发布时间：2023-06-11 09:22:27
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案数字化管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
档案数字化管理是网络时代的自身基本价值的功能需求，是这个时代档案工作的新使命。档案资源数字化管理因为要结合计算机技术的软硬件环境来实现，在整个管理过程中会凸现出数字化档案管理的种种优势与困境。本文分析了档案资源数字化管理面临的困境，提出了一些对策。
关键词：
网络环境；数字档案管理；优势；困境
现代信息和网络技术的飞速发展，电子政务建设的不断深入，电子文件已不单是一种新型载体，同时也意味着人类记录信息、传达和留存信息的方式已经发生了巨大的变化。在漫长的档案史上是另一次的重大变革。档案信息数字化、档案信息资源数据库、虚拟档案馆等的建设已经提到时代的议程。传统的档案管理模式已经逐步不再适应这个时代。
一、档案资源数字化管理是信息时代的大势所趋
在重视历史积淀的文化传统思想指引下，由于计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术飞速发展，这个过程中产生出来的数字化档案信息分散存储于不同载体、不同地理位置，唯有依托于计算机和网络链接的方式才能实现数字档案信息资源的及时共享。档案信息化建设迫在眉睫，首先应以运用为导向。随着社会信息化的扩大深入和政府机构服务社会的数字化需求，电子政务建设在不断地强力推进。这种行政方式的变革必定促使档案资源施行数字化管理。档案数字化管理必须在数据管理的基础上，围绕网络建设这个中心，完善各种业务信息应用系统，然后向纵深的网络化发展。档案资源数字化管理势在必行。
二、档案资源数字化管理的自身优势
一是存储于服务器、磁盘或者光盘等载体上的数字档案资源，受时空限制比较小，脱离实体档案，可以无数次的复制，携带方便。利用者只需获得访问权限，就可以随时实现异地调阅所需的档案信息。数字档案管理系统的运行已经涵盖了收、管、用、存四个阶段，可以实现在线收集，进行目录建库、在线接收、脱机接收、文件格式转换、档案征集等工作；实现在线管理，进行档案整理、编目打印、专题组织、档案鉴定、档案统计等工作；实现在线利用，进行档案检索、全文调阅、视频点播、照片档案浏览、档案出证等工作，无论是收、管、用、存哪个阶段，操作十分简单、便捷。档案管理员通过档案管理系统将数据进行著录、保管、利用就可以涵盖档案管理的全阶段。二是档案资源数字化管理非常有利于开发库存的档案信息资源。实现档案资源数字化管理后，各门各类数字档案信息资源通过系统检索，可以快速实现查找，并且系统自觉对信息进行优化，可以查找到的是相关联的问题或事件的所有数字档案资料，不再是单个的文件。这可解决和缓和档案文献的客观状况与人们实际利用要求之间存在的种种矛盾，极大地满足档案资源深层次查询利用与编研开发。三是确保部门案卷的质量。广东省广州市广播电视大学档案信息化建设初期结束后，各归档部门人员只需要将文件材料数字化后输入网络管理系统。档案室统一接收后，进行立卷编码保存。这样非常有利于收齐收全档案材料。同时也避免了档案室的档案管理员因为未能全面了解各部门的工作，而造成的关于材料准确性方面的断定失误，影响案卷质量。
三、档案资源数字化管理面临的困境
由于数据安全的要求，部署在局域网中的包含着全部档案信息数据的数字档案管理系统一般是与外网隔离的。但在目前普遍技术相对落后的条件下，数字化档案管理还面临着种种困境。一是档案资源数字化管理虽然操作方便、传递快捷、存储空间小，档案装具、档案安保系统却要相应的趋于半智能化或者智能化。一旦性能不稳定，劣势就会凸显，其真实性和保密性难以掌控。此外，存储在计算机里的数字档案信息资料可以在编辑修改时不留任何痕迹，一经修改后真伪难辨，业务操作主体的可信性、可审计性以及不可抵赖性就无法保证，数字档案的可据性就大受质疑。二是数字档案资源对存储载体依赖性相当强。档案资源数字化管理后，档案检索工具必须以计算机作为依托，数字档案信息对软硬件设备的依赖性会很强，不能像纸质文件直接读取。但是计算机更新换代非常快，造成早期形成的电子数据在新的软硬件环境中无法读取，还有的因为应用软件不兼容数据读取不了。档案资源数字化管理的条件必须尽快完备，才能适应外部环境的变化。否则，数据一旦丢失或遭受病毒的侵害，档案数字化管理势必成空。三是数字档案管理系统与其他业务信息管理系统并不兼容。比如广东省广州市广播电视大学教务处使用学籍管理系统和教务管理系统，人事部使用人事管理系统，财务部门使用财务管理系统，总务处使用资产管理系统，机关部室使用OA办公平台等。这些业务信息管理系统各自按照自己部门的工作需求来开发，系统设计单位不同，软件环境差异较大，建设模式与技术架构也不一致，产品接口不合标准，难以兼容，所形成的数据无法转换，无法完成数字档案数据直接在线迁移。文件归档、数据收集和录入由此滞后。四是我国目前采取的是“双轨制”和“双套制”文档管理模式。纸质文件与电子文件同步随业务流程在流转，最终两套归档。虽然这样做法有它自身的优势，但是技术的更新发展，观念也要相应地更新。文件以纸质形式为主的形势将逐步转向以电子形式为主，管理的模式也已经在悄然转型，未来我国势必实现以电子形式为主的档案管理模式。当然，管理模式的转型是一个相当长期的过程。五是档案资源利用率不高给档案数字化管理带来了阻力。档案管理的基本职能就是提供利用，主动为大众服务。这是档案管理应积极努力的方向，也是档案管理应具有的义务和职能。档案资源利用率不高，虽然这些年档案信息化建设有了加强，档案数据管理系统通过档案原件扫描、档案内容录入、档案编研等手段推行档案信息的网络利用。但很多单位档案管理人员信息化水平不高，人工纸质目录检索还是档案查询的主流手段。数字档案资源利用率总是得不到提高。
