发布时间：2023-05-30 14:58:43
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的卫生管理档案样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
（1.青岛大学附属医院医学设备部，山东 青岛 266000；
2.青岛大学附属医院医院办公室，山东 青岛 266000）
【摘 要】在进行医院的放射卫生管理工作中，因要涉及到相应的档案管理工作，同时还要保护到工作人员在进行这一工作的过程中，能够完成相应的档案管理工作。
关键词 医院放射卫生档案；档案管理；有效管理
我国的医疗机构虽不能和世界前列进行技术上的对比，但是遍地开花的效应也足以骄傲。我国在利用档案管理放射卫生档案的过程中，因要涉及到大量的放射性问题，所以在进行工作的过程中，就需要进行一定的操作。
1 放射卫生档案的管理基本情况
我国在城市中，一般要针对数十万人口的进行医疗服务，其基数庞大，对于医疗工作而言，也就格外的沉重。与此同时医院中的医用x线诊断机，也需要大量的专业人员进行操作和检修，这也就加重了工作的力度。而每年进行定期的检查过程中，也要考虑到放射机械以及放射隔室中的一些卫生安全问题。
2 档案管理中的“六统一”
我们在进行放射卫生档案的管理中，一直严守六个统一进行管理，而六个统一分别为：
第一，统一放射治疗中的医疗许可证档案管理，其中：（1）包括了放射治疗许可证明的副本和放射医疗申请材料；（2）放射治疗科目登记证明文件；（3）放射工作人员的员工证明或者相应的证件复印件，在进行管理的过程中，也应该对工作人员进行相应的检查以及培训，确保其在剂量的检测中能够完成放射工作；（4）在进行此项管理中，应具备相关的大型医疗设备配置许可证明；（5）放射工作人员在岗期间，应时刻佩戴上岗证明或者相应的复印件证明。
第二，统一放射性管理制度的档案管理，这里面包括了针对放射管理中的卫生管理机构的合格任职，同时对其组织的职责在进行相应的放射卫生领导小组进行管理任职，在保证其制度合理的过程中，确保相关工作人员的健康安全，从而完成统一的放射制度管理。
第三，统一建设项目的档案管理，我们在进行新建或改建、扩建的过程中，应该针对放射治疗项目进行严格的监督，在确保其符合相应的放射卫生标准以后，能够有效的完成相应的评估工作。与此同时相关的卫生行政部门也应该给与相应的批示，在确保项目施工属于合理的同时能够完成相应的档案资料。
第四，统一设备档案，这里主要包括的就是对设备的名称型号以及相关的数据等的档案备份，而在进行购买日期、检测报告以及相关的维修记录中，也应该进行有侧重性的对比。在应用设备和软件名称进行相关的仪器编号过程中，也应该针对制造厂商给与的数据进行严格对比，从而达到设备档案数据和现实数据的严格统一。
第五，放射工作人员的人身健康档案应当统一管理，因放射工作人员在进行这一管理工作的过程中，要进行放射性工作，对于人体的技能会有一定的影响，为保证工作人人员的人身权益，我们就需要进行严格的档案统一。
第六，在进行监督的过程中必须确保其备份档案的统一性，因放射性工作中，危害及其严重，我们在进行相应的档案备份中，就需要考虑到监督过程中的一些数据档案，我们应该从其中的意见书和处罚规定中，了解到不同时期，放射设备所出现的一些维修状况。
3 管理过程中对经济领域的优化
在进行卫生的现代档案管理过程中，对于其经济的优化方面，是有很好的提升的。因结构上的合理优化，对于整体的管理方面都能够更适应现代经济结构的发展观念。我们在进行这一类管理机构的建立中，也应该考虑到多方面的状态监测结果，在有效的控制过程中，能够确保相应的工作任务能够有序的完成。这样也就能够在确保工作人员的人身安全的同时，完成相应的放射卫生档案管理工作。
这样不仅对整体的发展有了更好的促进，对于整体的发展来说，都是具有很好的促进。在其发展的过程中，也能够更好的促进医院的经济结构调整。
4 管理过程中所存在的问题以及改正的建议
在进行医院的放射卫生档案管理工作的进行中，主要的问题就是管理过程中因放射性元素的影响导致的人员健康问题。而我们在进行这些管理过程中，也应该更多的遵照《职业病防治法》进行相应的补助管理，与此同时还应该根据相关的放射性管理条例办法进行相关的管理工作，需要确保员工在上岗前的健康，同时也要时刻的注意到员工在职期间的监督状况。
而我们在进行放射性卫生档案管理工作的过程中，也应该考虑到这些放射性元素对医护人员的影响。所以在建造病房的时候，就需要考虑到因素，乃至在进行X光检查的过程中，也应该确保到后续的工程进度。在进行管理的过程中，也应该进行实时的维护和严格的管理。当在职人员在进行这一工作的过程中，也应该针对其工作性质，进行相应的防护措施。
5 结语
我们在进行管理过程中，因为要考虑到放射性对人体的危害，所以在进行这一工作中，也就需要考虑到这些因素，能够在有限的管理中做到二者的完美结合，这样才能够确保相应的工作中，能够完成放射卫生档案的安全管理。
参考文献
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［4］郭锐,强永刚,张秀萍等.介入放射学的放射卫生管理探讨[J].中国职业医学,2008,35(4):313-315.
