发布时间：2023-06-18 10:42:50
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案管理的基本要求样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
身份证明主要包括居民身份证和暂住证，要求必须是有效证件，不能超出法定有效期。复印件必须清晰，不能模糊不清，如果原件复印不清楚，可放大一倍，但不允许画描或涂改。3.身体条件证明。必须是县级或者是部队团级以上医疗机构出具的有关身体条件证明，查体表上个人信息栏目要填写完整，并且有本人、医师签字，体检专用章必须压盖照片。4.培训记录。驾驶培训记录上必须记载参加培训的科目和学时，并且有学员和教练员签名、培训机构扣章。一般理论培训不少于7天，术科培训不少于20天。其他材料。主要包括：《拖拉机（联合收割机）驾驶技能准考证明》、《拖拉机（联合收割机）驾驶人考试成绩表》、《拖拉机（联合收割机）驾驶证业务流程记录单》。这些材料由规定的岗位按照业务流程遵循“谁办理、谁签章、谁承担责任”的原则完成填写、签章（包括办理日期）。（四）业务领导岗审核。各岗位收集填写的材料最后汇集到领导岗，经业务领导审核签章后转到制证岗，核发农业机械驾驶证。领导岗审核的主要内容：1、驾驶证申请人提供的资料是否齐全、合法；2、办理程序是否符合规定；3、填写的格式、内容、签章是否完整等。
档案的整理
档案管理岗应当将以下材料存入档案：1《.拖拉机（联合收割机）驾驶证申请表》2.申请人身份证明复印件3.身体条件证明4.考试成绩表5.准考证明6《.拖拉机（联合收割机）驾驶证业务流程记录单》7.驾驶培训记录8.理论考试试卷编目装订。档案管理岗将农业机械驾驶员档案办理接收手续后，逐档填写《拖拉机（联合收割机）驾驶证档案材料目录》，并进行装订成册。装订时，按照以上所列顺序排列装订，通常采取左侧装订的方式进行装订。填写档案袋。拖拉机联合收割机牌证档案、拖拉机联合收割机驾驶员档案通常采用“一机一档、一人一档、分别保管”。因此每辆车、每个人都必须填写档案袋。档案袋上必须填写完全，不应该存有漏项。驾驶员档案必须填写：档案编号、驾驶证号、驾驶员姓名及家庭住址。为了方便查找档案，档案封口处在同一方向应当标注档案编号。（四）档案上架。上架是档案整理的最后一道工序。档案室保管档案一般按照分类进行整理和保管的，因此在档案存放时，首先应按档案分类来进行，即同类型档案放在一起。当确定了档案的排列顺序后，就可以安排上架。上架的次序应根据档案架（柜）的编号依次进行。档案的存放方式一般有两种：竖放或平放。拖拉机联合收割机牌证档案、拖拉机联合收割机驾驶员档案通常采取横着竖放，开口朝外，并且从左往右、从上往下排列。
关键词：企业档案；信息化；管理
一、落实企业档案信息化管理的必要性
（一）档案信息化管理是企业发展的必然需求
科学技术的飞速发展给信息资源网络化带来了新的契机和挑战。信息资源突破了过去传统意义上的数量较少和内容单一的问题，已发展为信息存储量大、内容涵盖面广的基本现状。这样引起更多的企业对于信息资源的依赖性也越来越高，从单纯的查找、存档和备案等，已转化为对信息化资源的全方面的综合需求。要想实现信息资源的时效性和准确性为企业发展服务，势必需要采取信息网络化、资源共享等现代化管理手段。因此，传统的档案管理已根本不能满足于企业发展的需求，档案信息化管理势必成为企业发展的必然需求。
（二）档案信息化管理是企业日常管理模式的重要手段
由于受传统管理模式的限制，档案管理难以突破工作环节以及工作步骤的束缚，使档案管理单纯地停留在以业务活动为主的固化式工作流程，导致企业档案管理的工作水平和工作效率低下。而实现档案信息化管理的深化和创新，以信息化管理系统为依托，加快文档一体化的进程，能极大地提高企业档案管理的工作效率。在档案信息化管理系统中，业务流程是其中不可分割的组成部分，文件是信息化系统运作中重要的信息基础，应将两个流程系统有机地融于一起，也就是在文件信息中将业务信息得以体现，亦或将业务信息直接嵌入文件信息中，最终达到企业档案信息化管理的有效实现。
二、目前企业档案信息化管理的基本问题
（一）传统观念使企业档案信息化管理的开展受到局限
基于传统档案管理观念的束缚，使企业对于档案信息化管理缺乏足够的重视，仍存在一些认识误区，认为可以短期内比较显性地实现预期效益。在过去传统管理观念的指引下，对于企业档案信息化的管理，重产出轻投入，由于对企业档案信息化管理缺乏一定的科学认知，而和现代企业管理理念严重脱离，导致企业档案信息化管理处于岌岌可危的发展境地。
（二）信息化管理软件已不能满足档案信息化管理的要求
企业信息化管理软件仍不能完全满足于各种性质、职能不同的企业档案信息化管理的基本要求，目前还未开发和应用完全适用于各企业发展的文档一体化管理系统软件。在实际的档案信息化管理中，由于各企业独立开发的软件系统具有不规范的数据接口，不能实现共用和互用，使文件和档案管理的信息化资源在不同阶段得不到互换和共享，严重影响了信息资源成果全方位的互通。
（三）基础工作缺乏规范性，制约了档案信息化进程
档案信息化管理涵盖了档案工作的各方面和各环节，其中主要是档案标准的建立和实施，以及业务流程的规范化管理。目前在企业档案信息化管理工作中，仍存在档案标准和规范相对滞后的现象，档案信息化系统严重脱离于网络化建设的形式，使信息化资源达不到层次的统一、规范，导致服务性和共享性较差，尤其是各种类型的档案细则缺乏足够的相容性，严重制约了企业档案信息化进程。
（四）企业档案信息化管理与企业体制改革、创新缺乏协调性