四、如何解决档案资源数字化管理过程中遇到的困境和难题
基于上文提到的种种情况，参照国内外最先进的技术手段，形成了一些想法，提出以下几点建议：一是优化档案资源数字化管理环境。档案资源数字化管理是一项系统工程，包含顶层设计、系统选型、软件开发、技术规范、全程参与、归档整理、存量纸质档案的扫描录入、增量电子档案的数据管理、多样化的异地备份、利用平台、数据安全等，硬件加软件的系统。通过档案资源数字化管理系统，来涵盖文件从生成、流转、归档到移交、保管、利用和销毁等全过程业务，实现身份统一认证，信息统一分类，权限统一分配，使不同体系的应用系统得以集成到一个统一的框架体系中，实现共享。二是实现互联互通，对接所有的业务信息系统。在目前这种各个业务信息系统各自为政的状况下，要实现现有的档案信息资源多网互联，多系统信息互通，首先必须实现各模块软件的紧密集成，搭建业务应用系统，实现数据的可视化管理和综合分析应用。通过建立业务组件，为各系统扩展提供接口。在档案资源数字化管理系统建设的推进中，建立起相关的制度，尤其是电子档案数据安全管理制度，来强化相应有效的推进机制，促进数字档案的建设。三是加快人才队伍建设。网络时代的档案管理要实现由过去的手工劳动密集型向以办公自动化为依托的技术密集型转型，必须有一支既懂计算机网络技术又懂档案专业的高素质、高技能的复合型档案管理人才队伍。这是实现档案信息化，与国家信息化建设相衔接的关键所在。
综上所述，档案数字化管理终将成为档案管理现代化的必经之道。针对档案管理数字化进程的现状，还需继续深入研究对策，逐步充分实现档案数字化管理的网络共享，早日实现纸质档案的绝大部分功能。
作者：傅永珍 单位：广东省广州市广播电视大学
参考文献：
[1]薛斌,马欢,薛文.我国高校档案信息化建设存在的问题及对策[J].科技资讯.2014（25）.
新时期的经济发展中，档案事业是非常重要的组成部分，档案管理在各行各业的发展中起着非常重要的作用。随着科学技术不断发展，逐步完善了计算机技术，人们应用到计算机的强大功能。传统的档案管理模式不能满足新时期的需要，档案不再是传统的纸质档案，已经逐步被数字化管理所替代。将计算机技术应用在档案管理的工作中来，数字化管理逐渐的应用在新时期的档案中来。数字化管理有非常多的优点，在档案管理的实际工作中，还有一些新的问题出现，对新时期的档案工作进行了详细的介绍。
关键词：
新时期；数字化管理；档案资源
档案的特点是文字非常多、内容量很大，档案管理工作非常的复杂，档案查找的效率非常的低，严重影响了档案的应用率，档案管理人员对档案保管的安全意识比较薄弱。随着新时代信息的快速发展，档案管理逐渐的信息化，档案信息开始数字化归档，为管理带来了更多的方便，查找资料比较容易，促进档案管理更加高效。但是在应用和推广中也出现一些难题有待解决，计算机有时候很容易受到黑客和病毒的进攻，在新时期针对这样特殊的问题，我们必须采取有效的措施，及时发现问题并有效的解决问题。对档案数字化管理的优点进行了分析，针对出现的实际问题，提出科学、合理、有效的管理措施，使档案的数字管理在新时期充分的发挥作用。
1新时期档案数字化管理的现状
1.1缺乏专业的档案管理人员，其素质有待提高。虽然在我国档案管理工作已经开展了很长的时间，但是档案管理的相关工作人员仍然存在一些问题，档案工作人员的背景和业务水平比较单一，各个职位的负责人员分配的不合理。档案管理人员的老龄化比较严重，大部分年轻人认为档案管理工作没有挑战没有发展，都不愿意从事这项工作，导致了专业的人员段层，虽然有些人的资历比较高但是思路比较保守，对新时代的数字化管理很不适应，比较排斥现代化的技术手段，不能熟练的掌握电脑的操作和应用，对档案工作的创新和改进不主动比较被动，信息意识比较薄弱，档案资源不能得到充分的挖掘。档案管理的数字化，必须将人才、设备和信息有效的融合在一起才能发挥其重要的作用，先进的技术是由人才来应用和推广。
1.2先进的数字化设备比较缺乏。档案数字化管理中的基础建设主要有：软件资源建设、硬件资源建设、网络资源建设等系统，由于资金费用不足，直接导致数字化设备十分缺乏，设备的种类在一定程度上也受到了限制，数字化设备的标准也不能达到国家的具体标准要求，计算机系统和程序的陈旧老化，严重的影响了档案工作的效率。计算机设备是档案的载体，设备的好坏直接影响档案数字化管理的步伐，在档案的管理过程中，现代化的设备非常的重要，好人才必须有先进的设备，必须克服困难，对落后的设备、系统、程序等进行更新，这样才能更好的提高档案管理方面的工作效率，必须选择应用符合国家标准的数字化设备，这样才能确保档案资料的真实可靠性，使其能够更加长远的保存，充分发挥档案资料的作用。
2新时期档案数字化管理的必要性
