发布时间：2023-06-13 16:20:56
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[关键词]电力施工企业；工程档案；管理
中图分类号：TM73 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）03-0327-01
引言
随着我国电力体制不断改革，工程档案完整记录了电力施工企业的发展历程，记录了电力施工企业的工程建设成果，体现了电力施工企业的施工水平及档案管理水平。尤其在电力工程项目管理中，工程档案是重要的组成部分，工程档案的管理直接影响到工程的质量及企业的经济效益。因此，确保档案信息的完整性和准确性是电力施工企业档案管理工作的重要任务，其推动了电力施工企业的发展。
1 电力企业施工工程档案管理的特点及其意义
在新形势下，由于受到电力体制改革的影响，对电力施工企业工程的档案管理出现了很多要求，其具体体现在施工工程档案的综合分析、利用、形成、管理等方面，并面临复杂的环境条件。电力施工企业的档案管理具有技术性强、独特的行业特点等特征，提高了对档案资料的要求，使其具有同步性、完整性和详细性。电力施工企业工程档案管理的特点主要是：做好电力企业施工工程档案管理的统筹与提规划工作，并全程参与工程施工过程，进一步提高施工工程档案的完整性；完善施工工程n案管理的有关规章制度，规范档案管理工作的操作流程，使其具有规范性和秩序性；施工工程的档案管理工作要跟上施工工程的进度，保持步伐一致。做好电力企业施工工程档案管理工作，有助于提高施工工程档案管理水平，提高施工工程的质量。
2 电力施工企业工程档案管理中存在的问题
2.1 档案管理人员职业素质低
电力施工企业档案管理部门属于新增设的部门，管理人员大多数从其它部门临时调派过来协助工作。由于没有受过系统性培训，管理人员将档案管理工作有序、系统、科学、合理的开展。除此之外，档案管理工作人员不能有效地确定档案信息的准确性，基层人员上报什么信息，就将其作为档案信息，没有办法校验档案信息的真实性，致使档案信息资源丢失、失真现象出现。并且电力施工企业中工作人员流动性较大，在岗位上不能担任很长的时间，档案管理人员的职业素质及综合素质较低，用消极的态度对待工作，严重导致档案管理工作难以顺利、有效地开展。
2.2 档案管理没有按照规定进行，不够规范
电力系统档案管理制度的标准化和规范化是实现档案管理信息化和科学化的重要前提和重要基础。但是，在日常的工作中却会因为工作人员的一些不规范的操作习惯对同一个类型的工作存在不用方式的记录，这就无形中为档案管理人员再次记录和档案使用人员的查找和使用构成了很多的不便。在将纸质档案进行数字化处理的过程中也会因为这些人为因素的影响降低计算机处理速度和效率。
2.3 电力体系的档案意识薄弱
虽然有些电力企业建立了相关的档案管理部门，但是企业在实际生产经营中对于档案管理的关注度还不够高，“重经营、轻档案”的思想十分的普遍，导致很多企业的领导以及工作人员对于档案管理工作的关键认识不够，所以，在电力体系管理中要能够不断创新，注重将档案管理的实际完成度以及职工的绩效考核相挂钩，逐渐加强企业员工的归档意识，保证企业在实际生产经营中所用到的工作文件以及实物都能够及时的被归档。
2.4 档案管理的智能化和信息化程度不高
数字化和信息化、智能化是未来档案管理的发展方向，也是提高档案管理效率和管理水平的有效途径。目前，由于企业对档案管理信息化建设的投入不够，相关部门无法正常开展数字化信息化工作；对于那些已经配备了硬件设备的机构或企业，则存在硬件利用率低，无法充分发挥这些设备的功能和作用；第三，相关专业人才的严重缺乏也是导致信息化建设没有取得重大发展的因素之一。
3 加强电力施工企业档案管理的有效策略
3.1 加强电力施工企业人员对档案管理的重视程度
我国对电力施工企业档案管理工作有着相关的法律要求。电力施工企业人员需加深相关法律的认识，明确档案管理的重要性。只有加强企业基层人员和高层人员对档案管理的重视，才能将档案管理工作融入到企业管理工作中，使基层人员积极配合档案管理人员收集档案信息，明确自身的责任，从而提升自身工作能力，提高档案管理的工作效率。
3.2 提高电力施工企业档案管理人员的综合素质
电力施工企业对档案管理工作人员的选用需谨慎，必须选用经过系统性的专业培训的档案管理人员。其能助于电力施工企业建立规范性的档案管理体系，此外，档案管理人员还能运用专业理论知识筛选档案信息，并将其归类入档。除了选用专业的档案管理人员，还需提升档案管理人员的综合素质[3]。电力施工企业可以调派档案管理的骨干人员和其他企业进行档案管理工作的交流与学习，从而加深档案管理人员对档案管理的知识，提高档案管理能力，并将借鉴的先进的档案管理模式与理念融入到本企业中，进一步优化电力施工企业的档案管理工作，为电力施工企业档案管理工作注入新的活力。
3.3 做好档案安全防护工作
电力企业要严格按照国家关于档案保管保护的规定，投入必要的资金，做好相应防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防鼠、防尘等档案“九防”工作，切实保障档案安全。此外，电力企业档案作为不可再生性资源，要把保障档案安全作为重大事故和自然灾害紧急处置的首要任务，完善安全防范措施，强化安全管理，提高对自然灾害的应急处置能力。
3.4 在档案管理工作中使用计算机信息技术
电力施工企业档案管理人员需掌握一定的计算机知识，通过计算机将档案信息制成电子文档。对视频、文字、图片等信息内容进行整合，直观地表达档案信息。电子文档要具有规范性，使用统一的格式。信息技术的发展为档案管理工作提供了很多便利，以往档案管理人员需到各个部门收集档案信息，消耗了大量的时间，降低了工作效率。将计算机技术运用到档案管理工作中，便于各个部门通过计算机软件将档案信息制成电子文档传送给档案管理部门，有效地提高档案管理工作的工作效率，提高档案信息的安全性，由于在管理工作中会受到外界因素的影响，致使档案信息丢失，给电力施工企业造成巨大的经济损失。
4 结语
电力施工企业需提高档案管理的工作能力，从而增强企业的信誉度。由于受到电力体制改革的影响，对电力企业施工工程的档案管理出现了很多要求，档案管理人员需引起重视，提高档案管理工作的综合素质，将计算机技术融入档案管理工作中，促进电力施工企业持续稳定发展。
【关键词】档案管理； 审核； 制度
【Abstract】It is very important to collect and record the engineering materials in the construction process and to manage the archives. Therefore， the project archives are an important part of engineering construction and management， which provides a convenient way for project acceptance and subsequent data query.
