进行查找。同时,对档案管理可以采取立体化管理的方式,用计算机技术对档案管理进行多项、动态并且关联的形式,从而有效突破查阅一个专题或者主题就得一一查询现状,最终实现档案管理工作的现代化。
(三)实现管理人员素质的现代化
作为档案管理工作的主体,档案管理人员的素质起着关键性作用,因此要注重实现管理人员素质的现代化。随着计算机等现代化设备的广泛应用,档案管理方法和技术的不断改善,为了更好地应对各项挑战,档案管理人员应当利用空余时间多学习相关知识,不同知识结构和年龄结构的人员应当及时交流,从而各显其能,发挥各自的优势,扬长避短,使档案管理工作能够达到最优的状态。此外,还要注重对管理人员进行培训,并且建立公平健全的绩效考核机制,鼓励员工进行学习,从而不断提高自身的素质,实现档案管理的现代化。
参考文献:
[1]吴新丽.浅谈如何实现我国档案管理信息现代化[J].商业文化(下半月),2012(11):331.
[2]肖维鹏.无损检测方法在压力容器检验中的综合应用[J].石油和化工设备,2011(08):60-62.
关键词:档案管理 信息化 现代化 医院
一、医院信息化和现代化的发展现状
在2008年,中国医院协会对我国医院信息化的发展程度进行了详细调查。研究发现,对于我国大部分的三级医院来说,都已经建立了完善的医院信息管理系统,由此可见,医院信息管理系统已经在医院管理中占据了重要的地位,成为了不可或缺的基础设施。另一方面,随着基层医院信息系统建设的不断发展与完善,对于医院信息系统的开发与应用也在向更加深层次的领域发展,侧重点开始逐步从经济运行管理转向临床应用和管理越策方面。
经过将近三十年的改革与发展,我国已经在医院信息化建设上取得了非常令人满意的成果,但是这并不说明我国医院管理系统信息化不需要进行进一步的完善和补充,医院管理系统的信息化与现代化程度还需要进一步的提升。医疗信息系统的发展分为三个阶段,即医院管理信息化阶段、临床管理信息化阶段和区域医疗卫生服务阶段。按照此划分阶段,我国此时正处于由管理信息系统(management information system,MIS)向临床信息系统(clinical information system,CIS)过渡的阶段。当前我国医院信息系统的着眼点还是放在对人力、财力、物力这三个方面的监管,在实际的临床和医疗上的应用还较为匮乏,功能上的局限性较强,整体仍处于一个初步的阶段。另外,受多种因素的影响,主要是受管理机制、行业政策因素和医院本身所存在的复杂的医疗行为所致,所以对于医院信息化建设上仍存在着许多尚待完善之处。目前在医院档案管理信息化建设上较为突出的问题有两个,一个是如何提高信息管理的一体化程度,另一个是怎样把医院管理和信息技术做到更好的融合。
二、医院档案管理的信息化与现代化的重要性
当今社会信息化的飞速发展决定了必须提高医院档案管理的信息化程度。在当前日新月异的社会发展阶段,人们对于信息的需求量越来越大,同时还要兼具信息的实效性与价值性。这就对通过网络实现档案资源共享的方式提出了更高的要求,从而相应地加大了档案工作服务的信息化程度,新的发展趋势同样也冲击着传统档案模式和各个业务环节。面对新的发展趋势和科技浪潮,对于我国医院来说,必须顺应形势,找准机遇,将压力转化为医院内部的驱动力,从而加快档案管理现代化和信息化进程。只有这样才能避免被发展的浪潮所淹没,并使得档案管理工作与当前社会发展趋势相适应、相协调。
此外,为了确保医疗事业能够保持可持续性的发展并且能够满足其自身的发展需求,就需要要实现医院档案管理的现代化与信息化。为了满足医疗事业对于建设型人才的需求,就必须通过现代化的科技,将档案库的优势充分发挥出来,这样就为医院事业的可持续发展提供了可靠的保障。另一方面,实现档案管理系统能够提供及时性、全面性、准确性的信息档案,不仅为人才的发现、培养和造就提供了机遇,还提高了对档案管理工作的效率和水平。
