发布时间：2023-06-16 16:25:17
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案化管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
0.前言
档案管理信息化对档案工作者提出了新的技能要求，档案信息数字化、网络化是时展的要求。数字化档案信息能够让任何一位档案使用者不受时间、空间的限制，在任何地点、时间只需有一网的电脑，就可以进入档案管理系统查阅所需要的档案信息。档案信息数字化、网络化不仅是提高档案利用率非常有效的手段，而且还能提高档案的管理效率。
1.档案工作的信息化
一是随着社会的发展，公民的知情权在很大程度上得到提高。档案信息的开发更多地关注现实和大众需求，档案工作者要有信息意识，应具备对信息真伪进行准确鉴别、区别对待的能力。二是现代传媒技术的发展使档案信息的传播形式呈现出多样性的特征。原有档案信息的编辑速度不能适应高速的信息传播和应用速度，这就需要档案工作者具备在新的传媒技术条件下对信息的有效检索、评价、使用和传播的能力。三是现代传播手段给档案信息传播带来了很大的便利，但网络黑客技术、病毒、木马等安全隐患一直存在。档案工作者必须树立信息安全意识，在传播过程中，不仅要注意自身的保密工作，更要注意避免丢失信息造成信息遗漏。四是随着公众的档案意识和信息意识的增强，利用档案信息的用户不再局限于专业人员和政务系统工作人员，因此信息传播内容要具备广泛性与实用性。
2.档案信息的数字化
档案信息化建设作为一个系统工程，而档案信息的数字化则是这个系统工程中的基础部分，没有档案信息的数字化，档案信息化建设就无从谈起。
对纸质档案进行数字化处理主要有三种方式：第一种是通过计算机人工录入；第二种是通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第三种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由数码照相机或扫描仪按页拍照或扫入计算机制成图形文件。前两种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用前两种方式就会暴露出如下致命弱点：采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢；用OCR字符识别的准确率低，尤其对于手写体字迹或印刷质量稍差的字迹；而第三种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。对于实物档案则可以通过用数码相机对实物进行拍照， 以数字图像的形式存储到计算机存储设备中。
对于声像档案的数字化主要包含两方面内容：一是将普通摄像机拍摄的模拟视频信号可以通过专门的视频采集设备将之数字化，并加工成数字视频档案；二是指通过数码摄像机拍摄下来的录像，本身就是数字视频，输入到计算机直接就可以通过视频编辑软件加工成数字化视频档案。
通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的档案信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。
3.数字化档案信息的管理
我国各级各类企业档案部门开展档案管理数字化的实践与探索始于20世纪90年代，随着计算机、信息网络技术的发展，档案管理信息化的应用技术和水平也随之不断发展和提高，大致可以归纳为三方面的发展方向。第一、档案文件目录信息检索系统的建立与应用。档案文件目录信息检索系统的应用，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆（室）的库藏档案数量巨大，档案的利用频繁，为了方便利用者，提高查询效率，档案部门利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。第二、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。第三、档案工作数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理智能化、自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。
4.档案信息利用网络化实现信息的高度共享
档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内。人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。
档案信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门和所属各单位档案部门的计算机资源整合在一起。各部门和各单位的个体计算机通过网络共享网络信息资源，同时为档案馆核心数据库提供档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉——互联网，实现档案资源的共享。
档案信息化建设的最终目的就是要切实加强档案信息资源的合理配置和科学管理，使档案信息资源实现数字化、标准化、系统化、网络化，以满足社会各方面日益增长的利用档案信息的迫切需要。
1.1创新与安全的挑战
以往施行的档案管理机制的重点第一是方便搜索，使用，第二是保障档案安全。档案管理体系纵向运用前进时，会体现和别的运用体系综合的状况，例如文档管理整体性。针对这种综合，要用革新思想来解决好各个部分的冲突。并且电脑体系以及网络自身在安全部分都存在不足，硬件：人为亦或者自然灾难；软件：受到病毒侵入。并且还没有有关的内部手段进行管理、安全思想脆弱等要素，容易让网络不法分子趁虚而入。
1.2标准化、法制化的挑战
因为档案本身的繁琐性，国内政府的档案管理系统十分繁琐，不集中管理比较突显。因为多处管理，各自有各自的规则，导致了管理规范化统一难。档案方面依据的法律法规较少，乃至对达50年历史的档案一定要密封级别都没有相关的法律根据，导致很多的档案由于密级状况没办法施展其作用。
1.3技术支持不全面
一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。
2如何改进档案信息化管理工作
2.1转变管理模式
伴随着现代化管理措施以及装置的引入，尤其是电脑、缩微、光盘、多媒体等技术的前进为现在档案管理的前进供应了优越的条件，现在措施推动以往的档案管理形式面对着新的前进。现在，档案管理作业的关键也符合数字化管理的需求，档案管理从以前的实物改变到信息能源的管理，使用信息为管理宗旨，对产生的各类档案开展数字化制作，使用现代化措施对档案信息能源开展管理。档案使用信息化能够多次重复、多平台的使用，必须经过信息化，才能够完成档案信息能源的运用价值，可以为经济前进、科学技术前进等方面供应更加完整、更加便利、更加高效的服务；可以创建出更高的社会以及经济利益，促进其成为将来信息社会前进的珍贵战术能源。