很多企业的档案信息化管理是在传统的管理体制下运作的，由于企业人事管理部门缺乏先进的档案信息化管理观念，尤其是缺乏与企业体制改革、创新协调一致的思想意识，使档案信息化管理不能与体制改革、创新保持同步，严重影响了企业档案信息化管理对于提升企业综合竞争力的基础性作用的发挥。
（五）企业缺乏档案信息化管理的长远规划
企业档案信息化管理的长远规划是企业为实现企业信息化管理的目标而做出的战略性规划方针和政策，由于目前很多企业的信息化规划方案都停留于技术规划的角度，没有与企业核心竞争战略做到切实有效地结合，使企业的档案信息化管理缺乏明确的目标和方向。
三、强化企业档案信息化管理的具体措施
（一）摒弃传统观念，追求档案工作的创新
档案工作的创新就是突破传统观念的束缚，开拓适合时代要求的信息化管理工作的新局面。一般来讲，主要包含理论的创新和实践的创新，以理论创新为指导，加强和实践创新有机的结合，最终促进档案信息化管理工作的顺利开展。实现档案工作的创新，应遵循档案工作发展的客观规律，认真分析档案工作的发展目标和方向，严格遵守国家对于档案工作制定的规程和规范，不能和企业的实际发展情况产生严重的偏离。创新需要企业进行反复的研究和验证，创新成果必须经得起实践的切实检验，确保符合企业自身档案信息化管理的基本要求。
（二）建立和健全档案信息化管理制度
企业档案信息化主要是通过技术、制度和管理等各方面的创新，并建立科学合理的现代化企业管理模式。企业档案管理要充分利用档案信息化的新思路和新模式，采用先进的技术措施和手段，积极实现企业档案信息化制度的管理和创新。建立和健全符合现代化企业发展需要的档案信息化管理制度，确保企业档案工作在竞争激烈的市场环境下得以健康有序的发展。第一，建立企业文件材料管理制度，完善文件的电子化归档方法，使企业在信息化发展过程中形成具有较强保存价值的电子文件信息资料。第二，扩展企业档案信息化管理的收集范围，依据企业发展要求及时调整档案信息的接收范围，尤其要确保对于企业可持续发展具有潜在价值的文件资料的收集工作。第三，建立和健全数字化信息档案管理制度，严格电子档案信息的数据安全和存储安全的相关规定。将企业档案工作和信息化管理进行全方位的衔接，加强对各种类型文件信息资料的有效监控，以确保电子文件和纸质文件的一致性。
（三）建立符合信息化要求的档案管理系统
随着信息化技术的高速发展，目前很多高科技的手段已被广泛应用于企业档案信息化管理中。企业档案信息化管理应迎合时展的需求，在企业档案管理中将现代高科技手段得以科学的应用。第一，计算机系统的应用。充分利用档案管理的硬件和软件系统，比如，档案馆管理系统和小型档案室管理系统等，以确保信息资源整理和归档的实现。第二，缩微技术的应用。通过各种现代化高科技手段，对具有潜在价值的文件档案资料，进行微缩处理和编辑。能有效节约人力和储存空间，且能确保长期保存。第三，光盘存储技术的应用。基于光盘本身存储量大和信息处理便捷的特点，完全适用于档案信息的检、参考和查询等各种综合服务。第四，现代网络、通讯和视听技术的应用。充分利用现代网络化技术，各种通讯技术，广播、电视等视听技术，通过多种渠道将档案信息资源得以，以实现使用者在不同地域达到资源共享的目的。
（四）加强企业档案信息化管理人才队伍的建设
档案管理人员素质的高低直接关系到档案信息化进程的发展。档案管理人员应具备严谨的工作态度、完善的档案管理知识以及先进的管理技术，这是对于档案管理人员的基本要求。定期或不定期地组织学习和技术培训以及企业间进行经验交流等手段，加强业务知识和技术方法的改进，这样才能做好档案信息化管理工作，以避免出现失误而引起档案删除或丢失的现象。应加强理论和实践有机地结合，档案管理人员需要具备丰富的理论知识，还要将理论知识付诸于实践中的得以实施，不断积累综合的实践技能。理论与实践有机结合的培训方式是提高人员素质的一个重要手段。另外，加强信息化管理的培训，并严格档案管理系统的熟练使用，以确保档案信息化管理健康、平稳的运行。
（五）档案信息进行网上开发，并确保档案信息网络的安全防护
配置现代化的各种办公设备，积极开发和应用符合行业性质特征的档案管理软件，并实现档案信息的网络化建设，通过网络实现全方位的信息资源共享。进行档案信息化管理工作，将各种类型文件、档案资料等以文字、数据和图表等载体形式传输入网，并制定访问和检索的权限，以及文件浏览和借阅利用等功能，让各级领导以及广大员工都能通过网络获取参考信息，也能进行各类载体文件的归档，构建信息网络化高速运作系统。另外，企业档案信息化管理网络化系统仅供内部人员被授予权限的情况下使用，建网时应设置安全防护机制，以确保网络的安全稳定。积极建立档案信息网络化的安全管理制度，将档案信息网络设置防火墙，安装防病毒软件等，并对主机采取高科技的防护措施。同时，应实现级别控制，将用户访问权限进行级别确认设置，依据级别的不同规范档案信息查阅的具体规定范围，以防止未授权者的违规违章操作。
四、结语
总而言之，企业档案信息化管理是档案管理工作上的重大突破和技术创新，给档案管理工作带来了新的契机和挑战，并产生了积极深远的影响。作为企业档案管理工作者，应加强思想和行动上有效的配合，积极采取各种先进技术和手段加强企业档案资源信息化管理的改进和创新，不断推进档案信息化管理工作健康、持续发展。随着科技的发展和时代的进步，在实现资源共享的同时，一定要加强信息资源的安全保密性。我们要切实保证理论知识和实践有效地结合，迎合现代化信息化发展的要求，将档案管理工作做的更加完善和具体，以期为企业的健康、高效发展提供快捷的服务。
参考文献：
[1] 刘春波, 孙颖. 省管企业档案管理的问题与对策[J]. 黑龙江档案, 2008,(05).
