发布时间：2023-06-13 16:20:48
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的毕业生的档案样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
1 加强学校对毕业生档案管理的重视程度
现阶段，学校毕业生档案管理部门对于档案管理工作时，对于管理工作存在一定的误区。在进行档案管理工作时，只负责保管，而不加强对档案准确性的负责。认为只要不将学生的档案丢失，在上级部门进行检查时，能够及时的进行外调和查档工作就可以了。但是，对于学生来说，档案记录着个人经历，并且对工作后的办理养老保险，考取公务员等，都要进行查阅档案。所以，学校必须加强对毕业生档案管理的重视。
2 规范档案材料的整理
首先组织人事 需要对毕业生档案材料进行分类的管理工作，使更加便利查找和存取的方式进行保管，同时组织人事 还要制定专门的工作岗位，把责任落实在人上，防止档案出现丢失和损坏的情况。具体保存方式，可以依据档案馆或组织人事档案室的一些方法。同时，在进行对档案文件进行整理时，需要工作人员保证档案的美观大方，在书写时尽量选择碳素墨水。同时，需要对工程不同阶段的档案文件进行按阶段归档，保证档案的合理有序。
3 加强对档案管理的创新工作
3.1 提高创新观念
进行毕业生档案管理的创新管理工作，首先就需要改变相关毕业生档案管理部门固有的管理看法，使其接受新的创新管理理念。通过对高素质人员的培养以及对相关工作人员的定期进行培训学习，使其可了解到最新的学生管理方式，紧跟社会发展的脚步，把所学习到的先进的管理理念运用到毕业生档案管理中，再结合毕业生档案管理的自身特殊性，制定一份先进的管理方案。通过对工程相关工作人员的综合素质的提升，建立一支具有高素质的专业档案管理队伍，不断吸取新知识，保持工程管理方式的先进性。另外，需要明确毕业生档案管理的创新管理具有紧迫性，每一份毕业生档案，就关系到毕业生的前途问题。同时也要树立正确的思想观念，积极的反思以往工作经验，不断通过对毕业生档案管理管理的创新，保持毕业生档案管理水平维持在一个较高的水平。
3.2 重视加强人才开发交流服务中心机构建设
进行创新管理，需要进行建设一个完整有效的人才开发交流服务中心机构，在其中对于相关部门的权利和责任进行明文规定，更加有效的保证了各部门联接工作，使其意见更够统一，减少对管理措施进行创新工作时的阻碍工作。有效的提升工作的管理效率，提高毕业生档案管理的质量水平。另外，对于人才开发交流服务中心机构中工作人员的选择，尽量要选择综合素质较高，实践能力较强并且具有创新意识的员工，使其能够制定出更为完善的管理措施。更为有效的保证了人才开发交流服务中心机构顺利运行，以及建筑毕业生档案管理的创新管理，提高管理水平与高素质人才投身管理实践中的热情。
3.3 建立创新管理机制
管理机制在毕业生档案管理施工中具有较为重要的作用，毕业生档案管理的管理工作人员，应积极的对相关管理机制进行创新管理。积极的引进外界具备现代化优点的管理机制。在管理机构内部，工作人员可提出一部分的激励档案管理人员进行创新管理的鼓励制度，提高工作人员对自身工作的热爱。
4 档案工作人员综合素质不高的问题以及解决措施
4.1 工作人员综合素质不高
进行毕业生档案管理的工作人员中，大多数缺乏专业知识。在开始工作之前没有经过系统的培训，综合素质不高，不了解毕业生的档案管理方式，同时不重视档案收集整理工作质量。极易导致最后造成整理的学生档案出现错误，严重不符学生实际情况等，对学生今后进入社会和工作，造成不良的影响。
4.2 加强人员综合能力的措施
4.2.1首先加强毕业生档案管理中专业人才管理，档案管理专业人员是保证毕业生档案管理工作的重中之重，作为整个档案管理工作的操控核心，要提升档案收集整理的质量，首先就要对档案收集整理的专业人员进行培训工作，保证这些参与档案管理的工作人员都具有极高的专业素质和正确的职业观。使其在进行收集整理或者是在进行检查档案工作时更有利。减少在工作时的失误。所以定期对于毕业生档案管理专业人员进行有效的培训工作已刻不容缓。
