发布时间：2023-05-25 18:12:32
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的诉讼档案管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
1诉讼档案的含义
检察诉讼档案是人民检察院以办理案例为目的，依法进行诉讼活动所形成、具有查考利用价值，并按照有关规定立卷归档，集中保管的诉讼文书、声像材料及其它材料的总和。主要分为四类，即：侦查、审判监督的刑事案卷；直接受理立案侦查的刑事案卷；控告申诉案卷；民事、行政诉讼案卷[1]。人民检察院的诉讼档案是检察活动的记录，真实地记录着检察活动的始终，不仅是是检察业务工作成绩的重要承载，而且是国家财富的重要组成部分。[2]
2基层检察院诉讼档案管理的现状及问题
通过近年来的努力，基层检察院诉讼档案取得了一定的成绩，但是在新形势下，基层检察院诉讼档案管理也存在着一些问题。
2.1档案意识不强，管理效果不佳
目前，院内各部门没有充分认识到档案管理工作是检察院工作的一个重要组成部分，大部分检察人员存在着“重办案轻档案”的思想，没有对本部门的收集立卷工作进行检查，认为这是档案室和档案管理人员的职责，长久下来，给档案管理人员增加了负担，再加上专业档案人员的缺乏，档案部门督促不力，整个诉讼档案管理效果欠佳。
2.2诉讼档案的文书材料收集不全，档案质量差
基层检察院的诉讼档案管理中经常存在质量问题：首先，由于我国法律体系不是很健全，加上办案人员的档案意识不强，造成大量的诉讼文书材料归档不及时，归档材料质量较差。其次，档案人员在接收案卷材料时，没有认真检查，部分案卷缺少讨论案件记录和阅卷笔录等；卷内材料排列混乱，重复文书材料、与定罪量刑无关的材料没有剔除。再次，部分案卷材料中使用劣质字迹，如使用圆珠笔、铅笔、复写纸等。使用这种不耐久的字迹材料极易使字迹模糊、扩散，不易长久保存，严重影响诉讼档案的保管质量。最后，部分案件的承办人没有书写法律文书编号，如审查批捕、案件意见书不编号；诉讼案卷的封面年度、字第号填写不规范、不统一；有的案卷，案件承办人不签名，没有填写负责人，造成了一定程度的归档困难。
2.3信息化建设情况差，信息资源利用率低
当前各级检察院都在进行信息化建设，但是，目前基层检察院的档案信息化建设仍然存在一些问题。一般基层检察院的诉讼档案的信息化管理仅仅是条目管理，没有延伸到全文管理；运用单机版管理软件或借助EXCEL、WORD表格进行检索，没有实现信息资源共享，查找档案非常不便；对于产生的大量电子文档，没有引起重视，使得大量电子文件信息流失。大部分的基层检察院档案室保存着大量的诉讼案卷，这些案卷中蕴含着丰富的信息资源，但是一般都只是按规定收集、整理，没有对其进行开发利用， 档案人员只是等待查阅者上门查阅，档案信息资源没有进行有效的整合和利用，档案信息资源利用率比较低。
2.4档案管理基础设施设备和条件不足
随着社会经济的快速发展和社会法律意识的提高，检察院工作的深入开展要求档案管理工作水平也要进一步提升。一般基层检察院的档案库房选址都不符合档案建筑设计要求，不利于诉讼档案的保管和利用；其次，基层检察院对档案工作的投入，仅限于1-2台电脑和1台打印机，缺乏除湿除尘设备、消毒设备和温湿度测量仪等，没有防虫防有害生物的有效措施，没有实现档案管理的现代化，基础设备和条件较差，不利于诉讼档案的保存。
2.5缺乏专业的档案管理人员
随着人们法律意识的增强，诉讼档案的增多，各类基层检察院的诉讼档案剧增，但档案管理人员仅配备1-2名，更换频繁。大多数情况下，这些档案管理人员都没有专业的档案管理知识，且没有经过专业的技术培训，无法对本机关各业务部门诉讼文书材料的立卷归档工作进行指导、监督和检查。在面对数以万计的诉讼档案时，无法准确而又有效的进行收集、整理、保管、利用等工作。有些基层检察院因人员紧张聘请兼职人员和实习生管理档案，没有统一的标准，加上缺乏责任心，致使诉讼档案管理缺乏统一性、科学性和规范性，给诉讼档案的利用带来很多麻烦。
3加强基层检察院诉讼档案管理的对策
3.1提高对诉讼档案工作重要性的认识，完善诉讼档案管理制度
诉讼档案工作对整个检察院工作的重要性不言而喻，要让每一个领导干部和检察人员都充分增强档案工作意识和档案法制观念。首先，把档案分级管理职责要落到实处，把档案工作列入重要议事日程，通过过问、检查、督促档案管理工作，为档案现代化管理工作提供物质保障创造条件。[3]其次，要把诉讼档案管理工作与检察院的岗位负责制和年终考核联系起来，以增强全院其他部门领导、检察人员和档案管理人员的责任心与事业心，加强诉讼档案的管理。
3.2严格规范诉讼档案材料的收集、整理、立卷工作，提高诉讼档案质量
案件负责人需要负责每个案件的文书材料形成、积累、整理，保证归档文件材料的完整、准确，并检查诉讼材料是否齐全、完整、是否符合要求，如果有遗漏或不符合要求的，要及时补齐或改正，对于无法补齐的文件，要在案卷备考表中说明。卷内材料应按照实际办案程序依次排列，各种证据材料，可先按材料的名称、问题等特征分类，再按时间顺序排列，将主要证据排列在前，辅助证据排列在后。案卷应有卷皮、卷内目录和备考表。卷皮、卷内目录所填内容应与卷内材料相符，卷皮除目录号、卷号外，都应用字迹耐久的蓝黑或碳素墨水逐项准确填写，字迹要工整、清晰、规范。归档的诉讼文书必须按年度、程序、一案一号的原则，结案后，由案件承办单位整理立卷，于翌年第二季度移交档案部门，并根据《人民检察院诉讼档案保管期限表》划出保管期限。