1创建卫生监督档案的作用
1.1提供了有效的参考依据
我们的卫生监督部门在加强卫生管理的同时,也对一些已经存在问题的管理部门制定一定的卫生监督体制,并对已经出现问题的管理部门进行严格管理。我们的卫生监督管理人员在关键时刻也是有权查阅相关卫生档案,对档案的卫生检查内容进行精准的评判,这样的一种转变也有利于卫生监督管理人员对单位及个人根据已经评判出来的档案对其进行相应的管理和处罚。
1.2提供了真实有效的依据
这一点主要体现在制定全局监督方案上。卫生监督档案对制定相关的工作计划、检测卫生设备等方面都体现出了非常大的作用和价值,对已经改进的卫生监督工作都是有非常大的帮助的。
2当前我国卫生监督档案管理中存在的问题
2.1工作人员业务素质低下
卫生监督档案管理人员的业务水平及素质对卫生监督档案管理的影响是非常大的,通过调查我们发现,卫生监督机构档案管理人员的组成绝大多数都是由办公室的文职人员兼职的,这些文职人员一没有专门的学习过档案管理技巧,二没有专业管理档案的资格,因此这样的一种团队是非常容易受到外界影响的。很有可能沿袭传统的档案管理工作经验,使档案管理人员在面对全新的相对比较复杂的档案管理时就很容易出现乱子,从而影响档案的正常管理。
2.2管理制度不完善
这一点也是我国卫生监督管理部门急需解决的问题,从目前的发展情况来看,相当一部分的卫生监督部门在对卫生监督档案进行管理的时候,都是没有形成完善的档案管理制度的,也就是说这些卫生监督档案管理部门缺乏一个完整的统一的考核标准,再就是还有一部分卫生监督部门虽然制定了卫生监督档案制度,但是落实情况却不是很好,再加上档案管理人员对卫生监督档案没有经过严格的考核和审查,使得档案管理人员在对信息进行深入研究的时候就很容易出现资料不完整的情况,这也在另一个层面体现出了卫生监督档案的管理制度不是特别健全。
2.3管理人员的管理意识低下
从当前我国的档案管理情况来说,一部分卫生监督部门的领导们对档案管理的意识不够,尤其是在卫生监督管理体制的改革中,对档案管理不是很重视,这也就非常容易丢失档案材料,领导对档案的不重视也直接造成了档案的利用率低,也会影响到档案管理的最终质量。
3卫生监督档案管理问题的相关策略
3.1加强档案管理人员的综合素质
卫生监督部门是一个要求工作人员素质非常高的部门,因此加强档案管理人员的综合素质是整个卫生监督部门的重要发展前提,我们可以定期地对档案管理人员进行业务上的培训,这样不仅可以让我们的档案管理人员具备扎实的知识储备,而且还能够提升管理人员对档案管理技术的能力。与此同时,卫生档案管理人员还要不断地学习,多掌握一些卫生监督档案的理论知识,这样有助于管理人员在遇到新的问题时能够及时地了解问题出现的原因,并在此基础上与档案管理中的实际工作进行结合,这样才能够真正地使我们的档案管理向着更加规范的发展方向发展,还有一个最重要的一点就是要不断地提升档案管理人员的福利和待遇,我们的领导们要时刻关心档案管理工作人员的待遇问题,平时一句关心的话就可以让我们的档案管理人员记在心里,这样一来,不仅不会造成人才流失,而且还能够调动工作人员的工作积极性,更好地为档案管理服务。
3.2加强卫生监督档案的科学管理
我们的卫生监督部门要不断地完善卫生监督档案管理制度,不断地完善卫生监督档案的制度,将卫生监督管理工作与卫生监督档案管理同步起来,从而实现档案管理向着制度化、标准化的方向发展。
3.3加强档案的宣传
我们的卫生监督部门可以运用之前相对比较典型的卫生监督案例,结合相关部门的讲解,让我们的卫生监督部门领导提供档案管理的重视程度,让大家都能够重视档案管理工作,除此之外,卫生监督档案管理部门还要结合当前的实际情况来调整档案管理工作人员,将档案管理工作列入到岗位标准当中。卫生监督不仅是监督工作中的关键依据,而且还是我国卫生监督部门可持续发展的重要前提,如果卫生监督部门想要充分地发挥档案管理的功能,就要不断地提升卫生监督档案管理人员的监督意识,制定科学有效的档案管理制度,让我们的卫生监督队伍能够科学有序地向前发展,除此之外也可以为卫生研究提供准确的数据信息,从而进一步推动整个卫生监督事业的可持续发展。
4结语
档案管理对于卫生监督来说意义重大,它不仅可以提升卫生监督的权利力度,而且还能够加强卫生监督的规模,人们在注重物质生活的同时也在关心着卫生问题,良好的生存环境是人们生存下去的关键,而档案管理的完善对于卫生监督来说,可以极大地提升卫生监督的监管力度,更好地促进卫生监督部门的监管。
作者:王梦岩 单位:公主岭市卫生监督所
参考文献:
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[7]张玉平,张海霞,徐海萍.突发公共卫生事件中的卫生监督[C]//吉林省预防医学会学术年会论文集.2004.
一、目前我县乡镇社区门诊档案管理存在的问题
（一）缺乏完善的指标管理体系
到目前为止，我县乡镇社区门诊档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度、标准。随着科学技术的进步和社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化，社区医疗服务中心在档案管理工作中，由于还没有统一的管理标准和模式，多数单位是根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入。档案管理工作缺乏系统化，主要体现在：
1、年初缺乏计划，年底没有考核，档案管理状况同科室的考评没有直接挂钩，缺乏规范化的措施。
2、由于认识程度不同，各科室的档案管理水平参差不齐，没有按照规定收集档案的现象依然存在，档案丢失、归档不及时、个人留存不交的情况时有发生，档案的管理职责有待进一步加强。
3、由于社区医疗服务中心档案管理制度不够健全、规范，缺少适应社会主义市场经济体制的综合性医院档案管理的新模式，档案的分头管理和分散保管现象严重，各自为政、标准不一，装具参差不齐，档案利用率低下，信息管理与档案管理严重脱节，人力、物力和空间浪费现象严重。
（二）档案管理意识不强
乡镇社区医疗服务中心以医疗服务为根本任务，长期以来对社区医疗服务档案缺乏严格的考核，在实际工作中往往出现档案痕迹留存可有可无的模糊认识。至今仍有不少同志，尤其是领导干部，对档案管理意识还较淡薄，同时由于受人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作受到冷遇。正是因为存在这些问题，导致个别同志为了方便自己利用，任意扣压或丢弃使用完毕的文件材料。
（三）档案管理人员素质有待提高
档案管理人员知识更新不够，业务素质不高。档案管理工作是专业性强、涵盖面广、涉及部门多、工作内容繁杂的一项专业性工作。从目前看，各部门的档案管理人员多为兼职人员，档案、信息处理复合型人才就更为缺少，大部分档案人员专业水平偏低。在社区医疗服务中心人才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案专业知识培训，缺乏创新和活力。
（四）档案信息开发不足，档案利用率偏低
社区医疗服务中心开发利用档案仅满足于“查阅文件”的被动封闭式的状况，只是发挥其简单的自然属性，使大部分档案信息处于“沉睡”状态，从而失去了档案存在的价值。同时档案的分散管理也间接导致了档案管理人员难以对档案信息进行综合研究和开发利用，档案室也就不能提供综合性、宏观性、整体性强的档案信息，这也就直接导致了档案利用率的低下。