[2] 李燕芬. 浅析企业档案信息化建设存在问题及对策[J]. 中小企业管理与科技(上旬刊), 2010,(04).
[3] 李连恒,王旭. 对中小企业信用信息档案化管理的思考[J]. 中国档案, 2011,(08).
[4] 张艳玲. 关于物业供热企业档案信息化管理问题的思考[J]. 黑龙江档案, 2011,(01).
一、存在的问题
1.缺乏足够的档案意识
在高校实验室建设阶段，我们大部分关注的是实验教学、实验室规划以及仪器采购等，对于档案管理还缺乏足够的认知。由于疏于对档案管理工作的重视，造成实验室档案配置的人员工作积极性的缺失，也给基础设施的建设带来了一定的阻碍，档案的接收面临着一定的困难，给具体的归档工作带来了不便。同时高校实验室未能科学合理地对档案进行分类，导致档案的利用率极低，最后导致档案工作的进度变得十分迟缓。
2.急需提高档案管理员的业务素质
出于完善高校实验室档案管理工作的目的，首先要确定的是工作人员的业务素质要足够高，具备最基本的从业能力，掌握一定的档案管理理论知识。同时基本的计算机与外语能力也是必不可少的，部分进口的设施需要借助这些工具才能得到很好的应用，我们对工作人员最基本的要求就是读懂操作说明书，然后能够按照要求操作仪器。随着高校实验室的信息化建设，实验室档案的管理越来越趋向于电子化了，所以档案管理员们还应该掌握基本的办公软件以及互联网的使用能力，可以独立自主地分析处理多媒体数据，学会用信息化管理的模式来进行档案管理工作。
3.过于分散的存储档案
从设备的论证、立项以及验收的各个环节，各部分的负责人也许存在一定的调动情况，这给档案管理工作的协调组织带来了一定的困难。有些时候我们也许要花费很长时间才可以完成资料的收集工作，而且这也有可能给实验教学大纲以及实验指导书的修订环节造成不利的影响，最后反而得到不够完善的档案资料。
4.档案信息服务方式过于单一
现在，实验室档案通常存在查询、复印以及借阅三种服务方式，缺乏档案编研这一关键的组成部分，所以不能进行有效的档案交接工作。尽管实验室还存储着很多的电子版资料，然而假如不能进行开发利用，缺乏科学合理的档案资源系统，那么这种电子存储方式也就失去了其存在的价值。
二、解决问题的手段
1.增强岗位责任感
实验室建设、管理以及运行过程中会直接产生实验室档案，实验室档案可以准确地记录实验室发展的各个组成环节，具有毋庸置疑的举证作用；通过信息载体的方式，结合实验室建设阶段的成果，能够给未来解决这类问题提供重要的理论依据，方便科学地预测实验室的整体规划与发展方向。
2.提高职业素养
档案管理工作水平，是取决于档案管理员的工作能力与基本技能的，因此，有针对性地开展职业技能培训十分关键。实验室档案管理工作是一项复杂的工作，它涵盖了学科建设、采购器具、实验教学以及实验室发展规划等多个方面的内容，因此有关的从业人员应该在平时注重学习，让自己的理论知识和工作能力都得到显著的提升。与此同时，对于高校实验室档案管理人员来说，必要的信息开发以及文字写作能力也十分关键，这是对每个档案工作者的基本要求。
3.加强现代化建设
通过计算机技术来进行档案管理工作，确保档案管理的规范化，这是我们通过计算机开展档案管理工作最基本的要求，如此一来，高校实验室档案管理的基本需求就得到了极大的满足。随着电子档案的趋势越来越明显，档案管理工作更是走向了智能化与科学管理化，这是未来的一个大趋势。所以，我们不仅要保留过去的存储方式，还应该将电子档案与纸质档案紧密结合起来，改进档案的管理方式，促进信息采集、传输以及服务效率的不断提升，扩大信息量，扩展服务领域。
4.进行开发利用
?_发利用高校实验室的档案，不仅可以显示档案的使用价值，而且可以让档案管理工作更加规范。在高校教师以及学生的反馈意见的基础上，结合档案管理人员的工作经验，切实完成实验室档案的查阅服务、借出服务、复印供应服务、咨询服务、信息交流以及数字化网络服务，提升档案管理水平。
关键词：医院 档案管理 问题与对策
一、医院档案管理的重要性
在医院的日常管理工作中，档案管理作为一项主要的工作内容，通过医院的档案管理工作，能够更好的实现医院管理的科学化水平，对于提升医院的社会服务水平有着重要的意义。同时医院的档案管理工作有利于更好的处理医生与患者之间的各种关系。因此，提升医院的档案管理水平，对于医院日常工作的开展、提升患者与医生的关系，发挥着重要的作用。
医院的档案建设与管理是在逐渐发展的过程中形成的。医院的档案作为医院的财富之一，加大档案管理工作的力度，对医院的业务分析、经验总结等关系巨大。同时，档案作为医院就诊患者的文字记录，关系到患者的健康与医学的发展。并且医院的档案管理工作水平是衡量一个医院整体管理质量的指标。所以加大对医院的档案管理，是医院更好的发挥其功能的基本要求。以前传统的档案管理模式已经不能够满足医院现代化管理的要求。因此，在医院档案管理工作中，适应时展的要求，需要加大对医院档案管理工作的认识。在认真收集档案的基础上，保证档案的质量和管理水平，在提升医院档案管理的科学化、信息化水平的前提下，提升档案的利用与开发的水平，实现档案管理工作的现代化。
