发布时间：2023-05-26 15:50:29
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案管理日常工作样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
关键词：医院档案信息化建设 档案管理
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598
【中图分类号】R-1 【文献标识码】B 【文章编号】1671-8801（2014）03-0385-02
随着科学的飞速发展，信息化管理登陆了各行各业。信息化管理以其极高的管理效率以及人力资源利用率逐渐取代了以人力为主的管理方式，成为了新型管理方法中普及最为广泛的一种[1]。医院档案信息化管理也是在信息化管理方式基础上研究开发的。医院档案信息化管理是以计算机硬软件为管理主体，少量人力资源作为引导，大容量资料库作为支持而建设的，可以为院内日常工作提供大量的便利。本文对医院档案信息化与档案管理细则进行探讨如下。
1 医院档案信息化建设的重要性
医院具有人员流动性大的特点，每天收治以及出院的病患以及家属很多，如使用大量人力资源进行档案管理，不仅浪费了人力资源，还容易因为工作量大而造成人为错误，利用计算机以及相关档案管理软件，对资源进行录入、储存、并提供搜索、管理等功能可以节省大量有限的人力资源，并且档案管理工作信息化整个流程井然有序的，可很大程度上避免人为失误[2]。医院档案信息化建设是跟随时代脚步的必要进程，是具有时代特色的一种先进管理办法，其建设并投入使用具有重要性以及必要性。
2 医院档案信息化建设的优越性
2.1 适应大量档案信息形成的当代医院。当代医院档案信息日产生量十分惊人，笔者分析，其主要来源与两种途径[3]：①医院日常、行政事务。医院属于单位，每日内部产生的档案量很多，来自上级传达的文件、通知、报表等。各科室考勤、评优指标统计，甚至各讲座、研究出席情况、会议文件等都归属于医院日产生的档案之中。②医疗业务流程。每一名患者从入院挂号开始直到病愈出院都会产生形形的档案信息，医院人流量巨大，每日因患者产生的档案信息也非常多。上述两种途径产生的大量档案信息单纯采用传统档案管理方法很难完成，而医院信息化档案管理方法则可以轻松通过计算机将每日复杂繁多的档案信息进行管理，相较于传统档案管理方案具有明显优势。
2.2 医护人员以及患者对信息化管理的需求。信息化档案管理模式的建立不仅方便患者就诊，给院内各部门工作人员也带来了福音，第一方面免去了纸笔档案录入的过程，防止纸质档案容易损坏等问题；第二方面节省档案室空间，大量的书面档案的储存势必占用有限的院内空间，在条件限制之下，必然一些重要性不高的档案会缺失，而档案信息化管理仅需一张硬盘，节省了有限的空间，并取缔了档案留存的限制性。第三方面信息档案随时可以调用，并且检索过程简单易行，界面干净明了，省去了档案人员翻阅大量书面档案的时间，减轻了工作量。医院信息化档案管理不仅是病人就诊所需，也是院内工作人员所需，属于公众需求，相对于传统档案管理，更是具有显著优越性，所以其建设势在必行。
3 医院档案信息化建设以及档案管理内容
3.1 办公自动化以及档案信息化。日常院内信息流通采用计算机网络化，并采用信息化办公方式，即日常工作中按照基本规划化流程，采用办公软件进行自动化档案流转、储存、归档等操作，实现办公自动化、无纸化。并在每日工作结束后，档案人员进行日常档案整理维护，可保证档案库的正常运作，虽然每日需要进行整理，但工作量与以往全年档案整理相比，明显更小，同时也提升了办公效率，节省了人力资源。
3.2 临床病历档案信息化。彻底免去纸张记录患者就诊信息的原始方法，病人进入院内就诊开始，便将该患者纳入院内信息网络，使用计算机网络将病人资料送达院内有需求的各处，在病人就诊结束后，将病人资料自动化归入档案库，将之储存以便利用。
