发布时间：2023-06-18 10:42:50
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的项目档案管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
（1）思想认识不到位。一是有些学校领导思想认识不到位，重视程度不够，长时间沉浸在新校区即将开工建设的喜悦中，从新校立项开始就没有对基建档案管理进行“提前介入”设计，根上带病；二是档案管理人员思想认识不到位，由于主观和客观原因，责任心不强，“做一天和尚撞一天钟”的消极工作心态普遍存在。这会直接导致学校的基建档案资料要么存在无人负责的混乱状况，要么因收集、整理不及时而造成档案残缺不全。
（2）人员配备不到位。由于新校建设大都是时间紧、任务重，同一时间内开工建设的单体建筑较多，大部分管理人员的时间和精力还没有转移到基建档案管理的制度化和规范化，基本没有配备专职档案员，档案管理意识较差，这都导致了基建档案难以形成有效的管理，在执行上存在“疲软”现象。
（3）规章制度不健全。新校建设之初各方管理人员往往比较重视工程进度和工程质量，而忽视对基建档案原始材料的收集整理，由于缺少相应的规章制度进行制约，基建档案管理从一开始就无章可循、无据可依，直到临近建设项目竣工交付时，才会发现基建档案零零碎碎，残缺不全，而此时收集起来难度加大，最终造成资料移交不全、归档内容质量不高。
（4）管理手段落后，主动提供服务的意识不强。档案管理工作最终目的是要为社会提供服务，新校基建档案也要为学校发展服务，为教育发展服务。由于档案管理人员流动性太强、缺少系统培训、更新知识较慢，导致新校基建档案管理手段没有适应现代化要求，档案管理还存在着传统的“为保管而保管、重保管轻利用”思想，主动参与开发利用档案的意识较弱。
2教育建设项目档案管理的对策与建议
（1）依法治档，用法治思维强化基本管理。法制国家必然要求社会各行各业都要依法行事。依法治档就是要求主体单位按照国家档案管理的有关法律法规对基建档案进行合法、科学的管理，新校区基建档案的管理要依法办事，都要严格依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》、《建设项目（工程）档案验收办法》等要求来进行，档案的收集、整理、归档、移交等各个环节都是有法必依，必须依法进行。
（2）科技兴档，用现代化手段提高信息化管理水平。实现学校基建档案的信息化管理，一是要做好基础数据建设，这是基本前提，二是要注重网络环境建设，实现上下一体化，三是要加强业务流程建设和档案目录数据库建设，在管理标准化、规范化基础上实现业务重组。这样可以通过建立电子档案数据库实行远程传输、查阅、保管和利用，提高基建档案管理效率。
（3）强化认识，树立科学化管理的正确方向。领导重视是搞好新校基建档案管理工作的关键。学校领导要有较强的档案意识，认识到新校建设档案对学校今后管理工作的深远影响，强化档案形成意识，建立责任追究制度，如有档案失真、散失、遗漏、损毁而严重影响基建档案质量的，要追究有关人员的责任。同时，档案管理工作要纳入学校整体管理制度，从制度上提升档案管理的重要性，解决档案不被重视管理的问题。
（4）提前介入，建章立制，专人负责，从体制机制上做到未雨绸缪。没有规矩，不成方圆。比如，某院校新建时，提前制定了诸如《学校基建档案收集整理移交流程》、《学校基建档案管理员岗位职责》、《学校基建档案责任追究制度》等10多个相关文件和办法，新校建成后共整理了2632卷档案，基本包括了建设项目前期、后期、结算等所有的过程资料。
（5）积极开发利用学校基建档案信息资源，为社会提供高效优质服务。“今世赖之以知古，后世赖之以知今”。基建档案的开发利用是新建学校档案管理的目的和归宿。随着学校不断发展，档案利用会越来越多，需要提供的信息量会越来越大，因此，我们要认真做好学校基建档案利用工作，积极开发档案信息，开展信息咨询活动，增强服务功能，满足不同的利用要求，从而达到实现档案价值的真正目的。
关键词：信息化环境；建设项目；档案管理；模式；思考
传统的建设项目档案管理都是人工操作，难免会出现重要数据信息丢失的问题，而且传统纸质档案比较占空间，在查阅相关档案信息的时候不太方便。随着科学技术水平的发展，建设项目档案管理也开始实行信息化建设，这样的模式有助于弥补传统档案管理存在的弊端，保证档案信息化管理水平提高。另外，建筑企业开展科学、合理的信息化档案管理模式，能够促使其实现可持续发展，提升建筑企业的经济效益。
一、档案信息化概述分析
档案是建筑单位在发展过程中各项活动的记录，代表建设企业的发展历程，集中反映建设项目在施工建设期间的各种决策。档案对建设项目的日后发展有着重要的推动作用，提升建设项目的经济利益和社会效益。所谓的档案信息化，指的是在档案管理过程中引进现代化信息技术对档案数据信息进行整理、归纳，从而提升档案管理的规范性。随着互联网信息技术的高速发展，科学、合理地实施档案管理信息化建设工作，帮助建筑企业获得长久发展，提升建筑企业的经济效益。建设项目档案信息化是指建设项目利用互联网信息技术，结合当下建筑行业的市场动态行情变化，积极引进先进的技术设备，将建设项目原本的纸质资料进行有效整合，传输到计算机系统上保存，实现建设项目内部资源的共享。档案信息化帮助建设单位实现档案信息的智能化、数字化、信息化，提高管理人员的工作效率，满足不同工作人员在同一时间、不同空间查询重要数据信息，为建设单位日后发展提供一定的理论数据。
二、档案信息化管理的工作内容分析
1.网络化在互联网信息技术高速发展的背景下，大部分建设项目单位都拥有属于自己的官方网站，官方网站为建设项目的施工建设、生产经营、日常管理提供较先进的技术手段，在一定程度上推动建设单位档案管理信息化的高效发展。在建设项目档案信息化管理过程中，如果有工作人员通过网络提交借阅申请，管理人员通过网络审核就可以进行相关操作，在整个过程中，不需要工作人员进入档案管理室，对于提高档案管理工作质量有一定的推动作用。2.数字化建设项目档案信息化管理的基础是数字化。在过去，建设项目档案管理主要是以纸质档案管理为主，随着互联网信息技术的普及，建设项目档案管理已经朝着数字化档案管理模式转变。建设项目档案数据信息的数字化以便捷、高效为基本目标，有利于实现档案信息资源的储存数字化，从而实现资源有效共享，为建设单位的日后发展提供参考。3.自动化随着现代化科学技术的大力发展，给建设项目档案信息化管理模式创造了良好条件，如计算机检索速度快、工作效率高，能够实现档案自动、多角度检索，这是传统检索工具不能与之相比的。基于信息化环境下，建设项目档案自动化管理模式的效果更为良好。
三、信息化环境下建设项目档案管理模式存在的问题
