发布时间：2023-06-01 15:51:02
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案管理的必要性样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
关键词:数字化;档案管理;事业单位
事业单位档案管理是进行事业单位组织和发展的基础，也是人员管理的重要手段，因此需要重视档案信息管理工作，结合不同时期事业单位的发展情况，制定适宜的管理方法。随着信息技术的不断进步，越来越多的事业单位开始使用数字化的管理技术，通过数据库将扫描的数据进行处理，使得传统纸质数据和音像得意保存，通过计算机技术对档案进行管理可以全面的提升存贮年限和管理质量，具有纸质档案管理不具备的优势，因此在事业单位的档案管理中需要对技术进行创新，采用数字化的手段，保证档案管理的科学性，提升档案管理的质量。
1事业单位数字化档案管理的必要性
1．1促进单位经济效益的提升
人类进入信息时代一个重要的标志就是信息的传输速度与准确性提升，使得信息之间的交流更加的便捷，事业单位也不例外，人员在流动的过程中产生了大量的信息，这些信息通过原本的纸质档案的方式进行管理，难免出现问题，因此需要借助计算机设备通过数字化的管理方式，提升人员的信息传输速度，通过计算机的普及对档案信息管理方式进行创新。但是现阶段事业单位如果在工作中仍然采用传统的纸质档案管理模式，将造成事业单位人员工作量的增加，人员的浪费，使得事业单位在档案管理中耗费了大量的人力物力，并且对于人员的信息认识程度不足，造成人员使用和资金划分方面存在问题，导致整个事业单位的工作效率低下，而采用数字化的档案管理方式，可以有效的对这些问题进行避免，使档案管理的准确度和质量得到全面的提升，减少必要的工作时间，节约资源，将单位有用的资源支配到更加合理的项目上。
1．2促进日常办公效率的提升
传统的档案信息管理，涉及到的内容包括纸质信息管理、档案调动管理、档案查阅管理，大量复杂的档案在管理中耗费了人员较多的时间，并且工作效率较低，进行档案收集的过程中也需要工作人员现场确认收集，保证信息的准确性，这个过程对于人员较多的事业单位本身就是复杂性较大的工作。而采用数字化的档案管理方法，而档案管理依赖现代化的科学技术管理方法，将便捷性、高效性、环保性结合起来，提升工作效率，减少误差，避免重复工作，全面的提升办公效率，让工作人员可以更加的投入到工作过程中，提升办公效率。
1．3提升档案利用效率
当前人们对档案信息的使用更加频繁，事业单位的管理更加离不开档案，传统的管理方法下调取档案的过程中需要耗费较多的时间，并且纸质的档案频繁的翻阅对档案的伤害较大，因此采用数字化的档案管理，将用户的信息存储到数据库中，在档案需要使用时只需要对信息在计算机上进行调取即可，过程非常方便。并且在信息调取过程中，通过计算机查找资料，更加快捷，使用数字化技术可以对档案管理质量进行提升。
2事业单位数字化档案管理存在的问题
2．1现代化办公设备普及性不足
我国事业单位在进行数字化管理过程中，对于设备的更新存在问题，并没有充分的考虑到技术的需要，造成设备的引进和现代化档案管理技术不相符，造成资源的严重浪费。同时对于现代化技术的利用效率较差，有的事业单位虽然引进了技术，但是对于计算机设备软件和硬件设备的更新不及时，造成系统无法支撑数字化档案管理系统的高效运行。最后，事业单位虽然引进了档案管理系统，但是对于档案资料的收集整理存在随意性，严重的影响到信息的正常使用，造成数字化档案管理的准确性受到影响。
2．2资源共享能力不足
我国事业单位相互之间的信息联系本身存在不足，系统之间联系性不足，无法实现相互之间的资源共享，导致数字化档案信息管理系统不能形成统一的体系，人员的信息是分离的，造成人员在信息档案更新存在一定的滞后性，严重的影响到信息档案管理的准确性。同时各个事业单位采用系统不统一，造成事业单位档案信息管理格式不统一，对于信息的保管存在不利影响，造成档案在管理中因为格式原因在造成信息使用受到影响，降低了使用效率。最后，资源共享平台建立的滞后性，使得人员在迁移的过程中档案可能出现缺失，对于档案的完整性不利。
2．3工作人员个人能力不足
计算机的普及需要人们掌握必要的现代办公技巧，但是事业单位中存在一些老员工，对于计算机的使用存在问题，对于现代化的办公软件应用能力不强，学习接受能力也存在不足，造成数字化的档案管理系统无法发挥应有的效果，影响档案管理系统的正常使用。同时，数字化的档案管理系统需要配备专业化的计算机维护人员，但是事业单位中对于岗位的把持较为死板，导致专业的维护人员无法进入到事业单位内部工作，造成设备的维护存在滞后性，欠缺专业知识和技术人员，使得档案管理设备无法发挥效果，造成现代化资源的浪费。
3事业单位数字化档案管理优化措施
3．1提升办公设备质量
事业单位需要引进更加完善的设备，对单位内的落后办公设备进行及时的更新，配合数字化档案管理建设。同时，对计算机进行定期的保养和维护，及时的更新系统，保证数字化设备的安全运行。最后，政府可以出面对事业单位设备采购进行引导，尽量保证事业单位设备的统一性，这样可以形成联动效应，低价采购办公设备的同时，促进企业的发展，从而带动地区经济发展，并且对于事业单位后期建立统一的数字化档案管理平台提供基础前提。
3．2推动数字化档案管理平台建设
事业单位在建立数字化档案管理过程中需要考虑到与其他单位的联系，重视进行资源的共享，因此数字化档案管理体系的过程中，各个事业单位的硬件采购、软件安装等尽量保持一致性，积极和其他单位取得联系，加强相互之间的沟通与联系，一点到面的建立统一的平台。同时，将自身的数据库进行开放，科学的设置权限和密码，保证其他事业单位在合理的范围内可以调取需要的资料，提升档案信息的开放性，事业单位更好的了解员工信息，提升信息档案管理效率，促金档案管理的有效流通，使得事业单位在人员任命上更加高效。