（五）档案管理尚未与医疗业务建设同步规划、同步发展
在社区医疗服务中心近期和远期规划中，一般对社区医疗服务中心规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规则。而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平无法与医疗业务同步发展。一些单位由于医疗用房紧张，挤占档案用房现象普遍。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索阶段。档案管理与医疗服务的不协调发展必然导致档案信息的开发不足，并最终导致医疗服务丢失档案信息保障的后果。
二、进一步加强乡镇社区卫生档案管理的对策
（一）理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围
社区医疗档案是国家档案的重要组成部分，是发展医疗卫生事业及其他各项工作的必要条件和依据，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，应在国家档案行政管理部门“统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”下，由县卫生管理部门档案机构负责社区医疗服务中心档案工作的具体监督和指导。社区医疗服务中心应明确一名领导分管档案工作，把档案工作纳入领导议事日程，切实解决档案工作中存在的实际问题。
社区医疗服务中心应理顺档案管理体制，建立综合档案工作机构，负责本单位的档案工作和统一管理本部门形成的各种载体的全部档案（病历档案除外）。各单位应根据工作实际配备1-2名专兼职档案工作人员。建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。要结合本单位档案工作实际，建立健全档案接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等一系列的规章制度和档案管理人员岗位责任制，使档案工作各环节的运行有章可循，使各部门按照各自的职责和归档范围进行收集、积累和整理。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，增加档案管理的综合性和独立性，编制统一的分类大纲，把各门类的档案作为一个有机整体，用统一的标准和规范系统地进行整理，统一分类编号。完善的制度与职责，将使档案管理有法可依、有章可循，使档案人员管理档案更加规范，对档案管理水平的提高有着十分重要的保障作用。
社区医疗服务中心要建立健全文件材料的形成、积累和归档制度，并纳入各类专业技术人员和管理人员的职责范围，确保每项重要的医疗、防疫、科研、教学、药品管理、行政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。
（二）加强领导，重视宣传，增强全员档案管理意识
领导重视和支持是做好医院档案工作的前提条件和重要保证。各级社区医疗服务中心应切实加强对档案工作的领导。领导重视是档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，作为社区医疗服务中心发展的重要内容来抓，与社区医疗服务中心业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传档案工作，使社区医疗服务中心领导、管理者、职工都能充分认识档案工作的重要性，认识档案与日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。
（三）重视社区卫生档案规划，促进档案建设与业务同步发展
社区医疗服务中心档案管理作为社区医疗服务中心管理的重要组成部分，在社区医疗服务中心的建设和发展中是不可缺少或替代的。社区医疗服务中心在制定中长期规划中，应充分考虑档案管理的设计和建设，要根据社区医疗服务中心发展规模和需要，不断增加投入，加大档案管理的建设力度，使档案管理的用房条件、设备配置、人员配备、业务培训、管理水平等综合实力与社区医疗服务中心的业务发展相适应。
（四）加强投入，提高配备，实现档案管理的现代化
重视档案的基础设施建设，不断改善档案安全保管条件。有条件的单位还应配备计算机、扫描仪、数码相机、刻录机及档案管理软件等，提高档案信息的基础质量，扩充档案的种类，使社区医疗服务中心发生的重大事件，不仅有文字、照片、录像甚至光盘等电子档案，而且利用方便，逐渐实现档案管理的现代化。
（五）重视人才培养，提高人员素质
要将档案人员培养纳入社区医疗服务中心人才培养计划，应加大对档案人员教育培训的力度，鼓励支持档案管理人员的学历教育和业务学习及培训，通过在职学习、短期培训等方式，有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面系统的业务培训，提高档案人员的业务素质。社区医疗服务中心的专职档案人员及兼职档案人员都应做到持证上岗，学历层次应在大专以上，有条件的应参加档案管理专业的职称考试，取得档案管理专业的职称，全面提高档案管理人员素质，推动档案管理水平的提高。
摘 要：档案管理对环境卫生监督管理具有非常重要的作用和意义，其可以为环境卫生监督提供科学依据；并且在进行环境卫生监督计划方案的制定过程中，其可以增强环境卫生监督计划方案的实用性和高效性，提高环境卫生监督质量及效率。本文阐述了环境卫生监督工作的发展现状以及环境卫生监督档案管理的特征，对加强环境卫生监督档案管理的意义及其措施进行了论述分析。
关键词：环境卫生监督；发展现状；档案管理；特征；意义；措施
一、环境卫生监督工作的发展现状
环境卫生监督工作经过长期的实践，取得了较大的发展。（1）环境卫生法律法规相继出台。法律法规是环境卫生监督和监测开展的重要保障，目前我国制定了《公共场所卫生管理条例》、《中华人民共和国传染病防止法》、《突发公共卫生事件处理条例》等法律法规。（2）环境卫生监督的内容不断增加。上世纪70年代，我国环境卫生监督内容只包括大气污染监督、土壤污染监督、粪便污染监督以及工业废弃废渣排放监督等。而随着科学技术的发展，化工产品对人体损伤，装饰材料对健康产生危害等问题不断增多，使得环境卫生监督中也逐渐引入这方面的内容。（3）环境卫生监督和监测水平不断提高。随着卫生监督体制改革的深入，将卫生监督与卫生监测分离，为两者提供了广阔的发展空间，环境卫生监督的公正性和法制性更高，而环境卫生监测中各种新技术和新设备的应用极大的提高了监测能力。
二、环境卫生监督档案管理的特征
环境卫生监督档案管理的特征表现为：（1）环境卫生监督工作本身具有极强的社会性和服务性以及政策性，并且在实际的工作过程中可以打破单位以及空间区域方面的局限性，实现跨地区的实时监督。其环境卫生监督档案管理正是融合了档案管理的信息特点，其具体表现为内容广泛以及范围广泛的特点，在专业技术方面以及卫生防疫管理方面具有很强的专业性，设置的专业机构可以为社会特定人群进行全方位的服务，充分发挥出预防监督作用。（2）环境卫生监督档案的发展周期相对较长，其预防监督工作不是短期内形成的，而是通过长期的积累而成。在环境卫生监督档案的实际管理中，要进行反复的监督与检测实现环境卫生监督的效果和作用。同时，环境卫生监督档案管理具有一定的不可复得性，其主要原因是环境卫生监督档案一般是在固定的时间和地点以及相关准备条件下进行的原始记录，重点在于长时间的收集和积累以及整理，是一种非常具有价值的预防监督原始信息。