3.3 人事档案管理信息化。日常工作中的各项人事档案都经信息管理系统进行管理，方便进行迅速、准确的查阅，并且可将日常工作分门别类，使用查阅统计、处理报表、变更档案、维护系统等多种功能使工作效率得到提升，并且避免人为错误的产生。
3.4 建立具有医院特色的资料库以及信息交互平台。医院特色的资料库是指结合当地情形以及医院情况建立完善的资料储存系统，例如地方医院及小型卫生单位可将片区居民信息以及工作日常等进行纳入，方便地区工作的开展；综合医院则全面纳入各患者就诊记录、医院研究科室成果、院内知识、工作经验等，方便医院发展。而信息交互平台则是利用多媒体技术以及网络技术，解除地域的束缚，吸收更多的当代新技术项目，与多方进行资源共享以及交流，赢得共同发展。提升全院医疗服务水平以及医疗技术水准，为院内工作人员提供丰富的学习资料。
3.5 档案库、网络安保措施。随着信息化、网络化在管理系统中的深入运用，网络以及信息化档案的脆弱性被逐渐暴露，网络潜在威胁多种多样，加强网络安全措施以及资料库保全措施势在必行，需求不断的技术研发，不断升级安保措施，充分保障信息档案资源的安全。随着医院档案管理信息化的进程加快，未来势必实现信息高度共享，采取必要的隐私保护措施、应用安全措施，访问控制措施以及数据加密措施是必要的。
4 小结
医院档案信息化建设与档案管理是受大势所趋所必须完成的进展性任务，其可大量节省人力资源，提高工作效率，并促进交互[4]。尽管其有诸多优势，但是医院档案信息化管理是一柄双刃剑，在运用时如不采用先进安保措施进行辅助，必将导致严重后果。所以笔者认为，医院档案信息化建设是必要的，但是在建立、完善、使用过程中的安全性问题需要格外谨慎。
参考文献
[1] 厉红霞，张景华.关于医院档案信息化建设的几点思考[J].西部中医药，2012，25（05）：43-44
[2] 胡桂周.关于医院档案信息化建设的探讨[J].中国病案，2012，13（03）：43-44
关键词：人事档案 管理问题 工作思考
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1009-5349（2017）06-0123-01
档案管理是非常重要的基础工作，是基层单位日常工作的重要组成部分。做好档案管理工作，可以更好地为基层单位日常工作的开展提供服务支持，并且以不同的形式对各类文件资料进行保管。在当前新的发展形势下，我们应该客观地认识档案管理工作的重要性，对工作开展过程中的问题和不足进行深入分析，提出科学有效的改进策略，切实提升基层单位档案管理工作的开展水平。
一、基层单位档案管理工作中存在的问题
第一，管理意识方面的不足。对于档案管理工作来说，足够的重视是非常必要的。在基层单位中，部分单位对档案管理工作缺乏足够的重视，并且由于档案管理意识薄弱，从而导致在档案管理工作推进的过程中缺乏足够的支持和配合。部分档案人员由于重视程度不足，不能及时有效地对档案管理工作的形式和方法进行创新，对档案管理工作规范、高效地开展带造成了一定的限制，带来了一定的影响。
第二，档案管理工作压力较大，人力资源方面有所不足。基层单位中，不同的单位本身主营业务存在较大的差异，并且部分专业性较强的档案管理工作对于管理工作者的要求很高。在当前精细化管理理念不断推进落实的形势下，档案管理工作的任务量急剧上升。部分基层单位自身档案管理相关人员的数量有限，并且参与管理的人员自身也大多数以兼职的身份来参与相关工作，人员队伍的稳定性十分有限。档案管理工作本身对参与管理人员的能力要求很高，需要他们具备专业的管理理论和技能，同时具有良好的责任心和严谨的职业态度。目前档案管理人员队伍不够稳定，并且不具备对现代化管理技术进行应用和操作的能力，这就导致了一些档案工作不能及时有效地开展，影响了整体工作的成效。