3.3加强诉讼档案的现代化管理、信息化管理
现代化管理不仅可以大大地增加库房的库容量，而且还能提高查找速度、查准率和查全率，诉讼档案要实现现代化管理。面对日益增多、纷繁复杂的诉讼档案，要改变传统的管理模式，实现诉讼档案的纸质和电子“双套归档”管理制度，加快实现档案的电子化管理，各个基层检察院要逐步实现计算机管理和信息化管理，实现与市院网、省院网、及全国检察院接轨的局面，实现资源共享。积极引进利用先进的档案管理软件，实现计算机自动检索，提高工作效率，节省时间和空间，为诉讼档案的利用提供便利。
3.4加大对诉讼档案的基础设施的投入
加大对诉讼档案基础设施的投入，加强诉讼档案基础设施建设，有利于实现诉讼档案的规范化、科学化管理。档案库房的建设要严格按照档案库房建设要求标准，同时要购置诉讼档案管理所需的档案装具、除湿除尘设备、空调、防火系统、复印机、打印进、电脑等设备，还要积极加大适应诉讼档案管理实际工作需要的软件设备的开发和利用，加速实现档案的现代化管理，实现具有检察院特色的办公自动化管理和传统手工管理的有效结合。
3.5加强学习培训，提高档案工作人员的综合素质
新时期，档案管理规范化的新形势、新内容、新变化需要一支拥有一支高素质的检察档案管理人员，这是提升检察机关档案服务能力建设的核心和关键所在。首先，要加强档案工作人员的责任心和事业心，提高档案管理人员的档案意识；其次，加强对档案管理人员的档案业务学习和培训，使掌握利用计算机技术和现代化科学技术进行档案管理的方法和技能，积极主动开发利用诉讼档案资源，以适应档案工作发展的需要。最后，完善激励机制，可以考虑设置检察院档案管理人员先进工作者奖项，充分调动基层检察院档案管理人员的工作积极性和主动性。
人民检察院诉讼档案管理是一项系统性工作，各个基层检察院需要结合自身实际情况，积极稳妥地开展诉讼档案的管理、利用工作。
参考文献
[1] 杨玲.浅谈基层检察院诉讼档案归档中应注意的几个问题[J].档案与建设，2006（S1）.
[2] 谢如薇.湖南基层检察机关诉讼档案管理研究[D].安徽大学，2014.
1.1 对诉讼档案工作重视程度逐年增加。1950年11月滑县人民检察署成立时无下设机构，至1972年在公安编制内设立了“检察股”，“”前的业务档案留存在公安局。1978年滑县人民检察院恢复重建后，建院以来的档案材料，由于重视不够无专人管理，保存得不够完整。1986年设立了档案室，及时将保存在县公安局“”前的业务档案及资料归入滑县检察院。自1979年恢复重建以来的各类文书档案保管越来越得到重视，检察机关档案规范管理意识得到不断提高，诉讼档案归档及时性和优秀率均大幅提高。
1.2 诉讼档案工作基础不断夯实。目前，滑县人民检察院通过办理各类案件，履行法律监督职能形成文书档案、诉讼档案、财会档案、声像档案、基建档案、设备档案等种类档案。其中诉讼档案数量在档案全宗中比重较大。2000年7月，投资10余万元，购置微机、密集型档案架等档案专用设施。2007年10月搬入“两房”后，档案室焕然一新，现占地面积80余平方米，可容纳未来50年新增各类卷宗、影像档案。
2 存在的问题与不足
2.1 干警档案管理规范意识不强，不能及时归档。当前检察工作普遍存在着重办案、轻档案思想，对档案材料完整规范、及时准确归档关注得少；不能做到档案材料及时结案、装订，需要不厌其烦地敦促，对归档的档案材料重数量不重质量，页码重叠、顺序颠倒等问题存在，给专职档案管理人员增加了工作负担。对检察机关来讲，没有完整规范的检察档案作记录，档案的开发和利用就成为无源之水无本之木。
2.2 档案案卷质量不高，档案安全存在隐患。①卷内材料不全，卷内文件短缺。一旦有当事人提出异议，需要复查时，可能因缺乏某项内容而影响案件的公正性。②卷内材料排列顺序混乱，目录和卷宗封面、备考表填写不全，归档卷宗的收案日期和结案日期填写不规范。③许多案卷材料中夹带金属物，相当部分材料中存在劣质字迹（即铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水等字迹）。目前，检察系统检查验收诉讼档案时，对劣质字迹的要求是复印，但复印材料本身也容易褪色。④许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现。总体来讲，目前档案室大多是馆藏，内容庞杂、案卷数量多、时间跨度长，且多年来一直处于封闭式管理之中，加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理规格不统一等，导致档案基础工作普遍较差。
2.3 档案管理信息化程度不高。基层检察院由于经费、科技条件的限制，一些档案工作还停留在手工收集、检索上，档案管理者对计算机信息技术不够了解，该院计算机严重老化也很难适应数字化管理要求。
2.4 诉讼档案保密要求与档案利用存在矛盾。检察机关的性质要求诉讼档案做好保密工作，档案工作只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能查阅就行了。而档案利用是实现档案工作的关键环节，也是档案部门赖以存在和发展的重要基础。档案工作者心存顾虑，不敢大胆利用，使很有利用价值档案被束之高阁，2001年至2012年间，该院检察档案被借阅111次，从利用范围来看，均为案卷复查和办案需要的借阅。
3 改进检察诉讼档案管理的对策与建议