二、医院档案管理存在的问题
1.房产权档案管理的抗风险能力需进一步提升
医院档案作为一项非常重要的材料，当前在我国的医院档案管理的过程中，其抗风险能力尚不能全面的应对各种风险。这主要是受经济等因素的影响。当前我国的医院管理部门虽然做好了一些基本的档案保护手段的应用，但是在遇到一些不可抗灾害的时候，医院权档案的保护抗风险能力不足，就即刻的凸显出来。例如：各种原因的火灾、地震等引起的档案破坏问题，严重的影响了医院档案管理的安全性。
2.医院档案具有明显的时代特征
因为我国医院的档案跨时间度非常大，这就使得在不同的时期，医院档案的管理模式、管理方法等存在着差异。在经济与社会快速的发展背景下，新时期的医院档案管理方法等出现了明显的变化，医院权档案的数字化、信息化等时代烙印突出。但是，在医院档案管理的过程中，由于管理人员的专业能力参差不齐等因素。使得管理的过程中，不能够及时的发现问题、解决工作中存在的问题、医院档案管理不规范等等，都会影响医院档案管理的效果。
3.医院档案形式有待于进一步的丰富
在一个完整的医院档案里面，处理包含文字说明、图表等内容外，对于一些特殊的还要具备关于医院的照片、音视频等资料。但是在时代不断发展的过程中，这些资料已经不能够很好的满足社会管理与人们的需求，加之医院档案管理工作的特殊性，如果这些内容载体受到损坏，将会带来不可挽回的损失。因此，在医院管理的过程中，对于一些特殊的档案材料，一定要安排专人负责。而且要不断完善医院管理的制度，加大制度管理对医院档案管理的促进。
三、新时期医院管理质量的有效策略
1.提升医院档案管理的基础性工作质量
新时期医院档案管理的一个重要特征就是其数字化管理。因为医院档案管理作为一项专业性和技术性较强的工作，管理人员在工作的过程中，只有不断的提升医院的清理、鉴定与检查的质量，才能够保证医院档案资料的完整性和有效性。其次，所建构的医院档案材料要简洁清晰，及时的将医院档案中不清晰的内容加以去除。再次，要保证医院档案材料中内容的顺序与清晰度，保证数字化医院档案的质量。
2.做好医院档案的保存工作
数字化档案管理工作过程中，医院档案的安全性，是医院档案管理的一个底线。在数字化医院档案信息归纳的过程中，数字化档案的执行凭证、安全访问与管理过程、数字化档案的规范化等问题，需要通过针对性的措施，来提升医院档案管理的效果。在进行医院档案保存的时候，电子档案保存是一个方面，同时也要做好医院纸张档案保存工作。这样就会有效的提升医院档案管理工作的安全性。同时，在医院档案管理现代化工作中，一方面要通过逐步的构建医院档案信息管理平台，给业主提供平台的便捷效果。其次，在医院档案管理的过程中，要加大信息安全的建设力度，提升档案管理的专业化与质量。
3.加强我国医院档案管理法律制度的建设
当前在医院档案管理信息开放程度较低的背景下，我国需要通过及时的立法、加大对医院市场信息判断等管理方法，对当前我国的医院档案管理、档案材料使用、医院档案核对等措施，逐步的予以完善，并建立健全医院档案的各项管理制度。通过不断优化我国医院的市场供求状况，来提升对医院市场的调控与管理，这样的大环境创造，将能够利于医院档案管理效果的不断提升。由于医院档案管理制度的内容涉及的面非常的广，例如医院档案的构建、归档、使用、保护等制度，都是制度制定的基本内容。同时因为医院档案工作的复杂性与分散性，需要专门的档案管理人员，以高水平、专业的档案管理工作方法，来提升医院档案管理工作的质量。因此，应该建立符合医院实际情况的档案管理制度，并在工作中严格工作人员的随意性，应该不断的加以完善各个科室的工作制度。完善档案管理的制度。其中，建立和健全档案收集制度尤为重要。
4.提升医院档案管理队伍的整体素质
随着社会发展对医院档案管理质量要求越来越高，在数字化与信息化的背景下，提升医院档案管理人员的综合业务能力，需要通过在职培训、人才招聘等过程中，实现对医院档案管理人员的专业水平与责任意识的双向提升。以此来构建一支能力突出、业务熟练、责任心强等医院管理人才队伍。同时，在医院档案管理工作的过程中，要注重吸收与应用新的档案管理方法与档案管理基础，进而不断提升医院档案管理的水平，更好的实现医院档案管理为社会服务的目标。从医院工作的系统角度分析，当前医院的临床医技各科室、医院行政管理及后勤等各部门、医院各级领导、各科室干部和医护技术人员，都多多少少的会产生一些文件材料档案，材料形成的这种分散性会对医院的档案收集工作产生一定的。在这种情况下，需要构建有效的档案管理与收集制度，提升全院职工的档案工作系统性。为保证医院档案管理的有效性，促进医院档案管理工作的高效开展，创造良好的基础条件。