2.2加强基础设施建设
电子电脑措施是现在新措施改革的先进措施。电子电脑拥有计算数据块、精准度高，储存资料以及逻辑辨别性能高并且主动开始计算等特征，在文件的管理上，使用电脑开展资料的收取、搜索、读阅、奉还，还有辨别到时间需要消灭的资料等档案的管理作业。在档案管理中，使用电脑进行档案的搜集、收拾、编写搜索方式、实质简介以及编写内目次，还能够供应库房使用。在特别档案作业中，例如编写大规模搜索工具、为档案的研发作业供应服务和档案计算等作业。所以第一先把电子电脑装置到硬件上，提升各种档案管理室使用电脑以及网络措施的运用水平，慢慢提升档案信息化程度。第二要创建以及健全局域网络。使每一项作业都网络化，增强档案的使用。
2.3建立有效的信息系统
首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
2.4提高档案工作者专业素质
现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案管理者必须具多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学及档案自动化管理等有关专业知识和基本技能。再次，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习相关知识，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造及培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法建立复合型人才群体和梯队型人才结构。
3结束语
关键词：档案信息化；建设；档案管理
档案信息化的核心是转变保存方式，将以实体保存的档案管理模式转化为以数字化信息保存的档案管理模式，从而达到长期保存档案信息，实现档案资源共享，方便档案寻找查阅的目的，提高档案的管理能力。当前，大多数档案管理部门已经实施档案信息化管理，但由于档案信息化建设还处于发展探索阶段，在实施过程中易受到其他因素的影响，降低档案管理能力。因此，本文研究的目的就是通过对档案信息化建设与档案管理的思考，提高档案管理质量，实现档案资源的合理利用。
一、影响档案信息化建设与档案管理效率的因素分析
（一）对档案信息化建设缺乏正确认识
档案信息化建设改变了传统档案管理方式，是对档案管理服务理念的变革，但部分管理人员对此缺乏正确的认识，未认识到信息技术对档案管理的影响，信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面：一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率；二是实现档案信息化的建设能够方便档案的管理与查阅，有效提高个人的工作效率，并为民众提供方便；三是有利于实现档案资源的共享，提升组织效率。但部分人员由于未认识到档案信息化建设的优势，阻碍了档案管理的变革，降低了档案管理能力，影响了档案管理的效率。因此，对档案信息化建设缺乏正确认识是影响档案管理效率的因素之一。
（二）对运用信息资源存在错误观念
对运用信息资源存在错误观念是影响档案信息化建设与档案管理效率的因素之一，阻碍了档案管理水平的提高。传统档案管理理念认为，档案管理的目的就是将档案入馆，较好的长期的保存下来，以便以后的查阅。而现代信息化档案管理的核心是实现资源的共享，将注意力由如何存放档案转移到如何充分利用档案资源上面，以更好地利用档案资源、服务大众为主要目的，以提高档案资源的利用率，发挥档案资源更大的作用与价值。但部分管理人员的观念还是较为传统，只注重档案资料的管理保存，不注重档案资源的合理利用，致使档案管理的效率低下，档案管理水平较低。
（三）档案部门信息化水平存在差异
由于各地的经济水平不同，档案部门的信息化施设以及管理人员的专业能力都会存在一定的差距，导致了档案部门信息化水平也存在较大的差距，这已经严重影响了档案管理的效率。有些部门较早使用计算机辅助管理档案，档案管理的信息化水平较高，但有些部门却仍旧使用单机操作，无法实现资源共享，档案管理的信息化水平较低，由此导致网络技术的优势未被发挥，档案信息化管理水平参差不齐等问题，从而影响了档案信息化建设与档案管理效率，致使档案管理能力较低，无法合理利用档案资源。
二、加强档案信息化建设与档案管理的几点思考
（一）加强电子文件的管理
随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。
（二）建立网络档案
建立网络档案能够有效提高档案管理的效率，具有较好的效果，建立网络档案需要做到以下两点：一是建立档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高档案管理的服务功能，使网络档案成为档案信息服务的平台，大力宣传网络档案信息，实现档案信息的合理利用；二是采购必要的硬件设备，硬件设备是提高档案管理能力的基础，信息化的档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高档案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有两点：一是建立健全的管理制度，依照档案管理的规章制度实施档案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是转变管理方式，从传统的管理方式转化为现代化的管理方式，依照工作重点提供信息，组织信息，从而达到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高档案管理人员的业务素质
档案管理人员的业务素质决定了档案管理的效率，因此提高档案管理人员的业务素质至关重要，提高档案管理人员的业务素质主要需要做到以下几点：一是选择具备专业能力的档案管理人员，档案管理人员的工作不仅仅是存放档案，还需要完成在网络上对档案进行储存、接收，并对档案格式进行修改等工作，需要管理人员具备计算机知识与能力，因此需要选择具备专业能力，业务素质较强的管理人员。二是定期进行培训，技术在不断地发展，档案管理人员也需要不断地学习，以满足社会对档案管理人员日益增长的要求，通过定期组织培训可以增加管理人员的知识储备，使管理人员与时俱进，提高管理人员的业务素质。三是建立竞争机制，合理设置岗位，做到人尽其才，充分发挥管理人员的主动性，并激发管理人员工作的积极性。探析档案信息化建设与档案管理具有重要的意义，有助于转变传统的档案管理方式，使档案资源得到充分的利用，提高档案的管理能力。因此，本文主要研究了档案信息化建设与档案管理存在的问题以及提高档案管理效率的策略，通过研究档案管理的相关内容，加深对档案信息化建设与档案管理的了解，提高信息化建设与档案管理的能力。总之，对档案信息化建设与档案管理的几点思考是具有重要价值的。
参考文献：
[1]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016,14(5)：115-116.