传统的信息管理主要是纸质档案，随着科学技术的快速发展，纸质的档案逐渐被电子信息档案所代替，传统纸质的档案在使用的过程中要反复的复印，会用一定的人力、财力、时间上的支出。但是电子信息档案节约了反复复印过程中浪费，在一定程度上减少了档案的管理经费，更有利于资源的共享。使档案资料的归档也越来越及时，数字化管理方便档案的保存和再次利用。新时代电子信息技术得到了快速的发展，在这个好的平台上，档案数字化管理得以充分的发展，有了这个平台，档案资源为社会提供了好的服务环境。在档案管理工作中，选择一个适合的文件管理系统，使档案信息得到传递、共享和交流。总之档案的数字化可以有效的提高工作效率，档案资源的交流、共享和传统的速度得到了提高。除此之外，档案的数字化管理是社会快速发展的必然成果，随着社会经济的发展，人们生活、工作的节奏越来越快，人们对档案信息的需求越来越大，信息当需要查找档案资料的时候，需要在第一时间得到正确的反馈。但是信息内容非常复杂、信息量非常的大，只有现代化的数字管理才能更有效的应对。传统的档案信息是单独的、区域的、分散的，只有实现数字化管理，才能实现档案资源的系统化、全面化、综合化。
3新时期提高档案数字化管理的有效措施
3.1大力提高档案工作人员的专业素养。档案工作人员的素质高低直接影响着档案数字化管理的实施和推广，熟练掌握专业知识，这样在以后的工作实践中多多练习，掌握的档案数字化技能在实际的工作中能够充分的应用。在新时期的档案工作，工作人员无论是大事小事都要严格要求自己，不断的创新，用新的方法和先进的技术训练自己、提高自己，无论是个人专业素质还是个人的品质都要不断的发展提高，掌握更多的技能和技巧，加强档案资料的保密意识，坚决杜绝因为个人私利而泄密，提升个人的人格魅力，不断的超越自己，为档案数字化管理提供便利的条件。安全意识是档案管理工作的重要组成部分，加强档案人员的安全意识是非常必要的，因为档案人员能够直接的接触档案信息，档案人员要对保存档案资料有强烈的安全意识，能够确保档案管理工作安全有效。
3.2更新设备、加大经费投资。新时期档案数字化管理中，资料的整理工作和管理工作直接受到设备的影响，相关部门一定要高度的重视，加大经费的投资，有组织、有计划的进行设备更新。在软件设备方面，对计算机系统和程序进行更新，档案的相关人员在工作中一定要熟练掌握一套切实可用的管理模式。在硬件设备方面，为了提高档案的工作效率，必须对落后的硬件设施进行更新，平时的使用过程中一定要注意保养，这样可以延长使用的寿命，加强管理。在工作中借鉴先进的经验，有利于资源的共享和转换，建立一套完善的数字化档案管理体系，提高档案的利用率。
4结语
总而言之，在新时期的档案管理中，数字化管理是比较重要的课题，已经得到了广泛的应用，在工作中逐渐的完善和规范。因此，对于新时期的数字化档案管理是非常有意义的，相关的技术人员不要忽视仍然要对其提高重视，因为在数字化管理的实际工作中，仍然有一些问题出现，我们要努力改善不足，扬长避短，充分发挥数字化管理的优势。针对具体情况，档案管理人员提高安全意识，全体工作人员共同努力，建立并完善相应的管理体系，定期做好档案资料系统更新工作和档案资料整理工作，使档案数字化管理更加的科学合理，促进档案管理工作的健康稳步发展，促进社会的发展和进步。
参考文献：
[1]杨昊.新时期档案的数字化管理[J].商场现代化，2014（32）：110-110.
[2]李晓娟.高校新时期档案数字化管理探讨[J].科教导刊：电子版，2013（10）：16-16.
关键词：数字化、档案管理、网络化
中图分类号：G270.7文献标识码：A文章编号：1006-026X（2013）12-0000-01
前言
21世纪是一个信息技术发展日新月异的时代，信息技术在各个行业各个方面的运用已经越来越普遍，并逐渐成为各个行业竞争的有力技术手段已经各方面进步和发展的不竭动力。而对于信息量巨大，工作量颇高，提供大量信息资源的档案管理工作来说，计算机技术、网络技术等数字化技术的变革的冲击，为其带来了巨大的机遇以及挑战，正确的认识档案管理的数字化发展，并使其向数字化的方向发展，使得档案管理更加的系统、及时、准确和高速，从而实现对资源更加地有效利用和分享。这样能够促进档案管理行业的发展，减小管理工作过程中的工作量及难度。
一、我国档案管理的现状
我国档案管理是以服务社会主义现代化建设档案资源为目的，其主体是依据《档案法》建立的档案馆，档案馆也是集中管理、保存档案的基地，它能实现诸多档案管理功能比如：收藏功能、存储功能、宣传功能以及传播功能。同时在我国这样一个历史悠久，古文化灿烂的国度，档案管理不仅具有重要的意义，并一直得到重视，并取得了巨大的发展。发展到现阶段，随着网络技术、通讯技术等信息技术的进步和发展，对档案管理也产生了极大的影响。近年来，档案管理过程中信息化、数字化技术得到了成功地应用，使得档案管理方面产生了巨大的变革，电子式的文件大批量的产出，以及计算机技术下纸质档案数字化的进步，促进了档案包含信息内容的加速，并逐渐出现档案管理对象档案实体与档案信息管理工发生分离的情况。正如我们所知，档案它是能够被我们传输、表达、感受的，以图像、文件等为载体的一种信息。现阶段，网络信息技术的发展，必然会导致不同区域的使用人员共享档案信息的情况，凭借各种数字化技术，档案管理的工作也将突破地域，形成“移动中的档案馆”，建立起全国乃至全世界范围内的档案管理中心，档案信息将更加容易获取和传播。
二、数字化档案管理的内容及特点
信息化建设的关键是实现信息资源的共享以及高效的利用，无论从哪个方面来说档案都是信息资源的中心，因而对档案规范化以及标准化的管理已受到社会各行各业的广泛关注。正是在这样的背景下，为适应各行业发展的客观需求，数字化档案管理运用计算机网络技术并结合数据库系统对文字档案、图像档案等档案形势进行数字化的管理，全面的管理，并进一步实现档案系统与办公系统的无缝衔接。数字化档案管理是由若干年前西方“数字化图书馆工程”的概念演变而来，是一种利用多种计算机多媒体技术的新型档案管理形式，基于高速网络实现跨库检索并对海量档案信息库群进行管理。
