发布时间：2023-06-19 16:17:09
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的毕业生的档案存放样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
1 学校建立学生档案的好处
学生的档案管理是学校档案管理的一部分，是重要的学校活动历史资料，这个资料是学校发展的见证，是展示学校工作实绩的一个窗口，是学校评估资料不可缺少的、重要的组成部分。如果将班级学生档案管理工作做好了，就能为学校学生档案管理的规范化、制度化、科学化奠定良好的基础。
目前，毕业生中有一种比较普遍的现象：有的毕业几年了，可档案还在学校放着；还有的将档案放在家里，更甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。其实不然，这里，只作简要说明。现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关信息作为甄选人才的重要证据。另外，在办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明时都需要人事档案。现实生活中，人事档案具有不可替代的作用，我们应给予足够的重视，以免给日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损失。
同时，由于国家相关政策规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，——这正是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别，所以，有些学生就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。但学校保存的只是个人的“学籍档案”，真正发挥作用的却是人事档案，如转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行。按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报到证人事部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作一年（以报到日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，在某种意义上说，也是得不偿失。
2 如何加强学校学生档案的管理
2.1 准备好档案所需要的各种表格。在以上档案内容中，无论是学生的个人档案，还是班级的整体档案，都涉及很多表格，表格中实际上包含大量的信息，因此，表格如果设计不好，档案的信息就不全、不完整，档案的用途就大打折扣。因此，在建立档案前就必须将档案涉及的各种表格设计好，甚至打印准备好。
2.2 纸质档案与电子档案相结合。具体做法是：第一，为每一个学生准备一个档案袋，随时收集、存放学生的各种个人纸质档案材料；第二，为班级准备几个档案盒，随时收集、存放班级的各种纸质档案材料；第三，在电脑上为每一个学生准备一个文件夹，装入设计好的各种表格，随时收集、输入学生的各种个人电子档案材料；第四，在电脑上为班级建立一个管理系统，随时收集、输入班级的电子档案材料。
2.3 有强烈的收集意识，并及时存放。对学生及班级的任何材料，要有强烈的收集意识，不要怕麻烦。有时，看似无用的材料在关键时却派上了大用场，因此，不要随手将“废物”扔掉，放放再看是否还有价值。并且，对材料要及时记录，及时存放，以免事后遗忘，使有用的材料失去它应有的意义。
2.4 材料的分类、书写和档案的移交。材料有了，但杂乱无章，使用的时候常常找不到。因此，应根据档案的属性进行分类，清晰地列出目录，使档案材料有“归属”，对号入座，便于及时查找。档案材料要保存的时间长久，书写时要使用碳素墨水或蓝黑墨水，绝不能使用圆珠笔。
大学生档案是学生在校生涯的翔实记录，也是社会人事档案的的重要部分。大学生档案对学生就业单位人才的选拔任用、工作后工龄的计算、申报职称、转正定级、出国及公务员考试、养老保险的办理等都会产生很大影响，大学生档案的重要性不容小视。目前很多高校大学生档案的管理工作不尽人意，高校大学生档案管理的失责使得大学生档案丢失、变为“死档”、各项社会福利无法得到确认等现象屡屡发生，学生的直接利益无法得到保障。本文正是基于大学生档案的管理现状出现的问题，分析认为高校缺失专门的档案管理机构、档案管理技术有待提高、大学生档案安全性有待加强，建议政府硬性要求并且财政支持高校设立专门的大学生档案管理室、将电子档案引进到大学生档案管理工作中，并且探索施行新的档案存放制度。
【关键词】
大学生档案；重要性；管理工作；建议
引言