[2]王晶，李晓华.档案管理工作必须为档案信息资源的开发和利用服务[J].黑龙江科技信息，2010,02(11)：139-140.
关键词：档案管理 信息化建设 档案信息化
档案信息化就是以原纸质的档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息化，在企业内部，实现档案资源共享，方便企业人力资源部和各个层次的领导及时的查阅动态的本企业人才的档案信息。
1.档案信息化建设的涵义
“档案是资料本身的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。
2.促进档案信息化建设的几点建议
2.1档案工作人员要树立档案信息意识
档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”，档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作。
2.2提高档案信息化水平技术
①配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
②每个员工的档案全文的数字化。对各职能部门每年提交的档案资料，需要全部的输入，并作备注，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
③对上网的员工档案信息进行密级界定。首先制订密级标准，对内部档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
2.3全面提高档案信息的管理水平
信息技术的广泛采用，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
①随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。因此，选用适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
②档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，就可以使企业的档案达到高效的管理。
③信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
④从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。
3.全面推行档案信息化管理，确立档案信息化工程发展的新方向
信息化工程建设的过程就是档案的形成过程，从档案纸质资料的收集-整理-整理成电子版-上传，这些过程都是需要仔细再仔细的，容不得出一点点差错，否则就会导致档案出错，所以，信息化的有效管理会在各方面提高档案管理效率与效益。
①加强内部档案信息化建设，选用适合的企业档案管理软件，制定适合本企业实际工作的档案信息化管理的规章制度，及时改革不适应档案信息化要求的管理体制，提高内部信息交换及共享的水平，创造更多有利于内部利用的条件。
②建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，全面的提高相关岗位人员工作的素质和工作能力。
③档案管理的工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使内部档案的信息系统运行保持在良好状态之中。
④档案的数据质量是计算机管理系统成败的关键，所以必须要严把档案的资料数据关，保证所输入的资料是全面的、准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立资料的审核制度，在档案资料输入之前对档案资料进行审核，在档案资料输入之后还要进行认真的校对。
4.结束语
充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为企业档案的管理提供了很大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不但可以效地实现企业档案的动态管理，提高企业档案的管理效率，还能节省大量的人力及物力。保证档案信息化建设发展，为促进企业的整体经济、效益的发展，提供了快捷有效的档案管理作用。对于企业来说，档案管理的好坏直接关系到了企业的发展，所以，档案管理是需要我们每个企业的管理层的领导去重视的。
参考文献：
一、目前我国档案信息化管理工作中存在的问题
所谓的档案信息化就是采用先进的信息化技术，来将元数据转化为数字形式，从而存储在相应的设备软件上，然后与互联网进行有效的连接，从而可以利用计算机进行档案的查询和利用，提高了档案利用的效率，有效的实现了档案数据资源的共享。虽然档案信息化管理工作在我国得到了极大的发展，也是未来我国档案管理事业主要的发展趋势，但是从实际的角度来看，该工作中还是存在一定的问题。而主要的问题包括以下几个方面：
1.发展不平衡
我国对档案信息化管理的重视程度整体不高，这就使得各个区域对档案信息化管理工作的重视程度不均衡，有些地区的档案信息化管理工作的开展程度并不高，而有些区域的档案信息化管理工作的开展程度却相对较高，无论是基础方面还是在硬件设施上，部分地区的档案信息化管理水平甚至超越了国家的平均管理水平，这些地区利用先进的软件和构建有效的平台来实施对档案的高效管理，使得档案信息化的建设速度相对较快。但是部分地区的档案信息化管理水平还相对较为落后，其还有待进步的发展，甚至有些地区的档案信息化管理水平已经出现了发展停滞的情况，与那些档案信息化管理发展较为快速的地区，形成了鲜明的对比。从这一点可以充分的了解到，我国的档案信息化管理工作的发展和建设并不平衡。
2.信息化水平整体较低
我国一些地区的档案信息化管理水平相对来说较为快速，而且管理体系也较为健全，但是就整体来说，我国的档案信息化管理水平还是相对较低，还有很大的发展空间。我国的一些大型企业在档案信息化管理上，要比国家的整体水平还要高，这主要是因为其在发展档案信息化管理工作的过程中，并没有局限于发展档案馆本身，其主要是针对档案信息化管理系统进行发展。其在发展档案信息化管理工作的时候，主要采用采用的是集成化的管理方式，在档案管理的平台上，将档案馆作为发展的核心环节，从而带动其他部门的档案管理工作的发展。但是我国大多数的档案信息化管理工作在发展上还只是局限于对图书馆本身进行管理。
3.信息资源利用率较低
