发布时间：2023-06-16 16:25:16
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案管理分类方法样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
关键词：电力系统 档案 程序化
Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.
Key words: power system, files, program
中图分类号：F407.61文献标识码：A 文章编号：
1 前言
管理电力系统的档案是企业生产经营历程的存储与总结,同时又涵盖了大量的生产技术与经营管理的资源。三水供电局综合档案室成立于1991年,现有专职档案员2人,档案管理三级网络人员16人,档案用房300平方米,其中档案库房200平方米,拥有库藏档案26000余卷（件）,各类编研材料数十种。随着我国电力系统改革的不断深化,对企业的生产运营也提出了更高的要求,在新形势下,强化企业的档案管理,使其为企业的发展提供支撑与动力,具有重要的意义。电力系统传统的档案管理方法导致职责不清、管理效能低下,档案管理的系统性、规范性、实时性很多问题曾出不穷,已不适应新时期档案管理的需要,而程序化管理,则以其高效性、系统性为档案管理提供了有效的手段。
2 电力系统档案程序化管理的意义
档案的程序化管理是注重档案管理不同阶段的相互关联,而实施的一种现代化管理方式,体现了档案管理内容、方法、制度等方面的层层衔接和递进的关系,实施程序化管理有助于明确档案管理人员的职责,提高管理效率。①一方面,实施程序化管理后,要制定不同阶段的工作程序和规范,明确每位档案管理人员的工作职能,明确该阶段工作的具体任务和方法,使得每位工作人员能够各尽其职,工作职能上没有没有重叠和交叉,防止“齐抓、不共管”的事件发生。②另一方面,实施程序化管理,可以提高工作人员工作的主动性,整合人力和物力资源,对档案进行精细化管理,明确岗位责职和阶段工作内容,使得减少不必要的重复性劳动。
3 电力系统档案程序化管理的举措
电力系统档案程序化管理分为档案的收集、分类、保管、应用四个环节,各环节间相互独立,各尽其职,又密切配合,互相关联,体现了程序化档案管理的集约和效能。
3.1 档案的收集环节
收集阶段是程序化档案管理的第一步,需要对电力企业各部门的研究成果、发展历程进行系统、严格的鉴定,并把有保存价值的资源收集起来。在实际工作中,一方面要在档案管理部门要建立健全档案收集工作管理制度,使工作人员能够对材料进行准确的鉴别,把有价值的材料收集到档案库中。另一方面,要为相关电力档案成果的产生部门制定规范的档案保存制度,使各部门能够把每项重要的生产活动和发明创新都能够准确的记录下来,以便于档案管理人员对其进行采集。③第三,要建立协调与沟通机制,档案管理部门要常规性的对各部门进行档案成果的收集。
3.2 档案的分类环节。要将收集的档案按其形成的内容、特点进行科学分类、系统排列和基本编目、划定层次,从而形成有一定从属与平行逻辑关系的、不同等级的档案分类数据库。电力企业档案管理部门要完善档案登记、分类等相关机制,对档案分类的范围、时间、渠道做出具体的要求。④要摒弃单一式分类法, 而应采用复合型的分类方法,即:按不同部门（如:电能生产、电力设施建设、电力营销等部门）的横向分类与企业不同时间段运营情况的纵向分类。
3.3 档案的保管环节。电力系统在档案保管中要落实好岗位责任制,首先要为管理员设定工作目标与规范,建立健全档案保管标准与制度,把资料的规格、格式、数量等方面做统一的标准化要求,把档案的立卷、标题、目录、时间等工作规范化。⑤其次, 要对管理员的工作进行监管,建内部控制机制,把各项工作落实到每位管理员,要摒弃传统档案管理“事中”监督的单一化管理模式,而应实施“事前－事中－事后”立体化监督。在档案入库前要掌握库存情况,在档案的保管过程中,要发动员工的力量进行互相监督,促使管理员能够严格按照规范和标准操作。在管理人员调动或离任前,必须对其所承担的保管任务进行全面检查,方能办理相关的调动和离任手续,最大限度的保护档案资料。第三,要把档案管理与绩效挂钩,对档案保管中由于人为失误而造成的损失, 要与员工的工资、福利、职级等切身利益相联系。
3.4 档案的利用环节。收集、分类、保管等前三个环节为档案的最终利用打下了夯实的基础,对电力系统而言,有效的利用档案,为企业的生产运营服务才是档案管理的最终目标。⑥要广泛创新档案的利用手段,通过阅览、借出、交流、咨询等方式,把企业的电力技术研究成果及经营历程最大限度发挥余热, 推进企业的技术改进与自主创新。在档案的阅览中,要为创设良好的阅览环境,利用好检索工具;在档案借出中,要履行密级手续,制定相应的登记、借还日期、档案损坏处理办法等相关制度。使借阅档案的人员能够对档案的安全性、完整性和保密性负责,杜绝企业档案的损坏和遗失。在档案的咨询中,要制定相应的指导咨询、检索咨询等相关机制,树立服务意识,最大限制的满足企业发展的需要。同时,要积极与其它电力企业保持联络与交流合作,建立与其它电力企业档案管理部门的沟通机制,取长补短,不断对自身的档案管理进行完善。
4 结束语
总之,在新形势下,强化电力企业的档案管理,对于企业的运营与发展具有重要的意义。程序化管理,以其高效性、系统性为电力系统档案管理提供了有效的手段。实施电力系统档案程序化管理,要切实抓好档案的收集、分类、保管、应用等四个环节,使之既相互独立,各尽其职,又密切配合,互相关联,最终使程序化管理的集约性与效能性在电力系统档案管理中发挥巨大的作用。
参考文献
[1]李红梅.浅析电力企业档案管理现代化[J]．青海电力，2007(1)
[2]肖莉.拓宽新视野创新电力档案管理工作[J].新闻天地(下半月刊),2010,(10):24-25.