很多大学毕业生将学生档案寄回原籍后搁置不理，等到若干年后需要用到档案的时候会遇到很多的问题，例如已经参加工作的学生考取的国家公务员岗位需要工龄限制，而存放档案的区级人才市场不能提供相关证明；国企干部职员需要用人事档案申报职称、转正定级，但是档案所在的区级人才市场不能提供相关证明；毕业后选择以考研或留学的方式出国深造需要用到学生档案。另外，诸如养老保险的办理、人事调动、社会福利的确定等公共福利也都与大学生档案息息相关。由于大学生刚刚踏入社会并不能很好地理解档案的价值，做出“弃档”或“自行保管”等行为，最终使个人档案变为“死档”，最终使各项社会公共福利无法得到保障。大学生档案的不正确存放和保管，既是学生对档案重视意识的缺失，也是大学生档案管理人员职责的缺失。
1.高校大学生档案管理的重要性
大学生档案是大学生在大学期间的所有奖惩、荣誉等综合信息的真实记录，是学生档案的一部分。大学生档案包括了学生从小学至大学的学籍卡；学生的大学毕业生登记表；学生各个时期的国家级、省级、院校级奖惩证明；学生各个时期的体检卡；学生的初、高考以及大学每学年及综合成绩单；学生党、团身份的全部证明材料等。目前，除了国企及一些企事业单位，很多高校毕业生的就业单位没有提供学生档案的存放和管理系统，学校也只能暂时存放两年的时间，那些没有接受单位的大学生档案一般会被派送回原档案存放单位，即大一时将档案寄至大学的原籍单位，大部分原籍单位与学生户籍所在地一致，为户籍所在的市区级人才市场。大学生档案是大学生在大学的生涯中一切经历的翔实记录，也是企业人事部门考核应届毕业生的重要参考依据。高校的大学生档案一般不经过个人，是在学生毕业之际由学校代为转出，学生档案转出后如果没有具有资格的单位接收，大学生档案就会面临着丢失、“死档”等问题，这对于大学生就业及其就业单位人才的考核、选拔任用产生很大影响，尤其是国家人事单位及公务员考核十分注重大学生档案。大学生档案的重要性使得大学生档案的管理工作不容马虎。但是现今大学生档案的管理与大学生档案的重要性不相适应。大学生档案的管理工作还有待完善。
2.高校大学生档案管理工作存在的问题
2.1某些高校没有专门的大学生档案管理部门
目前部分高校将大学生档案分配到学生所在的各个学院自行保管，没有统一的大学生档案管理部门，从而给大学生档案的安全性带来很多隐患。由于没有专门的负责人员，大学生档案随便存储，学生随意翻看，使得大学生档案的重要性和严重性缺失，也不利于学生档案的完整存储，容易发生档案丢失、档案确实材料、档案受潮破损等管理失责问题。
2.2档案室的大学生档案管理技术落后
面对高校每年上千万的注册新生，档案室的档案管理技术显得尤为重要。档案管理人员一般是高校教务人员，档案管理工作主要是新生档案的归档、档案查询、档案的调离。档案的归类采取传统的编号、索引、查询。档案的管理技术水平较为落后。尤其是对于纸质材料的大学生档案，每次调档、查看档案等行为要重复打开档案再密封存档，对档案袋及档案内容的破坏不可避免。
2.3大学生档案的安全性有待提高
学生毕业时大学生档案一般由学校代为转发，由于邮寄存在着受潮、丢失、破损等风险，另外部分高校将已经考取研究生、考取公务员、就业单位接收档案的学生个人档案直接交由学生代转，大学生档案的安全性难以得到保障。
2.4针对大学生档案管理工作的一些建议
【关键词】高校毕业生 人事档案 问题 对策
高校毕业生人事档案是高校学生从入学到毕业整个培养过程在德智体等方面发展状况的真实记录和反映。强化对高校毕业生的人事档案管理，对深化教学改革，提高教育质量和管理水平，开拓人才信息资源，拓宽毕业生就业、择业提供重要凭证，有着十分重要的意义。
高校毕业生档案内容包括:中学信息、学生登记表、军训登记表、高考报名表、在校成绩表、高校毕业生登记表、党(团)材料、大学期间在校表现、体检表、报到证等。
1 高校毕业生人事档案现状分析及其消极影响
据调查，对档案无所谓的大部分是自谋职业者，跳槽频繁的他们认为，商业社会中，用人单位不会太重视你的档案，考察档案不如考察现实的人，只要有完成某项工作的能力，用人单位是不会管你档案到底怎么样的。
据广州市人才中心负责人介绍，人事档案之所以由昔日的“香饽饽”，变化成为今天众多毕业生眼中的“鸡肋”，主要是在计划经济向市场经济转轨的过程中，人事档案的作用在淡化。在过去，档案是组织部门考察了解干部的工具。现在，随着人事制度改革的深化，工作岗位与人事档案之间的依附关系逐渐减弱。
档案作用的弱化，一方面促进了人才流动，同时，也导致了个人在流动或工作转换中，由于档案转递手续繁杂而不再理会个人人事档案。按照规定，代管档案是收费的有偿服务。不理会人事档案者有一个重要的心理就是，在人才市场存放要产生费用。