将医院档案信息化和现代化能够使档案管理人员从繁重的手工操作中解放出来,使其有更多的时间和精力来开阔视野、增强自身业务技能,也增长了档案的使用时间。
三 、加快档案现代化、信息化建设的措施
管理手段的信息化和保护技术的现代化是实现档案管理现代化与信息化的核心内容。管理手段采用的设备主要是计算机和缩微机及其相关设备。而保护技术主要指的是档案存储环境对其载体的科学性改造。为了加快实现医院档案管理系统的现代化与信息化进程速度,有以下几个措施可以采取:第一、管理者的创新思想是实现档案管理信息化和现代化的关键,计算机是否能够在医院信息档案处理过程中发挥作用,主要是是否医院领导有正确的思想认识和参与的积极性;第二、良好的软件和硬件设施为档案管理信息化的实现提供了物质保障,舍得在管理设施上投入资金,要设置与医院本身相协调、相适应的软件或硬件,才能真正的实现信息的网络化管理。第三、工作人员意识的创新是实现档案管理信息化的前提,对于医院中管理档案的工作者来说,在具备自己专业知识的前提下,还要了解如何对档案信息进行科学化的管理。第四、将档案管理信息化和科学化的根本是首先将档案标准化。
四、总结
医疗行业作为一个信息高度密集的行业,对于信息处理行业的依赖性也极大,所以对于提升档案管理工作的信息化程度是极为重要的。随着医药卫生体制的不断改革与完善,医院信息化建设的进程也在不断地加快,信息化的浪潮导致了传统的工作手段逐步被替代,继而在各大医院中广泛实施是信息化、现代化、标准化的档案管理模式,近年来我国在医院信息化建设方面也有了较为突出的成就。总而言之,在今后的医院档案管理中,信息化建设会在其中占据主导地位,医院信息化建设在医院改革与发展中的作用也会日益突出。
参考文献:
[1]生秀娟.加强医院档案信息化建设之管见[J].黑龙江档案. 2009(03)
关键词:档案管理;现代化利用;问题;措施
一、档案管理现代化相比于传统的方式的优势
(一)档案存放的时间长
传统的档案管理主要以纸质文档存放在办公桌上,一般采取堆叠的形式,在天气恶劣的情况下,很容易造成破损,导致信息的丢失,还会受主观因素的影响出现遗失情况。信息化技术的应用使得很多档案以电子文档的形式存放在电脑中,不会受其他客观因素的影响而造成数据的缺失,存放时间长。
(二)档案的提取很方便
传统的档案管理方式受时间年代的影响大,很多年代久远的文档在提取时需要进行查找,往往会出现查找目录不齐全的情况,使得档案提取困难。电子版的档案目录清晰,查找快捷,可以在众多文档中快速的找到需要的资料,使得提档工作快捷有效。
(三)信息资源全面有效可以进行共享
电子设备的存储空间相对纸质材料更大,还能进行及时的更新补充和修改,所以,信息的内容会更加全面具体,还可以通过网络技术将档案信息上传到公共平台上,实现信息的共享,让更多的人进行参考利用。
二、档案管理现代化面临的问题
(一)现代化意识不高
对于档案的概念,很多人都知之甚少,甚至有很多误解,认为档案是属于私人的,具有很强的保密性,档案管理的意识薄弱,对于现代化技术的应用更是毫不重视,导致在进行档案管理的信息化工作时开展困难。对于现代化技术的认识不足,很多事业单位的档案管理工作还局限在传统的方式中,严重制约了档案管理工作的现代化步伐。
(二)现代化档案管理人才不足
要想实现档案管理的现代化就必须有相关的技术人员,当前,对于档案管理的现代化技术的掌握并不全面,很多人员还只是停留在对档案的收集整理上,应该对新技术、新设备进行接触了解,保证整个档案工作的开展现代化程度提高,对于一般设备的日常维修、检查也应该掌握其技术,还应该具备相应的管理技能,对于档案现代化管理不仅需要先进的技术人才,还应该具有专业的管理素养,这正是当前档案管理人才所缺乏的技能。
(三)现代化管理设备技术落后
