发布时间：2023-05-26 15:50:13
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的人事档案和毕业档案样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
一、档案管理现状
1.对档案的重要性认识不够
大中专毕业生大部分应聘到非国有制单位或自谋职业，由于这些单位没有档案管理权限，在接收毕业生时没有接收其人事档案关系，再加上个人不重视自己的档案及在工作中形成的档案材料，有的毕业生在毕业几年后都不知道自己档案关系的下落。产生这一现象的原因在于他们认为没有档案对他们将来的退休没有影响，只要养老保险交够一定的年限就可以办理退休手续；流动人员只要不在国企工作，按照事业单位的工资制度给他们办理的定级、升级等人事项目可谓画蛇添足。
2.人档分离逐渐成为普遍现象
在大量的流动人员中，尤其是年轻人对档案的观念发生了根本性的变化，只凭个人简历找到工作已经成为用人单位和应聘者认可的事情，大多数人认为档案在他们求职及职业发展中不重要或用途不大。许多非公有制单位在招聘员工时并不关心其人事档案。许多企业通常采取“合格不合格干了就知道”的方式评价并使用人才。
改制企业中买断工龄的职工，暂时未落实工作单位，人事档案仍在原单位存放，在与原单位解除关系后将会涉及到补缴养老保险、出具就业状况、办理调动手续、报考研究生、评审专业技术职称和出国政审等一系列证明时，原单位以已经与其解除劳动合同关系为由不予办理。人事档案的严肃性、准确性受到挑战。
3.档案失实现象严重
有些流动人员人事档案中失实现象较为严重，特别是企业工人档案，由于诸多原因导致档案材料与实际年龄不符的现象时有发生，有的是因为填表时自己未在场，有的甚至是因为在转工时实际年龄已超出转工年龄界限，这些问题最终导致这些人的实际年龄已经到达退休年龄时却办不了退休，领不了退休金，有的甚至还得等上三五年。
流动人员在外地打工，毕业一年后不办理转正定级、粮户关系落户等一系列手续，其工作单位在调其档案后会以缺少材料为由不予接收。
4.档案多头管理现象频发
从现行的人事档案管理体制来看，人事档案分别由组织、人事部门、教育部门和企业事业等单位管理，难以形成统一规范的管理。甚至有的企事业单位将人事档案看作是单位财产，把扣压人事档案作为阻止人才正常流动的手段，有的甚至在用人单位与当事人产生各种争议和纠纷时，利用人事档案管理权随意添加或抽减档案材料，给当事人造成不良后果。
二、人事档案的作用
人事档案对于所有求职者、就业者来说都具有至关重要的作用：
1.有助于人员择业
毕业生、企业改制职工及自谋职业人员自主择业，虽然非国有单位没有管理人事档案的权限，但有权到相关部门查阅招聘人员的人事档案材料，更好地了解和掌握招聘人员的情况；本地生源到外省(市)就业的，需由聘用单位所在地的人事局或人才交流中心向本地人才交流中心调档，经过审核档案材料后为其办理档案的调转手续。
2.有助于专业技术职称的评定
评聘专业技术任职资格对毕业生、企业改制职工、流动人员都是干好专业技术工作能力水平的具体表现，所以初、中、高级专业技术任职资格逐级晋升的过程中也是以本人的档案材料为基础的。
3.有助于享受各种保险和办理退休手续
就业人员按一定标准缴纳养老保险、医疗保险等各种保险费，在达到法定退休年龄时，经考核档案中记载的实际工龄、年龄以及与保险有关的证明后即可办理退休手续。
4.有助于各项日常业务的办理
除上述几项外，毕业生考研、流动人员出国留学、企业改制职工办理婚育等相关事宜，均需由档案所在地的人事部门出具有关证明，然后到相关机构办理手续。
三、对新型人事档案管理制度的设想
1.明确流动人员人事档案管理的公共服务性质
在组织、人事部门成立人才交流机构之前，人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务。出于深化机构改革和转变职能的需要，由政府人事部门成立人才服务机构后，把流动人员档案管理这类较为具体的事务性工作委托或授权给人才服务机构负责，应当进一步明确人事档案的公共服务性的性质，维护人事档案的真实性、严肃性，完善流动人员人事档案管理的公共服务体系和人才流动社会化服务体系。
2.提高企业决策者对人事档案管理工作重要性的认识
利用多种渠道向企业决策者宣传有关人事档案知识，使他们明白人事档案是反映员工综合素质的一个重要方面，是用人单位选贤举能的重要依据。人事档案作为评价一个人最基本、最权威的证明材料，具有法律效用，参加养老保险统筹必须通过人事档案中记载的工龄来确认，因此，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。