参考文献：
进入到二十一世纪以来，各地社区档案部门根据国家档案局关于社区档案管理工作的总体要求与部署，根据实际情况采取措施，并通过整合社区档案资料及对社区建档等各种方式，主动积极的进行社区档案管理工作，取得了较大的成绩。但是因为受到许多相关体制、实际条件以及传统观念的约束，社区档案管理工作或多或少的存在着一些问题及相对薄弱的地方。首先是思想上认知不够，对社区档案管理的重视程度不足。许多社区根本没有将社区档案管理工作纳入日常议事日程，在实际工作的安排上，过于偏重处理繁杂事情及完成上级布置的任务，往往忽略了收集整理档案资料的相关实物及图像以及积累档案管理的资源；其次基础设施落后，档案散失严重。由于社区办公经费紧张，基础条件不到位，缺乏专人统一管理，档案资料分散保存问题突出，造成档案材料散失甚至损坏；最后是档案业务不熟，管理缺失。由于社区整体工作起步迟，工作人员由街乡基层单位选派，多为新手，业务能力参差不齐，特别是对档案基础知识和基本要求了解不够，对档案资料的收集、整理、分类、归档不甚规范，许多有价值的文件材料不能及时归档，档案收交、查阅、利用等管理制度不健全，缺乏约束力。
二、社区档案管理规范化措施
（一）强化宣传，加强档案意识
社区档案管理工作关系到社区居民委员会的种种工作的开展，仅仅依靠档案部门来工作是不够的，必须应用多种多样的方式，积极组织社区居民委员会工作人员学习与宣传《中华人民共和国档案法》，加强社区居民委员会工作人员的档案观念，将社区档案管理工作与领导责任挂钩，以此来保证社区档案的完整。
（二）健全档案管理，建设合理的社区档案管理制度
根据社区档案管理工作的需求，制定并健全社区档案管理的相关制度，促进社区档案管理工作纳入法制轨道。加强对档案管理办公用品的投资，完善社区档案管理条例，要将制约社区档案管理工作发展的因素一一解决。
（三）加大对档案人员的业务培训与指导工作
积极组织各个社区档案部门的工作人员参与关于档案的培训，让其了解档案整理与立卷等规范的工作形式，同时还需要对社区工作相关知识有一定的了解。社区档案管理工作人员只有熟练掌握社区档案工作的详细步骤以及了解社区工作的相关职能与性质，才可以在日常工作中做好社区档案管理工作。
（四）加大档案管理的信息化建设
社区档案管理工作要提升档案管理人员的综合素养，就必须加大档案管理信息化建设的步伐。当今世界计算机和网络信息技术的迅猛发展，国内计算机档案管理的网络程度也在持续强化。而档案人员必须要通过现代化的先进技术以及先进的管理观念来强化社区档案管理工作，并改善档案管理中存在的那些不合理的手段和方式。要落实好电子企业档案的网络安全工作，针对一些十分重要的档案文件，需要应用非常严格的保密方式，实施重点保护。另外，要尽量保障一些关系到商业机密及知识产权的档案文件的完整。与此同时，社区档案部门的工作人员要积极学习，拓宽知识面，掌握工作所相关的知识以及行业的现状与未来，提升自己的综合素质，应用现代化的科学装备与技术，应用先进的管理方法进行指导及改善档案工作，这样才能做好社区档案的管理工作。
（五）明确社区档案管理工作的职责，加大监督力度
一、中学教学档案管理的基本任务
（一）贯彻落实档案工作的有关政策法规，遵守档案管理工作规范，认真执行学校档案管理工作的相关规定；（二）在学校综合档案室的指导下，及时收集工作范围内有价值的教学档案，按要求进行整理、分类和统计，做好教学档案资料的立卷、归档；（三）按时上交综合档案室收存保管的档案资料；（四）按规定妥善保管留存的档案资料；（五）在规定的范围内开展教学档案资料的开放和利用工作；（六）积极参加各类档案人员业务培训，不断提高业务能力和管理水平。
二、中学教学档案管理的基本要求
（一）学校教务处、教研处（室）以及各年级和各学科组要把档案工作纳入部门工作计划，做好档案管理的布置、检查、总结和验收、移交工作。要指定至少1名管理人员兼职档案管理，并将档案工作纳入管理人员的职责范围；（二）教学档案实行分类管理，编目装订，同时应充分使用现代化电子档案管理手段，并实行纸质和电子档案双份保管制，使教学档案绝对安全。凡具有保存价值的档案资料，均填写卷内目录和备考表后归档；（三）归档的文件材料必须真实准确、书绘工整、声相清晰。案卷标题要简明确切、文字工整清晰，材料字迹及装订等均符合归档要求。（四）建立教学档案查阅制度，充分发挥教学档案的凭证和参考作用，充分体现教学档案的评价作用和社会价值。同时，要保证档案资料的真实、完整、准确、系统，具有科学性和系统性；
三、中学教学档案管理的归档范围
中学教学档案可以简单分成教学管理和教学活动两大类进行立卷归档，在立卷时按同类别的时间先后顺序进行组卷，使其具有一定的内部逻辑联系，便于日后查找利用和管理。