我国的档案查询在一些地区还需要本人亲子办理或者是委托人到专门的档案馆进行办理，还无法有效的实现线上查询，这样就使得档案信息资源的利用变得较为复杂，使得我国的档案信息资源的整体利用率相对较低。
4.重视程度不足
我国对档案信息化管理工作的重视程度不高，为档案信息化管理工作开展的资金投入相对较少，人才的配备也不健全，基础设施也相对较为落后，这就使得我国的档案信息化管理工作无法高效的开展。另外，我国对档案信息化管理的认识程度也较低，无法有效的促进档案信息化管理工作的快速发展，导致档案信息资源利用率低，档案馆的管理人员多为年龄较大的人员，其不具备扎实的专业管理知识，责任感也不强，这就使得档案信息化管理工作的开展举步维艰。
二、构建低碳理念的档案信息化管理模式的对策
1.加大经费投入
我国领导应充分认识档案信息化的重要性，加大信息化建设的经费投入。档案信息资源作为衡量我国管理水平的重要标志，对构建低碳社会、推动社会的持续健康发展有重要作用。因此，我国领导支持档案信息化模式的建设，提供充足的资金保障，支持档案部门的工作。
2.转变传统观念
我国部分地区认为档案利用率较低，档案信息化建设意义不大，使得档案管理人员仍然采用传统的手工操作模式。转变观念作为档案信息化建设的重要前提，档案管理人员应及时更新管理观念，提高自身认识水平，树立低碳理念的档案信息化管理意识，积极探索低碳理念的档案信息化模式新思路，进而适应信息化发展的要求。
3.加强档案管理队伍建设
档案管理人员是档案信息化管理工作得以开展的保证，也是相关档案信息化技术的利用者，要想能够使得档案信息化管理工作得以高效的开展，就需要选用高素质的档案管理人员，在低碳理念的影响下，不断的构建健全的档案信息化管理模式，对相关的档案管理人员进行专业技能的培训，加大对档案管理人员的培养力度，从而使得档案信息化管理工作能够顺利的开展。此外，引进高素质的信息管理人才有利于档案管理的科学化，进而推进信息化建设的进程。
4.加快档案网络化进程
利用网络化对档案实施管理，将档案转换为电子形式，以减少对纸张的应用，这样就可以达到有效节省资源的目的，而利用网络化开展档案管理工作，可以使得档案资源实现共享，用户可以通过网络进行档案信息资源的查询，在网络的档案库中，下载自己所需要的档案资源，从而提升档案数据信息的利用率，从而有效的推动档案信息化管理工作的长远发展。
三、结语
一、档案管理信息化的内涵
（一）档案管理信息化的定义
档案管理信息化是指在档案管理过程中，将档案资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享。对档案资料进行数字化加工，就要求根据不同专业、不同行业的具体特点，按照不同的标志进行检索、分类、归纳和汇总，以实现信息化管理。其特征如下：①档案信息的数字化和网络化；②档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；③档案信息利用的共享化；④档案信息服务的社会化。
（二）档案管理信息化的主要内容
档案管理信息化内容包括：①信息化的基础设施建设。软件基础设施是信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络，它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。②档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，其开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设的实效所在。③档案的标准规范建设。标准规范建设是档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件的归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用，逐步形成档案信息化的标准规范体系。④档案信息化的应用体系建设。它是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。⑤信息化人才队伍建设。这是档案信息化的成功之本，对其他各个要素的发展起着决定性作用。
二、档案管理信息化发展的制约因素
（一）档案信息化管理基础工作不牢
主要表现在硬件设施和软件环境两个方面。硬件设施的问题是指实施信息化管理的工具缺乏，硬件设施主要是相关的一系列必要的工具器材，如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘刻录机、缩微设备、复印机以及光盘、磁盘等等，由于这些设备的配备都需要较大的经费投入作保障，而且设备的后期维护成本也较高，资金缺乏往往就会导致设备配置紧张。缺乏了必要硬件设备，纸质的档案转换、加工处理、整理分析工作也会受到影响，快捷高效的信息化管理便无从谈起。软件环境是指档案信息管理各个环节的标准规范。比如在把纸质的档案转换成电子文档这个阶段，缺乏详细统一的标准来要求什么样的纸质档案应该采用何种转换格式，导致相同类型的纸质档案经过不同的部门和人员处理就有不同电子格式，增加了信息化管理的工作量和工作难度。还有一些电子表格，同一种表格不同部门或人员填制的格式互不相同，也增加了档案整理、归档的难度。如各类表格，其填写往往缺乏完整性，备注栏填写各式各样等情况大量存在。同时，在电子档案的保管、传递、调阅、使用等环节都没有统一的刚性的要求，存在很多人为主观因素。
(二)档案信息的保密安全性差
档案信息需要共享，这是由档案信息资源自身的特点决定的，档案信息共享也是档案信息化建设的一个基本目标。而信息共享具有限制性，即在一个特定范围内共享；档案信息又在一定程度上具有保密性。但是，在信息化管理中，由于网络等技术的应用，使得档案信息泄密的渠道和风险不断增加，除了常见的网络病毒、网络黑客对管理计算机的入侵，工作人员无意泄露等情况外，电磁泄露、剩磁泄露等威胁更是防不胜防。此外，由于信息化管理下档案信息与载体是可以相互分离的，泄密具有很强的隐蔽性，几乎无法判断档案信息是否被非法复制，而且档案信息在泄露后可借助网络快速传播，很难实现泄密后的补救控制。因此，档案信息共享与安全保密形成了矛盾。
（三）可利用的档案信息资源少