数字化档案管理包括诸多方面的内容，主要可完成以下工作：首先是以计算机网络技术，多媒体技术以及现代通信技术为基础，建立起能过在外部进行信息调整的公共网络系统。其次是将不同时期、不同类别的档案信息库以及多种其他信息库作为基础信息，形成能够将传统档案信息转化，自动生成电子档案的数据库形式。再则是实现智能处理，实现数据库到知识库的转变，并运用自然语言进行全网络的档案搜索，实现档案信息的全网络共享。最后是建立成立体化，全方位一体化的使用体系，及时地处理和提供各类档案信息，并保证信息资源使用过程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。
数字化档案管理作为一种基于互联网的分布是档案管理系统，能够根据不同的需求提供各类档案信息服务，数字化档案管理主要有以下几种特点及优势：
1、实现经济效益的提高。
如今，社会经济得到的飞速的发展，造成现实的办公效率难以应付海量的信息，由此形成了尖锐的矛盾，在传统办公方式之下，一直是一种粗狂型的模式。也就是一种单纯的以增加人员和办公用具来解决这些问题的手段，这种方法造成企业管理成本大幅度的增加，相反数字化档案管理一改传统纸质载体的档案信息，将其转化为机读的档案信息，不仅在很大程度上减少了管理费用，节约了大量实体空间，还能有效地方便查询，进而避免了印制纸质资料而造成的浪费和成本的增加。
2、实现办公效率的提升
数字化档案管理能够做到资料的及时归纳和尽早利用。譬如，在企业人事管理的过程中，需要管理对象众多，并且有极大的流动性和负责性，员工调动，退休等都会伴随着档案的移动，要想一丝不苟地准确记录和了解这些动态的信息，按照以往的管理模式必将消耗大量的人力、物力，而且还可能造成延后。但是利用数字化的档案管理方式，通过计算机网络就能轻松准确的统计这些信息，同时回过头来要想查询这些信息也是什么的简单和方便，可以使得相关的工作人员做到对所有信息进行实时的控制和处理。并且，由于计算机技术以及信息都不受物理空间的限制，因而数字化的档案管理更是能实现档案的无界性，由此档案库也由实体的档案馆变为可供随时随地利用的信息处理中心。
3、实现档案的高效利用
传统的档案管理都是在档案室或者档案馆内进行的，而且是以纸质材料为载体的，这样给使用者带来了诸多不便，然而数字化档案管理则能够使人们更加方便和精确的获取所需的档案信息，网络化的档案管理更是能使使用者不受时间以及空间地域的限制，从而大大提高档案信息的利用效率。
三、数字化档案管理建设应注意的问题
数字化档案管理能给我们带来诸多方面的便利，但与此同时也存在着多个方面的问题和有待克服的困难，为了实现全面档案管理的数字化建设在，实践过程中应注意一下几个方面的问题：
1、系统工程的构建
我们必须认识到档案管理数字化建设是一项系统的工程，它包括设计、开发、整理等多个方面的工作，而且日常的记录、保管等工作也具有相当大的工作量，所需要的设备也是多种多样。为了提高管理系统的效率还应管理查询系统的设置以达到资源查询及共享的目的，并进一步开发操作系统、加密系统等已全面提高档案管理的水平。
2、保证档案的安全性及可靠性
运用计算机技术的数字化档案管理最重要的一点就是安全性的保证，全网络资源共享对其安全也提出了更高的要求。现在网络技术发展迅速，应注意及时更新保护系统以保证管理系统的安全运行，防止其被恶意破坏或侵入。
3、注意与办公系统的高效衔接
与办公系统的衔接将有助于企业对自身进行数字化档案管理，实现企业财务管理、人事管理等的有效结合，提高档案管理的效率。实行科学完善的管理规章制度，实现文档一体化，电子档案及纸质档案同步保存，并在两者之间建立有效的衔接通道，做到数字档案管理的有迹可循，提高数字档案的可靠性。
数字化档案信息在管理的过程中，会受到各种因素的影响，而使得数字化档案信息管理中存在较多的安全风险因素，从而很容易使得数字化档案信息出现丢失。而数字化档案信息的缺失会直接对档案管理事业造成冲击，从而抑制档案管理事业的发展。就我国目前的数字化档案信息存在的安全问题来说，主要包括以下几个方面的内容：
1.1存储介质失效。目前档案数字化后的存储介质主要包括硬盘、光盘、磁带和微缩胶片，但是无论什么存储介质都存在失效的可能，上述存储介质的有效期只有3-5年，如果期间保管不善，其效果还将降低。
1.2计算机硬件故障。就目前的计算机来说，为了能够有效的保障计算机部件使用的安全，需要在计算机中设置相应的保护机制，但是，即使设置相应的保护机制，计算机中的硬件也还是会受到各种因素的影响，而出现故障问题，一旦计算机中的硬件出现故障，就会使得数字化档案中的信息数据出现丢失的问题，从而使得数字化档案信息的完整性受到破坏，不利于提高档案信息的利用率，从而阻碍了数字化档案管理事业的发展。而在计算机种类以及功能不断增强的今天，计算机中硬件出现故障的次数也在逐渐增加，这样的现象更加不利于数字化档案信息的存储和保护。1.3计算机软件故障。数字档案主要是利用计算机来实现数据信息管理管理，利用计算机中的相关管理软件以及相关的数据处理系统来对档案信息进行处理和分析，以期保障数字化档案数据信息的完整性，从而提高数字档案信息的利用率。可以说，计算机相关管理软件的性能将直接决定数字化档案信息的安全，随着计算机相关软件性能的不断提升，数字化档案信息的安全性也在不断的提高。然而，就我国现阶段的计算机软件发展水平来说，其还无法对数字化档案信息安全形成高效的保护，计算机软件会受到来自各种因素的影响，而使得相关软件性能的稳定性无法保障，造成计算机软件出现故障。计算机软件一旦出现故障，就会使得数字化档案信息管理操作受到阻碍，但是相比于计算机硬件来说，计算机软件出现故障的可能性相对较低。
