发布时间：2023-06-02 15:11:40
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的智慧档案管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
1．1档案记录形式呆板，缺少创新性
管理形式雷同性强是社会失范的突出症结之一，也称作“形式主义”。社会管理失范促生了呆板的档案管理形式，严重降低了档案的内在价值。现阶段，信息互动频率逐渐增加，单位之间的信息互补性进一步加强，因此，档案管理方案和管理模式范本就会流行于各个单位之间。会议和文件是管理的主要方式，无论是领导的言论，还是文件的内容都要求具有真实朴质的特点，严禁出现“套话”和“管腔”等形式主义的语言模式，然而受社会中形式主义的影响，领导演讲和文件中大多出现了缺乏实用性、创造性的观点，从而导致档案中出现重复记录的现象。比如在不同级别的文件中屡次出现“科学发展”、“人本主义精神”和“和谐团队”等方面的内容，极大地降低了档案的保存价值。档案管理方式也是提升档案价值的关键因素之一，然而单位档案管理模式多是沿用社会上通用的管理模式进行管理，对增强单位竞争力无益，不利于企业的个性化发展。
1．2档案信息失真，可靠性降低
真实性体现了档案的基本价值，但由于受各种社会失范形式的影响，档案管理中出现明显的信息失真和浮夸现象。比如，在现代社会中，某些单位为了逃避税收，篡改经济数据；有些行政领导为了减少自身责任，少报或者隐报管辖内的安全责任事故或者自然灾害造成的损失，从而致使档案记录缺乏真实性，不利于国家及时做出指导政策。为了局部利益而背离客观事实的做法较为常见，是形成管理失范现象的根源之一，客观的社会实践记录才是确保档案生命力的源泉。档案失真包括两个方面，即记录内容失真和管理过程失真，后者是前者的保障。内容失真主要是指档案记录没有真实反映社会实践过程和实践情况，以造假和虚构出的文字或者数字记录活动情形，无实质性的档案价值。管理过程失真，是为达到某种不正当的目的，而将真实的记录进行销毁或者更改，弱化档案的原有属性，不能真实地反映不规范的实践过程。
1．3档案内容缺失，完整性差
在现实的社会活动中，管理理性程度较弱，严重影响了档案管理内容的完整性。社会失范易导致人们做出一系列的不规范行为，比如，在会议上，某些单位领导为了推脱自身责任，而使用模棱两可的语言作为处理意见，或者谈话时避重就轻，甚至要求相关记录人员对自己的发言不予记录。在这种情况下，档案内容缺失较大，一些重大事项的处理决策和方案没有得到及时、完整的记录，或者方式较为含糊，不能为日后提供的参考依据。在社会管理缺失的环境下，各级领导对档案管理工作的重视程度普遍降低，因此，不利于日后成绩的发展。受管理缺失的影响，由于各种背景因素的影响，档案记录长期处于一种片面的记录状态，若不加以制止，不但降低了档案价值，而且容易造成档案管理短板，人们对档案完整性的追求也会逐渐消退，对社会的长远发展及其不利。
2提升档案价值的方法
2．1优化管理内容，改变虚假的记录习惯
在不同的社会中，档案始终发挥着重要作用，传统的档案是密闭的、独有的，档案中的技术和经验可以成为企业对外竞争的优势，也容易导致企业陷入孤独的境况。在现代社会中，随着信息公开程度逐渐加深，档案内容日益透明化，单位之间的信息互动越来越多，并在相互借鉴中取得共同进步。如何使公共的档案管理经验成为单位特有的竞争性力，必须结合单位实际情况，对档案管理办法进行革新。比如，对于单位内外部的技术文件、重大过失的处理方法进行收录，并进行长期保存，然而，档案的保存期限并不是越长越好，对于价值较为一般的档案通过鉴定文献类型，设定保存期限，同时按照国家相关档案保存管理条例，定期评定档案的价值，及时更新和消除“过期”文件。
2．2建立档案管理体制，灵活创建管理机构
开展档案工作，必须要有相应的组织机构保障，专门的档案管理部门也是提高档案价值的重要途径。一般情况下，档案管理组织形式分为以下两种，即集中式和分散式，档案管理形式必须与企业的发展情况相对应。目前，管理体制均有了很大的转变，从单位的发展趋势来看，一方面，单位内部各部门之间的联系日益紧密，朝着团队化组织方向发展，企业档案的管理权逐渐公开化，单位领导需要进行统一设定设置专业的管辖部门，强调档案管理的独立性。另一方面，越来越多的单位采取单位总部档案管理和项目管理档案管理相结合的方式，即单位内部设立自上而下的档案管理机构体系，任命总部的管理人员为档案部门主管，各项目的档案管理员为部门成员，进行综合管理。
2．3创新档案管理方法，吸收时代元素
档案管理方法关系到信息的有效收集量和保存价值的大小，单位应不断更新档案管理观念，及时吸纳优秀的管理方法。传统的档案管理方法已经成形若干个范式，并在相应的时期促进了单位的发展。但是随着社会的不断前进，信息化逐渐成为当今的发展趋势，又创造出更多的档案实体形式，为了更好地开展实体档案和电子档案工作，人们进行了多次尝试，但管理效果仍然没有发生根本性的改变。要向同时做好不同类型的档案管理工作，管理人员应根据不同的档案种类，确定相应的档案管理方法。比如，对于数量较大的、使用频率高的档案，使用胶片或者磁盘的形式进行存储，对于数据原始档案，通过建立数据库进行存储，对于机密性较强的档案则可利用以上两种方法进行储存。
3结束语
1.档案信息资源共享建设理念较为落后
目前，我国档案馆档案信息资源建设存在思想封闭、理念保守、闭门发展等问题，制约了档案信息资源共享建设的有效发展。各级档案馆的发展建设注重的是档案信息资源的收集存储，而忽略了档案信息资源的共享开发建设。“重藏轻用”的落后思想仍然束缚着档案馆各项工作的开展，抑制了档案信息资源共享与交换建设，使各级档案馆的档案信息资源缺乏交流互动的能动性，对档案信息资源数字化共享建设不够重视，不愿意投入大量的资金成本开展档案信息化建设工作，还有些档案馆只是疲于应付，或者仅仅是搞面子工程。即使有些档案馆确立了档案信息资源共享建设的目标，却由于缺乏动力难以真正推进档案信息化建设，长期存在“信息孤岛”的问题；还有些档案馆对档案信息资源共享建设的论证不足，建成之后也难以真正实现档案信息资源共享，逐渐出现了发展建设滞后的现象。
2.档案信息资源服务面窄，数字化程度低
近几年来，我国各级档案馆的档案信息资源网络建设与之前相比发展速度较快，但其中档案信息资源共享的内容量却仍然较少，很多档案馆建设的网站除了关于档案馆的基本介绍和馆藏目录之外，社会公众几乎查询不到任何信息，或者出现网络链接无法打开的问题。档案馆网站内容也长期得不到更新，很多档案信息资源只能提供标题和摘要浏览服务，用户无法连接到数据库查看全部文献资料，如果想要获得更多的档案信息必须到档案馆申请人工查阅。从社会信息化建设发展来看，数字化档案信息资源是信息传播的主要形式，也是档案馆档案信息资源共享建设的重点内容。目前，我国各级档案馆的档案信息资源共享建设与发达国家相比仍然处于落后阶段，档案信息资源数量也有限，数字化建设程度较低。
3.档案信息资源共享建设手段落后，利用率低
档案信息资源共享建设不仅要注重档案内容的不断丰富，更要方便档案用户的查询利用。但是，我国各级档案馆对于档案信息资源检索重视程度较低，难以提供功能完善的检索条件，档案信息资源的易用性差、检索效率低，大部分档案馆的档案信息资源检索不支持全文检索、二次检索和布尔逻辑检索，档案用户对获得的检索结果并不满意。由于档案信息资源分布广、涉及面多，不同地域之间的档案信息资源收集、处理、存储标准不同，导致档案信息资源过于分散，给档案信息资源检索发展带来了一定影响。而且，很多档案馆没有先进的技术手段实现档案信息资源的高效整合和准确定位，缺乏档案信息资源分类检索平台和共享利用平台建设，采用的信息检索软件也比较落后，更新维护困难，对档案用户的查询效率造成一定影响，不支持多种逻辑组合检索的方式，难以真正实现档案信息资源的共享与交换。
二、网络背景下档案信息资源共享体系构建策略
