发布时间：2023-06-11 09:27:08
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案整理服务要求样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
关键词：科研档案 管理人员 素质 社科院
科研档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量。社科院科研档案管理工作者大都是“半路出家”，没有经过档案专业的系统学习和培训，对科研档案的管理知识了解和掌握不够透彻，这些问题在一定程度上影响了社科院科研档案的收集和整理工作，以及科研档案自身价值的开发利用。要强化档案管理意识，充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的业务水平和管理能力。同时，应加强对科研档案管理人员爱岗敬业教育，努力提高他们的道德素质。
一、提升社科院科研档案工作者素质的现实意义
社科院科研档案是指在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。从理论上讲，科研档案管理是一个学科概念，是研究科研档案工作理论与实践的一个科学科目。从实践上讲，科研档案管理与其它档案的管理一样，是一整套业务管理工作，包括科研档案的接受、整理、编目、鉴定、统计、保管、利用以及科研档案工作的业务指导等各个环节，还包括现代信息技术在科研档案管理中的应用。科研档案是社科院科研工作可持续发展的基础，提升社科院科研档案工作者素质是时展对社科院科研发展对档案服务工作提出的必然要求，也是科研档案人力资源队伍自身发展的要求。
科研档案是进行科研的重要依据，是科研活动的必要条件，科研档案同科研活动关系十分密切。一切科研活动，都要吸取和借鉴已有的成果．都具有一定的继承性。科研人员在制定科研计划、编写课题任务书时，都少不了要查找过去的科研档案材料。因此、科研档案不仅是进行科研的重要依据，而且还是科研活动的必要条件。
科研档案信息资源在社科院科研中的作用十分重要，它不仅起到原始凭证作用和为领导决策供依据，更重要的是科研中时时处处离不开档案信息资，科研课题中的课题论证、课题研究、课题鉴定三个阶段，每个阶段的完成，都必须以占有大量相关的档案文献信息为前提，需要档案工作者根据科研实际，围绕特定课题，及地、连续地向科研人员提供对口径的各种档案文献资料，直到课题完成。这就要求档案工作者具有分类整理、检索迅速的业务能力和水平。因此，提高科研档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关健。
随着知识经济的发展，信息服务部门在社会中的地位和作用日益重要，档案信息管理作为信息服务业中的一个重要而又特殊的领域，其社会地位和社会责任也将有一个重要的发展和提高；随着档案情报资料的数字化、操作的电脑化、信息传递的网络化，科研档案工作内容、服务方式、服务手段都在发生着根本性的改变，科研档案工作人员的角色逐渐呈现出多元化的特点，从传统的档案信息资源的管理者、服务者逐步转变为网络信息资源的管理者、设计者、利用者和提供者。这种社会角色的改变对档案人力资源的素质提出了新的要求。
总之，科研档案管理是一门专业性较强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，科研档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好科研档案管理工作。
二、社科院科研档案工作者素质存在的主要问题
当前，社科院科研档案工作者现状不尽人意，不能满足新时期档案工作需要。
一是专业人员偏少。目前，社科院科研档案工作者的结构比较复杂，有相当一部分管理人员是从不同的渠道进入到档案管理工作领域里的。由于他们原来从事的职业多种多样，因而对档案管理专业方面的知识掌握程度深浅不一，受教育的程度有一定的差异，对档案管理方面专业知识领悟与接受的程度上也存在一定的差异，因而对涉及档案管理方面新知识的接受能力与接受程度也存在差异。这些差异的存在自然会影响其管理人员素质水平，从而也会影响到科研档案的整体服务水平和服务质量。
二是人员素质不高。科研档案不同于普通的档案，不仅涉及保密，还涉及专业知识；科研档案管理人员长期从事的是助人行为，而且职业技能要求又较高，不仅要具备丰富的科研相关知识与计算机基础，又要有较强的耐心、毅力和体力。目前，科研档案工作人员中专业者少，懂信息技术者少，精通某一学科知识者更是稀缺。很多档案工作人员，缺乏科研应用领域的专业技术知识，很多档案部门未能配备应用专业人员，致使科研档案工作只能停留在收集和保管上，而研编和深层次的文献二次加工却显得力不从心，无法满足科研人员的需求。
三是职业倦怠倾向。社科院科研档案工作者普遍存在“重保管、轻利用”，安状于现状，不愿意学习新的科学知识、管理不到位、处于被动状态，档案信息资源不能更好发挥其效益。科研档案管理人员应既懂专业领域的知识，又具备档案管理素质，但在实际工作中，与单位其他部门人员相比，又长期处于一种角色“边缘化”的窘境。一方面，科研档案从业人员在进修、培训、交流与个人发展等方面的机会不多，另一方面，领导关心支持档案管理工作的力度也不太大。长此以往，造成了很多科研档案从业人员自尊水平下降、个人成就感降低、无助感提升、人际关系淡泊等抑郁症状，由此表现出较强的职业倦怠倾向，对自己所担负的工作往往采取得过且过、敷衍了事的心态，缺乏责任意识和进取精神，从而影响了科研档案管理工作的成效。