3．3促进人员素质的提升
事业单位在进行数字化档案信息系统建设时，首先需要将员工的计算机使用能力进行提升，对办公设备和技术进行培训，积极开展培训活动，促进工作人员整体技术的提升。同时引进专业的软件维护人员，不断的对技术进行创新，提升数字化系统的稳定性。最后，最后，需要强化人员的服务意识，提高人员的服务水平，积极采取引进和培养相结合的方式，充实专业化的档案管理人才队伍，将服务意识落实的工作中，让员工通过服务意识的推动作用，不断的学习数字化档案管理知识，掌握更加全面的操作方法，提升自身能力。
4结语
数字化的信息技术是生活的重要部分，数字化的档案信息管理技术也不例外，将数字化与档案管理相结合，可以对当前事业单位较为混乱的档案管理现状进行改善，采用更加科学的管理方法，充分发掘档案资源优势，合理的使用档案，保证事业单位人员安排的合理性，同时采用数字化的档案管方法，将事业单位的档案管理进行更加全面的推广，这样才能使单位得到长足发展，成为合格的服务型单位。
参考文献:
［1］夏丽颖．数字化档案管理在事业单位中的应用分析［A］．中国武汉决策信息研究开发中心，决策与信息杂志社，北京大学经济管理学院．“决策论坛———企业行政管理与创新学术研讨会”论文集(下)［C］．中国武汉决策信息研究开发中心，决策与信息杂志社，北京大学经济管理学院，2016:1．
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［3］李忻芝，黄婷．新时期事业单位档案的数字化管理探讨［J］．办公室业务，2016(09):144．
［4］邢炜．事业单位档案数字化管理分析［J］．现代国企研究，2016(16):75．
（一）公路工程档案的概念
工程档案通常是指公路建设全过程中所直接形成的、用于记录项目中具有保存价值的文档资料与信息资源，也是后续养护、管理等多项工作得以顺利实施的重要依据。近年来，随着我国城市化进程的逐渐加快，以及公路工程建设项目的日益增大，加强档案管理工作，建立健全完整、系统、可靠的档案管理体系，对于促进我国城市建设、确保公路工程建设质量等多个方面都将起到非常积极的作用。
（二）公路工程档案的特点
相比普遍的建设项目，公路工程普遍具有规模大、建设周期长、工程组成复杂等特点，这都使得其档案在形成与管理方面，与普遍工程档案之间有着较大的区别，并具有以下显著特点：
1.形成周期长
一个工程项目的建设，从立项审批、可行性研究、图纸设计、招投标、工程施工、交工验收、试运行直至最后的竣工验收，往往需要跨越较长的时间，通常在3年以上。而各类档案信息，也是伴随着项目建设活动的开展所形成的，其形成周期同样很长。
2.涉及面广
在项目建设的一个完整周期内，需要涉及交通部、交通厅、建设单位、设计单位、多家施工单位、多家监理单位，总数达数十家直接相关单位；同时，沿途还需涉及政府、电力电讯、材料供应厂家等多个部门。
3.专业性与阶段性强
专业性，是指其档案内容多是技术方面的，专业性很强，要求档案管理人员需要具备较强的专业知识与档案管理知识。
阶段性，则是指在项目施工的全过程当中，通常需要历经路基、桥梁、隧道、通讯、绿化等各阶段的工程建设，需要各种专业化的施工队伍参与，这都使得档案的形成具有很强的阶段性特点，必须在各阶段中都加强档案的管理工作，以免影响到后续工程的施工。
4.管理难度大
一方面，由于工程档案的种类繁多、类型复杂、记录方式多样，这都加大了在档案信息收集与立卷归档方面的难度；另一方面，则是由于工程项目建设具有一次性的特征，工程档案一旦形成以后，对原有档案管理中存在的问题很难进行弥补，这也加大了工程档案管理的难度。
二、加强公路工程档案管理工作的必要性
（一）有利于提高工程项目的管理水平
项目管理，主要包括了对工程质量、工程进度、工程安全等各要素的有效控制与管理，并通过在工程项目中制定相应的考核与责任机制，来判定其管理水平是否达到了预期的管理目标。
然而，由于这些管理要素往往贯穿于工程项目的全过程之中，需要采取动态化的管理模式，这都导致许多考核与评价的数据，需要在不同时间段进行收集与统计。如果单独进行统计，不仅耗时、耗力，而且数据的准确性无法保证。而通过将档案应用于项目管理中，则能将各种数据信息完整、准确地保存下来，从而有利于大幅度提升工程项目管理的效率与水平。
（二）有利于及时发现和解决工程中存在的问题
在工程项目建设的一个完整周期内，需要涉及多个参建单位。而通过工程档案，则能将各单位的工作活动详细记录于档案之中，每个参与者均通过签字与签署意见的方式，以明确各自的职责与义务。
通过强化档案管理，一方面能通过对档案信息的收集、整理与分析，以及早发现项目建设过程中所存在的问题与隐患，并通过实施技术调整、工艺调整或施工队伍更换等措施，以确保项目施工的安全与顺利进行；另一方面，当工程事故一旦发生时，工程档案还能作为事故分析、程度判断、根源查找以及责任确定的重要凭据，从而有利于工程事故及问题的及早解决。
三、强化公路工程档案管理的实施途径
（一）公路工程档案管理存在的问题
长期以来，公路工程界始终存在着“重外轻内”的思想，对于档案管理工作，普遍重视程度不足，并存在着规范性不够、自动化程度不高、人员素质较低等一系列问题。
1.缺乏规范化
当前，在工程档案管理中，尚缺乏统一的标准，在档案的表格形式、填写规范与归档方法上普遍存在着不统一的现象。正是由于档案管理缺乏统一化与规范化，这不仅给档案管理人员带来了极大的不便，而且容易导致档案信息的不完整、不准确。
2.自动化程度不高