4.2.2其次提高毕业生档案管理专业人员的专业素质，建立相应的责任制度。保证毕业生档案管理工作的有效进行，提高相关工作人员的质量意识，对于毕业生档案管理专业人员的综合素质和工作积极性进行调动，使其增强其对工作的责任感和相关科学技术水平。使其具有准确率第一的观念，严格按档案管理标准进行工作，明确其工作职责。同时加强管理阶层对于工作人员的领导监督。
4.2.3保证人员具有较高的专业素养和综合能力。才能做到对毕业生档案管理工作的保证。只有毕业生档案管理工作人员具有进行施工的综合素质，并发挥自身所掌握的知识和技能的有利影响，就可有效推动档案收集整理工作的顺利进行，避免人的因素阻碍工作的进行，进而提高档案收集整理工作的规范性。
5 运用信息化技术手段
现如今社会的任何方面都越来越注重科技的投入，科技对于社会来说就是第一生产力，运用高科技的信息化技术手段，进行毕业生档案收集整理管理。修复在档案收集整理数据上出现的一些混乱性的情况，针对这点，必须在毕业生档案管理档案管理工作中，充分引入适当的信息化技术手段，促使其能够高效地参与到档案管理中来，进而为档案管理效率以及准确性的提升做出大幅度的贡献。
关键词:高校毕业生 档案管理 转递
高等院校毕业生档案是国家人事档案的一个组成部分,它是记录大学毕业生到目前为止的全部学习、生活、社会实践等情况,是高等学校进一步教育、考查、培养更高层次人才的第一手资料,更是用人单位选拔聘用、考核培养人才的主要依据。在知识经济时代、我国市场经济逐步建立完善的大背景下,高等院校学生档案工作出现了不少新的问题。因此,深入探讨高校学生档案管理中需要解决的一些问题,对于准确、完整地提供人才信息、促进大学生就业,甚至于对完善国家人事档案管理都有着不可小觑的现实意义。
一、高校毕业生档案工作存在的主要问题
1.缺少具有针对性的法律法规的约束
近年来,教育部和国家档案局针对高等学校档案管理颁发了《高等学校档案管理办法》。该办法规定:关于高等学校全日制在校生规模在1万人以上应当设立档案馆。(参见《高等学校档案管理办法》第二章第六条),由于没有相关的约束条文,各个高校的学生档案管理体制并不统一:有的高校将学生档案放在综合档案室实行综合管理;有的把学生档案和干部人事档案放在人事处一起管理;有的干脆把学生档案放在各个院系,由辅导员分散管理。就笔者所在学校目前在校生人数已达到11000人,而学校设立的档案室只安排不到两名的相关人员进行临时管理。毕业生档案是在毕业生离校前一个月由系部辅导员移交至学生处就业指导服务中心,再由学生处就业指导服务中心安排一至两位老师采取晚上、周末加班等方式在极短时间里将毕业生档案进行整理、转递。因为学校没有为档案室分配明确的定员编制,也没有具体的办公经费及制订工作量考核标准,所以,造成一些部门和个人也不愿意投入大量的人力、物力和财力实行专项管理。于是,毕业生档案管理、转递工作就在这不规范的环境中勉强运行,其结果不言而喻。
2.学生档案管理缺乏规范化
高校学生在校阶段产生的档案材料,如果没有及时归入档案,就会出现问题。就以笔者所在院校在2009届毕业生档案整理过程中发现的问题为例:(1)归档材料手续不符合要求。比如有的高校毕业生登记表没有学生本人签名;存在没有盖学校印章,用系部印章取而代之的登记表;辅导员因疏忽忘记将高校登记表放入到学生档案袋。(2)档案材料没有明确的排序要求,资料容易混乱。最常见材料有以下几种:论文评审意见书、学生成绩表、优秀学生(干部)登记表、奖学金申请表――如果同一类型材料(表格)多次出现,就会出现排序杂乱无章的问题。(3)书写用笔不规范。我在整理毕业生档案时,发现有一部分档案材料采用圆珠笔、纯蓝墨水笔书写的,按要求应该是纯黑色钢笔或水笔等。
3.档案管理模式老套,缺乏信息化
大学生在校期间形成的档案是其所有档案的一部分,它记录大学毕业生到目前为止的全部学习、生活、社会实践等情况。由于档案袋的容量有限,加之一些档案材料需要保密特殊性,就目前纸质档案材料而言,还真是有点勉为其难,尽管各行各业迈向信息化发展,然而,我们高校毕业生的档案却有点“返祖还原”现象,从事过生源数据上报的同志都知道高中阶段都已经有电子录检表(以江苏省为例:上报数据至教育厅时,需事先在扩展项1里面查清楚该学生在录检表的哪一本哪一页哪一行),在一定程度上暴露出档案管理体制、管理模式、方法手段滞后于信息时代。
4.档案转递单位不明确,用人单位接受档案管理不规范