3.1 加强档案人员培训，提高档案管理人员素质。重视专兼职档案人员业务提高，积极组织档案人员参加上级业务培训、学历教育等，持续“充电”，不断提高档案人员业务水平，培养复合型专业档案人才。
3.2 实行标准化、规范化管理方法，确保质量。诉讼档案材料的收集、整理、装订、组卷要严格按照规定标准进行。一要层层把关、及时归档。诉讼案卷归档，要经各办案部门负责人、内勤人员对承办人整理的案卷材料逐一审查，发现遗漏及时补齐，然后向档案室移交档案和清册，过期不交的档案，档案室应积极催交。二要严格按照实际办案程序依次排列，主要证据在前，辅助证据在后，印件在前，底稿在后。立案、侦查、审判、执行监督，直接受理立案侦查，控告申诉，民事行政四类案卷材料的排列顺序，按照高检院和国家档案局修改后的《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》附件的规定排列。
3.3 夯实物质基础，确保保障到位。加强计算机软件的开发利用，并采用档案管理系统专用软件进行辅助工作，提高效率，以实现快捷、准确、高效的档案信息处理，增强检察档案资源开发利用的实用性、有效性和针对性。
关键词 档案机制 档案管理 档案开发 档案利用
作者简介：曹京华，北京市石景山区人民检察院。
人民检察院的档案是国家重要的专业档案，真实记录了人民检察院的审判工作及其他各项活动，是人民检察院历史变革的重要凭证，也是人民检察院进行审判监督和其他工作的重要依据和必要条件。因此，合理开发和利用信息资源，发挥检察档案的作用，使档案工作参与检察改革、服务检察办案需要就显得尤为重要。
一、深化检察档案工作机制建设
建立、健全档案工作领导小组，形成由主管检察长领导，办公室分管主任负责，档案员统一管理与具体指导，各部门协调配合的档案管理工作格局。要把提高档案工作管理水平作为规范执法、促进检察业务工作发展的一项重要内容，及时解决档案工作中存在问题，及时制定、修订各类档案收集、整理、归档、移交、鉴定、借阅、销毁等工作制度。加大监管和服务力度，提高质量。严格执行归档制度，加强对重点工作、重大活动、重大建设项目的收集与整理，确保归档文件、案件材料齐全、归档及时。加大档案监管力度，强化档案“收、管、用”各个环节重点任务，切实提升档案管理水平。
二、深化档案队伍素质能力建设
坚持党要管党、从严治党，推进党建统领的新常态。巩固教育实践活动成果，严格履行档案队伍责任意识和履职能力，定期开展理论和业务培训学习。积极营造健康向上、务实清廉的工作氛围。一是提升基层档案队伍业务水平。加大教育培训力度，通过举办专题培训、开展观摩交流等形式增强档案人员的职业素养和职业精神的培养，积极营造团结进取档案队伍。二是培养档案人员爱岗敬业、求真务实、埋头苦干、甘于奉献的敬业精神，把教育培训经常化、系统化、制度化来抓，不断提高档案人员的业务技能和理论水平。三是定期组织档案知识学习培训，不断更新知识、更新理念、更新观点、提高认识，确保档案工作保持良好发展局面。 四是加强档案系统业务交流学习、学术研讨活动，提高档案人员综合素养，以“讲能力、转作风、树形象、求实效”为主题，全面提升档案人员职业道德水平，服务大局的良好工作氛围。
三、深化检察档案管理体系建设
随着司法改革的推进和社会档案意识的增强，依法管理诉讼档案工作的地位将更加凸显，诉讼档案的法制建设也将受到更多的关注。档案资源是一切工作开展的基础，是深化管理手段、挖掘信息价值，从而换发档案工作的生机和活力。检察档案记载着检察事业的发展历程，更主要反映着检察工作民主法制进程和重大司法改革的原貌。
（一）依法管档，法律先行
作为档案守护者、执行者，必须练就一身过硬的本领，熟知相关法律法规以及规章制度，时刻保持清醒的头脑，及时更新、补充知识，扩大自己的知识面，严格按照《档案法》规定和标准管理档案事业，任何人都不能凌驾法律之上，凡是违反档案法律法规的行为，都必须依法追究法律责任。 作为档案工作者只有熟悉法条，依法办事，才能赢得社会的理解和尊重，才能为档案事业法制化建设添砖加瓦。
（二）依法管档，从源头抓起
档案接收工作是档案管理工作的起点，接收工作的质量直接影响到档案管理与档案利用，因此，对待接收工作不能丝毫懈怠，更不能马马虎虎碍于情面，对不符合要求卷宗材料坚决退回整改。
（三）依法管档，抓好档案入口关
在诉讼档案归档时，档案机构应按照《人民检察院诉讼档案管理办法》对诉讼档案进行分类管理，人民检察院诉讼档案的编号应以本单位诉讼档案保管期限划分为前提，将不同保管期限永久、长期、短期的案卷每年各编一个顺序号。并对诉讼卷宗的编号、案件来源、嫌疑人姓名、申诉人姓名、举报人姓名、案由、处理结果、收案日期、结案日期、承办人、归档日期、盖章情况以及卷宗目录进行全面审查，以确保归档的诉讼卷宗材料完整、真实、合法、有序，全面提高档案归档质量。
（四）依法管档，建立信息采集制度
加强与各部门的沟通，建立信息采集制度，信息采集是电子文件（档案）备份中心系统的基础，没有丰富的电子数据支撑，电子文件备份中心就成为无源之水、无本之木。因此，信息采集制度的建立需要各部门的参与、支持、配合，明确采集范围、内容及保密措施。
四、深化检察档案安全保密体系建设