档案馆承担着档案保管和档案利用的职能，但是，长期以来，档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集，并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。即重视档案馆内部组织管理，轻视研究和预测社会对馆藏信息的需求；重视馆藏服务方式，轻视深层次的信息服务；重视馆藏档案信息的政治性和保密性，轻视馆藏档案信息的社会性和文化性；重视以实体为中心的“保管模式”，忽视以信息整合为中心的“后保管模式”。浏览网上档案馆就会感觉到可利用的档案信息资源实在是太少了，读者不愿光顾。
（四）档案管理人员素质偏低
作为一名合格的档案信息化管理工作者，不仅要掌握计算机理论知识和运用技能，熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，而且还应具备对档案信息的加工、提炼能力，把有价值的档案信息有效的传递给档案利用者。这就对档案管理人员的综合素质提出了较高的要求，因此，只有那些既谙熟档案管理又掌握现代信息技术的复合型人才才能胜任这项工作，但是，囿于我国传统的用人体制，再加上现阶段档案部门对档案管理人力资源投入资金有限，这就使得现有工作人员接受培训机会渺茫，优秀人才又难以被吸纳进来，直接导致档案队伍综合素质普遍不高，严重制约了先进技术和先进管理在档案管理信息化建设中的推广和应用。
三、实现档案管理信息化的对策
（一）夯实档案信息化管理的基础
首先是要加强硬件设备的配置。由于档案工作向来不受单位的重视，档案部门必须正确认识自身所处的地位，多方面争取领导的支持，并将档案信息化管理纳入整个单位信息化管理体系当中，才能更好的获得支持，从而改善设备条件。需要充分配备的硬件有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机等。设备配备要把握一个原则：既满足工作需要，又节约成本。对于这些设备，档案部门要指派专人对档案信息化管理的电子设备进行维护，保证设备的正常工作，不影响信息化管理的工作效率。
其次要加强标准化、规范化建设。电子文件从形成到归档，涉及到的岗位和人员众多。要确保收集到的档案信息的真实性、完整性和有效性，就必须在电子文件的形成、流转、处置、直到归档的各个环节，实行标准化、规范化、制度化的管理，确保同一类型的档案在不同的部门和人员之间产生的电子文档格式、大小、样式一致，方便对档案实行信息化管理。如文本档案要采取tx t记事本格式还是e x c e l格式，必填的项目该如何填写，选填项目可否有填写者自行删掉，填写后由谁保管，保管多长时间，保管人要负什么责任，调阅的方式和办理程序等等，都要有统一的要求。在此基础上，严格电子档案管理的各个环节，包括生成、加工、还有保管、借阅的程序，做到归档统一、保管安全、使用有序，使制度变成归档人员的自觉行动并及时做好软硬件设备的更新维护。
（二）保护档案信息的安全
网络化档案信息开发利用的正常运行，要依赖于计算机网络的安全。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程；对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全；在系统安全管理上，通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，确保档案信息资源的安全、有效以及网络系统正常运行安全；同时，还必须重视培养电脑技术开发人才，解决技术上的障碍；此外，要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠；最后，还要加强对信息工作人员的管理，由于信息时代，档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括企业的核心数据信息，因此，加强对信息工作人员的管理，建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员队伍，非常现实和必要。
（三）加强档案信息化资源建设
档案信息资源建设是档案信息化建设核心的重要要素。一是要从丰富馆藏入手，狠抓信息的储备，开展广泛的收集、广揽社会信息、改善馆藏结构，增加档案门类。二是要在进行数字化的时候，不仅是把现成的档案数字化，还要对分散的档案信息进行整合、加工，把经过二次加工的信息同时进行数字化，才能真正扩充信息资源，提高信息资源的质量和利用率。在档案管理系统建设中常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种无视标准化、拒绝采用标准的观念极其有害。曾有过高层政府机关，采用仅凭经验管理档案的方法，连续数十年不变，虽然也很有成效，但不具有通用性，无法实现必要的共享。采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的推动作用。因此，必须大力推进共同标准的制定和应用。对耗费巨大的部分标准，例如电子档案的标准更应统一领导，集中力量，不断推进。同时，相关的立法工作也应及时跟上步伐，这是档案管理信息化建设健康发展的重要保证。由于档案馆是一个信息社会的重要组成部分，在该领域中会遇到国内外各种各样的法律问题，必须认真研究计算机和网络的法律法规，以保证信息化建设的正常进展。
（四）加强档案信息管理人才的培养
档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。作为应用性很强的档案工作，为了培养档案管理人才，必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足档案管理信息化的需要。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段———档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作。档案工作人员必须能熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备进行电子文件的制作、使用和维护。因此，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引进，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。
参考文献
[1] 沈运青．提高档案意识发展档案事业[j].龙岩师专学报（社会科学版），2006（02）.