1.缺乏健全的档案信息化管理机制建立符合实际情况的档案信息化管理制度，与过去档案管理工作存在一定差异，其具备速度快、效率高、资料管理期权的特征。但是，档案信息化管理制度也是有其不足之处的，如建设项目单位在建立档案信息化管理模式的初期阶段，要防范计算机存在木马病毒。由于其设立的档案信息化管理机制不健全，在具体使用过程中，一旦管理人员操作不当，就会引发各种各样的问题，如工作人员随意登录各种网站，导致计算机系统不小心中了病毒而不自知，或黑客入侵直接造成信息被严重泄露。对此，建设单位在建立档案信息化管理模式时，必须要做好相应管理机制的把控工作，并将其具体落实到实际工82022年第25期兰台内外数字档案创新研究作中，谨防出现信息泄露等问题。2.基础设备存在的问题随着互联网信息技术高速发展，虽然现阶段我国档案管理工作越来越完善化，但是在具体落实过程中还会暴露出各种各样的问题。档案管理在整个建设项目的施工全过程中占据重要的地位，涉及施工团队、建设单位、监理单位出具的相关数据资料，如果档案管理不当，很容易导致建设项目在最后结算时候产生造价、工程质量安全、施工合同内容等方面的问题。同时，在实际建设项目档案信息化管理过程中，如果相关基础设备配置不到位，还是使用落后的计算机，没有及时更新计算机系统，在一定程度上就会抑制档案管理信息化的发展。3.档案管理工作人员业务水平较低建设项目单位档案管理人员自身的专业技术直接影响建设项目的日后发展。在建设项目档案信息化管理过程中，部分档案管理工作人员专业素养、工作能力有待进一步提升，有的员工对打印、复印、数字扫描信息、多媒体技术等软件的操作不够熟练，影响档案信息化管理工作的效率。在档案信息化管理期间，部分档案管理人员受到传统管理理念的影响，对于现代化的信息管理不太适应，无法借助计算机系统开展档案管理，导致工作效率低、质量差，抑制了档案信息化管理模式的开展。因此，建设项目单位需要将提升档案管理人员的工作能力作为首要解决的问题。4.档案管理理念有待创新在建设项目档案信息化管理过程中，传统的档案管理工作是人工对档案数据信息进行收集、整理、归纳，工作效率较低。究其原因，是受到落后的档案管理理念影响，企业领导对于档案规范化管理工作的认知度较低，只在乎建设项目的施工质量、施工进度以及财政资金的具体落实情况，认为工作人员查阅相关资料的过程就属于档案管理，这种落后的档案管理理念，缺少创新档案管理意识，在一定程度上抑制了建设项目档案管理信息化的发展，甚至严重影响档案管理的工作质量，打消档案管理人员的积极性，还会浪费大量的人力、财力、物力，导致档案管理信息化建设效果越来越差，失去档案信息化管理真正的价值和意义。
四、信息化环境下建设项目档案管理模式的思考
1.档案管理信息化建设项目档案涉及很多归档方面的内容，而且归档文件类型也是多元化的。针对建设项目的类型不同，归档范围及其要求也存在一定的差异性，如果档案管理人员只是使用QQ邮箱或者口头通知的方式，就很容易降低档案管理的工作效率，再加上监督反馈机制不健全，导致档案信息化管理工作仅仅流于表面形式。在信息化环境下，建设项目单位可以建立档案信息化管理平台，及时转变档案管理工作形式，使其朝着信息化、智能化、数字化的方向发展。首先，反馈问题信息化。在建设项目档案管理过程中，分阶段、分批次地反馈建设项目档案管理存在的问题，定期向上级主管部门汇报相应的数据资料，审核通过后，做好归档工作。工作人员使用现代化信息技术手段，及时发现归档文件存在的问题，早发现、早修改，并注明退回原因以及修改需求。此外，相关工作人员在传统档案管理工作的基础上，使用互联网信息技术平台，重点反映阶段性评审的整改问题，有效落实整改责任制，提高建设项目档案管理的工作效率。同时，信息化方法在对归档文件份数、页数、卷数等数据信息进行统计时，具有更大的优势，能够降低档案管理人员的工作压力，保证统计数据的精准性。其次，质量控制信息化。电子文件逐渐取代过去的纸质文件，针对电子文件做好归档工作，技术人员可以设置“逐级审批”模块，防止出现档案文件“无人审批”的现象。另外，在相关法律法规允许范围内，结合国家和行业建设项目档案管理的规范化要求，建立文件收集模板数据库，为不同施工阶段的文件收集提供相应的指导，并且利用信息化方法对归档文件的真实性、精准性进行不同角度的检测。因此，有效解决纸质档案无人检查的问题，按照国家规定的标准对接全部归档文件，实现档案管理信息化模式转变。2.建设项目档案资料的数字化在新时化背景下，建设项目如果还是使用纸质档案归档，很容易出现丢失或者纸张受潮的情况，不能为建设单位提供基础的信息服务，因此建议相关管理人员可以使用档案管理信息系统，采用电子文件录入和保存的方式，减少档案资料丢失或者纸张受潮、受损而影响相关工作人员使用的情况，并为施工单位、监理单位、建设单位提供相应的数据支撑。在设计建设项目档案管理信息系统的时候，必须要考虑数据来源的分类，包括业务系统数据、邮箱采集数据、外来文件等，针对业务系统数据和邮箱数据的采集，将建设项目档案管理系统对接到前端业务平台，实现电子文件直接向项目档案管理系统的在线归档。3.档案服务知识化首先，提升档案本身价值。为了提高档案的使用价值，转变纸质审批、目录检索、纸质阅读等方式，在内部建立档案利用模块，设置相应的档案检索功能，同时建立目录检索、全文检索、专题档案资料库，便于工作人员在线审阅相应的资料，节省时间和精力。其次，业务指导和进度管理。在信息化背景下，建设项目建立档案管理信息系统，有助于实现线上信息和资源共享。相关管理人员借助档案管理信息系统，可以全面了解建设项目工程的整体建设情况，结合建设项目的实际施工情况，做好档案资料归档工作。通过互联网信息技术平台，将建设项目施工建设期间涉及的档案信息推送给上级主管人员，在临近节点之前，设置自动提醒功能，提醒其在第一时间了解工程变更情况，及时调整档案资料归档，同时将变更的建设项目档案资料提交给相关责任人。在到达节点后，建设项目施工人员、上级主管部门领导在网络平台上可以直接了解档案资料的收集进度，保证档案资料的完整性。总之，信息化档案管理模式有助于减轻档案管理人员的工作负担，有效提高建设项目档案管理的工作效率。4.档案管理系统信息化档案管理信息系统在运行过程中也会存在一系列问题，需要相关管理人员从测试和维护工作两方面确保其能够正常运行。首先，在运行档案管理信息系统时做好测试工作。部分建设项目单位为了盲目追求经济效益最大化，在短短的时间内就开发出档案管理信息系统，并且没有经过相关技术人员测试就将其投入使用，如果使用不当，很容易导致档案管理信息系统出现各种各样的问题，无法满足建设项目的基本需求。因此，在开发档案管理信息系统的过程中，企业不要急功近利，必须经过技术人员对其性能做好测试工作，保证没有任何问题后，才能投入建设项目的档案信息化管理工作中。在测试过程中，如果发现问题，要马上提出解决方案，进行修改、更新。档案管理信息系统的测试工作不是短时间的工作，要经过反反复复地测试才能投入正常运行工作中。在测试阶段，会消耗技术人员大量的时间和精力，尤其对于一些机密、重要的文件数据，测试工作量的成本要比想象中高很多。因此，在档案管理信息系统开发过程中，技术人员要格外注意档案管理信息系统的测试工作，从而保证档案管理信息系统的正常运行。其次，档案管理信息系统维护工作也非常重要。在档案管理信息系统建设完成后，将档案管理信息系统应用到档案信息化管理工作中，需要相关工作人员定期对其进行维护。一般情况下，档案管理信息系统的使用年限是4～5年左右，最长的使用年限可达到10年以上，也就是说，档案管理信息系统维护得越好，使用年限就越久。随着档案管理信息系统建设的不断深入，为了延长档案管理信息系统的使用年限，其维护工作量也越来越大。档案管理信息系统的维护工作占据整个档案信息化管理工作的核心位置，因此在档案管理信息系统建设过程中，建设项目单位要配置适当的维护人员定期对档案管理信息系统进行检测，从而延长档案管理信息系统的使用时间。
五、结语
综上所述，建设项目档案信息化管理模式是一项长期、复杂的工作，不是在一朝一夕之间就可以完成的，需要相关档案管理人员经过反复实践，总结前人经验，结合建设单位自身发展情况，建立一套完善的档案管理信息化模式。在信息化环境下，建设项目档案管理模式实施期间，需要提高管理人员的信息化管理意识，熟练使用计算机等各种设备，提高专业技能，加快档案管理信息化建设目标，促进建设单位在日益激烈的竞争中立于不败之地。
