电子档案管理基础赏析八篇

序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的电子档案管理基础样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。

第1篇

关键词：传统档案管理；现代档案管理；利与弊

一、档案管理基础工作在现代档案管理中的意义

做好档案管理基础工作有利于提高档案管理的整体工作效率，将档案管理的工作水平提升到新的层次。通过对档案管理基础工作的不断完善，加快建立完整有效的现代档案管理机制，能够提升档案管理事业的整体水平。

1.帮助建立更加标准和规范的档案管理机制。规范化、标准化和现代化是档案管理工作的重要目标。高效率的档案管理基础工作使查（借）阅者能及时且高效率、精准地进行档案查找，这其中增加的时效性与精确性意味着档案价值的整体提升。

2.确保档案搜索的准确性。档案的收集、整理、分类、录入、归档是档案管理中的基础工作，加强这些工作的细节管理和操作，可以有效地避免错误信息的出现，提高档案管理工作的效率。

3.提高档案利用价值。提升档案管理基础工作水平对于提高档案利用效率有着重要意义。在对档案进行分类整理、录入、归档等基础工作时要注意区分档案内容的程度级别。档案分类按照来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案有层次的区分，并组成一定的体系。根据涉及到借阅档案的重要程度，按照审批流程，对于内容重要的、急迫的档案优先处理，优先整理使用，这能有效地增强档案的使用频率，提高档案的利用价值，达到档案使用价值的最大化。

二、传统档案管理与现代电子档案管理的对比研究

传统档案能表述为以图表、文字等多种形式的存在，且具有保存价值的历史记录，传统档案管理所储存的主要是纸质资料；电子档案管理的储存介质为计算机光盘、硬盘，电子档案不仅可以在计算机中进行储存，还能通过计算机网络实现资料处理与传送，电子档案的表现形式是电子文书、电子信件、电子图表等，随着社会的飞速发展，人们对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理很大程度上不能满足当前的需求，一方面，计算机网络与现代人们的日常生活密不可分，电子档案管理将是大势所趋，另一方面，传统档案具有不可替代的优势，有必要加强对电子档案管理与传统档案管理双方利弊的综合探究。

（一）电子档案管理与传统档案管理的特性分析

1.电子档案管理与传统档案管理的共性。

（1）两者的基本原理共通：以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，电子档案是传统档案管理发展的成果；

（2）电子档案的存在与传统档案不可分离：传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，传统档案资料就是电子档案真实性的重要保证；

（3）子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大：电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性。

2.电子档案与传统档案管理上的差异。

（1）管理方式不同：电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个具有唯一性的档案号，并对档案类型进行标注，而传统档案管理的工作量相对较大，每一步都需要人工完成。

（2）保管方式不同：电子档案进行信息存储的载体往往会老化，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不用承担病毒或网络风险。

（3）归档方式不同：电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。

（二）电子档案管理的利与弊

1.电子档案管理的优点。

（1）电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展。电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。这样不仅减少了资金的投入，还有利于环保事业。

（2）电子档案管理提高了传统档案管理的效率。档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。

2.电子档案管理的弊端。

（1）电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机，如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。

（2）企事业单位在进行电子档案管理时，由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。

（3）电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险，例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。

（4）虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。

三、结语

相比传统档案管理来说，电子档案管理模式在很多方面都有了提升，表现得最直观的就是效率，电子档案管理方式的出现也有利于环保事业的开展。但是传统档案管理也有着它不可替代的地方，在现阶段和将来的一段时间里，电子档案管理与传统档案管理两者会相互协调着存在，因为电子档案管理暂时还不能完全取代传统档案管理，档案管理工作人员应该充分利用二者的优势，来提高档案管理质量。

参考文献：

第2篇

[关键词]档案管理者；管理新技能；提高

一、关于“技能”的新内涵

相对于观念的间接影响和基础而言，是否有新技能，是能否适应档案管理现代化环境的直接因素和现实。当然“技能”一词的涵义是动态的，而非静态的。就象联合国教科文组织对“文盲”的定义一样，强调一个人不仅要掌握信息语言，会断文识字，更重要的是掌握不断丰富和发展的信息语言和计算机操作技术。从档案界整体人员的素质而言，在电子文件时代来临之前，更新技能已经到了刻不容缓的地步了。

