发布时间：2023-05-31 15:00:23
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的电子合同归档管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
合同作为体现签约各方的真实意思表达，在建设项目管理中处于重要地位，在建设项目实施过程中，需要通过合同来完成建设项目的设计、采购、施工等建设内容；同时，合同也是建设项目档案的重要组成内容。保证合同归档文件的真实性，是建设项目合同管理的基本出发点。
而若想在项目档案验收过程中对相关的合同管理进行有效审核，审核员应当对合同及合同管理、合同形式及相关内容等方面有比较全面的认识。本文以与建设项目竣工验收相关的标准及规范中所提出的合同管理要求，结合近年来我们参与建设项目档案验收及建设项目竣工验收的经验与体会，对如何加强建设项目合同管理予以初步探讨，希望有助于深化各方面对建设项目合同管理的认识。
一、合同及建设项目合同管理的基本概念
在讨论合同管理时，应当理解“在合同法甚至民法上，协议基本上是合同的同义语”，由此可见所谓 “合同”与“协议”的含义本身就具有是在签约各方协商一致的基础上达成的，是指平等民事主体之间如政府机关、社会团体、企业、个人等自然人、法人或其他组织通过协商所达成的设立、变更、终止民事权利义务的的法律行为，同时，合同除了表示出一定的法律行为外，还可以表示由此种法律行为产生的法律关系。当我们在对建设单位的合同管理情况进行审核时，应当注意到关于合同的内涵含义，所以，当进行项目档案验收时，对以“合同”、“协议”、“备忘录”等名义出现的文件，应当都按照合同来对待，体现了建设项目过程中建设单位与参建单位通过平等协商与相关单位（一般为企业）所建立的法律关系及所应当承担及实施的法律行为。
进一步而言，当我们在项目档案验收及建设项目竣工验收时，只要是属于以上所述“合同”类型的文件，都应当注意其是否体现了合同所应当具备的法律行为及由此产生的法律关系。因此可以看出，建设项目合同管理的实质，体现出建设单位在建设项目进行过程中， 对项目合同的管理控制能力，而通过对合同管理情况的审查，可以对建设项目的实施过程予以公正的评价。
档案与其它信息系统的最大区别之一，在于不仅可以提供真实的信息，还在于可以还原其在归档时的原始状态，可以实现回溯性查找。建设单位在建设项目进行过程中所签订的招标、设计、施工、监理、设备采购以及职业卫生（劳动卫生）评估、安全评估等合同文件（合同档案）成为评判建设单位所承担的建设项目活动是否依规进行、合法有效的依据。
二、与建设项目合同管理相关的标准及规范性文件
自从我国改革开放以来，我国的法制化管理环境已经基本确立并且仍然在不断完善中，依法对建设项目进行管理，是保证建设项目能够实现建设目标的主要手段，为此，国家相关部门了一系列的标准及规范，以达到对建设项目进行有效管理的目的。因此有必要对这些在建设项目档案验收及建设项目竣工验收中需要执行的标准及规范予以充分认识，才能在建设项目档案验收及建设项目竣工验收中自觉有效地执行相关规定。这些需要关注的标准及规范主要有：
1.在建设项目档案验收及建设项目竣工验收中，《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）是使用最为广泛的标准文件之一，在DA/T28中做出了以下明确规定：
6.8 合同要求
6.8.1建设项目中各方应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任；可在施工合同或设计合同中明确。也可单独签订竣工图编制合同。
6.8.2 由施工单位编制竣工图的，应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数（包括必须套数和主管机关要求套数），以及因修改增加新图的责任：凡由设计单位编制竣工图的，可单独签订竣工图编制合同。
6.8.3 施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。
6.8.4 监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任。”
DA/T28中的这些条款，对编制竣工图及建设项目的监理单位所应当承担的合同义务做出了明确规定。
2.在2015年，国家档案局和国防科工局的《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》中，也对此做出了相应规定：“建设单位在制定招标文件、与参建单位签订合同（协议）时，应设立专门条款，明确相关单位的项目档案管理职责及项目文件的形成、归档职责、归档范围、质量要求、整理标准、归档套数、归档时间及违约责任。” 该规范性文件还进一步明确规定：“建设单位在支付合同款前，应审查参建单位的项目文件归档情况，对于未按合同（协议）要求提供项目档案（文件材料）的，暂停或不予支付。”
另外，在《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》中也有类似的规定：“电子政务项目文件材料的收集、整理、归档应与项目建设进程同步实施。实施机构在项目建设初期通过制定归档制度、业务规范、合同条款、开展培训、交底等方式，对文件的收集、整理、归档提出明确要求；在项目建设过程中，结合项目进程，对电子政务项目文件的收集、整理情况进行检查；单项工程验收、合同验收时，应同步进行档案验收。”
对于项目档案验收的专家来说，掌握这些标准、规范性文件对合同管理的要求，是非常必要的。
三、审查建设单位合同管理时需要关注的内容
那么，在审查建设单位建设项目合同管理状态时，应当关注哪些内容呢？或者说通过哪些方面的审查来评价建设单位的合同管理状况呢？结合我们在建设项目验收中的经验来看，在评价建设单位的合同管理状态时，可以从以下几个方面进行。
1.与建设单位签订合同、建立起合同法律关系的资质方面
按照相关规定，在签订建设项目合同时，如果对参建单位的资质有相关要求时，则应当对合同主体的资质进行审核，如果与建设单位签订合同的另一方不具备所要求的资质，则导致所签订的合同无效。