档案管理工作，主要包括了信息收集、文件整理、档案立卷归档、档案利用等一系列工作。然而，在目前的工程档案管理中，仍普遍停留在手工填写、人工立卷的水平，档案的形成过程基本上为手工操作，这不仅使得档案管理人员的工作强度大、效率低，而且容易出现填写或归档的错误，严重影响到档案信息的质量。
3.人员素质不高
目前，在公路工程的档案管理人员中，专职人员较少，而兼职人员偏多，多数管理人员都是由该工程项目的技术人员所兼职的。尽管这类管理人员具备较高的学历水平与工程管理经验，但是却缺乏对档案工作的了解，不熟悉档案管理的相关流程与业务，也缺乏系统的培训教育，容易导致档案管理的规范化与标准化程度不高，甚至出现遗漏问题。
（二）强化档案管理工作的具体实施途径
针对以上种种问题，必须采取有效的对策与措施，以切实提高工程档案的管理水平，确保档案信息的完整、准确与可靠。
1.建立完善的档案管理制度
当前，在档案管理工作中普遍存在着管理不规范、不专业的问题。最主要的原因就是对其重视程度不足，导致其工作质量与管理水平的滞后。建设单位应积极转变原有的管理理念，并通过不断完善档案管理制度，以推动其不断向着规范化、标准化、制度化的方向迈进。
一方面，在工作中必须改变原有“重外轻内”的管理思想，认识到这些管理理念，已无法适应当前公路建设事业高速发展的需要。通过形成 “科学管理、有效服务”等新的工程档案管理观念，从而使得工程档案管理工作逐步由传统的被动式管理，向着主动式管理的方向迈进，以更加深入地挖掘出工程档案信息的利用价值，实现档案资源的科学管理与优化配置，从而更好地满足工程建设发展的需要。
另一方面，在档案管理工作中，还应制定明确的奖惩制度与责任制度，以激发管理人员的工作热情与主动性，并尽量避免其在工作中不认真、不负责的情况发生。同时，还应强化各单位之间的协调与配合，使工程建设各单位都能主动与档案管理人员展开合作，确保工程档案信息收集的及时、准确与完整。
2.积极利用信息化技术
当前，在工程档案管理工作中，无论是在信息的采集、归档方面，还是在保存、检索与利用方面，其技术手段都较为落后，这也严重制约了档案管理水平与管理效率的提升。工程档案管理，是一项非常严谨、细致和复杂的工作，档案信息如果仍采用传统的手工填写、整理和归档，不仅耗时长、劳动强度大，而且往往容易出现差错。为更好地保证工程档案信息的完整性、原始性与可靠性，就必须将档案管理工作纳入到信息化的轨道中，通过积极利用各种信息化、数字化的手段，实现档案管理工作质量与工作效率的提升。
一方面，应加强对工程档案信息的数字化处理，即通过利用各类先进的计算机设备、扫描设备，将传统的纸质文件转变为数字格式的录入方式，从而使其能方便地存储到计算机和网络当中，这也便于对工程档案信息的归档、管理、搜索与再利用；另一方面，则应是加强对工程档案的软、硬件的建设，通过积极采用现代化的档案管理软件，建立工程档案的管理网站等方式，以确保工程档案信息的有效录入、存储与管理、利用。
3.加强档案管理人员的培训与教育
1、技术档案的概述
技术档案也是一种重要的文件资料，主要用于科研领域的生产活动，包括一些技术文件，图表和图纸以及照片等。对于图书馆的技术档案主要就是指图书馆的规划任务书、图书馆的建设大纲以及相关活动的调查材料等。这些材料的留档保存可以为图书馆的科研工作提供重要资料文献和经验。而且，技术档案具有一定的特殊性，一般为内部使用的文件，不会进行随意的公开，属于有保密级别的文件。技术档案和技术文件材料不同，需要认清两者之间的区别。一般而言，技术文件材料主要是在日常的工作中使用过，但是没有进行归档整理的图纸、文字以及照片等，技术文件材料是技术档案的一部分。技术档案是活动中具有保存价值，并且进行归档保管的技术文件材料。对于高校的技术档案而言，要做好相应的技术文件材料的收集和保管，从而做好技术档案的保密工作。
2、学校图书馆建立技术档案的必要性
在高校的发展中，图书馆占据着重要的教学辅助作用，在现代化教学中发挥重要的推动作用。图书馆技术档案管理数字化可以实现档案信息的数字化、利用网络进行信息组织和传输，实现档案的自动管理和大众化服务，促进资源共享和信息检索的快捷。
2.1现代信息技术在图书馆中的应用。现代社会，计算机技术和通信技术的发展促进了信息时代的发展。传统的图书馆发挥着文献采购、传递以及流通的作用，对读者的阅读指导、信息咨询、文献检索以及使用的模式已经退化，不能跟上现代数字化时代的图书馆应用需求。面对现代网络技术对图书馆的冲击，图书馆开发了一系列的新型业务，例如网上文件资源的远程借阅、网络数据库的建设和信息共享等，使图书馆的工作向数字化管理的方向发展。由于目前的信息化技术在图书馆的应用较为广泛，图书馆适时地加大机构设置的改革，新增了一些网络资源中心和信息技术部；加强图书馆人员的专业培训，对计算机和自动化方面知识的学习，使图书馆管理人员转变传统的习惯，使图书馆技术档案管理人员更加专业，提高管理人员的自身素质。同时，在图书馆设备的应用，增添一些数字设备，例如网络服务区和扫描仪等，增加图书馆的现代化技术实力。
2.2建立技术档案是图书馆科学管理的需要。技术档案可以有效的反映一个单位或者部门对于基本建设以及生产技术方面的实际情况，还能放映出自然科学研究方面的活动。其本身具有很强的保护价值，是真实的记录集中保管技术方面的材料。跟随信息化发展的脚步，计算机以及网络和通讯、数字等诸多方面技术的不断在图书馆之中得到有效运用，现今的图书馆的管理模式逐渐从传统的方式想近代方式进行过渡，实际运用的图书馆的手段和方式也发生了很大的变化，新的技术手段在图书馆之中得到可全面的采用，这样的现状就需要一些既懂得现代化的科学技术，又对图书馆方面的专业知识有独到研究的复合型的人才。但是，在市场经济的运行条件之下，图书馆在技术方面不够稳定，这就直接影响到了整个图书馆正常工作的开展。实践运行之中，虽然采取了一些措施来引进人才，比如有些学校采取阶梯型的引进人才以及拉开距离，保证实际引入的人员和单位签订的合同期间之内保持一定的稳定性，即使是采取了这样的措施，还是不能有效的减缓出现人员的流动现状，这就给工作方面带来一些不必要的损失。所以，加强图书馆档案管理数字化，利用数字化技术和手段，对档案进行综合处理，对图书馆的技术档案信息资源进行收集和管理。数字化技术都是依靠网络平台进行自动化管理，促进档案的长期保存和充分利用。