(1)随着就业政策改革,毕业生到中小型企业、外资企业、私营和民营企业就业的人数不断增多,有些单位和学生不清楚档案的管理制度,以为就业协议书上的档案转递单位直接就是工作单位,但是这其中绝大多数单位没有机要接受权,导致档案不能正常转递甚至丢失。
(2)学校按要求转递档案,但是由于接受单位没有规范毕业生档案管理制度而造成档案丢失的现象,例如研究生档案需要分两次寄出――学生收到调档通知函件要求寄出当时的档案政审,学生毕业时再寄出后面产生的档案材料,有的单位收到档案后没有把两次档案合并在一起或者没有及时地将没有被录取的学生档案退回,这也容易造成档案丢失。
二、高校学生档案管理工作的对策与措施
1.加强相关法规建设,确保毕业生档案管理、转递工作有效开展
近年来,党和政府有关部门十分重视档案管理工作,不久前颁布了《高等学校档案管理法》,不过里面缺少具体对毕业生档案管理、转递具体工作细则的说明。这一空白,使得毕业生档案管理、转递“八仙过海,各显神通”。为此,笔者建议相关部门在《高等学校档案管理法》的指导下,从工作的实际出发,尽快出台诸如《高等学校学生档案管理工作细则条例》此类法规,明确具体的单位负责毕业生档案,确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。随着我国高等教育普及化步伐的加快,再加上刚刚过去的金融危机的影响,毕业生未就业比重快速提升,这就要求我们必须将毕业生档案管理、转递工作做实、做牢,确保档案准确无误转递。
2.及时收集、有效整理
毕业生档案记录的虽然是他们大学期间数年的成长历程,但是,“不积跬步,无以至千里”,笔者个人建议要从他们被录取进校那一天起就做好建档工作,入学后立即根据其系部、专业群体性特点,按照国家档案法规的要求,收齐有关材料。以后一经形成,尽快存入。就目前而言,大学生在校期间参加国家和地方的各种竞赛、技能、等级(计算机、英语)、职业资格落英缤纷,社会实践活动层出不穷,入党入团、评优获奖屡见不鲜,每一份材料、每一张证书都是大学生们能力与成长的记录。档案管理者本着一切为了学生、为了学生一切的工作理念,定期地向有关职能部门索取、征集学生材料。尤其毕业之际是毕业生档案材料形成的最集中、最重要的时间段,这个时期是对毕业生在校期间德、智、体、美、劳的全面总结和评价,形成的材料大致有:论文评审意见书、学生成绩表、毕业生登记表、毕业生体检表等。
3.尽可能多地把信息化技术应用于高校毕业生档案管理的各个环节
笔者所在院校通过毕业生上网直接输入学号和姓名查询派遣单位和档案转递情况,据不完全统计比没有用系统相比学生档案转递后查询量减少50%。一定程度上减少了了信息管理的重复劳动,减轻档案管理的日常事务性工作,还大大提高了毕业生档案查询的效率。
4.加大宣传力度,提高毕业生对档案重要性的认识。
(1)在学生毕业前做好宣传工作,可以通过发放就业指导手册、开设就业指导课程、组织模拟签约以及档案管理专题讲座等形式,强化毕业生的档案意识,让毕业生充分认识到人事档案不是可有可无的,对毕业生今后的就业、生活等各方面都有极其重要的影响。
关键词：报到证 档案管理 思想教育 就业指导
中图分类号：G641 文献标识码：A
1 高校毕业生报到证现状及其利弊
报到证的历史是一个不断发展的过程，它源于统包统分就业体制下的“派遣”，走向“双向选择”就业体制下的“报到”，因而兼具服务性、政治性和管理性。
1.1报到证的社会作用
面临毕业的高校毕业生要想顺利离校走向社会，除了拿到毕业证、学位证外，还需要用心管理好自己的报到证、档案、户口，而这个报到证就是管理自己档案、户口的重要依据，否则即使毕业了，也不能顺利走向工作岗位或不利于今后发展。很多毕业生毕业时忙于论文答辩、找工作等，根本没有认识到报到证的重要作用，认为它只是一张无用的“介绍信”而已，殊不知，报到证虽然是计划经济体制下的产物，很多重要作用都已经随着历史渐渐淡化，但在如今市场经济体制下仍然发挥着一定的社会作用：一是记载毕业生初次参加工作的时间，二是用人单位、人才机构接收毕业生的有效文字证明，三是便于毕业生主管部门准确掌握各地学生的就业情况，更好地制定出促进高校毕业生就业的相关政策，四是为毕业生落实自己的档案和户口提供依据，五是档案材料的重要组成部分。
1.2报到证的弊端