受资金、成本的制约,很多企业对档案管理的现代化投入少,没有能力购买先进的信息化设备,使得整个档案管理工作的开展困难重重,档案管理的信息化程度地,使得人才的引入更加困难,相关的先进技术也难以利用。技术的引入成本高,很多领导认为没有必要在档案管理工作上投入这么大的比重,所以,技术与设备的匮乏是阻碍整个档案管理实现现代化的绊脚石。
(四)档案管理的现代化基础薄弱
档案管理的现代化技术是近几年出现的,整个档案管理的规范化和标准化程度在短时间内很难达到现代化要求,所以,现代化的管理基础很薄弱。加之,现代档案管理工作中存在着各种各样的问题,很多档案的卷宗质量低,检索工具没有做到现代化,这些都在一定程度上使得档案管理的现代化基础大为削弱。
(五)标准化规范化没有达到现代化要求
档案管理的现代化理论有待进一步提高,整个档案管理的现代化工作是一个系统的工程,受很多因素的影响,徐要各方面的支持和协调,所以,如果一方存在问题,整个系统的运行就会出现问题,要想达到整个系统运行的规范标准需要进行合理的体系构建,当前,各大企业事业对于档案管理的标准化规范化程度不够,造成整个档案管理的现代化要求没有落到实处。
三、档案管理现代化的利用方式
(一)工作技术以及管理的现代化
现代化技术在档案管理工作中的应用,需要一定的设备为依托,要想全面提高档案管理的现代化需要对相关设备及时进行更新,配备相关的计算机、扫描仪以及互联网设备等,对现代化技术进行利用,运用缩微技术、光盘技术,加快档案管理的数字化处理。对于档案工作的管理是工作重点,运用先进科学的管理理论,与实际相结合,指导档案管理的实践工作,实现档案管理的现代化应用,为实现档案管理的专业化和自动化,将先进的技术设备和手段引入档案管理中,应该遵循档案工作的规律,使得档案管理工作更为高效。
(二)档案资源实现现代化
随着信息时代的发展,信息化技术已经应用于各行各业,通过信息化推动现代化发展是整个国民经济发展的方向,档案资源的信息化是将档案资源和档案工作的管理过程,通过信息和技术加工计算,实现档案资源的合理配置,便于有序有效开发利用,进而实现档案资源的社会共享的目标。信息资源的现代化主要包括两个方面,首先应该对档案信息资源进行合理建设,利用数字技术、网络化技术,将各种数据库和目录库进行规范化标准化建设。再次是对档案基础平台的搭建,主要工作集中在档案网络建设和管理系统的开发利用,建立档案信息资源共享平台,实现档案信息的传输的网络化和信息资源的共享化,档案资源建设在未来的发展主要在于档案资源的信息化。
(三)档案保护工作对现代化技术的应用
档案资源的保护是整个工作的完善环节,对档案资源的保护是保证整个资源实现共享的前提,新型存储介质的出现,信息化处理技术的应用,使得档案管理的载体不断更新,为实现档案管理的现代化起到了一定的促进意义,新的档案载体在形成介质、存储方式的过程中有着自身独特的特点,新型的档案载体的运用使得档案保护工作的安全性和真实性得到了很大的提高。
(四)处理好手工操作和现代化管理的关系
在进行档案管理工作的开展时,要想实现现代化,需要循序渐进,通过一定的过程才能完成,在档案管理现代化过程中是手工操作与现代化管理同等重要,对于不同工作内容处理方式也有差别,档案管理的基础工作,主要还是依靠手工操作进行工作的,包括对档案资源的收集鉴定整理以及建档,这些工作的开展都需要手工操作来完成。
四、总结
经济的发展技术的进步要求档案管理工作的现代化,作为风景区的档案管理的数量很大,需要提高其档案管理的效率,运用现代化手段可以极大的促进档案管理工作的开展,在这一过程中,不仅要有专业的现代化档案管理人才,还要熟练掌握计算机技术,还应该具备专业的政治素养和管理素养,在未来的发展趋势里,档案管理的现代化建设主要以档案资源信息的建设为主,进而推动整个档案管理工作的现代化发展,要实现这一目标需要各方面的部门进行密切配合,在实践中总结经验促进档案管理工作的科学合理发展,使得整个景区工作的开展更为便捷。
参考文献:
[1]任守海.事I单位档案管理中现代化方式的利用方法研究.[G]《人力资源管理》2017(4)273-274.