二、加强培训，掌握新技能

就整体而言，要真正实现档案管理现代化，档案界缺乏相关的专业技术人才。虽然目前广大档案部门拥有丰富的档案管理专门人才，也有一支力量不小的计算机技术人员队伍，然而这两方面人才在很大程度上还是粘合不紧的两张皮，有机结合程度不高；而至于兼具两方面专业知识的人才、一身兼两任者，则更凤毛麟角，少之又少了。

要改变这种不缺人但人才匮乏的局面，需要我们走内举外引之路，加强人才培养力度，培养一支有志献身于档案工作的专业人才队伍。具体采取三个方面的措施：

第一，各高等院校的档案专业教育，要加强档案管理新知识、新技术运用的教育，要把档案管理现代化，尤其是档案计算机管理、电子文件归档与电子档案管理的知识和技能的教学问题，放到一个重要的位置。总之，高等院校档案专业要对档案专业学生进行新知识与新技能的系统教育，尽快培养出一批既掌握档案学知识、又懂得新技术运用的专业管理人员。从根本上说，只有高等院校档案专业加强专业管理人员的教育与培养，才是真正解决档案管理现代化人才短缺问题的措施。

第二，加强档案干部的再培养和继续教育。目前，我国档案部门已经普遍开展了档案干部的继续教育。把新知识、新技能培训放到第一位，树立用人新理念，以追求专业素质与操作技能并举的双重效应。

第三，走出去，通过各种途径，向社会广泛吸纳、引荐、引进所需的专业人才，来壮大档案工作队伍，提高档案人才队伍的质量。

现代高科技的运用与电子文件的大量产生，带给档案部门的压力是无形的，但又是巨大的。虽然档案部门和档案人员谈不上有“优胜劣汰”的竞争，但是如果不能主动适应随新科技发展带来的新变化，必将使档案部门的工作水平滞后于社会的整体发展水平，不能胜任信息社会中提供档案信息服务的职责，最后也必将严重影响社会对档案工作的评价，档案部门和档案人员的地位也会进一步下降。因此，档案部门和档案人员在面对技术革命的冲击时，要有一种忧患意识，要立足于本职工作，加强知识和技能的培养，以主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化。正如有些同志所言，对于电子文件管理，档案部门和档案人员要做到既冷又热。所谓冷，就是要牢牢把握档案部门、档案工作者的基本职能和历史使命，维护档案的完整与安全，方便社会各方面的利用。所谓热，就是要加紧学习计算机技术，学习电子文件形成和管理知识，研究这方面的问题，迎头赶上，适应这种形势。

三、档案管理人员必备的知识技能

在档案管理现代化环境中，档案管理人员需要具备哪些知识与技能呢？我国1999年出版的《电子文件归档与电子档案管理概论》，就分析过这个问题，并指出电子档案管理人员必备的知识技能包括三大方面。我们认为这与档案管理现代化环境中档案管理人员所需要的知识技能是相一致的。

（一）档案管理基础知识

1.档案学概论

了解档案的起源与发展，特别是中国档案的产生与发展的历史过程，明确档案的基本含义、本质属性和档案种类的划分等。

2.档案管理学

了解和掌握以档案收集为重点的档案馆（室）的馆藏建设方法与途径；掌握档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法；掌握档案管理和利用中有关信息的反馈技术和方法等。

3.档案保护技术学

了解纸质档案耐久性的检测指标及方法，掌握造纸原料质量、纤维质量、造纸工艺与纸质耐久性的关系；了解各种纸质档案字迹材料的主要成份及其作用，掌握影响字迹材料耐久的因素；掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件；了解档案馆库温湿度控制的依据，掌握档案馆库内外温湿度变化的一般规律；了解微生物、昆虫、鼠类的基本知识及危害档案的情况，掌握防治它们危害的措施、技术和方法等。

4. 文书学

了解文件的概念，明确文件及公务文件的特点、功能及其表现；划分公文立卷范围和编制立卷类目等。

（二）计算机应用及自然科学基础知识

1.自然科学基础学科

学习高等数学、普通物理学、普通化学、电子学、自动化技术等。了解自然科学的基础知识和物质运动规律，掌握工程技术的设计方法、材料的物理化学性质、电子及电路原理等。

2. 微电子技术

微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。在这项技术学科领域内最主要的是集成电路技术。微电子技术是随着集成电路技术、特别是规模型集成电路技术的发展而发展起来的电子学方面的分支学科。这门学科是电子计算机技术、通信技术的基础。认真学习微电子技术，就是要了解和掌握电子技术原理，特别是集成定电路方面的基础知识，为学习电子计算机和通信技术打好基础。

