发布时间：2023-05-30 14:58:31
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案管理步骤样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
一、加强并创新档案管理意识
不少企业或者组织对于人事档案管理是不重视的，认为整理人事档案无非是将所有人的主要经历、政治面貌、品德作风进行简单的登记保存而已，对于企业或者组织的发展毫无意义，同时还要分配人事档案管理人员，对于组织来说无非是又一项支出。加强人事档案管理的第一步，也是首要环节就是要加强医院内部的人事档案管理意识。
首先，在医院的管理者之间应该达成一致意见：对人事档案管理树立重视意识。这有利于人事档案管理的有效贯彻实施，自上而下地推进人事档案管理工作的开展。对于人事档案管理给予更多的资源，包括人力资源，招聘专门的档案管理人才；物力资源，提供人事档案管理资料室，配备基本的办公用品；财力资源，提供更多款项，为人事档案管理工作的顺利进行提供有效的物质保障。其次，提高全员的档案意识，通过公布文件、通知、公告等，来让医院全员了解认识档案管理的重要性，增强各岗位人员的工作积极性与责任感，提高全员的工作效率。最后，人事档案管理人员应该增强责任意识，确保人员充分履行工作职责；人事档案管理人员也应转变档案管理理念，解放思想，创新观念，开拓思路，寻找一种高效、创新且具有“人性化”的人事档案管理方法。
二、建立健全人事档案管理机制
人事档案管理机制是人事档案管理的重要保障，也是人事档案管理得以顺利进行所需要遵循的依据。人事档案管理机制需要建立健全人事档案管理制度，将人事档案的管理过程规范化、程序化、专门化。通过科学的方法以及利用现代化信息技术管理手段，规定档案更新周期、更新时间、托管人员、可以翻阅人员、可使用人员等，明确职权与分工。对人事档案进行科学性、系统性、全面性地管理。人事档案管理的主要分为“收集信息―整理信息―分类归档”三个主要步骤。建立健全人事档案管理机制需要从人事档案管理的三个主要步骤入手，逐步进行规范，并且对每个步骤的着重点进行总结强调。
首先，收集信息。这是人事档案管理的基础。收集信息能否有效进行关系到人事档案的信息是否全面。收集信息作为人事档案管理的重要环节必须强调细致性和全面性。收集信息需要将档案管理人员按科室进行分工，明确责权，从收集信息的第一步开始到分类归档的最后一步截止，负责该科室档案的人员不能更替，若有特殊情况，一定要做好交接工作，明确档案管理人员的责任意识与保密意识；其次，整理信息。这是人事档案管理的关键步骤。对人事档案信息的整理强调档案管理人员的协作分工，医院各个科室的人事档案最好由专门的人员进行整理，即在档案管理之前所分配的人员。最后，分类归档。人事档案的管理，不仅仅是强调对档案的收集、整理与保管，更重要的是能够有效利用科学的人事档案管理，来促进医院内部的人才考察与人才选拔。所以分类归档时，应该注意档案类别的系统性与档案使用时的便捷性。
三、创新人事档案管理方法
1.重视医学院档案管理工作，完善各类档案
档案管理工作的健全，是实际操作中，最有效的办法是自上而下推动档案管理的建设，首先是意识上的转变，学校内部的管理层要重视此项工作，做好预算，引导和宣传档案管理工作的重要性，进而激发社会对此项工作的重视，毕竟档案价值的利用有利于社会医学建设。因此，学校各级负责人认真对待档案管理工作，在预算计划下，加强必要的投入，增强责任心，能够建立档案体系，并利用档案价值提高学校的培养人才的效率。政府和企业加强与学校的合作，通过共同建设和相互利用医学档案价值资源，提高资源利用成果的运用效果，相互合作促进档案管理的工作。
2.建立专门管理机构，培养专业人才
档案管理工作需要有较强的责任心和认识提高，在此基础上，需要医学院校付出实际行动，首先需要建立档案管理系统，该系统有利于扭转档案管理混乱的状况，通过档案管理系统的平台来统筹医学院的档案管理工作。其次，利用档案管理系统，优化管理系统的操作，建立档案管理机构，该机构充分规范档案管理工作的操作内容和步骤，加大档案管理工作的规范性。最后，通过专业人才的加入，优化档案管理工作，提高效率和医学档案资料价值利用的有效性。档案管理人才的培养需要建立在档案管理系统之上，学校通过吸引人才计划，提高档案管理部门的地位，充分利用档案管理系统服务学校人才培养和科研实验的作用价值。保证各类先进文明理念从档案管理资料价值体现出来。