[关键词]档案;管理;现代化
1.档案管理现代化的内容
1.1档案管理的信息化。档案管理信息化是指在档案管理中运用信息技术来提高档案工作现代化水平,它是新时期档案管理的核心内容,主要包括档案信息资源建设和档案基础平台建设两个方面,通过信息化的渠道和方式,加强对于档案资源的利用与开发,提高档案信息资源的共享程度。
1.2档案管理的虚拟化。传统的档案管理主要是以纸张为载体,实行手工管理的模式。在这种管理模式下,信息与载体是不能分割的,信息共享具有很大的难度。而且在管理过程中,需要进行一系列诸如收集、整理、鉴定、编目等环节,在耗费大量的时间和人力的同时,工作效率也不高。档案管理的现代化则提倡档案管理的虚拟化,也就是以计算机为档案的载体,运用智能化的计算机管理模式对档案进行管理。这种管理模式在很大程度上节约了时间,节省了人力,提高了工作效率。
1.3档案管理的标准化。档案管理的现代化很重要的一点在于档案管理的标准化。档案现代化管理依赖于网络这种载体。而网络具有很大的开放性和不安全性,所以更需要制定相应的管理标准,对档案数据的交换、信息的传递、资料的共享等等步骤进行详细的规定,使得档案管理有据可循。只有在统一的标准规范之下进行档案管理的工作,才能取得好的成效。
2.档案管理现代化的必要性
2.1自身发展的需要。随着我国经济和科技的快速发展,信息化程度的提高,我国的档案事业也面临着挑战。传统的档案管理模式已越来越不能适应社会发展的需要。计算机、网络等新技术的应用对档案管理提出了新的要求。在这样的情况下,运用新手段新方法,实施档案管理的现代化,能够适应新的发展形势,提高档案管理工作的效率,有利于档案事业的更好发展。
2.2加强保护的需要。另外,由于传统的纸质载体自身质量的缺陷以及保护手段的落后,很多档案已经出现了一些诸如褪色、无字等问题,给档案管理带来了极大的不便。若要加强对这些档案的保护,则要求我们运用现代化的管理方法,将这些档案以电子的形式保存起来,避免因为纸张的损坏导致档案信息丢失的问题。
2.3充分利用的必要。传统的档案管理还具有“独占性”的特点,一旦某段时间有人使用,其它人就不能再利用。实施现代化的档案管理,能够很好地解决这一问题,有效地加强档案的共享性。需要的人可以在网络这个平台上同时进行使用。
3.档案管理现代化中存在的问题
3.1缺乏专门的管理人才。档案管理现代化中首先存在的问题便是缺乏专门的管理人才。由于长时间以来,我们的档案管理运用的都是传统的管理模式,所以在很大程度上忽视了对现代化管理人才的培养。在这样的情况下,档案管理中的人才很少有能力同时掌握先进的科学技术和管理技能。他们并不能适应现代化的档案管理模式,很多人还停留在传统的管理阶段,既没有掌握现代化的管理知识,也缺少对现代化设备的操作技能。
3.2缺乏先进的管理设备。另外,由于档案管理意识的不足和资金投入的有限,造成档案管理中缺少先进的档案管理设备,软硬件设施都严重滞后于档案管理现代化的需要。至于档案管理中至关重要的档案管理自动化软件,虽然很大程度上有利于档案的现代化管理,但由于其开发技术的不成熟,所以造成了文件和档案之间的脱节以至于管理变得极为分散,从而使系统中的档案信息难以集中管理使用,致使档案信息资源不能得到有效的共享,严重影响了档案管理现代化的进程。
3.3缺乏有效的管理方法。档案的现代化管理中存在的另一个重要的问题是管理方法的问题。由于现代化档案管理实施的时间较短,大多数部门还没有形成一套比较有效的管理方案,所以档案管理基本处于无序的状态。管理人员只能根据自身的理论知识和实践经验进行摸索。在这种情况下,尽管有关部门对档案文件的格式和标准做出了相应的规定,但在实际操作过程中由于缺乏有效的方法指导,依然会出现各种各样的问题,对档案的管理造成了不良的影响。
4.实施档案管理现代化的方式
4.1人才的培养。现代化的档案管理对工作人员提出了多方面的要求。与传统的档案管理人员所需要的简单技能不同,现代化的档案管理人员需要掌握丰富的理论知识,拥有较强的技术水平和管理水平。与此同时,最好还能具备较强的开拓创新意识,从而加快档案管理的现代化进程。在这样的情况下,首先要建立严格的选拔制度,选拔合适的档案管理人才,这些管理人才要拥有较高的道德水平和职业素养。其次要通过各种有用的形式加强对人才的培训,例如聘请专门的老师教授他们计算机方面的相关知识,开展讲座的形式教给他们档案管理方面的知识等。通过教育培训,使得这些管理人员逐渐拥有全方面的能力,能够应对现代化档案管理中的任何问题。从而提高档案现代化管理的质量,确保档案管理现代化建设的顺利进行。
