发布时间：2023-05-28 09:40:29
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案管理知识样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
[论文提要]探讨知识管理与档案信息管理的关系，研究二者融合的必要性与可行性。
21世纪的人类社会正在全面朝着知识时代迈进，知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源，对于各行各业的发展都起着决定性的作用。而档案是一种蕴含着大量知识的文献，这已经成为包括档案界在内的整个文献界比较普遍的共识，并且得到了社会的广泛认同。处于知识经济和知识管理的浪潮中，档案工作者必须对知识管理理论有清晰、明确的认识，将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的工作领域，在知识经济时代提升自身工作的价值，为社会的发展发挥更大作用。
一、档案信息管理与知识管理融合的必要性
计算机技术的发展，为我们的档案信息管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。这个世界是一个非线性的、动态性的、过程性的、互补性的世界。它改变了静止的、僵化不变的信息存在方式，代之以动态的、多方位、多层次的信息集散地。人们在这样的背景中无法被动的接受，只能是在“激活”这些“背景知识”的过程中，形成自己的新见解。档案人员在这样的信息网络环境中，为适应知识管理的需要，必须率先实现由静态的保管信息状态到成为动态知识元的过渡，即实现档案信息知识化。
1、知识管理是适应知识经济发展要求的必然选择
“知识管理”原是基于企业对知识创新需要而发展起来的一种管理活动或者说是管理体制。在知识经济时代，知识因素参与经济活动的程度越来越高，在以提高竞争力为目的的经济活动中，知识取向愈加明显。在此条件下，建立“知识型”企业和各类“知识型”组织是管理活动的客观需求，并逐步成为社会的共识。就档案信息管理而言，其发展只有融入到知识经济中，才能充分发挥档案信息的潜在价值，实现全方位效益。知识经济的显著特征在于知识成为最重要的生产要素，因此，将档案信息价值上升到知识层次理应成为档案信息管理活动的首要目标。信息技术的发展和高科技手段的运用，使档案载体的多元性、内容的创新性以及管理手段的高效性更为突出，追求高效、优质的服务理念引发了档案信息管理的新思维，档案信息的自动化、网络化管理应运而生，这些环境和机制的转变都是档案信息管理适应知识经济发展所做出的调整与选择。
2、档案工作自身的发展呼唤建构知识资源管理的创新体系
传统的档案管理方式以档案实体的收集、鉴定、管理、利用等为主，档案信息的流动受到时空的限制，不利于信息的共享与增值。档案信息管理机构低效的运作方式，落后的管理形式，相对呆板的服务机制，封闭式的、各自为政的管理型职能违背了信息化社会、知识经济形态中充分利用和开发档案信息资源的原则，不利于向开放式的知识型档案管理职能转化，档案管理在注重档案实体管理的同时，更加关注档案信息的管理、档案信息的流动及发挥档案信息作为知识资源的作用，侧重于将知识从来源、生产、存储、整理，到流动、传播、交流，直至学习、利用、共享、评估的一系列过程，整合成一个完整的知识管理体系。作为信息社会众多信息源中最基础的部分，档案信息资源对推动经济发展和促进科技创新极为重要，其科学管理和有效使用，对科学决策、资源共享、产品开发、提高效率都产生着积极影响。调节档案信息管理行为，逐步建立起与知识经济发展相适应的知识型档案管理体系是档案信息管理工作发展的迫切要求。
二、档案信息管理与知识管理融合的可行性
1、从档案信息属性的角度分析
档案均具有知识属性，这些知识主要是显性知识，档案是知识储存的一种方式，是人类智慧的一种物态结晶。档案信息管理和知识管理两者有共同的资源基础。档案信息管理工作针对的主要是对文档这种显在知识的管理。
2、从知识管理的现有研究成果分析
知识管理已经有了自己的一套管理理论、技术与方法，尽管有些还不是十分成熟。一套成熟的管理理论成立主要应满足以下条件：一是实践需要，二是有特定的研究对象，三是有一套自己的研究方法。这些基本条件，知识管理都已具备。融合知识管理的思想来指导档案信息管理是有理论支持与技术支持的。
3、从档案信息管理的困境分析
目前，档案管理陷入了一定的困境，这些困境的外在表现是：伴随着信息技术、网络技术的发展，传统档案管理方式与管理理念越来越暴露其不足之处，档案资源利用率低，档案工作人员工作积极性差，档案部门有成为产出低的内耗部门的趋势。为挽救这种困局，有些单位也采取了一些办法，如人员培训、引进管理设备等，但效果并不令人满意。档案信息资源并没有被充分开发。现实的困境迫使我们寻找档案信息事业发展的新出路。
4、从二者管理的目标和动机分析
档案信息管理工作从总体上来说偏重于“内容信息的开发利用”。内容信息的开发利用则专门指向档案的内容信息，其目的和动机是使档案的内容信息在社会生活中发生作用，实现价值。档案信息管理无疑也针对这一方面，即以信息内容的开发为宗旨和方向，为组织的各项工作提供凭证和参考作用。
知识管理的主要目标是管理组织的显在知识，发掘组织的隐含知识，实现隐含知识向显在知识的转化，在组织内实现知识共享，鼓励知识创新，实现知识的增值，从而提高组织的竞争力。
档案中蕴藏着大量显性知识，对组织的经营决策、生产管理等都有重要的作用。而且，组织档案中也蕴藏着大量可待开发挖掘的隐含知识。因此，档案信息管理工作面临的问题不仅仅是开发档案的信息内容，为各项工作服务，更为重要的是发掘档案中的隐含知识，将这一部分知识转换成显在知识，实现知识共享和知识创新。从这个角度来说，组织的档案管理和知识管理具有共同的目的和动机。
知识经济时代，档案信息原有的管理方式已暴露其不足之处，而拥有一套完整理论与管理技术的知识管理无疑为现代化的档案信息管理指明了出路，是对传统档案信息管理的创新。
三、知识管理对档案信息管理的创新
1、知识管理可以完善档案信息管理职能