三、提升社科院科研档案工作者素质的有效途径
社科院科研档案工作是一项专业性较强，业务要求较高的工作。从业人员的素质，直接影响到科研档案资源的开发和利用。要增强科研人员的档案意识，加强档案队伍建设，提高档案管理人员的思想素质与业务素质。
1、强化科研档案管理意识
由于历史原因，绝大多数从事科研档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，许多人对科研档案的知识了解不够，对科研档案是信息的认识程度不高，档案意识淡薄，以至于部分科研档案工作领导及档案管理人员思想重视不足。因此，社科院应将强化档案意识作为搞好科研档案工作的前提。就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与全员的支持。社科院应通过档案法规的学习与宣传，增强各级领导和广大科研人员的档案意识，使他们认识到：在科研活动中，材料的形成、积累、整理、归档是科研活动必不可少的环节，是科研人员不可推卸的职责。同时，管理人员要从观念上改变以往被动性的接受任务，变被动为主动，积极协助、指导研究人员做好科研材料的形成、积累和归档等工作，推动社科院科研档案管理工作的发展。
2、加强从业人员队伍建设
搞好科研档案管理工作的决定性因素是档案从业人员，因此，必须建设一支事业忠诚、业务精良、结构合理的档案工作队伍。队伍建设要着重从以下三个方面入手：一是在年龄结构、专业结构、业务水平等方面加强建设，促进科研档案管理专业性、层次性人才的培养，发挥整体效应。高素质的档案管理人员，是科研院所科研档案管理的主力。现在，很多社科院引进了档案学等相关专业人才，这样人才充实到科研院所档案管理人员队伍中有助于提高整个档案管理队伍的素质，使科研档案管理的工作更具专业化。二是尽可能满足档案从业人员的工作心理需求。需要是一个人产生行为动机的根本原因，是人的一种主要的个性心理倾向，恰当地满足档案人员合理的需要是避免职业倦怠、提高工作效率的一项重要措施。管理部门要积极为档案人员创造一个不断进取的氛围，通过不同形式不同层次的学习、培训、进修，不断提高科研档案人员业务能力和工作水平，以适应新形势下档案工作的要求。管理部门只有创造一切可以创造的机会与条件，培训档案管理人员，让他们业务精通，才能管理好本单位的科研档案。同时，也可以请相关的档案管理专家到社科院，针对现状提出整改意见，并对专职人员以及兼职人员进行培训。三是建立科学合理的管理和评价制度，如宽松和谐的工作环境，评奖评优，职务职称晋升等，使档案人员的劳动成果能得到社会的承认和应有的评价，以满足档案人员的成就感和自尊的需要，提升科研档案管理的工作水平。
3、提高管理人员综合素质
科研档案管理具有特定的工作对象和一套科学的收集、整理及鉴别挑选的原则和方法。从事社科院档案工作的人员，大都来自于其他专业，真正档案管理院校档案专业的毕业生微乎其微，绝大多数现有工作人员都需要补课，以提高档案管理方面和相关学科的知识。必须努力提高档案工作人员综合素质，刻苦钻研档案业务，既应掌握档案管理知识、档案法、档案管理学、科技档案管理学、档案保护技术学、档案文献编纂学、中外档案史、历史学、地理学、文书学、逻辑学、专门档案管理、经济学、法学、写作、网络知识、图书情报学、目录学、图书分类学等专业知识，还要掌握由此拓展的诸如行政管理、公共关系、财务管理、基建管理、企业管理等管理技能，以及与此相适应的技能包括书法、计算机技术等，熟练掌握数据库技术信息检索技术等方面的专业知识。不仅要懂得社会科学知识，也要了解和掌握自然科学知识。不仅要提高科研管理工作人员的档案业务素质；还要培养科研管理工作人员爱岗敬业、开拓创新、服务管理、团结奉献的高尚意志和工作作风。
参考文献：
[1]吴建华.科技档案管理学[M].南京：南京大学出版社2002.
[2]武立.科技档案管理存在问题分析与对策[J].档案学通讯2009（4）.
在工作中我们时刻牢记为群众服务的理念，爱心解答有关政策咨询，对符合条件的档案接收、转出、查阅事项达到了只跑一次。在档案接收的同时我们及时了解大学生就业创业就业情况，掌握相关信息做好登记。
（1）2020年，我中心新接收大中专毕业生及区属企业用工人员人事档案147份，对接收档案进行信息资料整理后归档、立卷，电子登记;办理档案转出108余份；为存档人提供档案查阅、复印、投档等服务320余次；为律师、考研生、公务员、事业单位、国企等存档人提供各类证明材料200余份；提供档案查询600余次。
（2）按照对离校未就业高校毕业生进行实名登记工作的要求，我们对户籍所在地离校未就业的高校毕业生进行实名登记。对教育部下发大学生人员名单及市人才机构录入大学生人员名单，进行电话信息核实，及时掌握就业情况，通过电话，现场登记等形式，2020年我区未就业高校大学生实名制登记535人次，就业率平均达到89%以上。依据登记毕业生的需求，为毕业生免费提供就业创业指导、推荐参加就业见习、创业培训等服务。
（3）开发就业新岗位，拓宽就业渠道。为全面了解和掌握全区企事业人才需求情况，切实满足全区企事业的人才需求，我们开展了对全区企事业单位人才需求情况调查。积极组织人员深入到社区乡镇卫生院等多家企业和卫生部门，了解人才需求，为大学生提供就业信息，引导有人才需求的企业统一参加市人才招聘活动，组织区规模以上企业开展人才招聘周活动。组织有人才需求的企业参加省、市、区毕业生招聘活动，为的经济发展提供了人才保障。
1 档案管理信息化及其内涵