（一）教学管理类，具体包括：
1、上级主管部门有关教学和教研工作的各类文件和学校关于教学和教研工作的汇报、请示和批复等。
2、学校有关教学和教研管理工作的规章制度、办法、规定及其它管理要求。
3、学校教务处有关教学工作的计划、总结、教学工作进度安排，教师听（备）课、教师调（停、代）课、“六认真”教学、“支教”的常规管理。
4、各学科组集体备课讲稿、优秀教学案例、各种教学讨论和反思、心得、各类听评课记录等；试卷分析及考试分析、总结。
5、录取学生榜示、分班名册，毕业生（结业生）名册、毕业证发放登记册、高考录取名册。学生学籍、学籍异动（休、复、退、转、升、留）管理，各级三好生、优干生名单，学生违纪通报处理情况等。
6、教研处（室）有关课程设置、教W用书、课改方案，课题立项、审批、中期检查、结题验收材料等研究情况和资料。教学常规、教学质量评估、教学督导等资料。
7、教师业务档案、师德专档和专（兼）职教师基本情况登记表。
（二）教学活动类，具体包括：
1、各年级半期、期末、模拟、会考、高（中）考成绩册，各类学科竞赛成绩、表彰奖励等。
2、教师教学竞赛、公开（示范）课教案资料与获奖情况统计，学生评教情况统计。
3、教学实验课活动，选修课活动安排和情况统计、教学反馈等。
4、教师专项培训活动，送教下乡、教学对点帮扶、支教等教学活动情况。
四、根据学校实际情况，按档号、分类和保管期限制作一张《中学教学档案管理明细表》（略）进行详细分类，立卷建档管理，这样就一目了然。有了这样一张详细的中学教学档案管理表，再注意日常留心收集相关资料，并及时分类和归档，就会使后面的保管和利用更加得心应手。
1.现代信息技术普及应用的推动因素。现代信息技术是指完成信息获取、加工、传输与利用等技术的总称。其主旨在于对各种类型的信息进行收集、处理、存储、检索、传递、分析与显示，是信息社会背景下科技进步的直接体现。伴随着经济社会的快速发展，现代信息技术的普及应用已成为实施人力资源档案信息化建设的重要推动力量。人力资源档案作为“档案大家族”的特殊成员，具有自身的鲜明特点：在来源主体与形成渠道方面，突破了传统人事档案管理的固有模式：人力资源档案的来源主体由机构与组织内部扩展到社会各个领域，导致人力资源档案形成范围更为广阔，不仅局限在企业单位，而且拓展到不同的社会机构与组织中；在载体形式与管理要求方面，人力资源档案的载体类型多样、体裁规制差异明显，导致对人力资源档案管理的要求更加复杂而具体。即不仅要继续坚持传统的人力资源档案实体管理方式，保障人力资源档案的原始凭证属性，而且要坚持在此基础上，更多地应用现代信息技术手段，不断地增加技术含量，在人力资源档案信息内容的序化类聚、检索服务、开发利用等方面实现变革，以最大限度地顺应现代信息社会发展的要求；在利用需求与检索手段方面，因人力资源档案信息的需求取向零散繁复、人员构成复杂多样、时空范围延宕不定，导致人力资源档案检索手段必须朝着集成化与复合化方向发展，建立内容蕴含丰富、传递途径多样、服务方式灵活的检索体系等。在这种情况下，如果继续沿用传统人事档案管理的模式，则难以达到服务人才培养选任、服务优秀人才脱颖而出，进而服务社会经济发展的基本要求。人力资源档案信息化的社会需求已经彰显出强烈的迫切性，而现代信息技术在档案管理活动中的普及应用，既可以提高人力资源档案管理的技术含量与服务手段，更为人力资源档案信息化提供了强劲推动力量。
2.人才培养选任机制转变的带动因素。当前，随着社会政治、经济体制改革的深入，加强对优秀专业人才的培养、积蓄、选任等已成为各类社会机构与组织履行职责、开展业务、完成任务的基础条件之一，导致加强人力资源管理、实施人力资源档案信息化建设成为一种必然趋势和普遍诉求。人力资源档案对于实现人才素质复合化、人才培养目标化、人才使用便捷化、人才管理协调化目标具有不容低估的信息支撑作用，对其缺乏正确认识和深入理解，极易陷入人才任用受到制约甚至人才被埋没的窘迫境地。因而，针对类型不同、特长各异的优秀专业人才所产生的信息实施有目的、有针对性地分类收集积累，形成反映人才成长的个人业绩、成果贡献、综合素质、业务能力等方面的档案材料，从而更好地为选拔、培养、任用专业人才创造条件已成为一种必然选择。人力资源档案信息化有助于实现对优质人力资源的占有与配置，有助于实现人才素质复合化、人才培养目标化、人才使用便捷化、人才管理协调化的人事管理目标。随着人力资源档案收集渠道的拓宽、归档范围的扩大，尤其是人力资源档案信息利用方式与要求的变化，使以往单纯依托“档案实体”利用而达到满足人力资源档案信息需求的传统手段，已难以适应当前社会条件下人才选拔、培养、任用机制变革的现实要求。因而，人才选拔、培养、任用机制的变革客观要求人力资源档案管理活动亦应随之发生变化：从收集积累到信息传递、内容范围到载体形式、保管手段到利用服务，人力资源档案管理的诸多业务环节，无一例外地应当建立与之相适应的新型运转模式———通过人力资源档案信息化的有效实施和不断深入，满足社会各类机构与组织对专业人才选拔、培养、任用的需要，促进人力资源档案的整体开发与优化配置，进而为形成优胜劣汰的人才选拔、培养、任用竞争机制提供便捷途径与信息支持，以增强各类专业人才的责任感、使命感、危机感，激发各类专业人才的积极性、主动性、创造性。