保障档案实体安全和信息安全是档案工作的基本要求。应当构筑人防、物防、技防相结合的综合防范体系，加强内部管理，把安全责任、安全制度、保障措施落实到实处。一是加大档案基础设施和安全设施建设投入，逐步实现纸质档案库房、音像档案库房、实物档案库房、阅览室“四分开”。二是加大档案库房配备监控报警设备、温湿度控制调节设备、气体灭火设备、驱虫杀菌设备，配齐音像检测和播放设备、数字化扫描、存储、备份设备、档案管理软件及专用服务器，切实提高综合保障能力。三是加大档案信息系统安全保障。按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系， 严格执行档案安全保密管理制度，严防把涉密档案传输到非涉密网络，加强对档案管理软件、档案专用计算机、档案专用服务器和其他档案存储介质的安全保密管理，确保数字档案室建设和运行的安全。四是坚持定期自查和档案安全巡查。定期清点库存档案，检查借阅制度落实情况，加大互查力度，细化考核标准，确保制度落实到实处。
五、深化检察档案利用服务能力
随着社会不断发展与进步，人们对档案利用的要求越来越高，档案提供利用服务，就是最大限度的满足档案利用需求，发挥档案的凭证作用。档案利用是档案工作发挥价值的集中体现，实现档案利用服务的拓展与增值，充分发挥各类档案的作用，实现档案的价值。 （一）严格借阅档案审批制度，确保档案利用安全
结合档案利用多的情况下，制定严格的档案审批程序，制定档案利用审批表，由档案利用人签名，填写借阅事项、借阅目的和借阅时间，经处室兼职档案员签名，报处室正、副处长审批，再报主管检察长批准。文书档案属于我院机密档案，一般不外借，如外单位利用我院文书档案时，需经主管检察长批准，方可办理借阅手续，并限期规档。
（二）严格借阅登记手续，确保证件齐全
档案利用人办理完档案借阅审批手续后，需到档案室填写档案利用登记卡，由档案部门专职档案员签字确认其身份后方可借出。归还卷宗时，由借阅人填写归还卷宗册数和归还时间，方可确认归还卷宗。上级检察院和同级法院、公安局、安全局，因工作需要借阅卷宗的，除上述程序外，还需持有单位介绍信、工作证经我院办公室主任和主管检察长审批方可到档案室办理借阅手续。其他单位一般不外借，因特殊情况需要借阅时，需经主管检察长批准，并限期归还。
关键词：档案数字化；保密；诉讼档案；审判事务
目前，全国各级法院正在全力推进档案数字化工程， C法院Y合院内工作实际，在没有预算经费的情况下，以专项项目形式向市政府申请档案数字化专项经费，C院档案数字化工作探讨，更多的是侧重于对档案数字化实践过程中可能出现的保密问题进行思考，以“防患于未然”，为下一步档案数字化工作的顺利推动夯实基础。
1 档案工作在审判事务中的比重不断加大
1.1 结案标准化下的全过程参与
在C市全市两级法院全面实施办案流程静默化监管、结案标准规范化规定以来，档案工作由以往的被动接收诉讼档案转化为办案过程中的流程参与，以归档结案、过程卷与档案卷同质、电子卷宗与纸质卷宗同步的全新档案工作模式已初显成效，档案工作逐步由幕后接收走向过程参与，档案部门也成为诉讼档案形成的重要一环，档案工作迎来更多的机遇与挑战。
1.2 司法公开与审判秘密“博弈”的见证
如今，司法公开成为审判大环境，诉讼档案作为审判工作秘密的原始记录，更承担着权衡公开或保密的重要职责。2014年最高院和国家档案局联合印发《人民法院诉讼档案管理办法》和《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》，积极回应在司法公开背景下如何进行诉讼档案管理问题[1]。诉讼档案由一般情况不对外提供利用到全部正卷材料均可对外公开，档案见证了司法公开大时代的到来。
1.3 非工作重心下的大手笔投入?――档案数字化
众所周知，法院工作的业务中心为审判，档案始终只是审判业务的忠实记录者、竭诚服务者。此次档案数字化工作，仅C市C院一家基层法院，就是两三百万元的项目经费，这对如今日常审判业务繁重，工作经费紧张的任何一家法院，都需倾尽全院乃至地域之力来共同推动，而全国范围内各级法院已然纷纷行动，仅此一点便足以说明档案工作正得到前所未有的支持和重视。
2 档案数字化过程中的潜在风险
国家档案局局长杨冬权在2013 年底全国档案局馆长会议上讲话时指出档案外包中存在的隐患，强调要“严防外包服务中档案失泄密。”[2] 档案数字化工作是保护档案原件安全、建立方便人民群众档案利用体系的有效途径。在这项工作中，安全保密高于一切，是档案工作的生命之线和底线。
2.1 库藏档案数字化加工中存在的风险
档案最重要的属性即它的原始记录性。而库藏档案数字化加工首先即是在损害这一属性基础上的拆卷、加工、还原，不可避免的会对档案造成一定的损伤。C市C院的库藏诉讼档案大多未分立副卷，基于此，数字化加工机构即获取了可能本属审判秘密的全部卷宗内容。同时，鉴于外包公司的非法学专业性，其对于应属于副卷信息的重点标注是否完全可取，是否自行扩大或缩小了不公开范围，并无十足把握。
2.2 新生档案过程卷数字化的安全
库藏档案数字化加工完成后，以市中院审判辅助事务剥离为原则，最大限度服务审判中心工作，外包公司将一并参与诉讼档案过程卷的扫描整理。而过程卷因审判流程繁琐流转时间较长，且多为未进行装订整理的零散材料，卷宗转接过程中出现遗失的可能性较大，案件材料齐全完整存在未知风险。一旦在诉讼过程中卷宗材料丢失，可能对审判结果产生直接影响，则可能有损司法权威，浪费司法资源，而且对司法公信力产生直接冲击。
2.3 项目交接时的细节与保密