【Key words】File management；Audit；System
档案管理是工程建设与管理工作的重要组成部分，为了引起重视由施工企业项目经理安排固定人员负责施工资料的收集、审查和保管工作。从进入工地开始，施工单位就应对施工档案的收集、整理和保管提出明确的要求，严格履行各种报批、报验手续和报送份数，所有报批、报验的资料经办人都要按照规定严格履行签字手续。
1. 制度建设、组织保障
1.1工程档案的重要性。 工程档案是指从工程项目的提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设的各个环节入手，收集整理在工程施工、工程管理过程中形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种施工资料。工程档案是衡量工程质量的重要依据，是基本建设项目管理工作、工程成果04+56 的重要组成部分。建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要。
1.2加强工程档案建设。 加强工程档案基础业务建设，积极采用新技术，开展工程档案信息化工作，建立工程档案数据库，开发工程档案信息资源，提高工程档案管理现代化水平，为工程建设与管理服务。
1.3表彰和奖励制度。 对在工程档案工作中做出突出成绩的部门和人员，给予表彰和奖励；对于违反档案工作管理规定的个人，可采取通报批评等方式限期整改，对触犯档案法律法规，造成严重后果的，依法追究法律责任。
1.4档案管理交接制度。 项目档案管理人员负责对所承建的工程文件、资料进行收集、整理，在合同验收、设计单元工程完工验收前，完成对有关文件资料的收集整理、归档工作；归档文件资料必须交主管档案的专职人员进行审查，并签署鉴定意见。工程档案通过验收后按规定移交给项目建设管理单位，交接双方应认真履行交接手续。
1.5档案管理人员调动制度。 工作调动的人员尚未交清归档文件资料，不得办理调动手续。任何个人或部门均不得将归档的文件资料据为己有或拒绝归档。
1.6档案整理遵循的规章制度。 案卷应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）的要求。归档图纸应按照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3-1989）要求统一折叠。
1.7声像材料的整理与归档。 指定专人负责反映工程项目建设过程的图片、照片（包括底片或电子文件）、胶片、录音、录像等声像资料的整理、注释，并附以详细的文字说明。电子文件与纸质文件同时归档，并符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）。
2. 工程档案的审核
审核的施工资料，符合《水利工程建设项目档案管理规定》等相关要求，已归档的资料组卷合理，排列有序，竣工图纸清晰，图面整洁，竣工图与实物相符，能真实反映工程实况，签字手续完备。
2.1审核档案范围、数量统计。 审核主要包括以下内容：（1）现场组织机构及主要人员名单报审表（2）施工组织设计（3）设备进退场报验、混凝土拌合站使用报告（4）施工技术方案、作业指导书、技术交底（5）安全措施文件（6）项目划分文件（7）施工进度计划（8）原材及构配件进场报验（9）各类试验报告、检测单位及原材厂家资质报告（10）设计通知（11）变更申请及变更指示（或批复）（12）报告单及批复（13）施工日志（14）工程测量成果报验单（15）单元工程质量评定文件（16）分部工程验收文件（17）缺陷处理文件（18）外观质量评定文件（19）单位工程验收文件（20）金结及机电等设备文件（21）竣工图编制说明及竣工图（22）照片档案。 以上归档资料基本上涵盖了水利施工的主要内容。
2.2竣工图编制质量及审核情况。 工程竣工图是对完建工程的客观反映，竣工图编制质量的好坏直接影响工程的运行管理及今后的维修、改造，是检查施工单位、设备制造厂资料整编工作的要点。对竣工图严格把关，有一般性设计变更（设计变更图纸面积10%以下），但能在原施工图上修改补充的，已在原施工图上更改，更改处注明更改依据文件的编号及更改人姓名、更改时间，加盖竣工图章，监理工程师签字确认。涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变及图面变更幅度超过10%的，均已另行绘制竣工图，并通过监理工程师审核，加盖监理单位印章并签字确认。
2.3审核过程中发现的问题及整改。 对已完成工程应归档的文件资料，主要审查档案资料是否完整齐全、准确、系统，手续是否完备等。审核过程中，监理工程师严把审核档案资料的“收集关”、“质量关”、“准确关”，如不及时记录、收集、归档，将对工程建设和运行管理造成不可弥补的损失。在资料收集、整理期间加强文档质量上的审查工作，杜绝对案卷资料涂改、字迹模糊不清、污渍、审核签字手续不全等问题。出现破损的案卷要及时更换，对案卷题名不准确、文件排列不合理的要进行修改和调整，满足档案管理的基本要求。
3. 档案整理审核及评价
经过审核，施工单位的档案要（1）真反映了工程建设的实际情况；（2）档案文字字迹清楚、图表清晰整洁、签字盖章手续齐全；（3）竣工图图样清晰，图幅完整，能反映工程形象面貌，做到图物相符，签字手续完备；（4）归档工程文件的立卷、组卷合理，内容要保持有机联系，形成规律，具有成套特点，符合系统性、完整性要求。
关键词：建筑施工企业;信息化;档案管理;
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
筑施工企业档案管理的重要性。
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音象及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。
1、工程档案管理是工程质量评定的依据。有了完整的原始工程建设资料，并加以整理归档，在整个工程竣工验收时就能准确无误的依据这些原始凭证来评定该项工程产品的质量等级是合格还是不合格，这一点建筑施工单位是深有感触的。
2、工程档案是处理和判决工程产品使用过程中出现质量问题的依据。
3、工程竣工档案与施工单位所承建工程的经济效益有直接的关系。为什么这么说呢，是因为工程竣工档案是否齐全，与质量等级的评定有直接的关系。
4、工程竣工档案也是检验和衡量施工单位资质和信誉的依据。
工程竣工档案与我们施工单位是息息相关的，无论是提高承建工程的经济效益，还是企业的信誉与发展都是非常重要和有利的。
二、档案管理信息化有利于建筑施工企业提升档案管理水平。
作为国民经济建设的支柱产业之一的建筑施工行业，近年来规模不断扩大，仅以中交二航局为例，经过多年发展，二航局现已成为以大土木为主营业务的集团公司，公司的组织构架大致可以划分成三个层级类：公司总部、事业部、工程公司、管理型公司、经营型公司、专业公司、项目公司、项目部，现有员工8100多名，拥有各类大型工程船舶80多艘，施工机械设备5200余台（套），是一个庞大而复杂的系统。二航局每年有超过百项工程在建或开竣工，档案资料之多可想而知，而且就二航局所属各单位而言，档案管理水平参差不齐，有部分存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。在档案信息化系统部属前，四公司档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理的信息化。
三、建筑施工企业如何实现档案管理信息化。
要实现建筑施工企业档案管理信息化，要着手增强档案管理现代化意识、加快硬件设施建设、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍。
（一）、更新观念，增强档案管理现代化意识。