[3]黄磊.档案质量管理体系的构建研究[J].山东大学学报,2010,(04):20-22.
[4]孙家骞.电力企业档案信息化建设初探[J].科技促进发展(应用版),2010,(10)14-15.
1信息挖掘技术
1.1数据挖掘技术概述
数据挖掘技术是一种基于统计学、人工智能等等技术基础上，能够自动分析原有数据，从而做出归纳整理，并对其潜在的模式进行挖掘的决策支持过程，简单来说就是从一系列复杂的数据中提取人们需要的潜在性信息。
1.2数据挖掘技术的方法
二十世纪末，计算机挖掘技术产生。其一般用到的方法有：（1）孤立点分析。孤立点分析法主要用于对于特殊信息的挖掘。（2）聚类分析。聚类分析方法是在指定的对象中，对其价值联系进行搜索。（3）分类分析。分类分析就是找出具有一定特点的数据，对需要解读的数据进行识别。（4）关联性分析。关联性分析方法是对指定数据中出现频繁的数据进行挖掘。（5）序列分析。与关联性分析法一样，由数据之间内在的联系得出潜在的关联。
1.3计算机挖掘技术的形式分析
计算机挖掘技术在使用过程中，收集到的数据不同，数据收集的方法也就不同。在对数据挖掘技术进行形式分析的时候，主要用到：分类形式、粗糙集形式、相关规则形式。
2计算机数据挖掘技术在档案信息管理
系统中的应用计算机挖掘技术，能够将隐藏的信息挖掘出来并进行总结和利用，运用到档案管理中来，在充分发挥挖掘技术作用的同时，极大的提高了档案数据的利用价值。数据挖掘技术在档案管理系统中，一般用到的方法为：
2.1收集法
该方法在对数据库中的数据进行分析的基础上，建立对已知数据详细描述的概念模型。然后将每个测试的样本与此模型进行比较，若有一个模型在测试中被认可，就可以以此模型对管理的对象分类。例如，档案管理员就某事向客户进行问卷调查并将答案输入到数据库中。在该数据库中，对客户的回答进行具体属性描述，当有新的回答内容输入的时候，系统会自动对该客户需求分类，在减轻管理员工作压力的同时，提高了档案管理的效率。
2.2保留法
该方法是防止老客户档案丢失并将客户留住的过程。对于任何一个企业来说，发展一个新的客户的成本要远远高于留住一个来客户的成本。在客户保留的过程中，对客户档案流失原因的分析至关重要，因此，采用挖掘技术对其进行分析是必要的。2.3分类法通过计算机挖掘技术对档案进行分类，按照不同的性质进行系统的划分，将所有相似或相通的档案进行整理，在人们需要的时候，能够快速的被提取出来，提高了检索的效率和分类的专业性。
3档案管理引入计算机挖掘技术的必要性
计算机挖掘技术的应用，对档案管理方式的不断完善有着极其重要的意义，其重要性主要体现在：
3.1对档案的保护更全面
一部分具有历史意义的档案，随着保存的时间不断增加，其年代感加强，意义和价值增大。相应的，利用的频率会随着利用的价值增加，也更容易被损坏从而导致档案信息寿命折损，此外，管理不当造成泄密，使档案失去了原本的利用价值，这种存在于档案管理和利用之间的矛盾，使得档案管理面临着巨大的难题。挖掘技术的运用，缓解了这种矛盾，在档案管理工作中具有重要的意义。
3.2提升档案管理的质量
在档案信息管理系统中引入计算机挖掘技术，使得档案信息管理打破了传统的模式，通过挖掘技术，对管理的模式有了极大的创新，工作人员以往繁重的工作压力得到释放，时间和精力更加丰富，在对档案管理的细节方面也就更加注意，同时也加快了对档案的数据信息进行处理的速度，提升档案管理的整体质量。
4结语
综上所述，计算机数据挖掘技术涉及的内容很广，对挖掘技术的运用，使得各行各业的发展水平得到了很大的提高，推动社会经济的发展，带动社会发展模式的创新。在档案管理中使用计算机挖掘技术，使得档案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同时，也需要档案信息管理人员在进行档案信息管理的时候，能合理利用计算机信息挖掘技术，在提高工作效率的同时，促进管理模式的不断创新，以适应时展的要求。
作者:莫德强 李晓辉 王林 单位:中国白城兵器试验中心
参考文献
关键词：档案；管理；特点
一、文书档案管理工作的特点及重要性
（一）文书档案管理的特点
1.保密性：因为档案涉及的信息量特别大，大部分都是对一些重要信息进行归档。其中不少信息在一定时期和阶段是不宜公开的，特别涉及到一些核心机密更有严格的规定和要求，所以档案管理工作具有保密性。
2.安全性：档案管理工作无小事。无论是在档案的查阅使用上，还是在建立档案的过程中，都需要建立严格的规章制度并不折不扣地执行，才能确保它的完整和安全。