1.4信息安全管理制度不够健全。信息安全来源于多方面，除了直接的硬件和软件安全外，还包括网络、信息保管和人为等，但是在信息安全技术不断增长的过程中，信息安全管理无法跟上其步伐。重建设轻维护、重应用轻数据或备份、重硬件轻软件是信息化的历来问题，如项目建设完成了就高高挂起，直至系统瘫痪，甚至数据无法恢复。
2数字化档案信息安全管理策略
要想使得数字化档案信息安全得到有效的保障，就需要不断的对计算机中的硬件设备进行有效的改进，同时也需要采取有效的保护机制，利用先进的科学防护技术对计算机中的硬件和软件进行有效的保护，从而保障数字化档案信息的安全，并针对数字化档案信息的不同类别，采取不同的安全管理策略，以提升安全管理的效果，保障数字化档案信息的完整性和稳定性。而针对数字化档案信息的安全问题，可以采用的数字化档案信息安全管理策略主要包括以下几个方面：
2.1计算机设备安全管理。就相关的调查报告可知，计算机硬件出现故障的次数相对来说较多，而计算机故障对数字化档案信息安全所造成的影响也相对较为严重，因此，在对数字化档案信息进行安全管理的过程中，应该积极采取有效的安全措施，对硬件设备实施高效的安全管理，从而降低计算机硬件设备发生故障的几率。在对计算机硬件设备进行安全管理的过程中，可以从而计算机硬件设备的选择上入手，尽可能选择性能良好的计算机硬件设备，对硬件设备进行严格的检验，并对硬件设备的厂家的营业执照和信誉程度进行详细的调查，并在计算机硬件的兼容性上和拓展性上对计算机硬件实施全面的审核，从而保障计算机升级过程中数字化档案信息的安全。另外，计算机软件设备故障也对数字化档案信息的安全管理具有一定的影响，但是相对于计算机硬件来说，其所能够产生的影响作用相对较小，对其实施安全管理过程中，也可以采用和计算机设备安全管理相同策略，从计算机硬件也软件设备两个方面对计算机设备实施安全管理，可以更好的提高计算机设备管理的安全性，最大限度的保障数字化档案信息的完整性和有效性。
2.2信息技术安全管理。依靠数字化档案信息安全管理人员在强度安全管理是不够的，还需要现阶段科学信息技术援助。为了保证数字化档案信息数据的安全，在数字化档案信息安全管理工作中可以运用一些先进的科学信息技术来提高数字化档案信息安全。
2.3完善信息安全管理制度。要维护数字信息的安全，不仅要依靠技术手段，除此之外，还要做好对信息的管理工作，通过制定一系列的严密并且合理的管理规范与措施，从而保证数字信息的完整。真实和可靠。要充分保证数字化档案信息的安全，就需要通过制定一系列的规章制度来进行规范。第一，就是要建立人员安全的管理制度，主要包括有岗位安全考核制度、安全审查制度、安全培训制度等；第二是建立文档的管理制度，按照一定的密级对易经存储的数字信息进行分类，对于机密新信息和敏感信息需要进行加密，以防信息被窃听、毁坏或者变更。
（一）全面考虑各种实施要素
明确目标后，应确定各种实施要素，即数字化档案信息的重点发展项目，如全文信息化项目、局域网数字化服务项目、广域网信息服务项目等等。各种实施要素需采用不同的评估方法，可借用某些指标性体系。
（二）保障系统的建立
构建保障系统也是为了保障数字化档案信息管理的顺利实施，保障系统指的是数字化档案信息管理体制、运行及保障机制。即档案信息的数字化建设及实施需要各项规章制度、组织、机构、人力、财力及物力的支持，更无法脱离保障系统。
二、加快立法，确保数字化档案信息的法律效力
（一）加快立法
我国已经颁布了《合同法》，其中涉及到电子信件、合同、电报、传真、电子信息交换、邮件等等有形的内容形式，对于实现我国数字化电子档案的法律效力具有积极的作用。此外，有关《政府信息公开条例》也对破坏政府信息的违法分子进行了刑事及行政责任的规定。就某种意义而言，伪造电子档案数字签名的后果，和破坏印章、文件所应承担的法律责任相同。如今，逐步实现数字化电子档案法律效力已然成为一种趋势，除采用技术、方法来保障其完整性与可靠性以外，还应加快立法，明确其法律地位。
（二）加强监控，确保数字化档案信息的法律效力
为了确保数字化档案信息具有足够的法律效力，不少国家纷纷制定标准化监控及管理程序，以进一步明确数字化档案信息的重要性。在完善的监控程序及高效的管理体系下，想要确保数字化档案信息的真实性与完整性并非一件难事，但是，应当注意把握前端控制及全面管理的思想。除此以外，应当着重强调的一点是电子档案数字化进程中的著作权及数字化权等问题。目前，不少法律案件均涉及到数字化权问题，为保障著作权者的合法权益，在档案信息的数字化过程中，应对档案来源进行鉴别，看其是否受到《著作权法》的保护，若在《著作权法》的保护范围内，应全面考虑档案信息数字化权问题。若不受《著作权法》保护，则无需考虑这些问题。同时，还应确认档案信息的所有权，数字化档案信息仍属复制行为，必须同著作权人积极协商，给予其足够的报酬，并获得其许可之后，方可将其档案信息收录数据库中。
三、引入新型安全技术，保障数字化档案信息的安全性