3. 电子计算机技术

学习电子计算机技术，目的是了解与电子计算机技术的发展过程、分类及发展趋势。懂得电子计算机的算术基础、数理逻辑、脉冲及逻辑电路、运算方法及运算器、控制器、内存储器及外部设备等，掌握电子计算机的基础知识和工作原理。

4. 电子计算机软件技术

目的是了解熟悉电子计算机使用的二进制和其他数制的转换关系、机器语言、汇编语言及各种高级计算机语言等，掌握程序编制的基本原则和方法。

5.现代通信及电子计算机网络技术

如果说建立在微电子技术及软件基础上的电子计算机是现代社会的“大脑”的话，那么由程控交换机、光缆、通信卫星及其他现代化通信设备和电子计算机网络设备交织而成的覆盖全球的电信网络，就是现代社会的“神经系统”。学习现代通信技术，就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势，掌握信息存储、传输的方法和技术，为管理电子文件、电子档案打好技术基础。直接管理电子档案的人员，应掌握网络操作技能，要达到国家规定的中级以上水平。

6.办公自动化（OA）及电子计算机辅助设计（CAD）技术

电子计算机在国家机关、社会团体及生产设计、制造等部门的应用，主要体现在办公自动化（OA）和电子计算机辅助设计（CAD）、辅助制造（CAM）等方面，并产生着大量的电子文件。我们掌握了办公自动化、电子计算机辅助设计、辅助制造等基本知识，就掌握了电子文件从产生到运作的过程及规律，便于从电子档案管理角度提出电子文件形成和归档的技术要求。

7. 电子计算机技术在档案部门的应用知识

电子计算机在档案部门的应用，正在两个方面迅速地展开：一是为提高纸质等载体档案的管理效率，开发档案信息资源为社会服务，而大量使用电子计算机技术；二是电子文件归档及归档后形成电子档案的管理，也离不开电子计算机。前者经过多年的实践和推广应用，已被广大档案工作者接受并发展到一定的深度和广度，后者正在起步。学习电子计算机在档案部门的应用知识，就是要了解电子计算机在档案部门的应用情况及发展趋势，掌握各种应用的典型范例，熟悉其相应的应用程序等，以便在前人的基础上，更深入一步地拓宽电子计算机在档案部门的应用范围。电子档案管理人员的电子计算机操作应达到国家规定的中级以上水平。

8. 设备维护知识

电子文件、电子档案的管理，涉及很多设备，如电子计算机及外部设备、数字通信的一系列设备、电源设备、调控设备等等。了解这些设备的工作原理并对这些设备进行保养、维修是极其重要的。这不仅涉及到物理、化学、电子计算机技术，而且要涉及到电工、电子学等方面的专业知识。我们对这些知识必须有一定的了解，而且要掌握一些保养、维修设备的实际操作技能。

9. 标准化知识

电子文件、电子档案管理离不开标准化。它涉及到标准制定、贯彻、修订等知识和方法；涉及到电子计算机信息处理、信息技术管理、电子文件生成到电子档案管理的工艺流程、保存条件等多方面的标准内容。了解并制定、完善这些标准，才有可能做好电子文件、电子档案的管理工作

第3篇

［关键词］电子档案；管理；信息化技术

1电子档案管理的作用

1.1电子档案可以大大提高工作效率

针对目前的实际情况来看，在长期的社会发展过程中，各项基础设施建设也得到了进一步的优化与完善。档案数量的增加，使档案管理工作面临着更大的问题。相对于传统档案管理来说，电子档案管理具有更高的效率，能够有效地减少工作量，对于档案管理工作效率与水平的提升，起着重要的促进作用。

1.2电子档案便于查询

传统档案管理过程中，档案的查询十分费力，且纸质档案堆积如山，需要耗费大量的人力、物力。但是电子档案则不同于纸质档案，仅仅需要相关的索引查找便可以实现快速借阅。再加上网络技术的出现与普及，进一步提升了电子档案管理在企业内部的重视程度。为此，应当对电子档案信息化进行不断的研究、调查和总结，在已有基础上实现管理工作的创新，并且规范操作流程、完善制度及优化电子档案等工作，保证电子档案管理的安全性及完整性。