（二）文书档案管理的重要性
1.为企业或单位正确决策提供经验或借鉴
由于档案中所记录的内容都是是人们走过来留下的脚印，是对历史的客观记载和反映，既包括发展过程的优秀成果和成功经验，也有对往事的深刻反省和教训。但“温故而知新”，“前事不忘，后事之师”。这就为企业或单位决策提供了很好的经验或借鉴，避免再走弯路或少走弯路。
2.为企业或单位继往开来提供条件
任何企业或单位的发展都有它自身的过程和规律，有它的连贯性和延续性，需要承前启后、继往开来。文书档案管理工作为企业或单位的发展提供了最完善的系统资料，方便做出科学合理的分析，是制定科学发展的最好参考资料和基础。
二、文书档案整理保管方法创新的必要性
目前的档案整理与保管工作势必要顺应时代的要求。因为现阶段保管与整理的方法还相对落后，这样就使得工作的效率偏低。同时，在经济体制改革的大背景下，文书档案的整理与保管工作所面临的诸多问题暴漏无疑。所以整理与保管方法的变革与创新就是新的趋势。
（一）现代管理技能必须得到有效应用
社会进人了信息化时代，网络环境要求各项工作都适应其内外环境。在数字和网络社会里，文书档案的管理方法若能和飞速发展的计算机技术有效的结合，势必会提高工作的效率，达到预期的效果。在对文书档案进行整理的过程中，需要注意采取合适的办法给档案进行分类处理，并充分利用现代先进的档案管理技术，以此来提高工作效率。而且，将现代档案管理技术应用在文书档案管理工作中，也是未来文书档案发展的主要方向。
（二）现代整理手段必须得到有效应用
就日前来看，计算机技术的应用大大的提升了工作的效率，文书档案的整理与保管工作也不例外。这项工作中对计算机的运用较以前来说是一项重大的突破。打破了传统的纸质文书档案的整理方法，避免了工作强度大，效率低的缺陷。运用计算机对档案进行整理就会达到事半功倍的效果。
三、如何做好文书档案的整理工作
（一）分类方法
文书档案工作中最常见的三类分类方法，主要分为：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。
1.年度分类法就是根据形成和处理文件的年度，是通过将全宗内的所有文书档案按照时间为标准进行逐步区分，通过形成年限逐次排开。运用年度分类法，要求根据文件的准确日期将文书档案进行归纳，并且注明其形成的实践，这是确保分类质量和效率的关键，同时也是在当前实际工作中能够合理完善档案分类工作的有效措施。
2.组织机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。
3.问题分类法就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。
（二）档案装订
档案装订是文书档案整理工作的一个重要环节。一般说来，普通文件一份装订一次，有些文书的批复和请示可以合并归成一件，如果页数太多当然可以分成两件或者多件。
（三）档号章与页码编写
档案管理中章与页码编写是最细微繁琐的上作之一，页码编号的有序可以提高文书与档案管理的工作效率。所有文件的右上部位应当加印档号章，档号章上填写档案内容，内容包括档案号码、所属年份、机构代号、问题代号、保管时限、馆编件号等项内容。重点应当强调档案号码的填写，按照分类标准的不同，档案号码要从分类、保管时限的低级顺序向高级顺序依次进行。
四、如何做好文书档案的信息保管工作
通过计算机系统辅助档案文件保存期限的办法，主要应用的是抽词比较法。抽词比较法可以按照不同的时间按照批次处理。当然进行这种方法的时间比较灵活，可以根据工作的进度来实施，可以随时办理，不局限于哪个月或者哪天。首先，将档案管理所涉及到的一系列因素编制纳人索引表，其中包括文件责任人、内容、种类等等。这个过程可以有主要和次要之分。按照一定规范要求给每个词条打分，把其余的词条录人到计算机数据库，归之为自学习系统，形成后各建词表。其次，根据不同的要求，对文书档案的文件格式进行不同的设置。
五、结论
新时期企业核心竞争力的提高与简单便捷的文书档案整理保管方法是密不可分的。档案事业的发展离不开创新，档案管理工作是否有序高效直接影响着企业的工作进程。因此，相关工作人员必须提高工作意识，转变陈旧观念，勇于大胆创新，积极投人实践。充分利用现有的网络资源。把新时期文书档案的整理与保管工作推向新台阶。
参考文献：
[1]张玮，许辰弘.与时俱进，更新观念，做好现代企业的文书档案管理工作[J].黑龙江电力，2003（03）.