第三，满足档案管理工作的基础条件方面存在很大的不足。现阶段，档案管理工作中，档案管理基础设施不够完善，部分基层单位的档案布局没有经过专业的布置和调整。在档案库房的选择上，大多会选择普通办公室，甚至有的单位会选择办公楼顶层、地下室等位置。在这些位置保存档案，不能满足温湿度、防盗、防火等方面的需求，与档案管理的具体标准相距甚远。
第四，对信息化建设工作落实不足。在日常工作中，传统的管理思路下，档案管理工作的开展只关注以往传统的工作内容，例如年度、月度的立卷归档案卷数量，查询服务提供的数量等，而对于具体档案管理工作却没有进行有效的信息调整，档案管理信息化工作的价值得到充分的发挥。对于信息化建设工作重视不足，落实不力，导致当前电子档案管理的需求不能得到及时满足，整体管理工作的成效开展有限，不能很好地m应现代化档案管理工作的实际需求。
二、基层单位档案管理工作的对策和思路
第一，融入现代化的管理控制意识，将档案管理工作纳入到基层单位工作中，并将其作为重要的一部分来看待。相关档案管理人员要科学地开展档案管理工作，并且充分认识到档案管理工作的重要意义。在管理中，主动开展相关服务，打造更加开放、标准、科学、规范的管理体系，让档案管理工作具备更强的现代化发展属性。
第二，提升队伍素质。档案管理工作的负责人员要积极参与相关学习，积极参与相关培训活动，系统性地提升自身的实际操作能力。对于一些没有经过系统性学习，不具备较强专业能力的人员，更要对其提升培训力度，做好宣传监管，依据队伍的实际构成，打造一支更加专业、优秀的档案管理队伍。档案管理工作具备较强的专业性、政策性，管理人员本身的业务能力，直接决定了档案管理工作开展的效果。
第三，完善档案管理工作的基础设施。对于档案管理工作来说，一套完善的 基础设施是非常关键的。基层单位要加强投入，结合当前档案管理工作的实际需求，配置相应的档案室，同时增加所需的各类设备，这样才能确保档案工作的有序开展。
第四，加强信息化建设。对于基层档案管理工作来说，信息化建设的重要性是毋庸置疑的。我们应该重视和认同信息化建设工作所带来的优势，在日常工作中积极推进和应用。在信息化技术应用上，相关部门要提供大力的支持和配合，构建一个更加系统的信息化管理体系平台。
三、结语
总的来说，档案工作实现了对事业单位发展的全面记录，是非常重要的一部分工作。在当前档案管理工作压力不断增加的形势下，在档案管理中应该正视存在的问题和不足，提出科学化的应对策略，切实地提升管理水平，以服务基层单位的发展。
参考文献：
[关键词]体校；档案管理；现状；对策
1 前言
体校主要为国家培养体育人才。体校日常管理过程中涉及到的相关工作比较多。教育部门和学校负责人并未认识到档案管理的重要性，使体校档案管理过程中存在诸多不足和问题。档案管理部门要认识到体校档案管理的重要性，结合体校具体情况，提高档案管理质量，推进其整体教学水平和管理水平的提升。
2 体校档案管理现状分析
2.1 档案管理机制不健全
随着体校的快速发展，教育部门和学校逐渐加大了对体校档案管理的重视力度。但是，传统体校档案管理弊病的制约，使其档案管理机制仍然不够健全。部分体校虽然将档案管理纳入日常工作体系中，但是并没有结合学校具体情况，完善档案管理机制，制定具体的档案管理目标，导致档案管理过程中，仍然存在严重的资源缺乏和人员缺乏。学校负责人也不注重对档案日常管理工作进行考核、监督和评估，很难将体校档案管理工作落实到位。
2.2 档案管理人员素质偏低
档案管理人员素质普遍偏低，也是制约体校档案管理的重要因素。近年来，体育院校逐渐开始重视档案管理工作。但是，档案管理人员缺乏档案管理自觉性以及正确的档案管理意识，使得档案管理过程中仍然存在诸多弊病。例如，部分体育院校档案管理职责划分模糊，档案人员互相推诿责任。甚至部分档案人员身兼数职，无法对档案管理工作进行兼顾。