2.3图书馆技术档案进行数字化管理的优越性。在高效，图书馆技术档案的管理内容繁杂，管理的难度较大。加强档案信息的数字化建设，可以提高信息的利用效率，将信息储存技术应用到档案管理中，将档案的书面信息加工成计算机的数字化信息资源，就可以形成一定的电子文献，这种档案信息管理的方式对传统的图书馆档案管理带来严重的冲击，实现了信息的强大变革。对于学校的图书馆的管理工作而言，改变了过去一直运用的单一的管理功能，实行了给“知识的传播和扩散”的职能以及咨询功能等，这就对于馆员实际的素质能力方面提出了更高的要求，当然，也带来了一些实际管理方面的问题和挑战，需要采取有效的应对措施进行解决。所以，要加强对图书馆技术档案的数字化管理。对于图书馆的技术档案而言，档案的自动化管理可以充分提高管理的工作效率。由于计算机存储技术的应用，将有效解决传统档案管理的繁重压力。例如，计算机技术、扫描技术、存储技术以及多媒体技术多项高科技，可以有效地实现图书馆技术档案的立卷、归档、检索以及利用等功能。由于在实际的高效技术档案管理中，许多现代的管理规章制度和一些实际的操作规程之间出现了一些矛盾，对于一些岗位的人员在职责的划分方面的不够明晰，这就造成在相关的操作方面出现了一些失误和漏洞。对于这些方面的资料的保存出现一些不完整的情况，这就给出现问题相关的维修和维护带来了极大的困扰。
技术档案的数字化管理，还可以提高信息的网络化传递，促进社会化服务质量的提高，从而促进档案信息的更大范围扩展，实现跨时空的信息服务，促进信息传递的现代化和标准规范化。
3、技术档案管理需要建立一定的规章制度
3.1技术档案建立方面的系统化建设。技术档案对图书馆之中的技技术设备实际的设置情况以进行了详实的记录，可以让相关的管理者对于本馆之内的现代化的设备有清楚的了解，这样在实际的管理之中才能做到得心应手。建立技术档案要结合档案的实际情况，进行明确的分工，建立其一套完整切实可行的规章制度，保证技术档案的完整性和系统性。
3.2建立设备采购的账目清单。相关的采购人员在进行各种设备采购时，对于实际的验收、记录，需要建立起原始的记录档案，这样方便财务部门对设备相关的情况了解的一清二楚，依据实际的需要进行及时的设备采购和更新。
3.3建立设备管理档案和技术操作档案。在设备采购之后，对于每一台设备需要详细的进行管理，使用账目，并表明设备所在的部门，具体的负责使用或者是相关的管理人员工作的状态等。对于采购的设备的采用的买机配件实际的使用情况、出处做好切实的记录。相关的技术部门要依照每一台机器的编号建立档案，掌握好各台计算机的运行和维修方面的记录。现今的很多图书馆实际采用的自动化的管理系统都不一样，对于系统的维护就需要专业的人员进行，建立本馆的自动化的系统的专门操作记录和数据处理的相关档案，便于系统进行升级和操作人员进交接工作。
3.4落实对技术档案的运用。对于图书馆而言，应该建立起规范的专业技术档案，这是一项提高管理水平的重要措施。在技术档案建立之后，不仅可以帮助管理者迅速的进行各种维修工作，还可以让后续的专业技术人眼很快的熟知整个图书馆的计算机局域网的设备配置以及实际的运行情况，尽快的投入到工作之中。
第一，在高校做好人事档案管理工作，不仅有利于保存党和国家的宝贵文化财富，而且有利于高校档案管理工作的顺利进行。人事档案是一个人的客观的历史记录，特别是那些优秀人才以及专家学者高度集中的高校，人事档案不仅对个人非常重要，而且对单位以及国家也是非常重要的。人事档案是一个具有历史价值以及文字财富的人文资源，所以做好人事档案管理工作是非常重要的。
第二，做好高校人事档案管理工作，能够将高校人才的巨大优势发挥出来。由于高校是人才高度集中的一个地方，这就要求人事档案管理部门要对高校人才进行分类、分析，从而能够解决高校人才的实际困难，最终能够调动高校知识分子的积极性。在高校人事档案管理工作中，要最大限度地发挥高校知识分子的潜能以及智慧，从而使得每一个知识分子能够充分发挥自己的才能。
第三，做好高校人事档案管理工作，能够促进学校的教育改革以及发展。在高校人事档案管理工作中，要密切联系学校的各项改革。比如：劳动人事制度的改革以及人才的进出以及流动；有关提拔以及使用干部；培养以及配置相关的专业技术人员等工作。所以，在人事档案管理工作中要注重采用科学的管理方法，从而能够使得人事档案管理工作对学校的教育改革以及和谐发展起着一个积极的推动作用。
二、高校人事档案管理工作中存在的主要问题
目前，高校人事档案管理工作存在一些问题。然而从总体上来说，高校人事档案管理工作不能够适应社会主义市场经济的发展以及高校教育改革的需要，并且高校人事档案管理工作中的问题主要表现在以下几个方面：
首先，在人事档案管理中，人事档案的宝贵资源没有得到充分的开发利用。目前，高校的人事档案管理工作仍然停留在收集以及整理上，从而使得人事档案不能够充分地发挥其自身的作用。
其次，在人事档案管理工作中，没有充分发挥人事档案的宣传以及交流的作用。在高校人事档案管理的工作中，由于在校内以及校外没有进行相关的宣传，从而使得人事档案管理工作不能够得到应有的重视。
再次，在人事档案管理工作中，没有充分发挥人事档案的参谋作用。目前，虽然高校人事档案中包含了丰富的内容，但是高校人事档案没有得到利用，从而使得高校人事档案中出现了一些“死档案”，最终不能够对高校人才进行合理的管理。
