发布时间：2023-05-28 09:40:17
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的人事档案与个人档案样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
关键词：企业 人事档案 管理 改革 创新
随着人力资源在企业管理中的重要性日益凸显，人事档案管理也必须与时俱进，才能顺应企业的发展战略。
1 企业人事档案管理存在的几个主要问题
其一是管理方式方法比较落后。很大一部分的企业人事档案管理工作仍然采用的是手工操作，重在收集，简单地进行分类管理，方法繁琐，操作起来极为不便，而且效率低，反应慢，由于轻视提供增值服务，大多数企业没有使用现代化和信息化手段，使档案信息陈旧，内容单一，日常表现空乏，形式雷同。有些企业配备了计算机作为数据库，只用来存储和简单检索，信息存储量太少，所以实用性比较差。从这一点上看，人事档案管理已经严重滞后于人力资源管理的改革。因为人才的录用和晋升，其人事档案是重要参考，这对档案管理工作的主动性和系统性提出了高要求。
其二是档案材料内容不齐全，信息不真实。企业员工人事档案应当完整，信息必须准确，这是档案管理的关键指标，但在实际工作中存在许多明显不足，比如没有完整收集企业员工档案中必备的材料，包括学历证明、技能证书等，导致重要材料缺失，再如鉴别不准确的问题，把一些本来不该归档、手续不完备，甚至存在问题的材料归档，影响了真实性。再有就是没能及时整理，及时按规定归档，导致无序管理，甚者，一些企业没有配套相应的基础设施不配套，材料随意摆放，档案管理的环境比较恶劣，加上不少企业对档案管理这一块工作不够重视，制度不严，执行不力，管理混乱，档案的转入、转出、查阅等不按正常手续随意进行，严重违反相关规定。
其三是人员素质建设不足。随着人力资源管理的不断深入，人事档案管理手段也相应调整变化，对从业人员提出了知识化、年轻化、专业化等要求，但现实与需求之间存在明显差距，例如人员配备比例不足，甚至无人管理，或是兼职管理，档案管理员的素质较低，原则性不够，不熟悉业务，不踏实，缺少奉献精神， 整体质量不高。
其四是透明度不高。国家管理的人事档案只面向组织，个人都无法查阅自己的信息，企业在这方面虽有所改进，但开放性还远远不够，这与政务公开、信息公开、公正透明的现代法治精神相违背。
2 改革与创新人事档案管理的几个主要措施
首先，企业决策者必须重视，重新认识人事档案管理工作。企业领导层引起高度重视，各部门才会主动支持这项工作，逐渐认识到员工人事档案的积极作用，用以详实记载员工的特长兴趣和工作阅历，特别是在本企业的工作表现情况，对其职业生涯成长有极其重要的参考作用，以形成正确判断，其重要性与员工访谈相当，所以，企业要建立比较完善的人力资源管理体系，必须从人事档案的整顿和管理做起。
其次，要走制度化和标准化道路，引入现代化的管理理念。档案管理不能等同于一般的文件管理，这项工作专业性很强，属于人事机密范畴，服务于人才评估和运用，因此，企业要树立科学严谨的态度，建立一整套行之有效的规章制度和管理条例，严格执行，厘定人事档案的管理范围和部门职责，通过理顺档案保管、查阅、借用、收集、鉴定归档等流程，严密监管。随着科学技术的深入应用，人事档案管理要采用现代化技术，大面积使用计算机设备存储信息，建立检索系统，方便查阅的同时，提高工作效率和资料可靠程度，更有效而广泛地利用相关社会资源。
其三，要走信息化和资源共享的路线。计算机和互联网技术迅速发展，信息化已经成为人事档案管理的普遍发展方向。由于这项工作实质上就是信息管理，利用计算机技术，开发相应的信息软件，把档案内容从书面文字转为数字信息，使用友好的界面进行管理，可以迅速地在不同部门或单位之间传输数据，实现人力资源共享，大大提高人事档案的利用率。例如根据企业员工的人事档案信息，建立起一整套包括学历、学位、技术职称、职务、晋升、培训、职业技能、管理能力、社会关系、薪酬福利等在内的全部信息。而且，该管理系统还能实时跟踪员工动态，及时更新其近期工作表现和成果，比纯手工的人事档案管理更准确、更及时，记载内容更为完整，帮助企业管理层在尽可能短的时间内准确了解员工情况。这种自动化管理系统的上线，标志着人事档案管理向现代化管理方式迈出了第一步。
其四是从业人员必须专职化、专业化和知识化。由于这项工作必须向现代化和科学化转变，所以要求从业人员在具备敬业精神和职业素养外，还要能够灵活使用和维护计算机软硬件，在文化和历史知识上必须具有一定的造诣。在工作中，尤其是人力资源管理人员的任用上，不能只听领导一面之词，应该严格考核，通过竞争选拔，择优录取，唯才是用，选拔出真正的人才。同时，要定期对从业人员进行相关培训，及时更新其知识结构，提高综合素质，并在职位晋升和福利待遇上增加关注度，解除他们的后顾之忧，专心工作。
参考文献：
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[2]崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].价值工程，2011（24）.