1.提高档案信息资源共享的安全性
档案信息资源共享建设要切实提高安全性，随着现代社会信息化发展，档案馆负责收集整理、开发利用的档案信息数量持续增多，在实现最大限度的档案信息资源共享的同时，要不断强化档案服务功能。但是，档案事业的发展有着政治性等不可忽视的本质特征，因此对于档案信息资源的安全管理要更加重视。在档案信息资源共享建设过程中，要对档案信息资源的类型进行仔细鉴定，确定不同档案信息资源的保密级别和开放范围，真正做到严格审查、认真管理、加强保密。而且，档案馆工作人员要有良好的安全意识，积极采用各种现代信息技术防止网络黑客和病毒的非法入侵，利用各种网络安全防御技术，及时消除网络中存在的各种安全隐患，保证档案信息资源共享管理系统的安全稳定运行。在提高档案信息资源安全性时，要更加注重档案信息资源的合理合法利用，使其能够发挥其最大价值。制定完善可靠的电子档案信息资源查询流程、使用规范、安全级别等制度标准，综合利用数字签名、数字水印等技术，确保档案信息资源共享和交换的安全性和保密性。
2.实现档案信息资源协同共享服务
将档案馆档案信息资源共享建设与政府电子政务平台相互结合，深入贯彻政府信息公开条例，使档案馆信息化建设能够将政府颁布的现行文件直接收集到档案馆中，为档案信息资源共享建设奠定良好基础，在实现档案信息资源安全保密的同时，不断拓展档案信息资源服务功能，为社会公众提供多元化、个性化档案服务，真正实现服务型档案信息资源管理模式，体现“以人为本”的档案服务理念。将档案馆传统的“重藏型”管理模式转变为服务型管理模式，实现档案馆不同职能部门之间的协同服务，在发展建设服务型档案信息资源管理模式过程中，虽然不同职能部门之间必然会存在信息壁垒问题，但是在一定时间范围内可以使档案馆不同部门之间实现信息共享，提高档案馆综合服务效率，节约社会公众查询、检索和利用档案信息资源的时间。目前，我国部分档案馆已经采用了协同工作的服务型档案信息资源管理模式，切实体现了“以人为本”的服务理念，将档案用户分为社会公众、企业用户和授权用户等多个类型，使档案馆可以针对特定用户提供多元化功能服务，缩短档案查询时间，提高服务效率。
3.注重档案信息资源的开发、共享和利用
档案馆利用现代信息技术为档案用户提供多元化的数字化服务，是档案信息资源建设的发展方向。档案馆可以从档案信息资源专题开发入手，进行深层次的价值挖掘，建立不同区域的档案信息资源管理中心，以互联网进行支撑，通过网络窗口服务提高档案信息资源共享服务的功能性，建设专门为政府机关、社会公众、企事业单位提供档案信息资源服务的共享平台。档案信息资源共享建设的最终目标就是深入开发档案信息，将分布广泛、相互独立的档案信息资源连接起来，形成统一的档案信息资源共享规模，使档案信息资源可以为社会发展、产业扩大提供功能化服务。档案馆对于分散存储的档案信息资源，要利用现代信息技术进行集中管理和有效整合，在保证档案信息资源安全可控的基础上，对档案信息资源进行分级管理。利用先进的计算机处理技术、网络技术和通信技术，将分散于不同区域的档案信息资源进行整合，实现档案信息资源的优化配置，利用互联网实现档案信息资源的共享互动和高效服务；打破传统区域和部门之间信息壁垒的问题，使不同类型的授权用户可以根据自己的权限级别获得自己需要的档案信息；档案馆将收集到的档案信息资源经过加工处理、整合存储之后向社会提供各种服务，最终实现档案信息资源的安全共享与交换。
三、总结
一、加强法制建设，进行规范管理
加强法制建设，依法进行档案信息化管理，这是信息化建设的重要前提。目前，档案的信息化已经到重要阶段，要在建设中不断地规范，及时制订各种相关制度，使之规范化、法制化。根据有关部门起草的有关电子文件原数据标准、档案数字化流程及相关数据格式等系列标准规范。在这一系列制度中，有必要对档案信息化建设中的保密制度进行规范。
1.建立系列档案信息化及相关的保密制度。
档案信息化建设是个系统工程，既离不开信息管理方面的法律规定，又离不了有关标准与规范。为了保证档案信息平台的安全，要按照计算机系统建设中的标准规范来设计开发，更要参照档案领域有关的标准规范。第二，成立档案信息化建设协调领导小组，实行领导责任制，进行宏观调控，负责协调各个管理层次的工作。要成立专门技术小组，具体负责档案信息内容的安全、技术安全和网络安全等，注意把好档案信息内容的安全关，确保档案资料的安全，做到宽进严出。
2.增强档案管理人员保密意识，强化档案保密教育。
加强档案保密法制教育是增强教职员工保密法制观念的重要途径。档案工作人员特别是各级档案领导干部，必须从高度出发，充分认识保密工作的重要性，充分认识到保密工作的复杂性。加强保密法纪律教育，提高档案工作人员尤其是年轻同志的保密观念，要懂得如何依法保守秘密，怎样履行好宪法和保密法律法规所规定的各项保密义务，还要使他们了解违反保密法律法规，不履行保密义务及泄露国家秘密应当承担的法律责任。
首先，要继续深入开展以普及档案保密法律常识为主要内容的保密法制宣传教育活动。
其次，要突出档案保密法制宣传教育的重点，通过在各级档案馆（室）部门开设保密法制教育课及讲座，进一步更新各级领导干部的保密观念，提高他们的档案保密法制意识和做好档案保密上作的自觉性。
同时，要大力宣传、认真执行科研档案保密法规，积极宣传严格遵守保密制度的先进典型，表彰他们的先进事迹，推广他们的先进经验。
二、档案科学管理是档案安全保密的基础
1.硬件设施配套完善是基础。
依据中华人民共和国教育部第27号令《高等学校档案管理办法》的有关规定，存放档案应当设有专门库房，库房中的门窗应专门加固，可配备防盗门、门禁、铁质电动窗等设备，库房中还应有红外感应器、烟感、密码档案柜、灭火器、除湿机、臭氧发生器、碎纸机等设备，以达到防盗、防火、防潮、防尘、防光、防虫、防霉和防污染的八防效果，确保档案的安全性。档案库房由专人负责，无关人员禁止入内。从档案保密的角度看，硬件设施是基础。
2.提高档案管理人员的素质是关键。
档案管理人员的素质是关键，也是档案保密工作的基础和保证。高职院校的档案管理人员必须努力提高自己三个方面的素质：一是政治素质，档案关系到国家的安全、社会的稳定与和谐，因此要有高度的政治责任感，要讲政治、讲原则，热爱档案事业。二是文化素质和业务素质，只有具有丰富的档案管理的专业知识，才能够业务熟练，独立处理出现的各类问题，防止保密档案泄密。三是高度的敏锐性，绝密档案的管理人员必须具备较强的责任心和高度的保密意识，有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚。无论在什么场合，档案人员都应做到守口如瓶，把保守秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。
3.电子档案管理是新的挑战
随着时代的发展，越来越多的单位都实行了无纸化办公，电子文件逐渐成为档案文件的另一种重要形式。档案管理工作也从手动管理阶段发展到使用档案专业管理软件管理阶段，管理手段上的变革，必然带来保密工作方式上的变革，是新的挑战。
第一，要构建档案管理网络安全体系。保障网络安全，一般可以通过隔断来自互联网的各种安全威胁，如防火墙系统防护和物理隔离两种方式来实现网络安全；第二要设立电子查阅安全制度，进行科学管理；第三，电子档案一定要备份。
三、加强高职院校档案管理，促进体制改革
做好档案的保密工作，是推进档案事业持续、健康发展的基本保障，是促进高职院校教育体制改革和教育事业稳定发展的重要保证。档案的管理和利用是档案工作的两项重要内容，档案保密管理和利用是档案工作中相辅相成的矛盾的统一体。在传统保密观念的影响下，档案工作作普遍存在轻利用重保密的现象，这使许多档案束之高阁、禁锢起来，变成了废纸，造成了档案资源的浪费。做好高职院校档案的保密和利用工作，有利于处理好保密与利用的关系，促进人才培养。
参考文献：
[1]张国芳.通过加强档案管理促进继续教育工作[J].山西广播电视大学学报，2008（4）.