作为一种新的管理思想和方法，知识管理对战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案信息管理的职能也在发生相应的转变，需要拥有全新的档案信息管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变，我们认为主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案信息管理的智能化服务，实现档案知识资源的共享。这就要求我们要转变观念，将档案信息管理真正看成是知识管理的重要组成部分，在知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能。职能的转变赋予档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。2、知识管理可以实现档案管理业务流程再造
业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程
与程序进行的分析和再设计，其既是知识管理的要求，也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间层次将逐渐减少并最终消失，将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时，对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件，电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理，同时强化了对各项业务管理工作的服务功能，提高了整个文档工作的工作效率。
3、知识管理可以丰富和拓展档案管理技术
知识管理对档案管理技术提出新要求。随着信息化程度的提高，组织的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化，电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用，导致了大量电子化、数字化文件的出现，这对传统的档案管理提出了新的挑战。传统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理，缺乏对档案信息资源的深入开发，所以很难适应知识管理及信息化带来的挑战。但是，信息技术在组织生产、管理中的大量应用，又为档案管理提供了一个很好的转变契机，促使档案管理从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。
所以，我们必须积极利用各种信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动知识管理水平的提高。
四、知识管理可以强化档案知识智能化服务意识
提供优质、高效的档案知识服务，实现档案知识共享是档案知识管理的最终目标，也是档案部门与其他部门和外界联系的纽带。信息技术的发展为档案管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。档案知识智能化服务可以通过建设知识仓库，提供知识导航，知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下，这种服务的方式将更容易实现，在内部，可以通过构建内部网来实现知识的传递和共享。内部网是建立在网络互联的基础上，实现将内部原本各自封闭的信息孤岛互相连接起来，从而实现知识的传递和共享的目的。对于外部的知识传递，可以构建相应的外部网，实现和用户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统，而外部网和万维网的用户则可以通过档案管理机构的主页或者链接的站点，直接链接到知识服务子系统，从而获得有效的档案知识服务。
五、知识管理有助于提高档案管理人员素质
关键词：档案管理 电子文件 纸质档案 差异
自我国进入21世纪以来,世界信息化的高度进步极大的促进了我国信息化领域的蓬勃发展,而电子文件以其传播速度快、复制和修改简单等诸多优点受到社会广大群众的青睐,目前已经成为人们工作、生活中不可获取的重要信息工具之一。因此,只有及时有效的分析电子文件与纸质档案在档案管理中的差异性,才能真正做好各类档案的管理工作,建设符合社会发展需求的现代化档案管理。以下笔者从多个角度对档案管理中电子文件与纸质档案的差异进行粗浅的探索。
1、档案管理中电子文件与纸质档案信息载体的寿命差异
目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。
电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。
因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。
2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异
当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。
而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、U盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。
因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。
3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异
在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。
而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。
在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。
4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异