摘要：为了全面有效地评估一个农业科研单位的未来发展方向，制定出一个可行的、适合农业科研单位发展的具体人事管理与人事档案管理制度，本文笔者具体全面地探索了目前农业科研单位之中的人事管理与人事档案管理制度，并根据这些已有的人事管理制度，进行了一系列的探讨和分析，最终又使用统计的手段和分析的方法，找出真正适合农业科研单位发展、可以确保农业科研单位持续健康快速发展的道路。本文的最主要研究目的就是探索在当前的信息化时代的形式之下，进行对农业科研单位人事管理与人事档案管理制度的探索，并从各个角度对具体的农业科研单位人事管理制度与人事档案管理的建立进行了探索。
关键词 ：农业科研单位 人事管理 人事档案管理 改革
农业科研单位的工作人员作为一个农业科研单位的最基本组成部分，只有农业科研单位工作人员迸发出工作积极性，保证生产效率，提升整个农业科研单位的市场价值，才能够保证农业科研单位持续健康快速发展。为了有效地保证农业科研单位可以持续健康快速发展，就要求农业科研单位可以根据具体的环境和市场氛围，制定相应的管理规范。截至目前为止，虽然随着科学技术的不断发展，计算机已经可以代替许多人进行相关的工作，但是一个农业科研单位的最基本组成单位还是农业科研单位的工作人员，要想把握住当前农业科研单位在新的信息时代里面的发展时机，就要求农业科研单位制定一系列的人事管理制度机制，满足工作人员的具体需要，组织一系列的人事管理方法，提升整个单位所有工作人员的工作积极性，提升单位的综合竞争能力。
一、农业科研单位人事管理改革与人事档案管理改革的重要意义
农业科研单位进行对工作人员的管理也要集中在提升工作人员的生产效率和生产技术。然而，进入新世纪以来，随着科学技术的不断发展和人才思想意识的转变，以往的农业科研单位人事管理机制已经不能够满足人才越来越多样化的需求。虽然建立一套良好的农业科研单位人事管理和档案管理机制对于农业科研单位来说拥有着巨大的好处，但是截至目前，很多农业科研单位并没有意识到农业科研单位人事管理和档案管理机制对农业科研单位发展的巨大作用，并没有设立出一套完善的农业科研单位人事管理和档案管理机制。
目前，为了制定一套行之有效的农业科研单位人事管理制度，各个农业科研单位和相关的专家学者都付出了很多艰苦的努力工作。在这个过程之中，也诞生了很多适合某一个农业科研单位或者是适合某一种行业的农业科研单位人事管理和档案管理方案，促进了农业科研单位的发展，发挥了很有效的作用。但是，这些农业科研单位的人事管理方案并不能形成一种放之四海而皆准的全行业的农业科研单位人事管理准则，这就需要对农业科研单位的人事管理制度进行进一步的探讨和研究，寻找出一套切实可行的方案来进行对农业科研单位人事管理机制的研究，切实有效地提升整个农业科研单位的竞争能力。
二、农业科研单位人事管理改革与人事档案管理改革思路
1.农业科研单位人事管理改革与人事档案管理改革要遵循的主要原则
为了保证整个农业科研单位的正常秩序，保证农业科研单位的市场竞争能力，必须要遵循一些基本的农业科研单位人事管理制度原则，并在整个过程之中，受到这些基本原则的约束。因此，在进行农业科研单位人事管理制度设计的时候，要遵循以下几个方面的设计原则。
第一个要考虑的原则是对农业科研单位工作人员的物质性人事管理和档案管理原则。农业科研单位工作人员在基本职位相差无几的情况下，所获得的基本工资数目也是相差无几的，那么农业科研单位人事管理制度所能够提供给的工作效率高的工作人员的额外金钱就成为了农业科研单位工作人员追逐的方向，是可以极大促进农业科研单位工作人员的工作效率的。因此，要进行考虑的首要原则是农业科研单位工作人员的物质性人事管理原则。
第二个要考虑的是对农业科研单位工作人员的地位性人事管理和档案管理原则。农业科研单位工作人员在获得职位的晋升之后，不仅仅可以获得更加多的物质性收益，还可以收获来自各方的尊敬，这也是促进农业科研单位工作人员积极工作的源动力之一。但是，由于农业科研单位的管理职位毕竟有限，没有物质性的人事管理的使用广泛。因此，其次考虑的是原则是农业科研单位工作人员的地位性人事管理原则。
第三个要考虑的是对农业科研单位工作人员公平性的人事管理和档案管理原则。农业科研单位工作人员在农业科研单位之中，因为种种原因，总是难以得到自己应有的人事管理。除此之外，在竞争之中，农业科研单位工作人员也难以避免拉客等恶意竞争行为的出现。例如在家族性农业科研单位之中，就很少有工作人员能够真正地晋升到管理层之中去，这就极大地限制了农业科研单位人事管理机制的运行，农业科研单位的人事管理机制也难以激发出农业科研单位工作人员的积极性。因此，在进行农业科研单位人事管理制度设计的时候，要注重对农业科研单位工作人员公平性的人事管理原则。
2.农业科研单位人事管理改革与人事档案管理改革思路
进入新世纪，在信息化的时代下，传统的农业科研单位人事管理机制已经不能够满足人才的切实需要。针对这样的情况，在农业科研单位推行人事管理机制的时候，一定不能够仅仅考虑到农业科研单位工作人员的经济方面的人事管理，还要注重对农业科研单位工作人员的全方位人事管理。例如，可以在农业科研单位工作人员做出了对农业科研单位巨大的经济贡献的时候，可以考虑为农业科研单位工作人员设立相应的职位，满足农业科研单位工作人员的未来发展。也可以为工作人员去报一些专业技能知识培训班，提升工作人员的综合素质水平，为农业科研单位工作人员以后的发展提供保证。