一、社会组织登记档案的涵义
社会组织档案是指县级以上人民政府民政部门在依法为社会团体及其分支（代表）机构，基金会及其分支（代表）机构，境外基金会代表机构以及民办非企业单位办理申请筹备成立、成（设）立登记、变更登记、注销登记、备案、章程核准、年度检查和行政处罚等工作中形成的具有查考、利用价值的各种文件材料。社会组织登记档案管理工作由县级以上人民政府民政部门分级负责。
二、社会组织登记档案的分类和整理
（一）社会组织登记档案的分类
社会组织登记档案按其来源可分三类：社会团体类、民办非企业单位类和基金会类。其中基金会类又可分为基金会类和境外基金会代表机构类两种。根据其性质的不同，各类社会组织有不同的文件材料归档范围。
（二）各类社会组织登记档案的归档范围
1.社会团体登记文件材料归档范围：筹备成立文件材料；成立登记文件资料；设立分支（代表）机构登记文件材料；变更名称登记文件材料；变更法定代表人登记文件材料；变更业务主管单位登记文件材料；变更住所登记文件材料；变更活动资金文件材料；变更业务范围文件材料；分支（代表）机构变更文件材料；社会团体及其分支（代表）机构备案文件材料；章程修订及其核准文件材料；年检文件材料；注销登记文件材料；分支（代表）机构注销登记文件材料；行政处罚文件材料。
2.民办非企业单位登记文件材料归档范围：成立登记文件材料；变更名称登记文件材料；变更法定代表人登记文件材料；变更业务主管单位登记文件材料；变更住所登记文件材料；变更开办资金登记文件材料；变更业务范围登记文件材料；备案材料；章程或合伙协议修订及其核准文件材料；年检文件材料；注销登记文件材料；行政处罚文件材料。
3.基金会登记文件材料归档范围：设立登记文件材料；设立分支（代表）机构文件材料；变更名称登记文件材料；变更法定代表人登记文件材料；变更业务主管单位登记文件材料；变更类型登记文件材料；变更住所文件材料；变更原始基金数额文件材料；变更公益活动的业务范围文件材料；分支（代表）机构变更文件材料；备案文件材料；章程修订及其核准文件材料；年检文件材料；注销登记文件材料；分支（代表）机构注销登记文件材料；行政处罚文件材料。
4.境外基金会代表机构登记文件材料归档范围：设立登记文件材料；变更名称文件材料；变更负责人文件材料；变更业务主管单位文件材料；变更住所文件材料；变更业务范围文件材料；备案文件材料；年检文件材料；注销登记文件材料；行政处罚文件材料。
（三）社会组织登记档案的整理
一是社会组织登记档案按照一个组织一档的原则进行整理。归档材料以“件”为单位，一般以一份文件为一件，正文与附件为一件，请示与批复为一件，一次上报的多份表格，每份表格可为一件。二是一个社会组织的所有文件按照时间顺序在档案盒内排列。三是不同社会组织的登记档案按照社会组织登记号的顺序排列。
三、社会组织登记档案的管理
（一）领导重视，提高硬件设施标准
领导重视是搞好社会组织登记档案管理的前提，必要的保管硬件设施是搞好社会组织登记档案管理的保证。对于档案管理者争取领导的重视很有必要，只有领导重视了，才有可能争取更多的资金投入，配备必要的档案保管装备，设置防火、防盗、防渍、防有害生物等安全设施，以确保档案的安全。
（二）加快社会组织登记档案管理信息化进程
由于社会信息化的快速发展，电子计算机已全面进入政府办公的全过程，无纸化办公也已成为新的潮流。在此过程中形成的电子文档，更有利于查询和保管，将逐步成为与纸质文档同样重要的档案内容。因此，必须加快社会登记档案管理的信息化进程，才能适应这种发展和进步，从而保证社会组织登记档案的管理不落后于社会的发展。
（三）搞好社会组织登记档案的利用工作
关键词：档案管理服务；下岗职工；作用
档案是个人职业生涯总体情况的总结与记录。档案管理有着重要的社会价值。其中下岗职工的档案管理成为了重要的一个工作环节。从上世纪八十年代起，我国开始出现下岗职工到现在，下岗职工虽然有所减少，但是面临的问题依然非常严峻。在下岗职工的管理当中，档案成为管理的重要依据，面对下岗职工档案管理的现状，各级政府与部门必须加强对下岗职工档案的管理，发挥其对下岗职工再就业所产生的作用。
一、新时期下岗职工档案管理的现状
下岗职工档案管理重视程度有所提高，下岗职工的档案管理问题越来越多地受到了各级部门的重视。一些单位对下岗职工的档案管理，指定专门的机构与管理人员，明确职责，从为下岗职工的生活利益着想的角度出发，建立了比较完善的下岗职工档案。同时，为了增强管理的实效性，还扩大了下岗职工档案内容范围，除了个人的基本资料之外，还包括个人建立、与原单位签订的合同材料、参加政府举办的下岗职工再就业活动材料等。一些单位还积极开展的档案管理服务活动，利用掌握的下岗职工档案材料，采取推荐、举办招聘会等形式，促进下岗职工的再就业。
但是，受到体制、观念等多方面因素的影响，现在的档案管理服务工作当中还存在不少的弊端，比如说相关部门对下岗职工的档案管理工作的不重视，没有应有的管理人力资金的投入，将其作为企业的负担。同时，一些企业没有按照规定建立完善的职工档案制度，档案材料不健全，影响到下岗职工档案管理水平的提高。例如破产兼并的企业管理调动频繁，调动下岗员工档案流失、档案残缺的情况时有发生，甚至有一些企业让下岗职工自存档案的现象。在这种情况下，企业就无法为下岗职工管理机构提供完善的档案材料，也就无法针对下岗职工的现状，采取针对性的促进其就业的措施。
二、档案管理服务对下岗职工再就业作用发挥
针对新时期下岗职工档案管理的现状，为了发挥档案管理服务对下岗职工再就业的作用，提出如下建议：
1.强化宣传、加强领导
当前，各级政府及企事业单位应该充分认识到档案管理对于下岗职工再就业的重要作用和意义，在工作当中加强档案管理宣传，让用人单位能够认识到档案管理的作用，从思想上重视起档案管理工作，为档案管理配备专门的档案管理人员，由企业领导专门负责，强化档案管理的领导，保证档案管理工作的顺利进行。从各级政府及劳动部门的角度来讲，应把档案工作当做透视社会现象、掌握社会就业信息的主要渠道，展开具体深入的领导宣传活动。例如，在相关就业市场开设宣传专栏，张贴宣传标语，并积极利用各界媒体的力量，让社会认识与接收档案工作管理与服务，提高人们对档案工作的认识，从而促进下岗职工档案管理作用的发挥。而劳动者在工作当中，要主动配合用人单位，完善自己的档案管理资源，下岗以后要积极的向劳动部门提供档案，并按照劳动主管部门的要求对档案材料进行完善，在提高下岗职工档案管理水平的基础上，为档案管理服务的发挥创造条件。
2.推动下岗职工档案管理的社会化
下岗职工再就业不只是劳动部门的职责，而是全社会面临的一项重要社会问题，这就要求在下岗职工档案管理工作当中，不要局限在劳动就业部门，而是要实现下岗职工档案管理的社会化。同时，伴随着我国社会经济的快速发展，企业管理职能呈现社会化的特征，在职工档案管理当中，开始有社会机构的参与，这说明档案的社会功能不断的凸显。这就要求在下岗职工档案管理当中，要推动其实现社会化。劳动就业部分应该针对当前下岗职工档案管理社会化的现状，积极采取针对性的措施，提高社会化管理水平，使档案能够更好的发挥其服务作用。比如对无力交纳管理费用的下岗职工可以采取减交或者免交。对于一些滞留原单位的“死档案”，应积极派相关人员收缴。另外，政府部门应当适当投入资金解决一些“死档案”所存在的问题，避免档案的流失，同时解除档案对下岗职工的束缚，让档案服务于社会，从而对促进再就业产生积极的推动。
3.强化用人单位与劳动就业部分的档案管理配合
工会是“职工娘家”，解决下岗职工再就业的问题，与各级工会的配合显得非常重要。档案管理部门应当与工会与就业机构合作交流，挖掘档案深层次的就业信息，为下岗职工服务，并努力进行对档案的加工。协同工会部门为下岗职工协调工作接收单位，积极配合就业部门宣传以及对档案与人才的发掘，及时向其提供下岗职工的档案及相关资料。完善整个再就业的系统。同时，在再就业档案管理当中，用人单位与劳动就业部门要保持积极的沟通与交流，原单位必须根据劳动就业部门的要求，完善自身的档案管理制度，并对下岗职工会的档案进行完善，及时提交给劳动就业部门，同时根据要求提供其他与下岗职工档案有关的档案材料，以完善的下岗职工档案。下岗职工的再就业接纳单位，也要按照档案管理的要求，做好再就业职工的档案接收及管理工作，以更好的对再就业的职工进行管理。
总之，下岗职工档案管理对于新时期的下岗职工再就业工作具有重要意义，劳动就业部门及用人单位要重视职工档案的完善，认真做好下岗职工档案管理。在管理的过程中，要从帮助下岗职工再就业的角度出发，对其进行积极科学的管理，通过分析职工档案，查找下岗职工劳动就业上的不足，开展针对性的再就业培训，提高下岗职工的劳动就业能力，使档案管理在下岗职工再就业当中发挥更大的作用。
参考文献 ：
[1] 王桂珠.下岗职工档案管理问题[J].档案管理，2013，23（04）：103-104.