2.3 档案管理条件有限
体育院校整体发展水平的制约，使其并未营造一个良好的档案保管条件，档案管理过程中缺乏自觉性。虽然，教育理念的革新带动了档案管理条件的相应改观，但是，部分体育院校仍然无法将档案管理过程中的安全和规范性要求落实到位。例如，部分体育院校不重视档案室管理，各项设备落后，基础设施不完善，不能够满足现代档案管理诉求；部分体育院校档案管理意识不强，并未建立专业的档案管理部门，只是将相关档案堆放在各个角落，管理不当，且各项档案资料损毁严重。
2.4 档案资源建设缺失
部分体育院校尚未建立统一的档案收集机制。很多文件档案管理比较分散，不能够及时归档，丢失严重；部分档案在归档过程中照片、录像、实物等缺失严重；体育院校并未结合学校特点，对档案进行针对性的管理，使得学校档案管理范围不广，造成档案种类单一，档案内容单薄。
3 体校档案管理对策
3.1 健全档案工作管理机制
教育部门和学校要加强档案管理，将档案纳入学校年度工作规划中，并在档案管理过程中对其进行监管和考核，结合具体的档案管理诉求，将人员和资金等分配到位。对档案管理中涉及到的相关工作内容进行统筹和分工，定时对档案管理工作进行汇报，并对其管理过程中存在的问题进行及时解决，将档案管理作为体校发展过程中的重心。建立完善的档案管理机制，对档案管理过程中的职责和人员等进行明确分工，并对档案管理过程中涉及到的收集、整理、归档查阅等各项制度进行确定。
3.2 重视档案管理人员培训
体育院校要重视档案管理人员培训工作，设立专门的档案管理部门，对其各项工作职责进行确定，有效避免人员变动对档案管理工作产生相应的影响。同时，教育部门和学校要对档案管理人员进行科学合理的选拔，招聘专业的档案管理人员，并对其进行定期和不定期的培训和考核，注重对其进行专业知识培训，不断提高其在档案管理过程中的专业素养，逐渐将计算机技术和网络技术应用到体校档案管理工作中，实现线上管理和线下管理的同步进行。
3.3 构建档案安全管理场所
学校要重视档案管理场所建设，确保档案管理空间充足，无论是基础设施建设还是温湿度都能够符合档案管理要求；对档案安全保护机制进行不断完善，重视人员监管和安全设施建设，并ο喙氐蛋附行备份，将体校档案管理过程中的损失降到最低；注重档案保管过程中的安全性和严密性，严禁档案管理过程中出现信息泄露问题。
将体校日常档案服务工作落实到位，使档案服务与体校训练工作能够同步进行，实现体校档案的特色化管理。对体校档案管理过程中涉及到的相关价值和功能等进行深度开发，定期举行档案陈列展览工作，借助丰富的档案资料，对学生进行体育教育，培养学生和教师的体育意识，帮助他们养成良好的体育锻炼习惯，促进我国体育事业快速发展。
3.4 完善体校档案管理制度
对档案归档收集制度进行完善和健全，明确不同类型材料的归档范围，对其进行及时收集和整理；重视特色档案收集管理工作，将档案收集管理工作贯穿到学校日常管理和运动员日常训练的各个阶段，确保管理人员、教练和班主任共同参与到学生档案管理中来；对运动员档案进行分类和归档，确保档案管理的全面性；对运动员档案进行对比、分析和整合，并以此为指导，实现日常教学过程中的针对性和有效性。
4 结语
档案管理是体校日常管理过程中的重要组成部分。当前我国体校档案管理过程中仍然存在诸多问题和缺失。学校要结合自身实际管理情况，对日常档案管理过程中的各项制度进行完善和落实，并认识到档案管理对体校人才培养的重要作用，结合时展诉求，提高体校档案管理的科技化和信息化程度，不断提高体校竞争力，以营造良好的人才培养环境。
参考文献：
[1] 韩小重.高职院校档案管理工作现状分析及其对策[J].晋城职业技术学院学报，2011（04）.
[2] 郑凤琴.档案管理工作现状分析及其对策[J].办公室业务，2013（22）.