3.做好档案收集工作
3.1定期集中收集。档案管理部门应严格制定年度立卷归档时间期限，督促指导各单位集中将在工作活动中形成的各类档案材料按照归档要求收集整理归档，确保各类档案资料的完整、系统、科学、规范，并按期向学校向档案部门移交。要做好档案资料的定期集中收集，还需要有完整配套的实施措施，档案管理部门应制定和及时调整适应本校档案管理的归档范围、相关制度以及归档质量要求，建立健全学校档案收集工作网络，使学校档案收集工作形成一个网络化管理体制。只有在全校专(兼)职档案人员相互配合，密切协作下，才能为学校档案收集工作提供可靠的保证。
3.2普遍收集与重点收集相结合。由于高校各部门产生和形成的文件材料种类很多，为保证学校各类档案资料收集齐全完整，应采取普遍收集与重点收集相结合的方法全面收集，防止遗漏。在普遍收集的基础上，还必须突出重点，进行收集。采取现场跟踪，加强对重点部门、重点事件、重大课题、重要人物等各类档案材料的收集，对于应归档的文件材料，应及时进行归档并签字验收，有效地防止医学院校重要档案材料的丢失和遗漏，保证文件材料的齐全完整。
3.3加快档案信息化建设进程。档案管理系统不仅仅包含了档案目录级别的开发，还需要增强档案全文扫描的数据库建设，通过扫描档案使用率较高的（统计数据可实现），易破损或老化的档案资料，此类资料的优先入库，网上可以直接全文检索，有利于档案价值得到更好地利用和开发。高校互助平台的建立也是未来档案信息化建设的重要步骤和趋势之一，通过各个医学院之间的平台对接，实现资源相互利用，有利于提高医学档案价值使用率，共享的价值大于相互孤立的档案管理平台。
3.4开展网上查询服务。在学校的网站提供“档案检索查询”和“网上咨询”功能，或者通过微信平台、微博平台来增强互动，从而有效提高档案信息的利用和共建全面性、系统性的档案管理工作。
二、结语
【关键词】档案管理 知识管理
一、档案管理与知识管理
档案管理分为广义和狭义两种，广义主要是指对建立的档案进行保管；狭义主要是指对已经入库的档案进行日常养护工作。而在我们日常的档案管理中，除了妥善放置档案和对档案进行维护外，还有就是对于档案内容信息进行管理。对于档案内容的管理，其实是一种对于档案内部具有使用价值的知识管理。
知识管理起源于商业管理，是谁具体提出知识管理这个概念重说纷纭，知识管理主要是管理团队通过科学合理的管理方式，对于知识资源进行重组和分配，保证其得到有效利用。我国对于知识管理的主流解释是，将组织的智力和记录型信息转化为更大的生产力。从上述定义可以看出，我们将知识管理定义为利用对于知识的有效管理和利用，提升企业的效益。
二、档案管理和知识管理
（一）档案管理和知识管理的相异点
从档案管理的定义上可以看出，档案管理仅仅是对于档案的管理，遵循严谨的制度，采取先进的管理技术，保证档案的真实性和价值。在管理中，管理人员没有自主地参与，完全遵从现有制度进行管理，一切符合档案管理的程序。
知识管理不仅仅是对于档案的管理，还包括对于档案中的内容进行学习，然后通过管理人员的智慧，将从档案中得到信息进行重组，找到具有价值的信息并加以利用，来创造出更大财富或找到提高生产力的方式方法。对于知识管理来说，更加强调管理人员的参与性，管理人员的主观能动性的参与部分非常多。
（二）档案管理和知识管理的相同点
档案管理和知识管理都是进行档案或知识管理，并且通过良好的管理实现档案或知识其本身的价值。但从二者的具体管理方式上分析，主要有以下几个相同点：
（1）管理对象。不论是档案管理还是知识管理，其管理的对象都具有知识的属性。档案管理的对象主要是由文字、图标记录的信息型知识，可以读取或运用并找到最终利用价值；知识管理的对象是记录型知识的显性价值和隐形价值，通过管理人员的分析利用找到最终的利用价值。
（2）管理目的。我国《档案法》中对于档案的管理目的进行了明确规定，对档案工作实行统一管理，保证档案的完整性和真实性，从而提供详实信息便于查阅。保证档案提供信息的真实性，是满足社会或个人对于档案信息的要求，也是档案管理的目的。知识管理的目的则是通过群体的智慧找出信息的显性价值和隐形价值，充分发挥出知识的自身价值来服务于社会。因此，不论是档案管理还是知识管理，其最终的目的都是服务社会。