电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面上:首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。因为电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,而由于信息载体无法固定,在编辑修改中叶不留痕迹,致使电子文件的原始凭证处于复杂而又多变的环境中,给电子文件的鉴别归档带来很大的困难。因此,对电子文件的归档在传送和处理过程中需要进行数字签名、信息认证、加密保护等等手段,以确定电子文件的真实性、准确性和原始性;其次,在电子文件与纸质档案在分类和编目的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。在电子文件的分类和编目上,由于电子文件在计算机中早已形成一个系统的管理文件,因此档案管理人员在接收到电子文件时,可以马上为电子文件自动生成一个唯一的文件号,并且给出电子文件想对应的分类号和档案号。同时,可以在档案管理上建立全方位的收索工具,方便电子文件的查询,极大的降低了档案工作人员的劳动强度和工作时间;最后,电子文件与纸质档案在利用方式的不同,导致其管理方式存在一定差异。因为利用者想要查询电子文件时必须要通过计算机进行识别、读取,也因此决定了电子文件在使用上需要符合一定的条件,即部分电子文件只有在符合档案管理要求,成为档案馆注册会员时才能通过远程登录等方式,经过档案管理中心确认其身份获取查阅电子文件的授权资格后,才能进行有关电子文件的查阅。因此,在电子文件的管理上,档案管理中心需要对利用者进行借阅登记并且提供相应的电脑缴费查询功能。
5、结语
综上所述,我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶,为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此,档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识,更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同,管理的注意事项。同时,掌握先进的计算机网络技术,以此加强电子文件的档案管理工作,做到与时俱进,满足我国社会主义信息化发展的需求。
参考文献
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关键词：档案管理 信息化管理 高职院校
随着国家大力发展高等职业教育事业，教育改革的深入，对于高职院校来说，学生、教职员工的档案数据每年都会出现大量录入、迁出等变动，档案数量随之也增长非常快， 档案的变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。如何对高职院校的档案信息资源进行高效的管理？如何实现高职院校档案信息化建设？我认为计算机化的现代档案管理是大势所趋，随着信息化程度的提高，电子档案越来越广泛地应用于日常办公与管理，以促进实现高职院校档案管理的科学化、现代化和规范化，使每个学生和教职工的档案更健全、更完善。
1 高职院校档案管理目前的现状
1.1 高职院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、滞后现象。目前，档案管理工作在很多院校都得不到相应的重视，同时对档案管理工作的重要性缺乏必要的认识。在这些高职院校看来，学生数量，以及由学生产生的经济效益才是第一位的，在他们的意识形态中根本没有将档案管理工作放在第一要位，档案管理工作不会对学院的长远发展起到任何的影响，进而在一定程度上忽略了档案管理工作。这种认识主要体现在学校的领导方面，同时在学校的有些教职员工身上也有所体现。但是，还是有许多同志在从事档案管理工作的过程中，对档案管理工作具有比较强的意识，这些员工对档案管理工作都有明确的认识。因为档案管理工作是一项具有内部性和保密性的工作，同时也是默默无闻的工作，根本没有人注意，因此，档案管理工作的重要性，有的同志却看不到。甚至有些同志认为，档案管理员的工作就是进行档案管理，而与自己没有任何关系；有的同志对档案管理工作的重要性流于口头形式，而在实际工作中却又是另外一码事。上述情况充分地证明了，在学校的教师队伍中有相当一部分人对档案管理工作缺乏正确的认识。
1.2 档案管理机制和方法比较落后。学院的档案分为：干部人事档案、文书档案、科技档案、财会档案等几大类。按理说这些档案应该统一归到一起管理，但目前学校，都没有理顺关系，存在各自为政、材料分散管理的格局。比如要查一个教师的人事档案要在组织部门或人事部门或办公室去查询；查这个教师的教学情况、教学奖惩的材料，又要在教务处或师资科查找。所以分散的管理模式，在一定程度上影响档案材料的真实性。档案材料形式单一，未实现电子文档的方式存储文件档案。档案管理工作的模式比较落后，降低了档案的使用价值。目前，在许多高职院校其档案管理工作还处于手工、纸质处理阶段，根本不具备进行现代化管理的设备和手段，档案资源的存贮和共享根本不能实现。
1.3 高职院校档案管理工作量大。对于高职院校来说，每年都有新生入校、老生毕业、就业或继续深造、新教师入校参加工作，教职工的调出等一系列的学生、教职员工的档案数据变动、变化呈现出数量大、变动比较频繁，以及跨区域调动等，另外，对档案进行维护、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、财力等。
1.4 有待实现档案信息电子化、现代化管理。随着科学技术的不断发展，计算机和网络得到推广和使用，在这种环境下，传统的以纸为载体的档案管理将会受到严重的冲击。电子化档案管理已成为当今的发展趋势，其在档案管理中的优势还没有得到充分的展示。当前学校档案管理依然是纸质档案作为保存的主流，书写速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。在高校数据库中，如果现代化设备和电子信息技术没有应用到档案管理工作中，那么电子信息管理只是一种称谓，在档案管理中只能起到检索、交换、备份的作用。当前，对档案进行电子化管理，还处于推广阶段。在档案管理中，对于自动化软件的选择和使用，其管理工作人员还没有真正发挥计算机和网络的优势。
2 档案管理工作建设中的对策