2现阶段电子档案管理中存在的问题

2.1管理水平相对较低

由于电子档案管理在我国起步较晚，导致其目前仍然处于初步发展阶段，管理水平较低。再加上对档案管理人员培训教育的欠缺，导致其在进行软件的选购时缺乏足够的辨别能力，从而使档案管理当中的现代化管理技术不能充分发挥出其自身的重要作用。

2.2安全隐患相对较高

随着网络与计算机技术的普及，人们可以任意地进入因特网中获取信息与数据，这也就导致许多文件通过网络来与流转，而在实际的电子文件传输过程中，就常常会出现泄密问题。

2.3电子文档的真实性易被破坏

从本质上来说，由于电子文件本身有着较高的分离性与可变性，如果被更改，将很难对其进行识别。在形成了电子档案之后，工作人员通过相应的操作，来将其存贮到办公自动化系统当中，实现了信息数据的共享。这样一来，就会导致电子档案很容易被复制与修改，并且不存在正本与副本之间的差异。这就会导致电子档案原本的形式特征与内容不复存在，真实性与完整性受到严重的影响。

3提高电子档案管理有效性的对策

3.1加强电子档案信息的安全性

相关的档案管理部门必须强化自身的安全意识，并且能够对现代化网络安全技术进行合理的运用，以此来提高网络及电子档案信息的安全性。此外，因为电子档案信息一般都是存储在相关的介质上，然后通过对介质的安全保管，来实现对信息的安全管理。所以说，在进行电子档案的安全管理时，要求管理人员必须建立一个适合于光盘与磁盘等介质的保管环境，来提高信息管理的安全性。

3.2完善电子档案信息服务体系

企业应当建立起完善的档案数据库，并通过对各项基础数据的开发与利用，来实现对电子档案信息数据的优化整合，开展企业档案咨询业务服务。与此同时，企业应当完善档案信息资源体系，来对档案信息进行良好的归档处理，促进数据资源的科学共享。此外，还要进一步加强对现代信息技术的应用，以此来为电子档案的科学管理，提供最有力的技术保障。

3.3规范操作流程，完善管理制度

在电子档案管理过程中，需要重视网络安全性操作、管理工作人员职业道德及综合素质等诸多问题，并且对相关工作人员进行定期培训，加强工作人员的综合管理技能。其次，还要锻炼工作人员的操作能力，使其掌握操作技巧，熟练掌握管理工作要点，从而在一定程度上提高管理工作效率，节约工作时间，与此同时，应该结合实际情况，进一步完善内部管理制度。

3.4加强对电子档案管理人才的培养

相关的领导与管理部门，必须加强档案管理工作，并通过加强对管理人员的技能培训，来为企业的档案管理，培养一批现代化的高素质管理人才。与此同时，还要优化对人员招聘与队伍建设，为企业储备更多优质的电子档案管理人才，以此来为企业的电子档案管理打下坚实的基础。

3.5优化工作人员服务方法

首先，档案管理工作人员要对内部信息有充分的了解，并且能够挖掘、发现内部信息资源，合理地对资源进行处理加工，使之与光盘制作、电子化及多媒体等技术相融合。其次，及时储存电子信息，奠定良好的管理工作基础。最后，档案管理工作人员应当秉承“为人民服务”的工作态度，为所有人员提供“微笑式”服务，当然，最重要的一点是构建先进网络服务体系，提供电子档案的在线咨询服务。

4结语

随着计算机技术和网络技术的普及和发展，电子档案在企业中的应用也越来越广泛。企业要不断地规范电子档案操作流程、制度，优化电子档案，并对管理工作进行全面的创新与完善，以此来促进电子档案管理安全性的全面提升，并进一步提升企业的档案管理质量。

主要参考文献

［1］陶丽萍.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用［J］.露天采矿技术,2010(4).