档案信息化管理，是指以网络信息技术为基础，对档案信息进行收集整理、开发利用的整个过程，即档案部门使用电子化的手段对档案信息进行处理，并通过计算机网络为用户提供各类服务的过程。现代通信技术的发展，使人类社会进入了信息时代。计算机的普及为全面实现档案信息处理和管理的信息化做了准备。只有在理念上完善对档案管理信息化的认识，加强对计算机档案管理系统的维护，加强对电子文件归档工作的监督和指导，才能确保档案数据库安全，保证电子文件的真实、完整、有效，真正实现档案信息化管理的目标。档案管理信息化不是仅仅使用几台新设备的问题，而是一个系统工程，是由多个方面的因素互相协调、互相制约构成的总体目标。
2 实现档案管理服务创新的思路
2.1更新服务理念。在现代管理中，思想观念是否适应现代化至关重要。传统的档案管理在对待为企业服务、为社区服务、为“三农”服务方面没有主动去思考、去联系、去实践，而是等着别人找上门，或者是上级下的硬任务。这种不积极、不主动的做法，已经不适应提倡信息化高速度、高质量的信息服务要求，势必造成公众对档案工作的遗憾及不满。要利用信息技术实现档案管理服务创新，管理人员首先要有适应现代社会发展需要的创新思想，要跟上时展，防止思维定式，克服一切按习惯做事、经验来想事、处世的思想，勇于接受新思想、新技术、新方法。在这个基础上树立现代服务理念，以创造性的思维，突破以往传统的服务思想，开拓新思路。
2.2改革服务机制化的要求是能提供快速、高效的信息服务。这就要求档案管理部门必须改变传统的手工检索和传阅信息的服务机制，围绕电子信息化的管理来建立新的服务机制。而这个机制的建立，必须以提高信息化服务效率为中心。
2.2.1建立以人为本的用人机制。信息化背景下的档案信息服务，要将档案工作人员视为最有价值和最富有竞争力的资本，以“双赢”即档案馆、室与员工的共同发展为中心，努力为员工创造良好的工作环境和生活条件。管理者应在档案馆内的各项工作中体现爱才之心、容才之量、举才之德、护才之魄、用才之道。对人员的管理不应再是以使用为中心，而应加强对人员的培训，注重他们的知新，不断提高综合素质。也只有这样，才能保证信息服务的高质量。
2.2.2推行“优胜劣汰”的竞争制度。信息化管理要引入竞争机制，改档案馆管理干部的任命制为聘用制，改档案员工的用工单项选择为双向选择，从而废除领导干部的职务终身制和员工的职称终身制，实行优胜劣汰。
形成能者上、平者让、庸者下的有效竞争机制，激励档案领导干部和职工刻苦钻研学习，不仅要提高业务能力，也要数量掌握信息网络技术，成为“通用型”和“复合型”人才。
2.2.3实行全员目标管理。在信息时代，要提供高效率的信息服务，档案部门必须改革自身的管理，要以信息化服务为中心，按功能设置档案管理组织机构，确定工作目标、工作范围、工作标准，分解到岗、到人。实行岗位责任制，做到以岗定责，以责立权、以权定利，并严格检查考核，落到实处。从而形成上下各司.其职，各负其责，各得其利的格局。达到工效挂钩，多劳多得，充分调动档案人员的积极性、主动性和创造性。
2.2.4创新服务手段。信息化的建设为我们的档案信息服务创新提供了基础。计算机在档案管理信息化过程中处于主导地位，其信息存储量大，信息检索迅速、准确，尤其是其网络化功能，使计算机在整理、检索、开发利用等方面发挥了异乎寻常的作用，可使收集、归档、管理一体化，还可使全省乃至全国档案、信息资源共享（不公开的档案资料除外），有效提高档案的使用效率，使档案管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，而且加快了档案归档进度和服务效率，并能确保档案的完整性、准确性，避免了人为在档案整理、服务过程中造成的失误。
（1）建立信息资源数据库，方便信息检索 这是信息化的基础工作，数据库能有效实现众多电子信息的储存、分类、检索和查询。建立档案信息数据库，如果联接上单位内部网络，不仅仅可以实现电子档案信息的有效和快速归档，也能在很大程度上提高信息利用率。单位内部的员工只需要通过计算机与网络联接，就可以快速轻松地实现档案信息资料的检索、查询和使用。
（2）通过区域联网，服务更多部门。如档案部门之间、档案部门与教育部门、政府机关等相关单位进行区域联网，建立独立的局域网络，实现电子文件信息资源共享。通过这样的联网，能使档案部门的信息资源服务于更多单位，并且满足特定部门的特定信息需求，提高信息的利用效率。
（3）建立档案部门网站，提供公开信息服务。档案部门还可以建立自己的网站，通过网站为社会提供公开信息服务。将部分档案信息以网页的形式到互联网上，为社会各单位提供信息服务，从而使得互联网上的任何用户都在任何时间、地点都可以通过访问网站来获取自己所需要的信息，这就是互联网的优势。网站信息也是档案信息服务最普遍、应用最为广泛的服务形式，这种形式的有点是服务面积广，信息交流快，其缺点是对于一些限制性或保密性地信息不能公开，无法满足部分部门的特定需求。
2.2.5提高服务能力。先进的技术，需要掌握先进技术的人来控制，我们要提高档案部门的服务能力，就必须从两方面来考虑：一方面是基础设施的完善，使得档案部门的信息管理能力得到提高，从而能为单位和社会提供更多的信息服务。这一方面主要是我们要通过公关等手段，为自己的部门发展赢得良好的换进，从而争取到更多资金和设备。另一方面是档案管理队伍的素质提高，使得档案部门的整个服务过程能更有效率、更有质量。因此要通过多种途径选拔、培养、引进人才，尤其是既懂档案业务又有计算机知识的复合型人才。
关键词：档案管理；问题；建议
一、档案管理工作中存在的问题
1.档案管理意识还较为淡薄