例如，承担建设项目招标项目的参建单位，应当具备相关的招标资质，如其资质证书规定其只拥有机电工程招标资质的单位，就不能承担土木工程的招标项目；如果要求具有相关的保密资质时，也需要其提供相关的保密资质证明文件；或者应当是由具有甲级资质的咨询单位进行的项目评估，就不能由仅仅具备乙级资质的单位来承担。
2.建设项目合同文本的有效性方面
建设项目合同文本指具备相关资质的参建单位与建设单位所签订的合同（协议）是否具备让合同（协议）产生效力的要素。如果合同（协议）文本不具备合同（协议）产生效力的要素，即使是签订合同（协议）的单位资质符合要求，合同（协议）同样不会产生法律效力。这种让合同（协议）产生双方所希望的法律效力的要素被称为合同（协议）的“生效要件”。
一般来说，合同（协议）的生效要件包括以下内容：
a签约双方具备独立承担合同义务的主体资格，如具备相关资质；
b合同（协议）表达了签约双方的真实意思；
c合同（协议）生效的时间；如在合同（协议）规定“本合同自双方签字之日起生效”的条款，但合同（协议）的文本中却没有签字时间；
d合同（协议）所规定的条款不符合建设项目批复文件的要求或内容时，其合同（协议）实际上也属于无效。
当然，导致合同（协议）无效的表现形式不止以上方面，但就我们的经验看，这几个方面是在建设项目档案验收及建设项目竣工验收过程中对项目合同（协议）进行审查时，经常出现的导致验收组专家对合同（协议）的法律效力提出质疑的方面。
3.建设项目合同的整理组卷方面
建设单位的合同管理，包括对项目档案的管理在内，因此，考察建设单位合同档案的整理、组卷，也是建设项目档案验收的主要内容。通过查看合同档案的案卷质量，同样可以反映出建设单位项目管理及合同管理的情况。
查看合同档案的案卷质量时，不仅要查看以上的内容，还应当对合同文件划分、组卷等案卷质量的进行查看，主要考察其整理组卷是否符合档案整理的基本要求，如是否与相关活动产生的文件一起组卷、合同的附件（技术协议、备忘录等）是否与合同合并组卷等等。
特别需要强调的是，归档的合同应为原件。
四、建设单位合同归档制度实施情况
在考察建设单位的合同管理时，除了考察其合同档案的案卷质量等方面，还应当对建设单位是否执行了相关标准或规范提出的合同管理要求情况进行考察，如相关标准规定：建设单位在与中标单位签订合同时，宜做出专门的归档文件内容，规定相关的项目文件收集整理条款，条款中是否提出了对建设项目归档文件的质量要求。
在合同管理方面对当年所签订的合同*多份合同进行了编号、盖章登记，合同项目顾客评审表进行分类，并在OA系统上对所签订合同进行了电子数据管理，并在规定的时间里完成了*年每月生产经营统计汇总工作。对于各单位情况不同对合同管理也采取了不同方式催收归档工作，使其我院合同归档率占*%以上，有效防止了因合同原因而产生的不必要麻烦。
对于分支机构服务方面也是任劳任怨只有各分支机构有快件过来，都会想尽办法为其办理，并在最短时间内给他们寄邮回去，以不耽误对方工作为目的，从不因个人问题而延误工作。
完成了*年度省、市勘察协会会费上缴工作。
二、资质管理方面工作情况
由于我以前从事出纳工作，这是第一次接触资质管理、合同管理的工作，这其中有个角色的转变，虽然出纳工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理细则等，为以后的工作打下了良好的基础，但由于资质管理工作以及分支机构生产经营管理的性质不同，使我在工作中有些被动接受、缺乏创新的工作作风，但在朱科长的关心和帮助下，使我很快就转变了思想，进入了工作角色。
四月份完成了湖北省第九届“守合同重信用”材料整理及申报工作，完成了院工商营业执照年检以及企事业单位组织机构代码证换证及年检工作。并对全院各类资质进行了一次清理，按资质证件的使用范畴及用途重新分类，制作成相应的电子明细表，便于借阅人员查看，对日常资质证件（原件及复印件）借用进行了登记、维护管理工作。
五月份协助深圳分院、黄冈分院、珠海分院在当地建设部门登记备案工作，以及完成了当月的合同管理统计工作；协助院办等部门，收集整理20*年院施工的**草街子地质灾害防治施工项目原始资料；以及各分支机构投标使用资质借用归还登记管理工作。
六月份完成了“全国工程勘察设计单位诚信单位”牌匾、证书申领工作。协助各分支机构项目投标工作，做出谋划策之功效，如：*分院参加*艺术馆工程勘察项目投标，*分院*高速公路连接线粉喷桩检测项目投标等工作。按市建委工程勘察设计处和武汉勘察设计协会的要求，将我院基本情况等相关资料报送《武汉勘察设计》网站，建武汉勘察设计网络数据库。完成1-6月份半年度合同统计工作，以及生产经营统计汇总工作。
七月份协助*科长顺利完成了地质勘察资质（固体矿产勘察、水工环、液体矿产勘察）三个甲级资申报工作，这也是我第一次参与资质维护管理工作，实现中学到了很多的知识，丰富了我的工作经验，此项工作已圆满完成并已为我院取得了三个甲级资质。完成了我院《武汉市工程勘察设计行业诚信单位》申报工作，此项工作也得到了好的结果，我院被评为武汉市28家工程勘察设计诚信单位之一。
八至九月份协助并完成了测绘资质年检工作，新的测绘资质也已领取，并对我院地灾类（勘察、施工、评估、设计）资质复审材料进行整理工作。
十至十二月份完成了报送国土资源部地质灾害治理工程勘察设计施工和危险性评估四个甲级资质复审材料申报工作，此项工作已由国土资源部审批过两项地灾施工和地灾评估甲级资质，还将等待另两项资质审批。完成了报送局企业指导处《单位资质和个人职业资格证书情况信息表》资料。完成了上报湖北省建筑行业十强申报工作。
三、管理工作中的经验与体会
1、由于我以前从事出纳工作，这是第一次接触资质管理、合同管理的工作，这其中有个角色的转变，虽然出纳工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理细则等，为以后的工作打下了良好的基础，但由于资质管理工作以及分支机构生产经营管理的性质不同，使我在工作中有些被动接受、缺乏创新的工作作风。
2、还需加强了部门间的沟通合作。作为企划经营部，平日多与各部门加强联系，做好协调服务管理工作。为了我院目标，各部门紧密协作，减少内耗，充分发挥团队精神，利用集体的力量提高了我院整体作战能力。
一、从以房屋登记为核心向以交易管理为核心转变