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固定资产投资项目档案是整个项目在建设过程中的真实记录，它对企业科研、生产及维权等方面都具有重要的作用。固定资产投资项目档案无论作为一种资产形式，还是一种知识信息资源，都是建设项目档案管理过程中重要的组成部分，它既是项目建设的基础和保障，也是完成项目建设和项目竣工验收的前提和保障。收集、管理并利用好固定资产投资项目档案，对于提高企业的工程质量，满足科研发展的需要，都具有十分重要的意义。
二、固定资产投资项目档案工作的特点
1.责任重、难度大
首先，固定资产投资项目档案随着项目的进展而逐渐产生，贯穿于整个项目的全过程，涉及项目从申请、立项审批、勘察设计、施工、生产准备及竣工、投产使用等专业领域的内容，为工程项目建设管理、竣工验收、科研生产、维修改造等工作服务，因而固定资产投资项目档案工作肩负着现实和历史的双重责任，是项目建设与管理的重要内容和不可缺少的工作环节。其次，在项目文件材料积累、收集和整理过程中难度比较大。因为一个工程项目往往有许多参建单位，上级与地方各专业管理部门关系复杂，人员变动大，专业种类多，使项目档案来源多元化。再加上建设项目周期比较长，项目文件材料的收集时间比项目建设过程时间更长，这些因素都给收集工作造成一定的不利影响。第三，项目建设期间形成了大量的文件材料，有管理类、专业技术类等，内容繁杂；这些文件材料相应地形成项目档案、会计档案、设备仪器档案、声像档案、电子档案等门类的档案；信息载体形式多样，包括纸质、声像、电子等，种浅谈企业固定资产投资项目档案管理江南工业集团有限公司余湘藏国宇[摘要]在现代市场经济条件下，企事业单位的建设、管理和发展对固定资产投资项目档案管理提出了越来越高的要求，我们档案工作者必须适应当前工作发展的需要，深入研究固定资产投资项目档案管理工作的内容和特点，努力寻求做好固定资产投资项目档案管理工作的方法和途径，更好地为企业经营管理、科研生产及发展服务。本文从目前企业固定资产投资项目档案管理工作的特点、存在问题及改进措施等方面阐述如类多、数量大、载体多样化，使固定资产投资项目档案在整理上也比较复杂。
2.要求高、涉及面广
固定资产投资项目档案是固定资产投资项目建设产生的知识信息形态的资产，是真实反映并准确揭示项目建设全过程与最终竣工状态的原始资料，是稽查、审计、监督、管理、验收以及维护改造的重要依据，也是追溯和评价项目的最有力的依据。因此固定资产投资项目档案管理工作必须做到完整、准确、系统。固定资产投资项目档案作为项目信息的载体包罗万象，涉及许多相关方面并受到各种条件的制约。在固定资产投资项目档案管理中各方的共同目标就是保证项目档案的齐全、完整、准确。因此，应以合作的理念构建一个多方参与的项目管理体系，并成为全员配合的自觉行为。
三、固定资产投资项目档案管理存在的主要问题
1.领导对固定资产投资项目档案管理缺乏重视
一个单位的任何一项工作都必须有领导的重视才能使这项工作得以顺利开展，如果领导不重视，许多工作的开展都会困难重重，因而领导的重视在固定资产投资项目档案管理工作中起着关键性的作用。然而现在仍有一部分单位领导对固定资产投资项目档案管理工作缺乏了解、重视不够，致使组织不到位、责任未落实。有的单位在项目启动的时候没有将档案工作纳入项目建设管理规划和工作程序，没有将档案管理工作纳入项目管理的全过程。在项目建设过程中，档案部门未能参与到项目的筹划、组织、控制和质量管理中，不能及时对项目档案的形成与管理进行有效的监督和指导。
2.固定资产投资项目档案管理程序的控制不到位
个别单位重立项、轻管理,对项目档案管理的程序缺乏控制，档案部门无法及时按程序监控项目的全过程，给档案管理带来很大的难度，档案人员只好在项目竣工验收前突击补充、整理，使项目档案工作出现脱节，档案质量得不到保障。
3.固定资产投资项目档案管理制度不健全
有的单位没有制定固定资产投资项目档案管理规章制度，缺乏完善的固定资产投资项目档案收集、积累整理、归档和利用制度，特别是收集整理过程中人为因素较多，随意性大，相关规定指导性不强，可操作性不够。
4.固定资产投资项目文件材料收集不全
收集工作是做好项目档案管理工作的第一个环节，也是最基本、最重要的环节。但是因为参建单位、建设单位部门参与较多，投资项目建设周期长，时间跨度大，人员不稳定，造成各方之间文件材料的管理接口较多，文件材料散失严重，文件材料收集归档困难，形成的施工文件材料质量不高。
5.人才培养力度不够
随着企业机构的撤并和人员的压缩，档案人员的数量逐年减少，有些单位甚至不再独立设置档案部门。由于人员少、兼职多、工作量大，同时缺乏对固定资产投资项目档案管理人员的系统培养，档案人员整天忙于事务性工作，整体素质和专业能力偏低。这种状况与项目建设的快速发展不相适应，与我国经济持续、协调、科学发展不相适应。由于档案专业人员的匮乏，在某种程度上影响了固定资产投资项目档案管理工作的质量与效率，不利于项目档案信息的开发和利用。
四、提高固定资产投资项目档案管理的策略
1.注重宣传，奠定基础信息时代
宣传本身就是一种信息传递，它是档案管理永恒的主题。档案部门要充分利用各种机会和多种形式进一步宣传固定资产投资项目档案管理的重要性，如采取学习文件、举办培训班、评先活动、参观学习、研讨会等形式；还可以通过能体现档案馆价值的档案编研、档案专项验收等工作，不断提高各级领导及企业各类人员对档案工作的认识。由于固定资产投资项目档案管理工作不是一个孤立的管理系统，做好项目档案工作需要各方面的配合，因此要通过宣传使企业各级领导和各类人员充分了解项目档案，理解支持项目档案工作，重视项目档案工作。同时，还要将固定资产投资项目档案工作纳入企业工作计划、领导议事日程、职工经济责任制和岗位责任制中。只有各方共同努力，项目档案工作才能做得最好。
2.建立机构，提供保障任何一项工作的有序进行都离不开组织管理
随着国家经济和行业形势的发展变化，越来越多的固定资产投资项目陆续开展，这使档案工作既获得了机遇也面临着挑战，这就要求档案业务建设中的各个环节在面对各种各样的新情况和新问题时能够做出快速反应和调整。因此，对固定资产投资项目档案管理工作要统筹规划、科学管理，运用固定资产投资项目档案管理的理念，开展项目档案管理工作。首先，建立项目档案管理工作组织管理体系，由企业主管档案工作的领导负责对项目档案全程的管理和组织协调；其次，建立项目档案管理责任制，按照项目档案责任单位、责任人、项目档案产生的内容、形成时间等，明确各自在各阶段、各环节的责任，各负其责，使项目档案工作步入规范化、制度化、科学化的良性循环轨道。
3.健全制度，做好保障
建立科学、健全的档案管理制度是做好固定资产投资项目档案管理的基础，为确保档案文件材料的齐全完整，就要规划项目档案管理工作，建立严格的规章制度，明确各有关单位在项目建设过程中应承担的责任，结合本单位实际制定相应的办法和实施细则，明确项目档案管理职责，对主抓项目建设的项目部门、设备管理部门，参与项目建设的施工单位、监理单位都提出明确的文件材料归档范围和归档要求，并落实责任人。
4.加强收集，提升质量
固定资产投资项目形成的档案种类多、数量大、载体复杂，往往需要建设单位、设计单位、施工单位、监理单位共同完成收集工作，而建设单位、施工单位、监理单位都是项目档案形成的主体和主要责任者，其中每一个过程都会影响项目档案的质量，影响其完整性、齐全性和准确性。因此，在项目档案的收集过程中，应严格坚持“三纳入”和“四参加”制度，做到项目档案工作与建设项目同步进行，从各个环节确保项目档案的质量。在收集的过程中，首先要注意归档文件材料的内容是否完整，竣工图是否真实地反映了项目竣工时的实际情况和过程，做到图物、技术数据准确可靠，签字、盖章手续完备。在建设项目中要购进大批的设备仪器，在文件材料收集过程中不仅要收集随机文件材料，而且还要注意收集设备安装调试过程中形成的文件材料，这部分文件材料实用价值大、利用率高，如果收集不齐全，将会给项目设计、施工及以后的改扩建、设备维修等带来不可估量的损失。收集声像档案时应对其载体的物理性及载体是否带有病毒进行严格检查，并将其单独存放在防磁柜中，定期进行检查拷贝。由于电子文件信息载体具有可分离性，因此对电子文件要及时进行全面收集并加以保存，保证电子文件的真实性和准确性。