1 环保档案的内容以及档案管理的重要性
1.1 环保档案的内容
环保档案是指各级环境保护行政主管部门及其直属单位，在环境保护工作中直接形成的、对国家和社会有保存价值的各种文字、音像、图片、电子文档等不同形式和载体的历史记录[1]。
1.2 环保档案管理的重要性
环保档案管理是指在环境保护工作开展时，对环境保护工作过程形成的文件资料进行收集、加工整理、立卷归档和检索利用的一系列工作。环保档案管理的对象是环境保护文件资料，是环境保护工作的信息载体。配备专业的人员对环保档案进行科学的管理，对于环境保护工作具有重要的意义。具体体现在下列方面：一方面，对环保档案进行科学管理，可以为环保工作的顺利开展创造良好的条件。在环境保护工作过程中产生的各种信息，经过收集、加工和传递，以环保档案的形式进行管理和保存，是有价值的环保信息资源，是环境保护工作者进行环境保护目标控制的客?^依据。另一方面，对环保档案进行科学管理，可以提高环境保护工作效率。环保档案进行科学、系统的整理归类，形成环保档案库。当工作需要时，可以有针对性地及时提供完整资料，迅速解决工作中的问题。
2 环保档案管理中存在的问题
2.1 档案管理工作不充分
目前，环保单位由于人员配备不足、场地受限、资金分配差异、管理制度不完善的影响，导致各环保单位档案工作的发展极不平衡，进而使得档案资料分散，信息不全。
2.2 档案管理人员的素质偏低
配备专业的人员对环保档案进行科学的管理，对于环境保护工作具有重要的意义。但是，在环保部门档案管理人员中，尤其在基层环保部门，却缺乏专业的档案管理人才，尤其是档案人员往往身兼数职。当前信息化时代，专业的档案人员不仅要精通传统的档案管理业务，还必须掌握自动化网络技术，使用计算机管理环保档案，这给进一步做好档案管理工作带来了新的挑战[2]。
2.3 环保档案管理系统有待完善
环保档案具有信息来源太多、信息量巨大、信息累成复杂等特点，信息管理难度大，因而对信息进行制度化、规范化十分重要，然而，目前并没有统一健全的环保档案管理制度，使的档案管理工作无论在管理方法还是在档案文件的分类、编码、处理流程、归档等方面都缺乏依据。另外，由于靠层层上报汇总，缺乏管理，造成资料分散、信息不全，不能及时转化为决策依据，大大降低了档案的利用效率。
3 完善环保档案管理工作的主要对策
3.1 提高环保档案现代化管理的认识
首先，分管档案工作的主要领导要有足够的认识，要为实现环保档案现代化管理创造条件，投入一定经费，配备档案现代化管理所需设备。其次，要提高档案工作人员的思想认识，克服传统保守的习惯，破除应用现代化管理的畏难情绪，要有实现环保档案工作现代化的思路，加强相应的业务学习，对传统档案管理进行革新和完善。
3.2 建立现代化的环保档案管理制度
档案工作标准化，是新形势下档案工作进展的必定走势和档案工作现代化的客观要求，它的制定和实施，必将给档案工作带来长足的进展和巨大的变革，因此，要加速标准规范的制定，积极组织贯彻实施。国家环境保护总局制定颁发的《中国环境保护档案分类规范》、《中国档案分类法、环境保护档案分类表》为加强我国环境保护档案工作、科学地管理环境保护档案、统一环境保护档案分类检索、实现环境保护档案的分类检索系统的标准化、规范化、现代化管理打下了坚实的基础。《中国档案分类法、环境保护档案分类表》其分为九大类，作为统一的微机信息管理分类标识，符合环境管理职能和环保档案的特点[2]。运用《环保档案分类表》（简称）分类类目标识，我们必须熟悉并了解环保档案分类表分类类目标识所规定的内容和适用范围，做到信息分类符合环境管理职能，保持各种信息的有机联系，便于微机信息管理。
3.3 加强环保档案现代化管理人才队伍建设