没有档案管理现代化意识，及时有一流的档案保护和管理设施，都不能称其为档案管理现代化。在实现档案人员现代化进程中，档案人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的理念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变对档案管理轻利用、等客上门、封闭等观念，实现转变工作作风，实现被动服务为主动服务的转变，使档案工作更好的适应现代经济生活发展的需要。
（二）、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。
1、及时配备档案管理所需的计算机、扫描仪、刻录仪等，充分发挥现代技术、微缩技术在档案管理中的作用，加快档案信息数字化处理步伐。
2、档案信息化系统建设。与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。
近年来，二航局建立了全局档案信息管理统一平台，采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供数据集中存储和应用服务，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全局三级单位统一业务规范。二航四公司在二航局的统一部署下上线了PDE档案系统，实现电子档案网上移交和网上互查；实现上级档案业务在线监管和查看；将在建项目纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。目前中交二航四公司PDE档案系统已实现与OA办公系统的对接，对公文可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索。
（三）、建立规范的档案管理制度。
在档案信息化建设过程中，为明细相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理制度。
1、建立和健全档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作的环节和步骤。统一档案管理标准，统一档案类型、统一报表样式；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛”。
目前二航四公司档案系统已实现：文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用工程档案管理中；个人待办可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。
2、制定必要的安全措施，特别是对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性和完整性。主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限，并可对档案原文的控制进行细化，具体分为浏览权限和下载权限，以满足不同的利用。文件安全控制：对电子档案的“阅读、下载、打印”进行三权分立。支持多种图形、图像文件格式的管理和浏览，无需安装相应的应用程序，即可通过浏览器打开原文进行浏览，且浏览器和用户权限进行了集成，可以防止非法用户的浏览、下载、打印。光盘打包离线备份：系统提供了将档案扫描的原件及其对应的录入信息，从数据库中刻录到光盘上的功能，可以制作出符合国家标准的通用电子光盘档案。利用廉价的光盘永久保存档案的原件信息，同时也增加了数据的安全性。制作成的光盘可脱离档案系统进行检索或浏览原文，光盘可设置登录密码，光盘上的内容可进行加密保护。
（四）、制定档案专职人员与兼职人员的继续教育培训与考核工作。 根据国家档案局相关法规规定，专职档案人员每年至少要进行两次集中的在职继续教育用以提高档案人员的档案工作素质和技能。继续教育包括国家档案协会会议，档案知识交流班等用以提高档案人员技能。 （五）、制定定期检查与不定期抽查相结合的归档工作监督制度。 制定每季度档案工作自查制度，每季度末由档案主管、专兼职档案工作人员开展档案工作自查。有档案室和档案库房的单位，每月开展一次库房自查，并上报自查情况总结。制定不定期抽查制度并严格执行，在总结抽查过程中遇到问题时要及时辅导兼职档案人员改正，力争做到促使档案工作向完美方向发展。建立完善的企业档案监督制度，档案主管要坚持在公司领导支持下，认真落实档案工作监督职责。
四、档案信息系统投入运行后取得的效益
从企业管理角度看，档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。在二航局全局内异地查档大覆盖后，其累积节约的费用及时间将更为可观。
档案管理工作的开展与施工企业的日常运营管理有着密切的管理，企业管理者要重视当昂管理工作的开展，并且将档案管理工作纳入到企业发展战略层面上予以重视。在生产经营中，工程管理部门要组建专门对工程档案管理的队伍，对于工程档案进行统一的协调和管理，并且指派专人负责专项档案管理工作。建筑企业管理者要对于相关的管理制度进行不断的完善，并且构建一套科学的档案管理组织，通过落实不同岗位的职责和权限，层层把关的保证档案管理工作质量。在日常档案管理工作开展的过程中，管理者也要通过定期举办会议，并且制定和落实工作任务计划，有条不紊地将档案管理工作抓好。
2加强宣传
档案管理工作的开展离不开先进的思想意识，而先进的思想意识的产生，则需要积极、有效的宣传来作为保障。企业内部要提高对档案管理工作的认识，并且定期的组织企业内部参与档案管理工作以及各部门交叉人员进行学习，了解国家有关的法律法规，并且将档案管理发挥政策的学习纳入企业内部标准培训流程当中。企业管理者在开展建筑工程项目中，要对于自身的档案服务范围进行拓展和跟踪，积极地实现综合化、一体化以及跟踪化的档案服务。针对于企业档案管理工作人员素质培训上，要积极地组织相应的培训活动，让员工主动参与进去，不断提高档案管理的意识与观念，重视档案管理工作，不断提高业务水平和职业道德修养。档案管理工作的开展，需要各部门予以全面的支持。只有保证宣传工作的效果，才可以保证各项档案资料及时地进行归档和提交，保证档案资料的时效性。
3规范管理
在开展档案管理工作时，要对于相关的档案管理行为进行规范化操作，通过制定一个统一的标准来执行，可以有效地提高管理效率，实现规范化的档案管理。一般来说，建筑施工企业的档案分类可以分为文书档案管理、声像（照片、录音、影像、奖牌、证书等）档案管理、会计档案管理、科技档案管理（如科研档案、工法、工程施工竣工档案）等。不同的档案类型要按照经营管理、行政管理、生产技术、科研技术、设备、会计、工程建设、特殊等不同类别进行管理，并且对于不同档案的归档上要做好分类存放。对于档案管理行为上，还要制定相关的存放、保密以及查阅条例，并严格遵守，从而有效地提高整个档案管理工作的条理性和规范性，提高档案的利用效率。档案管理者要对企业档案资料归档范围的确定，制定企业档案管理方面的规章制度，收集整理企业各类档案资料，对档案资料分类整理、装订、装盒、编目录、编案卷侧面卷脊，按保管期限分类上架存放，同时编写相应的检索目录。
4信息化建设
企业的档案管理工作开展，需要与时俱进地进行创新和改进，引入信息技术，实现档案管理信息化是现阶段企业档案管理工作的必然趋势。档案信息是企业技术进步和发展的重要信息资源，也是提高企业竞争力的关键。通过对信息化技术的应用，构建一个科学的档案信息管理平台，可以实现对信息的充分利用，并且高质量、高效率地对档案信息进行汇总管理，提高了档案服务水平。随着办公自动化系统的应用，电子档案逐渐成为了档案资料中的重要一种。通过档案信息管理系统的应用，可以实现对电子档案的安全保管，配合采用刻录等方式，可以有效地提高档案信息的安全性。对于一些重点、机密档案管理上，档案信息管理系统可以实现对权限的有效分配，实现了档案保密的功能。档案管理工作中，纸质文件与电子文件的保存要做好共存与处理，在对纸质档案归档的同时，也要做好电子文件的及时归档，对重要的纸质文件、实物文件通过扫描翻拍等手段进行数字化转换。另外，档案信息的管理上，要不断地对档案保管条件进行提高，并且对档案信息的保管设备进行及时地更新与检查，避免档案信息被破坏。档案信息的使用中，要做好相关的审批，保证查阅档案人员的查阅经过严格的授权，并严格遵守相关的保密要求。信息化建设的过程，可以有效地将传统档案管理工作中的不足和局限进行改进，提高了管理效率，并且实现了档案信息的高效利用。