近年来，信息技术飞速发展，给人们日常工作及生活中的方方面面都带来了极大的转变。档案管理信息化建设，促使存档、记录等工作更加快捷、精确。因此我国应及时转变传统档案管理模式，构建自动化和信息化平台，为促进我国档案管理工作的进步奠定良好的基础。本文首先对信息时代下的档案管理进行了简要概述，并对我国传统档案管理模式中的不足进行了探讨，最后有针对性地提出了信息时代下档案管理工作的创新策略。
1 信息时代下档案管理概述
档案管理工作中，包含大量的信息资源，在信息时代背景下，相关工作人员在采集、保存以及传递相关信息资源的过程中，可以加大对信息技术的应用力度，通过信息技术，促使档案信息资源更加充分的利用具有重要意义。传统的档案管理工作开展过程中，信息资源的记录、保存等工作都是人为操作的，而信息时代背景下，信息技术和数字化管理取代了传统的档案管理工作流程，极大地提升了工作效率，同时工作中的误差现象减少。[1]值得注意的是，在应用信息技术和数字技术进行档案管理的过程中，必须统一由行政部门监督和规划下展开。
在信息时代背景下，档案管理工作主要呈现出以下特点：首先，信息时代背景下，我国在积极进行档案管理工作的过程中，相关部门应针对相关工作内容以及性质，制定健全的法律法规，对档案管理工作流程以及内容进行明确的规范；其次，信息时代背景下，信息技术在档案管理工作中的应用，促使电子档案取代了传统的实物档案，这成为各个领域在进行档案管理信息化建设过程中的一个重要标志；最后，同传统的档案管理方式相比，数字化和网络化的档案管理极大地提升了工作效率。[2]
2 传统档案管理中的不足
档案管理工作是一项复杂性和系统性的工作，在对档案进行全面搜集的基础上，进行详细的整理，工作人员针对整理以后的档案应当进行专业的鉴定，将具有价值和应用意义的档案进行妥善的保管，接下来是对大量的档案进行编目和检索处理，在充分的统计基础上，针对档案不同的用途对其进行编辑，最后提供给相关部门和工作人员进行利用。收集到的全部档案是档案管理工作开展的主体，而利用档案展开工作的人员是档案管理的服务对象。[3]
然而，在传统的档案管理工作中，存在很多的不足：首先，运输困难。同单纯的纸制品不同，档案还包含丝帛等材质，这导致档案在运输过程中，如果产生碰撞等现象将造成其发生严重的损伤。因此，传统的档案管理方法对运输提出了较高的要求。其次，保存困难。针对传统的档案管理工作来讲，对信息资源的保持常应用纸质档案的方式，少数档案在保存的过程中，需要对影响、照片、丝织品等方式进行利用，这些材质对存放环境的要求较高，如果将其长期存放于潮湿或者阳光过于充足的地点，将造成其发生氧化和腐烂现象，从而导致信息资源的缺失。与此同时，在应用这种方式进行档案管理的过程中，工作人员需要定期的对其进行护理，而护理的过程也是非常复杂的，需要耗费大量的人力和物力。最后，利用难度高。档案管理过程中，需要面对较多的信息资源，工作人员对其进行整理以及编辑的过程中，虽然耗费了大量的时间，然而也不可能将其完全进行分类，因此使用者在对其进行利用的过程中，通常也需要花费大量的时间进行查找。[4]同时，还有很多档案在保存过程中是孤本，只有在誊写以后才能够进行利用等，这一过程中耗费了大量的时间，同时档案资源的利用率严重降低。
3 信息时代下档案管理工作的创新策略
3.1 管理方面
在信息时代背景下，信息技术以日新月异的速度飞速发展，能够满足人们日常工作及生活中各个领域的不同需求。因此，现阶段针对我国档案信息化管理相对分散的现状，在进行档案管理信息化建设的过程中，应当从档案管理的需求出发，积极构建专门的档案管理系统。更重要的是，促使档案信息化管理能够实现集中统一性。在这一管理模式当中，必须全面登记造册全部的档案，将所有的信息资源规范记录到总系统当中，提升档案整体利用效率。同时，这一过程中，如果个别单位在运行过程中，因技术或自然环境等客观因素导致信息系统发生故障或者信息文件发生损坏和丢失的现象，也可以利用总系统当中的文件继续开展各项工作，不会造成更加严重的损失。[5]在实现统一集中化档案管理的过程中，应保证各个相关部门能够应用统一的软件和技术进行档案管理，促使档案管理更加具有规范性，同时对于有效保护各项信息资源具有重要意义。