现在社会上普遍缺乏复合型的现代管理人才，档案工作更如此，尤其是缺乏既懂微机技术又有档案专业知识的复合型人才，例如有的单位虽配备了微机等现代化设备，由于缺少专业人员，结果微机仅起到条目输入、统计等简单功能，极个别的还使其常年闲置，不能充分地发挥其在档案工作标准化、现代化中应有的全部功能，因人才缺乏而直接影响了档案工作现代化的开展，所以环保档案要实现现代化档案管理就要求档案人员必须掌握现代化管理技能，否则环保档案的现代化管理就能难以实现，这是前提条件。实现环保档案管理现代化，对档案工作人员提出了更高更严的要求，要求档案工作人员相应地调整自身的知识结构，提高自身素质，至少要做好 3 个方面的工作：一是掌握专业基础知识，要求对环保科技知识和科技档案管理知识的掌握，没有坚实的专业知识，环保科技文献编撰难以开展；二是掌握相近和相关学科的知识，这是由当代科学技术高度综合趋向统一和现代学科的相互渗透、交叉、分化的现实决定的；三是掌握计算机、微缩、复印、网络等先进技术和设备的工作原理并能进行熟练的操作。
3.4 加强环保档案现代化管理物质基础建设
一是加大基础设施建设。现代化设备的购置是实现现代化管理的物质基础，在环保科技档案工作现代化建设中，需不断加大档案部门的基础设施建设。二是选择比较好的科技档案管理系统，提高使用效率。全国己开发了几十种类型、各个层次的科技档案管理实用系统软件，由于开发历史相对较短，缺乏统一管理，在设计方面有着诸多不足。如设计标准不统一、不规范及设计语言不相同，造成软件开发出来之后兼容性差，难以实现各档案馆（室）之间的信息和资源共享；科技档案计算机管理软件低水平重复开发，并带有浓重的地方色彩，造成人、财、物的大量浪费，没有一家能形成规模打开市场，行销各地。因此，选择使用相对较先进，适合自身使用的软件至为关键。
实现基建工程档案资料管理的科学化，不仅能够发挥依据和凭证作用，还有利于经济的可持续发展。笔者在总结自身多年档案管理工作经验的基础之上，具体分析了基建工程档案管理科学化的意义，并提出了行之有效的档案管理思路和方法，以期对基建工程档案资料管理工作提供指导和借鉴。
关键词：
基建工程；档案；分类归档；档案管理现代化；新能源
基建工程档案管理即是对基建工程建设过程中形成的科学资料进行系统整理、分类采编的工作。为了更好的对档案资料加以保存和查询，充分利用档案资料的借鉴作用，档案管理者应该形成一套合理的有规划的管理思路，并采取科学的方法提高管理水平。以下，笔者根据自身长期从事档案管理工作的经验为新能源发电基建工程档案管理总结出可行的思路方法。
一、系统分类整理
当下，基建工程档案资料越来越受到重视，在国家档案局制定颁发的《企业档案分类规则》及住建部制订的《城建档案分类大纲》中，基建工程档案就被纳为科技档案的一大类别，并明确规定了对这类档案进行管理建设的规章制度。
由于基建工程存在多个周期，其档案资料也需要根据工程的不同环节、档案资料的类型进行合理的、系统的分类整理，以提高档案管理专业化水平。具体来说，对基建工程档案的分类可以遵循以下思路：1）依据国家颁布的《建设工程文件归档整理规范》、住建部颁布的《城镇基建工程施工及验收规范》、《城镇基建室内工程施工与质量验收规范》所制定的准则，按要求对文件资料进行整理和归档。2）按文件材料内容进行分类归档。为了使档案资料的归类更加有序，应该采取合理的方法来进行分档，由于基建工程从设计方案到执行再到验收会经历多个互相关联又相互独立的环节，因此，可以以此为依据进行档案的分类。根据工程实施的不同阶段，基建工程档案大致可以分为以下几种类型：工程预备文件、工程施工文件、工程检收文件、工程监管文件。其中，工程预备文件包括项目申请资料、初步设计方案、财务预算资料等，主要是工程施工的前期预备阶段形成的档案资料；工程施工文件包括施工过程记录、工程变更文书、施工资质证书等，主要是在实际施工过程中使用的档案资料；工程验收文件则包括工程检验的各项纪录、检验合格证明等，主要是对已完成工程进行检测过程中形成的各类资料；最后是工程监管文件，不同于上述三类文件，监管文件是贯穿于整个工程各环节的档案资料，包括对工程监理的规划、监理月报文件、财务文件等等。
基建工程档案资料类别的初步划分和归档有利于将众多的资料文件系统的加以区分整理，便利档案资料的建设和查询。除了分类归档，还需要对各类档案资料的质量进行检查，并加以修改，使之能够符合档案资料的要求。
二、控制档案资料质量