2.1 对档案工作加强管理，强化教职工的档案意识。通常情况下，高职院校要建立规范化、科学化的管理制度对档案馆进行管理，进而提高档案管理的现代化水平。要在一定程度上，丰富馆藏信息，做到档案工作有据可查，进而使档案工作为学院发展提供服务。因此，领导要不断更新观念，提高建设档案的意识，对学院的各项工作通过档案资料进行处理和规划，进而为档案工作奠定基础；在档案管理工作的过程中，需要全体教职工积极配合，进而使档案管理工作落到实处，从领导干部到具体的工作人员、到全院教职工都要与时俱进，对档案管理工作进行改革，进而满足社会发展的需要。最大限度地争取领导对档案管理工作的支持，真正意识到档案工作的重要性，同时将档案管理工作纳入议事日程，将档案管理工作与其他工作进行同时布置，同时检查，同时验收。另外，要不断巩固和强化教职工的档案管理意识，从思想和行动两个方面，让他们真正意识到档案管理工作对学院和个人的发展都具有非常重要的作用，进而在实际行动中，主动配合档案部门的各项工作，积极的参与到学院档案建设中去。
2.2 建立和完善规章制度，对档案工作进行科学化、规范化管理，同时不断提高档案管理人员的素质。通常情况下，建立健全规章制度是开展档案管理工作的前提和基础，对于档案管理工作来说，其头绪众多、并且琐碎繁杂，如果不通过制度进行管理，那么就会出现无章可循、无所适从的混乱局面。因此，一定要完善诸如《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》等一系列规章制度，对各类档案进行及时归档处理，实施档案管理细则，明确档案的归档范围，以及保管期限和立卷归档等。进而为档案资料的长期有效地收集和保存奠定制度保证。通常情况下，建立完善档案管理制度，为实现规范化、科学化管理提供制度保证。管理人员素质的高低关系到档案管理质量的高低，所以管理人员首先应具备优良的思想政治品质、乐于奉献、吃苦耐劳的精神，其次就是要精于业务、有丰富的专业知识、扎实的专业基础知识、丰富的现代档案管理经验，以及使用计算机的能力等。学院通过不定期的专业技术培训，不断提高档案管理人员的综合能力，不断丰富档案管理人员的专业的技术管理知识、健全现代管理手段，不断提高学院的档案管理水平。
2.3 计算机实现电子文档档案管理大大的提高了工作效率。学院应把档案工作需要的经费纳入学校经费预算，把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与数字化校园建设同步，为档案机构添置必要的现代化设备，以便开展工作。原来的手写、纸质的档案管理、数据的统计、存储都需要耗费大量人力，而且还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，从而减少管理人员的工作繁琐性和工作量，相应的也提高了工作效率。
2.4 档案管理实现电子化、现代化是必然趋势。管理人员必须努力学习微机使用、管理知识，实现档案管理电子化、现代化、规范化的建设。目前计算机技术和网络技术的普及应用，形成了一个信息化的社会，这不仅提高了办事效率，也为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。传统的纸质档案靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅、对于距离较远的跨省市区的单位共享或调度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困难等因素。利用现代化信息手段，高效的办公自动化软件的应用把档案工作人员从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，从而实现档案的体系管理，使档案资料索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。而电子文档的存储方式多种多样，如光盘、U盘、移动硬盘等环保、存储量大、储存时间长，受外部环境影响小，具有很强的稳定性和可靠性。
随着现代科学技术的发展，对档案信息进行电子化、现代化管理，在一定程度上为数据量大、更新快的高校档案管理提供了便捷。继续采用传统的手工管理档案方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有不断提高档案管理人员的专业技术管理知识、完善现代化管理手段、增强创新意识，才能使学院档案管理工作迈上新台阶。
参考文献：
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档案管理是事业单位管理的重要内容之一，也是整个社会档案管理的重要组成部分。当前，我国事业单位改革的步伐正在加快，档案管理也需要根据时展进行革新，需要不断引入新的管理方法。本文对事业单位档案管理引进知识管理的可行性进行分析，并提出知识管理在事业单位档案管理中的重要作用。
一、知识管理与档案管理
（一）知识管理
知识管理分为两代，第一代主要是挖掘与传统意义上的显性知识相对的隐性知识；第二代是从用户角度出发，挖掘用户信息。知识管理克服了信息管理的缺陷，属于一种重视与人打交道的信息管理活动，将结构化与非结构化信息相链接的一种管理模式。对于知识管理来说，其重视的是学习、知识资产创造、竞争优势和创新能力的挖掘，具有一定的灵活性和独创性。
（二）知识管理与档案管理的关系
机关、组织和个人在社会活动中直接产生的保存查备的文字、图标、声像及以其他方式为载体的历史记录，都可以统称为档案。而档案管理就是以档案为中心所进行的管理活动。档案属于重要的信息资源，同时也是贮存信息的形式之一。档案管理与知识管理，既有区别又有相同之处。相同之处在于两者的目的相同，都是为了更好地为社会各方面提供便捷。同时，两者的管理对象有重叠部分。再者，两者的管理技术和管理流程相近，均需要借助集中化的方式处理信息，并都能用到搜索引擎、元数据、信息推送和信息安全技术等。
二、知识管理在事业单位档案管理中的应用方法
在新形势下，事业单位推行档案管理改革，知识管理运用可谓势在必行。在档案管理改革中，知识管理改革为重中之重。为了应用好知识管理，需要从以下几方面入手：
（一）普及知识，积极转变理念
为了更好地发挥事业单位档案的价值，应加大宣传力度，营造起全民塑造参与档案管理的意识，明确知识管理在档案管理中的作用。在数字档案建设中，增加知识检索、知识服务、知识创造和知识组织等。在全社会和事业单位内，定期宣传档案的价值与作用，开展档案情报收集与咨询工作，并加大研究力度，把知识档案管理的理念传遍每一个角落。
（二）完善制度建设，积极推进知识管理