在进行整个农业科研单位的人事管理与人事档案管理制度的评判过程之中，可以随时进行变化，并使用相关的档案管理手段将这些变化记录下来，并根据这些变化改变变量（例如农业科研单位工作人员的性别情况、农业科研单位工作人员的年龄状况、农业科研单位工作人员的学历状况、农业科研单位工作人员的婚姻状况、农业科研单位工作人员的工作时间状况、农业科研单位工作人员的职位状况等变量），就可以得出最合理的模型。通过对这些基本的农业科研单位人事管理制度的基本变量的研究，可以得出各个变量改变之后，农业科研单位工作人员所接收到的农业科研单位人事管理制度的回报，以及农业科研单位工作人员具体的满意程度，制定出符合农业科研单位长远利益、有利于农业科研单位发展的农业科研单位人事管理基本制度，等等，这样就可以拉近农业科研单位和农业科研单位工作人员之间的距离，促进农业科研单位持续健康快速发展。
综上所述，本文具体地分析了一个农业科研单位人事管理和档案管理制度的制作过程，以及这种人事管理制度的检测过程。目前，随着科学技术的不断发展，各个行业之间的竞争日趋激烈。作为在激烈的市场竞争之中独立存在的个体，农业科研单位为了保证自身的运用和发展，必须拥有足够的市场竞争力，才能够在激烈的市场竞争之中立足。为了有效地保证农业科研单位的市场竞争力，就需要农业科研单位的工作人员齐心合力，共同做好工作，为农业科研单位的进步添砖加瓦。
参考文献
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上承战略 下接人才
——人力资源管理高端视野
作者：潘平 出版社：清华大学出版社
>> 以社会需求和就业为导向的高等教育改革探析 基于人才需求的会计教育改革研究 以企业需求为导向的职业教育改革探讨 信息时代我国档案学高等教育发展之思考 以就业为导向的职业教育改革研究 以社会人才需求为导向加强独立学院专业建设的研究 以就业为导向,继续深化高等职业教育改革 日本高等教育改革及启示 关于企业人才需求现状与职业学校教育改革发展方向的调研报告 基于大众化教育的会计人才需求与高等教育研究与分析 浅谈企业人才需求与职业院校教育改革 “以学生为中心”的高等教育改革 美国职业发展为导向的体育硕士专业学位教育改革及启示 以“计算思维”为导向的高等计算机教育改革实践 基于廊坊市企业技能型人才需求调查的网络高等教育转型发展研究 中国人才需求结构性失衡及高等教育反思 当前英国高等教育改革的若干趋势及启示 中美高等教育比较对我国高等教育改革的启示 美国高等教育管理体制对中国高等教育改革的启示 以经济市场人才需求为导向的商务英语教学策略研究 常见问题解答 当前所在位置：l.
[4]Job Board[EB/OL].[2015-12-28] . .
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①全面性。人事档案作为文件材料，通常情况下收录了员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团等方面的相关信息。同时，记录着员工的个人成长、思想发展的历史等方面的内容。②现实性。由于人事档案记录着员工详细的个人信息，人事（劳动）部门依据人事档案，正确使用人才，同时合理解决工资等问题。③真实性。真实性是人事档案的根本，人事管理部门需要确保人事档案整体内容的完整性和真实性，进而在一定程度上才能为用人部门提供优质服务。④流动性。在对人事档案进行管理的过程中，需要与员工的人事管理进行统一，进而充分发挥人事档案的作用。为了确保员工与档案的一致性，在员工调走后的一周内，需要将其人事档案转往新的管理部门。⑤机密性。在人事档案中，其内容涉及多个方面的信息，因此，人事档案属于重要的机密，在任何情况下，任何人不得泄露或私自保存人事档案材料，更不能向社会提供服务。
2人事档案在现实中利用的主要方面
通过笔者近些年在人事部门的工作经验，员工对人事档案资料的运用主要表现在：①职工亲属关系证明。目前相关政府部门对材料的审核愈加严格，在人员死亡后的遗产公证时必须提供原始的亲属关系证明，这无疑要查阅个人的档案资料。在现实中经常会出现由于以前对个人档案资料重要性认识的不清晰而导致档案资料缺失，无法直接从某个人的档案资料中直接验证，往往需要经过连带关系人员的档案资料拼凑方可进行验证的情况。②干部的选用和提拔。由于国有企业的特殊性，在干部选用和提拔的程序上较为规范，往往对提任人员以往的经历、考核资料等除了人事部门提供的说明材料外，还需调阅提任人员的个人档案，从原料档案数据中进行查验，这时个人档案资料的齐全、完整是非常重要的，往往直接影响了一个人的事业道路。③职工退休审核。目前社会保障部门在职工退休手续办理时对年龄、工龄等涉及退休待遇的关键性问题审核严格，必须依据个人档案中的原始资料进行确认。在现实中往往会出现职工对于参加工作时间提出疑问，如历史造成的临时工、行业等现象是否成为退休工龄的一部分，以及对于曾经下放的职工下放时间的确认等，如个人档案中没有相关可以证明的原料资料，社会保障部门是无法确认其早期工龄的，职工所在单位提供的后期证明往往无法成为职工工龄时间确认的依据。
3人事档案管理在现实中存在的不足
