发布时间：2023-05-26 15:50:00
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案信息化管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
【论文摘要】信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。
1、档案信息化的定义和内涵
1.1定义
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
1.2内涵
档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。
2、档案信息化管理的必要性
由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
3、加强档案信息化管理的措施
《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
3.1加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。
3.2档案信息资源建设
3.2.1 档案的电子化
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。
3.2.2 加强档案目录数据库建设
我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。
3.3档案信息化人才的培养
从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。
【参考文献】
在经济迅速发展的今天，房地产业也获得了蓬勃的生命力，得到了迅速的发展。而房产档案管理作为房地产业的重要组成部分，在房地产业蓬勃发展的今天也起到了巨大的作用。
一、对房产档案作用的认识
房产档案主要是指房地产业的管理部门在房地产发证登记、交易买卖、房屋拆迁、建筑用地和租赁用地中，通过收集、整理等过程，按照特定的方法形成的能够直接反映房产产权人、房屋现实状况和土地使用状况的文件材料，这些材料主要以文字、计算材料，图纸，图表，照片，录像带，录音带等各种形式为载体。
在房产档案建立形成之后，当房产的产权以各种不同的形式不断的发生变化时，或者是，当房屋的现有状态发生转移或变更时，房产档案的内容必须不断地被补充一些新的材料，才能够保证其真实性和连续性，防止发生各种不必要的纠纷。
二、房产档案管理的特点分析
（一）具有法律的依据性
房产档案是对产权变化和房屋的现有状态转移或变更的记录，对调解各种纠纷起到了重要的作用，它是确认产权和房屋现有状态的重要依据，是除了产权证书外，另一种被法律所认可的凭证。当前各种房屋交易纠纷纷至沓来，这时，房产档案就起到了重要的作用，成为了重要的法律依据。
（二）具有区域的垄断性
房产管理属于属地管理，而且每个地区都只有一个房产管理部门，因此房产管理就具有了区域的垄断性。因此，房产管理部门的工作效率就决定了该地的房地产业的发展情况。因此，为了该地区房地产业的不断发展，保持市场的秩序化，房产管理部门就必须加大硬件设施，实现信息化管理。
（三）具有社会的信息性
房产档案作为反映房产产权人、房屋现实状况和土地使用状况的文件材料，本身就具有社会的信息性。即使对房产档案进行了信息化管理，但是，它仍是信息传递的载体，具有社会的信息性。
（四）具有动态性
当房产的产权以不同的方式在发生变化时，或者，当房屋的自然状态发生变化时，房产档案的内容就必须进行补充，详细并及时的记录房产的产权、房屋的自然状态变化的具体情况，这就决定了房产档案管理具有动态性。
（五）具有使用的频繁性
房产档案在社会生活中经常会被用到，例如：买卖、继承、抵押房屋时，或者是发生房屋纠纷时，又或者是房屋的自然状态发生变化时。所以房产档案具有使用的频繁性。
三、房产档案管理的缺陷分析
人工的房产档案管理存在着多种缺陷，主要可以分为三类：第一类是房产档案有积攒的现象，房产档案资料因为数量大、种类繁多、房产信息变更快等原因，造成了房产档案不能得到及时的整理和分类，这也就造成了房产档案的堆积现象；第二类是房产档案管理部门的管理水平不高，主要是因为房产档案管理部门的硬件设施简陋，这就造成了房产档案管理部门的工作效率低，管理水平不高；第三类房产档案的动态性给工作带来了一定的难度，因为当买卖、继承、抵押房屋时，或者是发生房屋纠纷时，又或者是房屋的自然状态发生变化时，房产档案的内容就必须进行补充，对发生的各种情况进行最详细的记录，而且因为房地产业的迅速发展，各种变更每天都会发生，并且数量十分巨大，这就给房产档案的管理工作带来了许多的困难。