（3）管理流程。对于档案管理的流程，基本分为以下六个步骤：①资料接收，②整理，③鉴定，④保管，⑤统计，⑥利用。而知识管理的流程主要分为以下七个步骤：①知识产生，②收集，③存储，④加工，⑤整理，⑥评价，⑦利用。不论是档案管理还是知识管理，其流程都是线性而有序的。因此，二者的管理流程十分相似。
（4）管理技术。随着科学技术的发展，特别是计算机技术的发展，对于管理人员来说是一项福音。通过计算机强大的存储能力和快速地查找能力，不论是档案管理还是知识管理，都是以计算机为主要的管理技术进行管理。从而保证提供给客户详细、准确的信息。因此，二者的管理技术基本相同。
参考文献：
[1]徐拥军.档案管理与知识管理的关系研究[J].山西档案，2008，1：17-19
[2]许桂清.知识管理与档案科技创新[J].档案学研究，2007，3：25-27
1．电子档案可以完成信息成果多份拷贝，有利于提高档案服务水平。
使用电子档案，能够将大部分原始档案直接储存于计算机当中，利用互联网或数字通信技术，实现众多用户对档案的查询和筛选，便于拷贝和传输，为使用人员提供相对快捷而便利的档案服务，扩大社会影响，拓宽服务范围，提高服务水平和质量。
2．电子档案可以使档案信息顺利地与最新技术接轨，有利于顺应信息传播的时代要求。
现如今，人类正在进入一个“水平化”的信息高速扩散时代，对群众高度关注的重大突发事件信息及时进行公开透明的，不仅是破解各类不实谣言和不良信息“乘虚而入”的唯一药方，也是维护政府公信力、提升政府执政能力的重要体现。当前，我国正在大力推进“信息高速公路”建设，档案管理工作必须适应这一客观形势的变化和新时代的要求，实现档案信息电子化。
二、现实管理工作中存在的主要问题
1．电子档案管理存在认识上的局限性。
以往常常把档案贴上封条往档案室里一放了事，电子档案也只是在相关设备里一存便完事大吉，忽视了档案信息公布于社会、服务于大众的功能，更认识不到电子档案服务大众的方便、快捷优势，不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。更有少数极端者，认为档案是单位的私有财产，使电子档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上向公众公开了。
2．电子档案管理标准化的进展缓慢。
电子档案管理的标准化是实施计算机管理的前提和基础。现实中，许多单位和部门的电子档案管理业务基础较差，案卷质量不高，各类档案著录细则相容性不强，系统软件移植性差，各自为政，各行其事，妨碍了电子档案管理的标准化、规范化进程，制约了电子文件的整理、归档、利用。
3．电子档案管理存在安全患。
电子文件档案信息通过网络传送的过程中，容易被窃听、泄密、篡改和伪造，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒入侵，致使电子文件档案的原始性、真实性、完整性容易被破坏，电子文件档案信息的安全就会受到严重威胁。
三、对策探讨
1．组织教育培训，全面提高对电子档案管理的认识。
电子档案是指具有保存价值的已经归档和正在归档的电子文件及其相关资料。做好电子档案管理工作，必须对管理人员开展系统的宣传、教育和培训，使其深刻领会开展电子档案管理工作的重要意义，充分认识电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法的差异和不同，发挥好电子档案管理的社会效益和经济效益。
2．加强制度建设，建立规范的电子档案管理机制。
一是健全和完善电子档案管理业务流程和技术规范，细化工作环节和步骤，明确归档方式、归档范围、归档制度和归档时间；二是建立必要的安全保障制度，确保电子档案的安全性、完整性与真实性；三是建立一级抓一级的层级检查制度，强化对电子档案管理的监督检查；四是建立服务形式、服务内容、服务水平、服务方法和服务费用相统一的高效服务制度——集成服务，让用户满意。
3．强化管理措施，保证电子档案信息安全。
一、档案管理信息化是发展趋势