最后，管理人员的素质以及设备的现代化水平存在着缺陷。目前，在高校人事档案管理工作中，由于管理人员的素质参差不齐，这就要求高校要不断提高管理人员的专业素质以及业务水平。除此之外，档案管理设备的落后在一定程度上影响了人事档案管理工作的质量。
三、加强高校人事档案管理工作的有效措施
在高校人事档案管理工作中，人事档案管理工作不仅影响着个人以及部门的利益，而且影响着整个学校的利益。为了能够充分发挥人事档案管理的工作，这就要采取以下的措施来加强高校人事档案的管理工作。
第一，要加强人事档案管理的收集工作。目前，一部人的人事档案管理中只有几份简历表，然而这几份简单的简历表不能够将一个人的实际情况充分地反映出来。在人事档案管理的工作中，人事档案的管理人员要抱着负责任的态度，在收集材料的时候要抱着为当事人负责任的态度，并且要不断地为当事人的档案进行资料填充，最终能够使得当事人的人事档案得到丰富。
第二，不断提高人事档案管理人员的专业素质以及能力。高校的人事档案管理工作的负责人要不断强化档案管理人员的服务意识，并且要随着时代的发展潮流进行相关的档案管理工作，最终使得人事档案管理工作能够适应教育的改革以及发展。与此同时，学校的相关负责人要对人事档案管理人员进行相关的政治教育，从而能够使得人事档案管理人员使用现代化管理设备的能力得到提高，并且能够提高管理人员研究新情况、解决新问题的能力，最终能够使得管理人员更好地服务于人事档案管理工作。
第三，在人事档案管理工作中，要促使档案管理手段以及设备的现代化。高校人事档案管理的手段以及设备要逐渐现代化，从而使得高校人事档案管理工作能够充分地发挥作用。第四，在人事档案管理工作中，要根据档案记录的相关内容为学校进行策划。目前，高校人事档案的管理工作处于被动的地位。然而在以后的人事档案管理工作中，要将“死档案”变成“活档案”，从而能够根据我国的发展形势以及学校的发展要求对人事档案管理工作进行改革，最终使得人事档案中的人力资源得到充分的发挥。
四、结语
【关键词】科学化；规范化；档号；档案编目；档案检索等
【中图分类号】R256.2 【文献标识码】B 【文章编号】1004-7484（2014）06-3960-02
随着我国经济的不断发展，档案管理工作对经济发展占据着越来越重要的作用。档案管理工作如何科学化规范化就显得尤为重要。怎样才能使档案管理工作更加完善地服务于工作，更加高效的应对日趋纷繁复杂的档案种类和数量，更加适应新时期档案管理工作的要求，已经成为每一位档案管理工作者面对的首要问题。
1 档案管理工作科学规范化现状
目前，建立一个结构合理、门类齐全、管理科学，能为社会主义现代化建设提供及时高效服务、具有中国自身特色的档案工作体系，是新世纪我国档案管理工作的奋斗目标。实现这一目标的首要任务就是实现档案管理的现代化建设。档案管理工作科学规范化作为档案管理现代化建设中最活跃、最积极的要素，在全球信息化的今天，一跃成为档案事业发展的重要制衡力量。国际组织及发达国家在档案信息化进程中十分重视档案工作的科学规范化建设，并取得了显著的成果。主要发达国家也已经走上适应本国的档案工作科学规范化建设的道路。
由于种种原因，我国的档案管理工作在科学规范化建设方面仍存在不少问题：
1.1 管理意识不强，档案利用率低
档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但有些单位对档案管理的重要性认识不够。档案管理工作是一项漫长且琐碎的工作，不能短时间内评价出此项工作完成的好坏，因此，有些人在认识上存在着一些误区，认为档案管理工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档等基础工作就行了。甚至有些领导认为档案管理工作只是档案部门的事，对档案管理工作不闻不问，不想管也不愿管，同时对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
1.2 制度不健全，档案管理规范化不突显
目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，尤其人事档案管理方面，甚至趋于混乱。
主要表现在：第一，档号、案卷标题不规范，档案术语不标准。第二，案卷缺少卷内目录。第三，组卷混乱现象较严重。由于从事档案管理工作的人员不固定，交接工作时不细心，导致档案归纳整理不全的现象发生。第四，人事档案管理存在断档、人档分离、档案搜集不全等现象。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。
1.3 没能有效率科学手段，档案检索效率不高。
目前，档案检索方式有手工检索和计算机检索。传统的手工检索占有很大比重，而日趋与社会接轨的计算机检索利用率不高。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，但同时也出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。
1.4 投入及经费不足，档案管理工作硬件欠缺
近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案室建设陈旧老化，档案保管条件简陋，导致电子档案少，档案管理工作不易与国际接轨。
1.5 人才梯队不健全，档案专业人员业务素质不高
目前针对档案管理工作的培训相对较少，档案管理专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时展的要求悬殊较大。而档案人员工作量又过打，导致对档案工作精力投入不足，因此也严重影响了档案管理水平。
2 档案管理工作科学规范化的必要性