第4篇

1.档案管理信息化建设的重要作用

目前电力单位管理档案的方式主要包括两种，即手工管理与电子管理，实施电子管理时需要采用OA系统，OA系统虽然实现了无纸化管理，但存在数据丢失、无法实现数据备份、数据安全隐患大等问题，难以为档案的共享及高效利用提供有效支撑。对此，应通过采用合理的方法加快档案管理的信息化建设进程，通过信息化的管理方式充分发挥档案的重要作用。采用信息化的方式管理电力单位中的档案不但能够积极转变传统档案管理模式，提高档案管理效率，同时能有效节省档案管理中所耗费的财力、人力，充分保障档案安全。首先，加快档案管理的信息化建设进程可以充分利用现代信息传输通道高速传播档案数据，单位中的各部门与员工可直接利用网络获取档案信息，这就有助于实现档案的网络化管理。另一方面，加快信息化管理建设，可以让档案的管理者与使用者在不到馆的情况下直接利用网络查询相关的目录信息与全文信息，或者是在得到授权的情况下直接整理档案数据信息，无需通过打印、复印等方式保存档案[2]。因此可以跳过传统档案管理中的多种繁琐工作步骤，有助于提高档案管理效率，同时可节省大量的人力及财力。此外，实现信息化管理可以利用电子数据库取代纸质档案，避免因纸质档案受到时间、环境及温度等影响而出现模糊、遗失等问题，有助于提高档案管理的安全性。

2.电力单位档案管理信息化建设分析

2.1加快信息化管理基础设施的建设进程

电力单位应根据档案管理要求及自身经营情况对信息化管理基础设施进行完善，以保证档案管理工作能够顺利开展。首先，要积极引进新兴档案管理技术，并积极采用现代管理模式提高电力单位内部的工作效率，从而为档案的信息化管理建设提供有利条件。其次，要注重利用最新信息技术与计算机网络技术，并在此基础上提升信息化管理系统的数据存储能力。还可以通过建立起相对完善的信息管理系统，利用管理系统统一管理档案数据库，提高管理系统的查找效率，方便于档案管理人员及利用人员高速浏览档案信息，并确保管理系统可以及时、顺利发送档案信息，以建立起安全性高、可靠性强的信息化管理基础设施[3]。此外，应加快电力单位纸质档案的电子化进程，确保电子数据档案的全面性，以便为信息化管理构建出相对完善的平台。在收集与整合纸质档案时要注重管理好原档案，及时修正电子化档案，利用软件平台系统化管理电子化档案。在电子化档案的应用系统建设方面，可以采用现代管理理论建设档案应用质量管理系统，规范档案信息数据接口，采用不同的数据交换分支，包括发电厂等相关单位的数据交换分支等，保证电子化档案信息管理的标准化。

2.2建立起信息化管理的保障体系

为了确保档案管理的信息化建设能够顺利完成，则应建立起相应的保障体系。首先，要建立起良好的沟通机制。信息化管理系统建设、信息化管理过程的实施均需要电力单位中的相关人员实现有效配合，沟通是配合的基础，所以要确保电力单位的档案管理部门与其他各部门之间实现有效沟通，明确各相关部门在档案信息化管理中的职责，在实现通力配合的基础上保障信息化管理建设过程的稳定性与持续性。其次，要建立起安全保障与防护体系。建立起现代化网络安全防护体系是实现档案信息化管理的基础，所有应注重调整或提高信息管理系统的安全防护功能，保证在关键时刻信息系统可以实现应急，避免电力领域中的技术科研成果及具有独立知识产权的档案信息被非法窃取。第三，应注重建立标准化、规范化管理体系，确保信息化管理系统建设、使用与运行过程均有统一的标准作为约束，从而提高档案管理效率及有效实现档案信息共享[4]。标准化与规范化的管理体系应包括系统操作规范体系、安全运行标准体系及技术标准体系等。此外，要加快信息化管理人才的培养与引进工作，为档案的信息化管理建设提供有力的人才保障。在人才培养方面，可通过建立激励制度培养素质较高的档案信息化管理专业人才，从而为信息化管理提供人力资源。

2.3完善档案信息化管理系统设计方案

相对完善的信息化管理系统设计方案是提高档案管理效率的重要途径，结合电力单位档案管理的实际情况，可以采用以下设计方案。在系统功能设计方面，管理系统应具有全过程化管理功能，包括档案形成、利用及销毁等过程，同时应能够实现档案资料的编研、专题汇编、查询与统计功能，可以有效管理图片档案及声像档案。在设计管理系统所运用的技术方案时，可以采用OAIS系统，OAIS系统可在J2EE平台中运行，且具有可扩展与标准化的特点，适用于建设数字化档案馆。OAIS系统可支持多种数据库关系模型，包括MYSOL模型、SYBASE模型、DB2模型、SQLSERVER模型及ORACLE模型等，通讯协议包括SSL、IP、TCP程序等。为了平衡分布计算机网络中的档案数据计算、管理功能、数据处理功能及应用程序，在设计系统时可应用RMI技术，该技术能够使管理系统实现档案数据的远程移交，将档案管理部门下级单位数据传输到主管机构所使用的数据库当中[5]。此外，在采用上述系统管理电力单位档案时可以采用以下实施步骤：第一，对单位总部与下属机构所使用的信息系统进行统一建设，保证各个系统之间的文件管理、历史档案管理实现无缝对接。第二，应确保单位总部能够使用统一界面完成下属机构档案信息的查阅工作，同时使下属机构中的档案资源能够与单位总部的档案信息实现互联互通。第三，在充分利用电力单位各级部门档案资源的基础上建立具有分布式、开放性特征的数字化档案管理系统，确保档案管理工作实现网络化、规范化。