一是思想认识模糊。部分单位没有把档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识。二是领导重视不够。三是缺乏主观能动性。
2.档案管理力量还较为薄弱
一是管理质量还较低。比如：首先有的档案员仅懂归档立卷的基本常识，对档案的保管期限、案卷号、类别号、目录号、全宗号识别不清，会发生盖错章、编错号的情况。其次档案的目录索引不全，年代久远的档案无法找到索引表，导致在用时用不上，无法很好地为单位工作服务。二是队伍不稳定。在基层单位，档案管理人员通常由办公室勤杂人员兼任，并且更换较快，专业化程度较低，面临不会不学、不懂不问的情况，造成档案管理、整理的混乱。
3.档案管理观念还较为落后
一是资金保障不到位。基层单位办公经费短缺，用于档案保管、收集和整理的资金投入较少，在一些程度上影响了档案管理工作的有效开展。二是管理方式落后。目前档案管理工作以计算机与手工管理为主，档案的整理、收集、检索、编目和查阅大部分使用此两种模式，其它现代化管理手段的运用较少，导致档案查找速度慢，使用效率低，管理质量较差。
4.管理与服务还面临脱节情况
一是重保管轻使用。个别基层单位在工作中，缺乏对档案资料作用的重视，不习惯或不愿通过档案资料为单位管理、为单位战略发展提供服务，以此来增加工作效率，减少工作成本，此想法导致大量信息资源空闲。二是档案资源有流失的情况。因为保管不善的或历史等原因，有的档案面临断代情况；个别管理人员认为自己保管档案资料可以方便工作，不愿集中上交管理，造成个别重要的档案资料丢失、损坏。三是档案种类还不齐全。有的单位仅关注户籍、文书档案的收集，可忽略实物、声像档案以及与单位业务相关的资料的收集，影响了单位档案的完整性和系统性。
二、加强档案管理工作的建议
1.各级领导应支持重视档案工作
档案工作是单位各项管理工作的基础，各级领导必须应支持重视档案工作，应以对职工高度负责、对历史高度负责的态度.切实提升对档案工作的领导，做到对档案工作投入到位、重视到位，对档案工作人员关心到位。档案工作汇报应定期进行，档案工作中的重大问题应第一时间研究解决.为档案工作的顺利开展打造优良的环境；提升对档案工作经费的保障力度，为档案工作的进行给予必备的物质条件，在政治上关爱、工作上关注、生活上关心档案人员，重视档案干部队伍建设，提高档案干部队伍的活力和生机，全心全意帮助档案工作人员解决实际问题和困难，让档案工作者感到有奔头、有希望、有温暖。使创业做事的主动性、创造性、积极性得到最佳发挥。
2.收集收齐归档文件材料
“巧妇难为无米之炊”，保证档案完整、准确、系统、齐全的基础工作是做好归档文件材料的收集。必须做好收集工作，档案人员一定应掌握和熟悉收集工作的各种方法和渠道，处理好档案形成过程中各个部门、各个环节的关系，对档案形成的全过程进行动态检查与监督，此外，还应持续增加全员档案意识，落实全方位的严格管理，运用各项适用方法，做好单位档案资料的收集工作。档案的查准率、查全率、准确率、完整率、归档率方能够达到高标准。
3.档案集中统一管理
档案工作的基本原则是集中统一管理本单位形成的全部档案.是档案法规法律对单位档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的重要基础和前提。
4.搞好档案工作信息化、标准化建设
档案工作信息化，是推动单位信息资源全面开发、整合、收集的主要基础，经过档案信息化建设，可以落实对单位信息资源的集中管理，成千上万倍地增加使用效率，全面地支持各级信息服务和单位决策，潜在的社会和经济效益无法估算。而档案工作的标准化是档案信息化的基础，没通过标准化整理的档案无法落实信息化，所以，单位档案部门应认真学习相关档案工作标准，钻研档案工作业务要求，增加档案管理的标准化水平，为档案工作信息化落实基础。
5.强化档案保管条件及方法
提高档案保护，包含对电子档案、纸质档案的保护：一是对电子档案，一方面应提高对电子档案的信息保护，另一方面应运用一定的方法，提高对电子档案的载体保护，二是对纸质档案，应提升库房“八防”设施的配备，让档案库房达到防尘、防有害气体、防虫、防光、防湿、防高温、防盗、防火的安全防控规定，禁止出现档案虫蛀、污损、褪色、霉变、鼠咬现象及各类事故。
关键词：档案；文件中心；管理模式
Abstract:Manypeopleinquestionsandsoondocumentandfileconceptanddocumentlifecycletheoryhavethedifferentview,Ithoughtthatnomatterthedocumentorthefilearethedocumentmovementdifferentperiods,isonlythedifferentperiodhasthedifferentmodeofadministration.Byformstheunitinourcountrypresentdocumenttomanage,halfpresentdocumentbyvariousbasicunitsarchiveofficemanagement,thenon-presentdocumentmanagesbythearchives.Thiskindofloosemanagementpatternalreadycouldnotfollowthesocialdevelopmentthedemand,themanagementmalpracticetobegettingmoreandmoreprominent,alreadybecamethefileworkdevelopmenttheshackles.