5做好档案服务
档案管理工作的开展，其最终目的是为企业的经营生产提供服务。在档案信息管理的过程中，也要重点关注对档案信息的开发与利用。对建筑施工企业来说，档案信息中包含了很多技术方面的信息，是企业施工过程中技术和经验的汇总，是企业智慧的结晶，是众多工程师的心血。在工程档案的管理与利用上，对于一些图纸、资料，档案管理人员要进行科学地处理，并且及时地提供给相关部门进行利用。通过对于档案的科学整理，可以有效地为企业技术创新提供科学依据。与此同时，很多荣誉、资历、工程案例等档案也是企业参与招投标中的重要筹码。档案管理者及时地将此类信息汇总交给相关部门，也可以提高企业的市场竞争力，提高业务部门的业务开展效果。档案管理工作的服务对象是整个企业，工程档案的管理和利用要具有一套标准的服务流程，不断地拓展档案的利用范围，满足企业各个部门对档案资料的需求。
6结束语
1.声像档案管理中的问题
1.1施工项目档案流失严重
各施工项目部每次重大活动、召开重要会议，都有专业人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或在电视台，但在档案室却找不齐这些原始档案。分析原因：一是各项目施工地点分散，人员流动性大，多个部门同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。负责人及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有严格执行归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为己有或是下落不明，又造成档案的流失。
1.2声像档案归档不及时不完整
归档完整率低，首先是摄影录像人员的问题。摄录人员直接从事着产生声像档案的工作，决定了声像档案的数量和质量。在摄录人员并非专业技术人员，对工程档案摄录内容和要求以把握，往往只关注拍摄技能、工程形象，反而把施工技术环节给忽视了；由于拍摄多为业务部门，其自身的工作特点摄录内容多侧重工程开工、仪式、外观，对在建工程不能结合工程施工、主体等整个流程摄制，没有侧重技术层面的局部和细节，此外由于经费或其它原因造成无法结合工程施工进度将反应工程聊城市的照片录像进行定期拍摄，失去了许多拍摄机会而影响了工程声像档案的完整性。
1.3归档的特殊要求不能满足
声像档案的特点决定了其归档的特殊要求：及时归档、影像输以文字说明，照片底片同时归档。声像档案有较强的时效性，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也很难追忆齐全和准确。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。在实际声像档案管理中常有积压的照片、底片和录像带没归档的情况，时间一长没有人能说清楚这些资料的来龙去脉，发挥不了其应有的作用。
2.加强声像档案管理工作的对策及建议
2.1加强宣传、加强管理，采取有效的保障措施，狠抓制度落实
使声像档案管理有序化，规范化，标准化。
（1）首先要争取宣传主管部门的大力支持，提高全员特别是各级领导及相关人员的档案意识，营造良好的档案工作氛围；结合施工生产经营工作，通过室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（2）施工项目部要建立相应的管理制度，并强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理制定一套严格的制度，形成产生收集归档保存利用的系统管理模式，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作，防止分散流失，杜绝归为己有。对有保存价值的声像档案要定期向档案室移交，在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套保障措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
2.2加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案部门要加大对各项目部的档案管理工作的监督指导力度。定期开展对各项目部的档案检查及业务交流指导工作。档案部门主动加强对声像档案音视频文件摄录标准的质量控制和源头干预，并将声像档案的收集积累工作拓展到对摄录器材以及摄录存储介质的挑选和购买，拓展到对摄录人员进行指导与培训，实现音视频文件录制质量与录制格式的规范化和标准化。
2.3全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集。
（1）通过正常移交接收。
（2）重点工程项目、重点科室，重点收集。对公司立档重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。
（3）重点人员（摄录人员）直接征集。
（4）建议档案部门参与公司各类重大活动。针对重大活动、重要会议，声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案室直接参与的办法，由主办部门通知档案部门派专人负责各类档案的收集归档工作，以确保重大活动产生的档案特别是声像档案，得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便日后各方面利用。
2.4档案部门严格校验声像文件资料并妥善保存
档案部门主动加强对归档声像文件的严格校验并妥善保存。声像档案信息在其制作、保存和利用过程中，应避免遭到破坏或更改，确保其真实性、完整性和有效性，对含有重要或敏感信息的声像档案还要确保机密性。
首先要做到严接收：坚持归档声像文件入库格式的规范化、入库内容的选择性。根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）的要求，对归档的声像文件的真实性、完整性、有效性必须进行检验和审核。把好对拟归档声像文件所记载内容的挑选关；把好对拟归档声像文件格式的校验关；把好对拟归档声像文件所确定的密级、保存要求与保管期限的鉴定关。
企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果，在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，加强声像档案的管理，努力提高声像档案工作的管理水平，从而推动企业档案整体工作的进行。
其次要对声像档案采取相应的安全措施妥善保存：
（1）做好提前备份工作，避免因存储介质损坏或技术淘汰危及声像档案安全。
（2）对归档的声像档案要定期检查。
（3）对存储介质要适时更新，尽可能保存母带、提高存储载体质量、加大更新的时间跨度、将模拟信号转换为数字信号等方式，都是提高更新质量、降低更新损失的有效方法。
（4）对存储信息要适时迁移，适时采取数字录音方式按照最新的技术标准转录备份，并实现规模化集中储存和备份。
（5）操作系统与应用软件的同步保留与及时备份。
【参考文献】
[1]声像档案管理中存在问题及对策[J].档案天地，2007，（4）.