4.2设施的引进。现代化的档案管理与传统的档案管理不同,对于设备和技术的依赖性较强。在这样的情况下,给档案管理部门及时配备相关的办公设备,加强现代技术在档案管理中的应用,能够有效提高档案管理的现代化水平。为此,各级政府应加大财政投入的力度,给档案管理部门提供更多的经费支持,帮助他们引进先进的技术和设备。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用,在很大程度上有利于档案利用工作水平的提高,从而创造出一定的经济效益。
关键词:档案管理,现代化,措施。
中图分类号: G271 文献标识码: A
在社会发展过程中档案工作得到了全面的发展,计算机技术和电子文件的应用,取代了传统的纸质档案的载体,更利于保管。节省了大量的储存空间,同时调档方便快捷,提高了档案管理工作的效率,计算机和电子文件已成为实现档案管理现代化的重要途径和手段,有效的实现了资源的共享,充分发挥了计算机进行档案检索的方便快捷的特点,档案管理现代化是一个动态的概念,在不断的发展变化中将更趋完善,从而有利的推动档案管理工作的开展。
1 档案管理现代化的主要内容
档案管理现代化主要包括管理手段的现代化、管理方法的现代化以及产生的管理工作的新模式。档案管理手段的现代化主要是利用计算机完成文档一体化管理,运用多媒体技术实现档案管理的数字化,运用网络技术和虚拟技术实现档案管理的网络化。档案管理方法的现代化主要是针对电子文件、电子档案管理的新课题,建立与这些新事物相适应的管理方法。档案管理工作的新模式主要是基于网络环境下计算机管理信息系统完成的文档,对其进行自动编目、检索、鉴定等方面的工作。现代化的档案管理通过运用发达的信息技术能有效地实现档案管理工作信息化和最优化的发展,为人们的生产和生活提供有效的工具。
2 档案管理现代化的必要性
2.1时展的要求。
新世纪、新时代,电子信息技术的发展要求必须努力实现档案管理工作的现代化。而随着现代化的电子信息技术和高新科技在全世界范围内的迅猛发展,计算机、网络等第三次科技革命带来的新技术、新手段在社会生活的各个领域和部门中得到大范围的普遍运用。自动化办公和无纸办公已经成为现代企业发展的一个新趋势,而档案管理工作作为现代企业不可缺少的一环,必须不断进行管理方法和理念的改革,使其跟上时展的步伐,朝着实现现代企业档案管理的现代化发展。
2.2工作效率的要求。
现代企业的发展越来越重视工作效率,办公自动化正是顺应这个发展趋势而产生的,提高工作效率,节约办公时间和办公资源,是市场经济时代的主流发展方向。而如果一直沿用过去传统的档案管理模式,就必然会出现办公效率低下、查询时间长、管理资源浪费过多等现象,这样的档案管理方式严重影响了企业对档案管理的利用效率,消减了其存在的意义。档案管理部门也很有可能成为企业的鸡肋部门。从另一个角度来说,企业内部实行的办公自动化也对档案管理的现代化、智能化提出了不同于以前的新要求,即建立企业的电子档案库,这样既方便资料查询、提高了档案管理工作的效率,也有利于节约档案管理资源。
2.3档案保护和利用的要求。
对档案的的保护和有效利用也要求企业早日实现档案管理的现代化。许多档案由于存放的时间过长,再加上对档案的防护措施不足,导致有些纸质的档案材料由于长期因疏于保护而出现脱落、模糊等现象。此外,传统的档案资料保管方式非常落后,不利于其他部门的随时查阅,在企业内部,也不利于档案资源信息的共享,而在同一时间段,几乎不能同时与他人同时掌握相关的档案资料,降低了档案信息的利用效率,不利于实现各项工作的高效性和机动性。
3 我国现阶段的档案管理现代化发展中存在的问题
3.1档案管理工作人员的专业素质不高