keyword:File;Documentarycenter;Managementpattern
一小而全的管理模式，浪费严重
市县绝大多数立档单位规模比较小，文件、档案形成数量比较少，但麻雀虽小五脏俱全，每个单位都要设立档案室，这样就需要至少占用1-2间办公室，添置设备、配备人员，建立-整套的管理程序和方法。仅以石景山市为例，目前共有170多个-、二级档案室，档案室面积3970多平方米，190名档案工作人员。各个单位都要在人力、物力、财力方面投入，这种多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、财力的重复投入，浪费严重。
二市县档案局、档案馆工作压力大，很难提高工作水平
由于基层单位档案工作队伍不稳定，专业素质有待提高，档案局不加强培训和具体的指导就无法开展工作。因此基础业务培训和业务指导挤占了档案局绝大部分时间，使他们无法深入开展业务工作，提高工作水平。同样由于档案工作队伍专业素质有待提高，很大一部分重复和价值不大的档案被划定为进馆范围，因此，档案馆在接收进馆档案时工作压力非常大。
三工作不到位，管理水平低
从目前情况看，档案室工作的水平完全取决于该单位领导者的档案意识、重视程度和档案工作人员的素质。档案工作是-门专业，但绝大多数的档案员是兼职的，缺少档案专业知识，工作队伍不稳定。如石景山市93％的档案工作人员是兼职的，99％的档案员无专业知识，专业素质有待提高，虽经多次专业培训，但距工作要求仍相差甚远，工作人员经常调换，每年调换率均在20-30％左右。这些因素造成了档案工作水平较低。现代化管理是档案工作的必然趋势，但目前状况对实现现代化管理阻力很大。
四现代化管理进程缓慢
文件、档案现代化管理需具有“同一性”和“互换性”，只有工作水平基本统一才能达到资源共享。而分散管理，各单位档案室管理水平参差不齐，要达到资源共享难度非常大，且需要的时间也很长。
五文件社会化难度大
随着社会不断前进，人们的档案意识不断加强，自我保护意识不断加深，这些都会促进文件、档案利用需求的不断增加。分散管理给社会利用工作增加很多麻烦和不便。管理分散，也很难达到科学管理的要求，因而不能满足利用者优质、快捷的服务要求。
建立文件中心，半现行文件脱离形成单位，直接由文件中心管理，能做到人员专业化、经费专项化、设备专门化、管理科学化；既能减少文件形成单位多方位投入，又能满足方便利用；既节省人力、物力、财力，又能减少档案局、档案馆的工作压力，使档案局、馆的工作正常开展；既能实施科学的鉴定、合理分流文件，又能保证档案馆收藏档案的质量，将管理活动真正按其规律纳入科学管理轨道。文件中心突出的优势是符合高效、精简、节约的原则，能将松散的“小而全”的机关档案室管理模式迅速向具有集约化、科学化、社会化、规模化的管理模式转化，大大提高工作质量，为档案工作更广泛地为社会服务创造了条件。文件中心还可以通过各市域网，逐步实现档案信息网络化，达到资源共享，并可为今后电子文件网络传输做好准备。
档案工作生命力的所在就是利用，因此档案工作的出发点和落脚点都必须是档案的利用工作。旧的管理模式已经不适应需要，就应该建立新的模式。建立文件中心逐步取代各单位档案室是市县档案工作的发展方向。
二、市县文件中心的体制、职能
一文件中心的体制
文件中心应为政府职能。当初美国建立文件中心的目的是为了实现经济上的节约，是-种政府行为，而今我们建立文件中心仍应为政府行为，这也与当前我国现行和半现行文件档案管理体制相吻合。市县文件中心应是政府直属机构，在市县政府的领导下，接受市县档案局的监督与指导。
二文件中心的职能
文件中心负责现行文件和半现行文件的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、向档案馆移交等项工作，具体包括：
1、文件中心的收集工作
文件中心的收集工作面对的是全社会，不仅包括党政机关、人民团体、事业单位等立档单位，还应包括不同所有制企业及个人所形成的不同门类、不同载体的现行文件。
2、文件中心的整理和管理工作
文件中心负责将接收的文件进行编目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理条件和要求应与档案馆的要求一致。
3、文件中心的鉴定和销毁工作
鉴定和销毁工作指对已到保管期限的文件进行鉴定和销毁，其鉴定和销毁工作由文件中心和文件形成者共同完成。
4、文件中心的利用工作
文件中心的利用工作应面对全社会，遵守我国文件、档案利用的规定和要求，面对机关、团体和个人。利用的形式也应是多样的，但主要取决于文件中心发展的规模和工作水平。
5、文件中心定期向档案馆移交文件
向档案馆移交文件是文件中心的义务，文件在文件中心保管10-20年后向档案馆移交。究竟多少年移交更合适，可根据文件中心的发展和社会的利用需求逐步确定。
三、市县建立文件中心的步骤
市县建立文件中心取代各基层档案室，可以说是档案工作管理体制的改革，必然要有-个过程，我认为可分三步走：
第一步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政协、市纪检五套班子的档案室，开展市首脑机关的档案工作。
第二步：取代市委、政府下属局处单位的档案室，为市委、市政府工作服务。
第三步：面向社会、企业、个人，开展全方位的服务，并考虑有偿服务。
任何改革都会有一个痛苦的过程，从眼前利益看，建立文件中心政府要投入一笔资金。过去是各单位分散投资，现在将分散资金、多方位投资变为统一投资，看似一笔大投入，而实际上比分散投资要节约得多。
文件中心取代档案室，各单位不再配备档案员，而档案员大多是兼职，从眼前看，也没有减少工作人员，但工作量减少了，工作人员可以统筹安排。总之，工作专一了，质量提高了，工作面更广了，现代化水平高了。