有关专家介绍，如果一个人遗弃自己的个人档案，会产生许多消极的影响。第一，影响个人利益。有了档案，就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障服务。无论是在原单位供职的人，还是辞职后另求新职者，在办理社会保险、领取失业金时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据。第二，影响毕业生转正定级和工龄计算。许多大学毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作的手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。第三，耽误职称评定和工作调转。有的毕业生自大学毕业后，档案既没有提交单位，也没有存在政府指定的人才服务中心，职称评定就会因手续不全而受到影响;有人虽在毕业后把档案存到了人才服务机构，但又没有及时办理就业手续，等到几年后调动工作时，才发现需要办理参加工作后的所有手续，并要在转正定级后才能正式调动。第四，导致留学人员保险断档。现在自费、出国留学人数与日俱增，但当许多学子海外深造归来、荣归故里、大展宏图之时，却发现由于人事档案存放不当，自己无意间做了几年“无业人员”，为今后的工作带来很多不便。第五，导致干部身份丢失。全日制普通高校毕业生，在工作满一年即见习期满一年时，通过办理转正定级手续之后，可获得干部身份。然而，很多全日制普通高校毕业生由于种种原因将档案存进街道，导致干部身份丢失，影响自己的职业生涯。
2 高校毕业生人事档案管理中存在的问题
(1)毕业生对人事档案的重视程度不够。一些毕业生认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，怀着一种要不要档案无所谓的态度。这种对人事档案重要性的欠缺认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。
(2)档案管理不规范。管档部门没有形成自己的实施细则和制度;另外管档人员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案工作效率，更谈不上为毕业生提供优质服务了。
(3)档案管理人员素质有待提高。目前档案管理人员比较保守，缺乏创新意识，在用新方法、新技术管理档案方面还缺乏新思路。作为当代档案职业管理人员，不仅应具备传统技能，还要具有信息技能。特别要加强计算机应用能力的学习，为档案现代化管理提供准确快捷服务。
3 高校毕业生人事档案管理的对策
为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，为广大的毕业生提供高效、优质的服务，毕业生人事档案管理部门应从以下几方面入手:
(1)规范高校学生人事档案管理制度，提高大学生人事档案管理和服务质量，强化对毕业生的档案观念教育。高校必须对学生人事档案的价值重新定位，重视学生人事档案的建档质量，加强毕业生人事档案管理，严格按照相关规定及时将毕业生档案送达学生就业单位，暂未就业的要及时向相关人才服务机构送达，杜绝随意搁置。各高校要加强对毕业生的档案意识教育，树立起重视个人档案、保护自身利益的观念。
(2)创新管理模式，实现现代化的档案管理。首先，要增强创新意识。在立卷制度上更新，在工作手段上改进。其次，要应用现代技术。加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。目前，计算机已应用于人事档案管理工作当中，信息技术的应用使得借阅归还档案的速度大大提高，在档案管理方面既安全可靠，又方便快捷。
(3)采取措施实现高校毕业生人事档案的动态管理。高校毕业生人事档案动态管理，是指在档案管理的生命周期内，注重管理活动的前后衔接和相互影响，体现全程与全方位的管理思想，强调管理过程的延续性和科学性，结合管理活动的各个环节，辅助现有信息技术，不断进行档案信息的挖掘与更新，从而使管理的全过程处于最佳的运行状态，产生最佳的效果。高校毕业生人事档案动态管理是系统论观点和方法在档案管理活动中的具体运用。应充分利用现有的信息技术，结合传统的档案管理流程，即在“收、管、用”的过程中合理灵活的运用动态管理模式，以期达到目标与过程的统一。
(4)加大人事工作力度，彻底解除毕业生的后顾之忧。随着市场就业机制的实行，毕业生择业时间进一步延长，根据这种情况，应加大为广大毕业生实行人事的力度，使人事成为毕业生就业的有力保障。一是人事的范围不断扩大，在继续做好“个人”的基础上，积极向各高校联系，宣传人事政策，并制定对毕业生实行人事的优惠政策，对毕业生实行以学校为单位的“集体”;二是人事的内容进一步完善，对毕业生的干部身份、转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位，彻底解除毕业生的后顾之忧。综上所述，在新形势下做好毕业生人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。
参考文献
[1] 马良生.档案管理概论[M].合肥:安徽人民出版社.2003.