三、加强环境卫生监督档案管理的意义
加强环境卫生监督档案管理的意义表现为：（1）环境卫生监督档案管理为环境卫生监督工作的各项决策提供重要的理论依据。社会经济的快速发展带动了环境卫生监督措施的进一步优化和完善，在进行实际环境卫生监督工作过程中，针对管理对象单位，需要一套完整的档案资料系统管理，以便于明确监督的进度和实际情况以及取得的效果。有需要的时候可以对环境卫生监督工作进行信息查询，并根据实际取得的监督效果对监督内容进行综合评价，并分析在此项环境卫生监督工作中的优点和不足，完善环境卫生监督不足之处，为日后的环境卫生监督工作质量的提升打下坚实的基础。（2）环境卫生监督档案中记录着监督执法的整个过程，是环境卫生监督工作整体效率和管理水平的集中体现，可以为环境卫生监督工作指明发展方向和引进方向，具有很重要指导作用。另外，在环境卫生监督工作中使用档案管理，可以帮助监督人员发现现行环境卫生监督工作中现存的问题，提出合理的解决方案，实现环境卫生监督工作质量的提升。（3）环境卫生监督档案管理可以为环境卫生监督计划方案的制定提供重要的信息资料，通过档案管理资料进行工作计划的制定、监督检测设备的配备以及研究实际的监督对象，增强环境卫生监督计划方案的实用性和高效性，实现环境卫生监督质量和效率的提升。从本质上看，环境卫生监督工作具有极强的社会性和服务性以及综合性，涉及范围也相对较广，工作量相比一般的监督工作而言较大，并根据相关法律法规进行有效的监督执法。因此，在这样的环境背景下，环境卫生监督机构要不断对环境卫生监督工作进行进一步优化和完善，提高环境卫生监督工作的规范性和有序性以及高效性，使得环境卫生监督工作可以很好的服务于社会大众，为社会经济发展发挥出其重要的监督管理作用。
四、加强环境卫生监督档案管理的措施
1、保证环境卫生监督档案的真实性和可靠性。环境卫生监督档案管理相比于普通的档案管理来说具有很大的差异性，其档案内容不仅记录着监督对象的实际情况，还含有环境卫生监督工作人员在实际监督工作中的工作情况以及行政处罚，其记录内容涉及范围比较广泛，并且工作量相对较大。因此，在进行环境卫生监督档案管理的过程中，要保证档案资料信息的准确性和有效性，避免发生不必要的管理损失，增加环境卫生监督档案的管理成本。另外，在档案管理中要保证档案记录信息的真实性和可靠性，记录内容要经过严格的审查与核实方可入档。
2、不断提高环境卫生监督档案管理人员的综合素质。档案管理人员的综合素质直接关系到环境卫生监督档案管理工作的质量和效率。因此环境卫生监督部门要不断提高档案管理人员的综合素质。（1）环境卫生监督部门要严格选择档案管理人员，提高管理人员的从业门槛，大量引进专业素养和综合知识素养较强的管理人员，满足环境卫生监督档案管理细致性和严谨性以及规范性的工作特点和工作要求。（2）档案管理人员要具有积极认真的工作态度，具有一定的职业精神和道德素质，致力于实现环境卫生监督档案管理水平的进一步提升。最后，对管理人员进行专业技能培训。现代化环境卫生监督档案管理对于管理人员来说更加具有效率性和规范性，同时对管理人员的专业技能和综合素质有更高的要求，因此必须加强对管理人员的综合能力的培养和评估，树立环境卫生监督档案管理人员正确的服务意识和管理的意识，并在环境卫生监督档案管理工作中善于发现问题并及时解决，从而提高环境卫生监督档案的管理水平。（3）环境卫生监督部门要培养管理人员实践能力与创新意识形成。管理人员的创新能力对环境卫生监督档案管理工作的创新与探索具有非常重要的积极作用。因此，要加强管理人员的创新理念与意识，提高管理人员的实践能力。让档案管理人员在环境卫生监督档案管理工作中充分发挥自身优势，从而提高环境卫生监督档案管理的效率和水平，完善环境卫生监督体系。
3、不断提高环境卫生监督档案的作用。社会经济的发展，使得环境卫生监督的范围和覆盖面迅速扩大，需要监督检测的单位和项目也逐渐增多。环境卫生监督工作要借助档案管理的力量理清环境卫生监督工作的内容和发展方向，提高环境卫生监督工作的效率和质量，充分发挥出环境卫生监督档案的作用，不断提高其社会效益。
结束语
随着工业化发展，人们生存的环境不断发生改变，水体污染、土壤污染等情况进一步加剧，严重威胁到人类的身体健康，因此必须加强环境卫生监督工作，而加强环境卫生监督档案的管理是提高环境卫生监督效率的重要途径，所以对其进行分析具有重要意义。
参考文献：
[1]张战赛等.环境相关卫生监督现状分析及对策探讨[J].环境与职业医学，2008（5）
关键词：卫生计生；档案管理；监督档案；管理
一、档案的现代化管理概念
档案现代化管理就是运用现代化的信息技术和科学理念，对目前我国档案进行有效的管理保存，使得工作效率成倍提高，继而减少人力、物力的投入，获得更高的经济效益。档案的现代化管理一般包含三个含义：在档案的管理中使用现代信息技术；使档案管理人员掌握了解现代信息技术；制定建立现代信息技术档案管理体系。目前电子信息技术仍然飞速发展，大数据、云技术的应用更使得数据的传输储存变得更加高效方便，电子信息档案的管理之路已逐渐开始，传统的人工、手工管理模式逐步被代替，现代化科技的应用使得档案的管理更加高效、准确、方便，极大的促进档案的现代化管理发展，同时档案的现代化管理发展也会对国民经济、人民生活水平的提高产生相应助力。
二、档案的现代化建设原则
卫生计生监督档案建设的原则主要包括质、真、全三方面，具体表现在：所谓质、真、全就是质量控制、真实性控制和全程控制的简称。首先，质量控制是指相关的档案管理部门要对成为卫生计生监督档案的文件在规格、内容设计等方面提出相应的要求、标准，一定要运用科学管理方法，将大量的信息资料予以全面性的系统收集、整理、登记与编制，从而有效地控制卫生计生监督档案的质量。其次，档案管理的真实性控制，是指我们在进行管理过程中一定要注重真实性的控制，尤其是构建相关的归档制度和质量检查制度，从而实现卫生计生监督档案的有效监督与控制。最后，全程控制就是指在管理的过程中应将卫生计生监督档案文件的鉴定、整理、归档及卫生计生监督档案的各环节中的业务进行统一设计，统一资源的配置，并成立相应的监控小组以实现整体优化的管理目标。
三、档案的现代化管理目的
档案管理需要达到的目标、标准。一是需要档案管理相关人员管理保存好各种各样的实体档案资料，以达到最长时间限度保存实体档案，保证档案的完整性、准确性、安全性。二是逐步加深档案的现代化管理即信息化管理档案的技术和实际发展，以便更好地为现代化国民经济的发展和人民生活水平的提高做出贡献。从而一步一步地开展实现档案管理的文字搜索、运用多媒体信息技术对档案的资料和数据信息进行传输、运用电子技术数据库对档案资料进行储存、不同的档案馆资料需要互相交换更新，以进一步实现网络档案信息资料的共享，建立一个大型的信息现代化档案管理体系。
四、卫生计生监督档案管理的现状
（一）重视程度不够。目前，卫生计生监督部门对与档案管理有关的信息化制度建设还未展开，尤其是对电子档案的规章制度制定几近为空。因此，卫生计生监督档案所需要的相关配套设施和环境，如数字化网络、档案存储与档案数字化等硬件设备都需要大量的资金投入，因重视程度不够，卫生计生监督部门档案信息化建设存在制度建设不完善、资金投入不充足的问题。