报到证的前身“派遣证”还有很多其他作用，比如干部身份证明、国家统招计划内的学生、计算工龄、转正定级、规定时间报到等。随着市场经济的发展和“自主择业，双向选择”政策的深入，这些作用基本不复存在，报到证也因此衍生出了很多问题，其弊端日益明显。一是我国并无相关报到证的法律依据，其合法性受到质疑；二是干部身份无法证明，除非是考入编制的学生才能享有；三是国家统招的全日制毕业生这个作用其实在毕业证上已经充分证明，并且全国联网有据可查，报到证这个作用显得多余；四是报到证期限现在并没有严格规定，很多毕业生毕业后一两年都没有去报到；五是绝大部分回原籍的报到证与工作单位不是同一个地方，报到地也根本不看毕业生的报到证，很多学生的工作单位也不知道报到证是什么，因而履行报到手续也失去了它应有的意义；六是改派报到证手续繁琐，携带材料多且不易找齐，因为报到证白联在档案袋里面，解约证明在原用人单位，加上新签约单位证明、学校介绍信、毕业证等原件材料很难一次找齐，如果是外地工作学生为了一次改派至少得耗费2个工作日，并且改派还要收取150元的费用，加上路途费用等，无疑又是一笔经济和精力负担。
2 毕业生档案管理的作用及方法
2.1毕业生档案管理的作用
高校毕业生档案管理工作其本质上是一项政治性的工作，它必须遵循国家档案办法，依照集中统一、便于利用、维护档案完整与安全的原则，按规定执行管理。毕业生档案主要包括高考录取材料，党团材料、毕业生登记表、体检表、成绩单、奖惩材料、就业通知书、年度鉴定表、实习材料等。主要记载了毕业生在校期间的思想表现、学习情况、家庭情况、社会实践等内容，是用人单位录用毕业生的重要参考依据，也是补办相关毕业或学历证明等的重要证明材料，同时也在职称晋级、购买医保社保、落户、升学、出国、移民等方面发挥重要作用。
2.2毕业生档案管理的方法
很多毕业生在毕业时都对档案一无所知，甚至不闻不问、随意处置，毕业后根本不清楚自己档案在哪里，直到需要时才恍然记起，然后四处寻找补办，给生活和工作带来了很多麻烦。按照国家政策规定，现阶段对毕业生的档案管理主要有如下方法：
一是落实了工作单位且用人单位有人事管理权的毕业生可以直接将档案从学校寄送至工作单位。其优势是日后办理保险、职称转正定级等十分便捷，劣势是有些用人单位存在扣留n案问题，束缚人员自由流动。
二是没有落实工作单位的毕业生，可以将档案留校2年，两年后若学生未对档案作任何处理，学校会直接将档案寄回生源地。其优势是学校保管毕业生档案安全可靠、不收费用，劣势是存在学校的档案永远是学籍档案，不是人事档案，涉及工作工龄等人事证明就没办法出具。
三是毕业时无论就业还是未就业都可以将档案转回生源地，优势是办理手续简便，适合在生源地就业的毕业生，劣势是如果以后不在生源地就业的话就需要重新转递档案，重新改办报到证。
四是把档案存放在人才机构，其优势是便于随时调取档案，适合创业和灵活就业的学生，劣势是毕业生与人才机构交流少，信息不畅。自从2015年《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》出台后，档案存放在人才机构不再收费，导致很多人才机构拒绝收外地生源毕业生档案。
3 毕业生报到证与档案的关系
毕业生档案去向和报到证去向既存在关系，又不完全相关。报到证是档案投递的依据，是档案的重要组成部分，档案包含有报到证，档案凭借报到证寄送。然而，“档案存放地”和“报到证抬头”是两码相关的事，一般报到证抬头就是用人单位名称，也是档案存放单位，但有很多特殊情况。
在对新乡职业技术学院的教师进行调查后发现，尤其是在其职业规划方面虽有86.7%的能清楚地了解自己的能力性格和职业兴趣，对自己目前的档案管理职业发展状况满意基本满意的占85%。但认为影响自己实现职业生涯规划最主要的因素是缺少发展机会和空间工作任务繁重，无暇顾及自身发展的占到了65%。在被调查中虽然大多数都比较喜欢档案管理事务中的管理工作。具体业务工作和编研工作学术研究，认为职业生涯规划对于我们档案工作者很重要的84人达92%；而对自己今后的职业打算是安心档案 管 理 工 作努力实现自己的人生价值只 有55%；认为要实现自己的职业生涯规划及发展最需要的条件是需要个人再继续努力学习进一步明确自己的职业生涯发展规划的有58%；回答是需要档案管理部门多创造学习培训提高的机会学校主 要 领 导 多 理 解 和 支 持 档 案 管 理 工 作的55%。