3.2 信息共享方面
信息技术应用过程中，最大的优势就是拉近了人与人、部门与部门之间的距离，能够进行更加快速的信息传递和共享。针对档案管理工作来讲，由于我国始终存在各部门分散管理的特点，因此信息的交流和应用程度也相对较低，信息资源的利用程度低，不利于相关领域提升工作效率，并实现快速发展。在这种情况下，新时期我国在积极进行档案管理工作创新的过程中，不仅要构建统一的档案管理系统，还应当创建独立的平台，促使档案信息资源实现高度的共享。该平台运行过程中，工作人员应对各种资源进行分类，平台使用者可以及时找到有助于自身工作的信息，有条理的选取和应用资料。在这种情况下，档案管理总部门在运行过程中，应积极制定相关措施，鼓励下属各部门在日常工作中加大交流力度，各部门在明确自身工作重心的基础上，加大合作力度，提升对资源的利用率，从而为各项工作更加高效的开展奠定良好的基础。同时，各部门在日常上传资料的过程中，也应当对资料的名称、来源等进行清晰的标注，从而为使用者的查询提供便利。
3.3 工作人员方面
在信息时代的背景下，实现档案管理工作的创新，最基础的因素就是档案管理工作人员。因此，现阶段只有不断提升相关工作人员的创新精神，才能够在档案管理各个环节当中不断进行创新，并提升档案管理工作效率。事实上，工作人员对现有档案管理工作流程以及缺陷的体会是最为深刻的，因此提升工作人员的创新精神，促使其在日常工作中，对档案管理工作的缺陷进行完善至关重要。[6]与此同时，各个部门档案管理工作人员在日常工作中，还应当加大交流力度，通过合作的方式共同为提升档案管理工作质量做出贡献。上级部门应针对能够发挥创新精神的职工进行鼓励，逐渐引导工作人员意识到创新精神的重要性。
1 现代化和电子化档案管理的特点及优点
档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。
2 我国目前档案管理的现状及不足
虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。
上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。
3 提高档案管理水平的途径
首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。
提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。
【关键词】文书档案管理；资料信息；改进
一般我们所说的文书档案就是团体机关、企事业单位以及一些其他的组织在领导和行政管理的工作中产生的一些文件。这些文件都需要归档保存，而这些工作都是文书档案管理部门的工作。所以说文档资料的可靠性、完整性和安全性与文书档案管理者工作的能力和水平有着很大的关系。只有让文书档案管理工作与时代共同进步，不断地改进和完善文书档案管理工作中存在问题，才能更好地将文书档案管理系统不断地创新，与整个工作单位的运转保持在一个步伐上。
一、文书档案管理工作现存的问题
（一）文书工作与档案管理工作出现脱节现象。文书档案管理工作是档案管理工作的基础内容。文书管理工作与档案管理工作虽然有着密切的联系，但是两者之间存在着一定的区别，有统一性也有独立性。在工作的衔接上两者配合形成一个管理体系。但是很多工作单位都存在着文书管理工作和档案管理工作之间的脱节情况。目前的情况是，文书档案管理人员的档案意识相对薄弱，而档案管理人员对于文书管理工作的涉及又很少。这就导致了文书管理工作和档案管理工作出现了脱节，从而造成了一些文书方案的遗漏和文种使用不规范的现象。这对文书档案管理部门后续工作的展开有着很大的隐患。
（二）各部门不配合文书档案管理工作。在很多工作单位中都有着其他部门不配合文书档案管理部门的工作的现象。这方面也制约着文书档案管理工作的开展，文书档案的归档需要收集整理各个部门的文件和资料。但是有些部门为了以后方便查找资料，图自己方便不愿将自己部门的资料交给文书档案管理部门归档统一管理。这一问题在文书档案管理工作中普遍地存在。