为了能够更好的查询和利用档案资料，有必要提高档案的质量，确保档案符合国家规定、行业规定。具体来说，高质量的档案资料需要符合以下条件：1）存储的档案资料最好为原件，若原件丢失，应该及时予以复原。2）须将档案文件内容与工程实际情况相对照，保证归档的档案资料内容真实可靠且符合国家技术规范。3）档案资料须采用碳素墨水等耐久材料书写，对于部分用易褪色材料进行书写的资料，应该及时加以誊写，确保档案资料的持久保存。4）归档资料需要确保纸面洁净，图章清晰完备。5）对于档案资料中文字材料和图纸材料，应该检查其是否符合国家标准规格，对不符合标准的文件及时进行修改。档案资料的质量检查非常必要，它关系到档案资料的有效性，并会对此后档案文件的查询和利用产生深远影响，因此，档案管理者必须重视对各类档案质量的检查，确保档案资料的合格性。
三、档案管理现代化
现代计算机技术的普及为档案资料的现代化管理提供了良好的条件，因此，优秀的档案管理者需要对计算机技术有足够的了解并能够灵活的利用这些技术提高档案资料管理的科学性和便利性，因此，实现档案资料管理现代化首先要加强对管理者现代化技术的培训，提高其利用如GPS系统、SCADA系统等现代化技术来管理档案的能力。此外，建设更加先进完备的现代化管理系统也至关重要，当前，在新能源开发行业，基建工程档案管理的硬件设施还不尽如人意，有待投入更多的资金和设备。具体来说，一套完整的现代化档案管理系统应该包括计算机、扫描仪、光盘刻录机等机器设备和缩微技术、光盘技术等，以实现基建工程档案资料管理的数字化。除了在信息技术软硬件方面的加强，在档案管理科学化过程中，还需建立起标准化的档案工作秩序，一方面不断吸取其他部门档案管理的宝贵经验，另一方面注重结合基建工程项目的特点制定和创新档案管理机制。
四、结语
综上所述，在新能源发电部门，基建工程档案资料的科学管理不仅有利于对过往工程项目的记录，还对以后的利用借鉴有很大帮助，因此，采用合理的管理办法十分必要。对档案资料的科学管理主要包括对众多档案的分类归档、对归档资料质量的检查和及时修正、对档案现代化管理的重视和引入。只有严格执行这些步骤，才能够更好地提高和完善档案的整理和保存，更好地服务于档案利用。
参考文献
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一、加强并创新档案管理意识
不少企业或者组织对于人事档案管理是不重视的，认为整理人事档案无非是将所有人的主要经历、政治面貌、品德作风进行简单的登记保存而已，对于企业或者组织的发展毫无意义，同时还要分配人事档案管理人员，对于组织来说无非是又一项支出。加强人事档案管理的第一步，也是首要环节就是要加强医院内部的人事档案管理意识。
首先，在医院的管理者之间应该达成一致意见：对人事档案管理树立重视意识。这有利于人事档案管理的有效贯彻实施，自上而下地推进人事档案管理工作的开展。对于人事档案管理给予更多的资源，包括人力资源，招聘专门的档案管理人才；物力资源，提供人事档案管理资料室，配备基本的办公用品；财力资源，提供更多款项，为人事档案管理工作的顺利进行提供有效的物质保障。其次，提高全员的档案意识，通过公布文件、通知、公告等，来让医院全员了解认识档案管理的重要性，增强各岗位人员的工作积极性与责任感，提高全员的工作效率。最后，人事档案管理人员应该增强责任意识，确保人员充分履行工作职责；人事档案管理人员也应转变档案管理理念，解放思想，创新观念，开拓思路，寻找一种高效、创新且具有“人性化”的人事档案管理方法。
二、建立健全人事档案管理机制
人事档案管理机制是人事档案管理的重要保障，也是人事档案管理得以顺利进行所需要遵循的依据。人事档案管理机制需要建立健全人事档案管理制度，将人事档案的管理过程规范化、程序化、专门化。通过科学的方法以及利用现代化信息技术管理手段，规定档案更新周期、更新时间、托管人员、可以翻阅人员、可使用人员等，明确职权与分工。对人事档案进行科学性、系统性、全面性地管理。人事档案管理的主要分为“收集信息―整理信息―分类归档”三个主要步骤。建立健全人事档案管理机制需要从人事档案管理的三个主要步骤入手，逐步进行规范，并且对每个步骤的着重点进行总结强调。