这说明新乡职业技术学院的档案管理人员整体素质基本是好的，但需要个人努力学习进一步明确自己的职业生涯发展规划，需要档案管理部门多创造学习培训提高的机会，学校主要领导多理解和支持档案管理工作。其中有40%的人员对自己的档案职业生涯规划知道很少或不知道，这说明学校对档案管理人员的职业规划体系尚不健全，档案管理人员对自己目前的职业规划空间和职业能力不很明晰，缺乏体系的规划培养。这部分人员对于自己的职业发展前途表现出明显的职业顾虑。同时也说明在新乡职业技术学院档案管理人员中实施职业生涯发展规划的必要性及其意义。
一、职业生涯发展规划是档案管理人员认清自己事业发展目标的需要
档案管理人员制定职业生涯规划的重要内容之一就是要明确自己的人生事业目标。这一目标是建立档案职业生涯规划的基础和前提，在确立目标的过程中档案管理人员要深入地进行自我评价分析，从而明确自己内心的需要正确认识自身的特质，以及自己现有的综合条件与潜在的发展可能。并评估个人发展目标与现实之间的差距，进而树立自己明确的档案管理职业生涯发展目标。对新乡职业技术学院近百人的调查中就有40%的人员对自己的档案职业生涯规划知道很少或不知道，所以在高等学档案管理人员中做好其职业发展规划有助于档案管理人员进一步认清自己事业的发展目标。
二、职业生涯发展规划是进一步增强档案管理人员职业发展规划的目的性、计划性的需要
由于缺乏对职业生涯规划概念和意识的了解和认识，不少档案管理人员对自己的成长发展要达到什么目标、通过哪些努力可以达到这些发展目标。现在自己处于什么层次的发展阶段等问题在自己的头脑里一直是模糊的或者说是不清楚的。有的甚至从来就没有这样考虑过缺少自我发展规划的需要和意识。表现在工作上就是只知道服从学校档案管理部门的安排以完成单位分配给自己的工作任务为目的，没有什么自己的个人追求和事业发展目标工作是比较被动的，当工作不满意影响到自己的事业发展时往往就会归因于外界环境对自己的影响制约，认为自己尽力了没有什么办法克服困难。新乡职业技术学院档案管理人员队伍的调查中对自己近3-5年的职业发展规划个人没有明确目标占13%。有30%的人员对自己近3-5年的职业发展规划不知道，从未规划过自己的职业生涯或规划过但目标不太明确。其调查结果也说明做好其职业生涯发展规划可有助于高校档案管理人员。确定好自己的发展目标实现自己的规划及人生价值促进学校事业的发展。
三、职业生涯发展规划是档案管理人员发掘
自我潜能增强竞争能力的需要，一种行之有效的职业生涯规划必然为档案管理人员提供明确的发展方向、详细的发展内容和科学的发展策略。在这些内容中对于发展重点及其选择一定是在全面分析全面认识自己的基础上发展地认识自己从而更好地树立发掘自身潜能的信心、消除自卑心理感受。自身存在的潜能发展自我观察体验的能力掌握开发自我潜能的方法积地开发自我潜能。所以档案管理人员一定要把握机会在确认自己核心优势的基础上解放思想打破条条框框，以积极的心态设定目标全力拓展优势突破思维的自我设限实现自我超越。档案管理人员要善于从认识自己的特长开始发掘潜能，经常给予自我积极的暗示培养有利于激发潜能的习惯树立发掘自身潜能的信心，在实践中才能持续释放自己的潜能。所以档案管理人员职业生涯规划的未来发展重点一定是有利于发掘自我潜能并使其持续增值成为增强个人实力和竞争能力的重要突破点。
经过调查研究可知，现在很多的大学生不注重自身档案的管理，对档案作用功能模糊不清，致使档案管理单位也不予重视。人事档案记录着毕业生在校期间的整体素质信息，是整体上反映毕业生素质的重要凭证。但目前相关人员对档案不够重视，现有很多问题需要整改。
一、人事档案管理存在的问题
1.毕业生自身不重视个人档案管理。随着劳务制度的改革变化，用人单位对有关资料的审查要求，使一部分的毕业生认为毕业档案没有什么作用，存放档案后不管不顾。随着经济的发展用人单位自由制定用人标准，所以毕业生们为了尽快找到工作，忽视对档案的管理，在入职公司之后，相关人事部门也不过于重视毕业生档案的问题，对这一问题的思考的有欠缺性，影响了毕业生档案有关作用。