（一）管理体制问题。
在现行的高校管理机构中，档案管理部门一般处于附属或从属地位，有的隶属于学校办公室，有的隶属于图书馆；少数独立建制的也属于弱势部门。在这样的管理体制下，档案管理部门行政地位低，话语权不大，难以有效组织协调各部门参与数字化档案信息的协同管理。而且，各职能部门或学院之间相互独立、各自为政，即使学校统一使用校园OA系统办公，数字化档案信息资源仍然相对独立，各自封闭，不能实现一体化，给数字化档案信息网络化、集成化管理带来极大的困难和障碍。
（二）队伍结构问题。
相对而言，高校档案工作者年龄普遍偏大，成分复杂，且以女性占绝大多数。她们实际档案管理经验较为丰富，但专业研究能力不强，对先进的计算机网络环境比较陌生，更缺乏数字化、信息化等方面的理论知识和实践经验。而囿于传统的档案管理认知与偏见，高学历、有活力且对数字化、信息化娴熟的年轻人一般不愿意到档案管理部门工作。因此，当前高校档案工作队伍在年龄、性别、学历、知识背景等方面存在着严重的结构性问题。
（三）信息标准化问题。
近年来高校数字化档案信息数据规模急剧增加，且来源于校内各职能部门不同的业务管理系统软件，运行环境复杂多样，形式不一，从而导致生成的数字化档案信息数据格式纷繁多样，不利于档案信息数据的收集、整理、存储和迁移，也不利于后期的数据资源开发和利用。所以，当下高校数字化档案信息数据的非标准化问题是档案信息化管理的重点、难点之一。
（四）信息安全与凭证问题。
计算机网络和数字化信息给高校档案信息管理带来了前所未有的高效与便捷，同时也带来了严重的威胁和巨大的挑战。一方面，在复杂的计算机网络环境中，高校数字化档案信息随时可能被恶意破坏、篡改，且不容易留下痕迹。另一方面，在异构系统环境下，各部门形成的不同门类、不同格式的电子档案在移交过程中难以保持其原始文件的结构信息及内容信息的真实性和完整性；在升级、转换和迁移等操作过程中，电子档案的凭证作用难以确保其有效性。
（五）信息公开与知识产权保护问题。
高校数字化档案信息蕴含着科技发明、文化创新、艺术创意等方面的大量优质信息资源，潜藏着无形的开发和利用价值。这些信息资源的公开利用，将对社会产生巨大、有形的经济效益和社会效益。然而，这些科研成果是高校教师辛勤与智慧的结晶，其产权与著作权是教师们的个人权利，应该依法得到保护。如何处理好数字化档案信息公开与知识产权保护之间的关系是摆在高校档案信息资源管理与开发工作面前的现实问题。
二、高校数字化档案信息管理困境的突破策略
（一）加强档案信息资源意识宣传。
在数字化时代，档案信息资源是重要的资源。高等院校是知识和人才聚集的高地，其形成的数字化档案信息资源更是重要而宝贵的资源。高校档案管理部门及工作者不仅要宣传档案历史文化知识，而且要进一步加强宣传数字化档案信息资源作为新兴资源的意识，以改变师生们传统的档案认知，使其重视数字化档案信息资源及其管理工作，为档案管理部门收集、管理和开发档案信息资源创造有利的外部环境。
（二）转变管理理念与制定管理政策。
随着多媒体及网络技术的普遍应用，档案管理已不是传统的纸质档案管理和经验管理，而是现代化信息管理理论和技术相结合的管理。高校档案工作者应该主动转变思维，更新观念，用现代化的档案信息管理理念取代传统的管理思维。同时，应该强化档案信息资源共享和管理服务意识，并制定档案管理政策保护个人信息及知识产权。在档案管理政策允许的框架下，应该无限度地开放高校数字化档案信息资源，为档案利用者提供便利，为社会创造效益。
（三）引进和培养档案信息化专业人才。
档案信息化人才是档案管理现代化的关键，是至关重要的决定性因素。高校档案信息化人员是数字化档案信息管理工作的主体，是推动数字化档案信息管理现代化的核心力量，具有不可或缺的地位。为此，高校档案管理部门应该坚持“双管齐下”，一方面重视档案信息化专业人才的发掘和引进，完善工作队伍的知识背景结构；另一方面加强在职档案工作人员信息化知识培训，不断提高应对档案信息化、现代化管理挑战的能力。
（四）推动档案信息标准化及其管理集成化。
合乎规范、统一标准的数字化档案信息及其技术是档案信息集成化管理的前提和基础。高校档案管理部门应该协同各归档部门统一规划和布置，对档案信息数据及其运行环境进行规范化和标准化处理，其中应包括：压缩格式的规范化、数据交换的规范化、数据加密方式的标准化、水印技术的标准化、档案管理软件的统一化。同时，打破学校各职能部门之间的“藩篱”，将学校档案信息管理系统与其他职能部门的业务管理系统有效对接，使档案数据资源由分散管理转为集中管理，从而实现全校档案信息资源管理的集成化。
(五)运用计算机网络与现代化信息技术保障安全。
网络环境与信息系统漏洞是数字化档案信息现代化管理最突出的安全隐患，是无法回避的威胁和挑战。关于数字化档案信息安全，高校档案管理部门要联合学校有关部门（如学校办公室、计算机网络管理中心）运用计算机与网络技术，对档案信息综合管理系统和网络信息共享系统存在的漏洞进行评估、修复，完善数字化档案信息管理网络体系。同时,定期排查、更新和升级相关管理软件，确保数字化档案信息的安全性。
三、总结