因为人工的房产档案管理存在着许多的缺陷，所以房产档案的信息化管理就获得了巨大的发展空间，它可以在一定程度上解决大部分的问题。
四、房产档案的信息化管理分析
随着科学技术的不断发展，以计算机为主要核心的房产档案信息化管理也得到了广泛的应用，而且也会逐渐代替复杂的人工房产档案管理。房产档案的信息化管理有利于改变工作模式和工作方法，极大地提高房产档案管理的效率；有利于提高房产档案管理的质量和和水平，保证房产档案得到及时的整理和更新。
房产档案的信息化管理首先可以有效地保护房产档案的原件，满足使用者的各种需要；其次是可以深层次的揭示房产档案的具体内容，进行传统的房产档案服务，主要包括提供目录，进行查询、复制和借阅等服务；然后是可以将繁琐的房产档案进行浓缩，提取其中的精华，去除没有利用价值的房产档案信息，减少房产档案的信息量；最后是可以对房产档案中的原件信息进行综合的分析和研究，提高信息的准确性。
同时在对房产档案进行信息化管理是应该坚持做到：第一，保证做好房产档案信息化过程中的技术处理工作；第二，保证做好信息化房产档案的保存工作；
第三，保证工作人员的综合素质，具有良好的工作效率；第四，保证各部门之间具有清晰的职能分配；第五，采用信息化和纸质文件相互协调的房产档案管理。
1 当前实行社保档案信息化管理的重要意义
在科学技术飞速发展的今天，社会保险档案管理工作也需要与时俱进，脱离原本的以纸质、光盘以及磁盘等为介质的管理模式，逐渐向以计算机为技术支持的现代化档案管理转型。其中，实现社保档案信息化管理的优势如下：
1.1 减轻管理人员劳动强度，提高管理效率
在我国档案管理事业发展至今，已形成了一套成熟完整的管理流程，但是传统的管理模式在档案的收集、整理、检索等工序，总会花去档案管理人员大量的时间以及精力，特别是在档案检索环节，管理人员需要对照纸质目录在大量的纸质档案中抽调出所需档案，其效率十分低下。然而在新时期计算机技术的合理运用，相关管理人员可以在掌握必要的计算机技术基础上，依靠相关程序自动生成档案信息，将这些信息汇总起来共同形成社会保险档案数据库。管理人员只要在系统中输入关键词就可以快速而准确的抽调出相关档案信息，极大减轻了管理人员的工作强度。
1.2 纸质档案转化为数字档案，节约档案管理成本
以往传统的社会保险档案通常为纸质材料，不仅成本较高，同时纸质档案在存储、管理以及检索方面都会存在一定难度，这就在一定程度上增加了管理人员的工作量，且管理效率也不理想。而在新形势下，先进的计算机技术已迅速蔓延至人们生活工作的方方面面。相较于其他存储、传递模式，成本低廉以及方便快捷等特点也让计算机技术运用优势大大提高。在社会保险档案管理中，计算机技术的运用让纸质档案逐渐被电子档案所取代，这一方面降低了档案本身的制作成本，节省档案存放占地空间，另一方面也节省了大量的人力资源。
1.3 信息化管理有助于社保档案永久、安全的保存
以往传统的社保档案由于以纸质为主，受自然因素以及人为因素的影响，很多档案信息并不能得到永久、安全的保存，特别是那些年代较为久远的档案，有时会因为人为疏忽或者受潮、灰尘等因素而遭到不同程度的破损，当使用时就会出现档案信息缺失或者字迹模糊等现象，给社保档案的利用造成困难。但是信息化管理则不同，它可以将纸质档案转化为文字、图片、音频等电子形式，在很大程度上减少了档案信息丢失或者字迹模糊等现象的发生。同时，由于电子版档案可进行多次备份，就算计算机硬件本身出现问题，相应的档案管理系统也不会就此崩溃，利用其它硬件依然可以恢复或者重建，进而保证了社保档案的完整性。
2 新时期加强社保档案信息化管理的有效策略
2.1 加大宣传，提高大众对社保档案信息化的正确认识
可以通过电视台、报纸或者网络平台等媒体进行社保档案信息化的宣传，提高社会公众对社保档案信息化的正确认识，并对其有一个深入理解以及支持。提高社会公众的认识不仅仅是因为社保档案的信息化是一项技术手段的革命，更重要的是一场生活方式、管理方式以及思想观念的革命。目前，我国的社保档案事业正处于发展的关键时期，我们需要抓住机遇，积极开拓进取，制定和执行科学的战略方针，来为今后社保档案事业创造新的契机。另外，作为社保档案信息化工作的领导者，也需要深切了解到档案信息化的内涵、目标以及目的，并且对社保档案信息化的内容以及具体实现过程等有一个清楚的认识。意识决定行为。在相关领导的带领下，进一步加大对社保档案信息化建设的投入力度，从而为实现社保档案的信息化管理提供必要的设备以及人才支持。