科学规范的档案管理可以不断地提升企事业单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。“中华人民共和国档案法第三章第十三条：各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。”足以证明，我国对档案管理工作的重视程度，以及档案管理工作的重要性。
1 事业单位档案管理信息化的必要性分析
事业单位的档案管理工作是一项综合性较强的系统工程，具备有极强的专业性特点。但在另一方面，由于行业的快速发展和行业数据的爆炸式发展，档案的数量也呈现出几何倍数的增长，若档案管理还停留在传统的纸质化阶段，不仅会浪费大量的人力物力和财力，同时管理效率和水平也无法得到有效提高。随着档案管理信息化建设在各行业中的深入，其优点也日益被人们发掘。
档案管理信息化是今后档案管理的发展趋势，也是今后简化档案管理工作，提高档案管理效率及水平的必然选择。事业档案管理信息化建设是基于网络环境下的一次档案管理升级，在建设过程中，能对大量的数据进行准确的分类存储，并进行有效的检索调用，极大的提高了档案的完整性与安全性，对调用效率的提升也有很大作用。用户通过互联网或局域网就能登录档案数据库，这部件简化了存储，还简化了档案信息服务的流程，对信息资源的利用率也得以提高。此外，信息化的档案建设不会在使用中打乱档案的存储分类，也不会对后续的档案浏览者造成影响，大大简化了档案管理人员的工作难度。
2 事业单位发展档案管理信息化所面临的问题
2.1 档案管理人员的信息化素养有待提升
事业单位的多数档案管理人员都存在信息化素养偏低的情况，他们往往习惯于纸质化的档案管理手段。对计算机的运用还缺乏一定的了解，此外，在档案的信息化建设过程中，需要对纸质数据进行电子化录入，这也需要一定的计算机运用和信息处理技术。但是在实际的操作中，由于多数档案管理人员并非计算机专业，对计算机和信息处理技术的缺乏，导致了档案管理信息化进程的缓慢。
2.2 档案管理信息化建设的基础设施建设不足
事业单位要推荐档案管理工作的信息化建设，就离不开配套软硬件的支持。但是，目前不同的事业单位的软硬件配置有着很大的差异，通常东部沿海地区的软硬件配置要大大优于中西部地区。这造成了在事业单位的信息化建设中无法进行有效的统一和规范性操作，对档案管理信息化的建设普及造成了不良影响。
2.3 事业档案管理信息化建设缺乏规划和制度化的建设
由于我国事业单位众多，且各地区的档案管理人员素质和信息化建设配套设备差距极大。因此，在整个事业单位中，信息化建设也没有形成一个良好的规划和制度建设，这导致了很多事业单位缺乏创新意识，在档案管理信息化建设方面缺乏动力。同时，由于档案管理信息化的建设需要投入一定的人力物力和财力，需要得到领导的重视，但由于制度化建设的欠缺和信息化建设意思的淡薄，就容易导致事业单位信息化建设停滞不前的问题。
3 事业单位档案管理信息化的建设途径探讨
3.1 提升档案管理人员的信息化素质
事业单位的档案管理信息化建设，需要一批具有极高信息化素养的专门人才进行推动。为此。事业单位在招聘中强化对计算机专业和信息化素养较高的专门人才的招聘工作，同时，事业单位还可以定期安排档案管理工作人员进行系统化的信息化知识培训。通过引进人才和培养老员工的方式，双管齐下的提高档案管理部门的信息化水平，从而为事业单位的档案管理信息化建设打下良好的人力资源基础。此外，除了信息化素质的提升以外，还要注重档案管理人员的爱岗敬业教育培训，使档案管理工作人员的综合化素质得到提高。
3.2 强化档案管理基础设施的建设工作
基础设施的配备也是档案管理信息化建设的重要前提。因此，各事业单位在推进档案管理信息化建设的过程中，要加大各种软硬件方面的通入，不断更新现有的计算机硬件设备，同时积极开发和引进先进的档案管理软件。这样不仅能避免因硬件问题而造成的档案信息丢失和泄露问题，同时可以通过优秀的软件应用极大的简化档案管理工作，并提升管理效率。此外，在档案管理的过程中，还要积极进行档案资料的备份管理，防止因数据丢失而造成的档案管理问题。
3.3 针对档案管理信息化进行制度化的建设
对档案管理信息化进行制度化建设，有利于保证档案管理工作的信息化建设顺利展开，并为其发展提供有效的制度支持和科学依据。因此，各事业单位应该积极进行制度化的档案管理信息化建设，并根据事业单位的具体情况进行细节方面的调整，便于其执行的可操作性。同时，还需要制定良好的监管体系，对档案的信息化管理工作进行全方位的监管，从而在促进档案管理信息化规范发展的同时，避免因信息泄露出现的各种问题。在制度化的构建过程中，要明确各个职能部门的责任，根据不同的权责划分进行不同的管理，从而督促各职能人员做好其分内工作。
3.4 进行合理的档案管理信息化建设的规划工作
在进行档案管理信息化建设的过程中，要遵循解放思想，实事求是的原则。对整个档案管理信息化建设进行合理规划，并做好各项调研及建设安排。并通过信息化平台的构建工作，使整个档案管理工作逐步转移到信息化的发展轨道上来，在提升管理效率的同时，也为信息的需求者提供更加优质的信息资源服务。事业单位的领导和各阶层员工要充分认识到档案管理信息化建设的重要性，并在日常的工作中，积极配合档案管理部门的信息化建设工作，为构建高效、安全的?n案管理体统提供强大的后备支持。
3.5 在信息化建设中做好档案保密工作
事业单位的档案具有一定的保密性质，可能涉及到国家利益或者国家安全。因此，在事业单位的档案管理信息化建设过程中，一定要构建起良好的信息保密机制。从而使档案信息管理在存储、调用及传播的过程中，确保档案管理的安全性和保密性。