（二）档案管理软件落后。目前，卫生计生监督部门所使用的档案管理软件几乎都是各行业的通用版本，并没有针对卫生计生监督业务的特点进行优化、研发，导致很多软件提供的功能用不上，同时又有很多业务档案所需要用到的功能软件不提供，而且相关的业务档案还需要档案管理人员进行专门的整理归档，造成了极大的人力、财力的浪费。
（三）人员素质较低。从目前各级卫生计生的档案管理人员队伍来看，无论是工作能力还是思想意识，都较为滞后。多数管理人员缺乏对计算机有关软件和系统的熟练操作，容易导致档案出现安全问题；而档案管理专业人员缺乏对卫生计生监督等方面的专业知识了解，在对档案进行收集分档和整理时，往往不能快速准确的进行专业数据处理，缺乏“全才”直接影响到卫生计生档案信息化管理的效率和效果。
五、加强卫生计生监督档案管理的具体措施
（一）注重卫生计生监督档案的组织建设。卫生计生监督的档案应集中统一管理，建立主要领导负总责、分管领导负全责，专职人中负直接责任的制度。成立由2名专职档案管理人员负责，各职能部门1名作为兼职档案管理人员，为具体责任人，配合专职档案管理人员的管理工作模式。卫生计生监督管档案管理人员每年召开例会，对存在的问题提出解决的办法，汇总本年度档案归档情况。同时还积极争取上级部门领导支持，邀请上级主管部门的专业人员到档案室进行工作指导，并将档案管理纳入了卫生计生监督综合目标管理考核中，使卫生计生监督档案管理工作人人都重视、层层抓落实、件件有保障。
（二）落实安全管理制度，强化档案管理安全技术。解决档案管理的安全问题必须从安全管理制度这方面加强档案管理人员的培训，并从落实责任制根本入手，坚持赏罚分明原则，对于系统安全运作，可以实施双人负责原则或最大权限原则外，还应该对各类卫生计生文件进行按级别划分，对机密档案可以实施物理隔离、与外网隔绝，对网络档案或内部传输档案，加强对密钥的管理，对有关系统的运行实行跟踪制度，自动生成系统日志。最后，还应重视各类系统软件的日常维护和病毒防范。
（三）加强卫生计生档案管理人员培养，引进复合型人才。档案信息管理人员的道德水平和专业素养的高低对卫生计生监督档案信息化工作有着重要的影响。因此，引进、培养高素质的档案管理专业人员是当务之急。针对拥有卫生计生专业知识背景，但缺乏计算机有关技术的档案管理人员，通过开展定时系统培训的方法提高其操作能力；对拥有档案管理能力及计算机能力的人员来说，可以通过卫生计生监督部门举办的知识讲座、学术讨论等科研活动，增加卫生计生监督的法律法规知识，同时经常性的与各业务部门进行交流沟通。此外，加大对具有专业化背景及具有信息技术人才的引进，也是卫生计生监督档案信息化人才建设的重要渠道。
（四）注重管理，加强卫生计生档案的开发利用。服务是工作的主题，做好服务工作始终是卫生计生监督档案管理部门的宗旨。档案管理，为卫生计生监督的建设和发展提供了信息支持，这样才能显示档案的重要价值和实际意义。因此，加强卫生计生监督档案的开发利用，是目前档案工作的重点和根本。因此，必须在今后的工作中，加强卫生计生监督档案管理的工作，最大限度地发挥档案信息资源的作用，有效促进卫生计生监督管理水平全面提高，牢固树立管理就是服务的意识，确保卫生计生监督工作的可持续发展。
总之，卫生计生监督档案管理的主要目的是为卫生计生监督工作服务，随着国家的各项卫生计生事业的体制改革，卫生计生监督管理工作者必须与时俱进，不断创新档案现代化管理新模式，做好档案管理工作，不仅需要档案工作者严谨、科学的工作精神，也需要单位领导、职能部门和广大职工的大力支持，使档案的信息尽可能客观、真实、系统、全面，使其发挥最大化的利用效力。
参考文献
关键词：档案馆微博；吸引力；探讨
如今，微博的“力量”，给诸多行业和领域带来了前所未有的收获和巨大的影响力，档案馆也抓住了这一“契机”与“能量”，利用微博，开展档案利用服务工作，以获取自身的价值与影响力。然而，对我国档案馆应用微博的现状进行调研后却发现：档案馆微博的“人气”并不是档案人所期待和想象的，因此，想就此实际问题提出一些建议，以期能帮助我国档案馆微博获取更大的吸引力，同时，也希望档案馆微博能有更好的发展空间。
1 提高档案馆微博的信任度
《中华人民共和国档案法》、《关于加强国家档案工作的决定》中都指出，档案工作的最终目的是：“开发利用档案信息资源，为社会各方面工作提供利用与服务。”可以看出：档案“被利用”是档案馆最大的魅力所在。2000年和2002年，国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十五”计划》、《全国档案信息化建设实施纲要》都明确指出要把档案信息化建设作为档案馆根本任务，全面为各项工作提供便利服务。
微博是信息化时代的标志，如今，微博已被推崇为信息时代档案服务利用的新平台，是展示档案馆“魅力”的新途径，并且我国多家档案馆都以不同形式在多家网站上注册了微博。但就目前应用效果来看，有些不尽如人意。
原因之一是信任度问题。因为，档案馆微博是实体的档案馆在虚拟世界中的体现，因此，用户对档案馆微博的信任度就成为他们上档案馆微博的第一门槛。
信任即相信和可以托付。信任度即相信和可以托付的程度。在档案馆微博的实际调研中发现，档案馆微博注册不规范，微博网站中，同样都是以档案馆的名称出现，有的是以机构名义通过官方注册的，有的却是以个人名义注册的。其中，个人注册的档案馆微博，简介、标签、个人资料、地址等信息不完整，甚至还存在虚假成分，这些都势必会影响用户的信任度。还有，微博内容不规范，信息种类混杂、凌乱，有的甚至会被误认为是一个聊天平台。因此，笔者认为，首先，作为微博网站，应规范机构和个人利用微博的名称，对非经注册的机构不能以机构的名称命名，从事档案工作的个人想以微博的形式给用户提供方便服务的，应以档案管理员的身份注册，并且，微博主页的“标签”、“简介”和“个人资料”填写清楚，在微博主页上，还应以适当方式显示本人的真实身份和工作单位，以消除用户利用档案的顾虑，增加用户的信任度。其次，档案部门也应建立本单位微博管理机制，设置专门的管理人员，规定相应的管理职责和义务，并以适当形式把内容显示在微博主页上，增加用户对微博的托付感；管理员应按职责要求，确保微博信息真实有效；部门应定期对档案馆微博管理进行检查，对出现的问题及时予以纠正，涉及用户的问题，管理员应及时反馈给用户，让用户安心上微博，切实提高档案馆微博的信任度。
2 确保档案馆微博的天然“用户粉丝群”
我国各家档案馆都拥有浩如烟海的档案资源，每个档案馆都囊括了人类物质和精神文化的财富，承载着各自丰厚的历史文化信息，自然拥有和具备了天然“用户粉丝群”和条件。而在实际调研中发现，档案馆微博自身拥有的天然“用户粉丝群”数量并不理想，原因是馆藏资源的微博信息量较少，这种现象也许与档案的保密性有关，但保证人们正常利用的开放性馆藏资源提及得也很少，以致许多正常用户不知道档案馆有哪些可利用的档案。甚至有些用户急需用的档案却不知该到哪里获取，怎样获取，这样就无意间失去本该拥有的“用户群”，因此，大力宣传档案馆馆藏资源、工作模式和利用流程是第一要义，极大地发挥微博形式多样性等优势。首先，利用图片宣传馆藏资源、档案知识，介绍档案馆的性质、基本职能等，增强公民的档案社会意识；利用直观和形象的视频展示和介绍本馆的馆藏结构、设施、开放档案的种类、档案人员的工作状态、利用档案的程序等，使用户犹如身临其境，充分掌握档案馆的馆藏资源，并熟知可以利用哪些资源，该如何办理等。其次，向公众推介和公布馆藏精品和特色资源：风土人情、当地历史沿革、特色美景、名人档案、文物档案和家谱档案等；同时建立与用户沟通的桥梁，增加与用户之间的亲和力，使天然“用户群”变为档案馆微博的“粉丝群”，确保档案馆微博天然“用户粉丝群”的牢固。利用微博特有的“私信”与用户沟通，建立由自身用户粉丝组成的“私信沟通群”，及时解答和回复提出的疑惑和问题，及时倾听他们的“心声”，尽最大努力为他们提供各类所需的档案服务，增加与用户的亲密感，让他们拥有进入档案馆微博就如进入家的感觉，让他们自觉情愿成为档案馆微博的贴心“用户粉丝群”。[1]