2.2 构建一个完善的社保档案信息化管理配套体系
第一，加强设备部门、系统开发部门以及网络运营部门之间的交流、合作，且社保单位应该对自己的发展要求有一个充分掌握，并将信息化管理作为发展载体，依照相关发展需求研发符合自身需求且运行稳定的信息管理系统。
第二，就目前来看，我国多地社保单位的统筹程度都不容乐观，并没有积极构建以档案信息化管理为基础的发展格局，进而给社会保险档案的信息化发展造成了极大阻碍。所以，我们需要切实提高社保档案管理统筹程度。
第三，建立健全社保档案管理制度。在新时期，为了进一步完善社保档案信息化管理配套体系，提高信息化管理水平，需要建立相应的个人信息更改管理制度以及安全管理制度，以此来为约束和管制管理人员的行为，避免因??人私欲而随意更改他人的档案信息。
2.3 提高社保档案信息化管理水平
第一，各社保单位需要设立人才培养的专项资金，积极加强对社保档案管理人员信息化技能以及职业素养的培养。具体来说，相关单位需要根据本单位的信息化管理建设程度，定期或不定期的组织档案管理人员进行必要的强化训练与教育培训，将其培养成符合本单位发展需求的复合型人才，这也是保证社保档案信息化管理效率的前提。
第二，不断扩展和延伸社保档案的功能。相关社保单位可以根据社保发展的基本要求，对社保档案信息化管理中所包含的信息进行深入分析研究，分析信息的变化趋势，积极探索其中存在的问题，并提出有建设性的建议。举例来说，我们可以通过分析参保人员的年龄变化趋势，来对未来社保资金支出的压力信息进行分析，为今后社保单位的健康发展做好各项资金安排。
2.4 规范档案经办队伍，提高档案的准确性、完整性
在以往的社保档案信息化管理中，由于当时操作人员录入信息的不规范，使得很多参保人的姓名或者身份证号码等存在错误，再加上参保人地址录入不详细以及电话号码错误等，都给社保档案管理带来的诸多不便。为有效避免这一问题，相关社保单位可以组建一支三人以上的工作小组，主要负责修改参保人员的各项信息。与此同时，还需相关部门提供参保人员的二代身份证复印件及相关证明资料，以此来确保参保人员的信息完整以及准确。
1.1电子档案代替书纸档案，实现了无纸化办公
信息化管理的基础是网络和电子科技的创新提高，在信息化病历档案的管理体制下，病患者的医疗信息档案是以电子保存的形式进行集结的，这样的话就减少了办公纸张的使用，实现了无纸化办公的目的，可以很方便的帮助医院管理工作者查阅和利用。从医院的成本造价管理来看，病历档案的无纸化办公，还可以降低纸张的采购成本，在电子档案的优势下，可以实现无纸化的网上传递，并且传递的速度也十分快捷，省去了很多不必要的中间环节，使诊断结果的汇报速度进一步提升，也方便了病患者可以随时随地的了解自己的病例诊断信息，这也是医院未来档案管理的发展趋势所在。
1.2保证了病历档案信息的完整性，有助于医疗工作效率的提高
在科学技术的推动下，我国的网络技术有了更大范围的普及，在网络技术的普及发展影响下，信息化档案管理也就有了开展的坚实基础，依托于网络技术可以充分的保障各项档案信息的完整性，不会发生信息的丢失。它把病患者的健康档案信息录入到计算机中，对每一个病患者建立一个独立的信息模版，再以数字或代码的形式进行区别，这样的话，就可以一目了然的区分出不同病患者的档案信息特点，从而便于主治医师更好的制定诊治方案，除此之外，它还可以促进医院病历的规范化，包括从病历信息的采集到最后的档案制成整个环节都要求医疗人员，认真负责的进行，电子病历形成后录入到计算机中，并在相关技术的作用下，对各种资源进行整合，进而提高医院对病案质量的管理能力，形成了一种定期提醒的模式，促使病历档案管理人员按照时间的要求保证质量的完成归档工作。
1.3最大程度的降低了归档工作的失误率，有利于医师诊断水平的提高
在电子档案中，可以对主治医师提供一个清晰明确的病患者信息，主治医师可以根据这些信息作出明确的诊断要点，而这些诊断要点在计算机技术的自动处理作用下，可以大大的减少中间不必要的人工的转接工作，有效的降低了失误的发生率，进而保证了医疗行为的正确合理，规避了医疗事故的产生，有助于医师在主治的过程中提高自身的主治水平；而且电子病历档案的一个明显特点就是它的存储十分便利，占用空间小，不会因为病患者数量的增多而带来数据资料的整合困难，在网络的作用下可以顺利的实现各个主治部门的信息整合。