【关键词】高校学生档案 档案管理 新思路 探讨
【中图分类号】G47 【文献标识码】A 【文章编号】1006-5962（2013）02（a）-0017-01
高校学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人信息材料；是学生在校学习、生活、成长的真实记录，是学校考察、录选、培养、教育学生过程中的第一手资料；也是大学生就业及今后各级组织和用人单位选拨、录用、考核人才的重要依据。高校学生档案管理是国家人事档案的组成部分，也是学校常规管理的重要组成部分。如何做好高校学生档案管理工作，既是一个老生常谈的问题，又是一个值得研究的课题。笔者通过调查和文献查阅，对高校学生档案管理工作的新思路进行分析和探讨，提出自己的观点，以期和大家共享交流，为全面做好这项工作尽一份力量。
1、高校学生档案的重要性
目前，在市场经济条件下，随着人事制度改革的深化，工作岗位与人事档案之间的依附关系逐渐减弱，因此大部分的高校毕业生认为，在商业社会中，用人单位不会太重视个人档案，而是更重视当前个人的表现，只要能顺利完成工作，用人单位不会关注档案的。殊不知，忽视个人档案会产生许多消极影响。
第一，影响个人利益。
有了档案，就可以享受相关的劳动、人事、社会等的保障服务。不管是在原来单位供职的人员，还是辞职后另找工作岗位者，在领取失业金、办理社会保险时，个人档案记录的职务、待遇、工龄、工资、社会保障年限等这些都是重要的依据。
第二，影响毕业生转正定级和工龄计算。
许多毕业生找到工作后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。
第三，耽误职称评定和工作调转。
有些毕业生的档案既没有提交单位，也并没有存在政府指定的人才服务中心，职称评定就会因手续的不全而受影响；有些人虽然在毕业后，把档案存到了人才服务机构，但又没有及时办理就业手续，等到过了几年调动工作的时候，才发现需要办理参加工作后的所有手续，并要在转正定级后才能正式调动。
第四，导致留学人员保险断档。
现在自费出国留学人数不断在增加，但是，当众多学子海外深造归来、大展宏图之时，却发现由于人事档案存放不当，自己无意间居然做了几年的“无业人员”，给之后的工作带来了诸多不便。
2、高校毕业生学生档案管理中存在许多问题
2.1 毕业生对自己的档案重视程度不够
大部分的毕业生认为人事档案“没什么用了”，对人事档案重要性的欠缺认识，不仅阻碍毕业生未来的职业发展，更影响人事档案在人才资源开发利用中所起的作用。
2.2 档案管理不规范
档案管理部门没有形成自己的实施细则和制度，另外，管理档案人员在管理上流于形式，仅充当档案保管员的角色，对学生档案进行不规范的操作导致档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理的严肃性，降低了人事档案工作效率。
2.3 档案管理人员素质有待提高
目前档案管理人员缺乏创新意识，不会或者不懂得使用新方法（比如利用现代化信息技术和计算机网络技术等知识）、新思路管理档案。
3、创新高校毕业生档案管理的新思路
3.1 从思想上高度重视
采取多种途径，增强档案管理意识，要充分认识档案的重要性，提高档案工作的地位和作用，认识档案工作给社会、给学校带来的效益，从而使各级领导、师生员工提高对档案管理工作的认识，使大家知道档案工作不是可做可不做的，而是应该认认真真、扎扎实实、规范完整的做精、做好。
3.2 从档案管理的基础工作做起，保证档案的完整性
第一，重视学生人事档案的建档质量，加强毕业生人事档案管理，严格按照相关规定及时将毕业生档案送达学生就业单位或相关人才服务机构。第二，创新管理模式，配备高素质的管理人员，实现现代化的档案管理。随着计算机网络技术的广泛应用，档案的载体也多元化，诸如光盘、音像带、录音带、图片等等都需要在很好的环境条件下保管。因此要加大对档案基础设施建设的投入，建设多元化、高标准的档案馆和资料室。同时要配备必需的计算机、照相机、打印机、装订机等办公设施、真正做到日常办公有场所、收集整理有工具，存放档案有库房、查阅利用有保证。面对快速发展的科技创新时代，新的技术不断涌现，要求档案管理工作人员，除了有很好的政治素质外，还必须掌握多学科多领域的知识与技能，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识，办事效率高，能灵活运用电子计算机和光盘刻录技术。因此学校要把那些政治强、作风好、业务精的同志选调到档案管理岗位上，发挥其才智，管理好人事档案。
3.3 建立毕业生信息反馈档案