3.发挥好人事档案管理工作服务作用
[关键词]人事档案；管理；弃档：材料
据统计，全国至少有60万“弃档族”，60万这个数字与每年超过千万的流动人员大军相比，尚不及其百分之一，但弃档这种现象给中国的人事档案制度带来的思考却是深层次的。所谓“弃档”，这主要是指存档人长期不缴纳存档费用或存档人完全不理会档案，也包括一部分自持档案者，在档案管理部门看来也就是档案成了“死档”。本文将针对高校人事档案管理工作存在的问题进行分析，提出人事档案管理的解决措施。
一、高校人事档案管理存在的问题
(一)档案材料填写不规范
高校人事档案是师生个人经历、思想道德表现、工作能力、工作成绩、学习情况、健康情况，以及所受到的奖励和处罚等情况的历史记录。大多数学生根本不知道平时填写的履历材料最终将放入档案袋里，因此他们在填写姓名、出生年月、参加工作时间时随意性太强。除此之外，从现存的档案材料来看，虽然规定材料统一使用16开办公用纸，但各高校印制的纸张大小不同，致使有的表格超过装订线，给档案的保存和整理带来了麻烦。
(二)档案材料不全，内容失真
材料是档案管理工作的主要对象，是开展各项业务的基本条件。由于历史原因，我国现存的档案材料反映个人经历、家庭情况以及社会关系的较多。这些材料大多注重过去，重历史而轻现实，反映个人现状的东西，如个人能力、技术专长、德才表现、工作成绩等方面的内容较少。而在书写档案过程中，抽象语言较多，具体、动态的东西比较少，甚至还有一些虚假的东西掺杂其中。这些情况具体反映了档案的严肃性和权威性还有欠缺之处，致使档案本身的价值和作用就难以得到完全体现。
(三)档案管理手段落后
在科技、信息高速发展的时代，信息管理和技术相联系的做法已经成为追求高工作效率的重要手段。但是由于受到各种旧观念和人力、物力、财力等因素的影响，致使管理方法和管理手段还比较落后，不适应当前经济和社会发展的需要。首先，档案信息的储存主要以纸张为主，未能实现计算机电子存档。其次，档案材料的采集和管理基本上靠手工操作，缺乏基本的管理设备和先进的管理手段。再次，大部分高校的院系没有设置专门的档案室，造成档案丢失的现象时有发生。最后，档案的传递未能实现网络化，需要的资料不能及时提供，使得档案管理具有一定的滞后性。
二、存在问题的原因
(一)档案意识淡薄
高校未能在学生毕业之前加强对档案的认识，导致大多数学生对自己的档案不关心，不重视，最后还出现“弃档”这种现象。紧接着就是毕业生在毕业之际，忙于寻找理想的工作岗位，对档案存放就不会有过多的考虑。特别是在外打工的高校毕业生来说，由于用人单位只重视毕业证和个人能力而不重视个人档案，导致高校毕业生也只重视毕业证，而不重视自己的档案。由于这种对人事档案的重视程度不够，导致高层次人才中无档人员逐渐增多，档案管理过程中出现的“人档分离”、“人质档案”、“弃档”等现象越来越多，给人事档案管理带来新的挑战。
(二)档案的作用体现不明显
在目前阶段，档案作为个人身份的一种象征，其作用还是毋庸置疑的。某人才中心的陈处长指出，尽管档案的某些功能在弱化，但其作用在两方面还是有所体现：一是办理社会保险，如养老保险、失业保险等，无论在原单位供职的人还是从辞退职后另求新职者，在交纳养老保险金和退休后保险金的发放问题上，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都成为主要依据。二是办理自费出国手续之用。中国出入境管理条例中明确规定，必须对自费出国人员进行身份认定、政审等程序。有些人因人事档案断档，不能出具有效证明，会导致出国手续办理不畅通或不予办理。那些因弃个人档案而出现断档的人，就会在实际的利益上遭受损失。
(三)流动档案不断增加
随着高校招生人数不断增加，每年接受的档案也成倍增加，导致管理的工作更加沉重复杂。档案的增加一方面使得高学历、高职称人才竞争愈加激烈，另一方面也使得高学历、高职称人才的流动越来越频繁。在人才流动的过程中，部分单位采取扣档的方法想留住人才，而又有部分单位采取不要档案或者重建档案的方法来吸引人才，加之部分人才档案意识薄弱，最后导致档案管理权限不清，职责不明，人事部门很难进行有效的管理。
三、高校人事管理档案问题解决对策
(一)加强宣传力度，增强对人事档案的认识