1.4促进医疗纠纷举证能力的显著提高
从近几年我国的医院诊断所发生的各种医疗事故来看，基本上都会牵涉到病患者的病历档案，那么在纠纷事故中，医疗档案发挥着极其重要的作用。它是具有法律效力的重要医学记录，在事故的处理中可以作为有力的法律证据，因为它记录了病患者诊断治疗整个过程的具体状况，并且记录也十分全面和清晰，是病患者在医院接受治疗的体现，因此，它是维护医院或者是病患者自身合法权益的重要材料。
2.医院信息化病历档案管理的不足之处
2.1电子档案缺少安全性考虑
由于病历档案信息对病患者和医院都有重要的作用，它记录了病患者的实际病情状况以及诊治的过程，对病患者来说，属于个人隐私。而对于医院管理来说，由于时代进步，而很多的档案管理人员自身还没有掌握相应的计算机技术和网络技术，对其中的重要环节缺少必要的技术支持，很容易导致电子档案存在潜在的危险性，容易让不法分子趁虚而入，进而给病患者和医院的合法权益造成危害。
2.2电子档案的信息化管理的基础不完善
这方面的不足之处主要体现在，电子档案的存储系统硬件和软不是很健全，存在很多的隐性漏洞。电子病历按照数据库的形式进行存储，是储存在硬件上的，对于这些信息的储存管理是用来支持日常业务管理的，这会对数据库的效率和容量有一定的要求，需要计算机的硬件和软件有足够的空间和安全性，保证存储基础设施的良好。
2.3管理的标准存在很大的差异化
在信息化管理模式下，医院的电子病历档案管理会涉及到诸多的部门，由于医院各个部门的工作职责不同，这就导致了其对电子病历档案管理的要求各有不同，那么各个病历档案管理的制约因素就相对较多，并且会在整个电子病历档案的形成过程中都会有所涉及和牵连，导致各个不同部门的病历档案管理标准差异明显，因此，对于医院管理部门来书，就需要建立一个切实可行的电子病历档案的管理机制。
3.总结
一、档案信息化管理的内涵和外延
医院档案信息管理主要包括业务档案信息、教学档案信息、医学科技档案信息、后勤保障信息、行政党务档案信息等，基本上由文件、原始记录、文献、事物所构成。它应具有原始记录、价值保留、集中存储、统一管理、随时查询、增值效用等属性，同时又具有量大、面广、类别众多、进出频繁的特点。就其功能而言，医院档案应是医院领导部门的决策支持；是学科建设、科研工作的参考依据；是资源配置、基本建设的信息资料，也是医院建设的基本依据。因此，档案工作应是医院改革与发展一项重要的基础性工作。
档案信息化管理内涵包括两个方面，一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高医院管理效率；二是用信息流来调控档案物流，最终实现“无纸化”管理，促进管理创新。档案管理信息化应包括三个方面：
1．数据资料信息化应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机，以备处理。
2．工作流程信息化通过专用软件实现档案分类、编目和排序，为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准，减少人为调空和干预。为保证文档一致性，医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。
3．档案检索信息化在施行分级检索制度的前提下，通过医院网和互联网可随时准确检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。
档案管理信息化的外延是指其外部的信息环境，既档案管理部门获取、传输、存储、应用信息资源的外部环境(院内院外)，也包括相关法规、标准、制度、信息安全和基础设施建设。
二、医院档案信息管理的特征
医院档案信息管理是实现医院管理目标的重要手段。明确医院档案信息的特点，有助于医院管理者更加自觉、主动地做好医院信息管理工作。