[2] 董军.对企业档案管理“共建共享”的探讨[J].山西档案，2013，11（06）：756-757.
[3].下岗职工档案的管理[J].黑龙江档案，2012，13（02）：669-670.
[4]温行琴.下岗职工档案管理的社会化[J].兰台世界，2014，15（10）：373-374.
【关键词】困难职工档案；管理；思考
困难职工帮扶工作是县市工会工作重要组成部分。困难职工档案是指各级工会组织在对困难职工家庭建档审核、审批、日常帮扶工作中形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等不同形式和载体的历史记录，既是工会工作档案的重要内容，也是社会民生档案的重要组成部分。做好县市困难职工档案工作，对于服务社会民生，对于工会依法维护职工合法权益，促进社会和谐稳定具有十分重要的意义。然而由于困难职工档案工作具有广泛性、动态性、替代性等特点，导致一些单位帮扶工作不精准，影响了困难职工帮扶工作的开展，本文拟对县市工会困难职工档案工作管理，作几点思考。
一、深刻认识困难职工档案工作的重要意义
困难职工档案是工会组织掌握困难职工群体状况的原始凭证，是工会开展送温暖和帮扶救助工作，向党委政府反映困难职工的情况和推动解决困难职工相关问题的重要依据。建立和完善困难职工档案工作，对于推进工会维权职责，落实中央关于“十三五”期间有关改善民生问题具有十分重要的意义。
（一）工会困难职工档案工作是我国民生档案工作的重要组成部分。民生档案是机关、社会组织和个人形成的与人民群众利益直接相关的档案，包括劳动就业、社会保障、社会管理等涉民档案。是社会管理活动的历史记录，是维护群众权益的原始凭证，是人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题在档案工作中的集中体现。当前，我国正处于社会转型期，各种矛盾突出，产业结构调整，企业转型升级，社会贫富差距进一步加大，尤其是职工因病致贫、子女就学致贫等现象比较突出，已成为工会维护职工合法权益工作的重要内容，也是当前我国社会民生最突出的问题之一。因此，工会在困难职工帮扶工作中形成的档案材料，同样是我国民生档案的重要组成部分。
（二）困难职工档案是工会精准帮扶的重要保证。指出：“‘十三五’时期经济社会发展要努力在保障和改善民生、推进扶贫开发等方面取得明显突破”，这就提出了保障和改善民生效益问题，如何提高效益，对于困难职工帮扶工作来说，关键是要做到精准。精准帮扶，是指通过对困难职工精准识别，精准帮扶，精准管理，并建立其长效机制，实现帮扶成效的最大化。而要做到精准帮扶，关键在于困难职工档案的建立是否精准、完整。
（三）困难职工档案是工会制订困难职工帮扶政策的重要依据。多年来，通过各级工会组织的不断努力，困难职工数量不断下降，但目前仍有不少职工处于贫困线上，以余姚市为例，今年符合低保及其边缘户的困难职工达470户，尤其是新状态下困难职工呈现上升势态，临时救助户也不断增多。建立困难职工档案，能准确掌握困难职工底数，推动职工最低保障制度，普惠困难职工，推动职工帮扶工作制度化、规范化。如何制订困难职工帮扶政策，帮扶计划，帮扶措施，如何使政策更具科学性、实效性、针对性，最好的方法，就是根据困难职工档案，进行数据分析，寻求政策的最佳方案。因此，困难职工档案是工会组织制订帮扶政策的重要依。
（四）困难职工档案能充分反映党和政府对困难职工的重视和关怀。工会是党领导下职工自愿结合的工人阶级群众组织，是党联系职工群众的桥梁和纽带。在困难职工帮扶工作上，党和政府已把更多的资源和手段赋予工会，实质上工会是代表党和政府关爱职工，帮扶职工。历年来的困难职工档案表明，工会做了大量工作，已取得了巨大成就，充分反映出党和政府对困难职工的关爱。
二、当前困难职工档案管理存在的问题
困难职工档案是近年来工会组织履行基本职责，开展帮困扶贫，提高帮扶效益，而新形成的档案材料，时间短，还未纳入工会和档案部门统一规范，工会组织虽然出台了一些管理文件，但仅限于作为帮扶依据的原始材料加以管理，与档案部门归档立卷的相关要求有一定的距离。
（一）档案缺乏系统性。困难职工档案，一般由困难职工原始档案、综合统计资料档案和工作资料档案三部分组成。困难职工原始档案，是指困难职工的家庭基本信息和致贫原因档案材料；综合统计资料档案，是指帮扶工作综合统计档案，包括困难职工户数，家庭平均收入，致贫分析数据、帮扶资金支出等；工作资料档案，是指开展各种帮扶工作中形成的其它具有保存价值的材料，如党政、工会出台的困难职工帮扶政策文件，帮扶制度，各类帮扶会议，工会开展的“春送岗位、夏送清凉、秋送助学、冬送温暖”活动等。三类档案材料构成了一个完整的综合体系，缺少任何一项，就会导致档案缺乏系统性。而实际在建立困难职工档案中，后二类材料或是缺乏，或是保存在工会其它文书档案中，导致档案缺乏系统性，难以充分体现工会的帮扶工作状况。
（二）原始档案缺乏完整性。困难职工原始档案是指以困难职工家庭为对象建立的档案，包含职工及家庭成员信息，收入状况，困难程度，造成贫困原因，如下岗失业、重大疾病、子女教育、意外灾难等因素，还包含各类原始证件、单据等证明材料，如职工住院证明，医药支出发票、子女就学证明等。这是困难职工档案的主体和基础，也是制订帮扶政策，开展帮扶工作的主要依据。但由于基层工会对困难职工帮扶工作重要性认识不足，在信息采集时不认真，不仔细，导致部分项目信息不实，如家庭成员及其收入状况，致贫原因等，收入状况和困难描述不符逻辑性等，致使原始档案缺乏真实性和完整性。 （下转第119页）（上接第107页）
（三）归档缺乏规范性。困难职工立卷归档缺乏统一操作规范，许多县市工会，困难职工原始档案没有按档案的要求统一编码装订、立卷归档，基本流散于文件和资料中，没有按年度整理，没有注明保管年限，没有纳入工会综合档案室管理和总工会全宗目录。档案往往由职工服务中心保管，造成查询难、利用难。虽然全国总工会建立“全国工会帮扶工作管理系统”，各县市有统一的困难职工服务电子信息平台，但平台只能反映本年度的困难职工和帮扶情况，要了解往年困难职工状况和工会困难职工帮扶状况，比较困难。
（四）归档立卷重复性。当前县市域不同困难群体的帮扶工作，由不同部门管理。困难职工由工会管理，困难党员由县市委组织部门管理，困难残疾人由残联管理，普通困难群众由民政部门管理。基层单位包括社区、村，在年度上报困难群体信息时，缺乏统一沟通协调，造成多头上报，导致多头存档，重复存档，重复帮扶，影响了帮扶工作的严肃性。
三、加强困难职工档案工作管理的对策
（一）进一步提升工会系统档案意识，营造困难职工档案工作的良好氛围。一是要在工会系统内部广泛宣传困难职工档案工作的重要性，学习党委政府关于加强困难群体帮扶工作的意见，增强做好困难职工档案工作的自觉性。二是要加大档案教育培训力度，提高困难职工建档工作的业务水平。三是把困难职工档案作纳入工会重要工作内容，并列入年度考核。
（二）建立健全困难职工档案三级网络，提高困难职工原始信息准确性。一是明确县市职工服务中心、乡镇街道职工服务站和基层职工服务点为工会困难职工档案管理的责任单位，形成县市困难职工档案管理工作三级网络。二是明确各中心、站、点的工作职责，基层职工服务点的职责以采集困难职工原始信息档案为主，按实填写困难职工家庭申请表，并收集相关证明材料，并上报；乡镇街道职工服务站的职责以审核为主，对服务点上报的材料进行审核，材料是否真实有效，材料是否符合逻辑，困难条件是否符合等，并上报县市职工服务中心；县市职工服务中心以复核、数据录入，归档立卷为主。三是各中心、站、点明确一名工作人员，具体负责抓好档案工作。