（三）领导对文书档案管理部门的重视不够。文书档案管理工作在各个工作单位中属于特别冷门的部门，不受单位领导的重视。一些领导虽然明白文书档案管理工作有着一定的重要性，但是并没有过多地去关注文书档案管理工作的内容和管理的情况。在日常工作当中，只要求员工把文书档案资料收好即可，并没有过多地给予意见和肯定，导致文书档案管理人员工作的热情不高，旧的文书档案管理模式停滞不前，也没有对文书档案管理的模式进行改进和创新。
二、文书档案管理工作改进的方法
（一）做好文书管理工作和档案管理工作的衔接。所谓的档案其实就是日常工作中，工作人员及领导要处理的文件。这些文件质量的优劣对于工作单位的档案管理有着重要的影响。要想做好文书档案管理工作必须要把文书管理工作和档案管理的衔接工作做好。想要将两者有效地连接，首先文书管理工作人员要有较强的档案保护意识，并且要做好文书资料的立卷归档。其次是在处理文件时，要时刻记着文书管理和档案管理的关系，实现两者的一体化。当文书管理工作人员把文书工作做好，档案管理的工作才可以顺利地展开。
（二）各个部门配合文书档案管理工作。加强文书档案管理工作需要各部门的配合。所以在日常工作中，其它部门要配合文书档案管理部门，及时将文件资料等交给文书档案管理部门统一归档管理。
（三）领导要加强对文书档案管理工作的重视。在一定程度上来讲，一个部门的工作态度和工作热情，取决于领导对这个部门的重视程度。所以说想要改进文书档案管理工作中存在的问题，完善文书档案管理工作，领导应该对文书档案管理工作重视起来，对其存在的问题提出意见并找到解决办法。通过更为智能化和科学化的方式来管理文书和档案。当然，文书档案管理工作是否能正常而有效地运行，还需要通过员工自己的努力使领导对文书档案管理部门重视起来。除了领导的重视外，文书档案管理工作人员自己也要对工作重视起来，对于档案的借出与归档制定一个清晰明了的流程（如图1），所有的工作人员按照这个流程借出和归还档案。
三、结束语
文书档案的管理工作是一个很细致的工作，代表了一个工作单位的各项工作运转的情况。将文书档案管理模式与现代化的科学研究成果相结合，实现更为科学化和智能化的文书档案管理模式。与此同时，对文书档案管理人员做出标准化的培训，以便更好地管理文书档案工作。
【参考文献】
[1]张文华.改进文书档案管理工作的方法[J].黑龙江档案,2014（04）:157.
[2]卢艳.浅析事业单位文书档案管理效率的提高[J].中国科技投资,2013（Z4）:47.
1 办公自动化的基本概念及其特点
1.1 办公自动化的基本概念。办公自动化主要指使用计算机、网络等现代化技术对办公室工作以及相关信息进行相应处理，能够实现信息传输、自动发送、存储以及接收。能够将信息的流动速度进行极大提升，并能够显著提升信息的可靠性以及真实性。
1.2 办公自动化的特点
1.2.1 工作效率高。在目前实际的办公自动化过程中，由于医院各个部门功能以及作用的不同，档案分类为人事、病历、文书、专题以及实物等，涵盖有教学、财务、基础设施等影响医院运作的各个方面相关信息。能够将常规的档案管理工作逐渐进行科学化以及合理化处理，更好实现信息的检索效果。
1.2.2 存储方式安全可靠。传统的纸质医院档案在实际实施管理过程中，往往无法较好地进行管理。湿度、温度、气候等较多外部原因会对纸质档案造成极大威胁。通过使用办公自动化形式，能够缩小档案存储空间，也能够更好地让档案管理过程趋于便捷，延长档案实际寿命，这对于档案管理以及使用有着极为重要意义。
1.2.3 能够实现资源共享的效果。办公自动化在实施档案管理过程中进行计算机技术使用，能够帮助档案管理更加科学化以及规范化，最大限度地保证资源利用效率以及档案管理的实际效果。也能够实现较高的查找率，能够较好地脱离空间限制，更加完善地实现资源共享，增强了档案管理过程中的安全性。
2 在实施办公自动化环境中医院档案管理的问题和改善策略
2.1 在实施办公自动化环境下档案管理的问题。目前，最为常见的问题就是档案管理人员自身水平不高，无法较好地进行办公自动化过程中的档案管理。另外，档案管理也缺乏统一标准，容易出现较多问题，影响到档案管理质量以及效率。在目前的办公自动化过程中，系统开发不规范，运行水平参差，软件投入较少以及模式并不合理等情况，使实际使用效果不佳。