3 挖掘档案馆微博的潜在“用户粉丝群”
主页显示的粉丝数，是公众（包括单位或个人）关注档案馆微博的数量，即：粉丝数越大其吸引力也就越强。由于档案馆自身性质的原因，一般来讲，其粉丝群就是其用户群，由此，档案馆微博的粉丝数量是十分有限的，要想提高档案馆微博的吸引力，就要把更多的用户群变为档案馆微博的粉丝群，因此，档案馆应不断挖掘和开发“新的”档案资源，满足日益增长的、变化的、更深层次用户的用档要求：在馆藏资源的基础上，编研各类档案文件、民生档案资料、目录、参考资料、地方特色资源等；利用微博的优势，把档案与媒体信息相融合，随时体现档案对于突发事件的重要性、及时应用性和灵活应用性的特征，如，在“汶川地震”阶段，档案馆微博也应站在救灾前沿，为国家救灾、赈灾和档案的保护献出一份力量；举办各种档案学研究讲座，档案与其他学科联系的博文，使档案馆微博成为档案学研究的资料信息提供基地；建立在线服务平台，满足在线利用档案的微博用户的需求，并以不同的微博方式，图片、链接、视频等，将信息内容传递给用户；疏通各界用户对各种档案需求的途径，建立各类用档窗口：各类民生档案办理窗口、学生用档窗口、家谱用档窗口等，吸引更多的潜在用户并及时满足他们的需求；建立档案机构的微博群，共同营造良好的档案大环境，共同为用户提供以人为本、多功能、专业性强、更加有针对性的公共服务，利用“心贴心”的服务，不仅使档案馆微博拥有更多的用户群，而且获得足够的粉丝群。并且让更多的人走进档案馆微博，让更多的人对档案馆微博有所用、需要用和方便用，使他们最终成为档案馆微博最铁杆的黏合人群，达到多方位挖掘档案馆微博的“潜在用户粉丝群”。[2]
4 以“档案微博”提高档案馆微博质量
档案馆的魅力来自档案，同样，档案馆微博的魅力也来自“档案微博”。“档案微博”即：由档案馆直接的与档案馆工作、业务等有关的微博。据档案馆微博内容实际调研得知：档案馆微博与相近领域微博的粉丝数相比，[3][4]差距较大，原因是所的“档案微博”较少，很多微博博文内容与档案无关。有的与档案馆工作有关的，却像一个流水账，无任何价值，甚至有的微博没有一条有关档案方面的信息，表现给人们的只是一个像QQ一样的与朋友闲聊的平台，这样的结果必定会导致用户失去登录兴趣。实际调研数据显示：75家档案馆微博信息总数为：6006条，粉丝总数为：23160个；所发“档案微博”总数为：2190条，占微博总数的36%；而6家粉丝数上千的档案馆微博，粉丝总数为：15662个，占粉丝总数的67.6%，所发的“档案微博”数为863，占档案微博总数的39.4%；可见，档案馆的“档案微博”越多，其粉丝数就越高，其吸引力、影响力就越大，这个结果也充分诠释了档案馆微博的独特性质及其魅力所在。
因此，应增加“档案微博”的数量，真正以“内涵吸引用户，以所需吸引用户”，极力体现档案馆微博的“有用性”：及时反馈用户所问所疑，及时获取用户所需，及时满足用户所求等，并将档案办理程序、所需证件材料、档案馆工作时间、档案馆新的资源信息等及时传递给用户，使每个上档案馆微博的用户不空手而归，逐渐使用户形成“用档前，上微博”的习惯，让用户切身感到上微博是自己用档前的“必备”和“必需”；加强与同行的联系，多方位整合其他档案机构的“档案微博”资源，以达到资源共享；建立“档案评论角”，以档案人的视角参与媒体新闻和事件的评论与转发，引起更多人的关注，及时听取用户的反馈与心声，以达到多方位提高档案馆微博的质量和吸引力。
5 加快档案馆微博的更新速度
档案馆之所以利用微博，就是借微博独有的传播快、覆盖面广、互动性强等优势，改变档案服务利用的方式、提升档案服务信息传播速度，更快捷、更方便为用户服务，更好地开展各项档案管理工作，从而提高档案馆的影响力。但实际调研结果发现：很多档案馆微博内容更新速度较慢，内容陈旧、单一，甚至有些档案馆自开通微博后，就再也没有任何信息，失去了的档案馆应用微博的效力和最初的愿望。因此，应努力提高档案馆微博内容的更新速度，时刻提供各类最新、最及时的服务信息内容；建立各个网站链接的端口、手机上网端口、微信群等，如，与“人人网”建立链接，极大提高高校档案馆学生档案的管理与利用。使所有不同层次的用户，能在第一时间获得最需要的信息；建立专门微博管理队伍，加强微博的管理，确保微博内容及时更新、及时维护，时刻做到与用户和网民的互动，与粉丝群体的联络与沟通，及时回复用户和公众的需求和留言，有针对性地博文，使每位随时上档案馆微博的人切身感到，上微博有“新感”、有“新用”，并且让他们感叹：档案馆微博是他们利用档案的最佳途径。
6 提高档案馆微博的服务质量
只有不断地提高“服务”质量，才能保证档案馆微博的吸引力具有长久的生命活力，因此，应抓住微博的各种优势，提供档案馆微博的优质服务，使档案馆微博的生命力长久延续，永葆青春。
“反馈”和“投票”是微博特有的应用方式，档案馆微博可以利用这种方式经常倾听用户的呼声，不断改善和改进档案馆微博的管理模式，提高服务质量。
“私信”是微博给档案馆提供的另一个宽广的利民服务渠道，可以通过“用户私信编号”的方法，针对特定个人或群体私信所提供的内容，配送特定的服务，同时，可用“私信”提供的密码，为用户实现网上查档。[5]另外，建立全方位、立体性的网络沟通平台，及时档案开放利用新消息，通过移动设备、M软件和外部API接口等途径，让公众更加便利地获取信息。
开通微博咨询、查询和答疑热线，让用户享受“进行时咨询”“进行时解答”的“金牌”服务；利用“呼叫和回复”的服务方式，即：微博的信息可以定向推送给特定用户，收到呼叫的用户也可以及时作出回复，进行“一对一”、“面对面”的解惑或提问，达到提升用户用档服务的层次。
积极推进档案馆微博内容建设，为用户提供更多丰富实用的信息，满足用户多方位、多样化、多层次的需求。[6]利用多种形式，为档案专家、档案科研人员与普通网民就档案话题随时在线交流提供空间，逐渐推进“平淡无奇”的档案馆微博走进人们心中，日渐提升档案馆微博的魅力，让档案馆微博稳步推动档案工作的健康发展。[7]
总之，要有效地提升档案馆微博的吸引力，就要全面提升档案馆微博的“内涵”和“外延”，即：微博内容的质量、规范的机制与管理，优质的服务和自身的不断努力。
﹡本文为2013年度河南省档案局科技项目： 2013-R-23《微博在档案馆中的应用研究》阶段性成果。
参考文献：
[1]李春秋.微博在档案开放利用中应用的探讨[J].兰台世界，2011（9）中旬：55.
[2]松姗.综合档案馆政务微博现状分析与建议[J].兰台世界，2012（5）中旬：22.
[3]李超.国内图书馆开通微博服务的现状分析[J].图书馆杂志，2012（2）：24～28.
[4]陈琳.国内图书馆微博应用现状研究[J].图书馆学研究，2012（12）：30～34.
[5]庞文琪，黄新荣.我国档案部门微博利用状况及问题研究[J].陕西档案，2012（4）：39.
[6]张垒.微博：档案馆服务利用的新平台[J].浙江档案，2011（11）：31.
一、推进社区卫生服务档案管理规范化的必然性