5.科学整理和立卷，便于利用
档案的鉴定、整理、立卷是对档案文件材料的最后一次筛选加工及组合定位，关系到档案的完整和内在质量及能否及时、准确提供利用的问题。因此，首先要对收集到的文件材料进行鉴定，对无保存价值或价值不大的文件予以剔除；对有保存价值的文件材料予以保留。立卷工作要遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，能够完整地反映一项工程的建设概况和建设成果。如：管理性文件可以按问题、时间组卷。整理时可将立项申请报告、可行性研究报告、初步设计及批复、项目进行中有关调整、计划等的往来文件，环保、消防、人防、劳动卫生等单项验收意见及验收报告的批复等组成一套完整的项目管理类文件。而项目施工文件可按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业等组卷。项目竣工图可按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业组卷。设备仪器类文件材料应保持归档文件的成套性，按照单项设备仪器进行组卷。归档后的建设项目文件材料要按项目单独立卷整理，这样才能体现固定资产投资项目归档文件材料的完整性、齐全性，便于竣工验收和查询利用。
6.优化管理，促进档案管理工作
对固定资产投资项目档案的收集、整理、归档、建档全过程实施计算机管理，对项目实施过程中按节点形成的文件材料经收集整理后按类别及时输入目录进行计算机监控及管理，建立信息化平台，通过建立档案数字化管理体制，利用计算机技术有计划、分期分批地把纸质、胶片、录音、录像等各类档案数字化，使档案信息与现有档案资源数据库整合并网，将已有的数据库与各分公司及分支机构档案资源实现互联，提高档案资源利用率，提供方便、快捷的利用服务。
7.完善自我，提高素质
首先，对档案管理人员进行多层次、全方位的培训，从软件到硬件，从基础到尖端，包括档案业务知识和固定资产投资项目相关专业知识等。对主持和参加单位的资料员也要进行必要的培训，使他们深刻理解文件材料收集归档的重要意义及如何收集、整理，多渠道培训合格的档案管理人才。其次，由于档案管理工作具有“封闭的工作环境、重复的工作程序、缓慢的工作节奏，平淡的工作成果”的特点，因此要求项目档案管理人员必须具有良好的素质，这是做好档案工作的一个重要基础，高素质的人才队伍对档案管理工作起着至关重要的作用。第三，项目档案管理工作的内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用及编研，每一项工作都影响着项目档案整体管理水平，而每一项工作的质量又是由项目档案管理人员的业务水平决定的。因此，项目档案管理人员必须具备极强的责任心、使命感，沟通协调能力，文字表达能力和扎实的专业知识，尤其是面对大量的原始文件材料，要具有善于把分散、无序、有价值的信息条理化和系统化的能力，充分挖掘，使档案的澘在作用发挥出来。这样，档案工作者自身的价值才能被社会所认同，固定资产投资项目档案管理工作才能发挥应有的社会效益和经济效益。
8.提高保密性，确保档案安全
一、工程勘察设项目档案的内容及重要性
1、 工程勘察档案内容
指在勘察过程中形成的有价值的各种历史记录，是经过鉴定、整理并归档的项目文件。主要包括：勘察合同或委托书、勘察纲要、工程勘察报告正式文本、野外地质编录、原位测试、土岩试验报告、水样分析报告等全过程的原始资料，以及作业过程中的工程勘察野外工作验收表和成果审查过程中的工程勘察项目成果质量检查评定表。
2、工程勘察档案的重要性
工程勘察是建设工程的必须程序，是对场地、地基等工程地质条件、水文地质条件的查明，为工程建设的设计提供地质依据。关系工程的安全性，其重要性可想而知。
二、工程勘察档案的特点
1、工程项目的阶段性使档案资料形成的阶段性
一项工程一般都要经过如勘察准备阶段、初步勘察阶段、勘察施工采样阶段。一个阶段勘察工作完成后再开展下一阶段的勘察工作。每个不同勘察阶段互相联系又有严格的区别，各个勘察阶段分别组成互相联系的有机整体，由此决定勘察技术资料形成的阶段性。
2、工程档案组成的成套性
工程项目作都是按照严格的、科学的勘察程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展勘察工作。把一项工程勘察所形成的全部勘察技术文件资料及实验室资料，按项目组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。
3、工程项目档案内容有很强的专业性
一项工程勘察是由多种专业技术人员按专业技术规范开展具体工作，既有一定分工，又相互配合共同完成。因此，工程勘察档案在收集整理时，都要考虑勘察技术资料专业性，以及专业之间的联系特点。明确图纸文件所属专业与工程勘察之间的类属关系。作为档案管理人员应学习勘察专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和区分各专业的图纸文件，不断提高文件材料分类的准确性，提高管理水平。
三、工程项目档案管理存在的问题
1、重视不够
单位一般比较重视项目的取得及效益，认为档案管理就是后
勤服务工作，不直接参与项目的现场直接工作，只是简单的移交、接受和借阅登记管理，所以在安排人员落实待遇问题上难免有考虑不到，直接影响档案管理工作的发展和进步。
2、专业技术人员的档案意识不强
一些专业技术人员只重视现场工作及报告编写，觉得报告已交出这个项目就结束了。对档案重要性认识不足，所以在工作中没有养成重视档案收集的习惯，造成项目原始记录不符合规范要求，野外勘探记录部分不完整，一些资料的签字不全等。一些技术人员可能因为项目多，在项目结束后不及时归档，长期保存在个人手中，这就容易造成损坏或丢失，影响档案的系统性和全面性。
四、如何做好工程勘察项目档案的管理
1、加强专业技术人员的档案意识
对专业技术人员定期进行档案专业知识培训，提高他们的归档意识，在工程项目档案形成时就严格按照档案管理要求进行收集整理。在项目质量管理中应加强对项目归档的要求，对专业技术人员设置奖罚办法，按规定完成档案资料移交后，才可视为完成整个项目工作。督促他们在项目完成后及时将资料归档。
2、建立健全工程档案管理制度
把工程项目档案管理纳入日常工作，领导牵头，明确管理人员，从资料的收集，立卷归档，移交，调阅等方面制定适合本单位实际情况的管理制度。
立卷归档和移交方面，是在项目完成后必须在规定时间归档，由项目负责人负责收资料，系统整理后，填写工程勘察项目资料存档交接表，项目负责人签字后，及时向部门档案管理员移交。内容应该包括纸质档案和电子档案。这样可以保证资料的及时归档。
档案资料的借阅也应有相应的规定，部门内部人员借阅，可以在档案室登记借阅，外部人员借阅应有部门领导签字同意。档案管理员要登记借阅日期并经常查看借阅目录催促及时归还，保证档案资料的完整，防止长期借阅在外容易丢失
3、按要求规范工程项目勘察档案归档