档案外包服务将法院内部分工转化为与外包公司的对外合作，交接手续繁多且重要。档案实体移交时的实体安全、数字化成果交接时的数据安全、数据备份时的存储介质管理等细节问题，都存在各种潜在的失泄密风险。比如数字化成果的验收与交接，就涉及数字化加工所使用的计算机、扫描仪等设备，数据载体，网络环境，加工系统等多方面的安全管理。在将纸质档案转化为数字化信息的全过程，即是依托数字技术将有形档案转化为无形数字信息的重大工程，其保密工作的重点，也必然扩展到信息数据、存储载体、元素背景等全方位的保密[3]。
3 存在问题的解决对策及思路探讨
3.1 建立档案与保密工作联动机制
颁布相关规章制度，逐步建立档案工作业务检查和保密检查的联动机制，理顺档案管理部门和保密部门的协作关系，及时沟通，凭借多方力量共同处理档案工作中存在的各类安全隐患 [4]。可实时主动邀请档案管理部门和保密管理部门共同参与到档案数字化工作的开展过程中，接受多方监督检查，提前预知防范查漏补缺。
3.2 完善有效的监督机制及救济途径
制定档案数字化各项操作规程、规章制度、监管机制，要求档案数字化服务公司严格按照流程操作，并在实践过程中根据可能问题实时调整完善。实行法院档案数字化专职人员的外部监管和数字化外包公司项目管理人员的内部约束相结合的监督机制，形成有效的错误倒查、绩效目标考核管理制度。针对新生档案过程卷扫描中可能存在的丢失风险，提供可供选择的多种救济途径，备出各项救济方案，提前将风险预留在可控范围内。
3.3 培育一批具有专业素养、高尚职业道德的保密、档案专业人才
市场需求的激增导致当今所谓档案数字化专业服务公司质量参差不齐，挑选具有资质、丰富档案加工经验、良好行业信誉的外包公司是档案数字化工作成败的关键。另一方面，法院档案管理人员档案数字化工作经验不足，加工标准把握不严，对档案数字化工作存在畏难情绪。制度、标准、项目的最终实施都在于人，精湛的专业技能、良好的职业道德及强烈的工作责任心是工作质量高低的核心影响力，培养一批具有专业素养、高尚职业道德的保密、档案专业人才已迫在眉睫。
参考文献
[1] 颜研生.浅析诉讼档案的公开[J].北京档案.2015，（5）.
[2] 洪档字[2014]10号，关于加强档案数字化和档案信息化服务安全工作的通知， 南昌市人民政府网站.
关键词：机关事业单位；专门档案；管理；经验
1 什么是专门档案
专门档案顾名思义就是专门的档案，指的是机关、团体、企事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录。
专门档案是一个群体概念，不是说某一个档案专门。具体而言，可以分为诉讼档案、工程档案、学籍档案、艺术档案、出版刊物等等。它作为一种有效划分档案类别的途径而广泛应用于档案分类当中，由于专门档案的特定形成规律，其收集和管理工作就有别于文书档案而相对具有独立性。
2 专门档案分类的优势
专门档案相较于文书档案，其归档效果更强烈，更便于查找和借阅。类似我国古代史书中的“纪传体”与“编年体”，专门档案就如同纪传体，以某一类人、某一类事作为统一记载序列，而文书档案则一般是以年度为界。比较来说，专门档案在技术机关事业单位在某些专业方面的工作情况比文书档案更有优势。
同时，由于专门档案的分类方式，诸如音频、视频、图片等媒介能够单独分类、单独存储，同时其存放条件也与一般文书档案不同，避免了目前传统纸质分类方式的管理人员混杂、管理方式杂乱的现象。
3 如何更好地建设专门档案的管理工作
3.1 要掌握灵活性
管理专门档案要根据专门档案的灵活性灵活调整。比如我们保存出版刊物时，由于不同的出版刊物有不同的受众阅览，也面向不同的地域阅览，因此，我们在存储这类专门档案的时候可以选择按照出版时间加以分类，也可以选择按照出版地点加以分类，还可以按照面向人群进行分类，类似1999年1月1日的《新华日报》可以和同时间的《人民日报》一同归档，也可以按照地域和同一时间的《扬子晚报》一同归档。档案管理人员应当按照现实要求，分情况分类进行归档。
另外需要特别说明的是，对于非纸介档案的专门归档，要根据每种档案的不同特质灵活对待，借助磁材料保存的文字、声音、影像档案，例如光盘、磁盘等要单独放置，避免消磁。同时因为声像档案的瞬时性和阶段性，此类档案还应该及时归档。采用胶片、相纸等感光材料的，还应当留存备份。对于感光材料和磁材料的借阅问题上，应该严格控制原件借阅。
3.2 要重视完整性
专门档案以类别划分，如果档案不全将对查阅造成极大不便。比如诉讼档案，我们要从公安机关立案侦查、检察机关提讼到审判机关审查宣判，全部记录，缺一不可。无论时间再长，也要逐一记录。再比如基建档案，涉及到规划、勘察、施工、建立、设备、财会、验收等方方面面，其参与部门之多、时间之长、工程之复杂等都非常考验机关单位专门档案管理工作。这种档案一旦缺失某一点，在后期的核查及纠错将会出现重大干扰。机关事业单位档案管理人员要特别注意，确保此类档案的齐全和完整。
对于非纸介档案，除了应留存备份之外，在记中还应当对档案生产的时间、地点、人物、工作内容和活动等一一注明。明确一线责任人的责任，加强系统监督。
3.3 要强调时效性
不同的专门档案有不同的管理方式。现实社会中，信息量冗杂且繁复，很难对全部的档案管理做到全面、准确，纸质材料的存档更是如此，往往纸质档案随着时间的推移越积越多，给档案管理和查阅带来了诸多不便。这就要求档案管理人员对归档整理要有时效性概念，尤其是专门档案的分类管理工作，比如说诉讼档案中若存档超过一定时限，在法律意义上讲已经丧失了利用的价值，这时我们可以将超时的这类诉讼档案再逐一进行专门管理；教学工作的学籍档案根据学生是否在校，分类管理，按照在籍学生、未毕业保留学籍者、毕业未提走档案者等归类存档。这样相对独立的管理模式，将为档案的查考利用提供便利条件， 也为档案的管理工作提供相应的支持。