2.档案的管理工作不够规范。相关档案管理部门没有自身严格的管理制度，在对档案进行归档、收纳等工作时不认真负责，对档案管理人员的要求不高，没有专业性的管理方法。使部分档案甚至在管理过程中遗漏甚至丢失，此种情况严重的影响了档案管理工作的严肃性，大大降低了工作效率，增加了查找档案的难度。
3.档案管理方式陈旧。在部分地区还在使用手工的形式管理档案，这种方法既不能保证档案的准确性，还会造成流动人员篡改档案，管理手段十分不严格，在现在的信息化社会不能够有效的使用电脑科技快速准确的管理档案，也是档案管理部门的一大落后现象。档案长时间没有人认领，传统管理方式又做不到及时的数据更新，致使一些档案存放时间过期，存档人不知道，管理部门也不清楚。档案信息反应了毕业生在校活动的真实情况，是各方面人们认识客观事实的依据材料，不管是毕业生的档案还是社会各界人士的档案，都是一项最具有价值的信息载体，高校毕业生的档案管理工作的好坏更是关系到了众多毕业生的自身利益。
二、做好毕业生档案管理的有关措施
为了让大中专毕业生的档案更好的发挥出其作用，为毕业生们提供更好的服务，提出几点管理档案的具体措施。
1.加强毕业生对档案的重视性。毕业生初步迈进社会，没有相关的实践经验，自然是意识不到档案的重要性作用，毕业生只以为档案只是脱离学校存入社会，对档案的存放问题予以忽视，所以在毕业生毕业时，学校相关部门一定要让毕业生们认识到档案的重要性，辅助做好档案存放和转移到生源地的有关工作。而另一方面，作为用人机构，要向毕业生说明档案的实际作用，依照流程做好档案的接收和存放的工作。对于档案不在本地或者遗失等一些情况，要及时的做好补充工作，千万不能忽视。
2.确保档案管理部门的规范化。档案的管理部门在接收毕业生档案时，要做好详细的记录和分类存档，要详细根据学历、专业等信息进行编号，注意收集档案信息，做到所有毕业生档案统一管理，分类存档，便于日后查找和整理，建立专门的档案管理室。档案管理部门要聘请专业化的档案管理工作人员，提高管理人员的专业素质，采用信息化管理办法，使用计算机软件进行档案的管理工作。事实证明，使用计算机软件进行档案管理，不仅减少了日常的繁琐事物，还会大大的提高档案管理的工作效率。
3.加强毕业生档案信息的利用。有关人员在整理档案的过程中，要充分了解学生的各种信息，比如学生的知识水平以及社会实践情况等等，并设立多项查询条件，可以根据不同的查询条件快速的查找到符合条件的人员。毕业生信息多元检索系统的建立，可以有效管理人才储备资源，保障优秀人才不流失。
三、结语
1 技工院校毕业生信息反馈档案收集现状及主要内容
技工院校毕业生信息反馈档案的收集，最初是班主任和任课老师为了给在校学生提供学习动力和经验以及今后的努力方向而自动自发的行为。他们多采用传统方式，利用自身与学生关系比较紧密并经常和毕业生联系的优势，收集一些可供参考的毕业生反馈信息，这些信息往往是分散的、凌乱的，多数技工院校目前尚未形成较完善的毕业生信息反馈档案管理和利用体系。
毕业生信息收集的完整与否将直接关系到信息反馈档案信息的完整。具体应着重收集以下方面的内容：①毕业生基本信息，包括毕业生的姓名、出生年月、籍贯、个人照片、专业、班级、在校的表现、奖惩情况等。②毕业生离校后的信息，内容主要有：毕业生应聘后的工作地点、工作单位、职务、职称、办公电话、传真、个人电话、通讯地址、电子邮件、个人经历、工作成就、科研成果等情况。③毕业生对母校各方面的评价与建议，内容主要应包括：毕业生对母校发展和建设的建议、对学校的投资和合作意向、对学校未来的规划建议等。应当充分利用这部分资源，也是收集毕业生信息反馈档案的最主要目的。④用人单位对毕业生的评价信息及社会人才市场对毕业生的综合素质要求的收集。这方面包括用人单位依据一定的准则和标准，对技工院校及其人才产品所作的价值判断材料等，如工作态度、专业知识等的评价材料。传统毕业生信息反馈档案忽视了用人单位对毕业生的评价信息及社会人才市场对毕业生的综合素质要求的收集。
2 技校毕业生信息反馈档案收集的意义
第一，收集技校毕业生信息反馈档案为学校了解毕业生是否符合社会需求提供重要的资料，是品鉴学校培养人才质量的重要依据。第二，收集毕业生信息反馈档案为学校发展自己、壮大自己提供重要的依据凭证。第三，收集毕业生信息反馈档案可以为在校学生提供相关的就业信息，有助于他们更快地融入社会。第四，建立高校毕业生信息反馈档案，有利于建立良好的社会关系。第五，收集毕业生信息反馈档案，完善班主任及任课教师的评价。