【关键词】气象；档案；服务；研究
档案的记载归类和整理，是气象科技档案工作的重要组成部分，要求全面准确细致地记录档案的各项数据，并且要求时间的连续性、记录的准确性和解释性。针对气象服务区域，气象档案的归类和整理，就是要求做到针对某个区域或者跨区域的气象服务记录，要求时间的连续性和阶段的全面性，更要求数据的准确性，每一个阶段或者一个区域单位时间的气象记录，都是需要记录入档案的，而且能够针对气象的某一个区域做出数据的判断和分析思考，进行相关的预测。
一、确定气象档案的记录点和切入角度
气象记录档案的研究分析，就是要从档案的实用角度去思考，进行气象的有效观测和记录等，做出有效的预测和判断分析，达到有效的分析目的。气象记录的研究，像对于气候变化的卫星云图档案记录，对于气象数据的变化档案记录，温度和空气湿度变化的研究记录等，还有某一个时期的档案研究分析思考等，按照一定的时期和格式进行记录研究等，形成一定的体系。（一）气象档案服务要求时间的连续性和记录的准确全面性。气象档案的服务，至少要从现在起进行有效记录，而且要做到准确和全面性，最好将近十几年（至少）的相关气象数据进行分类统计，按照固定的格式和样式进行有效的记载和对比，便于以后做出曲线图和数据图进行分析。这种气象图标的转换，可以根据不同的需要进行有效的利用和比较等。气象档案记录要以时间为横轴，以气象数据变化为纵轴进行数据对比，进行前后相关的分析研究，要求时间的连续性，中间档案的记录没有断层，或者断层时间短暂，而且不具有相关时效性的研究分析。此外，对于气象档案的服务研究，要求记录的全面性。要在单位时间之内，做到对于当天的温度、湿度、风力及其变化情况等，做好全面的记录，并且能够做到横向的比较，所以档案的分工需要做到细致与合作。（二）气象档案的记录需要专人专工负责。气象档案的记录需要做到专人专工负责，就是说气象档案的各个环节，都需要实际观察得来，而且观察有时效性和及时性，并且要做到准确和全面，这就需要提前的安排和约定，避免档案研究主观臆造和弄虚作假。
二、气象服务档案记录需要有全面而专门的格式
气象服务记录档案的研究，需要的格式根据自己所监测的目标自主确定，而且需要有重点有目的，全面而突出。例如，档案的归类在气象云图和温度方面，可以做出专门的云图档案，而且还可以做出专门的温度曲线图或者横纵轴图等，这就是专门的观察方式，通过这种固定模式的记录，便于数据之间的横向和纵向比较分析，提升数据的思考空间。（一）根据气象档案的工作和任务需要制定专门记录方式。根据气象档案的工作任务和需要，我们针对其中某一项记录或者几项记录，进行数据的统计和分析，按照不同的类别进行分类归档，按照作用或者时间编制，方便以后进行查找。例如我们制定近几年的降雨观测气象档案记录，可以制定相关的表格，而且可以通过表格进行量化，例如对于表格中的雨量数据，降雨持续时间，降雨持续次数以及天数，还有通过历史同期比较等项目，将此项档案详细记录在案，通过数据转化成曲线图或者解剖图，形成对于未来的正确预测和认知等。（二）根据气象档案的工作和任务需要制定全面的记录角度。根据气象档案的需要，我们要对整个的气象做出整体的判断，而且需要做到有效的预测和分析思考提升，所以我们需要全面而准确地做好相关的记录，检验细节，整体关注，有效构思与合理思考分析。除了以上对于降雨的档案记录外，还有对于温度和湿度的关注和记录，要做到对于未来相关的预测和分析思考，提升对于气象档案的全面性分析。
三、气象服务档案记录的内容以及有效性
气象档案记录的内容，是气象档案记录的重点，也是我们进行有效选择的依据和预测的基础。气象档案的记录基本可以分为图片图标的直观记录方式，还有分门归类的数据记录，还有横向比较的预测分析记录等，这三种记录方式都可以独立，也可以互相交叉，相互比较，可以归为一个档案内容，也可以分别归在不同的档案内容。（一）关于外显性的直观性记录方式。关于外显性的直观记录，就是将实时的气象图片或者影像资料，还有已经形成的图标等，通过及时而有效的方式进行归档记录，并且将其合理的安排在不同的类别中，例如对于台风等直观的记录，可以通过每段时期的台风云图进行有效的记录，并且可以做到24小时地动态监察，通过视频方式有效记录，工作人员在档案的整理中，可以任意选取其中一段或者几段截图，保留相关视频等，做好相关的档案记录分析，提升对于气象的实时分析。这种记录方式可以独立成段，形成自己的档案，也可以形成自己的横向比较分析，提升对于未来的预测度和关注度等，这种气象档案可以做成多种类别，也可以将其中之一拿出来具体分析。（二）气象档案的归类整理。关于气象档案的归类，是建立在档案的整体性和全面性上面，也是建立在档案的及时性和长期的基础上，像上面提到的各种气象的观测和数据记录都是可以进行分类和归类的，而且这种分类可以将同一时期和不同时期的数据以及图标资料等，分类或者集中到一个区域中，并且能有效地翻阅和比较，做到省时省力。气象档案的归类需要做到有效的索引，索引建立在档案之前和之后，根据现有的资料进行字母或者关键词的索引，便于档案工作人员或者用户的查找。（三）气象档案的数据统计和预测记录。根据现有资料的数据统计，我们在档案中可以进行数据的预测和分析，这部分可以独立成档案，可以跟在其他档案之后，并且做好有效的预测和记录分析等，这也是我们有效进行档案运用的关键所在。档案的作用在于记录和搜索，建立在其基础作用上面，我们要做到有效的观察和预测分析，并且通过数据的曲线转化和直观显示等方式，显示某一种气象现象的发展和演变。这种记录被称为气象数据的内在记录，是建立在外在直观记录和内在数据演变的过程中，气象档案的有效整理和分类提取等。综上所述，我们认为在气象档案的服务研究中，应该加强气象记录的及时性和服务性，并且要求记载全面准确连续，能够做到前后的判断和对比，像时间段气象云图的记载和对比，气象温度以及适度数据的对比分析等，将其中的数据进行横向或者纵向的比较，从而研究出其中的规律，进行有效的分析。气象档案服务最终是服务人民，并且通过有效气象的预测和分析，要求时间的连续性和阶段的全面性，更要求数据的准确性，能够针对气象的某一个区域做出数据的判断和分析思考，进行相关的预测。达到最终的数据结果提取目的，形成最终的气象结果，历史性的档案研究需要进行数据的分析，而历史性的数据分析是建立在共同研究的基础上，特别是对于短时间细节的记录和提取等，都可以成为我们共同的思考对象。