在目前档案管理工作中，事业单位档案管理中知识管理的应用应当自上而下逐步探索实施。对于拟推行知识管理的单位，应制定切实可行的知识管理草案和实施细则，并首先开展试点工作。在试点过程中，定期考察实施内容，并及时汇总经验，在试点期满后，总结试点期间所取得的成果。
（三）加大投入，设立专项经费，保证知识管理的顺利推进
对于事业单位档案管理来说，应当制定初步预算，并报请财政部门审批，为知识管理的推进提供专项经费支持。同时，成立专门的巡查小组，定期或不定期检查经费落实情况，发现问题后，及时上报，并将拟采取的措施上报给管理部门。
（四）制定基本流程，为知识管理推进制定路线图
知识管理的流程包括知识目标、知识鉴别、知识获取、知识开发、知识共享与传播、知识利用、知识保存、知识评估和知识反馈等目标，这是一个完整的知识管理实施流程。
做事情需要首先明确目标，在鉴别知识后，方可组织进行实施，比如获取知识产品软件、专家所长、知识地图和专家经验等。在共享与转移知识上，应通过各种网络和实物进行收集，并选择易于使用的软件与平台，主要包括集体、个人和计算机中储存的知识。其中，知识评估是对后期的工作进行评价总结，在与知识目标对比后，整体评估知识管理的效果。
另外，还需要认真分析和挖掘资源，构建高效运转的内部网络平台，扩大知识收集范围，建立一个共享的知识渠道。
（五）构建学习型组织，提高人员素质与能力
现代信息技术的发展日新月异，在提高档案管理效率与效益的同时，也给管理人员带来了很大的挑战。这种挑战主要体现在两个方面：一是不断掌握各种先进的档案管理知识以及现代信息技术，从而适应档案管理对人才素质的需求；二是事业单位要不断引进新的人才，优化人才结构，促进档案知识管理的顺利开展。
近几年，随着国家《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等一系列档案管理法规的出台，各学校的档案管理法规及制度建设也取得了很大进步，但从目前高校档案管理工作现状来看，仍然存在着档案管理制度不健全的现象。各高职院校档案管理信息化的管理制度基本没有建立，档案的电子化存在很大的盲目性；档案管理工作实际仍是由过去的档案管理部门及档案管理人员负责，学校对此方面工作的关注度明显不高；档案管理工作的宏观考虑不足，仅仅满足于校内使用者的需求，而忽略了校内职能部门之外的离退休教职工、毕业学生及校外相关部门等群体的潜在需求。因此，档案管理信息化仅仅实现了初级最低标准要求。另外，从档案管理网络来看，个别高职院校还没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档，大多是第二年归档开始时临时安排人员搞突击，出现问题也没办法解决；从档案材料保管利用来看，存在保管材料利用管理不严格，需要文件时乱翻乱抽，查阅档案、借阅档案登记不严格，有的长期借用不归还也没有催要记录，造成重要文件时有流失等现象，对特殊保护的档案没有建立具体的利用保护措施。
2网络化时代高职院校档案管理工作快速发展的应对措施
为适应和满足现代高等教育事业的需要，只有实现高职院校档案管理的信息网络现代化，才能从根本上满足学校、社会各方面对档案工作的要求。针对上述现状和存在的诸多问题，推进和加快高职院校档案信息化建设刻不容缓。
2.1积极推进高职院校档案管理的信息化
档案管理工作必须加快步伐，因势利导，充分运用信息技术，实现档案管理、检索、利用的信息化、网络化、数字化。要结合实际，针对档案管理工作中遇到的一系列问题、难题，不断研究新情况、解决新问题、形成新认识。要建立完善的档案管理工作机制，进行规范管理、集中管理，对档案的收集、整理、装订、归档与借阅等程序进行严格管理，以制度建设促进档案管理工作水平的提升。特别要在档案管理的信息化建设上建立健全相关的制度，为高职院校档案工作的数字化、信息化和网络化奠定良好的基础。
2.2增加资金投入，加快高职院校档案管理信息化建设速度
档案信息化建设的基础是硬件和数据库建设，这是实现高职院校档案信息化的基本前提。首先，要从各高职院校的实际情况和经济能力出发，加强硬件建设，购置适当的技术设备。其次，逐步建立和充实、完善档案管理信息化数据库。档案收集、整理、归档、利用的科学性与技术性都需要标准、规范的档案管理作为支持。电子文件形成后，需要集中保管，并制订一个实用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储、交换的格式标准，保证校园网、校际网、档案系统管理网之间档案信息存储、交换的顺利进行。通过开发档案管理的利用功能，不断挖掘档案信息资源，充分发挥其巨大作用，把档案信息及时传递给教学科研人员，促进教师教学质量和科研水平的提高。同时，档案编研是实现档案管理可持续发展的有效措施，通过编写的参考资料和档案史料汇编，实现档案资源的最大化利用。
2.3逐步建立和完善档案信息安全保障网络
随着信息化的发展，网络档案信息安全问题日益突出。档案信息不像公开出版发行的报刊信息那样可以在网上任意,它有一定的保密性。档案管理的安全性是关系到国计民生的大事，某些高职院校档案馆珍藏了非常重要的科技、军事、人事等档案，对档案的安全性要求更高。因此，要充分运用现代的信息化手段，加强档案的安全管理，不仅可以保证信息的安全，还可以做到信息的完整与长久保存。
2.4加强对高职院校档案管理人员的业务培训，不断提升高职院校档案管理人员的业务水平
档案的信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的复合型人才。为适应信息化的需要，高职院校的档案管理部门要培养既懂信息技术又精通档案业务的复合型人才。可以采取多种方式加强对在职档案人员进行网络知识、计算机技术的教育和培训，优化他们的知识结构，提高他们的业务水平。深化人事制度改革，引入竞争机制，通过人才培养和选拔不断优化档案队伍整体结构，提高专业人员的综合素质，从而造就一支具有现代档案信息管理知识、掌握现代信息技术、熟练运用电子计算机和现代通讯设备及提供现代化服务的专业队伍。
2.5加强对高职院校档案管理者的素质教育，提高档案管理者的服务意识和服务水平