对待非纸介档案，不仅要考虑传统档案的时效性，还要从其本身的材质出发，视情况整理。磁介质的档案需要隔一段时间检查档案质量，光材料档案要选用遮光避光场所，同时也要注意保质期限。
如此归档，很多查找档案的专门档案需求人员直接可以查阅本专业的档案材料，不需要档案管理部门的协助即可，方便又快捷。
设社会主义法治国家进程中发挥其应有的作用。笔者就如何做好基层法院档案管理工作谈几点浅见。
一、抓好规范化，夯实基础
人民法院档案是人民法院在审判工作等活动中形成的各种材料，反映了人民法院贯彻执行党的路线、方针、政策和国家法律、法令的情况以及人民法院的基本职能，又是人民法院进行审判工作，实行审判监督的重要依据和必要条件。抓好各类档案规范化是保证档案管理质量的基础，是实现档案保管利用价值的最大化、档案完整化、档案检索便捷化的重要保障。因此在规范化上应做到把好“三关”。
（一）把好“收集关”，基础材料规范化
法院工作人员，特别是审判一线人员要严格树立“对历史负责”的高度责任感，严格按照法律、法规及上级的要求，认真细致、按时保质地收集各种文字图表、音像等不同形式的历史记录，准确反映整个诉讼活动等工作的全过程，使整个法院档案形成链条式的材料体系，准确完整，从根本上提高档案质量。
（二）抓好“整理关”，科学立卷规范化
法院综合档案室的管理人员要加强对各职能部门档案工作的督查和指导，职能业务部门要加强与档案业务部门的沟通与交流，齐心协力抓好档案基础建设，制定统
一、科学的档案整理方案，增强诉讼档案规范建设的可操作性，提高诉讼档案建设的整体水平。要把法院系统档案管理和《中华人民共和国档案法》相关规定有机的结合起来，从而真正实现基层法院档案的规范化。
（三）强化“考核关”，促进档案规范化
针对近年来基层法院书记员新招人员较多，在业务能力上参差不齐，在档案管理上时有问题发生。因此，这就要求基层法院在加强业务培训的同时强化考核，使每个相关人员加强工作责任心，深刻认识做好档案工作的重要性和必要性，从而提高做好档案工作的自觉性，并通过量化考核，奖优罚劣，彰显档案工作在基层法院工作的应有地位。
二、落实制度化，持之以恒
以制度管事，以制度管人是现代管理科学的重要方面，认真落实档案管理工作的各项制度，是做好档案管理工作的有力保证和重要手段。在落实上我认为应着重从三个方面：
（一）组织落实
法院的档案管理是一个科学、合理、合情、合法的链条体系，单从哪一个方面，哪一个环节去落实是不够的，必须从案件受理直至案件审结以及调档查阅等多个环节，全方位的按照档案法律和上级的制度去执行，所以法院的档案管理涉及到上上下下的每一个同志，每一个工作环节，光靠几个档案人员是永远不够的，这就需要领导的高度重视，并建立一套组织体系，从各项工作的源头，从案件的起点就一丝不苟地抓好档案管理，要求各项工作落实到位，形成一级抓一级，一层抓一层，压力传递，人人负责的良好氛围和责任意识。
（二）不断完善
随着社会发展，改革创新的不断深化，面对新的形势，原有的制度、规定可能就不能完全适应新的形势的需要，因此，这要求我们要用创新的理念，创新的思维去不断地完善和健全规章制度，对已有的档案管理制度，要根据新近颁发的档案法规和规定，该废止的要废止，该修改的要修改，该制订的要制订，从而适应法院档案发展的需求。
（三）长效管理
牢固树立长效管理的科学发展理念，摒弃“为争创而争创”和“管理达标万事大吉”的思想，将档案管理责任落实到法院业务管理工作中去，进一步明确各业务岗位的职责分工，使档案的收集、整理、归档、借阅等工作日常化、规范化、制度化，使归档验收、阅档审批，借档催收等制度得到全面规范的落实，从而使基层法院档案管理工作长效有序的发展。
三、依托信息化，科学发展
法院档案信息化建设是拓宽档案服务利用外延，提高档案服务效能的重要手段。因此基层法院在档案管理信息化进程中要做好以下三方面的工作：
（一）加强信息化基础设施建设
软硬件基础设施建设是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。这就要求基层法院在档案信息化建设过程中要舍得投入资金，在添置必要的硬件设备如计算机、扫描仪、服务器等的同时，亦要积极加大适应基层法院档案管理实际工作的软件设备的开发和利用。
（二）加快档案信息库的建设
档案信息资源共享的前提是各类
莲山课件信息资源数据库的建设。因此在档案信息化建设过程中，不光要对室藏档案数字化，同时还对新生成的文件进行数字化。充分利用计算机技术、扫描技术等多种现代化技术，实现电子档案与纸质档案同步归档，建立一个有序结构的档案信息库，为法院档案信息在线查询，交换和共享提供服务。
（三）加大档案人才队伍的建设
一、对检察档案实行现代化管理的必要性和重要性