[2] 郭敏.浅析档案的信息化管理[j].山东档案,2008(05).
[3] 陈巍,王爱萍,张小红.档案管理信息化的对策研究[j].黑龙江史志，2008（09）.
关键词：档案管理 现代化 现状 问题 对策
中图分类号：G271
档案管理现代化，就是应用现代管理学原理，采用现代管理方法和现代管理手段即应用先进技术和先进设备，对档案进行科学管理，不断提高工作质量和工作效率，使档案的基础工作、贮藏保护、提供利用等工作达到现代化水平，有效地为国家建设服务。其包括档案管理观念现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等三个方面。
随着信息技术的发展，档案管理现代化已成为档案界的热点。因此，有必要对我国档案管理现代化建设情况进行深入分析和研究，总结经验，找出问题并提出对策，以真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平，使之更好地服务于经济社会建设。
一、档案管理现代化发展进程
档案管理现代化也是一个与科技发展同步的渐进过程，是一个有重点、有步骤地代替手工管理、解决实际问题的发展进构。然而，档案管理现代化也是一个相对的概念，过去曾经先进实用的技术与管理方法，现在也许就落后于实践发展了。因此简要地回顾―下档案管理现代化的发展演变过程，有助于探讨当前的档案管理现代化中存在的问题，并提供解决问题的对策。
从世界范围来看，档案管理现代化发端于20世纪60年代档案管理自动化研究工作。20世纪60年代初，国外一些档案工作者在计算机专业人员的帮助下，开始试用计算机管理档案，并开展了档案管理自动化研究，如美国、英国、法国、南斯拉夫等。1972年，国际档案理事会设立了档案自动化专业委员会，负责研究、收集和交流各国档案管理使用汁算机的情况，并通过召开会议、出版书籍和开展培训等活动，对各国档案管理自动化起到较好的推进作用。
我国档案界于20世纪70年代末开始了运用计算机管理档案的尝试，至今已有三十几年时间，也取得了不小的成就。我国计算机档案管理的发展，从时间进程上对以分力四个阶段：即调查论证阶段、初步实验价段、技术攻关阶段、网络化及其推广应用阶段。
调查论证阶段。1979年开始，个别档案馆开始对计算机在档案部门的应用，进行了调研和可行性论证工作。
初次实验阶段 。1983年.有少数几个档案馆，使用计算机开发了档案管理实验性的应用系统。开始了档案著录标引方法的摸索，着手制定档案著录标引的国家标准。
技术攻关阶段。从1985年开始，档案部门攻克了计算机应用档案管理的―些技术难关，出现了一些比较好的档案目录计算机管理实用系统及应用结果。目录数据已开始准备采用国家标准。
推广应用阶段。1987年后，随着计算机软硬件技术的发展和档案管理自动化研究的深入，计算机在档案部门的应用，已开始向档案管理的各个环节扩展，档案管理软件系统功能也由“点”到“线”再到“面”，呈现不断提高与完善的趋势。
20世纪90年代以来，我同的档案管理现代化建设进入了快速发展时期。90年代中期，现代化管理开始了网络化阶段；进入21世纪，则开始了以启动数字档案馆建设为标志的档案信息化阶段。与此同时，我国档案部门还进行了现代化管理标准的制定与完善，如颁布了《档案管理软件功能要求暂行规定》、《CAD电子文件光盘储存系统的一致性测试》等。这将有力地促进我国档案管理现代化走上规范化的发展道路。
二、我国档案管理现代化的现状
近年来，档案管理现代化建设取得了很大成绩，如适合于机关档案工作的文书工作―体化管理系统已大规模应用，各档案部门已基本实现计算机自动处理的环节，光盘技术在档案信息的存储和检索中进入了实质性的应用阶段，档案计算机管理正逐步走向网络化等。
虽然我国档案管理现代化建设已经得到了很大的发展，但此项工作毕竟是一项较大的系统工程，其发展过程中仍存在着这样那样的问题，如不及时采取措施妥善解决，将制约档案管理现代化的发展进程。
三、我国档案管理现代化建设中存在的问题
1、档案管理现代化意识不强。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化的首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。多年来，档案管理现代化是人们探讨的热门话题，但由于档案意识薄弱，对档案管理现代化的认识不够，大多数单位也仅仅是把它停留在话题上。由此出现了领导不重视，资金投入不足，设备陈旧落后，对档案管理现代化进程中出现的新情况、新问题（如电子文件的管理与利用）缺乏深入研究和具体的解决方法等若干问题，严重影响了档案管理的现代化进程。