从某种意义上说，房屋登记是物权合法建造后，各种证书汇总的“兜底”办证。房管部门在履行管理职能时，其“业务链”或多或少都与登记相连。比如，交易管理与房屋登记捆绑，服务业务前置，等等。不动产统一登记后，房管部门只能依靠自己职责来行使职权。房屋存在的形式主要有新建商品房和存量房两种，因此，可以依据不同的类别，研究不同的管理办法，从而加强交易管理。
一是以预售管理为龙头，推动房地产市场管理。目前新建商品进入市场前必须进行预销售审批，房管部门对此有比较成熟的管理办法和经验。抓好预销售管理，特别是抓好新建商品销售合同备案，从宏观层面上既有利于房管部门加强房地产市场调控，打击违规开发，同时从管理层面上也有利于房管部门推动资质管理，开展关联工作，对此，必须高度重视，进一步强化。
二是以合同备案为重点，推动房地产交易管理。当前，有的地方实行了存量房买房合同备案，有的地方没有实行存量房买卖合同备案。从长远发展来看，实行存量房买卖合同备案，不仅有利于加强房地产交易管理，维护市场秩序，而且有利于房管部门推进个人住房信息建设，完善个人住房信息系统。如果房屋登记分离后，没有存量房合同备案，房管部门是无法掌握房屋交易情况的，也是无法对存量房交易进行管理的，即使不动产登记部门提供了不动产登记信息，也是一种滞后的信息，或者是市场交易与登记结果不一致的信息。因此，没有建立存量房交易备案制度的地方，必须利用现有管理资源，尽快启动存量买卖合同备案工作。另外，建立存量房买卖合同备案，也有利于房管部门加强中介机构管理，推进其他管理业务的上档升级，使管理更加规范高效。
二、从以档案管理为载体向以信息管理为载体转变
房地产档案是在房地产管理活动中直接形成的，具有保存、查考价值的文字、图簿册和图像视频等不同形式的历史记录。不动产登记统一后，房管部门管理的档案范围肯定有较大程度的调整，特别是过去因房屋登记而产生的大量纸质资料和电子资料将相应的减少。目前，房管部门档案管理的重点是房屋登记资料，对此，相应管理部门应尽早调整工作思路。
一是扩大管理范围。主要是把新建商品房预销售合同备案资料和存量房交易的合同备案资料纳入房地产档案管理的重点，与房地产登记的纸质资料一道，同收集，同归档，同管理。同时建立相应的电子信息资料，形成房屋从建造到交易再到拥有的比较完备的数据库。
二是放大既有功效。房管部门在房屋登记中形成大量的纸质资料，有的已经转换成电子资料。现阶段，要加大人力物力财力投入，在原有登记簿信息的基础上，建设比较完备的个人住房信息系统。一方面为金融、税务、司法、纪检、住房保障等部门提供信息，形成资源共享平台，打通“信息孤岛”，以此来发挥房管部门在社会管理创新中的作用，进一步提高房管部门的地位；另一方面为房管部门建立个人住房信息查询系统提供基础支撑。
三、从以行业管理为主向以产权产籍管理为主转变
市场经济越成熟，行政干预越乏力。从中央“简政放权”和“砍掉最后一公里”的信息中得到启示，随着改革的逐步深入，房管部门的行政权力还将进一步减少，协会管理，行业自治将是大势所趋，这既是改革发展的结果，也是社会进步的标志。为此，房管部门要创新思路，顺势勇为。
时光荏苒、日月如梭，不知不觉间，20xx年即将翻过，真是时不我待！由于领导的信任，我有幸在三月中旬调入企划部来，自从进入企划管理部以来，在部门领导的关心、帮助下，努力做到爱岗敬业，恪尽职守，以务实的工作作风、坚定的思想信念和饱满的工作热情，较好地完成了自己的本职工作和领导交办的各项工作。现作如下总结：
一、资质管理方面工作情况
由于我以前从事出纳工作，这是第一次接触资质管理、合同管理的工作，这其中有个角色的转变，虽然出纳工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理细则等，为以后的工作打下了良好的基础，但由于资质管理工作以及分支机构生产经营管理的性质不同，使我在工作中有些被动接受、缺乏创新的工作作风，但在朱科长的关心和帮助下，使我很快就转变了思想，进入了工作角色。
四月份完成了湖北省第九届“守合同重信用”材料整理及申报工作，完成了院工商营业执照年检以及企事业单位组织机构代码证换证及年检工作。并对全院各类资质进行了一次清理，按资质证件的使用范畴及用途重新分类，制作成相应的电子明细表，便于借阅人员查看，对日常资质证件（原件及复印件）借用进行了登记、维护管理工作。
五月份协助深圳分院、黄冈分院、珠海分院在当地建设部门登记备案工作，以及完成了当月的合同管理统计工作；协助院办等部门，收集整理20xx年院施工的重庆万州草街子地质灾害防治施工项目原始资料；以及各分支机构投标使用资质借用归还登记管理工作。
六月份完成了“全国工程勘察设计单位诚信单位” 牌匾、证书申领工作。协助各分支机构项目投标工作，做出谋划策之功效，如：南宁分院参加南宁艺术馆工程勘察项目投标，荆州分院武荆高速公路连接线粉喷桩检测项目投标等工作。按市建委工程勘察设计处和武汉勘察设计协会的要求，将我院基本情况等相关资料报送《武汉勘察设计》网站，建武汉勘察设计网络数据库。完成1-6月份半年度合同统计工作，以及生产经营统计汇总工作。
七月份协助xxx科长顺利完成了地质勘察资质（固体矿产勘察、水工环、液体矿产勘察）三个甲级资申报工作，这也是我第一次参与资质维护管理工作，实现中学到了很多的知识，丰富了我的工作经验，此项工作已圆满完成并已为我院取得了三个甲级资质。完成了我院《武汉市工程勘察设计行业诚信单位》申报工作，此项工作也得到了好的结果，我院被评为武汉市28家工程勘察设计诚信单位之一。
八至九月份协助并完成了测绘资质年检工作，新的测绘资质也已领取，并对我院地灾类（勘察、施工、评估、设计）资质复审材料进行整理工作。
十至十二月份完成了报送国土资源部地质灾害治理工程勘察设计施工和危险性评估四个甲级资质复审材料申报工作，此项工作已由国土资源部审批过两项地灾施工和地灾评估甲级资质，还将等待另两项资质审批。完成了报送局企业指导处《单位资质和个人职业资格证书情况信息表》资料。完成了上报湖北省建筑行业十强申报工作。
二、合同管理以及分支机构服务方面工作情况
在合同管理方面对当年所签订的合同xxx多份合同进行了编号、盖章登记，合同项目顾客评审表进行分类，并在oa系统上对所签订合同进行了电子数据管理，并在规定的时间里完成了08年每月生产经营统计汇总工作。对于各单位情况不同对合同管理也采取了不同方式催收归档工作，使其我院合同归档率占xxx%以上，有效防止了因合同原因而产生的不必要麻烦。