首先，收集信息。这是人事档案管理的基础。收集信息能否有效进行关系到人事档案的信息是否全面。收集信息作为人事档案管理的重要环节必须强调细致性和全面性。收集信息需要将档案管理人员按科室进行分工，明确责权，从收集信息的第一步开始到分类归档的最后一步截止，负责该科室档案的人员不能更替，若有特殊情况，一定要做好交接工作，明确档案管理人员的责任意识与保密意识；其次，整理信息。这是人事档案管理的关键步骤。对人事档案信息的整理强调档案管理人员的协作分工，医院各个科室的人事档案最好由专门的人员进行整理，即在档案管理之前所分配的人员。最后，分类归档。人事档案的管理，不仅仅是强调对档案的收集、整理与保管，更重要的是能够有效利用科学的人事档案管理，来促进医院内部的人才考察与人才选拔。所以分类归档时，应该注意档案类别的系统性与档案使用时的便捷性。
三、创新人事档案管理方法
部分监测站虽然有档案管理体系，但是据目前而言，档案管理人员专业技能比较低，他们没有经历过专业知识的培训，其缺乏完整的档案管理知识体系，并且对于档案管理的实际操作技能也存在一定的不足，在档案进行整理、分类、摆放等工作中都有待提高，其工作内容的不完整难以促进档案管理体系制度的健全。在此基础上还存在档案管理工作人员调动比较频繁的问题，对于员工知识体系以及专业技能的培养需要较长时间，同时员工适应工作环境、工作内容也需要很长一段时间，但是档案管理的工作人员调动比较频繁，这就延长了新员工培训、适应工作的时间，对于档案管理工作的合理应用存在一定的滞后性，使一些新接任工作的人员缺少档案管理经验以及方法，从而不能有效地对档案进行管理，这是当前档案管理工作面临着非常严重的问题。
二、环境监测业务技术的档案管理措施
（一）有效完成归档和建档
首先，要提高档案管理人员对监测技术档案重要性的认识，同时要加强他们的档案意识。档案工作人员要认真学习相关的文件，要对自己的工作性质以及职责有个重新的认识，并且对本单位的档案管理工作进行有效地监督，只有这样才能自觉的完成归档工作。其次，要建立科学、合理的环境监测业务技术档案管理体系。档案工作的基础就是归档，要使档案管理工作逐渐呈现标准化以及规范化，同时必须要对归档范围有个全面的认识，建立比较完善的环境监测业务技术档案体系。最后，要制定严格的监督考核制度。为了使存档以及归档人员有个良好的工作习惯就必须要求工作人员做好定期的通报工作，通报的内容要包括归档内容的完整程度以及归档时间。工作人员要对不同的档案进行分类，分类完成之后才可以进行建档，因此必须要严格落实监督考核制度，从而促进档案管理工作的开展。
（二）加强档案库以及档案数据库的建设
首先，要加快建设档案信息系统。目前大多数部门在进行归档的时候，都是提交的纸质文件，并且在整理档案的时候，并不录入资料的具体内容，这就导致案卷磨损情况加剧，并且检索以及查找的速度会受到影响。目前计算机在档案管理工作中被广泛的应用，其不仅能够提高档案检索以及查找的速度，还能对不同内容的档案进行分析和汇总，同时能够提高监测档案的应用价值。其次，要逐渐的完善档案库房的硬件设备。在档案管理工作中，会形成很多文件资料，要想对文件资料进行分类，就需要完善的硬件对其进行支持，例如：计算机、打印机以及档案柜等。相关部门必须要加强监测力量，并且要重视档案库房的建设，从而使档案管理设备和监测设备共同发展。最后，要加强对档案管理人员的业务培训，在对档案管理进行人员配置的时候，必须要选择素质高、思想好、业务精的工作者。同时要在人员正式上岗之前做好业务培训工作，让其了解资料分类以及整体归档的方法，从而保证资料收集、整体的质量。
三、结语
医院的档案是记载着医院各项事物、活动、历史的资料集合，是汇聚着自医院建立以来所有成果的汇总。对医院的发展和成就起着至关重要的作用，医院档案管理以其独特的规范性、保密性、永久性的特点，服务者医生和患者。医院档案管理基本都是有第一手资料建立而成，由层层人员和部门把关检查，对用纸、用墨、语言、文字都有严格的规范要求。医院的档案大多数都保存在相对安全的地方，档案中记载着许多涉及医院内部和高层的决策或方针，以及患者的个人信息、个人隐私等，有着较大的私密性，医院的档案管理工作者做好安全工作，防止档案中所记载的隐私外泄，杜绝对医院或患者有所损害的事情发生。传统的医院档案大多都是以文字的形式记载在纸张上，存放在档案盒中密封保存，在做好安全管理的同时，规范的工作方式和行为方式，可以让这些档案永久的保存，不会出现遗漏或损坏。医院档案是为了更好的服务患者和医生，为他们提供方便，同时也是医院正常工作运作的基础，医院的档案管理者要做好管理工作，配合各部门之间的工作，让医院的工作效率更高，更好的为患者服务。