2、档案工作人员业务素质亟待提高。人才现代化是档案管理现代化的前提。当前，档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即计算机档案管理。电子计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。这就要求档案工作者不仅需要具备图书、情报、档案学的专业知识，还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力等。从目前人员现状来看，许多机关、企业、事业单位的档案管理人员知识结构还远远达不到这些要求，这将成为制约档案信息化建设的瓶颈问题。所以，加快培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才就成为了当务之急。
3、对档案管理现代化缺乏统筹规划和强有力的指导。从总体上看，各级档案馆、各企事业单位、各系统的档案管理现代化工作仍处在“各自为战”的状态，没有统一的标准、规范，目标不明确，步骤不清楚，重点解决的问题不突出，由此造成购置设备型号不一，功能各异，技术设备不配套，系统操作平台不一，为档案管理现代化的统一、规范带来极大的障碍。
4、技术设备问题。由于经济条件的限制，部分档案部门不能在现代化建档案管理现代化方面投入足够的资金，使得自身的现代化技术装备较差。而且绝大多数单位档案室的计算机，仅用于档案的检索，检索的卷数却仅占档案室档案总数的30%左右，且主要集中在文书档案，其他各门类的档案，如会计档案、科技档案等仍为手工检索。
四、解决措施
针对目前档案管理现代化过程中存在的问题，笔者提出以下解决措施
1、更新观念，增强档案管理现代化意识。在实现档案管理现代化的过程中，首先是提高领导干部的认识，他们握着地区或单位档案工作现代化管理的命运与前途。其次档案工作人员也要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，克服对档案管理现代化的片面认识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，进而有计划、有步骤积极而稳妥地开展档案现代化建设。
2、加强档案人员的培养，提高业务能力。要牢固树立人才资源是第一资源的思想，抓好档案人才的培养，不断提高档案人员的自身素质，以人才资源开发推动档案现代化的进程。首先要提高档案工作人员的基础素质，树立标准意识，因为档案人员的标准意识如何，决定了档案基础业务工作的质量。其次加强对信息技术应用能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识等，从理论和实践上认真解决档案专业与各种现代化管理专业相结合的问题，提高档案工作人员的业务素质，以满足档案信息化发展的需要。
3、加强组织领导，促进交流、合作。档案管理现代化建设是一项系统工程，绝不能各自为政，必须加强组织领导，搞好宏观管理。档案行政管理部门要统筹规划，加强协调，把档案管理现代化建设列入国民经济和社会发展计划，保证档案管理现代化建设的资金投入，制定统一的现代化管理标准，在设备购置、数据库建设、应用软件推广、人员培训等方面统一布置；规划好档案馆、机关档案室、科技事业单位档案和企业档案馆（室）的现代化管理工作。需要注意的是档案管理现代化是一个循序渐进的过程，各级档案部门条件差异较大。因此，档案管理现代化建设不能一哄而起，要有计划、有步骤地根据本系统、本地区的实际情况，先试点，后铺开，坚持从点到面的方针，推进档案管理现代化建设有条不紊地发展。_
交流、合作，则是实现档案管理现代化的纽带和桥梁。档案工作在国内地区间、省际间的发展存在着差异，我国与世界上发达国家的档案工作也存在着一定的差距。这就需要及时地进行科学的交流、学习与合作。认真对照、分析、研究，取长补短，加速实现档案管理现代化的步伐。
4、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。这是实现档案管理现代化的物质基础和保障。要及时配备档案管理现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济效益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。
5、采用现代化管理。这是实现档案管理现代化的主要途径和必经之路。档案管理包括宏观管理和微观管理，前者是指制订档案工作发展目标，以及为实现这一目标进行计划、组织、协调、控制等一系列活动，后者是运用先进的科学方法，做好档案的收集、整理、保护、鉴定及开发利用。档案部门及档案工作者应遵循档案工作的发展规律，采用科学的管理方法，最大限度地发挥人、物、财的效用，把档案馆建成一流的党和国家管理的档案基地和提供优质服务的信息中心。
总之，档案管理现代化是一项复杂的系统工程，要充分调动各方面的积极性，相互配合，共同努力，使档案工作形成一个科学、完整、合理的现代化管理体系，真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平。
参考文献：
1、傅荣校 《档案管理现代化：档案管理中技术革命进程的动态审视》 浙江大学出版社 2002年版
2、薛四新、彭荣、陈永生主编《档案信息化应用系统建设》 机械工业出版社2006年版