3.社会档案利用意识提高的驱动因素。社会档案意识是档案及其所载信息内容在社会公众思想意识中的直接反映。随着社会的发展与社会公众信息意识的觉醒，公开档案信息、实现档案信息资源“为民所用”已成为整个社会普遍认同的基本理念，标志着社会整体的档案利用意识得到了切实提高———同样也驱动和影响着人力资源档案信息化的实施历程。人力资源档案信息化具有鲜明的创新特点，必然对传统人事档案的管理方法、理念模式等形成巨大冲击。因此，要积极争取社会各方面的支持、要变被动为主动，破除传统人事档案管理理念、模式的桎梏，倡导建立新型人事档案管理体系，以人力资源档案信息化的实际举措达到满足社会档案利用意识，尤其是对人力资源信息利用意识提高的需要。人力资源档案信息化的建设目标之一在于：实现人力资源档案信息的共享，通过信息化平台及配套的网络体系，实现人力资源档案的物质载体与信息内容的“分离”，有助于满足社会各方面对人力资源档案信息的即时利用、专题利用等需求，实现不同社会组织、机构及个人均可依托网络环境，通过人力资源档案信息化平台得到不同程度的信息服务支持，方便快捷地获取所需人力资源档案信息的目的。
二、人力资源档案信息化的建设原则
1.“立足当前”与“着眼未来”兼顾的原则。人力资源档案信息化的阶段性目标是强化人力资源档案管理、实现人力资源档案价值、发挥人力资源档案作用，进而使人力资源档案管理由面向机构与组织人才选任的需求拓展到面向整个社会公共管理活动的需求。因而，实施人力资源档案信息化建设必须将“满足当前的机构需要”与“满足未来社会需要”结合为一体加以统筹考虑。人力资源档案所特有的作用功能，理应使其成为现代社会公共管理活动中不可缺少的信息载体和信任物品：既是人力资源档案自身特有属性的直接反映，也是加强人力资源档案管理、实施人力资源档案信息化建设的价值追求所在。伴随着社会的发展，传统“人事档案”面临着新问题———除因为必须依托档案实体而受到制约等组织内部层面的问题明显外，涉及整个社会外部层面的问题表现更为突出。如“死档弃档”问题加大了档案管理的业务投入成本“；人质档案”问题极大地限制了优秀人才在机构间的合理流动“；克隆档案”问题频频引发机构间的人事纠纷“;注水档案”问题则严重地透支了社会信用，甚至达到挑战“档案公信力”的程度。而造成上述问题的原因之一在于：传统人事档案过分关注政治控制与身份依附属性，片面强调其对机构与组织的服务功能，而忽视人事档案的信息记录与信用凭证属性，人为地制约其对整个社会的服务功能得到正确体现———暴露出传统人事档案管理的“短板”与“缺憾”！
2.“实体积累”与“信息集成”并重的原则。统筹兼顾、协调发展是档案工作一贯倡导的基本要求，人力资源档案信息化亦应始终遵循这一基本要求组织实施。因此，要尊重人力资源档案信息化的客观规律，正确处理好“实体积累”与“信息集成”之间的关系，为实施人力资源档案信息化建设提供科学保障。作为“真实记录”和“原生信息”，决定了档案必须是一种信息内容与物质载体融为统一整体的真实的、客观的物理存在。唯有如此，才能从根本上使档案所特有的“凭证价值”属性得到保障。因而，在人力资源档案信息化建设过程中，应当始终坚持“实体积累”与“信息集成”并重的原则，处理好两者之间的关系。既不能因开展了人力资源档案信息化建设而忽视人力资源档案实体的收集积累，也不可因片面强调实体积累而冲击人力资源档案信息化建设的有效实施———坚持“实体积累”与“信息集成”并重的原则，就是力图以“实体积累”来保障人力资源档案信息内容的“真”，维系信息内容的“依据与出处”；以“信息集成”来满足人力资源档案信息需求的“用”，实现不同利用群体之间“互通与共享”，构建人力资源档案的集成系统，从而将人力资源档案信息化的优势发挥到极致。
【关键词】企业；档案管理；计算机网络
计算机技术和通信技术的迅速发展及密切结合，产生了计算机网络。计算机网络被视为现代信息社会的重要标志。网络建立已成为国内外各行各业发展的一个热点，以往企业档案采用单机条目管理的模式已不能适应信息社会的需求，因而建立企业档案管理计算机网络，是摆在我们面前的一个重大而紧迫的课题。
1 企业档案管理计算机网络建立势在必行
1.1 档案单机条目管理，已难适应信息社会的要求