【参考文献】
一、档案的创新管理
1、健全档案管理制度
档案管理应有章可循，规范操作，因此，一套完善且行之有效的档案管理制度尤为重要。档案管理制度要体现合理性、科学性，以便更好地发挥其规范引导作用。作为档案管理人员要强化档案管理意识，遵守档案管理制度，严格档案管理程序，及时、准确地收集档案资料，努力做到档案信息收集齐全完整、内容真实可靠。对于新信息要及时补充调整。同时要完善档案管理硬件设备，确保档案工作有效落实。
2、加强对档案管理人员培训，提升专业化管理水平
档案管理部门应有针对性地培养一支素质较高的档案管理人员队伍，加强档案管理人员的业务培训，让管理人员学习相关理论知识和现代化管理方法，摒弃传统的陈旧管理模式，更新理念，提高业务要求标准。要充分认识到档案管理工作的重要性，并且不断改进工作方式和工作方法，创新工作模式，提高工作效率，努力做好档案服务创新工作，探索档案服务创新之路，把档案管理提高到一个新的台阶。
3、建立电子档案，完善档案现代化管理
随着办公系统信息化与网络技术的普及，档案的管理模式也在逐步现代化，无纸化办公将变为现实，档案归档形式必须更新，传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。因此，档案管理工作必须从传统模式向信息化管理模式过渡。采用更为科学、先进的办公软件进行档案信息的存储和利用，将传统的纸质载体档案转化为电子档案，并通过计算机信息系统管理转化为可以自动检索、数据信息分析的技术。缩微摄影技术和数码影像技术的应用可以使照片、影像等档案资料更完整、安全的保存。在后期档案使用时可以直接检索、统计和查阅，同时可以实现远程档案信息传递，提高工作效率。电子档案还具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。
4、建立档案网页，开展网上在线服务
建立档案网页，开展网上在线服务是对传统工作模式的新的突破，是科技发展给办公自动化带来的变革，同时也给档案管理工作提出新的挑战。网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。一是传播速度快，二是传播范围广，三是传播不走样，四是传播成本低。因此，使用互联网开展的网上档案服务已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种更加便捷的形式。随着局域网的普及，档案部门可制作自己的网页，组织上网数据和信息，实现档案信息的现代化管理。通过网上服务，电子文件通过下载和上传就可以完成。传统档案管理存在重保管轻利用的问题，而档案网页不仅方便档案的检索等常规服务，更有利于电子信息的资源共享和宣传利用，实现档案的真正价值。此外，现代生活中，人们更注重信息的时效性，而开展网上在线服务通过信息系统及网络及时准确的获得多方信息，更好的满足了人们的需求。网页还可提供信息咨询、文件阅览等服务，具有覆盖面广、信息全、利用率高等优点。档案网页适应新形势的要求，有利于转变工作职能，提高工作效率。
二、档案的信息安全管理
不同于其他信息，档案具有较强的保密性和利用限制性，而在对电子档案及档案网页进行常规操作、信息传输、资料存贮的过程中以及在电子档案的收集整理、归档利用过程中，都难免产生错误操作、信息丢失、病毒侵入、黑客侵犯等问题，这些都对档案的信息安全保障工作提出了更高的要求。加强档案的保密工作，提高档案信息的安全性成为档案管理部门需要面临的一项重要工作。
1、人员安全
档案信息在操作过程中最有可能发生的安全问题就是人为的泄密。因此，必须培养一支有较高素质和较强法律意识的专业档案管理人才队伍。档案管理人员必须认识到档案信息安全的重要性，严防保密信息的泄露，使信息安全问题发生的几率降到最小。档案管理人员要认真学习《档案法》、《保密法》，树立保密意识。应根据档案管理人员的职权岗位给予不同的使用及管理权限。档案管理人员要牢记系统密码并熟练掌握查杀病毒、资料备份等相关安全措施的操作方法。工作人员还要做好操作记录，清晰记录每一次查询、收录、整理等档案管理的时间、参与人员等信息。要分工明确、责任到人、规范操作。遇到档案管理人员调职、离职等情况时要注意加强管理，防止信息外流。
2、操作安全
操作安全是档案安全的重要环节。在档案信息操作过程中要树立安全意识，如确保收集信息的准确性，按时查杀病毒，避免档案信息被病毒感染、篡改。要养成信息备份的习惯，避免操作失误造成的信息资料丢失的情况，带来不可挽回的损失。在对影像、录音等资料进行收集时要注意提取原件，并确保内容未遭到过破坏、篡改。绝密档案的调阅、销毁应经相关领导审批通过后严格按规定手续办理，完善的安全应急机制也是十分重要的，当意外发生时要及时采取措施，有效应对，将损失降到最低。在管理过程中要主动接受保密部门对工作的监督指导，做好对文件的安全保障工作。
3、信息设备安全环境