首先，高校领导和相关部门要予以高度重视，大力宣传《档案法》，普及档案知识，把档案法制建设纳入普法宣传计划；加大档案管理资源投入，改善基本条件，加强和完善基础设施建设，建立人事档案专用库房，做到档案室、阅档室、办公室“三分开”：加强对人事档案工作的领导，建立人事档案管理领导小组，定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促：建立健全档案管理工作考核机制，对档案工作实行定性、定量考核管理。其次，作为高校毕业生档案的人才服务机构应该努力做好咨询服务工作，利用多渠道向高校毕业生宣传有关人才服务机构人事档案的管理业务：对落实了就业单位但档案不能及时或无法转出的高校毕业生，要做好与其本人和用人单位的联络，请他们将工作后形成的档案材料及时转移到档案管理地。最后，高校毕业生要及时向就业单位的人事部门咨询，办理好相关手续。
(二)提高高校管理人员的素质
作为人事档案的工作人员，要充分认识到本职工作的重要性，要不断地完善自己的专业知识和业务水平，通过不断的学习提高自己管理能力，及时递交档案，积极、主动地开展档案工作。首先，高校应该对档案管理人员进行业务培训，让他们系熟悉人事档案工作环节和基本要求。其次，档案管理人员在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中要保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。最后，高校应该组织档案考察小组，随时检查档案人员掌握的专业素质和政治素质。管理人员除了具有熟练应用计算机、网络的能力，还必须能够结合档案管理中出现的新问题，修改程序系统，实现高效、动态管理，积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断发展的高校教育提供有利的人力资源。
(三)加强档案管理现代化和信息化建设
随着社会的发展，人才流动的数量和质量也会逐渐提高，在更大的范围内实现信息化的档案管理方式已经是必然趋势。首先，人事档案管理要应用计算机技术编制各种检索工具，实现人事档案数字化，建立人事档案信息库，充分利用计算机把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，方便进行档案的登记、统计、查阅等工作，使人事档案管理实现信息化、网络化。其次，通过网络平台，档案人员可以直接进行信息采集与核对，有关部门可随时将本部门形成的重要电子文件通过校园网或其他局域网发送到档案室，或直接将数据信息向档案室数据库录入档案室也可定期到各部门的专门文件夹中采集归档资料。最后，高校应该建立人事档案信息管理网站，以人事档案信息通用数据库为核心，以人事档案数据库管理系统为服务手段的高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动，还可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，以实现人事档案信息资源的有效共享。
参考文献：
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[2]李海燕，当前人事档案管理存在的问题及对策[J]，兰台世界，2010(12)
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[4]张珊，高校人事档案管理工作中的问题及对策[J]，湖南城市学院学报，2011(7)
[5]张慧，刘亚娟，浅析高校人事档案管理现代化建设的实现途径[J]，科技情报开发与经济，2011(2)
[6]蔺芳，葛龙英，浅析新时期人事档案管理存在的问题及对策[J]，黑龙江史志，2009(3)
关键词干部人事档案部门协作规范性
干部人事档案是个人经历的记录，是对个人思想品德、业务能力和工作情况的反映。它是各级组织历史地、全面地考察了解和选拔任用干部的一个重要依据，也是维护干部个人某些合法权益的重要凭证。干部人事档案规范性既包括档案内部材料填写规范、材料真实和完整，也包括干部档案分类、编码、目录等外在形式符合统一规范。当前某些干部人事档案存在材料不全、涂改造假、分类不明等不规范现象，影响了档案作用的发挥，也损害了干部人事档案的权威性。当下促进干部人事档案规范性，有利于维护干部人事档案的严肃性和公信力，充分发挥干部人事档案在人事工作中的重要基础性作用。干部人事档案主要包括十大类材料：履历材料、自传材料、考核鉴定材料、学历职称材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免等材料以及其他对考察了解干部有参考价值的材料。干部人事档案中的大部分材料都是组织及各部门有意识形成的归档材料，在材料形成之初就确定了它的归档性，做好材料的审核和保存工作并且做到及时归档是各相关部门义不容辞的责任。从干部人事档案的丰富内容来看，干部人事档案材料的形成涉及多个部门，“干部人事档案收集归档规定的档案材料内容，一部分是在学校形成学生档案，有一部分是组织人事部门形成的，也有各级部门单位形成的材料。材料形成单位不统一，材料分散在各地、各部门。”[1]因此，实现干部人事档案的规范性，就必须加强各个部门的协作。