根据市建委检查提出的一些建议？我单位进一步完善了档案归档要求。？勘察报告编制工作是在岩土工程勘察过程中所形成的各种原始资料编录的基础上进行的，为了保证勘察报告的质量，原始资料必须真实、系统、完整。因此，对岩土工程分析所依据的一切原始资料，均应及时整编和检查，各责任人应对所提交的成果资料正确性负责，内容应填写完整，各成果资料应有试验人（完成人）、检查人或审核人签字。对勘察原始资料的校审应真正落到实处。？工程勘察需存档的资料主要包括：工程合同及任务书、勘察纲要、原始资料（包括施工平面图、各种现场原始记录表、室内土工实验原始记录等）、各种图表的中间成果及计算过程、正式报告文本、审图中心审查意见及回复等。勘察报告必须有完成单位的公章、资质章、法定代表人，项目负责人、审核人、签章。
4、重视档案存档硬件设施的设立，配备必要的档案装具
硬件设施是档案管理的保证，单独设立一间档案室，配备必要的铁质档案柜，购买档案盒，每一个项目的勘察资料都是一个独立档案项目。所以档案柜档案盒需求量大，一个项目一个档案盒，归档整齐，一目了然，便于查找。
5、在管理工作中可以发挥和利用现代化科技手段。
关键词：水电施工企业档案管理
中图分类号：C29文献标识码： A
在全社会环保意识不断提高的今天，水电作为一种可再生的情节能源，成为国家保障能源供应的最佳选择之一。一大批不同规模及型式的水电工程项目如雨后春笋,星罗棋布在各条江河上。水电施工企业作为工程建设的主体，掌握了工程建设现场的第一手资料，将成为竣工档案资料的基础，其档案资料质量直接关系到工程质量评优和达标投产考核。为此,水电施工企业做好工程建设的同时,必须做好项目档案管理工作，保证归档的资料质量，为整个水电项目建设和使用增值。本文将阐述水电工程建设项目档案管理的意义和不足，以及更好做好档案管理工作的对策，以供参考。
一、水电工程建设档案管理的意义
1、为工程纠纷提供法律依据
水电工程建设周期长、参与单位多、协调内外关系复杂，各专业分包商多，工序交接繁琐，甚至会遇到不可抗力因素影响。所以，一旦出现一个或者多个问题，时间长了就会累积、演变成纠纷和矛盾，会给工程建设及质量产生很大的影响。比如：工程建设时是否按照标准化的程序施工，有无偷工减料，进场原材料是否合格，中间产品质量是否达到设计要求，单元工程质量是否到达质量标准，进度款是否按时支付，质量缺陷是否按照要求修补和处理等等。这些问题会在工程建设过程形成的资料中反映，每一个施工活动都会形成记录资料。所以，全面、准确的工程档案资料将为纠纷和矛盾的解决提供法律依据和凭证。
2、为工程信息查询提供依据
工程档案是施工活动中形成的大量真实记载，客观反映工程内部结构和联系。包括各分部（项）工程施工方案、措施、隐蔽工程施工、质量验收资料、设计文件及图纸以及工程建设过程中的往来文函等，都能在档案资料中真实的记录和反映。这些档案资料对工程的使用、维修、改建、扩建、拆除具有指导作用，对防范自然灾害的破坏及破坏后的修复建设都有着不可替代的作用，更是预防自然灾害、减少损失的重要手段。
3、施工企业的无形资产
工程档案管理在一定程度上反映企业的管理能力，也是一个企业软实力的集中体现。竣工档案作为水电工程的一个专项验收项目，其档案归档水平会影响到整个工程是否能通过最终的竣工验收，更直接影响到施工企业的合同履约能力。良好的合同履约能力将为企业赢得良好的声誉，帮助企业在激烈的市场竞争中展现雄厚的竞争实力，逐步成为企业的无形资产。
4、开发新技术、新工艺的依据
在国内水电定额调整周期比较长，而物价水平的大幅上涨，为了降低工程施工成本，水电施工企业不得不进行技术开发、技术革新和施工方案优化。因而，要想取得技术开发和革新上的突破，就需要不断从项目施工方案、技术资料中收集各种数据和资料，进行专门的对照、研究、总结和开发。作为技术方案载体的工程档案资料，其内容有可能成为先进的施工工艺产生的前身。合理利用档案，对水电施工企业新技术、新工艺开发具有重要的意义。
二、水电工程建设档案管理的不足
我国水电建设实行流域梯级滚动开发，建设完成后随即交付运营单位运行。在交付运行前，要进行竣工验收。档案验收作为竣工验收前必须通过的专项验收项目，已经引起了项目法人的高度重视。所以，档案管理工作有了决策层的支持，已取得重大进步,也日益趋于规范，但目前还存在以下不足:
1、工程档案管理意识淡薄
为了使水电站早日蓄水发电，尽快为投资方创造效益。业主、监理以及施工企业往往会更注重工程的有形建设,而忽视档案资料的收集整理，没有把档案管理和工程建设同步起来，档案管理意识淡薄。施工企业的项目经理部更是全身心投入施工生产，所有工作都为施工生产工作让路，没有把工程档案管理纳入日常工程建设管理中。特别是在施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况下,只重视建设项目的进度、质量和资金的控制,而忽视了工程档案工作的资源投入，从思想意思上没有重视档案管理工作。
2、档案管理工作开展不及时
水电项目档案管理点多、面广、量大,牵涉到较多的部门和单位。比如：施工企业内部各部门、材料采购商，以及专业工程分包商等。在工程建设开工之初，没有及时建立健全、有效的档案管理规章制度,或者建立起来的规章制度得不到有效的落实。档案管理实施细则未及时跟上,对各单位和部门缺乏完善的约束机制。另外，档案管理工作在开工之初得不到不重视,没有在各单位之间形成系统的工作规则，往往会造成执行不到位,出现档案管理工作相互推诿、搪塞、忽视,以及不愿配合、不予支持等不良现象。再者，施工企业项目经理潜意识认为随便一个人都能做竣工资料，因而没有配备具有专业知识背景和实际工作经验的档案管理专职人员，或者专职档案管理员工作主动性不强，没有做到定期收集档案资料，并加以整理。等到工程项目完工需办理竣工验收手续时,再来组织大量的人力、物力,突击补充档案资料,导致工程竣工档案“事后算总账”的被动局面。
3、档案资料质量不高
虽然目前水电施工技术已经达到较高的水平，但是水电工程建设仍需要数年时间。水电施工企业因为工作环境艰苦，导致人员流动性非常大。而档案文件的收集整理工作又具有持续性,各单位对建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管,档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档。而且，在施工期间形成的质量评定资料填写不规范、乱涂乱改的现象普遍存在，甚至有质量表格填写错误的情况。这些现象导致档案资料的真实性、完整性、准确性难以控制，从而影响到档案资料的质量。
4、档案管理人员配备不足
因对工程建设档案管理不重视,企业或参建单位配备的档案人员少,多为兼职人员,档案管理人员工作稳定性差,而且对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉,使得水电工程档案管理质量较差,无法达到国家规定的档案管理验收标准。
三、应对水电工程建设档案管理问题的措施
1、提高档案管理意识
为加强对水电工程建设档案的有序管理,在工程项目开始时对企业各部门人员进行档案法律法规的培训和教育,增强工程档案意识,争取各方面的配合与支持,提高他们做好水电工程建设档案管理的自觉性和责任感。尤其要向企业各部门负责人宣传,增强他们的档案意识,树立“依法治档”的观念,争取他们的重视和支持,摆脱档案管理的处于被动的局面。
2、资料管理必备的专业技能
水电工程涉及的专业较多，知识面广。比如：大坝基础处理、坝基开挖与保护、金属结构制作安装、大坝安全监测等。工程档案资料都是出自施工现场一线。做好档案资料管理必须熟悉施工工艺过程和工艺控制特点，了解施工工艺流程，具备一定的的水利水电专业知识。档案资料管理工作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合专业工作，所以必须具备一定的水电施工专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力。