3 如何做好技校毕业生信息反馈档案的收集
3.1 形成制度，责任到人，专门负责。毕业生信息反馈档案的收集工作量大、难度大，而且涉及学校多个科室，必须由学校有组织地进行。不仅要重视、有方法，还要制度化、系列化和规范化，以保证其长效性。首先，有效的约束机制是开展工作的重要保证，要制定相应的毕业生信息反馈档案收集管理制度，明确收集的内容、收集的范围、收集时间、由谁来完成收集；其次，领导重视，亲自挂帅，指定能力强、技术过硬的专人负责此项工作，把相关部门的人协调在一起，各负其责，有目的、有计划地实施跟踪收集本部门毕业生相关信息反馈材料，再向学校指定部门移交，由指定部门统一鉴定、整理、立卷、归档。
3.2 采用现代技术与传统方式相结合的多种收集方式，处处留心，时时捕捉。随着网络的发展，校友录等方式的出现，毕业生信息反馈档案收集出现了多种多样自由化的形式，如，校友录、校友联谊会、校友俱乐部，等等。毕业生信息反馈材料不能仅仅限于书面的文档，可充分利用网络资源，相应建立一个学校与毕业生双主动的、积极高效的信息沟通渠道，进行更广泛的信息反馈收集。收集方法可以有多种，如寄发毕业生情况调查表，借助校庆、班庆或召开校友会的机会收集有关材料，对有关名人实施重点收集等。再结合传统方式，如，组织毕业生回母校参观、座谈，组织就业单位研讨和座谈等多种形式和手段收集。
（1）每位国家计划内统招的毕业生有且只有一份就业协议书，因此，毕业生要在考虑清楚后再与用人单位签订就业协议书。
（2）就业协议书是办理毕业生就业报到证及户口、档案转递手续的依据，用人单位如果不能落实毕业生的户口和档案关系，就不必与用人单位签订就业协议书。
（3）毕业生要与用人单位认真核对协议书上的信息，单位名称、档案转寄单位名称、户口迁移地址等内容必须规范填写，以保证顺利办理毕业生就业有关手续。
（4）毕业生应如实介绍自己的情况（如已报考研究生，毕业生在签订三方协议时应向用人单位讲明情况，并在就业协议书相关项目中填写清楚，否则很容易引起协议纠纷）。
填写协议书时要注意的事项
（1）就业协议上用人单位名称一栏必须完整填写单位全称（和公章一致）。大部分省市要求根据用人单位名称打印报到证，且根据单位全称下发计划到各地市和各有关单位，各地市和各有关单位将根据报到证落实毕业生的户口、档案关系等。
（2）单位地址一栏必须完整准确地填写省市，并精确地写出具体地址。因为报到地址、单位所在地及单位隶属等都要依据此项录入，一旦单位地址一栏有误，会导致单位所在地区不能接收毕业生就业方案，从而影响毕业生的顺利报到。
（3）毕业生所填写的档案转移单位地址以及邮编必须准确，不得省略。学校将据此录入方案并转移档案，如果信息有误，将导致毕业生档案转移过程中投递和接收困难，致使毕业生不能及时顺利落实各种关系等。
（4）如实填写毕业生生源地，对最终没有落实就业单位的毕业生，学校将据此将其方案报送其生源所在省市或省市以下地区。如该栏有误，会导致毕业生无法在本地落户和落实关系，更无法在其他地区落户和落实关系以及就业。如需改正，必须征得生源地省市同意并报教育部批准。
签订协议书的相关规定
（1）毕业生在择业时，应持学校统一下发并有相关单位盖章的推荐表、学习成绩单和带有教育部门统一编号的就业协议书（研究生持《全国毕业研究生就业协议书》，本科生持《全国普通高等学校毕业生就业协议书》）等材料。
（2）就业协议书是学校、用人单位、毕业生形成就业约定的有效凭据，高校毕业生就业指导中心将根据有效的就业协议书来制订就业方案。
（3）毕业生与用人单位约定的其他事项须以书面形式说明。
【关键词】高校毕业生档案；信息化建设；现状问题；对策研究
一、档案信息化工作的内涵
“档案信息化，就是我国档案行政管理机构通过统一引导，把现代化信息技术运用到实践活动中去，对不同种类的档案资源进行管控以及提供优质服务，以便适应信息化社会时代对不同类档案信息的综合应用需求。简单来说，即档案信息输入、存储、管理、应用等全面实现网络化、共享化、数字化。”
二、高校毕业生档案信息化建设的意义