对于分支机构服务方面也是任劳任怨只有各分支机构有快件过来，都会想尽办法为其办理，并在最短时间内给他们寄邮回去，以不耽误对方工作为目的，从不因个人问题而延误工作。
完成了08年度省、市勘察协会会费上缴工作。
三、管理工作中的经验与体会
1、由于我以前从事出纳工作，这是第一次接触资质管理、合同管理的工作，这其中有个角色的转变，虽然出纳工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理细则等，为以后的工作打下了良好的基础，但由于资质管理工作以及分支机构生产经营管理的性质不同，使我在工作中有些被动接受、缺乏创新的工作作风。
2、还需加强了部门间的沟通合作。作为企划经营部，平日多与各部门加强联系，做好协调服务管理工作。为了我院目标，各部门紧密协作，减少内耗，充分发挥团队精神，利用集体的力量提高了我院整体作战能力。
关键词：信息化；合同管理；管理优化
合同管理是企业风险防范的一项重要的手段，体现更多的就是管理方面的要求，在全面推行使用合同标准化文本工作取得初步成效的基础上，积极探索合同管理的信息化模式，将信息技术适时的应用到合同管理系统中，实现合同申报、审查、签订、结算和归档查询等各项业务的有机整合。使企业合同管理工作能够达到质的飞跃，迈上一个新的台阶。
一、合同信息化管理的实施背景
企业谋求发展的必然选择：数字技术以及网络信息技术的不断创新和应用，推动了全国乃至世界范围内的生产方式、生活方式以及思维方式的转变。而传统产业要进行技术改造和提升就必须借助信息化的手段得以实现，推动经济的结构优化调整，从而提升企业管理的现代化，降低能耗、提高效率，减少成本，增强企业的市场竞争力，因此，合同信息化管理是企业转变发展方式、谋求发展的必然结果，同时也是提升企业管理水平的重要举措。以信息化促进工业化的进程和发展是时展的必然要求，也是不可阻挡的趋势，同时运用信息化手段进行合同管理是法务人员的努力的方向。先进理念辅以快捷、准确的信息化手段，是传统企业寻求发展的必然选择。
二、如何实现合同信息化管理
1.健全企业法律防范机制
回顾过去的几年安全事故频发，特别是发生在2007年11月24日的油气加注站液化气储罐的爆炸事故，通过这一事件的惨痛教训使得企业也深刻的认识到合同管理上存在的严重安全问题，其他企业也以此为鉴，积极寻求提升企业合同管理水平的有效措施和办法，从而健全企业内部法律风险的防范机制。在加强合同管理的同时注重动态监管，健全和完善合同管理制度，强化企业的风险防范意识，使合同管理迈上一个规范化、网络化、流程化的崭新台阶。健全企业合同管理体制，按照“统一授权、分级负责、分类审查以及归口管理”的原则设定职能，责任落实，公司内部各部门间协调配合，形成一个上下成线、纵横成网的管理体系，将合同管理工作落实到实处。
2.加强企业内部合同管理要求
大多数企业长期以来一直采用的都是纸质合同，而合同生效往往需要各相关职能部门的审批，而一般涉及到的单位一般分布分散，一旦合同中出现需要修改和更正的问题，就不可避免的需要经办人员多次的往返于各部门之间进行重新的审阅和签批，使得审批过程变得繁琐、拉长了审批时间，严重影响工作的效率和进度，有时可能会造成贻误商机，甚至造成经济损失，而纸质合同的流转过程无法追踪、难以记录，一旦出现问题责任无法界定清晰，因此，在合同管理工作中往往矛盾横生，虽也时时沟通但也收效甚微，那么在如此混乱的背景下如何解决这一矛盾，提高合同管理效率，降低成本，也成为当下企业关注的新课题，建设符合企业自身发展情况的一套合同管理系统。
3.合同的信息化管理条件成熟
合同标准化文本工作的推行，在一定程度上促进了合同管理的标准化，比如：物资采购、工程设计、工程施工、运输和设备维修保养等六大文本。为实现合同管理的信息化奠定了基础，同时也加快了合同管理方式的转型。合同管理流程的程序化，可以增加企业业务的透明度，减少不必要的人为因素的干扰，使各部门职能落实，积极参与到合同管理的工作当中，使合同管理的形式由以往的被动防范转变为主动防范，实现风险控制，确保合同的合法性和可操作性。合同文本库的创建，可以方便使用人员快速的编写合同或设置常用的一些合同示范文本，很大程度上减轻了经办人录入的工作量同时也降低了法律风险。目前，许多企业都对于合同管理的信息化高度重视，从实际出发，积极探索信息基础设施的建设，从而建立健全的、规范和标准化的合同管理体系，进而提升企业管理水平。近几年来，“科技兴企”的理念逐渐深入人心，我国也大力的引进和应用先进的科技手段，加快我国信息化的建设步伐，为各企业提供有力的技术支撑和保障。比如建立“MPLSVPN”的光纤到点网络，既提高了网络资源的利用率同时也提升了网络的传输速度，满足了各公司对于无纸化办公的需求，信息化支持下的合同管理，有效的推动了合同信息化管理的进程。此外，合同信息化的管理打破了地域和时间的限制，同时还可以利用信息系统中的跟踪功能随时查询合同流转的进程，即使不在公司的外派人员也可以通过公司的内网审批合同，大大地缩短了人员审批和等待的时间，提高了工作效率同时也降低了管理的成本。充分的实现了“集中管理、操作公开、过程追踪、”等风险防控的原则。
4.优化合同管理流程和管理系统的功能
公司领导层应积极支持，各信息管理部门也应全力的配合，有针对性的了解国内信息化建设的现状和水平，对现行单位进行资料调研和实地考察，结合企业内部自身的发展特点来规范合同管理流程，合同管理的主要目的就是能够为企业提供一个集中管理、易维护、安全和高效的管理环境，并能够涵盖合同管理的各环节的内容和职责。比如：转授权功能就可以解决人员职位变动和人员调动、出差等授权权限变化的问题；合同归档、查询功能可以设置有关人员在权限范围内可以查阅的资料；合同统计和分析功能则可以将合同按年、季、月来进行划分，每个合同设定一个编号，方便统计和查找等等。
三、结语
综上所述，信息化支持下的合同管理，创新了合同管理的模式，同时也解决了部门分散，点多面广的问题，成功应对了管理成本高、签约难度大的状况，对于提高企业合同管理水平和工作效率具有重要的现实意义。
参考文献：
[1]潘怀敏.浅议企业的合同管理[J].福州党校学报,2014(2):50-53.