国土资源管理部门在进行各项活动的过程中会生成各种信息，各类信息会会与不同的载体为依托，被保存起来，包括文字资料、图片资料、影像资料、声像资料、电子文件等，其中均包含了国土资源重要的历史信息记录，对该类国土资源档案管理则是国土资源部门重要的工作之一。现代科技的不断发展，计算机的普及，信息化技术的更新，使得国土资源档案的形式有了较大的变化，更加多样化，需要国土资源管理部门在管理方式上与时俱进的进行一系列的改革，提高国土资源档案的管理水平，使得国有土地的管理更加科学，更加充分、合理的利用国土资源。国家各类档案均在开展信息化建设，国土资源档案管理工作也需要顺利时代的发展，强化数字化建设的力度，促进经济建设活动及社会各项事业的顺利进行，对该课题进行深入的研究与探讨是十分有必要的。
1.国土资源档案数字化的内涵
国土资源档案数字化是指利用较为新型的数字化技术及设备，包括扫描仪、计算机、图像处理技术等，处置、管理普通载体的国土资源档案，是指最后成为数字档案信息资源。对国土资源档案进行有效的管理，能够促进国土管理工作的顺利推进，达到良好的管理效果，包括妥善解决土地纠纷、已发管理土地资源、合理开发资源、制定土地利用规划方案等，还更好的开展土地租金及国有土地使用税的缴纳[1]。
2.国土资源档案管理数字化建设的意义
2.1提高工作效率
实现档案数字化管理，能够有效的提升档案管理工作的效率。传统的档案一般需要管理人员亲自进行各项工作，包括档案保管、检索、利用等，其效率较低，而现代的档案数量巨大，信息储量越来越大，导致人员工作量大，容易出现失误，无法适应现代国土管理工作的发展，需要利用先进的信息技术，进行档案的管理工作，包括电子文件的采集、整理、分类、归档，有效的提升档案管理各项工作的效率及质量。
2.2国土归档的工作要求
各种土地档案文件材料，是在国土管理工作中逐步形成的，其也能够为国土管理的日常工作提供相应的材料，要实现数字化国土管理，就需要构建数字档案室。将电子文件妥善的整理归档，逐步成为了档案数字化建设的主要部分，且现代国土管理工作的办公自动化程度越来越高，且网上办公逐渐普及，包括土地申报、项目审批等，需要档案工作加快数字化进程。
2.3适应社会发展
过去对于档案的需求属于点信息及片信息，不具有连续性及整体性，为现代社会对于信息的利用更加深入，对档案的需求逐步转化为全面化的信息需求。现代城市的规划、建设等，均需要以土地资源为基础，所需全面的土地信息对其进行评估判断，需要大量的信息。要达到上述要求，需要做好数字化档案工作，才能适应社会的发展[2]。
3.国土管理档案数字化建设
3.1网络系统建设
信息各项活动均需要以网络作为依托，包括信息的传输、交换、信息资源共享等。因此需要建设国土管理档案数字化网络系统，其建设过程可以分为以下几点：①推广普及网络系统 当前的国土管理系统已经逐步构建了土地管理信息系统，其内容包括当前的土地利用情况、土地利用规划、遥感动态监测土地的使用情况、补充耕地、地籍数据库等，并有针对性的研发出了各种管理软件，如综合统计软件、大调查项目管理软件。各个国土管理部门需要灵活的运用该系统，并不断进行推广，在实践中积累经验，收集反馈信息，完善其功能，规范操作程序，并制定统一数据库标准，更好的发挥出系统的效能；②构建内部局域网 现在投入使用的办公自动化系统中，采用微机与局域网模式，有效的处理国土管理部门的内部信息资源，且你能够实现信息共享；③数字化建设 利用多种现代化技术实现档案处理的数字化，包括多媒体技术、光处理技术、数据库技术、数字化信息传播技术等，实现信息的传递、资源共享等更加方便、快捷。另外在进行国土管理档案数字化建设时还需要做好安全保密工作，可以采用现代较为先进且可靠的安全技术，保障信息系统的顺利运转及安全，避免信息泄露[3]。
3.2数字化标准体系建设
各个地区及等级的国土部门在土地管理档案的数字化建设方面的力度及水平均有较大的区别，许多部门还是处于初步探索的阶段，其运用方法也有所不同，因此很有必要构建完善的标准体系，其是保障国土管理档案数字化工程建设质量及效果的基本条件之一。在实践中构建统一的国土管理档案数字化技术标准体系时，需要严格遵循一定的原则，即主要是进行标准化建设，兼顾制度管理，并要求以internet网络的信息管理平台为就基础标准科学合理的建设标准体系，并具有实际的可操作性，实用性强。
3.3构建档案数据库及网站
构建档案数据库及网站是数字化建设的重要内容，具体措施如下：①档案数据库的构建。首先需要将案卷级及文件级目录输入数据库。国土管理的所有档案资料均需要把案卷级目录、文件级目录完整的录入数据库，保障档案数据库的全面性、准确性、真实性。还需要利用现代的设备将源文件的信息逐渐转变为数字化，包括扫描仪、数码相机等；②档案网站的建立。构建档案网站的作用在于，政府及社会人员能够利用互联网技术查询到档案信息及相关的政策法规。国土档案管理部门也可以吧经济及建设、依法管理土地、合理利用土地的成果，利用互联网进行展览。该网站需要和地方政府政务网及公众网进行联网，可以充分的利用信息资源[4]。
3.4数字化人才培养
数字化人才是进行国土管理档案数字化建设的中坚力量，需要重视其培养，主要的培养方向包括各国土管理专业人才、系统开发与维护技术人员、数字化加工与管理人员、标准化建设人才、数据库运行管理人才等，不断促进数字化建设的长期发展。
关键词：电力工程档案；数字化；档案管理；现代化技术；电子档案建设
电力工程档案数字化管理是随着电力行业形势不断发展，纸质档案数量急剧激增，查阅、检索、备份变得非常麻烦，而且容易出错，传统的档案管理方式已经不能适应高效快捷的信息时代。当前，电力工程档案管理要求标准化、规范化、网络化、数字化，利用现代化技术和设备有效管理各种信息资源已经成为常态，结合公司档案数字化工作实际，就如何加强电力工程档案数字化管理做进一步探讨。