高职院校档案管理者要注意加强档案主体意识和获取意识，加强档案信息的保密意识、传播意识和更新转换意识，提高运用现代化技术和设备、获取档案信息技术和优化档案信息网络的能力，不断提高档案信息的效益功能。高职院校档案管理要从重管理、轻利用的传统模式中解放出来，把档案管理工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来，使档案管理信息化建设变被动服务为主动服务。高职院校教学、科研和教育管理是一种持续性、继承性的动态活动，而档案材料是这种活动的依据和再现形式之一。为此，高职院校档案需要实行动态化管理，这样既能扩大档案信息的数量，又能提高档案信息的质量，不断提高档案信息资源的利用率。
2.6转变高职院校档案管理模式，不断更新档案管理理念
[关键词]大数据；高校；人事档案管理；价值；优化路径
1大数据时代高校人事档案管理的价值
在高校的人事档案管理中，应用大数据有非常重要的价值。第一，收集价值。在人事档案管理工作中，涉及的信息量非常大，形式也比较多[1]。传统的档案管理通常用纸质的方式进行，使用起来不是很方面，时间久了还会造成数据丢失的情况。在档案管理中应用大数据技术能够系统的收集高校的人事信息，并且对这些信息进行准确的分类和储存，为实现人事档案管理的信息化打下良好的基础。第二，管理价值。高校的人事档案中有非常复杂的信息，人工管理的效率并不是很高。在管理的过程中应用大数据可以发挥计算机以及云存储技术的作用，促进人事档案管理工作效率的提高，使档案管理工作能够更加有序的进行。第三，使用价值。在高校的人事档案管理工作中应用大数据可以通过计算机的检索功能获取需要的信息，更加便捷的进行档案管理工作，这对人事决策是十分有利的。
2大数据时代高校人事档案管理的优化路径
2.1更新人事档案管理的理念
在大数据背景下，高校应该对以往的档案管理理念做出改变，对档案管理信息化的重要性有充分的认知。高校可以应用大数据对复杂的人事档案进行收集、分类以及存储，在这个基础上制订与高校的实际情况相符的管理系统。另外，高校还应该使档案管理制度不断完善，修正现阶段的管理机制，让每一个管理人员都明确自己的职责，细化工作内容，让档案管理人员在实际工作中严格按照相关的制度来进行信息化管理。
2.2积极构建大数据管理平台
在更新了档案管理的理念之后，高校应该加大在资金方面的投入，对管理人事档案所需要的硬件设备以及软件技术进行更新。在硬件和软件都达到标准之后，可以在这个基础之上构建大数据的管理平台。在构建管理平台时，应该对原始数据进行收集和管理，并且辨别其真伪[2]。与此同时，要以部门为单位建立基础的数据库，准确地将每一份人事档案中的编号、姓名、民族等基本信息录入。在完成基本信息的录入之后，再对人事档案进行有效分类，方便在以后需要的时候进行查询。在基础数据库中，还应该将人事档案和与之相关的职能部门连接在一起，方便以后对数据进行及时更新。
2.3构建“大档案”思维
在大数据背景下，高校在进行人事档案管理工作时应该对以往的思维模式做出转变，构建“大档案”思维，从多个角度对人事档案的资料进行收集和管理。在对大档案进行构建的过程中，应该将端口作为基点，全方位检测档案资料，从而促进人事档案管理效率的提高。同时，对于档案信息的安全性要引起足够重视，以防档案信息被窃取，保证知识产权不受到侵害。大档案体系有很大的规模，信息量也比较全。因此，在管理过程中，应该对档案信息之间的有关联系有准确理解，从而将档案管理信息化的作用真正发挥出来。
2.4改进高校人事档案管理方法
高校的管理人员应该对人事档案管理加大开发力度，提升管理人员的管理意识，从而更好地满足社会的需要。管理人员可以通过信息技术来进行人事档案的管理，将科技的作用真正发挥出来，用数字化的方式来进行档案管理，如拍照、录像等。高校还可以使用数字技术对档案信息进行存储，实现资源共享，通过借阅登记的方式为用户提供信息服务。这样一来，用户就可以自行对档案信息的数据进行查找[3]。管理人员还要建立完善的高校人事档案管理数据库，将更多有价值的信息挖掘出来，从而促进人事档案管理质量的提高。通过在人事档案管理工作中应用信息技术，并且对制度进行创新，能够更好地实现档案管理工作的数字化、信息化和网络化。
2.5提升档案管理人员的业务水平
为了更好地实现高校档案管理的信息化，提高档案管理人员的技术水平是十分必要的。负责档案管理的工作人员不仅要精通专业的档案管理知识，信息技术水平也要达标，并且还要具有良好的思想觉悟和责任感。因此，高校在进行信息化的人事档案管理时，应该对管理人员进行业务上的培训，提升他们的业务水平和综合素质。在招聘档案管理人员时，应该综合考量他们的专业水平和计算机水平，从而使档案管理人员的质量从整体上得到提高。
3结语
总而言之，在大数据背景下，高校的人事档案管理工作应该进行不断优化和完善。因此，高校应该对人事档案管理的理念进行更新，积极构建大数据管理平台，构建“大档案”思维，改进高校人事档案管理方法，提升档案管理人员的业务水平，从而有效提高高校人事档案管理工作的效率。
【参考文献】
[1]黄昆.高校人事档案管理及应用研究[J].兰台内外,2019(19):21-22.
一、知识产权的产权特征
知识产权是一种财产权，一种特殊的、受到专门法律保护的无形的智力成果权。按照我国现行《民法通则》规定，我国境内的自然人、法人及社会单位依法享有包括动产、不动产及智力成果的所有权。这些智力成果权包括人们常说的专利权、商标权、著作权及邻接权、其他智力成果权如集成电路设计、计算机软件等等，还包括自然人、法人及其他社会单位所拥有的商业秘密等。
正因为知识产权属于财产权，所以知识产权的产权特征明显体现出与所有权同样的“对世权”特征，也就是说，知识产权的主体即知识产权所有权人依法所拥有的知识产权，并非对特定人而是对除知识产权所有权人以外的所有人具有效力，换句话说，就是知识产权权利人依法拥有知识产权的专有权。
注意到知识产权的这个“对世权”特征，对于开展知识产权档案管理具有直接与重大意义。因为通常而言，我们所熟悉的“现行档案”（姑且这样说，以便于与历史档案馆中的“历史档案”相对应）在相当大的程度上是以社会组织（企业、事业单位、社会团体、社会经济组织等）内部形成的文件为主，其服务对象基本上是“内部人”而非“外部人”为主的。但是知识产权可以说是从其形成开始，就是针对知识产权权利人之外的其他人的，是以限制“外部人”为对象的。这或者是知识产权档案与我们传统意义上的“企业档案”等档案管理相比最突出的特征之一。
二、知识产权的依法取得与保护特征