[2]魏维.浅谈推行合同管理信息系统提高合同管理质量和效率[J].商情,2017(15):133.
中专学校工程项目建设正在不断走规范化、科学化道路，但是由于多方面因素限制，当前中专学校建设工程合同管理工作相对还比较滞后，加之我国的建筑施工行业还有待进一步完善，使得中专学校建设工程合同管理过程中出现诸多问题。
(一)合同管理体系和制度不健全，合同文本不规范
目前部分中专院校没有建立合理的建设工程合同管理制度，合同管理体系也健全，没有设置专门的岗位责任，合同管理程序比较混乱，合同签订和合同履约阶段的各项准则不规范，导致一旦发生合同纠纷事件，很难拿出有效的举证而引起诸多不必要的麻烦。同时，中专院校对合同归档程序也没有明确的规定和专人负责，对合同履约情况的监督管理缺乏必要的控制手段以及评估总结，影响项目施工质量。合同作为建设工程项目的核心内容，是承发包双方彼此履行义务和处理施工纠纷的重要依据，因此合同文本内容必须规范、完整、准确。但现实中，由于中专院校的建设造价相对较低，没有较大的基建项目，在制定合同文本时没有完全采用标准的合同文本，合同条款不全面、合同内容不能平等的反应双方的合法权利和义务，使得合同难以顺利履行。
(二)合同管理信息化程度不够，管理手段落后
现在中专学校的工程建设合同管理仍然处于传统分散的管理状态，还没有形成系统的精细化管理，尤其是在信息技术发达的时代，仍是使用手工方式进行合同信息的采集、存储和维护，合同管理软件信息系统的开发和利用相对比较落后，无法实现系统内部信息资源的共享和合同管理流程的优化与重构，合同管理信息化程度不高，不能满足新形势下对合同管理的要求，影响工作效率。同时，中专学校在建设工程合同管理过程中没有运用现代化管理理念，对合同管理的重要性没有引起足够的重视，没有配备专业的合同管理人员负责合同的归档、监管、总结评估等工作，管理手段略显传统落后。
(三)风险意识淡薄，合同履约监管力度不到位
工程项目建设的不确定性因素较多，存在诸多风险，包括人为风险和自然灾害风险，所以相关管理人必须有较强的风险防范意识。但现在中专学校的合同管理人员在这方面还有很大欠缺，由于受专业限制，中专院校对建筑施工相关法律法规和行业标准不是很熟悉，从而导致在签订项目施工合同时存在对校方不利的风险。由于风险规避和防范意识的缺失，以及不注重合同保险、索赔等事项，中专院校在基建项目过程中承担了大量的风险，并有可能造成严重的经济损失。此外，建设工程合同从签订、实施到最后的评估总结都离不开严格的监督控制，但目前有关监管部门对相关的法律法规和政策宣传还不到位，监管措施还有待进一步提高，对于在项目工程合同管理中出现的问题处理不够及时，影响施工项目的正常进行和施工质量。
二、提高中专学校建设工程合同管理水平的主要对策
提高工程合同管理水平，对保证项目建设按约履行、提高施工质量、维护学校合法权益有重要意义。对于当前中专学校建设工程合同管理中存在的主要问题，可以有针对性的采取一些有效措施，逐步形成规范化的合同管理体系，降低学校建设施工风险。
(一)完善合同管理体系，规范建设工程合同条款内容
建立健全合同管理体系是保障中专院校建设工程顺利进行的基础，要不断完善合同管理体系，逐步规范各项规章制度。一方面要加大合同管理力度，加强合同管理部门的岗位设置和专业人员配备，要从上而下建立好合同管理组织结构，切实做好合同管理工作；另一方面要建立健全各项制度体系，包括合同签订、履约、变更、解除、保密、归档等各个环节都要制定严密的管理制度，从而确保相关施工单位和管理部门有章可循，保证项目工程能够严格按照合同标准规范的实施进行。同时，要规范合同文本的制定，严格把关合同条款内容。由于建设工程的特殊性，其涉及的范围广、内容多，所以在签订合同时必须额外谨慎仔细，严格按照规定进行。一是要确保合同文本的规范性，大力推行合同示范文本，这样既有助于提高合同的规范度和履约效率，又便于相关监管部门对合同的监督管理；二是要保障合同内容的完整性和准确性，确保每项条款的合理性和可行性。
(二)提高合同信息化管理水平，加强合同履约的动态管理
提高合同信息化管理水平是加强合同管理的有效手段。中专院校在进行工程项目合同管理时，要充分利用电子信息系统优势，开发建设工程合同管理软件系统，运用现代化技术合理编制合同签订程序，创建多层次合同管理模块，对合同文本要及时录入系统，实现建设项目合同的信息化管理，提高工作效率。加强合同履约的动态管理，是提高合同精细化管理水平的重要措施，一方面要加强对合同材料的收集汇总工作，中专学校在项目施工过程中应该实时的有目的性的收集各项有关文件，并形成汇编存档，一旦发生合同纠纷事件时，可以第一时间拿出有效证据，维护自身的合法权益，避免经济损失；另一方面要及时对不恰当的合同条款进行合理变更，一旦发现有歧义或不平等合同款项，应主动与合同签订双方协商变更，及时做好修补和完善工作，做到动态监管，减少经济纠纷。同时要根据合同履约的需要，对有关项目施工的通知单、洽谈纪要等函件及时发放，并做好备案工作。
(三)加大工程合同监管力度，减少合同纠纷
加强工程合同的监管力度，是保证项目施工全面顺利进行的基础，目前中专学校在合同监督管理方面还需要进一步下大力气，形成合同管理全过程的动态监管。一方面要加强度合同条款内容的审查，在签订合同之前必须对建筑施工方的资质和信用等级进行全面的调查了解，对于合同制定的合理性、公平性、法律性进行鉴别判断，确保合同履约合法有效；另一方面除了把好合同审查关之外，还要建立健全合同监督管理制度，建立科学合理的项目跟踪管理机制，尤其是加大对合同履约阶段的监查力度，建立严密的信息反馈制度，对于不符合国家相关政策和法律法规或者有害于学校切身利益的项目建设行为，要坚决予以抵制，并采取切实可行的补救措施，杜绝项目风险事件发生。同时，有关政府主管部门要做好宣传指导工作，严格把关项目审批程序，并责任到人，奖惩有度，真正发挥监管效用。
(四)增强合同法律意识，提高学校建设工程合同管理人员素质
在建设项目合同签订履约过程中，要不断增强合同法律意识，树立正确的合同管理风险防范意识，以严肃谨慎的态度严格按照规章制度办事，充分维护合同的权威性和严肃性，确保合同的法律效用。作为中专院校的合同管理人员，应该认真学习国家相关政策法规，学会依法签订项目合同，遇到纠纷时要学会用合同作为法律依据维护自身的合法权益。同时，中专学校应该加强对项目合同管理人员的思想指导和业务培训，提高管理人员的专业素养和综合素质。一方面要加大培训力度，尤其是相关法律学科、管理学科以及建设项目学科的专业培训，并定时对管理人员进行考核，对于不符合岗位要求的人员要进一步培训，同时要不断提高管理人员的计算机应用水平，便于合同信息化管理；另一方面要实行严格的岗位责任制，建立奖惩机制，激发管理人员的工作热情。同时，合同管理人员个人也要不断自学，主动接收先进知识和先进思想，在实践中不断提高自身的综合素养，做一个合格的合同管理人。
三、结束语
1物流管理专业应用型人才培养内涵