（三）规范档案材料的整理归档工作，提升档案工作质量。一是制订各类规章制度，制订《困难职工档案归档范围》《困难职工档案信息采集、审核、归档程序和立卷规定》《困难职工档案年度更新与保存制度》等。二是把困难职工档案纳入工会档案管理范畴，确定与工会档案相应的保管期限，处理好困难职工档案相对独立性与工会档案综合性的融合问题。三是加强与有关困难群体帮扶部门的沟通和协调，在档案数据录入前，与其他困难群体档案管理部门进行协调，实行资源共享，对重复建档的困难职工，及时调整处理，避免档案重复性。四是加强对困难职工的动态管理，以年度为界限，对在档困难职工情况进行一次了解，对已脱贫、不符合困难职工条件的，退出困难职工档案管理系统，其纸质档案按规定归档。
（四）加强困难职工档案信息化建设，建立三个档案载体。一是传统档案载体。即按常规档案管理规定，按困难职工原始档案、综合统计资料档案和工作资料档案三类进行归档，按年度纳入工会档案范围。二是虚拟档案室载体。按档案数字化、信息化建设标准要求，对困难职工档案进行扫描作数字化处理，建立虚拟档案室，并与县市档案馆接洽，纳入县市虚拟档案馆，储存在县市虚拟档案馆数据库，也可以通过链接，与其他民生档案组合，纳入民生档案数据焱络体系，成为民生档案一部分，便于查询利用。三是“全国工会帮扶工作管理系统”档案载体。把困难职工原始信息输入全国总工会的“全国工会帮扶工作管理系统”，以户为单位，输入家庭成员各类信息，如家庭成员基本情况，工作单位或入学学校，工资收入，家庭成员平均收入，健康状况，致贫原因等，能快速查阅当年度困难职工个人基本情况，还可通过数据处理，分析了解当年度困难职工分布情况、家庭结构、年龄结构、收入结构、就业结构、致贫主要因素等，为工会制订帮扶政策，开展帮扶活动提供依据。
总之，困难职工档案既是工会工作档案的重要组成部分，也是社会民生档案的重要组成部分，做好困难职工档案工作，对于工会精准帮扶，依法帮扶，维护社会和谐稳定，促进企业转型升级，具有十分重要的意义。
【参考文献】
[1]梁雪花.关于民生档案工作的几点思考.云南档案，2014（12）.
Keywords： Cross-Border integration； Mode innovation； Archives informatization； Archives cloud platform
1 引言
目前，以物联网、大数据、云计算、新媒体和增强现实为代表的信息技术迅速发展和深入应用，显现出技术支撑传统行业发展已经到了一定的高度。
在技术进步的推动下，档案学理论与实践存在两个发展的要求或趋势：其一，档案信息资源管理逐步由传统的人工模式和实体模式向平台化、知识化、智能化等自动模式和虚拟模式方向推进；其二，档案工作业务流程由基本层面档案的收集、管理与服务向更高层面的信息获取、信息分析、知识服务和智慧服务的方向延伸。这两个趋势必然带来档案学理论与方法研究范式的转型以及档案管理组织结构模式的演变。
然而，各个领域社会实践的不断深化与档案管理理论方法创新滞后的矛盾十分突出，主要表现在信息平台升级而应用跟进滞后、信息资源泛在而处理能力不足等方面。
1.1 信息平台升级，应用跟进滞后。目前，档案学研究与档案信息服务的物质基础、支撑条件和核心内容逐渐向知识?Y源、技术资源和理论创新的大方向转移。
传统的档案服务模式主要是档案管理部门自身通过实体档案的借阅、展览、编研和咨询等利用形式来实现自身的价值。这种实体化的档案服务模式已经逐渐远离当前经济社会发展对在线化服务的现实要求。多元化、多样化、共享化、体验化和情境化的档案信息服务呈现出呼之欲出的态势。没有信息技术的支撑，这样的档案信息服务是很难开展起来的。
1.2 信息资源泛在，处理能力不足。其一，资源的泛在性正在淡化档案收集管理业务的边界性。立档单位的职能活动已与各类资源存在愈来愈多的交集，这些资源包括基础资源、科技资源、人文资源、扩展性资源和个性化资源以及支撑这些资源配置的网络、软件和硬件所构成的硬件资源、软件资源等。档案收集管理范围和所涉及的领域愈来愈宽。
其二，资源的泛在性正在削弱档案部门机构对原生性资源的垄断性。从用户的角度看，信息资源可以从多渠道获取。信息可近性原理和用户最小努力原则表明，用户在泛在的信息空间中将存在更大的自由度，去选择更便利的途径以获取所需的信息资源。因此，档案工作面临的挑战将逐步转向信息资源供给能力的竞争上。
其三，资源的泛在性正在颠覆档案信息服务场所的固定性。信息资源的泛在性第一个表现是信息载体和信息环境的泛在性，由此产生了泛在网络、泛在知识、泛在计算、泛在智能、泛在学习、泛在研究、泛在管理、泛在服务等新的变化。就泛在学习而言，已经出现了无处不在的学习，或者说任何人在任何地方、任何时刻均能通过多样的时空、多样的方式获取多样的信息进行学习。泛在网络也极大地影响了科学研究、管理服务等活动。正因为如此，秉承传统信息资源服务优势的同时，拓展档案服务空间，形成新的泛在网络服务优势，就成为档案工作的新任务。
其四，资源的泛在性正在暴露档案信息服务能力的薄弱性。信息资源泛在性第二个表现是信息服务的长期性、可得性、直接性、移动性、交互性、融合性、情境性、体验性和主动性，信息服务的智能化水平愈来愈高。在档案管理服务部门之外，已经形成了广泛的信息获取能力、可靠的信息传递能力和高效的信息服务能力。档案信息服务能力面临更加严峻的挑战。因此，面对新压力，探索新模式，不断提升档案信息服务能力，才能跟进时展步伐。
在平台化和泛在化特征愈来愈突显的社会情境下，摆在档案工作者面前的是如何适应新的要求，转变传统的档案学思维模式，探索新的理论和应用模式，重新考察具有档案特色的核心理论，用新的视角和理念探讨档案学新的理论与方法，进行理论方法和应用的再创新。其重要意义在于面对这种多元化的信息技术与信息服务格局，通过理论与方法的创新，给更高层次的档案学研究与档案信息服务提供支撑，创造新优势和获取新发展。然而，从现有的档案学研究成果来看，还没有成熟的理论和方法能够把资源、技术、管理和服务有机地结合起来，形成系统化的理论和应用体系。
笔者认为，造成档案工作相对滞后性和能力不足的主要原因在于档案工作思维模式相对滞后和创新动力相对不足两个方面。档案学研究应当注入跨界融合模式，以更加开放和共享的理念，加强档案学理论、方法、技术和应用的交叉协同创新与跨界融合创新，逐步形成新的理论和技术应用框架。在此基础上，开展档案管理能力提升工程建设，是适应时代要求和获得自身发展的重要路径。
平台升级和资源泛在特性在智慧城市建设中表现得尤为突出。为此，本文结合智慧城市档案管理云平台体系建设，探讨跨界融合模式推进档案信息化建设的基本问题。
2 确立档案管理平台功能的中心性定位
智慧城市建设是一个系统工程，也可以说是一个复杂巨系统，或者说是一个生态系统的建设。智慧城市建设的核心是通过先进的信息技术手段对信息进行全面感知和智能处理，以实现管理上的协同化、精准化和服务上的智慧化、智库化[1]。
智慧城市建设包含的要素非常广泛，涉及智能建筑、智能社区、智能园区、智能家居、智能交通、智能医疗、公共安全、节能环保、电子政务、电子商务等方方面面的信息资源建设、业务平台建设和服务体系建设[2]。
从智慧城市建设以信息流为主线的目标设计来看，档案信息化建设应是其中的重要工作之一。因此，档案部门在智慧城市建设中，具有其不可或缺性[3]。同时，具有档案管理中心、数据监管中心和信息服务中心的三个中心职能。
2.1 智慧城市的档案管理中心定位。IBM公司于2009年提出了智慧城市建设的一般框架，该框架突出了两个重要的支撑要素，也就是云计算平台和数据处理服务。
从智慧城市的信息集成性来看，基于跨部门和跨平台的协同环境，完成各类业务信息的标准化处理、集中统一收集和管理是其重要任务之一，档案管理部门应当成为这一重要任务的主要承担者。因此，需要将数字档案信息资源体系作为智慧城市信息资源体系的重要组成部分，确立档案管理中心的角色定位。