第5篇

【关键词】档案信息；应用

【中图分类号】G2 【文献标识码】A

【文章编号】1007-4309（2012）07-0100-1.5

为了增强数据存储能力，方便科研人员查阅、借阅有关地质和科研成果资料，我单位引进了侏罗纪公司研发的数字档案管理系统。为管理人员提供了掌握地质及勘探开发成果情况的浏览平台，使大批量的资料信息一次入库成为现实，对科学决策和快速指挥，解决科研和生产上的问题，降低档案人员的劳动强度，提高工作效率起到了积极作用。如在30万份资料中找到自己需要的1份资料，以前需1个多小时才能找到，而今自己用鼠标点击几下就可轻松完成；之前必须到库房现场的借阅工作现在转变为在办公室的一台电脑前操作几步即可完成。

一、档案信息管理系统概述

档案信息管理系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络、通讯设备等，对地质成果数据勘探开发科研报告进行全面的收集、传输、加工、存储、更新和维护，产生有利于科研开发的资料档案信息，支持企业高层决策，中层控制，基层运作的集成化人机系统。

二、档案管理系统建设现状

在网络建设和数据库建设的基础上，进一步将档案资料电子文档保存作为工作的重点，收集大量的科研成果和单机数据光盘，并对电子档案进行处理转输上传服务器，实现网络应用的目的，其基本功能如下：1.网上应用板块：在研究院主页信息管理栏“数字档案管理系统”进行登陆，可查询研究院已归档资料目录；在线填写档案资料借阅申请；下载档案资料专用浏览器在线阅读；实现了在线查询、借阅和浏览的功能，达到资源共享。2.数据管理板块：对各类档案进行著录、转输、形成电子归档章和电子卷脊，打印之后贴在档案上即可。同时还可以对所著资料目录进行维护，提高资料录入的适时性、准确性。3.数据上传板块：在著录完成的第一时间将电子数据上传，使数据可以及时存入服务器，既避免了单机数据存储过多、电子光盘损坏等现象的发生，又方便了科研人员及时查阅资料的需求。4.借阅办理板块：在线办理借阅审批手续，查看登记的在借用户、待借用户和催还用户的信息，及时了解资料借阅和出库情况。5.查询统计板块：可以进行档案库统计、借阅库统计、销毁库统计的工作，具体细化为工作量、馆藏量、借阅量、归还量及销毁记录的统计功能。6.系统管理板块：包括档案管理系统维护、用户管理、角色管理、数据访问规则管理、主题词管理、模版库管理。各板块的应用使资料保密安全工作有了保障。

三、档案管理系统存在的问题

我单位的档案管理系统虽然取得了一定的成绩，但是仍然存在一些问题，下面就现有应用系统进行分析。

档案管理软件缺乏通用性。没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的管理软件系统，制约了档案信息电子化管理的进程，不能实现数据有效共享，从而重复归档，浪费人力物力；还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，电子档案的准确性、可靠性有多少？不确定；标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，我单位档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；电子档案信息化管理工作尚无统一标准，仅着眼于某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息化建设。越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应；统计报表功能还不能完全满足档案工作的要求；档案管理人员的素质有待提高。实现档案信息化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中熟悉档案和计算机的复合型人才就更奇缺。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

四、解决档案管理的对策方法

制订统一的地质成果、科研成果等电子档案管理标准，切实有效地维护电子文件的真实性、完整性、有效性，保证电子档案内容齐全、数据结构一致，确保电子档案得到科学保管和高效利用。要保证电子档案的顺利采集、整理和保管，还必须制定电子档案整理的归档范围、保管期限、文件处置表等规范；档案部门必须制订归档原数据、移交原数据、日志文件数据、内容留痕数据、留真信息数据、存储和利用格式等多项细致的标准。这些标准的研究和制定必须体现技术的前瞻性、包容性和可操作性，立足当前，着眼未来，充分考虑档案信息化的应用水平。