“应用型”主要指人才培养单位培养的毕业生动手能力强，能迅速适应社会需要。毕业生重点是而向生产一线，对应用知识要求较高的领域。应用型人才培养应强调以知识为基础，以能力为重点，知识、能力、素质三者协调发展，具休培养目标应强调学生综合素质和专业核心能力的培养，应用型人才培养的核心和落脚点是应用型课程休系建设，应用型课程休系建设包括人才培养方案设计、课程休系设计、教学模式设计、教学内容设计、教学方法选择等方而，应用型课程休系建设应以知识的应用为重点。
其中，人才培养方案设计应突出应用与实践能力的培养，在培养方案中，应加大实践教学的比例。要从过去以学科为中心，片而追求理论系统性、完整性的教学模式转变为以能力为本位，突出学生动手能力、解决实际问题能力、二次创新能力的教学模式。课程休系建设方而应与行业、用人单位合作，共同设置课程休系，根据行业需求以能力培养为基础来设计课程。教学模式设计上应遵循“理论与实践结合”、“课内与课外相结合”的原则，构建多样化教学模式。把以注重传授知识为主的教学模式转变为以培养学牛的知识转化能力、专业设计能力、职业行为能力、团队合作能力为主的教学模式。教学内容设计上，必须保证学生既有一定的知识水_平，又能够将所学知识应用于实践中的能力。因此，在教学内容安排上，可以分三步走:基本原理的课内讲授，校内实验、训练及课外科技活动，社会实习三位一休的教学模式。教学方法选择上应突出学牛能力培养，充分调动学牛学习的主动性、创造性。可采用启发式、互动式的教学方法，如现场教学法、研讨教学法、案例教学法、模拟教学法。采用案例分析、分组讨论（或分组操作）、启发引导、模拟训练、角色扮演、情景教学等教学方法，融“教、学、做”为一休，特别是要实施以真实工作任务和产品作为载休的教学方法，提卨教学效果，强化学牛能力培养。
2物流管理专业应用型人才培养课程体系建设思路
物流管理专业应用型人才培养课程休系建设应强调课程休系和教学内容的内在联系和整休优化，将显性课程、隐性课程及第二课堂通盘考虑，以素质教育为前提，以培养人的全而发展为目标，充分考虑提高学牛知识、能力、素质要求，在此基础上更新教学内容，建立课程模块，培养方案要课堂、课外统筹兼顾，更好地发挥学牛自主学习的主动权和选择权，真正实现以学牛学习为主休，在保障基础的前提下压缩第一课堂的理论教学时数；将实验、实践教学单独组成一个模块，分解到各年级，强化实践，使学牛素质和创新能力的培养得到提高。
应用型人才培养从人才培养方案的顶层设计抓起，以应用型课程休系建设为核心和落脚点，以培养适应于地方经济文化建设的应用型人才为目标，兼顾学牛长远的发展和就业的现实需要。物流管理专业应用型人才培养实践课程休系建设应以社会经济发展人才需求为导向，培养而向基层、而向牛产第一线的高素质应用型人才，在充分调研行业发展情况、行业岗位及岗位成长目标的基础上，对岗位工作内容深入分析的基础上总结岗位能力需求，进而理顺课程内容与能力培养的关联，最后形成完整的应用型人才培养课程休系。
3 基于应用型人才培养的物流管理专业课程体系建设方案
3.1物流专业初次就业岗位及成长岗位定位物流专业就业行业及岗位主要包括普通第三方物流企业(运输、仓储业务为主）、制造企业物流部门、连锁企业物流中心(物流部门）及其他企业及岗位。
普通第三方物流企业中：
初级岗位：物流市场开发、仓库管理、车辆调度、物流信息处理、客户关系管理、行政管理等；
成长岗位(2〜3年）：市场部主管、仓储主管(经理）、运输主管、分公司（办事处)经理等。
制造企业中：
物流部门初级岗位：物流计划员、统计员、仓库管理员、物资采购、运力采购、供应链专员等；
成长岗位：物流部主管、仓库主管、物流外协业务主管、供应链主管等。
连锁企业物流中心(物流部门）中：
初级岗位：仓储管理员、车辆调度员、物流信息员、客户管理员、供应链专员等；
成长岗位：物流中心仓库主管、运输主管、配送部主管、供应链主管等。其他企业岗位有货代业务员、货代公司操作员、快递业务员、快递公司仓储员、客服人员、信息处理员等。
3.2岗位典型工作任务及工作过程分析通过对典型物流企业、物流岗位的调研，可以得出下列物流相关岗位典型工作任务及工作过程。
业务开发的工作过程：寻找、筛选目标客户一客户及业务评估一递交物流方案书一客户确认一会同运作部门进行实施确认一签定物流服务合同一资源准备(计划履行合同）。
运力采购的工作过程:明确需求一分析需求和供应市场一编制采购计划一询价和报价分析一认证确定供应商一谈判一签订合同一关系维护一评价采购工作。
仓储的工作过程:接收入库（出库)指令一货物接运前的准备一货物接运一审核订单与进货单一货物或商品检验一接运信息的处理一储位的规划管理一货物或商品上架储存一储存环境条件的管理控制一盘点一盘点结果的处理一系统确认。
分拣的工作过程:接受订单一商品订单资料分析一确定拣货作业方式一制作拣货作业单据一安排拣货作业路径一拣货作业人员安排货物拣取一分货一系统确认。
配送的工作过程:领取装车单与配送单据一点验单据一按单清点货物一装车作业一按路线进行配送一配送异常信息反馈一领取并审理验收单据一返回验收单据。
运输的工作过程：接收指令一调度车辆一提货一在途跟踪一收货安排一费用审核。
合同维护与修改的工作过程：新客户合同登记一合同归档一按月对登记文件进行查询，看是否有需要续签合同一通知客户续签一如果客户提出新的需求，对需求进行处理一完成续签或终止合同工作。
关务工作的工作过程:接到报关资料及报关指令一根据运作的具体产品情况配合海关完成产品的清关流程一反馈清关过程中的异常情况和海关临时要求一协调海关处理相关问题。
商务工作的工作过程:接到客户业务信息一录入订单一根据业务需要牛成不同合同一根据合同拟制打印相关单据一传递相关单据到关务部和物流配送部并发出相应操作指令一搜集运作中的相关信息并反馈客户一协调客户及公司处理异常问题一配合财务完成与客户的对帐工作一跟催账款的回收。
客户服务的工作过程:①接受客户需求订单一录入信息系统一订单实施的组织和监督一对配送、运输过程中出现的异常情况进行跟踪处理一协调客户关系，进行投诉处理一对问题处理的情况进行记录和反馈;②客户服务指令确认（仓储、运输、配送、综合)一录入信息系统一分单一应收费用审核一回单确认一电iS回访。
3.3岗位能力分析
根据不同的岗位工作分工，物流工作岗位能力需求差别主要休现在岗位工作内容上。物流岗位工作能力需求主要休现在以下几个方而：岗位工作知识储备、信息的搜集及处理能力、语言表达与沟通能力、处理突发事件的能力、团队合作意识及基础的外语听说读写能力，具休能力要求如下：物流市场开发能力、仓储与配送运作能力、运输的组织与运输流程优化能力、电子商务与物流信息运作的能力、（国际、国内）货物运输业务运作能力、设计物流项目方案能力。
3.4基于应用型人才培养的课程体系方案
按照应用型人才培养要求，在充分调研物流工作岗位的基础上，以工作岗位任务及能力要求为基础设计物流专业课程休系，得出如下基于应用型人才培养的物流专业课程休系方案设计。
工作岗位属于普通第三方物流企业、制造企业物流部fJ、连锁企业物流中心(物流部门）。