档案管理中心具有数字档案信息资源体系的“总库”地位，并具有维护信息的原生性和集成性的重要职能。档案管理中心通过建立网络化的“归档”为入、“利用”为出的机制，拓展中心职能，逐步发展成为智慧城市信息资源汇入和辐射的信息总枢纽。
从云计算平台和数据处理服务的关系上来看，数据处理服务依托云计算平台贯穿于智慧城市运行中纵向和横向的各个层面，既包括数据感知、数据传输、数据析取、数据存储、数据访问等基础性数据获取与处理功能，也包括与业务层密切相关的数据分析与建模、可视化与决策支持、语义与元数据等数据智能处理功能。通过数据处理服务，面向应用层的各种类型应用，如城市规划、健康保险、交通运输、公共安全、环境保护、公共事业、医疗卫生、教育培训、信息公开和应急服务等提供高质量的数据支撑，从而实现社会化、智能化、便利化的智慧管理与智慧服务[4]。
在数据感知层、数据资源池层、数据处理业务层、数据支撑应用层和社会化智慧服务功能层等五个层次的智慧城市建设框架之中，档案管理工作所处的层次和角色如何进行定位，将是一个非常现实的问题。
在一般认识上，档案工作处在数??支撑应用层和社会化智慧服务功能层之间，各机关团体、企业和事业单位在自身的职能工作活动中形成的记录，机关档案部门和各级各类档案馆按照归档范围和进馆要求，进行档案的收集与管理。在此基础上，再面向各级各类的职能工作部门和面向社会开展档案提供利用工作。
智慧城市档案信息资源管理中心在技术层面上可以采取智慧城市档案管理云平台建设的思路。在智慧城市建设的总体框架下，建设两级档案管理中心，其支撑平台是智慧城市档案管理云平台。
一级中心是在数据支撑应用层中增加与各类应用相对应的档案管理中心，即云档案室；另一级中心是在数据支撑应用层之上建设档案管理中心，即云档案馆。两级档案管理中心依托“地区云”平台，形成智慧城市档案管理云平台体系。
智慧城市档案管理云平台体系可以看作智慧城市档案信息资源的云端策源地和云端聚集地，是在“地区云”基础设施建设和统一的规范标准建设的基础上，通过横向与纵向的融合设计，搭建的智慧城市档案管理云环境。智慧城市档案管理云平台体系是联结智慧城市各个领域业务信息平台的枢纽性节点平台共同构成的平台体系，具有智慧城市线上线下（O2O）并重的档案管理职能。
档案工作既要明确这一最基本的定位，也要面向智慧城市建设，按照档案开放和信息公开原则以及纵深切入到底和横向延伸到边的原则，把共享与开放的档案信息资源管理与服务作为工作的出发点，进行制度设计和应用设计。据此开展跨界融合的智慧城市档案管理云平台建设，重塑组织和业务流程，形成新型档案信息化体系，使档案管理部门成为原生性信息的保管利用中心，才能适应云计算平台上的智慧服务对档案工作的新要求，充分发挥档案管理部门在智慧城市建设体系中的独特作用。
2.2 智慧城市的数据监管中心定位。从智慧城市的信息保障性来看，对智慧城市建设中各类业务平台中的信息流，除保证其规范化和标准化，更重要的是确保信息的原始性、真实性、可靠性、完整性、系统性和安全性。这需要在电子文件形成的前端和电子文件效用完成以后的末端，整个电子文件形成的生命周期，进行有效的和可信的控制。而这一点，正是档案部门的重要使命。
从智慧城市的数据安全性来看，需要开展基于智慧城市大数据的档案监管工作。智慧城市建设过程中除了空间信息和数字化信息，还将会持续涌现各类海量的感知信息和网络信息，这些信息共同构成了智慧城市大数据[5]。智慧城市大数据反映了智慧城市建设和运行过程中各单位以及民生工作的真实面貌，需要纳入档案业务指导与监管的工作范畴。
2.3 智慧城市的信息服务中心定位。从智慧城市的信息窗口性来看。政府信息公开是智慧城市建设中一个重要的内容。2007年国务院颁布的《中华人民共和国政府信息公开条例》明确规定，档案管理部门是政府信息公开查阅的重要场所。
从智慧城市的信息服务性来看。智慧城市建设的根本目的在于惠及民生和促进社会经济的高质量发展。因此，增强咨询服务能力是智慧城市建设中的重要任务之一。档案管理部门一旦拥有智慧城市建设中的各类原生信息资源，利用各类智能手段和方法增强咨询服务能力也就成为责无旁贷的重要工作任务。
3 确立档案管理平台建设的嵌入性定位
3.1 智慧城市综合平台的业务性嵌入。智慧城市建设的目标之一是跨领域整合各类行政业务，实现行政事务的协同化，通过开放的单一窗口实现便利化服务，提高整体工作效能和办事效率。因此，档案管理平台建设不能孤立进行，需要嵌入各类业务信息的迁移和多种业务平台整合之中，同步开展建设工作。
其一，管理层面的体系化嵌入。智慧城市建设虽然涉及面很广，但也有整体布局和分层、分级、分区域、分专业、分系统、分部门的具体规划。我国档案管理机构的设置与智慧城市建设具有体制上的一致性，可以依托基层档案管理部门按照立档?挝坏闹腔鄢鞘薪ㄉ璺桨附?立基层的智慧城市信息资源管理中心。在此基础上，按照各级各类档案事业管理机构的层级关系和指导关系建立省区市和国家层面的档案信息资源管理中心。
其二，制度层面的适应性嵌入。智慧城市档案管理云平台建设要充分利用智慧城市综合平台，以政务信息公开和档案开放原则，通过档案管理的体制机制改革与创新，完善档案信息化管理制度、档案业务管理制度、各种类型的专业档案工作制度和各类档案开放利用工作制度。
其三，技术层面的标准化嵌入。档案管理服务平台建设要采取遵从智慧城市建设的技术规范与标准体系原则，实现与智慧城市各类业务平台所具有的诸如大数据挖掘、云计算、复杂事件响应与处理等功能模块的对接。
其四，平台层面的网络化嵌入。智慧城市档案管理云平台建设可以纳入“地区云”建设规划，按资源共享、协同共建的原则，利用“地区云”建设的各类资源，包括网络资源、技术资源、计算资源、存储资源、环境资源等进行建设。
在档案管理体制、机制、标准和规范协同化建设的基础上，开展网络化嵌入设计。将档案管理平台专业化地接入智慧城市综合管理平台，建立智慧城市档案管理云平台体系。逐步实现智慧城市电子文件与电子档案的在线动态管理，包括在线收集、在线归档、在线整理、在线存储、在线鉴定、在线保管、在线统计、在线编研、在线检索、在线利用和在线咨询服务等，为开展智慧城市档案信息资源的网络化建设与管理服务提供平台保障。
通过档案管理云平台体系建设，形成跨界融合与开放共享并重的智慧城市档案管理新模式。通过管理和技术上的再创新，使智慧城市档案管理云平台在泛在网络环境下，在智慧城市生态体系之中，成为智慧城市建设的档案信息资源管理中心，联结智慧城市各个领域业务信息平台的枢纽平台，进而发展成为智慧城市大数据档案管理的策源地和集聚地，并逐步上升为智慧城市信息资源汇入和辐射的信息枢纽。
3.2 档案网络信息安全的前端性控制。加强可信电子文件安全管理制度建设和技术平台建设，进行前端控制是档案安全体系建设的重要内容。
目前，各类技术平台和业务平台在角色管理、身份识别、权限设置、访问控制、加密控制、容灾备份、入侵防火墙等技术层面的应用已相对成熟，与网络安全技术相关的规章制度、标准和规范也都比较健全。但是，有了数据安全和信息安全，并不等于电子文件和电子档案质量有了保证。因为，电子文件和电子档案除信息内容，还包括电子文件全生命周期过程中所产生的各类背景信息和关联信息，这些信息和电子文件自身内容一起构成了电子文件有机整体。
因此，需要建立统一的元数据标准进行前端控制，以增强电子文件安全管理的可信性、真实性、完整性、系统性、准确性和成套性。只有这样，才能保证档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用的质量。