档案是证据。检察机关是国家的法律监督机关，其监督活动贯穿于刑事诉讼的全过程，并且对国家工作人员贪污贿赂犯罪、国家机关工作人员渎职犯罪具有侦查权、侦查，是收集证据，审查批捕，是审查证据，出庭支持公诉，要依靠证据，可以说，证据是刑事诉讼活动的生命。从档案形成的特点看，是当时、当地、当事人直接使用的文件材料有条件地转化而来的，是未经任何改动的原始材料，是令人信服的历史证据。从档案本身的特点看，它是历史的真实记录，如手迹、信件、照片、录音和录像等，都是原始文件和历史信证，可以成为查考、研究和处理问题的依据。档案是“句号”。每个案件，都经法定程序，都有一叠档案，从立案、侦查、、审判到执行，都有详细的记载。事情终结、案件办结的标志是什么？两个字：归档。没有归档的事情、案件，都还没有真正划上“句号”。北方农民种地，讲究春种、夏锄、秋收、冬藏，如果立案、侦查、批捕、，是“春种”、“夏锄”、“秋收”，那么档案工作就是“冬藏”，如果“冬藏”不妥，前面诸般努力的实际效果就会大打折扣。检察档案是广大检察干警辛勤劳动的果实，心血的结晶，因而，必须科学、规范、完好地保存。档案是历史，它真实记载着经验和教训，有着不可替代的现实参考价值。检察档案是检察机关工作的查考凭证，办案干事业的重要依据，调查研究的必要条件和基础，是开展培训的生动教材。随着科学技术的不断发展，计算机应用的日益普遍和电子文件的大量涌现，对检察档案实行现代化管理已迫在眉睫。
二、目前检察档案管理的现状以及存在的问题
经笔者初步调查，在档案管理、存放中主要存在以下问题：档案检索体系不够健全，普遍存在检索工具设置过于简单，案卷目录一本账、重复交叉现象严重、整体功能发挥难的问题；有的已晋级的基层院，当时只是为了应付晋级检查，虽购买了软件，但没有著录，这既不便于今后工作，也不符合建档规范；有的基层院虽建立了声像档案，但没有购买防磁柜，非常不利于声像档案的保存；有的基层院还在使用传统的老式的“五节柜”，没有购买密集架；有的基层院没有专门用于档案工作的微机，既不便于档案软件的利用，也不符合安全保密规定；还有的基层院领导重视不够，从不过问档案工作，甚至没有设置专门的档案室。上述问题的存在，原因是多方面的，有领导的、有管理的、有资金的、有人员素质的，如果不下大气力加以规范和解决，势必是对过去检察工作的不负责任，对未来检察工作也会造成严重的影响和制约。
三、检察档案实现现代化管理的途径和办法
1、以提高认识为前提，转变各级领导的思想。制约档案现代化管理的因素很多，如资金、人才等，但起主要决定因素的是领导者的现代化意识水平。首先，主要领导要总揽。认真从自身作起，检讨对档案工作认识和重视上的偏差，切实转变思想。在实际工作中应投入一定的精力关心支持这项事业，要经常过问、检查、督促档案工作。应想方设法创造档案现代化管理的物质保障条件。其次，主管领导要真管。应当把档案工作列入工作职责，经常了解档案员在干什么、想什么，领导能够为他们做些什么。每年至少要研究一两次档案工作，对重大事项、重要问题，要定期听取汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依据标准和有关规定开展工作，帮助解决工作中存在的实际困难和问题。
2、以提高素质为核心，建设专业化队伍。检察档案管理是一项专业性很强的工作，不仅要求档案管理人员具备较高的政治素质，良好的职业道德，而且要具有较高的档案理论水平和较强的业务能力。实践证明，只有有了高素质的档案管理人员，才会有高质量的档案管理工作。因此，培养和造就高素质的检察档案管理人员，是实现检察档案管理现代化的核心和关键所在。首先，要提升检察档案管理人员政治素质。增强他们的政治意识、宗旨意识，使之具有高度的职业责任感和坚定明确的事业心；要增强档案管理人员的档案意识和法制观念，使之充分认识检察档案的重要性以及它潜在的价值，认真履行岗位职责，做到干一行，爱一行，专一行，精一行，确保能保质保量地完成任务。其次，要提升检察档案管理人员业务素质。检察档案管理人员不仅要具备档案专业知识，而且还要具备相关的检察业务知识。因此，必须通过全方位、多角度、多层次的培训，努力实现检察档案管理人员由事务型、封闭型向知识型、复合型、开放型的转变。第三，要提升检察档案管理人员科技素质。计算机和计算机局域网已在检察工作中广泛应用，检察档案管理者必须熟练地掌握计算机操作技能、网络应用技能，不断适应检察档案工作发展的需要。
3、以完善设备为重点，加大投入力度。一个完整的、现代化档案室，应配齐密集架、防磁柜、微机、复印机、录像机、扫描仪、温湿度计等。档案管理的现代化不仅是设备配置的现代化，还包括管理技术、管理思想的现代化和管理标准的统一化，而这一切，都与科学技术的现代化息息相关。现代化的管理离不开现代化的设备，而工作标准化、规范化则是实现现代化管理的前提。在检察档案设备配置上，既要考虑先进性，又要着眼适用性，一般来讲，购置软件时，要着重考虑兼容性、扩展性、容错性及是否便于升级的问题，如科怡档案管理软件，就比较适用，便于升级，易于查找。应把档案现代化管理纳入本单位工作计划，列为本单位重要达标的内容进行考核。在宏观上要有总体思路，推动档案工作与时俱进，在微观上要不断规范技术要求。
关键词 法院 档案 信息化 数字化
作者简介：吴心言，苏州市吴中区人民法院。
近一个世纪以来，计算机技术飞速发展并迅速席卷全球，以计算机为基础的信息技术应用日益广泛，一场全球范围内的信息革命由此引发。信息技术的发展步伐不断加紧、加快，一股国家信息化和企业信息化的热潮亦随之出现。在此背景下，人民法院档案作为国家档案的重要组成部分，其信息化已成为我国信息化建设工作的重要组成部分。
一、人民法院档案信息化建设的概念与沿革
档案是指“国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 人民法院的工作中形成的档案大部分是诉讼档案，属于国家重要的专业档案，诉讼档案是“人民法院审判活动的真实记录，是做好审判工作，实行审判监督的重要依据和必要条件。” 诉讼档案的管理工作与审判工作密不可分。数字化则是“将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化的基本过程。” 人民法院档案信息化，就是指利用计算机、扫描仪、图像处理技术等现代化信息技术将传统介质的纸质诉讼档案，进行数字化处理，进而形成数字档案信息资源并应用于实际的过程。