1组织人事部门
组织人事部门是干部人事档案材料形成的主体部门，涉及干部人事档案材料的多个方面。首先，《干部履历表》是组织部要求干部填写的一份非常重要的材料，主要包括干部出生日期、党团关系、学历、工作经历、奖惩情况、亲属关系等基本信息。因为《干部履历表》最后要经过基层组织审核盖章，所以它的可信度非常高，目前很多地方的房产公证必须需要《干部履历表》中的亲属关系证明才能办理，这从侧面说明了它的重要性。但是，随着单位干部的不断增多，目前很多组织人事部门对于《干部履历表》的审核工作并没有做到细致到位，很多重要信息如出生时间、工作时间等与其他材料记载不一致的情况时有发生。因此，各级组织人事部门要切实发挥审核的职责，确保《干部履历表》内容的真实性。此外，自1999年全国统一填写过一次《干部履历表》之后，便没有统一填写过，经过十多年的时间，很多干部的党团关系、工作和学习经历、职称、父母、配偶和子女信息可能都发生了较大变化，长时间的信息滞后性影响了干部人事档案的利用。鉴于此，各组织部门应形成一种机制，每隔几年就及时组织和敦促本单位人员严格按照规范填写《干部履历表》，保证档案信息的及时更新。其次，工资变动表格是人事部门必须严谨制作完成的重要材料，它涉及每个人的切身利益。大学生的毕业生转正考核定级表是证明大学生参加工作时间和干部身份的有力证据，而在当今的干部档案审核工作中发现很多人的档案中都没有这张表格，对于确定工龄造成了困扰。完整的工资变动表也可以从侧面体现在不同单位的工作时间、级别及待遇等变化，是维护个人合法权益的重要保障。各级人事部门要切实做好工资表制作工作，记录好工资变动情况，尤其要做好入职和离职的工资表，并及时归档。再次，招工登记表、聘用合同、入伍登记表、转干审批表、任免表等都是个人经历的重要记录，是确定工作时间、工作内容及干部身份等事项的关键证据，如果这些档案材料不完整或没有归入个人的档案，那么个人的这些履历就很难得到证明，要想重新证明这些履历可能要大费周折。比如，当年有过“上山下乡”的知青经历的人，档案中缺少了知青下乡审批表，后来国家政策规定知青经历算工龄，他们要想证明这段经历，就必须到当地进行证明，如果当地的户籍档案等相关档案没有保存好，而且一些当事人也联系不到的话，就很难证明他们的知青经历。组织人事部门的档案工作关系到每个人的切身利益，组织人事部门必须切实提高档案意识，重视档案工作，把相关文件材料做规范，保存好并及时将档案材料移交到干部人事档案管理部门。同时，组织人事部门也要加强对个人在重视干部人事档案方面的教育，让本单位职工充分认识到自身档案的重要性，如实规范填写相关表格材料，并及时将个人取得的相关资格证书、奖励证书等复印件交组织存档管理。
2高校学生工作管理部门
学籍档案是干部人事档案至关重要的一部分，报考登记表、成绩表、毕业生登记表、学位授予表等都是证明干部本人从录取到毕业学历学位真实性的必要条件，报考登记表记录了报考录取信息，成绩表记录了学业情况，毕业生登记表记录了毕业信息，学位授予表记录了学位获得情况，任何一份材料的缺失都会影响当事人学历学位的完整性，高校学生工作管理部门务必规范设计学籍材料，认真做好学籍档案的归档工作。从当前的干部人事档案工作实践来讲，干部人事档案中学位授予表缺失的情况比较常见，有些高校在工作中没有意识到学位授予表的重要性，尤其是在本科生的学位授予中没有制作这一张表格，也就更谈不上将学位授予表归入个人档案了。而从干部人事档案的规范性来讲，如果只有毕业生登记表而没有学位授予表，就代表当事人只取得了毕业证书而没有取得学位证书，这就对那些本来共同取得毕业证和学位证的人的学历学位信息造成了缺失和破坏，也使得组织在考察个人时无法将取得单证的人和取得双证的人区分开来，影响了干部人事档案的利用。高校学生工作管理部门所保管的学生档案是干部人事档案的前身，高校学生工作相关部门一方面必须参考和借鉴其他高校的经验，合理规范地设计学籍材料，使之在放入档案时能够完整全面地记录学生的学籍信息；另一方面必须在学生毕业时将其所有的相关归档材料归入个人档案，并按照转递地址及时进行邮寄。高校学生工作管理部门规范地做好学生档案的工作，能够为干部人事档案规范化打下良好的基础。