此措施可以为在校毕业生提供就业的相关信息，一个是间接的反映当前社会对大学生在知识、品德、专业技能以及心理等方面的具体要求，是高校学生能够根据这些信息对自己进行有意识的设计，使自己适应社会的需要。二是诸如用人单位的用人条件等直接信息。学校可以根据这些信息调整自己的教学计划，使培养出来的学生更加适应市场的需求。
3.4 加大学生档案的信息化建设
当前，随着计算机技术的日益发展，招生、培养和就业的一体化网络管理机制已经成熟。因此学生档案的管理要进一步信息化，这不仅可以提高工作效率，而且可以使档案管理更加科学、有序，可以采取纸质和电子档案相结合的形式来管理学生档案。
【关键词】高校学生 档案 管理
建好高校学生档案，做好学生档案管理工作，为毕业生就业提供服务，具有重要作用和意义。二十一世纪，知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强。如何做好新时期毕业生档案管理工作就成为一项重要任务。
一、目前学生档案管理中存在的问题
真正能证明毕业生学习经历的就是档案，学生生档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整的毕业生档案，历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前学生档案管理工作来看，还存在不少问题，主要表现在：
㈠队伍建设
高校学生档案工作作为高校学生管理工作的一部分，管理队伍建设还未引起足够重视，此项工作多由管理人员兼管，由于管理人员事情多，任务重，没有充足的时间管理好档案。
㈡档案管理不规范
档案管理部门没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象。学生档案多数分散在各院系管理，达不到集中统一、规范管理的要求。学生入校档案入柜，直到毕业前才将档案取出，把新材料突击归入档案。这样就会出现档案不规范、不统一、把关不严、移交手续不规范，严重影响学生档案质量。同时，导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了档案管理工作的严肃性，降低了档案工作效率，更谈不上为学生提供优质服务了。
㈢档案管理手段落后
目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于一些简单的检索管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。
㈣毕业生对档案的重视程度不够
随着市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，许多大学生毕业后，不一定马上就业，也有的毕业生就业后，就业的单位不能够接收档案，或者不愿意接收档案，还有许多毕业生不知道自己会不会长期留在单位中工作，等等，由于这一类的原因，加上主观上对档案的不重视，所以，每年越来越多的毕业生对档案随意处置，或放在学校置之不理；或自己拿着，变成无法接收的“口袋档案”；或者转到人才，但不定期缴费；更有甚者，档案不知去向。其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升、办理社保、事业单位和国有企业招聘考试以及各地方对大学生的优惠政策等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。所以，未雨绸缪，大学毕业后，无论工作的情况如何，要先把个人档案的事情处理好。
㈤地区性政策限制。有些地区的人事机构不接收非本地户口的毕业生档案，使一些在当地就业的学生不知道档案该存放到哪里，为他们带来了后顾之忧。
二、做好新时期学生档案管理工作的思路及对策
从上述问题来看，目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，为广大毕业生提供高效、优质的服务，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手：
㈠提高学生对档案工作重要性的认识
一是加强宣传力度，提高学生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大学生生充分认识到，学生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选贤举能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
二是加强自身学习，提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给档案管理工作提出了更高的要求。管档人员要充分认识到学生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。