①人事档案收集、归档重干部、轻普通职工。由于笔者所在单位是一所历史悠久的国有企业，虽然随着人事制度的改革，在员工上岗、干部任用等方面已经打破了身份的限制，但在人事档案管理方面仍沿袭了员工身份的划类管理，对员工的档案仍划分为干部档案和普通职工档案。同时，在员工档案资料的收集、整理、归档时仍不可避免地会对干部档案有所偏重。②部分领导及员工对人事档案管理工作不够重视。首先，部分领导印象固化，将人事档案的管理工作与普通的保管性事务性工作相等同，没有意识到人事档案管理的重要性，在他们看来，人事档案管理工作只要做到不丢失、不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了，因此在日常工作中缺乏对档案收集的意识，导致“档到用时方恨少”的局面。其次，员工缺乏对档案资料收集、保管和提交的意识。在日常工作中对于取得的学历、职称考试、奖励等资料没有及时收集并提交给档案专职人员，只是习惯性地自己保存，随着时间的推移难免会出现资料遗失或缺漏的情况。第三，员工在填写如简历表等存档资料时不够重视，填写随意，对重要经历、家庭关系成员等方面的信息或随意填写、或填写不够详尽，导致档案资料不齐全。③人事档案的科学化、信息化水平有待提高。随着科学技术的不断发展，计算机的应用范围不断扩大，其作用在化办公中尤为突出。然而在人事档案管理方面，还没有充分挖掘和发挥某些先进技术的作用，尤其是在人事档案管理中还没有广泛应用计算机技术。笔者所在单位目前已经建立并使用了多个版本的档案管理信息系统，仅对企业的文档资料、图像和图书资料等进行了较为有效的管理，提高了这些文档资料的查询、使用效率。员工个人信息资料主要依赖于人事部门基础的人力资源管理信息系统，信息量随着时间的推移在逐步完善。但是信息只存在于数据库中，无法将员工日常的部门和岗位变动、工资调整等与反映个人成长变化经历的信息反映到个人档案中，会导致将来调阅个人档案相关资料时信息的缺失。④人事档案管理工作任务繁重，专职档案人员相对不足。笔者所在企业在岗职工1170余人，企业内部退养职工800余人，近2000份的人事档案毫无疑问在整理、归档、查阅使用方面的工作任务是非常繁重的。企业目前专职档案管理人员仅1人，人事档案由人事部门的兼职档案员协同管理。随着员工数量的增多、个人信息资料的丰富化和多样化，想做到人事档案的全面性、及时性管理，在现有专业人员配置的情况下无疑是困难重重。
4加强人事档案管理的一些建议
结合人事档案目前的利用之处，对加强企业人事档案管理提出自己的一些掘见：①加强组织领导，提高员工的档案意识，进一步强化人事档案的基础建设。要将档案工作当作一件大事来抓，高度重视这项工作。从各级领导到普通员工，都要深化人事档案为重的意识，从思想上加以重视，从而让每位员工自动、自发地为人事档案的资料收集、完善作出努力，同时档案专业人员加以督促、指导和定向性的检查，让人事档案管理不再是档案管理人员的专项事务，而成为全员性的一项工作。②加强人事档案管理人员队伍的自身建设，进一步提高人事档案管理人员素质。企业目前配备了一支兼职档案员的队伍，负责各级部门档案资料管理工作，对档案资料的完善起到了一定的积极作用。但是由于档案管理工作涉及一定的专业性，今后要进一步提升这支队伍人员的专业素质，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。③进一步加快现有人事档案目录数据库的建设。笔者所在企业历史悠久，随着时间的推移，大至企业领导小至企业员工都会发生很大的变动，体现在人事档案管理工作方面尤为明显。主要表现为，人动大而复杂，并且档案材料数量过大，通过加快档案信息化建设，规范档案数据信息，进一步提高档案管理效率。
关键词：毕业生；档案；转递；高校
中图分类号：F20 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）33-0215-02
收稿日期：2013-09-25
作者简介：赵湘渝（1963-），男，河南林州人，副研究馆员，从事档案规范化管理与方便利用模式探讨研究。
目前高校毕业生就业模式是毕业生本人与用人单位直接面议、双向选择、多次比较后签订三方协议书、报学校就业指导中心确定分配派遣方案，经省教育厅批准后执行的分配就业方案。这种分配就业模式给用人单位和毕业生双方都提供了更广、更多的选择机会，人才资源市场化配置的结果是人才流动更加频繁，单位退档、毕业生跳槽、毁约改派、鼓励毕业生到中西部欠发达地区、外企、民企、私企等中小企业就业，允许毕业生在毕业后两年之内有一次改派机会等促进就业政策措施，特别是高校的扩招和民办高职院校雨后春笋般的兴起，致使每年有更多的毕业生涌入人才市场，高校毕业生档案转递去向由过去的清一色“单位人”，变为今天的就业单位无人事管理权而委托人才交流服务中心管理的“社会人”，这给高校毕业生档案“安全、及时、准确、完整”转递到用人单位或人才交流服务中心提出了更高要求。笔者认为只有抓住了“档随人走”的人——即个人人事档案的当事人要主动关注自己的个人档案去向与动态（档案的当事人要及时查询并确认自己档案是否转递到指定的位置），与此同时，学校方面要切实做好以下几方面的规范工作，才能确保高校毕业生档案转递任务的顺利完成。
一、开展学生档案知识讲座，让毕业生了解个人人事档案相关知识和归档转递流程要求；学校有关部门要高度重视并精心组织相关人员通力协作，切实做好毕业生归档和转递工作