确立有效的电子档案管理运行机制，必须实现档案管理的流程再造，形成新的档案信息管理运行机制。在新机制中，电子档案的管理不仅仅是档案资料部门的事情，更需要整个企业明确相关责任者的职责。

建设电子档案中心。电子档案中心是科研和生产的重要组成部分，是加强科研信息资源管理的共享性、基础性工程，是在档案电子化发展的成熟阶段，建立电子档案成果共享体系的法定载体，是数字档案馆的初级阶段与核心主体，是在信息时代对传统纸质载体档案馆功能的继承、发展和延伸。有利于各部门资源共享，有利于规避数字档案散失和损毁的风险，有利于以较小成本维护科研成果信息资源的安全。对未来的总体设想：电子档案中心是以综合档案信息资源为处理核心，利用数字化手段，通过网络实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统和数据仓库，是当前数字档案馆不可缺少的重要组成部分，属于数字信息基础工程。宜采用核心层、中间层和基础层三层伞形分布式结构，通过联合检索的分布式索引技术，各层电子档案数据库互为组成，实现了电子档案信息总量的增值。必须强调的是电子档案中心的关注点在永久保存数字档案信息资源。为解决网络、平台等重复建设问题，利用数据管理中心构建的数据交换平台，在线收集和移交具有保存价值的电子档案，作为流转后在归档范围内电子档案的着落地。

第6篇

一、纸质档案管理和电子档案管理的优缺点

1、纸质档案管理

纸质档案管理是用纸张作为档案信息记录的载体，一般是对企业在工作时的信息的记录。纸质档案管理较为繁琐，管理时注意事项较多，尤其是保存时容易发生破损。这就给档案保存工作带来一定的难度，并且在查找上更为不方便，因此在进行纸质档案管理时要提高警惕，认真对待。

2、电子档案管理

电子档案管理是以先进的计算机技术为依托的，在档案管理上有很大的优势。电子档案管理由于使用电脑作为处理器，对于信息的处理上更方便，可以对信息进行关联性操作，实现了信息的高效利用，同时使用虚拟存储便于信息管理和保存，更利于信息的远距离传输。

3、电子档案与纸质档案相比的优势

对于现在的互联网技术不断发展，在进行档案管理中，电子档案对档案信息容纳量比较大，没有储存空间的限制，电子容量大，并且方便携带。与此同时，电子档案室由计算机处理的，因此对于档案的分类，立卷工作就很高效，准确了。这就提高了利用的效率。同时实现远距离传输的任务。从另一方面来说，电子档案比较容易保存，具有很好的复用性质。

4、纸质档案与电子档案相比的优势

一般的事业单位或者是企业管理中，在进行档案处理时比较强调原始数据的完整性。保证原始的内容，确保其价值，并且档案数据一旦得形成，信息不容易更改，相比较而言，电子档案比较容易更改，同时，纸质档案比较方便阅读，并且其中的档案数据也比较稳定。而且，在单位领导进行审核签字的时候比较不容易更改，具有真实性较强，形成具有法律的证据。在中国甚至今后很长一段时期内，是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的.电子档案并非完美无缺，与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限。

二、电子档案管理和纸质档案管理的融合

随着现在国家科技水平的不断发展，各行各业也在进行不断的发展，这就对有关的档案管理必须进行细致性的管理，现在的电子档案相对于纸质档案管理中具有的优势比较强，但是纸质档案的管理的真实性是电子档案无法比较的。因此，对于这两种档案管理方式，需要根据具体的情况进行具体的使用。在相关的企业中，可以将两者有效结合，一方面反映真实的档案依据；另一方面，延续电子档案的优点。在现在科技的不断发展中，纸质档案和电子档案的管理应该相互融合，互相利用，给自身带来巨大的利益。

1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统

由于电子档案在收集时间和方式，以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用，即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。

2、实行档案部门集中管理电子档案

电子档案集中管理有利于实现档案管理的科学化、规范化、专业化和档案信息资源一体化.由档案部门统一管理电子档案，不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护整个环节严格按照档案管理程序进行，有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏，还能建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系，并对电子档案进行专业性开发，使之发挥最大的作用.因此，档案管理部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任.