3干部人事档案管理部门
干部人事档案管理部门是主管部门，也是协调其他各个部门的关键部门，对外要主动加强与各档案材料相关部门的沟通联系，加强对各单位兼职档案管理员的培训，做好沟通和培训工作；对内要加强自身的学习和管理，不断提升业务素质。
3.1接收新档案时把好检查关
干部人事档案管理部门在接收新档案时，应该认真核查档案目录与档案材料的对应情况，如发现有缺失的情况及时向档案原来的管理部门联系查找，避免因时间过长而难以查找的麻烦。再者，干部人事档案管理部门要安排专人发函补材料，新接收的档案目录与内容虽然对应，但仍有缺失的材料，不能因为不是本部门造成的材料缺失就放任不管，而是要增强敬业精神，本着档案现在归我单位管理就将其规范化管理的态度，及时发函到档案材料的出处单位进行补充，保证每一卷干部人事档案的材料都齐全完整。
3.2接收档案材料时做好登记工作
干部人事档案材料的产生处于一个动态的过程，档案随着个人社会实践活动的不断变化而增加新的材料，“干部人事档案会随着干部身份的确立而确立，会随着干部职务的变化、干部经历的丰富而不断增加新的内容，即使干部退休了，还会有工资、奖励、处分、死亡等材料的形成。”[2]干部人事档案材料产生的动态性也决定了收集档案材料始终处于动态的过程中，为了保证档案材料在归档和接收时交接明确，要做好接收材料的登记工作，归档人和接收人均需签字并注明时间，这样可以做到有据可查，如果出现材料丢失的现象可以明确责任人，追究其相关责任，防止推诿扯皮的现象，同时也可以从侧面增强档案管理人的责任感，使其妥善保管好档案材料。档案材料移交和接受过程的规范化有利于保障干部人事档案材料的完整性。
3.3材料放入档案时做到及时仔细
档案材料在收到之后，如果不及时分别放入个人档案，会造成材料堆积难以查找的问题，为了干部人事档案利用起来能够高效便捷，管理部门应该在收到散材料后定期及时地将材料归入个人档案。在放档案材料时要认真核查档案材料的份数以及当事人的姓名、出生日期等基本信息，防止档案材料错放问题的发生。
3.4整理档案做到标准规范
整理干部人事档案时，要认真对待每一个环节。首先，要认真鉴定材料的真伪，在碰到复制件时尤其要注意查看是否加盖原出处或组织人事部门的公章，对于不符合归档要求的文件材料要进行补办或重办，对于多余的材料要抽出。其次，要严格按照干部人事档案的十大类进行材料的分类，并且在每页材料上编写页码，在每份材料的右上角编写序号，字迹大小适中工整。再者，在对档案材料进行打孔时，要细致翻看材料中每一页的页边距是否足够，防止打孔打到材料内容上的现象。总之，整理干部人事档案要严格按照中央组织部印发的《干部档案工作条例》的要求，真正做到“认真鉴定、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条例、精炼、实用的要求。”我国人力资源丰富，随着市场经济的发展，人员流动情况越来越多，随之而来的干部档案转递工作也越来越频繁。如果干部档案在某个单位时不规范，干部工作几经变动之后，也会为后面的单位整理档案带来麻烦。人员流动加速，对干部档案的完整性和规范性提出了更大的挑战，这就需要全国各级单位都要切实做好干部档案工作。只有这样，从本单位寄出的干部档案到新单位才可以很容易地上架，从外单位寄来的档案也可以很轻松地被利用起来，彼此之间可以省去很多麻烦，提高工作效率。因此，各级相关部门，要增强档案意识，充分认识干部人事档案工作的重要性，切实加强领导，自上而下从源头上将保证干部人事档案规范性落到实处。
参考文献
[1]理文.我国干部人事档案管理研究[D].合肥:安徽大学,2013(8).
Abstract: How to improve the quality of personnel records management and the personnel management system is discussed, and information management tools should be used to further improve the separation of employment with the management of personnel records file management system are adopted.