1数字化档案管理的定义
数字化档案管理是电子档案建设在信息时代的必然产物，是档案信息化建设综合实力的体现。在具体实施过程中，把具有保存利用价值的文本、图片、视频等扫描、拍摄、挂接、上传至档案管理软件，进行数字化整理、保管和备份。随着档案数字化处理技术的不断改革创新，电子化、程序化的档案数字化管理应运而生。
2电力工程档案数字化管理的重要性
档案数字化管理具有庞大数据处理快捷性、改版时效性、传输网络性的特点。采用数字化档案管理，把保存在各载体、各方位的信息资源以电子版的形式存储，以网络化的方式互相连接，共同利用提高效率，节约办公成本，实现资源共享。形成一个更适应电力工程建设实际的，可进行文件生成、归档和档案管理一起操作的应用软件，逐步实现档案管理系统与公司各业务部门信息管理系统的无缝链接，进一步提高档案电子化、信息化、网络化管理水平。
2.1数字化档案管理的优势
过去传统意义上的档案管理解决电力工程点多面广、档案人员参差不齐难题的唯一手段即增加档案人员和增加办公费用，导致档案管理成本大幅上涨，管理效率是事倍功半的结果。采用数字化档案管理把纸质档案转化为机读文件，录入、编辑、修改、目录、报表打印一次完成，省时省力，提高经济效益。按照公司档案数字化计划，由近及远，现行档案数字化归档，即电子版光盘备份和电子文本档案系统挂接移交归档。以往的纸质案卷目测用高速扫描还是平板扫描，校对目录拆分电子文本并标注文件档号保存，审核档案纸质原件目录、页码无误后装订还原，为提供准确的数据库信息作好充分的准备。公司开发了“EEA亿普电子档案系统”，构建一个电子档案信息整合软件平台，实现公司各类电子档案数据大部分从网上采集归档，实现电子档案信息存储和处理的数字化，收集与传递的网络化。为档案远程的借阅、查找、提供利用创造条件。
2.2数字化档案管理的作用
网络技术、计算机技术、数字化技术等新的科学技术在档案管理领域广泛使用，促进了档案管理理论、方法和技术的创新变革，发挥了信息档案的增值作用，提高档案工作在信息化社会中的地位。电力工程档案工作中，利用纸质档案经常翻阅会造成原件破损，外借有可能造成缺页、篡改等不良现象，损害档案的安全保管。档案资料经过拍摄、扫描数字化处理后获得电子版，变更改版迅速快捷。各职能部门在第一时间获得最新有效版，实现资源共享。保护档案原件的凭证作用，兼顾因素确保信息安全。通过档案的数字化处理后，档案管理系统能够实现对档案收集、导入、编辑、统计、保管、挂接、转库、远程查阅等日常工作的数字化管理。利用电子档案管理系统，对分散各地的电力工程项目资料室编制竣工档案全程监控，实现项目竣工档案网络上检查指导、修改，网络上审核、验收移交，有效解决和改善路途遥远、电力工程点多面广、管理员参差不齐的档案管理的困境，提高档案规范化、标准化的管控力度。
2.3数字化档案管理的效率
通过互联网、企业集约化管理信息系统进行计算机检索，利用阅读电子档案，提高档案标准规范宣贯的效率，迎接档案数字化信息服务国际、国内电力安装工程新项目的挑战。数字档案管理面向基层电力工程项目，提供高效率的远程时效服务，文件、标准、资质、荣誉等目录和电子版经过系统管理员权限设置即可下载原文信息。电力工程资料员在电子档案系统的收集整编端口录入或导入工程竣工档案的案卷目录和卷内目录，挂接电子文本，做到一一对应。公司档案员检查指导修改、审核归档后，新项目工程竣工档案数据即转入公司总数据库。档案库除文件实体的保管外，更主要是利用高效率的文件数据库，成为提供优质服务的信息控制中心。按照档案业务工作流程，提升档案服务工作的水平和质量，实现档案从收集、整编基础管理向档案信息研究与开发利用的质的转变，为实现电子档案馆数字化管理迈出了坚实的步伐。
3加强电力工程档案数字化管理势在必行
3.1继续教育培训档案管理员成为复合型人才
随着档案信息化数字化的发展，档案管理直接影响企业的基础管理。积极发挥档案管理员的主观能动作用，充分挖掘个人潜力，针对性地进行档案知识的宣贯、继续教育；坚持用新思路、新机制、新方式；坚持以人为本，讲政治、讲觉悟、讲奉献，全面提高管理人员的综合素质。培养训练成为既具备档案业务理论知识，又熟练掌握计算机操作应用技能和数据库维护的高技能的现代化信息管理人才，熟练运用现代化技术手段管理档案，为迅速发展的电力工程建设编制竣工档案服务。电子档案馆具有馆藏档案资源数字化、档案信息传输与组织网络化、信息资源共享化、服务范围扩大化、信息检索利用便捷化等诸多优点，为早日实现数字化档案室（即电子档案馆）的目标而努力奋斗。
3.2建立数字化档案管理的个性化服务
档案工作人员通过发挥自己的主观能动性、创新精神，做好个性化服务。为电力用户提供多样化的动态性档案管理服务。重要文书档案的数字化处理，照片、视频、实物档案和重要电力工程竣工档案数字化处理均要求达到100%；要求所属单位按照由近及远的顺序，分期分批对纸质档案以及重要特种载体档案进行数字化处理；希望在移交新的竣工项目发文、计划、总结、申报材料和行政照片、光盘等归档文件材料的时候，必须同时移交纸质文本和电子文本。积极推广使用电子档案管理系统，便于公司构建一个档案信息整合交流的平台，弥补有些单位没有档案系统软件的不足，以解决工程项目分散、点多、路远带来的档案管理棘手问题，通过帮助单位用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值，从而构成强大的档案管理资源体系。
3.3实现集团信息和企业档案信息的互联结合