1．医院档案信息管理具有资源管理的特征。现代社会中，信息已成为无形的财富和重要资源。医院档案信息作为医院的重要资源， 日益受到医院管理者的重视。作为医院档案信息管理系统中的管理者和被管理者都是具有一定体质、智力、知识和技能的人力资源。小生产状态下的医院管理是完全依靠医院管理者的反映、认识和记忆能力。但现代医院管理规模之庞大、内容之复杂、反应速度之快捷都大大超出了医院管理者自然能力所能驾驭的范围。建立并依靠医院档案信息系统开展医院档案信息管理，就成为弥补人力资源不足的重要手段。随着网络技术的发展、普及及应用，医院管理系统中的各部门实现了档案信息资源共享。所有医院管理者都努力地去准确获取信息和及时利用信息，把医院管理成功寄托在对信息的占有和使用上，正是看到了医院档案信息的资源价值所在。信息作为一种战略资源正经历着由信息事务性管理向信息资源性管理的转变。所以，医院档案信息管理也必然具有了资源管理的特征。
2．医院档案信息管理具有质量管理的特征。医院档案信息普遍地存在于医院工作活动之中，并随时都在大量产生着新的信息。医院档案信息原本是沟通管理系统间各个环节和层次的桥梁和纽带，它的价值和意义就是体现在有效的沟通中。但医院的档案信息质量并不是自生自灭的自然流淌。所以，医院档案信息管理必然依赖于对信息的管理。对众多的医院信息给予去粗取精、去伪存真、合并归类的处理，才能成为医院管理所需要的高质量的医院信息，才能保证医院管理的决策正确。反之，也就不能保证医院管理的正常运行。所以医院档案信息管理具有质量管理的特征。
3．医院档案信息管理具有自成体系的理论和技术的特征。随着档案信息管理作用的增强和技术的成熟，其独立的理论和技术系统性正逐渐形成。医院档案信息管理系统组建涉及到临床医学、医院管理学、卫生经济学、医学工程等方面的学科知识，形成独立的管理系统。而从事医院档案信息管理的人必须具有医学、计算机、管理学、统计学等相应的知识和技能，才能胜任此项工作。由此，医院档案信息就具有了自己的理论和技术特征。
三、医院档案信息系统的应用管理
1．要全面完整地运行系统
医院档案信息化管理的内容相当丰富。对于系统中的各模块要有步骤、有计划地全面启动，不能留有空当和死角。要达到与档案相关的部门全部上岗运行并全面理顺工作流程。特别要尽快转变到新的网络上来，这样才能优化工作流程，切实做到方便病人、方便，临床的应用要求。
2．要充分利用信息服务
(1)为医院管理决策提供依据。决策是医院管理的基本职能，科学的决策必须以全面反映客观事物的信息资料为依据。因此，了解情况掌握信息是对医院决策者的起码要求，是正确决策的基本前提。医院管理者只有充分掌握各种必要的医院内部和外部的有关信息，才能使自己的思想符合实际并作出正确决策。对于医院管理者来说，所有复杂的信息不可能依赖人脑的记忆，而必须是要通过医院档案信息管理系统和其他渠道来提供。有了高质量的医院信息，才有助于医院管理者的科学决策。因此，医院档案信息管理时时刻刻都在为医院的正确决策提供着依据。
(2)是完成医院档案管理系统控制的工具和手段。在现代医院管理中，医院管理者特别是高层次管理者，已较少直接、具体地管理物和人员，更多是对信息的管理。从某种意义上讲，医院管理就是按照一定目标通过信息对医院系统进行组织、指挥、协调和控制。完整意义上的医院档案管理系统应当是一个相对封闭的信息回路结构，这个回路结构专门用于把各执行机构和部门的执行结果反馈给控制中枢(医院管理指挥决策中心)。网络是档案信息系统的基础数据传输平台。对于医院采说，通过网络可以提高办事效率，缩短时间等，并提高数据的准确性，减少管理漏洞。还可以通过信息共享减少医患之间的交叉感染，对防控烈性传染病是极为科学有效的。在实际控制中正是根据反复不断信息输入、输出和对多回路的源源不断的反馈，才使医院的管理活动得到及时调整。因此，做好医院档案信息管理就成为医院管理中的又一个控制手段。
(3)医院档案信息管理是实现医院管理协调的纽带和桥梁。医院档案管理系统有着自己的组织机构。组织要保持自身的稳定性和发挥最佳的组织功能，必然离不开档案信息。医院信息使医院档案管理系统中的各个层次、各个环节的活动协调于医院系统的整体之中，从而使医院组织功能得到充分地发挥。医院档案信息管理的沟通上下、联系左右的重要作用，把医院各部门联系起来，在医院管理核心领导下朝着共同目标统一行动。因此，医院档案信息是协调各部门行动；沟通联络医院各工作环节和管理层次的纽带和桥梁。
(4)要理顺档案信息的管理关系。由于医院档案信息工作发展较为迅速，其职能作用和组织地位并未引起医院管理者足够的重视。好多医院的档案室刚刚为独立的职能科室。随着档案信息系统的发展和信息业务覆盖面的扩大，这种档案信息管理体制暴露出许多致命的缺陷，如信息系统开发和信息服务方面的最高优先权，本位主义在所难免，部门的权益被忽视等。医院管理者要克服这种厚此薄彼的部门本位主义体制的缺陷，把医院档案信息管理部门置于医院分管领导之下，设立一个独立的面向医院整个组织的档案信息管理部门，为医院的各个层次、各个部门提供更加完善的档案信息服务。这已成为医院档案信息化管理的道德要求。