按照《民法通则》规定，人们对财产权的取得方式包括原始取得、传来取得两种方式，而知识产权作为一种民事权利，既可以通过“生产”的原始方式如申请专利、商标注册、发表著作等方式取得，也可以通过对专利权转让、注册商标转让等传来取得方式依法取得。这是一个知识产权的明显特征，而知识产权档案最大的作用正在于保存知识产权取得的过程及其相应的结果――也就是各种类型的知识产权文件。
以专利权的取得为例。按照我国《专利法》与《专利法实施细则》的规定，申请人应当按照法律规定向我国专利管理机关――国家知识产权局专利局提出专利申请，专利局在接收到专利申请文件后即按照相应的程序对专利申请进行审查（对于发明专利这个审查过程包括形式审查和实质审查；对于实用新型专利和外观设计专利则只进行形式审查）以后，根据《专利法实施细则》规定的具体内容对其申请分别做出驳回、补正、公开或授权决定。如果专利申请人不服专利局做出的审查决定，还可以依法提出专利复审、专利无效的行政复议，或者在中级人民法院提讼。由此可见，专利权的取得是按照我国相关法律进行的。附带说一句，由于我国近年来专利申请的数量激增，所以虽然专利局在不断扩大审查员数量，也仍然不能满足需要，专利申请的审查时间往往比较长，少则一两年，多则数年，在知识产权档案管理中不考虑这个现实是不可能的。
商标权的取得与专利权有许多类似的方面，就不再多说。
著作权的取得，有一些与专利权、商标权的不同方面。各种著作权如文字、图像、图形（包括符合著作权规定的产品设计图、建设物设计图）、实物模型、计算机软件等等，是在作品发表之后就随之取得的。为了更有效保护作品，可以采取进行版权登记的方式进行更加有效的保护。在知识产权保护中，需要更加注意商业秘密的保护，由于商业秘密具有只有少数人知晓的特点，就更加需要及时归档，以保全证据。
在依法取得（包括各种取得方式所取得的知识产权权利）知识产权之后，知识产权权利人（专利权人、商标权人、著作权人等等）就可以依法对侵犯自己知识产权权利的人予以追究，在这种情况下，对具有法律追溯规定的方面更加需要保持档案证据。
三、知识产权的程序性特征
简而言之，知识产权法律体系中的各个单行法（专利、商标、著作权、计算机软件登记等）都属于“程序法”，即规定知识产权各项权利的取得、使用、终止等一切活动，都必须依照规定的法律程序进行。对于从事档案管理的人员而言，意味着在收集、整理、管理知识产权档案时，必须时刻关注知识产权的这种程序性特点。档案管理人员所耳熟能详的在收集整理归档文件的过程中，应当“尊重文件的形成规律，保持文件形成特点，体现文件形成过程及结果”就具体表现在整个知识产权档案管理过程中需要按照这种程序性特征来组织案卷和进行馆藏管理。
例如，在专利的申请过程中，按照专利法的相关程序，可以把整个专利申请审查过程划分为申请阶段、审查阶段、授权阶段这样三个阶段。那么，在收集整理专利档案时，就可以按照专利申请审查阶段组织案卷、排列卷内文件，不能按照文书档案中常用的按照文件形成的时间特征进行整理，这就可以保持整个专利审查程序中形成的文件完整无缺。所以，管理好知识产权档案，就必须对知识产权法律程序特征有一个全面、完整、清晰的了解，否则的话，会给知识产权档案的提供利用带来不必要的混乱与麻烦。
四、知识产权依法取得经济效益特征
我们知道，财产权都可以产生一定的经济效益，知识产权同样可以产生相应的经济效益。例如，按照我国1998年颁布的《公司法》中的相关规定，股东可以以货币、实物、工业产权（自己所拥有的专利、注册商标）、非专利技术（技术诀窍）、土地使用权等作价出资；同时规定，股东在以实物、工业产权、非专利技术或者土地使用权出资的，应当依法办理其财产权的转移手续。
除此以外，作为一种财产权，知识产权权利人还可以通过“知识产权贸易”的形式、以专利或者商标权许可、转让等方式取得相应的经济效益。
现代市场经济可以说是一个建立在自由贸易基础上的经济运行体制，在推崇自由贸易主义的市场经济竞争中，法律所许可的给予知识产权权利人的一定程度及范围上的技术垄断与市场垄断行为，对于强化企业乃至一个国家或者地区的整体竞争力具有举足轻重的作用，如果拥有强大的知识产权垄断为后盾，一方面可以充分利用其知识产权获取直接经济利益，例如我们所熟知的我国作为DVD生产大国，每年要向欧、美、日等DVD专利拥有者交纳十几、几十美元的高额专利使用费，而我国企业则在除去必要的成本后，，只能获得区区1美元的“利润”；另一方面，企业甚至可以把自己拥有的专利技术等知识产权设法变成国际标准，从而全面引导、控制市场走向。
在我国相当多的企业中，满足于OEM生产、重视资金积累、着眼于眼前利益的企业比比皆是，而关注自主技术创新、重视技术积累、着眼于未来市场的企业却比较稀少，通过技术贸易获取高额回报则更为罕见。在各种类型的技术贸易中，都需要以有效、准确、全面系统的档案为依据，才能够取得的。在我国引进技术的过程中，已经不止一次地发生过我国企业由于不重视或者不了解知识产权特征，而遭受严重损失的案例，应当引起我们的高度重视。
五、知识产权的法律性凭证特征
档案本质特点之一就是原始凭证性或者原始证据性，而在知识产权中，对档案所具备的这种法律特征简直可以说是不谋而合。
知识产权权利的最大特点之一在于其法律许可性，但是这种法律许可性需要一系列的知识产权法律性文件来支持，一个覆盖了知识产权活动全过程的、对全部有效知识产权过程形成文件予以归档保存的知识产权档案，才能在知识产权权利人依法使用及依法进行维权时取得积极主动地位。
因此，在知识产权档案管理过程中，坚持做到保持知识产权法律文件的完整、系统、有效，保持知识产权文件的直接证据特征与证据链特征，就成为保持知识产权权利有效的基本要求，这样，知识产权人在依法主张自己的权利、合法使用自己的权利过程中，就处于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知识产权档案的这种法律凭证特征，而是按照通常的档案管理方式进行管理，必然达不到知识产权活动中的要求。
如在整理专利申请文件过程中，就需要把所有具有原始凭证作用的文件都收集完整，一些看起来没有什么意义的文件、如寄发专利申请时的挂号信收据、专利审查机构向企业寄发专利文件时的信封、寄发各种费用（如申请费、专利申请维持费、注册费、年费等等）时的费用凭证和专利审查机构出具的费用收据等等，实际上都应当作为专利档案的收集内容。因为这些看起来好像没有什么作用、但是实际上可以证明专利申请过程完整性的文件，在必要时就是具有法律效力的有力证据。而那些侵权人所形成的文件是不可能具备这种完整的证据链特征的。