2.2 如何解决办公自动化环境下医院档案管理过程中出现的问题。提升档案管理人员自身素质。随着目前医疗卫生事业标准的不断提升，出现较多的新技术以及新内容。医院在招收档案人员过程中，尽量招收档案管理专业人才，扩充医院中档案人员的专业程度以及管理水平。而对于目前的档案管理人员，也可以加强专业知识培训，提升实际专业化水平。
办公室
办公室是宿管会中组织协调其他各部的关键部门，以配合主席团、协调各部门工作为主要职责。其职能可分为日常工作、财务管理、档案管理三大块。为将办公室建设成为一个有特色﹑高效率的部门，更好地修订与落实各项规定，抓紧、抓实地开展各项工作。现将各块工作安排如下：
一、日常工作版块
保证日常工作的有序开展和各项职能的扎实落实，是办公室工作的基点，也是办公室工作的主要责任。
1、起草下学期即将成立的宿管会的计划、总结和各项规范。
2、负责主席团例会和全体会议例会的点到及会议进程记录工作；作好各种会议的通知工作。
3、负责学工办二报刊的收发及增订工作；整理布置学办，购置办公用品，发送比赛请柬，制作席签等日常事务。
4、负责学工办二的值班安排以及抽查工作，并监督各部做好学工办二的财物保管及保洁工作，为大家营造一个良好的工作环境。
二、档案管理版块
由于档案管理具有长期性，且各部活动较多较杂，有些活动档案往往很难收齐。因此，办公室将及时明确各部门专门负责档案管理的人员，每次活动后，及时联系相关人员，收齐相关档案，做到一个活动有一个档案，并及时进行归档、存档。对各类档案的管理，实行具体问题具体分析，对特殊档案实行特殊归档法。
1、保留三年内具有使用价值的旧档案，其余作废。
2、将当前各部所有活动的方案、总结自成一档，档案统一用a4纸打印，一式四份，分别由学工办﹑主席团﹑办公室﹑本部各保留一份。
3、为了使各部的各项活动及各种评比结果能够有档可查，确保档案管理不流于形式。办公室将及时做好对各部的学期工作计划、工作总结以及学期末干事考核结果的归档工作。
4、特殊档案管理，在继续沿用原档案管理细则的基础上作了适当调整，尤其是对基础部各项检查评比结果的归档上作了如下规定，以确保档案管理的严肃性：
①各项检查评比结果在下月初10号前汇总后交办公室归档。
②归档前如发现检查结果有误，基础部可自行更正，并注明理由及负责人签名，归档后原则上一律不得修改。
③归档后如确需修改，到学工办办理申请手续后方可改动。
三、财务管理版块
为了规范即将成立的宿管会的财务收支状况，使各部在经费使用上拥有自和支配权，同时使财务管理更具规范性，将制定新的《人文学院宿管会财务细则》和《人文学院学生活动经费报销手续》。此措施的出台将使各部经费的使用更具目的性和规范性。根据各部的工作计划，做好财务预算工作。平时，对宿管会财务进行宏观调控，统一管理，由专人负责，规范活动经费的申请手续及经费的报销手续，对拉赞助所得收入也及时进行保管和记录工作，既保证各部使用经费的自主性，又确保经费使用有的放矢，避免浪费。在学期末，及时清算帐目，做好财务总结工作。具体程序如下：
1、 活动经费申请：
①申请部门领取活动经费申请表，并按要求填写。
②院领导﹑主席团﹑办公室财务负责人签字后领取资金。
③活动结束后上交活动清单和发票，由办公室记录，申请报销。
④每月30日归还所申请的经费。
2、 赞助收入：
宿管会由外宣部负责拉赞助，各部也可自行去拉，赞助收入交办公室保管并记录，各部需活动经费则向办公室申请，发挥办公室“财务管理中枢”的作用。
3、经费报销：
申请者备好收据﹑财务章﹑必备签字，统一转帐。（详见《人文学院学生活动经费报销手续》）
总之，办公室的工作是琐碎的繁杂的，但却是不可或缺的。在今后的工作中，我们将强化办公室的职能，有序开展各项工作，不断完善自身建设，积极开拓创新，努力协助宿管会做好各项工作。
基础组
基础组是为同学们服务的部门,工作都属常规工作，既琐碎又繁杂。大致分为三个方面：即寝室内务、查夜以及小家电维修。上学期，我们迎来了基础组有史以来的最大的改组和职能转换扩充，我们已成立“学生宿舍管理委员会”。管理寝室方面的各项事务。