[关键词]档案信息化 优势 对策
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2012）10-0057-01
21世纪，是知识的时代，信息的时代，网络把整个世界连成一个地球村。在这种大的时代氛围中，无论是党政机关的办公，公司企业的洽谈，还是学校的教育、教学，都离不开档案管理，而目前的档案管理已日渐走上了信息化道路。 所谓档案信息化管理，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。在档案管理中，实现信息化管理较传统的管理方式，有它得天独厚的优势，但由于处于管理方式的转型中，又有它的难处，为此，我们应该积极探索档案信息化管理的对策。
一、档案信息化管理的优势
（一）时间、空间优势
传统的档案管理，主要用纸质的档案，并存放在专门的档案室中。实现档案信息化管理后，不需要更多的存放档案的空间，档案都存贮在电脑当中，或者刻录成光碟，只需要“消磁柜”，就可以保证资料的完好。利用这样的信息化管理，不用考虑档案纸由于时间长而造成的损坏。因此，这种管理方式既能保证较长时间地保存档案，又可以节约空间。
（二）利用优势
实现档案的信息化管理，可以把档案设置成不同的访问级别，并进行分类。各个部门可以根据需要和访问级别，在最短的时间内查找到所需要的资料。这样既可以节约查找的时间，又方便利用。
二、实现档案信息化的难点
（一）技术上的难关需要突破
在实现档案信息化的过程中，既要实现档案信息的数字化、网络化；又要实现档案信息接收、传递、存储的一体化，实现档案信息高度共享，这就需要技术上多方面的配合，因此，档案管理是一项复杂的系统工程。目前，正处向信息化发展的过程中，有许多技术难关需要解决。只要突破技术上的难关，才能真正实现档案的信息化管理。
（二）档案管理人员的业务素质亟待提高
进行档案信息化管理的时候，需要从事这一管理的人员具有现代化管理知识。然而从年龄结构上来分析，从事档案管理的人员中，年龄大的人员占多数，这就给档案管理迅速实现信息化带来了困难。
（三）安全管理制度需要完善
随着档案管理逐渐实现信息化，信息安全问题成为一个重要的问题。一方面，信息安全受到来自“黑客”的攻击；另外一方面，存在着管理人员忽略安全，泄露信息的状况。
三、促进档案信息化的对策
（一）解决技术上的难题，加强档案信息的标准化建设
档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力，这需要全方位技术的协调工作。因此，在技术上要请专业的技术人员来指导操作，同时要协调好网络管理部门、信息采集部门、档案管理部门的关系，达到相互配合，高效工作。
（二）尽快提高档案管理人员的业务素质
档案信息化涉及数字化档案信息资源、计算机网络、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。对于档案管理人员而言，首先达到的业务目标就是能熟练运用信息工具，这需要他们掌握计算机理论知识和运用技能。其次，需要档案管理人员能够捕捉档案信息，不仅为本部门的人员提供档案资源，也需要熟悉网上的档案信息资源，引导需求者获得更多的档案信息。再次，档案人员需要具备提炼、加工档案信息的能力，因为，档案利用者更需要“精要”信息。
面对目前档案管理人员的现状，一方面，应该积极吸收档案管理专业毕业生从事这一管理，因为他们具备相关的专业知识。而且，他们有更多的精力来接触新鲜的事物，更方便学习最先进的档案管理方式。另一方面，对现有的档案管理人员要进行集中培训，达到短期内提高业务素质的目标。
（三）加强档案信息管理的安全建设
档案具有保密性的特点，因此，在实现档案信息化的过程中，首先需要解决技术上的“保密”功能，设置不同级别的访问权限。同时做好安全的防范措施，防止“黑客”的入侵和别有用心的人盗取档案资料。其次，要注意培养档案管理人员的“安全意识”，不可以“有意”或者是“无意”泄露档案信息，提高“保密意识”，以保证档案信息的安全。
【参考文献】
[1]雷亚旭.档案信息化建设的管理与改进.实用医技杂志，2006年4月，第13卷，第7期.