工作任务包括物流市场营销、项目客户开发、仓储作业管理、库存管理、商品养护管理、公路运输组织、运输调度、运输业务管理、运输流程优化、运输场站规划与布置、电子商务运作、物流信息处理、国际、国内货物运输及进出口业务报关、物流项目方案设计、物流业务流程优化。
职业能力涵盖岗位工作知识储备、信息搜集及处理能力、语言表达与沟通能力、处理突发事件能力、团队合作意识及基础的外语听说读写能力：物流市场开发能力、仓储与配送运作能力、运输的组织与运输流程优化能力、电子商务与物流信息运作的能力、（国际、国内）货物运输业务运作能力、设计物流项目方案能力。
(一)建立分级授权管理制度
企业应当根据经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排,建立合同分级管理制度。属于上级管理权限的合同,下级单位不得签署。对于重大投资类、融资类、担保类、知识产权类、不动产类合同,上级部门应加强管理。下级单位认为确有需要签署涉及上级管理权限的合同,应当提出申请,并经上级合同管理机构批准后办理。上级单位应当加强对下级单位合同订立、履行情况的监督检查。
(二)实行统一归口管理
企业可以根据实际情况指定法律部门等作为合同归口管理部门,对合同实施统一规范管理,具体负责制定合同管理制度,审核合同条款的权利义务对等性,管理合同标准文本,管理合同专用章,定期检查和评价合同管理中的薄弱环节,采取相应控制措施,促进合同的有效履行。
(三)明确职责分工
公司各业务部门作为合同的承办部门负责在职责范围内承办相关合同,并履行合同调查、谈判、订立、履行和终结责任。公司财会部门侧重于履行对合同的财务监督职责。
(四)健全考核与责任追究制度
企业应当健全合同管理考核与责任追究制度,开展合同后评估,对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为,应当追究有关机构或人员的责任。
二、合同管理流程
合同管理从大的方面可以划分为合同订立阶段和合同履行阶段(见图1所示)。
三、合同各环节的主要风险点及管控措施
(一)合同调查
合同订立前,企业应当进行合同调查,充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情况,确保对方当事人具备履约能力。该环节的主要风险是:忽视被调查对象的主体资格审查,准合同对象不具有相应民事权利能力和民事行为能力或不具备特定资质,与不具备权或越权的主体签订合同,导致合同无效,或引发潜在风险;在合同签订前错误判断被调查对象的信用状况,或在合同履行过程中没有持续关注对方的资信变化,致使企业蒙受损失;对被调查对象的履约能力给出不当评价,将不具备履约能力的对象确定为准合同对象,或将具有履约能力的对象排除在准合同对象之外。
主要管控措施:第一,审查被调查对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件,必要时,可通过发证机关查询证书的真实性和合法性,关注授权人的行为是否在其被授权范围内,在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。第二,获取调查对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息,分析其获利能力、偿债能力和营运能力,评估其财务风险和信用状况,并在合同履行过程中持续关注其资信变化,建立和及时更新合同对方的商业信用档案。第三,对被调查对象进行现场调查,实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况,分析其合同履约能力。第四,与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门沟通,了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。
(二)合同谈判
初步确定准合同对象后,企业内部的合同承办部门将在授权范围内与对方进行合同谈判,按照自愿、公平原则,磋商合同内容和条款,明确双方的权利义务和违约责任。该环节的主要风险是:忽略合同重大问题或在重大问题上做出不当让步;谈判经验不足,缺乏技术、法律和财务知识的支撑,导致企业利益损失;泄露本企业谈判策略,导致企业在谈判中处于不利地位。
主要管控措施:第一,收集谈判对手资料,充分熟悉谈判对手情况,做到知己知彼;研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息,正确制定本企业谈判策略。第二,关注合同核心内容、条款和关键细节,具体包括合同标的的数量、质量或技术标准,合同价格的确定方式与支付方式,履约期限和方式,违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。第三,对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判,充分发挥团队智慧,及时总结谈判过程中的得失,研究确定下一步谈判策略。第四,必要时可聘请外部专家参与相关工作,并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况。第五,加强保密工作,严格责任追究制度。第六,对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,予以记录并妥善保存,作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。
(三)合同文本拟定
该环节的主要风险是:选择不恰当的合同形式;合同与国家法律法规、行业产业政策、企业总体战略目标或特定业务经营目标发生冲突;合同内容和条款不完整、表述不严谨准确,或存在重大疏漏和欺诈,导致企业合法利益受损;有意拆分合同规避合同管理规定等;对于合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的,未履行相应程序。
主要管控措施:第一,企业对外发生经济行为,除即时结清方式外,应当订立书面合同。第二,严格审核合同需求与国家法律法规、产业政策、企业整体战略目标的关系,保证其协调一致;考察合同是否以生产经营计划、项目立项书等为依据,确保完成具体业务经营目标。第三,合同文本一般由业务承办部门起草,法律部门审核;重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法律部门参与起草。国家或行业有合同示范文本的,可以优先选用,但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查,并根据实际情况进行适当修改。各部门应当各司其职,保证合同内容和条款的完整准确。第四,通过统一归口管理和授权审批制度,严格合同管理,防止通过化整为零等方式故意规避招标的做法和越权行为。第五,由签约对方起草的合同,企业应当认真审查,确保合同内容准确反映企业诉求和谈判达成的一致意见,特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目,如不存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定”,防止合同后续被篡改。第六,合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的,应当履行相应程序。