(一)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理由粗放型向集约技术型转变的必然要求。对我们来说，社区卫生服务档案管理是一个新事物，经过几年的初步探索，对社区卫生服务档案的类型、内容构成、分类方法、管理要求、提供利用等方面已经有了一定认识，也形成了一定的管理模式，但还缺乏系统性和规范性，仍然处在各自为政，粗放型管理状态，不利于社区卫生服务档案管理事业的发展。
(二)推进杜区卫生服务档案管理规范化，是加强国家档案资源建设的必然要求。社区卫生服务档案是社区卫生服务活动的真实记录和凭证，是一种相对独立的档案门类，也是国家重要的档案资源之一。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，国家档案资源建设将会受到十分不利的影响。
(三)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理自动化的必然要求。随着办公自动化和网络化的发展，社区卫生服务档案的自动化和网络化已经提到了重要议事日程，如果不推进社区卫生服务档案管理的规范化，使其管理内容、管理方式、方法不加以规范，要实现社区卫生服务档案管理的自动化和网络化是根本不可能的。
(四)推进社区卫生服务档案管理规范化，是充分发挥社区卫生服务职能的必然要求。社区卫生服务具有医疗、预防、保健、康复、健康教育、计划生育技术服务等六位一体职能，是社区建设的重要组成部分。随着社区建设的发展，社区卫生服务作为政府实行的具有一定福利性质的社会公益事业，正日益成为社区居民离不开的重要事业。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，就很难提高社区卫生服务的水平和效率，影响社区卫生服务作用的充分发挥。
二、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容
明确社区卫生服务档案管理规范化的任务和内容，是推进社区卫生服务档案管理规范化的关键。从目前情况看，推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容有如下三个方面：
(一)必须规范社区卫生服务档案的构成
从目前情况看，社区卫生服务档案主要应包括综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等。
1．社区卫生服务综合管理类档案主要应包括对社区卫生服务机构、人员、资格等方面进行管理的过程中产生的相关文件材料和社区综合健康状况材料。社区综合健康状况材料，主要应包括四个方面情况：①社区人口学资料；②社区患病资料；③社区死亡资料；④社区危险因素调查及评估等。
2．家庭健康档案是社区卫生服务档案的核心，主要应包括五个方面：①家庭基本资料；②家族患病史；③家庭健康状况；④家庭以往患病记录；⑤家庭成员健康资料(居民个人健康档案)等。
家庭成员健康资料主要应包括两个方面，一是以问题为导向的健康问题记录，二是以预防为导向的记录。个人健康问题记录包括：①居民基本资料；②以往病史；③所患疾病状况描述及治疗进展情况记录；④特殊疾患随访记录表；⑤化验及辅助检查记录；⑥转诊、会诊记录等。预防为导向的记录包括：①周期性健康检查记录；②预防接种记录；③儿童生长与发育评价记录；④病人教育记录；⑤危险因素筛查及评价记录等。
3．社区卫生服务健康教育类档案主要应包括健康教育系统、健康教育组织、健康教育计划、健康教育活动内容、健康促进记录等。
4．社区卫生服务药品管理类档案主要应包括社区卫生服务机构药品目录、药品服用说明书、药品进出库清单、药品采购清单等。
5．社区卫生服务设备类档案主要应包括社区卫生服务机构购置诊断设备、治疗设备、医疗辅助设备、电教设备的随机文件材料和在使用维护过程中形成的文件材料。仪器、设备要建立总账、分户账、档案卡；各种仪器设备的说明书、线路图等资料要分类存档。
6．社区卫生服务基本建设类档案主要应包括社区卫生服务办公、活动场所等基本建设项目的文件材料，如基本建设项目的设计图、施工图、竣工图、工程概算、决算等。
7．社区卫生服务财务档案主要包括财务决算报表、账簿、凭证等。
(二)必须规范社区卫生服务档案的分类方法
可将整个社区卫生服务档案分成综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等七大类。
1．综合管理类档案宜按年度――问题分类法进行分类。就是先将综合管理类档案材料按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。
2．家庭健康档案类宜采用家庭――姓氏分类法进行分类。先将健康档案按社区内的各个家庭分类，然后在每个家庭内按家庭成员的姓氏进行分类。
3．健康教育类宜采用年度――问题分类法进行分类。先将健康教育类档案按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。
4．药品管理类宜采用门类――品种分类法进行分类。先将药品管理类档案按药品门类分开，然后在门类内按品种进行分类。
5．设备管理类宜采用类别――设备分类法进行分类。先将设备类档案按设备类别分开，然后在每个类别内按具体设备进行分类。
6．基本建设类宜采用项目分类法进行分类。将基本建设类档案按各个具体的基本建设项目进行分类。
7．会计档案类宜采用年度――类型分类法进行分类。先将会计档案按年度分开，然后在每个年度内按会计档案材料的类型进行分类。
(三)必须规范社区卫生服务档案管理的几个重要环节
1．必须规范社区卫生服务档案的收集工作。坚持集中统一管理社区卫生服务档案的原则，进一步明确社区卫生服务文件材料的归档范围，将社区卫生服务文件材料收集齐全，确保其完整。
2．必须规范社区卫生服务档案的整理工作。按照上述分类方法，及时将收集来的社区卫生服务文件材料进行系统化的分类整理编号，编制案卷总目录和分类目录，为社区卫生服务档案的保管和检索利用提供基础条件。
3．必须规范社区卫生服务档案的日常管理工作。建立健全档案查借阅、保护、保密、统计等日常管理制度，强化各种保管和管理措施，加强对社区卫生服务档案的管理，确保档案安全，延长档案寿命。
4．必须规范社区卫生服务档案的提供利用工作。加强社区卫生服务档案编研和检索工作，编制各类必要的检索工具，优质高效地提供档案查借阅服务，积极主动地开展档案提供利用工作，满足开展社区卫生服务工作的实际需要。
三、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要措施
推进社区卫生服务档案管理规范化是一件十分繁重和紧迫的重要任务，必须采取综合有效的措施，从整体上加以推进。
(一)必须加强对社区卫生服务档案管理规范化的宏观研究，在管理理论上实现突破。将社区卫生服务档案规范化管理的研究列入有关计划，尽快拿出研究成果，以指导实践。
(二)必须把社区卫生服务档案管理列为社区卫生服务业务建设的一项重要内容，使其同步发展。将社区卫生服务档案管理纳入社区卫生服务事业的发展规划和计划当中，与其同步规划，同步建设，使社区卫生服务档案管理工作随着社区卫生服务事业的发展而同步发展。
(三)必须加强对社区卫生服务档案管理的业务培训、检查和指导。社区卫生服务机构建档工作起步较晚，管理人员的档案意识还很薄弱，管理水平较低，如果不加强对其业务培训、检查和指导，就跟不上档案管理科学化、规范化、标准化的发展进程。只有及时培训、常指导、勤检查，及时发现并解决管理工作中存在的各种实际问题，才能保证社区卫生服务档案管理工作的健康有序开展。各级档案行政管理部门应高度重视社区卫生服务档案管理工作，切实加强对社区卫生服务档案管理工作的业务指导。