3、提前介入工程建设前期
档案管理人员提前介入工程建设前期，能通过实地查看工程建设原始面貌。对施工范围和工程结构有一个初步的认识，能够掌握所承包的工程专业划分情况，熟悉施工图各专业包含内容，这就为后期档案管理节省检索时间，提高借阅效率。例如借阅者要查看某分部工程施工图，档案员不用再全部施工图纸，因为档案员在前期设计蓝图分发时就已经熟悉了图纸专业涵盖内容，就会直接检索到相应的分部工程图纸。然后，对自工程开工之初所涉及到的设计调整和修改，有一个直观的认识，对竣工图的修改、编制有非常大的帮助。再就是熟悉和校核各类文件，比如：设计变更、工程联系单、工序报验单以及其它文件材料的文件编号、书写材料和纸张是否符合标准，以及施工单位、监理单位和建设方人员审核签字是否齐全。如果档案员不提前介入发现问题，等到工程竣工结束后竣工文件移交给档案室时再发现问题，而相应的工程人员已调到另外新项目，就很难对文件进行补充齐全。
企业档案管理工作与该单位的组织机构、管理体制等有着密切的联系。对于现代企业法人治理结构下的中国商飞公司开创性地进行复杂的大型客机项目研制工作，其档案管理工作必然有其特点和要求。中国商飞公司旗下的支线飞机ARJ21-700已于2008年11月28日实现成功首飞，笔者借鉴ARJ21-700飞机项目档案管理的实践，就大型客机项目档案工作进行一些研究。
一、大型客机项目档案管理的主要特点
1 大型客机项目档案共享程度高
大型客机项目是复杂的系统综合工程，在中国商飞公司领导下三大中心协同合作进行研制，作为大型客机项目的主制造商。同时涉及国内参与设计的供应商、参与制造的供应商等。国外有材料供应商、系统供应商等。大型客机项目中这些参研单位在工作中形成的相关档案资料，应该是高度共享，一个参研单位的档案会是另外参研单位工作的输入条件，各个参研单位档案既是本企业大型客机项目工作的最终环节，同时又是整个大型客机项目研制过程中的中间环节。档案数据即形成即利用，必然相互间共享程度高。
2 大型客机项目档案信息化程度高
从新支线飞机项目管理和档案管理的实践来看，新支线飞机项目建立了基于Wind chill的系统平台。该平台的实施范围涵盖了ARJ21参研的四厂(上飞、西飞、成飞、沈飞)、一院(原第一飞机设计研究院)、三所(630所、637所、623所)以及近20家的国外供应商，成为了ARJ21飞机研制过程中各个参研单位的协同工作和数据交换、共享及管理的统一平台。同时该平台与各参研单位内部的自身的系统管理平台、设计平台实现数据接口，数据从形成、归档、分发、发放完全实现信息管理。然而对参与国内、国外供应商尚辅助以邮件、移动介质以及纸质等手段进行数据传递及交换，尚未纳入到信息系统平台管理，档案管理并未实现完全的信息化管理，数据在传递中存在着一些滞后现象。
借鉴新支线项目管理的经验，大型客机项目信息管理程度必将更高，档案管理作为大型客机项目管理的重要组成部分，档案信息化的程度也必将更高。不仅在中国商飞和三大中心内部会实现统一平台，数据交换无缝链接，充分地按需索取。同时实现对国内外供应商的数据管理有序的、规范的信息管理。因而档案管理实现数据传递过程中的完全数字化，传递速度、准确性、效率等有根本的改善。
3 数据多头传递，档案部门负责数据的完整性、一致性、有效性和可追溯性
传统意义上对企业档案工作的理解可以主要概括为三个字收、管、用。企业档案部门往往是企业研制资料的最后管理部门。档案部门在收集到这些资料后进行索引、分类管理，为档案检索利用提供便利。因为档案资料在归档后可能很长时间利用一次甚至可能不用，档案部门的工作往往被企业管理者忽视。档案工作者在对档案编研，深层次加工，为企业产品研制提供参考等工作上花较大的工夫。
在大型客机项目档案管理工作中，各企业档案部门除了行使好档案的收、管、用的职能外，还承担了数据传递的重要责任。从新支线飞机项目档案管理的现状来看，设计所档案部门在形成工程数据档案的同时，通过系统平台将数据发给生产厂档案部门。生产厂的档案部门将数据作为生产依据在企业内部各生产车间进行数据传递。由此可以看到档案部门直接参与型号项目管理工作，进行数据的有效传递。从新支线项目档案管理趋势以及大型客机档案管理的特点来看，各企业间工作实质性的、最终的接触将以档案部门交换的数据为依据；适航审查、检查设计、生产符合性将以档案部门保存数据为准；企业人员工作利用也将以档案部门发出的数据为准。档案部门在数据传递中将越来越多地承担数据的完整性、一致性、有效性和可追溯性的工作职能。为此档案工作组织结构以及功能行使也在型号项目研制中有所拓展。档案部门将在大型客机型号项目中发挥更为重要的作用。
4 新增民机特点的档案门类
民用飞机项目具有其区别于军用飞机项目的特点。最为典型的民机必须接受适航审查，取得TC证和PC证。民机必须顾客至上，注重售后服务，民机必须加强客户服务工作。中国商飞公司开创性地筹建了上海飞机客户服务有限公司。
针对民机特有的工作，档案管理工作应该摸索出适航档案管理和客户服务档案管理特点，制定新增门类档案管理办法及规定，将该部分档案进行有效的管理和提供利用。
在民机研制中还将产生其他民机特有的工作，档案工作应该与时俱进，充分适应型号研制的需要，建立、健全民机档案管理体系。
二、大型客机项目档案管理的设想
针对大型客机项目档案管理的特点，笔者认为建立统一的档案管理制度体系和工作原则，可以为大型客机项目的档案管理的各项工作顺利开展奠定良好的基础。
1 大型客机项目档案制度体系建设
没有规矩，不成方圆。在大型客机项目这个复杂的系统工程中，为了使各项工作协调一致，制度保障就显得尤为重要。中国商飞公司档案管理部门将建立大型客机项目档案制度体系，以指导中国商飞内部、三大中心，甚至供应商的档案管理工作。
大型客机项目制度体系的建设从型号档案门类上应包括设计类文件的档案管理办法、制造类文件的档案管理办法、客户服务类文件的档案管理办法、试验类文件的档案管理办法、试飞类文件的档案管理办法、适航类文件的档案管理办法等。从档案业务要求上应包括档案文件的管理规定、档案工作程序、档案控制程序、档案发放和接收程序、档案归档著录通用要求、档案系统平台管理要求等。
2 大型客机项目档案管理的原则
变前端控制为源头控制。前端控制是现代文件和档案管理的重要理念。前端控制以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久销毁的不同阶段看成一个完整过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体活动是中端，保存、利用或销毁
是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学规划，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的功能尽可能在这一阶段实现。档案工作者总是试图在前端对文件进行控制，就档案工作实践来看，往往是事倍功半，收效甚微。
对大型客机项目档案的管理应走出前端控制的误区。努力将大型客机项目档案的归档要求贯彻到标准化管理的要求中，进一步规范文件的源头控制。源头控制强调在文档顶层设计框架中对整个业务范围和流程进行分析、描述和设计，建立信息化的总体架构以实现理论上一致、功能上协调、结构上统一、资源上共享的目标。主要体现在从全程着眼，规范电子文件从生成、流转到保存的技术、方法和规则，以确保电子文件长久真实、完整、可读、可用。档案部门人员必须在项目前期与标准化管理部门人员充分沟通，将档案管理要求贯彻到标准化管理的顶层要求，在审签流程中规范文件的形成过程。进而保证归档文件的标准化、规范化，以利于查询和利用。