关键词：档案管理；信息化；优势；安全问题；措施
1 引言
档案在人们的生活中具有重要的作用，和人们的生活息息相关，随着社会的进步，传统的档案管理方法已经逐渐落后于时代潮流，科技的进步也使档案管理出现了翻天地覆的改变，常规的管理方法已经不能满足人们的需求，这就需要在档案管理中引入信息技术，能够有效的提高档案管理的效率，提升整个管理的质量，但是目前信息技术在档案管理的应用中还存在一些问题，给档案的安全带来隐患，本文主要对档案信息化管理的优势及安全问题进行分析，并提出一些解决问题的措施，以便促进档案信息化管理的发展。
2 档案信息化管理的优势
1.能够提高对档案的信息进行利用的效率。随着现代科技的飞速发展，环保的理念也逐渐深入人心，这就使无纸化办公愈发被人们所关注，在社会中的各个方面得到了应用。自动化办公的程度增加，就会使纸质的档案管理与数字化、信息化办公间的矛盾与冲突不断增加。档案管理引入信息化之后，可以把档案信息用数字和信息化的方式展现，进而可以在办公的信息化系统内得到直接的应用，不仅可以有效解决上述矛盾与冲突，还能够提高档案管理的信息的利用率，使档案的使用者更加方便。
2.可以使搜索的速度不断加快，提高了档案搜索中的准确性，传统档案管理的模式，在进行档案的搜索时，需要工作人员在大量的目录或者案卷中手动进行查找，不仅需要耗费大量的时间，查找的速度也很慢，而且容易产生错误。实行档案的信息化管理之后，不仅能够极大的提高对档案的信息进行查找的速度，还可以极大的降低档案的查找出现错误的概率，提高了搜索的准确度。
3.有利于档案信息的共享与远程的传输。传统纸质的档案，使用人员需要利用相关的部门进行档案的查找，或者需要借助传真和邮寄等方式，这些手段对使用者造成很多不便。使用档案信息化管理之后，可以借助信息科技，很快的就把使用者需要的档案信息传送到其手中，节省了大量的人力与财力，为使用者带来了方便，提高了信息使用的效率。
3 档案信息化管理安全问题分析
1.档案信息化管理中档案的合法性和真实性问题。根据以往的经验，纸质版的档案需要相关单位的盖章或者领导的签字，很容易就可以辨别其合法性与真实性。但是档案的信息化管理中，电子形式的档案很容易被复制和 修改，这就很可能使档案信息的真实与合法性受到影响。
2.保管的过程中出现的安全问题。对电子形式的档案进行长期的管理会受到很多因素的影响与制约，例如，计算机软件及硬件使用的寿命，计算机软件与硬件的平台和档案的信息间一致性的程度等，这些都要进行妥善的处理，如果对其保管不当，就可能使档案的信息受到损害，严重者可能丢失档案的信息。
3.档案信息在传输时出现的安全问题。档案的信息化管理过程中，信息的传输一般都是利用互联网进行传输，而互联网形式的复杂就可能在传输的过程中出现安全问题，使传输的信息受到被伪造、篡改以及窃取的威胁，尤其是一些需要得到高度重视与保密的信息，传输中的安全问题对其有极大的影响，需要得到相关人员的重视。
4.计算机的病毒带来的安全问题。信息化时代不可避免的会遇到计算机的病毒问题，这是全世界都面临的重要安全问题之一，档案的信息化管理中，电子档案在传输与保存的过程中可能会受到病毒的侵扰，档案信息化管理的系统也可能会受到相关的攻击等，很多档案面临着被泄露的威胁，给人们的生活带来很大影响，对档案的安全也造成很大威胁。
4 应对档案信息化管理安全问题的对策
1.对电子形式档案的真实性与合法性进行改善。对于这一问题，可以使用加密技术进行预防，目前使用加密的技术主要有两大类，即对称与非对称两种。对称性的加密主要指加密和解密的秘钥是相同的，这种加密的技术应用比较广泛；而非对称加密是指解密和加密使用的秘钥是完全不同的两种，也就是说，加密秘钥能够公开，但是解密秘钥却不能公开，需要相关人员掌管，这种加密的方式在目前信息化档案管理中的应用取得了很好的效果。使用非对称的加密技术，能够把加密的秘钥在所有需要接受管理的档案部门进行公开，由各个部门自行对档案的管理进行加密，这可以有效的解决档案管理中存在的真实性与合法性的问题。
2.可以建立健全完善的管理制度。档案信息化管理中，电子档案在形成和利用以及管理和保存等各个环节内，都可能会出现信息的更改或者丢失的威胁，而且那些已经被更改或者丢失的信息并不容易和及时的被发现。所以，对档案进行管理的部门就需要建立一套统一管理的规章和制度，对系统中每份档案生命的周期进行全程管理，确保每个环节电子信息的准确和完整。而且，对电子信息进行制作的人员需要对自己所做的档案负责，在对信息档案进使用时，只可以采取只读的方式进行观看，避免在使用的过程中对电子信息产生破坏。而且，机关活动中已经形成的电子文件在签发后就不能对其进行更改，如果必须进行更改，需要经过相关部门的批准。
3.对电子信息使用的权限进行控制，一般来说，应用范围比较多的方法就是向需要的用户颁发使用的通行证，这些通行证一般由专门的符合、数字或者字母组成，对于相关的用户来说，要想对档案进行查看，就必须使用正确的数字或者符号进行输入，这样能够有效的避免无关的人员进入档案管理的系统。而且，在对档案的访问权限进行设置时，还要对访问者身份以及档案保密的等级等进行综合的考虑。
4.可以使用监控技术对安全问题进行解决。监控技术是对访问进行控制的技术中一种特别的形式，可以在档案信息系统的外网和内网间设计一定障碍，也就是所谓的防火墙，可以对档案系统人员的进出进行鉴别和监控，不仅能够有效的减少无关的人员对档案系统访问的数量，还能够降低一些需要保密的档案泄露的概率，保证档案系统中信息的安全，避免其遭到非法的侵犯。
5.可以引进新的理念和管理的技术。随着信息科技的进步，很多行业都在某种程度上使用了高科技的技术。档案的管理需要紧跟时代潮流，对传统、落后的管理理念进行创新和改善，加大各方面投入的力度，从源头上对档案的信息化管理进行改善。
5 结语
综上所述，档案信息化管理在人们的生活中具有重要的意义，发挥了巨大的作用，加强对其安全问题的重视，采取有效的措施对其进行解决能够切实有效的发挥出档案信息化管理的作用，所以需要得到相关人员的重视。
参考文献
[1]王建宇.浅析档案信息化管理的优势及安全问题[J].兰台世界，2011，（24）：63-64.