计算机应用于档案管理以来，虽时间不长，但发展很快。不但省、市档案馆采用计算机进行管理，而且许多企业也采用单机计算机进行档案管理，应用计算机进行档案管理已进入了广泛应用阶段，改变了长期以来人抄、翻本查阅的传统管理方式，给档案管理带来了生机和活力。当前，大多数企业，其应用规模是单机应用状态，其管理方式是条目管理，也就是说，将档案资料录入成条目信息后，输入和存入单台计算机，通过计算机代替人工查询检索、统计制表。单机条目管理，既不能输入和存储全文，也不能远程传送，已难适应信息社会网络化的需要。
1.2 档案资源建库建网，是档案现代化管理的必由之路
随着扫描技术、光盘技术和网络技术的发展，不仅可用键盘输入条目信息，还可用扫描仪扫描输入全文和图纸（比如清华紫光扫描仪C1880配以清华紫光文字识别软件。它能同时识别超大字符集和超多种汉字字体、并且将电子文档的错误率降低到万分之一以下的、能将复杂报纸杂志文档经版面分析、识别、理解，最后自动精确重构为原式原样的标准格式。）；不仅可储存文字，还可利用光盘和服务器存储图纸；不仅可建立局域网，还可联上互联网。因而建立企业档案光盘数据库、建立企业档案管理网络，已具备了成熟的条件。充分利用这种条件，不失时机地建库建网，使档案管理从传统管理的落后方式中解放出来，在单机条目管理的基础上大大推进一步，这是实现档案现代化管理的必由之路。
1.3 档案信息上网，是信息共享的有效途径
企业档案信息资源非常丰富，是科技进步和知识经济取之不尽的宝藏。以前档案资料多半只局限于本企业和本行业利用，没有充分发挥其作用。建网联网后，档案信息上网，在网上推介，在网上交流，可大范围内实现信息共享，这是档案提供利用最有效的途径。
2 企业档案计算机网络建立的基本构想
2.1 网络建立的基本目标
建立企业档案光盘数据库和档案局域网，将档案局域网联入企业信息管理网和国际互联网，实现档案资源信息共享。企业档案部门可参考这一近期的基本目标，制定切实可行的方案。技术、资金雄厚的企业可统一规划，一步到位；资金不足的企业可采取统一规划、分步实施的办法，不断扩大系统功能。
2.2 网络建立的基本要求
⑴硬件配置起点要高。针对计算机等设备更新换代快的特点，对硬件的选择要具有超前意识，在条件允许的情况下，尽量选择存储容量大、运算速度快的主机和性能先进的外部设备，以免网络建起来设备就需要更新。
⑵软件功能要强。档案计算机网络管理软件包括：系统软件和应用软件。系统软件普遍都是购买，应用软件既可自行开发，也可直接购买。自行开发难度大、周期长、效率低，最好是购买。由于目前商品软件五花八门、良莠兼有，因而在购置软件时应选择条件成熟、适用性强，扩展性好、功能齐全、安全可靠、标准化程度高、用户界面友好的软件。
⑶网络体系要合理。企业档案管理网络建设要符合企业信息管理的总体规划要求，要综合考虑企业的原有基础、当前需要和长远发展，要根据本企业实际状况来设计，使建立的网络体系高效合理。既要防止贪大求全，又要避免拼凑对付。
2.3 网络建立的基本构想
企业档案计算机网络应以服务器为中心，联接以下几个基本工作站和若干用户终端，组成局域网，进而联入外部网。这是企业档案管理计算机网络最基本的构架。
⑴文档工作站。对外来文件扫描输入、光盘和服务器存储、数据转换，可对库进行增删修改，具有自动设置各种表格、目录、封面、备考表功能，可按组合、模糊等条件进行查询浏览及打印输出。
⑵工程图纸工作站。对扫描输入的工程、设备图纸进行消蓝、去污处理，可对图纸进行矢量化，可对库进行增、删、剪裁等编辑修改，可按组合、模糊等条件进行查询浏览及打印输出。
⑶多媒体工作站。可将录像（音）磁带录入及照片扫描输入、光盘存储，可通过编辑、制作、输出图像、动画、配音和字幕。
⑷文献资料工作站。可将重要的科技图书、科技情报文献扫描输入、光盘存储、数据转换，可实现分类检索和模糊检索及打印输出。
3 企业档案计算机网络建立应注重的问题
（1）加强统筹规划，制定标准规范。鉴于我国档案现代化管理的落后状况，国家档案行政管理部门应组织权威性的专门机构来统筹规划档案网络建立，制订有关标准和规范，推广优秀软件和成功经验，防止各行其是，避免低水平重复开发。加强组织领导，促进交流协作，加快计算机网络建立步伐。
（2）注重标引著录，确保数据库质量。档案的标引著录工作量大，技术性强，标准化程度高。如果输入的数据不完全、不准确，将直接影响数据库和网络的质量，使数据难以共享。
（3）加强人才培训，提高队伍素质。档案计算机网络建设的成败，关键取决于人才。有高素质的人才，才能建立高水平的网络，因此，应注重档案人才的培训。一方面，要加强档案业务培训，提高专业知识水平，另一方面，要加强计算机网络知识的培训，不断掌握新知识、新技术，尽快造就一批既懂档案业务、又懂计算机技术的复合型人才，以适应档案计算机网络建设的需要。