3、宋宝英 《档案管理现代化的几点思考》 《世纪桥》 2009.2
4、韩先美 韩 波 《档案管理现代化建设中存在的问题及对策》 《山东档案》
关键词：信息化档案建设 概念 重要性 建设过程 现在 办法
引言：在进入人类信息化的社会以后，档案管理对人们认识和了解客观世界，对传承古老的人类文明，对发展经济和创新科技，具有着不可替代的作用与价值。因此，加快档案管理工作融入信息化社会的步伐，把档案管理信息化纳入人类社会信息化的总格局中，大力推动档案管理信息化建设，是档案管理部门的重要任务和战略之举。
一、档案管理信息化建设的概念
所谓档案管理信息化，是指档案管理从面向纸质档案实体保管的模式，向数字化信息存储模式过渡和转变的过程。主要形式要实现档案信息的数字信息化和网络化；要实现信息化档案的收发、存储和查询的一体化模式；要实现档案信息的高度共享，而这必将是档案管理模式的新革命。在管理档案中全面应用现代信息化技术，对档案原有信息类资源进行处理、计算、转化和存储管理并为档案信息的查询和使用提供信息化的服务，加快实现档案管理信息化、现代化的进程。档案管理信息化的过程会是一个长期快速的发展过程，在这一过程中，要不断地更新现代信息技术、信息设备，充分运用科学的现代化技术手段，极大地提高档案的管理、利用的现代信息化水平。
二、档案管理信息化建设的必要性
在电子信息化技术高度发达的今天，发展和建设档案管理的信息化已然成为一条迫切且必然的选择之路，办公自动化和办公的无纸化等事物的发展和出现，使档案的产生方式发生了巨大的变化，例如我们的办公OA系统已将文件的起草、签发、传递、归档等运作流程在计算机终端和网络通讯线路中进行，这样迫使档案必须以计算机别的语言为主要存在形态，以计算机的计算为处理手段，以网络的传输为传递方式，以存储器的识别为储存方式。电子信息化的档案与传统的手工纸质档案的建立、储存和查询方式具有很大的差异。这种差异预示着档案管理工作者会面对更多的计算机读取、传递、存储的电子档案。档案信息的内容，会更直接、准确无误的被查询到。档案管理的信息化为档案管理部门大量节省存储空间，更环保，检索更加方便快捷，且准确性大大提高，不但节省了大量的人工查询时间和实体档案的存储物质和空间，对环境保护也起到了一定的积极作用。由此看来，对于任何一个单位来说能够提供有价值的系统性、真实性电子档案信息，就标志着这个单位已迈入了档案管理信息化的新领域。
三、档案管理信息化建设的建设过程
档案管理信息化建设包括基础设备的建设、档案信息资源的建设、规范制度的建设、应用系统的建设和管理人才的建设等方面。
（一）基础设施备的建设：主要包括服务器、终端计算机、网络交换机、介质储存器、操作系统及应用软件等，其中是以终端计算机和网络为核心，以服务器、介质存储器为存储手段，以网络交换机等作为传递信息和查阅信息的纽带。
（二）档案信息资源的建设：一是原有档案的数字信息化；二是收集和接收各种形式的电子档案后集成整合到统一的档案管理数据库应用系统中，从而建立生成更丰富更强大的电子档案信息。
（三）规范制度的建设：能够保障档案管理信息化标准化、规范化、有序健康的发展。
（四）应用系统的建设：能够为档案管理信息提供建立、发展的平台。
（五）管理人才的建设：能够为档案管理信息化提供技术支持。
四、档案管理信息化建设的现状和解决办法
（一）档案管理信息化的现状：1、电子化档案管理标准不够规范、制度不够完善；2、电子化档案管理还不能够完全的与电子政务对接，融入度较低；3、档案电子信息资源共享不全面，缺乏通用性。由于原有的管理体制的问题，档案管理存在横向沟通不畅，规范制度不能统一，从而造成档案信息的共享和交流的难度增大。4、对档案管理的重要性认识不够，使档案信息化缺乏良好的信息化建设的推动力和发展环境。5、无法建立统一标准的规范制度，造成档案管理信息化发展的脚步缓慢甚至停滞。6、从事档案管理人员的知识结构存在“老化”、“过时”的现象，没有先进的信息化管理知识和意识。7、软件应用系统的建设和应用技术的开发相对较薄弱，原有的工作基础无法适应新时代信息化的要求。8、数据保护意识不够，存在信息丢失的风险。
（二）解决办法：1、利用现代的管理手段和先进的信息技术，加强档案管理信息化建设，要加强组织和领导，提高专业认识，加大资金投入，增配软、硬件设备，引进和培养先进的信息化建设人才和技术手段。2、提高对创新人才的培养的意识，提高档案管理人员的知识结构。建立一支具有合理分工、科学结构、素质强硬的档案管理队伍。3、建立健全规范的档案管理制度。4、解决好电子档案的安全保存问题。
档案管理的信息化建设给予新时期档案管理工作崭新的形式与内容，为档案管理工作带来了新的发展机遇和挑战。档案管理的信息化建设是一项长期而又艰巨的任务，不可能一步到位，所以要逐步实施，抓住重点，讲求时效，不断持续发展和进步。
参考文献：
1.档案管理学陈智为中国人民大学出版社
2.档案管理学原理王向明上海大学出版社
3.档案学研究进展王新才武汉大学出版社
4.《电子文件风险管理》冯惠玲等著中国人民大学出版社