(四)必须尽快出台实施社区卫生服务档案管理的基本业务规范，对社区卫生服务档案管理提出明确的要求。切实加强对社区卫生服务档案管理各方面具体业务问题的研究，深入总结社区卫生服务档案管理工作的实践经验，尽快制定并出台实施社区卫生服务档案管理的基本业务规范，使社区卫生服务档案管理有章可循，促进社区卫生服务档案管理规范化水平的提高。
防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其有以下四个方面：
1将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。
2将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。
3站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。
4科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定
(一)站级业务档案的划分及范围
在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能 够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：
1业务工作法规、标准及技术方法的档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。
2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。
3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。
4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。
5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。
6各项业务工作的统计月报、年报。
7省市级以上刊物上发表的业务论文。
(二)科级业务档案的划分及范围 我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成 的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的的存亡而定，而且不少材料还因 工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监 测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告， 就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：
1卫生监督材料
(1)预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。
(2)常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。
2一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录(笔录)，人员寻访记录，检验结果及处理报告等。
3行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。
4各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。
5从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。
6咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。
7各种毒理检验、化验材料。
三、实行两级管理的意义
1两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾
我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料 只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。
2站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而 是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。
3科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要
防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形 成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生 防疫的日常需要。
四、两级管理的实施
1建立健全档案工作
两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络 是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。
建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员 会，负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案 的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务 档案管理进行督促指导。各
科设兼职档案员，在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。
2建立切合实际的业务档案管理制度
对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的业务档 案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，站档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部“全国卫生防疫工作规范”关于业务活动形成材料范 围的规定，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科站级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分；第三，严格科级秋档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。
3加强对兼职档案员的培训和指导
各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务 列入兼职档案员继续的学习，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。
4推行责任制，加强考核