伴随着社会的进步和发展,必然要求广大社会主义建设者和劳动者的素质也能够得到更为全面的提高。而企业档案管理部门的工作者作为现代企业档案管理现代化发展的操作者必然要计算在内。企业档案管理人员的专业素质和职业技能的高低对企业相关的档案管理工作的现代化发展起着至关重要的作用,它是决定企业档案管理工作好坏、成败的关键因素。
档案管理的现代化是一项对相关工作人员的素质要求很高的一项工作,它除了要求档案管理人员有较高的档案管理方面的专业素养和职业技能外,还要求档案管理人员具有较好的职业道德和个人修养,了解时展的特点,具有与时俱进的新精神,最重要的一点就是要
掌握现代化的管理理念和技术,而且能将现代科学技术与档案管理融为一体。只有这样,才能让企业的档案管理工作跟上时展的步伐,适应企业的发展速度。但是,目前由于我国的现代企业制度尚处于探索发展阶段,我国的档案管理工作也处在初级发展阶段,而相关的档案管理的工作人员的职业技能和专业素养离现代企业档案管理现代化发展的要求还有一定的差距,在档案管理人才培养和训练方面还有所欠缺。
3.2档案管理工作的规范性较差
企业档案管理能否顺利展开的一个重要因素就是档案管理的规范化和标准化的程度。但是,由于目前我国的经济还处于转轨发展时期,许多行业都存在变动,不少行业的规范性和标准化程度还不高。当然这个问题也反应在了国内企业档案管理的问题上。现阶段,我国不少企业的档案管理工作都存在管理秩序极度混乱、内部管理人员的责任分工不到位、档案管理、分类等工作规定不明确、档案的保密工作没有明确的规定等现象。而如此没有规范性的档案管理不仅给企业的档案管理工作的本身带来一些问题,妨碍了企业档案管理的现代化,同时,也对企业的其他部门的工作造成了一定的阻碍,不利于企业的良性发展。
3.3经费投入不足
目前许多单位领导对档案管理工作的重要性认识不到,对档案工作都较为忽视,很少有一定量的资金投入到档案管理部门,导致在档案管理现代化建设中无钱配置现化化的设备,特别是基层的档案管理工作中,还沿用传统的档案管理工作,档案室连最起码的安全措施都没有,更谈不上标准化和规范化,现代化建设更成为奢求。因此在我国目前的档案管理现代化中资金投入不足已成为现代化发展的瓶颈,制约着现代化发展的进程。
4 实现档案管理现代化的基本措施
4.1大力培养优秀的现代化人才
加强对企业档案管理岗位技术人员的培养,打造一批能够掌握现代科学技术的优秀档案管理人才, 适应自动化办公、无纸办公等现代办公方式。在培养企业的档案管理人才时,必须要致力于培养一批具有较好的综合素质、档案管理的理论知识,以及能有效掌握现代电子通讯技术、网络技术等科学技术的综合性管理人才。走出一条科技含量高的企业档案管理的现代化之路。而对档案管理的人才培养和引进还要注重对工程技术人员、组织管理人员、技术操作和维修人员的分类培养。此外,企业还要定期对相关的工作人员进行在岗的专业技能和现代企业管理的理念培训,以此来打造一支充满活力的企业档案管理工作的专业型人才队伍。
4.2实现档案管理的标准化和规范化
要实现企业档案管理的标准化和规范化管理,首先就要建立一套标准的档案管理工作的理论原则和技术方法,在行业内形成对档案管理的规范化建设。而实现档案管理的标准化和规范化对企业档案管理的现代化发展起着很重要的作用。进行档案管理工作,要遵循集中统一管理国家档案、维护档案的完整与安全、便于利用的原则。也只有按照这个原则真正实现了档案管理工作的标准化和规范化,才能为企业的档案管理现代化打下了坚实的基础。
4.3强化管理意识,加大投入力度。
档案管理现代化工作,不仅需要投入大量的资金和精力对人才进行,合理的配置设备和资源,同时各单位还应该强化对档案现代化管理的意识,从而把档案现代化管理纳入工作计划并进行考核,同时领导还要组织管理人员加强与其他单位的交流和合作,从而在相互配合中找出自己管理上的不足,从而进行弥补,提高档案现代化管理的水平。
5 结语
总之,档案工作是人事工作的基础,档案工作需要跟着党的方针和政策来行走,确保档案工作的合法性,以工作绩效来评定档案工作者的优劣,对优秀档案工作者进行奖励,对于差劣档案工作者进行惩处,这样知人善任,注重对档案人员的培养,一定能够让档案事业不断的前进
参考文献:
[1]李春雨,王伟杰.浅议如何做好档案管理工作[J].中外企业家,2009(12):15-17.