（一）人力资源档案信息化建设是人力资源管理工作开展的基础。人事档案管理与人力资源管理密切相关，人才作为企业之间竞争的核心，工作履历、职务晋升及奖惩等重要信息都要记录在档案内，并通过档案作为未来晋升、职务任免等的参考。传统的人力资源档案管理工作只是对档案做了基本的保管工作，查询非常不便，因此完善企业人力资源档案管理工作是提升企业竞争力的关键手段。改变传统的人力资源档案管理方式，抓住信息化建设的机遇，利用计算机技术对人力资源档案进行分类、分析，这是现代企事业单位对人力资源高效管理的基本手段，也是人力资源档案工作能够展开的基础。
（二）人力资源档案运用信息化有利于提升档案服务水平。人力资源档案管理本身就是为了给企事业单位提供管理上的便利，以便及时?l现人才，制定措施，提升企事业单位管理水平。人力资源档案运用信息化较传统档案管理手段和方法而言更有利于提升档案服务水平，已经成为时展的必然要求。首先，人力资源档案管理的信息化可以将传统的纸质档案材料转为数据在电脑中进行储存，在查询时只需要输入相关信息就可以实现智能查询，节省了时间和人力。其次，在数据库中的信息是经过反复认真核对的，并且有一定的要求，增加了档案管理的规范性。最后，人力资源档案信息化建设让档案不再是一打废纸，真正可以为企事业单位提供关键信息。
（三）人力资源档案信息化是新时期人才战略的需要。随着社会政治、经济体制改革的深入，市场竞争日益激烈，人力资源档案的管理工作如果还是依靠传统纸质档案的管理模式很难实现对人力资源的最优配置。信息化技术在人力资源档案管理中的应用可以极大便利档案的存储和调用，还能利用网络和相关专业理论对不同类型、不同专业、不同特长的人进行科学的分析归类，形成反映人才培养背景、资质经历、业务能力的综合平台，从而更好地为选拔、培养、任用专业人才，对于实现人才培养目标化、人才管理协调化目标、人才使用便捷化具有重要的作用。
二、实施人力资源档案管理信息化的有效措施
（一）强化人力资源档案管理的信息化意识。目前，我国还有大量的企事业单位并不关注人力资源档案的管理，这就需要我们进一步提高档案管理的现代化意识。一方面，人力资源档案管理的一线工作者要重视人力资源档案管理工作，自觉的把人力资源档案管理工作与社会活动结合起来，强化科技化意识、深化人力资源档案管理由手工操作向数字化过程转变的认识，主动面向这项具有改革意义的工作。另一方面，档案信息意识的形成需要领导的重视和支持，包括加大资金的投入，及时提供意见和建议等，促进工作人员对于人力资源档案管理信息化的重视。
（二）完善人力资源档案信息化平台。信息化在人力资源档案管理中的运用，主要是利用信息化手段对档案进行处理、分析、存档等，方便在未来调取使用，能够有效提高人力资源档案的利用率，提升管理效率。完善人力资源档案信息化平台，首要的就是要对人力资源档案管理系统进行完善，确保相关信息的准确度和完整性。首先，企事业单位可以根据单位不同的管理状况、人力状况等选择合适的管理软件。其次，投入资金为人力资源档案信息化建设配备相关的现代化仪器。最后，还要利用防火墙控制、信息加密等多种技术手段对抗网络病毒和信息丢失的威胁。
（三）提升档案管理人员的职业素质。人力资源档案信息化离不开高素质、专业化的档案管理人员，尤其是在信息技术高速发展的今天。企事业单位培养的现代化档案管理队伍要根据现代档案管理的需要，懂得相关的电脑操作知识、专业的档案管理软件、扎实的档案管理专业知识等，这对于企事业人力资源档案管理信息化具有十分重要的意义。首先，可以努力吸引优秀的复合人才加入人力资源档案管理的工作，更新工作队伍，补充人才。其次，重视现有档案管理人员的培训和继续教育，开展规章制度及操作的相关培训。最后，建立良好的奖励体制，提高工作人员的工作积极性和热情。
[关键词]学生档案；服务功能；延伸；扩展
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.161
[中图分类号]G273.5 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）24-0-02
无论是何种档案，均有其存在价值。对于学生档案来说，记录着学生历年来的学习历程，无论是对学生今后深造、就业都有着重要作用。传统模式下，学生档案采取的是纸质档案，但在纸质档案管理过程中潜在一系列的问题，比如遗漏问题、安全性问题等。随着网络信息的高速发展，业内人士开始认识到电子档案的优越性。因此，渐渐的各个行业都开始从传统模式下的纸质档案管理服务转向为现如今的电子档案管理服务。这一历史性的档案管理服务转变使得档案服务的功能也相应发生了一些变化。为了使学生档案服务质量得到有效提升，本文对新时期学生档案服务功能的延伸与扩展进行分析与探究。
1 学生档案服务功能延伸与扩展的必要性分析
1.1 学生档案服务功能延伸与扩展必要性总论
学生档案记录着学生的个人信息资料，里面详细记载了学生的成长历程的，对学生今后的深造及就业均有显著价值作用。传统模式下，学生档案管理为纸质档案管理，进入21世纪以来，在网络信息高速发展的背景下，学生档案管理发生了一系列的变化，表现最为突出的便是从传统模式下的纸质档案管理逐渐转变为如今的数字化档案管理。学生档案管理在发生这些转变之下，其服务功能也发生了相应变化。为了使学生档案管理的质量得到有效提升，其功能的延伸及扩展非常重要。从时代、法律角度来看，学生档案服务功能衍延伸与扩展很有必要。
1.2 学生档案服务功能延伸与扩展必要性分论
在上述总论过程中，认识到学生档案服务功能延伸与扩展非常有必要，主要体现在两大方面。
时代性方面。学生档案管理工作从本质上而言属于学校管理工作的一个主要环节。在时代的发展下，传统模式下的纸质档案管理难以符合学校学生档案管理的需求，同时也难以使学生档案管理实现标准化。而借助互联网开展的电子信息档案管理则能使纸质档案管理潜在的弊端得到有效消除，同时也能使学生档案管理更具标准化。因此，从时代性角度出来，学生档案管理作为学校的一项服务内容，对其功能进行延伸与扩展是非常有必要的。