[2]加强基层单位声像档案管理[J].档案与建设，2007，（10）.
关键词:建筑;施工现场;档案管理;经济效益
中图分类号:F284文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)15-0198-02
建筑施工企业工程项目多、施工工期长、涉及面广,工程档案从现实材料到立卷归档有一个漫长的周期,档案工作成效和质量难于保证,也拉长了建筑企业从工程开工到工程竣工的经济周期,影响了建筑企业的经济收益。如何有效开展工程项目施工现场的档案工作,促进建筑企业合情合理合法获取最大限度的经济效益,是困扰建筑施工企业管理工作的难题之一。结合在建筑企业的工作实践,笔者认为,要做好工程项目施工现场的档案管理工作,争取企业经济效益,必须准确把握和执行法律法规及管理规范,切实做到“及时学习领会”、“认真贯彻落实”、“切实严格执行”三个方面。
一、及时学习领会好法律法规和行业规范,为企业获取经济效益提供信息支持
建筑施工企业有其特殊的行业特点,加之建设工地分散、点多面广,给工程档案的收集、整理增加了困难,企业开展档案管理工作的难度不小,给企业争取经济效益增加了难度。
建设项目的报建、开工、施工、结算、验收等各个环节,以及建设工程竣工资料的编制、结算的确认、建设项目的创优申报都离不开工程资料。工程项目的质量保修、经济纠纷的处理与解决,建筑施工企业的生存、发展和壮大,同样离不开工程资料。建设项目施工过程中的资料积累,形成了建筑企业的工程档案。从一定的意义上来说,工程档案对于建筑施工企业的生产管理全过程,都起到至关重要的凭证和证据作用。如果工程项目施工现场的档案管理工作存在问题,例如,档案收集不及时、归档不完整等等,势必造成工作重复,影响工期,增加工程成本。
档案法律法规和管理规范,是政府和建设、档案主管部门对建筑企业档案管理工作的强制要求,同时也是企业开展档案工作的指引。法律法规和行业规范,可以使档案管理工作规范化和常规化。因此,学习好、领会好档案法律法规和行业规范,是做好建筑施工企业档案工作的关键。对于每一个档案管理文件或行业规范的出台,我们都要认真研读,加强理解,准确领会把握规范、制度和管理文件的主要内容及其精神要点。企业和档案工作人员只有正确领会、透彻理解了法律法规和管理规范的实质,才有可能正常开展工作。
首先,建筑施工企业的档案工作人员要及时知悉档案法律法规的颁布和行业规范的实施,及时开展工作。其次,企业在具体执行法律法规和行业规范过程中,要结合企业的实际,落实贯彻文件的具体部署。在施工过程中,要求报送的资料必须及时报送,应该备案的资料必须及时备案。由我司总承包施工建设的广东电信广场,在多年的施工建设过程中,先后经历了三次工程档案归档标准的变更。每一次工程档案归档标准变更后,项目部都及时组织档案工作人员学习领会和理解新标准,并根据新标准的要求进行工程档案的编制、备案和归档,确保了三次工程档案归档标准变更的顺利过渡和实施,档案管理工作中减少了大量的重复工作,为企业节省了不少的人工成本,争取到了可观的经济效益。
二、认真贯彻落实好法律法规和行业规范,为企业获取经济效益提供政策保证
做好建筑施工企业档案管理工作,在学习领会档案法律法规和行业规范的基础上,还必须抓紧抓好档案法律法规和行业规范在实际工作中的贯彻落实。建筑施工企业和档案工作人员要把握好重点,了解档案管理部门及建设主管部门出台管理文件或规范的目的和要求,认真做好档案法律法规和行业规范的传达贯彻和落实工作。在工程资料收集和工程档案管理工作中,档案工作人员要以档案法律法规和行业规范作为开展工作的依据。在施工现场的具体工作实践中,要使档案管理部门及建设主管部门出台管理文件或规范的目的和要求真正体现、落实在管理的每一个环节,力争工程资料收集和归档一次成功,为顺利推进下一阶段的工程施工创造条件,减少误工、延期等不利因素造成的工程成本,为企业争取时间、创造效益。
贯彻落实档案法律法规和行业规范,建筑施工企业和档案工作人员还要紧紧围绕企业生产管理这一中心,结合施工现场的实际条件,充分发挥人的能动性和积极性。要克服工作中的困难,严格贯彻落实档案法律法规和行业规范,不打折扣,保证工程资料和档案工作的质量。要力争施工现场工程资料一次合格,减少重复工作,为工程竣工后的项目创优、工法申报、企业资质申请等工作打好基础,为企业创造间接利润,获取经济效益。
贯彻落实档案法律法规和行业规范,不仅要依靠发挥档案工作人员的工作能动性和积极性,还要有档案组织机构的推进和监督。设立专门的档案管理部门,配备档案管理兼职人员,是比较符合建筑企业档案管理工作的做法。一方面,建筑企业的生产管理基本上在施工现场进行,90%以上的工作量可以在施工现场完成。另一方面,建筑施工企业有其便利条件,就是按照施工现场人员配备要求及工程资料收集归档的工作需要,施工现场都配备了专职的资料员。按照一人两职责的要求,将专职资料员设置为兼职档案工作人员,要求资料员在做好施工资料的同时,按照档案法律法规和管理规范,做好工程档案的收集归档工作。作为国有大型建筑企业,我司设立了专门的综合档案室,负责工程资料及工程档案工作的开展、推进和监督工作。在人员设置上,综合档案室只设专职档案工作管理人员一名,其他全部均为兼职档案工作人员(即在施工现场的资料员)。这也是我司结合企业具体实际,贯彻国家档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案工作管理模式,它符合建筑企业业务工作的特点和需要,减少了档案归档过程中的重复工作。实践证明,我司的做法,较好地促进了施工现场的资料收集和工程档案管理工作,为企业节约了大量的人工成本,间接创造了经济效益。
三、切实严格执行好档案法律法规和行业规范,为企业获取经济效益保驾护航