关键词:人事档案;管理;建议
Key words: personnel files;management;proposal
中图分类号:G27 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)15-0120-01
随着社会主义经济体制改革的深入,非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道,而与此同时,随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革,国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”,大中专毕业生要面向市场自主择业,这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等,而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然,传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业,人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率,这是一个具有重大现实意义的问题,下面就人事档案管理中存在的问题提几点建议:
①提高档案管理人员素质。人事档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员,不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质,加强责任感,把人事档案工作看作一项政治工作,在平常的管理中体现它的严肃性,能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心,减少工作中的失误和差错。有了责任心,才能不厌其烦地去收集材料,才能认真鉴别材料的真伪,才能按照要求将材料及时归档、整理成册,才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求,尤其是对材料的鉴别、分类,更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量。积极探索新的管理模式,使人事档案工作更科学、更实用,为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。
②完善人事档案管理制度。人员是基础,制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作,必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事,以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度,使档案工作有规可循,有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》,建立人事档案材料收集网络,明确收集的范围和要求,让制度使人事档案内容充实,更全面地反映一个人的情况;遵循《鉴别归档制度》,明确鉴别的内容和归档的要求,对材料进行有效的鉴别,及时存真去假、查漏补缺;遵循《保管保密制度》,采取切实有效的措施,减少人为因素的破坏,保障人事档案的安全,延长使用的寿命;遵循《查阅制度》,明确人事档案利用的方式和方法,以保证人事档案的安全性和真实性。重质量,抓管理,人事档案工作人员要以制度来维护管理,以管理来保证质量,切切实实做好管理工作,让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。
一、毕业生应如何对待自己的档案
现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人力资源的重要证据。另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要人事档案。由于国家相关政策规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人力资源服务机构托管了。其实，学校保存的只是你的“学籍档案”，而真正发挥作用的是你的人事档案，如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报道证人社部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人力资源服务机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作一年（以报道日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人力资源服务机构负责办理。由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用。
二、充分认识毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系
毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人力资源服务机构。这时学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人力资源服务机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以实现。
三、毕业生就业后档案、户口如何转移