法律责任方面。学生档案管理除了有管理的属性，同时也具备文化的属性。对于学校学生档案管理来说，为了使这份工作更具完善性，积极开展档案宣传工作非常重要。国内外均对学生档案管理作出了明确的法律规定，由此可见学生档案管理的重要性。例如，我国相关法律规定“有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。”此类规定既表明学生档案管理是受法律保护的，同时也需在遵守法律制度的前提条件下实现档案文化的传承以及档案服务功能的延伸及扩展。
2 学生档案服务功能延伸与扩展制约因素分析
在上述分析过程中，认识到学生档案服务功能延伸与扩展非常有必要，但在实际过程中会发现这项工作的开展受到多方面的制约，从而使实践效果难以有效体现出来。基于整体层面分析，影响学生档案服务功能延伸与扩展的因素主要包括以下几个方面。
2.1 学校档案机构因素
档案管理是一项严谨的管理工作，倘若工作松散、疏漏多，则档案管理的价值作用便难以有效体现出来。对于学生档案服务功能延伸与扩展来说，会在很大程度上受学校档案机构因素的影响。我国教育部对学校档案机构作出了明文规定：“高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构。”从中可以看出档案机构工作的严谨性及条理性。虽然学生档案服务功能延伸与扩展非常有必要，但在实际实施过程中，会受到法律方面的制约，从而使该项工作实施起来受到很大程度的阻碍。
2.2 服务模式因素
在我国，档案服务的模式处在一个尴尬的局面，大致上表现为被动服务。也就是说，档案主体需主动前来“索求”服务。这样的服务模式便使档案主体接受服务的主体地位发生实质性改变。而档案主体的主体地位得不到很好体现，档案服务的价值作用也难以体现出来。显然，要想使学生档案服务功能延伸与扩展得到有效实现，首先要解决被动服务模式问题。
2.3 保密限制因素
上文提到档案管理是一项非常严谨的工作，与此同时，档案管理也是一项保密性工作。倘若可以任意调取档案，那么档案存在的价值及意义便会彻底丧失。虽然学生档案服务功能延伸与扩展很有必要，但在实现这些的前提条件下，还需要使档案足够保密，保护档案主体的隐私，确保档案主体档案信息不会遗漏等。基于整体层面而言，由于保密限制因素的存在，会使学生档案服务功能延伸与扩展受到较大程度的制约。
3 新时期学生档案服务功能实现延伸与扩展的有效策略探究
高校在录取学生过程中，保存档案是非常重要的一项工作。国家用人单位在录取人才过程中，也涉及档案的调离与储存问题。无论是高校本体，还是国家用人单位，都非常重视档案管理及其服务。在新时期下，凭据网络平台学生档案管理实现了数字化管理。另外，根据现有的研究表明，学生档案服务功能实现延伸与扩展非常重要。但是由于受到诸多因素的制约，因此在认清制约因素的基础上，采取有效应对策略非常重要。
3.1 构建优化的档案管理教育基地
档案管理既是一项管理工作，又归属于一门学科专业。近年来，虽然部分高校开设了档案管理选修课程，但是从整体层面而言，档案管理选修课程难以满足学生的学习需求及专业需求。因此，便需要构建优化的档案管理教育基地。通过该教育基地的构建，进一步加强学校对档案管理及服务工作的重视，进而为档案服务功能延伸与扩展的实现奠定坚实基础。
3.2 积极开展校园培训工作
学生档案管理的主体是学生，但绝大多数学生没有认识到档案管理的重要性，同时学校也没有加强对学生进行培训教育，让学生重视档案管理。针对此状况，有必要积极开展校园培训工作，对学生普及档案管理、档案服务方面的知识，让学生能通过档案管理服务方面的学习，对其加以重视，并使档案管理服务在高校的影响力得到有效扩展。
3.3 构建系统化的数字档案平台
在构建系统化的数字档案平台的基础上，才能使学生档案服务功能的延伸与扩展得到有效实现。一方面，需对具有差异性、完整性特征的学生档案管理模式进行管理，同时对学生档案的收集渠道加以扩充，构建具有高校鲜明特色的档案信息数据库，使高校档案管理工作更加强化。可以对现代局域网技术加以应用，同时，结合信息高速公路等技术，对学生档案电子信息以互联网为渠道进行有效传递及展示。为了使学生档案管理的数字化模式充分展现出来，还需要更新管理软件，使数字化档案管理的内涵得到更深层次的提升。
3.4 构建完善的信息反馈机制
信息反馈是实现学生档案管理内容及功能得到有效扩展的有效手段。因此，构建完善的信息反馈机制非常重要。一方面，需在档案层面构建基础教育与高校教育之间的联系性，对档案管理制度的完善及优化加以重视，做好用人单位、管理机构在档案管理工作中的监督工作。另一方面，用人单位、高校以及政府机构之间需加强沟通交流，共同构建长效、完善的信息反馈机制，做好档案信息的搜集及处理工作。除此之外，高校需对学生档案管理服务工作加以重视，加大学生档案管理的资金投入，为学生档案服务功能的延伸与扩展的实现提供资金方面的支持，采取有效策略，促进该项工作的完善及优化。
4 结 语
通过本文的探究，认识到在网络信息发展的背景下，学生档案管理及服务工作内容发生了较大程度的改变。为了提高学生档案服务的质量，实现延伸与扩展非常重要。但在实践工作中，还潜在一系列的制约因素，因此便需要构建优化的档案管理教育基地、积极开展校园培训工作、构建系统化的数字档案平台以及构建完善的信息反馈机制等。相信从以上方面加以完善，学生档案服务功能的延伸与扩展将能得到有效实现，进一步为学生档案服务质量的提升奠定坚实基础。
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