㈡加强档案管理工作的科学规范化管理
一、要有专人负责档案管理工作，尤其是在人员变动时要做好档案的交接工作，以保持档案工作的连续性，建立专门的毕业生人事档案库，实行科学、规范的管理。
二、对于新接收的档案要全面核实。对接收到的毕业生档案应重新整理，如发现材料有缺失或相关内容不符，应及时通知学生本人。整理后应注明档案内容，并做好档案登记工作，装订成册。建立多种检索方式，便于查找与利用。
三要及时完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合相应的制度，将学生在校期间的材料及时归档，包括成绩单、鉴定表、毕业生登记表以及能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。
（三）创新档案管理模式，实现现代化管理。
随着高校扩招，学生档案材料越来越多，量越来越大，目前落后的手工管理方式与现代化的高等教育快速发展相比，已越来越不适应。高校学生档案管理工作应该不断适应科技快速发展的趋势，提高现代化管理水平，充分利用信息化、网络化等先进技术，来提高档案管理工作的效率。
综上所述，在新时期做好高校学生档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们义不容辞的责任。
参考文献
[1]傅荣校，档案管理现代化.浙江大学出版社
[2]杨国祥，档案管理学.机械工业出版社；第1版
一、大学生档案管理的现状及问题
大学生档案对于高校毕业生来说非常重要，它反映了大学生在校期间的重要信息。大学生在校期间档案又被称为学籍档案，当他们毕业后将转化为人事档案。人事档案相比于学籍档案，涵盖内容更加广泛，不仅有在校期间的记录，也包含着就业协议书、就业报到证等重要内容。一般情况下，大学生毕业后，档案将转入毕业生就业单位的人力资源部，或委托所在地的人力资源中心等机构托管。尽管大学生档案管理具有非常重要的意义，但还是存在许多问题。首先，大学生本人缺乏对个人档案重要性的认识。毕业后学校把档案直接发到本人所签约单位或者委托人事档案管理部门，而大学生本人却从来未去这些部门报到过，导致这些部门无法核实信息后进行存档。往往在过去了几年甚至十几年后需要时才想到去查阅，导致档案存放地点不明确，没有相关手续查阅自己的档案，更严重的是多年的业绩、成果等有价值的资料都无法续存在个人档案中，以至于影响到职位晋级、社保缴纳、工龄计算、退休工资等等。其次，档案内容不规范，无法统一管理。主要表现档案材料收集不全，如毕业生登记表无本人签名，甚至有的没有学校公章。学生成绩单没有教务部门的盖章，甚至有些档案使用的是复印件，形成的档案材料没有标明日期，无法排序，有的缺少报到证。总之，大学生档案内容五花八门，各学校没有统一的规范，材料类型繁多，有价值的材料不够丰富和全面。由于很多用人单位非常看中大学毕业生的个人素养，而在大学生档案中，缺乏大学生道德操守以及相关创新能力的证明，这不仅不能全面反映大学生的素质和水平，也影响着大学毕业生走向工作岗位后升职加薪等个人利益。最后，管理方法陈旧。在大学生档案管理的过程中，工作人员没有充分地意识到先进的管理方法的重要作用，依然采用传统的大学生档案管理方式，这就导致大学生档案管理工作效率不高。随着大学生扩招规模的越来越大，大学生档案管理所要管理的档案数量的增加，大学生档案管理的工作效率亟待需要提高。负责档案管理的人员用的还是老思路、老方法，这些人不具备档案管理的新知识，往往还会出现不知道哪些材料应该归档、应该盖哪种类型的公章等基本问题，造成人事档案出现严重的质量问题。
二、解决问题的对策
1.1硬件的配置
(1)电脑的中央处理器CPU它的更新换代非常快,从单核、双核、四核到六核,每年都会有新品牌问世,从长远考虑,学籍管理应选有四核的CPU。(2)内存容量一般电脑内部有四个内存槽,一个内存条有1G、2G、4G、6G内存,四个槽插满可高达到24G。学籍管理对内存要求不是很高,但是内存越大运行速度越快。鉴于此,选用4G比较合适。(3)硬盘大小目前硬盘容量的配置越来越大,已经达到1000G以上,满足学籍管理的操作需求绰绰有余。如500G的硬盘运用于学籍管理足能胜任了。
1.2软件要求
对于学籍管理,除了Window系列的基本操作系统,只须在电脑中安装MicrosoftWord、MicrosoftExcel(简体中文办公软件)和Foxbase(数据库软件)二个应用程序,即可满足需要。
2将学籍管理和电脑有机结合,发挥电脑优势
目前,各高校已经在电脑中建立了一个学籍档案文件,取名为高校代码+Xj-dangan.dbf。实际操作中,发现有如下优点:
2.1体积小,容量大
档案材料可储存于电脑硬盘、U盘、光盘、移动硬盘等。通常大多数采用U盘,一个小小的电器容量很大,足以容纳一册册厚厚的档案材料。较之传统做法,大大减少了档案柜、档案盒的数量,节约了档案室库房的使用面积,也俭省了人力和物力。
2.2速度快,易查找
电脑的运算速度快是众所周知的,原来查找一个学生情况,要占用大量时间,现在只需要几秒钟。如查找一位“2013届学生姓名ABC,学号1300001”的资料。只需启动电脑,插入U盘,打开高校代码+Xj-dangan.dbf文件,然后输入Find(电脑搜索查找功能)ABC或者输入其学号,ABC的所有材料即被显示在屏幕上。据史料统计,电脑的速度是人工的万倍。
2.3图文全,功能多
电脑已将文字和图像结合在一起。它将学生的照片电子版也保存在硬盘中,用人单位无需与学生见面就能一睹其面貌。此外,电脑除静止图像外,还可存放视频图像,比起单纯的照片更加真实形像。
2.4便统计,利修改
用电脑统计和更改错误非常方便。如:统计2013年以前毕业的安徽省的男生有多少名,用人工很难统计,而用电脑只需输入“Countfor籍贯＝安徽性别＝男”,结果很快出来。又如:将以前“社区医学”专业，现在改名为“临床医学”专业,用人工几乎无法办到,而电脑只需输入“社区医学”替换成“临床医学”。这样不仅优化了工作程序,也大大提高了工作效率。
2.5字工整,质量高
电脑可以打印出各种字体,并像字帖上一样的标准,不会发生因为工作人员字写得别人无法辨认而贻误工作。再比如,一份很长的材料,原来工作人员需要耗费大量时间誊抄,现在运用电脑打印,无论是速度还是质量,都是人工无可比拟的。（本文来自于《科技创业家》杂志。《科技创业家》杂志简介详见。）
3学籍管理的发展方向
【关键词】高校毕业生；择业期；就业服务
近年来高校招生规模不断扩大，毕业生就业人数也逐年增加，就业压力也越来越大。随着高校毕业生就业制度改革的不断深入，给高校毕业生就业工作者带来了机遇和挑战。如何做好毕业生就业工作，提高就业率，不但是高校的重要工作，也是全社会广泛关注的热点和焦点。在高校毕业生整个就业过程中，每一个环节的都至关重要，尤其是毕业生离校后，尚在择业期内的就业服务，更是不可忽视的一项重要工作。
一、新时期高校毕业生“择业期”认识
1.择业期概述
择业期有广义和狭义之分。广义的择业期是指毕业生通过各种手段和途径，获取有效的用人信息后与用人单位达成就业合同或就业意向，并最终顺利就业的过程和时间;狭义的择业期是指高校毕业生通过双向选择、自主择业在政府规定的时间内办理就业报到手续的期限。
本文所论述的择业期主要是指狭义的择业期。在2001年以前，国家有关政策规定高校毕业生的择业期为半年，即毕业后半年之内为选择就业的期限；从2002年起，高校毕业生就业期限延长为毕业后两年,即在两年内，毕业生可通过双向选择与用人单位达成就业意向、签订就业协议、办理就业手续，学校仍为毕业生提供有关的就业服务。
2.择业期延长的意义
择业期延长后不但给毕业生就业带来了机会，同时也给用人单位选择人才带来了方便，它的优势表现在：
（1）促进毕业生全方位、大范围就业，拓宽了人才流动的渠道
高校毕业生的择业期延长为两年，使毕业生在选择工作单位时可以认真思考、慎重选择，且可以不受地域的限制，更理性、更从容地择业、就业，减少了学生因户籍限制违心地与某些单位签订“就业协议”的被动局面。并且为高校毕业生提供了充裕的择业时间，满足了个人的就业选择，发挥了个人的特长优势，保证了用人单位对人才的需求，拓宽了人才流动的渠道。
（2）促进毕业生对社会的适应，牢牢把握就业方向
刚走出校门的毕业生，对自己的认识、对社会的了解往往有一定的局限性，好高骛远、功利思想也往往使毕业生缺乏主见、随波逐流、盲目从众、草率签约、继而违约，使毕业生在就业过程中经历风风雨雨、曲折坎坷。择业期的延长，给毕业生提供了了解社会，重新认识自我的时间和机会，从而使他们从实际出发，实事求是，比较准确的把握就业方向和目标。
（3）促进毕业生对社会的了解，有利于自主创业
毕业生通过两年充足择业期的历练，在多次的双向选择、自主择业中，不断思考转变自己的就业观念、重新审视人生追求，价值体现的方方面面，从而顺应社会需求的发展，努力开拓出就业的天地，找到准确的位置，有利于促进就业和自主创业的实践活动。
国家规定通过延长择业期为两年的办法和对户籍、档案管理的宽松政策，还有力的促进高校毕业生多领域、跨行业、广地域的就业，对高校毕业生就业起到推动作用，也是对高校毕业生就业制度在适应市场经济条件下不断改革和自我完善的有力促进。
二、择业期间就业工作存在问题分析