在知识经济时代，随着网络信息技术的发展，档案信息资源在社会与经济发展中具有重要的价值，并且其在不断参与社会经济建设的过程中，开始展现出越来越大的利用效益。同时，档案资源的频繁开发利用也给档案管理工作带来了新的挑战，尤其是在档案信息化管理模式下，给档案管理工作提出了新的挑战。档案管理社会化参与理念的提出，一定程度上缓解了档案资源保管与利用的压力，一方面降低了档案管理成本，另一方面提高了档案利用效率，具有积极的实践意义和价值。从市场经济环境来看，高校竞争压力对其自身核心竞争力的发展提出了更高的要求，这就使得高校处于市场经济影响的考虑而不得不集中优势资源打造自身核心竞争力，即应用型高校着重发展应用型教学，研究性高校着重发展科研与教学，这使得高校的档案管理工作可借助社会力量提高档案管理水平，而不必耗费过多的学校精力与资源。因此在这中背景下，社会参与理念的提出对于发展高校档案信息化管理，以及提高管理水平具有积极的意义。
2社会参与档案信息化管理模式的设计思路
在网络信息技术环境下，档案管理自身发展的趋势与要求，使得高校档案管理逐渐发展成为实体控制与信息控制两种不同的层面，并且在“大档案资源观”的深入影响下，信息控制使得档案管理融于信息管理网络，发挥信息的综合作用与优势，实体控制则以集中控制的模式实现设备、人力等自愿的集约化管理与规模经济管理，这种分层模式的档案信息化管理成为市场经济环境下的全新发展模式。在市场经济体制下，为最大限度节约高校教育资源，以及最大限度发挥高校档案作用，提高档案管理水平，高校可以在可控范围内设计社会参与模式的档案信息化管理模式，具体思路为高校档案信息化管理外包给社会中介组织管理或者部分交予社会中介组织管理，进而达到高校档案管理的成本降低、效益增加的目的。通常来说，高校档案信息化管理的社会力量外包分为以下阶段：一是详细了解和分析高校档案信息化管理现状以及进行业绩评估，并规划档案信息化管理发展前景；二是根据自身状况制定合理的外包策略，以及具体外包项目或权限；三是对社会力量的管理水平及能力进行综合评价，进而设定科学合理的外包合同；四是对高校档案信息化管理的社会力量及外包过程进行监督管理，进而完成项目验收。
3社会参与档案信息化管理模式中的社会力量分析
3.1档案中介机构功能
从高校档案信息化管理的流程及管理模式来看，社会力量参与的中介结构功能主要包括四个方面：①社会服务功能，这也是档案中介机构的基本功能之一，体现了社会力量的社会服务性属性与本质。社会力量所具备的较强的市场经济特性能够使其利用高校档案管理转移职能完成档案服务于社会的改革，同时又能促进档案管理行政部分的改革，进而扩大社会服务范围与社会服务效益；②社会沟通功能，以中介组织为主的档案管理社会力量既不隶属于高校等行政部门，也不隶属于市场，其从本质上是沟通档案醒着能够管理部门与市场之间的桥梁，起到社会沟通的功能；③公证鉴定功能，档案中介结构具有独立性、技术性、客观性的特征，因此其具备为社会提供公证服务、鉴定证明等独特功能；④市场调节功能，档案中介组织完全按照市场经济运行规律而运行，因此其能够在市场中发挥其调节市场的作用，比如联系劳务、技术、信息等要素的供给与需求，并且其还可以在社会或市场招聘档案管理专业人才并充分发挥其专业技能，进而促进高校档案信息化管理的发展。
3.2档案协会职能与管理方式