（1）让毕业生了解个人人事档案的相关政策法规，知悉毕业生归档材料的清册内容，毕业生归档材料包括哪些材料，提高毕业生对个人人事档案重要性的认识，更多地了解毕业生归档材料要求、档案归档与转递流程、毕业生派遣工作程序、毕业生立卷归档（个人档案）要求等的相关信息。如《报到证》应是毕业生与用人单位建立人事关系并到用人单位报到的凭证，报到证管户口和档案的转移去向，即除北京和上海市外的任何一个城市上户口落档案。《学籍卡》是学籍认证、考学、考职、评聘职称评定、转正定级等的重要依据。个人档案内相关材料的缺失会导致本人以该档案材料为依据的个人证明等无法办理，这会直接影响到个人合法利益的维护和正常社会经济活动的参与。（2）让毕业生了解机要文件转递档案是怎么一回事，机要文件转递有哪些前提条件、要求和须知：机要局规定县团级以上的国家机关、企事业单位必须与机要局建立了机要投递关系后，方可为该单位投递机要文件，否则不给投递机要。如没有机要投递关系的中学就只能将机要文件投递到他的上级机关教育局；如外企、民企、私企没有国家人事部门规定的人事管事权，就只能将员工的人事档案委托给当地的人才中心进行管理。机要文件查询规定在一年内凭机要文件编号协助查询，超过一年期限后机要局就不再协助查询了。（3）个人档案是组织建立，并由组织保管和使用的个人人事材料，具有查阅和凭证作用。本人及亲属不能接触到本人的个人人事档案。个人人事档案在转递过程中，本人应当及时查询档案的转递动态，并及时到档案转入机构查询和确认个人档案是否已经准确转入到档案管理单位。（4）毕业生派遣工作规定两年之内变换用人单位必须经过改派，每位毕业生两年之内只有一次改派机会。改派必须有原单位的解约函（证明信）、交回第一个报到证、提供第二个用人单位的调档函或劳资协议书。改派在学校就业指导中心办理，报省教育厅批准后执行。改派后持报到证到户口迁出地公安机关改变户口迁入地并加盖公章。改派后持报到证的附件通知书到个人档案所在单位转递个人档案，将通知书交给个人档案所在单位，请求将过时的通知书取出销毁，将新通知书装入个人档案并按照通知书上的转入单位转递个人档案。（5）“档随人走”是档案转递的原则，包括人档不能分离，毕业生上户口时要求见该毕业生的个人档案后，才能上户口。深圳市人才中心要求毕业生档案与户口同步管理。
二、通过机要方式转递毕业生档案校院分工及注意事项
（1）档案馆专职档案员负责找好“时点”拷贝学生处就业指导中心的《毕业生派遣数据》，打印“机要转递四联单”，裁切“机要转递四联单”，在“机要转递四联单”上加盖公章。负责联系省机要局上传下达机要文件转递要求，了解机要接收单位的要求，确定学校毕业生档案送到省机要局时间，订专业车辆、定人员和搬运工人。（2）档案馆安排布置本校各二级学院归档、整理、移交时间、召开培训会、下达文件、确定联系人员建立联系（专职人员指导监督、兼职人员）确定各二级学院的装档时间。（3）毕业生档案以个人为归档单位，该生的所有归档材料都应夹在该生的《毕业生登记表》中，包括学年鉴定、思想品德鉴定表、学籍卡、体检表、党团材料、奖惩材料、报到证等。（4）学院分班为装档单元，按要求规范整理毕业生材料，并在专职档案员的检查和指导下完成装档封袋工作。（5）学院分班提取毕业生的高中档案，检查、清点、确认毕业班各班学生的高中档案准确无误后签字验收；然后按学号排序（小号在上，大号在下）检查是否有误，检查无误后方可与大学期间产生的档案材料合并装档。（6）学院提前安排专人到档案馆粘贴机要文件信封，并负责将《机要转递通知单》和《机要转递回执单》装入机要信封。专职档案员负责检查机要转递信息是否准确无误！接收机要文件单位是否建立了机要文件投递关系，机要文件信封的书写是否符合机要文件投递要求。（7）学院分班汇总毕业生在校期间产生的档案材料，特别是存放在党支部书记处的党员材料，应当归入毕业生的个人人事档案袋内，学院应当安排专人负责将学院带来的大学期间档案材料与入学前的高中档案合并后装入本人的机要信封，同时对照《毕业生归档材料清单》检查每一位毕业生材料归档情况，确认每个毕业生已经装档的材料名称和份数。专兼职档案员共同确认全部个人档案材料装完后，再进行检查，经过抽查无误后封袋转递。（8）学院负责将异常情况在《毕业生归档材料清单》的备注栏内特别注明，确认是专升本、本校保研、考上本校或外校研究生、存档或缓期转递、留降级、待补考延迟毕业等情况。（9）学院根据以上情况分门别类处置毕业生档案，按《本校专升本、本校保研和考上本校研究生清单》、《存档或缓期转递清单》、《留降级、待补考延迟毕业清单》要求，分别打綑向档案馆移交以上学生档案。（10）对正常毕业生和考上外单位研究生的档案，按照每一张《机要转递清单》上的顺序排列和打綑毕业生档案等待转递，在等待转递过程中《机要转递清单》上的档案发生变化，如毁约改派、要求存档或缓期转递的，必须在《机要转递清单》上特别注明情况，处置人必须签名。（11）档案馆负责“安全、及时、准确、完整”地将毕业生档案材料转递到用人单位或档案托管机构（毕业生档案材料齐全，机要文件袋严密包封）。
三、毕业生因特殊原因需申请办理档案暂缓转递规范
毕业生延缓转递个人档案程序：本人写出书面延缓转递个人档案申请书，说明为什么要办理个人档案暂缓转递理由，经学院考证、审批同意并明确给出处理意见（须审批人签名加盖学院公章），然后申请人持批准后的申请书到档案馆学生档案室签订《毕业生档案暂缓转递协议书》，最后由专职档案员在整理归档完成后，在转出该生档案之前抽出该生档案留下即是。