将档案管理紧密结合大型客机项目的研制。以往的很多情况是档案工作者往往不知道该型号、该任务会产生哪些资料，会有多少资料需要归档。尤其是对于那些不需要档案部门参与发放等工作的数据、资料。大型客机项目档案管理工作可与项目的研制紧密结合，将档案归档建立在大型客机项目管理计划、考核、任务评审等的基础上，把大型客机项目管理计划作为档案的归档计划，做到对型号档案归档的资料有据可查。将归档情况上报型号管理部门，作为型号管理考核的依据以督促型号资料的归档。参加大型客机型号的各项任务的评审会，既对各类资料有效地归档，又充分了解型号研制的进展，为档案编研、档案的深加工奠定了基础。通过多项措施将档案管理紧密结合大型客机项目的研制，充分为项目研制工作服务，同时全面地收集型号档案资料，便于今后的利用。
对大型客机型号档案的合理组卷。因为飞机设计是一项极为复杂的系统工程，各设计系统之间相互之间有着千丝万缕的联系，技术文件之间相互引用，多头引用，循环引用等，型号档案的组卷存在一定的困难。
笔者认为可以从飞机的研制阶段、具体型号任务等方面对型号档案进行组卷。飞机研制可以分立项论证阶――可行性论证阶段――预发展阶段――工程发展阶段――批生产和产业化阶段五个阶段。如果需要查找一份设计文件，可能在不同阶段的文件描述也是不同的，这样仅能从文件名称上作些区分。如果档案人员能够在型号研制的不同阶段对档案进行逻辑上的组卷，笔者认为能够为用户查询利用提供便利。同时也整理出型号档案的脉络，为民用飞机研制积累有益的经验。然而，仅靠档案人员从文件的题目、内容等判断该文件属于某个阶段，很难判断准确。从以往的实践来看，每次飞机的转阶段都将召开评审会，进行系统、全面的评审。可以以评审时间来划分，做个粗略的判断，作为型号项目档案分阶段划分的有效依据。在划分每份档案的所属阶段后，应可以再按主题进行组卷。主题可以分类别对待，如外协项目以合同为脉络，试验及试验件以试验管理流程为脉络，特殊任务如物理样机、展示样机、电子样机等可以以具体任务的执行流程为脉络……总之，合理的组卷，能够为档案利用者提供更清晰档案的查找线索。
三、基于大型客机项目的档案系统建设
1 建立数字档案馆
数字化时代，飞机的研制将全部实现数字化定义、数字化设计、数字化制造，这就对档案部门提出了更高的技术要求，如何通过信息系统平台实现异地数据的接收与发放；档案部门与设计、工艺、质量等部门的信息系统如何进行数据的在线归档；档案部门对原有纸质档案等传统载体档案进行数字化处理的管理利用等问题要达到知识管理目标，都需要通过建设数字档案馆来实现。
大型客机项目是国家投资，型号项目档案理应归国家所有，中国商飞公司代表国家对大型客机项目档案进行管理。中国商飞公司下属三大中心在大型客机项目中目标一致、职能各异、避免了企业因为知识产权、商业秘密等原因，档案、资料的交换壁垒，为建立公司统一的数字档案馆奠定了基础。
中国商飞公司可建立统一的系统平台，统一的档案管理制度、统一的数据源，形成共享模式的大型客机项目数字档案。三大中心的大型客机型号档案是中国商飞公司大型客机项目档案的重要组成部分。在中国商飞档案部门的指导下，搭建大型客机项目数字档案馆的共享功能框架。
在大型客机数字档案共享功能框架中，其所存储资源的长期可存储性是重要前提，因为共享是一个系统，没有资源的摄入，存储、利用无疑会成为无源之水和无本之木，所以大型客机项目数字档案共享框架必须以三大中心数字档案馆的大型客机项目档案资料长期可存储性为基石，通过标准接口实现资源共享与服务整合。其中重点要解决的是集成现有各种异构的设计、制造系统，兼容大客研制过程中应用到的CAD、CAE、CAM、EDA及其他软件设计等工具设计数据，确保这些数据的一致性、有效性、完整性、可追溯性和安全性，并作为大客研制过程中的统一信息中枢和型号的统一数据中心。
2 建立独立的档案系统平台
以上海飞机设计研究所在研制ARJ21飞机项目来看，目前上海飞机设计研究所档案管理涉及的系统平台主要有CPC、ECMS、VPM、OA和金航百科档案管理等系统。
关键词：铁路建设项目档案管理
中图分类号：K206文献标识码： A
引言：做好铁路建设项目的归档工作,具有十分重要的现实意义及历史意义。我国铁路经过“十一五”以来的大规模建设,已步人快速发展期。特别是“高铁”工程的建设,更广为社会所关注。与此同时,随之产生的大量铁路建设文件资料,需要各级档案管理部门进行收集、整理和提供利用。笔者结合实际工作,探讨一下如何做好铁路建设项目档案的管理工作。
1、铁路建设项目档案的形成及特点
铁路建设部门在生产、建设、科研、管理等工作中形成了大量的图纸、图表、文字、数字、声像等具有保存价值的各种载体的文件材料。它们是企业发展的历史见证，是广大铁路建设者的智慧结晶，也是铁路建设项目档案的重要来源。其内容主要包括:工程勘察设计施工文件、工程招投标文件、中标通知书、施工承包合同协议书、施工方案、工程线路断面图、施工作业指导书、工程监理文件、开工报告及批复、质量安全事故报告、工程质量评定、竣工验收报告和验收证书、施工技术总结、工程数量汇总表、竣工决算及审定书、施工中形成的关于工程的重要来往文件、特殊结构设计等具有保存价值的文件、图片和图纸。
铁路建设项目档案注重归档项目中文件资料的内在联系，注重因果关系，按照技术专业形成归档体系，客观地描述建设项目的主要内容和进行过程。具体到一个建设项目而言，包含着工程项目从酝酿、调研、可行性研究、决策、勘测设计、施工及竣工验收等全过程形成的各类文件和资料，是整个项目建设活动的真实历史反映。由于铁路建设项目跨部门多，施工时间长，所以文件资料的归档工作较复杂，具有一定的难度。要做好这项工作，就要求档案工作者在归档时首先要了解该项目的技术方案、。技术标准，进而按照有关规定，及时、准确地收集、整理相关文件资料，才能最终形成完整、规范的铁路建设项目档案。
2、铁路建设项目文件归档中存在的问题
近几年来，国家非常重视铁路建设。我国铁路工程建设发展之快、水平之高令世人刮目相看。以青藏铁路、京津高铁、京沪高铁、武广高铁等为代表的一系列大型铁路建设项目相继建成运行，一批国家重点铁路建设项目仍处于建设之中。这些铁路建设工程，技术标准高、管理模式新，代表着新时期我国铁路建设的新成果。随着我国国民经济及人民生活水平的不断提高，人们对铁路建设的标准要求也将会不断提高。这也是对铁路工程建设者和档案管理者提出的新课题。从目前所了解的情况来看，铁路建设部门在大规模修建高等级铁路的同时，相继制定或修订了铁路建设项目相关管理办法和标准。但在档案管理方面，特别是铁路建设项目档案管理方面，显得有些滞后。原有的办法和标准未能及时修订，已不能适应铁路发展的新形势。以至于发生了有些施工单位在归档时，原有的归档标准、方法已不能满足现实的归档工作需求，但又无新标准可依的情况，严重影响了铁路建设项目文件的归档工作。当然这种情况的出现与近期铁路建设项目开工过于集中，新技术、新项目投人过多和过快，使原有的环境、对象、模式迅速发生了变化等因素有关。但也不可否认，铁路档案工作中存在着管理意识过于僵化，组织管理不及时、不到位等问题。