毕业生就业制度的改革给大学生和用人单位带来好处的同时，也带来一些新问题需要不断探索和解决。主要如下：
1.离校后毕业生管理困难
二年的择业期，对毕业生来讲瞬间即过，但是在这短短的两年中，学校对已经离校的毕业生进行管理，困难重重。
一是毕业生不认真了解就业政策和就业规定，一旦离开学校就像鱼儿游进了大海，不管就业期满与否，任凭学校按照本人留下的联系方式频繁与其联系，就是不予理睬。即便留下的通讯方式发生改变也不按照事先约定通知学校，更不主动与学校联系，结果学校既无法为其提供就业信息，也无法在择业期满后办理有关手续；二是毕业生已经进入社会，而户籍、档案暂保留在学校，人和户口分离，学校无法掌握毕业生在社会上的一切行为动向，一旦发生违法违纪行为，难以处理，给社会治安和稳定带来隐患；三是毕业生党员处于无组织管理，支部会、生活会、党费收缴、预备党员转正均因毕业生处无定所难于管理。
2.管理离校毕业生需增加成本
有关文件政策规定，毕业生可将户口、档案暂时留在学校，学校免费为其保管。由于就业制度的改革，学校在同一时期要负责四届毕业生的就业工作，工作量大，范围广使现有的专职人员以废寝忘食、夜以继日、加班加点的工作方式努力完成这一任务。以2006年当年为例，在这一年中，就业工作部门不但要做好06年应届生的就业工作，而且还要做好04届毕业生择业期满的手续办理和05届尚在择业期内毕业生日常就业手续的办理工作，同时还要准备07届毕业生就业的前期工作。除此之外，未转出的户口、档案逐年增多，就需要管理人员、存放场地和机具随之增加、扩大和添置，同时经费支出增加，经济负担加重。再者为了给毕业生提供信息服务，通讯费用也是不断增加和超支，从而使学校的教育成本增加。
3.权力有限，全面服务困难
为毕业生提供就业服务是高校义不容辞的职责和义务，在就业服务方面，尽管学校采取了多种措施力争为毕业生提供就业服务，但是客观存在的实际情况和管理困难确实让就业工作人员力不从心。如毕业生需要办理出国手续、开具人事方面的介绍信、婚育证明、户籍证明、住房证明、保险等等，由于学校不具备有关资质，因此难以为毕业生提供全面的服务，很是无奈。
4.跳槽频繁，信誉降低
两年的择业期，使毕业生有了充裕的时间选择就业单位，同时也使一部分毕业生有机会频繁跳槽，甚至违约、毁约情况时有发生，造成诚信度下降，影响学校形象，降低社会声誉。另外频繁跳槽对稳定毕业生就业情绪、帮助进行正确就业选择，审视就业前景受到一定影响。
三、择业期间毕业生就业工作之建议
择业期间毕业生就业工作复杂多变，任重道远，需要长时间不懈地服务，现就进一步做好这项工作提出以下建议：
1.全员参与，齐抓共管
高校毕业生就业工作并非单纯是就业主管部门的工作，它是学校重要的工作之一，是一项系统工程，涉及到高校的方方面面。根据上级主管部门对就业工作实行“四化”（全员化、全程化、专业化、信息化）的要求，首先就业服务工作要全员参与，齐抓共管，加强责任感和服务意识，以学生为本，事事处处为他们着想，设身处地为他们服务；其次要做好就业指导工作，择业期的延长，增加了就业指导的工作量，面对不同情况的几届毕业生，帮助他们尽快就业，除了为他们做好服务外，还要做好就业指导。就业指导要从大学生入校时开始，针对不同年级、不同专业、不同特点的大学生采取不同的就业指导。尤其是要发挥辅导员、班主任的优势，使大学生尽早的熟知就业政策、了解就业信息，掌握就业技巧，懂得就业程序，转变就业观念，认真择业、就业。
2.工作重心下移，加快信息化建设
尽管目前毕业生就业政策很宽松，就业时间也比较充裕，但是毕业生就业工作战线拉的太长，要真正做好此项工作，领导重视，措施得力，管理规范是一方面。但是鉴于高校的实际情况，做好毕业生的就业工作除了学校专门的就业机构外，二级学院也应建立专门的就业机构，有专人负责此项工作，使就业工作的重心下移，以利于充分调动和发挥全员的积极性，集思广益，做好就业服务，从而保持就业工作的连续性和稳定性。同时要有严格的工作程序和规范管理，定标量化，责任到人，与毕业生保持密切联系，随时帮助他们就业。
学校要加大投入，尽快建立就业信息化系统，构建就业网站联盟，实现远程网上招聘、网上面试，方便毕业生双向选择和就业。
3.充分发挥地市人事部门的作用
根据近些年毕业生的实际就业情况，就业去向大部分在地市以下基层单位，即使毕业生将户口、档案暂留学校两年后，最终还是回到生源地就业。因此建议上级主管部门在毕业之际将毕业生派回生源所在地人事部门人才中心（已经落实单位的除外），依据毕业生落实单位情况再办理有关手续。这样既避免了毕业生办理就业手续来回奔波的麻烦，也减轻了毕业生的经济负担，同时方便了对毕业生就业情况的调查统计，另外还能及时掌握毕业生未就业情况，及时进行失业登记，解决毕业生的生活困难，为毕业生提供更全面的服务，保障社会稳定。