常见的延缓转递申请理由有：（1）用人单位要求有工作试用期3～6个月不等；（2）用人单位确认录用该毕业生，但是进人编制指标待审批落实；（3）西部志愿者、村官等政策允许留存的个人档案；（4）用人单位是总公司签约给出的待遇条件较高，而实际用人单位是下属子公司，学生报道上岗时才发现总公司签约给出的待遇条件不能兑现而毁约改派；（5）毕业生盲目签约或有多家用人单位表示愿意录用后，该生毁约后改派正在办理中，不能转递个人档案；（6）毕业生报道后，用人单位体检或试用期不合格，将毕业生和档案退回学校；（7）毕业生签约单位在外地离家较远，学生父母亲不愿意子女远行致使毕业生未报道而重新派遣；（8）考生父母属于支边或“三线”建设工作多年，学生在校学习期间学生家长已经调往内地工作，毕业生毕业时派遣回原生源所在地而学生本人要求改派；（9）博士入学考试时间安排较晚，录取和发出调档函时间就更晚，这部分毕业生主动要求个人档案暂缓转递；（10）学生考上博士后调档的须在进站开题后，才能办理档案转递事宜；（11）外地生源分配到北京市或上海市工作，报道时间为1～30天，但是这两个城市要求必须有入城指标才能上户口落档案，工作单位为了避免退档和方便上户口主动要求学校办理档案暂缓转递，以便用人单位落实进城反指标。
人事档案是档案管理工作中的重要部分，也是人事部门管理工作之一。人事档案是一种专门的档案，是组织人事部门在对工作人员进行管理过程中形成的材料。它记录了工作人员的主要学习经历、工作经历及行为表现等等情况，是反映一个人全面信息的重要资料，也是提供各种信息的重要依据。做好人事档案的管理工作，充分认识人事档案的利用价值，对于全面准确地考察了解选拔培养人才，实事求是地落实人事政策具有特别重要的意义[1]。
1人事档案利用的现状
当前，我国经济蓬勃发展，单位的人员需求及人员流动大大增加，人事档案管理工作也随之出现了一些问题：对于人事档案，人们似乎并不陌生，但又不十分清楚，甚至有些人不知道“什么东西是人事档案”“自己有没有人事档案”，导致有些人没有个人档案，有的人找不到个人档案，还有的人丢弃个人档案，使得人事档案管理出现混乱。同时，由于一些单位人事档案管理人员素质不高，缺乏档案管理的专业知识，导致人事档案归档整理不及时，内容整理不规范，档案内容不完整，严重影响个人档案的真实性和权威性，降低了人事档案的可信度，制约了人事档案的利用。截至目前，人事档案的利用仅限于新工作入职、工资核定、工作调转、办理社会保险、退休审批及家庭成员关系认定等等，远远没有发挥出人事档案的利用价值。随着人才流动的加速，“档随人走”、“人档一体化”的格局也逐步被打破.伴随而来的是由于档案观念淡薄、档案转递等制度不健全原因造成的人事档案材料错漏、遗失、伪造等混乱现象，使人员流动、人才引进等工作受到制约.从而阻碍人事管理的发展。
2提高人事档案利用价值的建议
2.1重视人事档案的利用价值人事档案是个人发展的真实记录。具有重要的、长久的凭证和参考作用，它产生于人们的社会实践活动，又成为人们实践活动的可靠凭证。如学习经历、工作就业、工作调转、参军入伍、复员转业、工资调整、直至退休等等，人事档案记录和反映了一个人的全部信息，它是个人能力和个人价值体现的重要的依据；同时人事档案也可以反映某个历史阶段的重要依据，如通过人事档案，人们查证过许多“时期”老干部和知识分子的历史情况，澄清了有关事实，纠正了大批冤、假、错案；也充分反映出时期的特定历史情况。因此，每个人都要从根本上意识到人事档案的重要性，重视人事档案的利用价值。
2.2提高人事档案管理人员的职业素养人事档案工作有自己独立的工作对象，特定的工作内容，人事档案的工作材料都是以个人为对象形成的，以个人为单位组卷保存，并随时间的推移不断积累，以此来反映个人活动情况[1]。由于人事档案本身需要收集、整理的材料很多，数量很大，内容很复杂，工作起来也比较单调枯燥，因而人事档案管理人员要热爱档案管理工作，认真仔细，坚持原则，严格遵守相关管理制度和标准，确保人事档案的真实性、严肃性；人事档案管理人员要具备一定的文字表达能力、信息意识能力、综合分析能力，尽到保护、管理人事档案的义务，确保人事档案完整、真实、安全；人事档案管理人员要保守所管理人事档案内容的机密，养成良好的保密习惯；人事档案管理人员要不断学习档案管理方面的相关学科知识，发扬开拓进取的奋斗精神，积极探索人事档案管理工作的新标准、新方法，如文件整理标准，案卷装订标准等，并结合工作实际，大胆探索，探求最佳工作方法。同时，单位领导要提高对人事档案管理工作的重视，培养既懂档案专业知识又懂计算机管理、熟知法律法规的综合型档案管理人员，这样才能真正管理好人事档案，才能进一步挖掘人事档案的作用与功能。
2.3强化人事档案内容改革人事档案的内容主要包括：履历材料，自传，鉴定、考核材料，学历和评聘专业技术职务材料，政治历史审查材料，党团材料，奖励材料，违纪材料，工资级别、任免、工作调动、出国、退休材料等等；为适应社会的发展，人事档案的内容必须进行新一轮的改革，应在原有的人事档案内容中加入反应工作能力的内容，如技术水平、工作态度和所获成绩；加入反应成就贡献的内容，如科研成果、、发明创造、培训学习、特殊贡献的内容。从而使用人单位更好地选拔人才、培养人才、使用人才，也让人事档案更好的利用于现代社会。
2.4加强人事档案管理信息化随着科学技术的发展，随着社会信息化及电子商务的出现，人事档案管理也由手工方式向信息化过渡，计算机在文字处理、辅助设计、数据处理、实时控制等方面都有成熟的技术，使人事档案的一切业务及管理工作都实现数字化、网络化。先进的人事档案管理信息系统几乎包括了文件处理和归档的全部业务工作，节省了人力和时间，带来了方便，提高了工作效率，改变了过去在堆叠的档案室里，一份份分拣、整理、存储、提取纸质档案的手工操作，减少了纸质档案因为反复查阅、天气、存放时间等影响而发生破损，增强了人事档案的安全性，打破纸质档案的“唯一存在”。