从我国当前高校毕业生档案管理的实际情况来看，进行高校毕业生档案信息化管理对于社会具有重要的作用。由于信息技术的发展，进行这一项目的建设满足了时展的要求。高校毕业生档案作为重要档案资源，单位、部门必须紧跟时代步伐，不断提高办公自动化水平，满足时展的需求，实现档案管理工作模式由管理实体资料向数字化模式转变；其次，满足了高校档案管理工作和社会人力资源的需要。进行毕业生档案信息化建设能够为高校科研、教学、社会管理工作提供高效服务；最后，能够更好地服务社会。“高校毕业生档案信息的记载相比于其他档案信息记载更加真实可靠，对社会、企业的经济价值更大，进行信息化建设，可以及时有效地为社会公众提供有所需求的服务，实现高校档案资源社会共享。”
三、高校毕业生档案管理工作的现状及问题
（一）相关单位重视程度不够，工作不到位。在现实生活中一些单位或部门把高校毕业生档案管理工作当作是一件简单的保管工作，对于它的重要价值没有深刻认识。在他们看来，它只是占据他们主要工作的时间不到十分之一，对于高校毕业生档案的转移、借阅不出现大的错误就可以了，满足基本外调、查档就足够，从而导致在实际生活中，工作管理人员对高校毕业生档案管理工作不合理，使得人力资源管理混乱。
（二）有关法律法规制度不健全，缺乏规范性。我国目前针对档案管理的相关法律，只有《中华人民档案法》，对其修改也是非常有限。各级政府、部门在传达信息、任务分工仅仅依靠通知或者采用暂时性的决策，同时，人事档案信息归卷等没有明确法律条文规定，使得信息材料无法统一。当前国家放松对户籍制度的管理，使得人员流动加快，这在高校毕业生人群中表现最为突出，由此产生的档案信息接收、转递问题不可避免，给人事档案工作人员带来极大挑战。
（三）硬件投入不足，管理方法不科学。存储毕业生档案的档案室应该是管理规范、环境良好的地方，然而在实际的工作中，一些专门负责高校毕业生档案管理的单位不愿意在档案室添置新设备，导致档案管理设备简陋，更有甚者，由于人事档案管理不规范、不标准，引起档案信息材料霉变，对以后高校毕业生档案的利用产生了严重的不良影响。
（四）档案管理水平不高，管理手段落后。在实际的高校毕业生档案管理工作中，一些单位、部门对它的重要性认识不够，管理上缺乏专配人员，这就出现对毕业生档案的重要性、档案管理具体要求、档案材料整理方式、转接等工作不熟悉，难以适应高校毕业生在人力资源市场的需求的问题。在管理手段方面，显得陈旧，不懂得未就业高校毕业生档案管理，在调阅档案时绝大多数情况下是采用原始的手工操作，使得毕业生档案材料纸质发黄变脆、字迹渐退，对后来的档案利用不利。
四、人力资源部门对高校毕业生档案信息化建设的策略选择
（一）重视对高校毕业生档案材料的收集。由于人事档案管档人员、制度的改革、考察、培训等需求随着时代的发展不断发生新变化，这为新时期高校毕业生档案管理工作带来了更多的困难“对于因为某些原因出现档案的调用、查阅，需要及时把档案归置原处，并且按照档案工作的有关规定，实行全国统一标准整理装订。”
（二）加强对高校毕业生档案管理的基础建设。人力资源部门要把高校毕业生档案管理工作放在重中之重的位置，根据国家有关法律法规的要求去执行。一方面要建立坚固的、防火、防潮的专门档案库房，同时库房设施要做到“六防”，也就是防火、防潮、防盗、防光、防高温防蛀。
（三）加快建立高校毕业生档案目录数据库。“高校毕业生档案信息化建设是以数据形式集合成数据库，把原来纸张上顺序的、线性的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，使得档案管理形式发生了根本性的改变。”“人才交流事业发展到今天，有着十几年的历史，并且发生了巨大的改变，在高校毕业生档案管理工作中表现尤为突出，因此，我们需要加快对高校毕业生档案管理信息化建设，促进工作效率提高、优化服务水平”。
五、结语
为了转变部分单位、部门对高校毕业生档案“无用的观念和思想”，人力资源部应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善我国的高校毕业生档案管理机制，了解信息化建设工作的重要性、理解档案工作信息化建设、发展对学校、社会经济建设具有哪些极其重要的作用。对高校毕业生档案信息化建设工作要从存在的问题出发，制定科学合理有效的应对策略，同时，确保档案工作必须与社会接轨、与国际接轨、与未来接轨。
【参考文献】
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