在档案管理信息化过程中应用信息技术手段，可以将档案的检索和使用进一步改革。在实体档案材料保管的过程中，能够依据实体档案向信息化形式使用为重点进行改革，为档案的使用提供最为便捷的方式，更好的为档案使用者提供优质、高效的服务。在实施信息化档案管理中，档案管理人员要解放思想、锐意改革。同时要不断进行自身信息化技术的学习，掌握相关的计算机知识和网络知识，为档案管理的信息化改革做好精神和物质上的准备工作。档案管理信息化是档案管理人员在新时期遇到的一个大挑战，也对新时期档案管理工作提出了更高的要求。
从档案的搜集、归档、保管、检索、应用等几个环节开始实施信息化管理，力争使档案管理的触角向更远处伸展。作为档案管理人员要具有档案资料搜集的意识，拓展档案搜集的途径、提高档案归档的效率，保证搜集到的档案资料完整和准确。这样进行改革后的档案管理工作可以使档案管理系统发挥更大的作用。实施信息化的档案管理可以将传统档案管理的复杂程序精简，可以使档案管理更加规范化和系统化。对于文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案和实物档案的搜集整理、归档保管全部实施信息化，这样会更方便检索和使用。对于上级部门的检查也是提供了极大的方便，轻轻一按鼠标，一切尽在眼前。并且信息化技术下的档案资料具有长期可读、形象直观的特点，非常适合现代社会发展的需要。
二、档案建设要有长期有效的规划
企事业单位是我国社会主义体制的一个重要构成部分，对于企事业单位的档案管理工作要有一个长期发展的战略规划，并保证这种规划服务于、适合于企事业单位发展的长期战略。规划的建立应在大量充分的实践调查基础上进行构建。规划要符合本单位的特点，切合新时期的新形势。经过科学论证后才能制定长远规划、近期目标，并在人员的努力下不断实现预定的目标。构建一个企事业单位信息化档案管理的整体框架，形成一个档案管理全覆盖的网络体系，从而快速推动档案管理的科学化、信息化发展的进程。同时，规划建设和网络体系的构建也要具备长期性，具备前瞻性和宏观性，为未来企事业单位档案管理预留下相应的发展空间。促进档案管理的现代化建设。档案现代化水平的建设是档案管理科学化的一个重要步骤，现代化建设不仅要利用现代化的技术水平，还要加大对档案的资金技术投入，及硬件设备的使用和投入，利用计算机网络技术、数据库技术等先进的科学技术。分步骤的实现现代化建设，这样能够促进档案管理的高效。此外，最好建立一个健全的计算机管理系统，对档案进行科学有效的管理，这样不仅节约了时间，还减少了雇佣人员的成本，提高了工作效率。
三、促进档案管理的信息化建设
政府对档案管理的信息化建设具有中要的推动作用，政府能够给与充足的资金支持，促进计算机档案管理的建设，使计算机应用系统进入到档案管理的内部，增加档案管理的储存空间。提高相关管理人员的素质。提高档案管理人员的素质对档案的科学化管理有着重要的作用，档案管理人员处于主要的地位，他们的行为直接影响着档案管理工作的水平。社会在不断的发展和前进，每个时期对档案管理工作的要求都有所不同，对档案管理人员的要求要跟上时代的步伐，除了一些应该具备的基本素质之外，还应该掌握现代化的管理水平和相关的使用技巧。使他们能够使用计算机进行档案的整理和分类，熟悉最基本的计算机操作技巧等。
【关键词】医疗卫生机构 档案管理 信息化建设
随着医疗卫生体系的深化改革以及我国经济的飞速发展，社会对医疗卫生机构档案信息化建设需求越来越高。积极优化档案管理新方式，加强档案管理信息化建设，一方面能有效实现资源共享，一方面能全面强化医院服务职能。
一、医疗卫生机构档案管理信息化建设的问题所在
（一）人员综合素质有待进一步提高
传统医疗卫生机构档案管理人员综合素质有待进一步提升，部分档案管理人员缺乏专业管理能力与技能，或是“身兼数职”，或是从其他岗位上转行而来，真正档案专业的人才少之又少。再加上医疗卫生部门领导阶层不重视，在职档案工作人员缺乏专业进修培训，导致其专业水平偏低。
（二）对档案管理信息化建设认识不到位
受传统管理理念的影响，大部分医院对档案管理信息化建设认识不到位，没有意识到档案信息化建设的重要性，仍然沿用人工管理方式，轻编研、轻整理、轻统计，档案资源利用率偏低，严重阻碍了档案信息化建设的顺利开展。
二、缺乏完善的制度支持
目前来说，医院档案信息化建设方向不明确，缺乏统一的管理准则与协调制度，缺乏合理、完善的管理制度。档案结构简单、资料标准不一，各项工作的开展缺乏制度支持，导致档案信息化工作“无章可循”。