首先，将原有的人事档案的电子化，利用人事档案管理软件将人事档案有关信息输入系统，通过电子手段建立个人信息体系，并以电子文档形式存放在电脑或光盘、优盘等电子存储介质内，在此基础上，利用计算机系统进行人事档案的编目、分类、整理、归档、分析工作，方便、快捷地为各级领导和相关部门提供所需要的人员基本情况及综合信息，发挥人事档案的利用价值。
其次，利用计算机管理系统，建立完善人事档案信息数据库，规范数据标准，制定统一的人事档案数据条目，比如人员编号、姓名、性别、民族、出生年月、身份证号、科室、岗位、职务、职称、参加工作时间、毕业时间、毕业学校、所学专业、学历、学位等等信息；同时人事档案信息数据库及时更新，建立动态信息收集网络机构，以保持数据库中数据的采集准确和更新动态信息。并与相关的档案管理部门建立网络信息平台，实现人事档案信息共享。
3提高人事档案利用价值的意义
人事档案是考察、了解和合理使用人才的重要依据，在人事管理中的作用是不可替代的。健全、规范和真实的人事档案对人力资源建立与开发有着十分重要的作用。因此，要加强人事档案的管理力度，优化人事档案的管理模式，充分挖掘人事档案的利用价值，以促进人事管理健康、和谐的发展。
综上所述，新形势下人事档案管理工作需要提高人事档案利用价值，不断深化对档案工作重要意义的认识，转变以往思路，使它具有现实意义，人事档案管理的最终目的是指导我们更好地开展工作。
一、人事档案管理信用化的改革基础
1.人事档案与信用档案本质相似
人事档案与信用档案本质较为相似，这一点为人事档案信用化改革提供了良好基础。从档案管理实践来看，人事档案在一定程度上能够体现出一个人的信用情况，同时也是对个人信息的详细记录。实施人事档案管理主要目的在于对个人信息进行规范化管理，并形成一定的信用凭证，?亩?向档案应用组织或者个人提供更完善的信息服务，起到信息桥梁纽带作用。因此，根据人事档案的管理特点和数据特征，其中的部分信息与个人信用具有密切关系，能够划入信用档案管理范畴。两者之间本质极为相似，都能够作为个人信用的查对凭证，同时也能够对个人信用情况做出正规记录。
2.已经建立起个人信用信息数据库
当前，在人事档案管理当中已经构建起个人信用数据库，良好的信息数据基础为人事档案的信用化改革提供了良好的信息平台。我国针对人事档案的个人信用信息建设始于2006年，通过多年的运行与充实，数据库内已经形成相对完备的数据体系。发展至2015年底，该数据库内个人信用信息已经超过8亿人次，数据资料丰富，覆盖范围较广，尤其是针对信贷信用信息的完整率达到97%。良好的数据基础为人事档案管理提供了极大便利，同时也为人事档案信用化改革奠定了良好基础，通过两种档案的交叉整合，有利于构建起更便捷、更完整的人事档案管理格局。
3.信用档案管理优势突出
长期以来，信用档案管理已经形成的较为成熟的运作模式和管理经验，这些对于人事档案管理而来具有一定的借鉴作用，为人事档案管理改革提供更有利的参考价值。从档案管理形式来看，信用档案的管理范畴更大，覆盖层面更为广泛，而且在信息来源方面途径更为多样化，信息档案样式灵活，形式较为丰富，在信息资料的来源、整合、记录当中更具客观性，观点较为中立，而且信用档案更具开放性，时效性突出，具有可调整、可更正的特点，不具备盈利性，法制管理特色突出，因此这些优势能够为人事档案管理提供良好的参考和借鉴作用，同时也为未来人事档案管理的信用化改革创造了良好条件。
二、人事档案管理信用化改革措施
1.增加信用档案内容
人事档案逐渐向社会信用管理体系靠拢，在档案中显示个人身份、职业变化、能力特点、社会信用记录等信息。将个人信用变化、能力变化等体现在人事档案中，体现档案管理的动态化特点，能够从更多元化的角度反应个人真实信息，从而进一步充实人事档案内容，使其更具时效性和客观性。人事档案增加个人信用记录之后，内容会更加丰富，同时还包括了公共机构对于个人信用的评价反馈等，用人单位也会对其信用情况进行记录，从而使个人的信用情况能够更完整的体现出来。在个人信用信息中需要体现出信用卡使用情况、个人信贷情况、社会保障、诉讼等不同信息，尤其是在职业信用信息中，都是经过用人单位专业评估人员进行评价的，其信息更加真实客观。
通过人事档案改革，人事档案的内容、结构会发生一定变化，从而使档案管理得到合理优化，在档案信息的记录中更加忠于本质，并将这些信息政治化、身份化，能够全面体现个人信息的真实性，并且将其进行动态呈现，为人事管理工作提供更完善的信息参考。
2.促进人事档案监管与服务职能的转变
人事档案的建立和管理，最终目的在于实现社会权益的落实，尤其是在医疗、入学、保险等领域，权益的配置与人事档案有着直接关系。对于人事档案的管理并不是实现人才控制的手段，因此在工作当中需要进一步转变管理理念，使档案管理体现出监管与服务两大特色，这也是实现人事档案信用改革的重要举措。通过档案职能的转化，有利于人事档案改革的顺利推进。
3.实现人事档案管理社会化
通过人事档案管理权限的界定，有利于更多组织或者个人对档案信息进行查询和使用，从而促使档案管理趋于社会化，充分发挥人事档案在人才识别、职业升迁、福利保障方面的社会价值。例如借鉴发达国家“人档分离”机制，能够使建档权利落实到用热单位中，根据个人表现、业绩情况、工作能力、诚信记录等构建起更完善的人事档案，如果个人升迁或者离职，档案还由原单位进行保存，新用人单位如有需要可以向原单位申请档案查阅，从而更加全面的掌握用人信息，从而实现人事档案信息的共享。