3、建立一套科学合理的管理制度

由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护应贯串于电子文件的整个生命周期，在这个过程中，档案管理的重点是过程而不是档案本身.因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失.同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性.因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况.

4、提高档案管理人员的综合素质

电子档案管理技术既是档案管理方法也是一种计算机技术的应用，它存在一定的技术含量，需要一个计算机和档案管理基础知识都比较扎实的专业人员，因此在进行电子档案管理时，管理人员的素质和工作能力都有较高的要求。为了能够更好的操作电子档案管理系统，管理人员还需要有一定的外语基础。所以档案管理人员要在纸质的基础上积极的推进电子档案的管理方式，促进档案管理的向前发展。

第7篇

档案管理信息化的终极目标是实现信息资源的社会共享。《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出了档案信息化建设的主要任务是：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件；加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并入国家信息网。档案管理信息化的内容：

1.1 基础设施建设。 档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，其核心是档案信息网络。

1.2 信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，对其开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设的实效所在。

1.3 标准规范建设。标准规范建设是档案信息化建设的重要基础之一，是电子档案管理以及档案信息的资源标识，是描述、存储、查询、交换、管理、使用等内容的一套标准规范体系。

1.4 应用体系建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。

1.5 人才队伍建设。这是档案信息化的成功之本，对其他各个要素的发展起着决定性作用。

2 档案管理信息化现状

2.1 对档案管理信息化重要性认识不足，档案管理仍存有“为保管而保管,重保管轻利用”的思想。

2.2 档案管理的标准化水平低。档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准。

2.3 档案管理的硬件条件薄弱。档案管理部门的计算机内存和所使用的软件小；硬盘容量与本部门的档案的拥有数量不相当，没有达到数据交换的机读目录档案系统。

2.4 档案管理人员信息化专业水平低。很多档案管理人员计算机操作能力较低，不能够熟练掌握有关使用的命令和使用技巧。从纸质管理改变成电子化、无纸化管理，更需要相对专业的管理人才。

3 档案信息化管理的对策

3.1 提高对档案信息化管理的认识。建立新的信息化档案管理模式，提高档案信息的时效性，有利于节省能源和时间。一次性投入即可，实现多次产出，完全改变经费限制的局面。

3.2 提高档案管理标准化水平。从形成到归档，确保收集到的档案信息的真实性、完整性和有效性。必须在电子文件的形成、流转、处置、归档等各个环节，实行标准化、规范化、制度化管理。在此基础上，严格控制电子档案管理的各个环节，包括其生成、加工、保管、借阅的程序等，做到归档统一、保管安全、使用有序。传统纸质档案的数字化处理可采取扫描的方法快速地将档案信息数字化，并根据具体要求实现进一步的信息加工。

3.3 加大档案资源开发力度。档案资源的信息化建设是档案信息化建设的核心要素。在进行数字化时，不仅要把现成的档案数字化，还要对分散的档案信息整合、加工，把经过二次加工的信息数字化。

3.4 提高安全意识和防范意识。严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，不断提高档案管理人员的安全意识，确保档案信息化的开放安全。要增强安全意识，防止人为地毁坏和破坏，力争让无权用户进不来、看不见、改不了档案，保证档案的真实性。设电子口令，防止被人盗用，定期对所用计算机进行杀毒，防止电脑病毒对电脑系统的攻击和黑客的威胁。严格管理，专机专用。一些永久保存的资料属性可改成“只读”，防止一些不期而遇的破坏带来损失。

第8篇

关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化

2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。

一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难

1.办公室电子档案的概念界定模糊

《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。

2.办公室电子档案的标准化难以实施

学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。

3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识

由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。

4.办公室电子档案管理相对粗放

日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。

二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践

1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准

通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。

2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围

在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。

3.组织业务学习，开展技能培训

学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。

4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准

随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。

5.以评促建，对优秀工作者进行表彰

进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。

三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义

1.精细化管理，统一业务标准

通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。

2.精细化管理，约束业务行为

通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。

3.精细化管理，重视信息安全

学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。

4.精细化管理，提高工作效率

通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。

5.精细化管理，提升服务水平

通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。

6.精细化管理，保证数据支持

建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]

参考文献：

[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志,2015(1):276-276.

[2]青玮,张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报,2013(3):46-48.

[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版）,2010(8):130-131.

[4]李倩.图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性[J].办公室业务,2014(9):52-53.