三、医疗卫生机构档案管理信息化建设路径
（一）全面提高档案管理人员综合素质
医疗卫生机构要想实现档案管理信息化建设这一目标，必须加强对档案工作人员的教育与培训力度，全面提高档案管理人员综合素质。在档案信息化发展的新形势下，医疗卫生机构必须通过专门培训、教育，持续提高工作人员业务技能与科技知识掌握程度，进一步优化档案工作人员素质结构，更好地为信息化建设服务。第一，加强档案工作人员信息技术培训力度，通过专业技术培训提高工作人员信息化处理能力、网络安全维护能力以及电子档案管理技能。第二，加强档案工作人员对相关政策法规、行业标准的学习，加深工作人员对档案信息化建设的了解与认识程度。第三，进一步提高档案管理人员的风险判断能力与风险防御能力，不断提升工作人员的职业素养。第四，增强档案管理人员的安全意识，避免个人信息资源的泄露。第五，完善档案部门工作考评机制。直接将档案工作人员考评结果与其薪酬、职业晋升相挂钩，通过多种激励性措施，建立一支高效、全能、优质的人才队伍，更好地推动档案管理信息化建设顺利开展。
（二）正确认识档案信息化的重要性
科学技术的迅猛发展使得档案管理工作发生了深刻变革，因此，医疗卫生机构领导、档案管理人员必须充分认识到档案信息化的重要性，改变传统思维，更好地顺应时展变化。医疗卫生机构领导阶层应充分认识到档案信息化建设的必要性与重要性，将医疗档案管理积极纳入医院整体发展规划中，通过各种制度、资金支持，将档案信息化建设落到实处。
（三）完善档案管理制度
完善档案管理规章制度，使各项工作开展有章可循。医疗卫生机构档案管理部门应积极建设合理、科学的管理体制，加大信息化建设管理规章的建设力度，使得信息化建设在标准、规范框架下进行。应积极加强医院各部门之间的联系与配合，通过完善的档案共享网络，进一步实现医院档案规范化运作，及时、迅速发挥各类档案应有价值。加强档案的集中管理，统一病历档案与治疗档案，建立合理、科学的医疗服务平台，保证医患之间的正常交流，加快诊疗进度。完善档案管理工作规程，进一步规范档案管理具体行为，在相关法律政策与内部管理规范的共同配合下，积极推动医疗卫生单位信息化建设顺利、健康、高效发展。
（四）加强信息化管理软硬件支持
档案管理信息化是医疗卫生机构信息化发展过程中的关键步骤，因此，医疗机构管理阶层必须给予足够重视与支持，积极创造条件加大信息化建设投入力度。加大档案管理硬件环境建设力度，加大软件系统开发力度，建立完善的档案数据管理平台，通过软硬件系统的支持，促进档案管理信息化建设顺利开展。与此同时，医疗卫生机构还应加强档案资源建设力度，通过多种载体、多种途径丰富档案资源，以加快医疗卫生机构档案信息化建设的整体步伐。另外，加强医疗卫生机构不同科室之间的内网连接，有效提高信息共享程度，进而提高档案利用率。
（五）整体统筹医疗卫生机构档案信息化建设工作
医疗卫生机构档案信息化建设属于一项长期性、系统性任务，因此，医疗卫生机构必须将档案信息化建设与自身战略发展目标相结合。医疗卫生机构领导阶层必须将档案信息化建设纳入医院整体规划中来，有步骤、有计划、有重点的分步实施，制定档案信息化建设总体目标、分步目标，预防档案信息化建设工作出现“形式主义”等问题，将各项工作落到实处，真正促进医疗卫生机构档案信息化建设工作的顺利开展。另外，随着网络化、办公自动化等发展，医疗卫生机构发展过程中出现了大量的电子文件，这些电子文件主要包括多媒体文件、文本文件、影像文件以及图像文件等。因此，必须加强医疗卫生机构电子文件归档管理、纸质档案数字化管理。电子文件资源属于医疗卫生机构档案信息管理的重要资料来源，必须严格按照相关标准要求进行编辑、整理。纸质档案一式三份，一份供查阅使用，一份供异地保存使用，一份用来封存保管。
四、结语
综上所述，在信息化时代背景下，积极加大医疗卫生单位信息化建设力度，是档案部门跨越式发展的重要途径，是医疗卫生单位健康、顺利发展的前提。医疗卫生机构必须立足于档案信息化建设的问题所在，并针对性提出解决对策，以期全面推动档案管理信息化建设的高效发展。
参考文献
[1]边俊士，张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药，2012（02）.