毕业生的档案由学校按其就业的单位或生源地，发机要交通专递到各地市毕业生就业指导中心。个别高校由学生本人自带档案的办法是错误的，毕业生就业指导部门有权拒绝接收此类档案。毕业生的户口由学校派出所按报到证上标明的就业单位迁移。就业报到证、升学的录取通知书是毕业生档案转出的凭证。报到单位开到哪里，户口、档案就转到哪里，没有工作单位的签发到毕业生生源地。单位没收到档案，则需要毕业生向各学院负责毕业生就业工作的老师查询，看档案发到什么地方去了，只要发的是机要交通专递，都有详细的地址和接收人，一般都能查到详细情况。
四、毕业生的档案应如何托管
按国家政策规定，组织、人事部门或其所属的各级人力资源服务机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，毕业生考取公务员的，其档案应由组织人事部门管理。各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理大中专毕业生的人事档案，一般由委托的各级人力资源服务机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人力资源服务机构托管人事关系。另外，各级人力资源服务机构，如省人力资源、市人力资源、各区人力资源等，它们的区别只是所属部门不同，其他无任何区别。哪些毕业生的档案适合到人力资源服务机构托管呢？主要是那些不想回本地而想将户口落在学校所在地的毕业生、准备考研的毕业生、还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生，以上这些毕业生都可选择将自己的档案人事关系放在人力资源服务机构托管。对那些申请出国（出境）的学生户口和档案，由毕业生联系本地人力资源市场或者其他地方落实接收户口、档案，签订协议书领取报到证，到保卫部办理户口转出手续，到学院办理档案转寄手续。户口、档案的转入手续由学生自己负责。
五、毕业生档案托管的内容及享有的服务
毕业生办理档案托管主要包括以下内容：（1）以保存人事档案关系为主的人事，包括档案管理、婚育管理、出具人事证明等；（2）以社会保险为主的，主要包括为单位和个人代办养老、失业、医疗、住房公积金等保险；（3）为毕业生办理党员转正、职称评定等手续；（4）办理出国手续；（5）毕业生可以随时流动，省内改变单位，出省就业办理调动手续等有关内容。只要办理了人事档案，就会享有毕业生的转正定级、档案工资的晋级、职称晋升申报、办理落户手续、出具省份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等，并可以享有代收代缴养老、失业、医疗保险等服务。
1、毕业证、学位证：教务处或研究生院发放；
2、派遣《报到证》：学校就业指导处（一般委托各学院辅导员）发放；
3、户口迁移证：学校保卫处户籍科发放；
3、组织关系：学生党员必须到组织部办理组织关系转移手续；
4、档案：学校就业指导处凭毕业生的报到证白色通知联转寄档案。
扩展资料：
应届毕业生档案保管的方式：
1、学校免费保管
以前的高校为毕业后没有在公司工作过的学生提供免费的档案保管服务。
自由托管期为两年，自毕业那年7月1日起。需要指出的是，在免费保管期间，学校只负责档案的保管，不负责档案的等级、户籍、职称、证明等事宜。
两年内完成的，学校应当将档案和户籍转移到工作单位所在地；满二年仍不归还的，应当将其档案和户口迁回登记前的户籍所在地。
2、人事保管
人力资源和社会保障部人事服务机构为毕业生提供人事档案保管服务，人事档案保管没有固定期限。毕业生档案随就业登记证转移到人力资源和社会保障部门人事服务机构后，可享受国家规定的有关人事待遇。
3、工作单位保管
有权管理人事档案的党政机关和国有企事业单位，应当保存人事档案。
保管范围限于本单位正式职工的文件，用人单位的各类专业技术人员、管理人员和高等学校毕业生必须委托人力资源和社会保障部门保管。
关键词:人才档案;管理;问题;对策
人才档案是指企业劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察人才的依据。人才档案是国家档案的组成部分。人才档案管理在日常工作管理中起到举足轻重的作用，因此应当受到足够的重视。
一、剖视河源市人才档案管理问题
目前在我市人才档案托管中心存放人才档案数以万计，有很多各单位的、有在外务工的大学生档案等等，通过长期的管理工作，分析归纳总结我市在人事档案管理中存在问以下四个点典型问题，这三个问题也是困扰全国各地的人事档案管理。第一、档案管理意识不强，重视程度不高;人事档案管理工作对于所有单位来说，基本上不产生单位效益和业绩，很多人及单位只认为人事档案管理只不过是管理文书，只需要妥善保管、整理好、分类好、不外泄，满足人事调动或者外界的查档、调档就可以啦，这种观念影响了档案管理工作的整体作用，是非常不正确。第二、档案内容完整性问题:人事档案是每个人基本情况的说明书和记录，要能够反应一个人的整体情况，达到见档如见人，可是现实情况却不尽人意，非常多人的档案内容几年甚至十几年都不更新，档案内容非常至少，出现了时间的真空，没有利用和参考价值;这种现象最多出现在外务工大学生，其中有很大一部分大学生毕业后直接打回本市进行人事托管，很多档案几乎只有大学毕业前的所有档案，毕业后的档案几乎没有，很多档案就是死档案。第三、档案信息化程度较低，非常影响管理的效应;人事档案由于存在一定的保密性，在大部分地方，人事档案都没有配备计算机进行信息化管理，建立数据库进行数据搜索。故非常多地级市或者县区，如果需要查询档案必须到现场进行确认查询，否则无法调用人事档案。第四、有部分档案管理工作较为混乱，认为搞经济建设是硬任务、硬指标，而档案工作可有可无，部分分管领导没有落实，使档案工作处于松驰状态。有的虽然制定了档案管理制度，但由于管理不严，档案收集难、利用难、编研难等现象十分突出。执行不严，不规范、人员不到位、职责不明确、任务不落实，而且不少档案人员又缺乏必要的职业素质和基本技能;档案管理人员责任心不强，档案管理混乱无序，导致其它干部或闲杂人员可以进入档案室查找资料和借阅档案，借出和归还档案不执行借还手续，借了不还时而发生，导致档案资料丢失不知去向;甚至还有个别人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据，严重损害了档案的真实性和利用价值;部分虽然建立了档案管理领导小组，但由于执行不力，还没有很好的开展有效的、正常的档案管理工作。