4 确立档案信息资源建设的体系化定位
传统的档案管理主要侧重于实体档案管理，“互联网+”环境下电子文件与电子档案管理的相应机制没有建立起来[6]。还存在标准规范对接、软硬件对接、网络对接、数字资源对接等方面的现实问题。
具体表现为：其一，适用于智慧城市建设的档案信息资源加工处理的原则方法、制度规范和标准化工作上存在差距；其二，适用于云计算和大数据的档案管理软件和硬件系统不完善；其三，与智慧城市各级各类业务管理系统互联互通的档案管理平台建设较为乏力；其四，数字档案信息资源的存量建设不足、增量建设不力，其完整性、准确性、系统性和成套性的质量控制也不尽如人意等。
笔者认为，以体系化定位进行档案信息资源建设的模式创新和模式转换，是解决上述问题的重要途径。体系化建设的基本思路是树立大资源观，将技术与平台、载体与数据共同纳入档案信息资源的管理框架并加以综合管理。
4.1 确立各类技术和平台的信息资源属性。无论是从理论上还是从实践上，档案信息资源建设都是档案管理的基础性工作。在信息技术广泛而深入应用的今天，数字档案信息资源建设更是档案管理基础性工作中的重中之重。
从数字化发展的角度来看，数字资源对信息技术和信息平台的依赖性愈来愈强。从档案载体发展来看，信息网络技术的迅速发展和广泛的应用，依赖于各种信息平台的全媒体档案载体类型和载体形态占的比重越来越大，有些载体类型和载体形态中的数据难以甚至不能转化为实体档案形态加以收集、保管和利用。这已经成为传统档案信息资源体系建设的瓶颈问题。因此，应确立各类技术和平台的信息资源属性，将技术和平台作为数字档案信息资源的重要组成部分进行建设。
4.2 确立各类载体和数据的信息资源属性。智慧城市大数据具有跨界生成性和分布存储性，这对档案的集中统一管理原则来说是一种挑战。
智慧城市大数据档案管理可以运用云计算平台，用整体迁移上云的方法，在物理分散的情况下实现逻辑上的集中管理。这样，既在逻辑上坚持了档案集中统一管理的原则，又在空间上节省了扩建档案保管场所和新建档案管理信息化平台的成本。
对于在大数据基础上产生的数字档案资源，按照数字档案收集管理的相关规定，将其中反映职能工作活动面貌的数字资源归档，实行双套制和双重备份制管理，形成大数据档案、数字档案、实体档案和实物档案并存的信息资源体系。
4.3 确立存量资源数字化与应用的联动性。档案信息资源体系化的建设，存量档案信息资源的数字化建设是基础。
首先，标准联动。存量档案信息资源的数字化加工，要以统一的标准和规范为基础，进行地方与行业档案信息化标准和规范的建设工作，在信息资源的标准与规范方面做到无缝对接。
其次，技术联动。结合智慧城市档案管理云平台建设的规划和目标，开展积极有效和扎实的档案数字化加工工作。同时，充分运用物联网、移动互联网、增强现实、大数据、云计算等信息技术手段，条件成熟时融合广播网和电视网等技术，将存量的档案数字资源进行知识化和智慧化加工处理，??现实体档案与数字档案在各类终端设备上的一体化管理，形成存量资源与应用联动的档案信息资源体系。
4.4 确立增量数字资源线上线下的互补性。将档案信息资源管理平台无缝接入智慧城市的各类业务平台体系之中，利用电子文件前端控制和电子文件全生命周期质量控制的规范与标准，在实现增量资源线上管理的同时，探索线上与线下相协调档案管理新模式，形成线上和线下互补的电子文件与电子档案一体化管理体系。
5 确立档案管理制度设计的融合性定位
在智慧城市建设背景下，泛在的信息空间正逐步确立，云计算服务平台、移动计算服务平台、多网融合信息服务平台以及物联网信息服务平台等得到了更加深入的应用，而且这些应用具有跨界融合性。
智慧城市背景下的档案信息化建设，应以跨界融合性思维，从宏观和微观两个层次开展。在宏观上，从国家和地区层面制定相应的政策，鼓励和支持围绕智慧城市建设，开展档案管理体制和机制融合创新，同步完善档案法规和信息技术应用的标准规范。在微观上，按照智慧城市建设所属行业，分级、分类、分领域、分行业、分专业地深度融入，开展平台化的档案管理典型示范与应用推广工作，达到统筹规划和全面实施的目的。
档案管理制度融合创新的具体举措是强化体制与机制、政策与法规、标准与规范、创新与示范等设计方面的系统性、导向性、一体化和联合性。
5.1 体制与机制的系统性设计。开展档案管理云平台体系建设，要以管理制度、体制机制、业务标准的融合对接为基础进行。一方面，智慧城市背景下档案管理的体制和机制改革与创新，应作为政府主导的系统工程进行顶层统筹的政策设计、制度设计、规划设计、方案设计、管理设计。另一方面，为适应智慧城市建设的新要求，认真研究智慧城市建设过程中的各类要素及其相互关系，以供给侧结构性改革的原则和方法为指导，进行体制和机制再创新。通过政策与制度的融合对接，建立和完善智慧城市背景下档案信息化建设的制度体系、技术体系和方法体系。
5.2 政策与法规的导向性设计。
5.2.1 支持数字资源的平台化建设。目前，档案信息存储与传递的媒介形式因技术进步而发生了一系列的变化，承载电子文件和电子档案的各类业务平台在信息的表现形式和管理方式方法等方面也发生了一系列的变化。
为适应这一变化以及适应未来网络发展新趋势，提高电子文件和电子档案管理的质量，国家档案局和相关机构相继出台了一系列的档案管理法律和法规性文件。如国家档案局在颁布的第1号令、第5号令、第6号令、第8～第11号令中，从档案信息资源建设的角度，对新的档案载体形态及其支撑技术的管理问题均作了原则性要求。
这些要求涉及设施与安全、归档平台、数据质量检查、载体质量检查、网上交接、脱机存储、成套数量、安全利用、不同载体归档互联、元数据与背景信息归档、电子档案和纸质档案的数字化副本归档、电子文件备份中心、企业电子文件归档和社区电子文件归档等多个方面，对有效地开展数字资源的平台化建设工作提供了依据。
从智慧城市档案管理云平台体系建设的角度看，上述规定也有许多值得改进和补充的地方。建议根据泛在网络发展和信息媒介演进的新需求，进行系统化的补充和完善，加大对数字资源的平台化建设的支持力度。
5.2.2 支持跨界合作的信息化建设。在档案信息化专项建设方面，国家相继出台了档案数字化和信息化建设的相关政策，鼓励探索采用信息技术平台和网络平台开展档案管理工作，提供信息服务和存储服务[7]。如，2002年11月25日，国家档案局中央档案馆的《全国档案信息化建设实施纲要》；2010年6月17日，国家档案局的《数字档案馆建设指南》；2014年7月14日，国家档案局的《数字档案室建设指南》；2016年5月26日，国家档案局办公室关于征求《企业数字档案馆（室）建设指南（征求意见稿）》意见的通知等。
这些政策文件的出台对档案信息化建设起到了积极的推动作用。建议在跨界合作的信息化专项工程建设领域强化政策扶持，推进档案信息化向纵深发展。
5.3 标准与规范的一体化设计。目前，智慧城市建设中各类信息标准和规范存在一定的差别，与之相适应的档案信息化建设标准和规范尚没有完全统一。标准和规范的不一致性，将会导致智慧城市建设过程中各类数据之间的兼容性问题。
1999年以来，国家相继出台了数字档案管理相关标准与规范，如，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1―1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）、《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》（DA/T57-2014）和《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）等。这些标准与规范是开展智慧城市档案管理云平台体系建设的基础。