(四)合同审核
该环节的主要风险是:合同审核人员因专业素质或工作态度原因未能发现合同文本中的不当内容和条款;审核人员虽然通过审核发现问题但未提出恰当的修订意见;合同起草人员没有根据审核人员的改进意见修改合同,导致合同中的不当内容和条款未被纠正。
主要管控措施:第一,审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核,关注合同的主体、内容和形式是否合法,合同内容是否符合企业的经济利益,对方当事人是否具有履约能力,合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确。第二,建立会审制度,对影响重大或法律关系复杂的合同文本,组织财会部门、内部审计部、法律部、业务关联的相关部门进行审核,内部相关部门应当认真履行职责。第三,慎重对待审核意见,认真分析研究,慎重对待,对审核意见准确无误地加以记录,必要时对合同条款作出修改并再次提交审核。
(五)合同签署
该环节的主要风险是:超越权限签订合同,合同印章管理不当,签署后的合同被篡改,因手续不全导致合同无效等。
主要管控措施:第一,按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。对外正式订立的合同应当由企业法定代表人或由其授权的人签名或加盖有关印章。授权签署合同的,应当签署授权委托书。第二,严格合同专用章保管制度,合同经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的人签署后,方可加盖合同专用章。用印后保管人应当立即收回,并按要求妥善保管,以防止他人滥用。保管人应当记录合同专用章使用情况以备查,如果发生合同专用章遗失或被盗现象,应当立即报告公司负责人并采取妥善措施,如向公安机关报案、登报声明作废等,以最大限度消除可能带来的负面影响。第三,采取恰当措施,防止已签署的合同被篡改,如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用不可编辑的电子文档格式等。第四,按照国家有关法律、行政法规规定,需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同,企业应当及时按规定办理相关手续。
(六)合同履行
合同订立后,企业应当与合同对方当事人一起遵循诚实信用原则,根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。该环节的主要风险是:本企业或合同对方当事人没有恰当地履行合同中约定的义务;合同生效后,对合同条款未明确约定的事项没有及时协议补充,导致合同无法正常履行;在合同履行过程中,未能及时发现已经或可能导致企业利益受损情况,或未能采取有效措施;合同纠纷处理不当,导致企业遭受外部处罚、诉讼失败,损害企业利益、信誉和形象等。
主要管控措施:第一,强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收,全面适当执行本企业义务,敦促对方积极执行合同,确保合同全面有效履行。第二,对合同对方履行情况实施有效监控,一旦发现有违约可能或违约行为,应当及时提示风险,并立即采取相应措施将合同损失降到最低。第三,根据需要及时补充、变更甚至解除合同。一是对于合同没有约定或约定不明确的内容,通过双方协商一致对原有合同进行补充;无法达成补充协议的,按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定;二是对于显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同,以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致企业利益受损的合同,按规定程序及时报告,并经双方协商一致,按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜;三是对方当事人提出中止、转让、解除合同的,造成企业经济损失的,应向对方当事人书面提出索赔。第四,加强合同纠纷管理,在履行合同过程中发生纠纷的,应当依据国家相关法律法规,在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。合同纠纷经协商一致的,双方应当签订书面协议;合同纠纷经协商无法解决的,根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。企业内部授权处理合同纠纷,应当签署授权委托书。纠纷处理过程中,未经授权批准,相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。
(七)合同结算
合同结算是合同执行的重要环节,既是对合同签订的审查,也是对合同执行的监督,一般由财会部门负责办理。该环节的主要风险是:违反合同条款,未按合同规定期限、金额或方式付款;疏于管理,未能及时催收到期合同款项;在没有合同依据的情况下盲目付款。
主要管控措施:第一,财会部门应当在审核合同条款后办理结算业务,按照合同规定付款,及时催收到期欠款。第二,未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,财会部门有权拒绝付款,并及时向企业有关负责人报告。
(八)合同登记
合同登记管理制度体现合同的全过程封闭管理,合同的签署、履行、结算、补充或变更、解除等都需要进行合同登记。该环节的主要风险是:合同档案不全,合同泄密,合同滥用。
主要管控措施:第一,合同管理部门应当加强合同登记管理,充分利用信息化手段,定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行和变更、终结等情况,合同终结应及时办理销号和归档手续,以实行合同的全过程封闭管理。第二,建立合同文本统一分类和连续编号制度,以防止或及早发现合同文本的遗失。第三,加强合同信息安全保密工作,未经批准,任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家或商业秘密。第四,规范合同管理人员职责,明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求。