工程资料的准确性,对于工程施工过程及生产管理的重要性不言而喻。工程资料特别是工程档案上的错误,对于施工企业将会是毁灭性的打击。因此,建筑施工企业要在及时学习领会、认真贯彻落实的基础上,至关重要的一点,就是必须切实严格执行档案法律法规和行业规范。也只有这样,法律法规和管理规范的威力及作用才能充分发挥,否则就会成为一纸空文。因此,起着推动和监督作用的档案管理部门,要对工程资料严格把关,做好审核工作,并将相关资料及时归档。建筑企业要根据建筑形势的发展变化,根据档案管理的工作要求以及施工现场的实际,不断调整工作方式方法,针对工作中出现的新问题,要采取新思路、新办法、新措施加以解决。
切实严格执行档案法律法规和管理规范,为企业争取经济效益,一是要注意处理好生产管理与档案工作的关系。建筑企业的生产管理与企业开展档案管理工作是异途同归的两个方面,两者相得益彰、互为促进。以档案法律法规和管理规范为工作依据,做好、管好施工现场档案资料管理工作,正确处理好企业生产管理与档案工作管理的关系,不仅不会削弱企业生产管理的力度,而且有助于促进企业的生产管理工作,促进企业“向管理要效益”。
二是要注重发挥好工程档案资料的真实凭证的作用。施工现场的档案管理工作,要以档案法律法规和管理规范为依据,为工程项目管理提供准确数据,及时有效地为企业生产、经营和管理服务。工程档案资料具有参考借鉴价值,对工程技术的推广和应用有启迪助推作用。如,在生产管理过程中甲乙双方就工程量产生意见分歧或发生经济纠纷、合同纠纷,工程档案还可作为原始凭证,为建筑企业“作证”,作为甲乙双方确认工程量的证据,为企业争取经济效益。
三是要高度重视信息技术环境下档案信息的安全工作。要抓紧抓好档案法律法规和管理规范学习和贯彻落实,抓好档案工作队伍的教育管理和档案岗位责任制的落实。对于特殊的工程项目特别是军事、银行等保密工程,要加强对档案工作人员的保密意识教育,增强人员责任意识,不断推进档案管理工作制度化和规范化,切实做好特殊工程资料的收集、归档和保密工作。避免因工程泄密或工程档案资料泄密,造成不必要的法律诉讼成本,间接为企业争取经济效益。
四是要加强与建设主管部门和档案管理部门的工作沟通,做好与质监、安全、建协等部门的沟通和联系。按照各专项工程的要求,以档案法律法规和管理规范为标准及依据,分类做好消防、城建等分项资料,及时收集整理归档,为工程项目的分步分项验收及早做好准备工作,减少因分步验收紧急做资料赶任务而发生的加班工资,减少人工费用。
在现行的建筑企业运作机制下,企业档案管理特别是施工现场的档案管理工作不能循规蹈矩、墨守成规,必须在学习领会好、贯彻落实好、高效执行好档案法律法规和行业规范的基础上,及时解决施工现场档案管理工作中的实际问题,不断深化创新管理方式方法,推进管理工作逐步发展完善,一定会扭转施工现场档案管理工作的被动局面,建筑企业获取最大经济效益的目标一定会得以实现。
参考文献:
[1]陈作明.档案学研究中若干问题的思考[J].浙江档案,1996,(9).
[2]成虎.工程项目管理[M].北京:高等教育出版社,2004.
关键词：高速公路；施工档案管理；问题与对策 Abstract: This paper discusses the construction of archives of the highway construction project problems, thinking about how to do well in construction archives management.
Keywords: highway; construction management; problems and Countermeasures
中图分类号：U412.36+6 文献标识码：A文章编号：
前言
随着我省公路建设规模的不断扩大，公路等级的不断提高，高速公路建设单位对档案管理工作也越来越重视。施工档案是高速公路建设项目档案的主要组成部分，一份优秀的施工档案，是工程质量等级评定的前提，是工程质量、工程结构、施工过程的系统体现，如何做好施工单位的档案管理工作，使之形成一份系统、规范、准确、真实的施工档案，成为建设项目档案管理工作的一个要点。
1高速公路建设项目施工单位档案管理存在的问题
按照建设项目档案的相关管理办法，施工档案作为高速公路建设项目文件材料归档范围的第五大类，应归档的文件材料内容包括：开工报告、施工组织设计、技术交底、施工方案、测量、试验、质检、计量、变更相关文件材料、施工日志、施工照片、来往文件、竣工图等，这些文件材料往往在多个部门、多个人员手中形成，如果缺乏有效的管理机制，将无法保证文件材料的系统性、规范性、准确性和完整性。目前，高速公路建设项目施工单位档案管理存在的问题如下：
1.1对档案管理的认识存在一定局限性
一方面表现在一些施工单位在施工过程中只重视外业的管理，从领导到技术人员都缺乏对档案重要性的认识，忽视了对内业的监管，直接影响到内业资料的同步性、规范性和准确性。另一方面还有些施工单位错误的认为施工文件材料的归档组卷工作，应该在交工验收之后再统一进行整理和编制，没有在施工过程当中同步进行预立卷，由于交工验收后人员流动大，组卷时间短，往往最终影响施工档案的形成质量。
1.2档案管理架构不够合理
由于同步意识不够，部分施工单位没有在进场后搭建档案管理组织机构，明确工程档案由哪个部门管、由谁主管、由谁专职负责、各部门由谁兼管负责等；且未编制档案工作职责，明确各部门、主管领导、分管领导、专兼职档案人员的档案工作职责，并赋予专职档案管理人员相应的管理权限，使得专职档案人员在管理、规范整个标段的归档文件材料时其他部门的重视度和配合度不高。
1.3档案管理人员流动性较大
专职档案管理人员要求具备工程技术知识和一定的档案专业知识，熟悉施工工序、熟悉归档范围、熟悉归档要求、熟悉分类编目原则等，对综合素质的要求较高，但由于领导不重视、职权不明确、工作难开展等原因，往往流动性较大，不利于内业资料的延续管理。