档案管理部门可以利用现有的标准化协作平台，参与智慧城市信息资源标准和规范的制定过程，改进和完善档案信息化建设的标准和规范，逐步形成一体化的标准与规范体系。
5.4 创新与示范的联合性设计。建议国家档案行政管理部门与相关部委联合推出智慧城市档案信息化项目库。通过项目库提供相应的项目建设资金，带动信息化建设项目研究、应用与示范，并在一定的范围内开展项目的创新应用推广工作。
建议各省（区、市）档案行政管理部门探索创新与示范联合推动的管理模式，为智慧城市档案信息化建设工作提供新动力。
6 确立档案服务体系建设的共享性定位
6.1 确立技术共享支撑服务的理念。运用云计算所倡导的设施即服务、软件即服务、平台即服务的理念，确立技术共享支撑服务的思维模式，充分利用智慧城市建设中的各种媒体形态和传播渠道，推进档案信息服务的便利化。
运用技术共享支撑服务理念，构建线上线下联动的服务系统，实现各类终端的线上档案浏览、检索和借阅。同时，丰富各类专题展览、全媒体立体展示大厅等载体形式，实现线下档案的利用体验。
6.2 确立网络共享便利服务的理念。建立“互联网+跨界联合”的档案信息资源协同开发与服务新模式。便利化服务是智慧城市建设的重要目标之一，其基础是通过综合平台跨界集成各类业务，实现一站式服务。
传统的档案信息资源开发与信息服务模式，主要是档案管理机构自身基于馆藏并按照社会需求而开展起来的。这种档案信息资源开发与服务的模式难以满足智慧城市建设的便利化服务要求。因此，确立“互联网+跨界联合”思维，建立和完善档案信息资源网络化协同开发与服务新模式就成为必然选择。
“互联网+跨界联合”服务模式具有两个重要的推动作用，即服务模式的优化和服务优势的强化。通过模式优化和优势强化，使档案信息资源的网络化开发和智慧化服务更为有力。
优化档案服务模式可推进传统档案信息服务实现六个转变。即变档案信息资源开发与服务的孤军奋战为联合作战、变台协作为跨平台协同、变单渠道信息来源为多渠道信息来源、变单向信息服务到交互信息服务、变被动服务到主动服务、变有限服务到泛在服务等。
强化档案服务优势可进一步增强档案信息服务的四个优势。即跨界联合的专业互补优势、服务主体与服务对象交互的自媒体优势、信息资源的共建共享的信息集成优势以及技术与平台资源作用发挥的综合优势等。
6.3 确立知识共享智慧服务的理念。其一，开展档案内容的智慧化组织工作。在智慧城市建设中，信息资源共建共享是其重要内容之一，而信息资源内容的组织则是其重中之重。智慧城市档案管理云平台作为智慧城市原生信息资源的中心平台，更应当率先开展档案内容的智慧化组织、管理与服务工作。信息资源内容的组织需要以用户为导向，以需求为牵引，以知识化为核心，以技术为支撑，以智慧服务为目标进行。
其二，开展档案知识管理团队建设工作。档案内容的智慧化组织需要构建稳定的团队开展工作。团队建设可以在档案馆原有编研力量的基础上，通过培训学习、经验交流和实战训练等方式逐步形成。通?^团队化知识组织与知识服务，不断提高档案信息资源知识化和智慧化组织与加工处理的能力，满足智慧城市建设对档案信息服务的精细化及便捷化要求。
其三，开展档案知识服务平台建设工作。与数字化办公平台、可视化公共平台等相对接，以动态和可视化的方式呈现档案信息内容所反映的对象[8]，提升档案服务质量和水平。
7 确立档案人才队伍建设的协同性定位
一是确立制度设计的协调性。与体制和机制创新相结合，人事制度改革相配套和区域人才培育项目相协调，建立和完善人才队伍建设的政策体系和制度体系。激励档案工作人员积极投身于智慧城市档案管理云平台建设中，全面提高自身的创新意识和信息技术应用能力，使更多的信息技术应用人才脱颖而出。
二是确立教育资源的互补性。多渠道开展现有档案人员的信息技术应用能力培训和继续教育，充分利用智慧城市建设中的各类政策资源、行业资源、产学资源、技术资源、网络资源和智力资源等各类资源，联合开展各种类型的继续教育活动，全方位提高档案人员的信息技术应用能力和水平。
三是确立培引使用的交流性。确立需求驱动、政策激励、跨界联合、协同共建的人才培引政策，强化信息技术应用人才队伍建设的力度，用交流的理念吸引各领域信息技术与网络优秀人才加入到智慧城市档案管理云平台建设之中，形成跨界联合与交流互动的高层次档案信息技术应用人才培引使用机制。
四是确立能力培养的多元性。通过政策引导，支持档案工作人员参与跨界融合的学术交流、技术交流、经验交流、参观学习、现场训练、访问互动、业务指导、决策咨询、项目管理等活动，使档案专业技术人员开阔视野、贴近实际，不断提高信息技术应用的针对性和实践性。
五是推进成长环境的网络化。建议实施互联网+档案人才行动工程计划项目。通过全媒体信息和技术共享形式，构建档案人才队伍建设的自我成长、培育引进、互动提高的在线模式，发挥“互联网+”的倍增效应，快速提升档案信息化人才队伍的整体能力和水平。
8 结语
一、实现高校档案电子商务的必要性
实现高校档案电子商务是建立“智慧型档案馆”的必然选择。一方面，电子商务系统是对传统档案查询方式的超越。高校档案是再现高校在教学、科研、行政方面真实面貌的原始文献，具有一定的延时性。以教学档案为例，学生在校期间的录取登记表、成绩单、毕业资料等档案，只有学生毕业离校之后，才会由教学部门转存档案馆。另一方面，高校档案电子商务的实现，进一步促进了档案管理的规范化和现代化。高校电子商务系统旨在实现“自助式”下单、“自动式”分配，线上线下协调合作，规范了档案办理流程，提高了业务办理的效率。电子商务系统的建立，进一步推进了高校档案专题数据库的开发，促进了高校档案的数字化水平。
二、高校档案电子商务的实现方式
（一）以网络为沟通平台
高校档案电子商务系统的建立可以借鉴B2C电子商务模式的基本原理，以网络为沟通平台实现用户与服务者之间的在线联系。电子商务系统可以通过系统平台，使教学、科研等日常办理业务实现线上服务。用户通过系统平台可以进行档案查询预约、档案查询咨询、档案在线办理等业务；管理人员则可通过平台了解用户需要，进行业务办理，并借助平台实现档案存储智能化、检索智能化、应用的智能化等。
（二）线上下单线下服务
电子商务系统需要线上线下的通力合作。用户通过系统平台表达需求，档案工作人员则需要通过信息审查、档案查询、档案办理、档案审查等方式进行线下的服务。线上线下的有效配合是档案在线业务顺利办理的保障。一方面，必须依托于安全、便捷的系统平台实现线下下单的有效完成；另一方面，需要档案工作人员提高互联网业务办理水平，有效完成线下的档案核实、查询、邮寄等后续工作。
（三）以快递为物流手段
快递等物流行业地快速发展为高校档案电子商务模式的实现提供了便捷的条件。纸质版的档案资料可以通过快递邮寄的方式，在短时间内到达用户手中，为用户节省大量的经济、时间成本，同时较大程度上提高了高校档案的利用效率和效益。快递邮寄方式还可以通过快递订单凭证作为信息查询和保存的有效依据。
三、高校档案电子商务需注意的问题
（一）安全隐私问题
高校档案涉及用户的私人信息，具有隐私性。高校档案电子商务系统的建立要充分注意档案信息的保密性，防止个人信息的泄露。一方面，确保办理人的身份，可通过上传个人身份证等方式，对申请人的身份进行核实；另一方面，签订隐私申明，对申请人的身份，档案资料的使用进行约束，申请人只有确认同意隐私声明，才能进行档案后续办理。
（二）系统设计问题
高校档案电子商务系统的设计要具有便捷性、有效性、个性化的特征。首先，页面的设计要充分体现用户需要，办理程序要简单明了，减少程序层级，便捷用户办理。其次，要及时对用户申请服务信息进行审核回复，提高用户申请的有效性，并准确及时进行后续线下服务，减少线上办理的“失误率”。
（三）管理升级问题