二、浅谈河源市人才档案管理问题解决对策
【关键词】高校毕业生；档案管理
人事档案是客观记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来，以备查考的文字、表格及其他各种形式的记录。它是反映个人成长历史的凭证和依据，是人力资源管理与开发、使用的重要依据。
近年来，随着我国人事体制改革的不断深入，人事档案作为传统人事体制的产物早已风光不再，尤其在高校毕业生中，涌现了大量的“弃档族”和“自揣族”，还有一些高校毕业生档案中存在着内容不完整、信息不准确等情况，这不仅给用人单位在人员的变动、工资调整等人事管理带来诸多的困难，更直接影响到高校毕业生在就业、考研、公招、公考、出国政审及职称评定、社会保险、退休手续的办理和各项证明的出具等方面。
高校毕业生为何对如此重要的档案轻易处置呢？纠其原因，不外乎以下几点：
1、档案功能弱化。在我国人事体制建立初期，人事档案作为提拔和使用干部的依据，人事档案的功能在那个时期也最为强大。时代变迁，多年的人事制度改革，上至国家下至各单位都建立了新的考核评价体系，对于干部的现实的工作能力的考核标准取代了档案中个人成长的历史记录。只有在办理社保、退休、职称评定时发挥着人事服务功能。功能的弱化致使档案变得可有可无。
2、档案管理落后。高校毕业生的档案无论是在校期间还是毕业后进入社会，都存在管理上的人员不足、手段落后、库房条件差等问题，使得档案从接收、储存、查找到转递的过程中都存在着遗漏、损毁、丢失和信息缺失及可信度差等风险。
3、转移手续繁琐。随着我国经济的发展，各地行政管理条块分割严重。各地区在档案转移和管理上要求不统一。严格的地区在办理手续上需要十个以上的程序，不严格的地区甚至存在现用现管的现象。对档案转移的要求不同，导致转移要求的口径不一致，具体到当事人，一次交接很大可能是办不了。很大一部分人不愿意花太多时间在一个不重要的环节。档案转移手续的繁琐限制了一部分档案的跨地区交接转移。
4、多年积累后的档案管理费用高。各地人才交流中心收费标准不一定，以我区人才交流中心为例，学生转正定级后，每份档案每人每年240元，其它档案托管理期间的证明和情况介绍的开具需要另外付费，如果积累多年，也数目可观。有相当一部分人因档案存于人才交流中心，心存侥幸，有需要时再提档交管理费，不需要的话就不用交，省下一笔钱，反正有人管理不用理会。致使未按规定时间缴纳寄存费而变成“死档”。
5、档案管理意识不强。毕业生对于档案的认识不深，认识不到档案的功能、重要性和流转要求。有些毕业生认为，一证（毕业证）在手，走遍神州，档案根本没有用处，还有的毕业生认为把档案交到单位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的学历、职称等相关材料还可以直接放进去，对档案的严肃性缺乏基本的了解。
那么，档案真的已经可有可无了吗？
目前，档案虽然在干部提拔或使用过程中不再发挥决定性作用，但档案在当今中国人事体制中仍发挥着不可替代的作用，主要表现在以下几方面：1、在办理社会保险过程中，档案不可或缺。档案中对个人从业经历的相关资料以及解除劳动关系的材料将是领取失业保险金的必要手续。档案中的招工材料和从业资料是计算和领取养老保险金的最为重要的依据。2、在正规单位的招聘和任用中，档案的流转手续和材料的完备程度或将成为成功与否的关键一环。3、档案材料的完备与否，决定着转正定级、职称评定、工龄计算等一系列与个人利益相关的因素。4、档案材料是干部身份认定的唯一依据。在现有退休制度下，档案的遗失可能会导致缩短工作时间。
针对高校毕业生档案管理中存在的诸多问题，有以下几个方向可以努力：
一、高校在就业指导环节需加强对档案重要性的讲解，提高毕业生对档案管理的重视。
在教育部要求下，各高校都开设了就业指导课，但更多的是灌输一些就业形势、面试技巧、就业协定等相关内容，对档案管理方面的重视和讲解不够。在校期间，应该让学生了解档案对个人发展和保障的重要性，以及档案材料的组成、作用、档案转递的流程和查询办法等内容，使学生对档案提起足够的重视，并在社会生活中对档案给予关注。
二、档案管理部门应加大规范档案管理的力度。
由于对档案的重视度普遍降低，许多档案出现填写不规范，任意修改或添加等情况，致使档案的真实性和实用性大打折扣。各级档案管理部门应该加大档案管理的投入，在接收、管理和转递过程中制定严格的管理条例，建立人事档案的管理档案，责任明晰，规范档案管理。
三、提高档案管理人员素质和业务水平。
档案管理是一项专业性强的工作，要求档案管理人员具有良好的职业道德及高度的责任感。加强档案管理，就需对档案管理人员进行继续教育与培训，提高其道德品质和政治素养，提高业务水平，根据不同时期、不同岗位、不同层次的档案管理人员制定个性化的素质提升计划，以提高档案管理的整体工作质量。
四、加快建设档案的信息化、网络化。
随着科技的进步和我国人事制度改革的深入，纸质档案和人工查阅已经远远的落后于社会的发展，档案管理的信息化、网络化成为必然的趋势。档案管理的信息化、网络化，可以提高档案信息的重复利用率，降低档案管理成本，便于信息的更新和档案转递手续的繁琐，同时便于纸质档案的保存。
高校毕业生的档案管理问题已经逐步的引起高校、毕业生及用人单位的广泛关注，为避免档案问题成为制约高校毕业生发展和未来保障的绊脚石，增强档案管理意识、加强档案管理水平和档案管理信息化已经刻不容缓。
【参考文献】
[1]迟耀林.浅谈人事档案管理的作用[J].世纪桥，2011（11）：151-152.
[2]庞国明.人事档案呼唤改革[J].中国人才，2002（6）：4-6.