1.4档案管理制度需进行优化
部分施工单位的档案管理制度，没有结合标段实际内业管理工作情况来进行编制，流于形式且缺乏有效的考核机制，使得制度没有得到切实的执行。
1.5文件材料集中性较差
施工文件材料在施工过程中，往往在多个部门存放，如工程开工报告、技术交底存放在工程管理部门、质检资料存放在质检部门、变更申报材料存放在计划部门、试验资料存放在试验室、来往文件存放在综合管理部门等。甚至有的施工单位，来往文件由各部门独立发文、收文，没有进行统一的登记收集，很容易造成文件材料的丢失。
1.6档案培训覆盖面不够广
施工单位需归档的文件材料在多人手中形成，但开展档案培训时，往往只有专职档案员等少数人参加，培训的覆盖面不够广，没能做到所有文件材料的第一手经办人都明白归档的内容和归档的质量要求、时间要求等，使得文件材料存在用笔、用纸、页边距不规范、裱贴不正确、项目名称填写不统一、修改方式不正确、正文缺附件、需归档文件材料没有及时移交专职档案员等问题。
2高速公路建设项目施工单位档案管理对策思考
2.1施工前期的档案管理
2.1.1在施工人员进场基本到位后，施工单位应该搭建档案管理组织机构，明确工程档案管理由哪位领导分管、由哪个部门管、由谁主管、由谁专门具体负责，各部门由谁兼职配合。要以文件或正式通知的形式明确具体负责部门和人员，而且要具备三个“专”，即“专责、专职、专业”。专责，就是要由一名领导主管工程档案的全过程管理，进行业务上指导、工作上把关、责任上负责；专职，就是要安排责任心强、综合素质高的人员，专门负责档案的收集、整理、组卷等工作；专业，档案管理人员要具有较强专业知识和相应工作经验。只有做到高起点、严要求，才有利于工程档案管理的规范化和标准化。
2.1.2 制定切合项目实际情况、具有执行意义的档案管理制度，档案管理制度应包含：分管档案工作的施工单位领导职责、专职档案员职责、各部门分管档案工作的领导职责、各部门专（兼）职档案人员职责；档案工作考核制度；文件、材料收集整理制度；档案借阅管理制度；档案室管理制度；档案保密制度等。其中文件、材料收集整理制度应结合上级有关文件规定，详细罗列收集归档范围、各部门移交时间、归档文件材料的要求以及对声像资料的拍摄、整理要求等内容。制度中还应贯彻档案工作的“三同步”、“三参加”、“三纳入”制度。
制定制度之后，以正式文件的形式连同档案管理组织机构的文件，一并下发到各部门，也可以组织开展座谈学习，使各人明了自己的档案职责、考核要求，明了归档文件内容、归档文件要求、移交归档时间等。
2.1.3专、兼职档案管理人员要熟悉项目的《单位、分部、分项工程》以及各相关工序，才能做到质检资料不缺不漏，归档有序。
2.2施工中期的档案管理
2.2.1施工过程中，可由施工单位分管领导根据工程的进展情况组织按季度或半年度对各部门分管领导、各专兼职档案员进行检查考核，考核部门分管领导是否重视档案工作、配备充足的人员、设备来完成工作，考核专职档案人员是否将各部门移交的文件材料及时整理预立卷，兼职档案人员是否将需归档文件材料按时移交、归档文件材料是否符合要求、声像资料是否拍摄齐全、整理分类等，使得文件材料在形成过程中能做到同步、规范，而且形成自上而下重视档案管理工作的氛围。
2.2.2施工中可以组织专、兼职档案人员参观学习其他样板项目或标段，参加各种专业技术或档案管理相关的培训，如不能专兼职档案人员都参加，应由专职档案人员在参观、培训完成后，组织施工单位所有文件材料的第一手经办人进行学习宣贯。
2.3施工后期的档案管理
2.3.1保证专、兼职档案人员的稳定性
施工单位到项目交工验收之后，人员流动性较大，为了保证档案工作的衔接，必须确保专职档案员和大部分兼职档案人员的稳定，以便进行竣工文件的组卷编制工作。
2.3.2重视竣工图，配备熟悉工程变更的编制人员
为了确保竣工图编制的质量和验收时间，竣工图编制的时间要求要做到竣工图编制与工程进度同步，以确保竣工图的准确性。一般来说，竣工图绘制与工程交工的时间差，应不大于一个分部工程的施工。竣工图是结算、审计、营运养护过程的主要依据，应配备熟悉工程进展、熟悉项目变更的人员编制竣工图，确保竣工图能真实反映工程最终面貌、竣工图中工程数量为最终工程数量。
3 结语
施工单位的档案管理工作涉及施工单位各部门，要保证高速公路建设项目能形成一份完整、准确、系统、齐全的施工档案，必须不断加强建设单位、监理单位和施工单位自身的档案管理水平，加强制度建设，加强过程控制，全面提高档案人员的整体素质，以确保施工档案能为高速公路工程建设提供可靠依据。
关键词：水利工程；档案资料；整编管理；收集方法；对策研究
Abstract: Water is a prerequisite for the construction of modern agriculture is indispensable, irreplaceable foundation to support economic and social development. Reorganize the management of construction materials is a complicated systematic work, work closely with to complete data collection, need construction units and departments of the custody of the work. This paper mainly discusses the integrated management of water conservancy construction archives.