作为铁路建设项目档案的职能管理者，各级铁路档案管理部门应积极介人项目文件资料的前期归档环节，做好业务培训、业务指导等工作。但目前受档案部门信息闭塞、人员偏少、自身素质有待提高等条件的限制，这项工作开展得很不理想。例如，按规定工程竣工文件应由建设单位负责组织，参建单位负责编制，档案部门负责协助指导。但有些项目在具体执行过程中，建设单位对竣工文件编制的组织管理作用不突出，档案部门业务指导不及时、不到位，文件资料归档随意性大，不齐全。再例如，根据铁路档案管理行业标准，凡是在建设、管理过程中形成的，反映施工过程和建设项目实体状况的，具有保存和利用价值的各种形式、各个阶段的文件资料，均应归档并移交档案管理部门。但由于档案部门前期介人及业务指导的力度不够，使归档各方放任自流，不能严格执行。从目前的情况看，铁路建设项目文件的归档仍多侧重于施工和竣工阶段的文件资料，对项目建设前期、项目管理等文件资料重视不够，普遍存在施工和竣工文件资料多，前期文件和项目管理资料少，可行性研究、初步设计、施工设计等勘测设计阶段文件资料归档率低等情况。
另外，在大规模进行铁路建设的形势下，各参建单位的施工点遍地开花，一个施工单位往往参与多个工程项目。负责文件资料编制的技术人员经常是辗转于几个项目之间，人员流动快，交接手续简单。
3、充分利用新技术提高铁路建设档案管理水平
随着科技的进步，档案管理理念也在不断创新。现代化的管理方式在档案管理工作中不断得以应用。电子计算机技术的普及，不仅使我们每个人都体会到信息科技带来的方便，也深刻影响了档案管理工作的方式方法。传统的管理模式正在发生着转变，从以前的保管、利用档案实体，逐步向提供利用档案数字化信息转变。如今，工程技术设计基本通过计算机完成，大量技术资料以电子数据的形式保存和使用。纸质文件和施工图纸也可以通过扫描技术将其数字化，并以数字形式保存和使用。档案资料数字化的优势还体现在便于存储，便于搜索和查找，便于传输，有利于实现远程协作和资源共享。另外，档案资料数字化在提高工作效率的同时可以减少相关人员的劳动强度，也减少了对珍贵档案原件的使用，起到了有效保护档案资料的作用。但是，这项工作还正处于探索之中，如若进行，也需要广大科技人员和各级档案管理工作者及时准确的收集、制作和管理有关数据。现在已有些单位开始尝试此项工作，如“京沪高铁”工程，即在文件资料归档的同时还形成了一套电子版的数据档案。总之，当代科技发展的速度越来越快，档案工作者必须紧紧围绕科技发展的新趋势，了解新技术，掌握新知识，积极开拓思路，才能适应新形势的需要，不断提高铁路建设档案的管理水平。
4.结束语：总之，建设项目档案管理工作是工程质量管理的一项重要内容，在一个地区基本建设中具有重要的地位和作用。做好建设项目档案管理是一项长期而又艰巨的工作，不但需要全体建设者的努力，也需要建设行政主管部门和档案行政主管部门以及城建档案管理部门的通力合作，密切配合。只要精诚团结，依法行政，将国家利益置于部门利益之上，就一定能开创重大建设项目档案管理工作新局面。
参考文献：
1.基于项目管理的工程档案管理体系的构建。
基于项目管理的工程档案管理体系既要求对工程档案实施全过程的动态管理，也对其质量控制提出了一定的标准，简单的说就是以项目施工计划及其进度纽带，按照档案规范及时收集每个环节的工程档案信息，并加以分类和归档，以及有效的挖掘利用，以此实现档案真实、完整、高效。具体可从下述几点着手：一是全过程管理工程档案，既要基于工程项目的施工计划明确文件的收集时间，强化薄弱环节和关键环节的档案收集，同时应就工程项目的立项审批、规划设计、招投标、征地安置、施工过程、竣工验收等各阶段的文件进行分类收集；二是强化控制工程档案质量，这就要求应按照一定的标准和规范进行归档，而且力争以用户利益为核心，全面整理、科学分析、主动挖掘档案信息，并注重收集、整理、分析反馈信息，以此为工程档案使用者提供高层次、个性化的优质服务。
2.基于工程档案管理的项目管理体系的构建。
因项目管理是工程档案管理的基本前提，而工程档案管理又是项目管理的重要内容，可见两者相辅相成，不可分割，因此也应基于档案管理促进两者的共同发展。具体应以记录的工程财务信息为参考，掌握并分析费用收支，结合工程的实际进度，有效控制工程造价；以记录的工程施工情况为参考，合理配置施工资源，确保在合同规定的日期内完成项目施工；以所有的工程档案作为控制工程质量的重要参考，以此减少不必要的损失，保质保量完成工程建设。
二、系统运行保障
1.制定统一规范的工程档案标准。
通常工程项目规模浩大，涉及面广，其档案必然数量众多，种类繁杂，因此制定统一、规范的档案标准是实现档案完整、真实、有效的基础保障，具体应注意下述几个方面：工程施工组织设计文件中应具备编织者、技术主管、建设单位、监理单位等参建各方的签名、审批，其内容应明晰、具体；图纸会审文件中应涵盖工程名称、地点、参建人员、会审内容、时间等信息及相关部门的签字盖章；材料合格证、质检报告等文件应合法、齐全；合同、协议等内容应公平，严谨，全面，不存在漏洞；技术交底文件应符合质量验收规范，如管道安装应详细记录管件的大小、位置，支架方法等，验收描述要详细；分项、分部等资料划分应明确且正确，内容真实不存在重项、漏项，施工日记应真实、全面等；此外针对档案信息管理系统中的文本、图片、声像等不同类型的档案应予以分类管理，其规范应以相应的数据库要求为重要依据。
2.构建完善的工程档案管理系统。
合理的工程档案管理信息系统对于提高其管理绩效具有重要的推动作用，在此笔者认为应以核心服务器为中心，为建设、设计、施工、监理及其他单位的沟通与合作提供一个公共平台，以此为其查阅、使用、管理、分析工程档案提供便利。但其应以统一文件格式、设置工作流程、定义访问权限、完善数据库建设、规范数据接口等为前提，建立数据、项目、服务集成的管理系统，以此便于收集、分类、归档、分析、应用工程档案信息，如可以切实掌握待复核、履行期、已终止等不同类型的合同信息，核对和统一财务信息、施工材料等账目，查询设计变更等重大事项，以此为控制工程造价、质量、进度提供服务平台，尤其利于顺利完成工程验收，以及合理解决经济纠纷等问题。此外也可利用工作会议、汇报总结等丰富的信息反馈渠道，挖掘价值信息，用于为解决方案的制定等提供帮助。
3.明确划分工程参建各方的权责。
工程档案来源繁杂，其全面收集并非一项易事，仅靠单方力量显然难以实现，因此必须强化工程参建各方的联系，明晰其权责，以此促进工程档案收集和管理工作有序开展，也为工程隐患的责任归属奠定基础。如建设单位应负责工程项目申请，获取土地、建设、规划审批书、许可证等资质，可行性报告、施工组织设计、施工图纸、招投标文件、承包合同等文件，其在城建档案馆、施工、设计、监理等各单位之间的档案管理中起着承上启下的作用；勘察单位应负责提交准确、可靠的工程勘察报告；设计单位应提交合理的施工图以及技术方案；监理单位主要负责对施工现场的管理监督，并提交现场签证、施工进度等相关文件；施工单位则主要负责工程质量，即提交材料、配件、机械、隐蔽工程等质检报告。为进一步规范工程档案管理活动，还应基于单位实况选择项目式、强/弱矩阵式等组织形式。
4.形成有效的工程项目组织文化。
为切实推进工程档案管理规范化、高效化，工程参建各方都应提高对工程档案管理的认知，并自觉参与、配合档案收集、管理和利用。其中工程档案管理部门应身先士卒，认真贯彻档案意识，并通过广泛宣传，形成自上而下管理工程档案的良好局面；应立足于工程项目和工作需求，明确工程档案管理目标，并在管理制度和档案规范的约束下，加强部门之间、档案形成者之间的沟通与合作，进一步完善档案数量、种类、标准规范等；档案管理者应切实强化自身的职业素养，掌握科学、实用、先进的档案管理理论知识和方法技巧，熟练使用档案信息管理系统，规范档案操作，保证其完整、真实、标准，学会善于挖掘有效信息，并加以提炼和总结，以此为档案使用者提供有力参考，提高工程档案的时效性。
三、结束语