但是，兼职档案管理人员毕竟没有接受过专业的档案管理教育，没有专业的档案管理知识，而档案管理对工作人员的素质要求很高，除了专业知识外，还要有高度责任心、法律意识、保密意识等，档案管理中还存在一些问题。
一、高校兼职档案管理人员的必备素质
（一）政治素养和职业道德素养
档案管理人员必须有一定的政治素养，要在实际工作中不断提高政治素养，建立正确的人生观、价值观，真正做到为人民服务，在任何场合、任何人面前都不能泄露档案的有关内容。档案的收集整理工作是一项非常复杂、繁琐的工作，它需要工作人员认真细致的工作。高校应通过一定的教育培训、讲座、座谈会等提高兼职档案管理人员的职业道德素养，使其以高度责任感和荣誉感做好每一天的工作，把关文件的进出，把握文件的运转和走向，及时收集整理各类文件资料。
（二）创新意识
档案管理与其他工作是一样的，也是要与时俱进，不断创新的。兼职档案管理人员要有创新意识和大胆开拓的精神，将自己所学的理论知识运用到实际工作中，实现知识的升华，提高档案管理工作效率，提高档案管理水平。
（三）业务素质
档案管理是一项专业性很强的工作，不能有一丝一毫的差错，否则就会带来管理秩序的混乱。高校要不断提高兼职档案管理人员的业务素质，提高其专业知识水平，并促使其不断将理论知识转化成实践能力，提高档案管理效率和质量。
（四）服务素质
兼职档案管理人员是为教学工作和学生服务的，因此，要不断加强服务意识建设，提高服务意识，踏踏实实做好本职工作。在态度上，做到亲和有礼、热情耐心；在语言上，做到谦逊有礼。
（五）社交素质
兼职档案管理人员在进行档案的收集整理工作时，要与众多部门不同身份地位的人打交道。因此，要不断提高社交能力，以良好的社交能力、协调沟通能力、公关能力和社会适应力做好档案的收集整理工作，提高工作效率和质量。
二、提高高校兼职档案管理人员素质的建议
当前，我国高校兼职档案管理人员的素质偏低，他们的专业知识水平低，责任心不够，保密意识不强，经常出现档案收集整理的滞后乃至档案的遗失。为了提高高校档案管理水平，提高档案的利用率，使档案真正为教学工作和社会建设服务，必须提高兼职档案管理人员的素质。
（一）制定完善的培训计划
基于高校档案管理工作的重要性，高校领导者应认识到兼职档案管理人员素质对档案管理水平的重要影响，并根据各个部门兼职档案管理人员工作特点及其素质层次制定出完善的培训计划，提高兼职档案管理人员的业务素质，提高其科学文化水平。
开办档案管理业务培训班，聘请专家为兼职档案管理人员讲解《档案学理论基础》、《档案法规知识基础》等课程，并带领学员到档案管理中心去参观和学习，看别人的档案管理工作是如何进行的，并在参观的过程中向学生讲解这些工作中包含了哪些理论知识，使学员更好将理论知识与实践结合起来。在开阔学员视野的基础上提高其档案管理业务素质。
开设计算机培训课程，提高兼职档案管理人员的计算机水平。随着档案管理信息化水平的提高，兼职档案管理人员也要不断提高计算机水平，从而不断提高工作效率，提高档案管理水平。
（二）定期开展政治教育和法律教育
政治素养和法律意识是兼职档案管理人员的必备素质。在进行业务培训的同时，还要定期开展政治教育和法律教育，提高其保密意识和法律意识，提高其职业道德修养，在实际工作中做到今日事今日毕。以高度责任感面对每一天繁琐的档案收集整理工作。培养兼职档案管理人员的主人翁精神和事业心，使其能在做好本职工作的基础上积极主动的做好本部门文件材料的收集整理工作，并在收集整理的过程中不断创新，提高工作效率，促进学校整体档案管理水平的提高。
（三）营造良好的学习环境
除了学校的培训外，兼职档案管理人员还要能够不断学习新知识、新技术，实现档案管理工作的创新，不断提高档案管理水平。所以说，高校要积极为兼职档案管理人员营造良好的学习环境，在各个部门中构建出学习型社会，使所有教职工都能主动学习新知识、新技术。
第一，改善兼职档案管理人员的工作环境，使其每天都能保持愉悦的心情做好本职工作。第二，加强部门之间的交流和沟通，实现资源的共享，提高工作效率。第三，在各个部门中形成良好的工作氛围，潜移默化的影响兼职档案管理人员，使其能够主动去学习新知识、新技术。第四，对优秀兼职档案管理人员给予表彰和奖励，在各个部门中形成人人创先争优的工作氛围。第五，建立终身学习制度。兼职档案管理人员只有不断学习新技术、新知识，才能适应社会发展的需要。所以说，学校可以在各个部门中建立起适应性强的终身学习制度，使兼职档案管理人员形成终身学习的思想观念，并不断自主学习新知识，提高自己的科学文化水平，实现档案管理工作的创新。
（四）建立科学的兼职档案管理人员素质评价体系
为兼职档案管理人员量身定做一个科学的素质评价体系，综合评价兼职档案管理人员的各方面素质。而素质评价体系包括基本素质评价、职责评价和绩效评价。其中，基本素质包括：职业道德素养、服务水平、社交能力、政治素养、工作态度、文字表达能力等。职责评价则是其是否认真完成了每一天的工作任务。绩效则是档案管理和利用活动的结果。因此，必须建立起能够评价兼职档案管理人员职责完成的情况以及绩效有效性的多层评价标准，并在素质评价中严格执行。为兼职档案管理人员制定合适的激励约束机制和考核机制，提高其工作积极性和主动性，提高工作效率。
（五）进行文化交流活动，提高工作积极性
为了提高高校兼职档案管理人员的工作积极性，高校应积极开展相应的文化交流活动，既可以是与兄弟院校的交流活动，也可以是各个部门之间的交流活动。分析兼职档案管理人员的心理诉求和性格，开展形式活泼、内容丰富的文化交流活动，使大家能在轻松活泼的氛围中进行文化交流，讨论文件收集整理经验，在相互的交流中正确认识档案管理工作，并在接下来的工作中进行改革创新，提高工作效率。同时，学校还应提高兼职档案管理人员的待遇水平，肯定他们的工作，表彰优秀兼职档案管理人员，激发他们的工作热情，使他们都能够孜孜不倦的开展档案的收集整理工作。
（六）邀请专家开展讲座
不定期邀请专家来学校为兼职档案管理人员开展讲座，让兼职档案管理人员认识到自身工作的重要性，并在专家的指导下努力做好档案收集整理工作，发现平时档案管理中存在的问题，并采取针对性方法努力提高档案管理水平。专家要全面考察高校兼职档案管理人员的素质，并让每个兼职档案管理人员认识到自身于学校发展的重要作用，认识到自身素质的缺陷，并在专家的指导下努力提高自身素质，并将所学的理论知识运用到实际工作中，提高工作效率，切忌熟视无睹、停滞不前、好高骛远、盲目追求。