[2]生国栋，丁八一.浅议医院档案管理信息化建设问题与研究进展[J].中国医学工程，2014（06）.
[3]陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].办公室业务，2014（03）.
【关键词】高校 档案 信息化
高校声像档案信息化管理的建设首先要解决的问题就是正式当下高校声像档案信息化管理建设中存在的不足。通过对这些不足之处的改正与改善，逐渐的结合国内外先进的理论成果，在各个高校中不断的展开积极的实践。这才能保证整个高校声像档案信息化建设的顺利实施。
一、高校声像档案信息化管理建设现状
（一）基于传统声像档案的不足。
在其行政管理以及教学实践工作中大多还是采取传统的纸质的记载或者是电子档案的方式进行记录。
对于纸质档案与电子档案的过度依赖不仅仅是因为这两种记录方式的快捷与简便。更重要的是当下高校严重的缺乏声像档案管理意识。
声像档案的管理无法发挥其功效还在于其存档率以及馆藏量的不足。可以说由于声像设备更新换代的太快，就难以保证声像档案长期的保管利用。另外声像设备更新换代之后造成了声像档案的提取成为了问题，这些是造成声像档案馆藏方式不一的最根本的原因。
（二）高校信息化程度的考量。
高校声像档案信息化管理不仅仅是对管理学层面的管理机制以及管理制度有高要求，同样的作为信息化管理对信息工程技术层面的要求也是其重要的一个组成部分。高校信息化程度越高，对高校建构信息化的声像档案管理体系就越有利。在整个高校声像档案信息化管理结构中，硬件同样占据着重要的作用。在一个完整的声像档案信息化管理结构中，存储器、播放设备、转换设备等等硬件是必不可缺的。从视听影片的采集设备进行采集并转换成统一格式，通过相应的软件中的编辑系统进行统一编辑，经过声像档案的归档服务器进行统一归档。归档之后通过流媒体服务器提供给用户对其进行提取与阅读。这些声像档案管理的通信过程都需要专业性的硬件设施展开，所以高校是否建设有完备的相关硬件设施是整个高校建构其声像档案信息化管理系统的首要条件。
（三）建构步骤
高校要建构一个完善的声像档案信息化管理系统，大致分为三步：
第一步，是要确定一套制度化规范化的管理制度。制度中要对声像档案信息化管理的管理对象、管理组织以及管理人员配置有明确的规定。
第二步，设计或者借用现有的声像档案信息化管理系统平台，实现声像档案信息化管理的整个过程。
第三步，设置评价及回馈渠道。通过信息交换、信息共享等方式使得浏览或使用声像档案的人能够对档案的真实性以及内容等方面进行评价。
二、高校声像档案档案管理的规范
（一）信息化声像档案的制度规范
发展建设高校声像档案信息化的过程中，首要解决的问题就是要制定完善的标准化的声像档案管理制度、管理体系。要制定一套从采集方式到声像档案的入馆目录各个环境的标准化的制度。要保障高校各个职能部门都能够统一的对其采集的声像档案进行归档与存储。也就是说要将现存的高校中的胶片、录像带、纸质相片信息化。另外，还要将这些信息化的声像档案进行统一的编辑。要统一的添加文字说明，对这些档案的标题、主要内容、制作人、转化成数字影像的时间、整个声像的长度等等进行明确的标注。
（二）信息化声像档案的技术规范
信息化声像档案的档案管理的系统化首先是要保持与高效整个信息化体系的一致性。声像档案信息化建设的系统化首先要确定其在整个高校的信息化管理系统中的位置的准确性。要宏观的把握高校的信息化体系的建构，将高校声像档案信息化归入高校的行政管理信息化的大的体系框架之中。只有这样才能够使得声像档案信息化建设的可持续、长久的发展。具体实践中，首先是把高校各个职能部门的声像资料进行统一的管理编辑、处理、存档。按照统一的标准进行馆藏，从而保障声像档案的馆藏量与入库率。在高校的声像档案信息化的管理制度中也应该把这样的一项制度明确的规定出来。
三、声像档案信息化管理结构优化
（一）声像档案信息化管理结构优化方法
在声像档案信息化管理结构优化方面所需要做出的努力包括以下几个方面：
第一、围绕学校校园文化精神核心进行声像档案信息的收集，避免盲目的收集无价值的档案信息，提升声像档案的利用率而非馆藏率。
第二、结合学校实际需求以及实际网络覆盖调整档案管理系统的结构。
第三、在档案管理系统中设置评价系统以及反馈系统，更大范围内的接收对整个管理系统的反馈信息。
第四、利用互联网及学校的门户网站进行声像档案选择性的与社会共享，进一步提升高校声像档案信息化管理的教育功能。
（二）声像档案信息化管理结构优化步骤
第一是硬件结构优化。首先扩大档案管理系统的内存，提升高校档案管理系统的可存储声像档案的可能性。
其次是保持声像档案处理平台的前后一致性。当下高校的声像档案的转化与编辑的平台多是自主选择的。通过不同的处理软件以及编辑系统所输出的最终存档的声像档案的格式是不统一的。