【关键词】高校学生档案 档案管理 新思路 探讨
【中图分类号】G47 【文献标识码】A 【文章编号】1006-5962（2013）02（a）-0017-01
高校学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人信息材料；是学生在校学习、生活、成长的真实记录，是学校考察、录选、培养、教育学生过程中的第一手资料；也是大学生就业及今后各级组织和用人单位选拨、录用、考核人才的重要依据。高校学生档案管理是国家人事档案的组成部分，也是学校常规管理的重要组成部分。如何做好高校学生档案管理工作，既是一个老生常谈的问题，又是一个值得研究的课题。笔者通过调查和文献查阅，对高校学生档案管理工作的新思路进行分析和探讨，提出自己的观点，以期和大家共享交流，为全面做好这项工作尽一份力量。
1、高校学生档案的重要性
目前，在市场经济条件下，随着人事制度改革的深化，工作岗位与人事档案之间的依附关系逐渐减弱，因此大部分的高校毕业生认为，在商业社会中，用人单位不会太重视个人档案，而是更重视当前个人的表现，只要能顺利完成工作，用人单位不会关注档案的。殊不知，忽视个人档案会产生许多消极影响。
第一，影响个人利益。
有了档案，就可以享受相关的劳动、人事、社会等的保障服务。不管是在原来单位供职的人员，还是辞职后另找工作岗位者，在领取失业金、办理社会保险时，个人档案记录的职务、待遇、工龄、工资、社会保障年限等这些都是重要的依据。
第二，影响毕业生转正定级和工龄计算。
许多毕业生找到工作后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。
第三，耽误职称评定和工作调转。
有些毕业生的档案既没有提交单位，也并没有存在政府指定的人才服务中心，职称评定就会因手续的不全而受影响；有些人虽然在毕业后，把档案存到了人才服务机构，但又没有及时办理就业手续，等到过了几年调动工作的时候，才发现需要办理参加工作后的所有手续，并要在转正定级后才能正式调动。
第四，导致留学人员保险断档。
现在自费出国留学人数不断在增加，但是，当众多学子海外深造归来、大展宏图之时，却发现由于人事档案存放不当，自己无意间居然做了几年的“无业人员”，给之后的工作带来了诸多不便。
2、高校毕业生学生档案管理中存在许多问题
2.1 毕业生对自己的档案重视程度不够
大部分的毕业生认为人事档案“没什么用了”，对人事档案重要性的欠缺认识，不仅阻碍毕业生未来的职业发展，更影响人事档案在人才资源开发利用中所起的作用。
2.2 档案管理不规范
档案管理部门没有形成自己的实施细则和制度，另外，管理档案人员在管理上流于形式，仅充当档案保管员的角色，对学生档案进行不规范的操作导致档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理的严肃性，降低了人事档案工作效率。
2.3 档案管理人员素质有待提高
目前档案管理人员缺乏创新意识，不会或者不懂得使用新方法（比如利用现代化信息技术和计算机网络技术等知识）、新思路管理档案。
3、创新高校毕业生档案管理的新思路
3.1 从思想上高度重视
采取多种途径，增强档案管理意识，要充分认识档案的重要性，提高档案工作的地位和作用，认识档案工作给社会、给学校带来的效益，从而使各级领导、师生员工提高对档案管理工作的认识，使大家知道档案工作不是可做可不做的，而是应该认认真真、扎扎实实、规范完整的做精、做好。
3.2 从档案管理的基础工作做起，保证档案的完整性
第一，重视学生人事档案的建档质量，加强毕业生人事档案管理，严格按照相关规定及时将毕业生档案送达学生就业单位或相关人才服务机构。第二，创新管理模式，配备高素质的管理人员，实现现代化的档案管理。随着计算机网络技术的广泛应用，档案的载体也多元化，诸如光盘、音像带、录音带、图片等等都需要在很好的环境条件下保管。因此要加大对档案基础设施建设的投入，建设多元化、高标准的档案馆和资料室。同时要配备必需的计算机、照相机、打印机、装订机等办公设施、真正做到日常办公有场所、收集整理有工具，存放档案有库房、查阅利用有保证。面对快速发展的科技创新时代，新的技术不断涌现，要求档案管理工作人员，除了有很好的政治素质外，还必须掌握多学科多领域的知识与技能，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识，办事效率高，能灵活运用电子计算机和光盘刻录技术。因此学校要把那些政治强、作风好、业务精的同志选调到档案管理岗位上，发挥其才智，管理好人事档案。
3.3 建立毕业生信息反馈档案
此措施可以为在校毕业生提供就业的相关信息，一个是间接的反映当前社会对大学生在知识、品德、专业技能以及心理等方面的具体要求，是高校学生能够根据这些信息对自己进行有意识的设计，使自己适应社会的需要。二是诸如用人单位的用人条件等直接信息。学校可以根据这些信息调整自己的教学计划，使培养出来的学生更加适应市场的需求。
3.4 加大学生档案的信息化建设
当前，随着计算机技术的日益发展，招生、培养和就业的一体化网络管理机制已经成熟。因此学生档案的管理要进一步信息化，这不仅可以提高工作效率，而且可以使档案管理更加科学、有序，可以采取纸质和电子档案相结合的形式来管理学生档案。