Key words: water conservancy project; archives; integrated management; collection method; countermeasure research
中图分类号：G27 文献标识码：文章编号：
前言
随着各种档案管理的规范化、专业化、统一化，如何做好水利工程施工资料的收集、整编、施工文件、施工图的管理，对水利工程的施工工作同样重要。为进一步提高水利工程施工质量的验收工作效率，真实的反映出工程的施工质量，这些文档材料全面反映了水利工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，认真做好水利工程档案管理工作是非常重要的。
1、水利工程施工资料整编管理的必要性与工作要求
水利工程施工资料的整编管理，包括施工前期、施工期间、工程验收等各施工阶段形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等历史记录。加强施工资料的管理，有利于促进水利工程施工单位管理工作的规范化，提高工作效率；有利于提高施工单位的施工质量；有利于施工单位积累经验，总结教训，不断提高施工单位的整体施工水平。
水利工程施工资料种类繁杂，牵涉人员多，资料成形周期长；因此，为实现施工资料整编管理工作的圆满完成，保证工程项目按期竣工验收，施工资料按时按质移交，对施工资料进行系统的整编管理工作，需要配备合格的管理员，制定出具体的工作制度、工作流程，明确管理员的职责。同时，还要做好施工资料收集、整编、成形、归档的规范化，施工文件的真实性、完整性、准确性。使施工资料在工程施工、工程管理、工程维护中充分发挥出作用。
2、水利工程施工资料的主要构成
水利工程的施工资料主要包括施工材料质量保证资料（包括施工材料与中间产品的合格证书、施工材料质量检测报告等等）、施工质量检测与等级评定资料（包括施工工序、施工单元、施工工程评定表等）、施工技术资料（包括施工工序设计资料、施工方案和相关技术文件）、施工图纸（工程设计修改通知）、账册、备忘录、施工日志等等。
3、水利工程施工档案资料的收集方法
从实际情况看、水利工程建设是比较复杂的，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多。经历时间长，稍有疏忽、就可能遗漏。而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。加之施工人员组成复杂、往往造成工程任务一完成。临时机构解散、而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整，工作人员一反过去等人将档案送上门的做法，档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排，掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案资料、对每种资料的内容、数量做到心中有数。
3.1 追踪收集。这种方法适用于工程周期短，形成档案材料快的工程、档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息、并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全、质量也比较高，但花费的人力、物力较大。
3.2 分阶段收集。这种方法适用于建设周期长的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，工作人员应始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失、这样能保证工程档案的连续性、完整性、
3.3 强制性收集。对某些人员分散、临时机构较多的施工单位，工作人员应采用收取档案资料押金的做法，当一项水利工程报建后，施工单位先交—定金额的资料押金，直到工程完工，施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有—定的约束力，可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。
4、水利工程档案资料管理的对策研究
4.1 提高单位主管领导的建档意识。领导重视档案工作是管好用好档案的关键，增强领导干部的档案意识，才能将档案工作提到重要议事日程上来，才能从制度上、设施上、人员管理上得到支持和保证，才能使档案工作真正发挥作用，尽快转化为现实生产力，为水利工程建设服务。
4.2 完善档案管理制度。根据国家《档案法》、《保密法》及水利部《水利科学技术档案管理规定》等有关法规，结合单位实际情况制订《档案管理制度》、《档案借阅制度》《档案鉴定销毁制度》、《档案保密制度》等规章制度。针对某项水利工程制订《水利工程档案分类大纲及编号方案》，指导档案资料的收集、鉴定、归档、管理、利用及保密等工作。
4.3 水利工程档案应全面、系统地反映某工程各个环节的过程和结果，就要及时收集某工程的资料，做到同步管理。把某一水利工程形成的文件材料管理纳入工作程序，列入工程档案管理人员的职责范围。在下达工程计划或签订工程合同、协议时，应同时明确该工程文件材料的收集、整理和归档要求；在检查工程进度时，则应同时检查工程相关文件材料的收集、整理情况；在工程验收（或鉴定）时，还应先期或同步检查、验收工程文件材料的整理与归档情况。
4.4 建立水利工程档案网络。利用网络平台，建立水利工程数据库，使每个工程的所有信息、进度全面反映在网络上，而档案管理人员则对档案资料实行全面监控。对于工程中产生的声像材料，应注明材料反映的事由、时间、地点、人物、背景及作者等内容。重要的电子文件，还应形成相应的纸质文件材料一并归档。实现档案资料的现代化、智能化、数据化管理，满足水利工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求，为水利工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的服务。
4.5 强化档案人员的业务培训，提高档案管理水平水利工程档案管理的范围和要求，对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事水利工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面，不仅要懂文书档案，还要懂科技档案以及与水利工程相关的一些专业类别档案。因此，为达到水利工程档案整理规范化的要求，应对各专职或兼职档案管理人员进行培训。讲解水利工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案、具体的归档范围。同时，按照档案管理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化，作详细的讲解，使大家对档案内容提前了解，工作中注意积累资料。这种培训与档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。
4.6 开发利用档案信息。做好档案资料的收集、归档工作、积累贮存档案是为了更好地利用和开发档案信息。例如2008年吴忠金积供水工程蓄水池及净水厂工程完工后，通过宁夏水务投资集团公司规范资料整编办法的要求，在工程中精心收集各方的资料，完成的单元工程资料，根据整编办法精心整理、调整；经过分部工程验收和单位工程验收后，宁夏水务投资集团公司又组织了工程的档案验收，使得工程资料进一步的完整和规范，使我们工作人员对工程资料有了更进一步的系统了解和完善。水利工程档案的形成是水利工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给水利工作者利用。对于档案工作者来说，如果能将档案信息及时提供给业务部门和水利工作者，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。
4.7 制定规范，及时立卷。根据水利工程建设的实际情况、我们制定了《科技档案管理规定实施细则》，建立起工程档案管理的大件。分类大纲、保管期限、档号分类方法等，将水利工程档案共分为十四大类：A综合类档案；B堤防类档案；C河道治理类档案；D涵闸、虹吸、扬水站工程类档案；E引黄开发利用类档案；F防汛类档案；G水利枢纽工程类档案；H水文水情类档案；I科学研究类档案；J设备、仪器类档案；K计划统计类档案；L通讯类档案；M房建类档案；N其它类档案，并在每一类中确定了基本归档范围。在此基础上，我们制定了《科技档案案卷质量要求与案卷管理方法》，坚持以规范化的作业方式。把应该收集旧档的文件资料进行分类整理，立出预备案卷。可以装订成正规卷的、及时把它们装订成正规卷、使档案管理工作逐步走向规范化、科学化。