【关键词】档案 管理机制 创新 途径
一、档案工作管理模式的创新
如今，许多传统的做法和管理模式已不再适应社会发展的需要，我们必须对此进行创新。其中包括档案工作主要环节和一些具体操作手段的创新。要在立卷方法上创新，尽量简化档案部门长期推行的一些呆板的操作步骤，如从组卷方式到装订方法上考虑，我们可取消一些不必要的环节和步骤，尽量缩短立卷归档周期。这样，也便于推行部门工作，就是在平时的抄抄写写、装装订订的工作中，档案工作者也要善于思考，针对工作中发现的问题搞一些小革新，力求事半功倍。目前，许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入输出或检索而在档案管理其它方面的应用则较少。其实日常档案管理工作中，还有许多工作可以利用现代化技术来提高工作效率，如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高惜阅归还档案的速度。所以说，无论是档案业务管理工作，还是档案信息的交流都可以应用计算机进行现代化管理帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平。
二、档案工作管理机制的创新
档案管理工作以经验管理居多，工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新。鉴于此，应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的铁饭碗现象，从源头上解决创新的根本问题。如积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争，择优上岗，真正做到优胜劣汰、能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力，开拓创新的新局面。与此同时，可建立一些相应的创新激励机制，如鼓励创新的用人制度，分配制度，奖惩制度，将工作创新的内容作为考核的重要指标进行考核，并与劳动报酬，晋职升级挂钩，营造出鼓励创新的气氛和环境，促进档案工作良性循环。
三、要充分体现档案工作的服务特色
日常的档案服务只局限在做好为本单位查阅利用本单位产生的档案方面，而对本单位档案如何主动为外单位、为社会服务、实现各单位之间档案的资源共享方面的工作做的却很不够，考虑的也很少。档案部门必须变被动等待服务为积极主动上门服务，利用现代计算机技术提供远程服务。利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其它档案机构联网，共享档案信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。
四、专职档案人员应当重视观念更新
档案管理人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，专职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念，掘弃“皇帝女儿不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的旧观念，主动找婆家、找市场，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。档案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是档案工作者的优良传统。然而在当今社会，档案工作者一方面要耐得住清苦，继续踏踏实实工作；另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。
五、专职档案人员应当练就过硬的业务技能
从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给专职档案人员提出了更高的要求。为此，专职档案人员首先要适应新形势，善于提出新方法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。
六、档案管理人员应当拓宽视野、丰富知识
作为档案工作主体的专职档案人员，创造积极向上的学习氛围非常重要。专职档案人员要把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。同时可以制订相应的制度，提出具体要求，以促进专职档案人员在其位、谋其事，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。
七、加大硬件设施建设