为了适应社会的发展，医院的档案管理方式也在不断的改变，现阶段的医院档案管理变得越来越有层次感，从不同的角度，不同的方向把医院档案分类存放，根据研究目标的不同和医疗方向的分类，渐渐的把各种类的资料和信息分门别类的储藏，可以更快捷，更方便的为医生和患者服务。现阶段的医院档案管理更加具有专业性，传统的医院档案管理大多是由非专业人士管理，对医学的具体分类不够明确，现阶段的医学种类繁多，各领域相互影响相互交错让传统的医院档案管理者不能及时的有效的把档案及时存放，因此现阶段的医院档案管理要有专业性人才的加入，做好各个医学科目的细化工作，保障医院的正常运转，更好的为患者服务。同时在现阶段医院档案管理中最重要的就是档案的连续性，医学的研究过程和研究成果是一个相对缓慢的进程，其周期性较长，医院档案管理工作者要做到保证其在研究的同时保存好每个阶段向对应的成果和结论，做好医学研究的配合工作，让医院档案可以更好的服务医学研究。发挥医院档案管理现阶段应有的作用。
二、医院档案管理现阶段所存在的问题
2.1、医院档案管理的分类问题
医院档案的丰富程度很大程度上决定着医院的等级、经验、优良等，它是医院精神财富的具体体现，而确保各个档案整齐有序的排放的关键就是医院档案的分类排放等问题。传统的医院档案的原始积累来源于医院的各个部门的资料归纳，并没有积极主动的去收集资料、文件等，其被动、来源渠道单一的特点较为明显，而档案的分类又是档案管理的基本方法，是对档案进行系统的、规范的管理分类的有效手段。但是在现阶段医院的发展过程中，大多的医院不在意和注重档案的分类管理，没有科学的、规范的方式去分类管理档案，而且多数原因在于医院用房紧张，档案无处存放，各种基础设施不够完善，甚至导致医院档案的发霉、老化等问题，给资料的查找带来很大的困难。
2.2、医院档案管理人员的专业素质较低
在大多数的医院中，医院对于医院档案管理的工作并不是很重视，医院档案管理者的薪资水平还相对较低，各种基础设施陈旧，更新换代的水平跟不上医学发展的步伐，导致现阶段医院档案管理的水平严重的影响着医院的发展节奏。而医院档案管理工作者也没有能够正确的认识现阶段医院档案管理对于医院发展的重要性，严重的缺乏与管理相关的专业知识和法律意识，想当然的以为医院档案管理工作就是简单的文书整理，这种不负责任的想法充斥着大多数医院档案管理者的思维中，受到其专业素质和文化水平的限制，导致现在的医院档案管理工作大多都处在一个相对混乱、分类不均、乱装错装的阶段，使得医院正常的工作运转受到了很大程度的阻碍，远远满足不了现阶段医院发展的需求。
2.3、现存的医院档案管理制度不够规范
医院从开始出现以来，经过不断的发展变迁和自我完善，都形成了一套适应自己的医疗管理体制，各个部门之间、各个个体之间都有一定的行为规范和行事准则，而医院在档案管理方面却缺少相应的制度规范，使得医院的档案管理工作没有明确的形式准则，档案管理部门之间没有相对应的科学规范的流程，缺少对档案的监督和审查，不成形的医院档案管理使得人员松懈、工作散漫、效率极低，及其不利于医院的正常管理。
三、规范现阶段医院档案管理
为了配合现阶段医院的发展，医院档案管理工作者要做好医院档案的管理工作，医院也要大力的支持其工作，建立健全档案管理的基础设施，优化档案管理的环境，调动每个医院的部门配合好医院档案的管理工作，每个部门都把收集资料和文书的工作做到实处，各个部门都负责起来，积极的配合，方便医院的档案管理，同时也能极大地提高医院档案管理的完整程度和丰富程度。医院?n案管理工作者要努力的提高自身的专业素质不断的学习各种先进的医院档案管理手段和知识，丰富自己的见识，开阔自己的领域，积极的学习与医院档案管理有关的法律知识，掌握我国法律对医院档案管理的要求，提高现阶段医院档案管理的效率。同时最重要的就是医院要明确各项档案管理的制度规范，保障医院档案管理工作的正确、正常进行，结合相关的法律为医院的档案管理工作制定出一套科学的行为规范，使得档案管理工作真正的成为方便医患使用，帮助医院发展的一项重要组成部分。