设备安全是保证档案信息安全的基本条件，无论是纸质档案还是电子档案都应在充分安全的环境下进行保存，档案室、电脑房等档案管理环境必须专人管理并建立严格的门禁制度，出入时要进行详细登记，以避免闲杂人等进入。还应做好信息设备环境的防火、防盗工作，避免水灾、火灾等外力破坏或盗窃等不法行为对档案安全带来的威胁。
【关键词】 医院;科技档案;管理方法
【中国分类号】 R69.3【文献标识码】 B【文章编号】 1044-5511（2012）02-0317-01
医院医疗技术的高低、服务质量的好坏，直接关系到人民群众的生命安危，决定着一个医院的生存和发展。从循证医学的角度来看，医院医疗技术的提升与医院科技工作息息相关，档案工作显得尤为重要。医院科技档案是指医院在医药卫生科技活动及防病治病过程中直接形成的具有保存价值的文字、数据、声像、图表、软盘等各种载体，并按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中起来保管的科学技术文件材料［1］。随着医院的发展，各个部门对科技档案信息资源的需求日益增大，医院科技档案管理应向着规范化管理的轨道健康发展。
1. 医院科技档案管理工作现状
由于医院职能特殊性的限制和不同种类档案载体作用特点的影响，许多重要珍贵文件资料分散在各个部门、各个科室，甚至损坏、散失，给医院科技档案工作带来诸多不利。
1.1 档案种类繁多，数据资料不完整:科研活动的多专业性，决定了科技档案在种类上的多元化和数量、信息量上的庞大。同时，档案载体材料和形式的多样性，如载体材料包括纸质载体、光盘记录载体等。文字材料和实物并存，既有文字材料，又有奖状、奖杯、证书等实物，导致科技档案管理工作量巨大，漫长的科研过程和周期，更加大了科技档案收集工作的难度。因此，就医院目前情况看，档案数据资料的收集困难重重，数据资料遗漏在所难免。
1.2 科研人员科研档案意识淡薄:科研人员科研档案意识淡薄，资料保存不全。部分科研人员只重视科研活动的过程控制和科技成果的鉴定与报奖，忽视科技文件材料的保存和积累，还有部分科研人员认为自己的科研成果放在档案部门不如放在自己身边使用起来方便，不愿上交或不主动上交应当归档的文件材料，从而直接影响到科研档案质量及有效管理。
1.3 科技档案立卷机制缺乏灵活性:有价值的文献得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高，只重视医院文书档案立卷管理，不强调业务部门主动归档，失去了科技档案的完整性，如有些业务科室在某项科研完成后，未经科技档案管理部门处理，就向上级部门呈报，不留底稿不存档，造成归档的文献中只有审批材料。
1.4 兼职人员的服务意识不强: 由于科技档案分散管理，大多是兼职档案员，人员配备随意，流动性大，他们缺乏档案管理专业知识，对科技档案的收集程序含糊不清，其他日常事务又很繁忙，根本没时间好好地整理，所以很难使科技档案工作以出色的工作效果使科技人员信任和理解，管理意识、服务质量和服务水平尚不能满足医院科技工作的需要。
1.5 科技档案开发利用效率不高:长期以来，档案人员仅是一个收集保管的角色，没有主动走向临床一线为科技人员服务，不能更好地发挥科技档案在科技成果推广应用中的参与和桥梁作用。而科技人员也没有意识到科技档案是连接科技、生产活动的一个承前启后的环节，没有保留比较重要的、有价值的部分，更谈不上科学有效地利用。
2. 加强医院科技档案管理的途径
2.1完善制度建设，健全档案管理体系:加强科技档案的管理是医院建设的迫切需要，每一项科技活动从提出任务到最终完成任务，尽管经历着不同的阶段，但各个阶段之间都是相互联系、缺一不可、并构成一个内在联系的统一体。科技活动的这种规律性和严密性，决定了反映和记录这一项科技活动的科技文献材料，是一个独立的有机整体，具有成套性，否则就不能真实地客观地反映一项科技活动的完整面貌。因此，要重视科学技术，要尊重知识、尊重人才、尊重科技成果，各级领导必须增强档案意识，从制度上明确规定科技档案的归档范围和要求。建立符合实际情况的档案管理制度，并加以完善实现动态管理和考核，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保医疗科技档案材料整理的完整性，为医院科技活动服务。
2.2加强宣传力度，提高档案留存意识:要提高科技人员档案意识，在很大程度上取决于档案管理人员的宣传、引导及其工作的成效。可以通过医院网站、院报、宣传窗等形式和渠道，全方位、多层次地大力宣传《档案法》、《档案法实施办法》，使大家明确做好档案工作是法律法规的要求，是医院发展不可缺少的一部分。
2.3 强化人员培训，提升业务素质:档案管理人员应该热爱自己的本职工作，业务要精，责任心要强，在选配档案管理人员时要考虑德才兼备的原则，要懂得档案工作是在为后人，为国家积累财富，要有甘为人梯的精神。在业务上应具备相应的文化、技术和业务素质，不断总结探索医院科技档案管理工作业务发展，推动医院科技档案管理水平的提高。
2.4 加强开发利用，充分发挥档案优势: 科技档案的建档是为了保存医院丰富的科技信息资源，更好地用于医院和各项生活活动中去。如今科技档案已成为省级、市级临床重点专科评审、医院等级评定、评估医院管理水平高低的重要依据之一，如无锡市第四人民医院在迎接江苏省"三甲医院"评定和复评的系列检查活动中，科研教学占其中很重的分量，仅次于医疗、护理。通俗地讲检查的就是查"台帐"、"资料"，其实查的就是档案。此时，完善的科技档案就可以充分地发挥其利用价值。
加强和完善医院科技档案管理工作，对于促进医院科研事业的发展，推动医院整体工作的进步，具有十分重要的意义。提高科研档案的管理水平，做好服务工作，充分利用科技档案资源，更好地满足医院科研事业日益发展的需要，使档案管理逐步走向规范化、科学化、制度化。