随着计算机技术的发展兴起，法院档案信息化以此为基础开始起步。70年代末80年代初，计算机刚刚引入，我国档案界便开始尝试运用计算机辅助档案管理工作。到了90年代末，在信息化整体战略的助推下，国家和地方政府对档案信息化建设的投入大幅增加，档案部门配置的信息化设备增多，档案从业人员的计算机应用能力迅速提高，档案信息化建设的相关法规也得到了进一步的完善，档案信息化建设进入了快速发展时期。进入21世纪后，国家档案局相继颁发了《全国档案信息化实施纲要》及《全国档案事业发展“十二五”规划》等文件，要求“建立与国家经济和社会发展相适应的档案工作体制与机制，充分发挥档案和档案工作服务各项建设事业、服务人民群众的作用” ，这标志着我国的档案信息化事业进入了系统发展阶段。
二、吴中法院档案信息化的具体实践
该院的具体做法是：一是党组重视。吴中法院党组高度重视档案数字化工作，多次召开会议，听取汇报，研究方案，部署工作。在人案矛盾突出、办公经费偏紧的情况下，抽调人员充实档案科力量，拨出专款，优先保障数字化扫描工作。二是有序推进。精心挑选实力较强、工作经验丰富、具有相应保密资质的公司负责具体扫描工作，并督促该公司严格按文件要求备案；及时安排工作场地，安装现场监控系统，制定详细工作方案，签订协议，细化任务，落实责任；工作过程中加强督促检查，发现问题及时沟通解决，确保扫描档案完整清晰，挂接及时有效，实体及电子档案安全。三是齐心协力。档案科在坚持做好日常查档、归档工作的同时，强化分工合作，密切配合扫描公司开展工作，每天从库房调档、归档数百卷，并加派专员每日值班。法院网络部门积极提供技术保障和支持，扩大数据库容量，以保障档案数据的挂接。正是在如此条件下，吴中法院的档案信息化建设才得以迅速发展。
三、法院档案信息化建设的优势及存在的问题
相较于以纸质为主要载体的档案保存和管理，法院档案信息化建设有三大优势。
第一，提高查询便捷度。档案数字化，是实现档案信息化的前提条件和基础。数字化资源存储于硬盘、光盘等数字储存介质上，其优势在于不易遗失损毁，复制、转移及查询方便快捷，大大保障了档案的安全度和使用便捷度。
第二，提高档案利用率。法院档案的管理归根结底是诉讼档案信息资源的开发利用，建立一体化的档案信息化管理体系，把档案管理纳入局域网建设总体格局中，减少人力、物力、财力资源的占用，既便于管理，又能够实现资源高度共享，从而扩大档案利用率，提高全社会的档案意识。
第三，降低空间占用率。现在各级法院档案室均或多或少面临着库藏档案“爆满”的问题，随着微缩技术、扫描技术、光盘技术的运用，档案信息的储存量大幅提高，存储密度大大高于纸质档案，利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快，易操作。但在法院档案信息化实际操作中，也难免遇到一些问题。
首先。法院干警“重纸质轻数据”的思想仍然存在。一些法院干警对数字化的档案存在抵触情绪，特别是一些工作年限长、年龄较大的干警，对于翻阅传统纸质档案的工作模式已然习惯，对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，仍旧要求借阅纸质档案，造成电子档案的“有而无用”。 其次，档案管理软件本身开发尚不完善。应用于档案管理的软件还不成熟，其稳定性、实用性还有待加强，软件自身的程序问题造成档案的丢失、重号状况时有发生。
再次，数据在不同系统中转录易出现差错。法院的数字化档案是在多个平台上产生，以江苏省法院采用的办公系统为例，档案数据由信息管理系统转入档案管理系统，或由办公管理系统转入档案管理系统，需要二次加工，再次录入难免出现一定比例的人为误差，不能完全确保档案的真实性和准确性。
最后，专业数字化公司对法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院诉讼档案的扫描工作，大多由相关专业公司派驻员工进行数字化处理，这些员工精通数字化扫描工作，但对法院本身的工作全无了解，对纸质诉讼档案的形式及内容亦无基本概念，也会一定程度上增加诉讼档案数字化的错误率。
四、完善人民法院信息化建设的建议
第一，加强档案工作与使用人员的培训。一方面，根据信息化档案管理使用的新技术、新软件的特点，对法院档案部门人员进行培训，另一方面，对外聘的数字化专业公司人员进行法院档案基本内容、构成方面的培训。此外，要抓好档案的安全教育和维护教育工作，使档案调用人员在接受便捷的信息化档案服务的同时，树立档案安全负责的意识，已有扫描电子档的诉讼档案，均不再以实体借阅形式对外借卷，尽量降低档案安全管理的风险。
第二，建立健全安全防范体系。积极应用先进的计算机技术，照片修复技术，电子信息回复技术，计算机录音处理技术等，为档案安全提供技术支持。切实落实异地备份制度，对有多套档案或档案复制件的，确保异地存放至少一套，以防重大灾害或事故对档案造成毁灭性损失。
第三，加强财力和人力支持。要将法院档案信息化纳入法院信息化建设总体规划之中，从诉讼信息集成、服务审判一线的角度出发，统筹兼顾，相辅相成，互为作用。拨放一定资金专门用于档案安全维护，用以更新先进的档案保密系统，增加档案信息化软、硬件设备。
